Organización y Ambiente Físico de La Oficina

 

ORGANIZACIÓN Y AMBIENTE FÍSICO DE LA OFICINA

 

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Organizar una oficina implica proporcionar el ambiente de trabajo adecuado(herramientas y el lugar de trabajo) para poder desempeñar las tareas de la oficina en forma eficiente.

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La utilizada del especio físico de la oficina es el arreglo de todos los componentes en el espacio de disponible, para proporcionar máximo de la efectividadfísicos y la coordinación estos componentes con el elpropósito formar una unidad eficiente y atractiva.

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El mobiliario de la oficina debe ser adaptable y flexible para cada persona y así evitar malas posturas, lesiones, fatigas.

 

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Sala de conferencias.

Cubículos

 

ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA 

La Ofician es el lugar donde se llevan a cabo las transacciones comerciales, se organizan las ideas y se programan las actividades del negocio. Es el centro nervioso de la empresa comercial y el lugar donde se procesa la información con el propósito de obtener datos que la administración necesita para tomar decisiones.

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Es un grupo organizado de personas dotadas de cualidades para dirigir, controlar y coordinar ciertas actividades esenciales en el comercio.

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De acuerdodecon volumen y la variedad de los negocios de una empresa, será el tamaño la el oficina.

 

ORGANIZACIÓN DE UNA EMPRESA PEQUEÑA 

ES una oficina las tareas las tareas las realizan poco personal. Cada persona es responsable de una variedad de las mismas. Ejemplo: el gerente será el propietario y puede tener: oficinista, contador y asistente. Algunas de las tareas especificas serán ayudar a atender clientes, contestar teléfono, hacer facturas y algunas otras tareas. El trabajo en equipo es esencial en este tipo de oficina.

OFICINA DE UNA EMPRESA DEPARTAMENTALIZADA En este tipo de oficina las actividades de la empresa se distribuyen entre varios departamentos que operan como unidades autosuficientes. Cada departamento tiene personal de correo, atención de teléfono, mensajería y recepción. Ejemplo: es el departamento de ventas, existe personal especializado en archivo, facturación y secretaria. Esta organizado para que pueda manejar todas las actividades de la oficina.

 

EMPRESA CENTRALIZADA Es una forma de organizar una empresa centralizando las actividades comunes a varios departamentos, para que el resultado sea menos costoso y complicado. Ejemplo: las llamadas telefónicas son procesadas a través de una central telefónica, la contabilidad tiene una sección especializada, un archivo central donde conserva los registros relacionados con las personas o con transacciones que realiza la empresa. DISPOSICIÓN DE LA OFICINA Los aspectos físicos de la oficina: localización, distribución y ambientación, así como los elementos materiales, maquinas, muebles, construyen la infraestructura la oficina. La forma en que se del integran ambiente y unde medio físico que incideespecifica sobre la eficiencia trabajocrean que un se desarrolla.

 

DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIÓN FÍSICO Podemos utilizar guías para favorecer el desarrollo de la distribución eficaz y asertiva que ayuda a la obtención de los objetivos establecidos por la administración de la empresa. Algunas de estas guías pueden ser: -Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación, comunicación y adaptabilidad al cambio. -Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de personas. -Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea recta. -Colocar las unidad que tengan funciones similares y estén relacionadas entre si. AMBIENTE FÍSICO La disposición física de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, así como la ubicación de servicios al personal y al público, no deben omitir la consideración de aquellos factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de trabajo favorable.

 

Para eliminar o disminuir los efectos negativos provocados por factores ambientales se debe tomar en cuenta: LA ILUMINACIÓN Se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa, con ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los más costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su instalación al descubierto, traslucido. más bien se recomienda la colocación de

pantalla de acrílico

LUZ NATURAL Se considera que la orientación para conseguir una iluminación consiste en disponer hacia el omás los adecuada huecos que habrán de recibir la luz éstadifusa debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de trabajo.

 

COLORES DEL AREA No es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que hayan de recibir ni utilizar tonos conlostendencia o gris intenso suelen luz ser directa, deprimentes, al igual que tonos convioleta tendencia al rojo porque intenso producen irritabilidad. TEMPERATURA AMBIENTE Los márgenes recomendados para el desarrollo de actividades administrativas se establecen entre 18 y 22ºC. Además del empleo de instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo de colores convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos limites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. INSONORIZACIÓN El problema de ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizan concentraciones de equipos o máquinas. El volumen de ruido se mide decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a una mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano.