Naturaleza de Las Cuentas en Contabilidad

NATURALEZA DE LAS CUENTAS EN CONTABILIDAD Vivian Zùñiga Bechara 1 year ago CONTABILIDAD, NATURALEZA DE LAS CUENTAS

Naturaleza de las cuentas: La naturaleza de las cuentas nos indica como es la forma de registrarse una determinada cuenta. Sin necesidad de acudir al plan único de cuentas en todo momento. Si no que agiliza y analiza de manera rápida como es la forma de registrarse o asentar una operación. Es así como la naturaleza Debito nos indica que una cuenta inicia o aumenta de valor cuando se registra en él DEBE o DEBITO y disminuye su valor cuando se registra en el HABER O CRÉDITO Caso contrario La naturaleza Crédito, nos indica que una cuenta inicia o aumenta su valor cuando se registra en el HABER O CRÉDITO, y disminuye su valor cuando se registra en él DEBE o DEBITO

No todas las cuentas son iguales algunas se registran de diferente manera por x o y tipo de operación de la cuenta.

Según el Plan Único de cuentas de Colombia (DECRETO 2650 DE 1993) Capitulo 2. Art 14.

La codificación del catálogo de cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles.

Clase : El primer digito Grupo: Los dos primeros digitos Cuenta: Los cuatro primeros digitos Subcuenta: Los seis primeros digitos (después de los seis primeros digitos se usan otros para distinguir algunas cuentas de otras, generalmente son "CUENTAS AUXILIARES" que usan las empresas, cuando tienen muchas cuentas)

como se puede observar en este ejemplo:

1

ACTIVOS

11

Disponible

(Grupo)

1110

Bancos

(la cuenta general)

111005

Bancos nacionales

111005001 Banco Popular 111005002 Banco BBVA

(Clase de cuenta)

(Subcuenta) (Una cuenta auxiliar de la empresa etc.) (Otra cuenta auxiliar de la empresa etc.

la naturaleza de las cuentas son las siguientes

CLASE

TIPO DE CUENTA

NATURALEZA

1

ACTIVOS

DÉBITO

2

PASIVOS

CRÉDITO

3

PATRIMONIO o CAPITAL

CRÉDITO

4

INGRESOS

CRÉDITO

5

GASTOS

DÉDITO

6

COSTOS DE VENTAS

DÉDITO

7

COSTOS DE PRODUCCION

DÉDITO

O DE OPERACIONES 8

CUENTAS DE ORDEN

DÉDITO

DEUDORAS 9

CUENTAS DE ORDEN

CRÉDITO

ACREEDORAS

Las clases 1, 2 y 3 conforman las cuentas del Balance General (Cuentas reales). y las clases 4,5,6 y 7 conforman las cuentas del estado de resultados o Pyg (pérdidas y ganancias) (Cuentas nominales) , y las cuentas 8 y 9 detallan las cuentas de orden. (Mostradas en su mayoría en los balances generales)

La naturaleza de las cuentas nos indica como es la forma de registrarse una determinada cuenta. sin necesidad de acudir al plan único de cuentas en todo momento. si no que agiliza y analiza de manera rápida como es la forma de registrarse o asentar una operación.

Es así como la naturaleza Debito nos indica que una cuenta inicia o aumenta de valor cuando se registra en él DEBE o DEBITO y disminuye su valor cuando se registra en el HABER O CRÉDITO ejemplo: La cuenta Caja aumenta de valor cuando se recibe dinero, se registra en él DEBE y cuando se haga algún egreso de dinero con esta cuenta, se registraria en el HABER Caso contrario La naturaleza Crédito, nos indica que una cuenta inicia o aumenta su valor cuando se registra en el HABER O CRÉDITO, y disminuye su valor cuando se registra en él DEBE o DEBITO

ejemplo: La cuenta de Proveedores aumenta de valor por las compra de mercancías de cualquier tipo a

Crédito o a plazo, por lo tanto se registra en el HABER

y cuando se cancele determinado valor al proveedor se disminuirá su valor registrándose en él DEBE ACTIVO Bien tangible o intangible que posee una empresa o persona natural. Por extensión, se denomina también activo a lo que una empresa posee. El activo forma parte de las cuentas reales o de balance. Activo es un sistema construido con bienes y servicios, con capacidades funcionales y operativas que se mantienen durante el desarrollo de cada actividad socio-económica específica El concepto de activo en contabilidad ha evolucionado desde una consideración jurídica que requería para, la propiedad de los bienes o derechos hasta la actual que requiere únicamente el control del bien o derecho. Actualmente se considera «activo» a aquellos bienes o derechos que tienen un beneficio económico a futuro. Eso no tiene por qué significar que sea necesaria la propiedad ni la tenencia ni el dinero. Los activos son un recurso o bien económico con el cual se obtienen beneficios. Los activos de las empresas varían de acuerdo con la naturaleza de la actividad desarrollada.2 Activos de una empresa Se entiende que un ente tiene un activo cuando debido a un hecho ya ocurrido, controla los beneficios económicos que produce un bien (material o inmaterial, con valor de uso o de cambio para el ente). ( activo se realiza por el debe) Un bien tiene valor de cambio cuando existe la posibilidad de: Canjearlo por efectivo o por otro activo. Utilizarlo para cancelar una obligación. Distribuirlo entre los propietarios del ente. Un bien tiene valor de uso cuando el ente puede emplearlo en alguna actividad productora de ingresos.

El efectivo es el único activo que automáticamente se puede convertir en otro activo. El activo es uno de los conocimientos más importantes y básicos que debe poseer todo nuevo emprendedor en este tema. Tipos de activo Activo corriente Activo no corriente o Activo fijo Activo financiero Activo intangible PASIVO En contabilidad, un pasivo es una deuda o un compromiso que ha adquirido una empresa, institución o individuo. Por extensión, se denomina también pasivo al conjunto de deudas de una empresa. Mientras el activo comprende los bienes y derechos financieros de la empresa, que tiene la persona o empresa, el pasivo recoge sus obligaciones: es el financiamiento provisto por un acreedor y representa lo que la persona o empresa debe a terceros, como el pago a bancos, proveedores, impuestos, salarios a empleados, etc. Bajo las Normas Internacionales de Contabilidad, un pasivo financiero es todo aquel que incluye: La obligación en un contrato: De reponer efectivo u otro activo financiero a una entidad o empresa De intercambiar activos o pasivos financieros en condiciones potencialmente desfavorables para la empresa Un contrato que pueda ser o que será liquidado que de ser un derivado, su liquidación no pueda ser o no será mediante el intercambio de una cantidad fija a cambio de un número fijo de sus propios instrumentos de capital De no ser un derivado, obligue o pueda obligar a entregar un número variable de capital propio Tipos de pasivos El pasivo está agrupado según su exigibilidad, es decir, a su mayor y menor urgencia. Así, existen pasivos a corto plazo y pasivos a largo plazo. Los pasivos cuyo pago es más urgente producen más tensión sobre el efectivo, por lo que las empresas suelen hacer una lista de sus pasivos en el orden en que se vence la fecha de pago. Para

poder saber qué cantidad de los pasivos de la empresa son a corto plazo y que cantidad son a largo plazo, permite a los acreedores evaluar la factibilidad de su empresa de obtener efectivo. Pasivo exigible y pasivo no exigible Pasivo exigible: Es un término en desuso que representa el total de las deudas, documentadas o no, que la empresa tiene con terceros. Suponen financiación ajena. La financiación puede suponer obligaciones con acreedores, bancos u obligacionistas, por ejemplo. A largo plazo: son obligaciones cuyo vencimiento es de más de un año de la fecha del balance general. A corto plazo: son obligaciones que tienen que ser saldadas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa, por lo general su vencimiento es de menos de un año. Algunos autores hablan de Pasivo no exigible o fondos propios, que estaría formado por "el Capital social y las reservas". Y sostienen (sin fundamentos fuertes) que "son pasivo, porque pertenecen a los accionistas, pero no es exigible a la empresa su devolución". En realidad, para que un pasivo cumpla la condición de tal, debe presentar algunas características que el "capital propio" no cumple (por mencionar una: que constituya un sacrificio de recursos no controlable por el ente), como por ejemplo, lo sostiene la normativa contable en la Argentina (Resolución Técnica 16 de la Federación Argentina de Profesionales en Ciencias Económicas).6 La inclusión de "fondos propios" dentro del pasivo, no tiene fundamento económico y tal vez sea un resabio legalista. Ver "pasivo" en contabilidad Pasivo contingente: obligación posible surgida a raíz de sucesos pasados, cuya existencia dependa de un suceso futuro o que no está recogida en los libros por no obligar a la empresa a desprenderse de recursos en el presente o no ser susceptible de cuantificación en el presente.5 En caso de cumplirse las circunstancias, se genera la obligación a terceros. Un ejemplo muy común son los litigios judiciales, con la consecuente obligación en el caso de una sentencia en contra. Es decir, es un pasivo probable o eventual pero no definitivo. PATRIMONIO O CAPITAL Constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos exigibles. Incluye los aportes realizados, ya sea en el momento de su constitución o en otros posteriores, por sus socios o propietarios, que no tengan la

consideración de pasivos exigibles, así como los resultados acumulados u otras variaciones que le afecten. A los efectos de la distribución de beneficios, de la reducción obligatoria de capital social y de la disolución obligatoria por pérdidas de acuerdo con lo dispuesto en la regulación legal de las sociedades anónimas y sociedades de responsabilidad limitada, se considerará patrimonio neto el importe que se califique como tal conforme a los criterios para confeccionar las cuentas anuales, incrementado en el importe del capital social suscrito no exigido, así como en el importe del nominal y de las primas de emisión o asunción del capital social suscrito que esté registrado contablemente como pasivo. También a los citados efectos, los ajustes por cambios de valor originados en operaciones de cobertura de flujos de efectivo pendientes de imputar a la cuenta de pérdidas y ganancias no se considerarán patrimonio neto A - P = PN Activo - Pasivo = Patrimonio Neto Ejemplos: Activo = 24000 Pasivo = 8000 Patrimonio Neto = X Activo

- Pasivo

24000

- 8000

= Patrimonio Neto = 16000

Activo 54550 Pasivo = 34600 Patrimonio Neto = X Activo 54550

- Pasivo

- 34600

= Patrimonio Neto

= 1995

INGRESO Ingreso.- Cualquier partida u operación que afecte los resultados de una empresa aumentando las utilidades o disminuyendo las pérdidas. El término ingreso tiene básicamente dos acepciones: Las cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o servicios (ingresos empresariales, en inglés revenue), y El conjunto de rentas recibidas por los ciudadanos (en inglés income). Cuando el ingreso proviene de actividades productivas, se puede clasificar en varios tipos: Ingreso marginal: Generado por el aumento de la producción en una unidad. Ingreso medio: Ingreso que se obtiene, en promedio, por cada unidad de producto vendida; es decir, es el ingreso total dividido en el total de unidades vendidas.

Ingreso del producto marginal: Ingreso generado por la utilización de una unidad adicional de algún factor de producción (trabajo, capital), por ejemplo, la utilización de un trabajador más, etc. En general, las personas, las familias, las empresas, etc., buscan aumentar sus ingresos. Si éstos se elevan, su consumo y su ahorro pueden aumentar, llevando, en muchos casos, a un mejor nivel de vida y de bienestar Ingresos empresariales Cuando el ingreso proviene de actividades productivas, puede clasificarse en: Ingreso marginal: generado por el aumento de la producción en una unidad; Ingreso medio: se obtiene, en promedio, por cada unidad de producto vendida; es decir, es el ingreso total dividido en el total de unidades vendidas, e Ingreso del producto marginal: generado por la tarea de contabilidad de algún factor de producción (trabajo, capital como Vaupés); por ejemplo, la utilización de un trabajador más. Las personas, las familias, las casas, etcétera, buscan aumentar sus ingresos o rentas de esta manera para desarrollar su economía. Si estos se elevan, su consumo y su ahorro pueden aumentar, lo que conduce, en muchos casos, a un mejor nivel de vida y de bienestar. Ingresos ordinarios y extraordinarios Los ingresos también pueden clasificarse en ordinarios y extraordinarios. Los ingresos ordinarios son aquellos que se obtienen de forma habitual y consuetudinaria; por ejemplo, el salario de un trabajador que se ocupa en un trabajo estable o las ventas de una empresa a un cliente que compra periódicamente o de forma habitual. Los ingresos extraordinarios son aquellos que provienen de acontecimientos especiales1 ; por ejemplo, un negocio inesperado por parte de una persona o una emisión de bonos por parte de un gobierno. Ingresos pasados Los Estados también reciben ingresos, llamados ingresos públicos. El Estado recibe, con el presupuesto público, ingresos por el cobro de impuestos, por la venta de bienes producidos por empresas públicas, por utilidades que generan éstas mismas, por ventas o alquileres de propiedades, por multas impuestas o por emisión de bonos u obtención de créditos, entre otros. Cuando los ingresos provienen de impuestos se denominan ingresos tributarios; en cambio, cuando provienen de fuentes distintas a los impuestos se denominan ingresos no tributarios. Con los ingresos, los gobiernos pueden realizar sus gastos, sus inversiones.

GASTO Un gasto es un egreso o salida de dinero que una persona o empresa debe pagar para un artículo o por un servicio. Para un inquilino, por ejemplo, el alquiler es un gasto. Para un estudiante o los padres de familia, la matrícula escolar es un gasto. El comprar alimentos, ropa, muebles o un automóvil es también considerado un gasto. Un gasto es un costo que es "pagado" o "remitido" normalmente a cambio de algo de valor. Lo que pareciera costar mucho se considera "caro", mientras que lo que pareciera costar poco es "barato". Sin embargo, hay sustancial diferencia entre el dinero que destina una persona (porque ella no lo recupera), del dinero que destina una empresa. Porque la empresa sí lo recupera al generar Ingresos, por lo tanto no lo "gasta" sino que lo utiliza como parte de su inversión. En contabilidad, se denomina gasto o egreso a la anotación o partida contable que disminuye el beneficio o aumenta la pérdida de una sociedad o persona física. Se diferencia del término costo porque precisa que hubo o habrá un desembolso financiero (movimiento de caja o bancos). El gasto es una salida de dinero que "no es recuperable", a diferencia del costo, que si lo es, por cuanto la salida es con la intención de obtener una ganancia y esto lo hace una inversión que es recuperable: es una salida de dinero y además se obtiene una utilidad. Podemos decir también que el gasto es la corriente de recursos o potenciales de servicios que se consumen en la obtención del producto neto de la entidad: sus ingresos. El gasto se define como expiración de elementos del activo en la que se han incurrido voluntariamente para producir ingresos. También podemos definir el gasto como la inversión necesaria para administrar la empresa o negocio, ya que sin eso sería imposible que funcione cualquier ente económico; el gasto se recupera en la medida que al calcular el precio de la venta del bien o servicio este se debe tener en cuenta. Las pérdidas son expiraciones involuntarias de elementos del activo que no guardan relación con la producción de ingresos. COSTO DE VENTA El costo de venta es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para prestar un servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien que se vende. Cuando se hace una venta, por ejemplo de $100.000, todo no es utilidad para el vendedor, puesto que para poder vender ese valor, debió haberse comprado un bien,

para lo cual indudablemente hubo necesidad de incurrir en un costo, costo que se conoce como costo de venta. Quizás el vendedor compro una camisa en $60.000 y luego la vendió en $100.000, por lo que su costo de venta viene a ser los $60.000, pues debió incurrir en un costo de $60.000 para poder hacer una venta de $100.000. Determinar el costo de venta, en principio es algo muy sencillo, pues todo lo que se debe hacer es restar al valor de la venta, el valor que se invirtió en el producto vendido. Pero cuando se venden grandes cantidades y se manejan multitud de productos, el proceso de determinación del costo de venta es mucho más complejo. Los inventarios son controlados mediante dos sistemas (Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico). Cada sistema tiene su propio mecanismo o procedimiento para determinar el costo de venta. En el caso del sistema permanente se utilizan los diferentes métodos de valuación de Inventarios (Método Peps, Método Ueps, Método del promedio ponderado, Método retail, etc). En el sistema periódico se utiliza el Juego de inventarios. Cada uno de estos métodos y/o sistemas, busca determinar el costo de la mercancía vendida para luego determinar la utilidad bruta, puesto que como ya se ha mencionado, el valor de la venta tiene incluido un costo que se debe determinar para saber cual es el porcentaje de utilidad que se esta manejando. El precio de venta está compuesto por el costo (Costo de venta) del producto más el porcentaje de utilidad deseado por el vendedor. De aquí se puede observar la importancia que tiene el costo de ventas, pues de él depende en buena parte el porcentaje de utilidad, puesto que no siempre se puede tener control absoluto sobre el precio de venta. Supongamos que una empresa vende un producto A, el cual tiene un precio en el mercado de $1.000. El costo de venta de ese producto es de $900, por lo que se puede decir que el porcentaje de utilidad de la venta es de un 10%. ¿Que pasaría si el vendedor quiere incrementar su porcentaje de utilidad a un 20%, pero no puede subir el precio de venta por que la competencia sigue vendiendo el mismo producto en $1.000? la única alternativa es disminuir el costo de venta a $800, y esa es la realidad de muchas empresas en un mundo globalizado y competitivo, donde se requiere ser más productivo y efectivo para poder sobrevivir a la competencia. Un ejemplo de costo de venta En primer lugar se debe hacer primero la compra para luego poder vender. Supongamos que se compran 10 impresoras a un valor de $100.000 cada una. La contabilización de la compra sería:

Cuenta Debito Crédito 143505 1.000.000 110505 1.000.000 Una vez realizada la compra se puede proceder a vender, para lo cual suponemos que se venden 5 impresoras a un valor de $130.000 cada una. Contabilización de la venta Cuenta Debito Crédito 110505 650.000 413505 650.000 Contabilizamos el costo de la venta Cuenta Debito Crédito 6135 500.000 1405 500.000 Como se puede observar, al inventario entraron 10 impresoras a 100.000 (1.000.000) y luego salen 5, las que deben salir del inventario al mismo valor con que ingresaron, es decir, a lo mismo que costaron (500.000) En el Estado de resultados quedaría así: Ventas 650.000

(-) Costo de venta 500.000 = Utilidad bruta 150.000 Una vez determinada la utilidad bruta se procede a seguir con el proceso de depuración del estado de resultados hasta determinar la Utilidad neta COSTOS DE PRODUCCIÓN Los costos de producción (también llamados costos de operación) son los gastos necesarios para mantener un proyecto, línea de procesamiento o un equipo en funcionamiento. En una compañía estándar, la diferencia entre el ingreso (por ventas y otras entradas) y el costo de producción indica el beneficio bruto. Esto significa que el destino económico de una empresa está asociado con: el ingreso (por ej., los bienes vendidos en el mercado y el precio obtenido) y el costo de producción de los bienes vendidos. Mientras que el ingreso, particularmente el ingreso por ventas, está asociado al sector de comercialización de la empresa, El costo de producción tiene dos características opuestas, que algunas veces no están bien entendidas en los países en vías de desarrollo. La primera es que para producir bienes uno debe gastar; esto significa generar un costo. La segunda característica es que los costos deberían ser mantenidos tan bajos como sea posible y eliminados los innecesarios. Esto no significa el corte o la eliminación de los costos indiscriminadamente. Cuentas de orden Las Cuentas de Orden son uno de los instrumentos que utiliza la Contabilidad para clasificar los elementos u operaciones que celebra una Empresa y que no modifican su estructura Financiera. Las cuales pueden ser clasificadas en cuentas de orden deudora y acreedoras Cuentas de orden deudoras Clase Grupos 81. Derechos contingentes 82. Deudoras fiscales 83. Deudoras de control 84. Derechos contingentes por contra (CR) 85. Deudoras fiscales por contra (CR) 86. Deudoras de control por contra (CR)

Descripción Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de activos, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias. 9 Cuentas de orden acreedoras

9Cuentas de orden acreedoras Grupos 91. Responsabilidades contingentes 92. Acreedoras fiscales 93 .Acreedoras de control 94. Responsabilidades contingentes por contra (DB) 95. Acreedoras fiscales por contra (DB) 96. Acreedoras de control por contra (DB) Descripción Agrupa las cuentas que registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control interno de pasivos y patrimonio, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias. Objetivo Realizar el registro contable en los libros correspondientes, con el fin de señalar los derechos u obligaciones contingentes que esperan una resolución. Lo anterior, con el propósito de recordar o controlar ciertos aspectos administrativos. Clasificación Tiene como base los cuatro casos concretos cuando deben establecerse cuentas de orden: valores ajenos o contingentes, emisión de valores y valores duales. Para fines de su presentación en el balance general, las cuentas de orden se clasifican en valores ajenos, contingentes y de control. Valores ajenos

Son aquellas operaciones en virtud de las cuales las entidades reciben, transitoria o permanentemente, recursos que no son de su propiedad. Por ejemplo, mercancías en comisión y depósitos recibidos en garantía. Valores contingentes Son transacciones a través de las cuales las Empresas asumen una responsabilidad aleatoria, la cual puede desaparecer o convertirse en un compromiso real, dependiendo de la ocurrencia de ciertos hechos imprevisibles. De control Son aquellas que son registradas por duplicado, con el objeto de controlar aspectos financieros o extra financieros. Es el caso de las Empresas cuya tasa de depreciación y/o amortización contable difiere de la fiscal.

Comprobante de diario con registros de cantidades de algunas cuentas de orden. Procedimiento de Registro Las cuentas de orden se establecen en grupos de dos. Siempre existe una cuenta deudora y otra acreedora que darán como resultado saldos numéricos iguales de naturaleza contraria. La denominación de cada pareja de cuentas deberá aludir a una misma transacción. Directo En este procedimiento, la afectación contable de una operación es registrada en una cuenta deudora como acreedora (únicamente en las cuentas de orden, las de balance no intervienen). Cruzado Se asienta cuando, en una operación contable, interviene una cuenta de orden como deudora y como acreedora, una de balance o resultados. El procedimiento también puede ser a la inversa. Después del segundo registro, las cuentas de orden deberán dar resultados iguales. Operaciones que dan origen a su uso La existencia de diversos créditos comerciales en las entidades económicas origina las diferentes maneras de usarlos. Las diferentes maneras de usarlos son: Avales otorgados Son obligaciones adquiridas por una persona ajena al deudor para garantizar el cumplimiento pactado de una deuda, en el caso de que aquel no pueda cumplir. Documentos descontados y endosados

Se refieren al descuento de títulos de crédito (letras de cambio y pagarés). Para adquirir fondos, no es necesario que el empresario espere a que venzan para cobrarlos a sus clientes; únicamente debe descontarlos, en el caso de la letra de cambio, y endosarlo, si es pagaré, en una institución de crédito o un particular. Juicios pendientes Reflejan la seguridad, implícita o explícita, de una posición relacionada con el sentido, significado o estructura de un grupo de conceptos. Estos juicios pendientes, asumen una responsabilidad aleatoria. Mercancías en comisión Son operaciones por medio de las cuales una entidad, envía mercancías de su propiedad a otra, con el fin de que esta las maneje a nombre y por cuenta de la primera y de conformidad con las condiciones pactadas entre ambas entidades. Pólizas de seguro Documentos en que se hace constar un contrato por diversos servicios que en un momento pueden requerirse, como garantía ante robo, siniestros, incendios, etc. Presentación en los estados financieros Se citan las cuentas de orden al calce del balance general (debajo de la suma del activo y la del pasivo más capital), indicando las de saldo deudor, no así las de saldo acreedor, debido a que su movimiento es compensado y su saldo numéricamente es igual. Además, se reagrupan dentro de la clasificación: valores ajenos, contingentes y cuentas de control OMISIÓN DE ACTIVOS Omitir activos implica hacerse acreedor a una sanción por ello, como casi todo hecho irregular en materia tributaria. Algunas personas naturales son muy propensas a omitir activos, especialmente para evitar declarar, o evitar que por alguna razón le persigan judicialmente su patrimonio, lo que en el futuro puede significar serias dificultades. Cuando se omiten activos, por un lado se puede presentar una diferencia patrimonial, lo cual también acarrea una sanción consistente en gravar con el impuesto de renta dicha diferencia, y por otro lado, en algún momento se puede configurar un incremento patrimonial injustificado, algo que también es sancionable pero desde el punto de vista penal

OMISIÓN DE LOS PASIVOS Se configura la omisión por la carencia de registro voluntario, involuntario o intencional para cometer fraudes, y que de todos modos inducen al usuario de la información a falsas apreciaciones, las más frecuentes en la contabilidad de pasivos son: Falta de causación: Intereses sobre bonos. Créditos concedidos para compra de bienes para el uso o venta. Prestaciones sociales. Gastos acumulados por pagar, por sueldos, honorarios, arrendamientos. Dividendos y participaciones decretadas. Impuesto a las ventas. Retenciones en la fuente. Aportes parafiscales. Impuestos de renta y otros impuestos por pagar. Desventaja: las omisiones pueden traer consecuencias graves y onerosas: Sanciones por no hacer retenciones en la fuente en compras. Desconocimiento del costo de la nómina por no pagar los parafiscales. Desconocimiento de costos y gastos operacionales. Alto nivel contributivo de impuesto de renta y complementario. Incertidumbre en la cuantificación de los derechos de los asociados Sanciones dela Administración de Impuestos Nacionales. Pérdida de los beneficios del concordato, reestructuración Ley 550/99 SOBRE ESTIMACIÓN DE ACTIVOS Se configura cuando los activos tienen un valor mayor a la realidad económica. Hay circunstancias que inducen a los gerentes a sobreestimar los activos con fines financieros y presentar el ente económico con una mayor solvencia y solidez económica frente a instituciones bancarias para obtener buena calificación de sus indicadores y se les otorgue créditos, pero ello no es posible por cuanto todo aumento del activo debe estar justificado por una erogación en dinero o en especie, o un evalúo técnico por especialistas. Los casos más frecuentes de sobrestimación de los activos, son: Ajustes a los inventarios con referencia a los precios de mercado. Excesos de capitalización de costos y gastos.

Capitalización de costos mediante creación de pasivos inexistentes. Bienes inservibles que permanecen dentro de los activos fijos. Carencia de causación de costos y gastos de activos diferidos cuando se ha recibido el servicio o el beneficio. Falta de depreciación, amortización o agotamiento. Contabilización como propias las mercancías en consignación. Contabilización como propios los bienes en garantía o custodia. Ventajas de las sobrestimaciones: Se muestra una mayor solidez económica. Mejoran algunos indicadores financieros de gestión. Se disminuye el margen de endeudamiento. Se aumenta el derecho de los asociados sin fundamento lógico. Aumenta la utilidad por falta de causación de costos y gastos. Frente a las bolsas de valores puede aumentar el precio de las acciones. Desventajas de las sobrestimaciones: No se revelan los verdaderos beneficios sociales anuales. Se disminuye la rentabilidad de la empresa. Implica un mayor impuesto de industria y comercio. Se paga un mayor valor del impuesto predial. Aumenta el impuesto de renta y complementarios por el menor gasto por depreciación o amortización de bienes. Se comete fraude a los usuarios de la información y a las instituciones financieras e hipotecarias. La norma de la prudencia en los registros de contabilidad debe ser la justa medida en la medición económica del activo. SOBRE ESTIMACIÓN DE LOS PASIVOS Son excesos en los registros generados intencionalmente, para aparentar pasivos, las siguientes son algunas situaciones: Pasivos inexistentes tales como proveedores, obligaciones financieras, costos y gastos por pagar, que a su vez generan gastos de mantenimiento en calidad de intereses, gastos operacionales, con motivo evasor de impuestos de renta y complementarios. Pasivos diferidos cuyo servicio o beneficio ya se recibió.

Ingresos no devengados, tales como arrendamientos recibidos por anticipados, suscripciones, anticipos, que permanecen el balance los cuales ya cumplieron el ciclo para su realización Utilidades brutas diferidas, (en ventas a plazos) realizadas ya por el recaudo de la cartera. COMPENSACIÓN DE ACTIVOS Tanto los activos como los pasivos son susceptibles de compensaciones mutuas, porque casi en todas las transacciones de creación de un activo implica la creación de un pasivo y lo deja comprometido como garantía de pago lo cual limita su negociación. Se enumerarán algunos casos muy particulares donde se puede aplicar el concepto de compensación: La compensación de la cuenta Terrenos junto con su Construcciones y edificaciones opera cuando se tiene que devolver el bien hipotecado por falta de pago del pasivo Obligaciones financieras hipotecarias. Las cuentas corrientes comerciales creadas por medio de un contrato, la Retenciones en la fuente, Anticipo de impuesto de renta y complementarios, Contribuciones, Impuestos descontables, Sobrantes de liquidación privada que se compensan con el pago de los Impuestos de renta cuando éstos sean aplicables. La Cuenta corriente de los socios se puede compensar con las Participaciones por pagar, la de los accionistas con los Dividendos por pagar que le correspondan por el beneficio social de cada año. Los Fondos de amortización se pueden compensar con los Intereses por pagar o con los Bonos por pagar cuando se rediman o pague su valor nominal. Los fondos que se poseen en cuentas corrientes bancarias se pueden compensar con las Obligaciones bancarias. Las compensaciones deberán estar autorizadas por la Junta Directiva o por la gerencia de la empresa mediante orden escrita o por la parte interesada en el caso de personas naturales. COMPENSACIÓN DE PASIVOS Consiste en cancelar un pasivo con un activo, en otras palabras una obligación por pagar de una persona, contra un derecho por cobrar de otra persona, o bien porque el

activo se había creado con ese gravamen de garantía, o por razón de su naturaleza contractual. Para que se pueda dar la figura de compensación es necesario que cumplan los procedimientos de la naturaleza de la operación. Concepto: cuando dos personas son deudoras una de otra, se opera entre ellas una compensación que extingue ambas deudas, del modo y en los casos que van a explicarse (Art. 1714, C.C.). Algunos casos que pueden ilustrar la compensación, son: El impuesto a la renta por pagar se compensa con bonos de financiamiento presupuestal, certificados de reembolso tributario (al momento de pagar el impuesto), retención en la fuente y anticipos de renta (cuando se elabora la declaración). En otros eventos también se compensa con el saldo a favor en las declaraciones de impuesto a las ventas. El impuesto a las ventas por pagar con certificados de abono tributario. Las declaraciones de impuesto a las ventas con las retenciones en la fuente que hayan hecho los compradores de mayor jerarquía. Impuestos de Industria y Comercio con las retenciones del ICA. Hipotecas por pagar con daciones en pago de edificios y terrenos. Bonos por pagar con fondos de amortización de bonos. Obligaciones bancarias con cuenta corriente bancaria. Reserva legal con pérdidas del ejercicio y pasivos eventuales. Ingresos recibidos por anticipado para la compra de bienes con la venta. Documentos por cobrar con documentos por cobrar descontados. Las únicas compensaciones que son de autonomía del contador son los impuestos tanto Nacionales como Municipales al momento de la elaboración de las declaraciones, el resto debe mediar una orden de la dirección. CONFUSIÓN DE LOS PASIVOS Nadie puede ser deudor o acreedor de sí mismo. Las confusiones contables consisten en la cancelación del pasivo con el correspondiente activo del mismo cliente. Concepto: cuando concurren en una misma persona las calidades de acreedor y deudor, se verifica de derecho una confusión que extingue la deuda y produce iguales efectos que el pago. Las siguientes son confusiones que pueden servir de ejemplo: Cuentas por pagar contra cuentas por cobrar de la misma persona. Cuentas por cobrar a socios contra dividendos por pagar.

Capital en reserva con dividendos pagados en acciones. Bonos por pagar con dividendos pagaderos en bonos. Bonos por pagar con acciones o cuotas de capital. Prestaciones sociales por pagar contra préstamos de empleados. Cuenta corriente de accionistas o socios contra préstamos de socios o accionistas. AJUSTE DEL PASIVO El pasivo debe ser objeto de ajustes contables cuando sobre la obligación se pacte el pago de intereses por el uso de capital. El reconocimiento del valor debe llevarse a cuentas apropiadas y no como mayor valor del pasivo existente. Ajuste del valor de los pasivos: el valor de los pasivos poseídos el último día del período o del mes, se debe ajustar con base en la tasa de cambio vigente al cierre del período o del mes para la moneda en la cual fueron pactados, en la cotización de la UPAC (hoy UVR) a la misma fecha o en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del contrato, registrando como contrapartida un gasto o ingreso financiero, según corresponda, salvo cuando tales conceptos deban activarse (Art. 82, D.R. 2649/93). El carácter de la norma sobre ajustes a los pasivos se extiende a otros elementos como son obligaciones en UVR (unidades de valor real), y pasivos en moneda extranjera. PROVISIÓN Es un apunte contable que se hace en el pasivo, en gastos, como reconocimiento de un riesgo tanto cierto como incierto. Pasemos a explicar esta definición en mayor profundidad. Empecemos por un ejemplo. Imaginemos que una empresa vende productos en un año por 100.000 euros. Y esto se traduce en que haya unos beneficios de 80.000 euros que, por decisión de los socios, se decide repartir entre los accionistas. Pero los productos no se venden al contado sino que se pagan al cabo de cierto tiempo. Imaginemos también que los clientes de dicha empresa no son buenos pagadores. Incluso alguno cierra el negocio y va a ser muy complicado cobrar por dichas ventas realizadas. Esto hace que los beneficios que se presentaron fueran completamente ficticios (o muy optimistas) y debido al reparto de un beneficio que no era real se ha reducido los fondos propios de la empresa más de lo que se esperaba. Esta empresa

lo que necesitaba era un mecanismo contable que permitiera decir “sí, he vendido mucho, pero tengo un riesgo de no cobrar; reduzcamos los beneficios que vamos a tener a costa de un gasto que contemple la posibilidad de incurrir en esta posible pérdida”. Esto es una provisión. También puede haber provisiones para otro tipo de riesgos. Por ejemplo, para cubrir incidencias en los productos vendidos que tienen garantías. Imaginemos que una empresa sabe estadística-mente que aproximadamente el 3% de los productos que vende se estropean en el plazo de la garantía. Si se tiene en cuenta este dato a la hora de hacer la contabilidad, a través de una provisión, no se tendrá que afrontar el gasto cuando se produzcan las devoluciones, sino que ya estará reflejado en las cifras. Otro ejemplo puede ser que multen a una empresa. Dicha empresa, si no está de acuerdo con la sanción, la puede recurrir. Pero además puede reflejar en las cuentas el gasto de la multa aunque exista la posibilidad de ganar el recurso y no tener que pagar. También puede que una empresa sepa que en el futuro va a tener que realizar un desembolso, por ejemplo por reparación periódica de maquinaria, y decide contemplar dicho gasto distribuido en varios ejercicios, en lugar de hacerlo sólo el año que toca. Es decir, en las empresas hay riesgos de que incurrir en pérdidas previsibles de cantidades que pueden o no estar determinadas, ya sea por impagos, reparaciones, multas o impuestos no esperados. Todo esto habría que tenerlo en cuenta en la contabilidad para que las cuentas de la empresa resistan estas inesperadas situaciones. Y para esto existe la figura de la provisión. Cuando se realiza la contabilidad se puede hacer un apunte que contemple estos riesgos. Por ejemplo, cuando se haga una venta que no sea al contado, se puede provisionar cierto porcentaje de dicha venta, por si al final no se cobra. Por ejemplo, el 5%. Si al final el índice de morosidad de nuestros compradores es inferior al 5%, entonces nuestras cuentas está protegida ante estos riesgos, es decir, habremos ganado más dinero del que hemos reflejado en beneficios y por tanto tendremos unos ingresos extra. Si en cambio nuestras provisiones eran insuficientes, tendremos menos beneficios y a lo mejor se pone en riesgo la viabilidad de la empresa.

También se pueden cancelar las provisiones hechas con anterioridad si los riesgos no se han consumado. Por ejemplo, imaginemos que una empresa provisiona 1.000 euros para cubrir impagos o reparaciones en el año fiscal 2008. En 2009 se han consumado algunos riesgos que tenía, pero no hasta los 1.000 euros, sino sólo 800 euros. Lo que ha sobrado, 200 euros, hay que llevarlo a ingresos, y para el ejercicio en curso, 2009, hay que volver a provisionar los riesgos que se tengan que afrontar.