NRC 52535 Modulo Iv Mof

 

NRC 52535 ADMINISTRACION Y ORGANIZACION DE EMPRESAS MODULO IV MANUAL DE ORGANIZACIONES DE FUNCIONES MOF

Ing. RICHARD VALLADOLID SALAS www.senati.edu.pe

 

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INTRODUCCION •

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El manu manuaal de org organiza nizacción ión y func funcio ione ness es un unaa piez piezaa im impo port rtan ante te en toda toda orga gani niza zacción, ión, pu pues es es un do docu cume ment nto o en el qu quee se es esta tabl blec ecen en de mane manera ra de deta tall llad adaa la lass func funcio ione nes, s, re requ quis isit itos os,, re rela laci cion ones es,, depe depend ndeencia ncia y coo oord rdin inac ació ión n de cada ada pu pues esto to de tr traaba bajo jo;; po porr el ello lo su im impl plem emeentac ntació ión n deb deber ería ía se ser  r  fu fund ndam ameental ntal para para qu quee así así cada ada tr traabaja bajado dorr te teng ngaa en cl clar aro o lo qu quee la em empr preesa espe spera de él él,, y todo todoss co cont ntri ribu buy yan al lo logr gro o de los los obje objeti tivos vos plan plante tead ados os Es de vital importancia contar con un manual de organización y funciones pues ayuda a mantener a la organización sólida, permitiendo minimizar conflictos entre las áreas inter terrelac lacio ion nadas, dividiendo equita tattivamente el trabajo y definiendo responsabilidades, ad adem emás ás este este ma manu nual al de debe berá rá es esta tarr disp dispon onib ible le pa para ra todo todoss los tr trab abaj ajad ador ores es..

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“Las grandes empresas a nivel mundial se han ido desarrollando gracias a la ayuda de un manual de organización y funciones bien definido con la finalidad de que todos los colaboradores de la empresa cumplan con cada una de las funciones asignadas, de acuerdo a sus conocimientos o expe ex peri rien enci cias as ad adqu quir irid idas as en di dife fere rent ntes es ár área eas. s.”” “En la actualidad se hace más necesario tener este tipo de herr he rram amie ient nta, a, no solo solo po porq rque ue to toda dass la lass cert certif ific icac acio ione ness de las normas de calidad lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fo fom men enta ta el orde orden. n.”” (Mazabanda,2010)

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DISCUCIONES DE AUTORES En lo que se refiere al manual de organización y func funcio ione ness to todo doss lo loss au auto tore ress es estu tudi diad ados os co coin inci cide den n de manera significativa con la importancia de contar  con el manual de organización y funciones, para Mazabanda (2010) “La empresa se maneja empíricamente sin contar con un Manual de Organización lo que causa la duplicidad de funciones” mientras que para Espín (2015) “Ante la ausencia de un manual de organización de funciones los trabajadores no tienen claras sus funciones, para cumplirlas, líneas de autoridad y niveles  jerárquicos existentes existentes en las mismas.” mismas.”

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Según Chávez (2019) “Para incr Seg increm emen enta tarr el dese desemp mpeñ eño o laboral de los empleados empresa, es vital identificar y or orde dena narr la lass pr prer erro roga gati tiva vas, s, func funcio ione ness y re resp spon onsa sabi bili lida dade dess de todos los puestos, de cada empleado a fin de evitar   confusio ion nes en las órdenes, duplicidad en los tr traabajos o intromisión, lo que conlleva a conflictos, falta de moti mo tiva vaci ción ón,, falt faltaa de iden identi tifi fica caci ción ón,, pérd pérdid idaa de re recu curs rsos os y un am ambi bien ente te de trab trabaj ajo o negativo” Para Ríos (2012) “El manual de organización y funciones, hace que facilite la implementación deltienen organigrama organigr ama estructural de puestos consider considerando ando que juntos elementos suficientes para guiar con mayor claridad a la empresa hacia una mejor organización,”

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El objetivo del MOF es definir las l as funciones, responsabilidades responsabilidades y el perfil de cada puesto, puesto, así como las relaciones de reporte y los roles de los mismos.

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El Manual de Organización y Funciones es una herramienta para la administración de personal porque proporciona la base técnica para: ❖

Informar y/o dar inducción al personal sobre sus funciones, responsabilidades y requisitos del puesto de trabajo en la organización. ❖ Normar la organización interna, mediante la definición de su estructura orgánica, relaciones jerárquicas y funcionales. ❖ Orientar al personal en lo referente a sus obligaciones, determinando las líneas de autoridad y responsabilidad, así como los canales de comunicación que deben observar en el cumplimiento de sus funciones. ❖ Realizar el reclutamiento y selección de personal, contando con la guía de requisitos para cada puesto de la organización. ❖ Contribuir a lograr la mayor eficacia y eficiencia de las áreas orgánicas y los resultados del personal, evitando duplicidad de tareas. ❖ Facilitar la ejecución de auditorías, así como la implantación de normas de controL

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El manual de organización y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para  plasmar parte de la forma de la organización que han ado dopt ptaado do,, y qu quee si sirv rvee com omo o guía uía para para todo todo el pe pers rson onaal. El MOF contiene, esencialmente las estructura orga organi niza zaci cion onal al,, comú comúnm nmeente nte ll llaama mada da org organig nigra rama ma y la descripción de las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambien se sue uellen incluir en la descripción de cada cada pu pues esto to el pe perf rfíl íl y los los in indi dica cado dore ress de ev eval alua uaci ción ón..

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Manual de organización y funciones (MOF) El ma manu nual al de or org gan aniz izac ació ión n y fu func ncio ione ness (M (MOF OF)) es un do docu cume men nto de uso interno, informativo y de consulta. Está escrito, princ pr incipa ipalme lment nte, e, pa para ra est estab ablece lecerr la est estruc ructur tura a or orga ganiz nizacio acional nal de la em empr pres esa, a, a tr tra avé véss de un organigrama.

A tr tra avé véss de es este te do docu cume ment nto o, el ge gerren ente te el eleg egir irá á si se de defi fine nen n la lass fun unci cion ones es por ár área ea o po porr pues esto to in ind div ivid idu ual; es esttabl blec ecie ien ndo el perf pe rfil il de dese sead ado o y lo loss in indi dica cado dore ress de ev eval alua uaci ción ón.. Luego de años de uso, se ha determinado que este manual ayuda a aseg egu urar el cumpli lim mie ien nto de la lass funciones, y a su vez aplicar entrenamiento a los nuevos ingresos, gracias a las especifica espec ificacione cioness labo laboral rales es que inclu incluye. ye.

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Importancia del manual de organización y funciones Aunque este documento sea de carácter informativo e interno, saber  qué son los manuales de organización tiene diversas ventajas. •

Aclara y define funciones. Esto promueve las buenas relaciones laborales. A su vez, instruye al personal en el conocimiento de sus responsabilidades. Facilita inducción del nuevo personal. El manual puede ser usado como parte de la capacitación a nuevos empleados. En él estarán especificadas las funciones de cada uno. •

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Determina las responsabilidades específicas. Cada trabajador podrá consultar el manual de organización cuando lo desee, y así refrescar cuáles son sus funciones.

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Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca re resp spon onsa sabi bilid lidad ades es,, divid divide e el tr trab abaj ajo o y fome foment nta a el or orde den, n, et etc. c.

MOF MO cont esen las la estr orga cion El com únFmco enntien teiene, lle, ames adenci a cialm oalmen rgaente nigte ram as es y truc luctur a tura desacror ipgani cióniza nzaci d eonal lal, as, funciones de todos los puestos en la empresa. También se suelen inclu luiir en la descripción de cada puesto el perfil y los indicador indic adores es de evalua evaluación. ción. Como ven, la existencia del MOF en una organización es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de su elaboración.

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¿Qué se necesita para elaborar un MOF? La participación y compromiso de toda la organización, especialmente de los líderes como  promotores. Formar un equipo técnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo. Que la organización tenga su plan estratégico vigente, pues sin esto no se podrá realizar el MOF •

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Que el equipo técnico use una metodología para la elaboración elaboración del cornograma y para que el plan estratégico se refleje en las funciones. Hacer un plan de implantación de este manual. especialmente con los cambios fuertes. Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucional. • •

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DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES Las descripciones y perfiles de puestos que conforman el Manual de Organización y Funciones contienen la siguiente si guiente información:

a) Perfil Perfil del puesto puesto: El perfil del puesto es una guía que contiene los requisitos mínimos que una persona debería tener para ocupar un determinado puesto en la Empresa, así como otras características asociadas a un puesto en particular b) Órgano Órgano:: Identifica el órgano al que pertenece el puesto. c) Nombre Nombre del puesto: puesto: Su denominación debe guardar coherencia entre el sistema de nómina (planilla) y ser coherente con las funciones que realiza. d) Código Código del puesto: puesto: Es el código interno que identifica a un puesto determinado, determinado, y que asigna la Empresa. el número de ocupantes ocupantes que puede tener un puesto con único perfil. e) de posiciones posici ones del puesto pues to: Indica f) N° Dependencia Depen dencia jerárqu jerárquica ica lineal: linea l: Indica el nombre del puesto al que reporta jerárquicamente. g) Dependencia Dependencia funcional: funcional: Indica el nombre del puesto al que reporta funcionalmen funcionalmente, te, en el caso de que el puesto del que depende funcionalmente es el mismo del que depende jerárquicamente jerárquicamente se coloca la frase “No aplica” h) Funciones Funciones del puesto: puesto: Se describen las actividades activi dades y tareas principales del puesto para el cumplimiento del mismo. www.senati.edu.pe

 

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  Coordinaciones Internas: Se colocan las áreas de la Empresa, sin considerar el área a la que pe pert rten enec ece e el pu pues esto to,, con con la lass cual cuales es exis existe te un una a coor coordi dina naci ción ón estr estrec echa ha par para ac acti tivi vida dade dess té técn cnic icas as,, opera ope rativa tivass y admini administr strat ativa ivas, s, entre entre otras. otras.

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  Coordinaciones Externas: Co Con nti tien ene e la lass coor coordi dina naci cion ones es técn técnic icas as op oper era ati tiva vass y ad admi mini nist strrati tiva vas, s, entr entre e ot otrras, qu que e se reali ealizzan al ex extterio eriorr de la Emp Empres esa, a, po porr ej ejem emp plo lo,, con prove veed edo ores es,, clie clien ntes, tes, organism org anismos os públicos, públicos, etc.   Formación Académica: Se des escr crib ibe e la formaci mación ón qu que e se req equ uie ierre para ara de dese semp mpeñ eña ar el pues esto to Se refiere a la educación formal y no a conocimientos adquiridos por la experiencia o empíricamente.   Nivel educativo: Se refie efiere re al ti tipo po de in insstr truc ucci ción ón for orma mall ne nece cesa sari ria a pa parra el pu pues esto to,, qu que e pu pued ede e ser ser Post Post Grado Grado,, Super Superior ior (Unive (Univers rsita itaria ria o Técnica écnica), ), Secun Secundar daria ia u otro. otro.   Grado obtenido: Se ref efie ierre al grad grado o de in inst stru rucc cció ión n qu que e de debe berí ría a ha habe berr alca alcanz nzad ado o el oc ocup upan ante te de dell puest puesto, o, que que puede puede ser Doctor Doctorad ado, o, Magist Magister er,, Bachil Bachiller ler,, Egresa Egresado do,, Titu Titulad lado o u otr otro. o. Co Cole legi giat atur ura: a: In Indi dica ca si el pu pues esto to re requ quie ierre qu que e el pr prof ofes esio iona nall se encu encuen entr tre e regis egistr trad ado o en el cole colegi gio o pr prof ofes esion ional al qu que e le co corr rresp espon onde de.. Es Este te re requ quisi isito to de debe be gu guar arda darr co coher heren enci cia a co con n las las fu func ncio ione ness qu que e El oc ocup upan ante te de dell pu pues esto to ejec ejecut utar ará. á. Cu Cuan ando do la lass func funcio ione ness de dell pu pues esto to pu pued eden en se serr de dese semp mpeñ eñad adas as po porr prof profesio esional nales es de distin distintas tas esp especia ecialida lidades des,, no será será re requi quisit sito o la co colegi legiatu atura ra

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  Habilitación profesional: In Indi dicca si el pr prof ofes esio iona nall requi equier ere e ha habi bili lita taci ción ón de dell cole colegi gio o prof profes esio iona nall rnece escesa pesari ctria ivaoco , elegia n iatu co hreareynha ciabilit citac oació n ión lans pr fuofesi nesion cioonal neal, s , qpa ueraelos l opu cupesto atos ntse qu deel se puseñal estoale ecpres utesam aramen á. ente Sete rá ne coleg tur habil prof par pues que señ eejex expr en lo loss pe perf rfil iles es de dell pr pres esen ente te Ma Man nua uall de Or Org gan aniz izac ació ión n y Fu Func ncio ione nes, s, sin sin pe perj rjui uici cio o de lo esta establ blec ecid ido o en el últim último o pá párr rraf afo o de dell nu nume merral III an ante teri rior or..   Certificaciones: Se describen los requisitos de certificaciones que son obliga igatorios para desempeñar ñarse en deter ermi min nados puestos, y se establecen por disp spo osici iciones normati tiv vas. Ejemp Ejem plo lo:: Cer Certif tific ica ación ción de se serv rvid ido ores qu que e labo laborran en las las área áreass de lo log gísti ísticca (OSC (OSCE) E),, li lice cenc ncia ia de conducir con ducir,, etc.   Conocimientos técnicos principales: Se refiere a temas específicos que debería conocer el oc ocup upan ante te de la po posi sició ción n y qu que e es está tán n re rela laci cion onad ados os a sus sus func funcion iones es.. Es Esto toss co cono noci cimie mient ntos os pu puede eden n ha habe berr si sido do ad adqu quir irid idos os po porr ed educ ucac ació ión n form formal al o po porr expe experi rien encia cia pr prác ácti tica ca..   Cursos y/o programas de especialización: especialización: Se re refi fier ere e a los los cu currsos, sos, pr prog ogrramas amas de espec especia ializ lizac ació ión n o di dipl plom omad ados os de dese seab able les, s, qu que e se requi equier eren en pa parra oc ocup upar ar el pu pues esto to;; lo loss mism mismos os qu que e de debe ben n con contar tar co con n el susten sustento to docume document ntar ario io re respe specti ctivo. vo.

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  Conocimientos de ofimática: Se de desc scri ribe ben n lo loss ti tipo poss de so soft ftwa warre o prog progrram amas as esp específ ecífic ico os qu que e debe ebe cono conoce cerr el ocup ocupan antte del pu pues estto y se colo loca ca el nive nivell de

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dominio domin io (Avanz (Avanzado ado,, Intermedi Intermedio, o, Básico). Básico).   Conocimient Conocimiento o de idiomas: Se describen los idiomas que son necesarios maneja ejar para ocu ocupar el puesto y se colo locca el nive ivel reque querid ido o (Avanzado, Intermedi Inte rmedio, o, Básico). Básico).   Experiencia general: Se des esccrib ibe e el número de años de tra trabajo en gener era al q ureesdóebdeer tleaneUr nliavepre od na oquceenotcru esdtio sd eg sirdsa opadeel epsutu o,s.deIn cleuyla e fleacshapreánctq icuaes profesionales.   Experiencia específica: Se de desc scri ribe be el nú núme mero ro de añ años os de trab trabaj ajo o en pu pues esto toss similar sim ilares es o co con n re respo sponsa nsabili bilidad dades es equiva equivalen lentes tes..   Competencias: Se ref efie ierre a la lass comp compet eten enci cias as se segú gún n lo loss tr tres es ti tipo poss qu que e se us usan an en la Empresa: competencias genéricas para el puesto, competencias gerenciales (aplica únicamente para los puestos gerenciales), y co compe mpeten tencia ciass especí específic ficas as para para el puest puest

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PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN Con el fin de mantener alineado el Manual de Organización y Fu Func ncio ione ness a los los ca camb mbio ioss de la Empr Empres esa, a, se es esta tabl blec ece e lo sigu siguien iente te:: 1. El ár área ea enca encarg rgad ada a de la actu actual aliz izac ació ión n de dell Manu Manual al de Or Org gan aniz izac ació ión ny Funcio ion nes, adm admin inis isttrará lo loss archiv chivo os el ele ectr tró ónico icos y físi ísicos del mi mism smo o, as asíí co como mo de sus sus mo modi difi fica caci cion ones es.. 2. Toda so soli liccitu itud de cambio mbio que afec ectte a la organizac izació ión n se sea a a nive nivell de re resp spon onsa sabi bilid lidad ades, es, fu func ncio ione nes, s, or orga gani niza zaci ción ón,, nive niveles les de au auto tori rida dad, d, co compe mpeten tencia cias, s, entre entre otros, otros, deb deber erá á ser comuni comunica cada da forma formalme lment nte e al ár área ea respo espons nsab able le,, pa parra su eval evalua uaci ción ón y po post ster erio iorr ap apro roba baci ción ón de la Gere Ge renc ncia ia Gene Generral y el Di Dire rect ctor orio. io. 3. Los cambios aprobados serán incorporados en el Manual de Organización y Funciones indicando la versión y fecha de actual act ualiza izació ción, n, para para su divulg divulgaci ación ón y public publicaci ación ón co corr rresp espon ondie dient nte e

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PROBLEMÁTICA

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El contralor precisó que los cargos de confianza también requieren de un perfil. |  Fuente:  Andina

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"La norma exige que se cumple el perfil. El puesto de conf nfia ianz nza a pu pued ede e se serr un una a pe perrso sona na con la cu cual al la au auto tori rida dad d tenga confianza, pero tiene que cumplir con el perfil y este es te ti tiene ene que re respe speta tars rse" e",, di dijo jo.. Ya en un comunicado previo del organismo, la   Contraloría señaló que es responsabilidad de las autoridades vel elar ar po porr el cum umpl plim imie ien nto de lo loss pe perrfi file less de puesto pr pue pre evistos en el marco legal, los do doccumentos de gestión de cada entidad y los lineamientos de la ley Servir "para garantizar el correcto desempeño de la administrac adminis tración ión públic pública. a.

Este pronunciamiento se dio luego de que el   M Miinisterio de Transportes y Comunicaciones (MTC) dejara sin efecto el nombr no mbrami amient ento o de  Natalia Jiménez Velásquez como direct dir ector ora a ejec ejecutiv utiva a de Pr Proví ovías as Des Descen centr traliz alizado ado,, lu lueg ego o de que la  Contraloría le less notif ific ica ara un informe de con ontr tro ol que se seña ñala lab ba qu que e dic ich ho no nomb mbrram amie ien nto no cumplía con los requisitos mínimos de 10 años de experiencia profesio ion nal para ser nombrado en el cargo

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¿Qué pasa si no se tiene un manual de funciones? •

Como consecuencia se gene nerra falta de comprens nsiión, errores, fallas en la producción y pérdidas. Var ario ioss tr trab abaajado jadorres re reaali liza zan n la mi missma ta tarrea ea,, cada un uno o a su ma mane nera ra,, lo qu quee ocas ocasio iona na demo demora ras, s, re recchazo hazoss y fa falt ltaa de compe competitivid titividad  ad 

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Ocurre un incidente y nadie se hace responsable o se necesitan directivas pero no se sabe quién toma la decisión, generando malestar, estrés laboral y falta de cooperación. coop eración. Comienza a correr un rumor, provocando inquietud entre los clientes o el personal. Al faltar la voz oficial de la empresa se pone en riesgo el prestigio de la organización organización

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Recomendaciones generales •

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Es conveniente que los manuales de organización organización sean elaborados con la participación de las unidades que tienen la responsabilidad de realizar las funciones Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias La cantidad de ejemplares que se reproduzcan reproduzcan,, así como la difusión que se haga del manual de organización, organ ización, dependerá de la determinación del número de funcionarios y empleados que deben contar con este instrumento administrativo administrativo Una vez que el manual de organización ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables responsables de su aplicación

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Contenido En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada,, los capítulos que constituyen el manual o ordenada los títulos principales que comprende. comprende. A efecto de uniformar uniform ar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describe a importante continuación

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