Norma Cero

 

NORMA CERO PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO Establecer las disposiciones para la elaboración, revisión, aprobación, actualización, distribución y preservación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, con la finalidad de que las actividades se realicen bajo disposiciones vigentes.

2. DEFINICIONES Caracterización de procesos: Ficha que presenta las características generales de un proceso, dentro de las cuales se incluyen: nombre del proceso, objetivo, alcance, líder, entradas, proveedores, recursos, parámetros de control, entre otros. Este documento sirve de guía para el control de la planificación del proceso y para el cumplimiento de requisitos.

Copias Controladas:  Son copias de aquellos documentos sujetos al control de su tenencia, una vez aprobados.

Copias No Controladas:  Son copias de aquellos documentos emitidos y que eximen al emisor de la responsabilidad del control de su actualización. Es usado como medio de consulta de información por las áreas que no tienen responsabilidad directa sobre las actividades descritas.

Documento externo:   Documento no elaborado por la Corporación, que contiene información necesaria para la ejecución de los procesos y especialmente para la toma de decisiones en los mismos. Ejemplo: documentos legales (normas, decretos, leyes, entre otros). La Corporación no se hace responsable de su estructura, sólo de su identificación y control.

Documento soporte de procesos:   Son los documentos que soportan la definición, ejecución, seguimiento y control de los procesos de la Corporación. Cada vez que este procedimiento menciona un documento, se refiere a esta clasificación.

Documento Obsoleto:  Documento que contiene información desactualizada por lo cual se prohíbe su uso. Formato: Documento preestablecido impreso o digital, en el cual se registra información relacionada con unan actividad o un proceso. Su contenido y forma cambia según el tipo de datos que deba contener, se crean con base en la necesidad de los diferentes procesos de la Corporación.

Guía:   Son documentos que establecen recomendaciones o sugerencias que se pueden aplicar en el desarrollo de las actividades de un procedimiento o instructivo.

Instructivo: Documento que describe el cómo se deben realizar las diferentes actividades en un puesto de trabajo específico o para una actividad específica. Generalmente un instructivo proviene de un procedimiento.

 

Mapa de procesos:  Esquema que presenta los procesos de la Corporación, clasificados de la siguiente manera: Procesos de Dirección, Procesos Misionales y Procesos de Apoyo.

Matriz de requisitos del Cliente:   Formato en el cual se registra toda la información correspondiente a los requisitos del cliente para los diferentes servicios que presta la Corporación.

Manual de Calidad:  Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad

Nomograma:  Documento que contiene las Normas de Carácter Constitucional, legal y de autorregulación que le son aplicables a la Corporación en el desarrollo de su objetivo misional. Contiene normas externas como leyes, decretos, acuerdos, circulares, resoluciones que afectan la gestión de la Corporación y normas nor mas internas como reglamentos, estatutos, manuales y en general todos los actos administrativos de interés para la Corporación que permitan identificar las competencias, responsabilidades y funciones de las diferentes áreas y procesos.

Plan de calidad:   documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo debe aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

Sistema de Gestión de la Calidad:   Es uno de los Sistemas que se constituye en una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios que se proporcionan a la comunidad.

3. ESTRUCTU ESTRUCTURA RA G GENERAL ENERAL DE LA DOCUME DOCUMENTACIÓN NTACIÓN La estructura de la documentación del sistema de la calidad está definida por la siguiente pirámide documental: 

4. PRESENTACIÓN DE LA DOCU DOCUMENTACIÓN MENTACIÓN

 

Para presentar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, se debe tener en cuenta los siguientes criterios:

Encabezado El recuadro del encabezado para los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad debe tener las siguientes dimensiones:  Alto mínimo: 2,7 cm. cm. Largo mínimo: 15,5 cm Para Manual de Calidad, Mapa de Procesos, Mapas de Riesgos, caracterización de Procesos, Procedimientos, Nomograma, Instructivos, Matriz de Requisitos del Cliente y Guías, se debe describir el siguiente encabezado: e ncabezado:

Tipo y Nombre del Documento Soporte: Ejemplo del tipo de d e documento soporte: Instructivo, procedimiento, plan de Calidad, entre otros. Seguido se describe el nombre asignado al documento. La estructura del encabezado contiene los elementos descritos a continuación, que aplican según el documento. Fecha de aplicación: Es la fecha representada en año, a ño, mes y día (año/mes/dia), a partir de la cual tiene validez y aplicabilidad del contenido del documento presentado, es decir, después de haber sido aprobado. Código: Corresponde a la identificación alfanumérica del documento y se estructura de la siguiente forma:

Versión: Es el número de dos dígitos que muestra en consecutivo el nivel de actualización del documento. Cada vez que se actualiza el documento se incrementa en 01 la versión. Se debe tener en cuenta que al realizar modificaciones en procedimientos, guías o instructivos que contengan formatos, estas modificaciones no afectarán la versión o fecha de aplicación de los formatos fo rmatos asociados a estos documentos

 

Página: Muestra la paginación de cada una de d e las hojas del documento y el total de páginas que contiene el mismo. Elaborado por: Describe el funcionario o grupo(s) de trabajo que elabora(n) el documento. Revisado por: Presenta al líder del proceso o coordinador (es) de (los) grupo(s) de trabajo que elabora(n) el documento. Para el caso del manual de calidad, mapa de procesos y caracterización de procesos deben ser revisados por el (los) Líder (es) de (los) proceso(s) a (los) que pertenece (n) el (los) grupo (s) de trabajo.  Aprobado por: identifica quien aprueba el documento. d ocumento. Para el caso del manual de calidad, mapa de procesos y caracterización de procesos deben ser aprobados por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Todos los demás documentos deben son aprobados por el líder de cada proceso al que pertenecen los Grupos de trabajo que participaron en la elaboración.

Pie de página El pie de página se establece en la primera página de los documentos, la estructura del pie de página consta de las siguientes casillas:

Elaborado Por:  Se establece el cargo del responsable de elaborar el documento y la firma del mismo.

Revisado Por:  Se establece el cargo del o los responsables de revisar el documento y su respectiva firma.

 Apro  Ap robad bado o Por Por::  Se establece el cargo del o los responsables de aprobar el documento y su respectiva firma.

Redacción La redacción de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, se realiza de manera clara, coherente y en español.  

Contenido de los manuales, procedimientos, instructivos y formatos del sistema integrado de gestión Contenido de los Manuales. La estructura de los manuales se establece de acuerdo al contenido de cada manual.

Contenido de los Procedimientos Procedimientos e Instructi Instructivos: vos: Objetivos: Describe el propósito o finalidad que se quiere lograr con el documento    Alcance: Expresa el ámbito o aplicabilidad del procedimiento, teniendo en cuenta ya sea las actividades, procesos, dependencias entre otros.  Definiciones: Explica el significado de las palabras técnicas utilizadas en el documento que pueden ser de difícil comprensión para los lectores. Los términos términos son listados alfabéticament alfabéticamente. e.  Contenido: Define los pasos en secuencia lógica para desarrollar las actividades descritas en el documento.  

 

Registros: Listado de los registros que se generan en las actividades descritas en el documento. Los registros se relacionan en una matriz que presenta la siguiente estructura:

PLAN DE TRABAJO