OrganizaciÓn de Eventos y Protocolo

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA

VENEZUELA, 2001

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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA MODO: FORMACIÓN

Caracas, Abril 2001

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Dirección General de INCE Turismo Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite Gerencia de Formación Profesional de INCE Turismo Lic. Ada Rizzo Rizzo Unidad de Tecnología Educativa Lic. María Xiomara García Asesoría Técnica Lic. Encarnación Barreto Analista Integral T.S.U. Lucía Torrealba Analista Productor de Medios José Gerardo León Plaza Transcriptora Isabel López Especialistas en Contenido Econ. Manuel Acosta Profesor Universidad Simón Bolívar Colaboradores en la Validación Lic. Luis Alvarado Jefe de la División de Ceremonial Ministerio de Relaciones Exteriores Dirección General de Protocolo Lic. Víctor Mendoza Director General de Protocolo Asamblea Nacional Lic. Carlos A. Gómez Gerente General Plain Art. Coordinación Técnica Estructural División de Recursos para el Aprendizaje Coordinación General Gerencia General de Formación Profesional Gerencia de Tecnología Educativa Primera Edición 2.001 Copyright INCE

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

CONTENIDO -

¿Qué es INCE TURISMO? Presentación Introducción Objetivo

- UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES - Definición del Término Eventos Especiales - Origen Etimológico del Término Ceremonial y Protocolo

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- Naturaleza del Ceremonial

20

- Clasificación del Ceremonial

24

- UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO - Ceremonial y Protocolo -

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Metodología para la realización de Ceremonias Académicas

32

- Cronología para la Coordinación de una Ceremonia

33

- Normas de Protocolo

39

- Tratamientos

46

- Criterios Protocolares

46

- Aplicaciones referidas a las normas del protocolo

50

- Precedencia Protocolar

53

- Presidencia Protocolar

58

- Sistema de Presidencia

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- UNIDAD III Funciones Protocolares

- Funciones Protocolares - Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar

63 71

- Perfil Profesional del Asistente de Protocolo

76

- UNIDAD IV Técnicas Grupales Para Eventos - Dinámica de Grupos

79

- Técnicas Grupales

80

- Importancia del Manejo de las Técnicas Grupales

90

- UNIDAD V Recursos Operacionales - Recursos Didácticos y Operacionales para Eventos

91

- Recursos Didácticos y Medios Audiovisuales

95

- UNIDAD VI Montajes - Montajes

97

- Distribución y Espacio para Mesas y Sillas

101

- UNIDAD VII Organizar Eventos - Eventos Especial

121

- Diferencia de los Eventos según la Técnica y Procedimiento utilizado

124

- Proceso Logístico en los Eventos

128

- Fases Operativas en la Organización de Eventos

146

- Fase Operativa de Pre-Eventos

148

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- Fase Operativa de Eventos

152

- Fase Operativa de Post-Eventos

154

- Técnicas de Redacción de Informe

155

-

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Bibliografía

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¿QUÉ ES EL INCE TURISMO? El Instituto de Capacitación Turística INCE TURISMO, es una Asociación Civil sin fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de 1976, por la Corporación de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el Instituto Nacional de Cooperación Educativa, INCE; para la formación, adiestramiento y especialización de los Recursos Humanos que requiere el país en las áreas del Turismo y la Hotelería. Dicho documento fué debidamente protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de Noviembre de 1976

¿QUÉ HACEMOS? El

INCE

TURISMO

desarrolla

programas

de

formación,

capacitación,

adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIÓN Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la educación recibida en el sistema formal. Ofrecer asesoramiento técnico a empresas e instituciones públicas y privadas vinculadas a la Hotelería y al Turismo. Promover la Actividad Turística y la incorporación de nuestros egresados al mercado laboral.

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PRESENTACIÓN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha seleccionado. El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los requerimientos del oficio; pero desearíamos que, además, investigue en otras fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos. Esperamos que aproveche al máximo la oportunidad que el INCE le brinda de convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a las exigencias de su área laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su futuro desempeño.

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INTRODUCCIÓN En el mundo globalizado de hoy, la especialización del trabajo y el desarrollo tecnológico han conducido hacia la formación de especialidades y de actividades que están directamente relacionadas con la evolución del conocimiento humano, de la ciencia, la tecnología y por sobre todo de la obra intelectual y manual del hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de información que debe manejar, el hombre ha buscado caminos óptimos que le permitan recolectar y recibir información mejorando los niveles de contacto y relaciones personales. Es así como en la medicina, la educación, la industria, el comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un método para su desarrollo y control, que faciliten el intercambio tan valioso de información y contacto humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial, continental y local un campo o área de especialización que se sustenta en técnicas y tecnologías necesarias para lograr cumplir con la función que podríamos denominar Producción de Eventos. En el contexto literal sería más bien la prestación del servicio de Organización de Eventos Especiales dada su naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta área del conocimiento técnico a la cual se ha dedicado poca investigación y que se soporta en pilares de otras disciplinas como la psicología, la oratoria, las relaciones públicas, el ceremonial y protocolo, la etiqueta, el manejo de las técnicas de grupos y de la alta tecnología de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de especialización y experiencia mínima que garantice el éxito a futuro del acontecimiento de allí su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o áreas de la producción y de los servicios en el mundo. El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de actualización llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con los técnicos de la institución; las ayudas del instructor en las tareas prácticas son fundamentales, a través de ellas, cada participante podrá utilizar las técnicas y recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.

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OBJETIVO Proporcionar a los participantes los conocimientos teóricos prácticos para organizar eventos de acuerdo a las fases metodológicas que lo determinan, las técnicas y métodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido cumpliendo con las normas de seguridad.

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UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES DEFINICIÓN DEL TERMINO EVENTOS ESPECIALES Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos susceptibles de ser planificados y ejecutados que se producen en distintas áreas del quehacer económico, social, cultural o científico. Por tanto, eventos especiales es un término genérico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Política, Científica,

Religiosa,

Ceremonial,

Educativa,

Económica,

Tecnológica,

Recreacional, Otras. Indistintamente del campo del conocimiento que trate y de la actividad social, cultural o económica que los genere se entenderá como Eventos especiales a ese conjunto de propuestas que harán posible el logro de los objetivos trazados a fin de satisfacer las crecientes e ilimitadas necesidades humanas.

Importancia

de

los

Eventos

Internacional y Nacional

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Especiales

en

el

Mercado

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Siguiendo la tendencia mundial de los últimos años, congresos, exposiciones, ferias, simposios y otros eventos, se han convertido en una de las herramientas de comunicación, promoción y comercialización más empleadas por empresas en nuestro país. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempos de realización y los objetivos de comunicación, creando nuevas opciones como, competencias deportivas, inauguraciones, muestras, eventos culturales y presentaciones artísticas entre otras. Resulta imprescindible integrar los eventos en un programa de comunicación institucional con otras disciplinas vinculadas como relaciones públicas, publicidad, imagen empresarial, promoción y comercialización. Quienes están en esta actividad saben que desde la concepción hasta su ejecución final, nada puede quedar librado al azar o la improvisación. Desde un desayuno de prensa a un torneo deportivo se demanda una planificación y conocimiento que permita llevarlos a cabo con éxito, integrando la elección del lugar, el programa de actividades, la participación de los expositores, los necesarios servicios de apoyo (alimentación, administración, recepción y seguridad), los soportes audiovisuales, la documentación, las prestaciones adicionales y difusión entre otras acciones. Son sin duda más complejos los eventos internacionales; la mayoría de ellos requiere un staff (equipo) permanente para su planificación, gestión y una programación cuidadosa en la que se suman equipos específicamente capacitados para esta nueva disciplina. Todo tipo de empresa, grande o pequeña, debe de manera permanente realizar algún tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que debe recurrir a profesionales especializados en la materia. Las mismas empresas como las organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, políticas y sociales, han comenzado a incorporar estos especialistas en su nómina de personal, para desarrollar una política organizacional respecto a esta actividad.

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Asimismo crece el número de empresas a nivel mundial e internacional que ofrecen el servicio de organización de eventos, como otro tipo de firmas comerciales relacionadas con el cathering o el alquiler de accesorios o salones, suman a su oferta la planificación e implementación del evento en sí mismo. Es un nuevo campo muy globalizado de actividades profesionales y en plena expansión que ofrece infinidad de posibilidades para quienes adquieran una sólida formación y puedan desplegar su creatividad en la realización de eventos realmente imaginativos, de alcance internacional, continental, regional, nacional o local.

El Origen Etimológico del Termino Ceremonial y Protocolo Existe más de una definición acerca de qué es el ceremonial y protocolo. Para algunos el protocolo es el código de la cortesía internacional, para otros, en el plano informal y cotidiano, son las normas de buena educación que rigen la convivencia humana de la sociedad y al igual que el ceremonial, son reflejo de la cultura y desarrollo de los pueblos. Adolfo de Urquiza, lo define, en su tratado sobre el ceremonial público, como "el conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de relación de los Estados", lo establece como premisa que se fundamenta en el "principio jurídico de la igualdad natural de los Estados, axioma del Derecho Internacional contemporáneo." Rubens de Melo, señala que protocolo y ceremonial son expresiones sinónimas y su "finalidad principal no es sólo organizar los actos públicos, como ceremonias oficiales, recepciones o banquetes, sino establecer normas para evitar el viejo y

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

siempre

permanente

problema

de

las

precedencias”.

Existe la tendencia a confundir los conceptos de Ceremonial y Protocolo y que muchas veces se hable de ellos como si fueran sinónimos. Ello es un error. En efecto, aunque ambos se encuentran estrechamente ligados entre sí, no son términos equivalentes sino complementarios.

PROTOCOLO El Protocolo es un sistema o una institución que ordena las reglas del Ceremonial y controla su ejecución. Es por lo tanto un órgano ejecutor del Ceremonial. Contemplado en forma más amplia, se podría definir el Protocolo como el conjunto de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los actos sociales. A diferencia del Ceremonial, el Protocolo es aplicable a los actos sociales de todos los hombres y mujeres, instituciones o sociedades y no solamente a aquellos referentes a las autoridades de diferentes países. Existe también una definición práctica que incide en el fondo mismo de las relaciones entre los individuos. Esta definición práctica indica que "el Protocolo es un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicación y

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molestias, como generalmente se le considera. Precisamente cuando puede haber o presentarse un problema, los conocimientos elementales de Protocolo acuden en ayuda y posibilitan una solución satisfactoria para todos. Resulta muy lamentable que personas, instituciones o empresas pretendan hacer o retribuir una invitación a una o más personas y por desconocimiento de un mínimo de reglas protocolares, el invitado finalmente quede molesto o resentido con los anfitriones, aún cuando no lo manifieste. Finalmente, cabe recordar que el Diccionario de la Real Academia Española distingue entre protocolo y ceremonial lo siguiente: Entre otras acepciones, define el protocolo como "regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre". En cuanto al ceremonial, palabra de origen latino (ceremoniälis) indica tres acepciones: •

Perteneciente o relativo al uso de las ceremonias;

•

Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne; Libro, cartel o tabla en que están escritas las ceremonias que se deben observar en ciertos actos públicos.

Antes de continuar definiendo que es el Ceremonial, es menester saber primero que se entiende por "ceremonia". Para ello, el Diccionario de la Lengua Española establece: Ceremonia:" (Del lat. ceremonia) f. Acción o acto exterior arreglado, por ley, estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las

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profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..." CEREMONIAL En cuanto a Ceremonial, la definición más conocida es aquella que dice que el Ceremonial es el conjunto de reglas y prácticas que se observan en las relaciones entre los Jefes de Estado o entre éstos y quienes los representan directamente. Sin embargo, esta definición, a pesar de referirse al aspecto más significativo del Ceremonial, es excluyente ya que parece alcanzar solamente a los Jefes de Estado o a sus representantes directos. De allí que algunos entendidos se vieran en la necesidad de ampliar dicha definición, señalando que "Ceremonial es el conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la actividad oficial de los Estados como en sus manifestaciones de relación con otros Estados". Es el término Ceremonial siempre estará bien empleado para referirse a las relaciones o actividades, tanto entre Estados como entre organizaciones y particulares, o bien entre cualquiera de éstos con los demás. Prueba de lo anterior es que existe un Ceremonial de Estado, que atiende fundamentalmente a todo lo relacionado con los Jefes de Estado; un Ceremonial Diplomático, que comprende lo relativo a los Agentes Diplomáticos y a sus Misiones; un Ceremonial de Cancillería, que se refiere a la redacción de los documentos diplomáticos oficiales de cualquier naturaleza, como Cartas Credenciales, Notas Diplomáticas, etc.; un Ceremonial religioso o relativo a la liturgia; un Ceremonial de carácter institucional tanto en organizaciones públicas

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como privadas; y, finalmente, porque no decirlo, uno civil, de hecho, en el marco de las relaciones de amistad y de la familia. En cuanto al término Protocolo, es definido como el conjunto de normas y reglas del ceremonial (público, militar, litúrgico o diplomático) establecidas por decreto o por costumbre, el cual determina el orden de precedencia, tratamiento y equivalencia entre personalidades de diferentes jerarquías, rangos o categorías. Algunas definiciones adicionales son: Serie de escrituras ordenada, matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia. Acta relativa a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático. Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o costumbre. Conjunto de normas y reglas del Ceremonial (Público, Militar o Litúrgico) establecidas por decreto o costumbre, las cuales determinan: Orden de precedencia Tratamientos Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarquía Es el arte o la técnica de la construcción de las ceremonias Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales debe llevarse a cabo la acción del Estado. Es un medio, nunca un fin. Protocolo es el conjunto de normas (estrictas y poco flexibles) establecidas para ceremonias y formalidades de carácter oficial, diplomática, militar, institucional o social, que es necesario cumplir para obtener los objetivos propuestos y entablar

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una relación de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, “Etiqueta y Protocolo” , 1998). Según la Real Academia Española, el Protocolo proviene del Latín: “Protocollum” y del griego “Protokollao” con el significado de primera hoja encolada o pegada. Le da tres acepciones: Ordenada serie de escrituras, matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades. Acta o cuaderno de actas, relativas a un acuerdo, conferencia o congreso diplomático. Por extensión regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o costumbre.

NATURALEZA DEL CEREMONIAL Proviene evidentemente de "ceremonia", cuya procedencia latina significa la forma exterior y regular de un culto.

Su origen es religioso y místico.

El término

ceremonial encuadra en un ambiente bien delimitado y de plena actualidad. Al analizar el origen de la diplomacia surgen ineludiblemente, como parte integral de ella, las reglas del ceremonial y protocolo. Las formalidades del ceremonial público y del protocolo, son consubstanciales a la evolución y principios de la diplomacia, resultando ser, finalmente, un valioso e indispensable elemento demostrativo en nuestros días de uno de los más preciados principios básicos del Derecho, Internacional, moderno, tal es: La igualdad jurídica de los Estados.

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El

principio jurídico de la igualdad de los Estados, axioma del derecho

internacional contemporáneo, es la sólida base sobre la que se asienta el Ceremonial Público, nombre con el que se designa al conjunto de fórmula en que se exterioriza la relación de los Estados. Una de las características del ceremonial es crear un cuadro y una atmósfera en la cual se estrechan las relaciones entre los Estados y los hombres que la representan, de una manera armónica y racional. En el Congreso de Viena, de 1815, con el propósito de evitar las sucesivas disputas que se presentaban en relación a la precedencia, se puso fin a las diferencias de rango entre los Estados y se establecieron distintas categorías diplomáticas. Posteriormente, en un sentido más preciso y de carácter universal, las categorías o jerarquías de los Agentes Diplomáticos fueron definidas en la Convención de Viena sobre Relaciones Diplomáticas. Estas forman parte de la Carta de Naciones Unidas, siendo adoptadas de hecho y de derecho, tanto en el ámbito bilateral como multilateral del Concierto Internacional. Como bien dice un distinguido Embajador del Servicio Exterior de Chile, profesor de la Academia Diplomática de Chile Andrés Bello, Don Mario Silva Concha, en un artículo titulado "La Diplomacia y el Protocolo", publicado en la Revista Diplomacia de dicha Academia, referente al más delicado problema del protocolo, cual es el de la precedencia, la máxima enseñanza ética de todos los tiempos, más allá de la actividad protocolar realizada en los palacios reales o en el de las Repúblicas, se encuentra en la Biblia. En efecto, en el Evangelio según San Lucas, se ubica el siguiente versículo. Dice el Señor Jesús: "Cuando seas invitado por alguno a bodas, no te sientes en el primer puesto, no sea que otro más distinguido que tú este convidado por él, y viniendo el que convido a ti y a él te diga: Cede a éste tu puesto y entonces

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con vergüenza, vayas a ocupar el último lugar. Cuando seas invitado, ve y siéntate en el postrer lugar, para que cuando venga el que te invitó, te diga: Amigo, sube más arriba. Entonces tendrás gran honor en presencia de todos los comensales, porque el que se enaltece, será humillado y el que se humilla será enaltecido". (Lucas 14, 7-11) Este mensaje de humildad habido sólo aceptado por quienes han llegado a la excelsitud de la santidad, junto a algunos que teniendo oídos han oído y lo practican sin ostentación alguna ni doble intención. En el caso de la precedencia protocolar de los Agentes Diplomáticos y de las autoridades nacionales, ésta enseñanza tiene doble validez por cuanto el lugar que han de ocupar no es por mera simpatía personal del anfitrión sino por la dignidad de la investidura de cada cual más allá de la persona.

Terminología Utilizada en el Ceremonial y Protocolo -

Urbanidad (Guevara Marisela): conjunto de pautas que aunque no escritas en ninguna legislación, regulan tácitamente las relaciones humanas. (Guevara, 1998).

-

Urbanidad (Larousse): Cortesía, buenos modales, buena educación.

-

Urbanidad(Manuel Antonio Carreño): Conjunto de reglas que tenemos que observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestras acciones y

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

palabras, y para manifestar a los demás la benevolencia, atención y respeto que les son debidos. Es una emanación de los deberes morales. -

Educación (Larousse): Acción y efecto de educar. Instrucción, enseñanza: educación primaria.//Conocimiento de las normas de cortesía: tener educación.

-

Educación (Manuel Acosta): A los fines del ceremonial y protocolo se entiende como el grado de conocimientos y aprendizajes que ha logrado desarrollar un individuo y que le permite diferenciarse de manera determinante en los grupos permitiéndole destacarse en cuanto al manejo de normas de cortesía, buenas costumbres y atención publica.

-

Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa: trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesión.// Obra humana que expresa simbólicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la realidad entendida estéticamente.// Conjunto de obras artísticas de un país o de una época.

-

Manera (Larousse): Modo particular de ser o de hacer algo.// Porte y modales de una persona.

-

Manera (Manuel A. Carreño): expresa que a través de un atento estudio de las reglas de la urbanidad y por el contacto con las personas cultas y bien educadas, se llega a adquirir lo que especialmente se llama buenas maneras o buenos modales, lo cual no es otra cosa que la decencia, moderación y oportunidad en nuestras acciones y palabras y aquella delicadeza y gallardía que aparecen en todos nuestros movimientos exteriores, revelando la suavidad de las costumbres y la cultura del entendimiento.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

-

Cortesía (Camille Le Carre): La demostración de nuestra consideración hacia los demás.

-

Cortesía (Louise de Vilmorin): Es el deseo de no ofender a nadie, de ser agradable de forma natural. Las malas maneras son un atentado contra la propia dignidad. Existen ciertas reglas de comportamiento en la vida y seguirlas hace más grata la convivencia.

-

Cortesía (Manuel Acosta): consiste en la manera en que un individuo utiliza todas las normas de tipo social que permiten agradar a otra logrando con ello crear un clima de confianza, seguridad y por sobre todo de comunicación.

-

Normas sociales (Manuel Acosta): Son el conjunto de normas y reglas establecidas por costumbres fundamentalmente que garantizan con su aplicación y observancia un buen comportamiento público.

-

Etiqueta (Manuel A. Carreño): Es una parte esencial de la urbanidad, dáse este nombre al ceremonial de los usos, estilos y costumbres que se observan en las reuniones de carácter elevado y serio y en aquellos actos cuya solemnidad excluye absolutamente todos los grados de la familiaridad y la confianza.

-

Etiqueta (Elvira Contreras): Abarca un conjunto de normas para hacer las cosas correctamente y de manera fácil; es la expresión formal de los buenos modales que son imprescindibles para que todos podamos vivir en sociedad.

Clasificación del Ceremonial Por una parte prevalece la tendencia caracterizar el ceremonial como expresión de una mentalidad formal más o menos superada o como algo que ocurre más

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

por necesidad que por convicción, habiendo la posibilidad de utilizarla al servicio del Estado y de la Sociedad. El ceremonial expresa la necesidad de contacto y relaciones de la vida presente (ceremonias, comidas, correspondencias, recepciones, etc.) ya sean en formas tradicionales, características de tiempos pasados o en forma todavía válida que se refiere a ambientes y circunstancias particulares, tales como las visitas de los Jefes de Estado, la presentación de credenciales por parte de los representantes diplomáticos y el desenvolvimiento de todos los actos solemnes de importancia pública que se refiere a las relaciones entre los estados. En

dichas ocasiones el Ceremonial asume aspectos

particulares fijados como protocolo apropiado y se desenvuelven bajo la dirección de funcionarios adecuados. El ceremonial deja así, bajo ciertos aspectos, un ambiente y esquemas reservados y se pone al servicio de la relaciones públicas a las cuales provee de un material precioso de modelo y de enseñanzas. El Ceremonial en Venezuela se clasifica, según la naturaleza de su constitución, que está representada en los poderes públicos, de la siguiente manera: Ceremonial Público Ceremonial Militar Ceremonial Litúrgico Ceremonial Civil A su vez el Ceremonial Público se clasifica en: a .- El ceremonial extranjero o político b.- El ceremonial diplomático o de embajada c.- El ceremonial de Cancillería y Protocolo

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

CEREMONIAL PÚBLICO O DE ESTADO Es aquel que representa un conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de relación de los estados, es decir, las relaciones entre los estados y los hombres que lo representan. Es la expresión de una mentalidad normal. Ceremonial Extranjero o Político Comprende todos los actos, celebraciones o instrumentos que se refieren a: Jefes de Estado, Papa, Monarcas, cualquier cabeza visible de un país. Cortesía que se tributa a comunicaciones oficiales con motivo de advenimiento al trono,

elecciones

presidenciales,

exaltaciones

al

poder,

nombramientos

diplomáticos, etc. Ceremonial Diplomático o de Embajada Comprende todo lo relacionado a Política Exterior, Ceremonial de Embajadas. Regula cuánto atañe a los honores y prerrogativas que le corresponden a los Agentes Diplomáticos en el ejercicio de sus funciones. Se considera la calidad y el rango del Agente. Ceremonial de Cancillería Se refiere a todo lo vinculado con la política interior, regula las formalidades a observar en relación a notas, oficios, tratados y demás documentos oficiales diplomáticos. Es considerado como parte del Ceremonial Diplomático. Además señala:

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Los títulos y calificativos correspondientes a los estados, a sus jefes y a sus representantes. La medida de los honores y el rango a que tienen derecho los diferentes funcionarios públicos. Las fórmulas de cortesía consagradas internacionalmente para un uso recíproco. CEREMONIAL MILITAR Comprende lo relacionado al conjunto de fórmulas en que se exterioriza la vida de relación de las Fuerzas Armadas. Las relaciones entre las diferentes fuerzas (Ejército, Armada, Aviación, Guardia Nacional), instituciones y hombres. Regula el conjunto de formalidades rigurosas de estricto cumplimiento militar. El artículo 55 de la Ley Orgánica de las Fuerzas Armadas nacionales y el artículo 27 ordinal 14, regulan la aplicación de Ceremonial y Protocolo Militar. El Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar tiene por objeto establecer las normas y procedimientos que las Fuerzas Armadas nacionales, en general, y sus miembros, en particular, deben cumplir en las ceremonias militares, actos oficiales y sociales. El Ceremonial Militar se define como: El conjunto de normas y procedimientos que se destinan a solemnizar los actos del servicio, los de significación histórica, aquellos de carácter oficial en lo que tomen parte las F.F.A.A.N.N, demostrando su moral, disciplina y educación. Esto determina el orden de la autoridades militares. CEREMONIAL RELIGIOSO O LITÚRGICO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier naturaleza. CEREMONIAL CIVIL O PRIVADO Es el conjunto de formalidades que exteriorizan la vida de relación de los entes privados en el contorno en donde se ubican, rigiéndose por normas y procesos de observancia general.

Importancia de la Etiqueta en el Ceremonial La Etiqueta, representa el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben observarse en todos los actos y ceremonias públicas y solemnes, así como en las manifestaciones externas de la vida social. Es la reglamentación de ciertas normas del ceremonial extranjero o político, con el que suele confundir y en el que está implícitamente comprendida. Hoy por hoy, el concepto de ésta ha variado radicalmente hasta el punto de que en las propias monarquías tiende a aligerar la aplicación de sus prácticas, en consonancia con el espíritu de la época en que vivimos. En las organizaciones democráticas, la etiqueta desempeña un papel secundario. Aunque

existen y se reconocen algunas reglas universales, la etiqueta varía

según las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de éstos, establecer pragmática que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de etiqueta la constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son especificados en tratados, manuales, etc. 30

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

La Etiqueta implica: -

Normas de comportamiento derivadas de la experiencia y el sentido común.

-

Un entorno o contexto apropiado: Físico, área en que se desenvuelve el individuo y donde hay que considerar una distribución adecuada. Cultural, donde la cortesía es el común denominador para las buenas relaciones, pero sus formas de expresión varían de un lugar a otro. Entorno de las relaciones: el buen trato entre las personas se rige por ciertas reglas basadas en el respeto mutuo y el conocimiento de los derechos de cada quien.

-

Actitud interior de querer hacer las cosas bien.

Muchos autores señalan que el término Protocolo Social, no es más que una analogía que se formula para identificar el conjunto de normas que rigen el comportamiento de los individuos en actos de naturaleza civil, donde el estatus social, la educación y las buenas maneras son las variables que delimitan y califican el acto o evento al cual se asiste. Pudiera entenderse según la interpretación hecha por algunos autores, donde destaca la Dra. Isabelita González, que el Protocolo Social se refiere a las normas de comportamiento que rigen las relaciones entre los individuos en todo acto cuya naturaleza sea social, excluyendo otros escenarios militares, presidenciales o diplomáticos. DIFERENCIACION ENTRE CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETA Ceremonial - Conjunto

Protocolo Etiqueta de - Conjunto de normas - Conjunto de normas

formalidades que se

establecidas para las

para hacer las cosas

aplican

ceremonias

correctamente

durante

el

y

desarrollo de todo acto

formalidades

público

carácter

y

privado,

oficial

31

y

de

de

manera fácil, expresión

o

formal de los buenos

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

-

regidas por normas de

social,

estricto cumplimiento.

cumplimiento.

Reglas que determinan -

Establece los criterios

personal

el modus operandi de

de trato y precedencia

individuos

actos

que

de

No siempre comprende

sido

institución con relación

solemnes

hayan

de

una

estricto

persona

-

o -

previamente normados

a sus similares

por

Todo acto protocolario

la

autoridad

respectiva civil,

Varían

diplomática.

circunstancias de cada

las

país: cultura, religión, etc. -

Sólo

se

aplica

ciertos momentos

32

en

la

conducta de

los

Tienen

un

carácter

más universal -

eclesiástica, militar o -

Regula

las reglas protocolarias -

incluye la etiqueta según

modales.

Está presente en todos los actos de la vida

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Todo acto o ceremonia sigue un procedimiento o formalidad el cual debe cumplirse estrictamente. De allí la naturaleza rígida del ceremonial, sujeto a procedimiento que garantizan el desarrollo y cumplimiento de las mínimas normas de protocolo y etiqueta. En un acto o ceremonia participan distintos profesionales los cuales atienden actividades acordes con el nivel y responsabilidad que le es asignada. Desde la función de planificación hasta el desarrollo de tareas de naturaleza operativa son desarrolladas a los fines de garantizar el cumplimiento estricto de los actos y ceremonias. El diseño de una ceremonia no es tarea de cualquier persona, sino de un profesional con experticia y con dominio técnico del área. No obstante, cabe resaltar que de lo que se trata en este apartado no es crear una ceremonia, sino montar o ensamblar un acto o ceremonia que existe y que es aceptada por el ente y los actores que en ella participan, es decir, de lo que se trata es de operacionalizar un acto formal o ceremonial protocolar. La importancia de este tema radica en que para ejecutar cualquier ceremonia o acto formal el éxito se garantiza siempre y cuando el profesional de protocolo maneje a plenitud las formalidades, normas y el procedimiento que ha de seguirse para lograr la majestuosidad e imagen que perdurará en el asistente, de lo contrario la ceremonia será recordada por su mala organización y falta de elegancia. A los fines de abordar cualquier acto o ceremonia pública o privada, militar o religiosa debe tomarse en cuenta la metodología que a continuación se señala (ver cuadro en la página 39):

Metodología para la Realización de Ceremonias Académicas

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Llevar a cabo una ceremonia académica implica la consideración de las siguientes variables: FUENTE ORIGINARIA Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un contexto geográfico y cultural determinado. Es así como toda ceremonia tiene una explicación y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia. Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolución o los antecedentes y costumbres que rigen la actuación de una determinada ceremonia. DESCRIPCIÓN Consiste en presentar la caracterización de la ceremonia. Para ello se toma en cuenta el objeto, los aspectos más relevantes y su importancia. ÁMBITO / ALCANCE Se refiere a la penetración y cobertura que tiene la ceremonia, es decir, si tiene alcance local, regional, nacional o internacional.

ORGANISMOS INVOLUCRADOS Se refiere a detallar todos aquellos organismos públicos y privados que deberán estar presentes y a los cuales deberá enviársele invitación institucional.

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Cronología para la Coordinación de una Ceremonia Se refiere al desarrollo y control del proceso administrativo que debe iniciarse desde el momento en que se decide realizar un acto o ceremonia determinada. Ello implica: PROCESO ADMINISTRATIVO Trata de los procesos de información, promoción, logística y de relaciones públicas involucrados en el montaje de una ceremonia. El más importante de ellos es el flujo de información el cual tiene por objeto informar y suministrar las instrucciones adecuadas a los fines de contar con los servicios y apoyo logístico necesarios para garantizar el éxito en el desarrollo de la ceremonia. DOCUMENTOS A EMITIR Se refiere a toda comunicación, invitación, instrumento técnico (vocativo, tarjetas de identificación, etc) y guión protocolar que debe producirse para el buen desenvolvimiento del acto. Todos estos documentos formarán posteriormente un expediente que registrará y documentará para el futuro el evento o ceremonia tratado.

PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL CEREMONIAL Se refiere al conjunto de formalidades y pasos que deberán cumplirse cronológicamente según lo establece la ley o la costumbre.

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-

Normas de protocolo

Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirán y que deberán respetarse para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia. Instrumentos a utilizar Se refiere a los instrumentos siguientes Guión protocolar del acto o ceremonia Tarjetas de identificación de la sala Vocativos Decretos, resoluciones, providencias, etc. Lista protocolar Tarjetas de invitación Croquis o planos del lugar Lista de personal de ceremonial y protocolo - Orientación logística Trata de las actividades de logística (transporte, mobiliario, podium, sonido, refrigerios, pancartas, etc) planificadas, con detalles de los responsables que deberán seguirse a los fines de garantizar el éxito del evento.

- Etiqueta

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Se refiere a las pautas en el vestir que regirán el acto o ceremonia tradicionalmente según el evento del que se trate, se utiliza el siguiente vestuario. TIPO DE TRAJE Chaqué o Jaquette

HOMBRE Chaqueta

negra

MUJER con Para el día: traje corto de

faldón largo

dos

piezas

Pantalón sin vuelta, gris preferiblemente

, con

oscuro, a rayas muy finas. mangas. Para la noche: si Camisa blanca con cuello así se exige, vestido largo almidonado.

elegante.

Corbata de seda gris, de nudo corriente o plastrón. Zapatos

negros,

lisos,

ligeramente en punta, con cordones Calcetines de seda negra, hasta la pantorrilla. El sombrero y el guante, de

rigor

lugares

en

algunos

dejaron

de

llevarse en climas cálidos. Frac

Chaqueta

negra,

corta Traje largo

adelante, con faldón largo y estrecho atrás. Pantalón negro, con dos hileras de galón negro por la parte posterior de las perneras. Camisa

blanca 38

con

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

pechera

de

almidonada,

piqué,

con

duro

cuello de pajarita. Corbata de lazo, blanca (pajarita) Chaleco de piqué blanco, con botones de nácar. Zapatos. deben

Estrictamente ser

de

cortesano,

cuero aunque

también se pueden usar de charol o piel

(con

cordones) Calcetines

negros,

de

seda hasta la pantorrilla. Admite

el

uso

condecoraciones,

de pero

sólo cuando la invitación Esmoquin o Smoking

lo especifique. Chaqueta negra, faldones,

sencilla

sin Traje de cóctel, corto o o largo.

cruzada y con solapas de seda. Pantalón a juego, con un galón negro por la parte exterior. Camisa

blanca

con

pechera de piqué, lisa o plisada.

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Corbata de lazo negro, de seda o corbatín negro y cuero duro de pajarita Chaleco si se utiliza suele ser negro. Las alternativas al chaleco es una banda negra de seda (nunca se usan juntos). Zapatos negros lisos Calcetines

negros,

de

seda hasta la pantorrilla. No

admite

el

uso

de

condecoraciones. Sólo un En

botón en el ojal. menos Trajes de calle, claros en Trajes a dos piezas.

METODOLOGIA PARA EL DISEÑO DE UNAcasual CEREMONIA oscuro, o tarde, noche. ACADEMICA

ocasiones

protocolarias se usa un la mañana y oscuros en la traje

deportivo

según

las

ANALISIS DE circunstancias. LA Uniformes deCEREMONIA gala

CRONOLOGIA CEREMONIAL A PARA LA REGIR FuerzaCOORDINACION Armada de Venezuela

Todas las ceremonias deben recibir un tratamiento técnico como el anterior de manera de cubrir todos los aspectos que garantizan la buena realización de las PROCESO ADMINISTRATIVO mismas.

 PROCEDIMIENTO

 FUENTE ORIGINARIA

 DESCRIPCION

DOCUMENTOS A EMITIR

 AMBITO/ALCANCE

 NORMAS PROTOCOLARES

 INSTRUMENTOS PROTOCOLARES

 ORGANISMOS

ORIENTACION

INVOLUCRADOS

LOGISTICA

ETIQUETA 40 Elaborado por Manuel Acosta. 1999.

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Normas de Protocolo Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las normas de protocolo se ven afectadas por la tipología existente del ceremonial. Las principales normas a considerar son las siguientes: CEREMONIAL PÚBLICO El lugar de honor es la derecha La persona de mayor rango se coloca de pié o sentada a la derecha de la de mayor jerarquía. El puesto central de cualquier reunión y/o evento debe ser ocupado por la máxima autoridad que asista al mismo (Persona de mayor nivel jerárquico). El orden de ubicación es alternativo a partir del centro. Cuando son dos las autoridades que concurren al acto, aquella de mayor jerarquía ocupará la derecha.

1.

2

Si son tres personas

2

1.

3

Si son cuatro

3

1.

41

2

4

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La colocación de personas o delegaciones en un evento deberá hacerse en orden alfabético del país anfitrión. La nación anfitriona cuando no asume la presidencia de la reunión tomaría el último lugar. Las delegaciones se ubican en sentido inverso a las agujas del reloj. El puesto central, en todos los casos, corresponde al presidente del evento, siempre y cuando no vaya el Presidente de la República o un Ministro en su nombre, quienes ocuparían dicho puesto. Cuando asistan damas para efectos de precedencia, la categoría de ellas es igual a la de sus esposos. Al asignarles sus puestos se buscará que éstos queden alternados con los de los caballeros. Se evitará que los esposos queden uno a continuación del otro. Cuando las personas deben colocarse o marchar en columna, la de mayor categoría va a la cabeza y los demás en su correspondiente orden. Cuando la máxima autoridad presida un acto, no debe abandonarse el lugar hasta tanto no lo haga dicha autoridad. La bandera de Venezuela va a la derecha y en el medio, después el resto de banderas. Cuando el número de banderas sea impar la de Venezuela ocupará el lugar central. Cuando sea par, ocupará el lugar derecho de las centrales, vista desde el edificio donde ondee, es decir, la derecha de la presidencia o la izquierda del observador. Si se coloca la bandera en el centro del salón, tras el presidium, deberá estar flanqueada a su derecha por la del Estado y a su izquierda por la de la ciudad anfitriona (Municipio).

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En caso de ser solamente dos, la de Venezuela ocupa la derecha y la otra la izquierda.

Si las banderas se colocan en el lateral derecho de la puerta de entrada de un edificio, el puesto de honor es siempre el más cercano a ésta y será ocupado por la bandera de Venezuela, siguiendo el resto de aquellos países que participan en el evento.

Si se realiza una reunión de carácter internacional, tales como congresos, simposios, etc., por un organismo, entidad o institución venezolana y celebrada en nuestro país, se colocarán las banderas: Por la antigüedad de ingreso al mismo Orden alfabético del país sede. Cuando tras un presidium se coloquen dos peanas a derecha e izquierda, que formen cada una un bloque de honor, la bandera de Venezuela estará flanqueada por las otras dos.

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De celebrarse un acto cuyas características tengan relación con el tema de las Comunidades Autónomas, las banderas que las representan se colocarán a continuación de la de Venezuela, precediendo las de fecha más antigua. La bandera se iza a media asta llevándola lentamente hasta el tope y luego se baja hasta la posición adecuada. Para arriarla se vuelve a izar rápidamente hasta el tope y luego se baja lentamente. Al acceder a un vehículo, quien accede en primer lugar es la autoridad de mayor rango para ocupar el puesto de la derecha, en sentido de la marcha del vehículo. Haciéndolo a continuación por el lado izquierdo, la autoridad de menor rango o persona que lo acompañe. Cuando una autoridad recibe a otra de mayor rango o categoría y le invita a subir a su vehículo oficial, le cederá siempre el asiento de la derecha. Al descender se procederá a la inversa, haciéndolo en primer lugar la mayor autoridad. Al descender por una escalera, siendo varias autoridades con sus esposas, si no hubiese espacio suficiente para hacerlo por parejas, lo harán primero los caballeros y luego las damas, a las que esperarán y dejarán pasar delante, de no hacerlo por parejas al bajar lo harán las damas primero. CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Internacionalmente las normas que rigen el ceremonial diplomático son las siguientes:

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Los idiomas francés e inglés se emplean en la redacción de los tratados cuando éstos se celebran entre varios países. En caso de dos países, se utiliza el idioma nacional de los signatarios. La correspondencia diplomática usa su propio idioma, acompañado de una traducción. Cuando el título de la persona es permanente (General, Obispo, Duque, etc.) se antepone éste al nombre. Cuando el título fuera transitorio (Embajador, Gobernador, Diputado, etc.) el nombre se antepone al título. La precedencia de los agregados militares venezolanos estará en función de su grado. Si son Generales o Almirantes, vendrán inmediatamente detrás del funcionario diplomático. Si son Coroneles o Capitanes de Navío irán después del Ministro Consejero o Consejero de la Embajada. Si son Tenientes Coroneles, Mayores o equivalentes, después del primer secretario. Si son Capitanes, después del segundo secretario. El Nuncio Apostólico será siempre el Decano del Cuerpo Diplomático acreditado ante el gobierno de Venezuela. La precedencia de los jefes de misión será la establecida por el orden cronológico de la entrega de credenciales. El orden de precedencia dentro de cada misión diplomática será establecido por el respectivo país. La precedencia entre las autoridades nacionales será establecida por la Dirección de Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación del Ministerio de Relaciones Interiores. CEREMONIAL MILITAR Las normas que lo rigen son:

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Cumplir a cabalidad el horario programado. Los invitados deben llegar con la mayor puntualidad. Nadie podrá retirarse antes de que lo haga la máxima autoridad presente. Cuando deba solicitarse permiso para comenzar o terminar el acto o para dar parte, el oficial que comanda la unidad lo hará directamente ante la autoridad máxima presente. Todo oficial de la Fuerza Armada Nacional que sea destinado a un nuevo cargo, será dado a conocer ante el personal de la unidad que estará a su mando. En la Marina, al embarcar en una lancha, subirá en primer lugar la autoridad de menor rango y luego la de mayor rango. Si la embarcación se dirige a un buque, atracará a estribor, es decir, al costado derecho del mismo. En las reuniones de las distintas fuerzas, a igualdad de grados y antigüedad, privará la antigüedad de la fuerza. La precedencia entre las autoridades militares será la establecida en la lista protocolar militar que elaborará la dirección general del Ministerio de la Defensa y los Comandos de Fuerza. En ceremonias militares con asistencia de representantes de los poderes públicos, la forma de colocación será: El Presidente, en el centro. A su derecha el Presidente del Congreso. A su izquierda el Presidente de la CSJ. Alternativamente el Presidente de la Cámara de Diputados, el Ministro de la Defensa y la autoridad militar anfitriona. Las demás autoridades militares, civiles y eclesiásticas. El cuerpo diplomático será ubicado en sector especial. En las ceremonias militares donde no asisten los representantes de los poderes públicos, la máxima autoridad se ubicará en el lugar preferente, a su izquierda el

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anfitrión, EXCEPTO, cuando lo sea el Ministro de la Defensa, en cuyo caso el anfitrión se colocará a su derecha. Cuando asistan damas, éstas se colocarán detrás de sus respectivos esposos o en lugar especial. Ejemplos de Actos Y Ceremonias Militares. Reconocimiento del Ministro de la Defensa. El acto se realizará en la Capital de la República en el Parque de Honor de la Escuela Militar, o donde lo ordena el Presidente de la República. Se invitará a las Altas Autoridades Civiles y Eclesiásticas de la localidad. Será dado a conocer por el Comandante General de la respectiva fuerza o el inspector de la misma. Reconocimientos de los comandantes de unidades tácticas. El acto se realizará en la sede que ocupe la unidad. Deberá asistir todo el personal de la unidad táctica. Será dado a conocer por el comandante de la unidad operativa correspondiente. Izada y arriada de la Bandera. La guardia rinde honores, precedidos por la banda marcial, de guerra o de corneta, formada en línea frente al lugar donde se encuentre el asta de la bandera. El Comandante de la guardia mandará a presentar armas, se ejecutará el Himno Nacional o la marcha regular, según el caso, procediéndose a izar la bandera. El personal sin armas ejecutará el saludo. Ejemplo de Programa Militar Honores a la Bandera

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Honores a la Autoridad que preside el acto. Partes Lectura del Decreto o Resolución que notifica el nombramiento Presentación por la autoridad superior y reconocimiento por parte de los subalternos. Durante este acto las tropas permanecerán con las armas al hombro. Revista de la Unidad por la Autoridad que da a conocer, a quien acompañarán los Comandantes entrante y saliente. Firma del acta. Asociaciones. Desfile de las Unidades presentes ante la autoridad que preside. Honores a la autoridad que preside. Honores a la Bandera.

Tratamientos Título de cortesía con que se dirige una persona a otra en razón del cargo que ocupa o de la consideración recibida que ostenta. Los tratamientos de las autoridades son de carácter honorífico, ya que se pierden al cesar en sus cargos; algunos ejemplos se especifican a continuación.

EXCELENTISIMO EMINENCIA VUESTRA MAJESTAD ALTEZA REAL MAGNIFICO ILUSTRISIMO CIUDADANO

EMBAJADORES CARDENALES REYES PRINCIPES RECTORES ALCALDE APLICACION COMUN

Criterios Protocolares 48

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Los criterios protocolares conforman un conjunto de elementos que rigen un determinado evento; a saber:

ORDEN ALFABÉTICO Consiste en el ordenamiento de los invitados a una ceremonia con rango, categoría o jerarquía determinada según el alfabeto (inglés o español). Esta norma se estableció como medio de evitar los conflictos de precedencia tanto en actos protocolares como en la firma de actas, tratados o convenios. EL AZAR En el ordenamiento de autoridades con la misma equivalencia se da el caso que al ser ubicadas según otros criterios (alfabético, alternado) queden colocada de última. A solicitud de las partes interesadas, mediante este criterio, bajo consentimiento expreso, se permite bajo el sorteo a la suerte, alterar el orden de precedencia. Para Manuel Acosta Profesor de la Universidad Simón Bolívar, este criterio no debe ser aplicado en Venezuela, por la discrecionalidad que trae implícito. LA PUNTUALIDAD Las ceremonias deben realizarse a la hora pautada, De no estar a la hora todos los integrantes del presidio se corre la precedencia y se elimina la silla

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correspondiente. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidio, a menos que quien presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonia. LA SUPERSTICIÓN Se refiere al hecho que en algunos países existen consideraciones especiales a determinados números o aspectos vinculados con la suerte o la desgracia, tal como el número trece (13) en EEUU; el cual no es considerado en el montaje de las ceremonias. LA ESTÉTICA En la organización de un estrado o mesa de reunión puede darse el caso de que las autoridades asistentes tengan la misma equivalencia, pero al ser ubicadas según determinados criterios (alternativo) éstas queden homogéneamente distribuidas de un lado y del otro, por ejemplo caballeros. El criterio permite alterar el orden de precedencia para favorecer la cobertura gráfica o registro fotográfico, televisivo o fílmico del evento. EL CÓNYUGE HOMBRE Al contrario de su mujer, el esposo con jerarquía no goza de los mismos privilegios de precedencia que ella. Según Isabelita González, cuando a una mujer con jerarquía se le invita a una recepción con su marido, ella ocupará el lugar de honor que le corresponde y el esposo será colocado en sitio adecuado pero nunca por encima de alguna persona que tenga jerarquía. EL DESCANSO MATRIMONIAL

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Este criterio que rige para la colocación de parejas en una mesa de comida indica que nunca debe sentarse la esposa junto al marido. EL RESPETO A LA ESPOSA Como resultado del criterio del descanso matrimonial, si al ordenar la mesa el marido coincide con su esposa, ésta mantiene su puesto y él lo cede bajando un grado en la precedencia de la mesa siempre y cuando sea de su mismo rango o nivel y si el comensal que asciende en su lugar es también de su mismo rango o nivel. De no ser posible el descenso del marido por el cargo, rango o representación que ostenta, la esposa desciende y él conserva su puesto en la mesa. LA CORTESÍA En algunas ocasiones por razones de deferencia o cortesía se cede la precedencia a determinado visitante o invitado el cual recibe tal actitud con agrado y agradecimiento. No obstante en ceremonia estricta este criterio no debe ser considerado. LA CULTURA En todo acto formal o ceremonial la cultura del invitado es una variable determinante en la imagen que se forman los asistentes. En caso de no tener información o desconocer de la manera o formalidad que rige un acto o ceremonia es importante preguntar e informarse de tal situación, de lo contrario deberá utilizar su capacidad de observación para proceder a imitar las formalidades que rigen dicha actividad.

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LOS IMPREVISTOS El proceso de planificación funciona, no obstante hay que tener presente el principio de Peter: lo que va a ocurrir ocurre aun cuando haya sido previsto. Esto significa que no importa cuan organizada esté la ceremonia cuando algo va a salir mal saldrá mal, pero se deberá prever dicha situación de manera de atenuar sus efectos.

LA ANTIGÜEDAD Se refiere al criterio que señala que una persona tiene precedencia sobre otra cuando es más antigua en el cargo, rango o categoría o cuando es creada una institución primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia jerárquica.

Aplicaciones Referidas a Las Normas de Protocolo A continuación se presenta una serie de situaciones ocurridas en la vida real, de manera que sean analizadas y se infiera la respectiva norma protocolar a considerar:

Inauguración del Teatro Teresa Carreño Programa Bendición de la Obra, por su eminencia el Cardenal José Alí Lebrum, Arzobispo de Caracas. 52

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Honores al Presidente de la República Palabras del Dr. Antonio López Acosta, presidente del C.S.B. Reconocimiento de la Orquesta Sinfónica de Venezuela al Presidente de la República Imposición de Condecoraciones Palabras del Dr... Presidente de la República Lectura y firma del Acta de Inauguración Concierto de la Orquesta Sinfónica de Venezuela Brindis. - Acto con motivo del Bicentenario del Natalicio del general en Jefe José Antonio Páez. (13-06-90) Programa Honores al ciudadano Presidente de República Ofrendas Florales ante la estatua de Páez Poder Ejecutivo-Himno nacional Poder Legislativo Poder Judicial Autoridades eclesiásticas Concejo Municipal de Acarigua Concejo Municipal de Araure Fuerzas Armadas Comisión Nacional y Regional para los actos del Bicentenario Promociones de Oficiales de Las Fuerzas Armadas “General en Jefe José Antonio Páez”, Familiares del Prócer Honores al ciudadano Presidente de la República

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- Acto de instalación del III Seminario Latinoamericano sobre Análisis y Previsión de Demanda de Energía a largo plazo en los Sectores de Gran Consumo de Energía. Horizonte 2000. Programa Apertura del acto Palabras del ciudadano Rector de la U.S.B. Palabras del Dr. Luis Castro Leiva, Presidente del Instituto Internacional de Estudios Avanzados (IDEA) Palabras del Dr. Luigi Boselli, Embajador de la Comunidad Europea para América Latina. Palabras del Dr. Julio Cesar Gil, Ministro Encargado del Ministerio de Energía y Minas Clausura del Acto. -

Acto de imposición de condecoraciones Programa

Honores a la autoridad que preside el acto Honores al Pabellón Nacional Parte y solicitud de permiso para comenzar el acto Lectura de mensajes Lectura de Resolución mediante la cual fue creada la Infantería de Marina Lectura de Resoluciones Imposición de la Cinta Naval Imposición de la Barra insignia Honor al Mérito

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Imposición de la Insignia de la Infantería de Marina Entrega de Placas de Reconocimiento Demostración de destrezas con Armas Palabras del Comandante de la Infantería de Marina Himno de la Infantería de Marina Participación de haber finalizado el acto Honores al pabellón Nacional Honores a la Autoridad que presidió el acto: Contra Almirante Edgar Escobar Ochoa, Comandante de la Infantería de Marina.

PRECEDENCIA PROTOCOLAR Prioridad o antelación en el orden para determinar la situación posicional que por categoría, cargo ó rango, le está reservada a una autoridad o personalidad que concurre a un acto.

Fuentes Protocolares En Venezuela, el poder público se distribuye entre el Poder Municipal, el poder Estadal y el poder Nacional. El poder público nacional se divide en: Ejecutivo Legislativo Judicial Ciudadano Electoral La precedencia se establece tomando en cuenta la distribución siguiente:

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PODER EJECUTIVO Presidente de la República Vicepresidente de la República PODER LEGISLATIVO Presidente de la Asamblea Nacional Primer Vicepresidente Segundo Vicepresidente PODER JUDICIAL Presidente del Tribunal Supremo de Justicia PODER CIUDADANO El poder ciudadano se ejerce por el Consejo Moral Republicano integrado por: El Fiscal General El Contralor General de la República El Defensor o Defensora del Pueblo Luego de los representantes del Consejo Moral debe aparecer el Procurador General de la República PODER ELECTORAL

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Presidente del Consejo Nacional Electoral Su Eminencia el Cardenal (Arzobispo) de Caracas Expresidentes de la República Expresidente de la Junta de Gobierno Consejo de Ministros Ministerio de Interior y Justicia Ministerio de Relaciones exteriores Ministerio de Finanzas Ministerio de la Defensa Ministerio de la Producción y Comercio Ministerio de Educación, Cultura y Deportes Ministerio de Salud y Desarrollo Social Ministerio del Trabajo Ministerio de Infraestructura Ministerio de Energía y Minas Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales Ministerio de Planificación y Desarrollo Ministerio de Ciencia y Tecnología Ministerio de la Secretaría de la Presidencia Alcaldía Mayor de Caracas Alcaldía del Municipio Libertador

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Estado Vargas Alcaldía del Municipio Vargas Estado Miranda Alcaldía del Municipio Sucre Alcaldía del Municipio Baruta Alcaldía del Municipio el Hatillo Alcaldía del Municipio Chacao

Alto Mando Militar Inspector General de las Fuerzas Armadas Jefe del Estado Mayor Conjunto Comandante General del Ejercito Comandante General de la Armada Comandante General de la Aviación Comandante General de las Fuerzas Armadas de Cooperación (Guardia Nacional) Directores Ejecutivos Oficina Central de Personal Oficina Central de Estadística e Informática Oficina Central de Presupuesto Secretario del Consejo de Seguridad y Defensa (SECONASEDE)

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Academias Nacionales Academia Nacional de la Lengua Academia Nacional de la Historia Academia Nacional de Ciencias políticas y Sociales Academia Nacional de Medicina Academia Nacional de Ciencias Físicas Academia Nacional de Matemáticas y Sociales Academia Nacional de Ciencias Económicas Universidades Universidad Central de Venezuela Universidad de los Andes Universidad del Zulia Universidad de Carabobo Universidad de Oriente Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado Universidad Simón Bolívar Universidad Simón Rodríguez Universidad Experimental del Táchira Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda Universidad Nacional Experimental Rómulo Gallegos Universidad Nacional Abierta Universidad Nacional Experimental de Guayana Universidad Nacional Experimental Rafael María Baralt Universidad Pedagógica Experimental Libertador Universidad Nacional Experimental Politécnica Antonio José de Sucre

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Universidad Católica Andrés Bello Universidad Santa María Universidad Metropolitana Universidad Rafael Urdaneta Universidad Nacional Tecnológica del Centro Universidad Católica del Táchira Universidad Sur del Lago Jesús María Semprum Universidad José María Vargas Universidad Cecilio Acosta Universidad Bicentenaria de Aragua Universidad Nororiental Gran Mariscal de Ayacucho Universidad Nueva Esparta Universidad Fermín Toro Universidad Yacambú Universidad Rafael Belloso Chacín Universidad del Valle del Momboy Universidad Alejandro Humbolt Universidad José Antonio Páez Consejo de la Orden del Libertador Arzobispado de Caracas Presidente de la Sociedad Bolivariana Prefecto del Municipio Libertador Presidentes de Institutos Autónomos y Fundaciones del Estado

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Directores Generales Sectoriales Director General Sectorial de Ceremonial y Acervo Histórico de la Nación Director General Sectorial de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores Director de Relaciones Públicas del Ministerio de la Defensa Secretario Privado del Presidente de la República Jefe de la Casa Militar Presidente de la Confederación de Trabajadores de Venezuela (CTV) Presidente de la Federación Venezolana de Cámaras y Asociaciones de Comercio y Producción (FEDECAMARAS)

PRESIDENCIA PROTOCOLAR Se refiere concretamente al lugar donde se ubicarán las más altas autoridades que asisten a un evento o ceremonia,

se le conoce

como Presidium, mesa

presidencial ó Presidencia del Evento. Esta distribución está conformada por quien la Preside y por un número de invitados o personalidades que no debe exceder de los once (11) puestos, dado que pierde elegancia y majestuosidad.

Estructura Si el Presidium es unipersonal, la mesa tiende a ser impar y se observa su distribución como sigue:

8

6

4

2

1

3

5

61

7

9

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Si es bipersonal, la mesa debe ser dividida definiendo el centro conformado por dos personas y a partir de allí se distribuye el resto de las personalidades en orden alternativo.

7

5

3

1

2

4

6

8

Sistemas de Presidencia Para la ubicación de las personalidades existen dos sistemas clásicos que son de uso común: el sistema anglosajón y el sistema francés. El sistema anglosajón toma como referencia la puerta de entrada de los invitados, la presidencia se coloca en la punta de la mesa (extremo) mirando hacia la puerta de entrada de los invitados. En el caso de existir dos presidencias, el invitado debe mirar hacia la puerta de entrada y el anfitrión hacia la puerta de entrada del servicio. Entrada Invitados

Entrada de Servicios

Presidencia anfitrión

Presidencia invitado

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En el sistema Francés La presidencia se coloca en el centro de la mesa mirando a las ventanas, de espalda a la pared. De haber dos presidencias, la segunda se sitúa enfrente de la primera, de espalda a las ventanas y mirando a la puerta de ingreso del servicio. Cuando el salón tiene las ventanas en un extremo o no tiene ventanas,

el punto de referencia que define la presidencia es la entrada del

servicio. Presidencia anfitrión

Invitados

Ventana

Servicios

Presidencia invitado

Ventana

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIÓN DE LA PRESIDENCIA A los fines de aplicar correctamente el criterio de la Presidencia se debe seguir el siguiente procedimiento: Determinar si la Presidencia es unipersonal o bipersonal Si es bipersonal determinar el tipo de sistema anglosajón o francés. Actualmente se utiliza el francés por las enormes ventajas de comunicación que ofrece entre el invitado y el anfitrión. Se determina el número de integrantes que formarán la mesa presidencial Se elabora croquis de ubicación, tomando en cuenta la entrada y ventanas del lugar

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Se elabora la tarjeta de invitación con el croquis correspondiente.

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UNIDAD III FUNCIONES PROTOCOLARES Son funciones que Desempeñan los distintos Profesionales encargados del Ceremonial y Protocolo en un Evento; ellos son:

Jefe de Protocolo

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El Jefe de protocolo es el profesional encargado de planificar, organizar, coordinar y supervisar el desarrollo de una determinada ceremonia. Es quien tiene la mayor responsabilidad técnica y logística de una ceremonia o evento formal concreto. Las principales funciones del Jefe de Protocolo son: Determinar las formalidades de una ceremonia Elaborar el guión protocolar Determinar los requerimientos documentales y técnicos que requiere una ceremonia Elaborar la lista de requerimientos logísticos a considerar Determinan los entes participantes en la ceremonia Determinan el orden de precedencia Coordinar las acciones pertinentes con otras instituciones de apoyo a la Ceremonia

Coordinador de Protocolo Es el responsable de llevar a cabo el conjunto de formalidades previamente planificadas y que sustentan una determinada ceremonia. Asimismo, controla el respeto y seguimiento de la precedencia, coordina el personal de apoyo protocolar, atiende a los invitados especiales y supervisa de manera directa todos los servicios de apoyo logístico y protocolar a ofrecer en una ceremonia. Sus principales funciones son: Supervisar al personal de protocolo que se desempeña en un evento Determinar las pautas de actuación y la distribución de trabajo del personal de apoyo protocolar.

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Supervisar la óptima ubicación y existencia de los recursos técnicos y logísticos a utilizar en una ceremonia. Reportar al Jefe de protocolo sobre cualquier dificultad o inconveniente surgido antes, durante y después de la ceremonia. Controlar los vocativos, tarjetas de identificación, listas protocolares, tarjetas de invitación, manejo de medios de comunicación, entre otras actividades.

Asistente de Protocolo Es el responsable de asistir al Coordinador de Protocolo en las distintas actividades y operaciones que deben cumplirse para garantizar el éxito de una ceremonia. En este sentido sus funciones son: Asistir en materia de atención a los invitados y al público Es responsable del suministro y distribución de cualesquiera de los materiales e información que se maneje en la ceremonia o evento. Colabora en la supervisión de la logística del evento Revisa la funcionalidad de los medios y equipos a utilizar Coordina áreas concretas de trabajo tales como: refrigerios, transporte, medios audiovisuales, secretaría, etc.

Auxiliar de Protocolo Es el responsable de ejecutar las tareas específicas que le son asignadas, referidas a la atención de los distintos públicos y al apoyo logístico y técnico de la ceremonia o evento. Se refiere concretamente a:

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Ordenamiento del Presidium Vestimiento de las mesas Arreglo de las mesas y lugares protocolares Fijación de etiqueta de identificación Verificar y supervisar colocación de alfombras Colocación de banderas y demás símbolos Verificación de sonido y colocación de bandas musicales Colocación de bordones del área en cuestión Traslado de los libros de actas y decretos Verificación de colocación de los medios de comunicación social Atención de distintos públicos Suministro de material informativo Ubicación de personalidades Colocación de agua y vasos Colaboración con las personalidades asistentes Control de invitaciones Control del vocativo Control de las brigadas de servicios Etc.

Oficiales de Sala Este profesional se encarga del apoyo logístico interno de las áreas donde se desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios audiovisuales, distribución de documentación, suministro de agua y otros insumos.

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No debe utilizarse el término Edecán para designar a este profesional dado que dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formación académica que ejerce funciones de seguridad y atención especial a determinadas personalidades que por su rango o cargo así lo ameritan.

Tareas de Apoyo Protocolar Asignadas al Asistente de Protocolo Las actividades se definen de acuerdo al tamaño del evento. Es decir que las actividades y tareas del Asistente de Protocolo se intensifican o minimizan en función al volumen de personas a manejar. En este sentido se tienen las siguientes actividades de referencia: TÉCNICOS Atención de expositores, ponentes, o invitados especiales Explicación de la mecánica del evento Control de los requerimientos técnicos referidos a los participantes Manejo de lista de equipos Manejo de equipos y sistemas computarizados

SECRETARÍA Registro de participantes Suministro de material de apoyo Entrega de distintivos

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Suministro de información al participante Atención al público Control de certificados DE LOGÍSTICA Distribución de documentos Manejo de computadoras Manejo de fotocopiadoras Manejo de equipos de cocina y grabación Manejo de equipos de oficina Control de medios audiovisuales Suministro de jarras, agua y vasos Suministro de marcadores, rotafolios, lápices, etc. Reservación de servicios varios Adecuación de espacios físicos y supervisión de la limpieza Organización del transporte Control de puntos de seguridad y vigilancia RELACIONES PÚBLICAS Y CEREMONIAL Reservación de espacios físicos Elaboración de listas de invitados Participación en el diseño de programas de apertura y clausura Organización del Presidium Envío y control de invitaciones Organización de las áreas internas del auditorio o salón Preparación de planos de ubicación Control de personal de protocolo (auxiliares, anfitriones, oficiales de sala, etc)

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Apoyo en la tramitación de avisos de prensa Atención a periodistas Organización de actos sociales Preparación del vocativo Preparación de carpetas y material de apoyo Supervisión y control de la señalización del evento ALIMENTOS Y BEBIDAS Organización de almuerzos y cenas Organización de desayunos Organización de brigadas de servicios Preparación y suministro de refrigerios Organización de brindis y cócteles SOCIALES Elaboración de programa de actividades sociales Contacto con grupos culturales Apoyo logístico para los grupos culturales (transporte, refrigerios, sonido) Alquiler de salones o áreas sociales Control de pasapalos Organización y distribución de espacios Organización de banquetes PROTOCOLARES Atención de participantes Atender requerimientos de los invitados especiales

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Orientar y conducir al público Atender personalidades (V.I.P) Atender emergencias Manejar listas de protocolo Controlar maletín de primeros auxilios Asistir en la labor de control del ceremonial

Imagen en los Eventos Especiales Los eventos especiales y las ceremonias son acontecimientos controlados y desarrollados por los hombres en atención a las necesidades que son generadas en los distintos campos del hacer y del saber. La productividad, formalidad, observancia del ceremonial, protocolo y la etiqueta suelen ser los requisitos que deben cumplirse para garantizar un evento de buena calidad. Los eventos tal como lo plantea Carlos Alarico Gómez (1995) “persiguen comunicar el mensaje de una organización a un público específico, utilizando medios adecuados para alcanzar un feedback positivo”. Este mensaje se percibe a través de los sentidos y uno de ellos es la vista. Ello significa que un evento refleja una imagen según la manera de atender los aspectos vinculados con el orden, la buena ubicación, la armonía, la elegancia, el buen gusto y por sobre todo el control del tiempo, del espacio y de los recursos. Un elemento importante que define la imagen de una organización lo representa la identidad, es decir la forma de actuar (Pizzolante, 1996). La identidad es el ser propiamente dicho y el hacer organizacional, que en conjunto conforman la personalidad de una institución. Tejada (1992) señala que la identidad es una dimensión que se caracteriza por diferentes rasgos constitutivos:

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IDENTIDAD ONTOLÓGICA Está definida por la misión, Filosofía, Historia, Políticas, Objetivos, Visión de la organización. IDENTIDAD AXIOLÓGICA Está representada por los valores y conciencia éticos Identidad performativa o pragmática:

implica la definición de elementos tales

como niveles de acción organizativa, Estilo de gestión, Conducta de los empleados, Relaciones de poder, Formas de influencia y cambio. Tal como lo reseña Etna de Fagre, citando a Cabañas, “existe una identidad conceptual conformada por la visión, misión, valores, filosofía y la cultura organizacional; y una identidad visual compuesta por dos elementos: La identidad gráfica el nombre, representada por la cromática y el logotipo, elementos que cumplen una labor distintiva dentro de la personalidad física para el reconocimiento de la organización. La identidad ambiental definida por la infraestructura, el mobiliario, las facilidades o tecnologías que utiliza y la ergonomía (diseño del lugar de trabajo), elementos constituyentes”. Como puede observarse en una institución pública todo comunica y todos sus miembros envían mensajes constantemente. Cada una de las partes que integran la organización, en conjunto, forman imágenes y no siempre semejantes en cada uno de los diferentes públicos (internos y externos). Lo mismo ocurre con una ceremonia o un evento especial. Los eventos transmiten mensajes y una imagen determinada.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

La imagen es la representación mental o idea global, positiva o negativa que se forman las audiencias sobre un evento. Imagen de un evento se debe entender como el resultado de las impresiones que construyen los públicos sobre la base del mensaje o mensajes que la organización el procedimiento del acto comunica, que afectando o beneficiando a la institución y a todos sus miembros por igual. En la imagen entran en juego algunos factores, que el profesional de ceremonial y Protocolo debe controlar: La identidad de la organización La cultura organizacional La comunicación Los tipos de públicos que atiende. De acuerdo con Acosta y Garriga (1996) el protocolo ha de ser el fiel reflejo del orden que tiene

que existir en todo acto formal para dar una imagen que

enaltezca y manifieste el prestigio y reputación de una organización. El orden a que se hace referencia se centra en el conjunto de reglas que gobiernan todo acto social mediante las cuales se le da a cada uno de los participantes las prerrogativas y privilegios a que tiene derecho por su categoría, rango o cargo. Si no se cumple con este conjunto de reglas o no se cuida su acertada aplicación no se puede hablar de calidad en un evento o ceremonia.

Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar El Uniforme en protocolo tiene una importancia vital para el cumplimiento de los propósitos por los cuales se desarrolla una ceremonia, debido a que constituye

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

fundamentalmente un indicador de atención dirigido a los distintos públicos que asisten y participan en una ceremonia o acto formal determinado. El término utilizado se interpreta de la siguiente manera: una persona al asistir a un evento presenta muchas necesidades que debe satisfacer, desde información sobre servicios básicos como sanitarios hasta servicios especializados como el nombre y ubicación de algún ponente o el manejo de un medio audiovisual. Al producirse un requerimiento en alguna persona sea este un participante, un ponente o una autoridad inmediatamente trata de identificar a alguna persona autorizada que le pueda resolver su necesidad. De allí que al observar uniformidad en el vestir del personal presente en el evento, es muy fácil ubicar y tratar de resolver su situación. Por otra parte, el uniforme transmite seriedad, elegancia, higiene y por sobre todo organización. De allí su importancia y necesidad de considerarlo en eventos protocolares. A continuación se presenta información general elaborada por la Prof. Antonieta Scannone de Nuñez, referida al personal de protocolo. Otro aspecto a considerar dentro de la actividad protocolar, esta relacionada con el horario; la jornada de trabajo para el personal de protocolo, es variable, dependiendo de la intensidad de éste y de las jornadas planificadas, generalmente constan de ocho horas (8) las cuales tendrán que cumplirse a cabalidad, pudiendo ausentarse los quince minutos (15) asignados para el receso en turnos alternos, previamente estipulados por el coordinador de grupo o de eventos. El personal de protocolo tendrá que respetar los turnos señalados fijos y cualquier cambio tendrá que ser dado por el Jefe de Grupo o la persona indicada para el control del mismo. Se considerará inasistente el personal que llegue a su puesto de trabajo con más de diez minutos de retraso, lo cual motivará el descuento de esa jornada.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

A la tercera falta injustificada para ser reemplazado por otra persona. Cuando se luce un uniforme es preciso cuidar ciertos detalles: Tenerla siempre impecable, limpio y planchado El pelo, el maquillaje y las uñas cuidadas y presentables En todo momento se deberá usar medias teniendo ante algún imprevisto en la cartera un par de repuesto. Usar zapatos cómodos, cerrados, tipo “pump clásico” y acorde con el uniforme de la

compañía

para

la

cual

están

desempeñando sus funciones. Actualmente zapatos de corte bajo es lo ideal debido al prolongado tiempo de servicio que ha de prestarse. Está totalmente prohibido usar el uniforme fuera de las horas de trabajo

Referente al comportamiento: El trato hacia los delegados será siempre de usted o su equivalente, en el idioma que hablen, con la deferencia acostumbrada en estos casos, sin caer en confianzas o familiaridades fuera de tono, que no sólo empañarían su nombre sino también el de la Compañía u Organización que lo contrate, el Comité Organizador del evento y el resto del personal de protocolo.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

No se deben aceptar invitaciones de ninguna persona durante las horas de trabajo. Está prohibido ingerir bebidas alcohólicas, fumar y masticar chicle en sitios públicos o delante de los delegados, Comité Organizador, etc., y en todo momento conservar una actitud digna del cuerpo que representan. En ningún momento el personal de protocolo aceptará ni propinas ni regalos de los delegados, con el fin de evitar cualquier mala interpretación. Su principal responsabilidad radica en solucionar los problemas que puedan presentarse durante el desenvolvimiento de los eventos, así como dar la información más precisa sobre lo que se les requiera. Con el fin de evitar la contestación “NO SE”, es esencial pedir la información pertinente al evento. El personal de protocolo deberá tener, en todo momento, sus implementos de trabajo y pedir día a día la información adicional que pueda surgir; cambios de horarios, de salas, de eventos sociales etc. En caso de tener alguna duda deberá pedir la información adicional al jefe de grupo o coordinador del mismo. El personal de protocolo, deberá tener como meta el caracterizarse por su educación, amabilidad, cordialidad y paciencia en todo momento, recordando que su colaboración es indispensable para lograr el éxito deseado del evento, y dejar el nombre del país muy en alto ante los visitantes que les tocará recibir o atender. PRINCIPIOS

ÉTICOS

QUE

RIGEN

EL

DESARROLLO

DEL

TRABAJO

CEREMONIAL Y PROTOCOLAR No existe un manual de ética que rija el comportamiento del personal de protocolo aceptado y difundido en Venezuela. No obstante se plantean a continuación los siguientes criterios como base para una profunda y seria discusión:

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Ética Profesional: se refiere a los principios morales. Lo que trata es fundamentalmente de determinados criterios que son aceptados y asumidos como parte de la manera de pensar, hacer y comportarse del hombre y concretamente del personal que trabaja en ceremonial y protocolo. Principios: Los principios que deben considerarse en el manejo protocolar y que el personal debe asumir como parte de su comportamiento ético-técnico, son los siguientes: Rigidez: se refiere a que los procedimientos de ceremonial no pueden ser cambiados o modificados a capricho, se debe garantizar el cumplimiento estricto de los mismos, la información y conocimiento exacto del ceremonial garantiza su apego a las costumbres y usos. Celeridad en los procesos: se refiere a que todo proceso o conjunto de formalidades requiere de un proceso administrativo que debe ser ágil y muy efectivo. Sinceridad en el gasto: se debe partir del concepto de que toda ceremonia requiere de gastos y que estos deben ser considerados en su integridad, de allí la previsión que se debe tener al respecto. Claridad informativa: el manejo de la información y la distribución oportuna son criterios básicos en el éxito de la atención protocolar. Mejoramiento progresivo del trato: cada persona debe recibir y percibir un tratamiento que mejora en la medida en que se conoce e identifica a los actores.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Confidencialidad: todo paso o actividad, información o documento que se califique de no público bajo ningún concepto deberá ser difundido. Evolución sociológica del individuo: se refiere a que se debe identificar y reconocer a cada individuo e ir formándose una tipología de los públicos lo cual será de gran utilidad en el desarrollo del trabajo. Aceleración del conocimiento técnico: el progreso de las técnicas y de la tecnología no puede escapar de la preparación del personal de protocolo. Orden y disciplina: base y razón de ser del ceremonial implica el grado de dominio en materia disciplina que debe desarrollar el personal de protocolo. Organización y efectividad: el grado de organización mide la efectividad con que se trasmite en buena imagen.

Perfil Profesional del Asistente de Protocolo El perfil del Asistente de Protocolo se debe entender como el conjunto de tareas y ocupaciones que dicho profesional debe desarrollar para asistir técnica y administrativamente el desarrollo de una ceremonia. En este sentido se presenta a continuación dicho perfil profesional. PERFIL PROFESIONAL DESCRIPCION

Es el responsable de la asistencia técnica y administrativa del Jefe o Coordinador de Ceremonial y Protocolo, desarrollando actividades

tareas técnicas y administrativas de importancia

determinante en el éxito de una ceremonia.

PERFIL OCUPACIONAL

PERFIL DE PERSONALIDAD

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PERFIL PROSPECTIVO

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO Asistir

en

el

diseño

de Capacidad de planificación

ceremonias. Apoyar

el

vinculado

Planificación de las ceremonias

Capacidad de organización proceso con

a

logístico Crítico

actos

aplicados.

Capacidad preventiva

Realizar labores administrativas Vocación de servicio relacionadas con la prestación Capacidad de servicios básicos y técnicos Apoyar

en

el

proceso

de

análisis

síntesis

de Capacidad de racionalizar

contratación de servicios

Amable

Coordinar la labor de asistencia Esmerada atención al público y atención a personalidades Asistir

en

la

labor

de

coordinación de los auxiliares de protocolo, oficiales de sala y personal de logística. Manejar

y

controlar

medios

audiovisuales y espacios físicos donde

se

desarrollan

de

sistemas

informáticos y software técnicos

y Observador

ceremonias

través

los

eventos. Supervisar la ejecución de las ceremonias Asistir al Jefe de Protocolo en las atenciones VIP. Elaborar informes y reportes del servicio protocolar ofrecido.

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y

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

UNIDAD IV TÉCNICAS GRUPALES PARA EVENTOS DINÁMICA DE GRUPOS Según lo expresa Olmsted1 “la dinámica de grupos constituye el intento más difundido y de mayor influencia en estos momentos, en el estudio de los grupos”. Se refiere, según Cirigliano y Villaverde “ a las fuerzas que actúan en cada grupo a lo largo de su existencia y que lo hacen comportarse en la forma como se comporta”; incluye para ello el manejo de un conjunto de técnicas. La dinámica de grupo se fundamenta originariamente en la teoría de la estructura o Gestalt, en el concepto básico de teoría del campo de la conducta del grupo.

Importancia de la Dinámica de Grupos Su importancia radica en su concepción como disciplina la cual estudia las fuerzas que afectan la conducta del grupo, comenzando por analizar la situación grupal como un todo con forma propia (Gestalt). Del conocimiento y comprensión del todo, de esa estructura (campo) surgirá luego el conocimiento y la comprensión de cada uno de los aspectos particulares de la vida del grupo y de sus componentes. (El todo da sentido a las partes) Para entender mejor la importancia se parte de la caracterización formulada por Kurt Lewin (alemán radicado en EEUU), iniciador de la Dinámica de Grupos en la década de los treinta, quien plantea: 1

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

El grupo no es una suma de miembros, es una estructura que emerge de la interacción de los individuos e induce ella misma a cambios en los individuos. La interacción psicosocial está en la base de la evolución de los grupos y de sus movimientos.

La evolución de la dinámica de grupos cuenta con un sustrato una suerte de espacio que resulta ser el lugar de las interacciones, un verdadero campo de fuerza social. En conclusión, el comportamiento del individuo está determinado siempre por la estructura de la situación presente; consideración importante a ser tomada en la labor de ceremonial y protocolo.

Técnicas Grupales Constituyen, según Villaverde (1966) maneras, procedimientos o medios sistematizados de organizar y desarrollar la actividad de grupo, sobre la base de conocimientos suministrados por la teoría de la dinámica de grupos. Se entiende, de igual forma, como los medios o métodos empleados en situaciones de grupos para

lograr

la

acción

de

este;

constituyen

procedimientos

fundados

científicamente y suficientemente probados en la experiencia. Las técnicas de grupos no deben ser consideradas como fines en sí mismas, sino como instrumentos o medios para el logro de la verdadera finalidad grupal: beneficiar a los miembros y lograr los objetivos que se plantean. Las diversas técnicas que se utilizan, poseen características variadas que las hacen aptas para determinados grupos en distintas circunstancias. La elección de

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

la técnica adecuada en cada caso corresponde generalmente al conductor de grupo. Para seleccionar la técnica más conveniente en cada caso habrá que tomar en consideración los siguientes factores: Los objetivos que persigan La madurez y entrenamiento del grupo El tamaño del grupo El ambiente físico Las características del medio externo Las características de los miembros. La capacitación del conductor. Entre las Técnicas Grupales más importantes, se destacan: SIMPOSIO Un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante el grupo. Consiste en reunir a un grupo de personas muy capacitadas sobre un tema, especialistas o expertos, las cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, integrando así un panorama lo más completo posible acerca de la cuestión que se trate. Es una técnica formal que tiene muchos puntos de contacto con la mesa redonda y con el panel. La diferencia estriba en que en la mesa redonda los expositores mantienen puntos de vistas divergentes u opuestos, y hay lugar para un breve debate entre ellos; y en el panel los integrantes conversan o debaten libremente entre sí. En el simposio, en cambio, los integrantes exponen individualmente y en forma sucesiva durante unos 15 ó 20 minutos, sus ideas pueden ser coincidentes o no serlo y lo más importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema,

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de modo que al finalizar éste quede desarrollado en forma relativamente integral y con la mayor profundidad posible.

MESA REDONDA Se utiliza esta técnica cuando se desea dar a conocer a un auditorio los puntos de vistas divergentes o contradictorios de varios especialistas sobre un determinado tema o cuestión. Los integrantes de la Mesa Redonda, pueden oscilar entre 3 y 6, generalmente son 4 lo que sostienen; posiciones divergentes u opuestas sobre el tema a tratar; ya sea individualmente o por parejas o bandos. Además han de ser expertos o buenos conocedores de la materia y hábiles para exponer y defender con argumentos sólidos su posición. La Mesa redonda es conveniente que no se extienda más allá de los 50 minutos, para permitir luego las preguntas que desee formular el auditorio durante el lapso de tiempo que se considere prudencial. PANEL Se reúnen varias personas para exponer sus ideas sobre un determinado tema ante un auditorio; estos expertos no exponen sino que dialogan, conversan, debaten entre sí el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y especialización, pues cada uno es experto en una parte del tema general.

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

DIÁLOGO O DEBATE PÚBLICO Consiste en una intercomunicación directa entre dos personas que conversan ante un auditorio sobre un tema, cuestión o problema determinado. Los dialoguistas han de ser personas capacitadas, expertos o especialistas en el tema que tratan, pues del diálogo que realizan el grupo debe obtener información, actualización, opiniones o puntos de vista de cierta significación. ENTREVISTA O CONSULTA PÚBLICA Consiste en un interrogatorio realizado ante el grupo por uno de sus miembros, a un experto, persona capacitada, o especialista en un tema o actividad. Permite obtener información, opiniones, conocimientos especializados, actualización de temas, por lo cual

se puede considerar de utilidad para la enseñanza y el

aprendizaje. ENTREVISTA COLECTIVA La entrevista es colectiva cuando son varios los que interrogan al experto.

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DEBATE DIRIGIDO O DISCUSIÓN GUIADA Consiste en un intercambio informal de ideas e información sobre un tema, realizado por un grupo bajo la conducción estimulante y dinámica de una persona que hace de guía e interrogador.

PEQUEÑO GRUPO DE DISCUSIÓN Se refiere a que un número reducido de personas, entre cinco y veinte, se reúnen para intercambiar ideas sobre un tema de manera informal, aunque con un mínimo de normas. Se trata de un intercambio cara a cara entre personas que poseen un interés común para discutir un tema, resolver un problema, tomar una decisión o adquirir información por el aporte recíproco. PHILLIPS 66

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El nombre de esta técnica deriva de su creador J. Donald Phillips, del Michigan State College, y del hecho de que 6 personas discuten un tema durante 6 minutos. Es particularmente útil en grupos grandes de más de veinte personas y tiene como OBJETIVOS Permitir y promover la participación activa de todos los miembros en de un grupo grande, obtener las opiniones de todos los miembros en un tiempo breve, llegar a la toma de decisiones, obtener información o puntos de vista de gran número de personas acerca de un problema o cuestión. CUCHICHEO (DIÁLOGOS SIMULTÁNEOS) Cuchichear significa hablar en voz baja a una persona de modo que otros no se enteren. La técnica consiste en dividir un grupo en parejas que tratan en voz baja un tema o cuestión del momento. De este modo, todo el grupo trabaja simultáneamente sobre un mismo asunto, en grupos mínimos de dos y en pocos minutos puede obtenerse una opinión compartida sobre una pregunta formulada al conjunto. El tiempo se reduce a dos o tres minutos.

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FORO Recuerda las grandes asambleas romanas, todos los presentes tienen la oportunidad de participar en una reunión, organizada para tratar o debatir un tema o problema determinado. Suele realizarse un foro a continuación de una actividad de interés general observada por un auditorio: la proyección de una película, una representación teatral, una conferencia, clase o experimento, etc. Puede constituir la parte final de una mesa redonda, simposio, panel, role playing y otras técnicas grupales. La finalidad del foro es permitir la libre expresión de ideas y opiniones a todos los integrantes de un grupo, en un clima informal de mínimas limitaciones. CLÍNICA DEL RUMOR Se trata de una experiencia de gabinete más que de una tarea o proceso grupal, pero interesa directamente al grupo ya que el rumor se produce en las relaciones interpersonales. Consiste en demostrar vivencialmente algunos aspectos de la creación del rumor, concretamente cómo a través de sucesivas versiones sobre un hecho, se va modificando la realidad en los testimonios de los transmisores. COMISIÓN Cuando un grupo numeroso decide hacer una distribución de tareas, o cuando se considera que un tema o problema requiere de un estudio más detenido a cargo de personas especialmente capacitadas, se utiliza la técnica de comisión. Consiste en un grupo pequeño, por lo común de tres a cinco miembros que actúa por delegación del grupo grande. Su objetivo es debatir un tema, proyecto o

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problema con el objeto de elevar las conclusiones o sugerencias al grupo que la ha designado.

SEMINARIO Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planificadas (Workshops). Constituyen verdaderos grupos de aprendizaje activo, pues los miembros no reciben la información ya elaborada, sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboración recíproca. Está integrado por 5 a 12 personas.

DISCUSIÓN DE GABINETE Tiene por objeto tratar un tema o problema de especial importancia entre un grupo de personas con determinadas responsabilidades y con el fin inmediato de tomar una decisión. Recuerda a las reuniones de ministros, jefes o directores y en un nivel, por supuesto muy distinto, trata de desarrollar el mismo tipo de trabajo.

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Suele utilizarse cuando existe un problema muy especial, de particular resonancia, de cuya solución depende en gran medida la buena marcha del grupo.

SERVICIOS DE ESTADO MAYOR Se trata de una actividad específica de la vida militar, pero puede ser adaptada para fines educativos como una técnica de aprendizaje. Consiste en producir entrenamiento para la toma de decisiones. Se puede caracterizar el servicio de Estado Mayor como un ejercicio práctico que persigue la solución de una situación problemática. TÉCNICA DEL RIESGO Expuesta por Norma R. F. Maier (1963) consiste en un procedimiento grupal que tiene por objeto reducir o eliminar ciertos riesgos o temores por medio de la libre manifestación de los mismos. Se trata de los temores inherentes a situaciones nuevas en el ámbito de las relaciones humanas, tales como podrían ser la perspectiva de solicitar un empleo, de enfrentar por primera vez la dirección de una clase, de ingresar en un club donde no se conoce a nadie, etc. TORBELLINO DE IDEAS (BRAINSTORMING) Brainstorming significa en inglés tormenta cerebral y a esta técnica se le denomina en español torbellino de ideas, tormenta cerebral, promoción de ideas o discusión creadora. Consiste en desarrollar y ejercitar la imaginación creadora, fuente de innovaciones, descubrimientos o nuevas soluciones.

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PROYECTOS DE VISIÓN FUTURA Ha sido originariamente desarrollada bajo el nombre de Ingeniería Creadora, por el prof. Arnold, de la escuela de Ingeniería del Massachusetts Institute of Tecnology. Consiste en desarrollar el arte del ingeniero imaginativo, que es en suma, una cátedra de ciencia-ficción aplicada. PROCESO INCIDENTE Es una técnica de grupo desarrollada por el Dr. Paúl Pigors del Massachusetts Institute of Tecnology, con la colaboración de su esposa. Se define como un proceso continuo de aprendizaje a partir de casos que involucran a personas reales en situaciones reales, proporcionando a los participantes en el ejercicio la posibilidad de desarrollar sus habilidades por medio de la práctica de decisiones simuladas. Consiste en definitiva, en el análisis detallado de un hecho o incidente expuesto en forma muy escueta y objetiva. Es adecuada para grupos de 15 a 20 personas. El desarrollo es de aproximadamente dos horas. ESTUDIO DE CASOS Es la descripción detallada y exhaustiva de una situación real, la cual ha sido investigada y adoptada para ser presentada de modo tal que posibilite un amplio análisis e intercambio de ideas. Esta técnica tiene semejanzas con la técnica de proceso incipiente difiere en que el planteo no se limita a narrar escuetamente el hecho desencadenante (incidente) sino que comprende una explicación amplia y detallada de la situación total con todas sus implicancias, dentro de la cual puede

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

ubicarse el incidente. Una de las características importantes es que cada miembro puede aportar una solución diferente, de acuerdo con sus conocimientos, experiencias y motivaciones, es decir que no hay una única solución. ROLE PLAYING Cuando se desea que alguien comprenda lo más íntimamente posible una conducta o situación, se le pide que se ponga en el lugar de quien la vivió en la realidad. Si en lugar de evocarla mentalmente se asume el rol y se revive dramáticamente la situación, la comprensión íntima (insight) resulta mucho más profunda y esclarecedora. Representar (teatralizar) una situación típica (un caso concreto) con el objeto de que se torne real, visible, vivido, de modo que se comprenda mejor la actuación de quien o quienes deben intervenir en ella en la vida real. TEAM TEACHING Enseñando en equipo no es una técnica de grupo del tipo de las que hasta aquí se han presentado, se trata de un ensayo novedoso para mejorar la calidad de la enseñanza entrelazando materias y posibilidades diferentes y utilizando al máximo los poderes complementarios de los profesores. Es un trabajo en equipo.

Importancia Manejo de las Técnicas Grupales La importancia del manejo de las Técnicas Grupales para el área de eventos especiales, fundamentalmente radica en el hecho de que con el dominio y conocimiento de sus procedimientos,

es posible atender y resolver múltiples

necesidades de información y aprendizaje que son necesarias para el buen desenvolvimiento de los eventos especiales. Las técnicas de grupos se pueden

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

transformar perfectamente en eventos masivos de mucha eficacia y alta rentabilidad

siempre

que

se

maneje

correctamente

su

interpretación,

conceptualización y procedimiento operacional.

UNIDAD V RECURSOS OPERACIONALES RECURSOS DIDÁCTICOS Y OPERACIONALES PARA EVENTOS Recursos Operacionales Constituyen los distintos instrumentos y herramientas de trabajo utilizadas con el fin de lograr el mejor desempeño del evento. Los recursos operacionales más empleados en la instrumentación de un evento, son los siguientes: VOCATIVOS Es

el

instrumento

o

lista

de

nombres

de

personalidades

ordenadas

jerárquicamente a los fines de su correspondiente salutación protocolar, mencionada por los principales oradores del día. Puede estructurarse mediante una lista o a través de tarjetas. GUIÓN PROTOCOLAR

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Es la herramienta que se utiliza para controlar cronológicamente el desarrollo de todas las aciones vinculadas con el acto o ceremonia en cuestión. Generalmente es utilizada por el maestro de ceremonias y el coordinador o jefe de protocolo.

PLANOS Y CROQUIS Es la herramienta que se utiliza para zonificar el área donde se desarrollará un evento. Define las áreas de presidium, personalidades, periodistas, invitados internacionales o nacionales, diplomáticos, militares, público en general, entre otras. IDENTIFICADORES Es un instrumento de trabajo que se utiliza para lograr la identificación de los puestos o lugares asignados a las personalidades e invitados especiales. Generalmente son tarjetas de identificación. HABLADORES O TRIEDROS Es un instrumento que se utiliza para identificar a los oradores e invitados protocolares que se ubican en el presidium, o aquellos que realizarán alguna presentación oral en el evento. TARJETAS PROTOCOLARES

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Es un instrumento que se utiliza para clasificar los puestos de las personas que asisten a un evento. GAFETES (PORTADISTINTIVOS) PARA PROTOCOLO Es un instrumento que se utiliza para identificar visualmente al personal de la organización, a los invitados especiales y al público en general.

LISTAS PROTOCOLARES Es un instrumento que se utiliza a los fines de determinar la lista de invitados que potencialmente asistirán al evento, consiste en una ordenación de las principales autoridades a las que hay que invitar al evento y que ostentan determinada jerarquía. ROOMING LIST Es un instrumento que se utiliza para identificar en un hotel el número de personas que se alojarán en el mismo, identificando el nombre, institución, fecha de entrada y de salida y procedencia. Lista de Invitados Endógenos: internos de la Organización Exógenos: externos a la organización

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A manera de ejemplo, a continuación se especifica el procedimiento a seguir, para el Diseño del Vocativo y el Guión Protocolar. En cuanto al vocativo, este es un instrumento que utilizan los oradores fundamentalmente para ordenar distintas personalidades que se encuentran presente en un evento. Para elaborar el vocativo se debe seguir el procedimiento que a continuación se detalla: Determinar el área de influencia que tiene el evento Definir todas las organizaciones y personalidades que tienen relación con el evento o ceremonia Determinar las principales autoridades de cada organización o institución Ordenar jerárquicamente las personalidades tomando en cuenta:

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Cargos, categoría o rango Títulos que posee Nombres y apellidos Ordenar y preparar el vocativo, no olvidándose de numerarlos secuencialmente. Tener al menos dos juegos del vocativo. Diseño del Guión protocolar El Guión protocolar en una herramienta que utiliza el maestro de ceremonia para controlar el desarrollo de un evento o acto ceremonial. Contiene en forma detallada los anuncios que deberán producirse secuencialmente el desarrollo de una ceremonia. Antes de iniciarse el evento, está descrito paso a paso el proceso del mismo. Contiene los siguientes elementos: Acción: actividad que ocurrirá Persona que lo ejecuta Anuncio que hace el maestro de ceremonia Ejemplo: ACCION

PERSONA QUE LA

ANUNCIO

EJECUTA Entrada del Presidente de la Maestro de Ceremonia

Hace su entrada al salón.... el

República

ciudadano

Bolivariana

de

República

Venezuela

Presidente Bolivariana

de

la de

Venezuela, Hugo Chávez Frías.

Alocución presidencial

Maestro de Ceremonia

Alocución Presidente

del

ciudadano de

la

República...Hugo Chávez Frías con motivo del aniversario de.... 98

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Recursos Didácticos y Medios Audiovisuales Definición: Constituyen el conjunto de recursos y medios audiovisuales a utilizar durante el desarrollo de un evento especial. Tienen relación directa con el manejo tecnológico de los sistemas y equipos comunicacionales y de informática. Los recursos didácticos y medios audios más utilizados en eventos especiales son: Retroproyector Proyector Computadora VHS Micrófonos Señaladores Video beam o Data Show

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UNIDAD VI MONTAJES Los montajes son formas de distribución de mesas y sillas que permiten el control de los comensales y de los flujos de servicios tanto de bebidas como de comidas. Asimismo, facilitan la aplicación de las normas de ceremonial y protocolo en actos o ceremonias donde es necesario su previsión.

Tipos de Montajes Los tipos de distribución de mayor aplicación son los siguientes: ESCUELA

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Es una distribución de mesas y sillas que permiten al usuario apoyarse para escribir o manipular algún equipo especial. Su forma es como sigue:

PRESIDIUM

TEATRO Esta forma de distribución permite ganar mayor capacidad, para ubicar al público asistente, se asemeja a una sala de cine o de teatro.

PRESIDIUM

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Según las letras existen algunas distribuciones: E, U, T, V, L, entre otras. Algunos ejemplos de ellos son: En “U”, se disponen las sillas alrededor de la mesa, haciendo un semicírculo y simulando la letra “U”

En “T”, se colocan las mesas enlazadas en forma de “T” y las sillas alrededor de ellas.

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DIRECTORIO Es una distribución utilizada en las grandes organizaciones empresariales, gremios y Federaciones. Su distribución es de forma ovalada tal como se señala a continuación:

Muchos otras distribuciones existen actualmente y tienen aplicación generalizada, el estudiante deberá investigar algunas de ellas tales como: Mesa redonda Taller Anfiteatro Peine Ruso MONTAJE DE AUDITORIOS, SALONES Y MESAS

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En la planificación del montaje hay que considerar que todos los participantes tengan buena visión, comodidad, espacio, así como el tráfico de personas, servicio de alimentos y café y acceso cercano a sanitarios y teléfonos. Dependiendo del tipo de actividad y los horarios, se puede presentar la necesidad de cambiar la escenografía y los montajes de los salones, por lo que hay que considerar los tiempos y movimientos necesarios para no desfasar el programa original. Para la distribución de las jarras de agua y los ceniceros en las mesas de trabajo y presidium, no hay reglas; la experiencia ha demostrado que poner una jarra y un cenicero para cada cinco personas es adecuado. En salones muy grandes se puede instalar servicios con agua, refrescos, café y galletas. El espacio que normalmente se asigna por persona, en una mesa de trabajo, es de 0.75 centímetros. Para calcular el tiempo necesario, para la entrada y salida de los participantes a los auditorios y salones, hay que conocer el tamaño y cantidad de puertas en cada salón en particular.

Distribución y Espacios para Mesas y Sillas En el montaje es importante considerar los espacios admisibles alrededor de una mesa y el número de personas que se pueden acomodar.

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Cuando se trata de servicio de alimentación, se puede partir de las siguientes consideraciones para dar mayor comodidad a los comensales Analizar el cuerpo humano, silla, mesa y plaza de servicio o trabajo como un sistema integral Comprender la dimensión humana y las diversas postura que el cuerpo toma Considerar la máxima anchura del cuerpo de la persona con mayor tamaño corporal, pensando que los codos pueden estar extendidos; generalmente, esta media oscila de 76 cm., hasta un mínimo admisible de 61 cm. La provisión de 76 cm. por persona, deja suficiente espacio para los codos El tamaño del salón, de las mesas, sillas y la cantidad de comensales La distancia entre el canto de una mesa y la pared u otro obstáculo físico debe ser suficiente para acomodar el espacio que ocupa la silla y la máxima anchura de cuerpo de una persona de gran tamaño que circule por el espacio que separa silla y pared. Considerar lo más lejos posible que puede estar la silla de la mesa; es necesario tener una holgura confortable en lo referente al espacio que ocupa la silla, que cambia de posición varias veces en el curso de una comida Considerar distancia entre el perímetro de la mesa y la pared u obstáculo físico más cercano para circular por detrás de las personas El Banquete Recientemente, durante la extraordinaria "Cena de Gala" que ofreciera la Editorial Exceso en La Esmeralda, con la presencia de los tres prestigiosos chefs franceses: Daniel Boulud, Eric Ripert y Jean-Georges Vongerichten, los más destacados en New York y punteros en la categoría de los mejores del mundo, se comentaba que se concurría a lo que con propiedad se podía denominar un "banquete".

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El Diccionario del Uso del Español de María Moliner, dice que banquete, viene del francés "banquet", probablemente del italiano "banchetto", banquito, donde se sentaban antiguamente los invitados, es una comida a la que concurren muchas personas, se agasaja a alguien o se festeja algún acontecimiento. Comilona. Festín. Comida espléndida, extraordinaria,

a una comida fastuosa en todo

sentido. La noción de comer en común tiene algo de ritual, practicado desde muy antiguo y que originalmente tenía el objetivo de conciliar las fuerzas misteriosas que permitieran una caza exitosa, a su vez los trofeos eran compartidos en una comida en comunidad. En la antigua Grecia los sacrificios eran seguidos por la comida, en la cual los asistentes repartían la carne asada que, compartida por todos, era además una de las pocas ocasiones en que el pueblo tenía posibilidad de comer carne. Asimismo, el acto de comunión de los primeros cristianos, en este caso con un contenido religioso, muy significativo. Más tarde en Grecia, el banquete no sólo tenía como objeto comer, era también la ocasión para conversar, discutir, sentados en un pequeño banco, banquetto, frente a mesas, de donde tomaban el alimento con los dedos que luego se limpiaban con miga de pan. Más tarde, en la Grecia clásica, adquirieron la costumbre de comer reclinados de dos a dos, en lechos o divanes y el banquete se fue convirtiendo en una comida espectacular que duraba largo tiempo, finalizando con una especie de simposio en el cual se charlaba, se discutían ideas y entre todos, incluidas las mujeres, elegían al rey del banquete bajo cuyas órdenes bebían, acompañados por música de flautas. Poco a poco fueron agregándose juglares, cantos, recitación de poesías, equilibristas, acróbatas, bailarinas, etc., una verdadera fiesta. En Atenas y en España los banquetes cívicos se celebraban en memoria de los ancianos, los comensales vestían túnicas blancas y coronas de flores. La Revolución Francesa trató de revivir, sin éxito, estos banquetes, al estilo de

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Lacedomonia para dar oportunidad a pobres y ricos de sentarse a compartir la mesa y la comida. También los etruscos arcaicos en sus banquetes comían sentados, pero ya en el Siglo V antes de Cristo lo hacían recostados dos a dos. El ritual era siempre acompañado por los flautistas. Los romanos introdujeron el triclinio, tres lechos uno tras otro en ángulo recto cada uno con el siguiente, sobre los cuales comían hombres y mujeres reclinados, hasta tres en cada lecho. El banquete romano estaba compuesto de varias secuencias: el "gustus" o antipasto, la "coena", o parte principal, compuesta de varios platos de carnes, pescados y diversas preparaciones culinarias; la "secundae mensae" o postres cuando se servía comida apropiada para beber y por último la "commissatio", que era la libación a las órdenes del rey del banquete electo previamente. Al llegar la República comenzaron a aprobarse leyes para controlar los excesos al lujo y extravagancias de los banquetes, sin embargo, en la Roma Imperial se dejaron de lado esos controles y se comenzó a abusar del lujo ostentoso y a prestar más atención al espectáculo, que a la comida, fuese público o privado, dando origen a las francachelas y bacanales que caracterizaron la decadencia y corrupción de la vida romana, adaptados posteriormente, así como otras costumbres, por los bárbaros al penetrar en el Imperio Romano. En la corte de Bizancio se seguía un ceremonial muy solemne y refinado. En la época de Carlomagno la costumbre era que cada vasallo le ofreciera un banquete al menos una vez al año, siguiendo reglas de sobriedad y templanza, pero siempre atendiendo a la decoración, con vajillas y otros elementos cada vez más ricos. Era costumbre que las municipalidades organizaran banquetes cada vez que un evento ponía en contacto al soberano y su pueblo. Se volvió así a la comida espectáculo que prestaba más atención al accesorio que a la comida. Con el tiempo los banquetes se volvieron actos políticos, en los cuales mediante la fastuosidad, se mostraba el poderío del soberano, como en el caso de los que ofrecía Luis XIV en Versalles. Taillerand, en cambio, amante de la buena mesa,

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ministro de Luis XVIII, puso el arte culinario al servicio de su actividad política. Por supuesto en todos esos banquetes el aspecto gastronómico era más bien de baja calidad, los alimentos llegaban fríos a la mesa, como también lo es hoy día en la mayoría de los banquetes oficiales en todos los países, en los cuales además, se sirven platos que se adaptan a las circunstancias, más que platos en los cuales se atienda o se destaque la parte gastronómica. Con el advenimiento de la alta cocina francesa, desde la época de Luis XIV, se comenzó a dar más importancia a la comida y a disminuir los elementos accesorios, además comenzaron a perder importancia los banquetes públicos frente a los privados, como en el Siglo XIX y XX en Francia, celebrados por anfitriones distinguidos, entre los cuales muchas damas de sociedad, para los cuales se invitaba a intelectuales y artistas destacados y en los cuales se daba importancia a la conversación y discusión de nuevas ideas, que en algunos casos daban origen a corrientes intelectuales o artísticas. Al mismo tiempo, desde mediados del siglo XIX, comenzó a aparecer en Francia el "Servicio a la rusa" que introdujo un cambio sustancial en los banquetes. En su origen y por mucho tiempo el banquete estaba compuesto por varios servicios, cada uno de varios platos, al menos tres, que muchas veces eran grandes piezas asadas enteras que incluso se exhibían a los comensales y se colocaban sobre la gran mesa, con muchos ornamentos, para que cada uno se sirviera inmediatamente. Además de cierto desorden, muchos comían ya frío y se llegó a establecer una etiqueta en cuanto al tiempo para cada servicio. El "servicio a la russa" vino a remediar esa situación pues cada plato se llevaba aparte a la mesa y era presentado al comensal para que en un mínimo de tiempo pudiera servirse y comer caliente. Etiqueta para una Cena Formal ó Informal (Recopilado de Soraya Aguilar)

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A continuación se ofrecen algunas ideas que permitirán vestir la mesa para una ocasión formal o cuando se comparte de forma informalmente con familiares y amigos. La mesa formal La regla de oro en la presentación formal es que todos los utensilios u otros arreglos deben ser colocados geométricamente sobre la mesa. Debe haber un adorno en el centro de la mesa, el cual, nos servirá de punto de referencia para colocar el resto de los utensilios. La idea es lograr que exista la misma distancia y un equilibrio perfecto entre dicho centro de mesa y los utensilios. Es importantísimo elegir el mantel adecuado. Para la cena, el más recomendado es un mantel de damasco blanco, cuyo nombre justamente proviene de la ciudad en Siria. Dicho mantel central requiere que utilice otro mantel de una tela más delgada debajo, el mantel central solamente debe colgar 18 pulgadas de la mesa y nunca debe tocar el suelo. Un toque elegante al decorar la mesa El adorno central es lo primero que se coloca en la mesa, una vez que se ha vestido con el mantel adecuado. Dicho centro de mesa nunca debe impedir la visibilidad de los comensales. Es recomendable colocar un jarrón con flores naturales y evitar el uso de flores artificiales, una vajilla de cristal con frutas frescas u otros objetos elegantes realzan su mesa. De usar velas, deben estar encendidas antes de que los invitados se sienten a la mesa y no deberán apagarse antes que finalice la velada. Es costumbre colocar las velas a cada extremo del adorno central y dejar un espacio equilibrado entre el adorno central y el extremo final de la mesa.

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Las servilletas deben hacer juego con el mantel central. Estas, normalmente, miden 24 pulgadas y se doblan formando un cuadrado; el monograma de la servilleta, si tiene alguno, debe aparecer en la esquina inferior izquierda. Las servilletas se colocan sobre el plato principal. Las servilletas se colocan al lado de los tenedores y no debajo de éstos, si algún plato se sirve antes de que los invitados se sienten a la mesa. La regla de oro de la cena formal es que la cubertería debe ser de plata. No es necesario que todos los cubiertos sobre la mesa pertenezcan a un mismo juego, pero por lo menos, sí los cubiertos principales. Otros que pueden ser diferentes al juego de cubiertos principales son los del postre, debido a que dichos cubiertos solamente se colocan en la mesa a la hora de servir el postre. No se debe colocar más de tres cubiertos en la mesa. De servirse otros platos durante el transcurso de la cena, los cubiertos respectivos se traerán cuando se sirva cada comida. Las copas, la vajilla y otros accesorios Cada puesto en la mesa debe estar preparado con el número exacto de copas que se va a utilizar durante la cena. La copa de agua debe ir ubicada centrada en la parte superior de cada plato. A la derecha de la copa de agua se colocan las copas de champaña, de vino y por último, la de jerez según el orden que vayan a utilizarse. Durante la cena se pueden utilizar diferentes tipos de vajillas, pero al igual que con los cubiertos, la que se utilizará para servir los platos principales debe pertenecer a un mismo juego. Para presentar la mantequilla, la ensalada y los postres se pueden usar platos de cristal o de plata; los platos de cristal finos se verán de las mil maravillas en la mesa mientras que hagan juego y sean de la misma calidad que la vajilla principal que se utiliza. Es un grave error utilizar platos de cristal de una calidad diferente a la vajilla principal. Es lo mismo que sería usar servilletas de papel cuando haz vestido la mesa con un mantel de damasco.

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Los platos destinados para la mermelada, el chocolate, las mentas, los caramelos se colocan entre el espacio de las velas y el adorno central. Debe haber un salero y un pimentero por persona o como mínimo uno para cada dos personas. El espacio entre cada invitado debe ser lo suficientemente amplio para que estos sean servidos correctamente. Los platos deben ser colocados de forma simétrica; todos deben estar a la misma distancia. Los cubiertos se ubican según el orden en que vayan a ser utilizados. El tenedor de ensalada se coloca al lado izquierdo del plato, a la izquierda de éste se coloca el tenedor de carne y a su izquierda el tenedor de pescado, el cual se utiliza primero. A la derecha del plato se coloca el cuchillo de ensalada, a la derecha el cuchillo de la carne, luego el cuchillo de pescado y por último, el tenedor para las ostras. Este tenedor es el único que se puede poner a la derecha.

La mesa informal Cuando se prepara una mesa informal hay mucha más libertad en la decoración, aunque siempre se ha de tener en cuenta el estilo de la casa, el motivo de la cena y por supuesto, las predilecciones de los invitados. Realmente en la presentación de la mesa para una cena, se puede dar rienda suelta a la imaginación. Se puede escoger el mantel al gusto del anfitrión. De utilizar el mantel de damasco u otro con encajes, se deberá vestir para brindar un ambiente informal, la manera de lograrlo es añadir colorido al mantel, ya sea con las servilletas, o con el centro de mesa. Según el motivo de la cena se escoge un adorno central que sea original y llamativo. No está de más darle un vistazo a las revistas de modas para nutrirse de ideas y sorprender a los invitados.

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También puede utilizar velas en las cenas informales. Se recomienda el uso de un candelabro del color que combine con el mantel y las servilletas escogidas para adornar la mesa. La imaginación y la cena informal La diferencia en la presentación de una mesa formal y otra informal está en la cantidad de cubiertos y platos que se utilizan. En una cena informal, normalmente, se sirve un sólo vino, por lo tanto, sólo son necesarias dos copas, una de agua y otra de vino. Incluso en oportunidades el vino se sirve durante la sobremesa, por lo tanto, solamente se coloca sobre la mesa la copa de agua que también sirve para servir el té frío. Si el plato principal que se sirve incluye algún tipo de salsa, se recomienda utilizar otro plato para servir la ensalada, pero si el plato principal consta de una carne que no lleve salsas o pescado a la plancha, entonces se puede servir la ensalada como acompañante en el mismo plato. En la mesa sólo se necesitan: Dos tenedores: Uno para la ensalada colocado a la izquierda del plato y otro para el plato principal que se coloca a la izquierda del tenedor de ensalada. Un plato: Se debe servir cuando los invitados se sienten a comer. La cena debe servirse muy caliente. Un plato de ensalada: Colocado a la izquierda de los tenedores. Un cuchillo: Ubicado a la derecha del plato. Dos cucharas: Una para postre puesta a la derecha del cuchillo y otra para la sopa que se coloca a la derecha de la cuchara de postre. Un plato y un cuchillo para mantequilla. Una copa para agua.

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Una copa para vino. Una servilleta: Colocada en el centro o a la izquierda de los cuchillos. Si se decide servir café con la comida, la taza y su plato se colocan a la derecha, en la parte superior de los cuchillos. Se recomienda el uso de saleros pimenteros y ensaladeras de madera. El tipo de vajilla que se emplea para la cena será a discreción. Otra sugerencia es evitar servir la cena con una vajilla fina y vasos de plástico o viceversa. Cuando los invitados lleguen a la mesa, la mantequilla debe estar servida y las copas llenas de agua y vino. Si se sirven entremeses, éstos también deben estar en la mesa antes que los invitados se sienten. La cortesía, el deseo de agradar a los otros, la educación y los buenos modales, nunca pasan de moda. Desde la antigüedad, la sociedad ha observado una serie de principios que regulan y hacen más agradable la convivencia y aunque muchos se han ido simplificando con el paso de los años, eso no quiere decir que hayan desaparecido. Son el estrés y la prisa de la vida moderna quienes nos hacen, a veces, pasarlo por alto, olvidando que es precisamente a través de ellos, nuestros modales, que revelamos nuestro grado de educación y sentido de la elegancia, especialmente cuando se trata de las normas que se deben mantener en la mesa. Las buenas maneras al comer son extremadamente importantes, y no se limitan a masticar correctamente, a no colocar los codos sobre la mesa, o a utilizar la servilleta de la manera correcta. Hay muchas otras cosas que se incluyen en la llamada "etiqueta de mesa": como las formas en que deben ingerirse los diferentes alimentos, la manera en que debe tomarse la copa, etc. Procurando rescatar esos buenos modales que bien pudieran considerarse "saludables conquistas de la civilización", se ofrece una serie de reglas que permitirán actualizar las nociones

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sobre etiqueta, aclarar cualquier duda que se pueda tener al respecto, y, sobre todo, sentirse confiada para actuar con soltura en cualquier ocasión. Cómo se comen algunos alimentos: - Alcachofas : para comer este vegetal es recomendable utilizar los dedos. De las hojas sólo se aprovechan las partes tiernas que están en la base, sumergiéndolas en la salsa con que van acompañadas. La parte dura se deja a un lado del plato; pero el corazón se corta con cuchillo y tenedor pasando los bocados por la misma salsa. - Espárragos: si son de conserva pueden comerse con tenedor, pues al enlatarlos suele quitárseles las partes duras y las fibras. Si son frescos puede tomarse el extremo duro con la punta de los dedos, uno por uno, e ir mojándolo en la salsa y absorber discretamente. El resto se deja a un lado del plato. - Cangrejos: con el tenedor especial se extrae la parte carnosa de su interior. El mismo procedimiento se sigue en los langostinos. En un ambiente de confianza pueden usarse los dedos. - Aves: deben comerse con cuchillo y tenedor pues se supone que a la mesa se llevan las partes más nobles y fáciles de tratar. No obstante, en el hogar y en caso de almuerzo o cena de confianza, está permitido tomar los muslos, así como las alas de pollo, con los dedos. - Verduras: no deben comerse con cuchillo, sólo se utiliza en las carnes. - Espaguetis: con el tenedor en la mano derecha, deben hacerse girar hasta enrollarlos suficientemente. Para facilitar esta operación también se acostumbra utilizar una cuchara contra la cual, al enrollar los espaguetis, se apoyan los dientes del tenedor; pero en algunas partes, esto no resulta bien visto. Melones y Patilla: cuando son presentados y cortados en tajadas, se comen desprendiendo la pulpa con el cuchillo y el tenedor. Si los melones son pequeños, se presentan en mitades y la pulpa se extrae con cucharillas de postre. - Bananas: lo indicado es comerlas con cuchillo y tenedor. Pueden presentarse o bien en la mitad de su cáscara o elegantemente cortadas y puestas en platos individuales. Postres: cuando tiene parte sólida y parte líquida, se toma la cuchara con la derecha y con la izquierda el tenedor, para ayudarse. Para cortar, se pasa el

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tenedor a la otra mano. Como sostener las copas: - La copa de vino blanco o de champaña se sostiene por el tallo con el pulgar y el índice, porque como son bebidas que deben servirse frías, si se toma la copa con toda la mano podría calentarse. - La copa de vino tinto puede sostenerse por la base con tres dedos, porque debe servirse a temperatura ambiente. La de cognac, de la misma manera. - En general, las copas de vino nunca deben sostenerse por la mitad, ni con el dedo meñique volando (eso sí que es de muy mal gusto). Comportamiento correcto en la mesa: - Debemos sentarnos con el pecho erguido, los brazos fuera y apoyando sólo las muñecas y las manos. Al utilizar los cubiertos, los codos deben permanecer ligeramente pegados al cuerpo y no separarlos en exceso o elevarlos. - No se deben estirar ni cruzar las piernas por debajo de la mesa, ni hacer contorsiones con los tobillos o los pies. - No se mastica por mucho tiempo ni se bebe mientras haya comida en la boca. - El pan se parte en pequeños trozos, a medida que se consume en el curso de la comida. - La servilleta debe desdoblarse discretamente, no a la vista de todos como si fuera un truco de magia y sólo se utilizará para pasarla por los labios antes y después de beber. - Después de cortar, el cuchillo debe soltarse, pero no se deja descansar apoyando la punta en el plato y el mango en la mesa. Se debe dejar descansar sobre el plato formando un ángulo de 45 °. Presentación de la Buena mesa El arreglo Arreglar una mesa para todas las diferentes ocasiones y circunstancias significa un arte al cual tienen acceso todas las amas de casa y que puede estar basado más que nada en el conocimiento del uso de la vajilla, en la forma de disponerla de modo que sea cómoda para los comensales, en los medios y recursos a su alcance y en una buena dosis de buen gusto y originalidad.

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Las cuestiones básicas son las que deben saberse, las demás corren por cuenta de la habilidad de la mujer de la casa. No es posible establecer un código único, ni estricto, en cuanto hay tantas clases de mesas para servir, como hogares, costumbres, normas y formas de vida, en los pueblos, en los grandes centros urbanos y en el campo. Generalmente se tiene lo que se llama vajilla diaria que se compone de juegos de loza y cristal más simples, manteles de color o individuales así como vasos irrompibles

o

de

material

plástico

para

los

niños.

Esto no significa que la mesa de todos los días se arregle de cualquier manera sino con simplicidad, que no significa indiferencia. Buscar manteles de colores vivos, individuales, brillantes y platos alegres, puede constituir un conjunto donde resulte grato reunir a la familia para comer. En toda circunstancia se debe considerar importante el arreglo de una mesa, su elegancia, su armonía, aunque sólo asistan a ella la pareja y los hijos. Las ropas de la mesa, manteles y servilletas, deben ser elegidas con buen gusto; para diario, estampados, a cuadros, en color y tonos alegres. Los manteles individuales son muy prácticos. La mesa, con un detalle de flores naturales, da una nota de personalidad al ambiente. Las cenas formales, con invitados especiales, requieren manteles que pueden ser blancos o de tonos muy suaves, las servilletas deben combinar con ellos y puede completarse el arreglo con dos candelabros de colores fuertes. Algunas Recomendaciones en la Comida de Etiqueta Los anfitriones se servirán una porción que permita que no terminen antes que el invitado.

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En estos casos no se pasa la sal, la pimienta ni la mantequilla unos a otros. Son los mesoneros o ayudantes los que hacen todo el servicio. Ningún invitado se sentará a la mesa con el cigarrillo encendido; corresponde encenderlos en la sobremesa si se colocan los ceniceros correspondientes. En una comida de etiqueta no se rehusa ningún plato, si no es del gusto se sirve una cantidad mínima y no tiene importancia que se deje intacta la pequeña cantidad servida. Cuando se acepta comer, se colocan el tenedor y el cuchillo en la orilla derecha del plato, el tenedor con los dientes hacia abajo (cuando uno o ambos han sido usados). La cuchara de postre o el tenedor según lo que se use, o los dos se colocan en el plato vacío, igual que en el caso anterior, el tenedor quedará con los dientes hacia abajo. La cuchara a la izquierda, el tenedor a la derecha o el cubierto solo en el centro del plato. Lo mismo pueden quedar el tenedor y el cuchillo en el centro del plato. Cuando el café no se toma en la mesa y los dueños de casa invitan a pasar a otro recinto, los caballeros se ponen de pié y en ese momento pueden disfrutar de un cigarrillo. Recomendaciones a Considerar en la Comida Formal El mantel puede ser de hilo bordado, haciendo juego.

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o de encaje, así como las servilletas

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Tradicionalmente

se

suprimían

los

platos

y

cuchillos

para

mantequilla.

Actualmente se colocan en bandejitas apropiadas. El centro de esta mesa puede ser de flores en una vasija de cristal o cerámica, preferentemente alta, que resalte del resto; en ambientes muy modernos puede colocarse un detalle decorativo que demuestre el buen gusto de la dueña de casa. Los candelabros se usan en invierno mientras se mantengan los cortinados corridos. Si la mesa estuviera cubierta de vidrio, se pueden usar mantelitos individuales con servilletas haciendo juego, colocándolas a la izquierda de los tenedores, que serán dos o tres como máximo. Los cubiertos de postre en las mesas formales son llevados en el momento de servirlos y con la mesa ya limpia de la anterior comida. Los platos de mantequilla, serán colocados en el lugar acostumbrado con los pequeños cuchillos en una de las tres posiciones que se ha señalado anteriormente. En raras ocasiones se sirven más de dos clases de vinos, cuando se usa el rosado se sirve únicamente uno y las copas serán presentadas de acuerdo con las bebidas; pero en mesas formales es mejor servir blanco y tinto. Si la dueña de casa lo aprueba, se colocan los ceniceros.

La Cena Formal Se realiza para festejar un acontecimiento, una fecha, una ceremonia, etcétera. Se debe preparar una mesa formal; si es posible con vajilla de juegos de porcelana, cristal o de materiales que actualmente reemplacen su elegancia y distinción.

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En las comidas formales se suprimen platos y cubiertos de mantequilla. El pan se presenta en bandejas de plata o cerámica con cuchillas apropiadas, con una servilleta que sólo cubra el fondo y haciendo juego con las del mantel. Nunca se pone el pan en la mesa, los mozos o el servicio adecuado lo ofrecen de vez en cuando a los comensales, también se puede colocar en platos pequeños a la izquierda del comensal y de las copas. Es necesario colocar tres clases por lo menos de pan según sean los platos y los gustos o exigencias de los comensales. La servilleta se pone en el plato. El número de copas para una cena formal es el que sigue: para agua, vino tinto y vino blanco. Cuando se sirve champaña se pondrá solamente esa copa. Un cóctel servido en copas dobles (con hielo picado al fondo), pero dentro de la vasija pequeña, ya estará preparado en la mesa cuando lleguen a sentarse los invitados. El tenedor para pescado puede ser colocado en tres posiciones, a la derecha de los cuchillos y paralelos a ellos. La cuchara frente al plato; en la parte superior entre el plato y el cenicero. La servilleta a la izquierda de los tenedores. En una comida formal constituida por cuatro platos la ensalada se sirve con el entremés y puede usarse para ella el plato de postre o un recipiente especial. La cuchara para el té helado va a la derecha de los cuchillos. La vajilla de plata debe presentarse brillante y sin abolladuras; si el juego es de cristal debe tener las piezas completas, caso contrario no usarlo; es de mal efecto completar

un

juego

con

piezas

ajenas.

Deben ponerse los cubiertos que requiere el tipo de platos que van a servirse y naturalmente deben retirarse los que no son necesarios, así como los saleros y los platos de mantequilla que pueden hacer juego con los de cristal o plata. Si se sirve un sopa, la cuchara se coloca al lado de los cuchillos. Si se sirve un plato de huevos o pescado, habrá un pequeño cuchillo a la izquierda de la cuchara y a su lado uno mayor para el otro plato.

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Si el primer plato es un entremés, naturalmente no habrá necesidad de cuchara de sopa. Para que una mesa quede elegante y bonita, debe procurarse que no esté llena de cuchillos y copas. Se debe procurar que haya buen espacio entre los comensales para

no

hacer

difíciles

los

movimientos

y

la

conversación.

Se recuerda que en una mesa formal no hay ceniceros, pues sólo se fuma después de la cena. En una mesa estrecha con pocos comensales, los dueños de la casa deben sentarse uno frente a otro, en el centro, los amigos de un lado y del otro; los extremos no los ocupará nadie. Cuando se sirve la cena, será suficiente colocar en la mesa solamente los platos individuales. En el centro se colocará un adorno de flores o candelabros, uno o dos según el tamaño de la mesa. En cada lugar, junto al plato, van el pan, las servilletas y los cubiertos. No se deben colocar más de tres tenedores: uno para el cóctel y el entremés, otro para la carne y el pescado y el otro, en su caso, para la ensalada. Cuando sean necesarios más de tres cuchillos, el cuarto se colocará después cuando se cambie el servicio. A la izquierda siempre los tenedores y cuando se necesite alguno para ensalada se presentará cuando ésta se sirva. Los cubiertos para ensalada se colocan de dos maneras, quedando al mismo nivel superior y al mismo nivel inferior. Los tenedores para los ostiones son colocados al lado de los cuchillos. No debe haber ninguna otra cuchara que no sea la de sopa junto a los cuchillos. En una cena formal el café se sirve en tazas pequeñas y las cucharitas también pequeñas, quedan en los platos al lado del asa de las tacitas. Si se usan enjuagues, deben ser llevados a la mesa con la bandeja de frutas antes de ser tomados otros tipos de postres. En la mesas de este tipo los saleros y recipientes de mostaza u otra salsa quedan junto a cada plato o al lado de las copas, una para cada dos comensales.

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La cristalería debe presentarse siempre bien combinada. Las copas para vino ya sean grandes o pequeñas irán de acuerdo con la cantidad de bebida. En estas cenas nunca se sirve cerveza. Se irán combinando de acuerdo al servicio o pueden quedar hasta la sobremesa si son de vino, hasta que se sirva el té o el café. También puede servirse exclusivamente champaña. Cuando la mesa formal sea para un banquete en casa no se presentan cigarrillos ni ceniceros durante la comida. Las pipas y los puros pueden fumarse con el café pero es mejor que se fumen cigarrillos. La Cristalería En otras épocas, en todas las casas había un juego de cristal a veces se heredaba de generación en generación, se cuidaba mucho y se usaba sólo en las grandes ocasiones. Actualmente las amas de casa deben ser más prácticas y en caso de tener que comprar estos juegos, pueden ser reemplazados por el vidrio que actualmente se talla a mano y con tanta delicadeza como el cristal. Hay en venta en nuestro país variadas y bonitas colecciones de ese género. Se considera que con una docena de copas de diversos tamaños, una docena de vasos para whisky, coñac, refresco, champán, vinos, cerveza, etc., completa las copas indispensables para tener una mesa en cualquier oportunidad.

Otras Formas de Comida (Buffet)

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Generalmente, en horario nocturno se acostumbra servir una comida que puede ser para una reunión en la casa, un espectáculo público, reuniones sociales, etcétera, se trata del Buffet, el cual consiste en servir de una vez todos los platos y donde los convidados se sirven por sí mismos. Esta comida es siempre informal. Hay distintas maneras de presentarlo: los visitantes pueden estar de pié en las grandes recepciones; cuando son menos numerosos sentados a una gran mesa o también en mesas pequeñas de cuatro o seis invitados. El buffet volante es aquel en el que cada invitado sirve su plato a su gusto, tomando las preparaciones de las fuentes colocadas en la mesa en el centro de la habitación y también en el aparador, sentándose después en el sitio que elija. Es una forma muy americana que todo lo simplifica cuando en la casa no hay sirvientes. Los platos grandes y pequeños, cubiertos, copas, vasos, servilletas, etc., pueden estar en pequeñas pilas sobre la mesa grande y cada invitado tomará lo que quiera y necesite. El café y las bebidas serán servidos por la dueña de la casa. Se presenta una mesa redonda tendida para buffet en la casa que puede ser en el interior o en el jardín. La mesa redonda queda muy vistosa y elegante cuando la vajilla se coloca partiendo desde el centro. Sin embargo, es común que el buffet sea una mesa ovalada, en cuyo caso la disposición de la vajilla no se ajusta a unas reglas fijas, sino que puede tomar formas caprichosas, según el gusto y la imaginación de la anfitriona. Un buffet no debe recargarse con adornos. Se pueden usar mesitas auxiliares cuando la principal no sea suficientemente grande. Por lo general las mesas para este tipo de comida son más simplificadas que otras; en lugar de colocarse la vajilla en lugares determinados, los platos y cubiertos son arreglados de manera que cada uno pueda servirse solo sin auxilio de mozos o sirvientes.

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Algunas veces estas mesas se colocan contra una pared. Cuando se coloca la vajilla, se pueden formar figuras caprichosas, colocando copas en distintos grupos, platillos en distintos lugares, así como la jarra de agua y las botellas, agregando platillos con bocaditos y golosinas que son deliciosos y resultan muy agradables a la vista y al paladar. El café siempre será servido por la dueña de la casa o por los propios invitados. Para esto se acercan a la mesa en su momento, bandejas con todo lo necesario para un servicio de café. Las maneras de conducirse en la mesa revelan muchas veces el nivel cultural y social de una persona. No es tan fácil ni tan complicado usar

normas correctas en forma natural y

refinada y sobre todo sin afectación en toda circunstancia. Una actitud equivocada puede a veces afectar el concepto y comprometer el éxito social. Es importante conocer las cosas fundamentales acerca del comportamiento que debe usarse en cada ocasión. Uso de los Cubiertos Los cuchillos y los tenedores pueden ser usados a la manera norteamericana o continental, pero se ha generalizado hoy una combinación de los dos sistemas, que es muy adecuada. De cualquier manera cuando no es necesario cortar el alimento, el tenedor se usa con la mano derecha. Los norteamericanos acostumbran a cortar toda la comida, dejar enseguida el cuchillo y tomar el tenedor y usarlo.

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Cuando se usan los dos cubiertos, el tenedor se utiliza con la mano izquierda y se mantiene en ella. En Europa el alimento es empujado levemente por el cuchillo hacia el tenedor estando éste último en la mano izquierda. Cuando se está comiendo, se debe tener buen cuidado de no tomar líquido con la boca llena y sin antes limpiarla con la servilleta. Los cubiertos deben cambiar entre plato y plato, únicamente cuando los comensales los crucen sobre los platos. El Uso de la Servilleta Las servilletas en la mesa están dobladas en los platos o a la izquierda de los tenedores. Cuando se sientan, los invitados colocan sus servilletas en el regazo, completamente abiertas si son grandes y por la mitad si son regulares. Los comensales esperan hasta que la dueña coloque su servilleta. A los niños se les coloca la servilleta alrededor del cuello para evitar que ensucien la ropa. Nunca se debe doblar de nuevo la servilleta después de usada, al terminar de comer se coloca descuidadamente a la derecha del plato. En la época actual se usan mucho las servilletas de papel, porque son en realidad bastante prácticas y, una vez utilizadas, se tiran. Los anillos para servilleta de metal o de plástico son nada más que para los miembros de la familia. A un huésped se le debe poner servilleta limpia y doblada cuando se le invita a comer. Hay muchas maneras de doblar las servilletas, pero las más simples son las preferidas actualmente. Quedan bien en triángulo o en forma rectangular con monogramas o bordados a la vista.

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UNIDAD VII ORGANIZAR EVENTOS EVENTO ESPECIAL A los fines del presente material, se define Evento Especial como todo acontecimiento programado sujeto a la aplicación de una metodología adecuada, con la utilización de técnicas específicas, el cual persigue una finalidad determinada. Por tanto, un evento especial es un acontecimiento que se prevé, se planifica y se organiza para que ocurra, pero en condiciones determinadas donde lo más importante se refleja en la imagen y calidad que del mismo perciben los participantes. Para entender su definición es necesario identificar sus principales características, las cuales se resumen en las siguientes: Reunión de grupos de individuos con intereses comunes. Satisfacen necesidades colectivas Generan altos niveles de comunicación Favorecen el intercambio social Implican el trabajo conjunto, útil y productivo. Contribuyen a difundir y mejorar el conocimiento.

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Estructura de un Evento Un evento posee una estructura determinada que durante su realización se debe controlar. Dicha estructura abarca tres fases: aperturar, referida a la instalación o inauguración; desarrollo, cumplimiento del programa y cierre que está relacionado con la clausura del evento. Acompañantes

Clasificación de los Eventos Los eventos atienden a la siguiente clasificación De Acuerdo con la Naturaleza del Evento Culturales Deportivos Políticos Sociales Educativos Científicos Comerciales Tecnológicos Recreativos Mixto De Acuerdo con el Grado de Exclusividad Públicos 126

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Privados

De Acuerdo con el Alcance y Magnitud del Mismo Mundial Internacional Nacional Regional Municipal De Acuerdo con el Criterio Económico Autofinanciable Subsidiado De Acuerdo con la Técnica utilizada y el Tratamiento de la Información Congresos Convenciones Ferias y exposiciones Talleres Foros Seminarios Simposios Jornadas Asambleas Conferencias Panel Reuniones

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Semanas y días especiales Aniversarios Inauguraciones

Diferencia de los Eventos según la Técnica y Procedimiento utilizado CONGRESO Reunión que fusiona las experiencias y opiniones de un grupo de personas calificadas en una esfera determinada, o entre un grupo que busca analizar un problema,

basándose

en

la

información

proporcionada

por

conductores

competentes. Se organiza con base en los intereses, necesidades y problemas de los participantes (no de los organizadores); se concretan decisiones y compromisos a llevarse a cabo. CONVENCIÓN Acontecimiento que es organizado para congregar a un grupo de personas calificadas como delegados, los cuales toman decisiones y definen políticas vinculadas preferentemente con un área, grupo de profesionales, gremio, sindicato, asociación o una organización determinada. La participación implica una representatividad en la persona que asiste, por tanto ella posee voz y voto para decidir. Sus decisiones pueden delinear actuaciones y comportamientos ideológicos o procedimentales futuros. Puede utilizarse para establecer nuevos rumbos, fijar posiciones y elegir autoridades. En las Convenciones se pueden trazar objetivos relacionados con el mejoramiento de técnicas y la capacitación de los individuos pertenecientes a una organización específica. EXPOSICIÓN 128

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Es una manifestación que tiene por objeto inventariar los medios de que dispone la actividad humana para satisfacer las necesidades de una civilización, poniendo de relieve los progresos realizados a partir de una época determinada, que se toma como término de comparación, asegurando una presentación racional. Las exposiciones se distinguen de las ferias por la ausencia, por lo menos como objetivo inmediato, de transacciones comerciales. La exposición implica la muestra de obras del hombre, evento de cierta magnitud y prolongada duración, realizada en sede fija o variable. FERIA Es una muestra comercial donde se encuentran vendedores y compradores en un lugar y fecha prefijados. Son manifestaciones sociales que tienen por objeto mostrar productos y/o servicios directamente a los interesados con el fin de establecer, consolidar y extender contactos comerciales. Puede implicar muestras cíclicas y duración constante. Los industriales, comerciantes o exportadores exhiben sus productos mediante tales eventos. JORNADA Serie de reuniones concebidas para impartir instrucciones e informaciones específicas en sectores particulares de trabajo o para diagnosticar áreas concretas. Generalmente, se programan para ser realizadas en varios días. No obstante se puede realizar en un día dependiendo de la complejidad del tema a tratar y del número de personas participantes. Las jornadas también pueden tener carácter de reunión técnica-científica para presentar información relevante sobre técnicas, investigaciones y métodos en área profesionales.

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FORO Acontecimiento programado que posibilita la participación de todos los presentes en un reunión organizada para tratar o debatir un tema o problema determinado. Suele realizarse a continuación de una actividad de interés general observada por el auditorio. TALLER Reunión de 10 a 30 personas que permite la interacción en lapsos cortos para trabajos de relativa intensidad. (Tiene una duración máxima de cuarenta horas) El taller generalmente se aplica a situaciones donde se desea debatir un tema a profundidad, explicar técnicas específicas o desarrollar habilidades y destrezas en los participantes. SEMINARIO Evento que se utiliza para analizar o profundizar en temas tratados en estudios o investigaciones de relevancia. Su duración oscila entre 1 a 3 días y su desarrollo gira alrededor de un experto (o varios) quien (quienes) suministrará (n) información técnica o especializada a un número determinado de personas. El número de personas convenientes para un seminario es de 20, no obstante pueden existir eventos que se realicen con 80 personas dado lo importante del tema y lo difícil que es conseguir al expositor. SIMPOSIO Es un evento que tiene por objeto la presentación sistemática y desglosada de un tópico por varios especialistas, los cuales abordan diferentes aspectos o enfoques

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vinculados al mismo. Se usa para analizar nuevos avances, metodología y resultados de investigaciones. No permite la estructuración de mesas de trabajo ya que es un evento informativo-formativo exclusivamente dirigido a tal fin.

CONFERENCIA Evento que gira alrededor de una exposición en forma oral sobre un área temática específica o general desarrollada por un profesional, experto, académico, político, etc., con alto dominio de la información que se trate. No implica la interacción con el público. En algunas ocasiones, luego de conferencias se abre una sesión corta de preguntas-respuestas. ASAMBLEAS Reunión que permite mantener a la gente informada y confirmar compromisos con respecto a una serie de actividades que le son propias, por pertenecer a un ente, organización o grupo definido. OTROS EVENTOS Días y semanas especiales Festivales Salones de arte Reconocimientos Concursos Reunión de Gabinetes Cócteles

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Almuerzos / cenas de gala Ceremonias militares, religiosas, diplomáticas Bautizos de publicaciones Presentaciones musicales / culturales Ruedas de negocios

PROCESO LOGÍSTICO LOG STICO EN LOS EVENTOS ETAPA DE EJECUCIÓN EJECUCIÓ DE UN EVENTO En esta etapa es cuando se pone en práctica todo lo planificado y la organización diseñada ejerce sus funciones para cumplir eficientemente con las actividades programadas para el evento. Llevar a la práctica lo planificado no es sencillo, requiere de entrega del comité organizador a sus actividades. Además, el éxito del evento depende de que se respete la división de funciones y se apoye en lo posible a los demás. Cada uno de los miembros del comité organizador debe conocer perfectamente sus responsabilidades y ejecutarlas eficientemente y con calidad. La primera impresión que tienen los participantes sobre la organización del evento es un momento fundamental. Desde que se inicia un evento todos los elementos son importantes. LISTA DE SEGUIMIENTO PARA REALIZAR UN EVENTO

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Esta lista de seguimiento o chequeo (Cotejo), tiene como propósito que no se olvide ningún detalle en la planificación, organización y realización del evento. Siempre es útil tener una lista de seguimiento que incluya todas las necesidades y pormenores que hemos mencionado, como las funciones y acciones de cada una de las coordinaciones que forman el comité organizador. La lista que se presenta, se debe adaptar dependiendo del tipo y magnitud de cada evento. El tiempo de anticipación para empezar la organización de un evento nacional o internacional, dependerá de la magnitud y complejidad de éste. Con base en las acciones que a continuación se numeran, hay que definir una ruta crítica para cada evento en particular, con el objetivo de proyectar el camino más corto para lograr las metas planificadas. Es necesario elaborar una matriz en donde se pueda ver la interrelación de todas las acciones; hay muchas que dependen de la realización de otras, algunas son simultáneas o están ligadas en diferentes aspectos. A continuación se presenta una lista con un orden lógico de la realización de un evento. -

Definición de objetivo, estructura de organización y fecha:

Definir Objetivos Políticas Estructura Orgánica Comité organizador -

Definición de temática y elaboración de convocatoria y reglamentos:

Seleccionar la temática general del evento

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Seleccionar la temática de las mesas de trabajo Elaborar y publicar la convocatoria Elaborar el reglamento general -

Fuentes de ingresos y financiamiento:

Definir el monto de las cuotas de inscripción Confirmar patrocinios Confirmar donativos Definir el precio de venta de los módulos (en exposiciones) Otros ingresos Pronóstico de ingresos por venta -

Definición de la sede:

Definición de la ciudad sede Selección de lugares (centros de convenciones, hoteles, etc.) Visitas para inspeccionar las instalaciones Verificar el potencial de la sede para dar servicios de calidad a los participantes Definición de tarifas y descuentos de los arrendamientos, servicios, equipos y productos que se requieren Selección de hoteles de apoyo Definición, confirmación y contratación de lugares Entrega de anticipos Obtención de permisos y licencias -

Selección de recursos materiales y servicios generales, solicitud de cotizaciones a proveedores:

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Selección de proveedores Selección de materiales adecuados Solicitar varias cotizaciones Comparar condiciones Definición de proveedores Elaborar pedidos Programar fecha de entrega

-

Determinar posibles patrocinadores:

Alimentos Materiales Eventos sociales y culturales Espectáculos y animación Hospedaje y alquiler de salones Instalaciones -

Definición y Elaboración de presupuestos:

Cotización de los lugares, servicios y materiales que se requieran Presupuesto de la coordinación general Presupuesto de comercialización y difusión Presupuesto de operación Presupuesto de relaciones públicas Presupuesto de apoyo técnico Presupuesto de organización

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Presupuesto de la exposición -

Definición y elaboración de programas:

Programa general de trabajo Programa de actividades sociales Programa de actividades para acompañantes Programa de difusión Programa de actividades especiales -

Determinación del número de participantes e invitados:

Determinar número aproximado de participantes Determinar los invitados especiales Elaborar el directorio de posibles participantes por persona, empresa o agrupación -

Ponentes magistrales y de mesa de trabajo:

Determinar los ponentes magistrales y los ponentes de mesa Distribuir cartas informativas e invitaciones Recepción de confirmación de expositores -

Planificación del alojamiento:

Definir número de habitaciones necesarias por hotel Número de personas por cuarto Definir lugar y forma de hospedaje del comité organizador Definir lugar y forma de hospedaje de los expositores

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Coordinar con el personal del hotel para definir la operación del primer día de registro y asignación de habitaciones -

Estrategia de difusión en los medios de comunicación:

Elaboración del anteproyecto del spot (pautas) de radio, televisión y cine Presentación a los organizadores Autorización de los spots Elaboración de los spots Entrega de spots a las estaciones de radio y televisión Definición y contratación de tiempo en radio, televisión y cine Programa de entrevistas en radio y televisión Diseño de las inserciones para prensa y revistas Programa de inserciones en prensa escrita Programa de inserciones en revistas especializadas Entrega de desplegados a periódicos y revistas Mandar boletines de prensa -

Difusión a través de correo directo y publicidad impresa:

Rotulación de sobres para el envío de correspondencia Distribución de carteles Envío de cartas informativas y publicidad del evento Envío de invitaciones al evento a posibles participantes Entrega de invitaciones a posibles ponentes magistrales Entrega de invitaciones a posibles ponentes de mesa de trabajo -

Invitación de representantes de los medios:

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Selección de reporteros Contratación de reporteros Invitación a la prensa Radio Televisión Organizar ruedas de prensa, antes, durante y después del evento -

Diseño y elaboración de impresos y materiales:

Determinar el diseño del logotipo, lema Determinar la cantidad y calidad de cada uno de los impresos necesarios Carpetas Carteles Diplomas Folders (maletín) Folletos promocionales Gafetes (Portadistintivo) Hojas de registros Hojas membreteadas Invitaciones Papelería en general Personificadores (Triedros/identificadores) Recibos Mantas (textos) Señalización Materiales Auxiliares Obsequios Reconocimientos en vidrios, piel etc. Colocación de carteles en sitios estratégicos

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Envío de invitaciones, folletos promocionales, boletines informativos -

Determinar el personal necesario para el buen desarrollo del evento:

Choferes Edecanes(vestuario) Fotógrafos Intérpretes Maestros de ceremonias Mansajería Operadores Secretarias Seguridad Servicios médicos Traductores Otros -

Reclutamiento, selección y capacitación del personal necesario para el desarrollo del evento:

Definir medios de reclutamiento Hacer una descripción de puestos y perfiles Definir criterios para la selección del personal Capacitar específicamente sobre el evento -

Preparación del comité organizador y personal de apoyo:

Definir objetivos Políticas de trabajo

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Proporcionar la descripción de responsabilidades Establecer procedimientos Dar a conocer los programas generales -

Determinar el material de trabajo necesario para el desarrollo del evento:

Alfileres Blocks Carpetas Ceniceros Cinta adhesivas Clips Cubiertas de mesa(paño) Diplomas Fólders Folletos Gafetes Grapas Jarras Lápices Ligas Pancarta para la inauguración del evento Manteles Obsequios Papel blanco de varias medidas Plumas Posters Recibos Señalizaciones

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Tarjetas de varias medidas Tijeras Uniformes Vasos Velas -

Determinar el equipo necesario para el desarrollo del evento:

Automóviles Botiquín médicos para primeros auxilios Cables de extensión y contactos múltiples Cámaras de fotos y videos Camionetas y camiones de pasaje y carga Computadoras PC e impresoras Dictáfonos Equipos de sonido Equipo de traducción simultánea Fax Fotocopiadoras Fusiles de diferentes medidas Grabadoras Linternas Máquinas de escribir Micrófonos Pantallas de acuerdo al tamaño requerido Pizarrones informativos Proyector de transparencias Radios de Comunicación Retroproyector de acetatos

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Rotafolios Sistema cerrado de televisión Video Bean Data Show Teléfonos celulares Teléfonos Televisores Videocaseteras -

Determinar los servicios necesarios para el desarrollo del evento:

Alimentos (salones, menús y mesoneros) Bebidas calientes, frías, bocadillos y galletas Compaginado Engargolado Espectáculos Fotocopiado Fotografía Seguros Vídeo -

Recepción de cuotas y conformación de asistencia:

Elaborar listas y hacer registro de participantes y cuotas Inscribir a los participantes y a sus acompañantes -

Recepción de ponencias:

Inscribir a los ponentes aceptados

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Recibir las ponencias Analizar, clasificar y evaluar ponencias Elaborar y mandar cartas de aceptación ó rechazo a ponentes Distribuir las ponencias por temas y mesas de trabajo Fotocopiar ponencias -

Organización de las mesas de trabajo:

Determinar número de mesas de trabajo Determinar número de ponencias por mesa de trabajo Designar funcionarios y suplentes por mesa de trabajo Coordinar los materiales de trabajo -

Confirmación final de participantes y ponentes:

Confirmar participantes Confirmar invitados especiales Confirmar ponentes magistrales Confirmar ponentes por mesa Confirmar funcionarios por mesa Confirmar medios de comunicación Elaborar directorios -

Contratación y distribución de transporte:

Elaborar un plan de distribución y traslado del transporte Seleccionar transporte de pasaje y de carga Contratar el transporte Asignar cantidad y número de transporte por lugar y recorrido

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Asignar participantes por transporte -

Distribución de participantes por hoteles.

Distribución de participantes por hotel Distribución de habitaciones a participante, ponentes, invitados especiales y medios de comunicación, según inscripciones Asignación de habitaciones para el comité organizador, edecanes y personal de seguridad y apoyo -

Instalación de módulos:

Módulos de información Mesa de registro Módulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo Módulo para invitados especiales Módulo para información sobre eventos sociales, culturales y especiales Módulo de servicios Definir la ubicación de los módulos Definir responsables en cada módulo de información y control -

Instalación de centros de servicio:

Servicio médico Sala de prensa Sala para ejecutivos Guardería -

Envío de los grupos de trabajo a los lugares sede:

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Organización del grupo Distribución del grupo Asignación a centros de control Ubicación de lugares de trabajo Asignación de actividades -

Colocación y distribución de materiales en los lugares sede:

Impresos Mantas Señalización Materiales Equipos Pizarrones informativos Jarras con agua Ceniceros suficientes Identificadores (distintivos) Lápices, gomas y marcadores Sillas y mesas suficientes -

Definir sistemas de control:

De acceso al evento Administrativo Financiero Lugares sede Transporte Hoteles

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Eventos Sociales -

Elaboración de documentos:

Guiones para el maestro de ceremonias Boletines de prensa -

Creación de módulo de prensa:

Equipos y materiales para el módulo Programación e integración de reportajes Seguimiento y control de entrevistas Conferencias de prensa Entrega de boletines de prensa Entrega de discursos y conclusiones Servicios generales -

Simulacro:

Definir la ubicación física de los organizadores Hacer simulacros por cada actividad programada Definir alternativas de acción en caso de que la planificación sufriera alguna desviación -

Recorrido de supervisión:

Definir ruta y tiempo del recorrido Definir quienes asisten al recorrido Objetivos y procedimiento del recorrido

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-

Supervisión de auditorios y salones de trabajo:

Verificar contactos de encendido y apagado de luces Servicios de limpieza Letreros con los temas y nombres de los ponentes Supervisar el tipo de montaje, que haya suficiente ventilación, luz y ausencia de ruidos en los salones -

Nombramiento de responsables por áreas y actividades.

Recepción y registro Hoteles y alojamiento Mesas de trabajo Ceremonias de inauguración y clausura Transporte Desayunos, Almuerzos y cenas Servicios de refrigerios Información y medios de comunicación Personal administrativo, de apoyo y protocolo Control y distribución de materiales de trabajo Presidium Atención de ponentes magistrales y de mesa Invitados especiales Información -

Asignación y traslado a hoteles:

Asignar participantes en los transportes

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Asignar participantes en los hoteles Distribuir habitaciones -

Distribución de hoteles y habitaciones a los participantes, ponentes, invitados y representantes de los medios de comunicación:

Asignar hoteles y habitaciones Asignar número de personas por cuarto Entregar habitaciones a ponentes magistrales, de mesa, invitados especiales, participantes y medios de comunicación Entregar habitaciones para el comité organizador, protocolo y personal de apoyo Informar sobre la siguiente actividad -

Recepción en módulos de registro y centros de información y control:

Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las funciones del módulo Instalar al personal responsable de cada módulo -

Realización del cóctel de bienvenida:

Definir local o salón Escenografía Programa del cóctel Alimentos y bebidas Grupos musicales Espectáculos Recepción de participantes Palabras de bienvenida

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-

Realización de la inauguración.

Definir lugar Escenografía Lista de invitados Distribución del salón Programa de inauguración Lista de invitados Distribución del salón Programa de inauguración Discursos Boletines de prensa -

Implantación del programa general de actividades:

Ponencias magistrales Ponencias de mesa de trabajo Eventos sociales y culturales Ruedas de prensa Reuniones especiales Acompañantes

-

Recopilación de conclusiones.

Recopilar las conclusiones por cada mesa de trabajo Redactar las conclusiones generales del evento

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Mecanografiar e imprimir o fotocopiar las conclusiones Entregar a medios de comunicación -

Clausura del evento:

Elaborar discurso de logros alcanzados y conclusiones del evento Entregar constancias de participación Clausurar formalmente el evento -

Evento Social de clausura:

Definir local o salón Escenografía Programa del evento Alimentos y bebidas Grupos musicales Espectáculos Recepción de participantes Palabras de despedida -

Elaboración de la memoria:

Recopilar información y fotografía Aprobar diseño Hacer la impresión Coordinar la distribución -

Traslado de hoteles a medios de transporte:

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Distribuir el transporte para llevar a los participantes a los aeropuertos y terminales de transporte terrestre

FASES OPERATIVAS EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Fases Operativas a Considerar en el Desarrollo de un Evento

Todo evento debe considerar fundamentalmente tres fases consideradas como básicas: Pre-evento, Evento y Post-evento La Fase de evento tiene relación directa con las funciones de previsión, planificación, programación, organización y por sobre todo coordinación. Su explicación se infiere del siguiente gráfico:

PRE-VENTO

Previsión: Significa que el evento debe preverse y considerarse dentro de la realidad del mercado. Ello implica considerar las oportunidades que se pudieran presentar en distintos ámbitos, áreas y profesiones. Planificación: se refiere a planear el evento conjuntamente con otros que pudieran generarse para el período considerado, tomando en cuenta eventos similares, ámbito de acción, alcance, sectores y áreas que involucra, tipo de participación, entre otras variables. Programación: se refiere a la determinación de los aspectos y actividades específicas que se derivan del evento planeado.

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Organización : se refiere esta función al hecho concreto de lograr buscar y obtener los recursos humanos, técnicos, materiales e insumos que se requieren para hacer realidad el evento programado

EVENTO Esta fase se refiere a la ejecución del evento planificado, ello implica la realización del conjunto de actividades consideradas según los aspectos detectados en la fase de preevento y llevando a cabo el control de los recursos, la supervisión del personal y la direccionalidad de la imagen del evento.

POST-VENTO

La fase de post-evento se refiere a la evaluación final y el cierre del evento. Su principal acción radica en la evaluación de las variables organizativas, económicas y financieras del evento así como la imagen y servicios ofrecidos.

Fase Operativa de Pre-Eventos En Esta fase se consideran los lineamientos que se señalan a continuación

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Determinación de los objetivos, tipología y nombre del evento. Definir fecha de realización, duración, sede operativa, lugar de realización, tipo y cantidad de participantes, idioma oficial. Decidir, previo asesoramiento, el tópico y sub-temas del evento. Delimitar, previo anteproyecto del evento, la estructura organizativa del mismo. Designar los coordinadores de comisiones u otras instancias. Elaborar y distribuir toda comunicación oficial del evento Determinar el mecanismo de reunión y control de grupo de trabajo Preparar un archivo particular para la clasificación y control de la información del evento, según las siguientes áreas:

Administración General, Comunicaciones

(Enviadas y recibidas), Publicidad, Participantes, Organización Técnica, Finanzas, Programa, Formatos y planillas, Reglamentos, Invitados especiales, Secretaría, Protocolo, Alimentos y Bebidas, Permisología, Directorio, Otros. Aprobar el presupuesto del evento. Coordinar el trabajo integral de las comisiones. En la fase del Pre-Evento deben tomarse en cuenta tres elementos que permitan planificar la organización del evento entre ellos: CRONOGRAMA DE TRABAJO

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En la Fase del Pre-Evento cada participante deberá, de acuerdo con los lineamientos generales establecidos determinar cuáles son los aspectos a considerar en la realización del evento seleccionado. Para ello deberá escoger entre los siguientes: Administrativo / Organizativo Técnico Protocolo Relaciones Publicas (Rr.Pp) Publicidad y Promoción Logística Alimentos y Bebidas Actividades Sociales y Culturales Alojamiento Seguridad Transporte Secretaria Programa de Acompañantes Oficina de Prensa Exposiciones (Otros Eventos) Otros (Dependerá del Evento: Permisología) Es preciso recordar que para cada evento, según el tamaño y número de participantes, se deberá decidir que tan detalladas deberán ser las actividades según los aspectos seleccionados, señalando con claridad los recursos y cantidades a utilizar. Con base en las actividades determinadas y clasificadas según aspectos a considerar deberá elaborarse un cronograma según el parámetro siguiente:

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Enumerar las actividades según la prioridad de ejecución Establecer fechas mínimas y máximas para su cumplimiento Establecer la relación existente entre las actividades Diseñar un gráfico de Gantt. Asignar cuotas de responsabilidad según actividades.

CRONOGRAMA NOMBRE DEL EVENTO ASPECTOS

FECHA DE REALIZACION ACTIVIDADES

MESES ENE FEB MAR 1 1 3 2 15 28 3 25 5

0

PLAN DE ACCIÓN ACCIÓ Cada responsable de realizar las actividades que le fueron asignadas debe elaborar un plan de acción; instrumento que contempla el conjunto de acciones que deberá ejecutar el responsable de alguna actividad o actividades para el cumplimiento de los objetivos que se infieren del evento. Este plan de acción se constituye en la herramienta que permite evaluar de manera operativa, rápida y eficiente el grado de cumplimiento y avance de las actividades.

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La importancia del mencionado plan radica en que constituye la herramienta que aplicada correctamente garantiza la puesta en ejecución del evento, en el se deben considerar los siguientes aspectos: Las actividades Su secuencia de aplicación o desarrollo El lugar de aplicación La duración Los recursos que deben preverse La supervisión de la actividad Las condiciones para su inicio Las pautas para su culminación Actividades: implica el conjunto de acciones a seguir para lograr la actividad o actividades. Costo: se refiere al costo que implica su desarrollo Tiempo: se refiere al tiempo mínimo y máximo para su cumplimiento

Elaboración de un Plan de Acción A continuación se señala el procedimiento para elaborar un Plan de Acción: Determine el área de acción que le corresponde: Ceremonial y Protocolo, Alimentos y Bebidas, Secretaría, Logística, etc. Determine las funciones que le son asignadas según el área en cuestión Especifique el conjunto de actividades que deberá desarrollar para cumplir con la función asignada. Cada actividad deberá ser desarrollada en términos de acciones o tareas, para lo cual Ud. deberá considerar:

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Acción a desarrollar Ámbito de aplicación Duración Recursos a utilizar Condiciones mínimas a considerar Responsable Elaborar un cronograma de trabajo que permita el seguimiento y el control INSTRUMENTOS DE CONTROL DE EVENTOS Definición: los instrumentos de control constituyen herramientas sencillas que permiten darle seguimiento a las actividades, tareas y acciones vinculantes a una determinada área o función previamente definida permiten registrar datos, indicadores o hechos que luego son evaluados y corregidos, de ser necesario. Los instrumentos de control permiten justificar la implantación de correctivos de manera objetiva y no subjetiva, a criterio del evaluador. Los principales tipos de instrumentos de control son: las listas de cotejos, las encuestas y entrevistas, observaciones directas y la programación controlada.

Fase Operativa de Eventos La fase de Evento significa la fase de ejecución del proyecto elaborado. Implica poner en práctica

el conjunto de actividades que

previamente fueron

consideradas. Su importancia radica en que es el momento de que lo planificado y lo ejecutado coincidan en términos de las exigencias planteadas por el cliente. Esta fase garantiza la imagen de la organización y calidad del evento.

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No controla el

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cumplimiento cabal de los servicios y actividades, significa la pérdida de un cliente y posiblemente la salida a corto plazo del mercado. En esta fase se llevan a cabo las siguientes acciones: Supervisión, antes y después del día del evento, del local para verificar su limpieza y condiciones de uso del equipo y medios a utilizar. Recibimiento de los participantes e invitados especiales Registro de participantes y/o invitados especiales. Revisión del sistema general de información Supervisión de los equipos de sonido y medios audiovisuales en operación. Supervisión del equipo de anfitrionas y personal de apoyo Supervisión de los horarios de comidas Supervisión del procedimiento de suministro de información personalizada. Dotación permanente de recursos y suministros varios, de ser requeridos.

SUPERVISION Y CONTROL

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Cuando se organiza un evento es importante mantener la supervisión y control del mismo para garantizar el cumplimiento de los servicios y actividades que fueron programadas para el evento en cuestión. Para ello, el personal que tiene responsabilidad en el desarrollo del evento debe estar atento a todo lo concerniente a su puesta en práctica y controlar aspectos tales como: Condiciones mínimas de operación Condiciones adecuadas de los equipos Materiales y suministros a disposición Recursos humanos en sus lugares de trabajo y con amplio dominio de sus acciones, equipos y recursos. Normas y pautas de seguridad, atención, eficiencia en el suministro de los servicios Imagen del evento Las principales etapas del proceso de supervisión y control son las siguientes: Determinación de los principales puntos críticos a controlar Determinar momentos de supervisión y control Establecimiento de correctivos Atención de emergencia

Fase Operativa de Post-Eventos Consiste en evaluar los resultados del evento organizado una vez que este ha culminado. Una vez culminado el evento, a través de esta fase se acometen las siguientes acciones:

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Redactar y enviar las comunicaciones de agradecimientos Reproducir el material que no fue distribuido y hacerlo llegar a los participantes. Evaluar el evento desde todas sus variables. Ensamblar el expediente del evento. Cancelar los compromisos económicos adquiridos. Otros. Esta fase es de suma importancia ya que permite detectar posibles fallas una vez cotejadas las actividades planificadas con los resultados obtenidos, pudiéndose hacer los correctivos a que hubiese lugar en eventos futuros.

Técnicas de Redacción de Informe A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de acción ejecutados, se utiliza la técnica de redacción de informes la cual representa en el procedimiento a seguir por parte del personal para reportar e informar sobre los resultados de su asignación y lograr registrar técnicamente lo acontecido antes, durante y después de la realización de un evento. Esta técnica permite presentar información objetiva que sirve a la Gerencia para la toma de decisión posterior.

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Todo informe debe contener los siguientes elementos: Indice Presentación o introducción Plan de acción Cronograma Herramientas utilizadas. Principales logros Problemas observados Observaciones a la Gerencia Conclusiones y Recomendaciones Soportes y anexos.

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