Panduan Pengendalian Dokumen Kelinga

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Pedoman Pedoman Umum Umum Pengend Pengendali alian an Dokume Dokumen n dan Rekama Rekaman n di Lingkun Lingkungan gan UPTD UPTD Puskesmas Keling diperlukan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi UPTD Puskesmas Keling. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan UPTD Puskesmas Keling adalah administrasi umum. Pengendalian dokumen dan rekaman merupakan bagian dari tata naskah dalam lingkup lingkup administras administrasii umum di Lingkungan Lingkungan UPTD Puskesmas Keling Keling yang mencakup mencakup tentang tentang Penomoran, Penomoran, Pencatatan, Pencatatan, penggandaan, penggandaan, pendistrib pendistribusian, usian, penarik p enarikan an dokumen dokumen lama , pengarsipan pengarsipan dokumen induk yang sudah tidak berlaku, penyimpanan penyimpanan dan  pemusnahan dokumen. Keterpaduan tata naskah dan pengendalian p engendalian dokumen di d i lingkungan UPTD Puskesmas Keling sangat diperlukan untuk menunang kelancaran komunikasi tulis dalam penyelenggaraan tugas UPTD Puskesmas Keling secara berdaya guna dan berhasil guna. guna. Untuk Untuk itu itu diperl diperlukan ukan Pedoman Pedoman Umum Umum Pengend Pengendali alian an dokume dokumen n dan Rekama Rekaman n di lingkungan UPTD Puskesmas Keling sebagai acuan dalam melaksanakan administrasi di lingkungan UPTD Puskesmas Keling.

B. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud

Pedoman Umum Pengendalian Dokumen dan Rekaman di Lingkungan UPTD Puskesmas Puskesmas Keling dimaksudkan sebagai acuan pengendalian pengendalian dokumen dan rekaman rekaman di lingkungan UPTD Puskesmas Keling 2. Tujuan

Pedoman Pedoman Umum Umum Pengenda Pengendali lian an Dokume Dokumen n dan Rekama Rekamandi ndi Lingkun Lingkungan gan UPTD UPTD Puskesmas Puskesmas Keling Keling bertuuan bertuuan menciptakan menciptakan kelancaran kelancaran komunikasi komunikasi tulis tulis yangberhasil yangberhasil guna dan berdaya guna dalam penyelenggaraan tugas pokokdan fungsi di Lingkungan UPTD Puskesmas Keling.

C. SASARAN

!.Tercapainya kesamaan pengertian, bahasa, dan penafsiran dalam penyelenggaraan sistem  pengendalian dokumen dan rekaman di Lingkungan UPTD Puskesmas Keling" #. Tercapainya kemudahan dalam pengendalian komunikasi tulis" $.Tercapainya penyelenggaraan pengendalian dokumen dan rekaman di Lingkungan UPTD Puskesmas Keling yang efisien dan efektif"

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling

BAB II RUANG LINGKUP

Ruang lingkup Pedoman Umum Pengendalian Dokumen dan Rekaman di Lingkungan UPTD Puskesmas Keling meliputi pengaturan Penomoran, Pencatatan, penggandaan,  pendistribusian, penarikan dokumen lama, pengarsipan dokumen induk yang sudah tidak   berlaku, penyimpanan dan pemusnahan dokumen.

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling

BAB III TATALAKSANA PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

A. TATALAKSANA PENGENDALIAN DOKUMEN 1.1. UMUM !. Pengendalian dokumen adalah suatu proses terkendalinya kerahasiaan dokumen,

 proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen. #. Seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk dilakukannya %erifikasi mutu terhadap kegiatan&kegiatan yang saling berhubungan harus dikendalikan dan diperlakukan sebagai bukti bah'a sistem manaemen mutu telah dilakukan efektif dan efisien, $. Seluruh dokumen baik dokumen internal maupun eksternal harus dikendalikan. (. Pengendalian dokumen )nternal di UPTD Puskesmas Keling dibagi menadi dua, yaitu a. Pengendalian Dokumen di *agian Tata Usaha oleh Kepala Sub *agian Tata Usaha  b. Pengendalian Dokumen di +anaemen +utu oleh Pengendali Dokumen +utu . Pengendalian dokumen eksternal dilakukan di *agian +anaemen +utu -. Tugas pengendali dokumen meliputi  a. Penomoran dokumen  b. Pencatatan dokumen c. Penyerahan dokumen untuk penggandaan d. Pendistribusian dokumen e. Penarikan dokumen lama serta pengisian format usulan penambahan/penarikan dokumen f. Pengarsipan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dan penyimpanan dokumen tersebut selama # tahun g. Pemusnahan dokumen sesuai dengan 'aktu yang telah ditetapkan 0. Dokumen internal berupa Kebiakan / Surat Keputusan harus dikendalikan  penyimpanannya namun tidak boleh didistribusikan. 1. Dokumen&dokumen harus dikendalikan dengan menggunakan  

2ap dengan tulisan “DOKUMEN INDUK  ber'arna merah untuk dokumen terbitan baru yang telah disahkan. *entuk cap  DOKUMEN INDUK



2ap dengan tulisan 3TERKENDALI 4  ber'arna merah untuk dokumen copy salinan resmi yang dikendalikan lalu diberi NOMOR SALINAN  pada pada halaman depan pook kanan atas sesuai dengan daftar distribusi"

 5omor Salinan 6! 6# 6$ 6( 6 660

Penerima Tim 7udit )nternal Tim Sur%ei dan Penanganan Keluhan Tim +utu 7dministrasi +anaemen Tim +utu UK+ Tim Peningkatan +utu dan Keselamatan Pelanggan Penanggunga'ab 7dministrasi manaemen Penanggunga'ab Upaya Kesehatan +asyarakat 8UK+9

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling

61 6:

Penanggunga'ab Pelayanan Klinis 8UKP9 Ruang&ruang pelayanan *entuk cap  TERKENDALI



 )F&7)DS yang telah tegak diagnosisnya

3) Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran aslitermasuk di dalamnya Surat&surat masuk dan surat keluar serta Surat Keputusan Kepala Puskesmas disimpan di Ruang Tata Usaha. Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran dilakukan selama # 8dua9 tahun.

4) Penyimpanan dokumen pelayanan asli meliputi +anual +utu, Pedoman Kera, S=P, Kerangka 7cuan, Daftar Tilik serta ?ormulir&formulir dilakukan di ruang Tim +anaemen +utu. Dokumen induk yang telah mendapat cap 3K@D7LU;7RS74 harus tetap disimpan selama # 8dua9 tahun.

5) Penyimpanan arsip hasil kegiatan seperti laporan kegiatan dilakukan oleh pelaksana masing&masing kegiatan. 7rsip disusun secara rapi dan terstruktur sehingga memudahkan pengambilan kembali. 7rsip hasil kegiatan disimpan selama # 8dua9 tahun.

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling

B. TATA LAKSANA PENGENDALIAN REKAMAN

Rekaman adalah semua hasil atau bukti melaksanakan akti%itas sesuai dengan prosedur  kera, instruksi kera dan sesuai formulir yang telah ditetapkan. Pengendalian rekaman adalah suatu proses terkendalinya kerahasiaan rekaman, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi rekaman. +asa simpan rekaman yaitu lamanya rekaman 8catatan9 disimpan untuk memastikan sistem manaemen mutu beralan secara efektif. +asa simpan dapat ditentukan dapat ditentukan berdasarkan peraturan dari pemerintah atau berdasarkan kesepakatan bersama. 1.2.

P,%s#du, P#n#nda)$an R#ka&an 1.2.1. P#nu&+u)an R#ka&an

!9 Pengumpulan rekaman dilakukan dengan cara pengisian formulir yang telah disiapkan untuk masing&masing kegiatan yang merupakan peragaan dari hasil akti%itas tiap&tiap bagian terkait. #9 Petugas atau penanggunga'ab yang ber'enang memberikan paraf pada rekaman. $9 Setiap

bagian

mendokumentasikan

rekaman

setiap

selesai

pelaksanaan

kegiatannya, sesuai periode 'aktu dan kegiatan yang diatur oleh dokumen  panduannya. (9 ;akil +anaemen mutu harus memeriksa kelengkapan dari pengisian rekaman tersebut sesuai dengan kolom/kegunaan dari tiap formulir yang telah disiapkan.

1.2.2. P#n%)a*an R#ka&an

!9 Setiap bagian melakukan pengolahan data atau informasi dari hasil rekaman yang diperoleh. Pengolahan dilakukan sebagai bahan untuk melakukan analisa atau pengembangan sistem. #9 >asil pengolahan disusun dalam bentuk rekapitulasi untuk selanutnya menadi laporan secara periodik 8bulanan atau tahunan9.

1.2.-. P#n7$&+anan R#ka&an

!9 Rekaman berupa rekam +edis atau formulir&formulir terkait pelayanan medis pelanggan disimpan pada ?amily ?older di Ruang Rekam +edis, sedangkan rekaman yang lain terkait program / upaya disimpan pada satu

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling

folder dan diletakkan pada bagian masing&masing. )dentifikasi dilakukan dengan pemberian nama dan nomor yang terdapat pada folder tersebut. #9 Penyimpanan rekaman dilakukan sekurang&kurangnya untuk # 8dua9 tahun. $9 Penyimpanan rekaman elektronik dilakukan dengan cara menyimpan pada file komputer dan memberikan nama serta nomor pada setiap file untuk  memudahkan dalam pengambilan.

1.2./. Id#n($8$kas$ R#ka&an

!9 5ama/Audul formulir dibuat spesifik berdasarkan tuuan, lokasi dimana rekaman tersebut digunakan #9 )dentifikasi Rekaman dapat dilakukan dengan menggunakan nama formulir, nama pelanggan, tanggal, nomor urut atau lainnya

1.2.0. Masa B#,)aku dan P#&#)$*a,aan

!9

+asa berlaku rekaman secara sesuai dengan masa simpan yakni selama # tahun

#9

Penentuan masa berlaku atau masa simpan dapat berbeda sesuai kepentingan akti%itas yang terkait dengan data tersebut

$9

Untuk menaga kualitas dan kondisi rekaman cetakan dari kerusakan, secara periodik minimal sekali setahun setiap rekaman diperiksa kondisi keutuhannya

(9

Untuk menaga kualitas dan kondisi rekaman file elektronik dari kerusakan, secara periodik minimal sekali seminggu setiap rekaman dalam file komputer diperiksa dan dilakukan pembersihan dari ancaman %irus 8Scanning9

1.2.. P#&usna*an R#ka&an

!9 Pemusnahan rekaman dilakukan setelah # tahun, mengacu pada masa simpan rekaman. #9 Pemusnahan rekaman dilakukan dengan menggunakan berita acara  pemusnahan rekaman.

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling

BAB III PENUTUP

Pengendalian dokumen dan rekaman merupakan sistem yang penting dalam  penyelenggaraan proses administrasi di suatu lembaga. Pedoman umum pengendalian dokumen dan rekaman di L)ngkungan UPTD Puskesmas Keling disusun untuk memberikan  pemahaman yang sama perihal pengendalian dokumen dan rekaman sehingga tercipta sistem  pengendalian dokumen dan rekaman yang baik. Dan Gang tidak kalah penting adalah adanya komitmen dari pimpinan dan seluruh staf UPTD Puskesmas Keling untuk selalu melaksanakan  pedoman yang telah disepakati bersama demi terselenggaranya sistem pelayanan kesehatan yang efektif dan efisien.

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling

DA9TAR PUSTAKA

*adan Standarisasi 5asional.#661. Sistem Manajemen Mutu. Persyaratan S5) )S= :66!!.

Panduan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPTD Puskesmas Keling