Panduan Fail Meja Admin VLE Frog

PANDUAN FAIL MEJA ADMIN VLE FROG 1. OBJEKTIF ADMIN VLE FROG 1.1

Mempertingkatkan kemahiran ICT di kalangan warga sekolah

1.2

Membantu melonjakkan transformasi pendidikan negara

1.3

Mempertingkatkan kualiti dan penguasaan pembelajaran di kalangan guru, murid dan staf sokongan.

1.4

Membantu guru menghasilkan bahan pembelajaran yang lebih efisyen dan menyeronokkan

2. SENARAI TUGAS ADMIN VLE FROG 2.1

Menerima dan mengesahkan Zoom dan Dongle YES 4G .

2.2

Memaklumkan Kepada Pengetua / Guru Besar tentang VLE Frog

2.3

Memberi kursus dan pendedahan kepada guru

2.4

Memberi kursus dan pendedahan kepada murid

2.5

Membentuk organisasi Frog VLE sekolah (guru)

2.6

Membentuk Kumpulan murid (student Frog Champion)

2.7

Mengedarkan user ID dan Password Guru, Murid & ibu bapa setiap tahun.

2.8

Mengemaskini Dashboard Sekolah dengan bahan terkini

2.9

Pelaporan graf analitik penggunaan VLE Frog kepada Pentadbir setiap bulan

2.10

Menyediakan Kalendar Tempahan (booking calendar)

2.11

Membuat aduan kepada Helpdesk jika menghadapi masalah sistem VLE Frog dan capaian 1Bestarinet

2.12

Perkongsian dokumen dan site rujukan melalui laman sosial Telegram dan Whatsapp di kalangan guru

2.13

Menyemak dan mengemaskini data ID Yes murid dan guru

2.14

Mewujudkan portal guru bagi memudahkan murid akses bahan pembelajaran lebih mudah

2.15

Mempromosi dan menggalakkan penggunaan VLE Frog dalam kalangan warga sekolah.

1

3. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN JAWATAN : ADMIN VLE FROG

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan

1. Pengetua – mengeluarkan arahan. 2. Penolong Kanan I

Tugas Dan Tanggungjawab

1.1 Menyedia dan merangka Pelan Perancangan Strategik 1.2 Menganggar belanjawan

– memastikan arahan

setiap program Pembugaran

dijalankan.

VLE Frog 1.3 Merangka, melaksana dan tindakan susulan bagi

Kuasa Yang Diberi

Arahan Pengetua

tindakan susulan bagi program

tindakan susulan bagi

Vokasional 1.2 Guru Media

Pengetua

1.3 Admin 2 – sesi petang

Arahan Pengetua

1.4 Setiausaha VLE Frog 1.5 Jurulatih VLE Frog

Arahan Pengetua

untuk guru dan staf 1.5 Merangka, melaksana dan

1.1 Ketua Bidang Tek &

Arahan

program untuk murid 1.4 Merangka, melaksana dan

Tugas Pegawai Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

1.6 Ketua Bidang/ Ketua Panitia 1.7 Guru Mata Pelajaran

Arahan

1.8 Staf sokongan

Pengetua

program untuk pentadbir 1.6 Merangka dan melaksana dan tindakan susulan bagi

Arahan Pengetua

program promosi VLE Frog 1.7 Merancang program untuk ibubapa login VLE Frog 1.8 Mewujudkan kumpulan sokongan di kalangan guru

Arahan Pengetua Arahan Pengetua

dan murid yang kompeten ICT

2

4. AKTIVITI SETIAP FUNGSI UTAMA ADMIN VLE FROG

4.1

PROSES KERJA MENERIMA DAN MENGURUSKAN ZOOM DAN DONGLE YES 4G

JAWATAN

PROSES KERJA

Menandatangani borang penerimaan Zoom dan Dongle dengan merujuk dokumen yang berkaitan

Menempatkan Zoom di lokasi yang sesuai

Merekod penerimaan Dongle Yes 4G Admin1 VLE Frog

Memeriksa untuk memastikan Zoom memberikan capaian internet yang memuaskan dan dongle Yes 4G boleh digunakan. Signal dongle Yes 4G. 1. Lampu hijau menyala : dongle ok, ada capaian 4G. 2. Lampu merah menyala : dongle ok, tiada capaian 4G. 3. Lampu tidak menyala : dongle rosak.

3

CARTA ALIRAN

Mula

Menerima peralatan dan Tandatangan borang

Penempatan Zoom / Simpan Dongle Yes 4G Memeriksa Zoom untuk capaian 1Bestarinet

Telefon Helpdesk @ emel

Tidak

Semak ujian speedtest.net Ya

Capaian 1Bestarinet memuaskan

Semakan selesai

Tamat

Telefon Helpdesk : 018-7998 787 Emel Helpdesk : [email protected]

4

4.2

MEMAKLUMKAN KEPADA PENGETUA / GURU BESAR TENTANG VLE FROG

JAWATAN

PROSES KERJA

Hantar laporan kursus VLE Frog yang telah dihadiri

Memaklumkan objektif VLE Frog sebagai alat pembelajaran alaf baru

Admin1 VLE Frog

Menyerahkan kit VLE Frog (buku manual, CD video tutorial, kit edaran.

Memohon kebenaran mengadakan kursus VLE Frog guru dan murid

Membuat promosi VLE Frog di tapak perhimpunan

5

CARTA ALIRAN

Mula Hantar laporan kursus

Maklumkan VLE Frog sebagai alat Pembelajaran alaf baru Serahkan kit VLE Frog Memohon mengadakan kursus VLE Frog bagi guru dan murid

Pengetua sahkan Notis Kursus

Tamat

6

4.3

MEMBERI KURSUS ASAS DAN PENDEDAHAN VLE FROG KEPADA GURU. JAWATAN

PROSES KERJA Tampal notis kursus

Maklumkan kursus kepada guru-guru secara lisan

Kursus dijalankan maksima 20 guru (internet perlahan)

Rekod kehadiran guru dan edaran ID Yes dan Password

Tayangan video Frogasia Admin1 VLE Frog Pengenalan kepada paparan asas VLE Frog

Pengenalan kepada widget Text, Media, File Drop dan Wall Guru login dan menyediakan site pembelajaran menggunakan widget yang sesuai Aktiviti bengkel dalam kumpulan (Integrasi VLE dalam PdP)

Tamat

7

CARTA ALIRAN

Mula

Tampal notis kursus

Kursus dijalankan maksima 20 guru (internet perlahan)

Rekod kehadiran guru dan edaran ID Yes dan Password

Tayangan video Frogasia

Pengenalan kepada paparan asas VLE Frog

Pengenalan kepada widget Text, Media, File Drop dan Wall

Guru login dan menyediakan site pembelajaran menggunakan widget yang sesuai

Aktiviti bengkel dalam kumpulan

Tamat

8

4.4

MEMBERI KURSUS ASAS DAN PENDEDAHAN VLE FROG KEPADA MURID

JAWATAN

PROSES KERJA

Rekod kehadiran murid

Kursus asas login VLE Frog

Pengenalan kepada paparan asas VLE Frog

Admin1 VLE Frog

Pengenalan kepada widget asas – Media, Text, File Drop

Penggunaan Quick Launch untuk tambah Buku Teks Bengkel berkumpulan (Integrasi VLE dalam PdP)

9

CARTA ALIRAN

Mula

Merekod kehadiran murid

Kursus asas login VLE Frog

Pengenalan kepada paparan asas VLE Frog

Pengenalan kepada widget asas – Media, Text, File Drop

Penggunaan Quick Launch untuk tambah Buku Teks Bengkel berkumpulan (Integrasi VLE dalam PdP)

Tamat

10

4.5

MEMBENTUK JAWATANKUASA ORGANISASI FROG VLE SEKOLAH (GURU)

JAWATAN

PROSES KERJA

Serahan senarai nama calon guru kepada Pengetua

Pemilihan nama Jurulatih dalam mesyuarat Pengurusan

Pemilihan senarai guru sebagai mentee bagi setiap Jurulatih

Admin1 VLE Frog

Sijil Watikah perlantikan Jurulatih

Jurulatih beri bimbingan kepada guru(mentee) sebanyak 4 kali dalam setahun) Mentee buat tempahan melalui laman Kalendar Tempahan untuk sesi pembelajaran VLE Frog Penyerahan sijil Jurulatih proaktif – bagi kalangan Jurulatih yang mahir

11

CARTA ALIRAN

Mula

Serahan senarai nama calon guru kepada Pengetua

Pemilihan nama Jurulatih dalam mesyuarat Pengurusan Pemilihan senarai guru sebagai mentee bagi setiap Jurulatih

Sijil Watikah perlantikan Jurulatih

Jurulatih beri bimbingan kepada guru(mentee) sebanyak 4 kali dalam setahun Mentee buat tempahan melalui laman Kalendar Tempahan untuk sesi pembelajaran VLE Frog Penyerahan sijil Jurulatih proaktif – bagi kalangan Jurulatih yang mahir

Tamat

12

4.6

MEMBENTUK KUMPULAN MURID (Student Frog Champion)

JAWATAN

PROSES KERJA

Memilih senarai murid champion – 2 orang mewakili setiap kelas

Kursus asas VLE Frog dengan chromebook - cara login dan edit site kelas

Sijil Watikah perlantikan Student Frog Champion Admin1 VLE Frog

Pelaksanaan kelas Abad 21 – satu kelas setiap minggu

Student Frog Champion bantu dan bimbing rakan sekelas

Student Frog Champion bantu dan bimbing guru yang kurang mahir menggunakan VLE Frog

13

CARTA ALIRAN Mula

Memilih senarai murid champion – 2 orang mewakili setiap kelas

Kursus asas VLE Frog dengan chromebook - cara login dan edit site kelas

Sijil Watikah perlantikan Student Frog Champion

Pelaksanaan kelas Abad 21 – satu kelas setiap minggu

Student Frog Champion bantu dan bimbing rakan sekelas

Student Frog Champion bantu dan bimbing guru yang kurang mahir menggunakan VLE Frog

Tamat

14

4.7

PROSES KERJA EDARAN ID YES GURU, MURID SERTA IBU & BAPA

JAWATAN

PROSES KERJA

Eksport data VLE Frog murid, ibu dan bapa

Eksport data murid tg1, tg2, tg3, tg4, tg5, tg6, tg6 Rendah dari apdm.moe.gov.my

Gabung data VLE Frog dan data murid dan merge mengikut kelas menggunakan fungsi VLOOKUP dalam MS Excel

Admin1 VLE Frog

Semak murid yang tiada ID Yes dan Password dan kumpul senarai

Hantar aduan untuk transfer in murid tiada ID Yes dan password ke Helpdesk - [email protected]

Cetak senarai nama, ID Yes dan password murid, ID Yes dan password bapa; ID Yes ibu

Edar kepada setiap kelas melalui Ketua Kelas

15

CARTA ALIRAN Mula

Eksport data VLE Frog murid, ibu dan bapa

Eksport data murid tg1, tg2, tg3, tg4, tg5, tg6, tg6 Rendah dari apdm.moe.gov.my Gabung data VLE Frog dan data murid dan merge mengikut kelas menggunakan fungsi VLOOKUP dalam MS Excel Semak murid yang tiada ID Yes dan Password dan kumpul senarai

Hantar aduan untuk transfer in murid tiada ID Yes dan password ke Helpdesk - [email protected]

Cetak senarai nama, ID Yes dan password murid, ID Yes dan password bapa; ID Yes ibu

Guru login dan menyediakan site pembelajaran menggunakan widget yang sesuai

Edar kepada setiap kelas melalui Ketua Kelas

Tamat

16

4.8

MENGEMASKINI DASHBOARD SEKOLAH DENGAN BAHAN TERKINI

JAWATAN

PROSES KERJA

Menyediakan tab Utama, Portal Guru, Kurikulum, Kokurikulum, HEM, Kaunseling, Tingkatan 6 dan unit-unit utama yang berkaitan

Mengemaskini site link bahan site yang telah dibina oleh guru-guru unit berkenaan

Membuat promosi dan laporan VLE Frog dalam tab VLE Frog Admin1 VLE Frog Mengemaskini tab Utama dengan bahan terkini berdasarkan isu semasa

Menambah baik bahan rujukan Buku Teks dan soalan latihan peperiksaan

Menyediakan external link kepada web yang berkaitan untuk kegunaan murid, guru-guru dan ibubapa

17

CARTA ALIRAN Mula

Menyediakan tab Utama, Portal Guru, Kurikulum, Kokurikulum, HEM, Kaunseling, Tingkatan 6 dan unit-unit utama yang berkaitan Mengemaskini site link bahan site yang telah dibina oleh guru-guru unit berkenaan Membuat promosi dan laporan VLE Frog dalam tab VLE Frog Mengemaskini tab Utama dengan bahan terkini berdasarkan isu semasa

Menambah baik bahan rujukan Buku Teks dan soalan latihan peperiksaan

Menyediakan external link kepada web yang berkaitan untuk kegunaan murid, guru-guru dan ibubapa Tamat

18

4.9

PELAPORAN GRAF ANALITIK PENGGUNAAN VLE FROG KEPADA PENTADBIR SEKOLAH

JAWATAN

PROSES KERJA

Login akaun admin VLE Frog

Klik Quick Launch >Klik ikon Analytics >Klik Users

Pilih student users atau staff users

Pilih Choose dates Admin1 VLE Frog Taip tarikh mula dan tarikh akhir bulan berkenaan. Klik OK Printscreen graf analitik berkaitan dan masukkan dalam fail pelaporan Menaip laporan dan rumusan bulanan

Mencetak laporan > Hantar untuk disemak

19

CARTA ALIRAN Mula

Login akaun admin VLE Frog

Klik Quick Launch> Klik ikon Analytics >Klik Users

Pilih student users atau staff users

Pilih Choose dates

Taip tarikh mula dan tarikh akhir bulan berkenaan. Klik OK

Printscreen graf analitik berkaitan dan masukkan dalam fail pelaporan

Menaip laporan dan rumusan bulanan

Mencetak laporan > Hantar untuk disemak

Tamat

20

4.10 MENYEDIAKAN KALENDAR TEMPAHAN (BOOKING CALENDAR)

JAWATAN

PROSES KERJA

Login akaun admin VLE Frog

Klik Quick Launch >Booking Calendar

Menyediakan booking items berdasarkan nama Bilik Khas

Membina site Kalendar Tempahan dan share>can contribute kepada group guru sahaja Admin1 VLE Frog

Membuat site link kepada Kalendar Tempahan pada tab Utama dalam Dashboard) Membuat promosi tempahan Makmal Komputer A, Makmal Komputer B dan Makmal Chromebook dalam media sosial

Guru membuat tempahan Bilik Khas atau Makmal Komputer

Guru mengajar murid menggunakan VLE Frog

21

CARTA ALIRAN

Mula

Login akaun admin VLE Frog

Klik Quick Launch >Booking Calendar Menyediakan booking items berdasarkan nama Bilik Khas Membina site Kalendar Tempahan dan share>can contribute kepada group guru sahaja Membuat site link kepada Kalendar Tempahan pada tab Utama dalam Dashboard Membuat promosi tempahan Makmal Komputer A, Makmal Komputer B dan Makmal Chromebook dalam media sosial Guru membuat tempahan Bilik Khas atau Makmal Komputer Guru mengajar murid menggunakan VLE Frog

Tamat

22

4.11 MEMBUAT ADUAN KEPADA HELPDESK JIKA MENGHADAPI MASALAH SISTEM VLE FROG DAN CAPAIAN 1BESTARINET

JAWATAN

PROSES KERJA

Masalah - Capaian internet perlahan, nyalaan LED kurang daripada 2 bar

Emel aduan ke Helpdesk [email protected] Sertakan nama admin, nama sekolah, kod sekolah, no telefon, gambar berkaitan

Jika masalah berulang, emel semula aduan ke Helpdesk Admin1 VLE Frog Murid tidak boleh login kerana baru pindah masuk atau data dalam ALUMNI

Emel aduan transfer in murid ke Helpdesk [email protected] Sertakan nama admin, kod sekolah, no telefon, nama dan nombor kad pengenalan murid

Ulang proses jika masih lagi terdapat murid bermasalah login VLE Frog

23

CARTA ALIRAN Mula

Masalah - Capaian internet perlahan, nyalaan LED kurang daripada 2 bar

Emel aduan ke Helpdesk [email protected] Sertakan nama admin, nama sekolah, kod sekolah, no telefon, gambar berkaitan Ya)

Masalah capaian internet perlahan berulang Tidak) Masalah selesai. Capaian internet semakin baik.

Murid tidak boleh login kerana baru pindah masuk atau data dalam ALUMNI Emel aduan transfer in murid ke Helpdesk [email protected] Sertakan nama admin, kod sekolah, no telefon, nama dan nombor kad pengenalan murid Murid tidak boleh login Semak data sama ada murid baru pindah masuk Murid boleh login

Tamat

24

4.12

PERKONGSIAN DOKUMEN DAN SITE RUJUKAN MELALUI LAMAN SOSIAL TELEGRAM DAN WHATSAPP DALAM KALANGAN GURU

JAWATAN

PROSES KERJA

Memohon sebagai ahli dalam kumpulan whatsapp atau telegram atau facebook sekolah

Bina site dan dan share, can contribute dengan group guru

Upload fail-fail rujukan atau borang untuk kegunaan guru-guru dalam widget File Drop

Admin1 VLE Frog

Printscreen gambar site dan upload ke dalam media sosial iaitu sama ada Whatsapp, Facebook atau Telegram

Guru membina site mata pelajaran sendiri, share Public in School, pilih can contribute

Printscreen gambar site, dan share gambar kepada rakan guru bagi subjek yang sama untuk Duplikasi.

Guru edit nama site, share Public in School dan pilih can contribute

25

CARTA ALIRAN Mula

Memohon sebagai ahli dalam kumpulan whatsapp atau telegram atau facebook sekolah

Bina site dan dan share, can contribute dengan group guru Upload fail-fail rujukan atau borang untuk kegunaan guru-guru dalam widget File Drop Printscreen gambar site dan upload ke dalam media sosial iaitu sama ada Whatsapp, Facebook atau Telegram Guru membina site mata pelajaran sendiri, share Public in School, pilih can contribute Printscreen gambar site, dan share gambar kepada rakan guru bagi subjek yang sama untuk Duplikasi. Guru edit nama site, share Public in School dan pilih can contribute

Tamat

26

4.13

MENYEMAK DAN MENGEMASKINI DATA ID YES MURID DAN GURU

JAWATAN

PROSES KERJA

Eksport data VLE Frog murid dan guru melalui akaun admin VLE Frog

Eksport data Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas, T6 Rendah

Gabung kesemua fail kedalam satu fail MS Excel

Admin1 VLE Frog

Pada sheet Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas, T6 Rendah tambah lajur ID Yes dan Pasword Murid, Bapa dan Ibu dengan fungsi vlookup

Semak murid tiada ID Yes > Hantar emel aduan ke Helpdesk

Cetak semula lampiran data ikut kelas jika diperlukan

27

CARTA ALIRAN Mula

Eksport data VLE Frog murid dan guru melalui akaun admin VLE Frog

Eksport data Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas, T6 Rendah

Gabung kesemua fail kedalam satu fail MS Excel

Pada sheet Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas, T6 Rendah tambah lajur ID Yes dan Pasword Murid, Bapa dan Ibu dengan fungsi vlookup

Semak murid tiada ID Yes > Hantar emel aduan Helpdesk

ke

Cetak semula lampiran data ikut kelas jika diperlukan

Tamat

28

4.14

MEWUJUDKAN PORTAL GURU BAGI MEMUDAHKAN MURID AKSES BAHAN PEMBELAJARAN LEBIH MUDAH

JAWATAN

PROSES KERJA

Menyedia senarai guru dan jawatan

Eksport data ID Yes dan Password dengan akaun admin

Menyediakan contoh site sebagai sumber rujukan Menyemak senarai guru; jika tiada email ke helpdesk untuk pindah masuk Login akaun VLE Frog guru

Admin1 VLE Frog

Menyalin site contoh, edit dan share Public In School

Buka paparan Incognito Windows; login akaun admin VLE Frog

Edit Dashboard dan seret masuk widget site link kepada Site Guru berkenaan pada tab Portal Guru

Semak; adakah semua guru sudah disediakan Portal Guru Ulang sehingga selesai

29

CARTA ALIRAN Mula

Menyedia senarai guru dan jawatan

Eksport data ID Yes dan Password dengan akaun admin

Emel ke Helpdesk

Menyediakan contoh site sebagai sumber rujukan Tiada Menyemak senarai guru; jika tiada email ke helpdesk untuk pindah masuk Ada Login akaun VLE Frog guru

Menyalin site contoh, edit dan share Public In School

Buka paparan Incognito Windows; login akaun admin VLE Frog Ulang hingga selesai

Edit Dashboard dan seret masuk widget site link kepada Site Guru berkenaan pada tab Portal Guru Belum

Semak; adakah semua guru sudah disediakan Portal Guru Ya Tamat

30

4.15

MEMPROMOSI DAN MENGGALAKKAN PENGGUNAAN VLE FROG DALAM KALANGAN WARGA SEKOLAH.

JAWATAN

PROSES KERJA

Membuat perancangan strategik

Agihan tugas promosi kepada Jurulatih yang dilantik

Promosi VLE Frog pada banting yang digantung pada sebelah tepi jalan laluan di dalam sekolah

Admin1 VLE Frog

Promosi VLE Frog di tapak perhimpunan 6 kali setahun

Menyediakan bahan permainan interaktif dalam dashboard VLE Frog

Menyediakan Sijil Murid Proaktif dan Guru Proaktif

31

CARTA ALIRAN Mula

Membuat perancangan strategik

Agihan tugas promosi kepada Jurulatih yang dilantik

Promosi VLE Frog pada banting yang digantung pada sebelah tepi jalan laluan di dalam sekolah

Promosi VLE Frog di tapak perhimpunan 6 kali setahun

Menyediakan bahan permainan interaktif dalam dashboard VLE Frog

Menyediakan Sijil Murid Proaktif dan Guru Proaktif

Tamat

32