Organizacion y Metodos Empresariales

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS EMPRESARIALES La función de organización y métodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesoría al nivel gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo. Esta actividad se realiza a través de propuestas que se elaboran después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la empresa, tratando de hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo. Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde se decida si se ponen en práctica o si son denegadas. Los Estudios de Organización y Métodos son útiles para cualquier empresa, ya sea ésta industrial, comercial o de servicios. La asistencia y asesoría de organización y métodos a la dirección de la empresa, puede darse a nivel externo y a nivel interno de la misma. Siendo de esta forma: Externamente: Existen oficinas consultoras de Asesoría, cuya labor fundamental es realizar estudios de organización y métodos, las cuales muestran la siguiente característica: Poseen personal calificado en el ramo con experiencia en diferentes tipos de empresas y con conocimiento de muchos problemas organizacionales. Por lo anterior, al momento de realizar un estudio de organización y métodos se pueden plantear diversidad de soluciones de acuerdo a los problemas existentes, en base a conocimientos teóricos ó experiencias en otras empresas. Sin embargo, pueden alejarse de la realidad de la empresa, ya que en algunas ocasiones es difícil llegar a conocer la cultura organizacional, problemas históricos y el sentir general del personal, puesto que por ser personas extrañas a ellos la confianza y sinceridad puede ser limitada. Internamente: El Departamento de Organización y Métodos, realiza permanentemente Estudios bajo las siguientes características: Posee personal propio con experiencia y conocimiento de diferentes áreas de la Empresa y con tiempo completo para dedicarse a

buscar mejorar los procedimientos internos. Además, puede llegar a conocer a profundidad las características internas elementales de cada área, así como la forma de pensar de las personas en relación a los antecedentes históricos de los procedimientos que se utilizan y de la Empresa en general. Sin embargo, la poca experiencia externa con otros tipos de empresas puede llegar a limitar las posibles alternativas de solución a los problemas que sean objeto de estudio, puesto que no existen puntos de comparación. En la medida que la función de organización y métodos constituye un instrumento de cambio y mejoramiento, su ubicación dentro de la estructura orgánica de cualquier entidad o empresa merece consideración seria y ponderada, por lo que existe diversidad de razones y opiniones para ubicarla en el más alto nivel de las empresas. Entre ellas destacan las siguientes: Al depender de la jefatura máxima de la empresa se eliminan resistencias indebidas a sus recomendaciones y sugerencias; se obtiene una visión amplia y panorámica de la organización, especialmente en términos de la coordinación que deben tener todas las actividades lo que sirve para fijar con mayor precisión sus posibles áreas de trabajo y lograr mejores resultados. Los estudios de organización y métodos representan el análisis de los problemas estructurales y de los sistemas de trabajo de la administración, con el propósito fundamental de asesorar a las unidades administrativas para el mejoramiento de sus métodos de trabajo y el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles y por adquirir, para lograr eficiencia y eficacia en el desarrollo de sus funciones. El alcance de los mismos comprende desde los cambios estructurales de la organización hasta las menores modificaciones introducidas en los métodos de trabajo de una pequeña unidad administrativa, va desde la simplificación de trámites hasta la reforma total de la organización. De acuerdo a su campo de aplicación, estos estudios pueden realizarse a en forma general para toda la organización y también en alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial. Así, el estudio de toda la organización se realiza a nivel general de toda la empresa, comprende un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos dentro de la empresa, entre los que destacan objetivos, políticas, organización, estructura, sistemas de trabajo, recursos, otros. A este

nivel el estudio, también, puede realizarse en aquellas funciones generales de a organización comunes a varias área o unidades administrativas. Por su parte, el estudio específico de alguna de sus unidades componentes, áreas o puestos de trabajo en especial, se realiza con el fin de considerar posibles mejoras en sus métodos y procesos de trabajo, aunque se realiza en forma independiente no se puede descartar dentro del estudio el análisis de las relaciones existente con otros componentes similares de la organización. Este tipo de estudio se aplica, también, para la creación de nuevas unidades administrativas o puestos de trabajo con la finalidad de aprovechar y mantener los sistemas de organización existentes pero sobre todo buscar el éxito de su funcionamiento. Dentro de este contexto, para que los estudios de organización y métodos obtengan los éxitos deseados es importante contar con la aprobación y apoyo de la alta gerencia, así como la anuencia y simpatía de las autoridades del área objeto de estudio, y sobretodo con la participación del personal involucrado dentro del área, lo cual solamente se logrará si se les comunica adecuadamente, de lo contrario será inevitable encontrar resistencia al cambio durante el estudio y en las propuestas de cambio que se lleguen a formular. Por otra parte, como toda técnica o herramienta profesional, estos estudios deben contar con una metodología para su desarrollo, por lo cual se han determinado cinco fases que de acuerdo a su secuencia ayudan a la realización del mismo: 1. Planificación del Estudio: Ningún esfuerzo de mejoramiento administrativo debe iniciarse sin una cuidadosa planificación y preparación previa del curso de acción que habrá de seguirse para alcanzar su propósito. En este sentido, el primer paso dentro de la planificación del estudio de organización y métodos es definir la naturaleza del problema y detectar las principales fallas a resolver, para luego determinar con claridad el objetivo del estudio y con ello evitar malos entendidos que obstaculicen o dispersen el trabajo. Cuando se ha definido la naturaleza y el objetivo del estudio, debe llevarse a cabo una investigación preliminar o reconocimiento para determinar la situación actual y visualizar los estudios que se deben realizar, la complejidad de la investigación, las técnicas más apropiadas para realizarlo y los posibles costos de las propuestas de solución. El estudio

preliminar por ser el primer contacto con la realidad que se va a estudiar, puede dar una idea de la magnitud del problema, detectar los inconvenientes que pueden surgir durante el estudio proporcionando nuevos elementos de juicio a considerar y como consecuencia de ello provocar una reformulación del estudio en términos más objetivos. En términos generales los objetivos de la investigación preliminar son: Determinar las necesidades específicas que existen dentro del campo de aplicación y la identificación del problema que requiere atención prioritaria; descripción detallada de la ubicación, naturaleza y extensión del problema; establecer el tipo de conocimientos técnicos o habilidades que se requerirán para resolver el problema; así como estimar el tiempo, recursos humanos y materiales que serán necesarios para resolver el problema, así como las técnicas administrativas Determinada la naturaleza y la magnitud del problema, definido el objetivo del estudio y practicada la investigación preliminar debe formularse el plan y los programas de trabajo para llevarlo a cabo, examinando las diferentes opciones para efectuar la investigación definitiva y fijar las normativas y condiciones generales que regirán su desarrollo. Esta última etapa de la Planificación del estudio debe presentarse en un informe que indique la apreciación del problema y el plan de trabajo que se utilizará para resolverlo, especificando con claridad qué es lo que se va a realizar y por qué, en dónde, cómo, cuándo y quiénes lo harán, así como las acciones, los recursos, el tiempo y el costo de su elaboración e implementación. Este documento debe contener una explicación clara y concisa de las áreas de investigación que cubrirá (sistemas, procesos, funciones, puestos, etc.) y de los hechos, datos e informes que sean necesarios para llegar a conclusiones y recomendaciones sólidas y efectivas, a través de la descripción de los siguientes contenidos: Antecedentes y justificación del estudio; propósito y objetivos así como los resultados que se esperan obtener; alcance y limitaciones; acciones o fases necesarias para lograr el objetivo; los recursos humanos, materiales y financieros necesarios en cada acción o fase del estudio; el cronograma de actividades que indique las fechas de inicio o terminación de cada acción o fase; las estrategias y tácticas administrativas que se adoptarán para conducir la

investigación; la delimitación de responsabilidades para cada una de las fases; los programas auxiliares de información y orientación acerca de la naturaleza y propósitos del plan. El plan de trabajo debe someterse a la consideración de las autoridades del área objeto de estudio y a la aprobación de la alta gerencia, quienes determinarán el costo-beneficio del proyecto, así como las implicaciones que pueden darse dentro de la empresa si se realiza. 2. Recopilación de Información: Es importante recopilar información general de tipo documental sobre: manuales, leyes, decretos, acuerdos, reglamentos, informes, estadísticas, anuarios y estudios anteriores sobre el área o problema a evaluar, así como información específica del campo de trabajo sobre: organigramas, descripciones de puestos, expedientes del personal, datos sobre volúmenes de trabajo, descripción de los principales procesos, relación con otras dependencias, condiciones y características de la ubicación, espacios físicos, mobiliario y equipo; en general toda aquella información que específica del área objeto de estudio. En este sentido, reunir y registrar aquellos hechos que permiten conocer y analizar lo que realmente sucede en el área objeto de estudio evitará la formulación de impresiones deformadas de la realidad, incurrir en interpretaciones erróneas, falsas conclusiones y proponer medidas de mejoramiento que al aplicarlas resulten inoperantes. El registro de los datos recopilados debe quedar por escrito al momento de la observación de los hechos, para disponer de un historial completo del caso que permita: Respaldar las acciones que se formulen y las propuestas de cambio que se implementen; comparar en cualquier fase de la investigación los resultados parciales con los planes y programas respectivos; facilitar la información al personal para que conozca los objetivos del estudio, lo que se ha hecho y lo que falta por hacer, teniendo la posibilidad de obtener sugerencias y/o recomendaciones para mejorarlo; archivar los informes o estudios sobre los trabajos realizados, constituyen la mejor fuente de información para realizar trabajos similares, evitando la duplicidad de esfuerzos y como un elemento de apoyo por si existiera cambio del personal que realiza el estudio. Por otro lado, las técnicas generales que se utilizan para la recopilación de los datos son la investigación documental, la entrevista, el cuestionario y la observación directa. La

elección de las mismas está en función de los objetivos de la investigación, de la naturaleza del problema de estudio, de los datos que deban obtenerse, pero sobretodo de la visión y criterio del Analista. Independientemente a la(s) técnica(s) que se utilice, la labor de investigación debe afrontarse sin prejuicios, sin opiniones preconcebidas, adoptando una actitud amable y discreta a fin de ganarse la voluntad y confianza del personal del área de estudio y estimular la participación activa en los trabajos que se realicen. Además, no debe realizarse ningún tipo de ofrecimiento o promesa que no se tenga certeza y posibilidades de ser cumplidas para evitar actitudes y criterios desfavorables posteriormente. En este orden de ideas, la investigación debe comprender la recopilación de los antecedentes y datos relativos a la situación actual del área evaluada. Entre los antecedentes se encuentran los aspectos jurídicos que se verán involucrados dentro del problema, los problemas similares que con anterioridad se hayan presentado y las soluciones que se hayan recomendado o adoptado en su momento en un intento de resolver el problema. Por lo que respecta a la situación actual, es importante cubrir con aquella información que permita: Definir los objetivos del área afectada; conocer la estructura orgánica actual; revisar las políticas establecidas y las normas administrativas relacionadas con el problema en estudio; determinar las funciones asignadas a cada área y/o puesto de trabajo, que tengan relación con el problema; examinar las condiciones de trabajo, cultura organizacional, relaciones internas y externas del personal, canales de comunicación. 3. Análisis de la Información: Consiste en organizar los datos recopilados de acuerdo a los objetivos del estudio de organización y métodos, para someterlos a un proceso de análisis o examen crítico que permita descubrir los problemas y establecer cuáles son las causas que impiden la operación normal del sistema, procedimiento o método de trabajo, generando deficiencias, errores, retrasos o duplicaciones dentro de su desarrollo. Esta fase sirve de base para el desarrollo de alternativas de solución a los problemas detectados y/o que originalmente generaron la necesidad de realizar el estudio y para la formulación de recomendaciones de mejoramiento administrativo en general. El análisis de una situación o evento administrativo consiste en dividir o separar sus elementos componentes hasta llegar a conocer la naturaleza, las características y las causas

que originan los problemas detectados sin perder de vista la relación de interdependencia e interacción que debe existir dentro de ellos. El propósito del análisis es establecer las bases para proponer opciones de solución al problema que se estudia con el fin de evaluarlas y establecer las acciones o medidas correctivas que permitan la eliminación del problema y el mejoramiento administrativo del área objeto de estudio. Asimismo, éste provee de una descripción ordenada de los datos para someterlos a un examen crítico que permita conocer todos sus aspectos y detalles logrando conducir los esfuerzos de racionalización a diagnosticar los problemas. Las actividades que conforman la fase del análisis de la información deben desarrollarse en la siguiente secuencia: Conocer el hecho o la situación que se analiza; describir claramente el problema(s) principal(es) detectado(s); descomponer cada uno de los problemas para conocer todos sus detalles o particularidades; examinarlo críticamente y comprender cada uno de sus elementos componentes; ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación elegido realizando comparaciones y buscando analogías o discrepancias con otros hechos similares; definir las relaciones que operan entre cada elemento considerándolos individualmente y en conjunto, tomando en cuenta que los fenómenos administrativos no se comportan en forma aislada y por sí solos sino que son, también, causa-efecto de las circunstancias del ambiente interno y externo que los rodea; formular un diagnóstico de la situación, identificando y explicando las deficiencias y sus causas con el fin de resolverlos. Para el análisis de la información debe adoptarse un enfoque amplio e integral, relacionando el problema con toda la organización y cada una de sus unidades componentes. Un enfoque muy eficaz al momento de realizar el análisis consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática una serie de preguntas que resumen la justificación de las actividades administrativas. Es importante que las preguntas se realicen con mucha objetividad y claridad para lograr obtener las respuestas adecuadas y lograr que la persona que responde a las preguntas también llegue a cuestionarlas. Después de obtener respuestas claras y precisas, éstas deberán someterse a un nuevo interrogatorio, planteando la pregunta ¿por qué se hace?, a partir de ese momento se

iniciará el examen crítico de los datos y las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para la formulación de acciones de mejoramiento. Esto será posible mediante la eliminación, combinación, cambio o simplificación de alguno o todos los elementos objeto de análisis. Es evidente que el rigor con el que se analicen los datos estará en relación directa con el tipo de estudio que el Analista sea capaz de emprender y del grado de desarrollo en que se encuentre el área estudiada. Por otro lado, la elección de las técnicas e instrumentos de análisis obedecerá a la factibilidad de su aplicación, a los estudios que se van a realizar, al apoyo financiero y los recursos que sean accesibles pero sobre todo a los conocimientos y grado de preparación del personal que realice las funciones de Analista de Organización y Métodos. 4. Elaboración y Presentación del Informe Final: Comprende la elaboración de un documento que describe los hallazgos y las alternativas de cambio o solución a los problemas detectados, incluye las conclusiones y recomendaciones que a criterio del investigador permitirán un mejor desarrollo administrativo dentro del área evaluada. La búsqueda de opciones de mejoramiento administrativo se inicia en la fase de la planificación o construcción del estudio de organización y métodos, la cual presupone una labor inversa a la efectuada durante el proceso de análisis, es decir, que los elementos separados y disgregados en el proceso anterior se combinan mediante una labor de síntesis, formando nuevas unidades, integradas en tal forma que proporcionen las respuestas adecuadas a las interrogantes planteadas a lo largo de la investigación, lo cual no es más que llegar a las conclusiones del estudio. Como resultado de las conclusiones a las que se llegue después del análisis de los datos y de la formulación del diagnóstico de la situación que originó el estudio pero sobre todo utilizando los conocimientos técnicos, la imaginación y creatividad, el Analista estará en posibilidad de formular por lo menos dos alternativas de solución al problema evaluado, para presentarlas a manera de sugerencia o recomendación. En el desarrollo de alternativas u opciones para el diseño de un nuevo sistema de trabajo es necesario combinar los insumos (imputs) con los productos (ouputs),

procesamiento, requerimiento y flujo de información, así como también considerar la estructura de la organización, los objetivos, las políticas, los planes de operación, las funciones, los procesos, los recursos, la distribución del espacio y los controles que cada una de las alternativas requieren para la implementación del cambio. Las recomendaciones que se sugieran deben presentarse por escrito, redactándose para ello un informe que además de exponer las razones que fundamentan los cambios propuestos faciliten la toma de decisiones al respecto. De igual modo, los resultados de los estudios de organización y métodos deben ser presentados directamente al Gerente General y al personal involucrado en su aprobación y en su ejecución. Una vez que las autoridades competentes decidan sobre la alternativa a implementar, se estará en condición de diseñar el nuevo sistema y la implementación del mismo. 5. Implementación y Seguimiento: Se refiere a la puesta en práctica del nuevo sistema y comprende la integración de los recursos humanos y materiales necesarios y la ejecución del programa previsto bajo la supervisión y asesoría del Analista creador del sistema. La implementación de las recomendaciones formuladas puede ser considerada más importante que cualquiera de las otras fases desarrolladas con anterioridad, ya que comprende el momento en el que la teoría del estudio se convierte en práctica y debe ponerse en vigor para solucionar los problemas que lo motivaron. Esta fase puede sub-dividirse en cuatro aspectos fundamentales, los cuales son: Formulación de un programa para la implementación del nuevo sistema; integración de los recursos humanos y materiales que sean necesarios; descripción del nuevo diseño y capacitación sobre el programa de implementación a los responsables de la ejecución del programa; ejecución del programa. La participación del Analista de Organización y Métodos al momento de poner en práctica sus recomendaciones, constituye un requisito esencial, ya que su misión no concluye con la formulación de propuestas de mejoramiento y la preparación del programa de implementación. Deberá estar presente en el lugar en donde se realicen los cambios

durante todo el tiempo que se requiera y de ser necesario regresar eventualmente en forma planificada y esporádica al lugar de implementación del nuevo sistema. En lo concerniente a la ejecución del programa, ésta debe responder adecuadamente a la sencillez o complejidad de los nuevos sistemas, no existe una sola metodología para realizarla, por lo que dependiendo de los cambios que se deseen implementar se deberá elegir entre alguna o varias de los métodos que se describen a continuación: El método instantáneo; el proyecto piloto; la implementación en paralelo; el método parcial o por aproximaciones sucesivas. Generalmente si el nuevo sistema es relativamente sencillo y no involucra un gran volumen de operaciones o un número excesivo de unidades administrativas, el método de implementación instantáneo es el más aconsejable y el más aceptado en la práctica. Es una forma fácil de implementar los nuevos sistemas a menos de que los cambios por sencillos que sean impliquen utilización de equipo diferente y desconocido para el personal o exista alto grado de resistencia al cambio. El método de implementación a través del proyecto piloto consiste en realizar un ensayo del nuevo sistema en tan solo una parte del total de la organización, con la finalidad de medir su eficacia. Por otro lado, cuando se trata de la implementación de proyectos complejos y riesgosos para la organización, es recomendable utilizar el método de implementación en paralelo, el cual consiste en la operación simultánea por un período determinado de tiempo tanto del sistema tradicional como del que se va a implementar. Por su parte, el método de implementación parcial o de aproximaciones sucesivas es el más adecuado para implementar sistemas de gran magnitud y riesgo para la organización, puede afirmarse que para estos casos es el único que permite realizarla con éxito. Consiste en seleccionar parte del nuevo sistema o pequeñas porciones del mismo e implementarlas procurando no causar graves alteraciones y avanzar al siguiente paso solamente hasta que se haya consolidado suficientemente el anterior. Estando implementado el nuevo sistema debe observarse su funcionamiento con el propósito de determinar que los objetivos del sistema se estén logrando, cerciorarse de que todos sus elementos componentes estén operando adecuadamente, realizar los afinamientos o modificaciones necesarias y confirmar que todas las rutinas reemplazadas estén

efectivamente descontinuadas. Los mecanismos para obtener la información que se utilice para comprobar la eficacia de las mejoras implementadas son sumamente variables de acuerdo a las características particulares del área objeto de estudio, por lo que su recopilación y análisis debe quedar a criterio del Analista de Organización y Métodos y de los responsables de dar seguimiento y control a los cambios implementados. A partir de las observaciones que se realicen y del análisis de la información que se pueda obtener, durante un lapso de tiempo indefinido se podrán analizar y adoptar cambios para alguna de las etapas componentes o para el sistema en general. Es conveniente conocer los resultados del nuevo sistema antes de intentar introducir las medidas correctivas de manera precipitada en el momento y lugar en el que se presenten, a menos de que las deficiencias detectadas sean muy evidentes y las medidas correctivas lleguen a considerarse estrictamente necesarias. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. De igual modo, ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia. Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan. El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización. Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al Manual de Normas y Procedimientos.

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información: Identificación del procedimiento; nombre; área de desempeño; codificación; descripción Genérica (objetivo); normas generales; responsable de cada una de las actividades que lo integran; número de paso o sub-paso (secuencia de las actividades); descripción de cada una de las actividades que lo integran. Se detallan a continuación los elementos constitutivos de un manual de estas características: Normas de procedimientos: Es la relación por escrito de la secuencia de los procedimientos que constituyen la base de la organización, con la indicación de los distintos sectores a través de los cuales los mismos se desenvuelven. Formularios: Son todos aquellos documentos y comprobantes que circulan dentro de los circuitos administrativos. Flujogramas: son los procedimientos descritos de manera grafica, que se conocen también como diagramas de procedimientos. Los manuales de normas y procedimientos en su calidad de instrumentos administrativos, tienen por objeto: Compilar en forma adecuada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la organización, los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en procedimientos. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración. Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y como deben hacerlo. Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar la duplicidad de funciones. Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que encare una empresa constituida. Un procedimiento administrativo implica la definición de: 1.- Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo. 2.-Formularios a utilizar, especificando

emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las copias, etc. 3- Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, periodo de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, etc. 4.- Un esquema de control operativo y patrimonial. Contenido y estructura de un manual de procedimientos: Contenido, objetivos, responsabilidad, alcance de los procedimientos, instrucciones, normas de procedimientos, glosario, índice temático, índice de referencias cruzadas, verificación y asesoramiento, indicación de fechas, numeración de páginas, formato, aunado. La sección "contenido" del manual incluirá: a) enunciación de la codificación, b) enunciación de la nominación de cada norma, c) cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual. En "objetivos" contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen. En "responsabilidad" se indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión. En "alcance de los procedimientos" contendrá la explicación de los entes sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que deben ser empleados o por la vía de excepción, cuales son los límites en que cesa la aplicabilidad de los procedimientos. La sección "instrucciones" contendrá las concernientes a: a) estructura, b) codificación, c) actualización, d) criterios de cumplimiento. En "estructura" se indicará cuál es la disposición y los fundamentos de las partes en que está ordenado el manual. En "codificación" se indicará el sistema y criterios de codificación utilizados. Por ejemplo: X X XX XX El primer digito: representa el sistema. El segundo digito: representa el subsistema componente del sistema codificado con el primero. El tercer digito: representa el número de procesos correspondiente. El cuarto digito: identifica cada uno de los formularios que intervienen en el sistema. Los aspectos que imprescindiblemente deben ser sometidos a normas son: Tareas y decisiones, archivos, circuito o flujo de la información y la vía de su materialización en formularios. En materia de Tareas y Decisiones, el manual debe incluir: Una descripción clara y completa de cada paso a seguir ante cualquier evento; momento y oportunidad en

que debe ser ejecutado cada paso; responsable de la ejecución de cada paso; información requerida para la ejecución de cada paso; información que se debe generar como consecuencia del resultado de la ejecución de cada uno de los pasos; medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de comunicaciones y/o procesamiento; decisiones a tomar previendo todos los eventuales cursos de acción de posibles aplicación; controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el resultado del control. Respecto a los Archivos, los manuales deben incluir una explicación que permita conocer: Información a contener; método de clasificación de la información contenida; método de búsqueda de la información y tratamiento posterior al mismo; responsable de su custodia y mantenimiento actualizado; detalle taxativo de quienes tiene acceso a dicho archivo para consulta y para extracción de su contenido. En lo concerniente al flujo de información, el manual de procedimientos debe contener: Ejemplares de los formulario, listados, planilla y todo tipo de impresos a utilizar; responsables de la emisión de cada uno de ellos; momento en que deben ser emitidos; cantidad de copias y tratamiento y distribución a darle a cada una de ellas; instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que integran el formulario.