ms project srpski

MS PROJECT 2010 Mr Dušan Marković

[Type the company name] [Type the company address] [Type the phone number] [Type the fax number] [Pick the date]

1. UVOD Microsoft Project na prvi pogled liči na neki poboljšani “task menadžer”. Možete da sastavljate liste poslova koje ćete zatim da dodajete pojedinačnim ili timskim resursima. Možete da vezujete cene sa poslovima i resursima da biste mogli da pratite budžet i potrošnju. MeĎutim glavni zadatak Microsoft Project-a nije ispomoć u izradi liste poslova. Primarni zadatak ovog programa je da služi vremenskom planiranju projekta. Vi unosite procenjene vrednosti promenljivih, na primer vreme trajanja poslova, resurse dodeljene pojedinim poslovima, utrošak radnog vremena i ograničenja u vezi sa početkom i završetkom posla, a na osnovu njih MS Project izraĎuje vremenske planove. Ako ne shvatite način na koji Microsoft Project proračunava vremenske planove, nećete moći da efikasno koristite program u upravljanju projektima. Kada shvatite koncept na kome se baziraju izračunavanja plana, Project će Vam ne samo pomoći pri upravljanju projektom, već će za Vas pronaći slučajeve nedovoljno ili previše dodeljenih resursa, izračunaće prekoračenja cena i pomoći Vam svojim informacijama pri donošenju bitnih odluka u cilju uspešnog dovršenja projekta. Pomoću MS Project-a možete da radite već ranije poznato mrežno planiranje metodama CPM ili PERT. Osnovni izgled radnog prostora MS Project-a dat je na slici 1.

Sl. 1 Izgled radnog prostora MS Project

2. IZRADA PROJEKTA Pri prvom pokretanju Microsoft Projecta 2010 sa Windowsovog menija Programs (Start → Programs→ Microsoft Project), Project će otvoriti novi projekat u prikazu Gantovog dijagrama, kao što se vidi na slici 1. Pre početka unošenja aktivnosti treba da unesete dva osnovna zadatka: a) Uneti podatke o projektu b) Odrediti radno vreme projekta

2.1 Unošenje podataka o projektu Pošto već imate na ekranu primenjen šablon Blank Project, izaberite iz Project menija opciju Project → Project Information da biste otvorili okvir za dijalog Project Information slika 2)

Sl. 2 Dijalog Project Information U ovom dijalogu treba definisati kalendar i ključne datume, što je neophodno za praćenje projekta. MS Project ima dva načina za proračunavanje datuma u projektu: od utvrĎenog datuma početka ili od datuma njegovog završetka. Ako Vam je poznato kada projekat treba da počne, izaberite opciju datuma početka (Start Date). Kad unesete aktivnosti projekta, program će proračunati datum završetka projekta koji se bazira na utvrĎenom datumu početka. Kada u polju Schedule Form izaberete opciju Project Start Date, polje Start Date postaje aktivno a polje Finish Date se deaktivira. Pošto aktivnosti još nisu unete, u polju Finish Date vidi se tekući datum. Kada unesete aktivnosti potrebne da se projekat izvrši, Project će Vam u polju Finish Date pokazati planirani datum završetka i obrnuto ukoliko projekat radite od datuma završetka projekta (Finish Date). Ako ste izabrali da planirate od datuma završetka treba da u jednom dahu unesete sve aktivnosti projekta. Kasnije dodavanje aktivnosti će uticati na sve početne datume vezanih aktivnosti, što eventualno može da izmeni ceo plan projekta. Polje Current Date u okviru za dijalog automatski prikazuje tekući datum. Ako želite da Project koristi neki drugi datum kao tekući, upišite taj datum u polje Current Date ili pritisnite dugme sa strelicom da biste otvorili kalendar za biranje datuma slika 3)

Sl. 3 Izbor tekućeg dana Project koristi tekući datum u izračunavanju odstupanja od plana, osim u slučaju kada je u polju Status Date naveden neki drugi dan. Ako želite da se izveštaji izračunavaju od odreĎenog dana (na primer, od zadnjeg dana finansijske godine), datum treba da se upiše u polje Status Date. Taj datum možete menjati u toku projekta kad god poželite. Izbor kalendara je jedan od bitnih faktora pri upravljanju projektom. Project koristi ovaj kalendar za proračun vremena potrebnog za izvršenje projekta. Postoje tri podrazumevana kalendara:  Standard – standardni kalendar sa radnim vremenom od 8 pre podne do 5 posle podne, počevši od ponedeljka zaključno sa petkom  Night Shift – kalendar treće smene sa radnim vremenom od 11 uveče do 8 ujutru, od ponedeljka zaključno sa subotom  24 – satni kalendar u kome je radno vreme 24 sata, svih sedam dana u nedelji. Izaberite tip kalendara koji najbliže odgovara planiranom načinu odvijanja radova. Detaljnije definisanje kalendara daće se u sledećoj stavci. Priority - prioritet jednog projekta je subjektivno odreĎen nivo važnosti tog projekta u odnosu na druge projekte. Možete izabrati bilo koji broj izmeĎu 0 i 1000 kojim ćete označiti njegovu važnost. Prioritet projekta ima svrhu kada vodite više projekata koji koriste zajedničke resurse. Projekti sa višim prioritetom imaju prednost prilikom rasporeĎivanja resursa. Statistics – statistika projekta, koja ima smisla kada je projekat u fazi realizacije. Podaci koji će se prikazati u okviru za dijalog Project Statistics slika 4) su samo za pregled – nijedan podatak ne možete da izmenite.

Sl. 4 Project Statistics

2.2. Određivanje radnog vremena (definisanje kalendara) Kao što je bilo rečeno Project koristi nekoliko tipova kalendara. Svakom projektu na kojem radite Project dodeljuje kalendar. Kalendar projekta odražava radno vreme projekta. On sadrži broj radnih sati koji će se dnevno provoditi na projektu i definiše radne i neradne dane u nedelji. Standardni kalendar podešen je na 40-satnu radnu nedelju: od ponedeljka do petka od 8:00 ujutru do 5:00 posle podne, sa prekidom od jednog sata za ručak. Praznici nisu uvršteni u standardni kalendar. Ako Vam ovakav raspored radnog vremena ne odgovara, možete da izmenite parametre standardnog kalendara, izborom Project→ Change Working Time. Otvoriće se okvir za dijalog Change slika 5.

Working

Time

Sl. 5 Dijalog Change Working Time omogućava izmene parametre kalendara

Sl. 6 U kartici Schedule dijalog prozora Options možete promeniti radne sate standardnog kalendara Da biste promenili podrazumevane radne sate u standardnom kalendaru, pritisnite dugme Options u

dijalogu Change Working Time. Time ćete otvoriti karticu Schedule dijalog prozora Options slika 6. Koristeći opcije na kalendaru možete podesiti sa kojim mesecom počinje fiskalna godina i koji je početni dan u nedelji za prikaz kalendara. TakoĎe možete menjati i radno vreme kao i dužinu radne nedelje i radnog meseca. Preko dugmeta Set as Default izmenjeni parametri kalendara postaju i tekući.

2.2.1 Vršenje izmena u kalendaru Da biste izmenili radno vreme nekog odreĎenog dana, prvo morate da izaberete taj dan u kalendaru Da biste izabrali Uradite sledeće Pojedini dan

Izaberite ga mišem

Dani u nizu

Izaberite prvi dan, držite pritisnut taster Shift i izaberite poslednji dan u nizu.

Da bi se odreĎeni radni dan izmenio u neradan, izaberite karticu Exception iz dijaloga Change Working Time a zatim izaberite kolonu Start (prvi neradni dan) i Finish (poslednji neradni dan) slika 5. TakoĎe možete da izmenite radno vreme za odreĎeni dan ili dane u nedelji. Da biste to uradili, izaberite zaglavlje tog dana u nedelji a zatim izaberite opciju Nondefault Working Time. U polja From i To upišite radno vreme. Ako u tim poljima već postoji radno vreme izbrišite ga i unesite novo slika 7.

Slika 7 Izmena radnog vremena za dan Da biste upisali radno vreme za smenu koja traje i posle ponoći, morate prvo da unesete radno vreme do ponoći u jednom danu, a vreme posle ponoći upišite u sledeći dan. U Projectu možete da napravite dodatne kalendare i da ih primenite na odreĎene resurse u postupku dodeljivanja tih resursa. Ako Vam još uvek nije poznato radno vreme svih resursa potrebnih za projekat, dodatne kalendare možete da napravite u onom momentu kada budete saznali podatke o radnom vremenu. Da biste napravili dodatni kalendar, postupite na sledeći način: a) Izaberite meni Project i na njemu komandu Change Working Time, a zatim u okviru za dijalog Change Working Time pritisnite dugme Create New Calendar. b) U okviru za dijalog Create New Base Calendar upišite naziv kalendara. c) Ako želite da počnete postupak sa praznim kalendarom, koristi podrazumevano radno

vreme zadato na kartici Calendar okvira za dijalog Options, izaberite opciju Create New Base Calendar ili Ako želite da primenite neki od postojećih kalendara kao osnovu za novi kalendar, izaberite opciju Make Copy of Calendar. Sa padajuće liste izaberite kalendar na bazi kojeg želite da napravite novi. d) Pritisnite dugme za pokretanje postupka izrade kalendara. e) Uredite kalendar po svojoj želji kao što je opisano pre. Nemojte zaboraviti da unesete sve praznične dane za sve vreme trajanja projekta što će vam biti vrlo važno za sva planiranja i vremena i resursa. 2.3 Unošenje aktivnosti projekta U Projectu Gantov dijagram je podrazumevani prikaz. Ovaj prikaz se sastoji od liste aktivnosti u levom oknu prozora i Gantovog dijagrama u desnom oknu. slika 8)

Sl. 8 Prikaz Gantovog dijagrama za unos aktivnosti Vertikalna siva linija koja razdvaja ova dva okna može se pomerati a samim tim i prikazati dodatne podatke odnosno dodatne kolone kao što su Start,

Finish, Predecessors i Resource

Names.

Pomeranje ove linije vrši se na taj način tako što postavimo pointer miša na nju i pointer se preobrazi u dvostruku strelicu levo – desno. Pritiskom levog tastera miša i njegovim držanjem možete mišem pomerati vertikalnu sivu liniju levo – desno. Vrste aktivnosti u Gantovom dijagramu: a) Zbirna aktivnost je aktivnost koja sadrži podaktivnosti. Project automatski sabira u zbirnu aktivnost vremena trajanja i troškove podaktivnosti. Te vrednosti se nalaze u levom oknu Gantovog dijagrama. (slika 8) b) Podaktivnosti su poslovi relativno manjeg obima koji se uklapaju u zbirnu aktivnost ali mogu egzistirati i kao samostalne aktivnosti. (slika 8) c) Ponavljajuće aktivnosti su one koje se u toku projekta ponavljaju u pravilnim vremenskim intervalima. (slika 8) d) Aktivnosti od posebnog značaja su one koje obeležavaju završetak faze projekta i obično nemaju vremena trajanja (Milestone slika 8)

2.3.1. Strategije unosa aktivnosti Za planiranje aktivnosti koje čine projekat možete usvojiti jedan od dva opšte prihvaćena pristupa problemu izrade liste aktivnosti. Prvi pristup, na principu od vrha prema dole, pravite listu glavnih aktivnosti ili faza projekta koje treba završiti da bi projekat bio uspešan. Stavljajući na listu prvo glavne aktivnosti, svaku od njih možete da razložite u manje, lakše savladive delove. Listu sa upisanim podaktivnostima možete dalje da razmatrate i da i njih eventualno dalje razložite. U jednom trenutku aktivnosti postaju toliko usitnjene da postaju beznačajne sa aspekta praćenja i upravljanja. Drugi način izrade liste aktivnosti je po principu “odozdo prema vrhu”. Po tom metodu, pravite listu svih aktivnosti nižeg nivoa, obično po njihovom hronološkom redosledu. Zatim umećete zbirne aktivnosti i grupišete aktivnosti koje su za njih vezane. Ovakav način je pogodan za male projekte kod kojih detaljno poznajete aktivnosti i želite da ih grupišete po nekom logičnom redosledu. Opšti savet je da aktivnosti razložite na što manje delove one aktivnosti koje sadrže najviše rizika za ometanje napredovanja projekta ili koje najviše utiču na uspeh projekta. Tako ćete lakše uočavati pojavu problema i rešavati ih. 2.3.2 Unos aktivnosti Jednostavni unos aktivnosti se vrši na sledeći način: Izaberite prvu ćeliju u tabeli Gantovog dijagrama u koloni aktivnosti (Task Name) i u nju upišite naziv aktivnosti. Pritisnite taster Enter da bi se fokus pomerio na sledeći red. Project automatski upisuje vreme trajanja na jedan dan (to je po tekućoj podešenosti) i postavlja znak pitanja kao oznaku procenjene vrednosti u koloni (Duration). TakoĎe se automatski upisuje datum početka aktivnosti i to početni datum projekta u koloni (Start) i datum završetka aktivnosti kao izračunata vrednost datuma početka i vremena trajanja u koloni (Finish). Možete nastaviti sa unosom sledećih aktivnosti po redu i do kraja projekta pa tek posle ispraviti pojedinačna vremena trajanja aktivnosti. 2.3.2.1 Izmene upisanih aktivnosti Nakon što ste oformili listu aktivnosti, verovatno ćete želeti da nešto izmenite. Možete da izmenite tekst u ćelijama, podesite širinu kolona i visinu vrsta, da pomerate, kopirate, umećete i brišete aktivnosti. Da biste vršili izmene koristeći polje za unos, uradite sledeće: a) Izaberite ćeliju čiji sadržaj želite da menjate. b) Postavite pokazivač na sadržaj polja za unos tako da on postane kursor u obliku slova I. c) Postavite kursor na mesto gde želite da menjate. d) Kada završite izmene, pritisnite taster Enter na tastaturi da biste prihvatili promene, ili da biste promene odbacili pritisnite taster Esc na tastaturi.

2.3.2.2 Podešavanje kolona i redova Ako je kolona sa brojevima ili tekstom preuska da bi se video ceo sadržaj, Project neće prikazati pravi sadržaja. Širinu svake kolone možete da promenite tako što pokazivač postavite na podeonu verikalnu liniju u zaglavlju kolone a zatim da dvaput brzo kliknete levim tasterom miša, ili da pritisnete levi taster miša i vučete podeonu liniju levo ili desno (slika 9). Ako je vrsta sa tekstom male visine, možete joj promeniti visinu reda da postignete da se ceo tekst prelomi i postane vidljiv. Visinu reda možete menjati postavljanjem pokazivača na horizontalnu podeonu liniju redova i njenim povlačenjem nagore ili nadole (slika10).

Sl. 9 Proširivanje kolone

Sl. 10 Povećavanje visine vrste 2.3.2.3. Umetanje i brisanje aktivnosti Da biste umetnuli novu aktivnost izmeĎu već postojećih aktivnosti, izaberite red koji će biti donji posle umetanja, a zatim izaberite taster Insert sa tastature, ili izaberite red desnim tasterom miša i sa plutajućeg menija izaberite Insert Task. Brisanje željene aktivnosti se radi na sličan način. Prvo se selektuje aktivnost koja treba da se obriše, pa sa tastature izaberite taster Del ili pritiskom desnim tastera mišem na željenu aktivnost izabrati iz plutajućeg menija opciju Delete Task. 2.3.2.4. Premeštanje i kopiranje aktivnosti Project Vam omogućava da izvršite promenu redosleda aktivnosti, i to klasičnim postupcima isecanja/kopiranja. Da biste premestili ili kopirali aktivnost, uradite sledeće: a) Izaberite ceo red u kome se aktivnost nalazi tako što ćete izabrati redni broj aktivnosti. b) Birajte dugme Cut ili Copy iz Task menija. Ako pritisnete Cut, aktivnost će biti uklonjena sa liste.

c) Izaberite red u koga želite da aktivnost premestite ili kopirate. d) Birajte dugme Paste. TakoĎe možete da izaberete nekoliko susednih redova povlačenjem krstastog pointera preko njihovih zaglavlja. Da biste izabrali redove koji nisu susedni, držite pritisnut taster Ctrl dok birate redove. 2.3.2.5 Razvrstavanje aktivnosti na nivoe Project omogućava da svoje aktivnosti razvrstate u nivoe. Takva organizacija ima više prednosti jer može da: a) Zbirnu aktivnost razložite na više podnivoa. b) Zbirnu aktivnost prikažete istovremeno sa svojim podaktivnostima. c) Pomerate, kopirate ili brišete cele grupe aktivnosti. d) Primenjujete numeraciju WBS (detaljna šema radova) Osnovni postupak u razvrstavanju aktivnosti su uvlačenje odnosno isturanje aktivnosti čime stvarate podaktivnosti odnosno zbirne aktivnosti. Možete da stvorite nekoliko nivoa podaktivnosti. Kada uvlačenjem označite da neka aktivnost pripada nižem nivou, aktivnost koja se nalazi iznad nje postaje zbirna. 2.3.2.5.1. Formiranje podaktivnosti Da biste formirali podaktivnosti od već unetih aktivnosti, jednostavno ih selektujte i aktiviraje na toolbaru ikonu sa strelicom udesno (slika11.). Ovim postupkom ćete aktivnost koja se nalazi iznad nje pretvoriti u zbirnu aktivnost. Ukoliko želite da neke podaktivnosti vratite u obične aktivnosti, selektujte ih i onda sa toolbara koristite strelicu ulevo. Tada će podaktivnosti postati obične aktivnosti a aktivnosti iznad iz zbirnih pretvoriće se takoĎe u obične (slika11 i slika12).

Sl. 11

Sl. 12 Dodavanje podaktivnosti

2.3.2.5.2. Prikazivanje i skrivanje nivoa aktivnosti Jedna od prednosti organizovanja aktivnosti u različite nivoe je u tome što možete odabrati da ne prikazujete niže nivoe, a možete ih i prikazati ako želite da se koncentrišete na neku odreĎenu aktivnost ili grupu aktivnosti. Kada formirate zbirnu aktivnost, dugme za sakrivanje podaktivnosti pojaviće se ispred njenog imena (kvadrat sa znakom minus slika 12.). Pritisnite ga ili dugme Hide Subtasks (znak minus na toolbaru slika 13.) na paleti alatki da biste ukinuli prikazivanje svih aktivnosti nižeg nivoa, tom prilikom znak minus se pretvara u znak plus. Kada se podaktivnosti ne prikazuju, možete bolje da sagledate glavne delove projekta. Dugme ispred imena aktivnosti znak plus ako pritisnete ili pritisnete dugme Show Subtasks (ili znak plus na toolbaru slika 13.), ponovo će se prikazati aktivnosti nižeg nivoa. Za upravljanje prikazivanjem nivoa aktivnosti možete koristiti meni View, kojim možete i da prikažete sve aktivnosti ili do odreĎenog nivoa bez potrebe da idete jednu po jednu. Meni Show otvoriće se ako pritisnete dugme Outline na toolbaru (slika 14.)

Sl 13.

Sl 14. Meni Show 2.3.3 Unos aktivnosti od posebnog značaja Ranije je rečeno za aktivnosti od posebnog značenja da im je vreme trajanja jednako nuli. Dakle ako unosite takvu aktivnost ili već unetu aktivnost želite da prestavite kao aktivnost od posebnog značenja unesite u vreme trajanja (Duration) vrednost nula i akcija će automatski poprimiti oblik Milestone (slika 15.)

Sl. 15 Aktivnost od posebnog značenja

2.3.4 Unošenje ponavljajućih aktivnosti Ukoliko se aktivnost dešava više od jedanput u celom projektu, ali se ne dešava u pravilnim vremenskim intervalima, morate tu aktivnost uneti više puta. MeĎutim, ako se ona dešava u pravilnim vremenskim intervalima, aktivnost možete uneti jednom i označiti je kao ponavljajuću. Način unosa je sledeći: a) Izaberite vrstu u koju želite da unesete ponavljajuću aktivnost. b) Izaberite sa menija Task → New Task → Reccuring Task c) Pojaviće se okvir za dijalog 16)

Reccuring Task. Upišite naziv aktivnosti u polje Task Name (slika

Sl. 16 Dijalog za upisivanje ponavljajućih aktivnosti

Sl. 17 Različite šeme ponavljanja akcija Project će uneti aktivnost kao zbirnu aktivnost sa više podaktivnosti od kojih svaka predstavlja po jedno dešavanje (slika 18.).

Sl. 18. Predstavljanje ponavljajućih aktivnosti na Gantovom dijagramu 2.3.4.1. Revizija šeme ponavljanja Da biste izvršili izmene šeme ponavljanja, izaberite zbirnu aktivnost dvostrukim pritiskom levim tasterom miša i otvoriće Vam se okvir za dijalog Reccuring Task

Information.

Izvršite

željene izmene i pritisnite dugme OK. Izmene će biti sprovedene na svakom dešavanju te aktivnosti. 2.3.5. Detaljnije podešavanje aktivnosti Već ste u prethodnim tačkama uneli pojedine aktivnosti. MeĎutim da biste izvršili detaljnije izmene ili podešavanja aktivirajte sa menija Task → Informations, tasterom miša na aktivnost. Tom prilikom otvoriće se

ili jednostavno dvoklik levim dijalog prozor prikazan na slici 19.

Sl. 19. Izgled dijalog prozora Task Information Sa slike se vidi da se ovaj dijalog prozor sastoji od šest kartica i to General, Predecessors, Resources, Advanced, Notes, Custom Fields. a) Kartica General daje osnovne informacije o aktivnosti i to naziv aktivnosti (Name) i vreme trajanja aktivnosti (Duration). Vreme trajanja aktivnosti u samom projektu može biti različitih jedinica. Tekuća vrednost je 1d (1 dan), ali može biti i minut, sat, dan, nedelja, mesec. Potrebno je da u prostor za unos brojne vrednosti trajanja osim brojne vrednosti upišete odgovarajuće slovo i to za (minut – m, sat – h, dan-d, mesec-mo). Stavka Percent Complete predstavlja procentualni unos izvršenja aktivnosti. Ona će se kasnije detaljnije proučiti. Tu je i deo za upis prioriteta aktivnosti. Ove vrednosti se kreću od 0 – 1000 a tekuća vrednost je 500. Akcija sa najvećim prioritetom ima i najveći broj. Treba naglasiti da je ovo ipak subjektivna ocena

projektanta. Dva padajuća menija Start i Finish definišu datum početka i datum završetka aktivnosti. Ako zadate samo dužinu trajanja aktivnosti preko stavke

Duration,

Project

će automatski uneti u Start, datum početka projekta dok u Finish će biti izračunati datum završetka i to

Start + Duration. Opcija Hide task bar Vam omogućava da sakrijete

grafikon u Gantovom dijagramu, dok opcija Roll up Gantt to summary modifikuje izgled zbirne akcije. b) Kartica Predecessors služi za unos veza izmeĎu aktivnosti koje će se kasnije obraditi. c) Kartica Resources služi za dodeljivanje resursa pojedinim aktivnostima i obraĎivaće se kasnije u odelju o resursima. d) Kartica Advanced služi za detaljnije podešavanje osobine aktivnosti (slika 20.)

Sl 20. Kartica Advanced u dijalog prozoru Task information Možete dodeliti aktivnosti osobinu da treba da se završi odreĎenog krajnjeg datuma (Deadline). Ukoliko stoji oznaka NA to znači da krajnji rok ne postoji u suprotnom morate izabrati odgovarjući datum. Osim ove osobine, postoji mogućnost i zadavanja tipa početka ili završetka aktivnosti, kao i njihov datum. (Constraint type i Constraint date:). Kada unosite novu aktivnost uvek je tip ograničenja da aktivnost počinje (As Soon as possible) – što je pre moguće. Kada se pojedinačnoj aktivnosti dodele resursi onda (Task type i Effort driven) imaju svoju ulogu i biće kasnije obraĎeni u odeljku o resursima. Svakoj aktivnosti može se pridodati već ranije definisani kalendari (Calendar). Detaljna šema aktivnosti WBS code služi za definisanje aktivnosti projekta. Project automatski unosi brojne vrednosti po redu u rasućem redosledu. e) Kartica služi za unošenje beležaka kao i za unos objekata iz drugih programa na primer (MS Excel, MS Word). Unos u ovu karticu nije neophodan već samo onda kada smatrate da to treba uraditi.

2.3.6. Numerisanje detaljne šeme aktivnosti Ako koristite detaljnu šemu aktivnosti (WBS) da biste definisali aktivnosti projekta i radne operacije, možete da u tabeli aktivnosti prikažete kolonu sa brojevima iz te šeme. Da bi se prikazala kolona sa WBS numeracijom uradite sledeće:

a)

Izaberite kolonu koja će biti desno od buduće nove kolone

b) c)

Sa menija izaberite Insert → Column. Otvoriće se okvir za dijalog Column Definition i u njemu sa padajuće liste Field Name izaberite WBS (slika 21.) Upišite naslov nove kolone, naprimer Oznaka. Obavite razna podešavanja: načina poravnavanja naslova, poravnavanja podataka i širine kolone. Pritisnite dugme OK da biste kolonu umetnuli.

d) e) f)

Slika 21 Izbor kolone WBS

2.3.6.1. Definisanje načina obeležavanja šeme aktivnosti Podrazumevana šema numerisanja u Projectu je 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1 itd. Da biste promenili ovu šemu postupite na sledeći način: a) Izaberite Project → WBS → Define Code. b) U okviru za dijalog WBS Code Definition u polje Project Code Prefix upišite prefiks za brojeve numeracije ukoliko želite da se on pojavljuje ispred svakog broja. (slika 22.)

Sl 22. Definisanje WBS-a c) Unesite format (masku) numeracije, ako želite d) Izaberite polje Sequence da biste dobili padajuću listu sa koje treba da izaberete vrstu znakova koje će se koristiti za numerisanje naprimer velika slova (Uppercase Letters). e) Izaberite polje Length i izaberite dužinu niza znakova ili izaberite opciju Any (bilo koja dužina) f) Izaberite polje Separator da biste izabrali znak za razdvajanje u numeraciji.

g) Ponovite opcije od d do f za svaki dodatni nivo koji želite da definišete. Ako ne definišete dodatne nivoe, Project će primeniti prvu definiciju za sve nivoe koristeći znak za razdvajanje. h) Proverite da li je prvo polje za potvrdu opcija potvrĎeno, ukoliko želite da Project numeriše automatski svaku novu unetu aktivnost. i) Proverite da li je drugo polje za potvrdu opcija potvrĎeno, ukoliko želite da Project proverava jedinstvenost svake numeracije. j) Pritisnite dugme OK da biste primenili novu definiciju numeracije u koloni Oznaka.

2.4. Povezivanje aktivnosti u projektu Project ne služi samo za pravljenje spiska aktivnosti. Sve unete aktivnosti morate povezati tako da bi se dobio jedan dinamički plan rada. Kada se napravi dinamički plan on se automatski ažurira kada se aktivnosti odlažu ili završe pre roka dajući Vam jasnu sliku potrebe u resursima u svakom trenutku. Povezivanje aktivnosti ide po samom tehnološkom procesu rada na samom projektu. Uvek morate znati koja aktivnost prethodi a koja zavisi i koja od aktivnosti može paralelno da se izvršava. Kod povezanih aktivnosti, ona koja mora prva da počne ili prva da se završi naziva se prethodna aktivnost, a ona koja zavisi od prethodne naziva se naredna aktivnost. Definisanje veza izmeĎu aktivnosti nije uvek tako jasno kao što zvuče termini prethodni i naredni. Najprisutnija veza je tipa “zavšiti da bi se počelo”. To je veza u kojoj naredna aktivnost ne može da počne dok se prethodna aktivnost ne završi. MeĎutim, sve veze se ne uklapaju u ovaj princip. U MS Projectu možete da definišete četiri vrste veza izmeĎu aktivnosti. a) Završiti da bi se počelo (FS Finish to Start) To je podrazumevana vrsta veze u Projectu i istovremeno najčešća. Njena osobina je da jedna aktivnost ne može da počne dok se druga ne završi (slika 23.).

Sl. 23. Veza završiti da bi se počelo b) Početi da bi se počelo (SS Start to Start) Kod ovog tipa veze, jedna aktivnost ne može da počne ako nije počela i druga. Umesto da čeka da se prethodna aktivnost završi, naredna aktivnost može da počne odmah ili vrlo brzo nakon početka prethodne (slika 24.), na primer kontrola u toku proizvodnje delova.

Sl. 24. Veza početi da bi počelo U ovom slučaju aktivnost br. 3 može početi istovremeno kad i aktivnost br. 2 ili kasnije. Ako

doĎe do pomeranja početka aktivnosti br. 2 automatski dolazi i do pomeranja aktivnosti br. 3. b) Završiti da bi se završilo (FF Finish to Finish) U ovom tipu veze jedna aktivnost ne može da se završi dok se druga aktivnost ne završi. Datumi početka ovde nisu važni za vezu. Bitno je da se prethodna aktivnost završi pre ili istovremeno sa narednom (slika 25). Na slici 25 se aktivnost pakovanja odvija paralelno sa kontolom ali se može završiti samo ako se prethodna aktivnost kontrola završila.

Sl. 25. Veza završiti da bi se završilo c) Veza početi da bi se završilo (SF Start to Finish) Kod ove veze datum završetka jedne aktivnosti zavisan je od datuma početka druge aktivnosti (slika 26)

Sl 26. Veza početi da bi se završilo U ovom slučaju početak pakovanja direktno uslovljava vreme završetka kontrole nekih proizvoda. Da biste odredili koja aktivnost je prethodna a koja naredna, postavite sebi ovo pitanje: ako se datum početka ili završetka jedne aktivnosti izmeni, da li će to uticati na drugu aktivnost? Na termin naredne aktivnosti uvek utiče izmena termina prethodne.

2.4.1 Uspostavljanje veze Uspostavljanje veza između aktivnosti u Projectu može se uraditi na nekoliko načina i to: a) b)

Koristeći komande sa menija i paleta alatki Pomoću okvira za dijalog Task Information ili tabele aktivnosti.

c)

Postupkom povlačenja i otpuštanja mišem.

Neki od ovih načina su zavisni od toga u kom se prikazu nalazite i od redosleda kojim birate aktivnosti da biste ih povezali. a)

Povezivanje aktivnosti pomoću komandi sa menija i paleta alatki

Najlakši način da napravite vezu tipa “završiti da bi se počelo” je da primenite dugme Link Tasks sa palete alatki. Da biste napravili vezu postupite na sledeći način: 1. Izaberite aktivnosti koje želite da povežete. U jednom postupku možete da povežete dve ili čitav niz aktivnosti. Ako aktivnosti izaberete prevlačenjem, aktivnosti nižeg rednog broja

će

biti

prethodne, a aktivnosti sa većim brojem biće naredne. Ako hoćete da izaberete nesusedne aktivnosti, ili ako želite da aktivnost sa većim rednim brojem bude prethodna, birajte aktivnosti držeći pritisnut taster Ctrl. 2. Pritisnite dugme Link Tasks na standardnoj paleti alatki da bi se veza uspostavila. 3. Ako Vam odgovara, veze možete da napravite tako što izaberete aktivnosti i zatim izaberete Edit → Link Tasks, ili ako pritisnete Ctrl + F2. Veze nastale korišćenjem menija ili palete alatki, su tipa “završiti da bi se počelo” bez ikakvog vremenskog razmaka ili preklapanja aktivnosti. Ako želite da napravite druge vrste veza, morate da upotrebite neki od obrazaca za aktivnosti, koje ćemo u narednom odeljku objasniti, kako bi u njemu izvršili izmene ili unos podataka o vezama. b)

Povezivanje aktivnosti pomoću obrazaca i tabela

Ukoliko želite da napravite veze tipa “početi da bi se završilo”, “početi da bi se počelo”, ili “završiti da bi se završilo”, odnosno ako želite da uvedete vremenski razmak ili preklapanje aktivnosti, možete da koristite neki od sledećih načina: •

Kartica Task pogled Gantt Chart

•

Okvir za dijalog Task Information

•

Pogled Task Form

Povezivanje aktivnosti korišćenjem kartice Task pogled Gantt Chart Kartica Task koristi se za upisivanje aktivnosti a može da se koristi i za uspostavljanje veza izmeĎu aktivnosti. Do polja

Predecessor (prethodna aktivnost) možete doći koristeći ako vertikalnu liniju

povučete u stranu i učinite vidljivim ostale kolone. Da biste uspostavili vezu tipa “završiti da bi se počelo”, bez vremenske razlike izmeĎu aktivnosti, uradite sledeće: 1. Izaberite polje Predecessor za onu aktivnost koja će biti naredna. 2. Upišite redni broj aktivnosti koja će biti prethodna. 3. Pritisnite taster Enter ili pritisnite tasterom miša negde izvan polja Ako želite da uspostavite drugačiji tip veze, upišite redni broj aktivnosti i skraćenicu za tip veze koji Vam odgovara, a koje smo ranije pomenuli (FS, SS, SF, FF). Da biste odredili više prethodnih

aktivnosti, razdvojte podatke separatorom koji je predviĎen za vaše regionalno podešavanje. Kada Vam je potrebno unošenje odlaganje početka aktivnosti onda se iza slovne oznake za tip veze dodaje znak plus i broj dana odlaganja (slika 27).

Sl. 27. Uspostavljanje veze primenom tabele Task Entry Povezivanje aktivnosti primenom Task Information dijaloga Otvorite dijalog Task Information sa izborom ikonice Information sa toolbara kartice Predecessors da biste definisali prethodne aktivnosti za datu aktivnost. Task Information možete otvoriti na već ranije poznate načine. (2.3.5.1) 1. Izaberite polje Task Name i pritisnite strelicu u njemu da biste otvorili listu aktivnosti. Sa liste izaberite prethodnu aktivnost. (slika 28.)

Sl. 28. Dodeljivanje prethodne aktivnosti sa odlaganjem 2. Da biste podatak potvrdili pritisnite taster Enter. Ako želite da poništite unos, pritisnite dugme sa crvenim X u polju za unos. 3. Da biste promenili tip veze izaberite polje Type i pritisnite strelicu u njemu da biste otvorili listu sa tipovima veze i sa nje izabrali vezu po svojoj želji. 4. Izaberite polje

Lag i pomoću strelica nagore ili nadole podesite vreme odlaganja ili

preklapanja aktivnosti. Pozitivni brojevi označavaju vremenski razmak aktivnosti, a negativni preklapanje. 5. Ponovite postupke od 1-4 ako želite da dodate još prethodnih aktivnosti. 6. Pritisnite dugme

OK da bi se veza uspostavila i zatvorio okvir za dijalog Task Information.

Unošenje veza izmeĎu aktivnosti preko Task uspostavljenih veza aktivnosti.

Information

je

pogodno

i

za

izmene

već

Povezivanje aktivnosti preko Task Form Prikaz Task Form omogućava da vidite tabelu aktivnosti, Gantov dijagram i formular Task Form sa dodatnim podacima o aktivnostima. Formular Task Form pojavljuje se na donjem delu ekrana. Aktiviranje task Forma moguće je uraditi na tri načina: 1. Izaberite Windows → Split. 2. Izborom ikonice Detalji Tool baru

3. Izborom pogleda Task Form na View baru Prilikom aktiviranja prikazuje se pogled na resurse i prethodne aktivnosti. MeĎutim ovde ćete promeniti pogled na prethodne i sledeće aktivnosti. Pritisnite desni taster miša dok je pointer bilo gde unutar formulara

Task Form. Pojaviće se pomoćni meni sa raznim opcijama prikaza, i

izaberite Predecessors & Successors (slika 29). Da biste definisali prethodnu aktivnost, uradite sledeće: 1.

U tabeli za unos aktivnosti izaberite onu za koju želite da definišete kao prethodnu aktivnost,

ili u formularu Task pritisnite dugmad Previous ili 2.

Next dok ne doĎe do aktivnosti koju želite.

Izaberite polje sa rednim brojem aktivnosti ili polje Predecessor Name da biste odabrali

prethodnu aktivnost (slika 30). 3. Pritisnite dugme OK na formularu Task da bi potvrdili svoj izbor. Kada pritisnete OK, Project će ispisati ime aktivnosti ukoliko ste Vi uneli njen redni broj, odnosno upisaće redni broj ako ste Vi uneli naziv aktivnosti. 4. Ako želite da umesto podrazumevane uspostavite neku drugu vrstu veze, izaberite polje Type, pritisnite strelicu u njemu i sa padajuće liste izaberite tip veze. 5.

Da biste uneli vreme razmaka ili preklapanja aktivnosti, izaberite polje

Lag

i

strelice nagore ili nadole, u njemu unesite pozitivnu ili negativnu vrednost. 6.

Ponovite korake 2-5 da biste uneli više prethodnih aktivnosti

7.

Pritisnite ponovo dugme OK na formularu Task da biste snimili učinjene promene.

Sl. 29 Izbor pogleda za prethodne i naredne aktivnosti

pomoću

Definisanje narednih aktivnosti potpuno je identično samo što se sve to radi u desnom delu prozora formulara.

Sl 30. Unete aktivnosti u Task Formu Zatvaranje Formulara Task – Kad završite sa uspostavljanjem veza, možete prikaz Task Form zatvoriti tako što ćete izabrati Windows → Remove Split. Povezivanje aktivnosti postupkom povlačenjem i otpušanjem Da biste povezali aktivnosti ovim postupkom, uradite sledeće: 1. Postavite pokazivač na prethodnu aktivnost. Kada pokazivač postavite na centar polja u Gantovom dijagramu, on poprima oblik krsta sa četiri strelice (slika 31)

Sl. 31 Pointer u obliku četiri strelice 2. Pritisnite levi taster miša, vucite aktivnost i otpustite je na narednu aktivnost. Čim počnete da vučete aktivnost, pokazivač poprima oblik lanca. (slika 32). Kad doĎete do aktivnosti za spoj otpustite levi taster miša i veza će biti uspostavljena. Naravno ta veza je tipa (FS).

Sl. 32. Povezivanje aktivnosti

2.4.2 Modifikovanje veza Modifikovanje veza koje su napravljene metodom prevlačenja ili preko komandnih linija ili toolbara, ostale metode prilikom unosa veza izmeĎu aktivnosti mogu se i izvršiti i izmene. Jedino ove dve metode unosa moraju da se naknadno modifikuju. Modifikovanje možete uraditi preko dijaloga Task Dependency. Da biste otvorili okvir za dijalog Task Dependency, dvostrukim pritiskom tastera miša izaberite liniju veze izmeĎu dve aktivnosti (slika 33).

Sl. 33 Dijalog za izmenu tipa veze Ukoliko želite da promenite vrstu veze pritisnite strelicu u polju Type i sa padajuće liste izaberite vrstu veze po želji. Ako u listi izaberete opciju None, veza će biti raskinuta. Vezu takoĎe možete da raskinete pritiskom na dugme Delete. Pritisnite dugme OK da zatvorite okvir za dijalog.

2.4.3 Raskidanje veze Najlakši način raskidanje veze je da izaberete aktivnost a zatim pritisnite dugme Unlink Tasks na standardnoj paleti alatki. Ovaj postupak momentalno raskida veze te aktivnosti sa svim prethodnim i narednim aktivnostima. Ukoliko želite da raskinete samo jednu vezu izaberite prethodnu i narednu aktivnost a zatim pritisnite dugme Unlink Tasks sa Tool bara.

2.5. Deljenje aktivnosti Ova mogućnost rada na aktivnostima ima jedino smisla kada su aktivnostima dodeljeni resursi koji će ih izvršavati. Na primer: Ukoliko neki resurs nije na raspolaganju tokom celokupnog trajanja aktivnosti, umesto da pomerate datum početka aktivnosti sa ovom opcijom možete pomeritisamo deo aktivnosti da se izvršava onda kada su resursi dostupni. Da biste podelili aktivnost, postupite ovako:

1.

U prikazu Gantovog dijagrama pritisnite dugme Split Task na standardnom toolbaru, ili koristeći menije, izaberite Edir → Split Task i pointer će promeniti svoj znak (slika 34)

Sl. 34 Početak deobe aktivnosti 2.

Postavite pokazivač na grafički prikaz koju želite da podelite. Dok podazivač pomerate duž trake koja predstavlja aktivnost, u okviru Split Task prikazaće se datum na kojem se pokazivač momentalno nalazi.

3.

Kada pronaĎete datum koji Vam odgovara pritisnite taster miša na tom mestu da biste podelili aktivnost. Project će aktivnost podeliti i njena dva dela razmaknuti za jedan dan.(slika 35.).

Sl. 35. Podeljena aktivnost 2.5.1. Uklanjanje podele Da biste uklonili podelu aktivnosti, povucite njen deo i spojite ga sa prethodnim delom.

2.5.2. Menjanje trajanja podeljene aktivnosti Da biste podeljenoj aktivnosti promenili trajanje, postavite pokazivač na desni kraj bilo kog dela aktivnosti. Pokazivač menja oblik u vertikalnu liniju sa strelicom udesno. Pritisnite levi taster miša i vucite kraj aktivnosti udesno, a da bi trajanje skratili ulevo (slika 36.).

Sl. 36. Povećavanje dužine trajanja podeljene aktivnosti

2.6. Postavljanje ograničenja aktivnostima Pri izradi pojekta, možete planirati da on počne odreĎenog datuma ili da se završi na odreĎeni datum. Kada zadate datum početka projekta, aktivnosti se rasporeĎuju tako da svaka počne što je pre moguće. Kada zadate datum završetka projekta, aktivnosti se rasporeĎuju tako da svaka počne što je kasnije moguće. Razni faktori mogu ograničiti datum početka ili završetka pojedinih aktivnosti. U Projectu postoji osam opcija za postavljanje ograničenja.

Tip ograničenja

As Late as Possible (što je kasnije moguće)

Opis Ovo je podrazumevano ograničenje kada se projekat planira počevši od datuma završetka. Project rasporeĎuje aktivnost tako da svaka počne što je kasnije moguće. Aktivnosti se planiraju da počnu što kasnije uzimajući u obzir njihove veze i ostale parametre plana.

As Soon as Possible (što je pre moguće) Finish No Earlier Than (ne završiti pre)

Ovo je podrazumevano ograničenje kada se projekat planira počevši od datuma početka. Project planira da aktivnosti počnu što kasnije uzimajući u obzir njihove veze i ostale parametre plana. Aktivnost se ne sme završiti pre zadatog datuma ograničenja

Finish No Later Than (ne završiti posle) Must Finish On (mora se završiti) Must Start On

Aktivnost se mora završiti do zadatog datuma ograničenja. Aktivnost se mora završiti tačno na zadati datum ograničenja. Aktivnost mora početi tačno na zadati datum ograničenja

(mora početi na) Start No Earlier Than (ne počinjati pre) Start No Later Than (početi pre)

Aktivnost ne sme početi pre zadatog datuma ograničenja. Aktivnost mora početi na zadati datum ograničenja ili pre njega.

Da biste primenili ograničenja na neku aktivnost, postupite na sledeći način: 1.

Aktivirajte dijalog prozor Task Information na bilo koji već ranije opisani način.

2.

Izaberite karticu Advanced.

3.

Pritisnite strelicu u polju Constraint type da biste otvorili padajuću listu.

4.

Izaberite tip ograničenja sa liste.

5. Otvorite padajuću listu u polju Constraint date da biste izabrali datum ograničenja (za tipove ograničenja As Soon As Possible i As Late As Possible nije potreban datum). 6.

Pritisnite dugme OK.

2.6.1 Fleksibilna i fiksna ograničenja Fiksna ograničenja su ona koja ograničavaju rasporeĎivanje zahtevajući da aktivnost počne ili se završi tačno u okviru zadatih parametara. Kod fleksibilnih ograničenja Project proračunava plan i prilagoĎava ga na bazi ograničenja. Fleksibilna

Fiksna

As Soon As Possible

Must Start On

As Late As Possible

Must Finish On

Finish No Earlier Than Start No Earlier Than

Finish No Later Than Start No Later Than

Kada postavljate ograničenja, fiksna primenjujte samo kada je to zaista neophodno. Kada postavite fiksna ograničenja, sprečavate Project da rasporeĎuje aktivnosti u skladu sa njihovim trajanjem i ostalim parametrima. Na primer, ako nekoj aktivnosti postavite fiksno ograničenje možda neće biti moguće završiti prethodne aktivnosti ili naredne aktivnosti pod uslovima ograničenja. Project označava da aktivnost ima ograničenje tako što dodaje indikatorsku ikonu u polje Indicators u tabeli aktivnosti. Pravougaonik plave boje na desnoj strani ikone kalendara označava da ta aktivnost ima fleksibilno ograničenje. Pravougaonik crvene boje na levoj strani označava fiksno ograničenje. (slika 37.)

Sl. 37 Označavanje ograničavanja aktivnosti

2.6.2. Postavljanje krajnjeg roka (Deadline) Umesto postavljanje fiksnog ograničenja koje može negativno da utiče na vremenski plan, u Projectu možete da postavite krajnji rok završetka. Krajnji rok je datum do koga aktivnost treba da bude završena. Postavljanjem krajnjeg roka ne utičete na vremenski plan. MeĎutim ako se taj rok prekorači a aktivnost nije završena Project prikazuje odreĎeni indikator u koloni Indikators. (slika 38.)

Sl. 38. Prekoračenje Deadlina

2.7. Pregled dijagrama toka (Network Diagram) Kada ste izvršili sva povezivanja aktivnosti grafički prikaz ovog projekta požete pogledati u pogledu Network Diagram. Njegovo aktiviranje se vrši preko menija View → Network Diagram. U ovom dijagramu možete videti grafički prika aktivnosti i njihove meĎusobne veze. Aktivnosti koje predstavljaju kritičan put su u crvenoj boji a ostale se plave. Kritičan put po definiciji metode mrežnog planiranja je put koji najduže traje i kod koga nema vremenskog zazora. Na slici 40. prikazan je Network Diagram i označen je kritičan put.

Sl. 39 Network Diagram sa označenim kritičnim putem

2.8 Snimanje projekta Ukoliko su Vaše potrebe za daljim radom u Projectu zadovoljenje projekat možete sačuvati aktiviranjem naredbe Save As... Ova naredba se aktivira preko menija File → Save As... gde se otvara odgovarajući dijalog (slika 40).

Kada date ime projektu (u text boksu

File name) dugme

Save

će biti dostupno i možete ga

pritisnuti.

Sl. 40 Dialog prozor Save As

2.9. Resursi U resurse spadaju pojedinci, ekipe, objekti ili prostorije, ureĎaji, zalihe i materijali neophodni da bi se projekat završio. Bez resursa se planirane aktivnosti ne bi mogle izvršiti. U nekim projektima zahteva se detaljno praćenje svih resursa. Resursi se u Projectu dele u tri osnovne kategorije: sredstva za rad, materijali i troškovi. Sredstva za rad su ljudi i oprema dodeljeni projektu koji pri izvršavanju aktivnosti troše radno vreme.

2.9.1 Unošenje podataka o resursima projekta •

Dodavanje adresa iz e-mail adresara u okviru za dijalog Assign Resources.

•

Upisivanje resursa direktno u tabelu resursa.

•

Upisivanje detaljnih podataka u okvir za dijalog Resource Information.

•

Upisivanje resursa u formular, na primer, Resource Form (formular resursa)

•

Automatskim dodavanjem adresa.

2.9.1.1 Korišćenje okvira za dijalog Assign Resources Da biste brzo uneli imena i e-mail adrese osoblja ili grupa koje se nalaze u e-mail adresaru, uradite sledeće: 1.

Pritisnite dugme Assign Resources,

dijagrama, slika 42.

u meniju Resource a u pogledu Gantovog

Sl. 41. Dijalog Assign Resources 2.

Koristite opciju From Active Directory u slučaju da vam se imena resursa nalaze u okviru

Aktivnog direktorijuma vaše radne organizacije. Ili opciju From Address Book ukoliko se imena resursa nalaze u Contact imeniku, Vašeg operativnog sistema slika 42. 3. Kad završite sa dodavanjem svih resursa iz adresara, pritisnite dugme Close u okviru za dijalog Assign Resources slika 43. Dodatne podatke o svakom resursu, kao i materijalne resurse možete da dodate koristeći tabelu resursa i okvir za dijalog Resource Information.

Sl. 42 Izbor resursa iz Contact imenika

Sl. 43 Pridodati resurs aktivnosti

2.9.1.2. Korišćenje tabele resursa (Resource Sheet) Tabela resursa je osnovna alatka za unošenje resursa rada i materijalnih resursa. Kao što se može videti na slici 44. u tabelu resursa možete unositi razne podatke o resursima, uključujući sve kolone koje navodimo u tabeli. Prikaz Resource Sheet koristite da biste: •

Uneli resurse u projekat.

• •

Definisali dnevnice i karakteristike resursa. Grupisali slične resurse tako da možete pratiti podatke po grupama.

Da biste uneli resurse koristeći tabelu resursa, ili uneli dodatne podatke za postojeće resurse, postupite na sledeći način: 1.

Izaberite Resource Sheet sa palete pogleda

2.

Da biste bili sigurni da je na ekranu formular za unos proveriti preko menija View → Tables

→ Entry 3. U polje Resource Name upišite ime resursa 4.

Pritisnite taster Tab da biste prešli u sledeću kolonu.

5.

Unesite podatke u kolone koristeći opise iz sledeće tabele

ID Indetifikator

Indetifikator koji se dodeljuje resursu

Resource Name

Ime resursa

Type

Koje je vrste resurs: radni ili materijal

Material Label

Jedinica mere za materijalne resurse: tona, metar, litar

Initials

Inicijali koji predstavljaju skraćeno ime resursa

Group

Ime grupe sličnih resursa. Kad napravite grupu, imate mogućnost da filtrirate, sortirate i ureĎujete po kriterijuma grupa.

Max Units

Maksimalni procenat ili broj jedinica koji predstavlja maksimalni kapacitet nekog resursa pogotovu ako se radi o grupi.

Std. Rate

Satnica za redovan rad.

Ovt. Rate

Satnica za prekovremeni rad

Cost/Use

Troškovi koji se povećavaju svaki put kada upotrebite resurs.

Accrue At

Označava kada se opterećuje projekat troškovima. Standardno je Prorated (ravnomerno)

Base Calendar

Kalendar raspoloživosti resursa

Code

Unos dodatne šifre (nije obavezan unos)

Sl. 44 Tabela Resource Sheet

2.9.1.3. Korišćenje dijalog prozora Resource Information Dodatne podatke o svakom resursu možete da unesete u okviru za dijalog

Resource

Information (slika 45.). Ovaj dijalog ima četiri kartice: 

General – Osnovni podaci o resursu.



Costs – Podaci o troškovima za izabrani resurs.



Notes – Napomena o resursu.



Custom Fields – Vrednost polja koje se dodatno programira

Sl. 45 Dijalog Resource Information Da biste otvorili okvir za dijalog Resource Information, izaberite resurs dvostrukim pritiska levog

tastera miša, ili izaberite resurs u bilo kom prikazu a zatim meni Resource pa ikonicu Information na standardnoj paleti alatki. Podaci u kolonama:

Resource Name, Initials, Group, Type i Code, a za materijalne resurse u

koloni Material Label, mogu se unositi u tabelu resursa iz prikaza Entry. Sve izmene podataka možete da izvršite u tabeli resursa ili u okviru za dijalog Resource Information. Unošenje podataka o raspoloživosti resursa U tabeli Resource Availability u kartici General, okvira za dijalog Resource Information, možete sagledati datume Available From i Available To – početni i završni datum – za izabrani resurs, ukoliko se oni razlikuju od početnog i završnog datuma projekta. Podrazumeva se da su početni i završni datum projekta označeni sa NA u poljima Available From i

Available

To.

Ostavite

oznaku NA da biste znali da je resurs na raspolaganju celo vreme trajanja projekta. Ukoliko resurs nije na raspolaganju u celokupnom vremenskom intervalu onda morate uneti datume od kada dokle je resurs na raspolaganju (slika 46.). Da biste uneli datume koji odreĎuju raspoloživost resursa, uradite sledeće: 1. Izaberite Available From i pritisnite strelicu da biste prikazali kalendar i izabrali datum početka za resurse, ukoliko odstupa od datuma početka. 2.

Izaberite polje Available To i sa kalendara izaberite datum završetka za resurs, ukoliko

odstupa od datuma završetka projekta. 3. Ako je potrebno, izaberite polje Units i podesite procenat resursa raspoloživosti u tom vremenskom intervalu.

Sl. 46 Raspoloživost resursa

Promena radnog vremena Uvek pogledajte i podesite radno vreme resursa tipa Work da nebi došli u situaciju preopterećenosti resursa. Podešavanje i korekcija kalendara je potpuno identična kao i podešavanje kalendara aktivnosti koje smo ranije opisali.

Unošenje podataka o troškovima Na kartici Costs, okvira za dijalog

Resource Information možete da definišete do pet različitih

satnica jednog resursa koje možete da primenite na različite aktivnosti. Pored unošenja zasebnih satnica, možete da za svaku od njih unesete do 25 odstupanja u slučaju promene cena za materijalne

resurse odnosno promene satnice za radne resurse. Svako od ovih odstupanja ima svoje parametre: Effective Date, Standard Rate, Overtime Rate i Per Use Cost slika 47.

Sl. 47 Unos proškova resursa Da biste uneli podatke o cenama i troškovima resursa, uradite sledeće: 1.

Otvorite okvir za dijalog Resource Information, a zatim njegovu karticu Costs.

2.

Ako je početni datum troška isti kao početni datum projekta, nemojte upisivati ništa. Ako nije,

upišite datum ili ga izaberite sa kalendara koji će se otvoriti kad pritisnete strelicu u polju. 3. Upišite standardnu jediničnu cenu (Standard Rate). Project podrazumeva valutu na sat. Ako želite možete da izmenite da nebude po satu već po danu (d), mesecu (m), godini (y). Za materijalne resurse automatski se primenjuje podatak za Material Label koje ste već uneli i treba samo uneti jediničnu cenu. 4. Za radne resurse upišite podatak za cenu prekovremenog rada (Overtime Rate), čak i ukoliko je ta cena ista kao i za redovan rad (Standard Rate). 5.

Upišite eventualne dodatne troškove koji se pojavljujupo ceni resursa (Per Use Cost).

6.

Ako Vam je poznato kada će nastupiti povećanje ili smanjenje cene, preĎite u drugi red i

upišite datum promene kao i nove cene. 7.

Upišite vrednost za Standard Rate ili procenat povećanja odnosno smanjenja cene iz

prvog reda. 8.

Upišite nove vrednosti i za Overtime Rate i Per Use Cost.

9. Ako želite da unesete drugu satnicu za isti resurs, otvorite karticu B i ponovite prethodne korake.

Definisanje načina prirasta troškova u vremenu Način prirasta troškova u funkciji vremena je način na koji će troškovi opteretiti projekat kada projekat počne da se realizuje. Ovde postoje tri izbora: 1.

Prorated – je podrazumevani izbor koji znači prirast troškova srazmerno upotrebi.

2.

Start – ukoliko trošak nekog resursa pada na početak njegove upotrebe.

3.

End – ukoliko trošak pada na kraj njegove upotrebe.

Unošenje podataka o fiksnim troškovima Fiksni trošak je trošak koji se ne menja u toku trajanja projekta. Fiksne troškove u vezi odreĎene aktivnosti ili zbirne aktivnosti možete da unesete u kolonu

Fixed Cost u tabeli

Cost Table.

(slika 48.). Da biste otvorili Cost Table (tabelu troškova) izaberite View → Table → Cost. Da biste videli ostale kolone, na primer Fixed Cost Accurual i Total Cost, povucite vertikalnu podeonu liniju udesno. Izaberite ćeliju i u nju upišite iznos fiksnog troška. U koloni Fixed Cost Accrual navedite način prirasta troškova u vremenu: na početku, srazmerno njihovom nastajanju, ili na kraju.

2.10. Raspoređivanje resursa U ovom delu tema su trajanje, rad i jedinice a razmotrićemo kako i kada Project izračunava svaku od ovih vrednosti. U

Projectu postoje tri tabele podataka: podaci o aktivnostima, resursima i

angažmanima (veza izmeĎu aktivnosti i resursa). Kada rasporedite resurs na neku aktivnost, Project množi trajanje te aktivnosti (koje može biti samo procena) sa procentom ili brojem jedinica resursa da bi kao rezultat dobio radne sate koji će biti utrošeni na izvršenje aktivnosti. Veza ozmeĎu trajanja aktivnosti, jedinica resursa i količine rada je verzija trougla projekta primenjena na pojedinačni slučaj angažovanja. 

Količina rada predstavlja opseg projekta u konkretnom pojedinačnom slučaju. Ona opisuje šta će biti izvršeno konkretnim angažovanjem .



Jedinice resursa rasporeĎene na odreĎenu aktivnost prouzrokuju troškove.



Trajanje je vreme iz vremenskog plana projekta, ništa više i ništa manje.

Ovde se pojavljuje i termin rad (Work) koji predstavlja proizvod vremena trajanja (Duration) i broj jedinica koji obavljaju taj rad (Unit). Ova promenljiva je vrlo važna za dalje razumevanje proračuna resursa Projecta. Kada ste izvršili unos aktivnosti sa njihovim vremenima izvršavanja, a pre toga je definisano radno vreme aktivnosti, dobili ste u stvari rad koji treba da se ostvari.

W=D*U Pre nego što počnemo da dodeljujemo resurse pojedinim aktivnostima ubacite kolonu Work u Gantt Chart Veiw i to na sledeći način: 1. 2.

Izaberite View → Gantt Chart da biste otvorili Gantov dijagram. Izaberite View → Tables → Entry da biste pokazali tabelu za unos.

3.

Pomerite vertikalnu podeonu liniju da biste prikazali kolone Duration (trajanje) i Start Date.

4.

Desnim Tasterom miša izaberite kolonu

Duration, a zatim sa pomoćnog menija

izaberite Insert Column. 5.

Sa padajuće liste Type Column izaberite Work, a zatim pritisnite dugme OK.

Kroz jedan primer sagledaćemo kako Project proračunava trajanje, rad ili jedinice resursa. Zato napravite nekoliko identičnih aktivnosti sa vremenom trajanja od po 5 dana. Isto tako napravite jedno četiri resursa sa Max. Units od po 100%. Rasporedite jedan resurs (Goran) na prvu aktivnost, tako što ćete izabrati prvu aktivnost u tabeli za unos, a zatim ćete izabrati (Goran) u okviru za dijalog Assign Resources i pritisnite dugme Assign slika 48. Da biste resurs raspodelili na aktivnost, uradite sledeće: 1.

Otvorite Gantov dijagram (View → Gantt Chart) i okvir za dijalog Assign Resource

(pritisnite dugme Assign Resource na paleti alatki). 2.

U tabeli za unos izaberite aktivnost (ili aktivnosti) za koje želite da vršite rasporeĎivanje.

3.

U okvir za dijalog Assign Resource izaberite resurs (ili resurse) koje želite da rasporedite.

4.

Pritisnite dugme Assign

Kada obavite ovo rasporeĎivanje Project će uraditi četiri stvari: 1. U okvir za dijalog Assign Resources, iznos jedinica za Gorana je 100% (100% je podrazumevana vrednost za resurse, u Projectu). 2.

Datum završetka aktivnosti je izračunat i koristi se pri crtanju grafičke predstave (trake)

aktivnosti u Gantovom dijagramu. 3.

U Gantovom dijagramu, ime Goran se pojavljuje uz traku aktivnosti.

4.

U koloni Work tabele za unos, prikazuje se izračunati količina rada od 40 sati.

5.

U koloni Cost Assign Resources-a izračunaće se potreban trošak za primenu tog resursa

Sl. 48 Pridodeljivanje resursa aktivnostima U izračunavanjima u Projectu, dan iznosi 8 radnih sati (ukoliko sami niste predefinisali drugačije). Ako je Goran utrošio 100% svog radnog vremena u toku ovih pet dana, onda je utrošeni rad od 40 sati : 1 resurs x 5 dana x 8 sati.=40 sati.

2.10.1. Način na koji Project vrši preračunavanje Promena količine rada, jedinica ili trajanja uvek utiče na jednu od preostale dva vrednosti. Kod aktivnosti koja je uneta u projekat sa podrazumevanim parametrima, nakon prvog rasporeĎivanja resursa, Project preračunava trajanje aktivnosti a ne količinu rada, a tek kao krajnju opciju preračunavaće jedinice resursa. Postoje tri tipa aktivnosti – sa fiksnim jedinicama, sa fiksnim radom i sa fiksnim trajanjem – koji utiču na to koju će promenljivu Project da preračunava pri rasporeĎivanju resursa. Ona promenljiva koju izaberete kao fiksnu neće se preračunavati. Tip aktivnosti u kombinaciji sa opcijom fiksne količine rada tačno odreĎuje promenljivu koju će Project preračunavati kada dodajete ili oduzimate resurse. Biranjem tipa aktivnosti i opcije fiksne količine rada, zadajete Projectu način preračunavanja aktivnosti koju izaberete. Postoji pet kombinacija tipa aktivnosti i opcije fiksne količine rada: 

Fiksne jedinice, fiksna količina rada



Fiksne jedinice (podrazumevano)



Fiksni rad, fiksna količina rada



Fiksno trajanje



Fiksno trajanje, fiksna količina rada

Pojam fiksno znači da Project neće preračunavati vrednost tog polja kada se promeni vrednost neke od ostalih promenljivih. Promenu tipa aktivnosti i opcije fiksne količine rada vršite u kartici Advanced u okviru za dijalog Task Information (slika 49).

Sl. 49. Kartica Advanced in Task Information

2.10.1.1 Aktivnost sa fiksnim jedinicama Kod ovog tipa aktivnosti (slika 50.) pri prvom rasporeĎivanju resursa Project izračunava količinu rada množeći trajanje sa jedinicama. Posle tog početnog rasporeda, Project održava jedinice konstantnim a podešava trajanje ukoliko menjate vrednost za rad ili jedinice. Kod aktivnosti sa fiksnim jedinicama:  Ako dodate ili uklonite jedinice, Project preračunava rad.  Ako promenite procenat resursa, Project preračunava trajanje.  Ako promenite trajanje, Project preračunava rad.  Ako promenite rad, Project preračunava trajanje.

Sl. 50 Izbor fiksnih jedinica

2.10.1.2. Aktivnost sa fiksnim jedinicama, fiksnom količinom rada Ovo je podrazumevani tip aktivnosti u Projectu (slika 51.). Kada jednoj aktivnosti sa fiksnom količinom rada dodate ili oduzmete resurse, Project preračunava njeno trajanje. Kod aktivnosti sa fiksnim jedinicama, Project ne preračunava jedinice. U slučaju da aktivnost ima i fiksnu količinu rada i fiksne jedinice, preostaje samo jedan parametar koji se može menjati –trajanje. Kod aktivnosti sa fiksnim jedinicama i fiksnom količinom rada:  Ako dodate ili oduzmete jedinice resursa, Project preračunava trajanje.  Ako promenite procenat rasporeĎenih resursa, Project preračunava trajanje.  Ako promenite trajanje, Project preračunava količinu rada.

 Ako promenite količinu rada, Project preračunava trajanje.

Sl. 51 Izbor fiksnih jedinica, fiksna količina rada

2.10.1.3. Aktivnosti sa fiksnim radom U slučaju aktivnosti sa fiksnim radom (slika 52), nakon prvog rasporeĎivanja resursa, Project će preračunati jedinice resursa potrebne da se aktivnost izvrši tako što će deliti količinu rada sa trajanjem. Zadajući količinu rada i trajanje možete lako da izračunate potrebne resurse. Nakon prvog rasporeĎivanja resursa, svaka izmena u trajanju utiče na jedinice; izmena u broju jedinica utiče na trajanje (meĎutim, Project ipak neće poništiti raspored resursa). Kod aktivnosti sa fiksnim radom:  Ako dodate ili uklonite resurs, Project preračunava trajanje.  Ako promenite procenat rasoreĎenih jedinica, Project preračunava trajanje.  Ako promenite rad, Project preračunava trajanje.  Ako promenite trajanje, Project preračunava jedinice.

Sl. 52. Izbor fiksnog rada

2.10.1.4 Aktivnosti sa fiksnim trajanjem Ako je zadat tip aktivnosti sa fiksnim trajanjem (slika 53.), nakon prvobitnog rasporeĎivanja Project izračunava rad množenjem jedinica sa trajanjem. Nakon prvobitnog rasporeĎivanja, dodatni resursi izvršiće više rada u okviru zadatog trajanja, a na trajanje aktivnosti neće uticati ni rad ni resursi. Ako aktivnost sa fiksnim trajanjem kasni, nema načina da je naterate da se izvrši u roku – aktivnost sa fiksnim trajanjem od dve nedelje uvek će trajati dve nedelje. Kod aktivnosti sa fiksnim trajanjem:  Ako povećate ili umanjite broj resursa, Project preračunava rad.  Ako jedinicama promenite procenat, Project preračunava rad.  Ako promenite rad, Project preračunava jedinice.  Ako promenite trajanje, Project preračunava rad.

Sl. 53 Izbor fiksnog trajanja

2.10.1.5. Aktivnosti sa fiksnim trajanjem i fiksnom količinom rada Kod ovih aktivnosti (slika 54.) ne mogu se povećavati ni trajanje ni količina rada, tako da dodavanje resursa znači da će na svaku jedinicu resursa dolaziti manji procenat aktivnosti (provodiće manje

vremena na toj aktivnosti), oslobaĎajući ih više za druge aktivnosti. Ako promenite procenat angažovanosti jedinice resursa, Project će preračunati rad. Kod aktivnosti sa fiksnim trajanjem i fiksnom količinom rada:  Ako dodate ili uklonite jedinice, Project preračunava jedinice.  Ako promenite procenat za rasporeĎene jedinice, Project preračunava rad.  Ako povećate trajanje, Project preračunava jedinice.  Ako promenite rad, Project preračunava jedinice

Sl. 54. Izbor fiksnog trajanja i fiksne količine rada

2.10.2. Izmena tipa aktivnosti 1.

Izaberite aktivnost dvostrukim pritiskom levog tastera miša, ili izaberite aktivnost a zatim

pritisnite dugme Task Information, na standardnoj paleti alatki, da biste otvorili okvir za dijalog. 2.

Otvorite karticu Advanced.

3. 4.

Sa padajuće liste u polju Task Type izaberite tip aktivnosti. Za aktinosti sa fiksnim jedinicama ili fiksnim trajanjem, potvrdite ili uklonite znak potvrde za

opciju Effort driven (fiksna količina rada). 5.

Pritisnite dugme OK.

2.10.3. Zadavanje podrazumevanog tipa aktivnosti Podrazumevani tip aktivnosti je sa fiksnim jedinicama (Fixed Units). Da biste promenili tip za novo unete aktivnosti, promenite podrazumevani tip: 1.

Koristeći menije File → Options da biste otvorili okvir za dijalog Options (slika 55).

2.

Na kartici

Schedule, sa padajuće liste u polju

Duration (fiksno trajanje) ili Fixed Work (fiksni rad). 3.

Pritisnite dugme OK da biste zatvorili okvir za dijalog.

Default Task Type, izaberite Fixed

Sl. 55. Podešavanje tekućeg tipa aktivnosti

2.10.4. Raspoređivanje resursa pomoću formulara Task Kada koristite formular Task da biste unosili ili pregledali rasporede, obično podelite prozor programa i prikažite

Gantov dijagram u jednom oknu a formular Task u drugom. Takva

konfiguracija ekrana je prikazana na slici 56. Formular Task pruža Vam obilje informacija oaktivnostimi koju ste izabrali u Gantovom dijagramu, i predstavlja najpogodniji prikaz za menjanje tipa aktivnosti i opcije fiksne količine rada dok rasporeĎujete resurse na aktivnosti projekta. Da biste prikazali

Gantov dijagram i formular Task

uradite sledeće: 1.

Izaberite View → Gantt Chart da biste otvorili prikaz Gantovog dijagrama.

2.

Izaberite Window → Split Window.

3.

Aktivirajte donje okno i izaberite View → More Views da biste otvorili za dijalog More

Views. 4.

Izaberite Task Form i pritisnite dugme OK.

Sl. 56 Izgled Task i Gantovog dijagrama Da biste rasporeĎivali resurse koristeći formular Task: 1. U Gantovom dijagramu izaberite aktivnost(i) na koju želite da rasporedite resurse. 2.

U formularu Task izaberite resurs sa padajuće liste u polju Resourse Name.

3.

U kolonama Units i Work unesite jedinice i rad koristeći sa strelicama.

4.

Ponovite postupke broj 2 i 3 dok ne definišete sve resurse za aktivnost koju ste izabrali.

5.

Pritisnite dugme OK u formularu Task da biste sproveli rasporeĎivanje.

2.10.5. Pregled angažovanja Prikaz Resource Usage (upotreba resursa), kojeg možete da štampate, kombinuje kalendar sa aktivnostima grupisanim na osnovu resursa, da bi prikazao koliko je sati svakog dana resurs rasporeĎen na odreĎenu aktivnost.

2.10.5.1 Korišćenje formulara Resource Name Formular Resource Name prikazuje ograničene informacije o aktivnostima koja je dodeljena resursu. Da biste otvorili formular Resource Name, izaberite View → More Views → Resource Name (slika 57.). Dvostrukim pritiskom tastera miša izaberite aktivnost da biste otvorili formular Task Information. Pomoću dugmadi Next i Previous možete se kretati sa resursa na resurs.

Sl. 57 Formular Resource Name

2.10.5.2. Korišćenje formulara Resource

Formular Resource (slika 58.) sadrži polja sa podacima o resursu koje možete da menjate, uključujući redovnu i prekovremenu satnicu i cenu upotrebe. Dvostrukim pritiskom tastera miša izaberite aktivnost da biste otvorili njen formular Task Information. Pomoću dugmadi

Next

i

Previous možete se kretati sa resursa na resurs.

Sl. 58 Formular Resurs

2.10.5.3 Korišćenje prikaza Resource Usage Prikaz Resource Usage omogućava Vam da sagledate planirane aktivnosti za svaki resurs. U ovom prikazu aktivnosti su grupisane po resursima, a resursi su poreĎani azbučnim redom. Na slici 59. je

prikaz Resource Usage, koji je korišćen kao primer u prethodnim poglavljima. Aktivnosti na koje nisu rasporeĎeni resursi, ako ih ima, poreĎani su na vrhu tabele. Preopterećeni resursi i rasporedi koji preopterećenja prouzrokuju, u ovom prikazu označeni su crvenom bojom.

Sl. 59. Formular Resource Usage

2.10.5.4. Primena tabele sa različitim satnicama U Projectu možete da za jedan resurs definišete do pet različitih tabela sa satnicama, na kartici Costs okvir za dijalog Resource Information, što je prikazano na slici 60.

Sl. 60 Satnica resursa Kada rasporedite resurs, Project koristi satnicu iz tabele A. Da biste pri rasporeĎivanju upotrebili satnicu iz neke druge tabele, u prikazu Resource Usage dvostrukim pritiskom tastera miša izaberite raspored da biste otvorili okvir za dijalog Assignment Information (slika 61.). Na kartici General izaberite na padajućoj listi tabelu satnice koju želite, a zatim pritisnite dugme OK da biste tabelu primenili.

Sl. 61 Izbor satnice u Assignment Information

2.10.5.5. Korišćenje šablonskih rasporeda rada Nasuprot tipu aktivnosti, ne možete zadati raspored rada za ceo projekat. Svako angažovanje resursa uvek ima ravnomerni raspored rada sve dok ga sami ne izmenite. U Projectu postoji osam šablona rasporeda rada. Da biste promenili liniju rada angažmana nekog resursa u prikazima Task Usage ili Resource Usage, izaberite angažman dvostrukim pritiskom tastera miša da biste otvorili okvir za dijalog Assignment Information i sa padajuće liste

Work Countour izaberite šablon linije rada

po želji. Linija rada interaktivno reaguje sa parametrima aktivnosti i resursa uvek kad vršite izmene u angažmanu resursa u projektu (slika 62.).

Sl. 62 Promena rasporeda rada u okviru aktivnosti Kada u angažmanu nekog resursa definišete liniju rada, Project će primeniti i preračunati rad, trajanje ili jedinice što zavisi od tipa aktivnosti. Tipovi šablonskog rasporeda rada:  

Ravnomerni raspored rada (podrazumevani). Opterećen kraj – najintenzivniji rad je na kraju angažovanja.



Opterećen početak – najintenzivniji rad je na početku angažovanja.



Raspored sa dvostrukim vrhuncem – najintenzivniji rad grupisan je oko dva perioda.



Rani vrhunac – slično šablonu sa opterećenim početkom, ali prvo nastupa period povećanja intenziteta rada.



Kasni vrhunac – slično šablonu sa opterećenim krajem, ali nakon najvećeg intenziteta rada nastupa period opadanja.



Šablon «zvono» - pojavljuje se jedan vrhunac intenziteta na sredini angažovanja.



Šablon «kornjača» - kao šablon zvono ali sa periodom povećanja odnosno smanjenja rada pre odnosno posle vrhunca.

Svaki šablon vrši raspored količina rada koje će se izvršavati po vremenskim intervalima. Primena šablona rasporeda rada fiksira broj jedinica. Zbog toga primene šablona nikad ne dolazi do podešavanja jedinica resursa. Pored toga, stanje opcije fiksne količine rada ne predstavlja uticajan faktor, jer se ta opcija primenjuje u slučaju dodavanja ili oduzimanja resursa iz angažmana. Kada primenite neki od gotovih šablona rasporeda rada, Project odreĎuje trajanje koje će za takav raspored biti potrebno, deli trajanje na 10 delova i množi svaki deo sa odreĎenim procentom da bi došao do sati (ili minuta, dana) rada u tom delu. Za aktivnosti sa fiksnim jedinicama i fiksnim radom, pre nego što primeni procente, Project treba da obavi dva dodatna proračuna. Prvo Project deli ukupan rad u angažmanu (100 sati) sa prosekom procenata delova odabranog šablona (u slučaju šablona «kornjača» to je 70%) da bi odredio novo trajanje angažmana: 100 sati/0.7=143 sati, ili 17.8 dana. Kod aktivnosti sa fiksnim trajanjem ne može se menjati trajanje, tako da primena šablona rasporeda rada prouzrokuje smanjenje ukupne količine rada. Da biste na brzinu izračunali novo trajanje za aktivnost sa fiksnim jedinicama i fiksnom količinom rada, podelite njeno trajanje sa prosekom iz zadnje kolone gornje tabele. Da biste izračunali novu količinu rada za aktivnost sa fiksnim trajanjem, pomnožite sadržite sadašnju vrednost za rad sa procentom iz zadnje kolone.

2.10.6. Sagledavanje aktivnosti sa preopterećenjima Resursi mogu postati preopterećeni, ali su moguća rešenja ograničena osobinama aktivnosti koja je deo preopterećenja. Da biste sagledali preopterećene aktivnosti, otvorite neki prikaz aktivnosti (naprimer Gantov dijagram) i prikažite meni Next Overallocation (Resource Next Overallocation slika 68). Pritisnite dugme Go To Next Overallocation da biste prešli na sledeću aktivnost na koju je rasporeĎen preopterećeni resurs. Upotrebite dugme Resource Allocation View da biste otvorili kombinovani prikaz sa tabelom Resource nivelisanje (Leveling Gantt); prikaz

Usage

Task Entry sadrži

i

Gantovim

dijagramom

za

Gantov dijagram i formular Task sa

angažmanima resursa. Bilo koji prikaz da koristite, otvorite okvir za dijalog Assign Resources u kome možete da dodajete ili uklanjate resurse.

2.10.7. Nivelisanje resursa Opcija nivelisanja resursa u Projectu rešava slučajeve preopterećenja tako što primenjuje odlaganje ili podelu aktivnosti. Nivelisanje možete da primenite na odreĎeni vremenski period ili na ceo projekat.

Project uzima u obzir više faktora da bi izabrao aktivnosti koje će da odloži ili podeli: 

Raspoloživo slobodno vreme.



Prioritet aktivnosti, njene zavisnosti i ograničenja.



Redni broj aktivnosti.



Datumi u vremenskom planu.

Pre nego što počnete da nivelišete, napravite rezervnu kopiju datoteke projekta.

2.10.7.1. Opcije nivelisanja u Projectu Izaberite bilo koju aktivnost. Sa glavnog menija aktivirajte karticu Resource → Leveling Options da biste otvorili okvir za dijalog Resource Leveling (slika 63.). Parametri iz ovog okvira za dijalog odreĎuju kada će i kako Project da niveliše resurse.

Sl. 63. Dijalog Resource Leveling Ako je potvrĎena opcija Automatic Leveling Calculation, Project će vršiti podešavanje odmah nakon što prouzrokujete pojavu preopterećenja, time što ste izmenili aktivnost ili rasporedili resurs. Ovo može da uspori izvršavanje kod velikih projekata pa se zato kod njih i isključuje. Imajte na umu da Project niveliše tako što aktivnosti odlaže, ili ih deli, pa ukoliko Vas datum završetka projekta zaista obavezuje, nemojte se odlučiti na opciju automatskog nivelisanja. (slika 64.)

Sl. 64 Način nivelisanja resursa Ako koristite opciju Manual, treba da otvorite okvir za dijalog Resource Leveling i da pritisnite dugme Level Now da biste pristupili nivelisanju. Sa padajuće liste Look for Overallocations izaberite vremenski period na bazi koga ćete tražiti preopterećenje. Project ignoriše preopterećena koja su manjeg trajanja od perioda koji ste izabrali. Ako ste, na primer, izabrali da proveravate preopterećenja na nedeljnoj bazi (Week by Week), radnik može biti planiran da radi 2 dana uzastopce

po 16 radnih sati i da bude i dalje ispod granice od 40 sati nedeljno. Ako proveravate preopterećenja na dnevnoj bazi, pokazaće se da je radnik oba dana preopterećen, tako da će aktivnosti u tim danima pretrpeti promene tokom nivelisanja. Prilikom traganja za preopterećenjima možete da birate jedan od pet vremenskih intervala: 

Na bazi minuta (Minute by Minute) će biti nivelisani resursi koji su preopterećeni minut radnog vremena ili više.



Na bazi sata (Hour by Hour) će biti nivelisani resursi koji su preopterećeni sat radnog vremena ili više.



Na bazi dana (Day by Day) će biti nivelisani resursi koji su preopterećeni jedan dan ili više.



Na bazi meseca (Month by Month) će biti nivelisani resursi koji su preopterećeni mesec dana ili više.

Ako koristite opciju

Automic Leveling, uklonite potvrdu ispred opcije

Clear

Leveling

Values Before Leveling (ona je podrazumevano potvrĎena). Ukoliko ova opcija ostane potvrĎena, Project će pre nego što pristupi nivelisanju, poništiti odlaganja aktivnosti koja su nastala prilikom ranijih nivelisanja, kao i odlaganja koja ste uneli ručno. Postoje neke aktivnosti koje Project neće da odloži. Project ne odlaže aktivnosti kojima su postavljena sledeća ograničenja: 

Mora se završiti na (Must Finish On)

 

Mora početi na (Must Start On) Što je kasnije moguće (As Late As Possible)



Što je ranije moguće (As Soon As Possible)

Project neće da odloži aktivnosti čiji je prioritet 1000, niti će da odloži aktivnosti čije je izvršavanje počelo. MeĎutim može se desiti da podeli aktivnost koja je već počela. Da biste sprečili da Project pomeri datum završetka, potvrdite opciju Level Only Within AvailableSlack. Ova opcija je podrazumevano isključena. Ako u projektu ne postoji mnogo slobodnog vremena a potvrdite ovu opciju, Project neće moći nivelisanjem da reši mnoge slučajeve preopterećenja. Opcija Leveling Can Adjust Individual Assigments On a Task je podrazumevano uključena. Kad je ova opcija uključena, a na aktivnost je rasporeĎeno više resursa, Project može da odloži početak angažovanja jednog resursa, a da druge resurse rasporeĎene na aktivnost ostavi neizmenjene. Opcija Leveling Can Create Splits in Remaining Work je podrazumevano uključena. Kad je ona uključena, Project može da odloži aktivnost koja je upravo počela. Opcija Level resource with the proposed booking type je podrazumevano isključena. Kad je ona uključena, Project će u nivelisanje uključiti aktivnosti koje imaju predloženi tip rezervacije resursa. Opcija Level manually scheduled tasks je podrazumevano uključena i znači da se izvrši nivelacija i aktivnosti kojima se slobodno zadaje raspored početka i završetka.

2.10.7.2. Pokretanje procesa nivelisanja Pošto ste zadali vremenski period, pritisnite dugme Level All i Project će odrediti resurse koji su preopterećeni, a zatim će odložiti ili podeliti aktivnosti da bi smanjio ili eliminisao preopterećenje, pritom se koristeći parametrima koje ste zadali u okviru za dijalog.

2.10.7.3. Poništavanje odlaganja koja su nastala nivelisanjem

Da biste uklonili odlaganja koja su nastala nivelisanjem, izaberite aktivnost za koju želite da uklonite posledice nivelisanja i otvorite dijalog Resource Leveling. Pritisnite dugme Clear Leveling. Izaberite Entire Project (celi projekat) ili Selected Tasks (izabrane aktivnosti), a zatim pritisnite dugme OK.

2.10.8. Snimanje prvobitnog plana projekta Kada ste napravili projekat koji je tehnološki korektan i gde nemate preopterećenja resursa da biste mogli da pratitet tok realizacije prethodno se mora snimiti bazna linija projekta. Bazna linija projekta predstavlja prvobitni plan sa kojim će se tekuće vrednosti uporeĎivati. Da biste pristupili opciji Save Baseline morati izabrati karticu Project pa onda sa toolbara ikonicu. Time ćete otvoriti okvir za dijalog Save Baseline prikazan na slici 65. Pritisnite dugme OK da biste formirali prvobitni plan projekta. Sledeći put kada snimate projekat, on će biti snimljen sa prvobitnim planom.

Sl. 65 Dijalog Save Baseline

2.10.8.1 Pregled prvobitnog plana projekta Kada snimite projekat sa prvobitnim planom, možete da pregledate podatke iz prvobitnog plana tako što ćete otvoriti prikaz Gantovog dijagrama za praćenje sa prvobitnim planom (View →Tracking Gantt a zatim View → Tables → More Tables → Baseline) prikazanom na slici 66.

Sl. 66. Pregled prvobitnog plana

2.10.8.2. Menjanje podataka prvobitnog plana projekta Pošto ste snimili prvobitni plan projekta, možda ćete morati da ažurirate neke podatke koji su

obuhvaćeni prvobitnim planom. Na primer, nakon snimanja prvobitnog plana pronašli ste da jedna grupa aktivnosti, koju ste planirali da izvršite pomoću podizvoĎača, možete izvršiti sopstvenim snagama. Da biste ovu izmenu uneli u projekat,morate da dodate neke podaktivnosti, prilagodite fiksne troškove i dodate resurse. Da ove izmene ne bi bile tumačene kao odstupanje od plana, poželećete da ih obuhvatite prvobitnim planom. 1. U tabeli za unos podataka u prikazu Gantovog dijagrama izaberite aktivnosti koje su menjane ili dodavane. 2. Izaberite karticu Project, a zatim Save Baseline. 3. U okviru za dijalog Save Baseline izaberite opciju Selected Tasks. 4. Pritisnite dugme OK.

2.10.8.3. Brisanje prvobitnog plana Da biste izbrisali prvobitni plan celog projekta, izaberite karticu Project → Set Baseline → Clear Baseline. Pritisnite dugme OK da biste izbrisali prvobitni plan za celi projekat. Ako želite da izbrišete prvobitni plan samo za neke aktivnosti, izaberite te aktivnosti, karticu Project → Set Baseline → Clear Baseline i u okviru za dijalog Clear Baseline izaberite opciju Selected Tasks (slika 67).

Sl. 67. Brisanje bazne linije 2.11. Ažuriranje stvarnim podacima o aktivnostima 2.11.1. Kolone sa podacima koje se ažuriraju Neke aktivnosti nemaju dodeljene resurse. Ili iz odreĎenih razloga, možda nema mogućnosti da neke resurse uključite u komunikaciju. Za takve aktivnosti morate ručno uneti podatke o realizaciji. Za aktivnosti na koje nisu rasporeĎeni resursi, možete ručno uneti sledeće podatke:   

Stvarne datume početka i završetka. Stanje aktivnosti, uključujući: procenat izvršenja, stvarno trajanje i preostalo vreme trajanje. Troškove.

Za aktivnosti koje imaju rasporeĎene resurse, možete ručno da unesete sledeće podatke:  Stvarna količina rada  Terminirani rad.

2.11.2. Stvarni datumi početka i završetka Stvarni datum početka predstavlja datum kada je izvršavanje aktivnosti zaista počelo. Project izračunava taj datum na bazi unosa u koloni

Percent Complete (procenat izvršenja aktivnosti),

Actual Work (stvarna količina rada) ili Percent Work Completed (procenat izvršenja rada). TakoĎe, možete ručno da izmenite stvarni datumi početka, ako obavite izmene u koloni Start Date

tako da podatak odgovara stvarnom datumu početka. Stvarni datum završetka se izračunava kada ostane da se izvrši 0% rada, ili kada vrednost u koloni Percent Complete ili Percent Work Completed iznosi 100%.

2.11.3. Kolona Percent Complete Vrednost u ovoj koloni predstavlja razliku u procentima izmeĎu stvarnog trajanja i planskog trajanja. Project koristi sledeću formulu: % Complete= Actual Duration /Duration * 100 Kad unesete vrednost za % Complete, Project automatski izračunava stvarno trajanje i preostalo trajanje.

2.11.4. Stvarno i preostalo trajanje Stavrno trajanje (Actual Duration) je ukupni vremenski opseg radnog vremena, bez obzira na stvarni broj radnih sati (količine rada) potrošnog na odreĎenoj aktivnosti. Project izračunava preostalo trajanje (Remaining Duration) na bazi unete vrednosti Percent Completed. Na primer, ako je trajanje aktivnosti pet dana a aktivnost je 50% završena, preostalo trajanje je dva i po dana. Ako rsporedite resurse na aktivnosti a u planiranju koristite podrazumevanu opciju fiksne količine rada, nemojte unositi podatke za stvarno trajanje. Ako bi vrednost za stvarno trajanje bila veća od vrednosti u koloni Duration (planirano trajanje), MS Project će ažurirati planirano trajanje da bi ga izjednačilo sa stvarnim trajanjem, preostalom trajanju daće vrednost 0, a aktivnost će označiti kao završenu sa 100%.

2.11.5. Stvarni troškovi (Actual Costs) Stvarni troškovi obuhvataju troškove u vezi sa resursom napravljene do odreĎenog datum i fiksne troškove u vezi aktivnosti. Project izračunava vrednost u ovoj koloni na osnovu: stvarnog rada, stvarnog prekovremenog rada, troškova upotrebe i fiksnih troškova. Project koristi sledeću formulu: Stvarni troškovi=(stvarni rad * standardna satnica) + (stvarni prekovremeni rad* prekovremena satnica) + troskovi upotrebe resursa + fiksni troškovi aktivnosti Zbog složenosti izračunavanja stvarnih troškova, preporučuje se da taj posao uglavnom prepustite Projectu.

2.11.6. Stvarni rad (Actual Work) Project izračunava stvarni rad na bazi količine rada kojeg je resurs, rasporeĎen na projektu, izvršio. Kolona sa vrednostima za stvarni rad nije dostupna ako nemate resurse rasporeĎene na aktivnosti.

Ukoliko ručno unesete vrednost za stvarni rad, Project izračunava procenat izvršenog rada i preostali rad, pridržavajući se sledećih formula: Procenat izvršenog rada=stvarni rad / planirani rad Preostali rad = planirani rad – stvarni rad Kad unesete procenat izvršenja, procenat izvršenog rada ili stvarni rad, MS Project ažurira vrednost stvarnog rada za odreĎenu aktivnost.

2.11.7. Ažuriranje podataka o aktivnostima Većinu podataka o projektu možete da ažurirate koristeći tabelu Tracking u tabelarnom prikazu aktivnosti (Task Sheet). Ovaj prikaz (slika 68.) sadrži sledeće kolone:

Sl. 68. Prikaz Task Sheeta Actual Start (Act. Start), Actual Finish (Act. Finish), Percent Complete (%Comp.), Actual Duration (Act. Dur.), Remaining Duration (Rem. Dur.), Actual Cost (Act. Cost) i Actual Work (Act. Work). U svaku od ovih kolona možete sami da unosite podatke, osim u koloni Actual Cost. Ona je podrazumevano, kolona čiji podaci nastaju izračunavanjem. Da biste otvorili tabelu Tracking, u tabelarnom prikazu aktivnosti (Task Sheet), uradite sledeće: 1.

Izaberite View → Task Sheet.

2.

Izaberite karticu View → Tables → Tracking

Da biste unosili podatke u tabelu, postupite ovako: 1.

Izaberite ćeliju u koju želite da unosite datumske podatke, na primer u koloni Act. Start.

Pritisnite strelicu u ćeliji da biste iz kalendara izabrali datum (slika 69.)

2.

Sl. 69 Unos podataka o vremenu Da biste uneli numeričke podatke u kolone kao što je %Comp. Ili Act Dur. Postupićete na sledeći način: 1.

Izaberite ćeliju u koju želite da unosite brojčane podatke.

2.

Upotrebite strelicu nagore ili nadole u ćeliji da biste izabrali vrednost, ili vrednost upišite.

(slika 70.)

Sl. 70. Unos brojne vrednosti u ćeliju

2.11.7.1 Korišćenje dijaloga Update Tasks Da biste aktivirali dijalog Update Tasks potrebno je da u već postojećem pogledu View → Task Sheet na kartici Task izaberite Mark on Track. 1. Task → Mark on Track → Update Tasks (slika 71.)

Sl. 71 Izbor menija Update Tasks U okviru za dijalog Update Tasks možete da unosite vrednosti za kolone: %Complete, Actual Duration, Remaining Duration, Actual Start, Actual Finish, i Notes (slika 72.)

Sl. 72 Dijalog Update Tasks Ako završavate aktivnosti u planiranom roku možete da brzo ažurirate sve završene aktivnosti na vrednost izvršenja 100%, tako što ćete izabrati karticu Project → Update Project. Time ćete otvoriti okvir

za

dijalog Update Project (slika 73.)

Sl. 73. Dijalog Update Project

2.11.8 Ažuriranje aktivnosti za ceo projekat Da biste ažurirali aktivnosti za ceo projekat sve do zadatog datuma, pomoću dijaloga Update Project, uradite sledeće: 1. Na meniju View izaberite Gantt Chart 2. Otvorite meni Tools i izaberite Update Project. 3. Odaberite opciju Update Work as Complete Through, a zatim upišite ili izaberite datum do koga želite da se izvrši ažuriranje. 4. Odaberite opciju Set 0% or 100% Complete Only. 5. Odaberite opciju Entie Project. 6. Pritisnite dugme OK

2.11.9. Unošenje procenta izvršenja (Percent Complete) Pored korišćenja okvira za dijalog Update Tasks i Update Project, procenat izvršenja možete ažururati korišćenjem palete alatki Tracking tako što ćete izabrati aktivnosti koje želite da ažurirate, a zatim da pritisnete neko od %Complete digmadi.

2.11.10. Praćenje terminiranog stvarnog rada Terminirani stvarni rad možete unositi sami, ručno ili da ga Project automatski unosi na bazi podataka dobijenih od resursa kroz izveštaj TeamStatus. Ako želite da terminirani stvarni rad unosite ručno, (slika 74.) ili ako želite da pregledate podatke za terminirani rad koji su uneti pomoću izveštaja

TeamStatus, uradite sledeće: 1. Otvorite pogled Task Usage (View → Task Usage) 2. Izaberite tabelu Tracking (View → Tables → Tracking). 3. Sa linije menija izaberite karticu Format, a zatim Actual Work

Sl. 74. Tabela Task Usage za unos terminiranog stvarnog rada

2.11.11. Pregled odstupanja od prvobitnog plana projekta

Sl. 75. Prikaz Tracking Grantt i razlika izmeĎu planiranog i aktivnog rada Bez obzira da li aktivnosti ažurirate sami ili koristite alatke za grupni rad, pa Vam Project ažurira podatke o aktivnostima na bazi izveštaja TeamStatus, poreĎenje ostvarenih rezultata sa prvobitnim planom ili meĎufaznim planovima pruža Vam obilje informacija o stanju projekta. Project izračunava odstupanja od prvobitnog plana projekta za datume početka i završetka, trajanje, rad i troškove. Ova odstupanja najlakše možete da sagledate ako otvorite prikaz Tracking Gantt i tabelu odstupanja (Variance). U prikazu Tracking Gantt (slika 75.) trake sive boje predstavljaju aktivnosti sa

datumom početka i završetka po prvobitnom planu, plave i crvene trake predstavljaju aktivnosti po važećem planu. (crvene trake predstavljaju aktivnosti koje su na kritičnom putu). Tabela Variance (slika 76.) sadrži kolone koje prikazuju podatke iz prvobitnog plana i odstupanja od njih, a možete da dodate kolone u kojima poredite stvarne i planirane datume i datume iz meĎufaznih planova.

Sl. 76. Tabela Variance koristi se za poreĎenje ostvarenih i planiranih aktivnosti

2.11.12. Dodavanje linija progresa u Gantov dijagram Da biste lakše uočili stanje mrežnog plana projekta možda ćete poželeti da u Gantov dijagaram, ili Gantov dijagram za praćenje, dodate linije progresa (slika 77.). Kad dodate linije progresa, Project crta liniju koja povezuje one aktivnosti koje su u toku izvršavanja i aktivnosti koje su trebale da počnu. Oštri uglovi nacrtani ulevo predstavljaju radove koji kasne iza plana, a oštri uglovi nacrtani udesno predstavljaju radove koji su ispred plana.

Sl. 77 Linije progresa

Da biste dodali linije progresa, desni taster miša kliknite u grafičkom prikazu Tracking Ganta i izabrati Progress Lines čime ćete otvoriti okvir za dijalog Progress Lines (slika 78.), a zatim postupite ovako:

Sl. 78. Dijalog prozor za aktiviranje Progress Lines 1. 2. 3.

4. 5.

6. 7. 8.

Potvrdite opciju Always Display Current Progress Line da bi se trenutne linije progresa uvek prikazivale. Odaberite opciju At Project Status Date (na dan na koji tražite stanje projekta) ili At Current Date (na današnji dan) da biste naznačili gde želite da se pojave linije progresa. Potvrdite opciju Display Progress Lines at Reccuring Intervals (prikazivanje linija progresa u ponavljajućim intervalima), a zatim odaberite vremenski interval prikazivanja: Daily (dnevno), Weekly (nedeljno), ili Monthly (mesečno). Naznačite da li želite da linije progresa počnu od datuma početka projekta (Project Start) ili od nekog drugog datuma po Vašem izboru. Potvrdite opciju Display Selected Progress Lines, a zatim upišite ili izaberite datum za koje želite da se prikažu linije progresa. Pritisnite dugme Delete ako želite da uklonite izabrani datum. Izaberite da li želite da se linije progresa prikažu u odnosu na tekući plan ili prvobitni plan projekta. Otvorite karticu Line Styles i izaberite vrstu i boju linije, oblik i boju prelomnog vrha linije progresa za tekuće i ostale linije progresa. Pritisnite dugme OK da biste zatvorili okvir za dijalog Progress Lines i dodati linije progresa.

2.12. Analiza izvršavanja projekta preko analize finansijske realizacije U analizi finansijske realizacije koriste se tri vredosti koje su zavisne od aktivnosti da bi se izračunala odstupanja i odnosi. U te vrednosti, odstupanja i odnose umešano je i malo matematike, ali isplati se da formule proučite kako biste shvatili primenu tih vrednosti u analizi projekta. Te vrednosti koje su u vezi sa aktivnostima su: Planirana vrednost PV(BCWS – BUDGETED COST OF WORK SCHEDULE), predstavlja trošak koji bi opteretio aktivnost od datuma njenog početka do datuma na koji utvrĎujete stanje projekta, pod uslovom da se primenjuju planirani troškovi. PV je u stvari budžet prvobitnog plana

projekta. To je cena satnice iz prvobitnog plana pomnožena sa planiranim radnim satima (PV prvobitno planirana cena * prvobitno planirani sati).

=

Zaradjena vrednost EV(BCWP – BUDGETED COST OF WORK PERFORMED), predstavlja trošak koji je trebao da nastane od početka projekta do datuma na koji utvrĎujete stanje projekta, na bazi stvarnog izvršenog rada. EV predstavlja proizvod stvarno izvršenog rada i cene iz prvobitnog plana, a naziva i finansijska realizacija projekta. To je cena satnice iz prvobitnog plana pomnožena sa stvarno izvršenim radnim satima. (EV = prvobitno planirana cena * stvarno utrošeni sati) AC(ACWP – ACTUAL COST OF WORK PERFORMED), predstavlja stvarni trošak koji je nastao na odreĎenoj aktivnosti u period u period od početnog datuma projekta do datuma na koji utvrĎejete stanje projekta. AC predstavlja stvarnu cenu neke aktvnosti. To je stvarna cena radnog sata pomnožena sa stvarno utrošenim satima. (AC = stvarna cena radnog sata * stvarno utrošeni sati).

2.12.1. Računanje odstupanja finansijske realizacije Pomenute tri vrednosti koriste se za izračunavanje dve vrste odstupanja i dve vrste odnosa, koji će Vas sigurno interesovati. Schedule variance (SV) – odstupanje od plana – uporeĎuje PV sa EV (planirani trošak za planirani i stvarni rad) i prikazuje razliku u troškovima koja je nastala samo zbog razlike planiranog i stvarno izvršenog rada. Cost variance (CV) – odstupanje troškova – uporeĎuje EV sa AC (slika 79.) SV=EV-PV CV=EV-AC

Sl. 79 Odstupanja finansijske realizacije

2.12.2 Izračunavanje indeksa finansijske realizacije Radi lakšeg poreĎenja realizacije različitih aktivnosti uvode se indeksi finansijske realizacije i to: SPI – SCHEDULE PERFORMANCE INDEX – indeks izvršavanja plana – je odnos stvarno izvršenog rada sa planiranim radom (SPI=EV/PV) CPI – COST PERFORMANCE INDEX – indeks ostvarenja troškova – je odnos troškova predviĎenih prvobitnim planom sa stvarnim troškovima koji su opteretili odreĎenu aktivnost (CPI=EV/AC)

2.12.3. Izračunavanje procene troškova

Project koristi ostvarene troškove i rad da bi procenio dalji razvoj Vašeg projekta u finansijskom pogledu. EAC – ESTIMATE AT COMPLETION – procena stanja na završetku – obuhvata fiksne troškove, stvarne troškove, i preostale troškove za neku aktivnost. Ova procena je tačna samo ako se ostatak aktivnosti završi kako je budžetom planirano. BAC – BASELINE COST, ILI BUDGET AT COMPLETION – budžet na završetku – predstavlja zbir fiksnih troškova i troškova resursa po prvobitnom planu. BAC obuhvata prekovremeni rad po prekovremenoj satnici i standardni rad po standardnoj satnici. VAC – VARIANCE AT COMPLETION – odstupanje na završetku – predstavlja razliku izmeĎu BAC i EAC (VAC=BAC-EAC). Da biste mogli da sagledate sve varijanse i procene, otvorite tabelu Earned Value u nekom prikazu aktivnosti. Da biste otvorili tabelu Earned Value u Gantovom dijagramu, uradite sledeće: 1. 2. 3.

Otvorite Gantov dijagram (View → Gantt Chart) Izaberite View → Tables → More Tables da biste otvorili okvir za dijalog More Tables. Izaberite tabelu Earned Value i pritisnite dugme Applay.

Na slici 80. prikazan je izgled kolona analize finansijske discipline.

Sl. 80. Tabela Earned Value

2.12.4. Analiza odstupanja i indeksa Dva odstupanja koja smo spomenuli napred u tekstu, - odstupanje od plana i odstupanje troškova, čija vrednost može biti pozitivna ili negativna – su najvažnije stavke. Što je broj veći veće je odstupanje izmeĎu izvršenja i plana, ili izmeĎu stvarnih i prvobitno planiranih troškova. Kada su SV i CV pozitivni, stvari izgledaju dobro. Pozitivno odstupanje od plana znači da aktivnosti idu ispred plana. Kada je odstupanje troškova pozitivno, troškovi projekta su manji od budžetom predviĎenih.

Negativna odstupanja su loš znak. Kada je odstupanje od plana negativno, projekat kasni. Ako je pritom odstupanje troškova pozitivno, imate manevarskog prostora da angažujete dodatne resurse i rešite problem kašnjenja. Ako je odstupanje troškova negativno, projekat je prekoračio planirani budžet. Indeksi finansijske realizacije su mali brojevi. Ako nema odstupanja, onda je SPI jednak 1.0. Ako nema odstupanja troškova, onda CPI iznosi 1.0. Kao kod odstupanja, negativni brojevi (kod indeksa su brojevi manji od 1.0) znače da je projekat u zakašnjenju ili da je prekoračio planirani budžet. Indeksi iznad 1 su dobri. Ako je SPI iznad 1.0, projekat se realizuje brže nego što je planirano.

2.12.5. Analiza procene troškova Procena stanja na završetku (EAC) i procena budžeta na završetku (BAC) imaju važnost od odstupanja na završetku (VAC). VAC indicira da li će projekat završiti u okviru budžeta ili ne. Pozitivna vrednost kazuje da će se projekat završiti u okviru budžeta. Negativna vrednost da će budžet biti prekoračen. Imajte na umu da procena odstupanja na završetku nije proistekla iz analize trenda. Ako je Vaš projekat na polovini svoje realizacije izašao izvan budžeta, VAC daje procenu kao da će preostali deo projekta biti izvršavan u okviru planiranog budžeta. Ako opravdano smatrate da će prekoračenje budžeta da se nastavi do kraja projeka, pomnožite vrednost VAC inverznom vrednošću procenta izvršenja projekta, da biste dobili procenu za kraj projekta. Ako je procenat izvršenja 75% a vi smatrate da će trend prekoračenja budžeta da se nastavi pomnožite vrednost VAC sa (1/0.75=1.33)