Panduan Menulis Minit Mesyuarat

 

  !"#$%"# !'#%()*"# +)#), +'*-%".",

 Apakah minit mesyuarat? mesyuarat? Laporan tentang perkara yang dibincangkan atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat . Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai dalam perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula untuk perbincangan akan datang. Dua peringkat dalam penyediaan minit mesyuarat:PERINGKAT 1 :  Setiausaha mencatat segala hasil perbincangan semasa mesyuarat berjalan seperti butiran yang berikut : !  Semua isi penting mesyuarat ! 

Semua keputusan yang dicapai

! 

Cadangan dan sokongan dan undian yang dibuat

! 

Nama pencadang dan penyokong sesuatu isu

! 

Jumlah undi yang menyokong dan menentang

PERINGKAT 2 :  Setiausaha menulis minit mesyuarat berdasarkan catatannya dengan menggunakan bahasa yang gramatis, jelas, dan tepat : !  Draf minit mesyuarat perlu disediakan dalam masa tiga hari selepas mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi ! 

Minit mesyuarat yang sebenar hendaklah diedarkan kepada anggota mesyuarat dalam masa tujuh hari selepas mesyuarat

! 

Minit mesyuarat perlu dijadikan dokumen rujukan oleh anggota untuk dilaksanakan tindakan yang telah diputuskan dalam mesyuarat

Penulisan minit mesyuarat: Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan kerana !  merupakan satu dokumentasi, dan akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan.

  Berhubung dengan format minit mesyuarat, sebenarnya tidak ada keseragaman dalam penulisan.

!

 

  Lazimnya, format minit mesyuarat disusun mengikut agenda mesyuarat (Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam dan Profil Perkhidmatan Awam Malaysia : 9-10)

!

Perkara yang perlu dalam penyediaan minit mesyuarat?

1. Butiran tentang mesyuarat !  Nama mesyuarat ! 

Bilangan kali mesyuarat

! 

Tarikh

! 

Masa

! 

Tempat

2. Dokumen 1. Bahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan bahan rujukan utama (jika ada) 3. Senarai kehadiran 1. Senarai lengkap anggota yang hadir adalah penting bagi pengesahan minit pada masa akan datang, dan memerlukan pandangan mereka sama ada sah atau tidak sesuatu minit mesyuarat 2. Kehadiran hendaklah ditulis mengikut susunan seperti yang berikut : Hadir  –  – senarai nama anggota mesyuarat yang hadir serta jawatan Turut hadir  –   – senarai nama (bukan ahli) yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas Tidak hadir  –  – senarai nama anggota yang tidak hadir (bersebab atau tidak bersebab)

 

4. Isi Minit Mesyuarat ! 

Ucapan alu-aluan pengerusi majlis

! 

Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu (Tidak perlu untuk mesyuarat pertama)

! 

Perkara berbangkit (Tidak perlu untuk mesyuarat pertama)

! 

Perkara yang ditetapkan dalam agenda

! 

Hal-hal lain

! 

Ucapan penutup/penangguhan oleh pengerusi

! 

Tandatangan pencatat

! 

Tandatangan penyemak/pengerusi majlis

Tindakan selanjutnya? Pengerusi akan menyemak rangka minit mesyuarat selepas tiga hari tarikh diadakan mesyuarat. Selepas itu tindakan berikut perlu dilakukan : Pengerusi mengarahkan setiausaha membaca mint mesyuarat !  yang lepas dengan jelas   Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadir

!

  Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika terdapat kesalahan)

!

  Semua pembetulan yang dibuat itu mesti ditandatangani oleh pengerusi pada tempat yang salah

!

  Perkara berbangkit – sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir yang dicapai daripada perbincangan tentang perkara

!

berbangkit yang dikemukakan dalam mesyuarat itu dilaporkan secara ringas. Minit juga menyentuh tindakan susulan yang perlu diambil oleh jabatan, institusi, atau pegawai yang berkenaan   Mencatat hal-hal lain yang dibincangkan

!

  Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan sokongan, pengerusi akan menandatangani minit pada tempat yang disediakan

!

 

  Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat, dan padat kerana laras bahasanya bersifat formal – pemerian yang menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi. Misalnya:

!

  BETUL : memandangkan mem andangkan bahawa !. maka !..

!

  SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab

!

  BETUL : berbangkit daripada !.

!

  SALAH : oleh itu

!

  BETUL : beliau berpendapat ! 

!

  SALAH : beliau berfikir !.

!

Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya :   Mesyuarat bersetuju menerima !..

!

  Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa !! 

!

  Gaya bahasa minit mesyuarat juga berbentuk ungkapan, iaitu kata-kata tertentu dijadikan ungkapan khusus seperti :

!

Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa sebarang pindaan a. Majlis !. telah mengesahkan minit mesyuarat yang telah diadakan pada !.. tanpa sebarang pindaan. b. Minit mesyuarat yang diadakan pada !.. telah disahkan tanpa sebarang pindaan. c. Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti dengan pindaan d. Minit mesyuarat yang diadakan pada !. telah disahkan dengan pindaan yang berikut : i. !!!!!!  ii. !!!!!!  iii. !!!!!!  !  Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan penggantian, misalnya :   Batalkan ceraian !! yang berbunyi

!

  Gantikan dengan !! 

!

 

  Ungkapan yang sering digunakan untuk melaporkan perbincangan semasa mesyuarat ialah :

!

Mengusulkan, membahaskan, dibahaskan Mencadangkan, membincangkan, dibincangkan Mengesyorkan, disyorkan Contoh ungkapan:!

  Mesyuarat mengusulkan pihak terbabit meneliti semula tawaran yang dikemukakan semula.

  Mesyuarat mencadangkan pihak berkenaan mengkaji hal tersebut dengan teliti.

!

  Mesyuarat mengesyorkan pihak berwajib melonggarkan syarat kemasukan yang ada sekarang.

!

  Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan dengan ungkapan seperti yang berikut :

!

Bersetuju atau menolak Meluluskan atau tidak meluluskan Memperakukan atau tidak memperakukan Contoh ungkapan Mesyuarat bersetuju menerima usul yang dikemukakan. !    Mesyuarat tidak meluluskan permohonan ...itu.

!

  Mesyuarat bersetuju tidak memperakukannya kepada pihak pentadbir cadangan berkenaan.

!

 Ayat (bahasa) (bahasa) dalam dalam minit mesyuarat mesyuarat berbentuk berbentuk ayat majmuk, majmuk, iaitu satu satu ayat utama dan ayat tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan seperti yang berikut : bahawa, supaya, yang... Misalnya : a. Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta yang menghadiri bengkel penulisan cerpen ini diberikan sijil penyertaan. b. Pengerusi mengumumkan bahawa guru besar pada minggu lalu telah memberikan peringatan kepada ibu bapa supaya sentiasa mengawasi kemajuan anak-anak mereka yang belajar di sekolah itu. c. Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan. (lihat contoh minit mesyuarat) d. Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat dan perlulah digunakan ungkapan ditangguhkan bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan disambung pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu ialah mesyuarat kali yang terakhir.

 

 

Contohnya :- Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30 petang

6. Pada akhir/penutup mesyuarat, hendaklah dicatat nama dan jawatan orang yang mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi dengan persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya : 7. Disediakan oleh 8. t.t 9. !!!!!!!!!   10. (Nama penuh pen uh Setiausaha) Setiausa ha) 11. Disahkan oleh 12. t.t 13. !!!!!!!!!! . 14. (Nama Penuh Penu h Pengerusi) Pengerusi )

 

 

INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS KOTA BHARU, KELANTAN

MINIT MESYUARAT 

MAJLIS PENTADBIRAN, PENGURUSAN & PROFESIONAL (M3P) BIL. 6/TAHUN 2013

 

BUTIRAN MESYUARAT :

Tarikh

: 

4 September 2013 (Rabu)

Masa

: 

8.00 Pagi

Tempat

: 

Institut Tadbiran Negara Bukit Kiara, Kuala Lumpur

AGENDA MESYUARAT :

1. 2. 3. 4.

Ucapan Pengerusi Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas Perkara-perkara Berbangkit Lawatan Rektor IPGM ke IPG KKB: 4.1 Majlis Anugerah Pengarah 4.2 Perasmian Galeri Warisan

5.

Perancangan Tahunan 2014

6.

Hal-hal Lain

 

KEHADIRAN :

HADIR : Bil.

Nama AMJ MPPP

Jawatan

1

Tn. Hj. Hashim bin Deraman

- Pengarah

2

Dr. Hj. Mohd Aziz bin Mohd Din

- Timbalan Pengarah

3

Hj. Mohd Adnin bin Awang

- KUKP.

4

Dr. Hj. Mohd Zarawi bin Mat Noor

- KJ. JIP.

5

En. Abd. Khabir bin Mat Dahang

- KJ. HEP.

6

En. Azhari bin Hj. Mahamood

- KJ. P. Khas

7

Hj. Sha’ari bin Omar

- KJ. Sains

8

Hj. Wan Zaini bin Wan Ismail

- KJ. TP.

9 10

Hj. Ab. Razak bin Shafii Pn. Zaleha binti Mohd Noor

- KJ. KS. - KJ. PM.

11

Dr. Ahmad Sabry bin Othman

- KJ. PIPK.

12

Hj. Aziz bin Jaafar

- KJ. PJK.

13

Hj. Mohd Affandi bin Muhamad

- KJ. JAPIM

14

Hj. Kharudin bin Mustafa

- KU. LDP.

15

Hj. Abd. Aziz Zaki bin Razali

- KU. PRT.

16

Hj. Wan Mohd Din bin Wan Mohamad

- KU. KO.

17

Hjh. Mahany bt. Awang

- KJ. MT.

18

Pn. Maziah binti Mohd Rashid

- KU. PUS.

19

Hj. Zohari bin Muda

- Wakil Pensy. Cemerlang

20

Hj. Salimie bin Abdul Rahman

- KU. PPP.

21

En. Yusof bin Maaruf

- PEK .

22

En. Kamaruzaman bin Mohd Kutty

- Wakil SU. Akademik

23

Hj. Roslan bin Idris

- Wakil KJ. Bahasa

24

Hjh. Wan Roslini binti Mat Rasik

- Wakil KU. KSL.

Tidak Hadir (bersebab) :

 

 

-

BUTIRAN MESYUARAT   ________________________________________________________________  ________________________________ ____________________________________ ____ 1.0

UCAPAN ALUAN PENGERUSI

1.1

Memaklumkan  pelantikan baru beberapa Ketua Jabatan IPG Kampus Kota Bharu, iaitu:

1.1.1 Ketua Jabatan Kajian Sosial ialah Hjh. Rakiah binti Ahmad dan Timbalan Ketua Jabatan ialah Hj. Rosli bin Mohd Yusoff; berkuatkuasa pelantikan pada 1 Januari 2014; Makluman 

1.1.2 Ketua Jabatan Ilmu Pendidikan ialah Pn. Hanisah binti Zakaria dan Timbalan KJ ialah Hj. Zamri bin Abdullah; berkuatkuasa pelantikan pada 1 Oktober 2013; Makluman 

1.1.3 Ketua Jabatan Pendidikan Jasmani dan Kesihatan ialah En. Wan Zamri bin Wan Muhamad dan Timbalannya ialah En. Khairul  Azman bin bin Khairuddin; Khairuddin; Makluman 

1.1.4 Ketua Jabatan Bahasa ialah Hj. Mohd Iskandar bin Daud. Makluman  2.0

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT M3P BIL. 6/2013

2.1 2.2

Minit Mesyuarat bil. 6/2013 telah dibentang  oleh Pengarah IPG KKB untuk diterima dan disah. Minit Mesyuarat bil. 6/2013 dicadang  untuk disah oleh KJ PIPK dan disokong oleh KJ HEP.

 

3.0

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3.1

Perkara 1.3 (Lawatan Rektor ke IPG KKB): Timbalan Pengerusi memaklumkan bahawa Rektor telah bersetuju untuk ke IPG Kampus Kota Bharu dan menyempurnakan Majlis Anugerah Pengarah. Tarikh sebenar akan dimaklumkan nanti.

. Makluman

3.2

Perkara 1.5 (Kenaikan Pengkat): Pengerusi memaklumkan proses kenaikan pangkat pegawai ke gred seterusnya akan dinilai melalui markah prestasi di IPG Kampus dan bukannya dipilih oleh Pengarah. Tindakan: Semua KJ & KU

3.3

Perkara 1.6 (Geran Penyelidikan): Pengerusi memaklumkan  telah menerima geran penyelidikan sebanyak RM12,000 untuk melaksanakan penyelidikan berkaitan pendidikan orang asli. Sehubungan itu, KJ JPM, KJ PIPK dan pensyarah terlibat diminta membuat perancangan segera

agar peruntukan tersebut dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Timbalan pengerusi mencadangkan agar proposal penyelidikan disediakan untuk diteliti. Tindakan : KJ PIPK & KJ JPM   3.4

Perkara 1.7 (Pembentangan Kertas Penyelidikan) : Pengerusi mencadangkan semua pembentang kertas penyelidikan di IPG Kampus Sarawak, Miri perlu membentangkan kertas pembentangannya di IPG KKB. Dicadangkan juga agar pembentangn tersebut turut melibatkan pelajar-pelajar semester 8 sebagai peserta. Ia bertujuan memberi pendedahan dan pengalaman apabila berkhidmat di pedalaman nanti. Tindakan: KJ PIPK

3.5

Perkara 3.3 (Sewaan Komputer): Pengerusi memaklumkan  sewaan LCD masih perlu dilakukan untuk menampung kekurangan LCD di kelas,  jabatan dan juga unit. PEK diminta mengambil tindakan segera untuk menguruskannya. Tindakan: PEK

3.6

Perkara 3.6 (Perkhemahan Unit Beruniform): Pengerusi berpuas hati dengan pengendalian perkhemahan tersebut. Walaupun begitu venue berkenaan agak kurang selesa kerana terdapat gangguan dan ramai pengunjung awam. Makluman

 

3.7

Perkara 4.1.5 (Penarafan Bintang): Pengerusi memaklumkan En. Md. Ridzuan bin Mustapha (JS) telah melakukan tinjauan berkenaan. KJ JIP memohon penjelasan tentang tujuan dan matlamat Kajian Rintis Penarafan Bintang IPG. Pengerusi memaklumkan penarafan bintang ini dilakukan oleh UPM bertujuan untuk membuat perbandingan dan melihat kekuatan serta kelemahan IPG-IPG Kampus berbanding dengan

Institusi Latihan Guru yang lain. Timbalan Pengerusi memaklumkan  Jawatankuasa Penarafan Bintang dan Star Rating akan dimasukkan dalam Buku Manual Pengurusan. Makluman

3.8

Perkara 4.4.4 (Penempatan pensyarah selepas tamat pengajian) : Pengerusi memaklumkan  semua pensyarah terlibat akan ditempatkan di IPG KKB selepas mereka tamat pengajian kelak. Makluman 

3.9

Perkara 4.2.4 (Arahan mengadakan mesyuarat dalam premis kerajaan): KJ JPK memohon  kepastian tentang arahan mengadakan mesyuarat atau kursus di premis kerajaan. Pengerusi memaklumkan  bahawa semua program yang dipohon perlu dilaksanakan di premis kerajaan. Makluman 

3.10 KJ JKS membangkitkan  permohonan program PPG yang tidak diluluskan sedangkan sumber kewangan masih ada. Pengerusi memaklumkan  ia tidak diluluskan kerana dilaksana di hotel. KU LDP memaklumkan permohonan OLL PPG dipohon untuk dilaksana di hotel adalah kerana kursus berkenaan memerlukan penggunaan internet yang tidak dapat disediakan di premis kerajaan. Majlis memutuskan agar KU LDP membuat permohonan semula program berkenaan dengan menyatakan secara jelas justifikasi memilih hotel sebagai lokasi kursus.   Tindakan: KU LDP  3.11

Perkara 6.2 (Larian 1000 langkah):  Tidak dapat dilaksanakan kerana pertembungan dengan program rasmi IPG, walaupun begitu, Sambutan Hari Kemerdekaan akan tetap diadakan. Makluman 

 

  3.12

Perkara 6.8 (Penyelenggaraan Blok Matematik): Pengerusi memaklumkan  penyelenggaraan telah dilaksana dan kelas-kelas di blok tersebut akan dikunci apabila siap nanti. Pengerusi juga turut memaklumkan  cadangan untuk menaiktaraf bilik berkenaan. KJ JKS memohon peruntukkan sebuah bilik untuk mengadakan sesi amali RBT

PPG. Pengerusi memaklumkan  sebuah bilik yang sesuai akan dikenalpasti untuk tujuan tersebut. Makluman 

3.13

Perkara 6.10 (Kerosakan siling):  Pengerusi memaklumkan  perbincangan telah dibuat dan tindakan segera akan dilaksana dalam  jangka masa masa terdekat. terdekat. Tindakan: PEK

 

3.14

Perkara 4.2.4 (Arahan mengikut Pekeliling KSU): Pengerusi memaklumkan pekeliling tentang arahan penjimatan telah diterima dan ia perlu dipatuhi oleh semua penjawat awam. Makluman 

4.0

LAWATAN REKTOR IPGM KE IPG KKB

4.1

Pengerusi memaklumkan  cadangan lawatan Rektor ialah pada 29 September 2013, sempena Majlis Anugerah pengarah. Serentak itu  juga Rektor akan merasmikan merasmikan Galeri Warisan IPG KKB dan pelancaran buku From Kirkby To KB. Makluman 

4.2

KJ JKS membentangkan tentatif program berkenaan: 4.2.1 Anugerah Pengarah, Timbalan Pengarah dan Jabatan:

4.2.1.1

Memohon semua KJ dan KU menghantar senarai nama pelajar yang terlibat dalam pencalonan anugerah berkenaan.

 

 

4.2.1.2 Untuk Anugerah Akademik, dicadangkan  agar pelajarpelajar yang mendapat markah terkumpul 3.8 ke atas diambil kira. 4.2.1.3

Bentuk anugerah ialah sijil dan juga plug.

4.2.1.4

Pengerusi mencadangkan agar pemilihan pelajar semester 7 diambilkira berasaskan markah terkumpul 3.70 dan ke atas.

4.2.1.5

KJ JKS membentangkan  senarai pelajar yang terlibat mengikut semester dan markah terkumpul.

4.2.1.6

Pengerusi memutuskan  agar sepuluh pelajar terbaik setiap semester diberikan anugerah. Bagi pelajar yang mempunyai markah terkumpul yang sama, pemilihan seterusnya ialah melalui pencapaian dalam mata pelajaran opsyen. Tindakan: Semua KJ & KU

4.2.2 Anugerah Kepimpinan :

4.2.2.1

Jabatan dan unit diminta menghantar pencalonan dengan segera Tindakan: Semua KJ & KU

4.2.2.2

Jumlah pencalonan tidak terhad tetapi pelajar berkenaan perlu mempunyai bakat dari segi kebolehan memimpin, pencapaian serta sumbangan kepada IPG. Tindakan: Semua KJ & KU

4.2.2 Anugerah Kokurikulum :

4.2.3.1 Pengerusi memaklumkan pemilihan boleh mengambilkira penglibatan dan pencapaian pelajar dalam KAGUM dan SIPMA tahun 2012 dan 2013. Makluman  4.2.3.2 Jumlah pencalonan juga tidak terhad tetapi pelajar yang dipilih perlu mempunyai pencapaian dan menyumbang kepada IPG. Makluman 

 

4.2.3 Anugerah Terbaik dan Khas:

4.2.4.1

Dipertimbangkan kepada pelajar yang telah menunjukkan pencapaian yang sangat hebat, kepimpinan terserlah dan pencapaian akademik yang cemerlang. Makluman

4.2.4.2

Calon juga telah memberi sumbangan kokurikulum yang membanggakan IPPGKKB.

dalam

Makluman

4.2.5 Anugerah Jabatan & Unit :

4.2.5.1 " 

"  "  "  "  "  "  "  "  "  "  "  "  "  " 

Jabatan dan Unit telah menghantar nama anugerah masing-masing, iaitu; Timbalan - Anugerah Kecemerlangan Amalan Pengarah Pedagogi HEP - Anugerah Umar Abd. Aziz JB - Aspiring Teslian Award JAPIM - Ulul Albab JTP - Teknocreatif JKS - Taming Sari JMT - Al-Khawarizmi JS - Inovasi Sains UKS - Remaja Mithali JPK - Prof. Ismail Salleh JIP - Aminuddin Baki JPIPK - Penyelidik Muda JPM - Bitara Muda bahasa JPJK - Kijang UP Tok Kenali - Tok Kenali Makluman

4.2.5.2 Majlis sebulat suara  bersetuju setiap jabatan atau unit hanya menyediakan satu anugerah sahaja. Tindakan: KJ & KU

 

4.2.5.3 Majlis memutuskan agar setiap jabatan menyediakan sijil masing-masing. Hadiah iringan akan ditentukan oleh setiap jabatan dan perbelanjaannya diurus oleh jabatan dan unit berkenaan. Tindakan: KJ & KU 4.2.5.4

Majlis mencadangkan agar maklumat dan nama-nama anugerah-anugerah berkenaan dimasukkan ke dalam buku Manual Pengurusan tahun 2014. Tindakan: SU MPPP

4.2.5.5

KJ JKS turut membentangkan  senarai Jawatankuasa Kerja Majlis Anugerah berkenaan. Pengerusi mencadangkan agar setiap jawatankuasa tersebut disenaraikan tugas yang perlu dilaksana. Tindakan: KJ JKS 

4.2.5.6

KJ JIP mencadangkan  agar aspek keceriaan di beberapa blog IPG ditingkatkan agar ia dapat menampilkan imej positif kepada Rektor. Pengerusi memaklumkan  ia akan dilaksana berasaskan perbelanjaan sedia ada. Makluman 

4.2.5.7

KJ HEP bertanya  tentang  press conference  sempena lawatan Rektor. Pengarah memaklumkan  ia bergantung kepada kesediaan Rektor untuk mengadakannya. IPG KKB akan menyediakan bilik sekiranya perlu. Makluman  

4.2.6 Perasmian Galeri Warisan :

4.2.6.1

Bilik berkenaan telah pun siap sepenuhnya dan  jawatankuasa  jawatank uasa kerja telah ditubuhkan ditubuhkan untuk membuat persediaan menyambut Rektor ke bilik berkenaan.   Makluman

4.2.6.2

Dicadangkan  agar buku ’Kirkby to KB’   dicetak dalam bentuk poster dan ditampal di papan maklumat di luar Bilik Warisan. Pengerusi akan mempertimbangkan

 

cadangan berkenaan dan ia bergantung kepada budget   yang masih ada.  Tindakan: KJ JKS 4.2.6.3

Timbalan Pengerusi mencadangkan  agar sambutan di Galeri Warisan disediakan

gimik untuk

meningkatkan keceriaan sambutan, contohnya paluan kompang.  Tindakan: KJ JKS 4.2.6.4

KJ JPK memaklumkan JPK akan membuat keceriaan, terutama di persekitaran Jabatan. Pengerusi akan meluluskan peruntukan yang bersesuaian untuk meningkatkan keceriaan JPK. Tindakan: KJ JPK

4.2.6.5 Pengerusi memohon agar KJ JKS memasukkan agenda tambahan dalam Majlis Interaksi Rektor IPGM bersama staf akademik di sebelah petang. Tindakan: KJ JKS

5.0

PERANCANGAN TAHUNAN 2014

5.1

5.2

Pengerusi memaklumkan  perancangan jabatan dan unit untuk tahun 2014 telah pun dalam proses-proses akhir penyediaan. Ia perlu dihantar kepada Jawatankuasa Manual Pengurusan dengan seberapa segera. Makluman Pengerusi turut memaklumkan  senarai Jawatankuasa Induk IPG KKB sedang dalam proses penambahbaikan daripada tahun 2013. Makluman

5.3

Semua KJ dan KU diminta menyerahkan semua perancangan Jabatan dan Unit yang telah siap dengan kadar segera kepada Jawatankuasa Manual Pengurusan. Tindakan: Semua KJ dan KU

 

6.0

HAL-HAL LAIN

6.1

KJ JIP mencadangkan  Mesyuarat MPPP dirakam untuk memudahkan SU MPPP menyediakan minit mesyuarat. Ia juga bertujuan untuk mengelakkan daripada maklumat-maklumat penting semasa mesyuarat tidak tertinggal. Pengerusi meluluskan cadangan tersebut. Tindakan: SU MPPP

6.2

KJ HEP memaklumkan sebuah LCD telah hilang selepas pelaksanaan Majlis APC di Dewan wawasan dan masih belum dapat dikesan sehingga kini. Pengerusi meminta  supaya Jabatan HEP mengambil tanggungjawab bagi menguruskan masalah tersebut. Tindakan: KJ HEP

6.3

KJ JIP mencadangkan  agar IPG KKB mewujudkan program-program khusus untuk memberi pendedahan lanjutan kepada para pelajar supaya mereka dapat memberi sumbangan lebih berkesan apabila mereka menjadi guru nanti. Pengerusi mencadangkan  agar Ahli-ahli Majlis memikirkan satu pendekatan untuk mempastikan ianya dapat dilaksana secara berkesan.

Tindakan: Semua KJ & KU

6.4

KJ JPM mencadangkan  agar keceriaan dan kebersihan di Dewan Wawasan ditingkatkan kerana ia kelihatan tidak kemas dan berselerak. Pengerusi memutuskan  agar PEK mengambil tindakan segera untuk membersih, meningkatkan keceriaan dan kekemasan susunatur dewan berkenaan. Tindakan: PEK 

6.5

KU PPP memohon  kelulusan Majlis untuk pengubahsuaian dan membuat partition Bilik PPP. Pengerusi meluluskan  permohonan tersebut dan PEK diminta melaksanakan pengubahsuaiannya. Tindakan: PEK

6.6

KU PPP memohon  peruntukan sebuah LCD untuk kegunaan Unit Peperiksaan. Pengarah meluluskan dan KU PPP diminta mengambil tanggungjawab sepenuhnya dari segi penyimpanan dan keselamatan. Tindakan: KU PPP

6.7

KU PPP memohon  tambahan seorang pegawai di Unit PPP menggantikan En. Faswadi. KUKP memaklumkan  seorang guru telah ditemuduga dan jika berjaya, pegawai berkenaan akan ditempatkan ke UPPP untuk menggantikan En. Faswadi. Makluman

 

6.8

KJ JIP merakamkan  penghargaan dan terima kasih kepada pihak Pengurusan kerana telah memberikan kelulusan dan pelepasan untuknya ke USM. Memaklumkan  akan ditempatkan di Jabatan Pendidikan Perubatan USM dan mengharapkan agar hubungan dengan IPG KKB akan berterusan. Juga memohon  maaf jika terdapat kesalahan dan kekasaran daripada semua Ahli Majlis. Makluman 

6.9

Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada KJ JIP atas sumbangan yang diberikan di IPG KKB dan mengharapkan pemergian ke USM akan menaikkan nama IPG KKB. Beliau juga turut mendoakan agar karier Dr. Hj. Mohd Zarawi bin Mat Noor akan terus berkembang maju. Makluman

6.10

KU Praktikum: 6.10.1 Memaklumkan  seramai 927 pelajar akan terlibat dalam praktikum tahun 2014. Majlis sebulat suara meluluskan  cadangan agar penempatan guru-guru praktikum akan melibatkan sekolah di seluruh negeri Kelantan. Tindakan: KU Praktikum  6.10.2 Memohon persetujuan  Ahli Majlis agar rentasan dilakukan bagi calon-calon yang dicadangkan cemerlang. Dicadangkan  juga agar calon cemerlang perlu mencapai markah setara bagi subjek major dan minor iaitu 90% dan ke atas. Pengerusi memutuskan  rentasan akan diteruskan dan hanya dilakukan kepada subjek major sahaja. Majlis sebulat suara  meluluskan  ketetapanketetapan tersebut. Tindakan: Semua KJ berkaitan dan KU Praktikum  6.10.3 Memohon  kepastian tarikh En. Zulkiflie bin Yusoff akan ke Unit Praktikum. Pengerusi memaklumkan  En. Mat Saat akan terus berada di Unit Praktikum kerana keperluan di Unit berkenaan masih belum mendesak. KUKP turut memaklumkan permohonan En. Zulkiflie masih dalam proses dan ia akan dipanjangkan ke Bahagian Sumber Manusia. Makluman

6.11

KU PPP memohon  agar pensyarah praktikum memasukkan markah sebenar praktikum dalam borang rumusan, terutama apabila markah

 

tersebut melibatkan status cemerlang. Ini untuk mengelakkan kecelaruan dan kekeliruan dalam rekod markah akhir pelajar. Tindakan: Semua KJ & KU 6.12

9.0

KJ JAPIM memaklumkan  pada 15 September 2013 akan diadakan Bengkel Penulisan dan penyerahan tugasan KKBI untuk pelajar-pelajar  j-Qaf ambilan 2013. Oleh itu, memohon  agar semua KJ yang terlibat menyedia dan menyerahkan tugasan KKBI kepada semua pelajar berkenaan pada masa tersebut. Pengarah turut meluluskan peruntukan untuk penyediaan makan-minum semasa program tersebut. Tindakan: Semua KJ berkenaan

UCAPAN PENANGGUHAN

9.1 9.2

Pengerusi merakamkan ucapan terima kasih kepada semua Ahli Majlis yang telah memberikan komitmen sepanjang mesyuarat. Mengharapkan agar semua keputusan dapat dipatuhi dan dilaksanakan

dengan sebaik mungkin.  Majlis ditangguh pada jam 1.20 petang.

Minit disediakan oleh :

Minit disemak untuk disah oleh :

MOHD ZAKI BIN AB RAHIM Setiausaha MPPP ([email protected])

HJ.HASHIM BIN DERAMAN  Pengerusi MPPP ([email protected])

 

 

MINIT MESYUARAT 

JABATAN PENGAJIAN MELAYU (JPM)  BIL. 2/2014 INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS KOTA BHARU, KELANTAN

 

MINIT MESYUARAT 

JABATAN PENGAJIAN MELAYU (JPM)  BIL. 2/2014

BUTIRAN MESYUARAT :

Tarikh

: 

8 Mac 2014 ( Rabu)

Masa

: 

8.00 Pagi

Tempat

: 

Bilik Gerakan IPG Kampus Kota Bharu

/'0"$)."# 0"$). 

Bil.

  Nama

Jawatan

1.

Pn. Zaleha binti Mohd Noor

Ketua Jabatan

2.

Hj. Rusli bin Mahmood

Pensyarah Kanan

3.

Pn. Sakila binti Dollah

Setiausaha Jabatan

4.

En. Ishak bin Ibrahim

Pensyarah Kanan

5.

En. Mohamed Shari bin Yusoff

Pensyarah Kanan

. . .

TIDAK HADIR 1. En. Mohamed Shari bin Yusoff

Mesyuarat Pedagogi PeribumiHjh.

2. Narita binti Mohd Noor

MBMMBI

3. En. Abdullah bin Mohd Yassin

MBMMBI

 

1.0

Ucapan Aluan Pengerusi 1.2

Mengucapkan terima kasih atas kehadiran mesyuarat...

1.3

Menyatakan harapan! 

1.4

Memaklumkan... 1.4.1 Isu/perkara pertama... 1.4.2 Isu/perkara kedua... 1.4.3 Isu/perkara ketiga... . . . Makluman 

2.0

Pengesahan Minit Mesyuarat Bil. 1 / 2014 2.1

Minit mesyuarat Bil. 1/2014 diterima tanpa pindaan@

2.1

Minit mesyuarat Bil. 1/2014 diterima dengan d engan pindaan Perkara 1... Perkara 2... Perkara 3... Makluman 

3.0

Perkara-Perkara Berbangkit  2.1

Perkara 3.2 (Agihan mengajar...)

2.2

Perkara 4.3.2 (Isu perkara 3...)

3.3

Keputusan perbincangan (jika ada)...  3.3.1 Isu/perkara pertama... 3.3.2 Isu/perkara kedua...

Tindakan:.... 

 

3.3.3 Isu/perkara ketiga... . . . 4.0

Tindakan : SU Jadual Waktu

 Agenda 4 4.1

Pengerusi memaklumkan...   Makluman 

. 4.2

Pengerusi menjelaskan...   Makluman

4.3

Keputusan perbincangan (jika ada)...  4.3.1 Isu/perkara pertama... 4.3.2 Isu/perkara kedua... 4.3.3 Isu/perkara ketiga... . . Tindakan : LPS Jabatan/SU Jabatan/ Lain-lain yang berkaitan

5.0

 Agenda 5 5.1

Pengerusi memaklumkan...  

5.2

Pengerusi menjelaskan...  

Makluman 

.

Makluman

5.3

Keputusan perbincangan (jika ada)...  5.3.1 Isu/perkara pertama... 5.3.2 Isu/perkara kedua... 5.3.3 Isu/perkara ketiga... . Tindakan : SUP Jabatan/Penyelaras MP/ Lain-lain yang berkaitan

 

6.0

Hal-Hal Lain (Pengerusi meminta maklum balas daripada setiap ahli)  6.1

Maklum balas pertama dan keputusan! 

6.2

Maklum balas kedua dan keputusan! 

6.3 . . .

Maklum balas ketiga dan keputusan! 

Tindakan : (Yang berkaitan) 7.0

Ucapan Penangguhan  7.1 7.2

Pengerusi merakamkan ucapan terima kasih... Pengerusi merumuskan   !

Mesyuarat ditangguhkan pada jam ! 

Disediakan oleh:

(SAKILA BINTI DOLLAH) Setiausaha Jabatan Pengajian Melayu

Disemak oleh:

( ZALEHA BINTI MOHD NOOR) Ketua Jabatan  Jabatan Pengajian Melayu