oskarnia Materi pengelolaan MICE

PENDALAMAN MATERI PENGANTAR M.I.C. E

KEGIATAN BELAJAR 1 PENGELOLAAN PAKET M I C E

Penulis TRISNA PUTRA., SS., M.Sc

0

KEGIATAN BELAJAR 1 Pengelolaan Paket MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition)

CAPAIAN PEMBELAJARAN MATA KEGIATAN 1. Mengemas paket produk MICE yang potensial 2. Menghitung harga paket MICE 3. Menganalisis persiapan perlengkapan MICE bagi peserta 4. Menganalisis produk produk rekanan (hotel, hiburan, souvenir) dan melakukan pemesanan produk dan jasa rekanan 5. Mengatur dan melaksanakan penjemputan peserta 6. Menganalisis kemungkinan masalah yang terjadi 7. Mengatasi masalah yang terjadi 8. Mengevaluasi kegiatan MICE

SUB CAPAIAN PEMBELAJARAN MATA KEGIATAN 1. Mahasiswa dapat mengemas paket produk MICE yang yang potensial 2. Mahasiswa dapat menghitung harga paket MICE 3. Mahasiswa dapat menganalisis persiapan perlengkapan perlengkapan MICE bagi peserta 4. Mahasiswa dapat menganalisis produk rekanan (hotel, hiburan, souvenir) dan melakukan pemesanan produk dan jasa rekanan 5. Mahasiswa dapat mengatur dan dan melaksanakan penjemputan peserta 6. Mahasiswa dapat menganalisis kemungkinan masalah yang terjadi 7. Mahasiswa dapat mengatasi masalah yang terjadi 8. Masiswa dapat mengevaluasi kegiatan MICE

POKOK – POKOK – POKOK  POKOK MATERI 1. Pengertian MICE 2. Paket produk MICE 3. Rekenan Produk MICE 4. Proses kegiatan MICE 5. Evaluasi kegiatan MICE

1

URAIAN MATERI 1. PENGERTIAN M.I.C.E MICE

adalah

suatu

kegiatan

kepariwisataan

yang

aktifitasnya

merupakan

perpaduan leisure  dan business, biasanya melibatkan sekelompok orang yang secara bersama-sama. Rangkaian kegiatan dalam bentuk Pertemuan, Insentif, Konvensi, dan Pameran (Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition). Gambar 1 Contoh Jenis Pertemuan

Pertemuan ( meeting ) adalah pertemuan

dua

atau

lebih

orang yang diselenggarakan untuk

maksud

tujuan

mencapai

bersama

melalui

interaksi

verbal,

seperti

berbagi

informasi

atau

mencapai kesepakatan yang dapat

berupa

presentasi,

seminar, lokakarya, pelatihan, team building maupun event organisasi atau perusahaan lainnya. Jadi, pengertian meeting adalah segala jenis bentuk pertemuan yang selalu melibatkan sekelompok orang dengan tujuan tertentu. Seperti misalnya pertemuan untuk penerapan kebijakan baru.

Perjalanan Insentif ( incentive) adalah alat manajemen global yang

Gambar 2 Contoh Kegiatan Incentives

menggunakan

pengalaman wisata yang luar biasa untuk memotivasi dan atau

memberikan

pengakuan

kepada peserta dengan tujuan dapat

meningkatkan

kinerja

dalam

mendukung

tujuan

organisasi atau perusahaan. Jadi, pengertian Incentive adalah merupakan bonus atau hadiah yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang atas prestasi mereka dapat berupa : voucher, 2

uang belanja dan perjalanan wisata. Contoh yang termasuk incentive yaitu : Paket tour, Gala dinner, Voucher akomodasi. Gambar 3 Contoh Ruangan Konvensi

Konvensi ( convention)  adalah sebuah pertemuan resmi dalam skala besar yang dihadiri oleh perwakilan

atau

(pemerintah,

asosiasi,

delegasi atau

industri) untuk melakukan diskusi, pertukaran tindakan

informasi atas

atau

permasalahan

khusus yang menjadi perhatian bersama. Jadi, pengertian conference adalah suatu pertemuan yang cakupannya sangat luas yang mengangkat isu yang lebih luas serta berpengaruh terhadap orang banyak. Contoh kegiatan Conference yaitu : Konferensi antar Negara, Rapat perjanjian dari berbagai perusahaan Internasional Pameran (exhibition ) adalah sebuah acara yang terorganisasi dimana obyek ditampilkan

kepada

publik

yang dapat berupa pameran

Gambar 4 Contoh Booth Pameran

dagang antar bisnis maupun pameran akhir.

untuk Jadi,

konsumen pengertian

exhibition

adalah

untuk

menyebarluaskan

informasi

dan

promosi

pameran

sekaligus

yang

hubungannya penyelenggaraan

ada dengan konvensi

atau kegiatan pariwisata. Contoh dari kegiatan Exhibition yaitu : Pameran kerajinan, Pameran lukisan dan Promosi produk atau expo.

2. PAKET PRODUK MICE Produk wisata MICE adalah paket  –  paket yang ditawar kepada konsumen. Paket itu sendiri berdasarkan sifat pembuatannya dibedakan menjadi dua yaitu Ready

3

Made Package  dan Tailor Made Package. Ready made adalah suatu produk paket di mana komponen-komponennya sudah ditetapkan, tidak dapat diubah ubah dan dapat langsung dibeli oleh konsumen, dengan kata lain produk sewaktu -waktu dapat diselenggarakan. Berbeda dengan tailor made Package  yang sifat paket wisatanya dapat diubah ubah komponennya sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumen. Khusus untuk paket

Meeting   atau Convention  dapat

dibedakan atas : (1). Fullboard   merupakan paket kegiatan rapat/pertemuan yang diselenggarakan di luar kantor sehari penuh dan menginap. (2). Fullday   merupakan paket kegiatan rapat/pertemuan yang diselenggarakan di luar kantor minimal 8 (delapan)

jam

tanpa

menginap.

(3).

Halfday   merupakan

paket

kegiatan

rapat/pertemuan yang diselenggarakan di luar kantor minimal 5 (lima) jam tanpa menginap. Dalam pembuatan paket secara umum harus menjawab pertanyaan -pertanyaan yang sudah umum dikenal dengan rumusan 5W2H, yaitu: apa ( What ), Kegiatan MICE apa yang akan disusun; mengapa ( Why ), mengapa kegiatan MICE itu disusun; siapa (Who), siapa saja yang akan terlibat dalam kegiatan MICE tersebut; dimana (Where), dimana kegiatan MICE itu diselenggarakan; kapan ( When), kapan kegiatan MICE tersebut diselenggarakan; bagaimana ( How ), bagaimana kegiatan MICE itu diselenggarakan; dan berapa banyak ( How Much), berapa besar biaya yang dikeluarkan. Gambar 5 Contoh Paket Produk MICE

Unsur-unsur dasar yang wajib diperhatikan dalam membuat paket tersebut adalah perencanaan waktu dan penyusunan obyek atraksi wisata serta entertainment. Sebelum melakukan penyusunan kegiatan hendaknya melakukan estimasi waktu terlebih dahulu dengan mempertimbangkan: pertimbangan internal  (fasilitas wisata, biaya perjalanan, dan tempat di mana perjalanan wisata dilaksanakan) dan

4

pertimbangan eksternal, meliputi kebosanan dan kelelahan yang dirasakan konsumen atau wisatawan. Secara

spesifik

ada

beberapa

hal

penting

untuk

dipertimbangkan

dalam

penyelenggaraan kegiatan MICE antara lain sebagai berikut : a.

Pemahaman Program. Seluruh tim pelaksana harus mempunyai tingkat pemahaman tentang program tertentu, baik secara teknis maupun konsep dari program tersebut, biasanya diawali brain-storming . Konsep tersebut harus dapat di deskripsikan pada story board   yang dimulai dari proses terwujudnya sebuah program sampai pada saat pelaksanaan program tersebut. Bagaimana alurnya, dimana klimaksnya, dan apa daya tariknya.

b.

Rancangan Budget. Rancangan budget pada prinsipnya harus dikontrol setiap hari. Hal ini penting untuk mencegah terjadinya over budget .

c.

Konsep Tertulis yang terangkum dalam bentuk proposal tertulis. Proposal ini harus ringkas, singkat, informatif, detil, menarik dan mudah dimengerti.

d.

Rancangan Waktu Kerja. Hal ini biasa disebut dengan time schedule, termasuk susunan acara yang rinci ( run down).

e.

Koordinasi dengan rekanan atau menghubungi semua pihak yang terlibat atau terkait pada program tertentu. Koordinasi dilakukan secara rinci, jelas, tepat dan akurat.

f.

Promosi. Kegiatan ini merupakan langkah upaya mendatangkan tamu atau penonton.

Untuk

program

privat,

biasanya

cukup

dengan

undangan,

sedangkan untuk program event yang besar perlu langkah publikasi, pemasaran, promosi dan lain-lain. g.

Kontrol Pelaksana. Mendekati hari pelaksanaan dan pada saat pelaksanaan, tingkat kontrol harus semakin meningkat, karena disaat-saat itulah biasanya hal-hal tak terduga terjadi dan membutuhkan antisipasi cepat.

Menyusun Anggaran Paket MICE Sebelum menjalankan sebuah event, sebuah rancangan anggaran menjadi sangat penting untuk mengetahui seberapa banyak biaya yang dibutuhkan untuk menjalankan event yang telah direncanakan menggunakan RAB (Rancangan  Anggaran Biaya) atau Mata Anggaran. Penyusunan RAB atau Mata Anggaran menjadi bagian yang amat sangat signifikan. Kesalahan dalam penyusunan anggaran bisa berakibat fatal. Karena selain untuk mengetahui seberapa banyak 5

biaya yang kita perlukan, RAB juga dapat kita gunakan sebagai patokan dalam mengontrol aliran kas yang keluar untuk pembiayaan event. Tahapan dan cara penyusunan sebuah RAB atau Mata Anggaran untuk kegiatan MICE sebagai berikut : a. Break down konsep event yang telah dibuat. Hal ini nantinya akan mempengaruhi penentuan lokasi gedung, dekorasi event, bintang tamu dan perlengkapan-perlengkapan pendukung lain yang sesuai dengan konsep event yang telah dikembangkan.

b. Survey harga supplier dan vendor. Survey harga semua kebutuhan event mulai dari perlengkapan terkecil seperti alat tulis sampai kebutuhan yang paling besar seperti publikasi. Pastikan harga yang didapat adalah harga pasti dan bukan hasil dari kira-kira atau estimasi. c. Survey prosedur perijinan dan biaya keamanan. Perlu diperhatikan skala event yang akan dijalankan apakah itu event lokal atau event nasional serta perkiraan  jumlah keramaian yang akan ditimbulkan sebagai efek dari event tersebut. Tingkat perijinan keamanan di kepolisian pun berbeda, untuk event nasional dengan mobilisasi massa tinggi biasanya perijinan harus sampai ke Polda, namun untuk skala lokal dengan mobilisasi massa rendah perijinan sampai Polres. d. Survey prosedur perijinan dan biaya Publikasi. Untuk perijinan publikasi dapat diurus di pemerintah kota atau pemerintah kabupaten. Dalam penyusunan anggaran, daftar biaya pajak bisa dicantumkan secara detail sesuai dengan titik yang dipasang. e. Survey prosedur perijinan dan pajak hiburan (Ticketing ). Perijinan biasanya dilakukan di Dinas Pendapatan Daerah, besaran biaya pajak hiburan adalah 10%. f.

Buat RAB atau Mata Anggaran cadangan. Dalam prakteknya, rencana mungkin tidak berjalan sesuai dengan program maka harus diantisipasi dengan membuat beberapa RAB atau Mata Anggaran cadangan.

6

Berikut contoh format Rencana Anggaran Biaya suatu event MICE : RENCANAAN ANGGARAN BIAYA  ACARA: [Nama Event MICE] LOKASI: ……. TANGGAL: ..... NO 1 2

3

4

5

6 7

8 9

10 11

URAIAN Perlengkapan Gedung Keamanan Ijin keramaian Internal Guard Sekretariat dan  Administrasi Cetak Tiket  ATK Foto Copy Dokumen Kepanitiaan + Peserta T-Shirt Co-card Peserta Co-card Panitia Fee Panitia Stage Man Operasional Transportasi & Akomodasi Konsumsi Konsumsi Loading Konsumsi Hari I Konsumsi Hari II Konsumsi Hari III Media Promosi Acara Pendukung Bintang Tamu / artis MC Sewa Hotel Lain - lain

JUMLAH

SATUAN

HARGA

TOTAL/ITEM

TOTAL

Total

Persiapan dan Perlengkapan Kegiatan MICE Prasarana dan sarana dalam bisnis MICE adalah segala sesuatu yang mendukung kemudahan peserta untuk megikuti kegiatan MICE yang mulai dari beranjak sampai dengan selesainya penyelenggaraan MICE tersebut. Gambar 6 Fasilitas Kelengkapan Kegiatan MICE

7

Gambar 7 Fasilitas Kelengkapan Kegiatan MICE

Fasilitas Standar dalam Penyelenggaraan MICE adalah sebagai berikut : Fasilitas Hotel

Fasilitas Convention Room

Fasilitas Exhibition Hall

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

1. 2. 3. 4. 5.

1. Loading Docks, 2. Freight Receiving  Area, 3. Storage, 4. Utilities (Gas Water Electricity Drainage), 5. Food Outlets, 6. Rest Room, 7. Typical Specific Room for Convention Purpose : 8. Secretarial Room, 9. Administration Room, 10. Registration Area, 11. Smoking and no Smoking Room, Lobby, 12. Press Room, 13. VIP Room, 14. Speaker Room dan 15. Medical Emergencies Room

Parking area, F& B Service, Lounge, TV Satelit, Internet akses, Business Center, Bank, Courier & Post Facilities, 9. Play Center, 10. Shopping Area 11. Health Center, 12. Sport center,

Overhead projector Slide projector Film projector Projection stands Remote control for projectors 6. Screens 7. Video equipment: VHS, DVD, teleconferencing 8. Microphones 9. Radio 10. Computer 11. Mouse 12. Auxiliary equipment: laser pointers, flip charts, slide trays 13. Lighting 14. Loudspeakers 15. Podium, 16. Meja dan Kursi 17. Secretarial Room, 18. Administration Room, 19. Translation Room, 20. Registration Area, 21. Smoking and no Smoking Room, Lobby, 22. Press Room, 23. VIP Room, 24. Speaker Room dan 25. Medical Emergencies Room

Fasilitas Penunjang Lainnya

1. 2. 3. 4. 5.

Barber shop, Drug store, Laundry, Beauty salon, Shipping arcade, 6. Book store, 7. Parking area dan 8. Operator room

Faktor yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan perlengkapan kegiatan MICE, terutama pada kegiatan Meeting, Convention dan Pameran yang dilaksanakan di sebuah Hotel. a. Lokasi Hotel dari tempat dan lokasi fasilitas umum seperti; Jarak dari Airport, Jenis Transportasi menuju dan dari hotel, Atraksi wisata dan pusat perbelanjaan. b. Tipe hotel : banyak tipe hotel dengan spesifikasi masing masing. Mengetahui tipe hotel tersebut maka dapat di pastikan besaran anggaran, konsep kegiatan serta sarana prasarana tambahan lain yang dibutuhkan. Tipe hotel tersebut seperti; hotel Resort, City Hotel, dan lain  – lain.

8

c. Jenis kamar yang tersedia besrta fasilitas yang ada di kamar tersebut seperti  jenis kamar: Standar, Suite, Double Single, Twin dan Presidential Suite. d. Ruang pertemuan. Terdapat beragam ruang pertemuan di hotel sesuai dengan kapasitasnya. Ruangan untuk pertemuan harus flexible baik ukuran maupun kapasitas. Fasilitas ruang juga merupakan hal yang penting seperti; AC (Suhu diatur) Kedap suara dan audio visual. e. Ruang lain yang bisa di buat sebagai tempat sekretariat, pers conference, VIP Room, ruang operator atau penterjemah dan ruang ganti pakaian/fitting room. f. Kemudahan fasilitas lain seperti Wifi atau internet, Fax, jasa kurir, telephone (lokal, interlokal direct line dll) g. Fasilitas relaksasi atau entertaining seperti; Toko di Hotel, Barbershop, beauty salon dll h. Hotel Rules : Penyelenggaraan MICE harus memperhatikan dan mengindahkan peraturan Hotel. Seperti Sign and Notice  dimana pemasangan media promosi tidak boleh merusak dinding dan harus sepengetahuan pihak Hotel dan ada penanggung jawab i. Perlengkapan audio visual seperti projektor, screen, soundsystem, amplifiers dan speaker, Sound mixer untuk multiple microphones serta walkie-talkies. Dalam menentukan penggunaan audio-visual perlu pengetahuan tentang macam peralatan yang ada. Perlu diketahui space dan kapasitas yang disediakan pada lokasi  j. Setiap Event Venue tentu mempunyai sound accoustics yang berbeda. Pastikan para teknisi mendapatkan set up yang optimum dengan meletakkan speaker dan outputnya untuk menjamin suara yang seimbang, kualitas suara selama event berlangsung. k. Lighting dan special effects l. Peralatan tambahan lainnya seperti; meja dan kursi untuk para undangan dan para hadirin, panggung, backdrop, papan petunjuk, denah stand, flooring, podium, carpet, sekat ruangan, partisi pameran, dekorasi bunga, dekorasi air mancur, dekorasi ruangan, gate, sofa, level untuk panggung, dan sebagainya. Jenis-jenis Peralatan Pameran Pada umumnya dalam peaksanaan kegiatan pameran, hal yang penting adalah penyediaan booth  atau panggung mini beserta aksesoris yang ada di dalamnya yang digunakan sebagai ajang promosi produk, jasa, maupun branding.

Gambar 8 Contoh Fasilitas Booth Sederhana & Dekorasi

9

Booth secara standar mulai dari ukuran 3X3M 2 sedangkan kelengkapan di dalam booth tersebut adalah kewajiban peserta pameran untuk menata atau merubah bentuk booth sesuai dengan konsep branding perusahaan. Secara umum sarana prasarana yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a. b. c. d. e. f. g. h. i.  j. k. l.

Partisi standar dan special design Tenda (Biasa, Plafond, Dekor) Panggung (Ridging) Lighting Sound System (Kapasitas Watt) Meja (standard system) meja dealing Kursi Lipat/Kursi Tamu Karpet Lampu Neon, Spot Light, Halogen, Metal Highlit Back Drop (by System, Multiplex) Lockable Lemari atau Meja Dan lain-lain (Dispenser air minum, standing AC, FAN )

Teknis lapangan Event Indoor a. b. c. d. e. f.

Fasilitas utama sudah tersedia. Fasilitas krusial sudah dapat diselesaikan (misal: listrik, keamanan) Biaya lebih tinggi (umumnya). Man power lebih efisien. Waktu persiapan harus berkoordinasi dengan petugas di tempat (satpam, Bagian engeneering untuk listrik, lift) Keterbatasan dan keterikatan waktu dalam persiapan dan pembongkaran

Teknis lapangan Outdoor 1. 2. 3. 4. 5.

Penyediaan Fasilitas Utama Venue (Tenda, instalasi Listrik, Penerangan dll). Lebih beresiko (cuaca, keamanan). Kesulitan dalam mengontrol audience. Mudah terjadi kekacauan dan kerusuhan. Persiapan menjelang hari “H” lebih lama (Maksimum 15 hari).

3. Rekenan Produk MICE Kegiatan MICE sangat terkait dengan pihak  –  pihak baik pemerintah, organisasi masyarakat maupun swasta. Dalam pelaksanaannya pihak yang berhubungan langsung dengan bisnis MICE adalah percetakan, hotel, perusahaan souvenir, biro perjalanan wisata, transportasi, professional conference organizer (PCO), usaha kecil dan menengah (UKM), dan event organizer. Secara umum dalam penyelenggaraan kegiatan MICE, dibutuhkan 6 sarana penunjang, seperti: (1) 10

 Akomodasi (2) Food and Beverage Service   (3) Entertainment   (4) Shopping   (5) Transportation ; (6) Pre, During and Post Conference Tours  (Tourist Attractions). Dalam kelembagaan maka pelaksana kegiatan MICE akan berhubungan dengan organisasi baik secara internasional maupun nasional diantaranya; International Congress and Convention Association (ICCA) dan Union of International  Associations

(UIA),

ASPERAPI (Asosiasi Perusahaan

Pameran Indonesia)

 AKKINDO (Asosiasi Kongres Konvensi Indonesia) HIPAKINDO / SIPCO (Himpunan Pengelola Adilaksana Konvensi Indonesia / The Society on Indonesian Proffesional Convention Organizers), PSEO (Penyelenggara Event Khusus atau Professional Special Events Organizer) Merencanakan proses registrasi Sebelum masuk ke dalam pendaftaran atau registrasi, perlu diketahui form apa yang dibutuhkan untuk event MICE dan harus disesuiaikan dengan tema, karakteristik dan jenis event yang akan dilaksanakan. Tidak hanya form apa saja yang dibutuhkan akan tetapi ketentuan dan persyaratan sampai ke desain grafis dari form tersebut harus disesuaikan.

Gambar 9 Kegiatan Registrasi Pendaftaran

Registrasi pada meeting terdiri dari form; a. Registrasi peserta b. Registrasi pembicara

Registrasi pada incentive 11

Form registrasi pada Incentive tour memuat data  – data sebagai berikut: a. Informasi mengenai  participant   (nama, alamat, nomor telepon dan sebagainya) b. Informasi usaha c. Emergency contact   atau kontak yang bisa dihubungi ketika terjadi kejadian emergency d.  Air itinerary , kolom yang digunakan untuk menuliskan itinerary penerbangan peserta, (jadwal, origin dan destination, nomor penerbangan, nama airlines e. Type pembayaran, menggunakan kartu kredit atau cash f.

Jenis kamar hotel yang diinginkan

g. Kolom special request h. Kolom unutk mengisi ukuran baju (jika ada pembagian seragam untuk incentive tour ) i.

Dan tentunya informasi mengenai peraturan dan pembiayaan

Registrasi pada conference Tidak jauh berbeda dengan form registrasi pada meeting. Form registrasi pada conference memiliki kelengkapan sebagai berikut; a. Nama b. Nama perusahaan c. Alamat email d. Alamat kantor/rumah/perusaha e. Pilihan jenis kegiatan yang diikuti beserta pembiayaannya f.

Pilihan untuk pengaturan Tour

g. Pilihan set menu makanan h. Jenis pembayaran i.

Syarat dan ketentuan yang diberlakukan pada conference ini

Berbagai macam registrasi/pendaftaran pada pameran Registrasi untuk pemesanan booth atau stand a. Berbagai jenis atau pilihan booth/stand yang sudah disediakan b. Ukuran dan spesifikasi booth c. Daftar harga pemesanan booth d. Syarat dan ketentuan yang berlaku 12

e. Identitas exhibitor f.

Nama perusahan yang memesan (exhibitor)

g. Alamat h. Nomor telepon i.

Email

 j.

Fax

k. Dan pengesahan dari exhibitor dan organizernya (tanda tangan) l.

Syarat dan ketentuan yang diberlakukan

Registrasi untuk hotel reservation Event yang memakan waktu lama seperti Exhibition pasti membutuhkan jasa akomodasi, pihak organizer biasanya sudah mempunyai rekanan sendiri baik melalui travel agent maupun pribadi. Form registrasi Hotel Reservation biasanya terdiri dari kolom: a. Tenggat waktu pengembalian formulir registrasi b. Tempat pengembalian formulir (bisaanya Travel agent Rekanan) c. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut d. Daftar harga per room per night, perhotel e. Informasi kedatangan (check-in) dan pulangnya (check out) f.

Type Kamar (single, twin double)

g. Nama Tamu h. Special request i.

Remarks

 j.

Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer

Booth design contractor Form registrasi ini adalah form registrasi yang digunakan untuk memesan kontraktor yang akan mendesain booth pameran. Form registrasi booth kontraktor bisaanya terdiri dari kolom: a. Tenggat Waktu pengembalian formulir b. Tempat pengembalian formulir

13

c. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut d. Proposed booth design e. Sarat dan ketentuan f.

Official kontraktor

g. Posisi iklan dalam katalog h. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer i.

Exhibitor harus melampirkan desain booth nya

Furniture rental  Adalah format pemesanana penyewaan funitur yang akan digunakan oleh exhibitor didalam boothnya. Formulir ini meberikan informasi kepada organizer mengenai  jumlah pemesanan furniture yang harus disediakan pada saat event nantinya. Form registrasi Furniture rental biasanya terdiri dari k olom: a. Tenggat waktu pengembalian formulir b. Tempat pengembalian formulir c. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut d. Katalog furniture yang desiadakan termasuk gambar dan harga e. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer f.

Katalog furniture yang desiadakan termasuk gambar dan harga

g. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer

Electrical requirement  Adalah format pemesanana yang berhubungan dengan kelistrikan. Form registrasi pengiklanan dalam katalog bisaanya terdiri dari kolom a. Tempat pengembalian formulir b. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut c. Daftar harga dan dan kataloge peralatan listrik yang bisa dipesan d. Sarat dan ketentuan yang diberlakukan 14

e. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer

Service Location Plan  Adalah format untuk menggambarkan layout sederhana dari booth yang anda miliki, dimana didalamnya berisi tempat dan lokasi pemasangan listrik standar yang diberikan oleh pihak organizer. Form registrasi Service Location Plan biasanya terdiri dari kolom: a. Tenggat Waktu pengembalian formulir b. Tempat pengembalian formulir c. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut d. Syarat dan ketentuan yang diberlakukan e. Blanko layout booth dan ilustrasinya f.

Cara pengisian.

g. Fasilitas yang diberikan secara Cuma-Cuma sesuai dengan ukuran booth yang di beli. a. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer

Forwarding and log is tic agent  Adalah format pemesanan agent logistik. forwarding and logistic agent   adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa transportasi, salah satu jasa yang ditawarkan adalah memindahkan produk atau barang. Form registrasi pemesanan agent logistik: a. Tempat pengembalian formulir b. Exhibitor detail, informasi mengenai exhibitor yang berisi nama perusahaan, alamat perusahaan, contact person, jabatan, email, telopon dan telepon celuler, nomor fax, dan alamat/lokasi booth dalam event tersebut c. Daftar perusahaan / agent logistic dan forwarding rekanan tersebut. d. Sarat dan ketentuan yang diberlakukan e. Kolom pernyataan tidak akan menggunakan agent logistic rekanan organizer. Exhibitor menggunakan forwarding & logistic agent sendiri.

15

f.

Data forwarding & logistic agent yang digunakan oleh exhibitor selain forwarding an logistic agent rekanana ( memuat identitass lengkap, seperti nama agent, alamat lengkap, no telephonfax dan email)

g. Pengesahan dari pihak exhibitor dan organizer

4. Proses kegiatan MICE Secara umum, terdapat tiga tahapan dalam penyelenggaraan kegiatan MICE yaitu  pre event , during event   dan post event . Pre event merupakan usaha promosi dari suatu paket MICE yang telah dibuat. During Event merupakan kegiatan apa saja yang akan dilaksanakan pada kegiatan MICE tersebut dan selanjutnya post event dimana evaluasi dilakukan setelah kegiatan MICE dilaksanakan agar kegiatan yang akan datang lebih baik dan berjalan sesuai dengan yang diinginkan.

Hal – hal penting yang harus diperhatikan dalam kegiatan MICE adalah : a. Aksesibilitas MICE merupakan kemudahan jalur masuk dari luar ke suatu destinasi MICE baik untuk arus orang maupun barang. Aksesibilitas bisa ditempuh melalui darat, udara atau laut. b. Atraksi (daya tarik) MICE merupakan keadaan lingkungan, situasi alam yang menarik, social budaya dan keramahtamahan penduduknya

16

c. Amenitas MICE, merupakan fasilitas Pertemuan (Meeting) dan Konferensi, Fasilitas Pameran, Fasilitas Akomodasi, dan sarana prasarana yang menjadi daya tarik bagi pengunjung. d. Citra Destinasi, merupakan informasi terkait reputasi destinasi serta usaha pemasaran destinasi yang dilakukan. e. Sumber daya manusia dan dukungan stakeholder, profesionalitas Sumber Daya Manusia (SDM) MICE, dan dukungan stakeholder merupakan dukungan dari berbagai pihak antara lain pemerintah daerah, lembaga pemasar destinasi, dan asosiasi profesi atau industri.

5. Evaluasi kegiatan MICE Mengevaluasi kegiatan MICE erat kaitannya dengan peranan tenaga fungsional dalam industri tersebut. untuk itu peranan masing masing tenaga fungsional harus di ketahui agar pelaksanaan keiatan MICE berjalan dengan lancar. Tenaga fungsional dalam industri MICE a.  Meeting Planner  Peranan Meeting Planner  Profesi dalam Event Organization  yang terpenting adalah meeting planner, yaitu

orang

yang

berperan

dalam

merencanakan,

megelola,

menyelenggarakan dan mengevaluasi kegiatan yang berkaitan dengan meeting, convention / congress / conference, exhibition dan incentive tour/trip. Jadi pada dasarnya secara keilmuan ruang lingkup tugas meeting planner, PCO dan DMC hampir sama hanya penyebutannya berbeda di beberapa negara.

17

Meeting

Planner  adalah

orang

yang

merangkap

sebagai

manager

melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dalam proses pengelolaan suatu meeting

dimana

(Organizing ),

terdapat

memimpin

perencanaan (Leading ),

( planning ),

Pengorganisasian

mengkoordinasikan

(coordinating ),

mengkomunikasikan (Communicating ) dan mengendalikan (Control ) apa saja yang terkait dengan suatu pertemuan

Pengelompokkan Meeting Planner  

Corporate meeting planner, yaitu o rang yang diberikan suatu jabatan untuk merencanakan dan melaksanakan secara rinci pertemuan perusahaan



 Association Meeting Planner, yaitu karyawan yang bekerja dari suatu organisasi atau asosiasi yang mempunyai tugas dalam bidang perencanaan dan pelaksanaan pertemuan-pertemuan dari tempat ia bekerja.



Goverment meeting planner, yaitu p egawai pemerintah yang bertugas merencanakan dan melaksanakan pertemuan-pertemuan organisasi dari unit pemerintahan

Fungsi meeting planner  di bagi menjadi : 

        

  



 

Membantu dan menciptakan rencana pertemuan dan materi yang dibutuhkan Memilih venue/ruang pertemuan dengan fasilitas yang mendukung Negosiasi fasilitas-faslilitas yang dibutuhkan Merencanakan harga jual dan biaya permodalan Melakukan reservasi dan akomodasi jika diperlukan Memastikan transportasi dan cadangan pilihan Menyiapkan acara pertemuan Menyiapkan buku panduan pertemuan dan fasilitas panggung Menyiapkan prosedur pendaftaran Mengatur ruang pendukung yang akan digunakan, seperti convention bureau, outside service dan hospitality committeee Menkoordinasikan dengan staff ruang pertemuan atau ruang pameran Mengkoordinasikan dengan manager ruang pameran Menyediakan ruang staf untuk koordiansi acara sebelum dan sesudah event Penanganan barang peserta tidak bermasalah di bea cukai atau instansi yang terkait Merencanakan ruang serba guna Mengatur pameran 18

       



Mengatur makan dan minum Menyiapkan perlengkapan audio visual Memilih dan menetapkan pembicara pertemuan Membukukan hiburan untuk peserta/ panitia Menjadwalkan publikasi dan promosi Menciptakan acara khusus untuk tamu dan event Memproduksi dan mencetak materi event Menyebarkan ucapan terima kasih kepada semua mendukung Mengadakan evaluasi/pertanggungjawaban di akhir event

pihak

yang

Proses Kerja Meeting Planner Sebelum Event

Selama Event Berlangsung

Sesudah Event

Mengatur pertemuan

Mengatur pertemuan

Mengatur pertemuan

Konsentrasi dalam perencanaan

Konsentrasi dalam mengambil keputusan

Tentukan kepanitiaan dan anggota/staff

Merencanakan, megatur dan koordinasi

Konsentrasi dalam pengawasan Evaluasi untuk segala masukan dan perencanaan ke depan

Kegiatan khusus Menetukan/megatur maslah pokok Tinjau dan evaluasi Negosiasi /kontrak : hotel, fasilitas transportasi, makan dan minum

Kegiatan khusus

Tentukan anggaran dan sumber keuangan Siapkan asuransi

Persiapan surat terima kasih Selesaikan invoice

Rincinakan tambahan pelayanan yang lain Promosikan peserta Siapkan prosedur pendaftaran

Diselesaikan Pengemasan Evaluasi dan tentukan

Kegiatan khusus Pendaftaran peserta sebagai dokumen komunikasi Menyimpan daftar ruangan Simpan jadwal-jadwan makan dan minum

Siapkan urutan laporan didokumnetasikan Sumber pengaruh pada staff Prosedur berbahaya dan pengeluaran extra

 2. PC O (P rofesional Conventi on/Cong res s /C onference Or g anizer) PCO adalah profesional dalam mempersiapkan, merencanakan dan melaksanakan suatu pertemuan/konvensi dengan garapan mengolah budget, melakukan koordinasi dan memberikan nasihat untuk program ilmiah, sosial, pekerjaan administrasi dan memasarkannya.Pada dasarnya PCO di bagi menjadi dua, yakni sebagai berikut :

19

PCO sebagai konsultan, yaitu menyampaikan pengalaman, ketrampilan dan keahlian yang dimiliki

pandangan

berdasarkan

PCO sebagai project manager , yaitu sebagai liaison (menghubungkan) antara panitia penyelenggara dan para supplier fungsi dan tugas PCO adalah sebagai berikut :  

       



Merencankan dan melaksanakan bidding (penawaran) Menyusun perencanaan dan pengelolaan anggaran untuk penyelenggaraan kegiatan Merencankan dan dapat menyelenggarakan kegiatan Mengkoordinasikan penyelenggaraan transportasi Menyiapkan tempat penyelenggaraan Mengkoordinasikan keperluan akomodasi Mengkoordinasikan kegiatan promosi dan public relation Menyelenggarakan perjalanan sebelum, selama dan pasca konvensi Mengurus penyelenggaraan kegiatan / mengkoordinasikan kemudahan prosedur bea cukai serta keimigrasian peserta Mengurus/mengkoordinasikan kemudahan prosedur bea dan cukai serta kemigrasian bagi convention yang akan segera di re ekspor atau dikirim kembali ke luar negeri setelah selesai kegiatan, selambat-lambatnya lima hari kerja

 3. Penata Pameran (E xhibition org anizer dan E xhibition Manager) Kegiatan Exhibition Manager (EO) EO perlu mencermati hal-hal sebagai berikut :       

Tema pameran Tujuan pameran Lokasi pameran Rancangan jadwal acara pameran Luas tempat pameran Rancangan standar ruang pameran dan peambahan stand-stand Seleksi pembeli, undangan dll

Tantangan Exhibition Manager (EM) EO dan EM harus siap mendapat tantangan dibawah ini, (yaitu bagaimana) :      

yang menghadang seperti

Mendapatkan dukungan dari top management Mengkoordinasikan para staff sesuai dengan keahlian Menyelenggarakan dengan anggaran yang pas Mengkoordinasikan banyak acara dalam satu waktu pertujukan Menciptakan pameran yang membanggakan dan sukses Menjaga hubungan baik dengan pemasok dan top management 20

Tanggung jawab Exhibition Mnager       

Menyeleksi pameran Membuat anggaran Mempersiapkan pameran dagang Menyelesaikan masalah pokok pameran Menyeleksi dan melatih staff/karyawan Evaluasi pameran dagang Maenampilkan kepribadian yang baik

4. Destination Manag emen C ompany ( DMC ) DMC identik dengan groun transportation atau ground service operators, yaitu perusahaan yang menkoordinasikan suatu pertemuan atau konvensi saja. Ruang Lingkup DMC Convention-meeting services      

Pelayanan staff & pendaftaran Model dan stand pribadi Hiburan para peserta Membantu pemlihan venue Masalah khusus Perencanaan produksi

Ground services    

salam dan bertemu penanganan bagasi pelayanan antar jemput transportasi VIP

Tours Service    

Sight seeing Overland and marine tour Museum, budaya dan pendidikan pramuawisata

Entertainment  

Dining tours Pelayanan tiket hiburan

4. Org anis as i penyeleng g ara konvensi  Panitia Pengarah (Sterring Committe)

21

Panitia pengarah terdiri dari beberapa orang yang diberi wewenang oleh instansi pemerintah, organisasi, asosiasi atau korporasi yang akan mengadakan kegiatan MICE. Wewenang tersebut meliputi pengarahan, nasihat atau petunjuk bagi suatu panitia yang disebut panitia pelaksana Panitia Pelaksana (Organizing Committee) Dalam melaksanakan tugasnya panitia pelaksana terdiri dari beberapa orang menurut besar kecilnya konvensi serta persidangan dengan berbagai perangkapnya. Pada dasarnya panitia pelaksana memiliki tugas dan tanggung  jawab sebagai berikut:  



 

Sebagai satu-satunya badan pengambil keputusan untuk semua bidang Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan Host Organizational yang telah dinyatakan oleh komite pengarah Membuat suatu rencana singkat secara tertulis mengenai kegiatan-kegiatan dari sekertaris dan masing-masing sub komite lainnya. Mengawasi pekerjaan sekertaris Memberi dan menerima rekomendasi atau usus-usul dari sub komite lain, mengesahkan atau mengubah bila perlu

Ruang lingkup bidang kegiatan Bidang promosi dan publikasi : 1. Menyediakan daftar alamat untuk distribusi bahan-bahan cetakan kepada perorangan, organisasi, instansi pemerintah dan media masa 2. Menghubungi media cetak, elektronik untuk menjalin kerjasama promosi dan publikasi secara barter sehingga menghemat biaya 3. Menyusun jadwal distribusi dan pemasangan promosi dan publikasi tersebut Bidang protokol dan visa 1. Menjamin bahwa para delegasi dan warga negara lainnya akan mendapatkan perlakuan yang sama menurut prosedur imigrasi dan pejabat kemanan lainnya 2. Menjamin perlakuan yang sama pada semua peserta 3. Melaksanakan tugas-tugas yang ada hubungannya dengan bidang yang dimaksud Bidang keamanan 1. Menentukan ruang lingkup yang diperlukan untuk keamanan 2. Merencanakan pelayanan pengawalan lalu lintas bila diperlukan 3. Menjamin dan memonitor keamanan peserta dan tamu-tamu pada setiap saat

22

Bidang program kegiatan 1. Merencanakan semua aktivitas sosial di luar acara konvensi untuk delegasi, pendamping dan tamu khusus 2. Melakukan program-program sosial sesuai dengan yang tercantum dalam daftar acara 3. Merencanakan resepsi makan malam untuk kepala delegasi dan malam kesenian 4. Menyiapkan daftar menu Proses Penjemputan Tamu Peserta MICE Proses penjemputan tamu oleh escort atau interpreter dari airport  / train station / seaport  menuju ke hotel penginapan yang dituju. Langkah-langkah : 1.Persiapan : Hal-hal yang perlu disiapkan dalam melakukan penjemputan : a) Mengetahui informasi yang berhubungan dengan peserta, seperti Jumlah peserta serta, kelompok usia, kebangsaan. b) Membuat Papan Informasi yang bertuliskan NAMA TAMU beserta NEGARA  ASAL, Hal ini bertujuan untuk memudahkan seorang menemukan peserta yang akan dijemputnya. c) Mengetahui flight detail tamu wisatawan seperti Nama airline, ETA (perkiraan waktu kedatangan), Terminal kedatangan dan pintu keluar. d) Menyiapkan kendaraan dengan memeriksa apakah seluruhnya sudah siap. Yang paling utama ialah melihat semua sarana pelaksanaan penjemputan. Seperti tempat duduk, Microphone dalam bus apakah bekerja dengan sempurna, juga kendaraan apakah dalam kondisi baik perlu kiranya tanyakan kepada pihak pengemudi apakah bahan bakar dalam perjalanan nanti cukup banyak, sehingga tidak mengganggu dalam perjalanan. e) Menghubungi hotel atau tempat penginapan yang akan dipakai sebagai tempat untuk peserta tinggal selama berada di tempat kunjungan. Pastikan agar peserta mendapatkan fasilitas yang baik dan memuaskan juga pelayanan yang membuat peserta betah.

23

Permasalahan timbul dalam kegiatan MICE diakibatkan oleh komponennya yang bersifat fragmented s upply  dan compos ite demand . Produk industri pariwisata itu merupakan kumpulan dari beberapa produk perusahaan sebagai penyedia jasa yang satu dengan lain berpisah ( fragmented s upply ) dan berbeda dalam hal lokasi, fungsi, pemilik, manajemen dan produk seperti hotel, sarana transportasi, restoran, obyek dan atraksi wisata dan sejenisnya. Pada kenyataannya, permintaan suatu paket wisata selalu dalam bentuk kombinasi atau campuran ( composite

demand ) dari beberapa produk. Lemahnya perencanaan dalam membuat paket wisata akan menimbulkan kendala - kendala pada saat penyelenggaraannya, seperti peserta MICE kelelahan, fasilitas yang dipilih tidak sesuai dengan keinginan peserta MICE, waktu tidak efisien.  Adapun cara menangani masalah tersebut adalah sebagai berikut: 1. Apabila penyimpangan terjadi karena kondisi di luar jangkauan manusia maka harus merundingkan kondisi yang terjadi dengan peserta serta kemungkinankemungkinan yang dapat dilakukan 2. Apabila penyimpangan terjadi karena unsur kesengajaan maka harus dijelaskan alasannya serta kompensasi atas penyimpangan. Jika hal tersebut atas permintaan peserta MICE maka tidak merupakan keharusan bagi pramuwisata untuk memberikan kompensasi atas penyimpangan yang dilakukan. Hal penting yang perlu diingat oleh pelaksana kegiatan bahwa untuk setiap keputusan alternatif yang diambil dalam menyelesaikan penyimpangan pelayanan harus didukung dengan bukti tertulis yang disetujui oleh bersama antara pramuwisata dan peserta MICE. Pada umumnya, permasalahan yang sering timbul saat pelaksanaan kegiatan adalah: 1. Kehilangan. Hal ini dapat terjadi pada barang bawaan, paspor, uang, tiket perjalanan. Kehilangan dapat terjadi di airport, terminal atau pelabuhan, hotel, atau di tempat-tempat lain. Bentuk bantuan yang diberikan tergantung dari tempat kejadian kehilangan. Kehilangan yang terjadi di airport menuntut panitia lebih aktif memberikan bantuan pencarian dibandingkan dengan kehilangan di hotel karena hotel telah memiliki prosedur sendiri atas kasus kehilangan. 2. Kecelakaan, apabila dalam perjalanan terjadi kecelakaan maka hal-hal yang perlu dilakukan, antara lain: memberikan pertolongan pertama kepada peserta 24

yang mengalami luka ringan, Mengantarkan peserta ke puskesmas atau ke rumah sakit terdekat dan Memberikan keterangan yang diperlukan oleh pihak kepolisian atas kejadian kecalakaan tersebut. 3. Sakit atau Meninggal, bagi peserta yang menderita penyakit tertentu maka sebelum kegiatan MICE berlangsung diinformasikan untuk membawa obat pribadi yang diperlukan. Akan tetapi panitia harus menyiapkan obat-obat tertentu untuk memberikan pertolongan sementara antara lain: paracetamol, aspirin, anti alergi dan lain-lain. Jika peserta meninggal maka; Buat peserta lain agar tidak panik, Panggil ambulance dan kirim ke rumah sakit dan Laporkan ke perusahaan. 4. Keluhan peserta MICE, hal ini terjadi tidak sebatas pada pelaksanaan kegiatan, akan tetapi menyangkut kesuluruhan fasilitas dan pelayanan yang didapat selama melakukan kegiatan dan panitia kegiatan harus dapat menanganinya secara profesional. Untuk dapat menangani keluhan secara profesional, maka harus diketahui terlebih dahulu jenis keluhan tersebut. Pada dasarnya keluhan dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu: Keluhan Sejati yang timbul karena kondisi fasilitas dan pelayanan berdasarkan standar umum tidak memuaskan arau tidak sesuai dengan perjanjian sebelumnya. Keluhan biasa  yang timbul karena pengaruh cara pandang peserta terhadap fasilitas atau pelayanan yang diterima. Dalam hal ini antara peserta yang satu dengan yang lain mungkin saja berbeda penilaiannya terhadap fasilitas atau pelayanan yang sama. Apapun jenis keluhannya, pramuwisata harus dapat menangani secara arif dan bijaksana

dengan

menggunakan

prinsip-prinsip:

mendengarkan, memahami, meneliti, menangani, dan minta maaf. Rangkuman Selamat anda sudah dapat menyelesaikan kegiatan belajar 1 tentang pengelolaan MICE. Dengan demikian anda telah menguasai kompetensi sebagai pengelola kagiatan MICE. Hal  –  hal penting yang telah anda pelajari dalam modul ini adalah bagaimana cara menghitung harga paket MICE, menganalisis persiapan perlengkapan MICE bagi peserta, menganalisis produk rekanan (hotel, hiburan, souvenir) dan melakukan pemesanan produk dan jasa rekanan, mengatur dan melaksanakan penjemputan

25

peserta, menganalisis kemungkinan masalah yang terjadi serta mengatasi masalah yang terjadi dan kegiatan MICE Daftar Pustaka : Kesrul, M 2000. Meeting, Incetives, Converence and Exebition. Yogyakarta. Graha Ilmu McCabe, Nivienne. Poole, Barry. Weeks, Paul. Leiper, Neile. 2000. The Business and Management of Convention. Brisbane. John Welly & Sons Australia Ltd Muh. Arfin M. Salim. 2009. Potensi Wisata Konvensi Atau MICE atau MICE Di Kota Makassar Sulawesi Selatan. Vol 14. Jurnal Ilmiah Pariwisata Peraturan Menteri Pariwisata Republik Indonesia No. 5 Tahun 2017 Tentang Pedoman Destinasi Penyelenggaraan Pertemuan, Perjalanan Insentif, Konvensi dan Pameran Undang-Undang No. 10 tahun 2009 tentang Kepariwisataan Oka A. Yoeti. 2000. Manajemen Wisata Konvensi. Jakarta. Warta Ekspor. 2011. Potensi Industri MICE Indonesia. Jakarta

26