PEMERINTAH KABUPATEN REMBANG DINAS KESEHATAN UPT PUSKESMAS SALE Jl. Lasem - Sale Km. 27,7 Telp. ( 0356 ) 551807 KP. 59265 e-mail :
[email protected] SALE - REMBANG
PANDUAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI PUSKESMAS I.
PENGERTIAN Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang secara relatif belum bermakna bagi Puskesmas. Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan. Pengelolaan data dan informasi di Puskesmas adalah proses penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.
II. RUANG LINGKUP Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data, pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi informasi. III. TATA LAKSANA a. Pengumpulan dan penyimpanan data Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data (Petugas pelaksana kegiatan, Petugas Pelaksana Program, Peanggung jawab Upaya ataupun petugas lain yang telah ditunjuk untuk membuat data yang dibutuhkan Puskesmas). Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di puskesmas baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data: 1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data 2. Petugas menentukan sumber data. 3. Petugas meminta data. 4. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin. 5. Petugas menerima data dari sumber data. 6. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data. 7. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap. 8. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah lengkap. 9. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register. 10. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya. b. Pencarian kembali data Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah : 1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data. 2. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data. 3. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan. 4. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam. 5. Petugas meminta tanda tangan peminjam.
c. Analisa data Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami. Metode analisis data yang dipakai: - Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data - Analisis Komparatif/perbandingan - Analisis hubungan dalam dan antar program Langkah-langkah melakukan analisa data meliputi : 1. Petugas menentukan metode analisis yang di pakai. 2. Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa. 3. Petugas melakukan validasi data. 4. Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi bentuk angka/tabel. 5. Petugas melakukan pengelompokan data 6. Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan. 7. Petugas melakukan validasi informasi. 8. Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa. 9. Petugas mencatat informasi ke dalam buku register. 10. Petugas menyimpan arsip informasi. 11. Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. d. Pelaporan dan distribusi informasi Pelaporan dan Distribusi Informasi kegiatan melaporkan informasi yang telah dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat. 1. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi. 2. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi. 3. Petugas menyerahkan informasi kepada Ka. Sub bag TU 4. Ka. Sub bag. TU membuat surat pengantar. 5. Ka. Sub bag. Tu meminta pengesahan surat pengantar kepada Kepala Puskesmas. 6. Ka. Sub bag TU menyerahkan informasi kepada bagian umum. 7. Sub bagian umum mencatat dalam buku surat keluar 8. Sub bagian umum memberi penomoran surat. 9. Sub bagian umum mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan. IV. DOKUMENTASI a. SOP-SOP pengumpulan data dan penyimpanan data, pencarian kembali data, analisis data, pelaporan dan distribusi informasi b. Soft copy data c. Laporan-laporan d. Brosur-brosur Sale, 17 April 2017 Plt. Kepala UPT Puskesmas Sale
dr. Muhammad Anton AP. NIP. 19811104 200903 1 004
