Ms Project Basic v 2013 (v1)

Programa Gestión de Proyectos con Microsoft Project 2013

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Gestión de Proyectos con MS Project 2013 (Nivel Básico)

Instructor: José Franco N. • MPM, PMP, MCTS, CSM, CSPO, PSM, PMI-ACP

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Objetivo General Planificar un proyecto empresarial o personal, aplicando conceptos, técnicas y la herramienta informática MS Project 2013, para ejecutar proyectos realistas, dentro de los plazos y presupuestos establecidos.

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Objetivos Específicos 1. Identificar los conceptos básicos relacionados a la Dirección de Proyectos, referentes a la identificación de involucrados, definición de requerimientos y objetivos del proyecto, para establecer apropiadamente el alcance del proyecto. 2. Construir

el

cronograma

del

Proyecto,

identificando

las

actividades,

dependencias, recursos necesarios y tiempos estimados para el cumplimiento del

Alcance del Proyecto comprometido. 3. Producir un Informe sobre la situación del proyecto, teniendo en cuenta las

variables de tiempo, costo y alcance, informando a los involucrados del proyecto y facilitando la toma de decisiones correctivas y preventivas.

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Metodología Exposición de conceptos fundamentales, luego del cual los participantes realizarán prácticas que le ayudarán a desarrollar destrezas en el manejo del aplicativo MS Project 2013. El curso concluye con la realización de una simulación de un proyecto general realizado en equipos. www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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PRESENTACIÓN

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• El día a día

¿Nos está pasando esto?

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• • • • •

Nombre: Empresa: Cargo: Experiencia: Expectativas:

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Cuál es tu nombre? En donde trabajas o has trabajado? Qué funciones desempeñas? Has manejado proyectos? Qué esperas del curso?

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REGLAS DEL JUEGO

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• • • • • •

Pregunta lo que consideres necesario. Comparte tu experiencia con otros. Usa tu tiempo productivamente y respeta el de los demás. Participa activa y dinámicamente. Descubre tus habilidades! Piensa en función de casos reales! • 80-20

Sé parte del equipo!

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• Recuerda que… El proyecto final representa el 60% El examen final el 40%

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•

Sesión 1:Introducción a la Gestión de Proyectos

•

Sesión 2: Introducción al MS Project 2013

•

Sesión 3: Creación del Cronograma del Proyecto

•

Sesión 4: Optimización del Cronograma

•

Sesión 5: Control y Seguimiento

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SESIÓN 1 Introducción a la Gestión de Proyectos

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Definiciones ¿Qué es un proyecto? ¿Algún proyecto en mente?

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Definiciones Qué es un proyecto? “Emprendimiento temporal para lograr un producto, servicio o resultado único” PMBOK 5ta Edición

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Características Temporal: – Fecha de inicio y fin definidas. Único: – Es algo que no se ha realizado antes. Elaboración Gradual: – Se realiza por etapas o fases

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Administración de Proyectos Definición “Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades, para conseguir los requerimientos del proyecto”

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Administración de Proyectos

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

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Administración de Proyectos Implica: – Identificar requerimientos – Gestionar las expectativas de los involucrados – Balancear eficiente y eficazmente: • Alcance • Calidad • Tiempo • Costos • Recursos • Riesgos www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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¿Para qué nos sirve?      

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Mejorar Calidad Cumplir objetivos: Tiempo, Costo y Alcance Establecer procesos formales probados Gestionar, y no solo desarrollar Alinearse a un código ético Mejores resultados, mejores proyectos, clientes más satisfechos

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Estadísticas del Proyecto ¿Por qué fallan los proyectos?

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EJERCICIO

En grupo de 3 o 4 personas: •Identificar razones para éxito de sus proyectos •Identificar razones de fracaso en sus proyectos

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Estadísticas del Proyecto Los proyectos fallan por: – Modificaciones en el alcance – Fechas irreales – Presupuestos excedidos – Usuarios inconformes – Pobre calidad del producto o servicio – Falta de metodología – RRHH no capacitado www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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En números The Chaos Report

Fuente: CHAOS Report 2013

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En números

Fuente: KPMG Advisory

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Interesados (stakeholders) Definición “Personas u organizaciones envueltas activamente en el proyecto o aquellas cuyos sus intereses podrían verse afectados por el proyecto”

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Interesados (Stakeholders) Patrocinador

Clientes

Accionistas

Usuarios Finales

Autoridad pública / Entidades de Control www.cec.espol.edu.ec [email protected]

PROYECTO

Miembros del Equipos

Gerentes de Áreas

Equipo comercial

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Objetivos eSpecífico

Medible Asignable Realista basado en Tiempo

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Lanzar un producto para mejorar las ventas

Comercializar el producto ABC en el mercado de adolecentes (10 a 15 años) de la costa, para incrementar las ventas en un 5% durante el 2011 usando canales de distribución actuales. ‹Nº›

Ciclo de Vida del Proyecto Definición “Es una colección generalmente secuencial y en ocasiones superpuestas de etapas del proyecto, los nombres y cantidades de las etapas son definidas por la organización y por el tipo de proyecto a realizar”

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Ciclo de Vida del Proyecto

INICIO

ORGANIZACIÓN Y PREPARACIÓN

EJECUCIÓN DE TRABAJO

CIERRE

Depende de la organización y de sus procesos www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Procesos Gestión de Proyectos

Planificación Inicio

Cierre

Ejecución

Grupo de Procesos del la Gestión de Proyectos del PMBOK®

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Procesos Gestión de Proyectos Inicio Se define el proyecto con la debida autorización. Planificación Se establece el alcance, se refinan objetivos y se determina el curso de acción a seguir para alcanzar dichos objetivos. Ejecución Se realiza el trabajo definido en el proyecto Monitoreo y control Se revisa y analiza el progreso y desempeño del proyecto Cierre Se realizan actividades para formalizar la conclusión del proyecto.

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Áreas de Conocimiento PMBOK < Comunicaciones

Tiempo >

< RRHH

Costo > < Alcance

Riesgos > < Integración

Proveedores >

< Calidad

Interesados > www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Restricciones del proyecto

CALIDAD

ALCANCE

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Restricciones del proyecto Lo que usualmente sucede

CALIDAD ALCANCE

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Restricciones del proyecto Quién define las prioridades? – Identificar el stakeholder responsable Qué restricción es la prioritaria? – Cuál es fija? – Cuál podemos elegir? – Cuál es variable?

Al menos se requiere negociar dos y dejar una variable www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Ejemplo de restricciones Evento para lanzamiento de producto – Tiempo: 1 mes (fijo) – Recursos: Presupuesto aprox. $10.000 (elegible) – Alcance: Podría ser cena, show, etc (variable)

“Con un tiempo fijo, podemos establecer los recursos y ajustar el alcance necesario”

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Ejemplo de restricciones Planificar viaje para cierre de negocio – Recursos: Presupuesto aprobado $5.000 (fijo) – Tiempo: Entre 1 a 5 días. (variable) – Alcance: Viaje, viáticos, cena de cliente, etc (elegible) “Con recursos fijos, podemos establecer el alcance y ajustar el tiempo”

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Alcance del proyecto Definición “Es todo el trabajo incluido y únicamente el incluido, para alcanzar los objetivos del proyecto y finalizarlo exitosamente”.

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Alcance del proyecto

Actividad 1

PROYECTO Actividad 2

Actividad 4

Actividad 3

Actividad 5

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Alcance del proyecto Proyecto

Actividad 1 INICIO

PLANIFICACIÓN

DISEÑO

EJECUCIÓN

CONTROL Y MONITOREO

CIERRE

Producto Final

Informes de Avance

Acta de Entrega

Actividad 2 Alcance del Proyecto

Actividad 3 Cronograma

Acta del Proyecto

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Planos / Prototipo

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Alcance del proyecto Entregables del proyecto “Productos, servicios o resultados que debe producir el proyecto, la aceptación de los mismos implica la finalización del proyecto”

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Alcance del proyecto Entregables del proyecto

PROYECTO www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Alcance del proyecto Requerimientos del entregable del proyecto “Condición o capacidad que debe ser obtenida por un producto o servicio para satisfacer el cumplimiento de un contrato o especificaciones”.

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Alcance del proyecto Requerimientos Debe cumplir especificaciones:  2 plantas  Piso flotante color cerezo

 Pintura satinada cod 5645  Ventanas acústicas  Etc www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Alcance del proyecto Supuestos del Proyecto “Supuestos son factores del proyecto, que para propósitos de planificación, son considerados como verdaderos, reales o certeza, sin tener pruebas”.

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Alcance del proyecto Supuestos del Proyecto – El cliente proveerá… – El usuario participará… – El proyecto se desarrollará… – Las condiciones ambientales se mantendrán… – Los aspectos legales permanecerán… – La moneda no cambiará… – El precio del acero será…

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Alcance del proyecto Exclusiones del Proyecto “Características, entregables, actividades o todo aspecto NO incluido en el proyecto”.

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Conclusión PROYECTO IDENTIFICADO

Documento formal de definición del proyecto y su alcance

PROYECTO CREADO CRONOGRAMA GENERADO CRONOGRAMA OPTIMIZADO REPORTE DE AVANCES

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SESIÓN 2 Introducción al MS Project 2013

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Interfase del MS Project 2013  Estimar duración de actividades  Controlar recursos y costos  Determinar el avance del Proyecto  Proyectar y simular escenarios  Permitir colaboración entre el equipo www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Menú

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Tabla (Plan de proyecto)

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Vista (Diagrama de Gantt)

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Detalle de la Planificación Estructura de Proyecto (Nombre de Proyecto, fase, entregable y actividad)

Dependencia a otras actividades

Hito Listado de tareas Duración de Actividad www.cec.espol.edu.ec [email protected]

Fechas

Recursos asignados ‹Nº›

Creación del proyecto Configuración y preferencias Involucra todos los componentes y definiciones, opciones del proyecto y de la Organización ejecutora dentro de la herramienta. • Nombre del proyecto • Fecha de Inicio • Calendario de la Organización

Tener a mano feriados de todo el año www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Listado de actividades

LISTADO Fase Entregable Tareas

Hito

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EJEMPLO Diseño de Producto Boceto del producto 1.- Reunión para lluvia de ideas 2.- Prototipo de producto Aprobación formal del boceto

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Definición de tareas Tareas Sumarias: – Tareas principales que contienen actividades, usadas para las etapas, fases o entregables del proyecto. Tareas: – Actividades necesarias para poder realizar los entregables o fases del proyecto. – Se asignan recursos a este nivel. Repetitivas: – Tareas realizadas con una frecuencia establecida. Ej. Reuniones de seguimiento del proyecto. Hitos: – Punto o evento significativo dentro del proyecto. Ej: Aprobaciones. www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Conclusión PROYECTO IDENTIFICADO

PROYECTO CREADO

Proyecto y listado de actividades ingresados en la herramienta

CRONOGRAMA GENERADO CRONOGRAMA OPTIMIZADO REPORTE DE AVANCES

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SESIÓN 3 Creación del Cronograma del Proyecto

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Componentes de Planificación

Métodos de HerramienPlanificación tas

Modelo (Actividades

Información del Proyecto

Recursos)

Listado de Actividades Diagrama de Gantt

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Procesos de Planificación Definición de actividades Definición de secuencia

QUÉ SE HACE?

EN QUÉ ORDEN?

QUIÉN LO HACE?

Estimación de Recursos

QUÉ SE NECESITA?

Estimación de Duración

EN QUÉ TIEMPO SE REALIZA LA ACTIVIDAD DE ACUERDO A LOS RECURSOS DEFINIDOS?

Cronograma definido www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Definición de actividades Definición de actividades

• • • •

QUÉ SE HACE?

Nombre de actividad Definición de secuencia Descripción de la actividad Descripción del resultado o entregable de la actividad Estimación de Recursos Restricciones: – Fecha de Inicio – Fecha de Fin – Comenzar lo antes posible / No comenzar después

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Definición de secuencias Definición de secuencias

EN QUÉ ORDEN?

Tipo de dependencias – Mandatoria: Depende de la naturaleza del proyecto o restricción contractual. – Discrecional: Relacionada a las mejores prácticas. – Externas: Depende de otros actores o actividades fuera del proyecto.

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Definición de secuencias Definición de secuencias

EN QUÉ ORDEN?

Tipo de secuencias • Fin a comienzo (FC)

•

a1

Comienzo a comienzo (CC) a1

a2

a2

•

Fin a fin (FF)

•

Comienzo a fin (CF) a1

a1 a2 a2

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Estimación de recursos QUIÉN LO HACE?

Estimación de Recursos

QUÉ SE NECESITA?

Recurso Humano:  Evaluar habilidades y destrezas necesarias  Evaluar disponibilidad

Materiales:

Costo:  Gastos variables  Logística  Viáticos

 Equipos, transporte  Recursos de acuerdo a unidades requeridas

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Estimación de duración Estimación de Duración

EN QUÉ TIEMPO SE REALIZA LA ACTIVIDAD DE ACUERDO A LOS RECURSOS DEFINIDOS?

Valores para estimación de duración: – Asignar por “duración” • ¿Cuántos días demora la actividad? (días) – Asignación por “trabajo” • ¿Cuántas horas se requiere trabajar? (horas)

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Estimación de duración Estimación de Duración

EN QUÉ TIEMPO SE REALIZA LA ACTIVIDAD DE ACUERDO A LOS RECURSOS DEFINIDOS?

Valores para estimación de duración: – Cantidad de horas por recurso asignado – % de disponibilidad del recurso asignado – Cantidad de material necesario

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Generación de Cronograma Partiendo de la lista de actividades, se procede a detallar actividades, enlazar las secuencias, asignar recursos y tiempos, para obtener una fecha de entrega final.

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Conclusión PROYECTO IDENTIFICADO

PROYECTO CREADO CRONOGRAMA GENERADO

Fecha de inicio, fin y recursos establecidos

CRONOGRAMA OPTIMIZADO REPORTE DE AVANCES

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SESIÓN 4 Optimización del Cronograma

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Inclusión de restricciones y deadlines Ten en cuenta las siguientes restricciones antes de optimizar: – Actividades con fechas fijas de inicio o fin. – Plazos fijos (deadline – fecha límite). – Calendarios individuales de recursos. – Actividades adicionales o fuera del alcance. – Imprevistos que afecten el horario laboral.

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Opciones de Optimización Con relación a las secuencias: – Confirmar que las secuencias establecidas tengan lógica – Se pueden cambiar las secuencias? – Se pueden realizar actividades simultaneas? Con relación al recurso humano: – Se puede seleccionar otros recursos? – Se puede solicitar mayor disponibilidad a los recursos asignados? – Se puede agregar más recursos a ciertas actividades? www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Opciones de Optimización Con relación al Alcance: – Se puede negociar el alcance? – Se puede realizar por etapas o versiones de lanzamiento? – ¿Cuáles son las características críticas de proyecto y cuáles puede esperar? – ¿Los cambios en el alcance, modificaron (aumentaron) el costo y tiempo inicialmente previsto, o se mantuvo fijo?

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Opciones de Optimización Técnicas de optimización: – Fast tracking: • Realiza actividades en paralelo que normalmente se hacen en secuencia • Requiere análisis y validación – Crashing: • Análisis de disminución de duración de actividades • Asignación de más recursos por actividad • Genera posiblemente mayor costo y riesgo www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Identificación costos de recursos Asignado por Trabajo – Costo hora hombre $ – Costo hora extra $ Asignado por Material – Costo de uso por hora $ – Costo fijo $ – Costo único por uso $

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Optimización de carga de recursos Identificar exceso de carga en ciertos recursos Asignaciones irreales de recursos en tareas específicas. Reasignación de carga de trabajo.

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Ejemplo de sobre carga de trabajo

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Identificar la ruta crítica Definición: “Generalmente, pero no siempre, es la secuencia de las actividades que determinan la duración del proyecto”

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Identificar la ruta crítica – Son las actividades mas críticas del proyecto – Requieren mayor control y seguimiento – Los esfuerzos de optimización deben enfocarse en estas actividades.

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Ejemplo de ruta crítica

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Creación del cronograma final – – – –

Definir fecha de inicio y fin optimizada del proyecto. Define lista de recursos involucrados Determina el costo total Determina cantidad de horas totales

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Conclusión PROYECTO IDENTIFICADO

PROYECTO CREADO CRONOGRAMA GENERADO Fecha de inicio, fin y recursos optimizados y costos estimados

CRONOGRAMA OPTIMIZADO REPORTE DE AVANCES

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SESIÓN 5 Control y Seguimiento

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Proceso de Seguimiento DESVIACIONES Tiempo - Costo HORAS POR CADA DIA

TIMESHEET RUTA CRITICA FECHA INICIO H. TRABAJADAS H. FALTANTES

FORMULARIOS

TOMA DE DECISIONES

FECHA INICIO % AVANZADO

MAIL www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Generación de Línea Base Definición: “Corresponde a la planificación aprobada. Se usa para determinar el desempeño del proyecto, comparando el estatus real vs lo planificado en la línea base”.

Una vez aprobado

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Seguimiento de avances – Requiere ingresar información del tiempo utilizado en cada recursos y actividad. – Se puede obtener a través de reuniones de seguimiento – Debe ser información precisa – Requiere participación y compromiso del equipo – Vital identificar actividades adicionales o fuera del alcance

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Seguimiento de avances Puede ser realizada de 3 formas: 1. Porcentaje de avance por tarea (25%) 2. Cantidad de horas trabajadas y horas restantes por tarea 3. Cantidad de horas trabajadas por día, por cada recurso para cada tarea

Elija la forma más óptima para su organización www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Identificación del avance        

Variación de tiempo Variación de recursos Variación de costos Avance por etapas Avance por entregables Tiempo faltante Costo faltante Horas faltantes

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Fecha de Estado ¿En qué fecha estamos estableciendo los avances? – Se refiere a la fecha de actualización de la información

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Actualización de tareas Actualizando rápidamente! Actualización a un solo clic

Actualiza de acuerdo a lo programado www.cec.espol.edu.ec [email protected]

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Reportes

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Reportes

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Reportes

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Reporte de Avance • • • • • • •

Cuándo inicio el proyecto? Cuándo finalizará el proyecto? Qué metas se han cumplido? Cuáles son las siguientes metas por cumplir? Cuánto está costando el proyecto? Qué problemas se han presentado? Cuáles son las acciones correctivas o preventivas a tomar?

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Conclusiones PROYECTO IDENTIFICADO

PROYECTO CREADO CRONOGRAMA GENERADO CRONOGRAMA OPTIMIZADO Situación real identificada

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REPORTE DE AVANCES

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