MyPortfolio Po N11

 

myPortfolio

 

PENGAWAL KESELAMATAN   

SMK TEMEOH JAYA

BAHAGIAN :  ALAMAT :

SMK TEMERLOH JAYA SMK TEMERLOH JAYA 28000 TEMERLOH. NO. TELEFON : 09-2901420 NO. FAKS. : 09-2901421 LAMAN SESAWANG: cea7069.1b cea7069.1bestarinet.net estarinet.net

1

 

MAKLUMAT PEGAWAI 

Nama

:

HAMZAH BIN ABDUL RANI

Gelaran Jawatan

:

PENGAWAL KESELAMATAN KP11

Gred Hakiki Jawatan

:

KP11

Tarikh Penempatan

:

16.08.2008

DILULUSKAN OLEH 

Nama

:

HJH RAHANI BINTI ABDUL KADIR

Gelaran Jawatan

: PENGETUA

Gred Jawatan

:

Tarikh

:

DG 54

2

 

JADUAL PENGEMASKINIAN

BIL.

TARIKH

TAJUK

TANDATANGAN PENYELIA

1.

Catatan:

Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfo myPortfolio lio dikaji semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.

3

 

KANDUNGAN  

PERKARA

MUKA SURAT 5-6

Carta Organisasi  Organisasi  Carta Fungsi

7

 Aktiviti-aktiviti  Aktiviti-aktivi ti bagi Fung Fungsi si

8

Deskripsi Tugas

9

Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai

10-21

Semak bagi Aktiviti 1 Senarai Undang-undang, Peraturan dan

22

Punca Kuasa Senarai Borang

23

Senarai Jawatanku Jawatankuasa asa yang Dianggotai

24

4

 

CARTA ORGANISASI  1.1

Agensi

1.2

Bahagian

5

 

6

 

CARTA FUNGSI 

7

 

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI  1. Melaksanakan tugas p penyampaia enyampaian n atau kutipan surat/dokumen/no surat/dokumen/notis tis dengan sempurna, cekap dan berkesan. 2. Membantu membuat Salinan pendua dan penjilidan dokumen. 3. Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau peralatan bekalan daripada stor Pejabat. 4. Mengemas dan meny menyusun usun atu aturr bilik mesyuarat s sebelum ebelum da dan n selepa selepas s mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik mesyuarat diselenggara dengan baik. 5. Menjaga Kaunter BKP 6. Mengurusk Menguruskan an Penghantaan Surat mel Biasa 7. Penghantaran Surat Dengan Tangan 8. Menerima/Membuk Menerima/Membuka a Surat Daripada Luar dan Co Cop p Tarikh Penerimaan

8

 

DESKRIPSI TUGAS  *Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi MAKLUMAT UMUM  GELARAN JAWATAN 

PENGAWAL KESELAMATAN

KETUA PERKHIDMATAN 

RINGKASAN GELARAN JAWATAN 

PK

KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN  B.63.3.1.4.(322)

GRED JAWATAN 

PK 11

BIDANG UTAMA 

PENTADBIRAN

GRED JD 

PK11

SUB-BIDANG

OPERASI AM

STATUS JAWATAN 

TETAP

DISEDIAKAN OLEH 

HIRARKI 1(BAHAGIAN) 

KHIDMAT PENGURUSAN

DISEMAK OLEH 

HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) 

PENTADBIRAN & KEWANGAN

DILULUSKAN OLEH 

SKIM PERKHIDMATAN

PENGAWAL KESELAMATAN

TARIKH DOKUMEN 

KSU

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN  

Melaksanakan tugas-tugas dalam membantu melicinkan perjalanan urusan pejabat seharian melibatkan pergerakan fail,  penghantaran dan pendaftaran surat/dokumen/notis surat/dokumen/notis

AKAUNTABILITI  

TUGAS UTAMA 

Membantu tugas-tugas operasi am, penyampaian surat/dokumen/notis 1. Menjaga Menjaga Kaunter BKP di Bahagian Khidmat Pengurusan dan Pejabat Seliaan. 2. M Menguruskan enguruskan Penghantaan Surat mel Biasa 3. Penghantaran Penghantaran Surat Dengan Tangan 4. Menerima/Membuka Menerima/Membuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh Penerimaan 5. Membantu Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen 6. Mengangkat, Mengangkat, menyusun menyusun dan mengemas barang-barang atau peralatan bekalan daripada stor.

DIMENSI  1. 2. 3.

Bilangan Perjawatan: Bilangan Pengisian: Bilangan Skim Perkhidmatan:

KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS   PMR dan setarafnya

KOMPETENSI  Berkebolehan berkomunikasi dengan berkesan Berkebolehan mengurus masa Berkebolehan membuat catatan dan merekod dengan berkesan Kebolehan mengendalikan perisian komputer dan peralatan yang berkaitan dengan bidang tugas. PENGALAMAN  

9

 

PROSES KERJA Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP

BIL.

1.

TANGGUNG JAWAB

PROSES KERJA

PT/PO

a kaunter mengikut arahan jadual giliran bertugas (Isnin- Khamis)

PT/PO  2. PT/PO  3. 4.

PT/PO 

5.

PT/PO 

PT/PO  6. 7.

PT/PO 

akan tugas dikaunter waktu pajabat

mengikut

tikan kebersihan dikaunter kemas dan teratur tikan Buku Daftar Pelawat dan cop Rasmi Bahagian disediakan ma, membuka dan cop penerimaan surat yang dihantar dengan tangan Melayan pertanyaan pelanggan secara berhemah Membantu menjawab panggilan telefon

10

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK KPT

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

 

Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan S Surat urat mel Biasa

BIL.

TANGGUNG JAWAB PT/PO 

1. PT/PO  2.

PT/PO  3.

PROSES KERJA

tikan alamat surat lengkap dan tepat amat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak bercetak alamat Bahagian ang telah masukan dalam sampul ditimbang mengikut berat dan di asingkan untuk menentukan harga penghantaran

 

4.

PT/PO

5.

PT/PO 

PT/PO  6.

7.

PT/PO

unakan Franking Mesin yang telah disetkan harga pos / menampal setem mengikut keperluan an mengikut kelompok: i) Kuala Lumpur ii) Lain-lain Negeri ang telah dicetak dengan f ranking  ranking   mesin hendaklah dihantar pada hari yang sama untuk di pos i borang penghantaran melalui franking  mesin  mesin

11

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK KPT

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

 

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan

BIL.

TANGGUNG

PROSES KERJA

JAWAB PT/PO  1. PT/PO  2.

PT/PO  3. 4.

Memastikan alamat surat lengkap dan tepat amat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak bercetak alamat Bahagian tikan rujukan fail surat dicatat dipenjuru kiri sampul

PT/PO  surat (Am. dalam buku daftar surat keluar 109. Pin.3/82)

5.

PT/PO 

ang dihantar hendaklah dapatkan cop Jabatan /Bahagian dan ditandatangan penerimaan sebagi bukti penghantaran.

12

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK KPT

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

 

Aktiviti 4: Menerima/Mem Menerima/Membuka buka Tarikh Penerimaan

BIL.

TANGGUNG JAWAB PT/PO 

1. PT/PO  2.

PT/PO  3. 4.

PT/PO 

5.

PT/PO 

6.

PT/PO 

Surat

Daripada Luar dan

PROSES KERJA

tikan alamat surat yang dituju betul ampul mengikut keutamaan: i) Serta merta ii) Segera iii) Terimaan Biasa Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh semasa rikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima surat yang telah dicop mengikut keutamaan an surat yang telah dicop penerimaan kepada PA(SUB)untuk diminitkan

13

PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN/ DIRUJUK KPT

Cop

UNDANGUNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA

 

CARTA ALIR Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP  BKP  TANGGUNGJAWAB 

PROSES KERJA  Mula 

Menjaga kaunter mengikut arahan jadual giliran bertugas (Isnin- Khamis)  Memulakan tugas dikaunter mengikut waktu pajabat  

Memastikan kebersihan dikaunter kemas dan teratur  

Memastikan Buku Daftar Pelawat dan cop Rasmi Bahagian disediakan  Menerima, membuka dan cop penerimaan surat yang dihantar dengan tangan Melayan pertanyaan pelanggan secara berhemah 

Membantu menjawab panggilan telefon 

Tamat 

14

 

Aktiviti 2: Menguruskan Penghantaan S Surat urat mel Biasa TANGGUNGJAWAB 

PROSES KERJA 

Mula 

Memastikan alamat surat lengkap dan tepat Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul surat surat yang tidak bercetak alamat Bahagian Surat yang telah masukan dalam sampul ditimbang mengikut berat dan di asingkan untuk menentukan harga penghantaran Menggunakan Franking Mesin yang telah disetkan harga pos/ menampal setem mengikut keperluan   Asingkan mengikut kelompok:  i. Kuala Lumpur   ii. Lai-lain Negeri  Surat yang telah dicetak dengan f ranking  ranking   mesin hendaklah dihantar pada hari yang sama untuk di pos  Mengisi borang penghantaran melalui franking  mesin  mesin untuk rekod 

Tamat 

15

 

Aktiviti 3: Penghantaran Surat Dengan Tangan TANGGUNGJAWAB 

PROSES KERJA 

Mula 

Memastikan alamat surat lengkap dan tepat 

Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian Memastikan rujukan fail surat dicatat dipenjuru kiri sampul 

Rekod surat dalam buku daftar surat keluar ( Am. 109. Pin.3/82)   Cop alamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian

Tamat 

16

 

Aktiviti 4: Menerima/Mem Menerima/Membuka buka Tarikh Penerimaan TANGGUNGJAWAB 

Surat

Daripada Luar dan

PROSES KERJA 

Mula 

Memastikan alamat surat yang dituju betul Buka sampul keutamaan: Sertamerta  Segera  Terimaan Biasa 

mengikut

Pastikan cop dibetulkan mengikut tarikh semasa 

Cop tarikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima

Susun surat yang telah dicop mengikut keutamaan 

Serahkan surat yang telah dicop penerimaan kepada PA(SUB)untuk diminitkan

Tamat 

17

Cop

 

SENARAI SEMAK Aktiviti 1: Menjaga Kaunter BKP  BKP  BIL.

TINDAKAN

TANDA ( /  / )

1.

Memastikan alamat surat yang dituju betul

2.

ampul mengikut keutamaan: i) Sertamerta ii) Segera iii) Terimaan Biasa

3.

n cop dibetulkan semasa

4.

rikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima

5.

surat yang keutamaan

telah

mengikut

dicop

tarikh

mengikut

18

CATATAN

 

Aktiviti 2: Menguruskan Menguruskan P Penghantaan enghantaan Su Surat rat mel Biasa BIL.

TINDAKAN

TANDA ( /  / )

tikan alamat surat lengkap dan tepat

1.

2.

lamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian

3.

yang telah masukan dalam sampul ditimbang mengikut berat dan di asingkan untuk menentukan harga penghantaran

4.

unakan Franking Mesin yang telah disetkan harga pos/menampal setem mengikut keperluan

5.

an mengikut kelompok: i. Kuala Lumpur ii. Lain-lain Negeri

6.

yang telah dicetak dengan f rangking  rangking   mesin hendaklah dihantar pada hari yang sama untuk di pos

7.

i borang penghantaran melalui fagnking   mesin

19

CATATAN

 

Aktiviti 3: Penghantara Penghantaran n Surat Dengan Tangan BIL.

TINDAKAN

TANDA ( /  / )

Memastikan alamat surat lengkap dan 1.

tepat

2.

lamat Bahagian jika menggunakan sampul surat yang tidak bercetak alamat Bahagian

3.

tikan rujukan fail surat dicatat dipenjuru kiri sampul

4.

surat dalam buku daftar surat keluar (Am. 109. Pin.3/82)

5.

Dapatkan cop Jabatan/Bahagian dan ditandatangan penerimaan sebagi bukti penghantaran.

20

CATATAN

 

Aktiviti 4: Menerima/Me Menerima/Membuka mbuka Surat Daripada Luar dan Cop Tarikh Penerimaan BIL.

TINDAKAN

1.

Memastikan alamat surat yang dituju betul

2.

ampul mengikut keutamaan: i) Serta merta ii) Segera iii) Terimaan Biasa

3.

n cop dibetulkan semasa

4.

TANDA ( /  / )

mengikut

tarikh

rikh penerimaan di sebelah bawah kanan tarikh surat yang diterima

5.

surat yang keutamaan

telah

dicop

mengikut

21

CATATAN

 

SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA 1.

Arahan Perbendaharaan (Bab A- Bab C)

2.

Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan

3. 4.

Arahan Perkhidmatan (Bab 1  Bab 8) Arahan Keselamatan

5.

Menggunakan arahan perkhidmatan yang dikeluarkan secara dalaman dari

 –

semasa ke semasa oleh BKP. 6.

Menggunakan penetapan polisi dan dasar yang dikeluarkan sama ada secara lisan atau bertulis dari semasa ke semasa oleh SUB, BKP.

22

 

SENARAI BORANG  KOD BORANG

BIL.

BORANG

1.

Borang penghantaran surat Franking

2.

Buku penghantaran surat -Am. 109. Pin.3/82

23

 

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI  

24