Outlook Express6

Apéndice de actualización

Auxiliares Administrativos (Cuerpo Auxiliar) de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Temario de ofimática

El tema 13 de la presente edición se completa con el siguiente contenido.

TEMA

13

Correo Electrónico: conceptos elementales y funcionamiento. Microsoft Outlook Express 6: el entorno de trabajo. Creación de mensajes. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Administración de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones 1. Conceptos Fundamentales 1.1. Definición Es el servido más básico que ofrece Internet y uno de los más extendido. En esencia, el correo electrónico es un servicio que permite el envío y la recepción de mensajes por medio de un ordenador. Lo importante es que, prácticamente, cualquier información puede transmitirse dentro de un mensaje y que puede llegar, de manera rápida, sencilla y fiable a cualquier lugar del mundo con conexión a internet (esto incluye actualmente las redes de telefonía móvil).

1.2. Ventajas En un entorno profesional, el uso del correo electrónico agiliza y formaliza los canales de comunicación externos e internos de la organización, ya que permite combinar la precisión y seguridad de la información escrita con la rapidez de las telecomunicaciones. Las ventajas del correo electrónico frente a otros medios de comunicación (fax, teléfono, etc.) son: – Comunicación muy rápida – Amplio alcance internacional

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– – – –

Muy bajo coste Posibilidad de envíos a muchos receptores simultáneamente Inclusión de todo tipo de archivo (documentos, hojas de cálculo, vídeo, música, etc.). Información directamente procesable por el ordenador

1.3. Características El correo electrónico presenta, por un lado, las ventajas del correo tradicional: – Coste reducido: Es el servicio que permite transmitir mayor cantidad de información a menor precio – Utilización simple – Práctica disponibilidad global – Comunicación asíncrona: No es necesario que el receptor de la información se encuentre disponible en el momento en que el emisor la está enviando. – Permite el envío de prácticamente cualquier objeto (no materiales en el caso del correo electrónico). – Es la base para servicios de difusión masiva de la información Por otro lado, el correo electrónico emplea las facilidades que ofrecen las telecomunicaciones y la informática en el tratamiento de los mensajes: – La velocidad de transferencia es muy alta – La información contenida en los mensajes puede ser procesada, archivada y consultada fácilmente – Permite la localización flexible del receptor. No es necesario que se encuentre físicamente en el lugar habitual de recepción de los mensajes para poder acceder a ellos – Ofrece mejores garantías de privacidad en la comunicación – Permite su interrelación con otros servicios de red Estas características han hecho que, desde el comienzo de Internet, el correo electrónico haya sido un servicio básico de internet y que sea, posiblemente, el más popular. Mientras que otros servicios puede que no hayan sido empleados nunca (o empleados muy esporádicamente) por un número significativo de usuarios, se puede afirmar, sin género de dudas, que prácticamente cualquiera con acceso a Internet es usuario del correo electrónico. Existen desde hace tiempo en el mercado soluciones de correo electrónico de ámbito local, para empresas u organizaciones, basados en ordenadores multiusuario (como Unix) o redes de área local (como Novell o Microsoft). La difusión del correo electrónico Internet ha hecho que todos estos sistemas incorporen en la actualidad mecanismos de conversión de formatos entre los mensajes internos de ámbito local y los formatos empleados en Internet, de manera que los usuarios de estos tipos de correo puedan tener acceso al correo Internet sin cambiar sus pautas habituales de trabajo. A través de la existencia de las llamadas listas de distribución es posible la recepción de un único mensaje por múltiples usuarios, habiendo sido enviado a una única dirección electrónica; su utilización está relacionada con grupos y focos de discusión o enseñanza.

2. Outlook Express 2.1. Presentación Microsoft Outlook Express abre en nuestro escritorio de windows el mundo de la comunicación en línea. Tanto si deseamos intercambiar correo electrónico con colaboradores o amigos como si queremos unirnos a grupos de noticias para compartir ideas e información, aquí encontramos las herramientas necesarias. Outlook Express es una aplicación ligera de gestión de correo electrónico, grupos de noticias e información personal que Microsoft distribuye de forma gratuita junto con su navegador web, Internet Explorer. 

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¿Por qué Outlook Express? Resulta muy buen programa de correo, no existen muchos mejores y de hecho para muchos usuarios no tiene rival. Hay que añadir el hecho de que es un programa gratis, disponible en español, descargable de la web e incluido en windows, por lo que prácticamente todos los ordenadores personales disponen de él.

Con una conexión a Internet y Microsoft Outlook Express podemos intercambiar mensajes de correo electrónico y unirnos a cualquier número de grupos de noticias. El Asistente para la conexión a Internet nos ayuda a conectarnos a uno o varios servidores de correo electrónico o de noticias. Necesitaremos la siguiente información del proveedor de servicios Internet (ISP) o del administrador de la red de área local (LAN): –

Cuenta de correo: Nombre de cuenta y la contraseña, así como los nombres de los servidores de correo entrante y saliente.

–

Grupo de noticias: Nombre del servidor de noticias y, si es necesario, nuestro nombre de cuenta y contraseña.

2.2. Versiones Además de Outlook Express, Microsoft dispone de Outlook: programa de agenda ofimática y cliente de correo, y que forma parte de la suite Microsoft Office. Puede ser utilizado como aplicación independiente, o junto con Microsoft Exchange Server para dar servicio a múltiples usuarios dentro de una organización, tal como buzones compartidos, calendarios comunes, etc.

Última versión de Outlook Express, la 6.

Outlook ofrece más prestaciones que Outlook Express y NO es gratuito. Existen las siguientes versiones para windows: – Outlook 97 – Outlook 98 OFIMÁTICA. CASTILLA LA MANCHA



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– Outlook 2000 (también conocido como Outlook 9) – Outlook 2002 (también conocido como 10 u Outlook XP) – Office Outlook 2003 Microsoft ha publicado también versiones de Outlook para Macintosh, si bien la mayor parte de las características de correo estaban desactivadas en Office 98, después de que Office 98 Entourage reemplazara a Outlook en los Macintosh. En cualquier caso, en 2001, Microsoft publicó Outlook 2001 para Mac para permitir a los usuarios acceder del modo clásico a los servidores Exchange.

2.3. Características Entre otras características, Outlook Express ofrece: – Administrar varias cuentas de correo y de grupos de noticias: Si tenemos varias cuentas de correo electrónico o de grupos de noticias, podemos trabajar con todas ellas desde una misma ventana. También podemos crear múltiples usuarios, o identidades, para el mismo equipo. Cada identidad tiene carpetas de correo electrónico únicas y una Libreta de direcciones individual. El hecho de tener varias identidades permite mantener separado el correo electrónico de trabajo del correo electrónico personal, así como mantener separado el correo electrónico de usuarios individuales. – Explorar rápida y fácilmente los mensajes: Mediante la lista de mensajes y el panel de vista previa podemos ver una lista de mensajes y leer mensajes individuales al mismo tiempo. La lista Carpetas contiene carpetas de correo electrónico, servidores de noticias y grupos de noticias, y podemos cambiar fácilmente entre ellos. También podemos crear nuevas carpetas para organizar y ordenar mensajes, así como configurar reglas de mensajes de manera que el correo entrante que cumpla los criterios especificados vaya automáticamente a una carpeta específica. Además, podemos crear nuestras propias vistas para personalizar la forma de examinar el correo. – Mantener el correo en un servidor: Si el proveedor de servicios Internet (ISP) utiliza un servidor de correo de protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP), podremos leer, almacenar y organizar los mensajes en carpetas del servidor sin descargarlos en su equipo. De esta forma, veremos los mensajes desde cualquier equipo que se conecte a dicho servidor. – Utilizar la Libreta de direcciones: Podemos guardar nombres y direcciones automáticamente en la Libreta de direcciones simplemente contestando a un mensaje. También podemos importar nombres y direcciones de otros programas, escribirlos en la Libreta de direcciones, agregarlos desde los mensajes de correo recibidos o agregarlos a partir de una búsqueda en servicios de directorio de Internet. La Libreta de direcciones admite el protocolo ligero de acceso a directorios (LDAP) para ver los servicios de directorio de Internet. – Agregar una firma o un diseño personal a los mensajes: Podemos insertar información especial en los mensajes salientes como parte de nuestra firma personal, así como crear varias firmas. También podemos incluir una tarjeta de presentación con información más detallada. Para que los mensajes sean más atractivos, agregaremos diseños y fondos, cambiaremos el color y el estilo del texto, etc. – Enviar y recibir mensajes seguros: Podemos cifrar y firmar digitalmente mensajes mediante identificadores digitales. La firma digital de un mensaje garantiza a los destinatarios que éste es realmente nuestro. El cifrado asegura que únicamente pueden leer el mensaje aquellos destinatarios a los que va dirigido. – Buscar grupos de noticias: Cuando encontremos un grupo de noticias de nuestro interés y que deseemos ver periódicamente, lo incluimos en la lista Suscritos de forma que podamos volver al mismo fácilmente. – Conversaciones de grupos de noticias: Podemos ver un mensaje de un grupo de noticias y todas las respuestas al mismo sin necesidad de leer toda una lista de mensajes. Cuando veamos la lista de mensajes, podemos expandir y contraer conversaciones para encontrar



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más fácilmente lo que interese. También podemos utilizar las vistas para mostrar únicamente aquellos mensajes que deseemos leer. Descargar mensajes de grupos de noticias para leerlos sin conexión: Para utilizar con eficiencia el tiempo de conexión, podemos descargar mensajes o grupos de noticias completos para leerlos posteriormente. También podemos descargar únicamente encabezados de mensajes para verlos sin conexión y después marcar aquéllos que queramos leer; a la próxima conexión, Outlook Express descargará el texto de dichos mensajes. También podemos redactar mensajes sin conexión y enviarlos en la próxima conexión.

–



2.4. Entorno de Trabajo La mayoría de los programas de gestión de correo o clientes de correo muestran una estructura de pantalla muy parecida, aunque lógicamente cada una de ellas presentará una serie de particularidades específicas. Outlook Express muestra una ventana principal, donde se desarrollará la mayor parte de nuestro trabajo, muy similar a la siguiente:

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Pantalla principal de Outlook Express.

En esta ventana podemos apreciar varias partes bien diferenciadas: 1. Barra de menús: Conjunto de menús que se estructuran como la inmensa mayoría de los programas para windows. Lógicamente Outlook Express tiene sus menús específicos que contienen las opciones de funcionamiento y configuración. 2. Botonera: Aquellas acciones más comunes se hacen accesibles mediante una barra compuesta por una serie de botones. Estos botones tienen sus opciones equivalentes en los menús correspondientes, pero agilizan el acceso a ciertas tareas muy frecuentes.

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3. Zona de carpetas: La zona izquierda de la ventana principal se utiliza para mostrar una serie de carpetas organizadas jerárquicamente. Cada carpeta tiene una función y se nombran sobre la base de éstas. Las más comunes son: * Bandeja de entrada * Bandeja de salida * Elementos enviados * Elementos eliminados * Borrador Posteriormente detallaremos más información sobre las carpetas y su uso. 4. Zona de mensajes o panel de vista previa: La zona derecha de la ventana principal se destina a detallar el contenido de la carpeta señalada en la parte izquierda. Por ejemplo, si seleccionamos la bandeja de entrada a la izquierda, en la derecha se visualizarán una lista de todos los mensajes recibidos con los datos principales de éstos (remitente o destinatario, fecha de recepción o envío, etc.). 5. Barra de estado: Se sitúa en la parte inferior de la ventana principal, ocupándola de lado a lado. Aquí se indica información sobre varios aspectos del funcionamiento de Outlook Express (indicador de conexión, posibles fallos en la operación, etc.). Hay que señalar que Outlook Express, como la mayoría de las aplicaciones modernas, resulta muy flexible a hora de configurar los elementos que componen su apariencia. Siendo así que el usuario puede elegir qué componente aparece o queda oculto en la ventana principal de trabajo, adecuando ésta a sus necesidades particulares de trabajo. En la ventana siguiente podemos apreciar la ventana principal de Outlook Express con otros módulos activados:

Pantalla principal de Outlook Express con otros elementos activos. La pantalla se divide ahora en áreas adicionales cada una con una función específica. Las carpetas (cuadro superior izquierdo) actúan como contenedores que clasifican los mensajes enviados, recibidos, borradores, etc. Debajo de esta ventana encontramos los contactos. La parte derecha de la pantalla presenta una relación de los mensajes (arriba) de la carpeta seleccionada, y el propio mensaje seleccionado (debajo).



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2.5. Carpetas y Bandejas Normalmente, los programas de correo electrónico permiten almacenar los mensajes en carpetas, de manera que podemos clasificar los que vayamos enviando o recibiendo de la forma que resulte más adecuada. Por defecto Outlook Express se instala con las siguientes carpetas: –

Bandeja de entrada: Contiene los mensajes nuevos que aún no hayamos leído o aquellos que, aún leídos, no hayamos movido a otra carpeta o eliminado.

–

Bandeja de salida: Almacena los mensajes que hemos enviado hasta que efectuemos la conexión con el servidor para que entren en la Red.

–

Elementos enviados: Guardan una copia de los mensajes que hayamos enviado.

–

Elementos eliminados: Incluyen los mensajes que hayamos eliminado (que como se habrá intuido, o eliminan definitivamente en primera instancia, sino que pasan a esta carpeta de manera que podamos recuperarlos si decidimos hacerlo). Funciona como la Papelera de Reciclaje de windows.

–

Borrador: Almacena los mensajes en proceso de redacción que todavía no hayan sido completados ni se encuentren listos para su envío.

Carpetas disponibles por defecto en Outlook Express. El usuario puede agregar aquellas otras que desee y organizarlas según sus necesidades concretas.

2.6. Configuración Básica 2.6.1. Agregar una Cuenta de Correo o de Noticias Necesitaremos la siguiente información del proveedor de servicios Internet (ISP) o del administrador de la red de área local (LAN): –

Para cuentas de correo: *

Tipo de servidor de correo (POP3, IMAP o HTTP)

*

Nombre de cuenta y la contraseña

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* –

Servidor de correo entrante y, en el caso de POP3 e IMAP, el nombre del servidor de correo saliente.

Para una cuenta de noticias: Nombre del servidor de noticias y, si es necesario, el nombre de cuenta y la contraseña.

PROCEDIMIENTO: 1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Cuentas. 2. En el cuadro de diálogo Cuentas de Internet, hacemos clic en el botón Agregar. 3. Seleccionamos Correo o Noticias para abrir el Asistente para la conexión a Internet y seguimos las instrucciones para establecer una conexión con un servidor de correo o de noticias.      

Creación de una nueva cuenta de correo o de noticias.

Cada usuario puede crear varias cuentas de correo o de noticias si repite el procedimiento anterior.

2.6.2. Cambiar la Configuración de una Cuenta Existente 1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Cuentas. 2. En la ficha Correo o Noticias, hacemos clic en una cuenta y después en Propiedades. 3. Cambiamos la información necesaria en cada una de las fichas.

2.6.3. Cambiar entre Correo y Noticias –

En la lista de carpetas, hacemos clic en Bandeja de entrada para ir al correo electrónico o en el nombre de un servidor o grupo de noticias.

O bien: –

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Hacemos clic en Outlook Express en la parte superior de la lista de carpetas para abrir el panel de inicio, donde podemos seleccionar un vínculo a la tarea que queramos realizar.

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Tareas presentadas por Outlook Express al seleccionar su icono en la parte superior de las carpetas.

2.6.4. Cambiar otros Elementos –

Para ocultar o mostrar la lista de carpetas, la lista de contactos, la barra de Outlook, la barra de estado o las barras de herramientas, hacemos clic en el menú Ver, Diseño y seleccionamos las opciones deseadas.

–

Para ver subcarpetas en la lista de carpetas, hacemos clic en el signo más (+) que hay a la izquierda de cada uno de los elementos principales en la lista de carpetas (Carpetas locales, el servidor de correo, servidores de noticias, etc.). Todas las subcarpetas aparecerán bajo su carpeta principal o servidor y el signo más se convertirá en un signo menos.



Si hamos clic en el nombre de una carpeta principal en lugar de en su signo más, las subcarpetas se mostrarán en el panel principal de Outlook Express, no debajo de la carpeta o del servidor de la lista de carpetas.

2.7. Identidades ¿Qué son las identidades? Crear identidades es una forma de que diferentes personas usen Outlook Express y la Libreta de direcciones en el mismo equipo. Por ejemplo, puede que alguno de la familia comparta el ordenador. Si cada uno crea una identidad, cada uno podrá ver su propio correo y sus propios contactos cuando inicie la sesión usando su identidad. Una vez creada la identidad, podemos organizar los contactos como queramos mediante la creación de subcarpetas. Además podremos cambiar entre distintas identidades sin necesidad de cerrar el equipo o perder la conexión a Internet.

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2.7.1. Agregar una Nueva Identidad 1. En el menú Archivo, seleccionamos Identidades y hacemos clic en Agregar identidad nueva. 2. Asignamos el nombre del nuevo usuario. 3. Seleccionamos la opción de solicitud de contraseña y la escribimos si deseamos utilizarla con esta identidad.

Alta de una nueva identidad.

Outlook Express preguntará si deseamos iniciar la sesión como el nuevo usuario. Si respondemos afirmativamente, nos pedirá información acerca de la conexión a Internet. Si respondemos negativamente, el usuario actual permanecerá conectado.

2.7.2. Eliminar una Identidad 1. En el menú Archivo, seleccionamos Identidades y hacemos clic en Administrar identidades. 2. Seleccionamos una identidad y hacemos clic en Quitar. No se puede eliminar la identidad actual. Cuando elimine cualquier otra identidad, se eliminará la configuración correspondiente, pero no sus datos.

2.7.3. Cambiar de Identidad 1. En el menú Archivo, hacemos clic en Cambiar de identidad. 2. Seleccionamos el usuario al que deseemos cambiar.

2.7.4. Cambiar la Configuración de una Identidad 1. En el menú Archivo, seleccionamos Identidades y hacemos clic en Administrar identidades:

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Administración de Identidades.

2. Podemos cambiar cualquiera de las opciones siguientes: *

Para cambiar el nombre o la contraseña de la identidad, seleccionamos el nombre de su identidad y hacemos clic en Propiedades.

*

Para cambiar la identidad que se abre al iniciar el programa, seleccionamos una identidad de la lista desplegable. Si la casilla de verificación está desactivada se nos preguntará qué identidad deseamos utilizar cada vez que abramos un programa que utilice identidades.

*

Para cambiar la identidad que queramos que todos los programas (tanto si utilizan identidades como si no) utilicen al realizar procesos automáticos, seleccionamos una identidad de la lista desplegable inferior.

2.8. Operaciones Básicas con Mensajes 2.8.1. Leer un Mensaje Después de que Outlook Express descargue los mensajes, o después de hacer clic en el botón Enviar y recibir de la barra de herramientas, podemos leer los mensajes en una ventana independiente o en el panel de vista previa. 1. Hacemos clic en el icono de la Bandeja de entrada en la barra de Outlook o en la lista Carpetas. 2. Para ver el mensaje en el panel de vista previa, hacemos clic en él en la lista de mensajes. 3. Para ver el mensaje en una ventana distinta, hacemos doble clic en él en la lista de mensajes. OFIMÁTICA. CASTILLA LA MANCHA

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Notas: –

Para ver toda la información acerca de un mensaje (por ejemplo cuándo se envió) hacemos clic en el menú Archivo y, a continuación, en Propiedades.

Ventana de propiedades de un mensaje.

–

Para guardar el mensaje en el sistema de archivos, hacemos clic en Guardar como y seleccionamos la ubicación y el formato (correo, texto o HTML).

Ventana que se activa cuando seleccionamos un mensaje y accedemos a la opción Guardar como del menú Archivo.

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Al recibir los mensajes, los programas de correo electrónico presentan un resumen de los mismos, con su remitente, el asunto del que tratan y (opcionalmente) algunos datos más, como su tamaño o la fecha de envío. Seleccionando uno de estos mensajes podemos leer su contenido y, opcionalmente, aplicarle algunas operaciones que permita el programa, como responder a su remitente, reenviarlo a otra dirección, borrarlo, salvar el contenido en un fichero, etc. Cuando se responde a un mensaje, los programas de correo electrónico suelen rellenar automáticamente los campos correspondientes al destinatario (con la dirección del remitente del mensaje original) y del asunto (con la cadena «Re:» precediendo al asunto del mensaje original). También es habitual que, opcionalmente, se incluya de manera automática el contenido del mensaje original precedido de algún carácter (como ‘´), que indique que ese texto es una cita de un mensaje recibido. Existen opciones que ofrecen como opción el pedir confirmación de la entrega e incluso de que el mensaje ha sido leído.

Mensaje de respuesta. Los campos “Para” y “Asunto” se rellenan automáticamente, dejando al usuario la posibilidad de modificarlos posteriormente.

Si un mensaje recibido contiene algún tipo de datos adjuntos, el programa informará de ello y permitirá realizar ciertas operaciones sobre él, dependiendo del tipo del fichero. Por motivos de seguridad, dado que por correo electrónico podemos recibir cualquier tipo de información, conviene ser cuidadosos a la hora de emplear los ficheros adjuntos. En principio, éstos pueden estar infectados con algún virus o contener algún procedimiento malicioso aun cuando parezcan inofensivos (los llamados caballos de Troya). Como norma general debe aplicarse una política de diferentes grados de confianza: desde aquellas personas con quienes mantenemos correspondencia muy a menudo y en las que podemos confiar plenamente, hasta fuentes totalmente desconocidas por nosotros y de las que desconocemos sus intenciones. En el primer caso, podemos procesar los ficheros adjuntos sin precaución, mientras que en el último son aplicables todas las precauciones que tomemos usualmente para comprobar ficheros de procedencia dudosa, como utilizar programas de detección de virus.

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2.8.2. Enviar un Mensaje 1. En la barra de herramientas, pulsamos el botón Crear correo. 2. En los cuadros Para o CC, escribimos las direcciones de correo de cada destinatario, separándolos con una coma o un punto y coma (;). Si queremos agregar nombres de correo electrónico desde la Libreta de direcciones, hacemos clic en el icono que representa un libro, en la ventana Mensaje nuevo, situado junto a Para, CC y CCO y seleccionamos los nombres. Para utilizar el cuadro CCO, hacemos clic en el menú Ver y seleccionamos Todos los encabezados. 3. En el cuadro Asunto, escriba un título o un breve resumen del mensaje. 4. Redactamos el mensaje y hacemos clic en el botón Enviar en la barra de herramientas.

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Libreta de direcciones. Desde esta ventana podemos elegir los destinatarios de nuestros mensajes.

Observaciones: – – –

Si tenemos configuradas múltiples cuentas de correo electrónico y deseamos utilizar una diferente a la predeterminada, hacemos clic en el cuadro De y a continuación en la cuenta que queramos utilizar. Si redactamos el mensaje sin conexión, se guardará en la Bandeja de salida. Se enviará automáticamente al conectarse de nuevo. Si queremos guardar un borrador del mensaje para seguir trabajando en él más tarde, en el menú Archivo, hacemos clic en Guardar. También podemos hacer clic en Guardar como para guardar un mensaje de correo electrónico en el sistema de archivos en formato de correo electrónico (.eml), texto (.txt) o HTML (.htm). Dado que trabajar con el correo electrónico no requiere una conexión permanente con el servidor, los programas suelen tener una opción para iniciar esa conexión, durante la cual se envían todos los mensajes pendientes de entrega y se recogen los que se hayan recibido. Cuando se trabaja a través de una conexión telefónica, esta técnica permite un ahorro importante en el coste de uso de la Red. Una sesión normal de trabajo podría consistir, pues, en una primera conexión para recibir mensajes nuevos; a continuación, y ya sin necesidad de estar conectados al proveedor de servicio, se contestarían los mensajes recibido y se prepararían otros nuevos. Una vez que todos los nuevos mensajes a enviar estén listos, una nueva conexión al servidor permitiría lanzarlos a la Red. Es importante destacar que cuando se envía un mensaje, no se establece una conexión directa con el ordenador del usuario destinatario, sino que el mensaje circula por la red, de nodo en nodo, buscando el mejor camino hasta llegar a su destino. En unos segundos o minutos (en horas en el peor de los casos) el mensaje llega a su destino, y cuando el destinatario vuelve a conectarse, el sistema le notifica de que tiene un mensaje recibido.

2.8.3. Agregar una Firma a los Mensajes Salientes 1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Opciones y después en la ficha Firmas. 2. Para crear una firma, hacemos clic en el botón Nueva para a continuación escribir texto en el cuadro Modificar firma. También podemos pulsar en Archivo y buscar el texto o el archivo HTML que queramos utilizar. 3. Activamos la casilla de verificación Agregar firmas a todos los mensajes salientes. OFIMÁTICA. CASTILLA LA MANCHA

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Alta de una nueva firma para los mensajes salientes.

Observaciones: – Si deseamos utilizar distintas firmas para cuentas diferentes, en el área Firmas, seleccionamos la firma, hacemos clic en Avanzadas y seleccionamos la cuenta con la que vayamos a utilizar la firma. – Si queremos utilizar una firma sólo para mensajes individuales, tenemos que desactivar la casilla de verificación Agregar firmas a todos los mensajes salientes. Cuando redactemos el mensaje, haremos clic en el menú Insertar, seleccionaremos Firmas y después la firma deseada.

2.8.4. Adjuntar un Archivo 1. Hacemos clic en cualquier lugar de la ventana de mensaje. 2. En el menú Insertar, hacemos clic en Archivo adjunto y buscamos el archivo a adjuntar.

Cuadro de diálogo para buscar archivos que se van a adjuntar a un mensaje saliente.

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3. Seleccionamos el archivo y hacemos clic en Adjuntar. Aparecerá el nombre del archivo en el cuadro Adjuntar del encabezado del mensaje. 4. También podemos agregar un archivo de texto (*.txt) al cuerpo del mensaje de correo si hacemos clic en el menú Insertar y después en Texto de archivo.

2.8.5. Uso de las Tarjetas de Presentación 1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Opciones y seleccionamos la ficha Redactar. 2. En la sección Tarjetas de presentación, activamos la casilla de verificación Correo o Noticias y seleccionamos una tarjeta de presentación en la lista desplegable. 3. Para insertar la tarjeta de presentación, primero debemos crear un contacto para nosotros mismos en la Libreta de direcciones.

Creación de una tarjeta de presentación.

Observaciones: –

Normalmente utilizaremos una tarjeta de presentación para incluir información detallada acerca de nosotros. Sin embargo, podemos incluir la tarjeta de presentación de cualquier contacto existente en la Libreta de direcciones.

–

Para cambiar la información contenida en una tarjeta de presentación, hacemos clic en el botón Modificar.

–

Para agregar una tarjeta de presentación o una firma a un mensaje individual, en una ventana de mensaje, hacemos clic en el menú Insertar y después en Firma o en Mi tarjeta de presentación.

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2.9. Otras Operaciones con Mensajes 2.9.1. Incluir un Sonido 1. Hacemos clic en cualquier lugar de la ventana de mensaje. 2. En el menú Formato, seleccionamos Fondo y hacemos clic en Sonido. 3. Introducimos el nombre del archivo que queramos incluir y el número de veces que se va a reproducir.

Adjuntar un sonido a un mensaje.

2.9.2. Insertar una Imagen 1. En el mensaje, hacemos clic en el lugar donde queramos que aparezca la imagen. 2. En el menú Insertar, hacemos clic en Imagen y después en Examinar para buscar el archivo de imagen. 3. Especificamos la información deseada de diseño y espaciado para el archivo de imagen.

Adjuntar una imagen a un mensaje.

Observaciones: – –

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Si no podemos seleccionar el comando Imagen, tenemos que habilitar el formato HTML; para ello, hacemos clic en el menú Formato de la ventana de mensaje y después en Texto enriquecido (HTML). Aparecerá un punto negro junto al comando cuando esté seleccionado. Si los destinatarios del mensaje no pueden ver las imágenes insertadas, hacemos clic en el menú Herramientas y después en Opciones. Hacemos clic en la ficha Enviar, Opciones de HTML y activamos la opción Enviar imágenes con los mensajes. Después volvemos a enviar el mensaje. OFIMÁTICA. CASTILLA LA MANCHA



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Para insertar una imagen de fondo en el mensaje, en la ventana de mensaje hacemos clic en el menú Formato, seleccionamos Fondo y hacemos clic en Imagen. Pulsaremos el botón Examinar para buscar el archivo a utilizar.

2.9.3. Insertar un Hipervínculo o una Página HTML 1. En la ventana de mensaje, hacemos clic en el lugar donde vayamos a agregar el hipervínculo o el texto de la página Web. 2. Para agregar un hipervínculo, hacemos clic en el menú Insertar y después en Hipervínculo. Seleccionamos el tipo de archivo y escribimos su ubicación o la dirección del vínculo. 3. Para agregar una página HTML, hacemos clic en el menú Insertar y, después en Texto de archivo. Cambiamos el contenido del cuadro Tipo de archivos a Archivos HTML y buscamos el archivo a agregar. Observaciones: –

Si no podemos seleccionar el comando de menú Hipervínculo, tenemos que habilitar el formato HTML. Para crear un hipervínculo a partir de texto de un mensaje, basta con seleccionar el texto antes de crear el hipervínculo.

2.9.4. Dar formato al Texto de un Mensaje Cuando queramos agregar énfasis o una estructura especial al texto de un mensaje (negrita, color, listas con viñetas, etc.), utilizamos el Lenguaje de marcado de hipertexto (HTML), que es el estándar para dar formato al texto en Internet. El uso del formato HTML también permite agregar gráficos y vínculos a sitios Web en los mensajes. Si utilizamos el formato HTML y el programa de correo electrónico o de noticias del destinatario no puede leerlo, el mensaje aparecerá como texto sin formato con un archivo HTML adjunto. Sólo los programas de correo electrónico compatibles con MIME (Extensiones multipropósito de correo Internet) pueden leer el formato HTML.

2.9.5. Formato HTML –

Utilizar formato HTML en todos los mensajes salientes: 1. En la ventana principal, hacemos clic en el menú Herramientas, Opciones, Enviar. 2. En las secciones Configuración de formato de envío de correo o Configuración de formato de envío de noticias, hacemos clic en HTML.

–

Utilizar formato HTML en un mensaje individual: En una ventana de mensaje de correo electrónico, habilitamos el formato HTML; para ello, hacemos clic en el menú Formato. El formato HTML está habilitado cuando aparece un punto negro junto a Texto enriquecido (HTML).

Observaciones: –

Para modificar las etiquetas de código HTML, hacemos clic en el menú Ver y comprobamos que aparece una marca de verificación junto a Modificar origen. Después, seleccionamos la ficha Origen y hacemos los cambios deseados.

–

Para configurar Outlook Express de manera que las respuestas a los mensajes se envíen en un formato que el programa de correo o de noticias del remitente pueda leer, en la ventana principal, hacemos clic en el menú Herramientas, Opciones, Enviar. Activamos la casilla de verificación Responder a los mensajes en el formato en el que se enviaron.

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Enviar mensajes en el mismo formato que se recibieron.

2.9.6. Cambiar la Fuente, Estilo y Tamaño del Texto Podemos cambiar la apariencia del texto en todos los mensajes o podemos hacer cambios al texto seleccionado dentro de un mensaje: – Cambiar el estilo del texto en todos los mensajes: 1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Opciones. 2. Hacemos clic en la ficha Redactar y después en el botón Fuentes. – Dar formato al texto dentro de mensajes individuales: 1. Seleccionamos el texto a formatear (para cambiar la fuente de todo un mensaje, seleccionamos el menú Edición y después Seleccionar todo). 2. En la barra de herramientas de formato, hacemos clic en los botones correspondientes a las opciones deseadas.

2.9.7. Formato de Párrafos 1. Hacemos clic en cualquier lugar del párrafo o seleccionamos el texto a formatear. 2. Utilizamos la barra de herramientas de formato o los comandos del menú Formato para cambiar el texto. PARA Cambiar la sangría de un párrafo

HACER Hacemos clic en el botón Aumentar sangría o Reducir sangría de la barra de herramientas de formato. Agregar una línea horizontal Hacemos clic en el lugar donde queramos que aparezca la línea y después en el botón Insertar línea horizontal de la barra de herramientas de formato. Dar formato a texto escrito en Hacemos clic en el menú Formato, seleccionamos Estilo y modo Texto enriquecido (HTML) elegimos una opción. 22

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2.9.8. Lista Numerada y Viñetas 1. En el mensaje, hacemos clic en el lugar donde va a comenzar la lista. 2. En el menú Formato, seleccionamos Estilo y hacemos clic en Lista numerada o en Lista con viñetas. 3. Escribimos el primer elemento de la lista. Cuando presionemos ENTRAR, se iniciará otra entrada de la lista en la línea siguiente. 4. Para finalizar la lista, pulsamos dos veces la tecla ENTRAR. Los nombres de estilos en el menú Formato corresponden a etiquetas estándar de estilo HTML. Por ejemplo, la lista de directorio se crea con la etiqueta DIR y la lista de menús con la etiqueta MENU.

2.9.9. Utilizar Diseños de Fondo Con los diseños de fondo de Outlook Express podemos crear mensajes atractivos tanto para correo electrónico como para grupos de noticias. Un diseño de fondo es una plantilla que incluye una imagen de fondo, colores de fuente únicos para el texto y márgenes personalizados. –

Aplicar un diseño de fondo a todos los mensajes salientes: 1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Opciones y después en la ficha Redactar. 2. En Diseño de fondo, activamos las casillas de verificación Correo o Noticias (o ambas) y a continuación hacemos clic en Seleccionar.

Configuración de diseños de fondo.

–

Aplicar un diseño de fondo a un mensaje individual: En el menú Mensaje, seleccionamos Mensaje nuevo con y a continuación un estilo de diseño de fondo.

–

Aplicar o cambiar el diseño de fondo después de haber comenzado un mensaje: En el menú Formato, seleccionamos Aplicar diseño de fondo y a continuación un estilo de diseño de fondo.

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2.9.10. Importar Mensajes Mediante el Asistente para importación de Outlook Express puede importar fácilmente mensajes de correo desde diversos programas de correo electrónico de Internet, como Netscape Communicator y Eudora, así como desde Microsoft Exchange y Microsoft Outlook. 1. En el menú Archivo, seleccionamos Importar y hacemos clic en Mensajes. 2. Seleccionamos el programa de correo electrónico desde el que desee importar mensajes y hacemos clic en Siguiente. 3. Comprobamos la ubicación de los mensajes y hacemos clic en Siguiente. 4. Elegimos Todas las carpetas para importar todos los mensajes y hacemos clic en Siguiente. También podemos elegir Las carpetas seleccionadas para importar mensajes de una o varias carpetas. 5. Hacemos clic en Finalizar.

Importación de mensajes desde otros programas de correo electrónico.

Si no conocemos con seguridad de qué programa de correo electrónico y de qué versión vamos a importar mensajes, iniciamos el programa de correo. En el menú Ayuda, seleccionamos Acerca de y comprobamos dicha información.

2.9.11. Exportar mensajes 1. En el menú Archivo, seleccionamos Exportar y hacemos clic en Mensajes. 2. En el cuadro de diálogo Elegir perfil, elegimos el nombre del perfil más adecuado para el programa de Microsoft al que vayamos a exportar. 3. Para exportar todos los mensajes, hacemos clic en Todas las carpetas. 4. Para exportar solamente los mensajes de una o varias carpetas, hacemos clic en Carpetas seleccionadas. Después, seleccionamos las carpetas que deseamos exportar.

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2.10. Administración de Mensajes 2.10.1. Ver Mensajes Específicos Si recibimos muchos mensajes, puede resultar difícil trabajar con una Bandeja de entrada llena. Además, puede ser difícil administrar los grupos de noticias, algunos de los cuales contienen un gran número de mensajes. Outlook Express incluye una serie de vistas que facilitan el trabajo con los mensajes de correo electrónico y de noticias. Utilizaremos estas vistas para ver únicamente los mensajes que deseemos. También podemos crear nuestras propias vistas personalizadas mediante el Administrador de vistas.

2.10.2. Crear y Utilizar Vistas Personalizadas En Outlook Express podemos crear vistas personalizadas para ver los mensajes tal y como deseemos: 1. En el menú Ver, seleccionamos Vista actual y hacemos clic en Definir vistas. 2. Hacemos clic en Nueva.

Ventana de definición de vistas.

3. Seleccionamos una o más condiciones para la vista que estamos creando. (El cuadro Descripción de la vista describe la vista a medida que la creamos. Agregamos o eliminamos condiciones, según sea necesario, para crear la vista exacta que deseemos.).

Ventana de configuración de una vista nueva.

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4. Hacemos clic en una palabra subrayada del cuadro Descripción de la vista para elegir una opción o escribimos un valor. 5. Hacemos clic en Mostrar u ocultar para decidir si queremos mostrar u ocultar los mensajes que cumplen las condiciones de la vista. NOTA: Si creamos una vista que ocasiona la desaparición inesperada de los mensajes, basta con cambiar la opción Mostrar u ocultar de la vista para verlos de nuevo.

2.10.3. Utilizar Vistas para Leer Mensajes Outlook Express tiene vistas predeterminadas que se pueden utilizar para evitar tener que crear vistas personalizadas. En el menú Ver, seleccionamos Vista actual y hacemos clic en una de las opciones siguientes: –

Mostrar todos los mensajes: Esta vista muestra todos los mensajes de una de las carpetas, como la Bandeja de entrada, nuevos y antiguos, leídos y no leídos.

–

Ocultar mensajes leídos: Oculta todos los mensajes que leídos, mostrando únicamente los recibidos y no leídos todavía.

–

Mostrar mensajes descargados (usar sólo con IMAP y grupos de noticias): Visualiza los mensajes que se descargaron más recientemente del servidor.

–

Mostrar respuestas a mis mensajes (usar sólo con grupos de noticias): Esta vista muestra únicamente los mensajes que son respuesta a un mensaje que expusimos en un grupo de noticias.

–

Ocultar mensajes leídos u omitidos: Oculta los mensajes que leídos o a los que se ha aplicado el comando Omitir conversación.

Opciones de vista de las bandejas de mensajes.

También podemos elegir organizar por asunto los mensajes de la Bandeja de entrada. Para ello, en el menú Vista actual, hacemos clic en Agrupar los mensajes según Conversación. NOTA: La vista elegida para un tipo de correo electrónico o de grupo de noticias permanecerá vigente hasta que la cambiemos.

2.10.4. Inspeccionar una Conversación Tanto en el correo electrónico como en los grupos de noticias podemos inspeccionar una conversación que sea de especial interés. Una conversación es un mensaje original y todas sus respuestas. 26

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En la Bandeja de entrada o en la lista de mensajes de grupos de noticias, seleccionamos la conversación que deseamos inspeccionar y, en el menú Mensaje, hacemos clic en Inspeccionar conversación. Si la columna Inspeccionar u omitir de la lista de mensajes está habilitada, aparecerá un icono de inspeccionar junto a todos los mensajes de una conversación inspeccionada. Podemos personalizar el color de los mensajes inspeccionados para destacarlos. En el menú Herramientas, hacemos clic en Opciones. En la ficha Leer, al final de la línea Resaltar los mensajes vistos con el color, seleccionamos el color deseado y hacemos clic en Aceptar.

Configuración para resaltar los mensajes inspeccionados.

2.10.5. Agrupar Mensajes y sus Respuestas Cuando varias personas participan en conversaciones de correo electrónico y grupos de noticias, puede ser difícil hacer un seguimiento de las respuestas a un mensaje dado. Podemos configurar Outlook Express para agrupar las respuestas a un mensaje bajo el mensaje original. Después, podemos elegir ver únicamente el mensaje original o ver el mensaje y todas sus respuestas. –

En la Bandeja de entrada o en un grupo de noticias seleccionamos Vista actual del menú Ver, después elegimos Agrupar los mensajes según Conversación.

–

Para ver conversaciones expandidas para todos los mensajes, en el menú Herramientas, hacemos clic en Opciones, Leer y seleccionamos Expandir automáticamente los mensajes agrupados.

–

Para ver el mensaje original y todas las respuestas al mismo, hacemos clic en el signo más (+) situado a la izquierda del mensaje original. Para ver únicamente el mensaje original, haremos doble clic en el signo menos (–) que aparece junto al mensaje.

Las conversaciones se agrupan según el título del mensaje original. Por ejemplo, si el mensaje que inicia una conversación se titula “Aprendiendo Outlook Express”, todas las respuestas a dicho mensaje se titularán “RE: Aprendiendo Outlook Express”. OFIMÁTICA. CASTILLA LA MANCHA

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2.11. Reglas de Mensaje Si el volumen de correo electrónico entrante es grande, Outlook Express puede ayudarnos a procesarlo con más eficacia. Podemos utilizar las reglas de Outlook Express para organizar automáticamente los mensajes entrantes en diferentes carpetas, marcar determinados mensajes con colores, responder o reenviar automáticamente ciertos mensajes y muchas otras posibilidades. En los apartados siguientes veremos estas posibilidades:

2.11.1. Crear una Regla 1. En el menú Herramientas, seleccionamos Reglas de mensaje y hacemos clic en Correo. NOTA: No se puede crear reglas de mensajes para cuentas de correo electrónico IMAP o HTTP.

Selección del menú para crear una regla de mensaje para el correo.

2. Si es la primera regla que creamos, continuaremos en el paso 3. En otro caso, en la ficha Reglas de correo, seleccionamos Nueva y seguimos con el paso 4. 3. Para seleccionar las condiciones de la regla, seleccionamos las casillas de verificación que queramos en la sección Condiciones. Tenemos que seleccionar al menos una de ellas. Para seleccionar múltiples condiciones para una regla, seleccionaremos más de una casilla de verificación. Hacemos clic en el hipervínculo y de la sección Descripción para especificar si se deben cumplir todas las condiciones de la regla (y) o si se debe cumplir al menos una de ellas (o).

Condiciones y acciones a la hora de crear una regla para los mensajes.

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4. Para indicar las acciones de la regla, seleccionamos las casillas de verificación correspondientes en la sección Acciones. Debemos seleccionar al menos una condición. 5. Hacemos clic en los hipervínculos subrayados de la sección Descripción de la regla para especificar las condiciones o acciones de la regla. Podemos hacer clic en contenga personas o en contenga las palabras especificadas en la sección Descripción de la regla para especificar las personas o las palabras que queramos que busque Outlook Express en los mensajes. 6. En el cuadro de texto Nombre de la regla, seleccionamos el nombre predeterminado o escribimos uno nuevo, después hacemos clic en Aceptar. Podemos crear una nueva regla si seleccionamos una de las existentes en la ficha Reglas de mensaje y hacemos clic en Copiar. Esto es útil si la regla a crear es parecida a una existente. También podemos crear una regla a partir de un mensaje. Para ello lo seleccionamos en la ventana principal y, en el menú Mensaje, hacemos clic en Crear regla desde mensaje. El nombre del remitente del mensaje se incluirá automáticamente en la línea De, aunque no se incluirá en la regla otra información obtenida del mensaje.

2.11.2. Modificación de una Regla Existente 1. En el menú Herramientas, seleccionamos Reglas de mensaje y hacemos clic en Correo o en Noticias, según el tipo de regla que se desee cambiar. 2. Seleccionamos la regla a cambiar y hacemos clic en Modificar. 3. Ahora realizamos los cambios en el cuadro de diálogo Modificar regla, para terminar pulsamos Aceptar.

2.11.3. Aplicar una Regla a los Mensajes Descargados Las nuevas reglas que creamos, tanto para los mensajes de correo como para los de noticias, se aplicarán a los nuevos mensajes entrantes. Para aplicar reglas a los mensajes ya descargados en el equipo podemos hacer lo siguiente: 1. En el menú Herramientas, seleccionamos Reglas de mensaje y hacemos clic en Noticias o en Correo, dependiendo de si deseamos aplicar las reglas de correo o las de noticias a los mensajes descargados. 2. En el cuadro de diálogo Reglas de mensaje, hacemos clic en Aplicar ahora. 3. Seleccionamos las reglas a aplicar hacemos clic en Seleccionar todo para seleccionarlas todas. 4. Pulsamos Examinar para seleccionar las carpetas o los grupos de noticias a los que aplicar las reglas seleccionadas. 5. Por último hacemos clic en Aplicar ahora para aplicar las reglas seleccionadas a las carpetas o grupos de noticias designados.

2.12. La Libreta de Direcciones La libreta de direcciones proporciona un lugar cómodo para almacenar la información de los contactos a fin de que los programas como Microsoft Outlook Express la puedan recuperar fácilmente.

Información de la Libreta de direcciones.

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También incorpora acceso a los servicios de directorio de Internet que podemos utilizar para buscar gente y empresas en Internet. Las características siguientes nos ayudarán a organizar toda la información sobre los contactos de la forma más conveniente.

2.12.1. Características y Posibilidades –

Almacenar información de personas y grupos: La Libreta de direcciones proporciona un lugar para almacenar direcciones de correo electrónico, direcciones personales y de trabajo, números de teléfono y de fax, identificadores digitales, información de conferencia, direcciones de mensajería instantánea e información personal como fechas de cumpleaños y aniversarios.



También se pueden almacenar direcciones de Internet tanto particulares como de trabajo y establecer vínculos directos a ellas desde la Libreta de direcciones. Para la información adicional que no pertenezca a estas categorías, existe una amplia zona para notas.

–

Búsquedas mediante los servicios de directorio de Internet: Los servicios de directorio son herramientas de búsqueda eficaces que permiten buscar nombres y direcciones en Internet. La Libreta de direcciones admite el protocolo compacto de acceso a directorios (LDAP) para utilizar los servicios de directorio.

–

Crear grupos de contactos: Puede crear grupos de contactos para facilitar el envío de correo a conjuntos de personas, como miembros de una empresa, parientes o amigos. Cuando desee enviar un mensaje a todos los miembros del grupo, basta con que escriba el nombre del grupo, en vez de escribir individualmente el nombre de cada contacto. La creación de grupos supone un buen método de organizar una Libreta de direcciones grande.

–

Compartir la libreta de direcciones con otros usuarios: Mediante la creación de una identidad para cada persona que utiliza la Libreta de direcciones, cada usuario puede organizar los contactos en su propia carpeta. Además, cada usuario puede poner contactos en la carpeta Contactos compartidos para que otras identidades los puedan utilizar.

–

Importar nombres de otras libretas de direcciones: Utilizar Outlook Express no implica abandonar la información de antiguas libreta de direcciones. Podemos importar nuestras libretas personales de direcciones desde numerosos y comunes programas de correo electrónico entre los que se incluyen Microsoft Exchange, Eudora, Netscape Communicator, Microsoft Internet Mail o cualquier otro programa que exporte archivos de texto con valores separados por comas (CSV).



También se puede utilizar los archivos de la Libreta de direcciones tanto con Microsoft Exchange como con cualquier otro programa que importe archivos en formato CSV.

–

Enviar y recibir tarjetas de presentación: Las tarjetas de presentación suponen la nueva manera de enviar información de contacto electrónicamente. Cuando creamos una tarjeta de presentación en la Libreta de direcciones, nuestra información de contacto se almacena con formato vCard, intercambiable entre diferentes programas (por ejemplo, correo electrónico, libretas de direcciones y agendas personales) y entre diversos dispositivos digitales (como equipos de sobremesa, portátiles, asistentes digitales personales y equipos de telefonía).

–

Imprimir la Libreta de direcciones: Es posible imprimir la Libreta de direcciones para agregarla a los programas de agenda personales. Podemos elegir entre tres estilos de página para imprimir: *

Toda la información de contacto

*

Sólo la información de trabajo

*

Sólo los números de teléfono, de cualquiera o de todos los contactos.

2.12.2. Abrir la Libreta de Direcciones –

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Para abrir la Libreta de direcciones desde Outlook Express, hacemos clic en Direcciones en la barra o en el menú Herramientas y seleccionamos Libreta de direcciones.

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–

Para abrir la Libreta de direcciones desde una ventana de mensaje, hacemos clic en uno de los iconos siguientes: Para, CC o CCO.

Ventana de gestión de la libreta de direcciones.

NOTA: Para utilizar los servicios de directorio de la Libreta de direcciones desde el menú Inicio de Windows, hacemos clic en Inicio, Buscar y a continuación en la opción para buscar personas.

Acceso a la libreta de direcciones desde el menú de Inicio de Windows.

2.12.3. Agregar Contactos Son diversas las maneras de agregar direcciones de correo electrónico y otras informaciones de contacto a la Libreta de direcciones: A) Agregar nombres directamente desde los mensajes de correo electrónico: Se puede configurar Outlook Express para que cuando respondamos a un mensaje, el destinatario se agregue automáticamente a la libreta de direcciones. Además, en cualquier momento en que se envíe o reciba un mensaje, podemos agregar el nombre del destinatario o del remitente a la Libreta de direcciones. Para agregar todos los destinatarios de respuestas a la Libreta de direcciones: – En Outlook Express, menú Herramientas, hacemos clic en Opciones. – En la ficha Enviar, hacemos clic en Agregar a la Libreta de direcciones a las personas a las que responda. OFIMÁTICA. CASTILLA LA MANCHA

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Configuración para agregar remitentes a la libreta de direcciones automáticamente.



Para agregar un nombre individual a la Libreta de direcciones desde Outlook Express: – En el mensaje actual, hacemos clic con el botón secundario en el nombre de la persona y a continuación en Agregar a Libreta de direcciones. – En la lista de mensajes de la Bandeja de entrada o de otra carpeta de correo, hacemos clic con el botón secundario en el mensaje y a continuación en Agregar remitente a Libreta de direcciones. B) Importar una Libreta de direcciones desde otro programa: Podemos importar contactos de la Libreta de direcciones desde otros archivos de la Libreta de direcciones de Windows (WAB), así como de Netscape Communicator, de Microsoft Exchange o de cualquier archivo de texto (.csv). Para los archivos de la Libreta de direcciones de Windows: – En la Libreta de direcciones, en el menú Archivo, señalamos Importar y después hacemos clic en Libreta de direcciones (WAB).

Importar libreta de direcciones.

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–

Buscamos y seleccionamos la libreta de direcciones que deseamos importar y después hacemos clic en Abrir. Para todos los demás formatos de libretas de direcciones: –

En la Libreta de direcciones, menú Archivo, señalamos Importar y hacemos clic en Otra Libreta de direcciones.

–

Hacemos clic en la libreta de direcciones o en el tipo de archivo que queramos importar y después en Importar.

NOTA: Si la libreta de direcciones no aparece en la lista, podemos exportarla tanto a un archivo de texto (.csv) como a un archivo de formato de intercambio de datos de LDAP (LDIF) y, a continuación, importarla utilizando ese tipo de archivo.

C) Escribir nombres e información de contacto directamente: –

En Outlook Express, hacemos clic en el menú Herramientas y después en Libreta de direcciones.

–

En la Libreta de direcciones, seleccionamos la carpeta a la que queramos agregar un contacto.

–

En la barra de herramientas de la Libreta de direcciones, hacemos clic en Nuevo y después en Nuevo contacto.

–

En la ficha Nombre, escribimos como mínimo el nombre y los apellidos del contacto. Éste es el nombre que aparecerá en pantalla.

–

En el resto de fichas, agregamos cualquier información adicional que deseemos incluir.



Es necesario que cada contacto tenga un nombre para mostrar. Si escribimos un nombre, un segundo nombre o el apellido, éste aparecerá automáticamente en el cuadro Mostrar. Podemos modificar el nombre para mostrar escribiendo un nombre diferente o seleccionándolo del cuadro de lista desplegable. Dicha lista contiene las variaciones del nombre, segundo nombre y apellidos, así como de lo que hayamos escrito en el cuadro Sobrenombre o en el cuadro Organización de la ficha Negocio.



Es importante incluir la dirección de correo electrónico del contacto. Aunque la Libreta de direcciones se puede utilizar con diferentes finalidades, su mayor ventaja consiste en proporcionar direcciones de correo electrónico a la hora de redactar un mensaje.

D) Agregar contactos desde Internet: –

En la Libreta de direcciones, hacemos clic en Buscar personas en la barra de herramientas.

–

Seleccionamos el directorio donde se desea buscar en la lista desplegable Buscar en.

–

En la ficha Personas, escribimos el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea localizar y, a continuación, hacemos clic en Buscar ahora.

Búsqueda de contactos en Internet.

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O bien: –

En la ficha Avanzadas, para definir el criterio de búsqueda que deseamos utilizar, rellenamos los tres cuadros superiores y hacemos clic en Agregar.

–

Agregamos todos los criterios de búsqueda que deseemos y hacemos clic en Buscar ahora.

–

Si queremos eliminar todos los criterios de búsqueda y comenzar de nuevo, hacemos clic en el botón Borrar todo.



La búsqueda será más efectiva si usamos empieza por o es. Las opciones como contiene, termina en o se parece pueden hacer que la búsqueda tarde mucho más. Cuanto más exacto sea el criterio de búsqueda, más rápido será el resultado.



Si la búsqueda es demasiado amplia, el número de coincidencias puede superar los límites del servidor o es posible que el servicio de directorio no esté configurado para controlar todas las coincidencias encontradas.

E) Importar una tarjeta de presentación: –

En la Libreta de direcciones, en el menú Archivo, señalamos Importar y después hacemos clic en Tarjeta de presentación (vCard).

–

Buscamos el archivo de la tarjeta de presentación en nuestro equipo o en una unidad de red, lo seleccionamos y hacemos clic en Abrir.

–

Una vez agregada la tarjeta de presentación, aparecerá un cuadro de diálogo en el que podremos modificar o agregar la información del contacto según convenga.

–

Cuando la dirección (calle, plaza, etc.) de un contacto figura en la ficha Negocios, podemos hacer clic en el botón Ver mapa de la ficha para mostrar un mapa con la dirección. Cuando hacemos clic en Ver mapas, se abrirá Expedia Maps en el explorador con un mapa que puede imprimir con la dirección del contacto.

2.12.4. Modificar la Información del Contacto –

En la lista de la Libreta de direcciones, buscamos y hacemos doble clic en el nombre que deseemos y, a continuación, modificaremos la información como sea necesario. Podemos acceder a las diferentes fichas o pestañas para tener acceso a otras secciones de información.

–

Para eliminar un contacto, lo seleccionamos en la lista de la Libreta de direcciones y pulsamos Eliminar en la barra de herramientas. Si el contacto es miembro de un grupo, el nombre también se quitará del grupo.

2.12.5. Crear un Grupo de Contactos Podemos crear un nombre de grupo único o alias para utilizarlo cuando enviemos un mensaje a diversos contactos a la vez. Simplemente, creamos un nombre de grupo y le agregamos contactos. Después, basta con escribir el nombre del grupo en el cuadro.

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–

En la Libreta de direcciones, seleccionamos la carpeta donde vamos a crear un grupo. Hacemos clic en Nuevo en la barra de herramientas y a continuación en Grupo nuevo.

–

Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades. En el cuadro Nombre del grupo, escribimos dicha denominación.

–

Hay diversas maneras de agregar personas al grupo: *

Para agregar una persona de la lista de la Libreta de direcciones, hacemos clic en Seleccionar miembros y a continuación en el nombre a incluir.

*

Para agregar una persona directamente al grupo sin agregar el nombre a la Libreta de direcciones, escribimos su nombre y dirección de correo en la mitad inferior del cuadro de diálogo Propiedades y después pulsamos Agregar.

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Propiedades del nuevo grupo.

*

Para agregar una persona tanto al grupo como a la Libreta de direcciones, hacemos clic en Nuevo contacto y rellenamos la información adecuada. * Para usar un servicio de directorio, pulsamos Seleccionar miembros y después Buscar. Elegimos un servicio de directorio de la lista desplegable al final del cuadro de texto. Una vez encontrada y seleccionada una dirección, se agrega automáticamente a la Libreta de direcciones. – Repetimos cualquiera de las anteriores opciones hasta que el grupo quede completo. Para ver una lista de grupos aparte de la lista de la Libreta de direcciones, en el menú Ver de ésta, nos aseguramos que la opción Carpetas y grupos está seleccionada. NOTA: Podemos crear múltiples grupos y además un mismo contacto puede pertenecer a más de un grupo.

2.12.6. Agregar un Contacto a un Grupo –

En la lista de la Libreta de direcciones, hacemos doble clic en el grupo que deseemos. Se abrirá el cuadro de diálogo Propiedades del grupo.

–

Podrá agregar personas al grupo de diferentes maneras y, en algunos casos, también a la Libreta de direcciones, tal como se detalla en el apartado anterior.

2.12.7. Crear una Tarjeta de Presentación La forma más sencilla de intercambiar información de contacto con otras personas a través de Internet es adjuntar una tarjeta de presentación a los mensajes de correo electrónico. Una tarjeta de presentación es nuestra información de contacto de la Libreta de direcciones en formato vCard. Este formato se puede utilizar con una gran variedad de dispositivos digitales y de sistemas operativos.

Para poder crear una tarjeta de presentación, la información de contacto debe estar en la Libreta de direcciones. –

En la Libreta de direcciones, nos creamos una entrada y después seleccionamos nuestro propio nombre en la lista de la Libreta de direcciones.

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–

En el menú Archivo, señalamos Exportar y después hacemos clic en Tarjeta de presentación (vCard).

–

Seleccionamos una ubicación para almacenar el archivo y a continuación pulsamos Guardar.

–

Para agregar la tarjeta de presentación a un mensaje de correo electrónico, seleccionamos el menú Insertar y después Mi tarjeta de presentación.

2.12.8. Agregar a la Libreta de Direcciones el Identificador Digital de un Contacto Para enviar a alguien correo cifrado, debemos tener el identificador digital del destinatario, el cual debe estar asociado a su nombre en la Libreta de direcciones. Outlook Express agrega automáticamente el identificador digital a la Libreta de direcciones cuando se recibe correo firmado digitalmente. Si tuviéramos desactivada esta opción, tendremos que agregar manualmente el identificador digital del contacto. –

Abrimos el mensaje firmado digitalmente.

–

En el menú Archivo, hacemos clic en Propiedades.

–

Hacemos clic en la ficha Seguridad y luego en Agregar identificador digital a la Libreta de direcciones.

Cuando un contacto tiene un identificador digital, su tarjeta llevará una marca roja en la Libreta de direcciones.

2.12.9. Organizar Nombres Si disponemos de una Libreta de direcciones grande, podemos organizarla de diferentes maneras para facilitar la recuperación de contactos y grupos. –

Para ordenar los contactos por nombre, dirección de correo electrónico o número de teléfono, hacemos clic en el encabezado de la columna correspondiente, encima de la lista de nombres.

–

Para cambiar el orden ascendente o descendente de las columnas, hacemos clic en el encabezado de la columna.

–

Para cambiar el orden de las columnas, seleccionamos el encabezado de una columna (Nombre, Dirección de correo electrónico, Teléfono particular, etc.) y lo arrastramos a la izquierda o a la derecha hasta situarla donde queramos.

–

Para ver una lista de los grupos de correo, en el menú Ver, seleccionamos Carpetas y grupos.

Activar ver Carpetas y grupos.

2.12.10. Organizar Contactos y Subcarpetas Podemos mantener los contactos en la carpeta principal, así como organizarlos en subcarpetas. Si tenemos contactos que deseamos compartir con otras personas con quienes compartimos Outlook Express, los movemos a la carpeta Contactos compartidos, donde otras identidades los podrán ver cuando utilicen la Libreta de direcciones. Las subcarpetas están ordenadas siempre en orden alfabético; no las podemos reorganizar. 36

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Si no vemos las carpetas situadas a la izquierda, iremos al menú Ver y seleccionaremos Carpetas y grupos.

2.12.11. Eliminar Contactos Es muy sencillo quitar contactos y grupos de la Libreta de direcciones. Cuando se elimina un contacto de un grupo, el nombre se quita del grupo pero en la Libreta de direcciones permanecen las entradas tanto del grupo como del contacto. Del mismo modo, al eliminar todo un grupo no se quitan las entradas de los miembros que constituyen el grupo. –

Eliminar un contacto de la Libreta de direcciones: En la lista de contactos, hacemos clic en el contacto a eliminar y a continuación en Eliminar en la barra de herramientas. El nombre del contacto también se quita de cualquier grupo al que pertenezca.

–

Eliminar un contacto de un grupo: En la Libreta de direcciones, hacemos doble clic en el nombre del grupo. En la lista Miembros del grupo, hacemos clic en el nombre a eliminar, luego en Quitar y por último en Aceptar. A pesar de que el contacto se quita del grupo, la entrada individual del contacto permanece en la Libreta de direcciones.

–

Eliminar un grupo de la Libreta de direcciones: En la Libreta de direcciones, hacemos clic en el nombre de grupo de la lista y a continuación, en Eliminar en la barra de herramientas. De esta manera se elimina el grupo pero permanecen las entradas de los contactos que constituyen el grupo.

2.12.12. Imprimir la Libreta de Direcciones –

–

En la Libreta de direcciones, seleccionamos los contactos a imprimir. *

Para seleccionar un bloque de nombres, presionamos y mantenemos presionada la tecla MAYÚS, hacemos clic en el primer nombre del bloque y a continuación en el último.

*

Para seleccionar nombres sueltos, presionamos la tecla CTRL y la mantenemos presionada mientras hacemos clic en los nombres.

Hacemos clic en Imprimir en la barra de herramientas. En el cuadro de diálogo Imprimir, en Estilo de impresión, seleccionamos un estilo de impresión: *

Para imprimir toda la información de la Libreta de direcciones acerca de los contactos, hacemos clic en Memorando.

*

Para imprimir toda la información de los contactos relacionada con el trabajo, hacemos clic en Tarjeta de presentación.

*

Para imprimir una lista de números de teléfono de los contactos seleccionados, hace clic en Lista telefónica.

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Gestión de la impresión de la libreta de direcciones.

Puede personalizar el tamaño y la orientación de las páginas impresas de la Libreta de direcciones. Para ver las opciones de la impresora, haremos clic en Propiedades en el cuadro de diálogo Imprimir.

2.13. Servicios de Directorio Un servicio de directorio es una eficaz herramienta de búsqueda que se puede utilizar para buscar a personas y empresas en todo el mundo. La Libreta de direcciones permite usar LDAP (Protocolo compacto de acceso a directorios) para el acceso a los servicios de directorio y tiene integrado el acceso a varios servicios de directorio muy conocidos. Podemos agregar servicios de directorio adicionales de nuestro proveedor de servicios Internet. Al igual que otras herramientas de búsqueda en Internet, los servicios de directorio emplean diversos métodos para recopilar datos, de modo que, cuando intentamos buscar personas o compañías en línea, podremos probar con más de un servicio.

2.13.1. Agregar un Servicio de Directorio Para agregar un servicio de directorio a la Libreta de direcciones, necesitaremos el nombre del servidor del equipo (disponible en el proveedor de servicios de directorio). –

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En la Libreta de direcciones o en Outlook Express, en el menú Herramientas, hacemos clic en Cuentas. *

En Outlook Express, seleccionamos la ficha Servicio de directorio, hacemos clic en Agregar, en Servicio de directorio y a continuación seguimos las instrucciones del Asistente para la conexión a Internet.

*

En la Libreta de direcciones, hacemos clic en Agregar y seguimos las instrucciones del Asistente para la conexión a Internet.

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Agregar un servicio de directorio desde Outlook Express.

2.13.2. Configurar un Servicio de Directorio Si no recordamos la dirección de correo de alguien, podemos escribir parte del nombre y utilizar el comando Comprobar nombres del menú Herramientas para buscar nombres coincidentes. Outlook Express busca primero en la Libreta de direcciones y si no encuentra ningún nombre que coincida, pasa a los servicios de directorio configurados para comprobar las direcciones de correo electrónico. – En la Libreta de direcciones o en Outlook Express, hacemos clic en el menú Herramientas y a continuación en Cuentas. – Si estamos en Outlook Express, seleccionamos la ficha Servicio de directorio. – Elegimos un servicio de directorio y después hacemos clic en Propiedades. – En la ficha General, activamos la casilla de verificación Comprobar los nombres con este servidor al enviar el correo.

2.14. Grupos de Noticias Un grupo de noticias es una colección de mensajes expuestos por individuos en un servidor de noticias (un equipo que puede alojar miles de grupos de noticias). Podemos encontrar grupos de noticias sobre prácticamente cualquier asunto. Aunque algunos grupos de noticias están moderados, la mayoría no lo están. Los grupos de noticias moderados son “propiedad” de alguien que revisa los elementos expuestos, puede responder a preguntas, eliminar los mensajes inapropiados, etc. Cualquiera puede publicar mensajes en un grupo de noticias. Los grupos de noticias no requieren ningún tipo de cuota de suscripción o de abono. Para utilizar grupos de noticias en Outlook Express, nuestro proveedor de servicios Internet (ISP) debe ofrecer vínculos a uno o más servidores de noticias. Después de configurar una cuenta para cada servidor deseado en Outlook Express, podremos leer y publicar mensajes en cualquiera de los grupos almacenados en dicho servidor de noticias. Si encontramos un grupo de noticias que nos interese, podemos “suscribirnos” a él de forma que aparezca en la lista de carpetas de Outlook Express. La suscripción facilita el acceso a los grupos de noticias favoritos, eliminando la necesidad de desplazarse por la larga lista del servidor cada vez que deseemos visitar uno de ellos. Los grupos de noticias pueden contener miles de mensajes y puede llevar mucho tiempo ordenarlos. Outlook Express dispone de diversas características que simplifican la búsqueda de la información deseada en los grupos de noticias. En los apartados siguientes se describe cómo utilizar Outlook Express para participar en grupos de noticias. OFIMÁTICA. CASTILLA LA MANCHA

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2.14.1. Buscar Grupos de Noticias Para buscar grupos de noticias que interesantes, podemos realizar una búsqueda en un servidor de noticias para encontrar determinadas palabras en los nombres de los grupos de noticias. 1. En la lista de carpetas, hacemos clic en el nombre de un servidor y después en el botón Grupos de noticias. 2. En el cuadro Mostrar los grupos de noticias que contengan, escribimos las palabras que queramos buscar. NOTA: Si no encontramos un grupo de noticias determinado en la lista, puede que el servidor de noticias no utilice dicho grupo.

2.14.2. Suscribirse a un Grupo La ventaja de suscribirse a un grupo de noticias es que éste se incluye en la lista Carpetas, facilitando su acceso. Podemos suscribirnos a un grupo de noticias de una de las siguientes formas: 1. Al agregar un servidor de noticias, Outlook Express preguntará a qué grupos de noticias del servidor deseamos suscribirnos. 2. Hacemos clic en el nombre de un servidor de noticias en la lista Carpetas y después en el botón Grupos de noticias. Seleccionamos el grupo de noticias al que deseamos suscribirnos y hacemos clic en Suscribir. Desde aquí también puede cancelar la suscripción. 3. Si hacemos doble clic en un nombre de la lista de grupos de noticias, se generará la suscripción automáticamente. Observaciones: –

Cuando vemos un grupo de noticias sin estar suscrito a él, nuestro nombre aparece en la lista Carpetas. Hacemos clic con el botón secundario en el nombre y después hacemos clic en Suscribir. Si queremos más información acerca de cómo ver un grupo de noticias sin estar suscrito a él, hacemos clic en el Tema relacionado que aparece más abajo.

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Para ver un grupo de noticias al que estemos suscritos, hacemos clic en su nombre en la lista Carpetas.

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Para cancelar la suscripción a un grupo de noticias, hacemos clic en Grupos de noticias, después en la ficha Suscribir, seleccionamos el grupo que deseemos y hacemos clic en Cancelar suscripción. También podemos hacer clic con el botón secundario en el grupo de noticias, dentro de la lista Carpetas, y luego hacer clic en Cancelar suscripción.

2.14.3. Ver un Grupo sin Suscribirse Para saber si un determinado grupo de noticias puede interesarnos, podemos leer algunos de sus mensajes. Podemos suscribirnos a los grupos de noticias que interesen para que el acceso a los mismos sea más fácil. 1. En el menú Herramientas, seleccionamos Grupos de noticias para abrir el cuadro de diálogo Suscripciones a grupos de noticias. 2. Si existe más de un servidor de noticias en la lista Cuentas, seleccionamos el que vayamos a utilizar. Todos los grupos de noticias del servidor aparecen en la ficha Todos. 3. Seleccionamos el grupo de noticias que queramos ver y hacemos clic en Ir a. 4. Si hacemos doble clic en el nombre de un grupo de noticias, nos suscribiremos a él automáticamente. Observaciones: –

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Podemos buscar los grupos de noticias que contengan determinadas palabras en sus títulos si escribimos esas palabras en el cuadro Mostrar los grupos de noticias que contengan.

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La primera vez que veamos un grupo de noticias, es posible que sean necesarios varios minutos para descargar los mensajes. La próxima vez la descarga será más rápida, ya que Outlook Express descargará únicamente los mensajes nuevos.

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Para suscribirse al grupo de noticias que estamos viendo, hacemos clic con el botón secundario en el nombre del grupo de noticias, dentro de la lista Carpetas, y hacemos clic en Suscribir.

2.14.4. Leer Mensajes de Grupos de Noticias Vamos a un grupo de noticias y buscamos en la lista de mensajes alguno que deseemos leer (es posible que necesitemos desplazarnos por la lista). –

Para ver el mensaje en el panel de vista previa, hacemos clic en él.

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Para ver el mensaje en una ventana independiente, hacemos doble clic en él en la lista de mensajes. NOTA: Para mostrar o cambiar el panel de vista previa, hacemos clic en el menú Ver, después en Diseño y por último, en el área Panel de vista previa seleccionamos las opciones que queramos.

2.14.5. Publicar un Mensaje en un Grupo 1. En la lista Carpetas, seleccionamos el grupo de noticias en el que queramos publicar el mensaje. 2. En la barra de herramientas, hacemos clic en Exposición nueva. 3. Escribimos el Asunto del mensaje. Outlook Express no puede publicar un mensaje sin asunto. 4. Redactamos nuestro mensaje y hacemos clic en Enviar. Observaciones: –

Para enviar el mensaje a varios grupos de noticias en el mismo servidor de noticias, en el cuadro de diálogo Mensaje nuevo, hacemos clic en el icono junto a Grupos de noticias. En el cuadro de diálogo Elegir grupos de noticias, hacemos clic en uno o más grupos (mantendremos presionada la tecla CTRL para seleccionar varios grupos de noticias) y hacemos clic en Agregar. Podemos elegir entre todos los grupos de noticias o sólo aquellos a los que estemos suscritos si hacemos clic en Mostrar sólo grupos de noticias suscritos.

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Sólo podemos enviar un determinado mensaje a más de un grupo de noticias a la vez si todos los grupos de noticias se encuentran en el mismo servidor de noticias. Para publicar un mensaje en grupos de noticias de otros servidores, tendremos que crear un mensaje diferente para cada uno de los servidores.

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Para cancelar un mensaje ya publicado, seleccionamos el mensaje, hacemos clic en el menú Mensaje y seleccionamos Cancelar mensaje. Al cancelar un mensaje no se quitará del equipo de un usuario del grupo de noticias si éste último lo descargó antes de que se cancelara. Sólo podemos cancelar los mensajes que hayamos publicado nosotros, no los de otras personas.

2.14.6. Administrar Mensajes de Noticias Mediante Reglas Al suscribirnos a los grupos de noticias, puede ser complicado seguir el ritmo del gran volumen de mensajes de noticias. Podemos utilizar reglas para marcar determinados mensajes, resaltarlos con colores, descargar determinados mensajes o incluso eliminar los mensajes no deseados antes de verlos. Para más información, ver el apartado de reglas para mensajes.

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2.14.7. Bloquear Mensajes de un Remitente o un Dominio Podemos bloquear los mensajes de un determinado remitente o dominio. El dominio es el nombre que aparece a continuación del símbolo @ en una dirección de correo electrónico.

Si bloqueamos un remitente o un dominio, ningún mensaje de correo o de noticias de ese usuario o dominio entrará en la Bandeja de entrada o entre los mensajes de noticias. El correo electrónico de los remitentes bloqueados va directamente a la carpeta Eliminados. Los mensajes de grupos de noticias de los remitentes bloqueados no se muestran. 1. En la Bandeja de entrada del correo electrónico o en la lista de mensajes de un grupo de noticias, seleccionamos un mensaje del remitente que queramos bloquear. 2. En el menú Mensaje, hacemos clic en Bloquear remitente. Observaciones: –

Los bloqueos de los remitentes sólo se aplican al correo POP estándar. No se aplica a los mensajes de correo HTTP (Hotmail) o IMAP.

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Para quitar un nombre de la lista Remitentes bloqueados, hacemos clic en el menú Herramientas, marcamos Reglas de mensajes y después hacemos clic en Lista de remitentes bloqueados.

2.15. Otras Labores de Administración 2.15.1. Compactación y Copia de Seguridad de las Carpetas de Correo 1. Seleccionamos una carpeta de correo, hacemos clic en el menú Archivo, seleccionamos Carpeta y hacemos clic en Compactar. 2. Para hacer copia de seguridad de la carpeta, buscamos el archivo de dicha carpeta y los copiamos a una carpeta de copia de seguridad, a un disco o a una unidad de red. Los archivos de carpetas de correo de Outlook Express tienen extensión .dbx (por ejemplo, “Elementos enviados.dbx”).

Compactación de carpetas.

Observaciones: –

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Algunos archivos de mensajes pueden ser demasiado grandes y no se podrán copiar en un disquete. OFIMÁTICA. CASTILLA LA MANCHA



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Si utilizamos otro programa distinto de Outlook Express para enviar mensajes de correo electrónico a grupos de noticias, es conveniente que consultemos la documentación de dicho programa para ver información acerca de cómo compactar y eliminar carpetas de correo.

2.15.2. Incrementar el Espacio en Disco Eliminando Mensajes 1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Opciones. 2. En la ficha Mantenimiento, seleccionamos las opciones deseadas para mantener el tamaño de todos los archivos de mensajes.

Configuración para los tamaños de los archivos de mensaje.

Para compactar, eliminar o quitar ahora mensajes de todos o de determinados archivos de mensajes, hacemos clic en Limpiar ahora y seguimos las instrucciones que aparecerán en la pantalla.

2.15.3. Quitar Copias de los Mensajes Salientes De forma predeterminada, Outlook Express guarda en la carpeta Elementos enviados copias de los mensajes que enviamos. Podemos cambiar esta opción para ahorrar espacio en disco. 1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Opciones. 2. En la ficha Enviar, desactivamos la casilla de verificación Guardar copia de mensajes enviados en la carpeta Elementos enviados. NOTA: Si desactivamos la opción para guardar automáticamente una copia del correo, todavía podemos guardar una copia de los mensajes si escribimos nuestra dirección de correo en el cuadro CC al redactar el mensaje.

2.15.4. Almacenar Mensajes en Servidores de Correo Es útil almacenar los mensajes en un servidor si necesitamos leer el correo desde más de un equipo. Cuando iniciamos una sesión en nuestra cuenta desde otro equipo diferente, Outlook Express

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descargará los mensajes de acuerdo con las opciones que configuradas. Podemos almacenar los mensajes en un servidor POP3. Si tenemos correo HTTP, como Hotmail, o correo IMAP, los mensajes se guardarán siempre en el servidor. 1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Cuentas. 2. Hacemos clic en la cuenta de correo y después en Propiedades. 3. Hacemos clic en la ficha Avanzadas y seleccionamos Mantener una copia de los mensajes en el servidor.

2.15.5. Configurar la Ruta de Acceso a un Servidor IMAP 1. En el menú Herramientas , hacemos clic en Cuentas. 2. Seleccionamos el servidor IMAP en la lista Cuentas. 3. Hacemos clic en Propiedades y después en la ficha IMAP. 4. Escribimos la ruta de acceso en el cuadro Ruta de la carpeta raíz.

La ruta de carpeta raíz identifica el buzón que contiene las carpetas en el servidor. No debemos terminar esta ruta con un carácter de jerarquía. Por ejemplo, ~usuario/Mail es una ruta de carpeta raíz válida, pero ~usuario/Mail/ no lo es. Si no sabemos con seguridad qué escribir aquí, es mejor dejar este cuadro en blanco.

2.15.6. Eliminar Archivos de Registro Para solucionar problemas de comunicación podemos configurar Outlook Express de manera que registre todos los comandos intercambiados entre los servidores de correo y de noticias. Estos archivos pueden llegar a ser bastante grandes, por lo que es importante quitarlos cuando hayamos terminado de solucionar problemas. 1. En el menú Herramientas, hacemos clic en Opciones. 2. Hacemos clic en la ficha Mantenimiento y desactivamos todas las casillas de verificación activadas en la sección Solución de problemas. 3. Cerramos Outlook Express, hacemos clic en el menú Inicio de Windows, seleccionamos Buscar y hacemos clic en Archivos o carpetas. 4. En Nombre, escribimos el nombre del archivo de registro.

Los nombres de los archivos de registro contienen el tipo de servidor y tienen la extensión .log (por ejemplo, pop3.log, smtp.log). Si no conocemos el nombre exacto del archivo de registro, escribiremos *.log.

5. En la lista de resultados de Buscar, seleccionamos el archivo de registro correspondiente a nuestro servidor, hacemos clic en el menú Archivo y después en Eliminar.

2.15.7. Exportar Elementos desde Outlook Express Podemos exportar elementos en Outlook Express para utilizarlos en otros programas, entre estos elementos se incluyen:

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Libreta de direcciones: Podemos exportar la Libreta de direcciones de forma que pueda utilizarse en otros programas de correo de Microsoft, como Outlook.

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Mensajes: Podemos exportar mensajes de una o varias de sus carpetas.

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Menú de exportación con sus opciones.

2.16. Seguridad 2.16.1. Enviar Mensajes Seguros A medida que aumenta el número de personas que envían información confidencial por correo electrónico, cada vez es más importante asegurarse de que no se manipulan los documentos enviados y que nadie más que el destinatario previsto podrá interceptar y leer los mensajes que enviemos. Si utilizamos identificadores digitales con Outlook Express podremos demostrar nuestra identidad en las transacciones electrónicas, de igual forma que mostramos nuestro DNI al cobrar un cheque. También podemos utilizar un identificador digital para cifrar mensajes, de manera que sigan siendo privados. Los identificadores digitales incorporan la especificación S/MIME (Extensiones multipropósito/seguras de correo Internet) para el correo electrónico seguro.

2.16.2. Identificadores Digitales Un identificador digital consta de una clave pública, una clave privada y una firma digital. Cuando firmamos digitalmente los mensajes, agregamos a los mismos nuestra firma digital y clave pública. La combinación de firma digital y clave pública se denomina certificado. Con Outlook Express, podemos indicar un certificado para que otros nos envíen mensajes cifrados. Este certificado puede ser distinto de nuestro certificado de firma. Los destinatarios pueden utilizar nuestra firma digital para comprobar su identidad y pueden emplear nuestra clave pública para enviarnos correo electrónico cifrado que sólo nosotros podamos leer mediante la clave privada. Para poder enviar mensajes cifrados, la Libreta de direcciones debe contener identificadores digitales para los destinatarios. De esta forma, podemos utilizar sus claves públicas para cifrar los mensajes. Cuando un destinatario obtiene un mensaje cifrado, se utiliza su clave privada para descifrar el mensaje y leerlo. Antes de poder empezar a enviar mensajes firmados digitalmente, tenemos que obtener un identificador digital.

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2.16.3. Obtención de Identificadores Digitales Los identificadores digitales los proporcionan entidades independientes emisoras de certificados. Cuando solicitamos un identificador digital en el sitio Web de una entidad emisora de certificados, se comprueba nuestra identidad antes de emitirlo. Hay distintas clases de identificadores digitales, cada una de las cuales certifica un nivel diferente de confianza.

2.16.4. Comprobación de una Firma Digital Con la comprobación de revocación podemos comprobar la validez de un mensaje firmado digitalmente. Cuando realizamos una comprobación de este tipo, Outlook Express pide información acerca del identificador digital a la correspondiente entidad emisora de certificados. Ésta devuelve información acerca del estado del identificador digital, incluyendo si se ha revocado. Las entidades emisoras de certificados hacen un seguimiento de los certificados revocados por pérdida o por terminación.

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