Omega3000

Sistema de Gestión de Laboratorios

Sistema Omega

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1

Introducción al Sistema Omega ........................................................ 5 1.1

Presentación Presentación ............................................................................................ ..................................................................................................... ......... 5

1.2

Servicio.............................................................................................................. Servicio............................................................................................. ................. 7

1.3

Tecnología......................................................................................................... Tecnología......................................................................................................... 8

1.4

Software .................................................................................... ............................................................................................................ ........................ 9

2

PSM: “Process “Process System System Manager” Manager” ................................................... .......................... ......................... 11 2.1

Gestión de Procesos....................................................................................... Procesos ....................................................................................... 11 2.1.1

Proceso por Lotes vs. Flujo Continuo...........................................................................11

2.1.2

Arquitectura PSM ...................................................... ......................................................................................................... ................................................... 12

2.1.3

Parametrización ...........................................................................................................12

2.1.4

Funcionalidades ........................................................ ........................................................................................................... ................................................... 13

2.2

Control de Calidad....................... Calidad........................................................................................... .................................................................... 13

2.3

Validación técnica técnica ........................................................................................... ........................................................................................... 14 2.3.1

Hematimetría................................................................................................................15

2.3.2

Control Remoto de Gases............................................................................................15

2.3.3

Control de estado a tiempo real ...................................................................................16

3

MÓDULO GENERAL.......................................................................... 17 3.1

Procesos ................................................................................................... ......................................................................................................... ...... 18 3.1.1

Entrada de peticiones...................................................................................................18

3.1.2

Hojas de Trabajo ....................................................... .......................................................................................................... ................................................... 19

3.1.3

Fase Analítica...............................................................................................................19

3.1.4

Resultados ...................................................................................................................19

3.1.5

Validación Diagnóstica ........................................................ ................................................................................................. ......................................... 20

3.1.6

Consultas .....................................................................................................................21

3.1.7

Impresión / Integración.................................................................................................21

3.1.8

Estadísticas ........................................................ ............................................................................................................... .......................................................... ...22 22

3.1.9

Trazabilidad..................................................................................................................22

3.2

Parametrización Parametrización .............................................................................................. .............................................................................................. 23 3.2.1

Control de usuarios ................................................... ...................................................................................................... ................................................... 23

3.2.2

Demográficos .................................................. .......................................................................................................... ............................................................. .....24 24

3.2.3

Pruebas........................................................................................................................24

3.2.4

Valores de Referencia..................................................................................................25

3.2.5

Pruebas Funcionales....................................................................................................26

3.2.6

Listas de Trabajo..........................................................................................................26

3.2.7

Informes ........................................................ ............................................................................................................... ...............................................................27 ........27

3.2.8

CAR: Motor de Reglas de Decisión..............................................................................27

3.2.9

Identificación Positiva de Validación (firma electrónica)...............................................28

3.2.10

Configuración de Opciones ........................................................ .......................................................................................... .................................. 28

3.2.11

Control de calidad ........................................................................................................29

4

MÓDULO DE URGENCIAS................................................................ 30 4.1

Diseño optimizado......................................................................................... optimizado........................................................................................... .. 30

4.2

Visión global........................................................................................... global .................................................................................................... ......... 30

Sistema Omega

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4.3

Procesos automáticos..................................................................................... 31

4.4

Paneles de pruebas pruebas ........................................................................................ ........................................................................................ 31

4.5

Tiempo de respuesta............................. respuesta....................................................................................... .......................................................... 32

5

eMicro: MICROBIOLOGIA................................................................. 33 5.1

Nuevo modelo modelo organizativo............................................................................. organizativo............................................................................. 33

5.2

Modelo de datos.............................................................................................. 34

5.3

Identificación de muestras, muestras, medios, medios, pruebas.................................................. 34

5.4

Gestión de siembras siembras ....................................................................................... ....................................................................................... 35

5.5

Proceso Analítico: Analítico: Visión global...................................................................... 35

5.6

Control de tareas tareas pendientes pendientes .......................................................................... 37

5.7

Registro rápido rápido de negativos negativos .......................................................................... 37

5.8

Estadísticas ....................................................................................... ..................................................................................................... .............. 38

5.9

Beneficios........................................................................................................ 38

6

MÓDULO DOSIS................................................................................ 39 6.1

Pacientes controlados controlados ..................................................................................... 39

6.2

Manejo sencillo...................................................................................... sencillo................................................................................................ .......... 39

6.3

Validación y Dosis........................................................................................... Dosis ........................................................................................... 40

6.4

Informes personalizados personalizados ................................................................................. 40

6.5

Estadísticas ....................................................................................... ..................................................................................................... .............. 41

7

WEBLAB ............................................................................................ 42 7.1

Historial y seguridad........................................................................................ seguridad........................................................................................ 42

7.2

Informes - versatilidad..................................................................................... 43

8

OMNIUM (Data Warehouse).............................................................. 44 8.1

Omnium y Omega ........................................................................................... 44

8.2

Query Omnium System................................................................................... System ................................................................................... 45

8.3

Omnium Full OLAP OLAP ......................................................................................... ......................................................................................... 46

8.4

Integración....................................................................................................... Integración............................................ ........................................................... 47

9

TQM: Gestión Global de la Calidad ................................................. ............................ ..................... 49 9.1

Introducción..................................................................................................... 49

9.2

Gestión documental documental ........................................................................................ ........................................................................................ 50

9.3

Gestión de incidencias y acciones acciones correctoras............................................... correctoras............................................... 51

9.4

No conformidades conformidades ........................................................................................... 52

9.5

Gestión de mantenimiento mantenimientos............................................................................. s............................................................................. 53

9.6

Auditorías ..................................................................................... ........................................................................................................ ................... 54

9.7

Indicadores Indicadores de calidad .................................................................................... .................................................................................... 54

9.8

Acciones de mejora......................................................................................... mejora......................................................................................... 56

9.9

Beneficios........................................................................................................ 56

10

eDAI.................................................................................................... 58 10.1

Sistema Omega

Situación actual ..................................................................................... ............................................................................................... .......... 58

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10.2

e-DAI: Integrador de sistemas de laboratorio ................................................. 59

10.3

e-DAI Pre-laboratorial...................................................................................... 60

10.3.1

Gestión Prepeticiones .................................................................................................. 60

10.3.2

Ayudas a la extracción ................................................................................................. 61

10.3.3

Transporte....................................................................................................................62

10.4

e-DAI Post-laboratorial.................................................................................... 63

10.4.1

Funcionalidad de usuario ............................................................................................. 63

10.4.2

Mecanismos de recepción y fusión ..............................................................................65

11

SISTEMAS DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS..................... 67 11.1

Flexibar............................................................................................................ 67

11.2

Teleform .......................................................................................................... 68

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1 Introducción al Sistema Omega 1.1 Presentación Omega es un Sistema de Gestión Global del laboratorio de análisis clínicos de última generación, con una orientación signficativa hacia conceptos amplios de gestión e integración en redes de información santitarias, diseñado específicamente para proporcionar la máxima seguridad, integración e innovación. Orientación a la Gestión

Los nuevas generaciones de software orientan sus desarrollos para cubrir las nuevas necesidades de los laboratorios, donde el manejo de información básica se han resuelto satisfactoriamente y son necesarias nuevas herramientas que permitan aplicar criterios modernos de gestión, basados fundamentalmente en la aplicación de modelos de calidad global y acceso libre a la información mediante herramientas de explotación sencillas.

Arquitectura funcional

Los sistemas Omega han ampliado su arquitectura funcional para incorporar conceptos amplios relacionados con la gestión e integración. El software se ha construido en diversas capas interconectadas que van incrementando la funcionalidad desde el control de flujos de muestras hasta la integración del conjunto en las redes de información sanitarias. eDAI: Integrador Area TQM: Gestión Global Calidad Omnium Weblab General:

Urgencias

Dosis

Microbiologí  a

-Bioquí  mica -Hematologí  a

PSM: Gestión Técnica

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Todos los componentes han sido optimizados y algunas de las capas aportan conceptos novedosos en el entorno de laboratorios de análisis clínicos, como el de “laboratorio sin papeles” en microbiología, acceso a la información mediante cubos OLAP de OMNIUM, gestión de la calidad global mediante TQM o integración en áreas sanitarias mediante e-DAI. Seguridad y Servicio

El entorno del laboratorio clínico exige soluciones de alta seguridad para la gestión de sus procesos así como un gran nivel de servicio (pre y postventa). Omega dispone de sistemas de alto rendimiento y fiabilidad. Los mas de 220 sistemas instalados en España (aprox. 561 en 16 paises), mayoritariamente de medio o gran tamaño, avalan sus posibilidades de gestión así como las capacidades de servicio de nuestra organización. Su estructura modular y configurable permite diseñar un sistema acorde a las necesidades de cada centro, ya sean modelos centralizados y consolidados en redes corporativas o sistemas departamentales. Integración en Redes Sanitarias

La integración en las redes corporativas de información sanitarias es un punto fundamental en la optimización del proceso asistencial. Omega dispone de herramientas específicas con soporte de los protocolos actuales (HL7 versiones 2.1, 2.3, 3, IHE, ASTM,..) y experiencia contrastada en la integración de sistemas corporativos de especializada y primaria de múltiples comunidades autónomas. Inno vación y evolución: Sus novedosas soluciones permiten gestionar de forma óptima procesos

asociados a la información y a la producción en el ámbito del laboratorio clínico. Con soluciones únicas en el manejo de muestras y modelos de organización global. Omega es sistema desarrollado en nuestro país y que cuenta con el reconocimiento de países de Europa, América y Asia. Nuestro Centro de Desarrollo en Barcelona incorpora de forma continua nuevas funcionalidades y tecnología. Desarrollado en España

Omega3MIL es un producto realizado por Roche Diagnostics en sus instalaciones en Sant Cugat del Vallés por un equipo propio de amplia experiencia y aplicando los modelos de calidad exigidos por la compañía. La experiencia exitosa de los diversos sistemas Omega se ha exportado a otros países existiendo en la actualidad sistemas Omega en todos los continentes.

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1.2 Servicio Un servicio global es parte indivisible e imprescindible de un producto, asegurando su correcta dimensión, implantación y evolución continuada. Diseño del Proyecto:

Nuestro personal especializado realiza proyectos completos atendiendo a sus necesidades en integración, seguridad, interconectividad, plazos de ejecución, centralización, formación específica, ... Asesoría en organización:

Las capacidades de un LIS suponen una gran incidencia en la organización de laboratorio. El equipo humano de Omega acumula larga experiencia en organización pudiendo asesorar sobre múltiples modelos posibles y adecuando la configuración del sistema a la organización más optima. Hot Line

En el servicio de asistencia telefónica Hot Line, nuestro personal especializado consigue un altísimo grado de resolución de incidencias mediante conexión a tiempo real con líneas de alta velocidad y ámplia cobertura horaria (de 8 a 20 horas) Evolución continuada

Omega edita periódicamente nuevas versiones de software y módulos con mejores funcionalidades y posibilidades que le permitirán disponer de un sistema en continua evolución. Cobertura Nacional:

Roche dispone de personal técnico especializado en la totalidad del territorio nacional permitiendo unos tiempos de respuesta menores así como un conocimiento más profundo de la casuística de cada organización mejorando así la optimización del sistema en cada caso.

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1.3 Tecnología Hardw are y Seguridad

Los procesos gestionados por los LIS exigen sistemas de gran seguridad. Omega ofrece soluciones de hardware de alto nivel de seguridad y capacidad de proceso: Multiservidor (distribución de procesos) Servidores espejo Elementos redundantes (fuentes, controladoras, …) Servidores Biprocesadores (alta velocidad) Seguridad RAID en varios niveles •

•

•

•

•

Estándares de sistemas

Los sistemas actuales cumplen estándares tecnológicos, asegurando así su calidad, capacidad de integración y evolución: Servidores UNIX, Windows Estaciones cliente Windows Base de datos posrelacional CACHE Soluciones www •

•

•

•

Arquitectura

Los diversos módulos de Omega3MIL se han diseñado con la tecnología más adecuada dependiendo de las necesidades del entorno de utilización. Omega 3Mil utiliza arquitecura de tres capas en topología cliente servidor: El nivel de presentación se ha desarrollado mediante Microsoft .NET (Estación cliente en entorno web) o Visual Basic 6 Base de datos postrelacional Caché. Lógica de aplicación en Caché con acceso a base de datos a través de métodos publicados como web services o mediante API específicos. •

•

•

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1.4 Software La nueva arquitectura funcional de Omega3MIL ofrece las mayores posibilidades del mercado, con soluciones novedosas en “laboratorios sin papeles”, en aplicación de “modelos de calidad” o integración en redes de información corporativas.

Sus posibilidades de configuración permiten diseñar múltiples niveles de integración, desde sistemas departamentales hasta sistemas integrados en una red de información sanitaria, con integración de múltiples bases de datos, mecanización de procesos y acceso via internet. Su estructura modular está compuesta por: eDAI: Integrador Area TQM: Gestión Global Calidad Omnium Weblab General:

Urgencias

Dosis

Microbiologí  a

-Bioquí  mica -Hematologí  a

PSM: Gestión Técnica

P SM Unidad básica del sistema especializada en las tareas fundamentales del personal técnico: gestión de muestras, control de calidad y validación técnica. PSM permite la implantación de modelos de gestión de muestras en continuo mediante un sistema de guiado virtual evitando los procesos tradicionales de ordenación de muestras. Módulo General Módulo central adaptado a los laboratorios de Bioquímica, Hematología y Serología con amplia experiencia y calidad demostrada en la gestión de los diversos subprocesos.

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Urgencias Solución para laboratorios de urgencias con monitorización de estado a tiempo real que permite un control específico de la muestras urgentes así como de magnitudes diferenciadas. Microbiología Diseñado para atender las especificaciones del laboratorio de Microbiología permitiendo la implantación de un modelo “sin papeles” mediante un software en entorno táctil con trazabilidad total de todo el proceso analítico. Dosis Gestión de pacientes en tratamiento con anticoagulantes orales con utilidades para seguimiento, dosificación, distribución, agendas,… Weblab Acceso remoto mediante tecnología web a la base de datos para consultas de historiales completos e impresión de informes. OMNIUM Novedoso Datawarehouse para la explotación estadística de la información mediante un entorno guiado SQL o cubos multidimensionales OLAP para usuarios no experimentados. TQM Herramienta específica para la implantación y seguimiento de modelos de calidad con inclusión de gestión documental, incidencias, no conformidades, auditorias, indicadores de calidad,.. eDAI Novedoso integrador de área que permite ofrecer una visión unificada de múltiples sistemas Omega salvando los inconvenientes de los diversos catálogos de pruebas y multihistória de pacientes. Incorpora utilidades para la gestión de prepeticiones, seguimiento de transportes y neveras así como acceso a historiales de informes de pacientes. Sistema de digitalización de documentos Solución para digitalización de documentos y entrada simultánea de peticiones

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2 PSM: “Process System Manager” PSM es la unidad básica del sistema especializada en las tareas fundamentales del personal técnico: Gestión de muestras, Control de calidad y Validación técnica. Dispone de diseños específicos para las áreas de Hematimetría y Control de Remoto de Gases. PSM permite además la implantación de modelos de gestión de muestras en continuo mediante un sistema de guiado virtual evitando los procesos tradicionales de ordenación de muestras. eDAI: Integrador Area TQM: Gestión Global Calidad Omnium Weblab General:

Urgencias

Dosis

Microbiologí  a

-Bioquí  mica -Hematologí  a

PSM Gestión Procesos  Control Calidad   Validaci ón Técnica Flujo de muestras         On Line                   Area trabajo Direccionamiento                  í  a Hematimetr  Alí  cuotas                    ágenes         Im Diluciones                          át.   Reglas autom Repeticiones automáticas Archivo                     Control remoto gases Trazabilidad                             Control analizador  Validación técnica

2.1 Gestión de Procesos Uno de los puntos actuales de mejora en el laboratorio de análisis clínicos es el relacionado con los modelos de organización y optimización de la fase productiva. PSM es la solución de software de Omega que permite la aplicación de modelos de “flujo continuo”  en el manejo de muestras en el laboratorio de análisis clínicos frente a los tradicionales modelos por lotes. Mediante PSM y el “flujo contínuo”, el proceso analítico se realiza sin subprocesos masivos de ordenación de muestras, sin listas de trabajo, sin procesos por lotes, facilitando la gestión global, simplificándola.

2.1.1 Proceso por Lotes vs. Flujo Continuo Al observar la situación actual del proceso analítico (para encontrar puntos de mejora), se aprecia que los procesos relacionados con el manejo de muestras en la fase preanalítica y postanalítica están basados en un modelo por lotes, donde son necesarios múltiples operaciones recursivas de ordenación de muestras según sus códigos de barras para su localización y acciones posteriores. Es un modelo no productivo, que no aporta valor, consume recursos de personal y provoca errores.

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Frente al modelo por lotes, existe una nuevo concepto en el manejo de muestras: El Flujo Continuo. El flujo continuo permite el manejo de cada una de las muestras de forma individual, sin necesidad de ninguna ordenación ni edición de listas de trabajo. El software PSM indica al usuario la acción que debe realizar con cada muestra en cada momento del proceso analítico. El sistema se basa en un manejo muy simple y ágil. PSM indica las acciones principales en cada caso: Direccionar a un destino (analizador, sección, clasificador, ... Alicuotar (unidades, volúmenes, etiquetas, .. Repetir Archivar (posición, almacén, ..) Mediante estas indicaciones, que se realizan para cualquier muestra, en cualquier momento del proceso analítico y de forma simultánea para todos los usuarios que interaccionan con PSM, se consigue un flujo continuo en la gestión del proceso analítico. Este modelo de trabajo es más rápido, eficaz, disminuye errores, elimina tareas no productivas, permite modelos analíticos más optimizados, la gestión de almacén de muestras y en definitiva mejora la eficiencia del laboratorio. • • • •

2.1.2 Arquitectura PSM PSM utiliza un servidor independiente de Omega con el que está en conexión continua para el intercambio de información. Las indicaciones de PSM sobre cada muestra se realizan atendiendo a los parámetros de organización programados y a la información que recibe a tiempo real de los siguientes sistemas: OMEGA PC de usuario con escaners de código de barras Conexiones On Line • • •

2.1.3 Parametrización El manejo diario de PSM es simple y rápido. Sus posibilidades de parametrización permiten su adaptación a nuevos modelos de organización. El sistema se basa en rutas definidas para cada tipo de muestra, compuestas por diferentes destinos (analizadores, secciones, alícuotación, repetición, …) y algoritmos lógicos que permiten cambiar la ruta en función de las condiciones particulares de cada muestra. PSM permite definir parámetros como: Sistema Omega

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• • • • • • • • • • • • •

Tipos de muestras Destinos (analizadores, alicuotadores, clasificadores, … Alícuotas (volúmenes, etiquetas, número, .. Unidades de transporte (rack, rotor, … Almacén de muestras (gradillas, posición, caducidad…) Rutas para cada muestra a través de múltiples destinos Condicionantes de la ruta con algoritmos lógicos Cargas de trabajo Demografía de la muestra Test reflejos Repeticiones Carácter de urgencia Conexiones On Line

2.1.4 Funcionalidades El manejo diario de PSM es simple y rápido, estas son algunas de las funcionalidades más relevantes: Direccionamiento de muestra: PSM muestra el siguiente destino de la muestra (analizador, alicuotación, ruta, almacen, seroteca,…) Rack, posición: El sistema indica o memoriza la posición de la muestra en cada momento. Alicuotación: Información sobre alícuota (unidades, volúmenes, etiquetas de código de barras, .. •

• •

•

•

•

Gestión de Almacén de muestras: Indicaciones de posición, gradilla, fila, columna, caducidades, localización por nombre,.. Permite la gestión de varios almacenes y/o serotecas Listados completos mediante los cuales es posible mantener un control exhaustivo del flujo de muestras (recibidas, pendientes, archivadas,…) Trazabilidad completa: PSM resgistra todas las acciones realizadas en cada muestra manteniendo una trazabilidad completa sobre todas las muestras de un paciente, rutas recorridas, analizadores de paso, repeticiones, tiempos, alicuotaciones, posición de almacén, localización actual e histórica, etc.

2.2 Control de Calidad PSM incorpora herramientas completas de Control de Calidad siguiendo el algoritmo “Multiregla de Westgard” y con posibilidad de bloqueo de series analíticas mediante el método “Braketing”. El usuario puede definir múltiples niveles por método así como lotes diferenciados por fechas y aplicar diversas reglas inter series o intra serie.

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Para cada método/nivel/lote/ el usuario puede activar o desactivar múltiples reglas de westgard, definir la longitud de las series u otros parámetros para adecuar las diversas reglas a sus necesidades. Los valores de los diversos controles se obtienen a través de las conexiones on line con los diversos analizadores.

El sistema muestra en diversas pantallas informativas, el estado general del control de calidad y detalles de cada uno de los valores, reglas incumplidas y gráficos de evolución.

2.3 Validación técnica Una de las tareas fundamentales de la fase productiva es asegurar la calidad técnica de los resultados que serán remitidos para una posterior validación diagnóstica. PSM incorpora utilidades específicas para la validación técnica de resultados con criterios de visualización personalizables para cada usuario:

• • • • • •

Conjunto de pruebas (o grupos) a validar Filtros de selección Visualización gráfica evolutiva Repeticiones Bloqueo de resultados Nuevas pruebas

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Mediante el motor de reglas CAR (consulte el módulo general) que también se incluye en PSM, es posible además definir reglas de correlación entre resultados para detectar incoherencias, generar nuevas pruebas, validar resultados, generar comentarios, etc… PSM dispone de diseños adaptados a áreas de trabajo especiales: Hematimetría y Control Remoto de Gases.

2.3.1 Hematimetría PSM dispone de un diseño específico para atender las necesidades de validación relacionadas con la hematimetría. Pantallas de diseño específico agrupan la información relacionada con los hemogramas de un paciente, incluyendo: Datos numéricos, resultades, unidades Información gráfica: diagramas (scategramas e histogramas) Información cualitativa: alarma de sospecha. El sistema recoge a través de las conexiones On Line los resultados, los scategramas y las diversas alarmas generadas. Mediante un conjunto de reglas implantadas en la herramienta CAR se lanzan avisos a resultados específicos. Las capacidades de configuración del proceso de validación técnica se incluyen también para hematimetría. Como complemento PSM incluye una herramienta para la introducción manual del “Diferencial Leucocitario”, aplicando una corrección automática de los valores absolutos del diferencial. • • •

2.3.2 Control Remoto de Gases PSM incorpora funcionalidades específicas para la gestión y control remoto de una red de analizadores de gases Omni C y Omni S permitiendo las siguientes acciones: 1. Visualización de resultados unificados 2. Control de Calidad con aplicación de reglas de westgard y posibilidad de bloqueo de resultados de series analíticas mediante “braketing”  3. Visualización del estado de una/s unidades analíticas 4. Solicitud remota de calibración y/o control de una unidad remota 5. Bloqueo de canal/es de unidad analítica 6. Validación técnica de resultados con bloqueos automáticos en función de alarmas recibidas, control de calidad, resultado, etc. Sistema Omega

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7. Gestionar el reactivo remanente así como el nivel de residuos generado. 8. Activar o desactivar canales de forma remota 9. Enviar mensajes informativos a los analizadores.

2.3.3 Control de estado a tiempo real Mediante sencillas instrucciones el sistema muestra a tiempo real el estado de los analizadores, el nivel de reactivos así como el de cada uno de sus canales con iconografía específica: Pendiente de calibración o calibración en proceso. La prueba no esta lista. Prueba bloqueada por no pasar los QC Prueba activada Prueba bloqueada remotamente Prueba activada pero con un alerta de QC. La prueba no ha pasado el QC. Prueba desactivada permanentemente Prueba OK pero desactivada. Bloqueada por no pasar la calibración Prueba desactivada por no pasar los QC • • • • • • • • • •

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3 MÓDULO GENERAL El Módulo General Omega gestiona los laboratorios de Bioquímica, Hematología y Serología en su concepto más amplio, con funcionalidades completas para el manejo de la información generada en los diversos procesos analíticos.

En esta estructura funcional, el módulo PSM complementa al Módulo General en el manejo de muestras asociado a la producción, y permitiendo la implantación de modelos de producción en flujo continuo. (consulte le capítulo correspondiente a PSM). Se destacan, a continuación, los características importantes del módulo general según dos aspectos importantes en un sistema de gestión de laboratorio: • Gestión de procesos • Capacidad de parametrización Proceso Procesode de Información Información

Procesos Procesos Complementarios Complementarios

Proceso Proceso de de Producción Producción

Subprocesos Entrada Manual Lectores/Scanners Host interface Internet

Subprocesos Gestión Gestión Peticiones Peticiones Listas Listas Trabajo Trabajo

Configurables Cabeceras Pruebas

On OnLine Line

Bi-directional Rerun-Reflex

Gestión Gestión Resultados Resultados

Filtors Acceso Reglas Automáticas Gráficos Acceso Histórico Automática Remota Internet

Validación Validación

Consultas Consultas

Gestión Gestión Informes Informes

C C oo EE nn ss tt tt rr aa oo dd ll í  í  ss C C tt oo ii ss cc tt aa ee ss ss

TT rr aa zz aa bb ii ll ii dd aa dd // A A uu dd ii tt

C C oo nn tt rr oo ll C C aa ll ii dd aa dd

Módulo General Omega

Sistema Omega

Recepción Muestras Clasificación Fase Fase Pre-Analítica Pre-Analítica Alicutación Etiquetado C.Barras Distribución

Fase Fase Analítica Analítica

Recepción Direccionamiento/ Rutas On line Rerun-Repeat-Reflex Trazabilidad Contadores de Pruebas Re-direccionamiento

Seroteca/ Archi vo Muestras Etiquetado Fase Fase Clasificación Post-Analítica Post-Analítica Localización/ Gestión

PSM

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3.1 Procesos

3.1.1 Entrada de peticiones

La entrada de peticiones al sistema es un proceso de gestión masiva de información que usualmente debe realizarse en poco tiempo y por métodos diversos, condicionando el correcto funcionamiento posterior del proceso preanalítico y analítico. Omega se integra en los procesos de intercambio de información existentes entre los diversos servidores y programas que forman la red del área hospitalaria y atienden al proceso asistencial. Omega soporta modelos de secretaría unificada o descentralizada en varios laboratorios, con independencia del proceso de impresión de informes final.

La entrada de información al sistema suele realizarse, dependiendo de cada organización, por múltiples vías de forma simultánea dependiendo de los diversos sistemas que forman la red asistencial: e-DAI en modo remoto mediante tecnología web (consulte el capítulo correspondiente) Estación clínica de Asistencia Especializada (Protocolos HL7, IHE, ASTM) Sistema corporativo de A.Primaria (Protocolos HL7, IHE, ASTM) Manualmente en laboratorio Mediante lectores automáticos de tarjetas de marcas ópticas Mediante escaners de digitalización • • • • • •

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3.1.2 Hojas de Trabajo El uso de las Hojas de Trabajo, permite organizar el trabajo del Laboratorio y registrar de forma sencilla y cómoda, los resultados de aquellas técnicas manuales o de analizadores no conectados on-line. Las funciones principales son dos: distribuir y clasificar el trabajo del laboratorio y permitir la introducción rápida de resultados, su modificación, añadir comentarios a los resultados y registrar nuevas pruebas a una petición.

3.1.3 Fase Analítica Las fases asociadas a la obtención de resultados se gestionan de forma optimizada mediante el módulo PSM con sus funcionalidades asociadas a la gestión de los flujos de muestras, las conexiones On Line (incluye Control de Calidad) y validación técnica. En el capítulo correspondiente a PSM encontrará información completa sobre las características de PSM y sus utilidades para la implantación de un modelo de gestión de muestras en flujo continuo.

3.1.4 Resultados Con independencia de PSM, Omega3MIL dispone de sus propias herramientas para la gestión y definición de resultados. LA flexibilidad de los formatos disponibles es una de las características del sistema que puede combinar las siguientes posibilidades: Numérico Alfanumérico Numérico + alfanumérico Textos codificados Textos libres Combinación de textos libres y codificados Combinación de resultados numéricos y textos Pruebas funcionales con tiempos múltiples modificables • • • • • • • •

La gestión de resultados incluye “repeticiones”, simplificando los on line con los analizadores y facilitando el posterior proceso de validación

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• Combinaci ón de resultados num éricos y alfanuméricos • Comentarios con f unci ón editor  • Gesti ón de repeticiones

3.1.5 Validación Diagnóstica Los procesos de validación son especialmente importantes en Omega. Todos los diseños se han realizado para ofrecer la máxima información sobre el paciente de forma simple. Accesos múltiples a diversos niveles y filtros personalizables para acceder a las peticiones pendientes de validar Información adicional y directa de cada prueba: Valores referencia Repeticiones Alarmas de analizadores Ultimos resultados históricos Diseño específico (fondos y colores) para una mejor comprensión Indicaciones especiales para resultados fuera de márgenes de tolerancia Resultados de otras secciones Alarmas Delta Check Evolución gráfica de resultados Acceso a la totalidad del fichero histórico del paciente mediante filtros sin salir del proceso de validación. •

• • • • • • • • • • •

• Cambio de uso de gráfico de forma sencilla e inmediata • Evolución nu mérica de las series • Posibilidad de series en múltiples formatos

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3.1.6 Consultas Omega dispone de herramientas completas de acceso a la información de pacientes, incluso de forma consolidada aun cuando se haya optado por un modelo diferenciado de laboratorios y siempre atendiendo a los accesos otorgados en el control de usuarios: Búsquedas simples por nombre, raiz, número historia, .. Historial completo del paciente Consolidación de diversos laboratorios Indicaciones especiales en pacientes de urgencias Filtros de acceso complejos (secciones, pruebas, ..) Gráficos de evolución • • • • •

•

• Filtros de acceso a pacientes • Integraci ón de diversos laboratorios • Filtros de selecci ón de pruebas

3.1.7 Impresión / Integración Omega dispone de herramientas de configuración y selección en los procesos de impresión de informes que permiten modelos de secretaría en diferentes grados de unificación independientemente de los laboratorios atendidos. De forma similar a la entrada de peticiones, Omega dispone de utilidades para integrarse a los diversos sistemas de información de la red asistencial distribuyendo la información en diferentes formatos y localizaciones. Integración con Estaciones Clínicas y/o Sistemas corporativos de Asistencia primaria mediante protocolos estándar (HL7, IHE, ASTM,..) Acceso a través de módulo e-DAI via web Impresión automática sin necesidad de órdenes. Impresión remota en impresoras de red hospitalaria Combinación de impresión automática y remota Preparación de informes en formato fichero enviable por mail. •

• • • • •

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3.1.8 Estadísticas Omega dispone de utilidades para el acceso a estadísticas de actividad del laboratorio. La herramienta permite diversos niveles de configuración: Selección de demográficos y niveles de corte Nivel de detalle en los cortes Inclusión de cantidad y precio de pruebas Parámetros del catálogo general de pruebas Porcentaje de patologías Impresión en formato mensual y acumulado anual. • • • • • •

Independientemente de las estadísticas de actividad, Omega dispone del Datawarehouse OMNIUM para el acceso libre a la información mediante un asistente guiado SQL y cubos OLAP (consulte el capítulo correspondiente)

3.1.9 Trazabilidad Los sistemas de medida de la calidad, exigen trazabilidad de las acciones realizadas en los diferentes procesos laboratoriales. Omega 3MIL, mediante el uso del “control de usuarios” y PSM, realiza una amplia trazabilidad de las acciones fundamentales del laboratorio. A modo de ejemplo, estas son algunas de las informaciones que Omega 3MIL mantiene en memoria: Hora de registro a petición Persona/s que han registrado Hora de validación de cada parámetro Persona de validación de cada parámetro Hora de edición y reedición de informes Impresora de edición Hora de recepción de muestras Hora de entrada en analizadores y posición Hora de salida en analizadores y posición Hora de archivo y posición • • • • • • • • • •

Sistema Omega

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3 .2 Parametrización Los modelos de organización evolucionan con el tiempo, adaptándose a nuevas tendencias y necesidades, mejorando los diversos procesos, aumentando la calidad, la eficiencia. Los sistemas de gestión deben adaptarse fácilmente a estos cambios y la completa parametrización es el mejor camino. Omega dispone de amplias capacidades de parametrización, de forma simple y ágil. Sin dependencia del personal técnico de Roche, el administrador del sistema puede redefinir múltiples parámetos para modificar el comportamiento del sistema, ya sea en funcionalidades asociadas a documentos, procesos u organización global (secretaría unificada o diferenciada, impresión conjunta o por secciones, …) A modo de ejemplo, estas son algunas de las posibilidades de parametrización disponibles disponibles para el administrador.

3.2.1 Control de usuarios Omega incorpora amplias utilidades para el “Control de Usuarios” que acceden al sistema, convirtiéndose en una herramienta imprescindible para el cumplimiento de las Leyes de Protección de Datos así como para la jerarquización de la información (y los posibles accesos y acciones) en función de cada usuario. Sus principales funcionalidades son: Definición de usuarios independientes o grupos Control de procesos, acciones y consultas con independencia del módulo (General, Micro, Urgencias, ..) Control de accesos a laboratorios diferenciados Control individual (y trazabilidad) de las acciones fundamentales en el proceso global del laboratorio (registro, validación, impresión, hojas de trabajo, …) Control de las acciones llegando al detalle de prueba Control de consultas con múltiples criterios en función de la relación del peticionario con el paciente. • •

• •

• •

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3.2.2 Demográficos El proceso de registro de peticiones puede variar a lo largo del tiempo en una estructura asistencial, dependiendo de la estructura funcional de los laboratorios, del área sanitaria, de las capacidades tecnológicas asociadas,… Omega incorpora utilidades de parametrización en el proceso global del registro de peticiones. Definición independiente por Módulo (General, Micro, Urgencias,..) Selección de los campos a utilizar sobre un catálogo predefinido Cambio de títulos de campos predefinidos Ordenación de los campos en pantalla Información por defecto Correlación de campos demográficos para su introducción inmediata al introducir uno de ellos. • • • • • •

Definición independiente por módulo

Cambio de los títulos de los campos seleccionados previamente

Entrada automática de información en función de los campos cam pos anteriores anteri ores

Activación de los campos demográficos deseados

3.2.3 Pruebas La definición de los catálogos de pruebas deben disponer de la máxima flexibilidad para la incorporación de pruebas con características muy dispares en tipos de resultados, comportamientos, organización, flujos de información, variaciones a lo largo del tiempo,... Sección, Muestra, capítulo, laboratorio,... como conceptos jerarquizadores y organizadores Tipo de tubo: Elemento a utilizar para el control de muestras Fórmulas de cálculo Concurrentes y perfiles (entrada y llamada automática de pruebas) Catálogos: Correlación de pruebas propias con catálogos exteriores para comparaciones (Costes) o facilitar las conexiones. Tratamiento especial de pruebas realizadas en laboratorios externos Demora: Tratamiento específico para pruebas que no se realizan diariamente. (en listas de trabajo, validación, impresión, ..) no interfiriendo en los procesos usuales de las pruebas “rutinarias”. Interés: Código de protección frente a procesos de borrado Confidencialidad: Tratamiento especial para pruebas especiales, es necesario pasword adicional para su acceso. Resultados en varias unidades y conversión automática Valores de referencia acotados según tipo fisiológico y edad fisiológica Histórico de valores de referencia • • • • •

• •

• •

• • •

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Conceptos or anizadores

Tratamiento especial Tratamiento para pruebas

Demora: Concepto diferenciador de las pruebas que se realizan de forma periódica poro no diaria. Tratamiento

Activación automática de pruebas

Pruebas confidenciales: es

3.2.4 Valores de Referencia La definición de valores de referencia acotados para las condiciones específicas de cada paciente agilizan notablemente los procesos de validación y proporcionan al clínico mayor información diagnostica. Definición de unidades y factores de conversión

Valores auxiliares asociados a procesos internos (validación, impresión, online,…)

Tipo fisiológico para definición de tramos de valores

Omega incorpora funcionalidades especiales para el tratamiento de valores de referencia y campos asociados: Unidades convencionales e internacionales con factores de conversión Definición sin límite de tramos según tipo fisiológico (no sólo sexo) y edad fisiológica • •

Sistema Omega

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• •

•

Valores numéricos o alfanuméricos Campos adicionales para cada tramo (linealidad, tolerancia, pánico) que flexibilizan procesos asociados (validación, on line, ..) Histórico de valores de referencia: Definición de nuevos valores asociados al mismo código de prueba. Todos los procesos utilizarán los valores correctos en función de la fecha de la petición.

3.2.5 Pruebas Funcionales Las Pruebas Funcionales incorporan diversos resultados asociados a diversos tiempos de extracción.   Estos tiempos pueden variar dependiendo de las condiciones de cada paciente. Omega incorpora funcionalidades que permiten modificar, para cada paciente, los tiempos que han sido previamente definidos en los ficheros. El usuario puede, en el registro de peticiones, modificar, aumentar o disminuir para cada paciente, los puntos predefinidos, así como imprimir códigos de barras específicos para automatizar las diversas muestras con el mismo número de petición.

3.2.6 Listas de Trabajo Las listas de trabajo continúan siendo una herramienta útil en el laboratorio cuando el módulo PSM no se utiliza. Omega dispone de potentes herramientas para el diseño y edición de listas de trabajo.

•

Definición potente: La definición de listas se realiza mediante funciones “arrastrar y colocar”  de entorno Windows y permite al usuario definir:

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Cabeceras multilínea con inclusión de demográficos libres en formato vertical o apaisado. Selección simple de las pruebas que conforman la lista. Inclusión de resultados del fichero histórico Edición Configurable: La edición de listas dispone de utilidades específicas para simplificar la distribución de tareas en el laboratorio: Edición de lotes diarios o de días anteriores permitiendo un seguimiento simple del trabajo pendiente. Agrupaciones de listas por áreas de trabajo y/o muestras Registro: Introducción de resultados en el formato original y con todas las funcionalidades disponibles en el registro directo. o o o

•

o

o

•

3.2.7 Informes Las herramientas de Omega son similares a las utilizadas de forma extendida en el entorno Windows por programas de edición de textos o diseño gráfico, permitiendo la completa definición de formatos de impresión de informes: Formatos globales ilimitados asociados a campos demográficos (formato personalizado) Formatos independientes por módulo (Global, Micro, Urgencias, ) Informe global unificador o parcial por laboratorios. Definición independiente de cabeceras, secciones, pruebas, .. Inclusión de gráficos Formatos en columnas, doble página, ... • • • • • •

3.2.8 CAR: Motor de Reglas de Decisión CAR es una potente herramienta de creación de reglas que desencadenan acciones automáticas en la base de datos,  proporcionando a Omega cierta similitud con un sistema experto. La definición de reglas es sencilla Se utilizan operadores lógicos y la combinación de información demográfica y/o resultados de pacientes Las reglas pueden desencadenar de forma automática acciones como: Crear / Borrar pruebas Rechazar pruebas en función del último resultado y criterios fisiopatológicos. Crear comentarios a una prueba o a una petición Validar automáticamente aunque el resultado esté fuera de márgenes Solicitar repeticiones Buscar / Listar / Exportar a ficheros • •

•

o o o o o o

Sistema Omega

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Creación de reglas aplicables a módulos

Monitorización simple de las reglas creadas

Sencilla definición mediante operadores lógicos, demográficos y resultados de pacientes

3.2.9 Identificación Positiva de Validación (firma electrónica) La Identificación Positiva de la Validación (IPV) permite al sistema indicar, en los informes de resultados, información asociada a los responsables de la validación. Esta utilidad es complementaria a la trazabilidad que en todo momento mantiene el sistema sobre las principales acciones de los usuarios. La impresión de esta información en los informes puede realizarse a varios niveles: Por prueba o sección: Junto al resultado de cada prueba o de forma global en cada sección, aparecen las iniciales del responsable de validación. El nombre completo de cada uno de ellos puede aparecer a pie de informe. Por informe completo: Nombre del responsable de la validación de toda la petición. En este caso el sistema no permite validación parcial por secciones o pruebas. •

•

3.2.10 Configuración de Opciones El sistema Omega está concebido como una aplicación estándar, y en consecuencia, está provista de un elevado número de parámetros que peden ser configurados de forma que su comportamiento se adpate a la forma de trabajar de cada laboratorio. Sus posibilidades de configuración permiten diseñar múltiples niveles de integración, desde sistemas departamentales independientes, o laboratorios unificados, hasta sistemas integrados en una red de información sanitaria, con integración de múltiples bases de datos, mecanización de procesos y acceso via internet. También permite configurar características hasta un nivel de detalle, aue hacen de Omega uno de los sistemas más versátiles y adaptables del mercado.

Sistema Omega

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3.2.11 Control de calidad Omega incorpora un módulo de Control de Calidad siguiendo el algoritmo “Multiregla de Westgard”. El usuario puede definir múltiples niveles por método así como lotes diferenciados por fechas y aplicar diversas reglas inter series o intra serie. Para cada método/nivel/lote/ el usuario puede activar o desactivar múltiples reglas de westgard, definir la longitud de las series u otros parámetros para adecuar las diversas reglas a sus necesidades. Los valores de los diversos controles se obtienen a través de las conexiones on line con los diversos analizadores. El sistema muestra en diversas pantallas informativas, el estado general del control de calidad y detalles de cada uno de los valores, reglas incumplidas y gráficos de evolución.

Sistema Omega

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4 MÓDULO DE URGENCIAS 4.1 Diseño optimizado Las características del laboratorio de Urgencias aconsejan el uso de un software especial, diseñado para la gestión de información de forma ágil, con mínima intervención del usuario y con un control a tiempo real de la situación global del laboratorio. El módulo de urgencias de Omega se ha diseñado especialmente atendiendo a estas características. eDAI: Integrador Area TQM: Gestión Global Calidad Omnium Weblab General:

Urgencias

Dosis

Microbiologí  a

-Bioquí  mica -Hematologí  a

PSM: Gestión Técnica

El núcleo fundamental del sistema es una pantalla que ofrece , a tiempo real, una visión del estado de las peticiones activas en el laboratorio, permitiendo al usuario agilizar las acciones necesarias para mejorar los tiempos de respuesta. Este diseño hace posible una navegación mucho más simple, con un menor número de pantallas y disminuyendo las necesidades de aprendizaje, cualidad imprescindible en un sistema que se maneja 24 horas x 365 días. Complementariamente, se han automatizado algunos procesos que acostumbran a ser manuales en los sistemas de gestión tradicionales, simplificando así el manejo y mejorando los tiempos de respuesta: Impresión automática y remota Cierres automáticos Validación automática Tratamiento específico gases. • • • •

4.2 Visión global Omega ofrece, en el módulo de urgencias, una visión global a tiempo real del estado general de la carga de trabajo del laboratorio, permitiendo un modelo de trabajo en el que el usuario puede realizar, a cada petición, las acciones necesarias para mejorar el tiempo de respuesta. Tiempo Real: La pantalla principal del sistema (accesible desde cualquier puesto de trabajo simultáneamente) monitoriza a tiempo real la información general de todas la peticiones activas en el laboratorio. Ordenación: Mediante diversos filtros, el usuario puede ordenar la carga de trabajo por múltiples criterios (Hora, nombre, Servicio, ….) El filtro "situación" permite ordenar las peticiones según su

Sistema Omega

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estado (Pendiente de Validar, Pendiente de Imprimir, Pendiente de Resultado, ..) y agilizar el tiempo global de respuesta. Navegación: La navegación se ha simplificado y es posible realizar todo el proceso desde la

pantalla principal accediendo sólo a un total de 3 pantallas.

4.3 Procesos automáticos Para mejorar el manejo del sistema y mejorar el tiempo de respuesta, se han automatizado algunos

procesos

que

tradicionalmente exigen una puesta en marcha manual: Impresión automática y remota: No es necesario dar ordenes de impresión, las peticiones validadas se imprimen automáticamente. Si se asocian impresoras a algún campo demográfico, pude utilizarse la red hospitalaria para imprimir los informes cerca de su destino final. Cierres automáticos: Los sistemas tradicionales necesitan realizar procesos de cierre al final del

día que ordenan ficheros y mantienen historiales. Omega  realiza automáticamente este proceso, sin ordenes y sin paradas innecesarias del sistema. Validación automática: Los procesos de validación pueden lanzarse automáticamente cuando

una petición dispone de todos los resultados. Tratamiento específico gases: Algunas pruebas pueden catalogarse con el concepto “gases” al

tratarse de máxima urgencia y el sistema realiza un tratamiento específico de estas pruebas más ágil.

4.4 Pan eles de pruebas La simplicidad es un concepto importante en sistemas que deben utilizarse por múltiples personas 24 horas x 365 días. Panel de pruebas: El administrador del sistema puede definir distribuciones físicas en pantalla de

pruebas, facilitando la lectura de grupos de pruebas que aparecerán siempre en la misma disposición Selección sencilla: La selección de pruebas puede realizarse mediante métodos tradicionales

(códigos, nombres, ..) o mediante “clicks” de pruebas en el panel. Funcionalidades: Si bien se ha simplificado el diseño, las funcionalidades disponibles son las

mismas a las del módulo general (repeticiones, comentarios, consultas, altas, bajas, …) Sistema Omega

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4.5 Tiempo de respuesta El tiempo de respuesta es un parámetro de calidad del laboratorio de urgencias. Diseño: Los diseños de pantallas de Omega  facilitan el acceso a la información de tiempos (Hora

entrada y de edición de informe remoto) Estadísticas de tiempos : Como herramienta de control de calidad, Omega  ofrece estadísticas de

tiempos de respuesta, ordenadas por servicios y franjas horarias. Finalizadas : Omega dispone de una pantalla específica para pruebas finalizadas (aquellas cuyo

informe ha sido editado y ya no aparece en la pantalla de peticiones activas). Este diseño permite atender fácilmente las reclamaciones que habitualmente se realizan al laboratorio. Peticiones

Atención especial a tiempos de

Sistema Omega

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5.2 Modelo de datos El nuevo modelo de datos permite la incorporación en el sistema de peticiones, muestras, pruebas, medios de cultivo, aislados, pruebas identificativas y antibiogramas sin limitación en el número de cada uno de ellos.

5.3 Identificación de muestras, medios, pruebas El sistema permite la implantación de un nuevo modelo organizativo que mediante el entorno de pantallas táctiles puede registrarse de forma sencilla toda la actividad realizada en el laboratorio así como un seguimiento sencillo de las tareas pendientes por área de trabajo. Para ello el sistema permite el etiquetado mediante códigos de barras de todos los soportes físicos existentes en el laboratorio que deban ser localizados de forma rápida por el sistema para mostrar en pantalla toda la información relativa a los mismos. (Muestras, Medios de cultivo, aislados, pruebas de identificación, antibiogramas, información histórica, evolutivos,…). Dependiendo del modelo organizativo de cada laboratorio, el sistema permite la renumeración de los soportes físicos según cada área de trabajo para un mejor control y una organización más simple. Mediante pequeños escáneres distribuidos en el laboratorio cualquier soporte puede ser leído y el sistema muestra de forma inmediata toda la información relativa a la petición del medio leído con especial indicación de las tareas realizadas y pendientes.

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Puede configurarse el tipo de numeración por área y muestra. El sistema mantendrá la trazabilidad y correlación posterior entre los diversos soportes, áreas y número de petición original permitiendo, si se desea, la edición de un informe conjunto final.

5.4 Gestión de siembras Dependiendo de la organización configurada en el sistema (áreas de trabajo, medios, etc..) el sistema propone al personal técnico los medios que deben sembrarse en fu nción de los protocolos propios de cada laboratorio y atendiendo a la tipificación de cada paciente. En la misma acción se imprimen los códigos de barras correspondientes a los medios preparados. El proceso de siembra se automatiza mediante esta metodología de trabajo al estar predefinidos los medios o soportes que deben realizarse (dependiendo de prueba, muestra, tipo de paciente,..) sin necesidad que el personal técnico deba tomar decisiones. Mostrando el código de barras de la muestra original, el sistema propone automáticamente los medios que deben preparase en el área de trabajo seleccionada, permitiendo posponer otro tipo de medios para otras áreas o zonas de siembra controlada El sistema imprime automáticamente las etiquetas de códigos de barras correspondientes a los medios propuestos.

5.5 Pr oceso Analítico: Visión global El sistema ha sido diseñado para disponer en una sola pantalla de la máxima información posible relacionada con el medio sobre el que se están realizando tareas. Tras escanear su código de barras, el sistema informa en pantalla sobre muestras, localización, pruebas, medios, aislados, pruebas identificativas, información histórica del paciente, antibiogramas solicitados y resistencias de antibióticos. La información aparece distribuida en 4 zonas diferenciadas: Demográfica: Información demográfica del paciente al que pertenece el soporte escaneado. Area de trabajo: En la zona central el sistema muestra la trazabilidad completa de la petición a

la que pertenece el medio escaneado: Petición, muestra (con situación) y pruebas solicitadas Numeraciones de otras áreas de trabajo (si las hay) • •

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• • • • • • •

Indicación específica para medios pendientes de siembra Aislados registrados Pruebas de identificación por aislado Antibiogramas por aislado Marcas de impresión de resultado en informe Tarea realizada por el personal técnico con resultado sin relevancia Validado

• Trazabilidad com pleta de l as acciones realizadas • Indicación de t areas pendientes • Múltiples áreas de monitorización

Mediante pocas pulsaciones en un entorno táctil se informa al sistema de las tareas que van realizándose: crecimientos observados, pruebas solicitadas, resiembras, sensibilidades, etc. Información histórica: En la parte inferior bajo el área de trabajo, el sistema muestra la

información histórica disponible sobre el paciente en un formato reducido y con posibilidad de ordenación y filtro. Mediante iconos especiales es posible acceder a información evolutiva de antibiogramas sobre un germen seleccionado.

• Múltiples antibiogramas por aislado • Evolución históri ca de sensibilidades por germen • Herramientas de selección y bloqueo

Antibiogramas: Existe una zona específica en la propia pantalla donde es mostrada toda la

información relativa a los antobiogramas relacionados con los aislados de la muestra y

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pruebas. Pueden definirse múltiples sistemas de medida por antibiograma así como criterios de impresión de cada antibiótico. Existen reglas de coherencia entre antibióticos y gérmenes.

• Interface para uso en entorno táctil • Ordenación y filtrado de c omentarios, aislados, pruebas, … • Entradas múltiples de elementos

5.6 Control de tareas pendientes Se han creado diseños específicos para el control de las tareas pendientes dependiendo del área de trabajo sin necesidad del uso de listas impresas o registro en papel. En una pantalla simple y con posibilidad de filtrar la información según múltiples criterios, el sistema informa al personal técnico sobre las diversas tareas por área con posibilidad de ordenación de la información según múltiples criterios. Este mismo entorno se utiliza para la incorporación de tareas realizadas o resultados obtenidos agilizando así el registro sin necesidad de transferir información de papel al sistema de gestión.

• Control de tareas pendientes mediante lista dinámica en pantalla • Filtros de selección dinámicos • Posibilidad de intro ducción de resultados e indicación de tarea realizada

5.7 Registro rápido de negativos Para agilizar la entrada de información el sistema permite la entrada rápida de resultados negativos. Cuando en un medio no se observa crecimiento, pulsando simultáneamente una tecla específica y mostrando el código de barras del medio el sistema introduce automáticamente el resultado “sin crecimiento”. Si todos los medios resultan sin crecimiento significativo, al pulsar Sistema Omega

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simultáneamente una tecla específica y mostrar cualquier medio de la prueba el sistema asigna a todos ellos el comentario “sin crecimiento” y resultado “negativo” a la prueba.

5.8 Estadísticas Omega dispone de herramientas completas de extracción de información de la base de datos del sistema. Actividad: Herramientas simples para la contabilización de la actividad del laboratorio mediante

filtros de entrada demográficos y parametrización de los totales parciales, valoración económica, Epidemiológtocas : Omega dispone de estadísticas predefinidas epidemiológicas (Gérmenes, Por

edades, Microorganismos por muestra, …)

5.9 Beneficios • • • • • • • • • • •

Trazabilidad completa de todo el proceso analítico Permite la implantación de nuevos modelos organizativos minimizando el uso de papel Identificación positiva de todos los medios existentes Interacción mediante pantallas táctiles de uso sencillo Seguimiento de tareas pendientes y realizadas Simplificación en la ordenación de muestras Independencia de las áreas de trabajo Alarmas en el comportamiento de antibióticos Control de usuarios y accesos Información completa en una sola pantalla Acceso al histórico y comportamientos evolutivos en la misma pantalla

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6 MÓDULO DOSIS Dosis es el software de Omega que permite la gestión de pacientes en tratamiento con anticoagulantes orales. eDAI: Integrador Area TQM: Gestión Global Calidad Omnium Weblab General:

Urgencias

Dosis

Microbiologí  a

-Bioquí  mica -Hematologí  a

PSM:

6.1 Pacientes controlados Dispone de utilidades completas en:

Gestión de peticiones Fichas de pacientes Validación y filtros de acceso Asignación y distribución de Dosis Citaciones Informes con diseños gráficos Envío automatizado vía fax El sistema se ha diseñado para agilizar la gestión de pacientes “controlados” (Pacientes registrados, con valores estables de INR y Dosis), minimizando en estos casos las acciones que debe realizar el usuario. • • • • • • •

Para aquellos pacientes que no cumplen condiciones estrictas de validación (estabilidad de INR, paciente recurrente, …) el sistema ofrece utilidades para la asignación de la dosis, su distribución semanal y la impresión de informes con diseño gráfico de fácil comprensión. El envío de informes puede automatizarse a través de fax.

6.2 Manejo sencillo Dosis ha sido diseñado para manejar en una sola pantalla la totalidad del proceso. Acceso: Mediante filtros seleccionables, el usuario selecciona el tipo de paciente que desea en pantalla (del día, de fecha, no asistente, Pendientes de : resultado, validación, dosis, etc. 



Tiempo real: En laboratorios compartidos, donde los analizadores de coagulación procesan

muestran conjuntamente todas las muestras (dosis y otras) la pantalla de control Dosis se 

actualiza a tiempo real incluyendo los pacientes que van procesándose de los analizadores. Historial completo: El historial completo de un paciente aparece en la pantalla de control.

Sistema Omega

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6.3 Validación y Dosis El proceso de validación se ha diseñado para agilizar las acciones del usuario con un tratamiento diferenciado entre “controlados” y “atípicos”: Diseño: El diseño de la pantalla permite la visión de toda la información disponible del paciente, con un uso mínimo del mouse. Validación automática: En pacientes controlados, el sistema valida automáticamente el resultado INR

si

cumple

condiciones estrictas de validación definidas por el usuario. Dosificación automática: En pacientes controlados y validados, el sistema puede repetir la última dosificación y distribución. Citaciones: En pacientes controlados el sistema efectúa automáticamente la cita. Para el resto de pacientes el sistema dispone de herramientas completas de citación

6.4 Informes personalizados Dosis dispone de herramientas completas para la definición de informes. Mediante utilidades típicas de los programas del entorno windows, el usuario puede incluso definir formatos específicos asociados a campos demográficos de pacientes.

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Representación gráfica: El sistema proporciona un informe con una representación gráfica de la

medicación que debe administrase el paciente. En el proceso de validación la distribución es modificable por el usuario. Código de barras: El código de paciente puede incluirse en el informe mediante un código de barras que agilizará el tratamiento posterior. Impresión remota y automática: Los informes pueden ser direccionados automáticamente a impresoras remotas conectadas a la red hospitalaria. Envío fax: Los informes pueden direccionarse automáticamente a un número de fax personalizado

para cada paciente.

6.5 Estadísticas Omega dispone de herramientas completas de extracción de información de la base de datos del sistema. Actividad: Herramientas simples para la contabilización de la actividad del laboratorio mediante

filtros de entrada demográficos y parametrización de los totales parciales, valoración económica, Clínicas : Omega dispone de estadísticas específicas predefinidas para el seguimiento de la asistencia de pacientes en tratamiento con anticoagulantes orales.

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7 WEBLAB Weblab es un módulo de Omega que permite el acceso remoto mediante tecnología Web a la base de datos Omega, con funcionalidades en: • Consultas • Impresión de informes eDAI: Integrador Area TQM: Gestión Global Calidad Omnium Weblab General:

Urgencias

Dosis

Microbiologí  a

-Bioquí  mica -Hematologí  a

PSM:

WebLab se ha diseñado atendiendo a la sencillez de manejo y disfruta de las ventajas de la tecnología web, bajo coste, accesibilidad, reducido mantenimiento, ..

7.1 Historial y seguridad Weblab dispone de funcionalidades de consulta y acceso al historial completo de analíticas de pacientes cumpliendo con los altos niveles de seguridad. Filtros de acceso : El administrador del sistema puede definir niveles diferentes de acceso a 



las consultas, de forma que un usuario pueda acceder sólo a las peticiones que ha solicitado, al historial de peticiones relacionado con su especialidad, historial completo, etc, … Historial completo : Dependiendo del acceso que disponga el usuario, el sistema permitirá la consulta de todo el historial del paciente, consolidando la información de todos los laboratorios (bioquímica, hematología, microbiología y urgencias) tanto de peticiones solicitadas por asistencia primaria como especializada.

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7.2 Info rmes - versatilidad Weblab dispone de funcionalidades completas relacionadas con la impresión de informes analíticos atendiendo a las diferentes necesidades de asistencia especializada y primaria. Formato original: Weblab permite la visualización en pantalla e impresión de informes en el formato original diseñado por el administrador del sistema con todas las posibilidades de windows y del módulo general Omega. Lotes de impresión: Weblab dispone de utilidades en impresión de informes por lotes simplificando su gestión y disminuyendo los tiempos de respuesta. •

•

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8 OMNIUM (Data Warehouse) Datawarehouse de Omega3MIL para la explotación estadística de la información con herramientas de cubos OLAP sin necesidad de conocimientos especiales.

El carácter clínico de la información almacenada en las bases de datos laboratoriales, así como su gran tamaño, diversidad en las tablas y complejidad de la organización exigen un entorno de explotación de la información diferenciado del productivo, con herramientas potentes pero simples que permitan optimizar la gestión de la organización laboratorial. En el entorno tecnológico actual, han aparecido nuevas herramientas de acceso a la información que ha sido catalogadas como “business intelligence”. OMNIUM es una herramienta perteneciente al grupo de los “Data Warehouse” de la compañía SunSet Technologies y que ha recibido el premio “Caché Innovador Award”   en la “Developers Annual Conference 2003” celebrada en Las Vegas.

Proceso transferencia

Estructura optimizada

Herramientas interrogación

Al ser un Data Warehouse incorpora una base de datos independiente de Omega con la in formación reestructurada y herramientas específicas para una explotación de la información de forma libre y sencilla. La base de datos se ha reestructurado en el Data Warehouse adaptándola al entorno laboratorial Omega, con diferenciación de Bioquímica, Hematología y Microbiología. Se han desarrollado e incorporado de forma estándar el tipo de interrogaciones más usuales en los diversos laboratorios. eDAI: Integrador Area TQM: Gestión Global Calidad Omnium Weblab General:

Urgencias

Dosis

Microbiologí  a

-Bioquí  mica -Hematologí  a

PSM: Gestión Técnica

8.1 Omnium y Omega En el desarrollo y adaptación de una herramienta Data Warehouse gran parte del esfuerzo técnico que garantiza el éxito de la misma se encuentra en la creación de un buen proceso de transferencia Sistema Omega

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de información desde la base de datos origen así como la creación de una estructura optimizada en la base de datos final que va a ser explotada. Una estructura optimizada en la base de datos final permitirá agilizar las consultas, realizar queries con menos esfuerzo, sin necesidad de realizar asociaciones complejas y por tanto con menos conocimientos por parte del usuario. OMNIUM- Omega3MIL ha incorporado una base de datos especialmente estructura para un acceso rápido y sencillo a la información del entorno laboratorial. OMNIUM está desarrollado en entorno web. Los usuarios acceden a través de red mediante un navegador estándar. Las herramientas de interrogación han sido también especialmente adaptadas a Omega 2000 y a un usuario de entorno sanitario sin conocimientos específicos en interrogación de base de datos. Bajo el concepto OMNIUM INTELLIGENCE TOOLS se agrupan las herramientas finales de explotación de la base de datos que puede realizarse por dos vías: QUERY OM NIUM SYSTEM:  Acceso SQL optimizado. OMNI UM FULL-OLAP :  Navegación a través de cubos OLAP

8.2 Query Omnium System Query Omnium System permite acceso SQL a la base de datos en un entorno optimizado: La herramienta Query OMNIUM System ofrece una interfaz de usuario muy gráfica e intuitiva con la que realizar cualquier consulta SQL sobre la base de datos del data warehouse, sin necesidad de ser un experto en tecnologías de la información o lenguajes de consulta de bases de datos como SQL. Ofrece la ayuda de un asistente, el Easy Path, con el que pueden realizarse consultas de forma guiada, además de disponer en todo momento de la ayuda en línea necesaria. Easy Path permite construir queries en un entorno guiado con un diseño de ayuda visual donde las diferentes etapas de construcción son visibles y estructuradas Los usuarios inexpertos no necesitan conocer el lenguaje SQL. Selección, filtros, ordenación, impresión, formatos, …). •

•

•

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•

No es necesario conocer la estructura de los datos . La estructura de la base de datos

•

Asistente específico para Roche Diagnostics . Se ha desarrollado un asistente

•

Consultas predeterminadas listas para usar . Se han desarrollado las consultas más

•

está siempre visible y organizada, se muestran descripciones completas para evitar confusiones.

específico para Roche Diagnostics basado en las consultas más usuales que incorpora los operadores más comunes, algunos de ellos complejos o anidados, agilizando y simplificando la construcción de queries.

habituales siendo accesibles por los usuarios autorizados que pueden modificar los parámetros de filtro, ordenación y presentación si lo desean. Múltiples formatos de presentación de los datos: Excel, PDF, impresora, etc.

8.3 Omnium Full OLAP Omnium Full-OLAP es una herramientade análisismultidimensional que permitela navegaciónsobre cubosOLAP. Los cubos OLAP son la solución más novedosa para el acceso a la explotación de la información por parte de usuarios no experimentados en tecnología SQL.

La navegación sobre cubos es sencilla, el usuario mediante un solo toque de ratón  accede a todos los totales precalculados de una matriz multidimensional, sin necesidad de construir queri, sin conocimientos SQL, simplemente moviendo en todas direcciones y dimensiones de un cubo, girando libremente sobre el, expandiendo niveles y rotando dimensiones. Sistema Omega

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Se ofrecen cubos predefinidos acorde a las necesidades usuales de los diversos laboratorios. El usuario puede crear los cubos que desee de forma sencilla y ágil mediante un asistente en que simplemente debe arrastrar los campos que desea utilizar para el estudio. En la creación del cubo no es necesario definir ninguna condición de filtro, ordenación, formatos, etc…… Una vez creado el cubo, la explotación de todos los totales y subtotales es inmediata, la velocidad de navegación es instantánea, no hay tiempos de espera. La navegación a través de los cubos permite el salto entre ellos cuando disponen de estructuras semejantes. Incorpora herramientas de exportación directa a Excel o PDF y utilidades para la creación de

gráficos.

8.4 Integración El entorno de explotación OMNIUM implica el uso de una base de datos diferenciada de la de Omega3MIL. Los procesos de integración de la información están optimizados. •

En el proceso final de día de Omega se actualiza la información contenida en OMNIUM recalculando automáticamente todos los cubos OLAP creados.

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•

•

El proceso de actualización puede realizarse a petición del usuario en cualquier etapa del proceso analítico. La estructura de OMNIUM se ha optimizado para el Módulo General así como para el de Microbiología en estructuras separadas ya que la información que contienen es de naturaleza distinta.

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9 TQM: Gestión Global de la Calidad TQM es la herramienta de Roche Diagnostics, completamente integrada en el sistema Omega, que permite la implantación de un modelo de calidad global así como su seguimiento de una forma sencilla

9.1 Introducción La implantación de un modelo de calidad supone un importante esfuerzo en la definición de la organización, de sus procesos y protocolos, así como en la creación de la documentación necesaria. Sin embargo mayor esfuerzo supone mantener el modelo de calidad a lo largo del tiempo ya que implica actualizar de forma periódica la documentación, implantar medidas de mejora, auditar, definir y realizar un seguimiento de indicadores de calidad, corregir no conformidades, etc… Implicación de la organización: En la actualidad muchos laboratorios están inmersos en los

procesos de certificación o acreditación lo que supone en ocasiones un cambio organizativo importante y cuando menos una adaptación de las actitudes personales de todos los colaboradores del laboratorio. Uno de los grandes inconvenientes en la implantación de un modelo de calidad es el acceso sencillo a la información necesaria así como la implicación de toda la organización en la implantación y seguimiento de los protocolos definidos y las acciones necesarias. Difícilmente puede conseguirse una implantación efectiva si el concepto de calidad global no es entendido por la organización como un objetivo superior al meramente productivo. El objetivo de TQM es disponer de toda la funcionalidad necesaria para que el acceso a la información relacionada con el modelo de calidad sea sencillo así como utilizar el concepto de proactividad (mensajería personalizada) para integrar las acciones relacionadas con la gestión de calidad en las tareas diarias y facilitar su comprensión al conjunto de la organización. TQM: Total Quality Manager  Gestión Documental

Gestión Incidencias

Gestión Mantenim.

Indicadores No de Calidad Conformidades

Soporte Auditorias

Mejora Contínua

Pro-Actividad

TQM es la herramienta de Roche Diagnostics, completamente integrada en el sistema Omega, que permite la implantación de un modelo de calidad global así como su seguimiento de una forma sencilla, con carácter proactivo, gestionando de forma automática los flujos de información y documentación entre los colaboradores del laboratorio. TQM incluye las siguientes funcionalidades: • • • • • • • •

Gestión documental Gestión de incidencias y acciones correctoras Gestión de mantenimientos No conformidades Auditorias Indicadores de calidad Acciones de mejora Acciones de mantenimiento

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Integración en Omega 3mil: Una cualidad  importante de TQM es su integración en Omega 3mil

lo que permite a todos los usuarios del sistema utilizarlo desde cualquier puesto de trabajo consiguiendo que las tareas relacionadas con la gestión de calidad formen parte del trabajo usual diario. En la estructura jerárquica funcional de Omega 3000, TQM es una capa de software perfectamente integrada que utiliza la información del resto de capas para su aplicación en todos los procesos de calidad. eDAI: Integrador Area TQM: Gestión Global Calidad Omnium Weblab General:

Urgencias

Dosis

Microbiologí  a

-Bioquí  mica -Hematologí  a

PSM: Gestión Técnica

9.2 Gestión documental La herramienta de Gestión Documental permite la inclusión en el sistema de forma permanente de toda la documentación necesaria para la implantación y seguimiento del modelo de calidad. Inclusión de documentación: El gestor de la calidad y los distintos editores de documentación

pueden definir una estructura jerarquizada que permitirá la inclusión y seguimiento de la documentación. La documentación puede ser creada mediante las plantillas word predefinidas en el sistema o cualquier otra herramienta permitiendo la inclusión de todo tipo de ficheros (word, power point, pdf, imágenes escaneadas, excel, etc…) Mediante la jerarquía definida los documentos se clasifican en los distintos niveles deseados, desde una declaración genérica de la política de calidad hasta las instrucciones de trabajo detalladas. El editor podrá definir versiones, fechas de activación, recordatorios de revisión, revisores, aprobadores, distribución a usuarios, palabras de búsqueda,…

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TQM gestiona de forma completa los flujos de información necesarios entre los participantes en la definición, revisión, aprobación y distribución de documentos. El sistema lanza Proactividad:

mensajes de forma proactiva y personalizada a todos los usuarios implicados cuando es necesaria su participación en el proceso, incluyendo la notificación al usuario final del documento. Una vez implantado el sistema de calidad, TQM envía recordatorios a lo largo del tiempo cuando sea necesario revisar nuevas versiones posibilitando mantener la documentación actualizada con un sistema desatendido. Acceso simple: C ada usuario dispone de acceso simple y rápido a los documentos que suele

utilizar mediante un visión jerarquizada. En caso necesario existe un sistema de búsqueda mediante filtros y palabras claves. La documentación es accesible desde cualquier puesto de trabajo. Definición de parámetros asociados a un documento (Jerarquía, Ficheros, Periodicidades, Versiones, Fechas de activación, Listas de distribución,…

La proactividad del sistema mediante mensajes personalizados de diversos niveles de criticidad permite mantener el modelo de calidad actualizado y la incorporación de la gestión de calidad en las tareas diarias de toda la organización.

9.3 Gestión de incidencias y acciones correctoras En un modelo de calidad es importante el registro de las posibles incidencias diarias así como la puesta en marcha de las acciones correctores que se realizan de forma rutinaria para solventarlas. Posteriormente esta información se utilizará en la creación de indicadores de calidad. En la actualidad no existen herramientas automatizadas para su correcto seguimiento. TQM incorpora la gestión de incidencias y acciones correctoras permitiendo el seguimiento proactivo así  como su uso posterior en indicadores de calidad.

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Registro Sencillo : La mayoría de las incidencias que suelen producirse en el laboratorio están

predefinidas en el sistema. Pueden definirse las incidencias más habituales que puede registrar cada usuario dependiendo de las tareas diarias que suele realizar de forma que el registro sea sencillo y rápido. Seguimiento de acciones - Proactividad : El gestor de la

calidad puede definir para cada incidencia las acciones correctoras rutinarias que deben ponerse en marcha. Esta definición se realiza al personalizar el sistema para cada organización. Una vez registrada una incidencia, el sistema lanza avisos automáticos a las personas responsables de la realización de las acciones. Existe una pantalla específica para el seguimiento de estas acciones, las personas que se las han asignado, el tiempo transcurrido, mensajes de nuevos avisos si el tiempo es excesivo, seguimiento histórico,…

9.4 No conformidades Los modelos de calidad exigen el registro y seguimiento de las no conformidades que puedan producirse en la organización atendiendo a los procesos definidos en la gestión documental. TQM dispone de funcionalidad necesaria para el registro de las no conformidades así como para el seguimiento de las acciones correctoras definidas para su resolución: Registro de no conformidades: Atendiendo a la política de transparencia que suele ser habitual

en los modelos de calidad, TQM permite el registro de una pre-no conformidad a cualquier persona identificada de la organización. Automáticamente es enviado un mensaje al responsable de calidad quien definirá si es realmente una no conformidad y realizará el proceso de “alta” de la misma dando la forma adecuada a la documentación necesaria. Acciones correctoras y medición: En el proceso de alta de la no conformidad, el responsable de

calidad define las acciones correctoras necesarias, el punto de la norma al que afecta la no conformidad, áreas afectadas, los responsables de las acciones correctoras así como los mecanismos de medida que se realizarán para comprobar que las acciones correctoras se han realizado correctamente.

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El sistema permite el registro de la evaluación de las acciones correctoras así como el cierre de la no conformidad y su trazabilidad posterior. Proactividad: En todo el aplicativo TQM, el sistema es proactivo, lanzando mensajes con distinta

criticidad a todos los responsables de alguna tarea, enviado recordatorios al transcurrir un tiempo predefinido si las acciones no han sido realizadas.

9.5 Gestión de mantenimientos TQM dispone de un sistema de agendas que permite definir las acciones necesarias de mantenimiento para cualquier sistema del laboratorio ya sea analizador, sección, nevera, etc. Para un sistema definido, TQM permite crear tareas, periodicidad, responsable, registro de incidencias, documentación necesaria,…

La proactividad actúa en el mismo sentido que en el resto de módulos de TQM lanzando avisos a los responsables si las tareas no se realizan en los plazos previstos. El sistema permite la trazabilidad de las acciones realizadas en todos los sistemas así como la inclusión de documentación complementaria en caso necesaria (ficheros word, documentos escaneados,….). Las incidencias registradas y la trazabilidad del módulo permite alimentar también indicadores de calidad.

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9.6 Auditorías TQM permite la inclusión de los documentos de auditoría (internas y externas) en el sistema así  como su distribución a los distintos colaboradores auditados para su validación según normativa. De nuevo actúa la proactividad lanzando mensajes a los usuarios auditados o al responsable de calidad si alguno de los usuarios no acepta el informe de de auditoría. Junto con los documentos de auditoría es posible adjuntar la documentación complementaria necesaria y registrar las no conformidades asociadas si las hubieran, éstas se activarán automáticamente en le modulo de no conformidades para su seguimiento.

9.7 Ind icadores de calidad Cualquier modelo de calidad debe disponer de indicadores que informen a la organización sobre el grado de cumplimiento de los objetivos marcados y sus posibles desviaciones. TQM dispone de una herramienta para la medida de indicadores. Existe una librería predefinida de indicadores que atienden la totalidad del proceso (pre, analítico y postanalítico) con inclusión de parámetros de eficiencia. Los indicadores pueden activarse atendiendo a los objetivos de calidad del período y pueden definirse nuevos indicadores usando como operandos la trazabilidad existente en el sistema omega, la actividad registrada y las incidencias existentes. El sistema se comporta de forma proactiva de forma que no es necesario realizar un seguimiento exhaustivo de cifras. El responsable de calidad define los objetivos del período y el sistema lanza mensajes de forma automática si se incumple alguno de ellos y a distintos niveles. Integración en Omega 3000: El módulo de indicadores está perfectamente integrado en Omega

3000 ya que su cálculo es automático utilizando la información disponible del resto de módulos (actividad generada en Omega, incidencias, información manual, etc…

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Librería predefinida: Para una implantación más rápida, TQM dispone de una librería predefinida

cuyos indicadores pueden activarse si encajan con los objetivos de calidad del laboratorio. Los indicadores cubren la totalidad del proceso y están estructurados según la siguiente jerarquía: Preanalíticos: Solicitud Registro Obtención de muestras Transporte Recepción de muestras Acondicionamiento de muestras Preinstrumental Mantenimientos Preparación de reactivos Calibraciones Analíticos Validación técnica Validación diagnóstica Postanalíticos LIS Instalaciones Tiempos de respuesta en informes Incidencias en Informes Archivo de peticiones Archivo de muestras Actividad Coste / Efectividad

Creación de nuevos indicadores: Dado que los objetivos de calidad de cada organización

pueden ser diferentes, TQM permite la creación de nuevos indicadores de calidad sus necesidades. Para ello el administrador puede crear nuevas jerarquías y utilizar la información disponible para la definición del nuevo indicador. La estructura permite definir de forma separada numerador y denominador, indicando las variables utilizadas en cada caso y las fórmulas de cálculo empleadas. Como variables el sistema ofrece las siguientes posibilidades: - Información del módulo general • • • • •

Nº Peticiones Nº Peticiones incompletas totales falta algún demográfico Nº Peticiones incompletas falta diagnostico Nº Peticiones incompletas falta médico ……. (todos los demográficos ) NºTotal muestras calculadas

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• • • • • • • • • • • • • • • • • • •

NºTotal muestras de lab.externo Nº Total pruebas (conceptos estadísticos) imprimibles Nº Pacientes Nº informes entregados fuera de plazo Tiempo de generación de resultado Tiempo de validación de prueba Tiempo de impresión de informe Tiempo total respuesta por petición Tiempo total respuesta urgencias percentil 90 Nº Total informes Nº Informes reeditados Nº repeticiones totales Nº repeticiones manuales (sin CAR) Nº Reflex test por CAR NºComentarios no codificados Nº Diluciones técnicas Nº Pruebas rechazadas por criterio clínicos NºTotal días laborables mes NºTotal muestras archivadas

- Totales de las diversas incidencias utilizadas - Nuevas variables manuales definidas

Los diversas variables están contabilizadas con desgloses diferentes para un estudio más detallado y la obtención de conclusiones apropiadas. La definición de variables manuales permite la introducción de información necesaria para el cálculo pero imposible de obtener para el sistema Omega ya que se encuentra fuera de su base de datos. Suele utilizarse para la introducción de información asistencial (altas hospitalarias, urgencias hospitalarias, ….) y de costes cuyo cruce junto con la actividad propia del laboratorio permite el cálculo de indicadores de coste/efectividad.

9.8 Acciones de mejora Independientemente de las acciones de corto plazo que puedan definirse en la gestión de incidencias, así como las definidas para la resolución de no conformidades, pueden definirse acciones de mejora generales. TQM dispone de funcionalidad para su registro, seguimiento, medición, gestión de flujos de mensajes, …. con un comportamiento similar al del resto de capítulos.

9.9 Beneficios •

Seguimiento completo de un modelo de calidad Gestión documental Incidencias /acciones correctoras Gestión de mantenimientos No conformidades Auditorias Indicadores de calidad o o o o o o

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Acciones de mejora Proactividad: mensajes personalizados Trazabilidad: uso en indicadores de calidad. Integración en Omega Inclusión en la rutina diaria de las acciones de calidad Implicación de la organización Modelo siempre actualizado Indicadores de calidad predefinidos con cálculo automático utilizando la información registrada en Omega 3000. o

• • •

o o o o

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10 eDAI eDAI es un integrador de area de múltiples sistemas Omega con soluciones a la problemática multicatálogo y multihistoria. Proporciona funcionalidad para las fases extralaboratoriales (prepeticiones, extracciones y transporte así como consulta historias).

10.1 Situación actual La integración de la información de los sistemas laboratoriales en las redes sanitarias corporativas es técnicamente posible desde hace años, si bien existen dificultades relacionadas con la estandarización que suponen en la práctica una integración parcial, lejos del objetivo de una visión global de la historia unificada. Estos son algunos de los condicionantes existentes en la actualidad en las diversas organizaciones y productos relacionados con la integración de información sanitaria: Historial de paciente distribuido en múltiples laboratorios Múltiples identificadores de paciente (nº historia) en cada base de datos Múltiples catálogos de pruebas y campos demográficos Dificultad real para mantener la correlación dinámica de catálogos entre sistemas a lo largo del tiempo Conexiones diferentes con cada sistema con falta de implantación de estándares Poca colaboración de los diversos implicados por el esfuerzo tecnológico y de recursos humanos necesarios. • • • •

•

•

En la práctica las experiencias actuales consiguen un nivel de integración muy por debajo de las posibilidades tecnológicas reales. En la mayoría de ocasiones tan sólo se obtiene una integración parcial de los identificadores de pacientes atendidos por asistencia especializada y la devolución de esos resultados. Existen otros objetivos imprescindibles pero lejanos en las experiencias actuales: Integración de historiales de pacientes de primaria y especializada Unificación proactiva de historiales. Gestión automática y sencilla de catálogos de pruebas y ficheros de apoyo Uso de estándares en la comunicación de sistemas a nivel de protocolos, catálogos, tecnología, … Accesibilidad universal a la información (tecnología web) Integración funcional y rica entre aplicativos mediante llamadas internas (web services) como componentes embebidos aumentando la productividad en el desarrollo. • • • •

• •

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10.2 e-DAI : In tegrador de sistemas de laboratorio e-DAI es una nueva herramienta de Roche Diagnostics  que proporciona utilidades elaboradas para la integración de sistemas de laboratorio Omega a sistemas corporativos de forma sencilla, con estándares en comunicación y catálogos, sin transiciones traumáticas y de forma transparente para las partes implicadas. Arquitectura : Al ser un integrador, e-DAI se sitúa como capa de software entre los sistemas de laboratorio y los sistemas corporativos, pudiendo ser utilizado directamente por el usuario final, embebido en los sistemas corporativos o como gestor de la problemática multicatálogo y multihistória proporcionando servicios a las herramientas corporativas.

Funcionalidad :  e-DAI aporta funcionalidad en los procesos pre y postlaboratoriales apoyado en

un núcleo central que gestiona la multihistoria y los multicatálogos de pruebas. En el proceso Prelaboratorial e-DAI proporciona funcionalidad para la creación de prepeticiones, ayudas en la extracción de muestras y gestión en el transporte de neveras con seguimiento de temperaturas.

e-DAI : Portal de Integración de Sistemas Pre-Laboratorial                                               Pre Peticiones

Extracciones

Transporte Recepcion & Muestras Transfer.

LIS

Consolidacion Pacientes

Gestión de Historias

Informes (PDF)

Evolucion Resultados

Trazabilidad, Auditoría Catálogo Servicios / Política Extracción Muestras / Catálogo Universal LOINC

En el proceso postlaboratorial e-DAI proporciona un repositorio de historiales de pacientes (pdf de informes de laboratorio) así como herramientas automatizadas y simples que permiten al

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administrador del sistema mantener de forma simple y proactiva los múltiples mapeos de catálogos de pruebas y ficheros auxiliares. Tecnología : e-DAI se ha desarrollado siguiendo las últimas tendencias tecnológicas posibilitando

una integración sencilla y estándar: • • • • • •

•

Modelo de tres capas Interface web (Desarrollado en entorno .NET) Uso de “Web Services” (posibilidad de integración embebida en portales corporativos) Mensajería entre módulos Base de datos postrelacional Catálogos universales de pruebas (LOINC) Seguridad de alto nivel

10.3 e-DAI P re-laboratorial Apoyado en su núcleo multicatálogo, e-DAI proporciona funcionalidad para la gestión de los procesos prelaboratoriales relacionados con la gestión de prepeticiones, la recolección de especimenes y la gestión de transporte de neveras. El esquema general del proceso es el siguiente:

10.3.1 Gestión Prepeticiones eDAI gestiona la solicitud de peticiones analíticas bajo el requerimiento de que el proceso de solicitud y el de extracción pueden estar separados en el tiempo y puede existir libertad de decisión en el paciente en cuanto al centro donde se realizará la extracción.

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Información unificada de paciente : e-DAI proporciona al solicitante herramientas sencillas

informándole sobre otras solicitudes analíticas existentes en el entorno corporativo para un paciente determinado, evitando así duplicidades y mejorando los tiempos de respuesta. Los informes de laboratorio del historial del paciente son también accesibles en el proceso de creación de petición. El sistema permite definir múltiples perfiles de usuarios, limitando los accesos y pruebas permitidas para cada caso. Ayudas en la selección : En un entrono de sencillo comprensión, e-DAI muestra las pruebas

agrupándolas por laboratorios y grupos. Mediante perfiles o sospechas prediagnósticas el usuario puede ser guiado sobre las pruebas definidas en protocolos de actuación.

Criterios de rechazo : Pueden activarse criterios de rechazo de pruebas en función de valores

anteriores de un paciente y plazos transcurridos. Condiciones especiales :   El solicitante es informado automáticamente sobre condiciones especiales asociadas a determinadas pruebas solicitadas. Documento de paciente :   Es posible emitir un documento de ayuda al paciente con las instrucciones que debe seguir previas a la extracción / recolección de muestras. Numeración de prepeticiones :   En un modelo corporativo, las peticiones realizadas en esta etapa son numeradas por el sistema de forma automática quedando en un repositorio a la espera de ser activadas cuando se produzca la extracción real, momento en el que será asignado el número de petición real correspondiente a los códigos de barras utilizados.

10.3.2 Ayudas a la extracción eDAI dispone de diseños de pantalla específicos para ayuda al personal que realiza la recolección de especimenes. En un entorno táctil, el usuario identifica la petición provisional a través del código de barras preimpreso en el documento de extracción entregado al paciente (existen sistemas de ayuda para su localización en caso de pérdida). Contenedores necesarios : Al identificar la prepetición, el sistema muestra automáticamente en

pantalla los contenedores necesarios en función de las pruebas solicitadas. La visualización se realiza en un entorno gráfico donde cada contenedor es fácilmente identificable mediante formas y colores. Sistema Omega

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Condiciones especiales : El sistema informa al extractor de forma automática cuando existan

condiciones especiales de extracción asociadas a algún contenedor. Incidencias : El extractor puede informar al sistema de posibles incidencias ocurridas durante la

extracción. La información se introduce fácilmente usando un entorno de pantalla táctil. Estas incidencias se incorporan al módulo de gestión de incidencias de Omega y son útiles en la gestión de acciones correctoras y los indicadores de calidad correspondientes.

Activación de petición :  Al realizar la extracción, se asocia mediante un lector óptico el número

definitivo de la petición correspondiente al código de barras utilizado en los contenedores, el proceso es sencillo y rápido. El sistema  se ha desarrollado para poder utilizar un modelo mixto de extracción por el cual en ocasiones se dispondrá en algunos centros de pantallas específicas con toda la funcionalidad disponible mientras que en otros centros no será posible disponer de ellas. En estos casos se seguirá con una organización tradicional en la que en el documento de solicitud de la petición se adhiere un código de barras correspondiente a la extracción. La asociación final de números de prepetición y petición puede realizarse posteriormente en el laboratorio mediante la lectura simultánea de los 2 códigos con pistola lectora o automatizar este proceso mediante un escáner de carga automática.

10.3.3 Transporte Los procesos de transporte pueden influir en gran medida en la calidad final de la información clínica aportada por el laboratorio. eDAI proporciona utilidades para la gestión del transporte y control de temperaturas de las neveras utilizadas. La información recopilada es utilizada posteriormente por el módulo TQM (opcional) para el cálculo automático de indicadores de calidad. Trazabilidad :

El sistema permite mantener trazabilidad sobre las neveras utilizadas, transportistas, personas que han intervenido en el proceso, tiempos de entrega y posibles incidencias.

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Control de temperatura : Existen sensores especiales de temperatura que mantienen trazabilidad

sobre la tempera de la nevera utilizada para el transporte. Al recepcionar las neveras en el laboratorio, la información se transmite automáticamente mediante radiofrecuencia al sistema eDAI el cual activa alarmas en caso de encontrarse fuera de los márgenes aceptados. Incidencias : Al igual que en la totalidad del proceso, también en esta fase puede informarse al

sistema sobre posibles incidencias ocurridas durante el transporte. La gestión de incidencias siempre lleva asociada la de acciones correctoras y cálculo automático de indicadores de calidad.

10.4 e-DAI P ost-laboratorial. En el proceso postlaboratorial e-DAI proporciona funcionalidades para la visión unificada de historiales de laboratorio así como las herramientas para mantener de forma sencilla el carácter corporativo y multicéntrico de los diversos laboratorios integrados: • •

•

• •

•

Catálogo estandarizado (LOINC) transparente para los centros conectados y usuarios Multivisión y multimapeo del catálogo estandarizado para adaptarlo a los múltiples catálogos existentes en los laboratorios así como ofrecer una visión más sencilla al usuario final. Herramientas proactivas para el mantenimiento de la estructura sin necesidad de realizar cambios en los centros. Herramientas proactivas de localización de similitudes entre pacientes. Mapeado de multiples historias de pacientes manteniendo si se desea las historias precedentes (sin cambios en los laboratorios) Detección automática de cambios realizados en los catálogos de los diversos laboratorios conectados al sistema.

10.4.1 Funcionalidad de usuario Independientemente de la estructura de soporte que proporciona e-DAI, los usuarios finales del sistema disponen de funcionalidad para: • • • •

•

Consulta de pacientes Consulta de historial de pdf de pacientes (parciales y finales) Visualización de pdf (copia de los informes de laboratorio) Visualización evolutiva de resultados Visualización gráfica de evolución de resultados

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Consulta de pacientes : Las pantallas de consulta disponen inicialmente de múltiples filtros para

la localización de pacientes a través de CIP, Nº Historia dependiente de laboratorio, Nombre y apellidos, origen, solicitante, etc.

El sistema muestra los pacientes coincidentes con las condiciones seleccionadas. El usuario puede seleccionar más de un paciente para obtener una visión unificada de la información en esa consulta. De una forma simple se muestra un resumen de todos las informes disponibles en formato pdf pudiendo abrir de forma simultánea los informes seleccionados.

Visualización evolutiva de resultados : El usuario puede seleccionar de forma simple las

pruebas sobre las que deseamonitorizar la evolución de resultados ya sea de forma numérica o gráfica disponiendo de múltiples escalas de visualización contra ejes múltiples.

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10.4.2 Mecanismos de recepción y fusión Una de las grandes ventajas de e-DAI como integrador corresponde al diseño de sus mecanismos de recepción, fusión y mapeo de la información. La estructura de ficheros y la funcionalidad desarrollada para el mapeo y fusión lo convierten en un sistema de sencilla implantación, sin día “0” y con autodetección de cambios realizados en cualquiera de los catálogos en cada uno de los centros conectados. Este punto es especialmente importante en el manejo de   organizaciones complejas pues pequeños cambios realizados en alguno de sus componentes pueden dejar inoperativo el sistema o bien es extremadamente difícil mantener sincronizados todos los ficheros relacionados. Catálogo Universal : Cualquier sistema integrador debe disponer de elementos universales que se

utilizan como vínculo de unión (mapeado) entre los sistemas que deben ser integrados. E-DAI dispone del catálogo de pruebas universal LOINC que es uno de los catálogos internacionales con más prestigio y de mayor implantación. LOINC está desarrollado y soportado por el Regenstrief  Institute. E-DAI utiliza la versióntraducida por la SEQC. Conjuntamente al catálogo de pruebas, e-DAI dispone de herramientas para el mapeo de los registros pertenecientes a los diversos campos demográficos del área: Médicos, Servicios, Destinos, Origen,… Modelo de integración : Todos los ficheros maestros de los diversos sistemas Omega conectados

están mapeados contra los catálogos universales definidos en e-DAI. De esta forma los laboratorios pueden continuar utilizando sus propios códigos sin realizar modificación alguna. Los diversos sistemas Omega conectados remiten durante sus procesos de impresión una copia de los informes de pacientes realizados en formato pdf acompañado de un registro con la información contenida en el informe. Cuando e-DAI recibe los pdf, compara los registros definidos con los mapeos realizados detectando automáticamente cualquier parámetro incorrecto y lanzando mensajes al administrador del sistema que solventará las incidencias detectadas realizando los mapeos correctos. Se consigue de esta forma mantener de forma activa cualquier cambio realizado en las estructuras de ficheros de los centros del área y sin necesidad de sincronizarlos entre ellos. Gestión de historias : e-DAI permite utilizar un identificador corporativo y tantos identificadores

de especiales como sea necesario. Todos están mapeados contra uno de ellos (el que decida el administrador). Cuando e-DAi recibe un pdf, comprueba el tipo de identificador y su contenido. Si no existe en el sistema envía un mensaje al administrador para que realice las acciones oportunas. El sistema

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detecta similitudes de nombres e identificadores entre varios pacientes y le administrador decide cuales son las similitudes entre ellos. Una vez mapeados no vuelve a generarse incidencia aunque los laboratorios continúen utilizando esos números de historia. Una buena práctica es realizar una carga inicial del sistema con los CIP (o identificador corporativo decidido) para que a medida que eDAI reciba los informes pdf identifique similitudes de los nº de historia recibidos con los corporativos, realizandose así el mapeo de forma progresiva. Construcción de históricos : Una de las tareas complejas en los sistemas integradores es la

conversión de los ficheros históricos existentes. En la mayoría de ocasiones los procesos de volcado de información son imposibles dado el gran volumen de datos existentes y el tiempo necesario para su conversión. e-DAI aplica una estrategia diferente y progresiva. Sólo cuando se recibe un paciente nuevo, e-DAI realiza una llamada a los diversos sistemas conectados reclamando el historial del paciente. En horarios de poca carga (nocturnos usualmente) los sistemas omega construyen las copias pdf del historial del paciente que son enviadas a e-DAI e incorporadas en el repositorio. Mediante esta sistemática se construyen los ficheros históricos de forma progresiva, sin elevadas cargas y de los pacientes que realmente están activos. Evolución de resultados : En su definición e-DAi no dispone de los resultados de los informes pdf,

si bien el usuario puede realizar una consulta evolutiva de resultados. Cuando es solicitada, e-DAI envía mensajes a las bases de datos Omega que disponen de la información necesaria y es mostrada de forma global y conjunta en e-DAI. Es posible realizar visualizaciones gráficas, con multiescala (incluida logarítmica) Gestión de informes parciales y finales : Una característica especial de los laboratorios es la

edición de múltiples informes para una misma petición que suele realizarse a medida que los diferentes resultados están disponibles. Esta edición depende de la organización de cada laboratorio, de los tiempos de realización de los diversos test, etc. e-DAI gestiona los informes enviados por los sistemas integrados comprobando si son parciales o finales y fusionando las copias innecesarias. Personalización de catálogos : Si bien e-DAi utiliza LOINC como catálogo universal y vínculo de

unión, el sistema permite personalizar la visión externa del mismo. Los nombres de las pruebas, perfiles, laboratorios, secciones pueden adaptarse a las necesidades de cada organización. Los campos mínimos de identificación (código de prueba, muestra, espécimen) no pueden se modificados para asegurar el carácter universal del mismo.

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11 SISTEMAS DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Omega incorpora en sus soluciones dos sistemas de digitalización de documentos de petición: Flexibar  : Digitalización y archivo de volantes de petición. : Digitalización, archivo y mecanización de entrada de peticiones. Teleform 

11.1 Flexibar Flexibar es una solución simple y de alto rendimiento para digitalización y almacenamiento de documentos de petición. Incluye: Escaner de lectura con cargador automático (rendimiento departamental) 







PC servidor con disco de gran tamaño para almacenamiento de imágenes (Sistema de copia de seguridad) Software de digitalización, tratamiento y almacenamiento Software para consulta y navegación en los documentos archivados

Características: Lectura simultánea de cualquier formato de documento 

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

Asignación automática al fichero imagen del nº de petición del código de barras  (Formato configurable) Posibilidad de asignación manual para documentos sin código Lectura simultánea y en cualquier posición de códigos 1D y 2D. Selección automática de entre múltiples códigos leídos en el mismo documento Lectura doble cara del documento



Interface de manejo diario sencillo y ágil Velocidad de lectura y almacenamiento



aproximada 2.000 doc/hora Tratamiento de relectura de documentos







(añadir, sustituir, ..) Lectura y navegación en los ficheros de imagen desde cualquier PC de la red. Consulta de documentos, impresión de copias, zoom, …

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11.2 Teleform Teleform es la solución completa de alto rendimiento para digitalización, almacenamiento y mecanización de documentos de petición. Como resultado del uso de teleform, el escaneado de los documentos de petición permite obtener:  

Copia digital en formato “tiff” de la imagen del volante. Fichero transferible a Omega con los datos necesarios para la entrada de peticiones (nº petición, pruebas, demográficos (algunos), ….)

Teleform está perfectamente integrado con Omega. El fichero resultante es leído e incorporado en los ficheros de peticiones de Omega. El proceso completo supone la lectura de documentos en escáner, el procesado automático de la imagen en el software Teleform y en los casos en los que el sistema detecta problemas o incompatibilidades se solicita la intervención del usuario en pantalla para su resolución. Las intervenciones del usuario suelen ser pocas y el proceso en su conjunto es automático y rápido.

•Escaneo de documentos

• Tratamiento de la imagen digital • Validación manual de imágenes con incongruencias

• Álmacenamiento de copia digital de volante • Fichero con peticiones, pruebas, demográficos … para su envío a Omega

Ventajas

El uso del sistema Teleform comporta ventajas destacables frente a otras tecnologías de mecanización de entrada de peticiones: 

Total libertad de diseño del documento: Los documentos de petición pueden diseñarse con gran libertad, con sistemas similares a las tarjetas de marcas ópticas y ampliados con otras posibilidades para la lectura de textos, caracteres impresos, OCR, ..

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Textos impresos

Lectura códigos barras

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



Calidad de impresión de los documentos poco crítica: Los documentos utilizados pueden ser impresos mediante múltiples tecnologías no siendo muy crítica la calidad de la misma.  No es necesario enmarcar los documentos y el coste de los mismos es sensiblemente más bajo. Lectura de múltiples códigos de barras en cualquier orientación: En algunas tecnologías, las colocación del código de barras es bastante crítica, debe colocarse en posiciones determinadas y con poca tolerancia. Teleform permite leer en cualquier zona del documento e incluso en cualquier posición (horizontal, vertical, inclinado, etc..), e interpreta cualquier tipo de código, incluso pdf. Mecanismos de ajuste y corrección de distorsiones que permiten una lectura más robusta que las lectoras de marcas admitiendo: - Hojas ligeramente torcidas y/o giradas -





Hojas mal guillotinadas Hojas de varios gramages Tipologías de volante mezcladas

Lectura simultánea de múltiples formatos predefinidos de formularios: Los formularios a digitalizar e interpretar se programan en el software teleform y pueden procesarse simultáneamente en el sistema Lectura de textos manuscritos: Teleform permite la lectura de textos manuscritos en los documentos, si bien deben cumplirse ciertas condiciones en la calidad del tipo de tipografía y posicionamiento utilizado. Es una solución óptima para entornos controlados.

Lectura de textos manuscritos



Localización especial de textos manuscritos para su validación: - No toda la información es susceptible de ser  codificada, no existe espacio disponible para su colocación o simplemente se desea forzar la solicitud manual de determinadas pruebas.

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-

-

En estos casos es necesario tradicionalmente revisar los documentos para localizar aquellos que contienen este tipo de textos para su posterior introducción manual en el sistema. Teleform agiliza este proceso ya que localiza automáticamente estos volantes de petición y los muestra en pantalla para la entrada manual de pruebas, comentarios especiales, etc …

Localización de texto manuscrito

Proceso

La dinámica diaria de trabajo con el sistema Teleform supone el siguiente proceso: 



Digitalización: Supone escanear los documentos en alguna de las estaciones para su posterior tratamiento mediante el software Teleform.                              disponen de alimentador automático, y soportan múltiples modelos de documentos y en cualquier posición.

Identificación y lectura: El sistema procesa la imagen digitalizada (sin intervención del usuario): - Identificación automática del tipo de documento - Rotación automática de imágenes - Procesado y limpieza automática de la imagen digital. La

imagen se descompone y localizan los diferentes tipos de componentes:

- Marcas

- Códigos de barras 1D y 2D Sistema Omega

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- Textos impresos

- Datos manuscritos





Validación automática - Tras la descomposición de cada componente se aplican reglas de validación de la información que contienen. Esta validación se realiza de forma automática, sin intervención del usuario, y confiere al sistema un elevado grado de coherencia en cuanto a la información que contiene y filtro. -

Aplicación de reglas de validez: Al configurar el sistema se define para cada componente aislado las características de calidad que debe cumplir en cuanto a formato, tipo de información, calidad de la señal, número de marcas posibles en esa zona, etc, ….

-

Interrelaciones y exclusiones entre opciones: Puede incorporarse la lógicca deseada para cada componente de forma que evalúe ciertas reglas de interrelación con otros campos, incoherencias, exclusividades, etc,..

-

Detección de zonas de entrada manual: Ciertas zonas manuscritas pueden forzar al usuario a la introducción de códigos de pruebas o comentarios.

Revisión en pantalla - Tras la validación de componentes, el sistema puede requerir la intervención del usuario para determinar la información que no es coherente o no consigue un mínimo de calidad exigible. -

La intervención del operador suele realizarse en un número reducido de casos y no suele suponer una gran dedicación.

Proteinograma|

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