Nota Pengurusan Kokurikulum

PENGURUSAN PERSATUAN/KELAB (Pakaian Seragam, Persatuan/Kelab dan Kelab Permainan/Sukan) 1.

LATAR BELAKANG 1.1

Inisia Inisiatif tif dan dan usah usaha a menub menubuhk uhkan an kelab kelab atau atau pers persat atuan uan yang yang dipi dipimp mpin, in, dian diangot gotai ai dan digerakkan oleh murid-murid adalah selaras dengan harsat menggiatkan lagi pelaksan pelaksanaan aan program program aktiviti aktiviti kokurikul kokurikulum um di sekolahsekolah-seko sekolah lah seluruh seluruh negara. negara. Malah Peraturan 4 dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan ( Persatuan Sekolah ) 1998 seperti yang dimaktubkan dalam Warta Kerajaan P.U (A) 196 bertarikh 21 Mei 1998 menegaskan bahawa Guru Besar atau Pengetua, setelah menerima permoho permohonan nan secara secara bertulis, bertulis, hendakl hendaklah ah menubuh menubuhkan kan persatua persatuan n sekolah sekolah dari ketogeri yang berikut:1.1.1

Mata pelajaran yang diajar di sekolah sebagaimana sebagaimana yang dinyatakan dinyatakan dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan (Kurikulum Kebangsaan) 1997,

1.1.2

Hobi dan rekreasi;

1.1.3

Sukan dan permainan;

1.1.4

Badan beruniform; atau

1.1.5

Apa-apa persatuan lain yang diluluskan oleh pendaftar.

1.2 1.2 Usah Usaha a menu menubu buhk hkan an kela kelab b atau atau pers persa atuan tuan di seko sekola lah h adal adalah ah juga juga usah usaha a kependi kependidika dikan n yang penting penting,, khususny khususnya a untuk untuk menyem menyemai ai dan memupu memupuk k prinsip, prinsip, kaedah dan kemahiran kepimpinan di kalangan murid, di samping membangunkan diri mereka mereka menjadi menjadi insan insan yang yang mewarisi mewarisi dan mengha menghayati yati keseluru keseluruhan han ciri-ciri ciri-ciri kecem kecemerl erlan anga gan n murid murid yang yang tersu tersurat rat dan dan tersir tersirat at dalam dalam Falsaf Falsafah ah Pend Pendidi idikan kan Kebangsaan. 1.3

2.

Sehin Sehingg gga a kini kini inisia inisiatif tif dan dan usa usaha ha sekol sekolah ah menu menubu buhka hkan n kela kelab b atau atau persa persatu tuan an yang yang dipi dipimp mpin in,, dian diangg ggot otai ai dan dan dige digera rakk kkan an oleh oleh muri muridd-mu muri rid d amat amatla lah h menggalakkan. Inisiatif dan usaha ini akan memberi impaks yang lebih besar  kepada kepada penyema penyemarakk rakkan an kegiatan kegiatan kokuriku kokurikulum lum sebagai sebagai sebahag sebahagian ian daripad daripada a progra program m pend pendidi idika kan n di sekola sekolah, h, apab apabila ila penge pengetah tahua uan, n, kesun kesunggu gguha han n dan dan kemahiran murid-murid memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan yang ditubuhkan itu dipertingkatkan secara bersepadu dan berterusan.

RASIONAL Berdasarkan hakikat kejadian insan, setiap murid mempunyai bakat dan potensi untuk memi memimp mpin, in, sekur sekuran ang-k g-kura urang ngny nya a untuk untuk memim memimpin pin diri diri sendir sendirii menja menjadi di apa apa yang yang diingi diingink nkan. an. Walau alau baga bagaima imana napu pun n peng pengeta etahu huan an,, kesun kesungg gguh uhan an dan kemah kemahira iran n memimpin memimpin,, menguru mengurus s dan mengop mengoperas erasikan ikan sesuatu sesuatu kelab kelab atau atau persatu persatuan an bukanlah bukanlah warisan semula jadi. Pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran ini sebaliknya boleh diperolehi melalui proses-proses pengajaran pengajaran dan pembelajaran pembelajaran formal dan tidak formal, pengalaman secara langsung, perkongsian pemikiran, pengalaman dan latihan.

1

3.

MATLAMAT Agar dapat membantu guru dan murid-murid merancang dan melaksanakan dengan bermatlamat bermatlamat untuk melahirkan insan yang berwibawa, berketrampilan berketrampilan dan berkeyakinan berkeyakinan tinggi sebagai pemimpin di sekolah dan berpotensi mengembangkan bakat dan upaya kepimpinan masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi dalam bidang-bidang yang diceburi pada masa akan datang.

4.

OBJEKTIF AM Guru-Guru dan murid-murid akan: 4.1 Mengetahui Mengetahui dan memahami memahami ciri-ciri dan nilai-nilai kepimpinan kepimpinan yang diperlukan untuk memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan di sekolah.

5.

6.

4.2

Menge Mengetah tahui ui dan dan memah memaham amii kaedah kaedah,, stateg stategii dan prin prinsip sip peng penguru urusan san kela kelab b atau atau persatuan secara berkesan.

4.3

Menge Mengetah tahui ui dan dan memah memaham amii kaeda kaedah h dan dan stateg stategii memimp memimpin in dan dan memo memotiv tivasi asikan kan ahli-ahli kelab atau persatuan yang dipimpin

4.4

Mempu Mempuny nyai ai peng pengeta etahu huan an dan dan kemah kemahira iran n meran merancan cang, g, meng mengelo elola, la, meny menyeli elia a dan menilai aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan yang dipimpin.

4.5

Mempu Mempuny nyai ai keyaki keyakina nan n diri seb sebaga agaii pemimp pemimpin in yang yang berwi berwibaw bawa, a, berke berketra tramp mpila ilan n dan berwawasan.

OBJEKTIF KHUSUS 5.1

Menjel Menjelask askan an mat matlam lamat at dan dan tujua tujuan n penub penubuha uhan n kelab kelab atau atau pers persat atua uan n di sekola sekolah h dalam konteks kependidikan dan kepimpinan

5.2

Menjel Menjelask askan an kaed kaedah ah dan dan tat tataca acara ra pen penubu ubuhan han kelab kelab atau atau persa persatua tuan. n.

5.3 5.3

Menj Menjel elas aska kan n kaed kaedah ah dan dan tata tataca cara ra pent pentad adbi bira ran n dan dan peng pengur urus usan an kela kelab b atau tau persatuan

5.4 5.4

Menj Menjel elas aska kan n kaed kaedah ah dan tatac tatacar ara a peng pengur urus usan an dan penge pengelo lola laan an aktiv aktivit itii dan dan kegiat kegiatan an kelab kelab atau atau persa persatua tuan n di sekola sekolah h berda berdasar sarka kan n peran perancan canga gan n dan dan undang-undang.

5.5

Membe Membent ntang ang dan dan menje menjelas laska kan n ciri-c ciri-ciri iri dan dan nila nilai-n i-nila ilaii asas asas kepim kepimpin pinan. an.

5.6 5.6

Menj Menjel elas aska kan n tang tanggu gung ngja jawa wab b dan dan pera perana nan n muri muridd-mu muri rid d seba sebaga gaii warg wargan aneg egar ara a berdasarkan Rujunegara, perlembagaan negara dan Wawasan 2020.

KELAB ATAU PERSATUAN

6.1

Definisi : Sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur, berpelembagaan, berperaturan dan berkepim berkepimpina pinan n yang yang dianggot dianggotai ai oleh murid-mu murid-murid rid sekolah sekolah yang mempuny mempunyai  ai  minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk 

2

sali saling ng beke bekerj rjas asam ama, a, bant bantu u memb memban antu tu dan dan berk berkon ongs gsii sumb sumber er dala dalam m melak melaksan sanak akan an aktivi aktiviti ti dan dan menc mencapa apaii cita-c cita-cita ita serta serta matla matlama matt yang yang telah telah dite diteta tapk pkan an dan dan dipe dipers rset etuj ujui ui bers bersam ama a bagi bagi memp memper erke kemb mban angk gkan an mina minat, t, kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-masing. 6.2

Tujuan penubuhan/pembentukan kelab atau persatuan : 6.2.1 6.2.1

7.

Menggab Menggabung ungkan kan murid-m murid-murid urid yang yang mempunya mempunyaii minat, minat, kegemaran kegemaran,, hasrat dan kecenderu kecenderungan ngan yang sama supaya supaya murid-muri murid-murid d berpelua berpeluang ng dan berkesempatan: a.

Mera Meran ncan cang dan melak laksan sanaka akan aktivit ivitii berkumpulan.

b.

Berko rkongsi pen pengetah tahuan dan pengala galam man dalam lam bida idang yang ang diminati dan digemari.

c.

Menetapkan bersama.

d.

Berkongsi sumber dan peralatan.

e.

Mewu Mewuju judk dkan an pelu peluan ang g kep kepad ada a mur murid id-m -mur urid id meng mengem emba bang ngka kan n bak bakat at dan potensi kepimpinan

f.

Mewu Mewuju judk dkan an wah wahan ana a kepa kepada da mur murid id-m -mu urid rid meng mengem emba bang ngka kan n baka bakatt dan potensi masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi

matlamat

yang

dan

dipersetujui

keg kegiata iatan n

dan

sec secara

dilaksanakan

BAGAIMANA MENUBUHKAN MENU BUHKAN KELAB K ELAB ATAU ATAU PERSATUAN 7.1 Murid-murid membentuk membentuk jawatankuasa jawatankuasa penaja untuk menetapkan:menetapkan:7.1. 7.1.1 1

Tujua ujuan n dan dan matl matlam amat at

7.1. 7.1.2 2

Akti Aktivi viti ti dan dan keg kegia iata tan n

7.1.3

Peraturan

7.1.4 7.1.4

Perle Perlemb mbag agaa aan n (Conto (Contoh h Lamp Lampira iran n J)

7.2 Jawatan Jawatankuas kuasa a penaja penaja menulis menulis permoh permohonan onan rasmi kepada kepada Pengetu Pengetua a atau atau Guru Besar dengan menyertakan dokuman yang telah ditetapkan di atas. 7.3 Mendapatkan Mendapatkan kelulusan daripada daripada Pengetua atau Guru Besar  7.4 Mendafta Mendaftarkan rkan ahli-ahli ahli-ahli kelab kelab atau persatuan persatuan yang yang telah telah dilulusk diluluskan an oleh Pengetua Pengetua atau Guru Besar  7.5 Mengadakan Mengadakan Mesyuarat Agung Agung penubuhan dengan dengan : 7.5. 7.5.1 1

Memi Memili lih h Ahli Ahli Jawat Jawatan anku kuas asa a

7.5.2 7.5.2

Meranca Merancang ng aktiv aktiviti iti tahu tahunan nan kelab kelab atau atau persatua persatuan n

7.5.3 7.5.3

Pengesa Pengesahan han dokume dokumen n kelab kelab atau atau persatu persatuan an

3

7.6 Mengoperasikan Mengoperasikan kelab atau atau persatuan 8.

PENGURUSAN KEWANGAN 8.1

8.2

8.3

Pengenalan 8.1.1 8.1.1

Peng Penguru urusan san Kewang Kewangan an adalah adalah satu perkara perkara pokok pokok dan paling paling pent penting ing dalam sesebuah kelab atau persatuan

8.1. 8.1.2 2

Tanpa anpa peng pengur urus usan an kewa kewang ngan an yang yang baik baik dan dan semp sempur urna na maka maka perjalanan persatuan atau kelab berkenaan akan pincang dan akhirnya terus berkubur.

Objektif  8.2. 8.2.1 1

Memb Member erii pend pended edah ahan an kepa kepada da pela pelaja jarr khus khusus usny nya a kepa kepada da Bend Bendah ahar arii kelab/persatuan dalam menguruskan kewangan secara sistematik.

8.2.2 8.2.2

Melahirk Melahirkan an pelaja pelajarr yang yang yang yang celik celik pengu pengurusa rusan n kewanga kewangan n

8.2. 8.2.3 3

Dapa Dapatt meli melinc ncin inka kan n perj perjal alan anan an sese sesebu buah ah kela kelab/ b/pe pers rsat atua uan n menjalankan sebarang aktiviti yang telah dirancangkan

dala dalam m

Tugas Bendahari dan Penolong Bendahari  8.3.1 8.3.1

Menye Menyedia diakan kan ‘cas ‘cash h book’ book’ (Buku (Buku Tun Tunai) ai) a.

Buku Resit,

b.

Borang Pe Pesanan Barang,

c.

Borang Baucar Bayaran.

8.3.2 8.3.2

Menye Menyedia diakan kan sebuah sebuah fail kewang kewangan an dan juga juga temp tempat at menyim menyimpa pan n fail, fail, buku resit, baucar bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna.

8.3. 8.3.3 3

Bend Bendah ahar arii kela kelab/ b/pe pers rsat atua uan n perl perlu u menc mencat atat at sega segala la perk perkar ara a hendak dibeli/dipesan dibeli/dipes an dengan mengisi Borang Pesanan

8.3.4 8.3.4

Mempast Mempastikan ikan pengeru pengerusi/se si/setiau tiausaha saha telah telah membuk membuka a akaun persatu persatuan an

8.3.5 8.3.5

Membua Membuatt punguta pungutan n yuran/d yuran/derma erma keahlian keahlian dan sumbang sumbangan an khusus khusus bagi bagi menjalankan sesuatu aktiviti.

8.3.6

Menyediakan Borang Pesanan (Contoh Lampiran A)

8.3.7 8.3.7

Apa yang yang patu patutt dilakuka dilakukan n apabila apabila menerim menerima a duit/wa duit/wang? ng?

yang yang

a.

Keluarkan resit

b.

Rekodkan da dalam ‘c ‘cash bo book’

c.

Men Menyimp impan wang dalam lam Bank/G k/Guru Pena Penas siha ihat dengan seg segera sekiranya melebihi had yang dibenarkan. (RM 30.00)

4

8.3. 8.3.8 8

Seti Setiap ap pemb pembel elia ian n bara barang ng mele melebi bihi hi had had yang yang dibe dibena nark rkan an (RM (RM 30.0 30.00) 0) hendaklah mendapatkan kebenaran daripada Guru Penasihat.

8.3.9 8.3.9

Bend Bendah ahari ari juga perlu perlu membua membuatt angga anggaran ran perbela perbelanja njaan an bagi bagi sesua sesuatu tu program.

8.3.10 Pembentangkan laporan kewangan dalam mesyuarat. 8.3.11 Mengadakan Baucar Pembayaran. a.

Bauc Baucar ar Pem Pemba baya yara ran n hen henda dakl klah ah dibu dibuat at dala dalam m 2 sal salin inan an.. Sali Salina nan n asal asal simpa simpana nan n sekola sekolah h (kelab (kelab/p /pers ersat atua uan) n) dan dan kedua kedua kepad kepada a penerima.

b. Masu Masukk kkan an buti butirr-bu buti tirr tent tentan ang g perk perkhi hidm dmat atan an/b /bek ekal alan an yang yang tela telah h dilaksanakan/dibekalkan beserta tarikh.

c. Setia Setiap p bauca baucarr pemb pembaya ayaran ran dimes dimestik tikan an disert disertaka akan n bil pemb pembeli elian an barang. d. Jumlah Jumlah pemba pembayara yaran n dalam dalam angka angka dan dan perkata perkataan. an. e. Dapatkan Dapatkan resit resit pembayar pembayaran an daripada daripada pembek pembekal al atau pekeda pekedai. i. f.

Tandata andatangan ngan guru pena penasiha sihatt yang yang melulus meluluskan kan dan dan tarikh. tarikh.

g. Jika bil asal hilang, hilang, pembayaran pembayaran hendaklah hendaklah dibuat terhadap terhadap bil salinan yang diperakui oleh guru penasihat . h. Seba Sebaik ik saha sahaja ja pemb pembay aya aran ran dila dilaku kuka kan, n, bauc baucar ar dan dan doku dokum men sokong sokongan an hend hendakl aklah ah diteb ditebuk/ uk/dic dicop op “SUDA “SUDAH H BAY BAYAR” berse berserta rta tarikhnya bagi mengelak pembayaran dua kali. i.

Bauca Baucar-b r-bau aucar car pembay pembayara aran n yang yang telah telah dibay dibayar ar hend hendakl aklah ah disusu disusun n dan difailkan mengikut nombor siri.

8.3.12 Menyediakan Penyata Kewangan Berakhir 31 Ogos pada setiap tahun untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan (Lampiran B) a.

Pastikan Buku Tunai (Cash Book) telah dikemaskinikan dan ditutup.

b.

Past Pastik ikan an adan adanya ya Peny Penyat ata a Kew Kewanga angan n Tahuna hunan n Kela Kelab/ b/Pe Pers rsat atua uan n sekolah yang telah diaudit bagi tahun sebelumnya atau jika tidak, gunakan penyata yang belum diaudit.

c.

Sedi Sediak akan an form format at Peny Penyat ata a Kewa Kewang ngan an Tah Tahun unan an.( .(ad ada a wang wang terim terima a dan ada wang keluar serta baki ditangan dan juga baki dibank.

d.

Dapa Dapatk tkan an tand tandat atan anga gan n Pem Pemerik eriksa sa Kira Kira-K -Kir ira a bagi bagi meng menges esah ahka kan n bahawa segala butiran dalam Penyata Tahunan itu adalah benar  atau sahih.

8.3.13 Meny Menyem emak ak Buku Buku Tuna Tunaii (cas (cash h book book)) pada pada seti setiap ap huju hujung ng bula bulan n Menyimpannya di tempat yang selamat dan berkunci.

5

8.3.14 Sekiranya persatuan dibubarkan, bendahari hendaklah membelanjakan wang wang baki mengiku mengikutt sebagaim sebagaimana ana yang yang diputusk diputuskan an dalam dalam mesyuar mesyuarat at agung. 8.3.15 Penyalahgunaan wang persatuan adalah satu kesalahan yang serius dan boleh dikenakan tindakan tatatertib 8.4

9.

Tugas Pemeriksa Kira-Kira 8.4.1 8.4.1

Menyem Menyemak ak Buku Buku Tunai Tunai pada setiap setiap hujun hujung g bulan bulan

8.4.2 8.4.2

Memberi Memberikan kan teguran teguran kepad kepada a Bendahari Bendahari sekira sekiranya nya berlaku berlaku butiran butiran salah. salah.

8.4.3 8.4.3

Menanda Menandatang tangani ani Penyat Penyata a Tahu Tahunan nan Berakh Berakhir ir 31Ogos 31Ogos setiap tahun. tahun.

8.4.4

Bertanggungjawab ke ditandatanganinya itu

atas

Penyata

Tahunan

yang

telah

PENGURUSAN MESYUARAT  9.1

Mesyuarat Agung. 9.1. 9.1.1 1

Meng Menged edar arka kan n sura suratt jemp jemput utan an Mes Mesyu yuar arat at Agun Agung g Kel Kelab ab died diedar arka kan n sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan (Lampiran C) dengan disertakan minit mesyuarat yang lalu.

9.1.2 9.1.2

Atur Atur cara cara Majlis Majlis Mesyu Mesyuara aratt Agu Agung ng a. Ucap Ucapan an AluAlu-al alua uan n b. Ucapa Ucapan n Penas Penasiha ihatt Kelab Kelab c. Ucap Ucapan an Per Peras asmi mian an d. Mesy Mesyu uarat arat agu agung ng

9.1. 9.1.3 3

Agen Agenda da Mes Mesyu yuar arat at Agun Agung g

a.

Ucapan Pengerusi Mesyuarat

b.

Memb Memben enta tang ng dan dan men menge gesa sahk hkan an mini minitt mes mesyu yuar arat at agun agung g yan yang g lal lalu. u. (Contoh Minit Mesyuarat Agung – Lampiran D)

c.

Membentangkan laporan tahunan.

d.

Mem Membent bentan angk gkan an dan dan men menge gesa sahk hkan an lapo lapora ran n kew kewa angan ngan

e.

Pemilihan Ahli Ja Jawatankuasa i.

Pengerusi

ii.

Naib Pengerusi

iii.

Setiausaha

iv.

Penolong Se Setiausaha

6

9.2

v.

Bendahari

vi.

Penolong Bendahari

vii. vii.

Ahli hli Jaw Jawatankua kuasa (5 – 7 oran rang)

viii viii..

Pemi Pemili liha han n dua dua oran orang g juru juru audi auditt

f.

Membahaskan usul-usul yang diterima

g.

Ucapan penangguhan

Mesy Mesyua uarrat Agung gung Lua Luar Bia Biasa Mesyuarat Mesyuarat Agung Agung Luar Luar Biasa/T Biasa/Terg ergemp empar ar boleh boleh diadakan diadakan dengan dengan kehenda kehendak k sebahagi sebahagian an ahli atau atau Ahli Jawatank Jawatankuasa uasa bagi bagi membinc membincangk angkan an satu satu agenda agenda sahaja. Notis hendaklah disiarkan dua minggu sebelum diadakan. Mesyuarat ini juga boleh diadakan kerana:

9.3

9.2.1 9.2.1

Perm Permint intaa aan n bert bertuli ulis s 2/3 2/3 ahli ahli

9.2.2 9.2.2

Pengeru Pengerusi si memiki memikirkan rkan perlunya perlunya mesyuar mesyuarat at diada diadakan kan..

Mesyuarat Ja Jawatankuasa Mesyuarat Mesyuarat ini diadakan diadakan untuk untuk mengera mengerakkan kkan aktiviti aktiviti kelab. kelab. Mesyuara Mesyuaratt hanya hanya boleh boleh dijalank dijalankan an sekirany sekiranya a cukup cukup korum korum (2/3 daripad daripada a ahli jawatank jawatankuasa uasa). ). Mesy Mesyua uara ratt ini ini hend hendak akla lah h diha dihadi diri ri oleh oleh Guru Guru Pena Penasi siha hatt yang yang dila dilant ntik ik oleh oleh Pengetua Pengetua.. Notis panggilan panggilan mesyuara mesyuaratt hendakl hendaklah ah diberi dalam tempoh tempoh satu minggu. (Lampiran E) Agenda Mesyuarat hendaklah merakumi perkara berikut:

9.4 9.4

9.3. 9.3.1 1

Ucap Ucapan an Pen Penge geru rusi si..

9.3.2 9.3.2

Menge Mengesa sahka hkan n minit minit mesyu mesyuara aratt yang yang lalu. lalu. (Contoh minit mesyuarat jawatankuasa – Lampiran F)

9.3. 9.3.3 3

Perk Perkar ara a berb berban angk gkit it..

9.3.4

Laporan biro-biro.

9.3. 9.3.5 5

Lapo Lapora ran n kewa kewang ngan an..

9.3. .3.6

Hal-h al-ha al la lain. in.

Mesy Mesyua uara ratt Ahl Ahlii Ja Jawata watank nkua uasa sa Proj Projek ek Agenda Mesyuarat 9.4. 9.4.1 1

Ucap Ucapan an Pen Penge geru rusi si

9.4.2 9.4.2

Memben Membentang tang dan meng mengesah esahkan kan minit minit mesyu mesyuarat arat yang lalu

7

10.

9.4.3 9.4.3

Perka Perkarara-per perka kara ra berba berbang ngkit kit

9.4.4 9.4.4

Membin Membincan cangka gkan n hal hal projek projek (La (Lamp mpira iran n G) a.

Tarikh

b.

Hari

c.

Masa

d.

Tempat

9.4.5 9.4.5

Melan Melantik tik ahli ahli jawata jawatanku nkuas asa a proje projek k

9.4.6 9.4.6

Tuga Tugas-t s-tug ugas as ahli ahli jawat jawatan ankua kuasa sa projek projek

9.4. 9.4.7 7

Kewa Kewang ngan an proj projek ek

9.4. .4.8

Hal-h al-ha al la lain. in.

PENGURUSAN FAIL 10.1

Fail Induk Kelab / Persatuan 10.1.1 10.1.1

Surat Surat Permo Permoho hona nan n menu menubuh buhka kan n Unit Unit Pakaia Pakaian n Serag Seragam am,, Kelab Kelab// Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan bersama : a. b. c.

Draf perlembagaan Draf aktiviti asas Senarai Jawatankuasa Penaja

10.1.2 10.1.2

Surat Surat kelulu kelulusa san n pen penub ubuh uhan an darip daripada ada Peng Pengetu etua/ a/Gu Guru ru Besar Besar selaku selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan.

10.1.3 10.1.3

Surat Surat pelan pelantik tikan an seba sebaga gaii Guru Guru Pem Pemimp impin/ in/Pe Pena nasih sihat at.. Ada Ada peny penyata ataan an penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.

10.1 10.1.4 .4

Mini Minitt Mesy Mesyua uara ratt Agun Agung g penu penubu buha han. n.

10.1 10.1.5 .5

Perle Perlemb mbag agaa aan n yang yang dis disah ahka kan n oleh oleh Peng Penget etua ua/G /Gur uru u Besa Besarr.

10.1.6 10.1.6

Senar Senarai ai jawata jawatanku nkuasa asa yang yang disahk disahkan an oleh oleh Peng Penget etua/ ua/Gu Guru ru Bes Besar ar..

10.1.7 10.1.7

Peran Peranca canga ngan n akti aktivit vitii asas asas yang yang disah disahka kan n oleh oleh Pen Penge getua tua/G /Guru uru Besar Besar..

10.1.8 10.1.8

Jadua Jaduall aktiv aktiviti iti tahun tahunan an yang yang disah disahkan kan oleh oleh Pen Penge getua tua/G /Guru uru Besar Besar..

10.1 10.1.9 .9

Sena Senara raii keah keahli lian an yang yang disa disahk hkan an oleh oleh Guru Guru Pemi Pemimp mpin in..

10.1.10 10.1.10

Surat Surat permo permohon honan an menguti mengutip p derma derma keah keahlian lian daripada daripada Bendah Bendahari. ari.

10.1.1 10.1.11 1

Surat Surat kelulus kelulusan an menguti mengutip p derm derma a darip daripada ada Pengetu Pengetua/Gu a/Guru ru Besa Besar. r.

10.1.1 10.1.12 2

Akaun Akaun kewan kewanga gan/b n/bela elanja njawa wan n yan yang g disa disahka hkan. n.

8

10.1.1 10.1.13 3

Surat Surat perm permoh ohon onan an untu untuk k menjad menjadii ahli ahli gabun gabunga gan n daripa daripada da Guru Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

10.1.14 10.1.14

Surat Surat kelulus kelulusan an untuk untuk menjadi menjadi ahli gabung gabungan an daripad daripada a Peng Pengetua etua// Guru Besar.

10.1.15 10.1.15

Surat Surat permo permohon honan an untu untuk k menjad menjadii ahli ahli gabun gabungan gan kepada kepada Badan Badan Indu Induk. k.

10.1.16 10.1.16

Surat Surat pener penerima imaan an menjadi menjadi ahli gabung gabungan an daripad daripada a Bada Badan n Indu Induk. k.

10.1 10.1.1 .17 7

Mini Minitt-mi mini nitt mesy mesyua uara ratt yang yang diada diadaka kan. n.

10.1.1 10.1.18 8

Surat Surat-su -sura ratt pekel pekelili iling ng yang yang berka berkaita itan n darip daripad ada: a: a. b. c. d.

10.2

10.1.1 10.1.19 9

Dokum Dokumen en penca pencapa paian ian ceme cemerla rlang ng ahliahli-ahl ahli. i.

10.1 10.1.2 .20 0

Lapo Lapora ran n set setia iap p akt aktiv ivit iti. i.

10.1 10.1.2 .21 1

Lapo Lapora ran n tahu tahuna nan. n. (Lam (Lampi pira ran n H)

10.1 10.1.2 .22 2

Daft Daftar ar peni penila laia ian n bag bagii set setia iap p ahl ahli. i.

10.1.2 10.1.23 3

Surat Surat peny penyer erah ahan an kemb kembali ali kuasa kuasa dan dan perla perlanti ntikan kan seb sebag agai ai Guru Guru Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

10.1 0.1.24 .24

Stok tok da dan in inventori tori..

10.1.2 10.1.25 5

Samp Sampelel-sa samp mpel el Sijil/ Sijil/Su Surat rat Pengh Pengharg argaa aan. n.

Fail Pengerusi 10.2.1 10.2 10.2.2 .2 10.2.3 10.2.4

10.3

Maklumat ahli Sena Senara raii ahl ahlii jaw jawat atan anku kuas asa a dan dan sena senara raii pen penas asih ihat at Perlembagaan kelab Minit mesyuarat

Fail Setiausaha 10.3.1 10.3 0.3.2 10.3.3 10.3.4 10.3.5 10.3 10.3.6 .6 10.3 0.3.7

10.4

Kementerian Pendidikan Malaysia Jabatan Pe Pendidikan Ne Negeri Pejabat Pendidikan Daerah Sekolah

Minit mesyuarat Suratrat-s sura urat berka rkaitan itan kela kelab b Buku-bu -buku pa panduan kelab Perlembagaan kelab Maklumat ahli Sena Senara raii ahl ahlii jaw jawat atan anku kuas asa a dan dan gur guru u pen penas asih ihat at Lapora poran n Min Ming gguan (La (Lampira iran I) I)

Fail Kewangan (Bendahari) 10.4 0.4.1 10.4.2

Penya nyata kira kira-k -kir ira a kew kewanga ngan kela kelab b Bil-bil pembelian.

9

Contoh Rujukan Fail:

SMKBBU/07/KPA/2003(

) Lampiran A

BORANG PESANAN Kepada : ……………………………………… ……………………………………… ……………………………………… Sila bekalkan barang/laksanakan kerja yang tersebut di bawah ini selewatnya pada ………………. dan panjangkan bil kepada kami. No

Perihal

Banyaknya

Harga Satu RM

1 2 3 4 5 6 Jumlah: Ringgit ………………………………… dan sen ……………………………….. INGATAN: INGATAN:

Sen

Jumlah RM

Sen

JUMLAH RM

Pembayaran Pembayara n tidak akan dibuat jika Borang Pesanan Asal tidak dikembalikan dikembalik an

Tarikh : ………………..

Tandatangan Guru Penasihat ……………………………… Cop Rasmi Rasmi Sekolah / Kelab

Perakuan Mengenai Mutu (Dipenuhkan (Dipenuhkan oleh Pembekal) Saya mengakui bahawa saya telah membekalkan barang/telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas mengikut surat tuan ……………………………….. Tarikh : ………………………. …………………… ….

Tandatangan…………… andatan gan……………………… ………… Cop Rasmi Pembekal

Perakuan Penerima Saya memperakui bahawa : 1. Barang yang dipesan di atas telah diterima dan dikeluarkan untuk terus digunakan/ disimpan dan dimasukkan ke dalam stok muka buku/surat stok ……….. 2. Barang kerja/butiran di atas telah dibekalkan / dilaksanakan dengan memuaskan. Tarikh : …………………

Tandatangan andatan gan :…………………… Nama : …………………………………….

10

Jawatan : …………………………………. Isi dalam 3 salinan (dalam kertas yang berlainan warna)

Lampiran B Contoh Penyata Kewangan Tahunan Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu. Bermula Pada 1/9/2002 dan Berakhir 31/8/2003

PENERIMAAN

RM

PERBELANJAAN

RM

40. 1. Baki dibawa ke hadapan

00

2. Yuran / Wang Derma Pendaftaran

00

1. Beli buku laporan dan

20.00

100. alat tulis.

ahli.

2. Sewa bas ke Jeram Pasu

500.00

500. 3. Yuran bulanan ahli

00

3. Buku program

30.00

200. 5. Peruntukan Kokurikulum

00

4. Hadiah pertandingan

100.00

5. Saguhati penceramah 6. Jamuan makan akhir tahun 7. Baki dalam bank

30.00 350.00 110.00

300. 6.Sumbangan daripada PIBG

Jumlah

00

1,140. 00

Jumlah

1,140.00

Saya SITI HALIZA BTE AHMAD, Bendahari Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman,K.Terengganu dengan ini mengakui bahawa Penyata Kewangan ini adalah benar. Baki wang dalam bank ialah Sebanyak RM 110.00

Tanda andata tang ngan an Ben Benda daha hari ri : ……… …………… ………… ………… ………… ………. …... (SITI HALIZA BTE AHMAD)

Tarik arikh h : ………… ……………… ……

Saya ZULZAIMI BIN NASIR, Pemeriksa kira-kira 1 dan AINI BTE HARUN, Pemeriksa kira-kira 2, dengan ini mengesahkan Penyata Kewangan Tahunan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini yang berakhir  Pada 31/8/2003 adalah yang benar.

Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 1 : …………………………………….. (ZULZAIMI BIN NASIR)

Tandatangan Pemeriksa Kira-Kira 2 : ……………………………………. (AINI BTE HARUN)

11

Tarikh : ………………..

Lampiran C Contoh Surat Notis Mesyuarat Agung Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman 20400 Kuala Terengganu TERENGGANU.

Rujukan Tuan: Rujukan Kami: SMKSS/07/KPA/2003(12) Tarikh : 18 Februari 2003

Saudara Mohd Ali bin Amin, Amin , Ahli Kelab Pencinta Alam SMKSS. Saudara/Saudari, MESYUARAT AGUNG TAHUNAN KELAB PENCINTA ALAM SEKOLAH Sukacita diimaklumkan bahawa Mesyuarat Agung Kelab Pencinta Alam , SMK Sultan Sulaiman,K.Terengganu akan diadakan pada ketetapan berikut: Tarikh: Masa: Tempat: 2.

Agend enda Me Mesyu syuarat rat ad adala alah se seperti rti be beriku rikutt: 2.1 2.2 2.3 2.4

3.

11 Mac 2003 (Isnin) 2.30 petang Dewan SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.

Ucapan Alu-aluan Ucapan Penasihat Kelab Ucapan Perasmian Agenda Mesyuarat Agung i. Ucapan Pengerusi ii. Memb Memben enta tang ng dan dan men menge gesa sahk hkan an mini minitt mes mesyu yuar arat at agun agung g yan yang g lal lalu u iii. Membentangkan laporan tahunan iv. iv. Memb Memben enta tang ngka kan n dan dan meng menges esah ahka kan n lapo lapora ran n kewa kewang ngan an v. Pemilihan Ahli Jawatankuasa vi. Pemilihan dua orang juruaudit vii. vii. Mem Membaha bahask skan an usul usul-u -usu sull yang yang dite diteri rim ma viii. Ucapan pe penanguhan

Sauda Saudara ra / sauda saudari ri dijem dijempu putt hadir hadir ke mesyu mesyuara aratt ini. ini. Kehad Kehadira iran n amat amat diharg dihargai. ai.

Sekian, terima kasih. Saya yang menurut perintah, ……………………………… ( SITI HALIZA BTE AHMAD ) Setiausaha Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu. s.k.

1, 2.

Jawatankuasa Pe Pengurusan Ko Kokurikulum Se Sekolah Guru Pe Penasihat Ke Kelab Pe Pencinta Alam

12

3.

Pengerusi Kelab Pencinta Alam. Lampiran D

Contoh Minit Mesyuarat Agung  Tarikh : Masa Masa : Tempat: Kehadiran :

11.3.2003 (Isnin) 2.30 2.30 peta petang ng Dewan SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu K.Terengganu 50 / 72 (Senarai nama dilampirkan)

Bil 1.

Agenda Ucapan Pengerusi

2.

7.

Memben Membentang tang dan menges mengesahka ahkan n minit minit mesyuara mesyuaratt yang yang lalu. lalu. 2.1. Pencadang 2.2. Penyokong Memb Memben enta tang ngka kan n lap lapor oran an tahu tahuna nan n 3.1. 3.2. Memb Memben entan tang g dan dan meng menges esah ahkan kan lap lapora oran n kewan kewanga gan n 4.1. Pencadang 4.2. Penyokong Pem Pemilih ilihan an AJK AJK Ta Tahuna hunan n 5.1. Pengerusi 5.2. Naib Pengerusi 5.3. Setiausaha 5.4. Penolong Setiausaha 5.5. Bendahari 5.6. Penolong Bendahari 5.7. Ahli Jawatankuasa (maksima 7 orang) Pemi Pemili liha han n dua dua ora orang ng juru juruau audi ditt 6.1. 6.2. Memb Membah ahas aska kan n usulusul-us usul ul yang yang dit diter erim ima a

8.

Ucap capan penan nangguhan

3.

4.

5.

6.

Tindakan

Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang Dicatat oleh,

…………………………………. ( SITI HALIZA BTE AHMAD ) Setiausaha Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu.

Tarikh: 11.3.2003

13

Lampiran E Contoh Surat Jemputan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu. Terengganu

Rujukan Tuan: Rujukan Kami: SM SMKSS/07/KPA/2003(15) Tarikh : 15 Mac 2003

Saudara Mohamad bin Atan, Atan , Tingkatan 4 Sastera 1. Saudara/Saudari, MESYUARAT AHLI JAW J AWA ATANKUASA TANKUASA KELAB KEL AB PENCINTA PENC INTA ALAM SEKOLAH Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Ahli Jawatankuasa, Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu, Terengganu akan diadakan seperti butiran dibawah: Tarikh : Masa: Tempat: 2.

Agend enda Me Mesyu syuarat rat ad adala alah se seperti rti be beriku rikutt: 2.1 2.2 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

3.

13.4.2003 (Sabtu) 8.00 pagi Bilik Bacaan, SMK Sultan Sulaiman

Ucapan Pengerusi Meng Menges esah ahka kan n min minit it mes mesyu yuar arat at yan yang g lalu lalu.. Perkara berbangkit. Laporan ke kewangan. Laporan biro-biro Hal-hal lain.

Sauda Saudara/ ra/sau sauda dari ri dijem dijempu putt hadir hadir ke mesyu mesyuara aratt ini. ini. Keha Kehadir diran an amat amat diharg dihargai. ai.

Sekian, terima kasih. Saya yang menurut perintah,

……………………………… (SITI HALIZA BTE AHMAD ) Setiausaha Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu, Terengganu, TERENGGANU. TERENGGAN U. s.k.

1. 2. 3.

Jawatankuasa Pe Pengurusan Ko Kokurikulum Se Sekolah Guru Pe Penasihat Ke Kelab Pe Pencinta Alam Pengerusi Kelab Pencinta Alam.

14

Lampiran F Contoh Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Tarikh: 13.4.2003 (Sabtu) Masa: 8.30 pagi Tempat: Bilik Bacaan SMK Sultan Sulaiman. Ahli yang hadir: 1. Mohamad Erfan bin Mohd Sani 2. Mohd Ekhmal bin Mohd Afandi 3. Siti Norhaliza binti Taruddin 4. Kumari a/p Ramalingam 5. Wong Poh Tin 6. Kamaruddin bin Basri 7. Faridon Kamal bin Fadzil 8. Dzulkha Bibi binti Yussof 9. Kamaliah binti Kamal 10. Zulkifli bin Hashim 11. Ragu a/l Ramanaidhu 12. Tan Ah Kin 13. Lee See Ming Bil 1.

Ag Agenda Ucapan Pe Pengerusi

2.

Meng Menges esah ahka kan n Mini Minitt Mesy Mesyu uarat arat kali kali ke-2 ke-2 2.1. Pencadang 2.2. Penyokong

3.

Perkara Be Berbangkit 3.1. 3.2

4.

Laporan Ja Jawatankuasa Kecil

5.

Laporan Ke Kewangan

6.

Hal-hal lain

Pengurusi Naib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha Bendahari Penolong Bendahari Ahli Ja Jawatankuasa AJK AJK AJK AJK AJK AJK Tindakan

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 10.30 pagi Dicatat oleh,

Tarikh : 13.4.2003

…………………………………………. ( SITI HALIZA BTE AHMAD ) Setiausaha,

………..………………………… Disahkan oleh Guru Penasihat

15

Kelab Pencinta Alam, SMK Sultan Sulaiman, K.Terengganu Lampiran G

Contoh Kertas Cadangan Projek Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10. 10. 11. 12. 12. 13. 13. 14. 14. 15. 16. 16. 17. 17. 18. 18.

Nam Nama Proj Proje ek : ……… ………………… ………………………………………………… …………… Ketu Ketua a Gur Guru u Pen Penas asih ihat at : ……… …………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……… … Guru Guru Pena Penasih sihat at : …………… ………………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… …………… ………… … Pengerusi Projek : …………………………………………………………….. Naib Pengerusi Projek : ………………………………………………………. Seti Setiau ausa saha ha Proj Projek ek : ……… …………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… …….. Naib Naib Seti Setiau ausa saha ha : ……… …………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………. …... Bend Bendah ahar arii Pro Proje jek k : ……… …………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… …….. .... AJK Pro Proje jek k : ……… …………………………………………………… ……………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Bilan Bilanga gan n pese peserta rta projek projek : Lela Lelaki ki ……… …………. …... Pere Peremp mpuan uan …………… ………………… ………… …… Tarik arikh h Pro Proje jek k : ………… ……………… ……… … hin hingg gga a ……… …………… ………… ………… …….. .. Tempa empatt Proj Projek ek : ……… …………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………. …. Matl Matlam amat at Proj Projek ek : ……… …………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… …… Obje Objekt ktif if Pro Proje jek k : ………… ……………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………. …... Kewangan Projek : ………………………………………………………….. Angg Anggar aran an Per Perbe bela lanj njaa aan n : …………… ………………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………. …. Peng Pengan angk gkut utan an : ……… …………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……… … Prog Progra ram/ m/ja jadu dual al atu aturr cara cara pro proje jek k : Ruj Rujuk uk lamp lampir iran an Tarikh

Masa

Aktiviti

Disediakan oleh, ……………………………. Tarikh : ……………… ( ) Tandatangan Pengerusi Projek

Disahkan oleh, ………………………….. ( ) Tandatangan Ketua Guru Penasihat. Sekolah ……………………………………….

16

Tindakan

Tahun ………………………………………….. Lampiran H

Contoh Laporan Tahunan Pengetua, Sekolah………………………………………………………………………………. Berikut dikemukakan Laporan Tahunan Kelab Pencinta Alam sekolah ini untuk perhatian tuan. Bahagian A 1.

Guru Penasihat

2.

Jawatankuasa Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha Bendahari Penolong Bendahari Ahli Ja Jawatankuasa

1. …………………………………………….. 2. …………………………………………….. 3. …………………………………………….. ………………………………………………... ………………………………………………... ………………………………………………... ………………………………………………... ………………………………………………... ………………………………………………… 1………………………………………………. 2. ……………………………………………… 3……………………………………………….. 4……………………………………………….. 5……………………………………………….. 6……………………………………………….. 7……………………………………………….. 1……………………………………………….. 2. ………………………………………………

Juruaudit 3.

4. 4.1. 4.2. 4.3. 5. 6.

Hari / Masa Perjumpaan Hari Hari …………………… ………. Bil Perju rjumpaan …………………… ………………… Masa Masa ………… ……………… ………… …… Tempat pat ……… …………… ………… ………… ………… ………… ………… …….. .. Kegi Kegiat atan an / Akt Aktiv ivit itii yang yang tela telah h dil dilak aksa sana naka kan n Tarikh Aktiviti

Kegia Kegiatan tan / Aktivi Aktiviti ti yan yang g tida tidak k dapa dapatt dija dijalan lankan kan dalam dalam tahu tahun n sem semasa asa 5.1……………………… ………………………………………………… Laporan Kewangan Kelab (Lihat lampiran Penyata Kewangan Tahunan

Saya mengaku dan mengesahkan bahawa laporan dan maklumat yang diberikan adalah benar  Saya yang menjalankan tugas, ………………………………. (

……………………………… (

)

17

)

Setiausaha

Ketua Guru Penasihat, Lampiran I

Contoh Laporan Aktiviti Mingguan Kelab Guru Penasihat Bertugas 1………………………………………………….. 2………………………………………………….. 3………………………………………………….. Setiausaha

……………………………………………………

Tarikh / Hari

……………………………………………………

Minggu

……………………………………………………

Tempat

……………………………………………………

Jumlah Kehadiran

……………………………………………………

Laporan Kegiatan

…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Hal-Hal Lain

…………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… …………………………………………………… ……………………………………………………

Yang benar, …………………………… ( Siti Haliza Bte Ahmad ) Setiausaha Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu.

……………………………. Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam SMK Sultan Sulaiman, Kuala Terengganu.

18

Lampiran J

PERLEMBAGAAN PERSATUAN (Suatu Contoh) 1.

2.

NAMA DAN ALAMAT  AL AMAT  a.

Nama Kelab

:

Kelab Pencinta Alam

b.

Alamat

:

SMK Sultan Sulaiman, Jalan Negara, 20400 Kuala Terengganu, TERENGGANU .

MATLAMAT  Memberi peluang kepada setiap pelajar untuk mengembangkan pontensi secara seimbang dan menyeluruh dalam aspek jasmani, emosi, rohani dan intelek

3.

4.

5.

6.

OBJEKTIF  3.1

Supay Supaya a ahli ahli dapa dapatt meng menghar harga gaii alam alam semu semula la jadi jadi dan dan mem memupu upuk k sema semanga ngatt bertanggungjawab terhadap penjagaan persekitaran yang sihat.

3.2

Ahli Ahli kelab kelab bole boleh h meny menyum umban bang g kepa kepada da pen pendid didika ikan n alam alam seki sekita tarr di seko sekolah lah terutamanya melalui penyibaran maklumat dan pendidikan yang berkaitan.

KEAHLIAN  4.1 4.1

Dibu Dibuka ka kepa kepada da semu semua a mur murid id seko sekola lah h ini ini..

4.2

Permo Permoho honan nan men menjad jadii ahli ahli adalah adalah deng dengan an cara cara meng mengisi isi boran borang g yang yang dised disediak iakan an

4.3

Ahli-a Ahli-ahli hli mest mestila ilah h meneri menerima ma serta serta berse bersetuj tuju u berpeg berpegan ang g kepad kepada a Perlem Perlemba baga gaan an dan akan mengambil bahagian dengan cergas bagi menjayakan tujuan kelab ini.

GURU PENASIHAT  5.1

Guru Guru Penas Penasiha ihatt adal adalah ah terdi terdiri ri darip daripad ada a guru guru sekola sekolah h ini. ini.

5.2

Guru Guru Penas Penasiha ihatt memp mempuny unyai ai kuas kuasa a sesuatu aktiviti apabila difikirkan perlu.

5.3 5.3

Guru Guru Pena Penasi siha hatt hend hendak akla lah h sent sentia iasa sa bers bersam ama a deng dengan an ahliahli-ah ahli li sema semasa sa aktiv aktivit itii dijalankan.

mutla mutlak, k, meran meranca cang ng atau atau memb membata atalka lkan n

 AHLI JAWATANKUASA 6.1 6.1

Dila Dilant ntik ik sema semasa sa Mesy Mesyu uarat arat Agun Agung. g.

6.2 6.2

Ahli Ahli yang yang hadi hadirr laya layak k dica dicalo lonk nkan an seba sebaga gaii Ahli Ahli Jawa Jawata tank nkua uasa sa manakala ahli yang tidak dapat hadir tetapi menulis surat tunjuk sebab layak dicalonkan sebagai Ahli Jawatankuasa.

6.3 6.3

Pemi Pemili liha han n ahli ahli jawa jawata tank nkua uasa sa seca secara ra undi undian an..

19

7.

6.4

Ahli Ahli Jawata Jawatanku nkuasa asa Kecil Kecil mengadakan mesyuarat.

boleh boleh dilan dilantik tik oleh oleh Guru Guru Penas Penasiha ihatt

6.5 6.5

Ahli Ahli Jawa Jawata tank nkua uasa sa yang yang hend hendak ak mele meleta takk kkan an jawa jawata tan n menghantar surat perletakan perl etakan jawatan jawata n kepada Guru Penasihat

6.6 6.6

Ahli Ahli Jaw Jawat atan anku kuas asa a Pers Persat atua uan n hend hendak akla lah h terd terdir iri: i:-6.6.1

Pengerusi

6.6. 6.6.2 2

Naib Naib Peng Penger erus usii

6.6. .6.3

Setiau iausaha

6.6. 6.6.4 4

Peno Penolo long ng Seti Setiau ausa saha ha

6.6.5

Bendahari

6.6. 6.6.6 6

Peno Penolo long ng Bend Bendah ahar arii

6.6.7 6.6.7

Ahli Jawatank Jawatankuasa uasa(bila (bilanga ngan n bergan bergantun tung g keperlu keperluan) an)

6.6.8 6.6.8

Peme Pemerik riksa sa Kira-K Kira-Kira ira(2 (2 orang orang))

tanpa tanpa

hend hendak akla lah h

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA 7.1

7.2

7.3

Pengerusi  7.1.1

Mempengerusikan Mempengerusikan semua mesyuarat mesyuarat kesempurnaan semua mesyuarat

dan

bertanggungjawab bertanggungjawab atas

7.1.2 7.1.2

Meneliti Meneliti catatan catatan minit minit mesyua mesyuarat rat dan mema memastika stikan n segala segala keputusa keputusan n yang diputuskan diambil tindakan yang sewajarnya.

7.1.3 7.1.3

Menjalan Menjalankan kan tugas tugas-tug -tugas as lain yang yang diarahk diarahkan an oleh oleh Guru Penasi Penasihat hat dari dari masa ke semasa.

Naib Pengerusi  7.2.1 7.2.1

Memban Membantu tu pengeru pengerusi si dalam dalam menjala menjalankan nkan tugas tugas dan tanggung tanggung jawab yang diberi.

7.2.2

Mempengurusikan mesyuarat semasa ketiadaan pengerusi.

7.2.3

Menjalankan Menjalankan tugas-tugas tugas-tugas lain yang yang diarahkan diarahkan oleh Guru Guru Penasihat Penasihat dari masa ke semasa.

Setiausaha 7.3.1

Menguruskan hal-hal surat menyurat.

7.3.2

Mencatat kegiatan.

7.3.3

Mencatat kehadiran ahli

7.3.4

Menyimpan dokumen yang berkaitan dengan persatuan.

dan

menandatanga menandatangani ni minit mesyuarat/laporan mesyuarat/laporan kegiatan-

20

7.3.5

7.4

7.5

7.6

7.7

7.8

Menjalankan Menjalankan tugas-tugas tugas-tugas lain yang yang diarahkan diarahkan oleh Guru Guru Penasihat Penasihat dari masa ke semasa.

Penolong Setiausaha 7.4.1 7.4.1

Memba Membantu ntu setiausa setiausaha ha tanggungjawabnya.

7.4.2

Menjalankan

7.4.3 7.4.3

Menjalan Menjalankan kan tugas-t tugas-tuga ugas s lain yang diarahka diarahkan n oleh Guru Guru Pena Penasiha sihatt dari dari masa ke semasa.

tugas

dalam dalam

Setiausaha

menjalan menjalankan kan

segala segala tugas tugas dan

sewaktu ketiadaan Setiausaha.

Bendahari  7.5.1

Bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Kelab/Persatuan

7.5.2

Membuat Membuat dan menyimpa menyimpan n kira-kira berkenaan berkenaan semua semua perkara kewangan dan bertanggungjawab di atas kesahihannya.

7.5.3 7.5.3

Menye Menyebdi bdiak akan an Peny Penyata ata menandatanganinya.

7.5.4 7.5.4

Melaporkan Melaporkan kedudu kedudukan kan kewangan kewangan mesyuarat ahli jawatankuasa.

7.5.5 7.5.5

Menyedi Menyediakan akan Lapo Laporan ran Kewang Kewangan an untuk untuk di audit audit dan dibenta dibentangka ngkan n dalam Mesyuarat Agung.

7.5.6 7.5.6

Menjalan Menjalankan kan tugas-t tugas-tuga ugas s lain yang diarahka diarahkan n oleh Guru Penasiha Penasihatt dari masa ke semasa.

Kira-K Kira-Kira ira

bulan bulanan an sekirany sekiranya a

dan dan tahu tahuna nan n serta serta diminta diminta

di dalam dalam

Penolong Bendahari  7.6.1

Menjalankan tugas-tugas Bendahari sewaktu ketiadaan Bendahari.

7.6.2 7.6.2

Menjalan Menjalankan kan tugas-tu tugas-tugas gas lain yang diarahkan diarahkan oleh Guru Penasiha Penasihatt dari masa ke semasa.

 Ahli Jawatankuasa 7.7.1 7.7.1

Memban Membantu tu menjalan menjalankan kan tugas tugas dalam dalam sega segala la program program dan aktiviti aktiviti yang dilaksanakan.

7.7.2 7.7.2

Mempen Mempengeru gerusika sikan n biro sekirany sekiranya a dilantik. dilantik.

7.7.3 7.7.3

Menjalan Menjalankan kan tugas-tu tugas-tugas gas lain yang diarahka diarahkan n oleh Guru Penasiha Penasihatt dari masa ke semasa

Pemeriksa Kira-Kira 7.8.1

Memeriksa, Memeriksa, menyemak menyemak serta serta mengesahkan mengesahkan Laporan Kewangan Kewangan tahunan tahunan dan bertangungjawab keatasnya.

21

7.8.2

8.

9.

10.

11.

12.

Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan betul.

KEWANGAN  8.1 8.1

Sumb Sumber er utam utama a kew kewa angan ngan pers persa atuan tuan/k /kel elab ab adal adalah ah melal elalui ui diputuskan semasa Mesyuarat Agung.

derm derma a yan yang g

8.2

Persa Persatua tuan/ n/Kel Kelab ab juga juga boleh boleh mempero memperoleh leh

8.3 8.3

Ahli Ahli-a -ahl hlii yang yang bers berset etuj uju u meny menyer erta taii akti aktivi viti ti yang yang meme memerl rluk ukan an perbelan perbelanjaaa jaaan n besar besar boleh boleh dikenaka dikenakan n derma derma khas khas bagi memb membiaya iayaii aktiviti aktiviti tersebut.

8.4

Semua pungutan/penyim pungutan/penyimpanan panan hendaklah hendaklah dimasukkan dimasukkan ke dalam SUWA sekolah, sekiranya mendapat kebenaran Pengetua

kewan kewangan gan melal melalui ui aktiv aktiviti iti..

Akaun

KEHADIRAN/PENYERTAAN  9.1

Ahli Ahli pers persatu atuan an/ke /kelab lab dikeh dikehen enda daki ki meng mengha hadir dirii semua semua aktiv aktiviti iti yang yang dijala dijalanka nkan n oleh persatuan/kelab sepanjang tahun.

9.2

Kegagalan Kegagalan berbuat demikian sebanyak sebanyak tiga kali berturut-turut berturut-turut dikehendaki menulis surat tunjuk sebab. Tindakan Tindakan memotong memotong markah kehadiran dalam penilaian kokurikulum boleh diambil sekiranya gagal berbuat demikian.

 AKTIVITI  10.1

Dijalanka Dijalankan n seperti seperti yang yang diranc dirancang ang dalam dalam mesyuara mesyuaratt agung agung atau atau mesyuara mesyuaratt ahli ahli  jawatankuasa.

10.2 10.2

Seba Sebara rang ng pind pindaa aan n akti aktivi viti ti akan akan dibu dibuat at oleh oleh Guru Guru Pena Penasi siha hatt dan dan dium diumum umka kan n kepada pengetahuan ahli.

PERATURAN-PERATURAN  11.1

Perat Peratura uran n sekola sekolah h adala adalah h menja menjadi di perat peratura uran n asas. asas.

11.2

Peratura Peraturan n khas yang ditetapk ditetapkan an hendakl hendaklah ah dipatuh dipatuhii oleh semua semua ahli. ahli.

11.3

Ahli-ahli Ahli-ahli yang

melangg melanggar ar peratura peraturan n akan

dikenaka dikenakan n tindaka tindakan n tatatert tatatertib. ib.

TINDAKAN DISIPLIN  12.1

Diambil Diambil terhada terhadap p ahli yang melangg melanggar ar perlembag perlembagaan aan persatu persatuan/ an/kelab kelab dan tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan.

12.2 12.2

Tind Tindak akan an disi disipli plin n adalah adalah men mengik gikut ut cara cara berik berikut ut:: 12.2.1 12.2.1 Amara Amaran n lisan lisan 12.2.2 12.2.2 Amaran Amaran bertulis bertulis

22

12.3 12.3

13.

14.

15.

Ahli Ahli yang yang tida tidak k berp berpua uas s hati hati deng dengan an tind tindak akan an yang yang diam diambi bill bole boleh h memb membua uatt rayuan kepada Guru Penasihat persatuan/kelab secara bertulis dan keputusan Guru Penasihat adalah muktamad.

PINDAAN PERLEMBAGAAN  13.1

Mana-man Mana-mana a bahagia bahagian n

dalam dalam

perlemb perlembaga agaan an ini sah sehingg sehingga a ia dipinda. dipinda.

13.2

Cadangan Cadangan pindaan pindaan perlembaga perlembagaan an boleh dibuat dibuat oleh ahli, ahli, ahli Guru Penasihat atau pentadbir sekolah secara bertulis.

13.3 13.3

Satu Satu mesyu esyuar arat at khas khas yang yang diha dihadi diri ri oleh oleh Guru Guru Pena Penasi siha hatt dan dan Ahli Ahli Jawatankuasa Jawatankuasa akan membincangkan membincangkan cadangan cadangan tersebut dan meluluskannya meluluskannya  jika perlu.

13.4 13.4

Setia Setiap p pinda pindaan an yang yang telah telah disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

dilulu diluluska skan n

jawatank jawatankuasa uasa,,

henda hendakla klah h dipam dipamirk irkan an dan dan

PEMBUBARAN PERSATUAN  14.1

Pengetua melanggar

diberi kuasa perlembagaan

untuk membubarkan membubarkan persatuan persatuan jika didapati dan Falsafah Pendidikan Negara.

14.2 14.2

Sega Segala la huta hutang ng waji wajib b dije dijela lask skan an.. Mesyuarat Agung Tergempar.

Baki Baki

kewa kewang ngan an

dipu diputu tusk skan an dala dalam m

HAL-HAL LAIN  15.1

Setiap Setiap ahli dijalankan.

15.2

Ahli-ahli Ahli-ahli

perlu perlu menget mengetahui ahui tanggu tanggungja ngjawab wab sendiri sendiri terhada terhadap p aktiviti aktiviti yang

hendakl hendaklah ah sentias sentiasa a peka dan mengiku mengikuti ti aktiviti aktiviti dengan dengan penuh penuh minat. minat.

………………………. ………………………. ( ) Setiausaha

……………………. ……………………. ( Pengerusi

Tarikh:

23

…….………………. …….………………. )

( Guru Penasihat

)

PROTOKOL DALAM PENGURUSAN MAJLIS PENDAHULUAN

Aspek Aspek protocol protocol dalam pengurusan pengurusan pelbagai pelbagai majlis majlis rasmi atau formal akan meliputi meliputi perkara-perkar perkara-perkaraa  berikut: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Jawatankuasa Tempat Majlis Penyediaan Se Senarai Je Jemputan Aturcara Majlis Kesesuaian Pa Pakaian Da Dalam Ma Majlis Penulisan Da Dan Pe Pengedaran Ka Kad Jem Jemp putan Pemilihan Menu Susunan Keutamaan Panggilan Hormat Susunan Te Tempat Du Duduk   Pengacaraan Maj Majlis Form Formaal Peny Penyed ediiaan aan Aturc turcar araa Pen Penta tadb dbir iran an Peranan Penyam nyamb but Tetamu amu Raptai Nilai-Nilai Islam Post-Mortem

1.

JAWATANKUASA

Dalam Dalam perlak perlaksan sanaan aan sesua sesuatu tu majli majlis, s, jawata jawatanku nkuasa asa adala adalah h pentin penting. g. Jawata Jawatanku nkuasa asa yang yang dimaksudkan di sini bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau   jawatankuasa yang ditubuhkan secara `adhoc’, tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang yang terhad bilangan bilangannya nya dan mempunyai mempunyai tugas tugas dan tanggungj tanggungjawab awab yang ditetap ditetapkan. kan. Di  peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang dikenali sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau ` Official Functions Committee’. Jawatankuasa ini mempunyai ahli-ahli seperti berikut:

 Pengerusi

-

Timbalan Pengerusi Setiausaha

-

 Ahli-Ahli

-i) -i) ii) ii) iii) iii) iv) iv) v)

Timbalan Ketua Setiausaha Kanan, Jabatan Perdana Menteri. Ketua Pr Protokol, Kem Kemeenterian Lu Luar Ne Negeri Setiausaha Ba Bahagian Is Istiadat, Jabatan Perdana Menteri. Seti Setiau ausa saha ha Baha Bahagi gian an Pent Pentad adbi bira ran n dan dan Kewa Kewang ngan an,, Jabatan Perdana Menteri. Peng Pengar arah ah Bela Belanj njaw awan an,, Keme Kement nter eria ian n Kewa Kewang ngan an.. Peng Pengar arah ah Jaba Jabata tan n Ker Kerja ja Ray Raya, Wilay ilayah ah Per Perse seku kutu tuan an.. Ketu Ketuaa Peng Pengar arah ah,, Dewa Dewan n Band Bandar aray ayaa Kual Kualaa Lump Lumpur ur.. Pengarah Pe Pengurusan, Polis DiRaja Malaysia, Bukit Aman.

24

vi) vi) vii) vii)

Ketu Ketuaa Sta Staff ff Jawa Jawata tan n Angg Anggot ota, a, Keme Kement nter eria ian n Per Perta taha hana nan. n. Timba imbala lan n Ket Ketua ua Set Setia iaus usah aha, a, Kem Kemen ente teri rian an Pen Pener eran anga gan. n.

Bahagian Istiadat di di Jabatan Perdana Menteri menjadi urusetia urusetia kepada Jawatankuasa Jawatankuasa ini. Bagi melicinkan pelaksanaan perjalanan sesuatu majlis di peringkat agensi maka adalah perlu setiap agensi agensi mempun mempunya yaii satu satu jawata jawatanku nkuasa asa majlis majlis rasmi rasmi yang yang tetap tetap yang yang akan akan meranc merancang ang dan melaksanak melaksanakan an semua majlis rasmi bagi agensi agensi berkenaan. berkenaan. Bilangan Bilangan ahlinya ahlinya terhad, terhad, jika boleh boleh tidak melebihi dari tujuh orang, dan terdiri daripada pegawai agensi yang berkenaan sahaja. Majlis Rasmi boleh dibahagikan kepada 5 peringkat iaitu: a. b. c. d. e. 2.

Peringkat Antarabangsa Peringkat Ke Kebangsaan Peringkat Negeri Peringkat Daerah Peringkat Agensi (Kementerian, Jabatan, Universiti, Maktab, Pusat Latihan, Swasta dan Sebagainya).

TEMPAT MAJLIS

Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan   bilangan bilangan tetamu dan anggaran anggaran perbelanjaan perbelanjaan.. Perkara-pe Perkara-perkara rkara penting penting yang mesti diambilkira diambilkira dalam penentuan tempat majlis adalah seperti berikut: i) ii) ii) iii) iii) iv) iv) v)

Diketahui umum dan mudah dituju Memp Mempun uny yai temp tempat at leta letak k kere kereta ta yang yang menc mencuk ukup upii Memp Mempu unyai nyai ruan ruang g lega legarr yang ang luas uas Memp Mempun uny yai kemu kemuda daha han n asas asas yang ang menc mencuk ukup upii Sesu Sesuai ai deng dengan an jeni jeniss majl majlis is yang ang hend hendak ak diad diadak akan an..

Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan seperti di stadium stadium terbuka, terbuka, di padang atau di khemah khas atau di dalam masjid. masjid. Penggunaan Penggunaan protokol protokol adalah tertakluk kepada jenis jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. diadakan. Biasanya majlis yang diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad dan adakalanya terpaksa diubahsuai. 3.

PENYEDIAAN SENARAI JEMPUTAN

Bagi setiap majlis, hendaklah disediakan dalam 5 bentuk iaitu: i) ii) iii) iv) v)

Ringkasan senarai Senarai nama Senarai mengi ngikut keutama amaan Senarai ja jawapan ke kehadiran Senarai hadir  

Senarai Senarai pertama pertama ialah Ringkasan Ringkasan Senarai. Ia merupakan merupakan senarai kategori kategori dan bilangan bilangan tetamu. Misalnya bagi Peringkat Persekutuan: a. b. c. d. e.

Menteri-Menteri Timbalan Menteri Ketua Setiausaha Kementerian Pengarah di Kementerian-Kementerian Ketua-Ketua Jabatan

25

-

4 2

-

4 50 40

JUMLAH

100

Di peringkat Agensi seperti di Universiti: a. b. c. d. e. f.

Naib Cansselor Timbalan Naib Canselor Dekan Timbalan Dekan Ketua Jabatan Pensyarah JUMLAH

3 -

-

1 10 6 30 50 100

Tujuan mengadakan senarai ringkas ini adalah supaya secara selayang pandang dapat diketahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu. Senarai Senarai kedua kedua ialah ialah Senarai Senarai Nama yang akan menyenaraikan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut kategori. Jika dalam kategori menteri menteri ada senarai 4 orang menteri menteri maka nama 4 orang menteri menteri yang akan dijemput dijemput hendaklah hendaklah ditulis. ditulis. Senarai Senarai nama ini bukanlah bukanlah setakat setakat nama sahaja tetapi hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:

i) ii) iii)

iv) v)

vi) vii)

viii)

 Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)  Nama isteri (jika diketahui) Jawatan atau pangkat Alamat pejabat (lengkap dengan poskod) Nombor telefon pejabat Alamat rumah (lengkad dengan poskod) Nombor telefon rumah  Nama setiausaha Sulit dan nombor telefon (jika ada)

Senarai Senarai ketiga ketiga ialah ialah Senarai Senarai Mengikut Mengikut Susunan Susunan Keutamaan Keutamaan iaitu senarai senarai tetamu tetamu dari senarai kedua tadi disusun mengikut mengikut susunan keutamaan. Senarai ini hendaklah mengikut mengikut panduan dari Susuna Susunan n Keutam Keutamaan aan Persekut Persekutuan uan atau negeri negeri,, atau atau agensi agensi mana yang yang berken berkenaan aan.. Dalam Dalam menyediakan senarai ini tidak perlu ditulis secara terperinci dan memadai namanya sahaja serta ringkasan jawatan. Misalnya: i) Dato’ Ali bin Mohamad (KP) ii) Datuk Mo Mohd No Nor bi bin Ha Hasyi syim (KPP) iii) iii) Enci Encik k Mohd Mohd Alias ias bin Haru Harun n (PP) (PP) dan seterusnya. Senarai Senarai keempat ialah Senarai Senarai Jawapan Kehadiran Kehadiran.. Senarai Senarai ini adalah sama dengan dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak  hadir. hadir. Ruang ini hendaklah hendaklah serta-merta ditandakan, ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir hadir atau tidak hadir. hadir. Dengan ini senarai ini dapat diketahui diketahui pada sebarang masa tetamu yang menjawab menjawab hadir atau tidak hadir, ataupun yang belum memberi jawapan. Senarai Senarai kelima kelima ialah ialah senarai senarai yang terakhir dan mengandun mengandungi gi Senarai Senarai Tetamu Yang Yang Menjawab Menjawab Hadir Sahaja. Senarai ini adalah diambil diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan mengeluarkan nama-nama tetamu tetamu yang telah telah menjaw menjawab ab tidak tidak hadir hadir. Penyamb Penyambut ut tetamu tetamu dalam sesuatu sesuatu majlis majlis akan

26

menggunakan senarai ini ini untuk menjalankan menjalankan tugasnya. Nombor kerusi tetamu biasanya biasanya tercatit dalam senarai ini.

4.

ATURCARA MAJLIS

Aturcara Aturcara majlis ialah urutan urutan cara dalam sesuatu majlis majlis dari mula hingga hingga akhir. Majlis Majlis rasmi kerajaan kerajaan yang diadakan diadakan pada sebelah malam hendaklah hendaklah dimulakan dimulakan selepas selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya selewat-lewatnya jam 11.30 11.30 malam. Majlis yang diadakan diadakan pada sebelah siang jika jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah  petang  petang hendaklah hendaklah tidak lebih awal daripada daripada 2.45 petang. petang. Cara membuat membuat aturcara majlis ialah ialah dengan menyenaraikan dahulu dahulu acaranya mengikut urutannya. urutannya. Lepas itu letak masa masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir membawa ke waktu permulaan. permulaan. Sebelum itu hendaklah hendaklah ditentukan  jangka masa bagi setiap acara. 5.

KESESUA SUAIAN PAKAIAN DALAM MAJLIS

Pakaian bagi sesuatu majlis adalah adalah tertakluk kepada tahap atau taraf taraf majlis tersebut. Tahap atau kategori majlis adalah seperti berikut: i) ii) iii) iv)

Majlis penuh istiadat Majlis formal Majlis se separuh fo formal Majlis tidak formal

Kesesuaian pakaian bagi pelbagai majlis adalah seperti berikut: a)

MAJLIS Bankuet Negara atau Negeri

PEREMPUAN Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

LELAKI Mess Kit/White Tie/ Baju Kebangsaan Rasmi dengan Darjah Kebesaran

b)

Jamuan Makan Malam Rasmi oleh Ketua Negara Atau Ketua Kerajaan

i) Baju Kurung berselendang ii) Baju Kebaya Labuh Berselendang

i) Baju Kebangsaan Hitam ii) Black Tie

c)

Jamuan Makan Malam Formal

i) Baju Kurung ii) Baju Kebaya Labuh

i) Baju Kebangsaan ii) Lounge Suit

d)

Jamuan Makan Malam Tidak Formal

Baju Melayu Moden

Baju Batik Lengan Panjang

e)

Jamuan Makan Tengahari Rasmi

i) Baju Kebaya ii) Baju Kurung

i) Baju Batik Lengan Panjang ii) Lounge Suit iii)Pakaian Kerja

f)

Jamuan Makan Tengahari Tidak Rasmi

Baju Melayu Moden

Baju Batik Lengan Panjang

27

g)

Jamuan Teh Rasmi

i) Baju Kurung ii) Baju Kebaya Labuh

i) Baju Batik Lengan Panjang ii) Lounge Suit iii)Pakaian Kerja

h)

Pengurnian Darjah Kebesaran

Baju Kurung atau Kebaya labuh, berselendang dan tidak sedondon

i) Pa P akaian Istiadat ii) Baju Kebangsaan Rasmi iii)Baju Kebangsaan Hitam

i)

Istiadat Pertabalan

Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

i) Pa P akaian Istiadat ii) Baju Kebangsaan Rasmi

j)

Hari Ulang Tahun Kemerdekaan

i) Baju Kebaya ii) Baju Kurung

i) Baju Batik Lengan Panjang ii) Bush-jacket iii)Pakaian Kerja

k)

Pembukaan Persidangan Parlimen

Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

i) Pakaian Istiadat ii) Baju Kebangsaan Rasmi

l)

Mengadap Tuanku

Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

i) Lo Lounge Suit gelap dan bersongkok  ii) Baju Kebangsaan

m)

Cocktail dan Reception

i) Baju Kebaya ii) Baju Kurung

i) Baju Batik Lengan Panjang ii) Lounge Suit

n)

Tilawah Al-Quran

Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

i) Ba B aju Kebangsaan ii) Baju Batik Lengan Panjang iii)Lain-lain pakaian yang sesuai

o)

Pengebumian

Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

Baju Kebangsaan

p)

Majlis anjuran agensi (siang)

Pakaian Kerja

Pakaian Kerja

q)

Majlis di luar dewan seperti Perasmian Sukan

Baju Kurung

Baju Batik Lengan Panjang

r)

Anugerah Sastera Negara dan Anugerah Seni Negara

Baju Kurung atau Kebaya Labuh, berselendang dan tidak sedondon

i) Ba Baju Kebangsaan Hitam ii) Lounge Suit warna Gelap

28

s)

6.

Kemangkatan

Wanita Islam dikehendaki berbaju Kurung atau Kebaya Labuh dan berselendang putih atau  ber  bertu tudu dung ng put putih mana manak kala ala wanita bukan Islam hendaklah berpakaian semp empurna rna dan dan sop sopan serta erta bertudung hitam.

Bagi orang Islam hendaklah berpakaian baju Kebangsaan Hitam bersamping dan bers berson ongk gkok ok hi hitam tam di dilili lilitt kain putih selebar 3.8 –  4.0 sentimeter ma manakala buka bukan n Isla Islam m berpa erpak kaian aian kot gelap dan bertali leher hitam dengan lilitan hitam 8.5 – 8.9 sentimeter dipakai di sebelah atas lengan kiri.

PENULISAN DA DAN PE PENGEDARAN KA KAD JE JEMPUTAN

Kad Jemputan hendaklah mengandungi butir-butir berikut: i. ii. iii. iv. v. vi. vii. vii. viii. ix. x.

xi. xii. xiii.

Nama majlis Penganjur atau yang menjemput Logo agensi Tempat majlis Ruang nama jemputan Tarikh ma majlis diadakan Masa Masa maj majli liss ber bermu mula la dan dan mas masaa majl majlis is ber berak akhi hir  r  Masa ketibaan tetamu amu Panduan pakaian Nama dan nombor telefon rujukan Aturcara majlis (mengikut keperluan) Plan tempat majlis (mengikut keperluan) Kad jawapan (mengikut keperluan)

 Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedar diedarkan kan 4 minggu minggu sebelu sebelum m majlis majlis diada diadakan kan dan tarikh tarikh jawapa jawapan n diter diterima ima ialah ialah semin seminggu ggu sebelum sebelum majlis diadakan. diadakan. Jika masa lewat iaitu iaitu kurang dari dua minggu minggu kad-kad jemputan jemputan hendaklah hendaklah dihantar dihantar dengan tangan. tangan. Kad jemputan jemputan hendaklah hendaklah mengandungi mengandungi kad jawapan dan   pelekat kereta serta plan lokasi (jika perlu). Sampul Sampul surat jemputan jemputan,, kad jemputan jemputan dan kad kad  jawapan hendaklah mempunyai bilangan mengikut Susunan Keutamaan. 7.

PEMILIHAN MENU

Terdapat tiga kategori jamuan iaitu: a) b) c)

Jamu amuan ringan dalam sesuatu majl ajlis Majlis khas jamuan ringan Jamuan makan

Jamuan ringan dalam sesuatu majlis ialah jamuan yang diadakan di pertengahan majllis ataupun di penghujung penghujung majlis. majlis. Biasanya diadakan diadakan di penghujung majlis. Jika majlis majlis mengambil mengambil masa yang lama maka diadakan diadakan jamuan ringan ringan di pertengahan pertengahan majlis iaitu iaitu masa rehat. Menu bagi  jamuan ini tidak perlu berat dan jenisnya pula mengikut cara jamuan itu diadakan samada: i.

Buffet berdiri

29

ii. iii.

Buffet duduk   Duduk  

Buffet Buffet berdiri berdiri ialah majlis majlis yang tiada tiada langsung langsung kerusi disediak disediakan. an. Tetamu akan akan mengambil mengambil hidang hidangan an secara secara bergi bergilir lir dan beredar beredar untuk untuk menikm menikmati ati makana makanan. n. Menu Menu yang yang dised disediak iakan an hendaklah hendaklah yang yang senang senang dimakan. dimakan. Makan yang yang berbungk berbungkus us tidak tidak sesuai. sesuai. Cara buffet buffet duduk  duduk  adalah tetamu mengambil hidangan secara bergilir dan kemudian duduk di kerusi yang telah disediakan. Kadangkala meja ada disediakan. disediakan. Menu bagi majlis ini boleh terdiri terdiri daripada jenis makanan yang susah sedikit untuk untuk dimakan dan berasa sedikit. Bagi jamuan cara duduk bolehlah disediakan menu yang berat kerana tetamu senang untuk makan dan berasa selesa. Majlis khas jamuan ringan biasanya diadakan secara duduk dan dengan ini boleh disediakan menu yang lebih lebih berat dari dari jenis buffet. buffet. Walau bagaimanapun bagaimanapun kombinasi kuih kuih muih hendaklah hendaklah mengikut prinsip, manis-pedas, berbungkus-terbuka, warna-warni, keras-lembut dan sebagainya. Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu: a. b.

Menu biasa Menu barat

Makana Makanan n Cina Cina atau atau `Chine `Chinese se Food’ Food’ tidak tidak sesuai sesuai bagi majlis majlis rasmi rasmi dan formal formal sebab sebab cara cara  penghidangannya  penghidangannya sukar mengikut amalan protokol protokol di Malaysia. Malaysia. Menu Biasa yang mengandungi mengandungi nasi dan lauk pauk adalah adalah sesuai sesuai untuk untuk majlis majlis yang tetamunya tetamunya ialah ialah orang-ora orang-orang ng tempatan tempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila terdapat ramai tetamu luar negera atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar negera. 8.

SUSUNAN KEUTAMAAN

Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah dilulusk diluluskan an dari semasa ke semasa. Di peringkat peringkat negeri pula pula hendaklah hendaklah mematuhi Susunan Susunan Keutamaan Negeri yang berkenaan. Susuna Susunan n Keutam Keutamaan aan Persek Persekutu utuan an yang yang diter diterimaima-pak pakai ai sekar sekarang ang ialah ialah Susun Susunan an Keutama Keutamaan an Persekutuan yang diwartakan sebagai P.U.(B) P.U.(B) 456 bertarikh 3 Oktober 1985 dan pindaan-pindaan yang diluluskan diluluskan selepas selepas tarikh tarikh tersebut tersebut manakala susunan susunan keutamaan keutamaan negeri negeri ialah Susunan Keutamaan Negeri yang diluluskan oleh pihak negeri. Susunan Susunan ini hendaklah hendaklah diamalkan diamalkan di semua semua majlis majlis formal formal seperti seperti aturan aturan ketibaan ketibaan dan balik, balik, tempat tempat duduk, duduk, teks juruacara, juruacara, teks ucapan dan lain-lainnya. lain-lainnya. Susunan Susunan Keutamaan Persekutuan Persekutuan yang yang dipak dipakai ai sekara sekarang ng bertar bertarikh ikh 22 Januar Januarii 1998 1998 adalah adalah   sepertim sepertimana ana Senarai Senarai Susunan Susunan  Keutamaan Persekutuan 1 – 70. 9.

PANGGILAN HO HORMAT

Panggi Panggilan lan hormat hormat yang yang sesuai sesuai hendak hendaklah lah diguna digunakan kan terhad terhadap ap tetamu tetamu kehorma kehormatt dan para para  jemputan. Panggilan ini juga hendaklah hendaklah diamalkan dalam teks juruacara juruacara dan perkara-perkara lain yang berkaitan. Panggilan Hormat yang yang menjadi amalan sekarang ialah seperti seperti di bawah ini: Bil

Jawatan

1. 2.

Yang Di Pertuan Agung Raja Permaisuri Agung

Panggilan Hormat untuk penyandang Seri Paduka Baginda Seri Paduka Baginda

30

Panggilah Hormat untuk pasangan

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

24. 25. 10.

Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Menteri/Timbalan Menteri/ Setiausaha Parlimen Yang di-Pertua Dewan  Negara/Dewan Rakyat Timbalan Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat Ahli Parlimen Tun dan Toh Puan Tan Sri dan Puan Sri Dato’, Datuk dan Datin (Kecuali Negeri Johor) Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya/ Borneo Hakim Mahkamah Agung/ Tinggi Ketua Setiausaha Negara Panglima Angkatan Tentera Ketua Polis Negara Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Ketua-Ketua Setiausaha Speaker Dewan Undangan  Negeri Menteri Besar/Ketua Menteri Ahli Dewan Undangan  Negeri Setiausaha Kerajaan Negeri, Penasihat Kewangan Negeri Dan Penasihat UndangUndang Negeri Ketua-Ketua Jabatan Peringkat Negeri Raja/Tengku

Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat

Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat

Yang Berhormat

Yang Berbahagia

Yang Berhormat

Yang Berbahagia

Yang Berhormat Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia

Yang Berbahagia Yang Amat Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia

Yang Amat Arif Yang Arif

Yang Amat Berbahagia Yang Amat Berbahagia

Yang Arif

Yang Berbahagia

Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia

Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia Yang Berbahagia

Yang Berbahagia Yang Berhormat

Yang Berbahagia Yang Berbahagia

Yang Amat Berhormat

Yang Amat Berbahagia

Yang Berhormat

Yang Berbahagia

Yang Berhormat

Yang Berbahagia

Yang Berbahagia

Yang Berbahagia

Yang Mulia

Yang Mulia

SUSUNAN TEMPAT DUDUK 

Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri negeri dan tetamu pula terdiri daripada tetamu tetamu persekutuan dan negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol   Neger Negerii mengik mengikut ut prinsi prinsip-p p-prin rinsip sip yang diteta ditetapka pkan. n. Dalam Dalam apa jua majli majliss kecual kecualii Majlis Majlis Konvok Konvokesy esyen en Univer Universit sitii dan jamuan jamuan makan, makan, tetamu tetamu yang yang duduk duduk di pentas pentas atau atau meja meja khas khas hendaklah hendaklah dihadkan. dihadkan. Contoh-co Contoh-contoh ntoh susunan susunan tempat duduk adalah seperti dalam rajah-rajah rajah-rajah  berikut: (1) Kanan Tetamu Kehormat

Kiri Tetamu Kehormat

31

4

2

1

3

5

Rajah Rajah 1 merup merupaka akan n bentuk bentuk susuna susunan n tempat tempat duduk duduk secara secara sebari sebariss di mana mana tetamu tetamu kehorma kehormatt   bersebela bersebelahan han dengan tetamu tetamu lain. Bilangan Bilangan (1) iaitu tetamu kehormat kehormat manakala bilangan bilangan (2) hingga (5) ialah tetamu lain. Tetamu yang paling hampir ialah tetamu yang duduk di bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini tetamu tetamu yang duduk di sebelah kanan kanan tetamu kehormat merupakan merupakan tetamu yang paling kanan sekali selepas tetamu kehormat. (2)

2

1

3

Kanan Tetamu Kehormat

8

6

Kiri Tetamu Kehormat

4

5

7

9

Rajah 2 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat manakala bilangan (4) hingga seterusny seterusnyaa merupakan tetamu tetamu lain. Tetamu di bilangan bilangan (4) dan (5) adalah merupakan merupakan tetamu yang terkanan yang duduk duduk bersetent bersetentangan angan dengan tetamu tetamu kehormat kehormat kerana kerana kedudukan kedudukan yang  paling hampir dengan tetamu kehormat kehormat selepas bilangan (2) dan (3). Dalam keadaan ini bilangan (4) adalah lebih kanan daripada bilangan (5) kerana bilangan (4) ialah di sebelah kanan tetamu kehormat. (3) 4

2

1

3

Kanan Tetamu Kehormat 6

5 Kiri Tetamu Kehormat 7

8

9

10

11

Rajah 3 menunjukkan bahawa bilangan (1) ialah tetamu kehormat dan bilangan (2) hingga (5) ialah tetamu yang duduk di pentas khas manakala bilangan (6) hingga (11) ialah teta mu yang lain. Kedudukan ini secara seiring. Dalam situasi ini tetamu di bilangan bilangan (6) dan (7) ialah tetamu yang terkanan selepas tetamu bilangan bilangan (4) dan (5) kerana mereka duduk berhampiran berhampiran dengan tetamu

32

kehormat kehormat walaupun walaupun secara mengiring. mengiring. Di antara bilangan bilangan (6) dan (7), bilangan bilangan 6 ialah lebih kanan kerana kerana ia di sebelah kanan kanan tetamu kehormat. kehormat. Kekananan Kekananan bermula bermula dari sebelah tetamu tetamu kehormat hanya terpakai terpakai bagi bilangan angka angka ganjil (3), (5), (7) dan dan seterusnya. Bagi bilangan angka genap pula, kekananan bermula dari sebelah kiri tetamu kehormat.

(4) 3

1

2

4

Kanan Tetamu Kehormat

Kiri Tetamu Kehormat

Rajah 4 menunjukk menunjukkan an bahawa bahawa kekananan kekananan bermula dari kiri tetamu kehormat kerana jumlah  bilangan tetamu di pentas ialah angka genap.

(5) Suami 3

Suami 2

Suami 1

Isteri 1

Isteri 2

Isteri 3

Pasangan 3 Pasangan 1

Pasangan 2

Rajah 5 menunjukkan semua isteri duduk dalam deretan sebelah kiri manakala semua suami duduk duduk dalam deretan sebelah sebelah kanan. Jika jemputan jemputan tersebut tersebut atas nama isteri dan suami hadir  kerana kerana mengik mengikut ut jemput jemputan an isteri isteri,, maka maka kedudu kedudukan kannya nya berlai berlainan nan sediki sedikitt iaitu iaitu suami suami akan akan mengambil tempat duduk dalam deretan isteri. (6) Suami 3

Isteri 2

Suami 1

Isteri 1

Suami 2

Isteri 3

Pasangan 1 Pasangan 2 Pasangan 3

Rajah 6 menunjukkan keadaan di mana tetamu nombor (2) ialah perempuan dan kerana jemputan di atas namanya, maka suaminya suaminya duduk di deretan deretan isteri tetamu lain. lain. Ini menunjukkan bahawa bahawa

33

status isterinya pada masa masa itu lebih tinggi dari suaminya. suaminya. Bagi tetamu yang tidak di pentas pentas khas, kekananan bermula dari sebelah kanan tetamu kehormat.

(7)

Pasangan 3 Pasangan 2

Pasangan 1

3

2

(S)

(S) Suami 3 2

6

5

4

12

11

10

9

18

17

16

15

1

1

2

3

(S)

(I)

(I)

(I) Isteri 3 4

1

1

2

8

7

7

8

9

14

13

13

14

15

A

5

6

10

11

12

16

17

18

B

Rajah Rajah 7 menunj menunjukk ukkan an bahawa bahawa semua semua suami suami atau atau yang yang dijemp dijemput ut duduk duduk di sebela sebelah h Blok Blok A manakala isterinya (atau pasangan hidupnya, jika jemputan nama isteri) duduk di Blok B pada umumnya semua suami duduk di Blok A dan semua isteri duduk di Blok B mengikut susunan keutamaan masing-masing. masing-masing. Susunan keutamaan suami suami mengikut susunan susunan keutamaan isteri dan susunan keutamaan isteri mengikut susunan keutamaan sua mi. (8)

3 (5) I

(3) S

I

(11) I

S

(17) I S

1

4

(1) S

(9) I

2

S

(15) I S

I

(2) S

S

(7) I

(4) I

(8) S

S

(13) I S

I

(10) I

(14) S I

34

S

(6)

S

I

(16) S I

S

I

(12) S

I

(18) S I

A

B

Rajah 8 menunjukkan kedudukan suami suami isteri dalam majlis di mana susunan tempat duduk duduk diatur  suami duduk duduk bersama isteri. Biasanya Biasanya tidak semua tempat duduk duduk ditentukan, ditentukan, oleh itu mereka yang tidak ditentukan tempatnya duduk secara bebas tetapi mengikut siapa yang tiba dahulu dan cara suami bersama isteri. (9)

Isteri Tuan Rumah

Tetamu Kehormat

Tuan Rumah

Isteri Tetamu Kehormat

MEJA KHAS

Rajah 9 menunjukkan kedudukan kedudukan tetamu kehormat dan tuan tuan rumah serta isteri masing-masing. masing-masing. Dalam keadaan demikian, tetamu kehormat akan berpeluang untuk bercakap dengan orang lain iaitu di sebelah kanannya kanannya isteri tuan rumah manakala di sebelah kirinya kirinya tuan rumah. Bagi tuan rumah pula, kanannya ialah tetamu kehormat manakala di sebelah kirinya ialah isteri tetamu kehormat.

( 10 ) Suami

Isteri

Isteri

Suami Suami

Isteri Isteri

Suami Suami

9

7

5

3

Isteri

1

2

4

6

8

10

MEJA KHAS

Suami Isteri Duduk Berjauhan dan Berselang Rajah Rajah 10 menun menunjuk jukkan kan kedudu kedudukan kan bagi bagi tetamu tetamu lain lain yang yang duduk duduk di meja meja khas, khas, suami suami isteri isteri hendaklah duduk berjauahan dan berselang seperti dalam rajah.

35

( 11 )

11

9

7

(I)

(S)

(I)

5

3

1

2

4

6

(S)

(I)

(S)

(S)

(I)

(S)

8

10

12

(I)

(S)

(I)

MEJA KHAS

Rajah Rajah 11 menunj menunjukk ukkan an kedudu kedudukan kan suami isteri isteri berseb bersebela elahan han di mana mana kedudu kedudukan kan tetamu tetamu kehormat dan tuan rumah tidak berubah.

( 12 )

11 (S)

9 (I)

7 (S)

5 (I)

3 (S)

1 (S)

2 (I)

4 (I)

6 (S)

8 (I)

10 (S)

12 (I)

MEJA KHAS

Wanita Tidak Duduk di Hujung Meja Khas Rajah 12 menunjukkan bahawa bilangan bilangan (10) ialah lelaki dan bilangan (12) ialah perempuan perempuan dan ini boleh ditukar iaitu bilangan (10) berpindah ke bilangan (12) dan bilangan (12) berpindah ke  bilangan  bilangan (10). Andainya Andainya perbezaan perbezaan status mereka terlampau terlampau jauh, maka hendaklah hendaklah dibiarkan. dibiarkan. Pertukaran hanya dibuat apabila status mereka lebih kurang sama.

36

( 13 ) 4

2

S

I

I

1

S

3

S

I

S

5

I

I

S

MEJA KHAS

S

S

1

S 2

S

4

3

I

I

I

I

S

S

S

S

5

6 I

8

I

7 I

MEJA PANJANG S

I MEJA PANJANG

S

9

S 10

S

12

11

I

I

I

I

S

S

S

S

13

14

16

15

I

I

I

S

S

S

17

18 I

I

S

20

I

19 I

37

I

Suami Isteri Bersebelahan Rajah 13 menunjukkan susunan susunan suami isteri isteri secara bersebelahan. S (Suami) dan I (Isteri). (Isteri). Angka Angka menunjukkan susunan keutamaan. ( 14 )

9 (S)

7 (I)

5 (S)

3 (I)

1 (S)

2 (S)

4 (I)

6 (I)

8 (S)

10 (I)

MEJA KHAS

1

S

S

2

4

S

S

3

5

I

I

6

8

I

I

7

9

S

S

10

12

S

S

11

13

I

I

14

16

I

I

15

17

S

S

18

20

S

S

19

21

I

I

22

24

I

I

24

25

S

S

26

28

S

S

27

29

I

I

30

32

I

I

31

33

S

S

34

36

S

S

35

37

I

I

38

40

I

I

39

38

Suami Isteri Berhadapan Berselang Rajah 14 menunjukk menunjukkan an susunan susunan tempat tempat duduk diatur diatur suami suami isteri isteri berhadapa berhadapan n berselang. berselang. S (Suami) dan I (Isteri). Angka menunjukkan menunjukkan Susunan Susunan Keutamaan. Di meja khas khas elakkan wanita duduk di hujung meja. ( 15 ) ISTERI BERSEBELAHAN DENGAN SUAMI 1

2

Tetamu Utama

Tuan Rumah

3

4

Isteri Tetamu Utama

Isteri Tuan Rumah

5

6

Suami

Suami

Isteri

7

8

Isteri

Isteri Bersebelahan Dengan Suami Rajah 15, Jika tetamu utama dan dan tuan rumah duduk bersebelahan dengan isteri masing-masing masing-masing maka tetamu-tetamu yang yang lain pun duduk sedemikian seperti dalam rajah. Ini adalah bagi meja meja utama. ( 16 ) ISTERI DUDUK BERSILANG 1

3

Tetamu Utama

Tuan Rumah

2

4

Isteri Tuan Rumah

Isteri Tetamu Utama

5

6

Suami

Suami

7

8

39

Isteri

Isteri

Isteri Duduk Bersilang Rajah 16, Jika di meja utama tetamu utama utama dan tuan rumah duduk duduk bersilang bersilang dengan isteri isteri masing-masing maka tetamu yang lain juga mengikut cara demikian seperti dalam rajah. ( 17 ) SUSUNAN MEJA BULAT BAGI MAJLIS DIRAJA PENTAS

22

14

13

12 20

11 10

8 18

PENTAS PENTAS TARIAN BUDAYA

6

9

19 7

5

4 16

21

17 3

2

1

15

MEJA UTAMA

Susunan Meja Bulat Bagi Majlis DiRaja Rajah 17 menunjukkan jika majlis majlis yang berkenaan majlis rasmi yang yang dihadiri oleh DiRaja, meja hendaklah tinggi sedikit sedikit dari meja-meja tetamu yang yang lain. Meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16) tidak boleh dipenuhkan. ( 18 ) SUSUNAN MEJA TANPA PENTAS KEBUDAYAAN PENTAS

22

14 12

20

10 8

18

6 4

16

P E R H I A S A N

13

21 11

9

19 7

5

17 3

2

1

MEJA UTAMA

40

15

Susunan Meja Tanpa Pentas Kebudayaan Rajah 18 menunjukkan jika sekiranya tidak ada pentas kebudayaan maka tempatnya hendaklah digantikan dengan perhiasan perhiasan seperti bunga atau lain-lain. lain-lain. Jika majlis rasmi tanpa tetamu tetamu Diraja di meja utama maka meja (1), (2), (3), (4), (15) dan (16) boleh dipenuhkan. 11.

PENGACARAAN MAJLIS FORMAL

Juruacara Juruacara dalam sesuatu sesuatu majlis majlis hendaklah hendaklah terdiri daripada mereka yang berkebolehan berkebolehan dalam  bidang ini. ini. Tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang yang akan berlaku mengikut mengikut urutan acara acara majlis. Juruacara tidak boleh boleh menjadi menjadi Pengerusi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Pengerusi Majlis Majlis boleh boleh menjadi menjadi juruacara. juruacara. Teks ucapan hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi mengandungi butir-butir berikut:berikut:* * *

MASA CUE ANN

: : :

(anggaran) (panduan bagi juruacara) (teks pengumuman)

Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan iaitu:* * * * *

Majlis Penuh Istiadat Majlis Rasmi Dan Formal Majlis Rasmi Tetapi Tidak Forma rmal Majlis Tidak Rasmi Tetapi Forma rmal Majlis Tidak Rasmi Dan Tidak Forma rmal

Setiap Setiap majlis mesti disediakan disediakan dua juruacara juruacara (seorang sebagai sebagai simpanan). Teks juruacara juruacara hendaklah disediakan oleh oleh pihak penganjur. penganjur. Juruacara mestilah boleh mengawl majlis, majlis, membuat  pengumum  pengumuman an dan memberi memberi panduan. panduan. Ia tidak seharusnya seharusnya gemuruh, gemuruh, mesti yakin, sebutan sebutan yang  jelas, kawalan suara yang mantap, pandangan jelas dan pergerakan pantas. 12. 12.

PENY PENYED EDIA IAAN AN ATURC TURCAR ARA A PENT PENTAD ADBI BIRA RAN N

Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:• • •

• • •

sebagai panduan untuk pegawai yang mengendalikan majlis tersebut. sebagai panduan kepada semua pegawai dan pekerja yang terlibat dalam majlis tersebut. Untuk menentukan majlis berjalan dengan licin dan mengikut lunas-lunas protokol yang diterima. untuk mengawal masa. untuk menjadi panduan masa akan datang. sebagai rekod.

Aturcara pentadbiran yang baik mengandungi butir-butir berikut:• • •

Masa Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci. Pegawai yang bertanggungjawab.

Aturcara pentadbiran adalah dokumen yang sangat penting kerana ianya menggariskan secara terperinci semua tindakan yang perlu dilakukan oleh seseorang yang terlibat bagi sesuatu acara.

41

Selain daripada aturcara pentadbiran, `Check List’ hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan pengendalian majlis berkenaan. 13.

PERANAN PE PENYAMBUT TETAMU

Berikut ialah panduan bagi penyambut tetamu dalam majlis:-

i)

Maklumat   Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurangkurangnya tujuan keraian tersebut diadakan.

ii)

Aturcara Ke Keraian Ya Yang Be Berkenaan Penyambut Penyambut mestilah mestilah mengetahui mengetahui aturcara aturcara keraian keraian yang berkenaan berkenaan terutamany terutamanyaa waktu waktu yang ditetapkan bagi tetamu sampai dan balik.

iii)

Susunan Tempat Duduk  Penyambut hendaklah tahu susunan tempat duduk keseluruhannya supaya senang untuk  memandu atau menunjukkan tempat duduk tetamu yang berkenaan.

iv)

Kawasan Yang Diuntukkan Penyambut Penyambut hendaklah hendaklah mahir dengan dengan tempat tempat dan kawasan yang diuntukkan diuntukkan baginya menyambut.

v)

Tempat-Tempat Pe Penting   Penyambut Penyambut hendaklah hendaklah mengetahui mengetahui tempat-temp tempat-tempat at yang penting penting seperti seperti tandas, tandas, pintu pintu masuk, tempat keluar dan lain-lain.

vi)

Senarai Te Tetamu Ya Yang Di Dijemput  Penyambut mestilah mempunyai ringkasan keseluruhan senarai tetamu yang akan hadir  dan sebaik-baiknya mengenali tetamu tersebut.

vii)

Senarai Tetamu Khas Selain daripada senarai kesemua tetamu yang dijemput, senarai tetamu khas yang akan disambut hendaklah juga diketahui dengan lancar.

viii)

Pakaian Penyambut  Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang sedang dijalankan. dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah adalah tidak sesuai.

ix)

Cara Menyambut   Tetamu Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada tunjukkan tempat duduk secara hormat.

x)

Mengenali Tetamu Seboleh-bolehnya penyambut penyambut hendaklah kenal dengan dengan tetamu yang disambut. disambut. Jika tidak  kenal hendaklah bertanya dengan cara hormat.

42

xi)

Ketibaan Pe Penyambut   Penyambut Penyambut hendaklah hendaklah tiba satu jam lebih awal daripada daripada masa tetamu dijangka dijangka tiba. tiba. Penyambut hendaklah melaporkan diri kepada Pegawai Bertugas dan mengambil senarai tetamu. tetamu. Ia hendaklah hendaklah memeriksa memeriksa semua tempat duduk dan bandingkan bandingkan dengan dengan senarai tetamu yang dikhaskan untuknya.

xii)

Pertanyaan Da Dan Te Teguran Jika ada apa-apa pertanyaan pertanyaan dimajukan, jawablah jawablah dengan sopan. Jika ada teguran dari tetamu yang kurang senang didengar, hendaklah mendiamkan diri sahaja tetapi ambil ingatan. ingatan. Jangan Jangan sekali-kali sekali-kali bertengkar bertengkar dengan tetamu tetamu atau memberi memberi maklumat yang  penyambut sendirri kurang pasti.

xiii)

Kesulitan Jika menghadap menghadapii kesulitan kesulitan atau masalah masalah hendaklah hendaklah segera merujuk merujuk kepada kepada Pegawai Pegawai Bertugas. Bertugas. Dengan Dengan itu penyambut penyambut tetamu tetamu mestilah mengetahu mengetahuii Pegawai Pegawai Bertugas pada masa itu.

xiv)

Mudah Senyum Penyambut hendaklah mudah senyum.

14.

RAPTAI

Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan Raptai ialah: i) ii) iii) iii) iv) iv) v) vi) vi) 15.

Supay Supayaa mer merek ekaa yang yang terl terlib ibat at tahu tahu akan akan tuga tugass dan dan tang tanggu gung ngja jawa wabny bnya. a. Untuk menentukan uruta utan majl ajlis. Untu Untuk k men menen entu tuka kan n jan jangk gkaa mas masaa yan yang g tep tepat at.. Untu Untuk k mem mempe perb rbai aiki ki kele kelema maha han n yan yang g ad ada. Untuk Penyelarasan acara. Untu Untuk k mem membi bias asak akan an petu petuga gass-pe petu tuga gass den denga gan n kea keada daan an tempa tempat. t.

NILAI-NILAI ISLAM

Majlis Majlis yang diadakan diadakan hendaklah hendaklah menggambarkan menggambarkan hasrat hasrat kerajaan kerajaan mengenai mengenai Dasar Penerapan  Nilai-Nilai Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara. 16.

POS-MORTEM

Post-Mortem diadakan selepas selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur mengukur tahap kejayaan majlis. majlis. PostMortem juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang yang akan akan datang datang.. Post-M Post-Mort ortem em tidak tidak akan mendap mendapat at kerjas kerjasama ama dari dari pihak pihak yang terlib terlibat at seandainya digunakan untuk mencari kesalahan seseorang. 17.

BENDERA DAN SU SUSUNANNYA

i)

Dua Dua ben bend dera era di di maj majllis per periingka ngkatt neg neger erii di di neg neger erii. Negeri

Malaysia

43

Jika Jika dua bender benderaa dikiba dikibarka rkan n pada pada perin peringka gkatt negeri negeri di negeri negeri yang yang berken berkenaan aan maka maka susunannya adalah seperti di atas. ii) ii)

Dua Dua ben bende dera ra di majl majlis is peri pering ngka katt pers persek ekut utua uan n dalam dalam nege negeri ri.. Malaysia

Negeri

Jika dua bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan dalam negeri. iii) iii)

Tiga iga ben bende dera ra di majli ajliss per perin ingk gkat at nege negeri ri.. Malaysia

Negeri

Badan/Syarikat

Jika tiga bendera bendera dikibarka dikibarkan n di majlis majlis peringkat peringkat negeri misalnya bendera Malaysia, Malaysia,  bendera Negeri dan bendera Badan/Syarikat atau lain-lainnya. iv) iv)

Tiga iga ben bende dera ra di majli ajliss per perin ingk gkat at pers persek ekut utua uan. n. Negeri

Malaysia

Badan/Syarikat

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri. v)

Persidangan an antarabangsa. E

C

A

B

D

F

D

E

F

Cara dari tengah. A

B

C

Cara dari kiri. Di dalam dalam satu satu persid persidang angan an antara antaraban bangsa gsa yang yang diatur diaturkan kan oleh oleh mana-m mana-mana ana keraja kerajaan an sekalipun, bendera-bendara boleh diatur mengikut dua cara berdasarkan susunan abjad nama-nama negara yang berkenaan. vi) vi)

Cara Cara meng mengib ibar arka kan n bend bender eraa Malay Malaysi siaa dan dan Neg Neger erii-Ne Nege geri ri.. Malaysia 1 2 3

4

5

6

7

8

9

10

11 11

12

13

14

15

Jika pengibaran bendera-bendera tersebut diadakan dengan cara sebaris, maka susunan adalah dari kiri ke kanan. 15

13

11

9

7

5

Malaysia 3 1 2

4

6

8

10

12

14

Jika cara pengibaran itu dibuat dari tengah-tengah, maka susunannya adalah seperti di atas. 15

13

11

9

7

5

Malaysia 3 1 2

4

6

8

10

12

14

Jika pengibaran bendera dibuat dengan cara dibahagi dua belah, maka susunannya adalah seperti di atas. 18. 18.

KEMA KE MAHI HIRA RAN N MENG MENGEN ENDA DALI LIKA KAN N PERS PERSIA IAP PAN DEW DEWAN AN

44

i)

`Bac `Back k Dro Drop’ p’ hend hendak akla lah h men menga gand ndun ungi gi perk perkar araa-pe perk rkar araa yang yang perl perlu u sah sahaj aja. a. Cont Contoh oh nama nama majlis, tarikh, dan perasmi.

ii)

Tempat duduk tetamu •

•

• • • •

iii)

Rostrum dan mikr ikrofon untuk  • •

Tetamu khas Juruacara

iv)

Troli hadiah dan alas

v)

Dulang hadiah dan alas

vi)

Persembahan • •

vii)

•

viii)

Multimedia Koir/nasyid

Hiasan bu bunga-bunga hi hidup •

19. 19.

Atas pentas (kerusi tetamu, meja/bunga, meja hadiah/sijil, rostrum, troli, permaidani,  backdrop, kipas angin, pembesar suara, lampu dan pA sistem) Bawah pentas (kerusi tetamu, pentas nasyid.koir, pentas kumpulan muzik, tempat  pemberita, kipas angin, lampu, permaidani (jika perlu), rostrum juruacara, pembaca doa, pembaca sitasi dan lain-lain) Jambangan bunga `Mineral water’ dan gelas Alas meja dan `chair back’ Permaidani

Tangga pentas Rostrum

Lain-lain

PERK PERKAR ARAA-PE PERK RKAR ARA A LAIN LAIN YANG ANG JUGA JUGA PENT PENTIN ING G

i)

Mera Meranc ncan ang g beb beber erap apaa alt alter erna nati tif: f: Jika Jika huja hujan n ata atau u ter terpu putu tuss bek bekal alan an letr letrik ik??

ii)

Memasti Memastikan kan disip disiplin lin terjami terjamin: n: Memaklu Memaklum m kepada kepada orang orang bawaha bawahan n dan perger pergeraka akan n keluar  keluar  masuk dewan yang palin minimal.

iii) iii)

Mems Memsttikan ikan khid khidm mat sera seran nta kema kemass: • •

•

iv)

Siaran awal untuk akhbar perlu disemak dan diluluskan Salinan teks ucapan VVIP / PPG / Pengetua hanya boleh diberi kepada pemberita selepas majlis tamat Sediak Sediakan an tempat tempat khas khas untuk untuk sesi sesi wawanc wawancara ara antara antara Tetamu etamu Khas Khas dengan dengan para para  pemberita.

Pastikan pe perbelanjaan be berhema emat

45

• •

•

v)

Semua urusan sewa/beli alatan ikut prosedur kewangan Pegawai Kerja diminta mengawasi segala urusan pembelian dan pembayaran dibuat dengan peruntukan yang ada Semua kutipan wang daripada para lulusan perlu ada akaun khas dan dikeluarkan resit untuk apa jua pembayaran yang dibuat.

Mengadakan po post-mortem Diadakan selepas selesai sesuatu majlis untuk mengukur tahap kejayaan majlis. Untuk mencari punca kelemahan cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan datang. Post-mortem tidak akan mendapat kerjasama daripada pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk mencari keslahan seseorang.

20.

TATACAR ACARA A MENG ENGHADIRI DIRI MAJLI AJLIS S

i)

Kerosakan maj majllis di disebabkan ol oleh te tetamu amu: • • • • • • • • • • • •

ii) ii)

Tangg anggun ungj gjaw awab ab apab apabil ilaa mene meneri rima ma kad kad jemp jemput utan an • • • • • • •

iii) iii)

Baca kad jembutan Teliti tujuan Teliti tarikh, hari dan masa Teliti tempat majlis diadakan Teliti pakaian yang dikehendaki dipakai Buat keputusan kehadiran Jawapan segera

Pers Persiiapa apan bag bagii men meng ghad hadiri iri maj majllis • • • •

iv)

Tidak memberi jawapan kehadiran Menjawab lambat Jawab hadir tetapi tidak hadir  Jawab tidak hadir tetapi hadir  Jawab hadir dengan isteri/suami tetapi tidak hadir seorang Jawab tidak hadir dengan isteri/suami tetapi hadir dengan isteri/suami Hadir tetapi lewat tiba Hadir membawa extra Hadir dengan pakaian yang tidak sesuai Hadir tidak membawa kad jemputan sebagaimana dikehendaki Tidak mengikut arahan Pegawai Lalulintas Tidak mengikut arahan Pegawai Penyambut

Beritahu penganjur jika ada perubahan Kelengakapan diri Kemudahan-kemudahan yang diperlukan Tinjauan tempat majlis

Ketibaan di timpat majlis •

Arahan lalu lintas

46

• • • • • •

v)

Dalam majlis • • • •

vi)

• • •

Ikut peraturan yang ditetapkan Berdiri mengadap tetamu kehormat Mengambil sesuatu di meja (dalam majlis ja muan) Tunggu giliran

BUKU BUKU PRO PROGRAM GRAM/C /CEN ENDE DERA RAMA MAT TA/A A/ATUR TUR CAR CARA A

i)

Ia meru merupa paka kan n sebua sebuah h buku buku makl maklum umat at yan yang g amat amat pent pentin ing g bagi bagi satusatu-sa satu tu maj majli liss rasmi rasmi.. Penerbitan Penerbitan buku ini perlu diuruskan diuruskan dengan baik dan sempurna. sempurna. Segala Segala butiran yang akan dimuatkann didalam buku ini perlu dirancang oleh sebuah jawatankuasa, disemak  semual dan perlu diluluskan oleh Ketua sesuatu organisasi.

ii) ii)

Dala Dalam m majl majlis is-m -maj ajli liss rasm rasmii sepe sepert rtii Majl Majlis is Konv Konvok okes esy yen, en, Pert Pertan andi ding ngan an Kema Kemahi hira ran, n, Perasmian Dewan dan Seminar yang dirasmikan oleh orang kenamaan peranan buku ini sangat penting.

iii) iii)

Buk Buku ini juga uga digun igunak akan an pada ada majli ajliss-m majl ajlis peri eringka ngkatt dalam alaman an,, cont contoh oh:: Majl Majliis Pengucapan Puisi Sekolah, Kursus Pengadilan Bola Sepak peringkat sekolah dan lainlain. Selalunya majlis ini orang orang yang merasmikan ialah orang kenamaan kenamaan tempatan.

iv)

Kandungan Buku • • • • • • • •

22.

Arahan duduk  Tidak puashati dengan keadaan Tertib ketika majlis sedang berjalan Cara mula makan (dalam majlis jamuan)

Majlis tamat •

21. 21.

Ikut pintu masuk yang ditetapkan Arahan penyambut Tentukan tempat duduk  Minuman sebelum majlis dimulakan Pergaulan sebelum majlis dimulakan Majlis perkenalan

Kata-kata alaun (Menteri, Ketua Pengarah, Pengarah dan Pengetua) Lagu rasmi Lagu tema Senarai jawatankuasa (induk, penglola dan kecil) Senarai peserta Aturcara majlis pembukaan dan penutup Sejarah ringkas majlis Penghargaan dan autograf 

CONTOH ATURCARA MAJLIS

0900 pagi 0930 pagi

-

Para peserta mengambil tempat Para tetamu mengambil tempat

47

23. 23.

1000 pagi 1015 pagi

-

1205 t/hari 1230 petang 1315 petang 1330 petang

-

SENAR SENARAI AI AHLI AHLI JAW JAWATANKU ANKUAS ASA A PENG PENGEL ELOL OLA A

i) ii) iii) iv) v) vi) vii) viii) ix) x) xi) xii) xiii) xiv) xiv) xv) xvi) vi) xvii) xviii) xix) xx) xxi) 24.

Ketibaan Tetamu Kehormat Perakan masuk Tetamu Kehormat Doa Ucapan Pengerusi Jawatankuas Pengelola Ucapan Tetamu Tetamu Kehormat (Perasmian) Penyampaian Hadiah dan Cenderamata Penyampaian Cenderahati kepada Tetamu Kehormat Persembahan Tetamu ke majlis jamuan Tetamu meninggalkan majlis. Bersurai

Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Penolong Setiausaha Bendahari Jemputan dan Sambutan Pend Pendaf afttaran aran dan Pen Pengina ginap pan Buku Ce Cenderamata Persiapan Dewan Keceraian Jamuan Teks eks Uc Ucapan apan dan dan kat kataa-ka katta al aluan uan Seranta Peng Pengan angk gkut utan an dan dan Lalu Lalu Lint Lintas as Persembahan Baca Bacaan an Doa dan dan Jur Juruaca uacara ra Pameran Siaraya aya Bulitin dan rakama aman Sijil Urusetia

CONTOH TEKS JURUACARA

 Nama Majlis: Majlis Anugerah Khidmat Cemerlang  Tempat:  Dewan Jauhar  29 Ogos 2002 Tarikh: Sabtu Hari: 1.

Cue (0830) Semua hadirin duduk 

2.

Pengumuman Para hadirin dipersilakan mengambil mengambil tempat. Majlis akan bermula sebentar lagi. lagi.

3.

Cue (0835) Menerima isyarat apabila VIP tiba.

48

4.

Pengumuman Mengumumkan ketibaan Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, diiringi oleh Pengarah Pendidikan Johor dan Timbalan Pengarah Pendidikan Johor.

5.

Cur (0840) Apabila VIP dan semua hadirin duduk.

6.

Pengumumam Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad, Yang Berusaha Pengarah Pendidikan Johor, Johor, Yang Yang Berusaha Timbalan Pengarah Pendidikan Johor, KetuaKetua Ketua Sektor Sektor,, Pegawa Pegawaii Pendid Pendidika ikan n Daerah Daerah,, Penget Pengetua, ua, Guru Guru Besar Besar,, Guru-G Guru-Guru uru dan Tetamu Tetamu yang saya sa ya hormati sekalian. Bersyukur kita ke hadrat Ilahi kerana memberikan rahmat dan hidayah kepada kita yang sama-sama dapat hadir dlam majlis yang mulia ini. Majlis Majlis akan dimulakan dimulakan dengan bacaan bacaan doa. Awang Salleh untuk memimpin bacaan doa.

Untuk Untuk itu majlis mempersila mempersilakan kan Ustaz

Dipersilkan. 7.

Cue (0850) Selesai bacaan doa. Ucapan Pengetua

8.

Pengumuman Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada Ustaz. Seteru Seterusny snyaa majlis majlis memper mempersil silaka akan n Yang Berusa Berusaha ha Pegara Pegarah h Pendid Pendidika ikan n Johor Johor untuk  untuk  menyampaikan ucapan alu-aluan. Dipersilakan.

9.

Cue (0900) Selesai ucapan Ucapan Tetamu Kehormat

10.

Pengumuman Majlis merakamkan ucapanribuan terima kasih Majlis Majlis diterusk diteruskan an dengan dengan segala segala hormatny hormatnyaa mempersil mempersilakan akan Yang Berhormat Berhormat Menteri Menteri Pend Pendid idik ikan an Malay Malaysi sia, a, Dato Dato’’ Musa Musa Moham Mohamad ad untu untuk k meny menyam ampa paik ikan an ucap ucapan an dan dan seterusnya merasmikan majlis. Dengan segala hormatnya dipersilakan.

11.

Cue (1045) Selesai ucapan Penyampaian Hadiah dan Cenderamata\

12.

Pengumuman Majlis dengan hormatnya menjemput Yang Berusaha Tuan Pengarah Pendidikan Johor  untuk mengiringi Yang Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia, Dato’ Musa Mohamad untuk untuk menyamp menyampaik aikan an Hadiah Hadiah Anuge Anugerah rah Khidma Khidmatt Cemerl Cemerlang ang kepada kepada pemena pemenangng pemenang.

49

Dipersilakan En.Johan En.Johan Endut dan yang lain-lain lain-lain Dipersilk Dipersilkan an yang Berusaha Berusaha Tuan Tuan Pengarah Pengarah Pendidika Pendidikan n Johor Johor untuk untuk menyampaik menyampaikan an Cenderahati kepada yang Berhormat demi mengenang kesudiaan beliah menyampaikan hadiah-hadiah tadi. Majlis mengucapkan jutaan terima kasih kepada yang Berhormat diatas penyampurnaan acara penyampaian hadiah-hadiah. 13.

Cue (1130) Yang Berhormat duduk  Persembahan

14.

Pengumuman Dipersilkan kumpulan Pancaragam Sekolah Menengah Kebangsaan (P) Sultan Ibrahim, Johor Bahru untuk mempersempahkan permainan mereka.

15.

Cue (1200) Selesai persembahan Jamuan

16,

Pengumuman Majlis Majlis sekali sekali lagi lagi dengan dengan segala segala hormat hormatny nyaa mempers mempersila ilakan kan Yang Berusa Berusaha ha Tuan Pengarah Pengarah Pendidikan Pendidikan Johor Johor untuk untuk mengirin mengiringi gi dan mempersila mempersilakan kan Yang Berhormat Berhormat Menteri Pendidikan Malaysia ke jamuan makan tengahari.

17.

Ucapan Ucapan pengha pengharag ragaan aan dan menjem menjemput put tetamu tetamu yang yang hadir hadir untuk untuk bers bersamaama-sam samaa menj menjamu amu selera.

50