PANDUAN PENGENDALI DOKUMEN REGULASI.docx

BAB I DEFINISI

Dalam panduan ini yang dimaksud dengan : a. Dokumen Dokumen adalah adalah informasi informasi ( data yang yang ada ada artinya artinya ) dan media media penduku pendukungny ngnyaa ( bisa berupa kertas , file elektronik, dll).  b. Dokumen Internal adalah dokumen yang dimiliki Rumah Sakit PK !uhammadiyah Surakarta, meliputi : Kebi"akan • Pedoman# panduan • SP$ • %. Dokume Dokumen n &KS'&R &KS'&R* * merupak merupakan an dokumen dokumen yang yang berasal berasal dari luar Rumah Rumah Sakit Sakit PK !uhamm !uhammadiy adiyah ah Suraka Surakarta rta sebaga sebagaii penduk pendukung ung kegiata kegiatan n yang yang  berupa standar, pedoman pedoman dan peraturan. d. Dokume Dokumen n DIK&D DIK&D*I *IK K adalah adalah bah+a bah+a dokume dokumen n terseb tersebut ut diperb diperbaha aharui rui se%ara berkala sesuai perubahan yang ter"adi selamapemakaiann selamapemakaiannya. ya. Dokumen ini didistribusikan didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, ditentukan, dan apabila apabila ter"adi  perubahan #reisi terhadap dokumen tersebut, maka bagian 'ata 'ata saha  berke+a"iban untuk memberi reisi yang terbaru dan memastikan dokumen yang lama ditarik. e. Dokume Dokumen n 'IDK 'IDK DIK&D DIK&D*I *IK K,, adalah bah+a bah+a dokumen dokumen tersebu tersebutt se"ak  se"ak  diterbitkan tidak diperbaharui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai a%uan ker"a. Dokumen ini didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan, dan apabila apabila ter"adi ter"adi peruba perubahan han## reisi reisi pada pada dokume dokumen n tersebu tersebut, t, maka maka bagian bagian tata tata usaha tidak berke+a"iba berke+a"iban n untuk memberikan memberikan reisi reisi yang terbaru dan dan "uga untuk menarik dokumen yang lama. f. 'anggal 'anggal efektif sama sama dengan dengan tanggal tanggal berlaku berlakunya nya dokumen dokumen yang bersang bersangkutan kutan.. g. Pengubahan Pengubahan dokumen dokumen adalah adalah kegiatan kegiatan amandemen amandemen dan dan reisi. reisi. h. mandemen mandemen adalah adalah pengubaha pengubahan n minor minor terhadap terhadap suatu dokumen dokumen i. Reisi Reisi adalah adalah pengu pengubah bahan an signif signifikan ikan terha terhadap dap suatu suatu dokume dokumen. n.

BAB II

-

RUANG LINGKUP

Panduan ini digunakan untuk mengelola dan mengendalikan semua dokumen Regulasi Rumah Sakit PK !uhammadiyah Surakarta dalam hal : a. Pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan,  pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan,  penarikan,peruban atau reisi dan pemusnahan dokumen.  b. Pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan pendistribusian dokumen

BAB III TATA LAKSANA

'ata %ara pengendalian dokumen ini adalah : -. Identifikasi Dokumen



a. Diberi nomor identifikasi yang unik pada setiap dokumen yang diterbitkan untuk memudahkan mampu telusurnya. Identifikasi tiap/ tiap dokumen selain "udul adalah dengan penomoran sesuai dengan Pedoman 'ata askah  b. Dokumen a+al yang baru diterbitkan diberi nomor reisi 0112 . 3ila ter"adi reisi # perubahan, nomor reisi # perubahan, nomor reisi #  perubahannya naik satu hitungan. %. Dokumen yang berasal dari luar Rumah Sakit PK !uhammadiyah Surakarta diidentifikasi . 3agian tata usaha merekam semua dukumen baik dokumen yang masuk dan keluar rumah sakit 4. Penerbitan dokumen regulasi dilakukan sebagai berikut : Para !anager# manager unit bertanggung "a+ab atas materi usulan, dan • •

kebenaran isi dokumen dan#atau pengubahan dokumen, Para +akil direktur bertanggung "a+ab atas materi kesesuaian isi atau

•

 pengubahan dokumen. 'im Regulasi bertanggung "a+ab atas erifikasi dokumen regulasi

•

sebelum dia"ukan tanda tangan kepada Direktur  Direktur Rumah Sakit PK !uhammadiyah Surakarta bertanggung "a+ab

•

atas pengesahan dukumen internal Sekretariat bertanggung "a+ab atas penyimpanan serta pendistribusian

dokumen dan 'im Regulasi bertanggung "a+ab pelaksanaan pemusnahan dokumen. 5. !onitoring Dokumen regulasi dilakukan sebagai berikut : •

!onitoring rutin pelaksanaan regulasi dilakukan se%ara internal oleh  "a"aran "en"ang struktural organisasi di RS PK !uhammadiyah Surakarta dan eksternal oleh SPI

•

Setiap pimpinan unit ker"a membuat laporan hasil monitoring pelaksanaan regulasi kepada atasannya paling sedikit - ( satu ) kali dalam 4 ( tiga )  bulan

•

!onitoring ekternal oleh SPI

dilakukan paling sedikit - ( satu ) kali

dalam setahun •

Dalam keadaan khusus Direktur dapat menugaskan SPI untuk melakukan monitoring terhadap pelaksanaan regulasi tertentu berdasarkan surat tugas Direktur 

•

6asil pelaksanaan monitoring regulasi dilaporkan kepada Direktur se%ara

tertulis 7. Reie+ # ealuasi dokumen regulasi dilakukan sebagai berikut : sulan reie+ : •

4

•

a. Reie+ atas Kebi"akan# Pedoman# Panduan# SP$ diusulkan oleh unit ker"a terkait  b. Reie+ regulasi dapat dia"ukan sebagai tindaklan"ut dari hasil monitoring pelaksaan regulasi. %. Reie+ regulasi dapat dia"ukan oleh 'im Pengelola 8 Pengembangan Regulasi RS PK !uhammadiyah Surakarta sulan point a dan b, dia"ukan melalui 'im pengelola dan pengembangan

•

regulasi RS PK !uhammadiyah Surakarta. 'im Pengelola 8 pengembangan Regulasi RS PK !uhammadiyah

•

Surakarta mengka"i # menelaah kesesuaian dengan peraturan perundang undangan serta kebi"akan yuridis lainnya ( surat keputusan Direktur, SP$,  pedoman # panduan dll). Dalam pelaksanaan pengka"ian (telaah ) atas reie+ regulasi dapat

•

melibatkan profesi terkait. Dokumen hasil telaah regulasi dikoordinasikan dengan +akil direktur 

•

terkait. Dokumen kebi"akan yang telah dilakukan reie+ dia"ukan ke Direktur untuk 

•

disyahkan Dokumen kebi"akan disampaikan dan disosialisasikan untuk dilaksanakan

•

unit ker"a terkait. Proses penyelesaian dokumen se"ak penga"uan reie+ sampai dia"ukan  pengesahan ke Direktur paling lama - ( satu ) minggu

9. Setiap dokumen yang sudah tidak berlaku, ditarik digantikan dengan dokumen regulasi yang baru . 3agian 'ata saha bertanggung "a+ab atas penerbitan dan distribusi dokumen regulasi

BAB IV DOKUMENTASI

a. Keefektifan dan kesesuaian dokumen yang telah disusun, ditin"au dan diealuasi "ika telah sesuai, ditandatangani dan di%antumkan tanggal efektifnya.  b. 'anggung "a+ab pembuatan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen sesuai table berikut :

5

*ee l

;enis Dokumen

Disiapkan $leh

Diperiksa $leh

-

Keputusan Direktur,Instruksi Direktur,Surat &daran Direktur  Kebi"akan, Panduan, Pedoman, SP$ dan