Navegador de La Guia Del PMBOK

Navegador de la Guía del PMBOK® Jose Barato, PMP®, PMI-ACPSM

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1

Jose Barato Aprender, enseñar y practicar buenos hábitos en Gestión de Proyectos

• • • • • • • •

PMPeople (Managing Director) PMI Madrid Chapter (Director) PM-IB (founder, Vice-President) TALAIA, OpenPPM (Consultant) Telecommunications Engineer Project Manager (PMP®, PMI-ACPSM) Instructor, coach Speaker, author Blog: Los Hábitos de un Director de Proyectos Eficaz

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Estructura de la Guía del PMBOK® Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) • Sección I – Marco Conceptual de la Dirección de Proyectos o o o

Capítulo 1 – Introducción Capítulo 2 – Influencia de la Organización y Ciclo de Vida del Proyecto Capítulo 3 – Procesos de la Dirección de Proyectos

• Sección II – Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos o o o o o o o o o o

Capítulo 4 – Gestión de la Integración del Proyecto Capítulo 5 – Gestión del Alcance del Proyecto Capítulo 6 – Gestión del Tiempo del Proyecto Capítulo 7 – Gestión de los Costes del Proyecto Capítulo 8 – Gestión de la Calidad del Proyecto Capítulo 9 – Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Capítulo 10 – Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Capítulo 11 – Gestión de los Riesgos del Proyecto Capítulo 12 – Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Capítulo 13 – Gestión de los Interesados del Proyecto

• Anexos destacados: o o o

Anexo A1 – El estándar para la gestión de proyectos Apéndice X3 – Habilidades sociales Glosario

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En cualquier proyecto se reconocen 5 grupos de procesos Grupos de Procesos Activos

Ejecución

Planificación

IPECC

Cierre

Inicio

Control

Planificación

Inicio

Inicio de proyecto o fase

Fin de proyecto o fase

Ejecución

Control

Inicio

Definir el nuevo proyecto o fase mediante la obtención de la autorización para comenzar.

Planificación

Establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos.

Ejecución

Completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer las especificaciones del mismo.

Monitorización y Control

Monitorizar, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

Cierre

Finalizar todas las actividades a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

Cierre

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Tiempo

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En cualquier proyecto se reconocen 10 áreas de conocimiento 4.

Gestión de la Integración

Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto.

5.

Gestión del Alcance

Garantizar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido para completarlo con éxito.

6.

Gestión del Tiempo

Gestionar que el proyecto termine dentro del plazo previsto.

7.

Gestión de los Costes

Planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar, y controlar los costes de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

8.

Gestión de la Calidad

Determinar responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades para las que se lleva a cabo.

9.

Gestión de los RR.HH.

Organizar, gestionar y liderar al equipo del proyecto.

10.

Gestión de las Comunicaciones

Garantizar la oportuna y adecuada recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitorización y disposición final de la información del proyecto.

11.

Gestión de los Riesgos

Identificar, analizar, planificar las respuestas y controlar las incertidumbres del proyecto.

12.

Gestión de las Adquisiciones

Comprar o adquirir los productos, servicios o resultados requeridos por terceros ajenos a la organización.

13.

Gestión de los Interesados

Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, analizar sus expectativas y su impacto en el proyecto, y desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto.

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La Dirección de Proyectos se estructura en 47 procesos auto-examen sobre grupos y áreas

auto-examen sobre nombres de procesos

4. Integración

.1

.2 .1 .2

5. Alcance

.3

.3 .4

.1 .2

7. Costes

.7

.3

.4

8. Calidad

.1

.2

9. RR.HH.

.1

.2 .3 .4

10. Comunicaciones

.1

.2

.2

.1 .3 .5

11. Riesgos

13. Interesados

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.1

.3

.3 .6

.4

12. Adquisiciones

.6

.5 .6

.1 .3 .5 .2 .4 .6

6. Tiempo

.4 .5

.1

.2

.3

.2

.3

.4

.4

PMBOK® v5 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del P. 8.1 Planificar la Gestión de Calidad 4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del P. 8.2 Realizar el Aseguramiento de Calidad 4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del P. 8.3 Controlar la Calidad 4.4 Monitorizar y Controlar el Trabajo del P. 9.1 Planificar la Gestión de RR.HH. 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto 4.6 Cerrar el Proyecto o Fase 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 5.1 Planificar la Gestión del Alcance 9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto 10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones 5.2 Recopilar Requisitos 10.2 Gestionar las Comunicaciones 5.3 Definir el Alcance 10.3 Controlar las Comunicaciones 5.4 Crear la EDT 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 5.5 Validar el Alcance 11.2 Identificar los Riesgos 5.6 Controlar el Alcance 11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos 6.1 Planificar la Gestión del Cronograma 11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos 6.2 Definir las Actividades 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos 6.3 Secuenciar las Actividades 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades 11.6 Controlar los Riesgos 12.1 Planificar la Gestión de Adquisiciones del P. 6.5 Estimar la Duración de las Actividades 12.2 Efectuar las Adquisiciones 6.6 Desarrollar el Cronograma 12.3 Controlar las Adquisiciones 6.7 Controlar el Cronograma 12.4 Cerrar las Adquisiciones 7.1 Planificar la Gestión de Costes 13.1 Identificar a los Interesados 7.2 Estimar los Costes 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 7.3 Determinar el Presupuesto 13.3 Gestionar la Participación de los Interesados 7.4 Controlar los Costes 13.4 Controlar la Participación de los Interesados

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Documentos indicados en la Guía PMBOK®

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Navegando por las 10 áreas de conocimiento Navegador de la Guía del PMBOK®

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Capítulo 4. Gestión de la Integración del Proyecto Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto

auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

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Capítulo 4. Gestión de la Integración del Proyecto Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto 4.1

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización ejecutante a las actividades del proyecto.

4.2

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Definir, preparar y coordinar todos los planes secundarios e incorporarlos en un plan integral para la dirección del proyecto. Las líneas base y planes secundarios integrados del proyecto pueden incluirse dentro del plan para la dirección del proyecto.

4.3

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

Liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto, así como de implementar los cambios aprobados, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto.

4.4

Monitorizar y Controlar el Trabajo del Proyecto

Dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto con respecto a los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto.

Realizar el Control

4.5 Integrado de Cambios

4.6 PMPeople© 2013

Cerrar el Proyecto o Fase

Analizar todas las solicitudes de cambio; aprobar y gestionar los cambios a los entregables, activos de los procesos de la organización, documentos del proyecto y plan para la dirección del proyecto; y comunicar las decisiones correspondientes. Finalizar todas las actividades en todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Navegando por la Guía del PMBOK® | 10

Capítulo 5. Gestión del Alcance del Proyecto Garantizar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido para completarlo con éxito

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Capítulo 5. Gestión del Alcance del Proyecto Garantizar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo requerido para completarlo con éxito

5.1

Planificar la Gestión del Alcance

Crear un plan para la gestión del alcance que documente cómo se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.

5.2 Recopilar Requisitos

Determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.

5.3 Definir el Alcance

Desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto (qué hay que hacer y qué no hay que hacer).

5.4 Crear la EDT

Subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

5.5 Validar el Alcance

Formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado.

5.6 Controlar el Alcance

Monitorizar el estado del proyecto y del alcance del producto, y de gestionar cambios a la línea base del alcance.

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Capítulo 6. Gestión del Tiempo del Proyecto Gestionar que el proyecto termine dentro del plazo previsto

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Capítulo 6. Gestión del Tiempo del Proyecto Gestionar la conclusión en plazo del proyecto Planificar la 6.1 Gestión del Cronograma

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Establecer las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.

6.2

Definir las Actividades

Identificar y documentar las acciones específicas que se deben realizar para generar los entregables del proyecto.

6.3

Secuenciar las Actividades

Identificar y documentar las relaciones existentes entre las actividades del proyecto.

Estimar los 6.4 Recursos de las Actividades

Estimar el tipo y las cantidades de materiales, recursos humanos, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada una de las actividades.

Estimar la 6.5 Duración de las Actividades

Estimar la cantidad de periodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados.

Desarrollar el 6.6 Cronograma

Analizar secuencias de actividades, duraciones, requisitos de recursos y restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto.

Controlar el 6.7 Cronograma

Dar seguimiento del estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma a fin de cumplir el plan. Navegando por la Guía del PMBOK® | 14

Capítulo 7. Gestión del Coste del Proyecto Planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar, y controlar los costes de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado

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Capítulo 7. Gestión del Coste del Proyecto Planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar, y controlar los costes de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado

7.1

Planificar la Gestión Establecer las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costes del proyecto. de Costes

7.2 Estimar los Costes

7.3

Determinar el Presupuesto

Desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

Sumar los costes estimados de las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una línea base de coste autorizada. Monitorizar el estado del proyecto para actualizar los costes del mismo y gestionar

7.4 Controlar los Costes posibles cambios a la línea base de costes.

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Capítulo 8. Gestión de la Calidad del Proyecto Determinar responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades para las que se lleva a cabo auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

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Capítulo 8. Gestión de la Calidad del Proyecto Determinar responsabilidades, objetivos y políticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades para las que se lleva a cabo

Planificar la 8.1 Gestión de Calidad

Identificar los requisitos y/o estándares de calidad para el proyecto y sus entregables, así como de documentar la manera en que el proyecto probará el cumplimiento con los requisitos de calidad.

Realizar el 8.2 Aseguramiento de Calidad

Auditar los requisitos de calidad y los resultados de las mediciones de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de calidad y las definiciones operacionales adecuadas.

8.3

Controlar la Calidad

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Monitorizar y registrar los resultados de la ejecución de las actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño y recomendar los cambios necesarios.

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Capítulo 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Organizar, gestionar y liderar al equipo del proyecto

auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

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Capítulo 9. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto Organizar, gestionar y liderar al equipo del proyecto

Planificar la Gestión de 9.1 Recursos Humanos

Identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, así como de crear un plan para la administración de personal.

9.2

Adquirir el Equipo del Proyecto

9.3

Desarrollar el Equipo del Mejorar las competencias, la interacción entre los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto. Proyecto

Dirigir el Equipo del 9.4 Proyecto PMPeople© 2013

Confirmar la disponibilidad de los recursos humanos y conseguir el equipo necesario para completar las actividades del proyecto.

Realizar el seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto. Navegando por la Guía del PMBOK® | 20

Capítulo 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Garantizar la oportuna y adecuada recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitorización y disposición final de la información del proyecto auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas simulación examen PMP®

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Capítulo 10. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Garantizar la oportuna y adecuada recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitorización y disposición final de la información del proyecto

Planificar la 10.1 Gestión de las Comunicaciones

10.2

10.3

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Desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles.

Gestionar la Comunicación

Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

Controlar la Comunicación

Monitorizar y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto.

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Capítulo 11. Gestión del Riesgo del Proyecto Identificar, analizar, planificar las respuestas y controlar las incertidumbres del proyecto auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

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Capítulo 11. Gestión del Riesgo del Proyecto Identificar, analizar, planificar las respuestas y controlar las incertidumbres del proyecto 11.1

Planificar la Gestión de Riesgos

Definir cómo realizar las actividades de gestión de riesgos de un proyecto.

11.2

Identificar los Riesgos

Determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características.

Realizar el Análisis 11.3 Cualitativo de Riesgos

Priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos.

Realizar el Análisis 11.4 Cuantitativo de Riesgos

Analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.

Planificar la 11.5 Respuesta a los Riesgos

Desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas que afecten a los objetivos del proyecto.

11.6

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Controlar los Riesgos

Implementar los planes de respuesta a los riesgos, monitorear los riesgos identificados, monitorizar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos a través del proyecto. Navegando por la Guía del PMBOK® | 24

Capítulo 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Comprar o adquirir los productos, servicios o resultados requeridos por terceros ajenos a la organización auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

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Capítulo 12. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto Comprar o adquirir los productos, servicios o resultados requeridos por terceros ajenos a la organización

12.1

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Planificar la Gestión de Adquisiciones del Proyecto

Documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.

12.2 Efectuar las Adquisiciones

Obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles un contrato.

12.3 Controlar las Adquisiciones

Gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorizar la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones según corresponda.

12.4 Cerrar las Adquisiciones

Finalizar cada adquisición para el proyecto.

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Capítulo 13. Gestión de los Interesados del Proyecto Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, analizar sus expectativas y su impacto en el proyecto, y desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas simulación examen PMP®

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Capítulo 13. Gestión de los Interesados del Proyecto Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto, analizar sus expectativas y su impacto en el proyecto, y desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto

13.1

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Identificar a los Interesados

Identificar a las personas, grupos u organizaciones que podrían ejercer o recibir el impacto de una decisión, actividad o resultado del proyecto, así como de analizar y documentar información relevante relativa a sus intereses, participación, interdependencias, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.

Planificar la 13.2 Gestión de los Interesados

Desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.

Gestionar la 13.3 Participación de los Interesados

Comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades/expectativas, abordar los incidentes en el momento en que ocurren y fomentar la participación adecuada de los interesados en las actividades del proyecto a lo largo del ciclo de vida del mismo.

Controlar la 13.4 Participación de los Interesados

Monitorizar las relaciones generales de los interesados del proyecto en general y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados. Navegando por la Guía del PMBOK® | 28

Navegando por los 47 Procesos Navegador de la Guía del PMBOK®

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Modelado de procesos basado en IDEF0 TÉCNICAS Técnicas grupales de toma de decisiones

Técnicas grupales de creatividad

ENTRADAS

Plan para la gestión del Alcance del proyecto Plan de gestión de los requisitos Plan de gestión de los interesados Acta de constitución del proyecto

5.2 Recopilar Requisitos

Talleres facilitados

Documentación de requisitos Matriz de trazabilidad de requisitos

SALIDAS

Entrevistas

Grupos focales

Registro de interesados

Cuestionarios y encuestas

Estudios Análisis de Observaciones comparativos documentos Diagramas Prototipos de contexto

HERRAMIENTAS

Proceso Final

Entrada

Técnica

Grupo de Procesos

Herramienta Entrada local al diagrama

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Técnica aplicable a todos los procesos del diagrama

Salida Salida local al diagrama

Herramienta aplicable a todos los procesos del diagrama

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PMBOK® v5 2012 (vista de alto nivel)

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PMBOK® v5 2012 (Grupos de Procesos)

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Grupos de Procesos de Inicio

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auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas Navegando por la Guía del PMBOK® | 33

Grupos de Procesos de Planificación

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Planificar Alcance, RR.HH., Comunicaciones, Interesados y Actividades

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Desarrollar la Línea Base de Alcance

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auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas Navegando por la Guía del PMBOK® | 36

Planificar RR.HH., Comunicaciones e Interesados Recursos Humanos PMP®

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Planificar las Actividades

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auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas Navegando por la Guía del PMBOK® | 38

Planificar Riesgos, Calidad y Adquisiciones

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Planificar los Riesgos

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Analizar los Riesgos

simulación examen PMP® PMPeople© 2013

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Planificar la Calidad y las Adquisiciones Calidad PMP® Adquisiciones PMP®

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Desarrollar el Plan de Proyecto Tiempo PMP® Integración PMP®

auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas PMPeople© 2013

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Desarrollar la línea base de Costes

simulación examen PMP® PMPeople© 2013

auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas Navegando por la Guía del PMBOK® | 44

Grupos de Procesos de Ejecución Integración PMP®

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Comunicar el 90% del tiempo

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Liderar al Equipo

simulación examen PMP® PMPeople© 2013

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Ejecutar la Calidad y las Adquisiciones Calidad PMP® Adquisiciones PMP®

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Grupos de Procesos de Monitorización y Control

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Controlar las Líneas Base Alcance PMP® Tiempos PMP® Costes PMP®

auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas PMPeople© 2013

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Controlar Comunicaciones, Participación, Trabajos y Cambios Integración PMP®

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Controlar los Riesgos, la Calidad y las Adquisiciones Calidad PMP® Adquisiciones PMP® Riesgos PMP®

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Grupos de Procesos de Cierre Integración PMP® Adquisiciones PMP®

auto-examen sobre Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas PMPeople© 2013

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