Panduan Entri KPKU Unit Di SILM Tahun 2016

Pand Pa ndua uan n Entri Entri KP KPKU KU Unit Unit Pada Aplikasi SILM Tahun 2016

Satu Sa tuan an Pe Peng ngen enda dali lian an Ki Kine nerj rja a Ko Korp rpor orat at

Alur Kegiata Kegiatan n Laporan Laporan Evaluasi Evaluasi KPKU KPKU Unit 2016 Unit Update/review Laporan KPKU di SILM : • Peta Peta ADLI ADLI • Kategori Kategori 7 ( Realisasi Realisasi dan target 2013-2015 2013-2015

1 Juli 2016

SPKK

Tim Evaluator Pusat

Verifikasi kelengkapan hasil Entri Unit di SILM dan penilaian Triwulan 2

Pelaksanaan Asesmen & Sitevisit

11 sd 29 Juli 2016 Tim Evaluator koordinasi dengan Tim Unit : untuk verifikasi dan kelengkapan Eviden sesuai data yang di entri di SILM

Skor Final KPKU Unit

Tim Unit menyusun OFI sesuai hasil asesmen tim evaluator 

Desember 2016

 Agustus sd Oktober2016

Review Final Tim Evaluator SPKK

November 2016

Site visit Wawancara ke senior leader sesuai kriteria KPKU

Olah data dan penyusunan most streng dan OFI Unit

H-7 sitevisit

2-3 hari

H+2 sitevisit

Program Kerja Implementasi KPKU Unit Tahun 2016 No

Kegiatan

1 Penilaian Implementasi KPKU Unit TW 1   a Pelatihan Interpretasi KPKU b Awareness Tim Champion KPKU Unit 2 Penilaian Implementasi KPKU Unit TW 2   Update Penyusunan Laporan KPKU Unit a   Tahun 2016 di SILM Input data realisasi Indikator kinerja b   penting (Katagori 7) di SILM 3 Penilaian Implementasi KPKU Unit TW 3   Asesmen dan verifikasi Laporan KPKU Unit a   Kategori 1 sd 7 oleh Evaluator KPKU Input data hasil pengukuran maturity level  b   Unit Pelaksana (Tahun 2016 4 Penilaian Implementasi KPKU Unit TW 4   a Skor KPKU b Penyusunan OFI Unit

PIC

SPKK Unit Unit SPKK Unit Unit SPKK Unit Unit SPKK Unit Unit

2016

2017

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt N op D es Jan

Kegiatan Unit entri di SILM TW 2

 Yang wajib dientri Unit di menu triwulan 2: 1. Profil Organisasi 2. Peta ADLI

3. Skoring ADLI 4. Kategori 7 5. Realisasi kegiatan TW 2

Aplikasi SILM  Alamat SILM : 1. http://silm.pln.co.id/ 2. http://10.1.8.243/

Menu Entri SILM Triwulan 2

 Yang wajib dientri Unit di menu triwulan 2: 1. Profil Organisasi 2. Peta ADLI 3. Skoring ADLI 4. Kategori 7 5. Realisasi kegiatan TW 2 • Jawaban dalam ADLI, adalah sesuai fakta yang telah dilaksankan hingga Juni 2016. • Jawaban dalam Result adalah sesuai fakta yang telah dilaksankan hingga Des 2015, dan Prognosa (Taksasi) di Desember 2016.

Template Penyusunan Peta ADLI

REQUIREMENTS 1

APPROACH

DEPLOYMENT

LEARNING

INTEGRATION

3

4

5

6

 A...

D....

L....

2

Kategori 1. Kepemimpinan Sub Kategori 1.1 Kepemimpinan Senior a. Visi, Tata Nilai dan Misi : (1) Visi dan Tata Nilai a.1.1

Bagaimana pimpinan senior bersama-sama menetapkan Visi dan Tata Nilai perusahaan?

Input:

Diterapkan Sejak :

Frekuensi Review:

Pemilik Proses :

Analisis:

Ukuran Input :

I.... Selaras & terintegrasi dengan: Profil Organisasi : 

Proses utama: Ukuran proses : Output:

Unit/Pihak yang terlibat dalam proses:

Temuan Hasil Review terakhir:

Penerapan Proses :

Evidence :

Evidence :

Evidence : 



Business Results : Inovasi / Improvement:

Ukuran output :

Proses lain :



Evidence : 

Entry Kategori Proses Dalam Format “ADLI” Ke Aplikasi SILM

Struktur jawaban dalam Peta ADLI sbb.: 1. Pertanyaan yang diawali dengan kata "Bagaimana", maka jawabannya harus menggunakan format ADLI; 2. Pertanyaan yang diawali dengan kata APA, atau SIAPA, ds. TIDAK DIJAWAB DENGAN FORMAT ADLI, melainkan Jawaban to the point saja

Entry Katagori Proses Dalam Format “ADLI” : “APPROACH”

 Approach

APPROACH : behubungan dengan : 1. Cara atau metoda yang digunakan oleh Deployment Integration Learning organisasi untuk memenuhi persyaratan item kriteria Baldrige. 2. Kesesuaian metoda terhadap persyaratan item dan lingkungan operasi organisasi. Pertanyaan yang harus dijawab : 1. Apakah approach sistematik ( yaitu: berulang, ada langkah-langkah, input, outputs, kerangka waktu)? 2. Adakah bukti bahwa approach efektif dalam pencapaian proses? 3. Apakah approach ini (atau kumpulan dari approach) merupakan proses organisasi utama? 4. Apakah approach ini penting untuk keseluruhan kinerja aplikan?

Entry Katagori Proses Dalam Format “ADLI” : “DEPLOYMENT”

 Approach

Deployment

DEPLOYMENT: berhubungan dengan: 1. Sejauhmana approach telah Learning diterapkan Integration dalam menyikapi persyaratan 2. Deployment di evaluasi atas dasar  keluasan dan kedalaman dari penerapan approach di seluruh unit kerja organisasi yang relevan . Pertanyaan yang harus dijawab : 1. Apakah Approach dijalankan? 2. Apa bukti yang di berikan bahwa approach digunakan di satu, di beberapa atau di semua unit kerja, lokasi, tingkatan organisasi yang sesuai, dsb? 3. Apakah approach diterapkan secara konsisten?

Entry Katagori Proses Dalam Format “ADLI” : “LEARNING”

LEARNING: terkait dengan : 1. Pengetahuan atau ketrampilan baru yang diperoleh melalui evaluasi, studi, pengalaman dan inovasi. 2. Penyempurnaan Approach melalui siklus evaluasi dan improvement,  Approach Deployment 3. Mendorong perubahan terobosan ( breakthrough) approach melalui inovasi, 4. Penyebarluasan hasil penyempurnaan dan inovasi ke unit kerja dan proses-proses lainnya di organisasi. Pertanyaan yang harus dijawab : 1. Apakah approach telah dievaluasi dan diperbaiki berdasarkan fakta, cara yang sistematis ( mis.  Apakah rutin, beulang, berdasarkan data)? 2. Apakah ada bukti dari pembelajaran oganisasi ( mis. Bukti bahwa pembelajaran dari approach ini di sebarluaskan ke unit organisasi atau proses kerja lainnya)? 3. Apakah ada bukti inovasi dan penyempurnaan dari analisis organisasi dan saling berbagi?

Learning

Integration

Entry Katagori Proses Dalam Format “ADLI” : “INTEGRATION”

INTEGRATION: berhubungan dengan :

 Approachproses-proses, Deployment Learning Harmonisasi dari perencanaan, informasi , keputusan sumberdaya, tindakan, hasil-hasil, dan analisis untuk mendukung tujuan organisasi yang utama secara menyeluruh. Pertanyaan yang harus dijawab : 1. Seberapa baik approach selaras dengan kebutuhan organisasi aplikan telah diidentifikasi pada item kiteria lainnya dan Profil Organisasi? 2. Apakah aplikan menunjukkan ukuran dan informasi yang saling melengkapi digunakan untuk perencanaan, penelusuran, analisis dan perbaikan pada tiga t ingkatan; tingkatan organisasi, tingkatan proses utama dan tingkatan departemen atau unit kerja? 3. Seberapa baik approach berintegrasi dengan kebutuhan organisasi?

Integration

Entry Katagori Proses Dalam Format “ADLI” : “EVIDEN”

EVIDEN : 1. Evidence pada kolom Approach: Antara lain adalah dokumen yang menunjukan pengaturan suatu prosedur atau pedoman atau sistem atau kebijakan perusahaan 2. Evidence pada kolom Deployment: antara lain adalah Output dari suatu proses/atau apapun yang menunjukan bahwa prosedur atau pedoman atau sistem atau kebijakan perusahaan telah dilaksanakan. Misalnay: Output langsung suatu proses, Kertas Kerja, Laporan Bulanan/Triwulanan, dsb  Approach Deployment Learning 3. Evidence pada kolom Learning: antara lain adalah dokumen yang menunjukan bahwa evaluasi terhadap proses telah dilaksanakan. Misalnya Laporan evaluasi berkala ataupun insidentil atas kinerja suatu sistem yang ditanyakan; Kertas kerja analisa atas sistem yang ditanyakan; Dokumen Sistem yang sudah diimprove, Dokumen laporan sharing improvement; dokumen hasil benchmark, dsb. 4. Evidence pada kolom Integration: antara lain adalah dokumen sistem/prosedur lain yang berinterelasi dengan sistem yang ditanyakan; Dokumen Laporan kinerja Sistem yang telah menunjukkan keunggulan dibanding pembanding/pesaing; Laporan kinerja sistem yang ditanyakan dsb.

Integration

TAMPILAN ENTRI SKORING ADLI

Klik icon untuk entri level skoring (1-6) setiap ADLI

LEVEL SKORING A : APPROACH  A1  A2

Belum memiliki approach (sistem/metode). Memiliki sistem/metode yang sudah terdefinisi tahapan prosesnya namun belum secara jelas menunjukkan input dan outputnya, serta belum dilengkapi ukuran input, proses, output untuk mengetahui efektifitasnya.

 A3

Metode/sistem yang dimiliki telah terdefinisi secara jelas : tahapan proses, input dan output proses. ukuran waktu, indikator keberhasilan proses, persyaratan proses.

 A4

Memiliki metode/sistem prosedur yang sudah terdefinisi tahapan prosesnya, serta jelas input dan outputnya, dan telah dilengkapi 1 dari 3 jenis ukuran (input, proses, output) untuk mengetahui efektifitasnya dan disain sistem telah terbukti efektif.

 A5

Memiliki metode/sistem yang telah terdefinisi tahapan prosesnya, serta telah dilengkapi dengan 2 dari 3 jenis ukuran (input, proses, output) untuk mengetahui efektifitasnya. dan disain sistem telah terbukti efektif.

 A6

Memiliki metode/sistem prosedur yang telah terdefinisi tahapan prosesnya, serta input dan outputnya, dan telah dilengkapi dengan 3 jenis ukuran (input, proses, output) untuk mengetahui efektifitasnya dan disain sistem telah terbukti efektif.

APPROACH Metode/sistem memiliki IPO , ada 3 ukuran IPO untuk mengetahui efektifitasnya. dan terbukti efektif 

Metode/sistem memiliki IPO , ada 2 dari 3 ukuran IPO untuk mengetahui efektifitasnya. dan terbukti efektif  Metode/sistem memiliki IPO, ada 1 dari 3 jenis ukuran IPO untuk mengetahui efektifitasnya dan telah terbukti  A-4 efektif . Metode/sistem terdifinisi dengan jelas IPO  A-3 . ada ukuran proses Metode.sistem belum jelas IPO, belum ada ukuran IPO untuk mengetahui efektifitasnya Belum memiliki metode/sistem.

 A-1

 A-2

 A-6

 A-5

LEVEL SKORING D: DEPLOYEMENT D1 D2

D3

D4

D5

D6

Sistem/metode sama sekali belum diterapkan Sistem dan metode telah diterapkan, dengan gap penerapannya terhadap desain lebih dari 75 %, baik dari aspek keterlibatan unit kerja/pihak yang seharusnya menerapkan (sesuai desain sistemnya), dan atau dari aspek konsistensi penerapan sistem. Sistem dan metode telah diterapkan, dengan gap penerapannya terhadap desain lebih dari 50 %, baik dari aspek keterlibatan unit kerja/pihak yang seharusnya menerapkan (sesuai desain sistemnya), dan atau dari aspek konsistensi penerapan sistem Sistem dan metode telah diterapkan, dengan gap penerapannya terhadap desain, berkisar  antara 40% - 50 %, baik dari aspek keterlibatan unit kerja/pihak yang seharusnya menerapkan (sesuai desain sistemnya), dan atau dari aspek konsistensi penerapan sistem. Sistem dan metode telah diterapkan, dengan gap penerapannya terhadap desain, berkisar antara 15% s.d. < 40 %, baik dari aspek keterlibatan unit kerja/pihak yang seharusnya menerapkan (sesuai desain sistemnya), dan atau dari aspek konsistensi penerapan sistem. Sistem dan metode telah diterapkan, dengan gap penerapannya terhadap desain, kurang dari 15 %, baik dari aspek keterlibatan unit kerja/pihak yang seharusnya menerapkan (sesuai desain sistemnya), dan atau dari aspek konsist si sistem

LEVEL SKORING “L” : LEARNING

L1

Sistem/metode yang digunakan   belum pernah direview   ektifitasnya untuk ditingkatkan.

L2

Sistem/metode sudah pernah direview namun belum pernah ditindaklanjuti untuk dilakukan perbaikan proses.

L3

Sistem/metode dan penerapannya   sudah dievaluasi dan ditindaklanjuti dengan proses perbaikan yang sistematis dengan menggunakan data dan analisa sesuai fakta meskipun sangat terbatas

L4

Sistem/metode   secara berkala direview dan ditingkatkan kualitasnya dengan didukung analisis berbasis fakta dan data. Terdapat bukti pembelajaran organisasi dan inovasi.

L5

L6

Sistem/metode   secara berkala direview dan ditingkatkan kualitasnya dengan menggunakan data dan analisa sesuai fakta. Terdapat bukti bahwa sistem pembelajaran organisasi dan inovasi sudah menjadi alat utama manajemen dalan kegiatan peningkatan. Peningkatan yang dilakukan didasarkan pada analisis yang komperehensif hingga di level company-wide. Sistem/metode termasuk implementasinya   direview secara berkala dan ditingkatkan berdasarkan analisis fakta dan data.   Terdapat bukti bahwa hasil review menjadi   masukan bagi perencanaan, inovasi dan pembelajaran/ pengetahuan   organisasi serta menjadi alat utama manajemen untuk perbaikan

LEVEL SKORING “I” : INTEGRATION Sistem/metode telah diterapkan namun   belum pernah dievaluasi keterkaitan satu proses dengan proses lainnya, keterkaitan dengan rencana perusahaan dan keterkaitan dengan hasil yang telah dicapai.

I1

I2

 

Sistem/metode mulai selaras dengan sebagian sistem/ metode lain yang ada di perusahaan, dan umumnya dicapai melalui proses pemecahan masalah bersama.

I3

Sistem/metode   secara umum sudah selaras dengan sistem/metode lain   yang ada di perusahaan, serta   relevan dengan kebutuhan perusahaan   sebagaimana diidentifikasi pada profil organisasi.

I4

Sistem/metode  telah diselaraskan dengan proses-proses terkait   yang ada di perusahaan, serta relevan dengan kebutuhan perusahaan yang diidentifikasi pada profil organisasi dan telah mengarah untuk fokus dicapainya kinerja yang unggul.

I5

sistem/metode yang diterapkan telah mampu menjawab tantangan organisasi, meningkatkan kekuatan daya saing, meningkatkan kompetensi inti yang dimiliki, saling   terintegrasi dan mendukung proses-proses lainnya   di perusahaan dan menunjukkan peningkatan kualitas proses dan kinerja,serta   relevan dengan kebutuhan perusahaan  sebagaimana diidentifikasi pada profil organisasi meskipun belum dicapai kinerja yang unggul.

I6

Sistem/metode yang diterapkan telah mampu menjawab tantangan organisasi, meningkatkan kekuatan daya saing, meningkatkan   kompetensi inti   yang dimiliki, saling   terintegrasi dan mendukung proses-proses lainnya, serta relevan dengan kebutuhan perusahaan sebagaimana diidentifikasi pada profil organisasi perusahaan dan terbukti

KEMATANGAN ADLI

1,2,3,4,5,6

CARA

1,2,3,4,5,6

KONSISTEN

1,2,3,4,5,6

DI EVALUASI

1,2,3,4,5,6

DI INTEGRASIKAN

 A ≥D ≥ L ≥ I Note : Kematangan D,L,I harus lebih rendah sama dengan A

20

Entry data Kategori 7 : realisasi dan target minimal tiga tahun terakhir, dengan data integritas (Tahun 2013-2014-2015)

Benchmark Unit Terbaik Target Unit X Unit X Rata2 Unit

DIMENSI PENILAIAN Le-T-C-I “Level” mengacu pada • tingkat pencapaian kinerja saat ini “Tren” mengacu pada • tingkat peningkatan kinerja atau kemampuan mempertahankan kinerja yang sudah baik (yakni, kecuraman data trend) dari waktu ke waktu (minimum dalam 3 tahun terakhir) • keluasan (tingkat penerapan) dari hasil-hasil kinerja “Pembandingan (Comparison)” mengacu pada • pembandingan kinerja perusahaan relatif terhadap pembanding yang sesuai misalnya, pesaing atau perusahaan dalam industri sejenis, • pembandingan kinerja perusahaan relatif terhadap benchmarks at au pemimpin industrinya, atau dengan perusahaan kelas dunia. “Integrasi” mengacu pada • ukuran hasil-hasil yang terkait persyaratan kinerja pelanggan, produk, pasar, proses, dan program kerja utama, yang dijelaskan dalam Profil Perusahaan dan dalam sub-sub kategori pada Katagori 1.s.d 6; • hasil-hasil yang meliputi indikator yang valid tent ang kinerja mendatang; • hasil-hasil diharmonisasikan secara lintas proses dan lintas unit kerja untuk mendukung sasaran perusahaan

Le: Kinerja saat ini

T: Kecenderungan

C: Perbandingan pesaing/Benchm

I: terkait dengan OP & SKT; saling mendukung

Terima Kasih