Organização de Eventos

 

1

1.1 1.1

GESTÃO DE EVENTOS

Objetivo do Curso O Curso tem por objetivo “formar e capacitar profissionais qualificados para

conceber, administrar administr ar e realiz realizar ar operações nas dif difere erentes ntes área áreass qu e compõem a produç ão de e eventos ventos,, visando contribuir para a qualificação do mercado em sintonia com suas demandas de profissionalização,  profissionalização,  bem como produzir e disseminar o conhecimento conhecimen to acadêmico em eventos”. 1.2

Metodologia O Curso de Gestão de Eventos tem uma metodologia focada em conteúdos e

unidades de aprendizagem convergentes ao desenvolvimento de competências técnico-científicias, sócio-técnicas e sócio-culturais, por meio de atividades expositivas, interativas, estudos de casos, análises de vídeos e fotos de eventos, trabalhos em equipes, com base em ferramentas de gestão delineando fases, fluxos, processos, análises de cenários e viabilidades, bem como na gestão e formação de equipes de trabalho.

8 

 Apostilas Ide Ideal al

 

2

CONCEITOS E VARIÁ VARIÁVEIS VEIS DE GESTÃO A palavra evento possui diversos significados e sentidos principalme principalmente nte porque

esta mesma pode exprimir em cada área de conhecimento ou profissional, significados diferentes quanto sua utilização. Se iniciarmos a definição pela origem da palavra esta tem seu radical em eventum  de e-evenire, sendo o resultado de retorno, um movimento, uma dinâmica na

qual exprime a manifestação de algum tipo de acontecimento público ou privado, que para Argano et al (200 (2005) 5) “esta manifestaçã manifestaçãoo requer uma in integração tegração entre sujeito sujeito e objeto”, ou seja, o target  (público-alvo, patrocinadores, apoiadores, fornecedores e outros) é os sujeitos, sendo o evento o objeto de ação. Desta forma um evento como uma manifestação ou acontecime acontecimento nto possibilita a aproximação entre sujeito e objeto com base em um objetivo previamente estabelecido, planificado, mensurado e avaliado. No tocante aos objetivos estabelecidos, os eventos podem ser um meio ou um fim, ou seja, como um meio os eventos podem se apresentar como uma ferramenta de transformação, de apresentação, de relacionamento, de lançamento, de geração de valor, possibilitando resultados posteriores ao evento; possibilitando assim o inicio de uma nova etapa de ações por intermédio dos resultados obtidos. Se o evento for compreendido como um fim, este por sua vez será um acontecimento de encerramento,, finalizando um ciclo de ações. encerramento Sempre um evento realizar-se-á em função de algo ou alguém, na busca da exteriorização aberta ou fechada de uma determinada ação: mercadológica, social, cultural, esportiva, informativa, religiosa e política. A geração de um conceito técnico que possa exprimir de forma fiel o que realmente um evento representa pode ser algo que venha a restringir suas potencialidades. Dentre os conceitos apresentados pelas literaturas brasileiras especializadas, Matias (2002) pode ser o mais adequado para o que este livro propõe, na qual a autora conceitua eventos como:  Ação

do

profissional

mediante

pesquisa,

planejamento, planejamento,

organização, coordenação, controle e implantação de um projeto, visando atingir seu público-alvo com medidas concretas e resultados projetados...

O conceito acima contempla os processos que devem ser pensados pelos profissionais no momento da gestão de um evento, focando ao profissional a 9 

Ideal  Apostilas Ideal

 

incumbência da gestão. Além das ações previstas e desenvolvidas pelos profissionais que o gerencia, o evento por si só após sua concepção se veste de uma alma, ou seja, cria no imaginário comum uma determinada expectativa. Esta alma deve ser compreendida pela equipe gestora, na qual esta variável por hora subjetiva deve ser incorporada por toda a equipe de trabalho, já que todas as etapas de gestão estarão envoltas deste espírito. A produção do espírito do evento é composta por seus objetivos, mas principalmente pelos aspectos intangíveis daqueles que o promovem, ou seja, se for proposto por uma empresa, os organizadores devem estar atentos a missão, visão, valores e cultura organizacional da empresa, aos seus desejos e suas necessidades, suas peculiaridades regionais ou globais, possibilitando desta forma a transposição para o evento dos valores, da cultura organizacional, do seu portfólio de produtos e serviços e das variáveis que agregam valor ao negócio. Pensar em eventos é pensar em: estratégias, pessoas, serviços, comunicação, logística, cultura, conhecimento, alimentação, custos, impactos, resultados e sucesso; e, estas macro-variáveis estão ligadas diretamente ao formato na qual o evento será desenvolvido,, pois este determinará seu dimensionamento, recursos e targets a serem desenvolvido desenvolvidoss e resultados almejados. desenvolvido Considerando estas variáveis se faz necessário compreender e analisar o ambiente interno e externo da organização na qual o evento ou programa de eventos será desenvolvido, visto que uma reflexão sobre seu posicionamento estratégico, bem como as forças de mercado, os fatores críticos de sucesso e análises de feedback  fazem parte de um conceito de evento maximizando-o não apenas como um acontecimento, ou uma ação pontual, mas sim, com uma relação estratégica relacionada ao negócio principal da organização agregando valor a produtos, serviços e competências essenciais, possibilitando uma maior vantagem competitiva. Quando Phillips, Myhill e Donough (2008) descrevem evento quanto um item estratégico nas organizações se faz necessário identificar e analisar o ambiente, entender ou definir qual o propósito do evento e como será mensurado o sucesso do mesmo, bem como, estes ainda entendem que o processo básico se apresenta em cinco macro-etapas, que estão vinculadas a identificação dos stakeholders , o estabelecimento de objetivos mensuráveis, o desenho de ferramentas de mensuração relacionadas aos objetivos definidos, o desenho, desenvolvimento e entrega de conteúdo e uma experiência de eventos que suporte os objetivos, como também, demonstrar o ROI – retorno sobre o investimento pela análise dos dados e pela demonstração dos resultados. 10 

Ideal  Apostilas Ideal

 

Na busca de uma maior amplitude no desenvolvimento não somente do conceito de evento, mas principalmente em sua potencialidade quanto gerador de valor a figura abaixo traz contribuições de diversos autores, como Kotler (2000), Serra et al (2003), Watt (2004) e Paiva e Neves N eves (2008). Relações de Análise para a composição e gestão de eventos.

Fonte: o autor adaptadode Kotler (2002), Ferreira e Wada (2010) A figura busca apresentar as dimensões que o gestor de evento deve analisar quando visa transformar sua ação em uma proposição estratégica e que tenha como foco o desenvolvimento do negócio na qual o evento estará vinculado. Desta forma Kotler (2000) apresenta que uma seqüência determinando os procedimentos estratégicos e seus possíveis passos, na qual se origina na missão e finaliza na implementação. Este olhar independe se o evento será realizado por uma empresa ou por uma pessoa física, já que independentemente destas variáveis estarem explicitadas em um documento formalizado, estas existem mesmo que seja em um pensamento, manifestando então um desejo, uma necessidade, e/ou expectativa.

11 

Ideal  Apostilas Ideal

 

3

EVENTOS COMO NEGÓCIOS

O mercado de eventos e a percepção de gestores quanto à utilização de eventos vêm crescendo significativamente nos últimos anos, principalm principalmente ente por que os eventos possibilitam uma maior aproximação e comunicação entre as empresas e o público consumidor. Neste sentido, o desenvolvimento do mercado brasileiro nestes últimos 10 anos tem crescido substancialmente segundo dados da ICCA ICC A – Associação Internaciona Internacionall de Congressos e Convenções. Muitos são as contribuiçõe contribuiçõess institucionais para que o setor venha crescendo e ganhando força. Entidades com os Visitors and Convetion Bureau  das diversas regiões brasileiras, juntamente com organizações específicas do setor de eventos como a ABEOC – Associação Brasileira de Eventos, bem como, com entidades do trade turístico e os governos locais, estaduais e nacionais, tem possibilitado o desenvolvimento desenvolvimento da área de eventos no país. Entendendo a importância destes agentes contribuintes o mercado de eventos busca a cada dia a segmentação do mercado, buscando a personalização das suas ações para que desta forma possa atender de maneira mais fidedigna as necessidades necessidad es e desejos de seus clientes. Com base nisto, empresas de eventos estão estabelecidas e se estabelecem no mercado buscando identificar o segmentos/nichos de mercado que possam agregar valor por meio dos eventos. Neste cenário muitas empresas de eventos nasceram de setores de empresas de comunicação, bem como nascem as organizadoras de eventos que visam atuar apenas com a gestão do evento. Prestadoras de serviços são implementadas na intenção de atuar com áreas de especificidade técnica pontuais. Estruturas como centros de eventos são idealizadas com o objetivo de atender as demandas de clientes e buscar agregar valor a negócios, satisfazer desejos e potencializar destinos turísticos ou infra-estruturas existentes que recebem turistas de eventos ou a negócios. Algumas empresas e instituições entenderam que a área de eventos poderia ser um setor ou departamento, criando desta forma uma ação um pouco mais personalizada, visto que os colaboradores especializados neste segmento possuem um conhecimento maior do negócio, das realidades, dos clientes e do segmento na qual a empresa atua no mercado.

Watt afirma (2007) que embora os eventos possam variar, a maioria deles segue as mesmas etapas fundamentais em sua organização, as quais são progressivas. É importante que esteja claro, pois qualquer deficiência na definição da natureza da empresa poderá acarretar problemas mais tarde, na identificação do que ser feito e onde deve ser desenvolvido. As ameaças para o setor de eventos são: falta de apoio comercial, concorrência de promoções semelhantes, tendências econômicas e mudanças nas prioridades de financiamento. Já as oportunidades para o setor de eventos são: 12 

Ideal  Apostilas Ideal

 

aumento da divulgação entre o público, desenvolvimento de parcerias, retorno financeiro, mudança de atitude e oferta de novas possibilida possibilidades des de eventos. Para minimizar as ameaças e potencializar as oportunidades Ferreira e Wada (2010) afirma que é importante procurar profissionais que tenham conhecimento em viagens e cultura corporativa; e, essa possibilidade existe em gestão de eventos empresariais, visto que eventos têm grande valor em investimentos de recursos e precisam ser compreendidos e trabalhados como um setor estratégico que alavanca negócios. Em algumas empresas a gestão estratégica de eventos é uma nova abordagem, mas em outras organizações já são utilizados a mais de 10 anos. Segundo a MPI – Meeting Professionals International (2005, p.10) afirma que “programas de gestão estratégica de eventos facilitam a transição de encontros que seriam simples commodities para soluções com valor agregado.” O desenvolvimento de um Programa de Gestão Estratégica de Eventos, assim como outro projeto, deve conter a elaboração de um plano estratégico e de implantação. Etapas a cumprir e designar responsáveis são bases para se iniciar. Os passos que devem ser seguidos são: definir, mensurar, analisar, construir e implantar. (FERREIRA e WADA, 2010) Uma vez que a empresa já esteja familiarizada com os conceitos de um programa de gestão de eventos, algumas fases se tornam importantes para que se possa organizar um planejamento de gestão de eventos. Fases essas que são: . Registro de eventos: tem o propósito de conhecer detalhadamente um evento programado, o principal componente dessa etapa é o orçamento detalhado; . Contratação e aquisição: que nada mais é que a contratação de fornecedores necessários.. Esse componente prev necessários prevêê 3 etapas: identificação e seleção do forne fornecedor, cedor, negociação, contratação e gestão de risco; . Planejamento e execução: essa etapa de planejamento deve estar presente em todo o processo. Essa função de planejar pode ser delegada a um gerente ou a uma pessoa que não esteja exclusivamente ligada ao evento; . Pagamento e conciliação: dados precisos e fornecidos de forma automática, com rapidez são vitais para que não aconteçam erros em valores; . Relatórios: a análise de de dados e a formação de um histór histórico ico depende de rel relatórios atórios compreensíveis e precisos. Itens importantes que devem conter em relatórios são: os serviços, finanças, volumes e recursos; 13 

 Apostilas Ide Ideal al

 

. Tecnologia e política: esses são fatores que unem os demais citados. Eles permitem que se automatizem processos, reduzindo o trabalho burocrático e gerando eficiência. Algumas das funcionalidades são: captura de dados do evento, fluxo automático, base de dados dos fornecedores, gestão de comunicação e registro dos participantes, gestão do orçamento do evento. Com relação à política podemos citar como principais tópicos: critérios ou princípios para registro e aprovação de eventos, acomodações, passagens aéreas, processos e meios de pagamento, ética relacionada a eventos (programa de fidelidades, viagens de inspeção e de familiarização, mimos de fornecedores),, normas de envi fornecedores) envio o e segurança. O mais importante, quando quando se fala de política de eventos é ter em mente a cultura da empresa e o uso prudente de itens mandatórios ou absolutos. 4

IMPACTO DOS EVENTOS Segundo Sá e Sá (2009) os impactos que os eventos exercem sobre o meio

independe da sua dimensão, mas é seguro afirmar que a dimensão poderá interferir na proporção do impacto, principalmente ao nível social, cultural, ambiental, político e econômico.

Impacto dos eve eventos ntos

Social e Cultural

Fí Físico sico e Ambiental

Impactos Positivo s

Impactos Ne Negativos gativos

- Vivência compartilha compartilhada da - Revitalização das tradições -Fortalecimento do orgulho comunitário - Legitimação de grupos - Aumento da participação da

- Alienação da comunidade -Manipulação da comunidade - Imagem negativa da comunidade

comunidade - Apresentação de idéias novas e desafiadora desafiadorass -Expansão de perspectivas culturais

-Comportamento destrutivo -Abuso de drogas e alcool -Deslocamento social -Perda do conforto

-Exposição do meio ambiente -Fortalecimento de exemplos para melhores hábitos -Aumento da consciência ambiental -Legado de Infra - estrutura

-Danos ao meio ambiente -Poluição -Destruição do patrimônio -Perturbação acústica

- Melhoria de Transporte e comunicação -Transformação e renovação

-Engarrafamentos

14 

 Apostilas Ide Ideal al

 

urbana

Político

-Prestígio internacion internacional al -Melhora do perfil -Promoção de investimentos -Coesão social -Desenvolvimento de capacidadess administrativas capacidade

-Promoção do destino e incremento do turismo -Aumento do tempo de permanência -Maior lucratividade Turístico e Econômi Econômi co -Aumento da renda de impostos -Oportunidades de negócios -Atividade comercial -Geração de empregos

-Riscos de insucesso do evento -Desvio de fundos -Falta de responsabi responsabilidade lidade -Propaganda enganosa -Perda do controle comunitário -Legitimação de Ideologia -Resistência da comunidade ao turismo -Perda de autenticidade -Danos a reputação -Exploração -Preços inflacionado inflacionadoss -Custos de oportunidad oportunidadee -Ma gestão financeira -Perda Financeira

Fonte: Allen (2008)

5

CLA CLASSIFICAÇÃ SSIFICAÇÃO O DE EVENTOS As diversas transformações dos eventos durante os períodos históricos,

civilizações e culturas possibilitaram o desenvolvimento de diversas formas de execução. Formatos que ao longo do estudo científico de eventos foram classificadas de acordo com as sua abrangência, dimensionamento e formatos, complexidade e públicos. Quanto a  AB  ABRANGÊNCIA RANGÊNCIA dos eventos estes podem relacionar-se ao espaço geográfico, sendo definidos, como: . Eventos internacionais com sede fixa: eventos que acontecem em uma determinada cidade, mas que abrange um público participante de vários lugares do mundo, ou mesmo que tenham atrações de outros países; . Eventos internacionais itinerante: evento que não possui uma sede fixa; e, que dependendo da sua periodicidade, este se realiza em cidades de países diferentes a cada edição, reunindo públicos de diversos países; . Eventos nacionais com sede fixa: eventos que acontecem geograficamente em apenas um país, com público participante de várias regiões e estados; 15 

 Apostilas Ide Ideal al

 

. Eventos nacionais itinerante: evento que não possui uma sede fixa, e que dependendo da sua periodicidade, este se realiza em cidades do mesmo país, reunindo públicos e atrações de diversas regiões e estados; . Eventos regionais: eventos que acontecem em determinada região do país ou estado. Geralmente o público freqüentador é oriundo da região onde o evento acontece; . Eventos locais: são eventos que acontecem em uma cidade de forma localizada e que abrange geograficamente um público restrito geograficamente; . Eventos virtuais: eventos desenvolvidos tendo como ambiente a internet, na qual a possibilidade de abrangência amplia-se a todos que possuem o acesso a esta ferramenta. Com base na DATA sua classificação pode ser pensada na ótica de Brito e Fontes (2002) na qual apresentam, como: . Evento com data fixa: data invariável, na qual pode estar relacionada as datas temáticas, cívicas, religiosas, sendo realizados independente de calendários ou intervenções; . Eventos com datas variáveis: evento realizado de acordo com o desejo, necessidade ou demanda daqueles que promovem o evento, na qual sua periodicidade e freqüência podem variar de acordo com as estratégias estabelecida estabelecidas; s; . Eventos com datas únicas: são ações desenvolvidas com base em um fenômeno que pode ser temporário, uma tendência, um lançamento, uma turnê artística, uma manifestação ou outra causa que sua data seja determinada e não repetida; Neste foco se faz necessário pensarmos na PERIODICIDADE PERIODICIDADE   como uma forma de classificação, como: . Eventos anuais: eventos que acontecem uma vez a cada ano; . Eventos Poli-anuais: eventos que acontecem a cada dois, três ou quatro anos ou mais; . Eventos Semestrais: ações desenvolvidas semestralmente com datas e locais préestabelecidas ou não; . Eventos Trimestrais: desenvolvidos a cada três meses, como reuniões empresariais e outras manifestações manifestações;;

16 

Ideal  Apostilas Ideal

 

. Eventos Mensais: realizados mensalmente, na qual suas datas, períodos e locais geralmente são pré-estabelecidos e publicados nas agendas dos envolvidos. Os eventos podem ser classificados também pela FORMA DE ADESÃO  ADESÃO  na qual o publico participante participante,, sendo: . Eventos Públicos: eventos aberto ao publico sem nenhuma forma de pagamento para a participação, podendo ser realizado em espaços públicos, como: ruas, praças, parques, praias, estádios e outras instalações; . Eventos Privados: oferecidos ao publico interessado requerendo o pagamento para o acesso ao evento. Geralmente são desenvolvidos em espaços fechados e privados, como:

clubes,

estádios,

casas

de

espetáculos,

teatros,

centros

de

eventos/convenções, eventos/conven ções, e outros espaços; . Eventos Fechados: eventos na qual o publico participante é convidado, havendo uma listagem prévia de pessoas a serem convidadas para a participação; participação; Além de pensar nos eventos se faz necessário pensar na adesão em si, visto que outras formas de adesão podem ser utilizadas para a participação em determinado evento, como: convites, cortesias, subsídios públicos ou privados, mobilizadores mobilizador es e celebridades e outras formas de aceite ao evento. O PORTE do evento também pode ser uma forma de classificação, na qual esta se relaciona ao tamanho de publico esperado. Esta classificação esta muito centralizada no universo e nas realidades do organizador de evento, pois um evento pequeno para determinadas organizações ou regiões podem ser um grande evento para outras. De forma genérica quanto ao porte pode-se classificar como: . Mega eventos: eventos que congregam diversas variáveis de grande porte, como: público de massa, ações midiáticas nacionais e internacionais; diversos números de locais de realização do mesmo evento; vários dias de realização. Os Jogos Olímpicos, Copas Mundiais Esportivas e outros; Para Hall (19921) megaeventos são eventos “especialmente direcionados para o mercado de turismo internacional, visto a sua grandiosidade de público, mercadoalvo, nível de envolvimento financeiro do setor público, extensão de cobertura televisiva, construção de instalações e impacto sobre o sistema econômico e social da comunidade comunidad e anfitriã”.

Podem-se classificar os eventos como: grande, médio e pequeno porte.

17 

Ideal  Apostilas Ideal

 

O TARGET E PÚBLICO ALVO também ALVO também deve ser uma forma de classificação com base no perfil dos participantes. Neste caso pode ser: . Público em Geral: organizado para atender a qualquer tipo de público independente do gênero, faixa etária, classe social, região; . Público Dirigido: evento desenvolvido especificamente a um determinado perfil e especificidade, na qual a especialidade e o interesse definirão a participação. Pode relacionar-se nichos de mercado, tipologias e gêneros musicais e outros formas de manifestação; . Publico Específico: evento com foco em determinada área de atuação profissional, pesquisa, formação na qual os conteúdos são restritos as temáticas e programações que serão desenvolvid desenvolvidas; as; Os GÊNEROS GÊNEROS   também podem definir a classificação, na qual esta forma de definição não se torna excludente na grande parte dos eventos, neste caso os eventos possuem uma maior predominância ao gênero masculino (eventos esportivos); ao gênero feminino e ao público GLBT (paradas gays). Para o organizador este tipo de classificação se torna extremamente importante visto a necessidade de atendimento das necessidades e desejos, que são diferentes para cada gênero, bem como as características dos serviços a serem prestados. Tipos de Eventos por INTERESSES: INTERESSES:   . Sociais: os eventos sociais buscam satisfazer os desejos e necessidades dos encontros interpessoais, das celebrações, dos acontecimentos familiares, nas comemorações de datas temáticas, festivas ou representativas; . Culturais: têm por foco o desenvolvimento de ações que envolvam os sentimentos, as sensações, as emoções, na qual grande parte das suas manifestações está vinculada as manifestações artísticas. Envolvem dança, literatura, música, folclore, gastronomia, cinema, teatro, artes visuais e outras manifestações que compõem o universo da cultura; . Profissionais: são eventos destinados ao desenvolvimento de competências técnicas e comportamentais voltadas no que se refere à capacitação e formação de pessoas em uma organização ou fora dela. Mas podem ser desenvolvidos também com foco no mercado, gerando visibilidade a empresas ou a produtos, network, negócios, parcerias, vendas, feiras, convenções e outras possibilidades que possam gerar resultados tangíveis e intangíveis as organizaçõe organizações; s;

18 

Ideal  Apostilas Ideal

 

. Esportivos: são acontecimentos que envolvem competições esportivas no âmbito do rendimento esportivo, em níveis regionais, nacionais e internacion internacionais. ais. Podem vincularse também a eventos voltados ao esporte de participação como uma ação de lazer e recreação; . Gastronomia: eventos que possibilitam o desenvolvimento do mercado de alimentos e bebidas, bem como capacitação de mão-de-obra especializada, ou mesmo para interessados nos prazeres da boa mesa, na degustação de novos sabores, texturas, aromas, gostos, bebidas e harmonizaçõ harmonizações. es. Ainda conta com possibilidades de eventos voltados a equipamentos e utensílios para aqueles que gostam da prática da gastronomia; . Religioso: eventos que acontecem por intermédio da fé, das crenças e da religiosidade, religiosidad e, podendo estar relacionado a datas religiosas específicas, peregrinaçõe peregrinações, s, retiros espirituais, canonizações, concílios, romarias, eventos musicais de louvores e outras manifestações que movem as pessoas para os locais de cultos; . Educacional: são eventos destinados a públicos estudantis, na qual seus objetivos estão na capacitação e formação profissional futura, sendo gerador de informações técnicas-científicas

e

mercadológicas,

humanas

e

filosóficas

visando

o

desenvolvimento integral do educando; . Promocional: eventos que buscam apresentar um produto, serviço ou empresa a sociedade em geral ou a determinados segmentos de públicos, na qual a preocupação esta na disseminação de informações, captação de dados dos futuros clientes, na geração de receita por intermédio de vendas, no posicionamento de mercado possibilitandoo o conhecimento da marca, do modelo, da qualidade, das especificaçõ possibilitand especificações es técnicas e da usabilidade daquilo que esta sendo promovido. . Político: são ações que se realizam no foco das ideologias políticas partidárias por intermédios de comícios, passeatas, carreatas, visitas a empreendimentos, pronunciamentos. Podem estar relacionamentos também a eventos governamentais na qual o caráter institucional gera cerimônias, condecorações, premiações, comendas, honras, visitas, protocolos. . Network: eventos sociais de relacionamento que se desenvolvem em âmbito empresarial, na qual coqueteis, rodadas de negócios, brunchs, roadshows gerando uma rede de contatos. . Entretenimento: possuem o foco do divertimento, da satisfação, do bem-estar, da recreação. 19 

Ideal  Apostilas Ideal

 

Tipos de Eventos com definidos por seu FORMATO: FORMATO:   . Assembléia – reunião da qual participam delegações representantes de grupos, estados, países etc. Sua principal característica é debater assuntos de grande interesse de classes profissionais, países, regiões ou estados; . Brainstorming  ou Tempestade de Idéias – reunião desenvolvida para estimular a produção de idéias. É uma reunião dividida em 2 etapas: criativa e avaliativa. Na

primeira etapa uma pessoa do grupo fica responsável pela anotação das idéias que são expostas sem censuras e preconceitos. Na segunda parte, o grupo discute as idéias que foram coletadas, avaliando o que pode contribuir para o objetivo final do encontro. Este tipo de evento é bastante utilizado pelas agências de publicidade para a criação de campanhas e organizadoras de eventos para caracterizaçãoo dos mesmos; caracterizaçã . Brunch  – evento recentemente importado dos EUA, onde o nome mesmo já

caracteriza a junção de breakfast  (café da manhã) com lunch  (almoço). Bastante utilizado em hotéis, seu sucesso está ligado a forma equilibrada como são servidos doces, salgados, sucos e bebidas alcoólicas leves; . Colóquio – reunião fechada que busca esclarecer determinado tema ou alguma tomada de decisão. Geralmente há um moderador que estabelece subtemas para o tema central, ao mesmo tempo em que conduz as discussões; . Concílio – reuniões católicas, na qual são tratados assuntos dogmáticos, doutrinários; . Conclave – evento de caráter religioso em que são discutidos temas de ordem ética e moral. Os expositores são, na sua maioria, religiosos e a organização é semelhante a dos congressos; . Concurso – sua principal característica é a competição, podendo ser aplicado a diversas áreas e coordenado por uma comissão que estabelece o regulamento, a premiação e o júri; . Conferência – caracteriza-se pela apresentação de um tema informativo (geral, técnico ou científico) por autoridade em determinado assunto para um grande número de pessoas. É uma reunião bastante formal, exigindo a presença de um presidente de mesa que coordena os trabalhos. Não são permitidas interrupções e as perguntas são feitas por escrito no final da apresentação; 20 

Ideal  Apostilas Ideal

 

. Congresso - reuniões promovidas por entidades associativas que visam debater assuntos de interesse de determinado ramo profissional, como por exemplo; médicos, engenheiros, professores, economistas etc. As sessões de trabalho dos congressos são divididas em vários outros tipos de evento: mesa-redonda, conferência, palestras. Um documento conhecido como “Anais do Congresso” registra as conclusões dos trabalhos apresentados apresentados;; . Convenção – é uma reunião promovida por empresas, setores industriais, e partidos políticos; que busca a integração de pessoas pertencentes a uma determinada empresa ou partido político, sendo oferecidos certos estímulos coletivos a fim de que essas pessoas possam agir em defesa dos interesses da referida empresa ou partido; . Coquetel – reunião de pessoas cujo objetivo é a comemoração de alguma data ou acontecimento. acontecimen to. É um evento de curta duração, não deve ultrapassar uma hora e meia; . Debate – discussão entre dois ou mais oradores, cada um defendendo um ponto de vista, com a presença de um moderador para coordenação. Pode ser aberto ao público ou transmitido por veículo de mídia, entretanto, a platéia nunca participa com perguntas; . Desfile – evento que se classifica na categoria promocional e geralmente é promovido por confecções para apresentação de seus produtos; . Encontro – reunião de pessoas de uma categoria para debater sobre temas antagônicos, apresentados por representantes de grupos participantes, necessitando de um coordenador para resumir e apresentar as conclusões aos diversos grupos; . Entrevista Coletiva – tipo de evento no qual um representante de empresa, entidade ou governo se coloca à disposição para responder sobre determinado assunto de seu conhecimento,, sendo os questionadores a imprensa; conhecimento . Exposição – exibição pública de produção artística, industrial, técnica ou científica. Pode haver ou não vendas dos produtos expostos; . Feiras – exibição pública com o objetivo de venda direta ou indireta, constituída de vários estandes, montados em lugares especiais, na qual se colocam produtos ou serviços;

21 

Ideal  Apostilas Ideal

 

. Fórum – reunião que visa conseguir efetiva participação de um público numeroso, a fim de obter mais informações sobre determinado tema proposto. Os temas, previamente definidos são expostos por oradores indicados pelos grupos participantes  – geralmente entidades representativa representativass de segmentos da sociedade – e apresentados à mesa de trabalhos, constituída por autoridades ou especialistas convidados. Para tanto, deve contar com regras de apresentação definidas por um orador; . Happy Hour  –   – reunião de fim de tarde promovida com a finalidade de confraternizar

pessoas ou promover algum produto; . Jornada – encontros promovidos por entidades de classes (grupos profissionais), de âmbito regional com o intuito de discutir assuntos de interesse comum, na qual as conclusões podem servir de diretrizes para o segmento; . Megaevento - eventos de lazer e turismo em larga escala, como os Jogos Olímpicos ou as Feiras Mundiais. Geralmente é de curta duração, mas seus resultados permanecem por bastante tempo nas cidades-se cidades-sede; de; .Mesa-Redonda – reunião questionadora de um grupo de quatro a oito pessoas, sentadas em semicírculo, as quais debatem um assunto controvertido de interesse público. Um moderador coordena os trabalhos, e o plenário pode ou não participar por meio de perguntas; . Mostra – exposição itinerante itinerante;; . Oficina / Workshop – reunião de especialistas para apresentação de novas técnicas, desenvolvimento desenvolvime nto de novos temas. Oficina está ligada à área educaciona educacional,l, uma vez que proporciona a construção do conhecimento, enquanto Workshop   destina-se mais à área empresarial, visando a demonstração de produtos; . Painel – reunião derivada da mesa redonda, que tem por objetivo reproduzir as informações de um pequeno grupo para um grande grupo assistente. É formado por quatro painelistas e um moderador, que podem apresentar um ou vários temas e a participação do grande grupo assistente ocorre por meio de perguntas, no final das apresentações; . Palestra – menos formal que a conferência, caracteriza-se pela apresentação de um tema pré-determinado por uma autoridade no assunto a um grupo pequeno, que já possui noções sobre o assunto. É coordenada por um moderador e permite a intervenção dos participantes durante a exposição; 22 

Ideal  Apostilas Ideal

 

.Rodada de negócios – reunião que tem por objetivo aproximar empresas para realizar parcerias e negociar seus produtos e serviços, ou concluir uma negociação políticoeconômica; . Roadshow  – consiste na demonstração itinerante, com o objetivo de informar e

mostrar o potencial de uma organização, governo ou entidade; visando conquistar novos clientes, associados ou parceiros; . Salão – destinado a promover e divulgar produtos e informar sobre eles, com o intuito de criar para os consumidore consumidoress uma imagem positiva da instituição promotora; promotora; . Semana – reunião de pessoas pertencentes a uma categorial profissional que visam discutir temas de interesse comum. Segue o mesmo esquema do congresso, com palestras, conferências e painéis. É necessário uma comissão organizadora e a produção de anais para distribuir aos participantes; Seminário – consiste em uma exposição verbal feita para pessoas colocadas no mesmo plano, cujos participantes possuem conhecimento prévio do assunto a ser exposto. Seu propósito é fornecer e somar informações de temas já pesquisados; . Showcasing  – evento lançado recentemente no Brasil, como uma alternativa para

feiras. Insere um conceito de vitrine interativa. A comunicação é feita através de telefones instalados nas cabines; . Simpósio – reunião derivada da mesa-redonda cuja diferença funcional é que os expositores não debatem entre si. As perguntas são efetuadas pelo público-assistente, público-assistente, que participa ativamente dos trabalhos; . Vídeo conferência ou Teleconferência - novo meio de organizar um evento por uma linha de satélites e um espaço físico adequado, que permitem a interação entre os participantes, que estão em locais diferentes e distantes; . Visita ou Open Day  – visita de um dia utilizada pelas empresas para demonstrar sistemas, métodos e/ou produtos para um público segmentado; . Outros eventos – inaugurações, shows, lançamentos, sorteios, rodeios, leilões, comícios, jantares, etc.

23 

Ideal  Apostilas Ideal

 

6

ESPAÇOS E LOCA LOCAIS IS PARA EVENTOS Para Nichols (1989), os locais para eventos apresentam-se nas seguintes

configurações: . Centro de Conferência: pode ser definido como um espaço especialmente construído para eventos. Fornece um espaço dedicado 24 horas por dia para o organizador de evento utilizar se necessário; . Centro de Convenções: é projetado para a utilização de grupos e propósitos múltiplos. Eles podem acomodar eventos de grande porte, que não cabem num hotel ou centro de conferência; . Hotéis de Aeroporto: oferecem um excelente espaço para rápidas reuniões de comitê e sessões de um dia. A maioria dessas propriedades são bastante novas e possuem locais de serviços de convenções para eventos curtos; . Hotéis Suburbanos: muitas áreas suburbanas são novas e da moda. Tem aparecido boutiques chiques, hotéis de luxo e restaurantes badalados. Os grandes hotéis

suburbanos são raros, limitando o espaço disponível para exposições e outras facetas de eventos; . Hotéis Urbanos: zonas centrais geralmente oferecem uma alta concentração de hotéis de qualidade, com grandes espaços para congressos e jantares; . Hotéis Resorts: oferece uma atmosfera de relaxamento, no qual o participante sentese liberto da pressão do dia-a-dia. Já para Martin (2003, p. 88), apresentam outros espaços para eventos: . Buffet e Restaurantes: as características de suas instalações fazem desse espaço o

local ideal para os eventos sociais. Existe uma infinidade de espaços diferenciados, para inúmeras opções de entretenimento especializadas em nichos de mercado cada vez mais específicos; . Clube, Estádio e Ginásio: são vários os formatos de locação disponíveis: apenas o local, ficando a cargo do locatário a responsabilidade pelos serviços e equipamentos necessários, ou tudo por conta do clube. Entre as tipologias mais utilizadas nesses locais destacam-se os eventos sociais e os esportivos. Nos clubes ainda acontecem banquetes, festas, formaturas, comemorações, etc.; . Espaços Culturais: são espaços que podem ser locados para eventos temporários. Dentro desta categoria se encaixam os teatros e auditórios, cujas locações incluem também a infra-estrutura de som e iluminação e algumas funções;

24 

 Apostilas Ide Ideal al

 

. Espaços Empresariais: são espaços direcionados a atender a demanda executiva, oferecendo uma infra-estrutura de eventos similares a dos meios de hospedagem, porém em menos escala; . Pavilhão de Exposição: pela elevada demanda que as feiras e exposições recebem, esta estrutura gera grande atividade econômica para a cidade onde se instala. São espaços que interessam sobremaneira para os poderes públicos locais. Conforme Zanella (2003) os espaços para eventos devem oferecer instalações que possibilitem a realização de atividades diversificadas, espaços amplos, facilidade de acesso e locomoção das pessoas e dos veículos, meios de comunicação, áreas com segurança e muitos outros tópicos que devem ser considerados em relação aos espaços para eventos.

7

MOTAGENS DE ESPAÇOS DE EVENTOS Brito e Fontes (2002) apresentam diversos tipos de montagens para eventos

técnicos científicos na qual estes possibilitam uma melhor adequação do espaço a determinado tipo de formato na qual o evento será realizado.

Montagem em Auditório

Montagem em Espinha de Peixe

Montagem Escolar

Montagem em Mesa

25 

Ideal  Apostilas Ideal

 

Montagem em Banquete

Montagem em “U”

Montagem em Anfiteatro

8

Montagem em Arena

FASES, FLUXOS E PROCESSOS DA GESTÃO DE EVENTOS Grande parte das literaturas abordam o planejamento em 3 fases: Pré-evento,

Trans/execução; Pós-evento. Estende-se que um estudo mais aprofundado deve ser desenvolvido, visto que grande parte das ações contidas nos processos de gestão devem ser explicitadas para uma melhor compreensão da execução. Neste sentido para Campos (2010) as fases dos eventos são definidas com o seguinte formato:

26 

 Apostilas Ide Ideal al

 

8.1

Fase de Concepção e Dimensio namento

Na fase de concepção e dimensionamento, a identificação das necessidades e desejos, por meio de ações de brainstorming   junto aos proponentes gera como resultado a tipologia do evento. Já o mapa de recursos utilizando-se de check list ou de brienfings de recursos fornece ao gestor a dimensão ou escopo do evento. Estes dados criam o conceito do evento possi possibilitando bilitando os se seus us desdobramentos nos demais níveis de ações e fluxos de trabalhos. Em mega-eventos estes dados juntamente com marcos regulatórios e cadernos de exigências definem os Master Plan, ou o planejamento estratégico que será o balizador das demais ações.

A definição de target  deve mensurar e dimensionar o público-alvo a ser atingido, bem como os fornecedores, os parceiros de negócio, os patrocinadores e apoiadores, a comunidade do entorno, suas características, necessidades, especificações e formas de relações. Isto define muito mais que o público alvo a ser atingido com o evento, mas principalmente os players que se relacionarão antes, durante e depois do evento. A criação de ambientes que possibilitem a integração entre sujeito e atividade, ao mesmo tempo em que possibilite uma imersão em uma nova atmosfera faz com que os aspectos subjetivos e racionais sejam aflorados, gerando novas experiências. Para tal, necessita-se pensar qual o conceito que se deseja ao evento e como chegar até isto. Uma das formas é definir valores com base em palavras-chaves. Esta definição possibilita de forma clara os direcionadores das ações, bem com o perfil do target, dos espaços, as atrações e outras variáveis que compõe o evento.

Cada gestor em cada empresa ou em cada projeto necessita criar uma metodologia de trabalho ou adotar metodologias existentes, utilizando-se de sistemas de informações e formulários para registros das ações que deverão ser desenvolvida desenvolvidas. s. Mapas arquitetônicos, fotos e visitas aos locais do evento facilitam a visualização e o planejamento das ações que serão desenvolvidas nas próximas fases da gestão, bem como referencias de eventos ou projetos já realizados, pois isto possibilita o start da concepção ou mesmo a convergência dos elementos de referencia para a criação do conceito. Todas estas variáveis são importantes, pois subsidiam o desenvolvimento dos projetos, as previsões orçamentárias, o mapa de target e as ações posteriores. Conceber, identificar, planejar e desenvolver conceitos são as principais atuações do profissional nesta etapa, sempre focado nos objetivos estratégicos e no mercado. 27 

Ideal  Apostilas Ideal

 

Fase Concepção e Dimensiona mento

Ma Macro cro Açõ es

Ferramentas

Re Resul sul tados Esperados

Identificação das Necessidades e Desejos

Brainstorming

Tipologia do Evento

Mapa de Recursos

Briefing

Dimensão

Definição de Target 

Mapa de Target

Foco de Atuação.

8.1.1 8.1 .1 Fase de Criação do Produt o Evento

Pensar em projeto é refletir sobre o passado, presente e futuro principalmente por que os projetos auxiliam organizadores e clientes na compreensão das variáveis e etapas que o evento terá, bem como suas especificações. Quando se pensa em projetos de eventos deve-se pensar na utilização dos dados obtidos pela concepção e dimensionamento, visto que estes darão as condições basilares para o desenvolvimento de propostas, projetos e programas. Os mapeamentos das necessidades, desejos, expectativas, recursos e target  são fundamentais para a composição textual e para o desenvolvimento orçamentário e financeiro do projeto do evento. É o projeto apresentado ao cliente que especificará tudo aquilo que será realizado no evento, bem como nos aspectos de custos e investimentos. Um gestor de eventos deve refletir que grande grande parte do sucesso do evento evento está no projeto e como as ações são detalhadas, visto que isto possibilita pensar e aproximar o futuro no presente. Outra necessidade de entendimento por parte do organizador de evento é que para cada projeto se faz necessário o desenvolvimento de uma análise de ambiente, que pode ser desenvolvida por meio de uma SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) ou de outras ferramentas de maior complexidade, bem como de pesquisas de mercado. Isto determinará quais as condições necessárias para o desenvolvimento do evento por seus gestores, ao mesmo tempo que sinaliza oportunidades e ameaças que devem ser monitoradas diminuindo os riscos. Pensar em projeto requer um pensamento holístico na questão de seu escopo, ou seja, requer pensar em função de sua dimensão e categorias, na qual: tempo, custo e qualidade, juntamente com a comunicação, integração e riscos; aliado aos 28 

 Apostilas Ide Ideal al

 

recursos humanos e aquisições são constantes no processo de reflexão e de elaboração de projetos. Projetar além de prever é mapear e informar, tanto as necessidades e desejos dos clientes, como as etapas de realização que serão necessárias; e, ainda as possibilidades cênicas, audiovisuais, decorativas, de figurinos e outras manifestações expressas no briefing de recursos. A composição de 2 ou 3 cenários se faz importante para que o cliente possa refletir sobre as possibilidades existentes, visto que nem tudo que é possível pode ser viável. As anális análises es dos cenários e apre apresentação sentação destas ppossibilitam ossibilitam escolhas ao invés de apresentar apenas uma opção e uma possível obtenção de uma resposta sim ou não por parte do cliente. Desta forma, os projetos em eventos são as ferramentas que possibilitam tornar tangível ao cliente as possibilidades e ideias que são intangíveis e conceituais, bem como centraliza as possibilidades minimizando erros e riscos na execução e a variabilidade variabilida de de ideias, muito comum durante o período do pré-evento. Projetos devem ser flexíveis flexíveis até assinatura fin final al de seu aceite, já que o aceite faz o acordo entre as partes e deflagra o inicio da fase de efetivação das contratações e aquisições junto a fornecedores e mão-de-obra especializa especializada. da. Diminua os riscos fazendo um projeto detalhado, já que a subjetividade é um dos maiores problemas enfrentados por organizadores e por seus clientes, pergunte se houver dúvidas, informe das possibilida possibilidades des e em casos extremo extremoss interfira nnas as ideias variáveis para que a tomada de decisão seja de acordo com aquilo que é necessário, viável e eficaz. Fase

Criação do Produto Evento

Ma Macro cro Açõ es

Ferramentas

Re Resul sul tados Esperados

Desenvolvimento do Projeto

Resultado da Fase Anterior

Projeto

Levantamento de Custos

Planilha de Custos

Investimento

Proposta Comercial

Apresentação Executiva

Produto Comercial

29 

Ideal  Apostilas Ideal

 

8.1.2 8.1 .2 Fase de Comerci Comercialização alização A fase de comercialização do evento é um passo anterior a disseminação do evento, visto que este momento determina a viabilidade necessária para a execução do evento, ou mesmo suas ações de pré-produção e produção, visto que grande parte dos eventos necessita de financiamentos para que estes possam acontecer, pois poucos são os tipos de eventos que são totalmente viabilizados pela adesão daquele daqueless que participarão na condição de público alvo. Desta forma, antes de comunicar o evento e gerar demanda se faz necessário a captação de recursos, pois estes determinarão inclusive uma possível alteração no dimensionamento do evento, podendo aumentar ou diminuir o escopo, alterar o conceito ou mesmo encerrar as atividades antes mesmo de iniciá-las. Para que o evento possa ser alavancado os gestores em sua grande maioria necessitam captar recursos para o seu desenvolvimento, podendo estes serem públicos, privados, mistos ou assumirem o risco da adesão ou de investimentos próprios. Uma das formas de captação de recursos se dá por intermédio de patrocínios sendo é uma contribuição (em dinheiro e/ou serviços) de instituição ou entidade para determinado projeto, geralmente com contrapartidas publicitárias. Os apoios também são muito conhecidos no mercado de eventos e podem ser oriundos de instituição ou personalidades que colaboram com o evento cedendo recursos (pessoas, instalações, equipamen equipamentos, tos, materiais). Então, a captação de recursos é um processo na qual os organizadores de eventos buscam por intermédio de projetos elaborados e adequados as políticas institucionais de marketing e promocionais das empresas de empresas de diversas áreas de atuação, bem como subvenções governamentais fomentar e dar viabilidade as suas ações. Desta forma o gestor deve ter em mente uma tríade importante no momento do desenho de seu projeto e das contrapartidas a serem oferecidas aos patrocinadores e apoiadores, como mostra a figura abaixo.

30 

 Apostilas Ide Ideal al

 

A relação evento – patrocinador – target é fundamental, visto que o evento se transforma no veículo para a exposição institucional ou de produto do patrocinador ao   target, bem como o patrocinador e o target  são fundamental para a realização do

evento. Desta forma, esta relação de negócio deve ser desenvolvida com base em questões comuns e convergentes, na busca dos objetivos de ambos os envolvidos. Estes objetivos estão focados na busca pela notoriedade, imagem da marca, valorização do produto, globalização, networking e na geração de novos negócios. Para que estes objetivos possam ser alcançados juntamente com os objetivos do evento e daqueles que irão participar das ações o planejador deve possuir um fluxo de trabalho que possa mensurar metodologicamente as empresas que possivelmente serão parceiras e ao mesmo tempo suas necessidades para a execução das ações. Desta forma a figura abaixo apresenta um modelo de fluxo de ações para a captação de recursos.

31 

Ideal  Apostilas Ideal

 

Este passo-a-passo auxilia no processo de captação de recursos, visto que suas etapas seqüenciadas possibilitam um melhor esclarecimento das atividades a serem desenvolvi desenvolvidas. das. Fase

Macro Açõ es

Comercialização

Captação Recursosde

Ferramentas

Re Resul sul tados Esperados

Aproximação

Contato

Apresentação

Conhecimen Conhecimento to do Produto

Negociação

Alinhamento

8.1.3 Fase de Ad Adesão esão A fase de adesão foi dividida em duas etapas distintas visto que o mercado de eventos nos últimos anos está em constante transformação, principalmente nas formas de relacionamentos entre o evento e seu target,  já que a ampliação do mercado como um negócio fez com que houvesse um grande aumento no número de eventos e de destinos sedes, criando uma maior oferta ao consumidor. Esta oferta ampliada por vezes requer um maior planejamento e habilidade do gestor quanto à forma de comunicar o evento, visto que para atrair os participantes se faz necessário a utilização de instrumentos que possibilitem a decisão da compra e da participação. Sendo assim, o papel do marketing na diferenciação das propostas de eventos ao mercado consumidor é de fundamental importância, visto a necessidade da captação de participantes, patrocinado patrocinadores, res, apoiadores e parceiros de negócios. Pensando o evento como uma variável que agrega valor a negócios e que geram negócios, os eventos podem ser um fim, mas também podem ser um meio, assumindo um papel fundamental na obtenção dos objetivos de empresas proponentes. Neste viés o marketing necessita ser pensado como um dos pilares da gestão do evento, sendo analisado e gerido durante todas as fases. Na fase de concepção e dimensionamento do evento, a definição do conceito do evento possibilita os briefings  necessários para o desenvolvimento da criação do conceito de marketing; e, isto ajudará a determinar o perfil que será proposto em fases posteriores. Se houver o entendimento que um evento nasce de um composto entre desejos, necessidades, recursos e target, pensar no  marketing  apenas quando o projeto do evento estiver formatado, pode gerar um desalinhamento entre quem propõe e quem produz. A criação do conceito possibilita para a equipe de concepção o desenvolvimento da identidade visual do evento, como: a criação de logomarcas, ícones de identidade, determinação de cores, fontes, layouts  e outras. Além disto, estar presente na fase de concepção e dimensionamento do evento possibilita a 32 

Ideal  Apostilas Ideal

 

geração de dados para o desenvolvimento do plano de marketing  e comunicação do evento, na qual estes além de determinar as estratégias que serão utilizadas definirão as ferramentas necessárias para alcançar o target que é proposto pelo proponente proponente.. Na fase de Criação do Evento como Produto, na qual o gestor fará a quantificação e qualificação das necessidades para a composição do projeto, das planilhas de recursos e das propostas comerciais, na qual dará viabilidade e tangibilidade ao evento que foi concebido na fase anterior, o marketing de eventos irá auxiliar na construção de bonecos (peças modelos), juntamente com o plano de marketing para apresentar ao proponente do evento.

No momento da construção deste plano o gestor deve pensar nas diversas possibilidades existentes e suas aplicabilidades e eficácias para o perfil de target  e evento na qual está inserido. Tendo uma visão estratégica e inovadora ao mesmo tempo o CMO – Chief Marketing Officer   segundo Rossister e Danaher (1998), tem como maior desafio determinar as formas e ferramentas de marketing e comunicação e adequá-las as diversas tipologias de eventos requerendo uma determinada habilidade, um conhecimento refinado das especificidades e necessidades daqueles que serão envolvidos no evento, de forma direta ou indireta. A figura abaixo mostra de forma segmentada a complexidade das ferramentas de marketing desde o CMO até as ferramentas que geram o mecanismo de ação para

que as informações cheguem a quem o evento se destina. Complexidade do Marketing

Fonte: Jhon R. Rossiter and Peter J. Danaher.  Advanced Media Planning. Kluwer Academic Plublishers, 1998, BCG analysis. 33 

 Apostilas Ide Ideal al

 

Se fizermos uma leitura de dentro para fora, ou seja, do CMO para as ferramentas poderemos constatar que a decisão de utilização deste ou de outro instrumento esta na tomada de decisão da equipe gestora ou mesmo apenas no CMO. No foco de fora para dentro poderemos ter uma visão baseada nos resultados ou nas aplicações que determinadas ferramentas podem ter tido em determinados eventos por histórico, criando um determinado padrão a determinado tipo de target. O conhecimento deste composto de marketing  e comunicação se faz importante, pois auxiliará no desenvolvimento das proposições que serão apresentadas ao proponente do evento. A utilização das ferramentas também está vinculada aos tipos de recursos disponíveis, sendo os recursos um limitador das possibilidades possibilidad es definidas anteriormente. Na fase de comercialização do evento é o momento que a marketing de evento é ativado de forma que possa atender ao target, visto que até então suas ações encontravam-see em nível de planejamento e aprovações do proponente. Agora inicia o encontravam-s processo que definirá o sucesso ou o fracasso da ação, já que será posto a prova e ao público consumidor ou convidado o conteúdo do evento e seu poder de atratividade. Neste momento a adesão seja por inscrições, convites, RSVPs, compra direta, pacotes, promoções relâmpagos, relâmpagos, cortesias e outras formas de adesão fazem com que tenhamos o reflexo das ações de marketing  que possibilitaram a relação comercial entre o proponente e seu target.  Mas, apenas as ações que visam à adesão não são suficientes para que o evento seja conhecido por todos e comprado por aqueles que se interessa por seu conteúdo. Uma ação institucional também se faz necessária, pois pode gerar uma maior possibilidade de ações espontâneas ampliando os meios de veiculação. É na fase de comercialização que se intensifica as reuniões de status, já que são elas que indicarão os números de adesão e ações emergentes de marketing  que possam melhorar o números. Números, gráficos, pesquisas de expectativa pré-evento, visualizações da marca, quantidade de acessos, ligações e e-mails fazem com que tenhamos um retrato dos resultados das ações de marketing realizadas. As comunicações junto àqueles que já aderiram ao evento se fazem extremamente importantes, pois estes devem receber informações atualizadas dos conteúdos, fazendo com que o interesse e as expectativas aumentem até a chegada do dia do evento. No período de pré-produção do evento quando o evento esta saindo do escritório para sua sede, chega o momento de preparar para a viagem todos os materiais de participantes, quando houver; os materiais de comunicação visual; e, de veicular as últimas ações, pois geralmente restam poucos dias para a execução. 34 

 Apostilas Ide Ideal al

 

Na fase de produção do evento acontecem as montagens necessárias para a realização, sendo a comunicação visual do evento uma das últimas etapas a ser montada. Isto se refere a sinalizadores, banners, displays , faixas, totens, telas de apresentações, vídeos institucionais, stands no caso de feiras, brindes, materiais de participantes, até chegarmos ao detalhe do detalhe, como uma carta de boas vindas, ou uma mensagem SMS agradecendo a presença no evento. Então, as montagens destes mate materiais riais é que darão visibili visibilidade dade a todos aqueles que investiram no evento, ao mesmo tempo que comunica de forma estática ou dinâmica as relações entre os stakeholders   do evento e seu target, seja no foco institucional, de produto ou serviço. Na execução do evento tudo gera marketing, ou seja, a relação entre sujeito e evento se dá desde quando ele se dirige ao evento materializando suas expectativas e saciando suas ansiedades. Os recepcionistas comunicam, o material comunica, o lugar, a decoração, a entonação de voz dos palestrantes; e, principalmente a atmosfera que o evento gera faz com que as pessoas se sintam acolhidas, seguras e bem recebidas. Quando as luzes diminuem e o evento começa o alinhamento de todas as esferas anteriores e todas as “entradas” e “saídas” devem estar extremamente sincronizadas, pois o expectador estará atento a tudo e a todas as marcas, merchandisings , vídeos e conteúdos que aparecere aparecerem. m.

O entendimento que o evento termina quando sua ação de execução é finalizada é um entendimento amador e que não compreende a importância das relações de marketing e comunicação no contexto do retorno sobre o investimento daqueles que investiram para o evento se realizar. Desta forma, o pós-evento requer um cuidado e refinamento aos dados obtidos nos períodos que antecederam e na execução do evento, pois relatórios de marketing e comunicação são de extrema importância para o desenvolvimento de novas relações e negócios negócios por aquelas organizaçõe organizaçõess investidoras e o target, bem como de quanto foi o resultado de intangível que se torna tangível quando se calcula as veiculações que o evento proporcionou. Estes dados apresentados ao target, além das avaliações respondidas pelos participantes, pelos expositores compõem  juntamente com os os relatórios fina financeiros nceiros e de nnetwork etwork os resultad resultados os finais do eve evento. nto. Marketing  de eventos gera resultados extraordinários para empresas e para

organizadores de eventos se bem trabalho em todas as suas fases, visto que quanto mais próximo estivermos daqueles que aderem aos eventos, aos produtos e serviços dos patrocinadores e apoiadores –investidores, tendo como principio o face-to-face , a geração de novas experiências e a degustação daquilo que cada player   propõem, certamente os eventos se transformarão em uma valiosa ferramenta de marketing, ou o marketing agregando valor aos eventos. 35 

Ideal  Apostilas Ideal

 

Já a adesão efetivada por intermédio de inscrições, convites, cortesias ou pela compra direta de ingressos por parte do target gera a adesão efetiva do público alvo a proposta concebida convergindo aos objetivos propostos no planejamento do evento. Fase

Ma Macro cro Açõ es

Comunicação

Adesão Inscrições

Ferramentas

Re Resul sultados tados Esperados

Aproximação

Contato

Promoção

Conhecimento do Produto

Venda Direta

Maior Lucro

Venda Pacote

Maior Volume

Indução de Preço Antecipação de Receita Convites

Mobilizadores

Pré-feedback

Expectativas

8.1.4 8.1 .4 Fase de Pré-produç Pré-produção ão A pré-produção é uma fase anterior a produção ou execução do evento propriamente dito, sendo o momento onde os planos de ações, recursos são ativados. Cada evento deve possuir um plano de ação detalhado e com ações e responsabilidades definidas, prazos onde este será o balizador das atividades desenvolvidas por cada integrante da equipe ou fornecedores e prestadores de serviços. Ainda devem conter informações referentes a contratos, logísticas e representantes das empresas prestadoras de serviços, fornecedores, local do evento, bem como informações úteis da cidade onde o evento estará sendo realizado, servindo como dados de orientações a equipe de trabalho. A utilização de software ou ferramentas on line de gestão de projetos facilitam o desenvolvimento dos planos de ações, porém em determinados momentos não permite a visualização de cada tarefa e do seu status de andamento. A criação de painéis de visualização com as fases e planos de ações, possibilitando possibilitando em apenas um local a observação das tarefas que foram superadas e daquelas que ainda estão por vir é uma prática desenvolvida em algumas empresas de organização de eventos. Os mapas de recursos e planilhas orçamentárias são ativados também neste período, pois neste momento as contratações são efetivadas com base nos orçamentos apresentados nas fases de planificação. Esta ativação deve considerar 36 

 Apostilas Ide Ideal al

 

inclusive o fluxo de caixa da empresa e o cronograma de desembolso dos planos e cotas de patrocínios, pois farão a composição financeira do evento e o plano de desembolso da empresa organizadora de eventos junto aos seus fornecedores. A etapa de montagem de materiais em sua grande maioria se manifesta nos materiais de comunicação e marketing do evento, tanto em seu processo de promoção como de manutenção de imagem, possibilitando o desenvolvimento da imagem do evento tangibilizando seus conceitos propostos, além dos materiais necessários para a fase de comercialização e adesão, ou mesmo para o target específico, visto que os materiais daqueles que participarão de forma efetiva do evento são montados antecipadamente. Equipes e materiais de saúde, segurança, entorno e equipes de trabalho além dos demais itens de montagem devem ser preparados antes de montar o espaço de trabalho no local onde o evento será realizado. Estas ações em sua grande maioria são desenvolvidas no escritório da empresa organizadora ou em seus fornecedores, pois em muitos momentos o local onde será realizado o evento não possui uma disponibilidade de espaço antes da data de execução.

37 

Ideal  Apostilas Ideal

 

Fase

Ma Macro cro Açõ es

Plano de ações PréProdução Montagem de Planos

Plano de Recursos

PréProdução

Montagem de Materiais

Ferramentas

Re Resul sultados tados Esperados

Mapa Logístico

Utilização dos Recursos Internos

Mapa Funcional

Utilização das Pessoas

Cronograma de Desembolso

Fluxo de Caixa

Painel SujeitoAção

Visualização da Tarefa

Locação

Produto/Serviço

Aquisição

Investimento

Contratação de RH

Aquisição de know how

Indicação

Infra estrutura de Suporte

Kit Comercial

Agilidade

Kit de Comunicação

Identidade

Kit Target 

Resposta

Kit Saúde

Segurança

Estas fases são conhecida como pré-evento, na qual organizar um evento é executar todas as providências preparatórias preparatórias necessárias para assegurar as melhores condições à sua realização, sem problemas administrativos, disciplinares e estruturais. Para que isto ocorra, trabalhar com antecedência é uma das principais atitudes que devemos tomar. (POIT, 2006) A figura abaixo apresenta os fluxos e processos do período de produção ou execução do evento ao pós-evento.

38 

Ideal  Apostilas Ideal

 

8.1.5  Fase de Produção – Infra estrutura 

Nesta fase as ações começam a ser desenvolvidas no sentido da execução do evento e no local onde este será realizado. Uma exceção aos mega eventos na qual suas estruturas são produzidas e montadas com um tempo maior de antecedência, visto que estes impactam nos destinos onde serão realizados. A construção de toda a infra estrutura necessária é neste momento que inicia sua alocação ou montagem, que pode ser dividida em infra estrutura do evento e infra estrutura de suporte. A primeira se relaciona ao espaço, local, entorno da realização, ambientação, audiovisual, som e luz e outras necessidades que geram impacto nas questões estruturais do evento. Já a infra estrutura de suporte se relaciona na grande parte das vezes aos serviços e espaços do destino que recebe o evento, como: transporte, segurança, alimentos e bebidas, hospedagem, taxi, serviços de saúde, bem como o fornecimento ao evento por intermédio de prestadores de serviços previamente contratados.

39 

 Apostilas Ide Ideal al

 

Fase

Ma Macro cro Açõ es

Infra estrutura de Suporte

Produção Infra estrutura do Evento

Ferramentas

Re Resul sultados tados Esperados

Transporte

Acesso

Hospedagem

Acolhida

Segurança

Tranqüilidade

Alimentação

Conforto

Montagem de Estrutura

Espaço Físico

Montagem do Entorno

Segurança

Montagem Decorativa

Humanização/ Estética

Montagem Audiovisual

Acesso a Informação

Montagem de

Amplificação// Destaque Amplificação

Som e Luz 8.1.6 8.1 .6 Fase de Produ Produção ção – Serviço Serviçoss Profi ssi onais Diversas são os serviços necessários para o desenvolvimento de um evento na qual cada tipologia irá necessitar de um ou outro tipo de serviço específico. Independente do ramo de atuação todos os serviços e fornecedores devem estar alinhados aos objetivos, objetivos, espírito e ações do evento, pois mesmo sendo terceiros estes compõem o evento e desta forma fazem parte da equipe que desenvolverá todas as ações. Reuniões de alinhamentos, cronogramas de tarefas, visita técnicas e identificação entre prestadores de serviços e coordenadores de áreas são fundamentais para o bom andamento do evento e para a obtenção das necessidades, desejos, expectativas do target, bem como dos objetivos de patrocinadores, promotores e parceiros de negócios. Foto, filmagem, alimentação, segurança, transportes, tecnologia da informação, engenharia,, serviços gerais, cerimonial, equipamen engenharia equipamentos tos e outros são alguns exemplos. . Fase de Produção – Ativ Atividades idades Artísticas Artístic as e Té Técnico-científici cnico-científici as Dentre as diversas especificações de conteúdos que podem incluir as tipologias de eventos e suas formatações as atividades artísticas possuem 40 

 Apostilas Ide Ideal al

 

características diferenciadas diferenciadas quanto a sua produção, visto que grande parte das ações necessitam de uma infra estrutura especifica sendo singular. Os riders  que determinam as necessidades técnicas e de estrutura de palco, back stage, equipamentos e necessidades pessoais dos artistas são instrumentos

valiosos para o organizador de eventos. Com o delineamento das tarefas a serem desenvolvidas a produção deve se ocupar das montagens necessárias quanto cenários, iluminação e sonorização, ajuste de estruturas leves como: instrumentos musicais, estantes, retornos sem fio, TPs, etc. Outra preocupação está na estrutura de back stage como, camarins, banheiros, espaços de imprensa autorizadas, ambientes

de alimentação, relaxamento, que possibilitam um maior conforto aos artistas. O roteiro artístico e a programação, juntamente com os testes e passagens de som e luz devem ser entregues e ajustados de acordo com a produção das atividades e com o artista em momentos anteriores do inicio do evento. Uma rigorosa supervisão e controle das ações devem ser desenvolvida pela coordenação de produção junto as demais áreas para que o evento possa iniciar e para que todas as suas interfaces possam ser executadas com sucesso. Fase

Produção

Macro Açõ Ações es

Eventos Artísticos

Ferramentas

Resultados Esperados

Ajuste Estrutura Leve

Acomodação

Roteiro Artístico

Programa

Passagem de Som e Luz

Alinhamento

Preparação Back

Condições ao Artista

stage 

Preparação do Stage 

Local da Ação

Abertura

Inicio

Execução e Supervisão

Controle

Já os eventos técnico-científicos possuem de maneira geral uma menor complexibilidade, complexibili dade, já que o número de variáveis é menor. No âmbito da execução a equipe de produção deve estar atenta as necessidades dos palestrantes, visto que a infra estrutura tende a ser a mesma para todas as apresentações. A atenção está nos cerimoniais de abertura e encerramentos, no cumprimento fiel do programa e dos 41 

Ideal  Apostilas Ideal

 

horários pré estabelecidos e aderidos pelos participantes, ao mesmo tempo que devem criar um ambiente de segurança e conforto tanto aos palestrantes como aos participantes. Supervisionar mesas diretivas, serviços de alimentos e bebidas, traduções e interpretes, cerimonial e mestre de cerimônias, equipes de áudio-visual, som e iluminação, imprensa são fundamentais para aqueles que organizam eventos desta natureza. Fase

Produção

Ma Macro cro Açõ es

Ferramentas

Re Resul sultados tados Esperados

Receptivo

Acolhida

Passagem de audiovisual

Alinhamento

Ajuste de Cerimonial

Alinhamento do Programa

Apresentação

Anúncio Público

Execução e Supervisão

Controle

Eventos TécnicoCientíficos

8.1.7 8.1 .7 Fase de Produ Produção ção – Supervi Supervisão são e Contr Controle ole O processo de execução passa por uma rigorosa atividade de supervisão e controle, pois o momento da execução não há espaço para erros, atrasos ou falta de informações. A comunicação entre as equipes e setores do evento deve ser sinérgica e alinhada aos objetivos, tarefas e prazos a serem cumpridos.

8.1.8 8.1 .8 Fase de Produ Produção ção – Desmont Desmontagem agem A desmontagem é o processo final da produção ou execução do evento onde todas as áreas envolvidas são responsáveis pelas desmontagens, sendo supervisionada pela equipe de produção, visto que deve seguir o plano de desmontagem detalhado no plano de ações. Grande parte dos equipamentos e materiais na grande maioria das vezes é oriunda de prestadores de serviços, porém outros podem ser da empresa organizadora do evento, por este motivo deve ser criado um procedimento de desmontagem. Grande parte dos prestadores de serviços encaminha notas fiscais, boletos bancários ou outros tipos de documentos no final de seus serviços no local do evento. 42 

Ideal Apostilas Ideal

 Apostilas Ideal Ideal  

Para que estes documentos não sejam extraviados se faz necessário destinar um colaborador da equipe para sejas responsável pelo recebimento e agrupamento destes documentos, portando-os para que ao chegar ao escritório da empresa organizadora

todos

possam

ser

encaminhados

ao

setor

financeiro

e

encaminhamentos. 8.1.9 Fase de Pós-even Pós-evento to

Grande parte dos organizadores profissionais de eventos entende o pós-evento com uma das fases mais importantes, pois devem ser efetuadas medidas finais e necessárias,, que auxiliarão nos processos administrativos finais do evento, bem como necessárias servirão de base para relatórios, avaliações e benchmark   para outras edições do evento. Neste sentido uma das ações importantes e que deve ser desenvolvida dura durante nte todas as fases dos eventos, já que o pós-evento inicia na concepção e dimensionamento, pois apresenta conteúdos que serão utilizados na fase final. Os processos de feedbacks são muito importantes e um destes pode ser realizado ao final de cada evento, ou em cada dia de eventos. Uma reunião de status e avaliação deve ser realizada com os membros da equipe e com os coordenadores de setores ou áreas, pois muitos dos problemas que possam ter ocorridos necessitam uma ação imediata. Ao mesmo tempo em que o momento de feedback  no dia do evento pode fazer ajustes, este auxilia na manunteção das informações, visto que uma reunião de avaliação pode acontecer dias após o evento e neste ínterim dados podem ser esquecidos ou perdidos. De volta ao espaço da empresa a desmontagem dos materiais que foram levados ao local do evento retornam e serão novamente organizados na empresa ou em seu local de armazenagem. É nesta fase que aqueles vencimentos que não foram realizados antecipadamente ao evento são realizados pelo financeiro da empresa. Os pagamentos são registrados no histórico do evento, uma etapa importante do pósevento, que além de armazenar os dados financeiros, agrupa todo o processo do evento, bem como, o registro dos participantes, os arquivos midiáticos, e os relatórios. A etapa da avaliação é um momento onde converge o feedback   do dia do evento realizado pela equipe que trabalhou no evento, as avaliações de participantes, da equipe de trabalho posteriormente ao evento, análise das expectativas pré-eventos, do target envolvido e do intangível. 43 

 Apostilas Ideal Ideal  

Desta forma os dados obtidos são suficientes para o desenvolvimento dos relatórios de avaliação qualitativa e quantitativa, do ROI – retorno sobre o investimento, dos clippings, dos relatórios de imagens institucionais, de redes sociais e acessos de internet e dos recursos utilizado utilizadoss durante o evento.

44