Organizacion Del Tiempo y Del Trabajo TECLAB

 

Módulo Módu lo 1. Concept Conceptos os generales sobre la gestión del tiempo

En este módulo analizaremos conceptos fundamentales para comprender y desarrollar la productividad personal y la eficiencia laboral en tu vida diaria, además de poder conocer los beneficios que ellos te traerán. Aprender a diferenciar conceptos como importancia y urgencia; eficacia y eficiencia, te permitirán desarrollar tu día a día, de manera ordenada y equilibrando la vida personal y laboral.

Video de inmersión

Unidad 1.1. Denición de productividad personal

Unidad 1.2. Benecios de la prod productividad uctividad personal personal en el trabajo

Unidad 1.3. Eciencia vs. Ecacia

Unidad 1.4. Importancia vs. Urgencia

Unidad 1.5. Tips para aumentar tu productividad personal

Video de habilidades

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Referencias

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Lección 1 de 10 

Video de inmersión

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Lección 2 de 10 

Unidad 1.1. Definición de productividad personal

 Albert Einstein

La productividad personal mide la relación entre los resultados deseados y el tiempo utilizado para obtenerlos. Es decir, cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo eres.

productividad personal consist e en alcanzar los objetivos que te propo La productividad propongas, ngas, consumiendo el menor tiempo posible y disfrutando del camino.

Figura 1. La productividad en términos matemáticos.

Opción a: La productividad puede ser medida a través del logro de los mismos resultados con una menor utilización de insumos.

Opción b: También podemos podemos medirla como un aumento de la produ producción cción utiliz ando la misma cantidad de insumos.

 

Fuente: Elaboración propia

 A su v ez, si los resultados se miden en el tiempo y se pueden graficar graficar en un eje de coordenadas, coordenadas, donde el eje vertical son los resultados y el eje horizontal es el tiempo. Podremos ver así, las siguientes curvas productivas:

Verde: Verd e: Mejores resultados s ostenidos a lo largo del tiempo. Hay productividad

Roja: Resultados desmejorados desmejorados a lo largo del tiempo de manera sostenida. No hay Productiv idad.

Figura 2. Los resultados a lo largo del tiempo

Fuente: https://www.amedirh.com.mx/servicios/noticias/productividad-laboral-sigue-en-caida

Lo que haces en cada momento debería ser lo más importante que debes de hacer, ya que estás renunciando a hacer cualquier otra cosa.

Está comprobado que ser una persona productiva, te permitirá disfrutar el camino aumentando tus niveles de satisfacción, tu autoestima personal y disminuyendo los niveles de s tress propio propios s del dinámico entorno laboral de la actualidad.

Esperamos que, a t ravés del contenido de esta materia, puedas incorporar incorporar importantes hábitos en t u vida personal y profesional gracias a los que lograrás ser  la mejor versión de ti mismo.

 

Reflexioná unos instantes… ¿estás llevando llevando a cabo hábitos que te permitan perm itan ser más productivo? ¿Cuáles? ¿Cuáles?

 

Lección 3 de 10 

Unidad Unid ad 1.2. Beneficios de la productividad personal personal en el e l trabajo

Es una realidad que tú puedes ser una persona productiva, pero en realidad, en la mayoría de las oportunidades pocas veces trabajas en solitario. Debido a que frecuentemente formás parte de un equipo de trabajo, ser productivo influye a las personas que trabajan a tu alrededor y, por lo tanto, tu actitud y habilidades adquiridas traerán beneficios que pueden generar un efecto multiplicador.

 Ahora veamos, qué beneficios tendrá tu equipo de trabajo: trabajo:

La organización es la suma de las personas

–

Si bien, otros factores como la comunicación, el liderazgo y el ambiente de trabajo terminan definiendo la productividad de un equipo de trabajo, tu aporte productivo generará una mayor productividad del equipo.

Más resultados en menos tiempo

–

Cuando los integrantes de un equipo son productivos, enfocan sus actividades diarias en los objetivos que tienen que cumplir, de esa manera, colaboran con el cumplimiento de los objetivos que tiene la empresa en el mediano y largo plazo. Tal es así que cuando un equipo es productivo el cliente se encuentra más satisfecho, los proyectos se cumplen en tiempo y forma y los defectos de producción son menores, sólo para citar algunos ejemplos.

Menos interrupciones

–

Cuando los integrantes de un equipo se encuentran enfocados, las interrupciones son menores y los objetivos conjuntos se planifican con la suficiente antelación como para poder realizar realizar tareas sin necesidad de transitar situaciones urgentes.

Roles mejores definidos

–

Cuando un equipo de trabajo es productivo, se definen roles –formales o informales– en función de las habilidades en donde cada uno de ellos se destaca. De esta manera, cada integrante del equipo sabrá a quién acudir para distintas tareas y quien colabore con la misma lo hará de la mejor manera posible basado en sus habilidades y su experiencia laboral.

Confianza en equipo

–

Cuando el equipo es productivo, los integrantes del mismo comienzan a confiar en sus compañeros, lo cual permite que las instancias de control de los pedidos realizados entre ellos sean más asertivas.

 

Mejor Comunicación

–

Cuando Cuan do un equipo es productivo, los roles y los perfiles de cada integrante del mismo s e encuentran claramente claramente definidos. En ese marco, es mucho más proba probable ble que los mensajes sean emitidos por quienes quienes deben hacerlo y hacia quienes deben ir dirigidos, en los m ejores momentos, con la mejor intencionalidad, intencionalidad, a través del mejor c anal, atendiendo así, las particularidades del mensaje y de la/s persona/s emisoras y receptoras.

Se asumen retos desafiantes

–

Cuando un equipo es productivo, los mismos integrantes elevan el nivel de producción a través de la confianza lograda en el mismo. Básicamente, la confianza en el sistema de trabajo logrado logrado es tal, que difícilmente no ac epten los desafíos presentado presentados s por aquellos que demanden demanden de su gestión.

Se logra trabajar en la mejora continua

La confianza de los integran integrantes tes del equipo y un nivel elevado de cumplimiento de t areas, motivará a s us integrantes a t rabaja rabajarr proactivamente en la mejora continua. Permanentemente Permanen temente se s entirán obligados obligados a no perder esa productividad y, para ello, se compartirán las mejores prácticas, lecciones aprendidas. aprendidas. Además, s e preguntarán preguntarán continuamente de manera individual ¿De qué manera puedo hacer mejor mi tarea? ¿De qué manera puedo colaborar mejor con mi compañero de trabajo?

Figura 3. La productividad personal genera satisfacción personal que se traslada al ámbito de trabajo y fomenta un buen clima de trabajo

–

 

Fuente: [Imagen intitulada sobre La productividad personal genera satisfacción personal que se traslada al ámbito de trabajo y fomenta un buen clima de trabajo]. (2015). Recuperado de https://goo.gl/19Qv5O.

 Autorreflexión  Autorreflexió n y análisis análisis

¿Te ¿T e consideras productivo en tu lugar de trabajo? ¿Observaste algunos de estos est os beneficios en el equipo del que formás parte? ¿Cuáles?

 

Lección 4 de 10 

Unidad Unid ad 1.3. Eficiencia vs. vs . Eficacia

Frecuentemente utilizamos las palabras Eficacia y Eficiencia de manera indistinta. Es momento de conocer que no significan lo mismo y que, a través de esta dist inción, podrás aumentar tu productividad personal en el trabajo.

Figura 4. Cuadrante Eficacia/Eficien Eficacia/Eficiencia: cia:

Fuente: Elaboración Propia

1.3.1 Definición de Eficacia

La Eficacia se define como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

Figura 5. El concepto de eficacia hace referencia a la capacidad de cumplir con los compromisos asumidos

 

Fuente:  Fuente:  [Imagen intitulada sobre El concepto de eficacia hace referencia a la capacidad de cumplir con los compromisos asumidos]. (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/4lHS4W.

Por ejemplo: lograrás eficacia si construyes un edificio en el tiempo que te propusiste hacerlo. Al alcanzar la meta estás siendo eficaz.

Otros ejemplos de eficacia en el trabajo:

Heladería: vender Heladería:  vender determinada cantidad de hel ados de frutas diarios durante el verano. Panadería: vender Panadería:  vender una producción determinada de pan a diari o. Restaurante: atender Restaurante:  atender y satisfacer a una cantidad determinada de cl ientes durante la jornada. Delivery: entregar Delivery:  entregar los pedidos realizados a l a sucursal en los tiempos comprometidos comprometidos con el cl iente. Transporte de pasajeros: realizar pasajeros: realizar traslados de pasajeros de un destino a otro, pasando por las distintas estaciones y llegando a destino, según los tiempos previstos. Bancos: resolver Bancos:  resolver todas las consultas de los clientes según los tiempos de resolución establecidos por el banco para sus distintos canales de atención.

1.3.2 Definición de Eficiencia

La eficiencia se puede definir como una mejor relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. La eficiencia eficienci a puede darse en dos sentidos, cuando utilizas menos recursos para lograr un objetivo o cuando se logran más objetivos con los mismos recursos.

Figura 6. El concepto de eficiencia hace referencia a hacer las cosas cada vez mejor 

 

Fuente: [Imagen intitulada sobre El concepto de eficiencia hace referencia a hacer las cosas cada vez mejor. (s.f.). Recuperado de  https://goo.gl/FCFkO0.

Por ejemplo: conseguirás ser eficiente si, para realizar 100 metros cuadrados de rejas, utilizas menos tiempo que en otras oportunidades (frecuentemente 10 horas). También También serás más eficiente s i, en 10 horas, en lugar de hacer 100 metros cuadrados cuadrados puedes realizar 120.

Otros ejemplos de eficiencia en el trabajo:

Heladería: fabricar helados con las frut frutas as de estación, ahorrando costos de producción. Panadería: lograr satisfacer la demanda diaria sin excedentes de producción. Restaurante: realizar las compras en mayoristas para obtener mejores precios en los ingredientes necesarios. Delivery: realizar Delivery:  realizar entregas de pedidos en menores tiempos a iguales di stancias. Transporte de pasajeros:  pasajeros:  realizar traslados de pasajeros con el colectivo lleno y optimizando una plena ocupación a través de los descensos y ascensos de pasajeros en l as distintas estaciones. Bancos: resolver las consultas de los clientes en menores tiempos utilizando teléfonos y cajeros electrónicos.

1.3.3 Diferencia entre Eficacia y Eficiencia

Mientras que la eficacia se refiere a hacer las cosas bien y de manera correcta para alcanzar los resultados, la eficiencia se refiere a obtener un máximo rendimiento rendimie nto de los recursos utilizados para lograrlos. lograrlos.

La eficacia hace foco en los fines, mientras que la eficiencia en los medios.

Tabla Tabl a 1. Diferencias entre eficacia y eficiencia

Eficacia

Ef iciencia

La eficacia se enfoca en “ hacer algo”.

La eficiencia se centra en “ la mejor m anera de hacerlo”.

 

Eficacia

Ef iciencia

La eficacia es “hacer las cosas bien” .

La eficiencia es “ hacer las cosas cada vez mejor ”.

La eficacia responde a la pregunta: ¿Qué deberías estar haciendo?

La eficiencia responde a la pregunta: ¿Cómo hago mejor esto?

Ser eficaces es un objetivo de mínima (es lo mínimo que puedo

Ser eficientes es un objetivo superador (lo que tengo que hacer,

hacer)

¡tengo que hacerlo con menos recursos!)

Fuente: Elaboración propia.

Te invito a que veas el siguiente video: Cuáles son las diferencias entre eficacia y eficiencia.

Cuáles son las diferencias entre ecacia y eciencia

 Autorreflexión n y análisis análisis  Autorreflexió Luego de observar el video, ¿cómo demuestra su eficienci eficiencia a Sofía?

 

Lección 5 de 10 

Unidad Unid ad 1.4. Import Importancia ancia vs. v s. Urgencia

La productividad personal mide la relación entre los resultados deseados y el tiempo utilizado para obtenerlos. Es decir, cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo eres.

Una de las reflexiones que nos permitirán aumentar tu productividad laboral es la de comprender que no siempre utilizamos nuestro tiempo eficientemente. Uno de los principales motivos de esta defic iencia es que no siempre priorizamos adecuadamente.

Para comenzar a desarrollar esta falencia, es importante distinguir entre el significado de importancia y el de urgencia.

1.4.1 Definición de urgencia

La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Una tarea se convierte en urgente cuando tiene una fecha de vencimiento vencimiento próxima a la fecha f echa en la que te dispones a realizarla.

Propiedades Propieda des de las tareas urgentes:

 Antes dos t areas que tengan tengan distinta f echa de vencimiento, será más urgente aquella que vence vence antes.

Si dos tareas tienen la misma fecha de vencimiento, entonces ambas son igual de urgentes.

Si una de esas tareas, se demora más de lo que pensabas, esa pasará a ser más urgente que la otra.

Si una de esas tareas deja de tener vencimiento, entonces no tiene urgencia.

Ejemplos de tareas urgentes:

El pago de facturas con vencimiento próximo.

La presentación de un informe con vencimiento próximo.

 

Un proyecto con fecha de finalización próxima.

El pago de la t arjeta de crédito cuando la fecha de v encimiento se encuentra próxima.

Figura 7. La urgencia se asocia al tiempo disponible para cumplir con el compromiso

Fuente: [Imagen intitulada sobre La urgencia se asocia al tiempo disponible para cumplir con el compromiso] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/UJvw4t.

1.4.2 Definición de Importancia

La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea se convierte en importante cuando, ante la posibilidad de fracasar, las consecuencias son muy graves.

Propiedades Propieda des de las tareas importantes:

Independientemente de la naturaleza, volumen de trabajo o dificultad de una tarea, si dos de ellas tienen consecuencias similares, entonces ambas son iguales de importantes.

Por más que dos tareas no s e parezcan en nada, se podrá comparar comparar en términos de importancia evaluando cuál de ellas causará mayores consecuencias sino se cumple (esa tarea será la más importante).

Si las consecuencias del incumplimiento de una tarea cambian, la importancia de dicha tarea también lo hace en el mismo sentido (puede aumentar su importancia o disminuir la mis ma).

Ejemplos de situaciones importantes:

El cumplimiento de un proyecto.

El c umplimiento del pago a proveedores. proveedores.

El cumplimiento del pago de honorarios.

 

El cumplimiento de la prestación de un servicio.

El c umplimiento de la entrega de un producto. producto.

Figura 8. La importancia se encuentra asociada a la gravedad de las consecuencias asociadas a no cumplir  con los compromisos

Fuente: [Im [Imagen agen intitulada sobre La importanc importancia ia se encuentra asociada a la gravedad de las consecuencias asociadas a no cumplir con los compromisos] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/qh3LS0.

1.4.3 Distinción entre urgencia e importancia im portancia

Como hemos visto recientemente, tanto la importancia como la urgencia son atributos de una tarea e, incluso, pueden estar presentes al mismo tiempo.

En el módulo 3 veremos una técnica para que puedas priorizar tus actividades y ser más productivo en el uso de tu tiempo, por el momento es importante que seas consciente que nuestro tiempo es limitado y que, si no nos organizamos para resolver nuestros pendientes, lo más probable es que cada vez tengamos más tareas urgentes debido a que no fueron resueltas con la suficiente antic ipación.

Esto representaría un grave problema, ya que al juntarse muchas tareas urgentes que deben solucionarse cuanto antes, se le resta tiempo a lo que realmente resulta importante, exponiéndonos exponiéndonos de esta manera manera,, a las graves c onsecuencias que los incumplimientos de estos últimos pueden llegar a representar representar..

Recuerda…

Son urgentes aquellas actividades que requieren de nuestra inmediata atención ya que no fueron abordadas con tiempo por una inadecuada o inexistente planificación.

Son importantes aquellas actividades o tareas que son fundamentales llevar a cabo para tener un futuro en el mediano y largo plazo, no hacerlas pueden traer graves consecuencias.

Figura 9. Diferencias entre importancia y urgencia

 

Fuente: Elaboración Propia

 

Lección 6 de 10 

Unidad 1.5. Tips para aumentar tu productividad personal

 A continuación, te c ompartiré unos unos consejos para que puedas puedas ser más produ productiv ctiv o en tu vida laboral diaria. diaria.

Recuerda Recuerd a que ser más produ productivo ctivo en tu trabajo tiene un efect o multiplicador en tu equipo de trabajo.

Tips para ser más productivo en cada uno de tus días:

Ordená tu entorno

–

Trabajar en un ambiente lo más ordenado posible es una ventaja para que seas más productivo. De esta manera, podrás responder mejor a las necesidades que surjan de encontrar tus herramientas de t rabajo rabajo,, de encontrar la papelería papelería importante, de encontrar las piezas desmontadas en un proceso de repar reparación, ación, s ólo para citar algunos ejemplos.

Listá tus tareas

–

Se recomienda comenzar el día revisando el lis tado de tareas que tienes que llevar a cabo en el día. Es una práctic a que te ayudará a dimensionar todo lo que te propusiste hacer y a recordarlo a lo largo del día.   Figura 10. Lista las tareas que tienes por delante Fuente: [Imagen Fuente:  [Imagen intitulada sobre Lista las tareas que tienes por delante] (s.f.). Recuperada de https://goo.gl/MFYssF.  

Considerá el tiempo a invertir en cada tarea

–

 

Es i mportante que puedas puedas ser c onsciente de la duración de aquellas actividades que realizas periódicamente, de esa m anera podrás podrás asignar correctamente los tiempos de cada tarea repetitiva en tu planificación diaria.

Agrupá tareas similares en cada sesión continua de trabajo

–

Debido Debid o a que el c ambio de tareas insume energías adicionales necesarias para recordar recordar todo lo inherente a esa nueva act ividad, resulta más eficiente agrupar distintas actividades que se parezcan entre sí. De esta manera evitarás desgastarte más a lo largo del día.

Identificá tu momento del día más productivo

–

Seguro que tienes un momento del día en el que te sentís con mayor concentración, con mayor energía y con mayor predisposición. Ese es tu momento productivo del día, es conveniente realizar allí las tareas más im portantes para asegurar asegurar tu mejor esf uerzo en su realización.

Planificá tu día

–

 Asignale un tiempo a las tareas que te propusiste llevar a cabo durante ese día, es decir decir,, c uántos minutos/horas estimás que durará durará lo que tienes que hacer y en qué orden orden es mejor llevarlas a cabo. Te aconsejo que evites comenzar por las tareas que más te gustan.   Figura 11. Planifica las actividades que tienes por delante Fuente: [Imagen Fuente:  [Imagen intitulada sobre Planifica las actividades que tienes por delante] (2016). Recuperado de https://goo.gl/pWZMXf.

Tomá descansos

Tomar descansos descansos es más produ productivo ctivo de lo que piensas, en la medida que puedas puedas tomar pequeños descansos cada intervalo de 30 m inutos, le permitirás al cerebro oxigenarse, oxigenar se, recuperar energías energías y lograr mejor mejor nivel de f oco y de concentración en tus actividades posteriores.   Figura 12. Toma descansos para recuperar energías Fuente: [Imagen intitulada sobre Toma descansos para recuperar energías] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/MJCY7E.

–

 

Ejercitá tu mente y tu cuerpo

–

En los momentos libres, ejercita tanto tu mente como tu cuerpo. Realizar ejercicios con frecuencia genera innumerables beneficios, entre ellos podemos citar: Liberarás sustancias químicas que te harán sentir más feliz.

Fortalecerás tu sistema respiratorio. Mejorarás Mejorar ás t u sis tema inmunológico por lo que t endrá endrás s menos enfermedades. enfermedades.  Aumentará la confianza en ti mismo.

Repasá el próximo día

–

Será muy importante que, al final del día, pueda puedas s repasar aquella lista original que realizaste al comenzarlo. E sto t e permitirá re planificar aquellas que no has priorizado en caso de que el tiempo no te resultó suficiente y te servirá como un punto de inicio para el día posterior. Te recomiendo que taches las que oportunamente concretaste, esto aumentará tu satisfacción y motivación personal.   Figura 13. Aprovechá tus últimos minutos para repasar tu próximo día Fuente: [Imagen Fuente:  [Imagen intitulada sobre Aprovecha tus últimos minutos para repasar tu próximo día] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/EyCS78.

Aprovechá las aplicaciones

– En la actualidad hay muchas aplicaciones que te permiten organizarte mejor en tu día a día.

 

   Algunas de ellas pueden pueden ser: Listas: Wunderlist (lista milagrosa): milagrosa): Es una aplicación que te permite listar tareas con múltiples opciones de personalización. Todoist (completo): (completo): E s una efic iente herramienta herramienta para crear listas de tareas. Ideal para aquellos que quieren quieren tener todos s us proyectos organ organizados. izados. Any.do Any .do (algo por hacer) hacer):: Es un sofisticado gestor de tareas que permite listar ubicación, fecha y hora de los comentarios.

Recordatorios: Gtask (Tareas Google): Google): Es un administrador de tareas tareas que interactúa de m anera online online con Google. Begin (empezar): (empezar): Es una aplicación que te permitirá trasladar recordatorios de un día al otro de la semana de manera muy sencilla y eficaz. LifeReminders (recordatorios (recordatorios d e vida): vida): Es una aplicación que te permitirá crear recordatorios muy fácilmente.

Para mantener hábitos: LifeTick (marca de vida): vida): Es una aplicación online que te permite establecer objetivos personales y profesionales. Lift.do (levántate y hazlo): hazlo): E s una aplicación que te permitirá realizar un adecuado adecuado seguimiento de las tareas y de los objetivos que te propongas. propongas. Contiene seguimiento y análisis de datos de tus tareas. Goalsontrack (objetivos): (objetivos): E s una aplicación online que te permitirá añadir imágenes imágenes alentadoras que favorecerán la generación generación de los hábitos, además tu información estará segura, ya que realiza copias de resguardo resguardo automáticas a diario.

Figura 14. ¿Cómo aprovechar al máximo las aplicaciones en cada una de las recomendaciones?

 

Tips para ser más produ productivo ctivo en el mediano y largo plazo:

Fijá objetivos

–

Te recomiendo que puedas establecer tus metas en el mediano y largo plazo para que puedas materializarla en objetivos anuales, mensuales y semanales. Esto te permitirá poder planificar planificar tu día a día conociendo de que estarás contribuyendo a un objetivo mayor que te permitirá cumplir c on tu razón de ser.

Repasá tus próximas semanas

–

Te recomiendo que el primer día de la semana puedas ampliar el horizonte y puedas analizar la semana en su totalidad. Realizar este ejercicio nos permitirá anticipar  situaciones que disminuyan nuestra productividad, por ejemplo: Ac tividades no rutinarias, días no laborables laborables o eventos particulares.

Repasá tus próximos meses

–

De la misma manera que el primer día de cada semana te recomiendo analizarla en su totalidad, te sugiero que puedas hacer lo mismo con cada uno de los meses que comienzas. De es ta manera podrás podrás antic iparte a lo importante, dedicarle más esf uerzos y mitigar los riesgos propio propios s de ac tividades urgentes que abordan abordan las agendas diarias. Es importante destacar que, realizando este ejercicio durante varios ciclos, podrás detectar estacionalidades en las demandas de tu negocio, profesión y/o emprendimiento. Detectar estacionalidades es sumamente positivo ya que te permitirá prepararte y adecuar tu oferta a los distintos períodos de mayor o menor actividad.

Hacé balances con cierta frecuencia

–

Por último, te recomiendo que semestralmente puedas revisar cómo han sido tus últimos desempeños en relación a los objetivos que te propusiste cuando pensaste en el mediano y largo plazo. Este ejercicio te permitirá saber si vas por el camino correcto y corregir todo lo necesario ante desvíos en relación a lo esperado.

 

Lección 7 de 10 

Video de habilidades

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Los técnicos de boxes del video...

Son eficaces.

No son eficaces.

No necesitan ser eficaces.

Solo algunos son eficaces.

SUBMIT

 

Los técnicos en el video...

Tienen el mismo objetivo.

No tienen el mismo objetivo.

No tienen en claro el objetivo.

No necesitan tener en claro el obj etivo.

SUBMIT

Los técnicos de boxes del video...

No desarrollaron una planificación.

Desarrollaron una planificación.

No necesitan una planificación.

Cada uno plani ficó sin tener en cuenta cuenta el objetivo común.

SUBMIT

Los técnicos de boxes del video...

No son eficientes.

 

No les i nteresa mejorar los recursos recursos utilizados.

Son eficientes.

Siempre son igual de eficientes.

SUBMIT

El auto que ingresó a boxes...

No necesita mejorar su productividad.

No varían su rendimiento gracias a las tecnologías actuales.

Necesitan mejorar permanentemente su productividad.

Tiene un rendimiento que le resulta indi ferent ferente e a la escudería.

SUBMIT

 

Lección 8 de 10 

Cierre

En el recorrido de este módulo podemos destacar los principales conceptos:

La productividad productividad personal  personal mide la relación entre los resultados deseados y el tiempo utilizado para obtenerlos.

La eficacia está asociada al nivel de consecución de metas y objetivos. Hace referencia a la capacidad para lograr lo que nos proponemos.

La eficiencia eficiencia   se puede definir como una mejor relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Pueden obtenerse los mismos resultados con menos recursos; O bien, con los mismos recursos mayores resultados.

La urgencia urgencia es  es una cualidad de tiempo, algo es urgen urgente te c uando demanda demanda nuestra inmediata atención.

La importancia importancia   es una cualidad asociada a las consecuencias. Son importantes aquellas actividades o tareas que son fundamentales llevar a cabo para tener un futuro en el mediano y largo plazo, no hacerlas pueden traer traer graves consecuencias.

 

Lección 9 de 10 

Referencias

[Imagen intitulada sobre La productividad personal genera satisfacción personal que se traslada al ámbito de trabajo y fomenta un buen clima de trabajo].   (2015). Recuperado de http://www.colegioyapeyu.edu.ar/2015/05/1-de-mayo-feliz-dia-del-trabajador  trabajo].

[Imagen intitulada sobre El concepto de eficacia hace referencia a la capacidad de cumplir con los compromisos asumidos]. (s.f.). Recuperado de http:// www www.redessil.com/ .redessil.com/ tecnico-de-computad tecnico-de-computadoras-a-d oras-a-domicilio/. omicilio/.

[Imagen

intitulada

sobre

El

concepto

de

eficiencia

hace

referencia

a

hacer

las

cosas

cada

vez

mejor].   (s.f.).

Recuperado

de

compromiso].   (s.f.).

Recuperado

de

http:// www www.compuchannel.net/beta/2009 .compuchannel.net/beta/2009/08/04/ /08/04/ alcatel-lucent-6/.

[Imagen

intitulada

sobre

La

urgencia

se

asocia

al

tiempo

disponible

para

cumplir

con

el

https://jojo1065.files.wordpress.com/2013/02/late1. jpg.

[Imagen intitulada sobre La importancia se encuentra asociada a la gravedad de las consecuencias asociadas a no cumplir con los compromisos]. (s.f.). Recuperado de http://www.dashpack.com.ar/servicios/.

[Imagen intitulada sobre Lista las tareas que tienes por delante]. (s.f.). Recuperada de http://destinonegocio.com/economia/como-hacer-la-planificacionde-compras-de-tu-empresa/.

[Imagen intitulada sobre Planifica las actividades que tienes por delante].   (2016). Recuperado de http://estilofamiliar.com/2016/08/tres-pasos-paraplanificar-el-menu-familiarplanificar-elmenu-familiar-y-ahorr y-ahorrar ar.html. .html.

[Imagen intitulada sobre Toma descansos para recuperar energías]. (s.f.). energías].  (s.f.). Recuperado de http://www.guarasi.com/wp-content/uploads/2014/06/ServicioTecnico-Informatico-2-Guara.jpg.

[Imagen intitulada sobre Aprovecha tus últimos minutos para repasar tu próximo día]. (s.f.). Recuperado de http://www.datosgratis.net/wpcontent/uploads/2012/02/ content/uploads/2012 /02/ demanda demandas-trabajo-can s-trabajo-canada.jpg. ada.jpg.

Manabum.   (30 de junio de 2016). Cuáles son las diferencias entre eficacia y eficiencia   [Youtube]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch? Manabum. v=OX2uK8cls_w.

 

Módulo Módu lo 2. Inconvenient Inconvenientes es de la administración del tiempo en el e l trabajo

Detectar los enemigos de la organización y gestión del tiempo es de gran importancia, para trabajar sobre ellos y lograr una mayor  eficiencia en tu gestión diaria. Revisar redes sociales, enviar mensajes personales, navegar en internet sin un fin de trabajo, postergar  tareas para realizar otras más irrelevantes son los malversadores del tiempo sobre los que vamos a hacer hincapié para que puedas ser cada día más eficiente. A través de este módulo tendrás la capacidad de detectarlos y tomar conciencia de ellos para que puedas atacarlos de la mejor forma. Video de inmersión

Unidad 2.1. Malversadores del tiempo

Unidad 2.2. La pro procrastinación crastinación

Video de habilidades

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Referencias

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Lección 1 de 7 

Video de inmersión

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Lección 2 de 7 

Unidad Unid ad 2.1. Malversadores del tiempo

2.1.1 Definición de malversadores del tiempo

Se definen malversadores del tiempo a todas aquellas situaciones que reducen el tiempo disponible para todo lo que tienes previsto realizar.

Figura 1. Los malversadores del tiempo generan conflictos en la organización de tu agenda diaria

Fuente: [Imagen intitulada sobre Los malversadores del tiempo generan conflictos en la organización de tu agenda diaria] (2016)

Recuperado de https://goo.gl/2BQtKK.

John F. Kennedy

 

Te invito a que veas el siguiente video titulado "Motivación para el éxito: El tiempo pasa".

Motivación para el éxito: El tiempo pasa (HD)

Reflexioná unos instantes… ¿Qué conclusiones obtienes del video?

En la actualidad, contamos con muchos malversadores del tiempo que nos distraen de aquello que planificamos realizar y que estábamos dispuesto a llevar a cabo. Est o podría hacernos hacernos pensar que no valoramos el t iempo como es debido debido..

Es fundamental comprender que cada uno de tus días tiene sólo 1440 minutos y que, al día siguiente, aquellos minutos que no utilizaste debidamente no se sumarán a los nuevos minutos que tienes para este nuevo día.

Cada día es una nueva oportunidad para sacar el máximo provecho de aquellos minutos.

Es muy importante aprender a identificar cuáles son los malversadores del tiempo en nuestra vida laboral, para que no tengamos que tomar tiempo de los minutos al dí a que le dedicamos a nuestra vida personal y, de est a manera, podamos sostener un equilibrio que te haga una persona más productiva en t odos sus aspectos.

 A c ontinuación, te contaré como podemos c lasificar estos malversadore malversadores, s, ya que es muy importante reconocerlos, detectar sus orígene orígeness y s us c ausas para luego poder emprender acciones para erradicarlos.

 

2.1.2 Tipos de malversadores del tiempo

Los malversadores del tiempo se clasifican en:

M A LV LV E R S A D O R E S I N T E R N O S

MALVERSADORES EXTERNOS

Son aquellos malversadores del tiempo que dependen estrictamente de nosotros. Es sobre estos que tenemos el 100% de posibilidades de accionar para ser más efic ientes en nuestra gestión diaria.   Figura 2. El uso abusivo del teléfono celular es uno de los principales malversadores del tiempo Fuente: [Imagen intitulada sobre El uso abusivo del teléfono celular es uno de los principales malversadores del tiempo] (s.f.) Recuperado de

https://goo.gl/331ukX.

M A LV LV E R S A D O R E S I N T E R N O S

MALVERSADORES EXTERNOS

Son aquellos malversadores que no dependen de nosotros, dependen de terceros. Sobre estos si bien no podemos controlarlos en su totalidad, podremos podre mos hacer consc ientes de su existencia a nuestro equipo de trabajo trabajo y, de alguna manera, comenzar a mitigarlos entre t odos.   Figura 3. Las constantes interrupciones son un claro ejemplo de los malversadores del tiempo externos Fuente: [Imagen intitulada sobre Las constantes interrupciones son un claro ejemplo de los malversadores del tiempo externos] (s.f.) Recuperado de

https://goo.gl/1tstq9

 

2.1.3 Ejemplos de malversadores del tiempo

En un reciente estudio, realizado por OfficeTime.net, basado en la experiencia de 600 empresarios, se detectó la siguiente información acerca de los malversadoress internos: malversadore

Uso abusivo del email

El 33% de l as personas se pasan entre 1 y 2 horas diarias respondiendo respondiendo mails de trabajo. El 22% pierde más de 2 horas diarias en revisar su bandeja de entrada.

  Figura 4. El uso abusivo de emails es uno de los principales malversadores del tiempo en la actualidad Fuente: [Imagen intitulada sobre El uso abusivo de emails es uno de los principalesmalversadores del tiempo en la actualidad] (s.f.) Recuperado de https://goo.gl/TGjAi3.

–

 

Uso inadecuado de Internet

–

El 27% de los usuarios pierden entre 1 y 2 horas al día navegando en internet. 8 de cada 10 lo hace en webs ajenas a su trabajo.

Charlas informales en exceso

–

El 16% de l os encuestados asume mantener entre 1 y 2 horas diarias c onversaciones ajenas al trabajo. 9 de cada 10 pierde más de 2 horas al día chateando.

Uso inadecuado de las redes sociales

El 75% asume que invierte entre 1 y 2 horas navegando en Facebook, Twitter y otras redes sociales.

Otros ejemplos de malversadores internos

Acumulación de documentos innecesarios

La acumulación de documentos innecesarios es un malversador del tiempo importante, la cantidad de papeles que reunimos durante el transcurso de los días, a pesar de estar viviendo en la era de la digitalización, es abrumante. No olvidemos mencionar el impacto que tiene la impresión excesiv a de comprobantes en el medio ambiente.

Intereses dispersos y numerosos

La falta de claridad y de foco en las actividades que realizas a lo largo de tu agenda diaria es un gran inconveniente en tu agenda diaria. Teniendo en cuenta la cantidad de distracciones y redes de contenidos en los que te puedes perder a través de tu celular o computadora es muy importante que tengas en claro cuál es tu interés principal en cada momento del día.

Objetivos confusos y prioridades cambiantes

La falta de pensamiento estratégico trae numerosas consecuencias en tu productividad. Tener en claro cuáles son tus objetivos de cada día, te permitirá tener en claro cuáles son tus prioridades y evitarás todo aquello que no tenga relación con la actividad en la que debes estar c oncentrado oncentrado..

Ausencia de plazos

No tener fechas límites para cada actividad que emprendas es muy peligroso debido a que, al no obligarte a concretar lo que estás haciendo en un determinado momento, puede que le dediques demasiado tiempo sin darte cuenta. Además, establecer límites de tiempo es fundamental para planificar tu día y articular esa actividad con otras a lo largo del día.

–

 

Excesivo detallismo

Recuerda los conceptos aprendidos en el módulo 1, hay que ser eficaz, pero también ser eficientes. En ese sentido, la cantidad de tiempo que debemos utilizar para concretar una actividad debe ser aquel que sea óptimo para lo que estamos realizando. Ser excesivamente detallista no es bueno ya que podría hacer que demoremos demasiado y que empecemos a postergar el resto de nuestra agenda diaria.

No escuchar, escuchar, desinformación y/o actuar precipitadamente

Muchas veces uno comienza a realizar una actividad sin el debido contexto de un superior, de un cliente o de un compañero de equipo de trabajo. Esto es muy peligroso ya que mucho de lo que llevemos a cabo puede no tener que ver con las expectativas de la necesidad por  lo que te recomiendo siempre preguntar preguntar antes de avanzar c uando no estés del todo s eguro de lo que se necesita.

Abarcar demasiado

 A la hora de realizar algo, uno siempre tiene que tener presente presente 3 variables: Tiempo, c osto y calidad. El t iempo no debería debería extenderse a lo planificado, incrementar tus costos no siempre es una opción rentable para tu actividad, por lo tanto, es muy probable que si algo tiene que ceder es la calidad de tu producido, lo cual puede traer efectos no deseados para tu actividad. Te recomiendo que puedas tener en claro la secuencia de actividades correctas de aquello que debes finalizar en el día, dejando lo más importante para tu momento más productiv produ ctiv o del día, pero siempre avanzando paso a paso.

Estimación irreal del tiempo

Es un error estimar inadecuadamente el tiempo de una actividad ya que, si te lleva más de lo previsto, no podrás completar las metas diarias y, si te lleva menos de lo previsto, es probable que finalices el día con tiempo desaprovechado. Aquí la recomendación es poder  tener presente el tiempo que destinas a las actividades que realizas periódicamente para poder estimar con mayor certeza en las próximas repeticiones.

Falta de formación para el correcto desempeño de las tareas que realizas

Es probable que demores más de lo previsto en algunas actividades que tienes que desarrollar porque no estás 100% capacitado para ello. Es importante pensar permanentemente en tus habilidades técnicas e ir profesionalizando tu gestión de manera tal de ser cada vez más eficiente en tus quehaceres profesionales.

Dejar para el final las tareas más importantes o tener preferencia por ciertas actividades

Postergar las tareas más importantes para el final es un grave error por dos motivos: Recuerda que, como vimos en el módulo 1, es importante conocerse a uno mismo y saber cuál es tu momento más productivo del día. Es precisamente allí donde debes planificar lo más importante del día. Por otro lado, si dejas lo más importante del día para lo último y durante el día has sufrido imprevistos que te han malversado el tiempo, es probable que no tengas tiempo para cumplir con esa actividad y, luego se convertirá en urgente para el próximo día generando generando de esta manera conflict os en t u planificación semanal.

Viajes innecesarios

Si tu profesión implica viajes, ten presente que hoy hay varias herramientas que nos permiten tener una comunicación fluida a la distancia a través de internet, Skype es una de ellas.

En caso de que la importancia de la comunicación implique reunirse personalmente con tu interlocutor, no olviden optimizar el viaje y hacer un análisis de otras reunio reuniones nes y/ o comunicaciones personales que podrías hacer en el mismo viaje.

Perder el hilo en las conversaciones

No mantener conversaciones que giren en torno al hilo de la conversación es una gran pérdida de tiempo, debido a que la misma puede girar hacia cuestiones de preferencias personales dejando de lado la obligación principal de concretar lo que motivó a la conversación. Es

 

muy importante que tengas en claro el objetivo de tu comunicación y el contenido de la misma. Para ello es útil armar un mapa mental o un borrador de conceptos relacionados.

 Autorreflexión: ¿con cuáles de estos procrastinadores del tiempo te sentís más identificado?

Figura 5. Los mapas conceptuales son de gran utilidad para tener claridad y poder comunicarse efectivamente

Fuente: Ïmagen intitulada sobre Los mapas conceptuales son de gran utilidad para tener claridad y poder comunicarse efectivamente] (s.f.)

Recuperado de https://goo.gl/crjRmm.

Siempre ten bien en claro si tu comunicación es...

–

Una pregunta. Un pedido. Una declaración.

No saber decir que no

–

 

Si eres una persona empática, proactiva y con actitud de servicio, es probable que a todo lo que te solicitan respondas con un sí. Esto no es bueno ya que puedes estar  subestimando todo lo que tenés planificado hacer y, en ese marco, generes falsas expectativas en tu cliente. Es por ello que te invito a que puedas tomar el pedido, evaluar  su importancia y su urgencia (veremos este tema en el módulo 3) en relación al resto de tus actividades y respondas “si, por supuesto. Podré cumplir con tu pedido para (la fecha en que c onsidere onsideress oportun oportuna a según tu análisis)”.

Ejemplos de malversadores externos

Reuniones Reunio nes innecesarias o mal planificadas.

Falta de c omunicación interna.

Constantes int errup errupciones. ciones.

Exceso de burocracia.

Impuntualidad.

Llamadas excesivas, imprevistas y/o poco útiles.

Visitas impre imprevistas. vistas. Esperar por respuestas.

 Ausencias en los equipo equiposs de trabajo.

Los avances de las tecnologías y las nuevas plataformas que fomentan una comunicación fácil, accesible y productiva muchas veces pueden resultar ser  contraproducentes.

WhatsApp es un claro ejemplo. Se trata de una plataforma de conversación digital a la que todos tenemos acceso. El uso abusivo de este tipo de plataformas en el plano personal/laboral personal/laboral tiene diferentes tipos de c onsecuencias negativas:

Exces ivas interrup interrupciones ciones de m anera permanente. permanente.

Dificultad para establecer límites de uso de líneas personales y laborales.

Inexistencia de horarios límites si se utiliza el WhatsApp personal para motivos laborales.

Extensión de audios que dific ultan la disponibilidad necesaria para para escucharlos atentamente y rescatar el objetivo e intención principal del mensaje.

Excesivas participaciones en grupos con políticas poco claras de interacción.

Recepción de mensajes promocionales promocionales producto de lis tas de dif usión.

 Ante estos efectos contraprod contraproducentes, ucentes, t e recomiendo que que puedas puedas est ablecer límites c laros con tus int erlocutores cotidianos y, asimismo, bloque bloquees es las notificaciones en los momentos más productivos de tu día. Para esto último será necesario que siempre aclares que, ante una urgencia, esperarás te

 

contacten a través de un llamado telefónico (como medio más adecuado para dichos tipos de situación).

Te invito a que puedas ver el siguiente v ideo titulado "Campaña contra el uso abusivo del c elular".

Campaña contra el uso abusivo del celular Public Publicidad idad Tailand Tailandesa esa

2.1.4 10 Tips para un mejor aprovechamiento del tiempo

En resumen, las 10 recomendaciones recomendaciones que puedo darte son las s iguientes:

Limitar el uso de las redes sociales

–

Fija un máximo de 2 horarios específicos a lo largo del día para chequear las notificaciones y novedades de las redes sociales.

Claridad de objetivos

–

Realiza reuniones reuniones y mantén las conversaciones enfocadas gracias a una adecuada preparación preparación de la misma en c uanto a los objetivos y s us ideas relacionadas.

Claridad de prioridades

–

 

En función de los objetivos que te hayas fijado, establece prioridades, tenerlas siempre en claro te servirá para priorizar las actividades más importantes ante inconvenientes que puedan surgir durante el transcurso de tu jornada.

Asertividad en las comunicaciones

–

Se asertivo en las conversaciones con tus clientes, compañeros, subordinados y/o jefes. Da un contexto adecuado a la conversación y luego ve directamente al objetivo de tu comunicación. Siempre deja en claro la intencionalidad de tu mensaje para que tu interlocutor entienda que lo que le estás comunicando es un pedido, una declaración o una pregunta.

Formación continua

–

Reconocer que no siempre te encuentras 100% capacitado y actualizado en tu profesión es un gran primer paso para ser más productivo. Estar al corriente de oportunidades de formación en las habilidades de tu profesión te convertirá en un profesional comprometido que realizará realizará sus t areas con mayor efic iencia y productividad.

Check List

–

Utiliza listas de pendientes acerca de lo que planificaste hacer, agrega tareas de menor nivel sobre cada una de ellas y, a medida que vayas completándolas táchalas para tener claridad acerca del porcentaje de avance de tareas ejecutadas en relación al total. También pueden servirte ante la necesidad de tener que reprogramar tus actividades debido a inconvenientes.   Figura 6. Elaborar check list con listas de pendientes te permitirá tener claridad de la totalidad de compromisos asumidos Fuente: [Imagen intitulada sobre Elaborar check list con listas de pendientes te permitirá tener claridad de la totalidad de compromisos asumidos] (s.f.). Recuperado de

https://goo.gl/YaFbVO.

Utilizá proced procedimientos imientos

–

Una manera eficiente de realizar actividades que realizas con frecuencia y que otros aprendan de tu experiencia es documentarlas a través de flujogramas (en el módulo 4 conocerás esta potente herramienta de comunicación). De esta manera evitarás largos periodos periodos de aprendizaje o de recuerdo acerca acerca de c ómo se hacen ci ertas activ idades.

Utilizá plantilla plantillas s

–

En la medida que tu actividad demande completar documentos digitales, automatiza todo lo que puedas. Utiliza plantillas que te permitan copiar y pegar, completar datos, combinar correspondencia. correspondencia. La v elocidad de procesamiento de las computadora computadorass son grandes aliados para nuestra productividad.

 

Utilizá aplicaciones para desarrollar tus ideas y comunicaciones

–

Para realizar mapas conceptuales: MindMaple (mente de arce): Se trata de una aplicación que te permite crear documentos, añadirle hipervínculos, notas, imágenes e información adicional en cada

concepto. MindMeister (maestro de la m ente): Es una aplicación que te permitirá elaborar mapas mentales, descargarlos, compartirlos y utilizarlos sin conexión a internet.

Utilizá aplicaciones para monitorear tus acciones

–

Para monitorear tus acciones: Atracker (rastreador): es una app con un gran número número de funciones de s eguimiento que permiten permiten supervisar las tareas que realizas en tu teléfono. Rescue Resc ue Tim e (rescate (rescate del tiempo): se trata de una aplicación que mide el tiempo y emite informes semanales acerca de donde estás perdiendo el tiempo.

Para mantener el foco: Stayfocusd Stayfocus d (mantente enfocado): aplicaciones que se complementa con el navegador de internet de Google (Crome) y te permite bloquear direcciones de internet que

te distraen. Focus@will (enfócat (enfócate) e): es una aplicación que combina música y neuro neurociencia ciencia para reproducir reproducir músic a que aumentará tu productividad. productividad.

Las demoras, los costos de traslados, las distancias, la motivación y la posibilidad de reducir costos fijos son argumentos más que suficientes para que las organizaciones organ izaciones de t odo el mundo estén incrementando la productividad productividad de s us equipos a través del teletrabajo (trabajo (trabajo remoto gracias al av ance de internet y de las tecnologías). Esto, a su vez, posibilita el trabajo home office, a través del cual los colaboradores de un equipo de trabajo pueden trabajar desde la comodidad de su hogar.

¿Qué beneficios beneficios trae el t eletrabajo en términos de productividad?

Reduce los tiempos de traslados de los colaboradores hacia sus oficinas.

Disminuye los índices de ausentismo (el colabora colaborador dor puede trabajar trabajar a pesar de contingencias que pueden haber imposibilitado su traslado).

Las empresas colaboran con el medio ambiente al disminuir la circulación de miles y millones de ciudadanos hacia sus trabajos.

Fomenta el buen clima laboral al permitir que sus colaboradores eventualmente trabajen desde la comodidad de su hogar.

Desarrolla las competencias tecnológicas de sus equipos de trabajo al necesitar éstos adoptar las tecnologías y softwares necesarios para poder practicar esta modalidad de trabajo.

 Algunas plataformas más útiles para interactuar interactuar con tus compañero compañeross en instancias de teletrabajo y home office:

 

Google Hangouts

Skype

Zoom

Todas das ellas s on aplicaciones que permiten la conexión de decenas de participantes en una videoconferencia de tiempo real. I ncluso poseen las s iguientes To posibilidades:

Compartir pantallas

Programar reuniones reuniones e impactarlas en calendar calendarios ios digitales

Grabar las reuniones

Incluso, es la actualidad son muy populares las plataformas que te permiten acceder a tu PC de escritorio a pesar de la distancia. Esto suele ser muy útil cuando debes acceder a programas, aplicaciones, entornos a los cuales no podrás acceder desde tus dispositivos personales o móviles por cuestiones inherentes inhere ntes a las licencias, permisos y seguridad informática informática entre otros, por ejemplo: Teamviewer Teamviewer..

Figura 7. Tips para aprovechar mejor tu tiempo t iempo

 

Fuente: elaboración propia.

Te invito a que veas el siguiente video titulado "S.O.S Productividad y motivación".

S.O.S Productividad y motivación

 

Lección 3 de 7 

Unidad Unid ad 2.2. La procrastinación

2.2.1 Definición de procrastinación

La procrastinación (del latín: pro, adelante, y crestinus, referente al futuro), postergación o posposición es la acción o hábitos de retrasar y postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndose por otras actividades más irrelevantes o agradables. Se trata de uno de los principales malversadores del tiempo.

2.2.2 Tipos y hábitos de la procrastinación

Según el estudio que citamos al comienzo de este módulo, se reconoce que:

El 19% de los encuestados pasan entre 1 y 2 horas diarias procrastinando. procrastinando.

1 de cada 10 es consciente de este malversador del tiempo y asume poder controlarlo.

La procrastinación puede puede originarse originarse por diferentes causas, en relación a esas c ausas, c lasificamos a la procrastinación de la s iguiente manera: manera:

Por evasión

Cuando se evita comenzar una tarea por miedo al fracaso.

 

Por activación

Cuando se posterga una tarea hasta que ya no hay más remedio que realizarla.

Por indecisión

Cuando intentas realizar la tarea, pero pierdes demasiado tiempo en pensar cuál es la mejor  manera de realizarlas hasta que el tiempo que tenías destinado para realizarla se termina.

2.2.3 Tips para evitar la procrastinación

Regla de los dos minutos

–

Si estás planificando una actividad que se puede hacer en menos de 2 minutos, no la planifiques, directamente llévala a cabo porque el sólo hecho de sumarle el tiempo de planificarla te llevará 5 a 10 minutos y te evitarás aumentar las posibilidades de tener que posponer esto y otras actividades sencillas.

 

El primer paso

–

Si tiendes a postergar tareas porque tienes miedo de fracasar en el intento, te recomiendo que comiences y desmitifiques tu incapacidad de hacerlo. Proponte a trabajar 5 minutos y luego evalúa como te está yendo, es muy probable que el miedo se vaya y que tengas el suficiente impulso para avanzar en la concreción del objetivo.

Utilizá rutinas

–

En la medida que puedas detectar actividades que son frecuentes en tu día a día y que puedas estandarizarlas para llevarlas a cabo todos los días en una misma frecuencia horaria, te permitirá transformar esa actividad en un hábito. Los hábitos se realizan casi de manera automática con el tiempo, lo cual te permitirá ahorrar esfuerzos cuando el mismo s e encuentre internalizado.

Tomá decisiones

–

Muchas veces postergamos actividades de manera consciente, para ese tipo de postergaciones es muy útil sentarme a pensar en las causas que nos obligan a no avanzar  hacia la concreción. Toma una decisión y comprométete con ella, es proba probable ble que estés f orzando objetivos objetivos o que no hayas dimensionado lo importante que es llevarla a c abo.

Gestioná energías

–

Nuevamente te recomiendo que trabajes en tus mejores momentos del día. Si estás cansado o de mal humor, las probabilidades de postergar crecen considerablemente. Intenta alimentarte bien, hacer ejercicio y descansa adecuadamente adecuadamente para encontrar una mayor cantidad de mejores momentos durante tu día.   Figura 8. Desarrolla las actividades más importantes del día en tu momento más productivo Fuente: [Imagen intitulada sobre Desarrolla las actividades más importantes del día en tu momento más productivo] (s.f.) Recuperada de https://goo.gl/WCjDFb.

No rompas la cadena

–

 

Si tienes que realizar una actividad con una frecuencia regular, una técnica muy utilizada para no procrastinar es la de reflejar en un calendario con una cruz cada vez que la realizas, de esta manera te obligarás a no romper con la frecuencia de cruces y te incentivarás a cumplir con la tarea.

Dividí el trabajo

–

Si hay una actividad que es desafiante por la complejidad que tiene, será una buena práctica que puedas subdividir ese compromiso y que puedas ir completando pequeñas subtareas. Esto te permitirá avanzar ágilmente, motivarte con el desafío completo y, sobre todo, tus ganas de procrastinar se verán disminuidas a medida que avances con las distintas subtareas.

Diviertete

–

Intentá utilizar herramientas que te permitan divertirte en el proceso. No es lo mismo hacer un check list en una hoja de papel que hacerlo en una aplicación en donde reúnas créditos por completarlas. A nímate a hacer uso de herramientas herramientas disponibles que te permitirán transitar el proceso de manera divertida y eficaz .

Hacelo público

–

Una manera muy eficaz de evitar postergar es la de hacer público tus compromisos. Compartirlos con la familia, con tu esposa, con los compañeros de trabajo e incluso hasta hacerlo con tus amigos y contactos en las redes sociales, te motivará a aumentar tu compromiso con la causa.   Figura 9. Hacer públicos tus compromisos es una de las mejores maneras de evitar la procrastinación Fuente: [Imagen intitulada sobre Hacer públicos tus compromisos es una de las mejores maneras de evitar la procrastinación] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/c5HjRT.

Recompensate

–

Si una actividad es desafiante, define un reconocimiento del que podrás gozar una vez terminada la tarea. De esta manera relacionarás esa actividad satisfactoria con el compromiso con la actividad y, de esta manera, lograrás persistencia en el cumplimiento de la misma. Figura 10. Tips para no procrastinar  Fuente: elaboración propia.

 

John Lennon

 

Lección 4 de 7 

Video de habilidades

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La gente que ves en el video...

Se comunica adecuadamente.

No se comunica adecuadamente. a decuadamente.

No necesitan comunicarse adecuadamente.

No necesitan la comunicación de sus compañeros.

SUBMIT

 

La gente que ves en el video...

Cuida su integridad i ntegridad física.

No necesita cuidar su integridad física.

No cuida su i ntegridad física. física.

Les importa su integridad física.

SUBMIT

La gente que ves en el video...

No pone en riesgo l a integridad física de sus compañeros.

Le importa la integridad in tegridad física de sus compañeros.

Pone en riesgo la integridad física de sus compañeros.

Se preocupa por la integridad física de sus compañeros.

SUBMIT

La gente que ves en el video...

No es eficiente.

 

Es eficiente.

Se preocupa por su eficiencia.

Se preocupa por una mejor relación entre los recursos y cumplimiento de objetivos.

SUBMIT

La gente que ves en el video...

 Aprovecha su tiempo.

Es miltitarea.

Puede atender varias ocupaciones a la vez.

No aprovecha oportunam op ortunamente ente su tiempo.

SUBMIT

 

Lección 5 de 7 

Cierre

En el recorrido de este módulo podemos destacar los principales conceptos:

Los malversadores del tiempo

–

Los malversadores del tiempo son aquellas situaciones que reducen el tiempo disponible para todo lo que tienes previsto realizar. Es muy importante aprender a identificar  cuáles son los malversadore malversadoress del t iempo en nuestra vida laboral, para que no tengamos tengamos que t omar tiempo de los minutos al día que le dedicamos a nuestra vida personal.

Existen dos tipos de malversadores

–

• Internos: son aquellos malversadores del tiempo que dependen estrictamente de nosotros. Es sobre estos que tenemos el 100% de posibilidades de accionar para ser más

eficientes en nuestra gestión diaria. • Externos: son aquellos malversadores que no dependen de nosotros, dependen de terceros. Sobre estos si bien no podemos controlarlos en su totalidad, podremos hacer 

conscientes de su exist encia a nuestro equipo de trabajo y, de alguna manera, manera, comenzar a m itigarlos entre todos.

Tips para un mejor aprovechamiento del tiempo:

–

1. Limitar el uso de las redes sociales. 2. Claridad de objetivos. 3. Claridad de prioridades. 4. Asertividad en las comunicaciones. 5. Formación continua. 6. Check List. 7. Utilizá procedimientos. procedimientos. 8. Utilizá plantillas. 9. Utilizá aplicaciones para desarrollar tus ideas y tus comunicaciones. 10. Utilizá aplicaciones para monitorear tus acciones.

Procrastinación

– La procrastinación, postergación o posposición es la acción o hábitos de retrasar y postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndose por otras actividades más irrelevantes o agradables. agradables. Es uno de los los principales malversadores malversadores del tiempo.

 

  Tips para evitar la procastinación

 

 

Lección 6 de 7 

Referencias

[Imagen intitulada sobre Los malversadores del tiempo generan conflictos en la organización de tu agenda diaria]   (2016) Recuperado de

http:// www www.greatplacetowo .greatplacetowork. rk. es/publicaciones-y-eventos/blogs-y-noticias/1198 es/publicaciones-y-eventos/blogs-y-noticias/1198-algun -algunos-de-estos-ladr os-de-estos-ladrones-delones-del-tiempo-te-estan-a tiempo-te-estan-afectando fectando

[Imagen intitulada sobre El uso abusivo del teléfono celular es uno de los principales malversadores del tiempo]   (s.f.) Recuperado de

http:// es.123rf.com/photo_5796 es.123rf.com/photo_5796719_latin719_latin-american-tra american-trabajado bajador-der-de-la-construccion-hab la-construccion-habla-por la-por-telefono-movil-copia -telefono-movil-copiar-el-e r-el-espacio.html spacio.html

[Imagen intitulada sobre Las constantes interrupciones son un claro ejemplo de los malversadores del tiempo externos]   (s.f.) Recuperado de

http:// mujerpa mujerpandora ndora.com/ .com/ media/thumbs/upload media/thumbs/uploads/articles s/articles /images/5-tips-para/images/5-tips-para-acabar-con acabar-con-las-dis-jpg_ -las-dis-jpg_626x0.jpg 626x0.jpg

[Imagen intitulada sobre El uso abusivo de emails es uno de los principales malversadores del tiempo en la actualidad]  (s.f.) Recuperado de

http:// www www.business .business insider insider.com/email-etiquette-rules-every-p .com/email-etiquette-rules-every-professional-ne rofessional-needs-to-knoweds-to-know-20162016-1 1

[Imagen intitulada sobre Los mapas conceptuales son de gran utilidad para tener claridad y poder comunicarse efectivamente]  (s.f.) Recuperado de

http:// datateca.unad. edu.co/contenidos/434207 edu.co/contenidos/434207/434207 /434207_EXE/mapa_conceptual_4.jpg _EXE/mapa_conceptual_4.jpg

[Imagen intitulada sobre Elaborar check list con listas de pendientes te permitirá tener claridad de la totalidad de compromisos asumidos] (s.f.).

Recuperado Recuper ado de http:// japanjapan-work.com/need-staff-for-war work.com/need-staff-for-warehouse-a ehouse-at-kawagoe t-kawagoe-city-in-saitama-haken-compa -city-in-saitama-haken-company ny -3/

[Imagen intitulada sobre Desarrolla las actividades más importantes del día en tu momento más productivo]   (s.f.) Recuperada de

https://quantumdigital.com/#!/content/4-marketing-ideas-home-improvement-contractors

[Imagen intitulada sobre Hacer públicos tus compromisos es una de las mejores maneras de evitar la procrastinación]   (s.f.). Recuperado de

http:// es.123rf.com/photo_ 36449 3644960_ 60_ factory-worker-an factory-worker-and-foreman d-foreman-discuss-inspection-report-w -discuss-inspection-report-with-auditor ith-auditor.html .html

Imparable.Tv . (11 de diciembre de 2013). Motivación para el éxito: El tiempo pasa   [Youtube]. Recuperado de https://www.youtube.com/watch?

v=X69Di5dY0Eo&index =7&list= LLMtHN_H LLMtHN_Hop_BqHR op_BqHR1fbLOwtyA 1fbLOwtyA

JadagMex.  (26 de julio de 2012). Campaña contra el uso abusivo del celular  [ Youtub Youtube]. e]. Recuper Recuperado ado de https:/ /www /www.youtube.com/watch?v=7_BDLHgb2H .youtube.com/watch?v=7_BDLHgb2H4 4

WorkMeter . (7 de f ebrer ebrero o de 2012). S.O.S Productivida Productividad d y motivación  [Youtube]. Recuperado de htt ps://www.youtube.com/watch?v=U-Um650 ps://www.youtube.com/watch?v=U-Um650IWDs IWDs

 

Módulo 3. Adecuada gestión del tiempo en el trabajo

En este módulo vamos a reforzar las diferencias de lo importante y lo urgente a través de la metodología de Stephen Covey, la cual te permitirá aprender a clasificar tus actividades diarias. Además, te propondremos algunas ideas para que puedas migrar del paradigma de lo urgente a lo importante. Video de inmersión

Unidad 3.1. Marco teórico

Unidad 3.2. Los 4 cuadrantes del tiempo

Unidad 3.3. La gestión de los cuadrantes del tiempo

Unidad Un idad 3.4 . Recomen R ecomendaciones daciones nales

Video de habilidades

Cierre

Referencias

 

Descargá la lectura

 

Lección 1 de 9

Video de inmersión

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Lección 2 de 9

Unidad Unid ad 3.1. 3.1 . Marco teórico

Como ya tratamos anteriormente, el tiempo es uno de los recursos más valiosos que tenemos y, por  desgracia, es perecedero por lo que no es acumulable día tras día.

Stephen Covey, autor de varios libros acerca de la eficiencia, toma este concepto y nos comparte un marco teórico muy interesante acerca de la gestión del tiempo. La misma consiste en considerar cada actividad que tenemos que realizar en dos variables: Importancia y Urgencia.

El autor, a través de su libro “Primero lo primero” propone lograr consciencia de que hoy vivimos en un mundo en el que tendemos a tener cierta predisposición hacia lo urgente y vivimos reactivamente pensando que lo primero es lo urgente, a esto se lo puede denominar “El paradigma de lo urgente”.

Frases para detectar lo urgente:

Necesito esto ahora. ¿Estoy en problemas, podés venir un momento? Se te hace tarde para la cita.

Cuando esto sucede, estamos atrapados entre tantas actividades urgentes que difícilmente nos sentemos a pensar que es lo verdaderamente importantes. Es decir, en términos de consecuencias

 

como vimos en el módulo 1, qué riesgos corro al no estar haciendo lo que debería estar haciendo en función de la gravedad de las consecuencias que pueden ocasionar no hacer la actividad.

El autor toma ambas dimensiones y, al presentarlas en un eje cartesiano, obtiene y propone una combinación de la que obtenemos obtenemos cuatro cuadrantes, que serán s erán detallados detallados en el próximo apartado. apartado.

Figura 1. Los cuatro cuadrantes de la organización del tiempo sobre los ejes de lo importante y lo urgente

Fuente: elaboración propia.

 

 Antes de continuar la lectura te invitamos inv itamos a realizar una breve breve actividad. act ividad. Buscá B uscá un cronó c ronómetro metro para medir  cuánto tiempo tardás en contestar la consigna y hace click en este link:

¿Cuál fue el resultado?

¿Respetaste la consigna número 1?

¿Leíste bien la última pregunta?

Como te habrás dado cuenta, no hacía falta completar todos los campos.

En la vida diaria nos sucede algo parecido. A diario intentamos resolver la mayor cantidad de pendientes sin haber tenido el cuidado de analizar con detenimiento las consignas y, en el camino, muchas veces perdemos eficiencia y productividad realizando tareas innecesarias o duplicando esfuerzos.

 A esto, est o, el autor de la metodología que veremos en este módulo lo denomina: denomina: El para paradigma digma de lo Urgente. Urgente.

Te invitamos a conocer un nuevo record de productividad en el competitivo ámbito de la fórmula 1 (El equipo Red Red Bull Racing logró cambiarle las cuatro c uatro ruedas ruedas al auto de Pierre Gasly en 1,91 segundos):

https://www https: //www.lanacion.com.ar/deportes/formula-1-incre .lanacion.com.ar/deportes/formula-1-increible-nu ible-nuevo-record evo-record-boxes-cambiar-boxes-cambiar-nid226 nid2268481 8481  

Reflexión ¿A quién no le gustaría ser lo suficientemente productivo en sus actividades laborales diarias?

 

Lección 3 de 9

Unidad Unid ad 3.2. Los 4 cuadrantes del tiempo

3.2.1 Cuadrante 1: Importante y Urgente Figura 2. El cuadrante de lo importante y lo urgente

Fuente: elaboración propia.

El cuadrante 1 contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí debés incluir aquellas tareas que requieren de tu atención inmediata. Un ejemplo podría ser atender un reclamo de un cliente importante que requiere que le soluciones un problema de manera urgente.

 

Resultados de las actividades del cuadrante 1

–

Estrés. Cansancio. Tensión. Presión.

Ejemplos prácticos del cuadrante 1

–

Presentar un informe que mi jefe j efe utilizará utiliz ará mañana mañana por la mañana. Solucionar un problema en la línea de producción. Llamar al auxilio porque el auto con el que trabajo dejó de funcionar. Llamar al banco para solicitar un préstamo online que me permita saldar los vencimientos en los próximos días. Comprar insumos para mi actividad ya que no tengo stock y mañana comienzo un trabajo. Comprar un cartucho de tinta para la impresora con la que necesito imprimir documentación a presentar mañana a primera hora.  Act ualizar la licencia de soft  Actualizar software ware con c on la que tengo que realizar un trabajo para que mi m i cliente lo tenga durante durante el transcurso t ranscurso del día. Llamar a un posible cliente porque estoy demorado en llegar a nuestro encuentro. Llamar al servicio médico de urgencias ante un accidente en mi lugar de trabajo. Solucionar un inconveniente en la etapa final de un proyecto que se entrega la semana próxima. Contestar una llamada telefónica de mi superior, mientras él se encuentra en una reunión presentando información brindada por mí.  Arreglarr la línea telefónica  Arregla telefónic a que dejó de funcionar y que figura en mi tarjeta de contacto. contact o.

 

3.2.2 Cuadrante 2: Importante y No urgente Figura 3. El cuadrante de lo importante y lo no urgente

Fuente: Elaboración propia.

El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes, pero no urgentes. Son tareas que son muy importantes para cumplir con tu propósito pero que no requieren de tu atención inmediata. Ejemplos genéricos de actividades que encuadran en este cuadrante pueden ser: mejorar habilidades, establecer  relaciones, planificar, prevenir y reconocer actividades.

Resultados de las actividades del cuadrante 2

–

 

Satisfacción. Motivación Reduce la ansiedad Reduce el Estrés Fomenta la Mejora Continua Se ahorra tiempo Reduce Imprevistos

Ejemplos prácticos del cuadrante 2

 Asistir  Asis tir a la conferencia de un referente referente de mi profesión. Realizar un curso online de gestión del tiempo. Establecer las prioridades de la semana que recién comienza. Planificar las reuniones de la semana.  Agendar una una reunión reunión con mi socio para fijar los objetivos del semestre. Leer artículos periodísticos acerca de mi sector y/o especialidad. Leer un libro acerca de habilidades habilidades que potencien mi ejercicio profesional. Hacer un curso del software que me ayuda a ser más eficiente en mi trabajo. Tener una reunión con mi equipo de trabajo en donde se repasarán resultados y objetivos. Comparar precios de una herramienta de trabajo que necesito. Preparar adecuadamente mi lugar de trabajo. Tomar clase de idiomas. Realizar una reunión para conversar acerca de la satisfacción del cliente.  Analizar la situación s ituación económica financiera f inanciera de mi empresa.  Analizar el cumplimiento c umplimiento de objetivos de mi equipo.

–

 

Figura 4. Los beneficios de transitar tu tiempo en el cuadrante número 2

Fuente: Elaboración Elaboración Propia

3.2.3 Cuadrante 3: No importante y urgente

 

Figura 5. El cuadrante de lo no importante y lo urgente

Fuente: elaboración propia.

El cuadrante 3 se refiere a aquellas tareas que si bien no son importantes son urgentes.

Se trata de actividades que, al no ser importantes para tu propósito, es probable que si lo sean para otras personas. Es importante poder realizar esta distinción por cuanto suelen confundirse con las del cuadrante 1. Pueden formar parte de este cuadrante actividades tales como llamadas, pedidos, interrupciones interrup ciones y reun reuniones. iones.

Resultados de las actividades del cuadrante 3

  Frustración. Susto.

–

 

Rechazo. Disonancia. Pérdida de Foco.

Ejemplos prácticos del cuadrante 3

–

  Contestar un llamado de alguien que tiene una duda operativa operativa en la que no sos especialist especialista. a.  Asistir  Asis tir a una reunión en la que tratarán tratarán cuestiones en las que no sos especialist especialista. a. Contestar un email que le llegó a tus subordinados también (y que tranquilamente pueden resolver  ellos). Necesitás ordenar urgente tu oficina porque no podés encontrar documentación importante de la acumulación de papelería que tenés. El auto de la empresa está a pocos km. de cumplir los necesarios para un service y deberías llevarlo al taller mecánico.

Figura 6. Los resultados de transitar tu tiempo en el cuadrante número 3

 

Elaboración Propia Fuente: Elaboración

3.2.4 Cuadrante 4: No importante y No urgente Figura 7. El cuadrante de lo no importante y lo no urgente

 

Fuente: elaboración propia.

Resultados de las actividades del cuadrante 4

–

Despidos. Irresponsabilidad.

Ejemplos prácticos del cuadrante 4

Cambiar los muebles de la oficina, ya que han dejado de ser funcionales. Pensar en pintar la oficina de atención al público. Recibir una llamada del agente del banco ofreciendo un préstamo personal.

–

 

Llevar a cabo una reunión para tratar el cambio del logotipo que colocarán en las tarjetas de presentación. Organizar el festejo de fin de año con colegas y compañeros. Contestar los whatsapp en el grupo de los colegas de mi profesión. Contestar un correo de un proveedor que ya dejó de trabajar con vos pero que desea saludarte para saber cómo estás. Mirar una película que te recomendaron en relación a tu profesión. Chequear Facebook cuando tenés muchas notificaciones acumuladas. Reenviar un mensaje divertido que te llegó a uno de tus grupos y que querés compartirlo con el resto de tus contactos.

 

Lección 4 de 9

Unidad 3.3. La gestión de los cuadrantes del Unidad tiempo

 A lo largo de este est e capítulo c apítulo te he enseñado a que comprendas comprendas que hay cuatro c uatro tipos de situaciones sit uaciones que te pueden suceder en lo cotidiano y ha llegado el momento de explicarte la utilidad de estos conceptos.

Basado en lo que Covey nos recomienda, a partir de este momento te compartiré qué debes hacer ante cada una de los cuatro cuadrantes:

Figura 8. las recomendaciones sobre cada uno de los cuadrantes de la gestión del tiempo

 

Fuente: elaboración propia.

3.3.1 Cuadrante 1 = ¡Hacer ya!

Figura 9. La intersección de lo importante y lo urgente debe de atenderse de inmediato

 

Fuente: elaboración propia.

Este es el cuadrante más crítico de todos, en donde al no haberle brindado una atención oportuna a una situación importante, se ha vuelto urgente.

Cuando este tipo de situaciones se presenten, te recomiendo que te enfoques en dicha actividad lo más pronto posible, evita todos los malversadores del tiempo que te enseñamos en el módulo 2. Por último, si trabajas en equipo:

 Y algui en tiene los conocimientos conocim ientos para ayudarte: ayudarte: pedí ayuda.

Si nadie puede hacerlo:  compartí con el equipo que estarás enfocado resolviendo una

situación importante y urgente ya que, al hacerlo, evitarás que te interrumpan con temas no relacionados relacionad os a lo que tienes que resolver de inmediato.

3.3.2 Cuadrante 2 = Planificar 

Es muy importante que seas consciente que este es el cuadrante más importante. Aquí se alojan las actividades que son cruciales para tu actividad y sus objetivos estratégicos a mediano y largo plazo.

 

Cuando tengas actividades en este cuadrante tienes que asignarles tiempo en tu agenda, es decir, planificar cuando las llevarás a cabo.

 A continuación, c ontinuación, te comparto 2 plantillas que utilizo personalmen personalmente te con c on el objetivo objetiv o de planificar planific ar mis días y mis semanas, te recomiendo que las utilices para que no olvides realizar el ejercicio de plantearte cuáles son tus temas importantes (desafíos diarios y semanales) y de asignarles un tiempo adecuado dentro de tus días y tus semanas:

Figura 10. Plantilla de planificación semanal

Fuente: elaboración propia.

Figura 11. Plantilla de planificación diaria

 

Fuente: elaboración propia.

Figura 12. Debes invertir tiempo en planificar lo que es verdaderamente importante

 

Fuente: [Imagen intitulada sobre Debes invertir tiempo en planificar lo que es

verdaderamente importante] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/vyATDR.

 Autorreflexión  Autorreflexió n y análisis análisis Ejercicio: Elegí al menos 3 situaciones que se presenten habitualmente en tu trabajo para cada uno de los cuadrantes y reflexioná si actuaste correctamente en función de lo que te acabo de enseñar.

3.3.3 Cuadrante 3 = Delegar/Pedir ayuda

 

Este es el cuadrante en donde deberás apoyarte en tus subordinados o en tus compañeros para realizar  esta actividad ya que, como repasamos anteriormente, esto no es prioritario para tus objetivos estratégicos o de mediano plazo.

 A continuación, c ontinuación, te recomiendo 5 pasos para delegar o solicitar algo de manera eficiente:

1

Define claramente que es lo que necesitas que se concrete.

2

Establece quién es la persona más adecuada para realizar esta tarea, debes tener en cuenta capacidad y disponibilidad de ese recurso.

3

Comunícale asertivamente a esa persona lo que necesitas que se lleve a cabo. No olvides explicarle por qué debe llevarse a cabo para darle un adecuado contexto.

4

 Asegúrate que la persona que está recibiendo tu pedido haya compren c omprendido dido perfectamente lo que se debe hacer.

5

 Acuerda y establece una fecha fec ha y hora para que la persona te presente los resultados de la actividad. activ idad. Asegúr As egúrate ate que esa persona agende o tome nota del acuerd ac uerdo. o.

3.3.4 Cuadrante 4 = Posponer 

En este cuadrante debes posponer las actividades. Aquí encontrarás actividades que no son importantes para tu negocio o actividad y que tampoco son urgentes realizar. No pierdas tiempo en estas actividades, evaluá las estacionalidades que puedas encontrar en tu actividad y reservá agenda de esas épocas de baja actividad para llevar a cabo estas actividades.

 

Lección 5 de 9

Unidad Unid ad 3.4. 3.4 . Recomendaciones finales

Sir Isaac Ptiman

En función de lo aprendido hasta aquí, resulta evidente poder interpretar a los cuatro cuadrantes del tiempo de la siguiente manera:

Figura 13. Retorno e inversión de cada cuadrante de la gestión del tiempo

 

Fuente: [I [Imagen magen intitulada sobre Retorno e inversión de d e cada cuadrante de la gestión del

tiempo] (s.f.). (s.f.). Recuperado Recupe rado de d e https://goo.gl https://goo.gl/NWG0ke. /NWG0ke.

En este sentido, resulta claro que donde más nos conviene invertir tiempo y energía es en el cuadrante 2, lo cual nos permitirá obtener un mejor retorno del tiempo allí invertido.

 Autorreflexión  Autorreflexió n y análisis análisis

 

Ejercicio: Encuadrá las actividades de tu última semana laboral en cada uno de estos cuadrantes y anota el porcentaje de actividades que has realizado en cada uno de ellos. ¿Cuál es tu distribución del tiempo por cuadrantes?

Es normal que, en este punto, te preguntes lo siguiente: ¿cuál es la distribución normal de tiempo y esfuerzo?

Según un estudio realizado por el autor sobre más de 350.000 personas, el porcentaje de tiempo que usualmente se invierte en estos cuadrantes es el siguiente:

Figura 14. Distribución normal del tiempo por cuadrantes

Fuente: [I [Imagen magen intitulada sobre sob re Distribución normal del tiempo por p or cuadrantes (s.f.). (s.f.).

Recuperado de https://goo.gl/NWG0ke.

 

La productividad personal mide la relación entre los resultados deseados y el tiempo utilizado para obtenerlos. Es decir, cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo eres.

Para reflexi r eflexionar: onar:

¿Cuán lejos ¿A estás dedicarle leundedicas 70% delmás tiempo a lo importante? quédecuadrante tiempo?

Si tu repuesta es:

AL CUADRANTE 1

AL CUADRANTE 2

AL CUADRANTE 3

AL CUADRANTE 4

Es probable que te encuentres la mayor parte del tiempo “apagando incendios”, de esta manera te encontrarás inmerso en un círculo vicioso de productividad por cuanto la gestión sobre lo urgente no te permitirá hacer foco en lo importante que, al ser desatendido, se convertirá inminentemente en urgente para acumularse con todo lo que te encuentras gestionando hasta ese momento, generando más crisis y más estrés.

 

AL CUADRANTE 1

AL CUADRANTE 2

AL CUADRANTE 3

AL CUADRANTE 4

Te encuentras realizando una gestión eficiente del tiempo y, de sostenerlo, te encontrarás inmerso en un círculo virtuoso por cuanto inviertes de manera proactiva el tiempo suficiente para planificar todo lo importante evitando que las urgencias lleguen a tu día a día.

AL CUADRANTE 1

AL CUADRANTE 2

AL CUADRANTE 3

AL CUADRANTE 4

Estás en problemas, no es habitual que la mayor parte del tiempo solo veas pasar las actividades, delegándolas en tu equipo o pidiéndole ayuda a tus compañeros. Debes encargarte personalmente de lo que es importante para tu profesión, negocio y/o emprendimiento, reflexiona que es lo que te permitirá ser sustentable en el tiempo y destacarte de tu competencia.

AL CUADRANTE 1

AL CUADRANTE 2

AL CUADRANTE 3

AL CUADRANTE 4

No es admisible que pases la mayor parte del tiempo en este cuadrante, pues no estarías llevando a cabo las actividades que te hacen sostener tu negocio, emprendimiento o profesión en pie.

Si logras dedicarle cada vez más tiempo al cuadrante 2, estarás generando ese círculo virtuoso que es recomendado recomenda do ya que disminuirás dis minuirás el tiempo t iempo asignado al cuadrante 1.

 

 Ahora bien, ¿cómo hago para obtener obtener tiempo y dedicárselo al cuadr c uadrante ante 2?

Para romper el círculo vicioso en el que probablemente te encuentres, debemos quitarle y ganar tiempo del cuadrante 3 y 4. Por ello es que debemos aprender a delegar, pedir colaboración, a saber decir que no  justificadamente  justif icadamente y a posponer efici eficientemente entemente en nuestras gestiones diarias.

RECORDÁ  Anticipate  Antici pate a las urgencias, urgencias, trabajá t rabajá en lo lo importante antes de que sea urgente.

 

Lección 6 de 9

Video de habilidades

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La voluntaria que ves en el video, en el primer recipiente:

Organiza adecuadamente las piedras.

No organiza bien.

 

No necesita esfuerzo para organizar las piedras.

Tiene en claro cómo organizar las piedras.

SUBMIT

La voluntaria que ves en el video, en el primer recipiente:

Coloca "primer " primero o lo primer primero". o".

No coloca "primer "primero o lo primer primero". o".

Entiende que no importa lo que coloque primero.

 Acepta que tiene que alternar los tamaños.

SUBMIT

 

La voluntaria que ves en el video, en el primer recipiente:

Prioriza según la import importancia ancia que cada piedra tiene en su vida.

No necesita priorizar adecuadamente por importancia.

Prioriza adecuadamente por importancia.

No prioriza adecuadamente la importancia.

SUBMIT

La voluntaria que ves en el video, en el segundo recipiente:

No comprende la diferencia entre el orden de atención a las ocupaciones.

Coloca "primer " primero o lo primer primero". o".

 

No coloca "primer "primero o lo primer primero". o".

 Acepta que primero tiene tiene que ir lo urgente.

SUBMIT

La voluntaria que ves en el video, en el segundo recipiente:

Coloca la piedra que representa representa al cuadrante 2 en uno de los primeros lugares.

No coloca la piedra que representa al cuadrante 2 en uno de los primeros lugares.

No le importa i mporta asegurar que la piedra pi edra que representa al cuadrante 2 entre en el recipiente.

Se asegura que la piedra que representa al cuadrante 2 quede fuera del recipiente.

SUBMIT

 

Lección 7 de 9

Cierre

En el recorrido de este módulo podemos destacar los principales conceptos:

El paradigma de lo urgente

–

Stephen Covey autor de su libro “Primero lo primero” propone lograr consciencia de que hoy vivimos en un mundo en el que tendemos a tener cierta predisposición hacia lo urgente y vivimos reactivamente pensando que lo primero es lo urgente, a esto se lo puede denominar “El paradigma de lo urgente”.

Cuadrantes del tiempo

Cuadrante 1: Importante y Urgente

–

Contiene las tareas que son importantes y urgentes. Aquí debés incluir aquellas tareas que requieren de tu atención inmediata:   Crisis Urgencias

 

Vencimiento de plazos

Acción: ¡Hacer ya!

Cuadrante 2: Importante y No urgente

–

El cuadrante 2 incluye las tareas que son importantes, pero no urgentes. Son tareas que son muy importantes para cumplir con c on tu propósito pero que no requieren requieren de tu atención at ención inmediata:   Mejorar habilidades Establecer relaciones Prevención Reconocer oportunidades

Acción: Planificar 

Cuadrante 3: No importante y urgente

–

El cuadrante 3 se refiere refiere a aquellas aquellas tareas que si bien no son importantes son urgentes. urgentes. Se trata de actividades que, al no ser importantes para tu propósito, es probable que si lo sean para otras personas:   Llamadas Pedidos Reuniones Es importante poder realizar esta distinción por cuanto suelen confundirse con las del cuadrante 1.

 Acción: Delegar/Pedir ayuda

 

Cuadrante 4: No importante y No urgente

–

En el cuadrante 4 encontraremos aquellas tareas que no son ni importantes ni urgentes pero que quizás las realizamos porque nunca revisamos su finalidad con el tiempo. En estas tareas nos encontramos desperdiciando el tiempo ya que no son importantes ni para nosotros ni para terceros:    Actividades  Act ividades agradables. agradables.  Actividades  Act ividades sin s in objetivos.

 Acción: Posponer 

 

Lección 8 de 9

Referencias

[Imagen intitulada sobre Debes invertir tiempo en planificar lo que es verdaderamente importante] (s.f.). Recuperado de https://shutterstock.com

[Imagen intitulada sobre Retorno e inversión de cada cuadrante de la gestión del tiempo]  tiempo]   (s.f.). Recuperado Recuper ado de https: //mipropiojefe.com/gest ion-de ion-del-tiempo-y-pr l-tiempo-y-prioridad ioridades/ es/

[Imagen intitulada sobre Distribución normal del tiempo por cuadrantes]  cuadrantes]   (s.f.). Recuperado de https://mipropiojefe.com/gestion-del-tiempo-y-prioridades/

 

Módulo Módu lo 4. Herramientas para una gestión eficiente del tiempo

Finalmente, una vez aprendidas las metodologías y teorías de los módulos anteriores, en este módulo encontrarás técnicas y herramientas para planificar y sostener esa organización organización a través del tiempo. Te ayudaremos a empezar a cambiar los hábitos de gestión con técnicas centradas en objetivos inteligentes, la utilización de diagramas y documentando los procesos para monitorear y controlar los cambios. De esta forma notarás cómo organizar el tiempo y el trabajo de manera eficiente ayuda en tu vida diaria.

Video de inmersión

Unidad 4.1. Metas y objetivos

Unidad 4.2. Planicación de actividades

Unidad 4.3. Procesos

Unidad 4.4. C ontr ontrol ol de a ctividades

Video de habilidades

Cierre

Referencias

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Lección 1 de 9

Video de inmersión

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Lección 2 de 9

Unidad Unid ad 4.1. Metas y objetivos

anteriores, es, hemos apren aprendido dido los conceptos fundamentale fundamentales s e introductorios para mejorar nuestra gestión del tiempo, hemos  A lo largo de los módulos anterior aprendido a detectar cuáles son los principales malversadores del tiempo (con un foco especial en la procrastinación de las actividades) y, por último, hemos aprendido apren dido a clasific ar las act ividades según su importancia y su urgencia para actuar eficientemente en nuestra gestión diaria.

Es importante entonces, que tengas en c laro que 70% de tu es fuerzo debe estar relacionado en temas que son im portantes para tu profesión, emprendimiento y/o negocio, lo cual te beneficiará tanto en el presente como en el mediano y largo plazo (gestión estratégica).

En ese marco, llegó el momento de conocer las herramientas que te permitirán aumentar exponencialmente tu eficiencia en tu gestión de la importancia. Estamos haciendo referencia a una correcta definición de objetivos, a una planificación eficiente, a ganar tiempo sobre lo ya conocido realizando procedimientos procedimien tos y, por último, a controlar que lo que tiene que suceder suceda.

4.1.1 Definición de objetivos

Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios determinados. En general, la consecución de un determinado logro lleva implícita la superación de obstáculos y dificultades que pueden hacer naufragar el proyecto o, al menos, dilatar su concreción.

Es fundamental que establezcas tus objetivos a lograr con lo que estás haciendo, sin ellos no tendrías un norte y sería como navegar por el mar sin una brújula por lo que estarías condenado al naufragio, en este caso, al fracaso de tu actividad.

Ejemplos de objetivos:

Lograr una cantidad de ventas determinadas.

Lograr una cantidad de clientes determinados.

Tener una determinada cantidad de ingresos al mes.

4.1.2 Objetivos SMART

La fijación de objetivos es un tema que no debe tomarse a la ligera, pues como vimos recientemente, se trata del norte hacia donde enfocarás todos tus esfuerzos, es aquello ni más ni menos en función de lo cual tomarás decisiones.

 

Es por ello que a través de un juego de palabras (SMART= inteligente en inglés) te comparto cuáles son las cinco propiedades que debes tener en cuenta a la hora de fijar objetivos inteligentes para tu negocio, profesión y/o emprendimiento:

Objetivos S (Specific=Específicos)

–

Sé específico sobre lo que quieres lograr en el futuro. Debes ser concreto a tal punto que, cualquier persona que lea tu objetivo, entienda y dimensione perfectamente lo que quieres lograr.

Objetivos M (Mesurable (Mesurable=Medibles) =Medibles)

–

Debes establecerte objetivos cuantificables, es decir, que puedan medirse numéricamente con el objetivo de tener certezas en el cumplimiento de los mismos y poder evaluar  su evolución a lo largo del tiempo. Asigna números, es la manera más fácil de evaluar si consigues éxito o si fracasas en el intento.

Objetivos A (Attainable=Alca (Attainable=Alcanzables) nzables)

–

Establece objetivos que puedas cumplir, si bien deben representar un desafío lograrlos, no deben ser imposibles en relación a los recursos y la experiencia con los que disponemos. Necesitás motivarte a alcanzar el objetivo, no frust rarte ante un imposible de lograr. lograr.

Objetivos R (Relevant=Relevantes)

–

Los objetivos deben tener relevancia dentro de lo que nos proponemos para nuestro negocio, profesión y/o emprendimiento, es decir, tienen que tener relación directa con nuestro core business o (actividad principal de tu negocio).

Objetivos T (Timely=Tiempo)

–

Debes evaluar el cumplimiento de tus objetivos periódicamente, es por ello que no pueden ser ajenos al tiempo y tener en claro en qué horizonte temporal te imaginas lograrlos. lograr los. E sto t e permitirá evaluar el éxito de lo que estés llev ando a cabo para avanzar en ese camino o ajustar lo necesario para lograrte lograrte lo propuesto. propuesto.

Ejemplo de objetivos SM ART:

El próximo s emestre (Temporal) (Temporal) deberemos deberemos incrementar un 20% (Medible, Alcanzable) la producción de autos 0 km (Relevante) del segmento monovolumen (Específico).

Figura 1. Algunos indicadores de gestión sobre los que podrás establecer tus objetivos SMART

 

Fuente: elaboración Fuente: elaboración propia.

 Autorreflexión  Autorreflexió n y análisis análisis Ejercicio: Ejerci cio: Repasá los objetivos que te propusiste lograr en tu profesión, emprendimie emprendimiento nto y/o negocio. ¿Contemplan ¿Contempl an los cinco atributos propuestos por la metodología? Desarrollá Desarrollá al menos 5.

 

Lección 3 de 9

Unidad Unid ad 4.2. Planificación de actividades

Tenés en claro tus objetivos, por lo que podrás identificar qué es importante y qué no lo es en tus actividades diarias.

En el módulo 3 aprendimos que, cuando identificamos actividades importantes debemos planificarlas con tiempo para poder cumplir con ellas y que no se conviertan en urgentes. Es por ello que repasaremos repasaremos algunos conceptos relativos a la planificación:

La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.

Planificar es descomponer un objetivo en las distintas actividades que necesitas para llevarlo a cabo y luego, asignarle tiempos en tu agenda a dichas actividades, teniendo en cuenta las relaciones necesarias entre ellas (por ej.: qué actividad necesita que otra termine para empezar y así consecutivamente).

Beneficios de una planificación eficiente

PERMITE

EVITA

Reflexionar sobre las activ idades necesarias para lograr un objetivo. Reflexionar sobre la mejor secuencia posible entre las activ idades necesarias. Eliminar el azar y la incertidumbre. Detectar riesgos posibles y prepa preparar rar planes de contingencia. Tomar decisiones fundamentales para tu act ividad, profesión,negocio y/o empren emprendimiento. dimiento. Comunicar cómo conseguirás tus objetivos. Lograr la adhesión de tus subordinados o de tus compañeros a través de la designación de responsabilidades y la dimensión de cómo cada participante colabora con un todo.

PERMITE

EVITA

 

Pérdida de tiempo y esf uerzo. Fallas en la comunicación. Desarticulaciones entre las actividades.  Aparición de riesgos que hagan hagan peligrar peligrar tu proyecto. Olvidos peligrosos.

4.2.1 Diagrama de Gantt

Una de las herramientas que más se utilizan a la hora de planificar es el denominado “Diagrama de Gantt”:

El diagrama de Gantt es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado

Un diagrama de Gantt permite visualizar gráficamente la duración de las actividades a través de un detalle extensivo de las mismas sobre un eje vertical y un calendario sobre el eje horizontal. Se detallan aquellas actividades que deben realizarse en un momento determinado completando visiblemente la intersección de ambos ejes.

Utilizar esta herra herramienta mienta te permitirá t ener:

Un mapa completo de tu rumbo.

Claridad Clarida d sobre la contribución de cada tarea y de sus responsable responsables s c on el todo.

Una dimensión de las relaciones entre las distintas tareas, cuando debe comenzar cada una y como deben comunicarse entre si sus distintos responsables.

La posibilidad de evaluar distintas posibilidades analizando los impactos.

La posibilidad de evaluar el cumplimiento de las actividades en tiempo y forma.

En fin, se trata del tablero de ajedrez de la forma en la que vas a lograr tus objetivos.

Figura 2. Ejemplo de un diagrama de Gantt

 

Fuente: elaboración propia.

Una vez que tengas tu planificación organizada, cada responsable deberá tener presente las fechas en las que debe realizar sus tareas. Deberán utilizar para ellos sus respectivas agendas personales.

Reflexión Repasá los cinco objetivos desarrollados en la actividad anterior y detallá actividades importantes que desarrollas frecuentemente para lograrlos, ¿las tenés planificadas?

4.2.2 Herramientas Herram ientas disponibles disponibles para el desarrollo de planificaciones

 A la hora de planificar tienes varias herramientas herramientas disponibles, entre ellas podemos destacar dos de ellas:

MICROSOFT EXCEL

GANTTER

Microsoft Excel es una herramienta planilla de cálculo que te permite trabajar en cuadrículas denominadas celdas y conjunto de cuadrículas denominadas tablas. En ellas uno puede completar tanto números como letras, puede asignarles formatos con colores de líneas, de rellenos, de tipografía de letras, así como también programar fácilmente su contenido para que se procesen cálculos de manera automática de manera tal que, una o más c eldas reaccionen de diferentes maneras maneras en relación a la modificación de otras.   Figura 3. Ejemplo de un diagrama de Gantt en Excel Fuente: elaboración propia, captura de pantalla Excel.

 

MICROSOFT EXCEL

GANTTER

Gantter es una herramienta online que te permitirá planificar con un mayor nivel de profesionalismo. Para acceder a ella, deberás crear un usuario con tu c orreo electrónico electrónico y una contraseña particular. particular.   Figura 4. Pantalla de inicio de Gantter.com Fuente: captura Fuente:  captura de pantalla de Gantter.com

 

Como podrás podrás ver en la imagen, sobre el m argen izquierdo izquierdo tendrás para completar principalmente principalmente las actividades y los recursos, al hacerlo, se irá completando automáticamente tanto la parte detallada como la gráfica.

 A través de esta herramienta, herramienta, podrás:

Contar con un extenso almacenamiento en la nube para tus planificaciones.

Definir calendarios calendarios de trabajo para los responsables de ejecución de las actividades.

Establecer relaciones entre las distintas actividades, de manera tal que, ante la modificación de una de ellas la relacionada se actualice automáticamente.

 Agrupar distintas actividades en función de los distintos niv eles de tareas que ofrece la herramienta herramienta

Compartir tus planificaciones con otros usuarios de la aplicación.

Exportar tus planificaciones a otros formatos (por ej.: PDF)

Imprimir tus planificaciones.

Figura 5. Ejemplo de planificación en Gantter.c Gantter.com om

 

Fuente: elaboración propia, captura de pantalla de Gantter.com.

 Autorreflexión  Autorreflexió n y análisis análisis Ejercicio: Ejerci cio: Si no tenés tu diagrama de Gantt, Gantt , te invito a que puedas tomar uno de los objetivos, detallá las actividades que realizás para lograrlo y realizá tu planificación.

 

Lección 4 de 9

Unidad Unid ad 4.3. Procesos

Hay una interesante oportunidad desarrollás frecuentemente de igual manera una y otra vez . oportunidad en relación a las activ idades que desarrollás

Esa oportunidad hace referencia a que seas consciente de que esas tareas que realizas frecuentemente pueden ser denominados procesos y, como tales, puedas representarlos de manera gráfica.

4.3.1 Definición de procesos

Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar  algún tipo de problema.

Documentar los pasos de los procesos te permitirá contar con los siguientes beneficios:

Detenerte a pensar cómo realizas las actividades que sostienen tu negocio, profesión y/o emprendimiento y evaluar las mejores maneras de hacerlo en función de tu experiencia.

Estandarizar esa mejor manera, te permitirá comenzar a hacerlo siempre de la misma manera y, en ese contexto, ganar experiencia y hacerlo cada vez mejor y más rápido.

Detenerte en documentar lo que haces, te pemitirá contar con un punto de partida para cuando quieras evaluar oportunidades de mejora presentes en como realizas tus actividades normalmente.

Podrás utilizar esta documentación como una herramienta de comunicación para con tus subordinados y/o compañeros de trabajo, esto permitirá dos nuevos beneficios:

Disminuir la curva de aprendizaje de quienes toman esta actividad como nueva, es decir, la cantidad de tiempo que un nuevo ejecutante de la actividad demora en aprenderla. Interrelacionar distintos procesos entre equipos y generar un valor agregado basado en la empatía que la responsabilidad e i mpacto de las interrelaciones interrelaciones generan.

4.3.2 Diagramas de flujo

 

Llegad Llegados os a est a instancia t e preguntarás: preguntarás: ¿c ómo documentamos un proceso?

Para ello se pueden utilizar los denominados “Diagramas de Flujo”:

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

Para que puedas comenzar a utilizar esta nueva herramienta en tu gestión diaria, a continuación, te informaré cuáles son los principales símbolos que podrás utilizar para desarrollar tus propios diagramas de flujo:

Figura 6. Símbolos elementales de un flujograma

Fuente: elaboración Fuente:  elaboración propia.

Figura 7. Utilizar diagramas de flujo para las tareas que desarrollas frecuentemente tiene numerosos beneficios en términos de productividad y eficiencia

 

Fuente: [Imagen Fuente: [Imagen intitulada sobre Utilizar diagramas de flujo para las tareas que desarrollas frecuentemente tiene numerosos beneficios en términos de productividad y eficiencia] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/iPFtc9.

4.3.3 Herramientas Herram ientas disponibles disponibles para el desarrollo de procesos

 A la hora de planificar tienes varias herramientas herramientas disponibles, entre ellas podemos destacar dos de ellas:

1

Microsoft Visio:  Visio:  Visio es una aplicación que te permitirá realizar fácilmente diagramas de flujo en tu computadora para lo cual, debes tener instalada el software en la misma. Una vez que accedés al mismo, podés comenzar a desarrollar tus diagramas de flujo. Contás para ello con numero numerosas sas plantillas predeterminadas. predeterminadas.

Figura 8. Pantalla de inicio Visio

Fuente: captura Fuente:  captura de pantalla de Visio.

2

Lucidchart: Lucidchart Lucidchart:  Lucidchart es una aplicación online a la que podés acceder a través de un usuario generado con tu correo electrónico y una contraseña particular.

Figura 9. Pantalla de inicio de Lucidchart.com

 

Fuente: captura de pantalla de Lucidchart. Fuente: captura

Es interesante destacar que Lucidchart te brinda distintas plantillas para que puedas comenzar rápidamente, las cuales se encuentran clasific adas según la industria sobre la que te encuentres documentando. documentando.

 A t ravés de es ta aplicación, dispondr dispondrás ás de un espacio en l a nube para alojar tus procesos y hasta podrás compartir tus procesos con otros usuarios.

Figura 10. Ejemplo de flujograma

Fuente: elaboración propia.

 

Lección 5 de 9

Unidad 4.4. Control de actividades

Mencionábamos al comenzar este módulo que nuestros objetivos deben ser cuantificables y medibles, es por ello que en este último apartado te compartiremos conceptos y herramientas que te permitirán monitorear el cumplimiento de dichos objetivos y evaluar la concreción de los resultados propuestos.

Peter Drucker 

4.4.1 Definición de indicadores

Son los parámetros que ayudarán a medir el progreso hacia la consecución de los objetivos planteados

Realizar una medición de tus objetivos te permitirá:

Tomar decisiones decisiones f undame undamentadas ntadas y no sobre intuiciones.

Conocer si se está en el camino correcto.

Tomar medidas correctivas cuando las variables se salen de los límites establecidos.

Detectar los puntos débiles y hacer f oco en ellos para mejorar la productividad.

 Analizar tendencias históricas y apreciar el desempeño desempeño a lo largo del del tiempo.

Atributos de un indicador 

Los indicadores que propongas propongas para tu profesión, activ idad y/o emprendimiento, deberán deberán satisf acer los s iguientes atributos:

 

Entendible

Los indicadores definidos deben ser interpretados por  todos aquellos que lo utilicen.

Debes tener poder de gestión sobre el indicador  Controlable

que definas. De nada serviría medir aquello sobre lo que no tienes control o no puedes realizar ajustes.

Figura 11. La evaluación de indicadores te permitirá conocer tu desempeño y compararlos con los objetivos planteados inicialmente

 

Fuente: [Imagen Fuente: [Imagen intitulada sobre La evaluación de indicadores te permitirá conocer tu desempeño y compararlos con los objetivos que planteados inicialmente] (s.f.). Recuperado de https://goo.gl/KLdXuK.

Tipos de indicadores de gestión:

Indicadores de cumplimiento

–

 A través de estos indicadores podrás evaluar el grado grado de consecución de una tarea, tarea, t rabajo o proceso. proceso. Por ej.: porcentaje de cumplimiento de Ventas. Ventas.

Indicadores de eficacia

–

Estos indicadores te permitirán medir el acierto en la consecución de las tareas y/o trabajos. Por ej.: totalidad de los clientes atendidos.

Indicadores de eficiencia

–

Estos indicadores te servirán para evaluar los recursos utilizados para concretar las actividades. Tiene relación con la actitud y la capacidad para concretar las tareas. Por ej.: cantidad de insumos utiliz ados para concretar un pedido. pedido.

Indicadores de evaluación

–

Mediante la utilización de este tipo de indicadores podrás evaluar la satisfacción de tus clientes. Tienen relación con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Porcentaje de satisfacción del cliente.

Otros ejemplos de indicadores: indicadores:

 

Ventas por vendedores.

Tiempo por entrega.

Cantidad de llamados diarios.

Cantidad de clientes atendidos por día.

Cumplimiento del presupuesto semanal.

Cantidad de empleados.

Cantidad de proyectos proyectos finalizados.

Porcentaje de clientes at endido endidos. s.

 Autorreflexión  Autorreflexió n y análisis análisis

Ejercicio: ¿tenés definidos los indicadores principales de tu negocio, profesión y/o emprendimiento? Detallá cinco de ellos y clasificalos en las categorías aprendidas.

4.4.1 Definición de tablero de control

Los indicadores que aprendimos en el apartado reciente, pueden ordenarse y exponerse a través de lo que se denomina Cuadro de Mando o Tablero de Control.

Los tableros de control o dashboards permiten medir el estado actual de una serie de indicadores y evaluarlos frente a unos objetivos. De esta forma, facilitan la toma de decisiones y aumentan su precisión, minimizando la probabilidad de error.

Si bien representa un concepto amplio para lo que se pretende abordar desde esta materia, resulta fundamental que comprendas que tus indicadores de negocio, deben:

Contar con objetivos de c umplimiento.

Contar con períodos de evaluación.

Contar con una frecuencia de actualización.

 

Parámetros de alarma con una escala y/o semaforización de cumplimiento.

Gráficos de resumen según el tipo de indicador: gráfico de barras, gráfico de tortas, gráfico de evolución.

Como todo sistema de medición, resulta muy útil para acortar diferencias entre lo abstracto y lo concreto, la intuición y la racionalidad y lo intangible con lo tangible.

Te sugiero que tomes el concepto de tablero de control como una herramienta de gestión básica con el objetivo de que puedas organizar tu información, presentarla de manera sintética y puedas exponerla y actualizarla de manera tal que te permita monitorear permanentemente el desarrollo de tu negocio en relación a tus objetivos de corto, mediano y largo plazo.

Concebilo como el tablero de un automóvil, sin el cual no podrías detectar cómo se comporta el automóvil que te lleva al destino del éxito de tu negocio.

Figura 12. Ejemplo de tablero de control

Fuente: elaboración propia.

 Autorreflexión  Autorreflexió n y análisis análisis Ejercicio: ¿tenés en claro al menos cinco indicadores de tu negocio y/o actividad?  Asignales  Asigna les objetivos, objetivos, frecuencia, períodos, parámetros, gráficos gráf icos y construí tu propio tablero de control.

 

Lección 6 de 9

Video de habilidades

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Excel...

Sirve para realizar planificaciones.

No sirve para realizar planificaciones.

No permite administrar formatos.

No permite más de 10 tareas en una planificación.

SUBMIT

 

Gantter...

Es un software que tenés que instalar en tu PC.

Es un software online para hacer diagramas de flujo.

Es un software que te permite hacer tableros de control.

Es un software online para hacer planificaciones.

SUBMIT

Lucidchart...

Es un software que tenés que instalar en tu PC.

Es un software online para hacer planificaciones.

Es un software online para hacer diagramas de flujo.

Es un software que te permite hacer tableros de control.

SUBMIT

Excel...

No sirve para realizar tableros de control.

 

No permite administrar formatos formatos condicio nales.

Sirve para realizar tableros de control.

No permite fórmulas para evaluar indicadores.

SUBMIT

 

Lección 7 de 9

Cierre

En el recorrido de este módulo podemos destacar los principales conceptos:

Objetivos y metas

–

Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios determinados. En general, la consecución de un determinado logro lleva implícita la superación de obstáculos y dificultades que pueden hacer naufragar naufragar el proyecto o, al menos, dilatar s u concreción.

Objetivos SMART

•

–

Objetivos S (Specific=Específicos): sé específico sobre lo que quieres lograr en el futuro. Debes ser concreto a tal punto que, cualquier persona que lea tu objetivo,

entienda y dimensione perfectamente lo que quieres lograr.   •

Objetivos M (Mesurable=Medibles): (Mesurable=Medibles): debes establecerte objetivos cuantificables, es decir, que puedan medirse numéricamente con el objetivo de poder tener certezas en

el cumplimiento de los mismos y poder evaluar su evolución a lo largo del tiempo. Asigna números, es la manera más fácil de evaluar si consigues éxito o si fracasas en el intento.   •

Objetivos A (Att (Attainable=Alcanzables): ainable=Alcanzables): establece  establece objetivos que puedas cumplir, si bien deben representar un desafío lograrlos, no deben ser imposibles en relación a los

recursos y la experiencia con los que disponemos. Necesitás motivarte a alcanzar el objetivo, no frustrarte ante un imposible de lograr.   •

Objetivos R (Relevant=Relevantes): los (Relevant=Relevantes): los objetivos deben tener relevancia dentro de lo que nos proponemos para nuestro negocio, profesión y/o emprendimiento, es decir,

tienen que tener relación directa directa c on nuestro core business o (actividad principal de tu negocio).   •

Objetivos T (Timely=Tiempo): (Timely=Tiempo): debes evaluar el cumplimiento de tus objetivos periódicamente, es por ello que no pueden ser ajenos al tiempo y tener en claro en qué

horizonte temporal te imaginas lograrlos. Esto te permitirá evaluar el éxito de lo que estés llevando a cabo para avanzar en ese camino o ajustar lo necesario para lograrte lo propuesto.

Planificación

–

La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos.   Una planificación eficiente permite:

Reflexionar sobre las activ idades necesarias para lograr un objetivo. Reflexionar sobre la mejor secuencia posible entre las activ idades necesarias. Eliminar el azar y la incertidumbre. Detectar riesgos posibles y prepa preparar rar planes de contingencia. Tomar decisiones decisiones f undame undamentales ntales para tu act ividad, profesión, negocio y/o empren emprendimiento. dimiento.

Comunicar cómo conseguirás tus objetivos.

 

Logra Lograrr la adhesión de tus s ubord ubordinados inados o de tus compañero compañeros s a través de la designación de responsabilidades responsabilidades y la dimensión de c ómo cada participante colabora con un todo.

Procesos

–

Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico. Los procesos son mecanismos de comportamiento que diseñan los hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema. Documentar los de procesos te permitirá contar con los siguientes beneficios:   Detenerte a pensar cómo realizas las actividades que sostienen tu negocio, profesión y/o emprendimiento y evaluar las mejores maneras de hacerlo en función de tu experiencia. •

Estandarizar esa esa mejor manera manera,, te permitirá permitirá comenzar a hacerlo hacerlo siempre siempre de la misma manera manera y, en ese contexto, ganar ganar experiencia experiencia y hacerlo cada vez mejor mejor y más

rápido. •

Detenerte en document ar lo que haces, te pemiti rá contar con un punto de partida para para cuando quieras evaluar evaluar oportunidades oportunidades de mejora presentes en como realizas

tus actividades normalmente. •

Podrás utilizar esta documentación como una herra herramienta mienta de comunicación para con tus subordina subordinados dos y/o compañeros compañeros de trabajo, esto permitirá dos nuevos

beneficios:   Disminuir la curva de aprendizaje de quienes quienes t oman esta activ idad como nueva, es decir decir,, la cantidad de tiempo que un nuevo ejecutante de la act ividad demora en aprender aprenderla. la. Interrelacionar distintos procesos entre equipos y generar un valor agregado basado en la empatía que la responsabilidad e impacto de las interrelaciones generan.  

 

Lección 8 de 9

Referencias

[Imagen intitulada sobre Utilizar diagramas de flujo para las tareas que desarrollas frecuentemente tiene numerosos beneficios en términos de productividad y eficiencia] (s.f.). eficiencia] (s.f.). Recuperado de http://www.saptools.es/soluciones/planificacion-sap-scm-apo/.

[Imagen intitulada sobre La evaluación de indicadores te permitirá conocer tu desempeño y compararlos con los objetivos que planteados inicialmente] (s.f. ). Recuperado de http:/ /www /www.cni-instaladores.com/mailing/mailing.asp?id=48. .cni-instaladores.com/mailing/mailing.asp?id=48.