Orgnigrama y Flujograma Empresa-constructora

APLICACIÓN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

INICIO DEL PROCESO

CONTACTO DE PROVEDEDORES MATERIALES DE CONSTRUCCION

PROFORMAS DE ADQUISICION

Cemento Arena Estructuras metálicas. Etc.

SE ESTUDIA LA COTIZACION

SELECCION DE LA MEJOR PROFORMA (ORDEN DE COMPRA)

NO

Autorizacion de Gerencia

SI SE REALIZA LA COMPRA DE MATERIALES

COPIA BODEGA

FACTURA

MATERIALES

DEP. CONTABILIDA

REVISION POR PARTE DEL AUXILIAR CONTABLE

BODEGA

PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO UNA EMPRESA PEQUEÑA CONSTRUCTORA

EN

FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIÓN

PRINCIPIOS EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA “A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.” 1. Respeto: Refleja el amor y la pasión que cada empleado tiene para con sus compañeros de trabajo, para con los clientes y proveedores. 2. Compromiso: Demostrar vocación de servicio y sentido de pertenencia frente a la Entidad, ejerciendo el liderazgo necesario para dar cumplimiento a los objetivos de la organización, respetando el medio ambiente. 3. Orientación al cliente: Cultura organizacional donde lo más importante es la plena satisfacción de las necesidades de nuestros clientes, logrando así ser elegidos entre la competencia. 4. Trabajo en Equipo: Requisito para lograr brindar la mejor calidad en nuestros servicios. 5. Honestidad y ética: Decencia, decoro, urbanidad. Reflejar a los clientes transparencia de los actos de la compañía. 6. Lealtad: Cumplir las responsabilidades individuales para fortalecer la imagen institucional. 7. Responsabilidad: Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas. 8. Eficiencia: Se entregan resultados de calidad en base a la planificación institucional 10. Solidaridad: Cooperación permanente y continua en el desarrollo en los procesos de la organización y en las relaciones interpersonales con clientes y usuarios.

PRINCIPIOS GENERALES DE UNA EMPRESA Cada empleado no debe tener más que un jefe y cada jefe tiene que saber exactamente quiénes son sus subordinados.

Se debe definir con claridad y precisíon los objetivos que se pretenden alcanzar

Se debe suprimir toda actividad que no sea necesaria, ya que cuando más sencillo sea el trabajo a realizar, mas fácil será llevarlo a la practica Cada persona tiene que conocer cuál es el trabajo concreto que ha de realizar.Con la división del trabajo se consigue la especialización Se debe ejercer el control de los trabajos por un superior cualificado Se debe coordinar las fases de trabajo que se han asignado a los diferentes empleados por u superior En la Empresa se debe limitar una línea jerárquica para saber en cada momento quién da una orden y quién debe ejecutarla

Cada persona ocupará aquel puesto para el cual esté mejor capacitada Cada persona es responsable de su trabajo. Esta responsabilidad será proporcionada a sus atribuciones

Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se hagan con toda justicia y que exista lo que podriamos denominar proporcionalidad entre trabajo y salario, así como entre responsabilidad y consecuencia.

“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

ACTIVIDAD A B C D E

0 INICIO

0

0

0

0

1

2

3

4

DESCRIPCION

TIEMPO NORMAL

TIEMPO REDUCIDO

COSTO NORMAL

SEMANAS

SEMANAS

SEMANAS

GERENTE RESIDENTE ASITSENTE SECRETARIA PEON

1400 8 A

8 8 8 8 8

0

4

0

4

0 0 0 0 0

4

6

5

7

700 500

300

RUTA CRITICA CAMINO X Y Z

$ 1,400.00 $ 700.00 $ 500.00 $ 300.00 $ 200.00

RUTA A-B-E A-C-E A-D

TIEMPO 24 24 16

5

6=5-4

7=2-3

COSTO DE COMPRENSION

VARIACIÒN DEL COSTO

VARIACIÒN DEL TIEMPO

$

$

$

$ $ $ $ $

1,350.00 650.00 450.00 250.00 150.00

-$ -$ -$ -$ -$

50.00 50.00 50.00 50.00 50.00

8 8 8 8 8

8=6/7 ELASTICIDAD (PARA COMPRESION DE SEMANAS) -6.25 -6.25 -6.25 -6.25 -6.25

9=2-3 REDCCION MÀXIMA 8 8 8 8 8

8 B

12 200

8 C

4

7

4

7

4

5

8 D 11

12

PASO 12 SEMANAS 12 $ 2,100.00

200

8 E

7

12

7

12

12 0 FIN

12 12

GRAFICA DE GANTT

“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.”

ACTIVIDAD

DESCRIPCION

A B C D E

GERENTE RESIDENTE ASITSENTE SECRETARIA PEON

TIEMPO NORMAL SEMANAS 8 8 8 8 8

A

GERENTE

B

RESIDENTE

C

ASITSENTE

PASO 12 SEMANAS D

SECRETARIA

E 1

2

3

4

5

6

ASITSENTE

PEON 7

8

9

10

11

12

Diagrama de Flujo (OTIDA) “A&S CONSTRUCTORES ASOCIA Area responsable: Gerencia de Ingenieria Proceso de Licitaciones (subproceso de calculo de costos de ingeniera) Objetivo: Establecer los lineamientos para llevar a cabo el registro y desarrollo de la oferta. Personas que Tiempo No. Actividad intervienen (hrs.) 1

Recepcion de la copia de las bases de licitacion.

1

0.25

2

Recepcion del memoradum de solicitud de calculo de volumetrias

1

0.25

3

Identificacion de los requerimientos de Ingenieria civil y electromecanica del proyecto.

4

18

4

Visita al lugar de la construccion.

1

18

5

Elaboracion del reporte fotografico de la visita.

1

9

6

Analisis de planos entregados por el cliente.

3

36

7

Calculo de las volumetrias de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica.

3

36

8

Elaboracion del reporte final de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica.

3

18

9

Entrega de los resultados obtenidos.

3

0.5

Total % T. acumulado % acumulado

136

7 2 77.8 22.2 7 9 77.8 100

Responsable: Inge Fecha: 21 de aBRIL Alcance: Este proc

NSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.” Responsable: Ingeniero Fecha: 21 de aBRIL del 2014 Alcance: Este proceso aplica a todas las ofertas y contratos del sector publico y privado. Agrega valor Es necesario Evaluacion Decision Observaciones SI NO SI NO del control X

Mejorar

X

X

X

Eliminar

X

Mejorar

X

Mejorar

X

Mejorar

X

Mejorar

X

Mejorar

X

Mejorar X

X

Optimizar

No es necesario puesto que ingenieria conoce las fechas criticas del proyecto al momento en que las copias de las carpetas

“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.” ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

DIRECTOR GENERAL SECRETARIA

CONTADOR AUXILIAR CONTABLE

AREA TECNICA

RESIDENTE DE OBRA

RESIDENTE DE OBRA

AUXILIAR TECNICO

AUXILIAR TECNICO

CHOFER

En el organigrama o estructura organizacional se muestra la empresa con una organización casi horizontal, esto no es de asombrarse, ya que en las pequeñas empresas da una buena comunicación y la información fluye con mucha facilidad en todos los departamentos de la organización.

El modelo formal, muestra una visión global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa en el centro de los circuitos concéntricos, los círculos en línea punteada marcan la frontera y fuera de estos se encuentra el entorno, el cual está constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Además, se observan las relaciones entre los sistemas por medio de par de flechas con sentido contrario

El Modelo holístico de la empresa se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la información fluye a todos los niveles de la organización, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa

XV. MIPYMES: Las micro, pequeñas y medianas empresas legalmente constituidas, con base en la estratificación establecida en la fracción III del artículo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa y en el Acuerdo por el que se establece la estratificación de las micro, pequeñas y medianas empresas, publicado en el DOF el 30 de junio de 2009;

ESTRATIFICACION: Rango de monto de ventas anuales (mdp)

Tope máximo combinado*

Tamaño

Sector

Rango de número de trabajadores

Micro

Todas

Hasta 10

Hasta $4

4.6

Comercio

Desde 11 hasta 30

Desde $4.01 hasta $100

93

Industria y Servicios

Desde 11 hasta 50

Desde $4.01 hasta $100

95

Comercio

Desde 31 hasta 100

235

Servicios

Desde 51 hasta 100

Desde $100.01 hasta $250

Industria

Desde 51 hasta 250

Desde $100.01 hasta $250

250

Pequeña

Mediana

Tope Máximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.

imo o*

“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.” PERFIL DEL CANDIDATO AL PUESTO DE DIRECTOR GENERAL CAPACIDADES FÍSICAS GÉNERO:

MASCULINO:

EDAD:

30 A 45 AÑOS

ESTADO CIVIL:

CASADO HABILIDADES MENTALES

EXPERIENCIA:

ANALÍTICO, LÓGICO , ESTRATÉGICO INGENIERO CIVIL Ó ARQUITECTO MAESTRÍA DESEABLE INGLES 75%

ESCOLARIDAD: MANEJO DE IDIOMA (%):

CAMPEÓN, OPUS OLE, NEO DATA, EXCELL, WORD, POWER POINT

MANEJO DE PAQUETERÍA DE COMPUTACIÓN: OTROS

EXPERIENCIA EN EL GIRO, CAPACIDAD GERENCIAL, PROACTIVO, OBSERVADOR TOMADOR DE DECISIONES, HABILIDAD DE MANEJO DE PERSONAL, CAPACIDAD DE ADAPTACIÓN

REQUERIMIENTOS:

NOMBRE DEL PUESTO:

DIRECTOR GENERAL

DESCRIPCIÓN GENÉRICA:

DIRIGIR Y ADMINISTRAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DE OBRA, APLICANDO LA DESTREZA Y HABILIDAD

UBICACIÓN FÍSICA:

SE UBICA FÍSICAMENTE EN LA OFICINA, VISITANDO LA OBRA CON LA FRECUENCIA QUE ÉL MISMO DETERMINE. DIRECTOR GENERAL SECRETARIA

CONTADOR AUXILIAR CONTABLE

UBICACIÓN ADMINISTRATIVA:

AREA TECNICA

RESIDENTE DE OBRA

RESIDENTE DE OBRA

AUXILIAR TECNICO

AUXILIAR TECNICO

CHOFER

TIPO DE CONTRATACIÓN:

PERMANENTE

JEFE INMEDIATO:

NO APLICA

SUBORDINADOS DIRECTOS:

TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA, ADEMAS DE DIVERSOS SUBCONTRATISTAS DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCIÓN

FUNCIONES GENERALES:

LAS PRINCIPALES FUNCIONES SE CITAN A CONTINUACIÓN: • ADMINISTRACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA • CONTROL DE LAS FINANZAS DE LA EMPRESA • CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROYECTOS • CONTROLAR EL ADECUADO USO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA • RELACIONES PUBLICAS

FUNCIONES ESPECÍFICAS DIARIAS • RECORRIDO POR LAS OBRAS QUE DESARROLLA LA EMPRESA • CHECAR QUE LOS AVANCES DE OBRA CUMPLAN CON LOS PROGRAMAS DE EJECUCIÓN • VERIFICAR QUE LOS TRABAJOS EN EJECUCIÓN, CUMPLAN CON LA CALIDAD ESPECIFICADA • REVISAR EL INFORME DE LOS RESIDENTES DE OBRA • REVISAR LOS REPORTES DE ESTIMACIONES DE OBRA • VIGILAR QUE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA SE USEN ADECUADAMENTE • REVISAR LAS CUENTAS BANCARIAS • AUTORIZAR LAS COMPRAS DE MATERIALES • ATENDER A CLIENTES Y PROVEEDORES • VIGILAR EL AVANCE EN LA TRAMITACIÓN DE COBROS

BIENES BAJO SU RESPONSABILIDAD:

SEMANALES

ESPORÁDICAS

• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PAGOS A PROVEEDORES • REVISAR Y AUTORIZAR EL PAGO DE NOMINAS • ELABORAR Y DAR SEGUIMIENTO A LOS FLUJOS DE EFECTIVO DE LA EMPRESA

• REVISAR Y AUTORIZAR LOS PROYECTOS DE OBRA • REVISAR Y AUTORIZAR LOS PRESUPUESTOS DE OBRA PARA ENTREGAR A LOS CUENTES •ATENDER LAS RELACIONES PUBLICAS DE LA EMPRESA

DESCRIPCIÓN

CARACTERÍSTICAS

CAMIONETA RAM PICK-UP MODELO 2001 COMPUTADORA PORTÁTIL MODELO APOLO EN GENERAL DEFORMA INDIRECTA TODOS LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA

VEHÍCULO PARA TRASLADO COMPUTADORA PERSONAL

TODAS LAS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, EXCEPTUANDO LAS DECISIONES QUE RUEDE TOMAR: QUE DIRECTAMENTE SE RESTRINJAN A LA AUTORIZACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, CUANDO ESTE EXISTA RESPONSABILIDAD EN GENERACIÓN DE INFORMACIÓN: Tipo de Informe o reporte

A quién

AVANCE Y PROBLEMÁTICA (VERBAL) DIARIAMENTE

RESIDENTE DE OBRA

Para Qué VISION INTEGRAL DEL AVANCE DE LAS OBRAS

FLUJOS DE EFECTIVO

A EL MISMO

ASEGURAR QUE LA EMPRESA DISPONGA DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU OPERACIÓN

ESTADO DE AVANCES FÍSICOS Y FINANCIEROS DE LAS OBRAS

A EL MISMO

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMAS APROBADOS

ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA

A EL MISMO

VERIFICAR LA SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y TENER INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DESICIONES

COMPARATIVO DE LA EXPLOSIÓN DE INSUMOS DE CADA OBRA CONTRA LOS CONSUMOS

A EL MISMO

PREVENIR POSIBLES DESVIACIONES Ó DETECTAR DIFERENCIAS DE VOLUMEN PRESUPUESTADO

COMUNICACIÓN INTERNA CON:

PARA:

RESIDENTE DE OBRA

MANTENER INFORMADO DE MANERA INTEGRAL LA EJECUCIÓN DE LA OBRA

AREA DE COMPRAS

CORRECTO SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIOS, A LOS MEJORES PRECIOS

CHOFER CONTABILIDAD

AREA TÉCNICA

DESPLAZAR MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, ASI COMO SU MANTENIMIENTO SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y CONTROL DE TRAMITACIÓN ANTE EL IMSS REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN DE PROYECTOS Y PRESUPUESTOS, ASÍ COMO LOS CRITERIOS A APLICAR EN CADA UNO DE ELLOS

CQMUNICACIÓN EXTERNA CON:

PARA:

ENTIDADES CONTRATANTES

CONOCER PROGRAMAS DE INVERSION PROYECTADOS DIFUNDIR LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA EMPRESA INFORMES DE LOS AVANCES DE LOS PROYECTOS EN EJECUCIÓN REVISIÓN Y CAMBIOS A LOS PROYECTOS, ACLARACIONES DE DUDAS SOBRE PROYECTOS

CUENTES

PRESENTACIÓN DE PROYECTOS Y CONTRATACIÓN PRESENTACIÓN DE INFORMES DE AVANCE DE OBRA PRESENTACIÓN DE ACUERDOS SOLICITUD DE RECURSOS COMPROBACIÓN DE RECURSOS OTORGADOS POR LOS CUENTES REVISIÓN DE AVANCES Y CALIDAD DE LOS TRABAJOS CONTRATADOS

PROVEEDORES

COTIZACIONES, PEDIDOS, SURTIDO EN OBRA, ACLARACIONES, CRÉDITOS

“A&S CONSTRUCTORES ASOCIADOS S.R.L.” PUESTO: DIRECTOR GENERAL

DEPARTAMENTO

DESCRIPCIÓN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)

No.

1

2

3

CON QUIEN LO HACE

QUE HACE

CON QUE LO HACE

PERIODO

Puesto

Acción que se realiza

Herramienta o medió que utiliza

Cada cuándo

Todo el personal de la empresa

Diario

Diario

Diario

Residente de obra

Recorrido físico en el lugar donde se realiza la obra.

Presencial en unión del residente de obra y/ó subcontratistas, si es el caso

Residente de obra

Inspección visual de los trabajos realizados ya sea internos o bien de subcontratistas.

Presencial en unión del residente de obra ó subcontratistas, si es el caso

4

5

Control, seguimiento y coordinación de todas las Con el apoyo de todo el actividades inherentes al desarrollo de la empresa de personal que labora en la ejecución de las obras que se realizan la empresa

Residente de obra

Chequeo selectivo de trazos, niveles y plómeos de los Nivel flexómetro, diferentes conceptos de obra plomada, planos, etc.

Semanal

inspección visual en Verificación del personal de obra, en cuánto a que sea conjunto con el el adecuado en número y calidad residente de obra

Semanal

6

Verificación de las existencias de material en obra y su adecuado uso

Inspección visual en conjunto con ei residente de obra

7

Revisión de avances de obra contra lo programado.

Programa de obra establecido

Semanal

Venficacion de los procedimientos constructivos utilizados e indicar cambios o adecuaciones

Inspección ocular y comentarios con el residente de obra

Semanal

9

Reprogramacion de obra

Escrito solicitud bitcora programada de obra establecida

Variable

10

Revision de la Bitácora de Obra

Bitacora

11

Venficacion de obra ejecutada y generada

Reporte de numeroa Generadores

Quincenal

12

Relaciones Publicas de la empresa mediante la atención a clientes

Presupuesto asignado

Variable

8

Residente de obra

Diario

Diario

13 Contador

Control y distnbucion de los recursos financieros de la Apoyo contable empresa

14 Secretaria

Control y manejo de bancos y chequeras

Apoyo secretarial

Diario

15 Secretaria

Control y seguimiento de tramite de estimaciones

Apoyo secretarial

Semanal

16 Secretaria

Control y manejo de cuentas por cobrar

Apoyo secretarial Apoyo legal

17 Secretaria

Control y manejo de cuentas por pagar

Apoyo secretarial

Semanal

18 Secretaria

Autonzacion y firma de cheques

Apoyo secretarial

Semanal

19 Contador

Revisión y aprobación de estados financieros de la Empresa

Estados financieros elaborados y presentados por el contador

Mensual

20 Contador

Revision y pago de impuestos generados

Declaraciones elaboradas por el contador

Mensual

21 Area tecnica

Revisar y autonzar las compras de la empresa

Cuadros comparativos de los dferentes proveedores

22 Area tecnica

Revision y autonzacion de presupuestos de obra

Revision detallada de las matrices de precios unitarios y cantidades de obra

23 Area tecnica

Establecer controles de obra y revisión periodica

Reporte elaborado por el Semanal area tecnica

Semanal

Diario

Diario

Variable

arta de distribucion de trabajo) FRECUENCIA

TIEMPO

NORMATIVIDAD

FUNDAMENTO

No. De Veces

Tiémpo Estimado

Criterios / políticas de Operación

Législación

100%

Manual de Organización

1 ó 2 Veces

Avances, según programa Calidad 30 minutos de Obra Uso de materiales

1 ó 2 Veces

Avances, según programa Calidad 30 minutos de Obra Uso de materiales Según avance de obra

Variable

Variable

Variable

Variable Control interno

Variable

1a5 Control interno minutos

1 vez

20 minutos

Ley de Obra De acuerdo al Publica. programa de obra Contrato

2 Veces

30 minutos

Ley de Obra De acuerdo al Publica. programa de obra Contrato

1 Vez

1 hora

1 Vez

1 dia

1 Vez

1 dia

Contrl interno

Ley de Obra Publica.

1 vez

3 horas

1 vez

15 minutos

3 Veces

1 hora

1 Vez

30 minutos

De acuerdo al reporte contable

1 Vez

2 horas

De acuerdo al reporte contable

2 Veces

3 a 4 horas

1 Vez

1 hora

Control area de Finanzas,Politicas de pago

Codigo Fiscal

1 Vez

1 hora

Control area de Finanzas,Politicas de pago de sueldos

Codigo Fiscal

1 a 2 Veces

1 hora

Al mejor precio cumpliendo especificaciones

Contrato Ley de Obra Publica.

Utilidades acordes al tamaño de cada obra

1 Vez

Supervision y 2 a 3 horas control de costos de obra