Optimizaacion de Recursos

 

OPTIMIZACION DE RECURSOS

En las diferentes organizaciones siendo estas pequeñas, medianas incluso las grandes empresas tienen a su disposición una serie de recursos, sin estos pues estas no pudieran persistir, como son por ejemplo: las personas, materia prima, etc. Llevar a cabo el proceso de las prácticas administrativas para el manejo de los recursos de vital importancia, ya que de esta forma se garantiza un adecuado manejo de estos. Con una buena administración y manejo de los recursos las empresas u organizaciones podrán alcanzar los objetivos y metas que se plantean día a día todo con el fin de ir incrementando como tal y brindando el mejor de los servicios al público. Cabe hacer mención que para tener una tarea eficiente no solo implica entregar productos o servicios en tiempo y forma, así como con características de calidad si no que es necesario que el resultado de los procesos que se realizaron se haya obtenido con un mínimo de recursos. Optimización

La palabra optimización es utilizada para que una tarea se realice de forma rápida. Dicha optimización se realiza con respecto a uno o más recursos. Recursos

Es todo aquello productivo, necesario para realizar una actividad por ejemplo: mano de obra, equipos y herramientas. Entonces podemos definir como optimización de recursos como una de la mejor forma de realizar una actividad con ayuda de la utilización con el mínimo de recursos. Que tendrá como objetivo, tratar y adecuar los recursos disponibles, de forma que se asegure una correcta utilización del recurso al igual que mejorar su eficacia.3 Para esto se debe tomar en cuanta una metodología como por ejemplo:  

Determinar los objetivos

 

Analizar las necesidades y priorizar

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Definir las actividades

 

 

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Definir las herramientas a utilizar

Con el fin de que en este proceso se obtenga  

El aumento de productividad

 

Mejorar el servicio del cliente

 

Flexibilidad para adaptar los recursos con respecto al trabajo

 

Nivelar la exigencia en las diferentes áreas de servicios

 

Reducir costos

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La optimización de los recursos tiene que ver principalmente con la eficiencia, es decir que se utilicen los recursos de le mejor manera posible, en el que se espera obtener mayores beneficios con un mínimo de costos. Tanto la eficiencia y la eficacia son muy importante ya que están relacionadas además de que hacen énfasis en los resultados, objetivos así como la creación de los valores. Por lo tanto para optimizar recursos no deberá ser únicamente eficiente sino también eficaz. Cuando se planea la creación de una empresa o cuando ya se tiene establecida y se quiere asegurar la permanencia o la ascendencia, es importante tener en cuenta los aspectos que benefician y cuáles no benefician para trabajar en ellos. La optimización de los recursos, es una grandiosa técnica para llevar a cabo debido a que se basa en la eficacia y la eficiencia para alcanzar grandes objetivos utilizando la menor cantidad de recursos posibles. Las empresas deben establecer prioridades para que así se trabaje más rápido en los puntos críticos que están afectando su crecimiento o analizar cómo podrían beneficiarse de esas prioridades. Cuando se busca una optimización de los recursos, también se busca el hecho de poder ahorrar ciertos recursos, ya sean financieros o humanos para así mejorar la situación actual en la que encuentra la organización en su mercado. En el siguiente trabajo, se hablará de forma resumida acerca de la optimización de recursos, los tipos de optimización y los beneficios que trae el realizar este tipo de método. Desarrollo

 

Cuando se habla de optimizar los recursos, no solo se habla de poder ahorrar o eliminar ciertos aspectos que no son deseables para el rumbo de la empresa, sino que se puede definir como la mejor manera u opción para llevar a cabo una actividad. Esto más bien tiene que ver con la eficiencia de poder tener resultados favorables utilizando el mínimo de recursos posibles y los mínimos gastos para lograr un objetivo o una meta. Todos los recursos son importantes, ya sea recursos humanos, recursos monetarios o cualquier otro tipo de recursos. Para poder tener una eficacia en estos aspectos, es necesario conocer los objetivos o metas que tiene la empresa y de esa forma, los recursos utilizados serán solamente los necesarios para llegar a tener éxito cumpliéndolas; de igual forma, es recomendable fijarse plazos para llegar a cumplir con la meta y de esa forma será más fácil detectar si el número de recursos que están siendo utilizados es el suficiente y necesario o se está e stá utilizando de más o de menos. El hecho de elaborar presupuestos y realizar análisis de priorización como el análisis de Pareto, pueden llegar a facilitar la optimización, de hecho este análisis fue creado precisamente para eso. Cuando se trata de la dotación de cualquier recurso, es importante estimar una correcta dotación de estos y tener en cuenta las cotizaciones u ofertas que algunos establecimientos puedan tener para así, optimizar los recursos financieros. Los encargados de llevar a cabo el proceso de optimización deben tener bastante esclarecidos los conceptos más importantes que son manejados como la eficacia, que se puede definir como la utilización racional de los recursos para lograr o alcanzar objetivos; la eficiencia que se puede definir como la relación que existe entre la inversión de los recursos destinados hacia cierta tarea y los resultados obtenidos y la economía que se refiere a la relación entre los egresos y el total que estaba estimado para cubrir ese aspecto, si los gastos resultan ser menores a los estimados, es ganancia para la empresa e indica que las cosas se están haciendo de forma correcta o puede suceder todo lo contrario. Se pueden describir los dos tipos más importantes para optimizar recursos que son la optimización de recursos financieros y humanos. Los recursos financieros, por lo regular son que son puestos en primer orden a la hora de priorizar o de optimizar, ya que el destino de la empresa, depende en gran medida de este.

 

En este caso, lo que se busca es gastar lo menos posible los recursos monetarios hasta lograr los objetivos sin dejar de lado la calidad o cualquier otro valor o característica que sea distintiva de la empresa. Se tiene que tener una relación positiva entre el capital monetario que se tiene para invertir, el capital que se gasta y el capital que es recuperado.

Por otro lado, tenemos al recurso humano y se refiere a todos los empleados que realizan tareas específicas dentro de la empresa. Debido a que el recurso humano resulta indispensable para la estabilidad de la empresa, existen ocasiones en las que el personal es insuficiente para cubrir las necesidades requeridas o muchas veces existe demasiado personal trabajando dentro de un área en la que no todos son necesarios y que estropean la secuencia del trabajo o que resultan en un gasto innecesario y por ende, una pérdida económica para la empresa que pondría en riesgo la permanencia y la estabilidad de la misma al evitar que ese capital vaya dirigido hacia aspectos más importantes o más críticos que puedan estar afectando la situación actual de la empresa. El hecho de optimizar los recursos, puede llegar a influir de manera positiva en el nuevo estado actual de la empresa y así mejorar las condiciones de trabajo para los empleados y las ganancias para los directivos. Optimización de recursos en la organizac organización ión

En el caso de un establecimiento con servicios de alimentación se podrían optimizar los recursos de las compras por ejemplo: en donde se analizaran las compras, los proveedores y la posible negociación con estos, con el propósito de elaborar una estrategia para las compras adecuando las necesidades. Entre los puntos que se pueden considerar en la optimización de las compras son por ejemplo:  

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Creación y análisis de indicadores: en donde se crearan indicadores sobre sus compras, ventas, etc., para descubrir posibles mejoras.

 

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Plazos de entrega: se negociaran los plazos de entrega con los proveedores para adaptarse mejor a la producción y mejorar la rentabilidad.

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Negociación de precio, formas de pago y cantidades con los proveedores.

 

 

Informatización de las compras: se buscaran las aplicaciones más adecuadas.

 

Definir las necesidades reales y buscar obtener la mejor opción en cuanto a calidad,

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necesidad y precio. En las organizaciones y/o empresas, se resalta que uno de los recursos más preciados es el tiempo, que es intangible y manejable, resaltando que es limitado e irrecuperable, por esto es indispensable tener presente las condiciones que permitan su optimización. En las empresas que brinden servicios de alimentación buscan mantener una mejora continua de sus recursos y procesos, así como administrar sus servicios con calidad. La norma ISO 9001:2000

Indica que una organización o empresa debe proporcionar los recursos necesarios para:

 

Implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad e ir mejorando continuamente la eficacia.

 

Así como aumentar la satisfacción del cliente.

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En cuanto a recursos la norma se refiere a las personas que son capacitadas para la realización del trabajo, así como los edificios y terrenos adecuados, a los equipos y maquinas, materias primas consumibles y repuestas, a proveedores, etc. Todos estos deben ser manejados de forma eficaz. Recursos a tener en cuenta

La información

Se señala que la información debe ser tratada como un recurso, el cual debe ser empleado como un instrumento para el proceso de mejora y la toma de decisiones. ¿Cómo gestionar adecuadamente la información?

Para gestionar adecuadamente la información se deben tener en cuenta:  

Determinar las necesidades de información de la organización.

 

Identificar y acceder a las fuentes de información tanto internas como externas.

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Convertir la información en conocimiento de utilidad.

 

Utilizar la información, los datos y el conocimiento para cumplir las estrategias y los

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objetivos. La relación con los proveedores

La dirección está encargada de optimizar el número de proveedores, así como mantener una buena relación que permita establecer una comunicación y también solucionar problemas de manera rápida y eficaz. También se debe realizar una revisión continua de las actividades que son realizadas por los proveedores orientándolos hacia la mejora continua, evaluando, reconociendo y recompensando sus esfuerzos y logros. Los recursos naturales

Las organizaciones deben tener presente los recursos naturales ya que estos también pueden repercutir en los resultados. Recursos financieros

El control de este, así como la administración deben ser gestionados por la dirección para alcanzar los objetivos que se han propuesto. Recursos humanos

Los recursos humanos es uno de los recursos más importantes con las que cuentan las organizaciones, ya que de estos depende en gran parte el funcionamiento adecuado del sistema de gestión. Cabe resaltar que se debe seleccionar a aquellos que tengan una formación adecuada y que sean capaces de adaptarse a las tareas que se le asignen así como al resto de los miembros que forman parte de la organización. Que el personal de una empresa u organización se considerado apto para realizar determinada actividad en su puesto de trabajo depende de tres factores:

 

 

Selección adecuada para cada una de las actividades que se realicen en ella.

 

Contar con la formación necesaria en las características que se realicen en ella.

 

Así como que reciba la motivación suficiente para que este lo refleje en su diseño de su

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trabajo.

Optimización de recursos empresariales

La optimización para este caso se refiere a facilitar a las empresas la mejor manera de utilizar sus recursos para conseguir lo que se quiere. En el entorno empresarial se consideran los siguientes recursos; además de los recursos humanos se encuentran: Recursos Económicos.- Es el medio que permite resolver los imprevistos que pueden presentarse en la actividad comercial o productiva. Recursos Financieros.- Se refiere a la circulación del dinero, los bienes y los patrimonios y, se componen de los saldos de los bancos, el dinero de caja, los depósitos en bancos, las acciones, los bonos, etc. 7 Recursos Tecnológicos.- Estos pueden ser tangibles (por ejemplo el hardware) e intangibles (como el software). Ayudan a desarrollar las operaciones diarias de la producción, así como de comercialización y comunicación. Recursos Materiales.- Estos son los tangibles t angibles tales como el terreno, la maquinaria, las instalaciones y la materia prima. Optimizar en área diferentes

Optimizar es realizar una mejor gestión de recursos en función del objetivo. Optimizar en administra administración ción

La optimización está enfocada en mejorar los procesos de trabajo, aumentar el rendimiento y la productividad.

 

Optimizar en economía

La optimización en esta área se refiere al proceso mediante el cual el ser humano tiende a buscar la forma de obtener el mayor rendimiento posible empleando la mínima cantidad de recursos, o reduciendo costos. Optimizar en Informática

En el ambiente de la informática y la tecnología, la optimización es el proceso en el cual se mejora la eficiencia y la rapidez con respecto al funcionamiento de un sistema informático. Optimizar en Matemáticas

Es la operación en el que se establece cuál, de entre un conjunto de elementos, es el mejor disponible. Optimización de recursos financieros

La optimización de los recursos se basa principalmente en lograr objetivos financieros que estén orientados a brindar seguridad económica en el momento, pero también en el futuro. Conclusión

Como se ha comentado durante el desarrollo de este trabajo tomar en cuenta la optimización de los recursos es de vital importancia para las diferentes instituciones u organizaciones, ya que con esto se pueden reducir principalmente aquellas perdidas innecesarias de los recursos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos que dicha organización o institución se han planteado. Ya que el propósito de las instituciones es brindar un mejor servicio y obtener ganancias de este, se debe considerar la optimización de los recurso ya que como hemos hecho mención anteriormente tener una tarea eficiente no solo implica entregar productos o servicios en tiempo y forma con las características de calidad si no que es necesario que el resultado de los procesos que se realizaron se haya obtenido con un mínimo de recursos.

 

El hecho de tener una excelente dotación de personal, no significa que la organización este bien administrada, ni tampoco indica una buena dirección de una empresa. La optimización de recursos se puede utilizar en una temporada en la cual es necesario y urgente ahorrar en cuanto a la eliminación de ciertos gastos redundantes. Aunque es necesario analizar cuando la empresa va bien y lo que se quiere es tener más ganancias con el fin de optimizar los recursos y llevar a un crecimiento empresarial que lo haga competitivo y diferencial en el mercado. Se puede concluir que no se necesita de un gran número de elementos para lograr objetivos, sino que más bien, lo necesario son elementos específicos que sean eficaces y que puedan cumplir con la demanda del trabajo para así evitar los gastos superfluos y que además no convienen para el propio bien de la empresa.

Referencias

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