Nota Ringkas Pengajian Perniagaan Bab Pengurusan Penggal 2

6.0 Pengurusan

6.1 Pengenalan Kepada Pengurusan

Fungsi Pengurusan Definisi Proses – merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal – memastikan matlamat yang telah ditetapkan dapat dicapai

Kepentingan 1. 2. 3. 4. 5.

Memotivasikan modal insan Mengurangkan pembaziran Pencapaian matlamat organisasi Penyelarasan sumber Penggunaan sumber secara berkesan

fungsi 1. 2. 3. 4.

Perancangan Pengorganisasian Kepimpinan pengawalan

Konsep Keberkesanan dan Kecekapan keberkesanan 1. Melakukan kerja yang betul 2. Matlamat dapat dicapai

kecekapan 1. 2. 3. 4. 5.

Buat kerja yang betul Matlamat dicapai Minimum kos pengeluaran Maksimumkan tingkat pengeluaran No bazir

Peranan Pengurus Perorangan (interpersonal) Pengurus yang mempunyai kuasa ke atas orang lain (duh!)

1. Pemimpin 2. Tunggak (figurehead) 3. Pegawai perhubungan Bermaklumat (informational) Pengurus – pihak yang memperoleh maklumat dr pelbagai sumber

1. Penyebar 2. Jurucakap 3. pemantau

Keputusan (decision making) Pengurus – maklumat yg cukup, lengkap dan terkini (buat keputusan)

1. Perunding 2. Usahawan 3. Penyelesai masalah 4. Pengagih sumber

Pendekatan Pemikiran Pengurusan

Pendekatan klasikal 1. Pengurusan Saintifik • Frederick Taylor (4 Prinsip Pengurusan Saintifik) • Henry Gantt (Sistem Pembayaran Upah, Carta Gantt) • Frank & Lillian Gilbreth (Kajian – Pergerakan Pekerja) 2. Teori pentadbiran (henri fayol) 3. Model birokrasi (max wabermenjensen)

Pendekatan kemanusiaan/gelagat 1. • • • 2. • • • •

Pendekatan hubungan kemanusiaan Hawthorne (elton maya) Aspek sosial dan iktiraf kumpulan kerja Aspek perhubungan pengurus dgn pekerja Pendekatan gelagat Hierarki keperluan maslow (abraham maslow) Teori x dan teori y (douglas Mcgregor) Mengkaji gelagat manusia (huhu) – bidang saintifik, psikologi, ekonomi, sosiologi Faktor ganjaran dan aspek yg berkaitan – meningkatkan kepuasan dan produktiviti pekerja

Pendekatan sains pengurusan/kuantitatif 1. Teori sains pengurusan 2. Teori pengurusan operasi 3. Teori sistem pengurusan maklumat

Pendekatan moden/kotemporari 1. • • •

Teori sistem Organisasi – sebagai satu sistem yang mana setiap bahagian saling berhubung kait Setiap bahagian penting tawww Satu bahagian fail, semua operasi tergugatss

2. Teori kontigensi • Tiada satu pendekatan pun paling sesuai untuk semua situasi (duh obviously!) • Pengurus perlu fleksibel dan ambil tindakan yg sesuai dgn situasi. not a freaking pengurus yang perfectionist yg ikut cara dia je. bodo ke ape (Yass)

6.2 Kemahiran Pengurusan

Definisi Kebolehan dan kemampuan untuk bertindak dan membuat keputusan dengan cekap dan berkesan

kepentingan 1. 2. 3. 4.

Sebagai perhubungan dengan pihak lain Membuat keputusan yang berkesan Mewujudkan penyelarasan kerja Membangunkan sumber manusia yang berkesan

kepentingan 1. Peringkat atasan 2. Peringkat pertengahan 3. Peringkat bawahan

jenis kemahiran pengurusan 1. Kemahiran 2. Kemahiran 3. Kemahiran 4. Kemahiran 5. Kemahiran

konseptual (berpandangan jauh) antara perorangan/kemanusiaan (hubungan yg baik) teknikal (cekap dan berkebolehan) pengurusan masa (perfection and punctual in work) pembuatan keputusan (keputusan yg tepat dan bijak)

6.3 Perancangan

Definisi 1. Proses – matlamat dan memutuskan tindakan 2. Aktiviti menganalisis persekitaran – kenal pasti kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman 3. Proses - vmo

kepentingan 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Menyediakan hala tujujujuju Sebagai panduan membuat keputusan Mengukur prestasi organisasi Membolehkan kawalan dilakukan Menyelaras dan memperuntukkan sumber Mencapai matlamat dengan cekap dan berkesan

Jenis perancangan (jangka masa) 1. Rancangan strategik 2. Rancangan taktikal 3. Rancangan operasi

Jenis perancangan (kegunaan) 1. Rancangan sedia ada 2. Rancangan guna tunggal

Proses perancangan 1. 2. 3. 4. 5.

Menentukan matlamat dan objektif Menganalisis persekitaran perniagaan Membentuk alternatif tindakan Menilai alternatif tindakan Memilih alternatif tindakan

Alat perancangan 1. 2. 3. 4.

Carta gantt Analisis pulang modal Bajet atau belanjawan Kaedah laluan genting (critical path method, cpm)

Perancangan strategik Proses – menetapkan strategi, hala tuju & membuat keputusan

unsur 1. 2. 3. 4.

Visi Misi Objektif Strategi

5. Taktik 6. Dasar 7. Prosedur 8. standard

Bajet definisi Penyata-menganggarkan dan memperuntukkan sumber kewanganmelaksanakan aktiviti, projek atau program

Bajet tunai definisi 1 rancangan kwgn melibatkan-anggur terima @ belanja (setahun)

Tujuan 1. Memastikan keperluan tunai organisasi pada masa depan sentiasa cukup 2. Kedudukan kecairan orang bedara tahap memuaskan

Tindakan mengatasi kurangan tunai 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Cari jalan tingkatkan hasil jualan Beri tempoh kredit yang pendek Kurang perbelanjaan Tempoh bayar pinjam lebih lebih lebih panjang Sumber kewangan tambahan Rancang beli aset tetap

Penggunaan Bajet tunai dlm perancangan 1. 2. 3. 4.

Penerimaan tunai (Jumlah jualan = j,tunai dan kredit) Pembayaran tunai (bhn mentah, cukai, aset tetap, dividen) Aliran tunai bersih (aliran tunai masuk – aliran tunai keluar) Baki tunai bersih (aliran tunai bersih sstu bulan + baki tunai dari bulan sebelumnya)

Analisis SWOt Definisi Alat perancangan strategik – kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman

kegunaan 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kenalpasti kekuatan (kukuh) Kenalpasti kelemahan (ambil tindakan) Kenalpasti peluang (rebut jerlah) Kenalpasti ancaman (prepare yo!) Membentuk strategi (capai misi) Atasi masalah dan perubahan

6.4 Pengorganisasian

Definisi Proses – menyusun dan mengagih atau menyelaras sumber – agar cekap dan berkesan

kepentingan 1. 2. 3. 4. 5.

mengagihkan sumber dengan cekap Membolehkan penyelarasan antara bahagian Menetapkan bidang tugas Mewujudkan rantaian arahan Membentuk struktur organisasi

Carta organisasi Rajah lini – struktur jabatan, unit dan bahagian utama dalam organisasi

Reka Bentuk Organisasi Definisi penjabatanan Proses – kelompok sumber manusia - aktiviti organisasi yg sama dlm satu jabatan secara sistematik

tujuan 1. 2. 3. 4.

Bantu merancang dan mengawal aktiviti Selaras aktiviti organisasi dgn baik Tingkatkan kecekapan Membolehkan pembahagian tugas di setiap jabatan

bentuk 1. Penjabatanan mengikut fungsi 2. Penjabatanan mengikut divisyen (produk, pasaran, geografi) 3. Penjabatanan mengikut matriks (fungsi dan produk)

Bentuk lain struktur organisasi 1. 2. 3. 4.

Struktur organisasi berdasarkan pasukan Struktur organisasi berdasarkan projek Unit perniagaan strategik Organisasi tanpa sempadan

Proses Pengorganisasian Proses 1. 2. 3. 4. 5.

Penentuan objektif Pengenalpastian aktiviti Pengelasan aktiviti Pengelompokan aktiviti Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab

Manual organisasi Dokumen formal yang mengandungi maklumat penting organisasi 1. Fail meja 2. Manual prosedur kerja 3. Prosedur kualiti

Konsep Pengorganisasian 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Autoriti Tanggungjawab Akauntabiliti Pemusatan (Atasan) dan Pemencaran (Semua) Autoriti Empowermen (serahkan kuasa kpd bawahan utk buat keputusan) Penugasan (agih tugasan kpd bawahan) Autoriti lini (hak pengurus buat keputusan) dan Autoriti Staf (Hak nasihat) Rantaian arahan (hubungan langsung antara kerja dan pekerja) a) Prinsip Skalar (jelas dan berterusan) B) Prinsip satu arahan (seorg pkerja boleh dpt satu arahan dan lapor ke satu ketua shj) 9. Jangkauan Kawalan A) JK Luas B) JK Sempit

6.5 Kepimpinan

definisi Proses – pengaruh perlakuan kerja sepuya melakukan tugas untuk capai matlamat organisasi

kepimpinan 1. 2. 3. 4.

Mempengaruhi pekerja Menjadi teladan untuk pekerja Membantu ketua mengurus secara berkesan Mempunyai autoriti untuk mengarah

Jenis kuasa 1. 2. 3. 4. 5.

Kuasa Kuasa Kuasa Kuasa Kuasa

kepakaran (membuat sesuatu atau beri pandangan) sah (diperoleh dari organisasi) rujukan (tempat rujukan utk pengaruh pekerja) desakan (paksa pekerja utk melakukan arahan) ganjaran (beri ganjaran kpd pekerja atau tarik balik ganjaran dr pekerja)

Jenis kepimpinan 1. 2. 3. 4.

Kepimpinan Kepimpinan Kepimpinan Kepimpinan

karismatik berwawasan transactional transformational

Gaya kepimpinan 1. 2. 3. 4.

Gaya kepimpinan Gaya kepimpinan Gaya kepimpinan Gaya kepimpinan

demokratik kontigensi laissez-faire autokratik

Pemimpin dan Pengurus Definisi pemimpin Pihak – guna kuasa formal dan informal dalam pengaruh pekerja utk capai matlamat

Definisi pengurus Pihak – guna kuasa formal utk merancang, laksana dan kawal semua aktiviti utk capai matlamat

Peranan pemimpin 1. 2. 3. 4.

Jurulatih (beri panduan) Pembimbing (beri nasihat) Sahabat (hangout) Ketua (teladan baik)

Pemimpin formal dan tidak formal Definisi pemimpin formal Pengurus dilantik secara rasmi

Definisi pemimpin formal Ketua yg dipilih berdasarkan persetujuan bersama (kumpulan)

perbezaan 1. 2. 3. 4. 5.

Peranan Sumber kuasa Jawatan Pengiktirafan kuasa

Motivasi Definisi Dorongan dalaman dlm seseorang untuk berusaha mencapai matlamat yg diinginkan

kepentingan 1. 2. 3. 4.

Menyatukan ahli dalam organisasi Mengurangkan kadar ponteng kerja Mengurangkan kadar lantik henti kerja Mengekalkan pekerja mahir

Teori motivasi 1. 2. 3. 4.

Teori Teori Teori Teori

motivasi Maslow (hierarki) Motivasi Hezberg (Dua faktor) Motivasi mcgregor (X dan Y) Mcclelland (Keperluan Pencapaian)

Pasukan Definisi 1. Gabungan yg terdiri daripada dua atau lebih ahli – boleh bekerja dlm satu kumpulan 2. Terdiri drpd pelbagai kemahiran dan memainkan peranan utk mencapai matlamat

ciri 1. Pasukan kerja tidak formal (dibentuk oleh pekerja scr tidak rasmi...duh) 2. Pasukan kerja formal (dibentuk oleh pengurus secara tidak rasmi..okay)

kepentingan 1. 2. 3. 4. 5.

Menghasilkan kerja yang berkualiti Mewujudkan konsep kerjasama Memudahkan penyelarasan Meningkatkan produktiviti Wujudnya pembangunan modal insan

Proses pembentukan pasukan 1. 2. 3. 4. 5.

Pembentukan Peributan Penyesuaian Pelaksanaan penangguhan

Kesan pembentukan pasukan 1. Kesan negatif 2. Kesan positif hahah

Pengurusan Stres Definisi 1. Tindak balas fisiologi dan psikiologi yg berlaku – individu gagal penuhi tuntutan dr faktor luar 2. Tekanan yang dihadapi – individu gagal melakukan sesuatu perkara yang penting

proses 1. 2. 3. 4.

Mengenal pasti punca stres Mengenal pasti tahap stres Memberi latihan untuk mengatasi stres Memilih teknik yang sesuai

Tahap stres 1. Tahap normal 2. Tahap sederhana 3. Tahap tinggi

Punca stres 1. 2. 3. 4.

Faktor Faktor Faktor Faktor

persekitaran luaran organisasi pekerjaan individu

Kaedah mengurus stres 1. Aspek individu 2. Aspek organisasi

Kesan stres 1. Kesan negatif kepada individu 2. Kesan negatif kepada organisasi

6.6 Pengawalan

Definisi 1. Proses menilai prestasi organisasi dan ambil tindakan pembetulan jika perlu 2. Proses pemantauan prestasi dan pengambilan tindakan

kepentingan 1. 2. 3. 4. 5.

Memastikan kelancaran aktiviti Mengelakkan penyelewengan Mengoptimumkan pengeluaran Menjadi garis panduan untuk perancangan masa hadapan Memantau pihak berkepentingan

Jenis kawalan 1. Jenis kawalan dalaman (audit dalaman, dasar organisasi, prosedur kerja) 2. Jenis kawalan luaran (audit luar, peraturan, undang-undang)

Proses kawalan 1. 2. 3. 4.

Menetapkan standard Mengukur pencapaian Membandingkan pencapaian dengan standard Membuat langkah pembetulan

Kaedah kawalan Cara kawalan – digunakan pengurus untuk memastikan aktiviti yang dirancang dpt dilaksanakan 1. Kawalan awalan 2. Kawalan semasa 3. Kawalan selepas

Kaedah kawalan 1. Analisis titik pulang modal 3. Carta gantt 2. Bajet 4. Analisis pert/cpm