Notulen RTM 2 ISO Puskesmas Tulakan

DINAS KESEHATAN KABUPATEN PACITAN UPT PUSKESMAS TULAKAN No.Dokumen 000/RTM-2/02/PKM Tulakan 2015 NOTULEN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

Tanggal Berlaku

12 Agustus 2015

Revisi

00

Jumlah Halaman

15

KATA PENGANTAR Segala Puji hanya bagi Allah SWT, hanya karena kekuatan dan kemudahan dari-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan Rapat Tinjauan Manajemen kedua ini. Semoga hasil Rapat Tinjauan Manajemen yang kedua ini dapat menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di Puskesmas Tulakan. Laporan ini tentu saja jauh dari sempurna, oleh karena itu jika menemukan kekurangan kami menerima kritik dan saran yang bersifat membangun. Kami sampaikan terima kasih kepada tim Manajemen Mutu dan seluruh karyawan Puskesmas Tulakan yang senantiasa berupaya keras untuk lebih maju dan lebih baik. Tulakan, 12 Agustus 2015 Tim Penyusun

HASIL RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN UPT PUSKESMAS TULAKAN Hari, Tanggal

:

Senin, 10 Agustus 2015

Pukul

:

11.00 – 13.00

Agenda

:

1. Pembukaan 2. Pemantapan visi – misi, motto, kebijakan mutu,dan budaya kerja 3. Hasil audit internal 4. Hasil survey kepuasan pelanggan 5. Kinerja proses / hasil pelayanan 6. Hasil tindakan koreksi dan pencegahan. 7. Rencana Tindak Lanjut Dari Hasil Rapat Tinjauan Manajemen Sebelumnya 8. Perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Manajemen Mutu 9. Rekomendasi untuk peningkatan 10. Penutup

NOTULEN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN I. II.

PEMBUKAAN Rapat Tinjauan Manajemen dipimpin oleh Top Manager : dr. Natsir Nugroho PEMANTAPAN VISI – MISI, MOTTO, KEBIJAKAN MUTU,DAN BUDAYA KERJA a. Visi “ Mewujudkan Pelayanan Kesehatan Yang Tepat, Cepat dan Berkualitas di Wilayah Kerja Puskesmas Tulakan “ b. Misi 1. Meningkatkan profesionalisme dan kompetensi sumber daya manusia Puskesmas Tulakan 2. Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan secara berkesinambungan 3. Memberdayakan masyarakat dalam berperilaku hidup sehat 4. Mewujudkan sumber daya manusia yang sejahtera c. Motto “ Melayani Sepenuh Hati” d. Kebijakan Mutu Puskesmas Tulakan Bertekad Meningkatkan Kinerja dan Mutu pelayanan Secara Berkelanjutan Demi Kepuasan Pelanggan e. Budaya Kerja T = Tepat U = Unggul L = Luwes A = Aktif K = Kompak A = Amanah N = Nyaman

: Melayani sesuai SOP maupun peraturan dan perundang-undangan yang berlaku : Unggul dalam memberikan pelayanan : Luwes dalam melayani : Selalu berupaya inovatif untuk kepuasan pelanggan : Bekerja secara team dan saling membantu untuk menyelesaikan tugas : Melayani dengann penuh tanggung jawab : Menciptakan suasana yang aman dan nyaman bagi pelanggan

III. UNIT YANG DI PERIKSA IGD

Imunisasi

Sanitasi

Laboratorium Gigi

Pendaftaran

Obat

HASIL AUDIT INTERNAL Uraian Bukti-bukti Ketidaksesuaian Ketidaksesuaian obyektif Terhadap SMM (Rincian Temuan) Sarana Prasarana Wastafel tidak Pengelolaan kurang ada Sumber Daya

Buku bantu terisi lengkap

belum Buku bantu stok vaksin 2015 belum terisi Cek list belum terpasang Dokumen masih ada Buku yang belum lengkap pendukung belum terisi dengan lengkap Sarana dan prasarana Suhu kulkas kurang lengkap tidak ada Sarana dan prasarana Ada bagian kurang dental unit yang tidak berfungsi dengan baik Kebersihan dan Rak kurang kerapian rak kurang

Klausul ISO terkait

Kategori Temuan

Waktu Penyelesaian

Tindak Lanjut  Sudah dibuat usulan ke Dinas Kesehatan  Mengadakan hand sanitizer  Buku bantu sudah terisi  Ceklist sudah terpasang

6.3 Sarana Kerja

Observasi

Bulan Juni 2015

Sistem menajemen mutu

4.2.1. Persyaratan umum

Observasi

Bulan Juni 2015

Sistem manajemen mutu

4.2.4. Pengendalian Minor rekaman

Bulan Juni 2015

Buku pendukung sudah terisi

Pengelolaan sumber daya Pengelolaan sumber daya

6.3. Sarana Kerja

Bulan Juni 2015 Bulan Juni 2015

Suhu kulkas sudah terpasang Sudah dibuat usulan ke Dinas Kesehatan

Observasi

Bulan Juni 2015

Minor

Bulan juni 2015

Posisi family folder sudah diatur ulang dalam rak, sehingga rak yang ada bisa mencukupi Buku pendukung sudah diisi

Pengelolaan sumber daya

Dokumen masih ada Buku Sistem yang belum lengkap pendukung menajemen belum terisi mutu

Observasi

7.5.5. pemeliharaan Minor produk 6.3. Sarana Kerja

4.2.4 Pengendalian rekaman

dengan lengkap Gizi

Tata usaha Poli Umum

Promkes

KIA/KB

Sekretariat

Dokumen masih ada Buku yang belum lengkap pendukung belum terisi lengkap Buku pendukung Dokumen kurang rapi kurang tertata rapi Pengendalian Buku bantu dokumen belum terisi lengkap Cek list belum terpasang Pengendalian Buku bantu dokumen belum terisi lengkap Cek list belum di pasang Sarana prasarana Inkubator rusak kurang Vakum rusak Lampu sorot tidak ada Pengendalian Dokumen

Buku belum lengkap No Formulir : 000/Form 5 – AI/PKMTUL/2015

Sistem manajemen mutu

4.2.4 pengendalian rekaman

Minor

Bulan Juni 2015

Buku pendukung sudah diisi

Sistem menejemen mutu Sistem manajemen mutu

4.2 Persyaratan dokumen

Minor

Bulan Juni 2015

Dokumen sudah ditata ulang

4.2.3 Pengendalian dokumen

Minor

Bulan Juni 2015



Sistem manajemen mutu Pengelolaan sumber daya

bantu Sistem terisi Manajemen Mutu Terbitan : 01

 4.2.3. pengendalian Minor dokumen

Bulan Juni 2015

 

6.3. Sarana Kerja

Observasi

Bulan Juni 2015

 

4.2.3 Pengendalian dokumen

Minor Revisi : 00

Bulan Juni 2015



Ceklist sudah dipasang Buku bantu sudah diisi Ceklist sudah dipasang Buku bantu sudah diisi Lampu sorot sudah ada Sudah dibuat usulan ke Dinas Kesehatan Buku bantu sudah terisi

Tanggal mulai berlaku: Mei 2015

IV.

HASIL SURVEI KEPUASAN PELANGGAN Puskesmas Tulakan melakukan Survei Kepuasan Pelanggan dengan 3 metode : 1. Indeks Kepuasan Masyarakat, dilakukan pada bulan April 2015 2. Survei 5 Dimensi 3. Kotak Saran, dilakukan secara kontinyu, kotak saran dibuka setiap bulan. 1. Indeks Kepuasan Pelanggan No

Unsur Pelayanan

Nilai Rata-Rata

U1

Prosedur Pelayanan

3,147

U2

Persyaratan Pelayanan

3,107

U3

Kejelasan Petugas Pelayanan

3,153

U4

Kedisiplinan Petugas Pelayanan

3,140

U5

Tanggung

U6

Pelayanan Kemampuan Petugas Pelayanan

3,167

U7

Kecepatan Pelayanan

3,120

U8

Keadilan Mendapatkan Pelayanan

3,120

U9

Kesopanan

U10

Petugas Kewajaran Biaya Pelayanan

3,173

U11

Kepastian Biaya Pelayanan

3,280

U12

Kepastian Jadwal Pelayanan

3,267

U13

Kenyamanan Lingkungan

3,140

Jawab

dan

Petugas 3,187

Keramahan 3,220

U14

Keamanan Pelayanan

3,167

IKM Unit Pelayanan :

78,79

Mutu Pelayanan

Baik

:

2. Survei 5 Dimensi Hasil Survei IKM Puskesmas Tulakan bisa dinterpretasikan dalam dimensi kualitas jasa sebagai berikut : Hasil Pengukuran Indeks kepuasan Masyrakat ( IKM ) Berdasarkan Dimensi kualitas Jasa Puskesmas Tulakan Tahun 2015 No 1

2 3

4 5

Dimensi Kualitas Jasa Realiability U3 Kejelasan petugas pelayanan U4 Kedisiplinan petugas pelayanan U11 Kepastian biaya pelayanan U12 Kepastian jadwal pelayanan Responsiveness U1 Prosedur pelayanan U7 kecepatan pelayanan Assurance U5 Tanggung jawab petugas pelayanan U6 Kemampuan petugas pelayanan U10 Kewajaran biaya pelayanan U14 Keamanan pelayanan Empathy U8 Keadilan mendapatkan pelayanan U9 Kesopanan dan keramahan petugas Tangible

Nilai Rata – Rata 3,21 3,153 3,140 3,280 3,267 3,133 3,147 3,120 3,17 3,187 3,167 3,173 3,167 3,17 3,120 3,220 3,12

U2 Persyaratan pelayanan U13 Kenyamanan Lingkungan

3,107 3,140

Tabel 5.2 Hasil Pengukuran Indeks kepuasan Masyrakat ( IKM ) Berdasarkan Dimensi Kualitas Jasa Puskesmas Tulakan Tahun 2015 Hasil pengukuran Survei IKM jika diinterpretasikan dalam 5 dimensi kualitas jasa didapatkan bahwa dimensi kualitas jasa yang mendapat nilai tertinggi adalah dimensi Realiability sebesar 3,21 sedangkan dimensi kualitas jasa yang mendapat nilai terendah adalah dimensi Tangibles sebesar 3,12 yang terdiri dari persyaratan pelayanan dan kenyamanan lingkungan. Dengan demikian 2 unsur tersebut perlu mendapatkan perhatian untuk lebih ditingkatkan sehingga kepuasan pelanggan juga dapat ditingkatkan lagi.

3. Hasil Survei Kepuasan Pelanggan Melalui Kotak Kritik Dan Saran Pendapat masyarakat tentang pelayanan di puskesmas tulakan melalui kotak kritik dan saran Periode Bulan Desember 2014 - Bulan Mei 2015 antara lain: No 1 2 3 4

Pengaduan Keluhan banyaknya pengunjung yang

Solusi Pemasangan banner berisi pesan

merokok di area puskesmas Paving halaman rusak

larangan merokok di area puskesmas Mengajukan usulan perbaikan paving

Lahan parkir kurang luas

ke Dinas Kesehatan Kab. Pacitan Pembatasan jumlah pengunjung dan

Kamar mandi pasien berbau

Jam kunjung pasien Meningkatkan kebersihan kamar

mandi dan memasang pengharum ruangan di setiap kamar mandi

V.

KINERJA PROSES / HASIL PELAYANAN Unit

Sasaran Mutu Target 1.Pelayanan pasien lama dengan 90% membawa KIB tidak lebih dari 3 menit

Pencapaian 80%

Pendaftaran 2.Penataan kartu rawat jalan dalam family folder

60%

1.Tindakan sterilisasi alat di 100% IGD IGD

2.Semua pelanggan yang dilakukan tindakan bedah di IGD menandatangani informed consent 3.Pemasangan infuse dalam sekali tusuk 1.Penemuan suspek TB Paru

100%

80%

-

90%

-

50%

27,61%

Rencana Tindak Lanjut 1. Sasaran mutu belum tercapai, melanjutkan sasaran mutu untuk periode berikutnya. Mengajukan penambahan 1 orang petugas di Unit Pendaftaran dan menambahkan jumlah family folder. 2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015. 1. Sasaran mutu tercapai. Membuat sasaran mutu baru : Pemasangan infus dalam sekali tusuk. 2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015. 3. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015. 1. Sasaran mutu belum mencapai target,kedisiplinan petugas di poli umum lebih ditingkatkan lagi.sasaran mutu di pertahankan untuk periode berikutnya.

Poli Umum 2.Penemuan suspek Pneumonia Balita 1.Semua pelanggan yang ke poli gigi dilayani oleh dokter gigi

50% 90%

23,88% 88%

2. Sasaran mutu belum tercapai, melanjutkan sasaran mutu untuk periode berikutnya. 1. Sasaran mutu belum tercapai, melanjutkan sasaran mutu untuk periode berikutnya.

Poli Gigi 2.Semua pelanggan yang dilakukan tindakan pencabutan gigi di poli gigi menandatangani informed consent

KIA

KB

Kamar Obat Laboratorium

1. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015. 80%

-

1.Angka kelengkapan pengisian kartu Ibu

100%

93,3%

1. Sasaran mutu belum tercapai, melanjutkan sasaran mutu untuk periode berikutnya.

2.Angka pemeriksaan Hb pada Ibu Hamil

80%

71%

2. Sasaran mutu belum tercapai, melanjutkan sasaran mutu untuk periode berikutnya.

1.Kepatuhan petugas dalam melengkapi pengisian rekam medis akseptor KB

100%

100%

1. Sasaran mutu sudah tercapai.

1.Waktu tunggu pelayanan untuk resep obat jadi tidak lebih dari 5 menit 2.Waktu tunggu pelayanan untuk resep obat racikan tidak lebih dari 15 menit

80%

80%

1. Sasaran mutu sudah tercapai, meningkatkan target untuk sasaran mutu periode berikutnya.

75%

-

1. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.

1.Pengambilan darah vena dilakukan dengan sekali tusuk 2. Waktu tunggu pemeriksaan asam urat stick dapat terlayani dalam waktu 2 menit pada 1

80%

80%

1. Sasaran mutu sudah tercapai, meningkatkan target untuk sasaran mutu periode berikutnya.

80%

-

2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.

pelanggan

Gizi

1. Capaian D/S

80%

80,44%

1. Sasaran mutu sudah tercapai, meningkatkan target untuk sasaran mutu periode berikutnya.

2. Konseling gizi di Unit Gizi

65%

-

2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.

1. Jumlah rumah tangga yang disurvei PHBS

100%

100%

1. Sasaran mutu tercapai, mengganti sasaran mutu untuk periode berikutnya.

2. Tingkat kehadiran koordinator promkes untuk Promosi Kesehatan melaksanakan pembinaan kader kesehatan

Sanitasi

TU Imunisasi

2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.

100% -

1. Jumlah rumah yang disurvei dengan kartu rumah 2. Penyuluhan cuci tangan pakai sabun di forum kader 1. Pengendalian surat masuk

100%

100%

1. Sasaran mutu tercapai, mengganti sasaran mutu untuk periode berikutnya.

100%

100%

90%

90%

2. Kedisiplinan petugas dalam mengikuti apel Senin pagi 1. Frekuensi membuka almari pendingin vaksin maksimal 2 kali perhari 2. Kepatuhan petugas dalam melengkapi pengisian rekam medis Unit

80%

-

2. Sasaran mutu tercapai, mengganti sasaran mutu untuk periode berikutnya. 1. Sasaran mutu sudah tercapai, meningkatkan target untuk sasaran mutu periode berikutnya. 2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.

70%

70%

1. Sasaran mutu sudah tercapai, meningkatkan target untuk sasaran mutu

80%

-

2. Sasaran mutu baru, akan dievaluasi bulan November 2015.

Sekretariat VI.

Imunisasi 1. Peningkatan hasil survey harian Puskesmas Tulakan

80%

78,79%

1. Sasaran mutu belum tercapai. Melanjutkan sasaran mutu ke periode berikutnya dan meningkatkan budaya kerja

HASIL TINDAKAN KOREKSI DAN PENCEGAHAN Berdasarkan hasil pencatatan kesalahan pelayanan bulan Desember 2014 – Mei 2015 di setiap poli / unit : No 1

Kejadian/Kesalahan Frekuensi Salah mendistribusikan kartu status 3

Rencana Tindak Lanjut Mengecek ulang status

pelanggan

pelanggan

sebelum

ke

Poli Umum

Petugas salah memanggil nama 2

pelayanan Memanggil ulang nama pelanggan

3

KIA/KB

pelanggan Lupa memberi pelanggan.

4

Kamar obat

Resep obat tertukar

5

Laboratorium

Lupa memberi pelanggan.

koin

kepuasan 1

6

Gizi

Lupa memberi pelanggan.

koin

kepuasan 1

2

Unit Pendaftaran

koin

kepuasan 1 2

didistribusikan

unit

Lebih teliti melayani pelanggan. Konfirmasi lagi ke pelanggan tentang identitasnya sebelum di berikan. Lebih teliti melayani pelanggan. Lebih teliti melayani pelanggan.

VII.

PENUTUP Akhirnya, Rapat Tinjauan Manajemen yang kedua ini telah dilaksanakan dengan baik dan lancar. Seluruh hasil yang tertuang dalam RTM ini merupakan hasil kinerja proses selama bulan Desember 2014 s/d Mei 2015.