Organizar La Documentación Teniendo en Cuenta Las Normas Legales y de La Organización

 

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

PRESENTADO POR: ADRIANA YEPEZ CASTILLO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA TOCAIMA 2018

 

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

PRESENTADO A: MARIA ANTONIA HERNANDEZ ALBADAN

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA TOCAIMA 2018

 

  1. Individualmente deben realizar un mapa conceptual del marco legal de archivos en Colombia, los temas son: - Ley 594 de 2000. - Acuerdo 060 del 2001

LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS

ESTABLECE LAS REGLAS Y PRINCIPIOS QUE REGULAN LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA DEL ESTADO

Es decir

 ARCHIVO PÚBLICO

Presentación de servicios públicos a entidades privadas

 ARCHIVO PRIVADO De interés publico

 ARCHIVO TOTAL

 Aquel que para la historia es de interés público

Proceso integral de los documentos

SOPORTE DOCUMENTAL

 

Toda evidencia que contenga material, tales como fotos, archivos visuales, fílmicos

Documentos originales que garantizan autenticidad e integridad

 

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Encargada de orientar y coordinar la función la función archivística salvaguardada el patrimonio de los archivos que allí reposan

Por ende

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Leda importancia a los archivos, e históricos como parte fundamental de la memoria colectiva

 ARTÍCULO 7: Los archivos de la  jurisdicción y competencia se clasifican

Control y vigilancia. El archivo general de la nación podrá adelantar en cualquier momento visitas de la inspección a los archivos de los estados

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 Archivo nación  Archivo general general de del la departamento  Archivo general de distrito

Recompensa a la hora de guardar los documentos de la

 

 ARTICULO 50: 50:

 

Estimulo por parte del gobierno no nacional otorgando premios no tributarios, a empresas que con acciones contribuyan a salvaguardar los documentos del país .

Es decir Artículo 51:

 ACUERDO 42 DE 2002  Apoyo de los organismos de control

La procuraduría general de la nación y la controlaría general de la republica

Criterios por la organización de

prestara todo para el apoyo, al archivo de la nación que se cumpla general todo lo establecido en la ley

archivos en las entidades públicas

LOS ARCHIVOS SE CLASIFICAN

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 ARCHIVOS DE GESTIÓN  ARCHIVO CENTRAL  ARCHIVO HISTÓRICO

 

 

 

2. Consultar e investigar cada uno de los contenidos descritos a continuación

  Qué es la Gestión Documental mencione y explique cada uno de ssus us ocho procesos.

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La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción pr oducción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y sedeterminan desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):

PRODUCCIÓN Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

RECEPCIÓN Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos

 

de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

DISTRIBUCIÓN

 Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.

TRÁMITE Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

ORGANIZACIÓN Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.

 

  Elaboración de inventarios documentales.   Organización y entrega de transferencias documentales.   Aplicación de lla a disposición final de llas as TRD y/o TVD.

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CONSULTA   Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen Las actividades básicas en esta fase son: 1. Formulación de la consulta        

Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.   Reglamento de consulta

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2. Estrategia de búsqueda        

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Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos.

3. Respuesta a consulta   Atención y servicio al usuario.   Infraestructura de servicios de archivo.   Sistemas de registro y control de préstamo.   Uso de testigos y formatos para el control de devolución.   Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información 

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CONSERVACIÓN  Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. 

Aspectos a tener en cuenta: Ubicación  Aspectos estructurales Capacidad de almacenamiento Distribución Estantería Distribución de la estantería Mobiliario

Condiciones ambientales: Ventilación Iluminación Mantenimiento

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS  Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y

 

políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

  Mencione la importancia, objetivos, ventajas y desventajas de la gestión Documental

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Importancia de un Sistema de Gestión Documental Se basa entre otros en los siguientes puntos base:

  Se evi evita ta la pérdida de documentos, yya a que están todos seguros en un

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servidor documental central. Se evi evita ta la pérdida de tiempo debido a que vvarias arias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información. Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental. Control de cambios de los documentos y control de revisi revisiones ones y accesos que se realizan a los documentos. Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación. Captura y extracción de la in información formación de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como meta datos. Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas.

 

 

Ventajas y Desventajas de los Sistema de Gestión Documental

Ventajas:

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Rapidez y acceso inmediato

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Acceso instantáneo a toda la documentación.

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Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.

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Resolución del problema de localización.

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Control total sobre la documentación e información.

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Información compartida entre diferentes usuarios. Fácil y rápida distribución o envío de documentos.

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Ahorro material

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Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...).

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Eliminación de desplazamientos.

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Ahorro de espacio físico.

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Seguridad y fiabilidad

 

 Desventajas:

- Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas sistemas conlleva una inversión monetaria importante. - Las personas no autoriz autorizadas adas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel aceptable. - Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la información en servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación. - Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de trastrabillad y resguardo de la información.

  Archivo, importancia, funciones, clasificación, Documento, características.

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Concepto de archivo Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. También denominamos fichero al lugar físico donde se almacena la documentación.

Si atendemos a la frecuencia de consulta del archivo, lo podemos clasificar en: Archivos activos: Aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vezlos al mes.

 

 

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función

Las funciones del archivo dentro de una empresa son las siguientes:

  Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa   Asegurar la perfecta conservación de los mi mismos smos así como la máxima rapidez posible a la hora de localizarlos   Cumplir con las disposiciones legales

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Importantancia el archivo en una empresa Por imperativo legal: el art. 30 del Código de Comercio obliga a conservar durante seis años libros y documentación que generan derechos y obligaciones de la empresa en relación con otras personas y persiste la obligación aunque cese la actividad empresarial. Por interés propio: la información es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y está, muchas veces, contenida en los documentos que se generan con la actividad del negocio.

Documentación Mercantil Documentación mercantil que debe conservarse durante seis años: destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. También se incluye la documentación

 

relacionada con la liquidación de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.

Documentación de carácter interno: No están afectados por la obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y después los destruye. Documentos especiales relacionados con la constitución o con el patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notariales…Se conservan de manera indefinida.  Documentos Socio-laborales Que se conservan seis años: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de Matrícula Personal y el libro de visitas. Que se conservan cinco años: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidación de seguros sociales.

Un buen archivo debe cumplir las siguientes características:

  Fácil de usar por cualquiera   Rápido, que no tardemos más de unos minut minutos os en encontrar lo que buscamos   Flexible, debe permitir oscilaciones sin crear grandes dificultades   Seguro, que los documentos no se deterioren   En resumen, rentable

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  Recibo y despacho de documentos, Mencione los pasos según el artículo 21 del título quinto de la Ley general gener al de archivos en Colombia.

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RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS  El artículo 21 del título quinto de la ley general de archivo de Colombia señala que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos, Pudiendo contemplar el uso de las nuevas tecnologías y soportes de cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA: Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias. FUNCIONES DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. Así, de acuerdo a la anterior podemos mencionar algunas de las funciones que se debe cumplir al interior de las unidades de correspondencia: 1. Vigilar que las acciones de las áreas que integran la Unidad de Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios establecidos. 2. Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa. 3. Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que permitan ser eficientes en su funcionamiento.

 

4. Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aún no han obtenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas para su conclusión. 5. Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades. 6. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos

  Elabore un cuadro comparativo de Ordenación Documental y clasificación

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CODIGO

SECCIÓN Y SERIES

1C

LEGISLACIÓN

1C1 1C 2

DISPOSICIONES LEGALES EN MATERIA PROGRAMAS Y PROYECTOS SOBRE LA LEGISLACIÓN

1C 3 LEYES 1C 4

CÓDIGOS

1C 5

CONVENIOS Y TRATADOS INTERNACIONALES

1C 6 1C 7

DECRETOS REGLAMENTOS

1C 8

ACUERDOS GENERALES

1C 9 1C 10

CIRCULARES INSTRUMENTOS JURÍDICOS CONSENSUALES

 

  Mencione y explique los sistemas de ordenación documental.

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El sistema ordenación es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros. En el caso de los archivos, estos elementos serán las series dentro de las secciones o las unidades documentales dentro de las series. Es importante resaltar que la ordenación debe hacerse a las series documentales, según las características propias de cada una de ellas. Dicho orden se determina mediante la aplicación de los sistemas de ordenación, los cuales materializan la idea de secuencia y se clasifican en: alfabéticos, numéricos y mixtos.

1.

SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS 

Se apoyan en una base de conocimiento universal: el Alfabeto. Tienen como fundamento el orden alfabético de todas las letras del nombre o del asunto. Sistemas alfabéticos se denominan directos, porque los documentos se pueden consultar con solo leer el nombre en la unidad de conservación (carpeta, bolsa, legajador, entre otros). Los sistemas de ordenamiento alfabético son tres: Onomástico Toponímico o Alfabético-Geográfico Temático

SISTEMA ONOMÁSTICO Este sistema se utiliza para ordenar nombres, los cuales pueden ser: Nombres de Personas Naturales: según el Código Civil, “son personas

naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición

 

Nombres de Razones o Firmas Sociales: Es el nombre bajo el cual se conoce la empresa. Este corresponde al Registro en la Cámara de Comercio.

SISTEMA TOPONÍMICO El sistema toponímico o alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la ordenación de las series y subseries documentales alfabéticamente por nombres lugares. Este tipo de ordenación puede basarse en países, estados, territorios, zonas, direcciones, entre otros. Siempre teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas. El sistema toponímico tiene un campo de acción sujeto a restricciones de carácter territorial. Para la identificación de las guías y subguías siempre se hace necesario un mapa.

SISTEMA TEMÁTICO Es la ordenación alfabética de las series y subseries documentales, por el asunto o tema de su contenido. Es un sistema que permite tener juntos todos los documentos que se generan alrededor de una misma gestión administrativa. Este sistema supone una definición exacta concisa, específica y clara de los asuntos que se tramitan en las dependencias y la difusión de los mismos, para que todas las dependencias conservan hasta donde les sea posible, los mismos asuntos generales.

2.

SISTEMA DE ORDENACIÓN NUMÉRICO 

Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; éstos se usan para rotular las guías, subguías, carpetas e índice. El principio numérico se considera indirecto porque en el momento de archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de datos, un índice o un registro numérico, para determinar el número que le corresponde.

 

Sistema Ordinal Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental) un número en forma progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que conforman una serie documental. Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas, órdenes de compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones,  Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica. Componentes:  Archivo numérico principal

El archivo numérico principal contiene: Guías y subguías numéricas: pueden aparecer en distintas posiciones, según la aplicación que se utilice. Las guías pueden estar divididas en milésimas (0000 a 9000) o centenas (100 a900) y las subguías en decenas (10 a 90) o veintenas (20 a 80). Carpetas: contienen las unidades documentales. Se rotulan con números consecutivos que reemplazan al nombre.

SISTEMA CRONOLÓGICO Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronológico tiene gran importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de ordenamiento. Métodos: Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica, entre ellos se destacan los siguientes: Cronología Rígida: se basa en una ciega ordenación por fechas. La ordenación por este método consiste en ubicar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha

 

sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en la serie, Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así: 2004, 02, 28 2004, 03, 01 2004, 03, 03 2004, 03, 04 Cronología Circunstancial: satisface las necesidades de la documentación que por ciertas circunstancias debe estacionarse a través del tiempo, para que cumpla su objetivo. Una de sus aplicaciones más usuales de este método es el recordatorio de vencimientos. En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la unidad de instalación el mes que cursa y a continuación los meses siguientes, de acuerdo con el orden del calendario. Cada mes vencido va al final de la unidad de instalación y los días vencidos pasan al mes siguiente.

3. SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTOS 

 Alfanuméricos Este sistema combina el principio alfabético con el numérico. Se puede utilizar en la ordenación de las series de una dependencia cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican la oficina productora, seguido de los dígitos de series y subseries. Por ejemplo: En la Secretaría Ejecutiva: SE-O1

Actas

 

SE-O1-O1

Actas de Junta Directiva

SE-O2

Informes

SE-O2-O1

Informes de Actividades

SE-O2-O2

Informes de Gestión

En la División Administrativa: DA-O2

Informes

DA-O2-O1

Informes de Actividades

DA-O2-O2

Informes de Gestión

En la División Financiera: DF-O2

Informes

DF-O2-O1

Informes de Actividades

DF-O2-O2

Informes de Gestión

DF-O2-O3

Informes a Organismos de Control.

El sistema alfanumérico también puede emplearse para ordenar la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados. Por ejemplo, los contratos de prestación de servicios pueden ordenarse con base en el año de celebración del contrato y el nombre del contratista, así: 2003 ACOSTA PÉREZ, Carlos José 2003 CASTRO GIL, Ana María 2004 ALZATE LOPERA, Juan Manuel 2004 ZAPATA GODOY, Luz Ordinal Cronológico

 

Este sistema se basa en la combinación de dos sistemas numéricos: el ordinal y el Cronológico. Puede aplicarse a series cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Decretos,  Acuerdos, Resoluciones), cualespor se orden ende primer lugar por el número de la unidad documental ylos después la fecha expedición. Ejemplo:

001 2003-04-31 002 2003-07-21 003 2004-05-19 004 2004-06-16 005 2004-08-11 006 2004-08-18

La adopción de un sistema de ordenación depende de las características y el volumen de la serie documental, lo importante es que permite recuperar la información en forma ágil y oportuna.

  Tabla de retención documental, función, implementación y sus elementos

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Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.  ARCHIVO DE GESTIÓN

 

 ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO  ARCHIVO HISTÓRICO O PERMANENTE PERMANENTE Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.

Funciones de las Tablas de Retención Documental Manejo de la información: Para llevar a cabo la ejecución de una Tabla de Retención Documental se exige el total reconcomiendo de los documentos, su clasificación y su relevancia empresarial. En este punto de desarrollo, empezarás a notar como el manejo de la información se hace más fluido y estandarizado, lo que hace que el reconocimiento de la estructura organizacional sea más enfático y útil.

Control y acceso a los documentos: Cuando se identifican las categorías y tipologías documentales, se logra una homogenización de las matrices de archivo. Esto permite un mejor orden y así un mayor control de lo que se produce, su ubicación y su disposición. En sí, se conoce a profundidad la estructura de la información y su incidencia en los procesos de la empresa. Selección y conservación: El objetivo central de las Tablas de Retención Documental es la realización optimizada de las categorías archivísticas de los documentos, con el fin de establecer matrices que dejen claras las prioridades de la información, su usabilidad y su relevancia a través del tiempo. De esta forma se especifican no solo su categoría documental, sino que también el tiempo que el documento estará en archivo y finalmente, los procesos que se deberán llevar a cabo cuando el tiempo de su ciclo de vida finalice.

 

Manejo integral: Cuando la documentación es revisada, gestionada y seleccionada, se está haciendo un amplio trabajo en pro de un correcto manejo de la información, esto hace que la seguridad de los documentos sea mucho mayor, su acceso y ubicación sea más fácil y su archivo más optimizado.

Identificación de documentos de apoyo: Como se mencionó en puntos anteriores, para realizar un buen uso de una Tabla de Retención documental, es necesario conocer a profundidad la estructura organizacional de la empresa, sus divisiones y tipologías. Esto contribuye a que se identifique con mayor facilidad, aquellos documentos que pueden ser de utilidad administrativa

3. Elabore un paralelo según la formación de los archivos(Gestión, Central e Histórico

4. 4 Elabore un cuadro sinóptico de los pasos para el recibo de documentos. 5. Visite una empresa dónde iinvestigue nvestigue sobre: 6. Producción de documentos 7. Organización de documentos: 8. Recepción 9. Radicación 10. Registro 11. Distribución 12. Trámite: Clasificación, orde ordenación, nación, descripción),

 

13. Consulta y conser conservación vación de los documentos