No Todo Lo Que Brilla Es Un Erp

 

CASO: NO TODO LO QUE BRILLA ES ERP 1 Implementación de un ERP en una empresa La empresa Colombia Cueros S.A., situada en la zona Peletera más importante de la Ciudad de Bogotá, cumple 40 años en su industria, y está viviendo un crecimiento acelerado gracias a la variedad y calidad de sus productos, sumado a la buena dirección de sus ejecuvos. La Junta Direcva esta compuesta por 6 empresarios, 2 de ellos mayores de 60 años, destacados por su praccidad y expercia para realizar realizar negocios, y 3 de ellos entre 35 y 45 años, quiene quieness iniciaron su carrer car reraa profes profesion ional al en destac destacada adass Compañ Compañías ías muln mulnaci aciona onales les,, en donde donde los Sis Sistem temas as de Inform Informaci ación ón empeza empezaban ban a ser ser temas temas comune comuness en la mayorí mayoríaa de los comité comitéss es estra tratég tégico icoss realizados. Ver Anexo 1.   Alberto, un joven recién graduado de Administración de Empresas con un año de estar laborando en la empresa y quien siempre está en la mira de las Direcvas de la Compañía, por sus habilidades para comunicarse y facilidad de aprendizaje es citado al Comité mensual de la Junta Direcva.   Su presidente, el Señor Gonzalo Casillas inicia su intervención:   Como sabes Alberto, en Julio de 2009 cumplimos 3 años desde que iniciamos con Millenium Soware, nuestro ERP, y los resultados generales no han sido los mejores: presupuesto volado, cronogramas extendidos por mas de 4 meses, horarios laborales extenuantes e insasfacción de los colaboradores, así que queremos que realices un diagnósco general del proyecto desde sus inicios , la selección del soware, los pasos seguidos para la implementación, la salida en instancia real2, y la post-implementación o nuestra situación actual.  

Alberto sorprendido por tenerlo en cuenta, aún siendo tan nuevo en la compañía responde:¿Huy verdad?, ¡que machera!, pues les agradezco la oportunidad.    – Y para ello te asesorará Víctor Zúñiga, Consultor Líder de la implementación implementación quien estuvo en el equipo de DIRECCION (equipo de redenición de roles y procesos globales).   La primera entrevista con Víctor sería totalmente de aprendizaje ya que Alberto desconocía de los programas de los computadores y de las conexiones eléctricas eléctricas entre ellos.  

Mira Alberto, sería interminable la lista de inconvenientes, inconsistencias y causas de retrasos, con la que nos tocó convivir durante todo el proyecto. – Comentaba Víctor -. No dimensionamos que la implementación afectaría a todos y cada uno de los colaboradores de las diferentes áreas, así como el costo que este tendría para la compañía.  

Interviene Alberto: ¿Pero como así Víctor?, eso suena como grave.  

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 Caso de estudio de la Universidad Icesi, autor: Andrés López Astudillo

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 Instancia real: Es la salida en producción del soware, después de haber hecho las modicaciones del mismo en la instancia de pruebas.

 

Victor: yo lo calicaría muy complejo. Les dijimos de qué manera debería hacer de ahora en adelan ade lante te su trabaj trabajo o sin ser los más expert expertos os en la materi materia; a; ahora ahora su trabaj trabajo o y result resultado adoss dependerían de qué tan bueno fue el trabajo de las otras áreas; les exigimos empos extralaborales, y no teníamos ni la mitad de las respuestas de las inquietudes que ellos tenían. El equipo DIRECTIVO lo conformaban 3 estudiantes en prácca recién ingresados a la Empresa, y yo como líder. Iniciamos en marzo de 2007 con la capacitación de los praccantes. Como no había empo se inició el trabajo en simultáneo con su entrenamiento. Se realizó la documentación para los procesos de Compras, Planeacion, Mantenimiento y Calidad según la información suministrada por los líderes de cada módulo, quienes hicieron el levantamiento de los procesos. Después tradujimos los datos según los parámetros de MILLENIUM, muchos de ellos tocaron modicarlos, para nalmente ingresarlos en el módulo de trabajo requerido   ¿Porqué Víctor me habla de procesos y procedimientos, si de lo que se trata es de instalar un programa en computador que maneje la información actual de la empresa, pero de manera mas eciente e interconectada? – se preguntaba Alberto -.  

Connuaba Víctor: Recuerdo en este momento a Pedro Hernández, analista de Planeación, quien nos decía en plena salida en la instancia real,:   Muchachos, ¡ando aterrado! Consulto en el sistema el listado de talleres de maquilado y las tarifas negociadas y me encuentro que enen los valores del año pasado! Signica que desde el 2007 estamos pagando el serviciocon al mismo precio.  

Uno de los 3 estudiantes en Prácca le contesta: Pedrinchi,, realmente vos vos sabes que esos fueron los números que nos pasó C COMPRAS OMPRAS para cargar en las tarifas de Maquilado en MILLENIUM, y en la reunión de Capacitación se les explico la pantalla para actualizar estos datos y se se les hizo entrega para su ad administración. ministración.   Comenta Clarita la Compradora, después de llegar de viaje de negocios de USA: Mi God!, ¿pero cómo cómo pa pasa sa es eso? o?,, ¡y no noso sotr tros os cr creí eíam amos os qu quee uste ustede dess se ha hace cen n ca carg rgo o de lo loss dato datoss de es esee Computador! ¡Y llego de viaje y me recibe con tremendo genio el Gerente de Logísca, creí que trabajábamos con cordialidad y no rando al charco a los demás! Mucho antes que viajara el módulo de Maquilado no estaba funcionando bien y el caso quedó en manos del Equipo de Soporte Soware, además ¿quiénes más que Uds. para revisar los datos en MILLENIUM, viendo que Uds.de mismos los crearon?   Responde el estudiante: pues si Clarita, pero nosotros tenemos a Cargo la migración de los datos a MILLENIUM de todas las áreas que salieron en instancia real ,! todas al mismo empo!, y si capacitamos y entregamos los datos y las estructuras, esto signica que ya no somos responsables del mantenimiento de la Información.  

Alberto Albert o consig consignab nabaa en su libret libretaa de apunte apuntes, s, de manera manera muy detall detallada ada,, todos todos los suces sucesos os expuestos por Víctor y al mismo empo se cuesonaba por la simplicidad del problema, ya que si se trataba de que en la pantalla del computador no debería ir el número 6, sino el 8, pues la solución es cambiarlo en su momento. Es más, podría crear un listado con los números que deben cambiar y la fecha en la cual se debe hacer.  

 

Connuaba la explicación de Víctor a su entrevistador: y eso es solamente una parte o Modulo de Implementación del Sistema Alberto, aunque en mi opinión fue uno de los más cruciales ya que dependiendo de la calidad de la información que se generé, los siguientes procesos y módulos de trabajo igualmente tendrán calidad en sus operaciones.   Alberto: De eso se trata lo que me han mencionado en casi todas las reuniones a las que he asisdo:”integración de la información a lo largo de la cadena”, ¿cierto?   Victor: Exactamente Alberto. Aprendes rápido, ¡así lo necesitamos mijo!,   Alberto: ¡Claro!, toca ser piloso o si no, lo deja el tren.   Victor: Eso si es verdad. Bueno Alberto, lo siguiente que debes hacer ahora para connuar con tu proye pro yecto cto es entrev entrevist istart artee con Manuel Manuel Clavi Clavijo jo del Área Área de Compra Compras, s, Sanag Sanago o Cárden Cárdenas as de Contabilidad, y Mónica Galindo, la persona que ahora maneja la Planeación de la Demanda y Pronóscos.   Siguiente el cronograma Alberto, se reúne con Manuel Clavijo: Cuéntame Manuel como vas en esta área con el nuevo soware.   Manuel: Alberto pues te cuento que aquí en compras, después de que terminó el proyecto de implementación hicieron la reestructuración interna que ya sabes dónde salió esa candad de gente, como 350 personas y pues a mi parecer no hicieron bien las cosas porque imagínate que estas personas se fueron y la empresa no hizo nada para conservar el conocimiento que esta gente adquirió durante todo este empo de implementación de MILLENIUM y pues ¿qué pasó?: Que ahora uno ene un problema y va a Soporte Sistemas y pues le dicen “ahhh eso lo hizo fulanito de tal y el ya no está y pues yo no tengo nada de lo que el manejó” y uno queda sin saber cómo solucionar sus cosas, la empresa debería haber recogido todo este conocimiento antes de sacarlos ¿verdad?, ¿estas de acuerdo conmigo? Pues ene sendo tus argumentos.   En su entrevista con Sanago Cárdenas le comenta: ¿Cómo ha sido la implementación en el área de   Contabilidad? Sanago: No pues aquí haciendo informes Alberto, porque como ya podemos sacar los estados nancieros consolidados consolidados de todas las liales liales pues los estamos entregando entregando el 3º y 4º día de cada mes, vos te acordas como era antes?, los estados nancieros nunca se pudieron consolidar mensualmente había que hacerlo como cada trimestre porque a uno se lo comía el empo reccando todo manualmente a mi me parece que este nuevo sistema nos ha servido mucho y lo que nos servirá en el futuro porque ahora sí estamos en condiciones de solicitar créditos a bancos int intern ernaci aciona onales les,, porque porque ahora ahora tenemo tenemoss inf inform ormaci ación ón consol consolida idada da y en empo empo real real aunque aunque tengamos más personas operando los sistemas para controlar las interfases.   Finalizando su cronograma, y después de romper el hielo y entrar en conanza en su primera entrevista con Mónica Galindo, ella le explica:  

 

Mónica: Como sabes Alberto, llevaba casi 3 años trabajando en los temas de desarrollo de productos, innovaciones y consolidación de marca, cuando en Enero de 2004 me llamaron para el proyecto del ERP, MILLENIUM, especícamente para pronoscar la demanda. Esto fue, y sigue siendo un mundo nuevo para mí.   Alberto: ¡Y eso que fue lo que le paso entonces?   Mónica: Primero que todo debía tener conocimientos y bases sólidas de cálculos y modelos matemácos que en mi vida nunca pensé toparme con ellos. Entraba en un tema que es el fuerte de los ingenieros que trabajan con las maquinas haciendo los cálculos que ellos suelen hace allá, o como las proyecciones nancieras y modelos de presupuestos de los nancieros.   Antes de mí llegada en el tema de Pronóscos, estaba Jorge quien quien era Analista de Mercadeo, y la técnica que él usaba para calcular las candades sugeridas a Producir para los próximos 3 meses y nalmente enviarlas a los planeadores de la producción, era realizar un promedio simple de las ventas de todas las liales en los diferentes países en donde se ene presencia, y le aplicaba un porcentaje de incremento en unidades denido por el Gerente del grupo de productos usando como herramienta su expercia para olfatear el comportamiento de los consumidores.   Recuerdo en este momento las sesiones de capacitación y entrenamiento en Planeación de la Demanda, dirigidas por Julio Fuentes, quien fue el consultor originario de la India, muy cozado en su momento por las grandes empresas mulnacionales que le reconocían porque había realizado el proceso de implementación en sus empresas en los módulos de: Sistemas de información Financ Fin ancier ieraa (SIF), (SIF), Sis Sistem temaa de Abaste Abastecim cimie iento nto (SAC) (SAC),, Si Siste stema ma de Manten Mantenimi imient ento, o, Sis Sistem temaa de Información de Recursos Humanos (SRH). Quien cobraba alrededor de USD 200 por hora cuando estuvo en la compañía, pero ascendió a USD 300 cuando la compañía de ERP ya no nos otorgaba garana sobre la compra y los requerimientos eran nuevos y quien fue el consultor líder para la compañía en la implementación de Millenium y que llegó diciendo:   Hello mis muchachos, bueno a aprovechar el empo ya que este es oro.   (Pues será oro para quien tarifa en dólares la hora) – pensaba Mónica para si.   Julio: les halasido con la lectura de los manuales, ah?, El Chapter 4.3deniciones y 4.7 es en dondeCuéntenme, he visto que¿cómo se generan mayores complicaciones en el entendimiento de las de los modelos estructurales de Pronóscos y parámetros de sugeridos. Recientemente en una consultaría con una Compañía Chilena de Aceros, se presentaron varias inquietudes con la puesta en marcha marcha de los pronós pronósco coss colab colabora oravo voss y en la iden idencac cación ión de los modelo modeloss causal causales es avanzados, esos que se encuentran en el menú principal del aplicavo.   Me comentaba Mónica interrumpiendo su propio relato de aquella experiencia: Te cuento Alberto que en ese momento no se escuchaba ni una mosca en el pequeño salón de reuniones. No teníamos ni un rastro de idea de lo que el Sr. Fuentes quería darnos a entender.   Vuelve a traer las palabras de Julio Fuentes en su conferencia:   Julio Julio: : Miren Mireyndigerir algo importante importan mis muchachos muchachos, , muchas much as compañías comp añías han para tenido tenido problemas problemas con entender todas laste funcionalidades que nos brinda MILLENIUM la modelación del

 

Pronosco, ya que aún están pensando en la metodología del sugerido de FORECAST-PRO y de SMART FORECASTS, que en principio son similares, es verdad, pero lo que agrega valor al análisis son las modela modelaci cione oness promoc promoción iónale ales, s, las proyec proyeccio ciones nes de lar largo go empo empo y la determ determina inació ción n sis sistem temác ácaa de los outlin outliners ers o datos datos apic apicos. os. Si ya conoce conocemos mos lo básico básico,, debemo debemoss meterl meterlee exquisitez al tema, ¿no les parece? Bueno pero podemos ir más despacio. Cuénte Cuéntenme, nme, ¿como han desarr des arroll ollado ado los modelo modeloss de serie seriess tempor temporale aless y su constr construcc ucción ión matem matemác áca? a? ¿El negoci negocio o presen pre senta ta estaci estaciona onalid lidad? ad?,, ¿El modelo modelo de proyec proyecció ción n ene ene un compor comportam tamien iento to perpet perpetuo uo y persistente, o cual de los dos?, o simplemente: ¿trabajan con el MAD o con el ECM para la toma de decisiones de Inventarios y cálculo del nivel de Servicio?   Interv Intervien ienee Albert Alberto, o, en medio medio de gestos gestos desal desalent entado adores res:: Nooo, Nooo, me imagin imagino o Mónica Mónica que la respuesta a estas úlmas preguntas no era muy disnta a la respuesta de la primera.   Mónica: Obviamente Alberto, tuvimos que bajar de la nube en la que estaba el Sr. Fuentes con respecto a nuestro conocimiento. Después de varias sesiones en las que nos pedía datos y situaciones concretas del comportamiento de la demanda, Él debió explicarnos, llegando a sus límites de paciencia, el signicado y la manera de aplicar conceptos tales como series de empo, regresión lineal, error del pronósco, suavización exponencial, entre otras muchas cosas más. Según comentarios provenientes de la Gerencia de Mercadeo, y aclaro porque nunca llegué a enterarme con certeza, Julio Fuentes dictó no más de la mitad de las horas pactadas, ya que la idea era connuar con el proceso de capacitación con un consultor local de menor costo. Alberto: Bueno Mónica, Alberto: Mónica, veo que no tuviste tuviste mejo mejorr suerte suerte que mis anteriore anterioress entrevista entrevistados, dos, deseándote lo mejor para lo que viene en adelante en tu trabajo, muchas gracias.   Albert Alb erto o concre concreta ta una nueva nueva cita con Víctor, Víctor, su asesor asesor:: Amigo, Amigo, sé que la gente del área de Tecnología Informáca (T.I.) intervino en el proyecto, por lo que te recomiendo converses con Edgar Edg ar Torres Torres,, Jefe Jefe de In Infra fraest estruc ructur turaa TI. TI. Despué Despuéss te reúne reúness con Sandri Sandrita ta quien quien trabaj trabajaa en Logísca y nalmente con Don Ramiro Escobar de Recursos Humanos.   En su conversación con Edgar, Jefe de TI, le menciona: Fue algo irreal la manera como trabajamos en sus inicios. El análisis análisis hechos por la rma consultora fue que la arquitec arquitectura tura de TI, montada era totalmente obsoleta, sin seguridad, seguridad, poco eciente y ni que decir de su capacidad. Con los sistem sistemas as anteri ant eriore ores: s: informáca, progra programas mas person per alizad zados os hechos hecproblema hos por consul con tores es extern extni ernos oscapacidad, y por el equipo equ tecnología nosonali tenían ningún desultor velocidad de peroiposi de se generaban frecuentes fallas en su programación, es decir los algoritmos lógicos de corrida, lo que generaba desconanza y a menudo retrasos en los procesos, por cuanto debíamos detectar el error y la manera como se produjo, tarea para nada fácil de solucionar.   Se debía inverr grandes sumas de dinero, para abarcar los siguientes puntos: Redenir la arquitectura del sistema y determinar las capacidades del mismo. Polícas de seguridad, back up* de información Tecnología y equipos para almacenamiento de datos Cronograma para pruebas: simulaciones en instancia de pruebas. Auditoria interna y externa para su aprobación. Creación de procedimientos procedimientos internos. 

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Recuerdo en este momento a Ricardo Plaza, quien hacia parte del grupo de PL (planeación y programación) y decía: ¡Pero Edgar cómo es posible que en este momento que estamos haciendo las pruebas de los requerimientos de materiales para denir las compras, y poder anar los árboles de fabricación de producto, nos estamos demorando alrededor de 3 horas por proceso!. Escasamente en un día podemos hacer dos corridas y alcanzar a revisar los datos solamente para la primera, a este paso no terminaríamos nunca de revisar la calidad de este desarrollo.   Edgar: Si claro Ricardo, te enendo y es igualmente complejo para nosotros, vos sabes la reestructuración tecnológica que se hizo en Hardware y estamos comenzando con los planes de mantenimiento prevenvos de los equipos. También dependemos dependemos de los empos de trabajo de los contrastas del Hardware.   Terminado el relato de Edgar, Alberto le agradece su colaboración y sin perder empo se reúne con Sandra Tamayo de Logísca: ¿Hola Sandra cómo vas? Hola Alberto, pues aquí muy pensava y como preocupada. Imagínate que están reestructurando nuevamente el personal de la empresa y tú sabes que esto lleva a que salga gente. Igualmente recordando Alberto todo el dinero que se ha inverdo en la implementación de MILLENIUM, la manera en que nos pasamos de lo presupuestado, y además porque cuando adquirimos el paquete de Soware no nos dimos cuenta que no tenía el módulo de Logísca, ni de Comercio Exterior, que nos sirve para hacerle la trazabilidad a los embarques a n que nuestros clientes estén informados de sus cargas y que los de Logísca puedan llevar un control de los pedidos que vienen en tránsito y como de verdad se requería, pues tuvieron que comprar un soware de Logísca por aparte y nos tocó que rediseñarlo completamente porque fue creado en Argenna y la legislación de ese país es totalmente diferente a la nuestra, así que la compañía que nos lo vendió nos cobra por todo, de hecho ya nos llamaron porque nos colocaron como referencia referencia de su soware para venderlo a otras empresas; cuando nosotros con tanto esfuerzo les hemos ayudado a desarrollarlo.   Para su úlma entrevista, Alberto le inquieta parcularmente la actud y disposición de Don Ramiro, quien ya lleva en la Compañía alrededor de 25 años: Cómo les ha ido después de la implementación implementació n de MILLENIUM?   Don Ramiro: Pues mijo yo desde el mismo momento dijeron que yanuevo no podía anguo sistema Legacy, empecé a meterme en el que cuento de nuestro ERP, usar para nuestro cogerle rápido el ro porque yo no me podía quedar atrás, ni puedo darme el lujo de pagarle mal la nómina a los trabajadores o pagarles tarde, yo siempre he sido muy consciente de eso y pues por allí aporte algunas cositas como reportes reportes o listados que el sistem sistemaa no traía por ser estándar, pero no sólo a mi, sino también a mis compañeros les ha parecido una maravilla este nuevo sistema, porque trabaja muy bien la parte de la administración del personal.   Alberto vuelve con su asesor Víctor Zúñiga, y le comenta de manera breve las experiencias: Víctor, a medida que transcurren las entrevistas y escucho los tesmonios desalentadores de disntas personas en disntas áreas de la compañía, empiezo a cuesonarse sobre el número de variables que consideraba intervenían en el proceso de implementación de MILLENIUM, y realmente no dimensionaba la complejidad del proyecto.  

 

Victor: Es importante eso que dices, lamentablemente estamos aprendiendo lo básico en el camino y la experiencia es quizás el mecanismo más importante para aanzar los conocimientos. Te dejo con estas preguntas para que las anotes en tu libreca: ¿pudimos haber estado mejor preparados en sus inicios?, ¿si es así, cómo lo hubiéramos logrado?   En ese momento entra el Presidente de la Junta Direcva de la compañía y le pregunta a Alberto como le fue, quien responde: Jefe el módulo de planeación aún no arroja información conable, el área de planeación está expuesta a una planeación manual para evitar retrasos, no tenemos información en empo real en la planta, pero en Gesón Humana todo es perfecto y en el área nanciera está en la etapa de opmización del ERP.    – Gonzalo: Como así Alberto!!! Yo pensé que todo estaba estabilizado, después de 5 años y con tanto dinero inverdo en este ERP, no puedo creer que sigamos pagando dinero para que nos ayuden a estabilizarlo, pues de 6 millones de dólares que teníamos presupuestados ya hemos pagado 14 millones, como vamos a hacer para recuperar esta inversión?… Anexo 1 La compañía Colombia Cueros S.A. es una mulnacional cuya casa matriz está ubicada en Bogotá – Colombia, y con liales en México, Costa Rica, Puerto Rico, Venezuela, Ecuador, Brasil, Perú, Argenna, Chile y su casa matriz en Colombia. Antes de empezar la modernización interna de sus si sist stem emas as de in info form rmac ació ión n co cont ntab abaa co con n 6. 6.00 000 0 cola colabo bora rado dore ress y desp despué uéss de 3 años años de la implementación implementació n del nuevo ERP cuenta con 9.780 colaboradores, teniendo un aumento del 63% de su población laboral.   Los productos que la empresa fabrica y comercializan están dentro del sector industrial del Cuero en todas sus expresiones. Cada lial elabora productos en Cuero que van dirigidos a diferentes mercados merc ados por ejemplo: ejemplo: Zapatos, Zapatos, bolsos, bolsos, correas, correas, chaquetas, chaquetas, sombreros sombreros,, cuadernos cuadernos,, asientos, asientos, arculos menores, como correas para relojes, etc.   La empresa tenía una administración descentralizada, con estructura jerárquica en cada una de sus sucursales y operaba mediante un sistema Legacy en cada una de ellas.