MS-Project Avanzado Completo

ompila ompilado do por Ing. Ing. Víct r M. Varela Varela Morales Morales

Contenido

Unidad 1. Empezar a trabajar con Project ............................ .......................................... ............................ ............................ ......................... ...........5 1.1. Introducción.............. Introducción............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... ............................ ........................ .......... 5 1.2. Microsoft Office Project 2007 ............................. ........................................... ............................ ............................ ............................ ....................... ......... 5 1.3. Acceder al programa ........................... ......................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................ ............ 5 1.4. Entorno de trabajo .................. ............................... ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ .......... 6 1.5. Visualizar cambios .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ........................... ....................... ............... .....6 1.6. Vistas y tablas. .................................. ............................................... ........................... ............................ ............................ ............................ ........................ ............. ... 6 1.7. Mostrar y/u ocultar columnas ......................... ....................................... ............................ ............................ ............................ .......................... .............. 8 1.8. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto. ........................... ...................................... ........... 10 1.9. Comencemos... ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ......................... ................ ..... 11

Unidad 2. Tareas ........................... ......................................... ............................ ............................ ........................... ........................... ............................ ........................ ..........18 2.1. Ingresar tareas .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ .................. ........18 2.2. Duración estimada y duración real............................. ......................................... ........................... ............................ ............................ .............. 18 2.3. Duración transcurrida................................ .............................................. ............................ ............................ ........................... .......................... ................. ....19 2.4. Hitos .......................... ....................................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................ ....................... ............ 19 2.5. Tareas repetitivas.......................... ....................................... ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ................ 19 2.6. Modificar datos de tareas ................. ............................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ ............ 20 2.7. Eliminar una tarea .................................. ............................................... ........................... ............................ ............................ ............................ .................... ...... 21 2.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas .......................... ........................................ ............................ ...................... ........ 22 2.9. Tareas de resumen y subtareas. ..................................... ................................................... ............................ ........................... ..................... ........ 22 2.10. Tarea de resumen del proyecto ............................ .......................................... ............................ ........................... ........................... ................. ... 23 2.11. Vincular tareas .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ........................... ....................... ................. .......23 2.12. Tiempo de posposición y tiempo de adelanto. ............................ .......................................... ........................... ...................... ......... 25 2.13. Dividir tareas .......................... ........................................ ............................ ............................ ........................... ........................... ......................... .................... .........25 2.14. Tareas críticas........................ ...................................... ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... .................... ......26 2.15. Ruta crítica .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................... ...................... ..........26 2.16. Tipos de tareas .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ ............... ..... 27 2.17. Cambiar el tipo de tarea. ............................ .......................................... ............................ ........................... ........................... .......................... .............. .. 27 2.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo. ......................... ....................................... ............................ ............................ ...................... ........ 28 2.19. Delimitaciones de tarea............................ ......................................... ............................ ............................ ........................... ........................... ................ .. 29 2.20. Tipos de delimitación ............................ .......................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ................... ..... 29 2.21. Prioridad. ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ........................ ........... 31

Unidad 3. Recursos ........................... ......................................... ........................... ........................... ............................ ............................ .......................... ................... .......32 3.1. Tipos de recursos ................ .............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ .......... 32

Contenido

Unidad 1. Empezar a trabajar con Project ............................ .......................................... ............................ ............................ ......................... ...........5 1.1. Introducción.............. Introducción............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... ............................ ........................ .......... 5 1.2. Microsoft Office Project 2007 ............................. ........................................... ............................ ............................ ............................ ....................... ......... 5 1.3. Acceder al programa ........................... ......................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ........................ ............ 5 1.4. Entorno de trabajo .................. ............................... ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ .......... 6 1.5. Visualizar cambios .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ........................... ....................... ............... .....6 1.6. Vistas y tablas. .................................. ............................................... ........................... ............................ ............................ ............................ ........................ ............. ... 6 1.7. Mostrar y/u ocultar columnas ......................... ....................................... ............................ ............................ ............................ .......................... .............. 8 1.8. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto. ........................... ...................................... ........... 10 1.9. Comencemos... ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ......................... ................ ..... 11

Unidad 2. Tareas ........................... ......................................... ............................ ............................ ........................... ........................... ............................ ........................ ..........18 2.1. Ingresar tareas .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ .................. ........18 2.2. Duración estimada y duración real............................. ......................................... ........................... ............................ ............................ .............. 18 2.3. Duración transcurrida................................ .............................................. ............................ ............................ ........................... .......................... ................. ....19 2.4. Hitos .......................... ....................................... ........................... ........................... ........................... ............................ ........................... ........................ ....................... ............ 19 2.5. Tareas repetitivas.......................... ....................................... ........................... ............................ ............................ ............................ ............................ ................ 19 2.6. Modificar datos de tareas ................. ............................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ ............ 20 2.7. Eliminar una tarea .................................. ............................................... ........................... ............................ ............................ ............................ .................... ...... 21 2.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas .......................... ........................................ ............................ ...................... ........ 22 2.9. Tareas de resumen y subtareas. ..................................... ................................................... ............................ ........................... ..................... ........ 22 2.10. Tarea de resumen del proyecto ............................ .......................................... ............................ ........................... ........................... ................. ... 23 2.11. Vincular tareas .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ........................... ....................... ................. .......23 2.12. Tiempo de posposición y tiempo de adelanto. ............................ .......................................... ........................... ...................... ......... 25 2.13. Dividir tareas .......................... ........................................ ............................ ............................ ........................... ........................... ......................... .................... .........25 2.14. Tareas críticas........................ ...................................... ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... .................... ......26 2.15. Ruta crítica .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ .......................... ...................... ..........26 2.16. Tipos de tareas .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ ............... ..... 27 2.17. Cambiar el tipo de tarea. ............................ .......................................... ............................ ........................... ........................... .......................... .............. .. 27 2.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo. ......................... ....................................... ............................ ............................ ...................... ........ 28 2.19. Delimitaciones de tarea............................ ......................................... ............................ ............................ ........................... ........................... ................ .. 29 2.20. Tipos de delimitación ............................ .......................................... ............................ ........................... ........................... ............................ ................... ..... 29 2.21. Prioridad. ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................... ........................ ........... 31

Unidad 3. Recursos ........................... ......................................... ........................... ........................... ............................ ............................ .......................... ................... .......32 3.1. Tipos de recursos ................ .............................. ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ .......... 32

3.2. Hoja de recursos ................................. ............................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ...................... ........ 32 3.3. Ingresar recursos. ............................ ........................................... ............................. ............................ ............................ ............................ ....................... ...........33 3.4. Tipo de reserva. ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ........................ ............... ..... 35 3.5. Disponibilidad de recursos ............................. ........................................... ........................... ........................... ............................ ......................... ............. 36 3.6. Calendario de recursos. ............................ .......................................... ............................. ............................. ............................ ........................... ............... .. 36

Unidad 4. Asignación ............................ .......................................... ............................ ............................ ........................... ........................... ........................ ............... .....38 4.1. Asignar recursos a una tarea ...................... .................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ..............38 4.2. El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso. .................... .................................. ......................... ........... 39 4.3. El cuadro de diálogo Asignar recurso ........................ ...................................... ............................. ............................. .......................... ............ 40

Unidad 5. Costos .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... ........................ ..........41 5.1. Tipos de costo ......................... ....................................... ............................. ............................. ............................ ............................ ......................... ................... ........ 41 5.2. Ingresar costos......................... ....................................... ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... .................... ......41 5.3. Acumulación de costos. ................................... ................................................. ............................ ............................. ............................. ...................... ........ 44 5.4. Diferentes tasas de costo........................... ........................................ ............................ ............................ ........................... ........................... ................ .. 44 5.5. Horas extras.................................... ................................................. ............................ ............................ ............................ ............................ ....................... ............ ... 46

Unidad 6. Sobreasignación y redistribución.......................... ........................................ ............................ ............................ ..................... ....... 48 6.1. Sobreasignación y redistribución de recursos. .................................... .................................................. ............................ ................ 48 6.2. Como resolver las sobreasignaciones. ............................... ............................................. ............................ ............................ .................. .... 48 6.3. Vista Gantt de redistribución ........................ ..................................... ........................... ............................ ............................ ........................... ............... 53

Unidad 7. Seguimiento........................................ ...................................................... ........................... ........................... ............................ ........................ ............... .....54 7.1. Línea de base y plan provisional........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ .................. .... 54 7.2. Borrar una línea de base y/o plan provisional ........................... ......................................... ............................ .......................... ............ 56 7.3. Agregar Agreg ar datos a una línea de base y/o plan previsto ........................... ......................................... ............................ ................ 57 7.4. Comparar el plan previsto con el plan real............................ .......................................... ........................... ........................... ................. ... 57 7.5. Gantt de seguimiento ............................... ............................................ ........................... ............................ ............................ ............................ .................. .... 58 7.6. Gantt de varias líneas de base ...................................... ................................................... ........................... ............................ ........................ .......... 58 7.7. Tareas con margen de demora. ............................ .......................................... ............................ ........................... ........................... ................... ..... 59

Unidad 8. Actualización del progreso de las tareas ............................ .......................................... ............................ ..................... ....... 60 8.1. Actualizar el proyecto según la programación .......................... ........................................ ............................ .......................... ............ 60 8.2. Ver en forma gráfica el progreso de las tareas ...................... ..................................... ............................. ............................ .............. 61 8.3. Otros métodos para actualizar el progreso de las tareas. ........................................ ................................................ ........ 62

Unidad 9. Filtrar, agrupar y ordenar........................... ......................................... ............................ ........................... ........................... ..................... ....... 68 9.1. Filtros .......................... ........................................ ............................ ............................ ............................ ........................... ........................... ....................... ................... .......... 68 9.2. Ordenar ............................ .......................................... ........................... ........................... ............................ ............................ ............................ ....................... .............. ..... 69 9.3. Agrupar ........................... ......................................... ............................ ............................ ............................ ............................ ............................ ....................... .............. ..... 70

Unidad 10. Informes ..................................................................................................................72 10.1. Informes visuales ............................................................................................................72 10.2. Informes básicos .............................................................................................................74 10.3. Copiar imagen.................................................................................................................76

Unidad 11. Configurar Project .................................................................................................. 77 11.1. Opciones de Project ........................................................................................................ 77 11.1.1. Pestaña General.......................................................................................................77 11.1.2. Pestaña Vista ........................................................................................................... 79 11.1.3. Pestaña Edición........................................................................................................80 11.1.4. Pestaña Calendario .................................................................................................. 81 11.1.5. Pestaña Programación ............................................................................................. 82 11.1.6. Pestaña Cálculo ....................................................................................................... 83 11.1.7. Pestaña Guardar ...................................................................................................... 85 11.1.8. Pestaña Interfaz ....................................................................................................... 86 11.1.9. Pestaña Seguridad ................................................................................................... 87

12. EJERCICIOS ......................................................................................................................... 88 Ejercicios unidad 1: Empezar a trabajar con Project. .............................................................. 88 Ejercicios unidad 2: Tareas ...................................................................................................... 88 Ejercicios unidad 3: Recursos .................................................................................................. 89 Ejercicios unidad 4: Asignación ...............................................................................................89 Ejercicios unidad 5: Costos ...................................................................................................... 90 Ejercicios unidad 6: Sobreasignación y redistribución ............................................................. 90 Ejercicios unidad 7: Seguimiento ............................................................................................. 91 Ejercicios unidad 8: Actualización del progreso de las tareas .................................................91 Ejercicios unidad 9: Filtrar, agrupar y ordenar ......................................................................... 91 Ejercicios unidad 10: Informes ................................................................................................. 91 Ejercicios unidad 11: Configurar Project .................................................................................. 92

Referencias ................................................................................................................................ 93

Unidad 1. Empezar a trabajar con Project 1.1. Introducción Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar, personal, negocios, construcción, arte… lo principal en ellos es tener un objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier tipo de proyecto.

OBJETIVO, COSTO y DURACIÓN Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto. Costo: Todo lo que costará llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos, alquileres…). Duración:  Este es un punto muy importante ya que con este se determinará cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto.

1.2. Microsoft Office Project 2007 Es una aplicación que nos ofrece las herramientas necesarias para la administración de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar seguimiento a todas las actividades que antes anotábamos en un papel. Podemos introducir toda la información en tablas y tener una visión general de las tareas, recursos y costos tanto juntos como por separado. Si necesitamos hacer una modificación en los datos ingresados todo se recalculará de forma automática. En cuanto a la interfaz, a diferencia del resto de los programas de Microsoft Office 2007, Project no tiene la cinta de opciones ni el botón MO (Microsoft Office Boton, el botón redondo en la parte superior izquierda) sino que sigue manteniendo los menús característicos de las versiones anteriores.

1.3. Acceder al programa Se accede siguiendo la ruta básica de todos los programas de la familia Microsoft. La ruta es:

Inicio

 Todos los programas

→

Microsoft Office

→

 Microsoft Office Project 2007

→

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1.4. Entorno de trabajo

1.5. Visualizar cambios Cuando modificamos algún dato en el proyecto, por ejemplo la fecha de comienzo de una tarea y las tareas que dependen de esta se ven afectadas y modificadas, Project sombrea en color celeste las celdas de la tabla que se ven afectadas por dicho cambio. Esto permite un mayor control visual de las repercusiones de los cambios que efectuamos. Por defecto, esta función activarla/desactivarla desde es:

Menú Ver

está

activa

pero

podemos

 Ocultar/Mostrar Cambiar resaltado

→

1.6. Vistas y tablas. Para un mejor manejo de la información Project nos ofrece diversas vistas. La vista predeterminada es Diagrama de Gantt, pero podemos ver los datos en otras vistas como Hoja de recursos, Uso de tareas, Uso de recursos  y otras más que iremos utilizando a lo largo del curso. Cada vista a su vez tiene distintas tablas donde nos muestra información, la tabla predeterminada es Entrada.

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Cambiar vistas y tablas. Las vistas las podemos cambiar desde la barra de vistas o desde el menú Ver.

La opción Más vistas…  abre un cuadro de diálogo en el cuál tenemos mayor cantidad de vistas. El botón Nueva nos da la opción de crear una Vista única o una Vista combinada.

La vista única nos permite definir varios criterios a nuestro gusto.

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La vista combinada es muy útil porque nos permite ver de una vez información que tendríamos cambiado de vistas.

Nota: Cuando creamos una vista nueva, de cualquiera de las dos formas, esta se sumará a las ya existentes en el cuadro de diálogo Más vistas para estar disponible cuando la necesitemos en el proyecto en que fue creada.

1.7. Mostrar y/u ocultar columnas En Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas por defecto, pero podemos ocultar (sin perder los datos) o insertar nuevas columnas. Esto es muy útil ya que nos permite trabajar cómodamente teniendo los datos cuando los necesitemos.

Mostrar columnas. 1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a la derecha de la columna a insertar y hacer clic con el botón derecho. 2. En el menú desplegable seleccionar Insertar columna.

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O 1. En el menú Insertar  hacer  hacer clic en Columna.

En ambos casos aparecerá el cuadro de diálogo Definición de columna.

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1. Campo Nombre de campo:  Al desplegar las opciones aparecerán todas las columnas que podemos insertar. Hacemos clic sobre la que deseemos. d eseemos.

2. Campo título: Si queremos ponerle un nombre diferente en el encabezado debemos escribirlo en este campo.

3. Campos Alinear títulos y Alinear datos: En el menú desplegable aparecen las opciones de alineación izquierda, centro y derecha.

4. Campos Ancho y Ajuste perfecto: Ancho  me permite personalizar el ancho de columna y Ajuste perfecto  establece el ancho de acuerdo con la columna más ancha. Si está tildada la opción Ajustar texto al encabezado se ajusta el texto a la línea siguiente.

Ocultar columnas 1. Situarnos en el encabezado encabezado de la columna que queremos ocultar y hacer clic con el botón derecho. 2. En el menú desplegable seleccionar Ocultar columna. O 1. Seleccionar la columna a ocultar. 2. En el menú Edición hacer clic en Ocultar columna. En ambos casos si las columnas a ocultar contienen algún dato éstos no se perderán, lo que si se perderá es el título si es que lo hemos puesto.

1.8. Programar a partir de una fecha de comienzo o fin el proyecto. Por defecto, Project empieza la programación del proyecto a partir de una fecha de comienzo, pero puede suceder que necesitemos que el proyecto se programe a partir de una fecha de fin. Para ello, antes de comenzar: 1. Ir al menú Proyecto

 Información del proyecto…

→

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2. En el cuadro de diálogo Información del proyecto, en el recuadro Programar a partir de cambiar por Fecha de fin del proyecto.

1.9. Comencemos... Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando la guía del proyecto o haciéndolo a través de las funciones que se encuentran dentro de los menús. En este curso utilizaremos la guía ya que esto nos permitirá comenzar de manera más organizada.

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Definir la fecha de comienzo del proyecto. Haciendo clic en Definir el proyecto del panel de la izquierda ingresaremos la fecha en la cual comenzará nuestro proyecto, este paso es muy importante ya que todas las tareas se programaran a partir de la fecha ingresada.

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1. Al hacer clic en la flecha del cuadro desplegable se abrirá un calendario donde marcaremos el día en que comenzará el proyecto, nótese que encerrada en un círculo rojo se encuentra la fecha en la cual estamos al momento de empezar la programación del proyecto. Una vez seleccionada iremos al paso 2  del asistente. En este paso es donde debemos especificar si el proyecto va a ser colaborativo, para ello debemos tener el Project Server y el Project Web, en este curso no nos dedicaremos a éstos así que optaremos por la opción No y seguiremos adelante con el asistente.

En el último paso guardamos y finalizamos.

Definir períodos laborables. Siguiendo con el panel de la Guía del proyecto iremos al segundo link Definir períodos laborables generales. Lo que aquí definiremos serán los días que trabajaremos en el proyecto, por ejemplo que días serán laborables y en que horarios. En base a éste calendario se definirá el proyecto.

Nota:  Más adelante veremos que podremos definir calendarios más específicos, por ejemplo definir un calendario para un recurso o una tarea en particular. Página | 13

Podremos elegir entre tres tipos de calendarios predeterminados: (Nótese que según por el calendario que optemos la vista previa del calendario cambiará; en azul se marcan los días y horas laborables y en amarillo las de descanso).

Estándar: éste calendario muestra los días y horarios de trabajo tradicionales. De lunes a viernes de 8 AM a 5 PM con una hora de descanso. 24 horas: en este calendario no hay tiempo de descanso. Turno noche:  éste muestra una programación desde el lunes por la noche hasta el sábado por la mañana de 11 PM hasta las 8 AM con una hora de descanso. Una vez elegido el calendario pasaremos al paso 2.

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En este paso elegimos los días que vamos a trabajar tildando o destildando los días laborables. También elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por Project o si lo cambiaremos. En este último caso se abrirá (más abajo) una serie de opciones para poder cambiar las horas laborables a cada día.

Vayamos ahora al paso 3. En este paso podremos cambiar el calendario pero para un día o un período específico del calendario estándar. Por ejemplo establecer un feriado y/o un día en el cuál trabajaremos en un horario diferente.

 Al hacer clic se abre el cuadro de diálogo Cambiar calendario laboral.

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Una vez que hayamos marcado el día en el calendario y le hayamos puesto un nombre en la grilla de excepciones podemos hacer clic en el botón Detalles para especificar los detalles de dicha excepción.

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 Ahora pasemos al paso 4. En este paso definimos la cantidad de horas que tendrá cada día, cada semana y la cantidad de días por mes. Podemos dejar los datos predefinidos aunque éstos no sean exactos. En el paso 5 podemos definir calendarios adicionales, por ejemplo para un grupo de recursos. Los pasos son los mismos que para el calendario que acabamos de definir. Si no vamos a definir calendarios adicionales haremos clic en Guardar y finalizar.

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Unidad 2. Tareas Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos comenzar a ingresar las tareas o eventos. Para esto ya no nos será de utilidad el panel así que lo cerraremos.

2.1. Ingresar tareas En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, sólo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duración. La duración de las tareas puede ser en días (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 días. Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duración se representa por medio de una barra y comienza el día en que definimos como fecha de comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos una tarea que dura tres días pero justo comienza un viernes y nosotros nos basamos en el calendario estándar, la barra marcará una duración de cinco días. Hay que tener en cuenta que el día laboral es de 8 hrs. de lunes a viernes por lo que al sábado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea lo cual veremos más adelante.

2.2. Duración estimada y duración real. Cuando creamos una tarea, Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día, se identifica con un signo de interrogación cerrado. Cuando modificamos ese valor el signo de interrogación desaparece, con ello estamos diciendo que esa duración es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo. Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cuál va a ser la duración de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duración sacamos el signo y listo.

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2.3. Duración transcurrida Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duración como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 días de secado. Tan sólo debemos agregar la 't' al final de la duración. Quedará de esta manera: 2dt

2.4. Hitos Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algún lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duración cero, esto hará que la tarea se muestre automáticamente como hito.

2.5. Tareas repetitivas  A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos permite ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado.

Ingresar una tarea repetitiva. 1. Ir al menú Insertar  Tarea repetitiva. 2. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde especificaremos nombre e intervalos de repetición. →

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En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunión con una duración de 4 hrs ., la misma se repite cada dos días laborales. Observar el indicador  (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cual quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las siguientes imágenes).

2.6. Modificar datos de tareas Para modificar el nombre de una tarea podemos: • •

Situarnos sobre ella y escribir. En la barra de función modificar lo que deseemos.

Para modificar la duración podemos: • •

Situarnos sobre ella y escribir. Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran en la celda.

También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información de la tarea.

Podemos acceder a él desde: • • •

Situándonos sobre la tarea y yendo al menú Proyecto   Información de la tarea. Haciendo doble clic sobre la tarea. Clic derecho sobre la tarea y eligiendo del menú la opción Información de la tarea. →

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Nota:  A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de este cuadro.

2.7. Eliminar una tarea Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila  (columna numerada), cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar tarea. El resto se reacomoda.

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2.8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas Nos debemos situar en la tarea que quedaría debajo de la nueva, clic con el botón derecho y luego Nueva tarea  o ir al menú Insertar   Nueva tarea. Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos de la misma. →

2.9. Tareas de resumen y subtareas. Con el fin de que el proyecto esté más organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas características o estén dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen. Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las subtareas. La información de ésta; duración, fecha de inicio y fin, etc se obtendrá de sus subtareas.

En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangría, pudiéndose establecer varios niveles. En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente. En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles:

Aplicar sangrías. Para ello debemos: 1. Seleccionar las tareas que pasarán a ser subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangría. Automáticamente se le aplica una sangría a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.

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Sacar sangrías. Para ello debemos: 1. Seleccionar las subtareas. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangría.

Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las subtareas, tanto desde el signo + , -  que se encuentra a la izquierda del nombre como desde los signos + , -  de la barra de herramientas.

2.10. Tarea de resumen del proyecto La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta. Para mostrarla debemos ir al menú Herramientas opción Mostrar tarea de resumen de proyecto.

 Opciones… en la pestaña Vista tildar la

→

Nuestro proyecto se verá así:

Nótese que se aplica una sangría a todo el proyecto, el indicador de fila es el número 0 y la barra en el diagrama de Gantt es de color gris. Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendrá los datos generales de todo el proyecto.

2.11. Vincular tareas Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es muy importante en este paso marcar cuál es la tarea antecesora  y cuál la predecesora. Página | 23

Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes según lo necesitemos:

Fin – Comienzo Cuando finaliza una tarea recién ahí puede comenzar la tarea predecesora.

Comienzo – Fin El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.

Comienzo – Comienzo  Ambas tareas deben comienzan juntas.

Fin – Fin  Ambas tareas finalizan juntas.

Nótese que en todas las imágenes desde la primera tarea sale la flecha para terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quién la predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la predecesora.

Como vincular tareas. 1. Seleccionar la tarea antecesora. 2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras. 3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Vincular tareas.

4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. 5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculación y Aceptar. Página | 24

Desvincular tareas. 1. Seleccionar las tareas a desvincular. 2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botón Desvincular tareas.

2.12. Tiempo de posposición y tiempo de adelanto. Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de posposición o adelanto según necesitemos. Esto hará que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido. Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se mancharía con la pintura fresca, necesitaríamos un tiempo antes de colgar el cuadro.

Como establecer el tiempo de posposición o adelanto. 1. Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la línea que une las tareas. 2. En el cuadro de diálogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposición el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duración.

2.13. Dividir tareas Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse, la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes etapas. Página | 25

Como dividir una tarea. 1. En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea.

2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea. La tarea quedará de esta forma.

2.14. Tareas críticas Una tarea crítica es la tarea que si se retrasara haría que el proyecto en general se retrase.  A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser críticas.

2.15. Ruta crítica La ruta crítica es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la finalización del proyecto. Podríamos decir que la ruta está formada por las tareas más importantes o a las que deberíamos prestarle más atención. Para visualizar la ruta crítica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vistas o desde el menú Ver.

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En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta crítica en color rojo.

2.16. Tipos de tareas Project nos permite definir tres tipos de tareas: Tareas de unidades fijas, tareas de duración fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo que necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades.

Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duración o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados. Tarea de duración fija: Cuando se define una tarea como de duración fija la duración de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duración de la misma. Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en la duración de la tarea no afecta al trabajo de la misma. El tipo de tarea se calcula por medio de esta fórmula:

TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES

2.17. Cambiar el tipo de tarea. 1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo. 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea  ir a la pestaña Avanzado. 3. En Tipo de tarea desplegar el menú y seleccionar el tipo que queramos.

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2.18. Tareas condicionadas por el esfuerzo. Una tarea que está condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo, esta opción esta activa de manera predeterminada.

Activar o desactivar la opción condicionada por el esfuerzo. 1. Hacer doble clic sobre la tarea. 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea  ir a la pestaña Avanzado. 3. Tildar o destildar la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo.

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2.19. Delimitaciones de tarea. Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restricción ya sea en la fecha de comienzo o fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice después de una fecha determinada. Las delimitaciones pueden ser flexibles, no ligadas a una fecha determinada o inflexibles ligadas a una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin.

Fecha límite:  Ponemos una fecha límite cuando una tarea debe completarse si o si en un determinado tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la programación de la tarea y tampoco es una delimitación. Si nos pasamos de la fecha y todavía la tarea no está completa, un indicador nos avisará.

2.20. Tipos de delimitación Lo más tarde posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de fin del proyecto. Lo antes posible: Esta es una delimitación flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin límite, de acuerdo a los demás parámetros de programación que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitación predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de comienzo del proyecto. No finalizar antes del : Esta delimitación moderada indica la fecha más cercana posible en la que debe completarse esta tarea. No puede finalizar antes de la fecha indicada. Página | 29

No finalizar después del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede finalizar durante o antes de la fecha indicada. Debe finalizar el: Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debe finalizar una tarea. Debe comenzar el: Esta es una delimitación inflexible e indica la fecha exacta en la que debe comenzar una tarea. No comenzar antes del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede comenzar antes de la fecha indicada. No comenzar después del: Esta delimitación moderada indica que la tarea no puede comenzar durante o antes de la fecha especificada. Introducir una fecha límite y/o una delimitación a una tarea 1. Doble clic sobre la tarea 2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea  ir a la pestaña Avanzado. 3. En los campos Fecha límite y Tipo de delimitación  introducir los datos necesarios.

Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programación del proyecto, por eso es recomendable delimitar (con flechas inflexibles) lo menos po sible las tareas. Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con fecha de fin las delimitaciones flexibles serán las inflexibles para un proyecto programado con fecha de comienzo. Lo mismo para las delimitaciones inflexibles.

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2.21. Prioridad. Podemos establecer mediante un número la prioridad de una tarea ante las demás tareas del proyecto. La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea con prioridad 0 la menos importante y 1000 la más importante. Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas iguales, no es recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente necesario. Esta función es muy útil para resolver las sobreasignaciones que veremos más adelante.

Como cambiar la prioridad a una tarea. 1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadro Información de la tarea. 2. En la pestaña General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor.

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Unidad 3. Recursos En este capítulo vamos a tratar el tema de los RECURSOS. Los recursos son quienes llevan a cabo las tareas. Ellos son las Personas, equipos y materiales.

3.1. Tipos de recursos Project 2007 divide los recursos en tres categorías: Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para completar una tarea. Consumen tiempo (horas o días) que es el que se utilizará para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de máquinas. Recursos de tipo material: víveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs, etc. Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una comida, un viaje, etc.

3.2. Hoja de recursos La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en el proyecto. La podemos activar desde el menú Ver

 Hoja de recursos o desde la barra de vistas.

→

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3.3. Ingresar recursos.

1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso. 2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso. 3. Etiqueta de material: Aquí especificamos la unidad de medida del recurso. Sólo podemos escribir en esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a la hora de asignar este tipo de recursos a una tarea. 4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la iniciales del recurso en vez de los nombres para ajustar más columnas en una vista. Por defecto Project pone la primera letra del nombre pero podemos cambiarlas. 5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: albañiles, torneros. 6. Capacidad máxima: Aquí se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el que estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juan va a trabajar en este proyecto la mitad del tiempo deberíamos bajar a 50% la capacidad máxima de dicho recurso.

Modificar datos de recursos Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemos el cambio que deseemos. También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo Información del recurso. Podemos acceder a ella desde:   

Situándonos sobre el recurso y yendo al menú Proyecto  Información del recurso. Haciendo doble clic sobre el recurso. Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del menú la opción Información del recurso. →

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Nota:  A medida que avancemos con el curso iremos viendo las demás funciones de este cuadro de diálogo. Eliminar un recurso. Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar recurso. El resto se reacomoda.

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Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados. Nos debemos situar en el recurso que quedaría debajo del nuevo, clic con el botón derecho y luego Nuevo recurso o ir al menú Insertar  Nuevo recurso. Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos del mismo. →

3.4. Tipo de reserva. Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o propuesto, la incorporación al proyecto es una tentativa. Por defecto los recursos son confirmados pero podemos cambiar su estado de reserva. Para ello: 1. En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso. 2. En el cuadro de diálogo Información del recurso, cambiar el estado mediante el recuadro Tipo de reserva:

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3.5. Disponibilidad de recursos Puede suceder que un recurso no esté disponible de igual forma a lo largo de todo el proyecto. Por ejemplo, que esté disponible a partir de una fecha determinada o hasta una fecha, también que entre un período determinado tenga una capacidad de trabajo menor o mayor o cualquier combinación (de este tipo) posible. Para ingresar estos datos, debemos: 1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar la disponibilidad. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. 2. En la primer línea del cuadro Disponibilidad de recursos  se encuentra por defecto: NOD en Disponible desde, esto significa que está disponible desde la fecha de comienzo del proyecto y NOD en Disponible hasta que está disponible hasta el final del proyecto y también en Unidades  el valor que ingresamos en la hoja de recursos. En esas líneas cambiaremos las fechas y si es necesario el porcentaje de unidades. En la imagen, el recurso Pedro estará disponible desde el comienzo del proyecto hasta el 29/04/2011 al 100% de su capacidad. Luego volverá a estar disponible desde el 02/05/2011 hasta la finalización del proyecto, pero al 50% de su capacidad máxima.

Nota: Sólo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo.

3.6. Calendario de recursos. De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyecto podemos definir un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo de ello sería si tenemos un recurso que tenga sus feriados independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos, personales, etc).

Como establecer un calendario para un recurso en particular: 1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar el calendario. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. 2. Hacer clic en el botón Cambiar el calendario laboral. 3. Se abrirá el mismo cuadro de diálogo que cuando modificamos el calendario para el proyecto. Notar que en este caso es para el recurso solamente y también que podemos cambiar el calendario base, por ejemplo uno de nuestros recursos es el sereno por lo cual le correspondería el calendario Turno de noche. Página | 36

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Unidad 4. Asignación En esta unidad veremos como asignar recursos a las tareas.

4.1. Asignar recursos a una tarea Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignárselo a las tareas. Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos: 1. Pararnos sobre la tarea a la cuál le asignaremos el/los recursos. 2. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.

3. Aparecerá el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos.

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Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea. Observen que al asignar más de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duración de ésta cambia, esto se debe a la programación que le asignemos y al tipo de tarea. También puede suceder que si vamos a la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos están sobreasignados. Estos temas los veremos más adelante.

Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duración de las tareas, pero sí en los costos. En la siguiente imagen veremos cómo se ven las tareas en el diagrama de Gantt cuando le hemos asignado recursos:

4.2. El campo unidades del cuadro de diálogo Asignar recurso. Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades  del cuadro de diálogo Asignar recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material) vamos a asignar a la tarea. Los recursos de tipo Costo no tienen unidades. Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juan trabajará el 65% de su capacidad máxima en esa tarea y Pedro lo hará al 100%.(Dicho porcentaje es por defecto)

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4.3. El cuadro de diálogo Asignar recurso Si quisiéramos podríamos ingresar recursos directamente desde este cuadro de diálogo, éstos aparecerán en la hoja de recursos. En la siguiente imagen se describen las demás funciones de este cuadro de diálogo:

NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que éstos pueden demorar la finalización de la tarea asignada.

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Unidad 5. Costos En este capítulo vamos a tratar el tema de los costos, los costos son un factor muy importante en un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto depende del factor económico.

5.1. Tipos de costo Tenemos tres tipos de costos: Determinado por Tasa: Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora.

Determinado por Uso: Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso.

Costo Fijo: Está enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene.

5.2. Ingresar costos Ingresar un costo fijo: 1. Cambiar a la tabla Costos mediante el menú Ver

 Tabla:

→

 Costo.

→

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2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona relaciona a la tarea que queramos ingresar un costo fijo.

3. Observar la columna Acumulación de costos fijos que veremos más adelante en este este capítulo.

Ingresar un costo de tasa estándar y hora extra. En la vista Hoja de recursos: 1. En la columna Tasa estándar en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que ingresemos es por hora. 2. En la columna Tasa Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la tasa estándar que el valor que ingresemos es por hora. 3. Para los recursos de tipo material sólo ingresaremos el valor en el campo Tasa estándar. En este caso el valor es por unidad, no por hora.

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Ingresar un costo por uso: En la vista Hoja de recursos: 1. En la columna Costo/Uso ingresar el valor correspondiente.

Ingresar un costo a un recurso de tipo costo: Los recursos de tipo costo adquieren valores diferentes; por ejemplo, una cena puede haber salido para 'X' tarea un determinado valor y en otra tarea otro. Por eso el costo se ingresa una vez asignado el recurso a una tarea. Para ello debemos: 1. Asignar el recurso a una tarea. 2. Abrir la vista Uso de tareas desde la barra de vistas o desde el menú Ver . 3. Estando en dicha vista buscar la tarea. Debajo de la tarea se encuentran los recursos que componen la tarea.

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4. Hacer doble clic sobre el recurso tipo costo, se abrirá el cuadro de diálogo Información de la asignación. 5. En la ficha general, ingresar el valor en el recuadro Costo.

5.3. Acumulación de costos. La acumulación de costos es determinar cómo se pagaran los mismos, esto es, si al comenzar a trabajar, al finalizar o a medida que transcurra la tarea (prorrateo). Tener en cuenta que esto influirá en el seguimiento económico del proyecto. Para ello: En la vista Hoja de recurso  en la columna Acumular   elegir el tipo de acumulación que necesitemos. Por defecto todos los recursos se prorratean.

5.4. Diferentes tasas de costo. Un recurso puede tener diferentes tasas de costo, éstas pueden ser de dos maneras: • •

Diferentes tasa de costo en períodos diferentes. Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes.

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Establecer diferentes tasas de costo en períodos diferentes: 1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a modificar las tasas de costo. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. 2. La pestaña Costos tiene una tabla donde la primer fila está reservada para los valores que hemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos hecho). 3. En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario para que marquemos la fecha a partir de la cual este recurso se va a regir por una tasa diferente. 4. Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos, podemos ingresar el número directamente o un porcentaje del costo de la fila de arriba. Por ejemplo, si a partir de esa fecha el recurso va a tener un costo de un 15% más, sólo deberemos escribir +15% (si fuera menos escribiríamos -15%), Project hará los cálculos correspondientes, siempre basándose en la fila superior.

Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes: 1. Doble clic sobre el recurso al cuál vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se abrirá el cuadro de diálogo Información del recurso. 2. En la pestaña Costos tenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la pestaña A, pero podemos definir otras tasas en las pestañas B, C, D y E. Observar que también podemos definir en cada una distintos costos para distintas fechas.

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3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la tabla A. Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una tarea en particular debemos ir a la vista Uso de tareas. 4. Buscar la tarea en la cual queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre el recurso hacer doble clic para que se abra el cuadro Información de la asignación. 5. En el cuadro de diálogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar el menú y elegir la tabla por la cual se regirán los costos de este recurso en esta tarea.

5.5. Horas extras. El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace que estas se rijan, sino que debemos decidir nosotros cuáles horas de un recurso asignado a una tarea son horas extras. Página | 46

Aplicar horas extras. 1.  Abrir la vista Uso de recursos. 2. Agregar la columna Trabajo de horas extras. 3. Buscar el recurso al cuál le tenemos que asignar horas extras, en la fila de la columna Trabajo de horas extras de la tarea que queramos, escribir que cantidad de las horas que nos muestra la columna Trabajo son horas extras. Es decir, no estamos agregando más horas a la tarea sino que estamos diciendo que del total de horas de la tarea, ‘X’ cantidad son horas extras. Obviamente esto va a influir en los costos del proyecto.

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Unidad 6. Sobreasignación y redistribución 6.1. Sobreasignación y redistribución de recursos. La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas más tareas de las que puede llevar a cabo dentro de su periodo laborable, tanto, días que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado. Cuando esto sucede, Project nos avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores o en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos sobreasignados en color rojo.

6.2. Como resolver las sobreasignaciones. • • •

La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cual está asignado. Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones. También en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos con el fin de no sobreasignarlos. También Project nos ofrece una función para redistribuir los recursos ajustando a gusto ciertos parámetros.

Vista Uso de recursos. En la imagen vemos que Pedro, el recurso que está en rojo (sobreasignado), trabaja, no sólo más horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los mismos días. Podemos resolver la sobreasignación colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio de la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que esté disponible, etc.

Filtrar antes de asignar. Mediante el cuadro Asignar recursos podemos, antes de asignarlos, filtrar aquellos que estén disponibles para la tarea que tengamos seleccionada. Para ello: 1. Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro de diálogo Asignar recurso. Página | 48

2. En Filtrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro, tener en cuenta que no estamos eliminando recursos de la lista, sino que estamos eligiendo que recursos ver según el criterio elegido. 3. Si tildamos la opción Disponible para trabajar  e ingresamos las horas, nos mostrará los recursos que estarán disponibles para la tarea seleccionada.

Nota: Podemos aplicar un filtro y restringirlo todavía más tildando esta opción, por lo cual tener cuidado en el momento de filtrar. En caso de no aplicar un filtro y sí marcar esta opción procurar destildar Filtrar por:

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4. El botón Más filtros nos abre un cuadro de diálogo con más criterios de filtrado, el botón Nuevo de este cuadro de diálogo nos permite, mediante instrucciones lógicas, crear nuestros propios filtros.

Redistribuir recursos. Project nos ofrece una herramienta para la redistribución de recursos. Para activarla debemos ir a Herramientas

 Redistribuir recursos…

→

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Project redistribuye los recursos sobreasignados retrasando y dividiendo tareas, según los criterios que establezcamos en este cuadro de diálogo.

1. Redistribución: 







Automática:  Project redistribuye los recursos apenas se produzca una sobreasignación (no lo recomiendo) según los criterios que determinemos más abajo. Manual: Sólo se redistribuyen los recursos cuando presionemos el botón Redistribuir ahora. Buscar sobreasignaciones con el criterio: Si desplegamos el recuadro aparecen las opciones minutos, horas, días, semanas y meses. Este es un punto muy importante porque aquí definimos el criterio de la sobreasignación. Por ejemplo, elegimos como criterio Por semanas y tenemos un recurso que está sobrepasado en horas uno o más días pero el total de horas no pasa de las horas que establecimos como semanales (en el cuarto paso del asistente cuando comenzamos), entonces Project no lo toma como un recurso sobreasignado. Borrar valores de redistribución antes de redistribuir : Si ya hemos redistribuido antes y queremos seguir manteniendo estos valores, destildar la opción.

2. Ámbit o de la redistri buci ón de ‘Nombre del proyecto : 

Podemos elegir redistribuir en todo el proyecto o en un intervalo de fechas determinadas.

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3. Resolv er sobreasignacio nes: 





Orden de redistribución: Según la opción seleccionada Project va a redistribuir los recursos. o Sólo identificador:  Project retrasa las tareas a partir de los números de identificador más altos antes de considerar otros criterios. o Estándar:  Es la opción predeterminada. Una tarea con más tiempo de demora se retrasa primero, lo mismo que una tarea con una fecha de comienzo posterior, también tiene en cuenta las prioridades y delimitaciones que hayamos definido a las tareas. o Prioridad, estándar: Project busca primero prioridades y luego los criterios del orden estándar. Redistribuir sólo conforme al margen de demora disponible:   Si tildamos esta opción evitamos que se retrase la fecha de fin del proyecto. Pero, a no ser que las tareas tengan mucho margen de demora no se verá un cambio significativo después de la redistribución. La redistribución puede ajustar asignaciones individuales:  Esta opción permite que la redistribución haga ajustes cuándo un recurso trabaja en una tarea sin tener en cuenta los demás recursos que trabajan en la misma tarea. Es una configuración general para todas las tareas. Si deseamos esta opción para no todas las tareas podemos agregar la columna Redistribuir asignaciones a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.





La redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante:  Permite que la redistribución divida el trabajo restante en tareas o asignaciones. Si deseamos esta opción para no todas las tareas podemos agregar la columna Dividir al redistribuir a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.

Página | 52



Redistribuir tareas con recursos propuestos: Si esta opción está tildada, Project puede utilizar para la redistribución un recurso que está propuesto, no confirmado.

Una vez establecida la configuración de la redistribución a nuestras necesidades, si establecimos el tipo Manual al principio para que Project redistribuya, deberemos hacer clic en el botón Redistribuir ahora, si elegimos el modo Automático cada vez que tengamos algún recurso sobreasignado Project redistribuirá teniendo en cuenta estos criterios.

Nota:  No siempre se pueden redistribuir los recursos o todos los recursos, pero Project nos avisará por medio de un cuadro de diálogo los recursos que no pudo redistribuir para que lo hagamos nosotros manualmente.

6.3. Vista Gantt de redistribución Podemos activar la vista Gantt de redistribución   para ver de manera gráfica como Proyect redistribuyó las tareas. En color verde se ven las tareas antes de redistribuir. Para aplicar la vista debemos ir al menú Ver   Mas vistas…  Buscar la vista Gantt de seguimiento y Aplicar. →

→

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Unidad 7. Seguimiento Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto, (tareas recursos, costos, etc.) conforme transcurre el tiempo, el progreso del proyecto genera información de lo que en realidad está pasando; cuanto se están completando las tareas como habíamos previsto, cuánto nos está costando el proyecto, si hubo gastos extras, el consumo de los materiales, etc. La regularidad en que capturemos los datos reales dependerá del seguimiento que queramos darle.

7.1. Línea de base y plan provisional La línea de base (plan previsto) me permite capturar toda la información del proyecto con el fin de poderla comparar con el avance real del mismo. Guarda duración, costos, fechas de inicio y finalización, asignaciones y recurso del proyecto de cada una de las tareas antes de que inicie el proyecto, todos estos datos servirán como punto de referencia para los cambios que se irán dando conforme el proyecto avanza. El plan provisional  es como una línea de base pero más resumido, sólo guarda fechas de comienzo y de fin de tareas.

Guardar una línea base y/o plan provisional. Para abrir el cuadro de diálogo debemos ir al menú Herramientas Establecer línea base…

  Seguimiento

→

→

Página | 54

Se abrirá el cuadro de diálogo Establecer línea de base.

1* Línea de base: Para guardar una línea de base esta opción debe estar tildada. Podemos guardar hasta 11 líneas de base por cada proyecto.

Plan provisional: Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta opción. Al igual que la línea base podemos guardar hasta 11 planes provisionales. 2* Podemos guardar tanto líneas de base como planes provisionales para todo el proyecto o para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar esta opción se habilitan otras opciones adicionales.

Resumir líneas de base. En estas opciones definimos si los cambios en las tareas seleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos optar por: Para todas las tareas de resumen, los cambios en las tareas seleccionadas se reflejan en todas las tareas de resumen de antecesores de la línea de base o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas, los cambios en subtareas inmediatas se reflejan en la tarea de resumen de la línea de base seleccionada. Nota: Una vez guardada la línea de base los datos guardados pasan a ser “ datos previstos” son los datos en el momento en el que se guardó la línea de base Y “ datos reales”, son los datos con la información real del progreso según la información de seguimiento que vayamos incorporando.

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7.2. Borrar una línea de base y/o plan provisional Nos puede ser útil borrar un plan o línea base para tener disponibilidad en caso de que se hayan ocupado los once o simplemente para limpiar información que ya no se utilizará. Para ello debemos ir al menú Herramientas

 Seguimiento…  Borrar línea de base…

→

→

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

En la opción Borrar plan previsto  podemos desplegar el menú y elegir qué línea de base deseamos borrar (si es que hemos guardado más de una). En la opción Borrar plan provisional, lo mismo pero para borrar un plan provisional. Y en el campo Para  podemos elegir si para todo el proyecto o para tareas que hayamos seleccionado previamente. Página | 56

7.3. Agregar datos a una línea de base y/o plan previsto Si luego de guardar la línea de base o plan provisional hemos hecho algún cambio que deseamos que estén dentro del plan previsto sólo tenemos que repetir los pasos que dimos al guardar la línea o el plan y cuando nos pregunte si deseamos reemplazar los datos diremos que sí.

7.4. Comparar el plan previsto con el plan real Para ver la información que se guardó en la línea de base y la información real, debemos ir al menú Proyecto  Información del proyecto hacer clic en el botón  Estadísticas. →

→

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo que nos muestra los datos guardados (datos previstos) y los datos reales del avance del proyecto.

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7.5. Gantt de seguimiento También podemos ver estos datos de manera gráfica activando la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vista o desde el menú Ver.

Las barras negras son las líneas de base y las que están sobre ellas son las tareas reales. En la imagen, éstas coinciden por que el proyecto en tiempo real todavía no ha comenzado.

7.6. Gantt de varias líneas de base Si hemos guardado más de una línea de base y queremos verlas de manera gráfica, debemos activar la vista Gantt de varias líneas de base , para ello debemos ir al menú Ver   Más vistas…  en el cuadro de diálogo buscar la vista y Aplicar. →

→

Las barras se muestran como una línea, la primer línea de base guardada será la barra superior, la que sigue la segunda y así sucesivamente. Si nos situamos con el mouse sobre las líneas aparece un cartel con la información de la línea de base a la que pertenece.

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7.7. Tareas con margen de demora. La demora indica cuánto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del proyecto. Para saber que tareas tienen un margen de demora debemos abrir la vista Gantt detallado, la misma se encuentra dentro del cuadro de diálogo Más vistas  del menú Ver . Abrir la tabla Programación.

La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de demora total , la demora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el valor 0. En el diagrama lo marca con una línea delgada al final de la barra de tarea, también nos indica cuál es el margen, como por ejemplo, el de la tarea 9.

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Unidad 8. Actualización del progreso de las tareas Cuando estamos creando el proyecto, lo hacemos con anticipación por lo cual cuando guardamos la línea de base éste todavía no ha comenzado, es por ello que lo llamamos "plan previsto". Project calcula automáticamente la programación (duración, dependencias entre tareas, limitaciones, etc.) y los costos. Pero otros datos que vamos introduciendo a lo largo del proyecto, Project no los calcula sino que debemos darle nosotros la orden.

8.1. Actualizar el proyecto según la programación Para ver el progreso real del proyecto tenemos que actualizarlo. Para ello debemos:  Abrir el menú Herramientas

→

Seguimiento

→

Actualizar proyecto…

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

1. Actualizar trabajo completado al: Aquí escribiremos la fecha con respecto a la cual actualicemos el proyecto. Por defecto se muestra la fecha actual. Página | 60

Project calcula: las tareas con fecha de finalización menor a la ingresada son tareas ya finalizadas, si la fecha de comienzo es posterior éstas todavía no comenzaron y las tareas con fecha de comienzo anterior y fecha de finalización posterior son tareas en curso. 2. Por porcentaje completado o Sólo al 0% o al 100%: La primer opción mostrará el porcentaje exacto en que se haya completado la tarea, por ejemplo, 0% , 22%, 33%, 100% y la segunda opción si no se completó mostrará 0%, sin importar cuanto se haya completado y si está completa mostrará 100%. 3. Reprogramar trabajo restante para que empiece después de : Suponiendo que por alguna razón el proyecto se ha detenido, podemos marcar este suceso en este recuadro, todo lo que debemos hacer es ingresar la fecha en que recomenzará el mismo.

Project recalcula el avance de la siguiente manera: 



La tareas que no hayan comenzado serán reprogramadas con la fecha de comienzo que hayamos ingresado pero se les aplicará a dichas tareas una delimitación "No comenzar antes del". A las tareas que se encuentren en progreso Project les programa la duración restante para que empiecen en la fecha especificada. Cuando se reprograman estas tareas Project establece los campos "Detener" y "Reanudar".

4. Para: Proyecto completo o Tareas seleccionadas. Al igual para otras funciones podemos actualizar las tareas para todo el proyecto o para aquellas que hayan sido seleccionadas previamente.

8.2. Ver en forma gráfica el progreso de las tareas  Así es como se ve el diagrama de Gantt  luego de actualizar el proyecto. Observar que las tareas que ya han comenzado tienen una barra negra dentro que indica el progreso de las mismas.

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El Gantt de seguimiento nos muestra el progreso de las tareas siempre con las barras de la línea de base por debajo. Al final de cada barra nos muestra el porcentaje completado. Observar que las tareas que ya están completas tienen un tilde en la columna de Indicadores.

8.3. Otros métodos para actualizar el progreso de las tareas. Actualizar tareas Si necesitamos hacer un seguimiento más detallado del progreso de las tareas podemos hacerlo mediante el cuadro de diálogo Actualizar tareas. Para abrirla debemos desplegar el menú Herramientas tareas…

→

Seguimiento

→

Actualizar

Tener en cuenta que no van ser las mismas opciones las que estén habilitadas si la actualización va a ser para una tarea sin comenzar, una tarea en curso o un grupo de tareas. 1. % completado:  Aquí podremos introducir el porcentaje completado de la tarea o las tareas seleccionadas. Esta misma información la podemos introducir desde el cuadro de diálogo Información de la tarea  en la pestaña General. Página | 62

Duración real y Duración restante: Aquí podemos introducir el tiempo real que necesita la tarea para completarse. Si la tarea ya se completó debemos ingresar las horas o días que se necesitaron para completarse y si aún no está completa ingresar las horas o días ya trabajadas, también podemos introducir lo que resta para completarse en el cuadro Duración restante. Project actualizará la duración programada y la duración restante para que coincida con la duración real que hemos ingresado. 2. Sección Estado real

Comienzo y Fin: Si ingresamos una fecha en cualquiera de los dos campos, éstas tienen prioridad sobre los datos que hayamos ingresado en los recuadros anteriores. Por ejemplo, si ingresamos que una tarea se ha completado el 65% e ingresamos una fecha de fin real Project establecerá que la tarea ya se ha completado al 100%. 3. Sección Estado actual

Comienzo y Fin : Muestra la fecha en que se ha programado la tarea, si estamos actualizando varias tareas a la vez, estos cuadros se mostrarán vacíos. Notas: Podemos ingresar una nota de tarea, si la tarea ya tuviera una nota desde aquí podemos modificarla o leerla. Actualizar el progreso de las tareas mediante el trabajo de recursos. Para introducir el porcentaje completado del trabajo de una tarea, debemos abrir la tabla Trabajo en la vista Diagrama de Gantt. Para ello ir al menú Ver 

→

Tabla:

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Trabajo.

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En la columna % de trabajo completado introducir el porcentaje.

Introducir el porcentaje completado del trabajo de una asignación. Para ello, debemos ir a la vista Uso de tarea, abrir el cuadro Información de la asignación del recurso asignado a la tarea y en la pestaña Seguimiento introducir el valor en el recuadro % de trabajo completado.

Nota: Observar que las demás opciones son similares a las del cuadro de diálogo "Actualizar tarea".

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Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el trabajo restante completado. Para ello debemos abrir la tabla Trabajo en la vista Diagrama de Gantt. Ir al menú Ver 

→

Más tablas

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Trabajo.

En la columna Real introducir la cantidad de horas reales que se han completado de la tarea. Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo haremos en la columna Restante. Observar que según la columna en la que introducimos un valor Project calculará nuevamente las demás columnas. Si en la tarea hay varios recursos asignados, el valor introducido se repartirá de manera uniforme entre los recursos.

Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el trabajo restante completado de una asignación. Para ello debemos ir a la vista Uso de tarea y abrir la tabla Trabajo

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En la columna Real introducir la cantidad de horas reales que ha completado el recurso en esa tarea. Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo haremos en la columna Restante. Observar que según la columna en la que introducimos un valor Project calculará nuevamente las demás columnas.

Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real completado de una asignación por períodos de tiempo. Supongamos que un recurso cumple horas de trabajo pero no en los días asignados sino que por alguna razón lo hace en otro período de tiempo, para establecer ese cambio en el proyecto debemos: En la vista Uso de tarea, teniendo abierta la tabla Trabajo ir a Formato Real.

→

Detalles

→

Trabajo

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Observar que la fase temporal ahora nos muestra cada fila dividida en dos campos Trabajo y Trabajo real. El recurso “Felipe” de la “tarea 9” ha cumplido 2hs. de trabajo un día antes de lo estipulado, al ingresar dicho dato las columnas correspondientes se han recalculado.

Si actualizamos el proyecto y vamos a la vista Gantt de seguimiento vemos el cambio en la tarea. En este caso no trajo ningún problema pero podría haber pasado que se retrase el proyecto, se sobreasigne algún recurso, etc.

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Unidad 9. Filtrar, agrupar y ordenar En este capítulo vamos a ver cómo podemos trabajar de manera más cómoda y eficiente.

9.1. Filtros  Al igual que en otras utilidades del paquete Office, podemos filtrar la información con el objeto de ver sólo aquella que nos interesa. Según en la vista en que estemos estas opciones van a ser diferentes. Para aplicar un filtro ir al menú Proyecto opciones de filtro según nos convenga.

→

Filtro para:  podemos elegir entre las distintas

Si aplicamos algún filtro y queremos volver a ver todos los datos, observar que hay una opción de filtro que dice Todas las tareas, Todos los recursos, etc según en la vista en que estemos.

Más filtros… En este cuadro de diálogo tenemos más opciones para el filtrado. Sólo tenemos que elegir uno y Aplicar. Si en vez de Aplicar presionamos el botón Resaltar , se mostrarán todos los datos pero los que cumplan el criterio elegido se mostrarán de otro color. Página | 68

Si presionamos el botón Nuevo vamos a poder crear un filtro con criterios personalizados.

En este cuadro de diálogo debemos especificar las instrucciones que deberían mostrarse cuando se aplica el filtro creado.

9.2. Ordenar Esta función nos permite ver todos los datos de la vista en que estemos pero ordenados según un criterio. Para ello desde el menú Proyecto Ordenar   se mostrarán criterios para el orden de los datos. El orden por defecto es Por identificador. →

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La opción Ordenar por  nos abre el siguiente cuadro de diálogo.

Por medio de este cuadro de diálogo podemos seleccionar hasta tres niveles de orden, decidir si la lista la queremos en orden ascendente o descendente e indicar si los datos se deben volver a enumerar según el nuevo orden que estemos definiendo.

9.3. Agrupar Por último, podemos ver los datos agrupados por ciertos criterios. Para ello debemos elegir una opción desde el menú Proyecto Agrupar por: →

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La opción Más grupos… me permite elegir entre otros criterios que no están en el menú.

 Al igual que en las opciones que vimos anteriormente el botón Nuevo me permite crear grupos personalizados.

La opción Personalizar Agrupar por:… nos permite revisar o modificar un grupo existente, crear un grupo nuevo, crear grupos dentro de grupos y elegir el color, el tipo de fuente y la trama de los grupos.

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Unidad 10. Informes En este capítulo veremos las distintas posibilidades que nos ofrece Project cuando queramos ver o imprimir los informes que nos proporciona.

10.1. Informes visuales Los informes visuales muestran los datos del proyecto en informes de tabla dinámica de M. O. Excel y en vistas de diagrama dinámico de M. O. Visio Professional. Este tipo de informes ofrecen una solución más ágil que los informes básicos. Para ver los informes debemos ir al menú Informe

→

Informes visuales…

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo Informes visuales: Crear informe.

Por medio de este cuadro de diálogo podemos ver, crear y guardar un informe. Página | 72

Sección Mostrar plantillas de informe creadas en:  Según la opción que tengamos tildada y si tenemos ambos o alguno de los programas instalados, se mostrarán las plantillas predefinidas.

Pestañas de plantillas de informe:  Cada pestaña muestra la plantilla de informe de la categoría seleccionada para la aplicación seleccionada (Excel y/o Visio). Haciendo un solo clic sobre el nombre de una plantilla podemos ver en el cuadro Muestra. Seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en el informe:   Si desplegamos el menú encontraremos los diferentes niveles de datos (días, semanas, meses, trimestres y años) en que podemos ver la información de los informes. Incluir plantillas de informe desde:  Si tildamos esta opción se activará el botón Modificar… que nos permite buscar la ubicación en donde tengamos las plantillas. Botón Plantilla nueva… Me permite crear una nueva plantilla, debo elegir que aplicación utilizar (Excel o Visio) al igual que los tipos de datos y los campos.

Botón Editar plantilla… Me permite editar una plantilla ya creada. Botón Administrar plantilla… Se abre un cuadro de diálogo del Explorador de Windows que muestra todas las plantillas. Éstas están de forma predeterminada en la carpeta Microsoft Office\Templates\1033. Podemos abrirlas, eliminarlas, cambiarles el nombre, etc. El botón Guardar datos abre el cuadro de diálogo Informes visuales: Guardar datos de informes, por medio de éste podemos guardar los datos de informe del proyecto, personalizar los campos utilizados como parte de los datos y guardar la base de datos de informes.

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El botón Ver  abre la aplicación que contiene el informe.

10.2. Informes básicos Los informes, al igual que los informes visuales, muestran los datos del p royecto. Para acceder a ellos debemos ir al menú Informe

→

Informes…

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:

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En la misma vemos las seis categorías en que se dividen los informes que nos ofrece Project. Cuando abrimos una categoría se abre un cuadro de diálogo que nos muestra los informes de dicha categoría.

Con el botón Seleccionar   abrimos la plantilla que hayamos marcado y con el botón Modificar se abre un cuadro de diálogo en el que podemos modificar el formato del texto del informe.

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10.3. Copiar imagen Esta opción me permite capturar la imagen que estamos viendo en pantalla. Para abrirla debemos ir a Informes

→

Copiar imagen…

Se abre el siguiente cuadro de diálogo:

Por medio de este cuadro podemos elegir que parte o para qué es la imagen que queremos capturar.

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Unidad 11. Configurar Project En este capítulo vamos a ver y/o cambiar las preferencias que controlan la apariencia y el funcionamiento de Project. Sólo vamos a detallar las que tienen que ver con lo visto a lo largo del curso. Tener en cuenta que algunas opciones son globales y otras sólo para el proyecto activo.

11.1. Opciones de Project Para configurar Project a nuestras necesidades debemos abrir el cuadro de diálogo Opciones que se encuentra dentro del menú Herramientas.

11.1.1. Pestaña General

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1. Opciones generales de Microsoft Office Project.

Abrir último archivo al inicio:  si tildamos esta opción cuando abramos Project se va a abrir el último archivo que hayamos estado utilizando, si dejamos la opción destildada se abrirá un nuevo proyecto en blanco. Solicitar información de proyecto al crear nuevos proyectos:  Si tildamos esta opción cada vez que abramos un nuevo proyecto aparecerá el cuadro de diálogo Información del proyecto. Activar autofiltro en los proyectos nuevos:  Si tildamos está opción cuando empecemos un nuevo proyecto, cada columna va a tener de forma predeterminada el autofiltro. Archivos usados recientemente:  Según el número que ingresemos en el cuadro van a ser los la cantidad de archivos que se mostrarán al final del menú "Archivo". Nombre de usuario:  Aparece por defecto el que ingresamos al instalar Project, pero podemos cambiarlo desde este recuadro. Deshacer niveles: Según el número ingresado en este recuadro es la cantidad de veces que podremos volver atrás con el botón "Deshacer". Botón Opciones de servicio: En este curso no vemos ningún tema que tenga relación con los cambios que podemos hacer con el cuadro de diálogo que se abre al presionar este botón. 2. Asistente para planeamiento. En ésta sección podemos configurar el asistente para planeamiento.

Consejos del asistente para el planeamiento: Si desactivamos esta opción el asistente no aparecerá en ningún proyecto. Las tres opciones que siguen me permiten elegir qué tipo de consejos deseo recibir activando o desactivando la casilla de verificación. 3. Opciones generales para [Nombre del proyecto]. Lo que configuremos aquí sólo será aplicado en el proyecto en el que estemos.

Agregar recursos y tareas de forma automática:  Si esta casilla está desactivada y por ejemplo, desde el cuadro de diálogo “Información de la tarea” queremos asignar un recurso, que no hemos ingresado previamente en la hoja de recurso, Project nos avisará de que éste no está en el fondo de recursos (hoja de recursos) y nos dará opciones para solucionarlo; si la casilla está tildada directamente los agrega. Cuidado! Por qué puede pasar que ingresemos un nombre mal escrito, si esta casilla está activa lo tomará como un nuevo recurso. Tasa estándar predeterminada y Tasa predeterminada para horas extras:  Si desea cambiar la tasa, lo puede hacer desde estos recuadros. Botón Predeterminar:  Los cambios que hagamos en esta sección sólo serán para el proyecto abierto, si deseamos mantener estos cambios para todos los proyectos debemos presionar este botón. Página | 78

11.1.2. Pestaña Vista

1. En la primer sección podemos elegir la vista predeterminada al abrir el proyecto, el tipo de calendario, por defecto tenemos el calendario Gregoriano (12 meses) si deseáramos otros calendarios debemos instalarlos y el formato de fecha que utilizaremos para todos los proyectos. 2. Sección Mostrar. En esta sección podemos elegir que elementos de la interfaz de Project 2007 deseamos mostrar u ocultar. 3. Sección Opciones de vinculación entre proyectos para [Nombre del proyecto]. Estas opciones son para cuando vinculamos nuestro proyecto con otro externo, tema que no está dentro del curso. 4. Sección Opciones de moneda para [Nombre del proyecto] En esta sección definiremos que moneda utilizaremos en el proyecto, como así también en qué posición, cuantos decimales mostraremos y a qué país pertenece la misma.

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5. Sección Opciones de esquema para [Nombre del proyecto]. En esta sección podemos configurar como se mostrarán las tareas. Podemos elegir entre mostrar o no las tareas de resumen, si cuando definimos una tarea como subtarea ésta se muestre con sangría ( Aplicar sangría al nombre ), si mostraremos los símbolos + y – cuando tenemos tareas de resumen ( Mostrar símbolos de esquema), si mostraremos todas las tareas con números de esquema y si mostraremos o no la tarea de resumen del proyecto.

11.1.3. Pestaña Edición

De esta pestaña sólo prestaremos atención a la sección Opciones de vista de las unidades de tiempo para [Nombre del proyecto]. Desde aquí podemos cambiar las etiquetas para los valores de tiempo si es que no nos resultan cómodas las ya definidas por Project. Presionando el botón Predeterminar los cambios se aplicarán a todos los proyectos.

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11.1.4. Pestaña Calendario

Desde esta pestaña podemos configurar las opciones de calendario para el proyecto en que estamos trabajando. Que día comienza la semana, que mes el año fiscal, el horario de entrada y salida de la jornada laboral y el último conjunto de opciones se refiere a la cantidad de hrs. laborales por día, cantidad de horas semanales y de días laborales por mes. Estas opciones son las que hay que tener en cuenta en la "redistribución".

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11.1.5. Pestaña Programación

En esta pestaña podemos establecer entre otras cosas, en que formato mostrar las asignaciones de recursos. Qué tipo de tarea es el predeterminado, cuando comienzan las nuevas tareas, y en que formato de tiempo las mostraremos y otras opciones de cómo serán las nuevas tareas que ingresemos. La opción Dividir tareas en curso es muy importante que esté tildada si deseamos que cuando redistribuyamos los recursos sobreasignados con la herramienta que nos ofrece Project ésta pueda dividir las tareas necesarias.

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11.1.6. Pestaña Cálculo

1. Sección Opciones de cálculo para Microsoft Office Project. En esta sección podemos definir si el cálculo va a ser automático o manual. Project calcula automáticamente costos y fechas, si no queremos que esto suceda debemos elegir la opción Manual  y cuando queramos hacer los cálculos debemos abrir esta pestaña y presionar el botón Calcular ahora.  También podemos elegir si queremos calcular sólo el proyecto en el que estamos trabajando o si todos los proyectos abiertos. 2. Sección Opciones de cálculo para [Nombre del proyecto].

Actualizar el estado de las tareas actualiza el estado del recurso: Si esta opción está tildada cuando estamos haciendo el seguimiento del proyecto y actualizamos el progreso de las tareas automáticamente se actualiza el estado de los recursos asignados a dicha tarea. Lo mismo viceversa, si actualizamos el estado de un recurso se actualiza el estado de la/las tarea/s a la cual está asignado. Retrasar el fin de las partes completadas después de la fecha de estado a la fecha de estado: Cuando una tarea, por alguna razón, comienza antes de lo programado y  justo ingresamos una fecha de estado (fecha a la cuál queremos ver el progreso del proyecto) y la tarea estaba programada para empezar después de dicha fecha, si esta Página | 83

opción está tildada, la parte completada de la tarea se retrasa el fin a la fecha de estado. Si la opción está destildada, la parte completada finaliza como se ha programado.

 Y retrasar el comienzo de las partes restantes a la fecha de estado:  Cuando tildamos la opción anterior también podemos elegir entre activar o no esta opción. Si esta activa la parte restante de la tarea se retrasa el comienzo a la fecha de estado, y si está desactivada, la parte restante de la tarea se establece que finalice como lo hemos programado. Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la fecha de estado: Esta opción es la contraria a la anterior, o sea que es para las tareas que han comenzado luego de la fecha de estado pero estaban programadas para que lo hagan antes. Si la casilla está activa la parte restante se adelanta al inicio de la fecha de estado. Si está desactiva se inicia como la hemos programado.  Y adelantar el fin de las partes completadas a la fecha de estado: Cuando tildamos la opción anterior también podemos elegir entre activar o no esta opción. Si esta activa, la parte completa de la tarea se adelanta para finalizar en la fecha de estado, si no, la parte completada de la tarea finaliza como la hemos programado. Las modificaciones de los costos totales se extienden a la fecha de estado: Si esta tildada esta opción Project distribuye uniformemente los costos a la fecha de estado. Por ejemplo: Por ejemplo, si tenemos una tarea de 4 días, el costo total de la misma es de $400 a la fecha de estado se han completado dos días de dicha tarea, Project calcula un valor de $100 por cada día de la tarea. Calcular los proyectos insertados como tareas de resumen: Si la opción está tildada cuando insertamos un proyecto éste se toma como una tarea de resumen. Microsoft Office siempre calcula los costos reales:   Esta opción está tildada de manera predeterminada y establece que Project calcule automáticamente los costos en función de las tasas de recursos, los costos por uso y los costos fijos. Acumulación predeterminada de costos fijos:   desde aquí podemos cambiar el método de acumulación predeterminado. Las tareas son críticas si la demora es igual o menos a XX días:   Podemos establecer cuál es el tiempo de demora máximo que puede tener una tarea para que sea crítica. El botón Predeterminar  permite que los cambios hechos en esta sección sean efectivos para todos los proyectos.

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11.1.7. Pestaña Guardar

En esta pestaña podemos elegir con que extensión se van a guardar de manera predeterminada los archivos, al igual que la ubicación. En la sección Autoguardar podemos activar la opción Guardar cada XX para que se vayan guardando automáticamente los cambios en un determinado tiempo. Con esta opción se activan otras opciones de guardado.

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11.1.8. Pestaña Interfaz

En esta pestaña tenemos varias opciones para activar o desactivar funciones que queremos ver o no en la interfaz del proyecto.

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11.1.9. Pestaña Seguridad

En la sección Opciones de privacidad de [Nombre del proyecto]   podemos elegir si queremos que al guardar el archivo se eliminen todos los datos del cuadro "Propiedades" del archivo. Esto ayudaría a proteger nuestra privacidad. En la sección Formato heredado podemos elegir entre cómo debe reaccionar Project al encontrarse con extensiones de archivo que no sean las predeterminadas para Project.

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12. EJERCICIOS Ejercicios unidad 1: Empezar a trabajar con Project. En este primer ejercicio crearemos el archivo construccion.mpp. En base a éste se irán creando los ejercicios posteriores. 1. 2. 3. 4.

Accede al programa. Examina el entorno de trabajo de Project. Desde el panel de la guía comienza definiendo una fecha de comienzo para el proyecto. Define el período laborable de lunes a viernes de 8 hrs a 12 hrs y 1 hrs a 5 hrs y los sábados de 9 hrs a 2 hrs. 5. Por lo menos tiene que haber, dentro de los 30 días posteriores a la fecha de inicio, un día feriado. 6. Guarda el proyecto con el nombre construccion.mpp.

Ejercicios unidad 2: Tareas 1. Abre el archivo construccion.mpp. 2. Ingresa las siguientes tareas con sus respectivas duraciones. Marcar el terreno – 1 día. Hacer los cimientos – 1 semana. Levantar las paredes – 4 semanas. Colocar las cañerías del agua – 1,5 semanas. Hacer los desagües – 1,5 semanas. Hacer el tendido eléctrico – 2semanas. Colocar el techo – 1,6 semanas. Revocar – 2 semanas. Colocar las aberturas – 2,7 semanas. Colocar los pisos – 3 semanas. 3. Será necesario hacer una reunión cada 10 días laborables y de duración 2 hrs. 4. Agrega una tarea al principio, otra debajo de la tarea 3 y otra debajo de la tarea 6. 5. A las tareas recién insertadas ponerles como nombre etapa 1, etapa 2 y etapa 3 y hacerlas tareas de resumen de las tareas que le siguen. 6. Al finalizar cada etapa debe haber un hito con el nombre Fin de la etapa. 7. Mostrar la tarea de resumen del proyecto. 8. Vincular las tareas de esta forma: En la etapa 1 todas las tareas comienzan cuando terminan las otras. En la etapa 2 'Colocar las cañerías'... y 'Hacer el tendido'...deben comenzar juntas y 'Hacer los desagües' debe comenzar cuando termine 'Colocar las cañerías'... En la etapa 3  'Colocar el techo' y 'Revocar' deben comenzar juntas y las demás comenzar cuando termine la antecesora. Entre 'Revocar' y 'Colocar las aberturas' debe haber un tiempo de posposición de 2 días.   Cada hito debe estar vinculado a la tarea que termine última de cada etapa.          

 

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

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9. Cambiar el tipo a las siguientes tareas: Marcar el terreno debe ser tipo Duración fija y Hacer el tendido… de tipo Trabajo fijo. 10. La tarea Colocar el techo no debe finalizar antes de la fecha de fin. 11. Revocar  debe tener una prioridad del 700%. 12. La tarea Colocar las aberturas  debe interrumpirse al segundo día de empezada y recomenzar dos días después. 13. Visualizar la ruta crítica. 14. Guardar los cambios en el archivo. 

Ejercicios unidad 3: Recursos 1. Abre el archivo construccion.mpp. 2. En la hoja de recursos ingresar los siguientes datos: Tipo trabajo: Juan Garcia Ana Garzón Gabriel Juárez Juana Fulio Tipo costo:   Viaje   Cena Tipo material (entre paréntesis las etiquetas): Cemento (bolsa) Ladrillos (x1000) Pintura (x litros) Caños (x metros) Cables (x metros) Madera (x pies) Tejas (x unidad) Mosaicos (x mtrs2) 3. Juana Fulio sólo va a estar disponible el 80% del tiempo para el proyecto. 4. La primera semana Juan Garcia va estar disponible sólo el 50% del tiempo. 5. A Ana Garzón le corresponde los días 20 y 21 de abril feriado por fiesta religiosa. 6. Guardar los cambios en el archivo.                 

Ejercicios unidad 4: Asignación 1. Abre el archivo construccion.mpp. 2. Realizar las siguientes asignaciones: Marcar el terreno: Juan Garcia. Hacer los cimientos: Gabriel Juárez, Juan Garcia, Ladrillos 1000 unidades, Cemento 40 bolsas. Levantar las paredes: Gabriel Juárez, Ladrillos 2000 unidades, Cemento 80 bolsas. Colocar las cañerías del agua: Gabriel Juárez, caños 30 mts. Página | 89  

 

Hacer los desagües: Gabriel Juárez, Juan Garcia, caños 40 mts. Hacer el tendido eléctrico: Gabriel Juárez (Disponible para esta tarea el 80%), cables 45 mts. Colocar el techo: Juan Garcia, tejas 1000 unidades. Revocar: Gabriel Juárez, cemento 30 bolsas. Colocar las aberturas: Ana Garzón, Juana Fulio, Viaje, madera 50 pies. Colocar los pisos: Ana Garzón, Juana Fulio, Cena, mosaicos 50 mtrs2. 3. Guardar los cambios en el archivo.  

   

Ejercicios unidad 5: Costos 1. Abre el archivo construccion.mpp. 2. Asignar a los siguientes recursos los costos. (para tasa estándar el primer monto y el segundo para tasa hrs. extras) Juan Garcia: $30 y $45. Ana Garzón: $40 y $60. Gabriel Juárez: $30 y $45. Juana Fulio: $35 y $50. Cemento: $30. Ladrillos: $30. Pintura: $45. Caños: $18. Cables: $14. Madera: $45. Tejas: $5. Mosaicos: $70. 3. La tarea Marcar terreno tiene un costo fijo de $1000. 4. Las tejas tienen un costo por uso de $50. 5. La primer cena tiene un costo de $80, la segunda de $120 y el viaje de $280. 6. Todas las tareas tienen se prorratean menos Marcar terreno que se abona al principio y Revocar al final. 7. El recurso Gabriel Juárez tiene una segunda tasa de costo de $35 y $50. Aplicar dicha tasa a la tarea Colocar las cañerías. 8. En la tarea Hacer los cimientos Juan Garcia tiene 2 hrs. extras. 9. Guardar los cambios en el archivo.            

Ejercicios unidad 6: Sobreasignación y redistribución 1. 2. 3. 4. 5.

Abre el archivo construccion.mpp. Si hay recursos sobreasignados redistribuirlos. Indicar que la tarea 'Hacer los cimientos' no se puede dividir. Abrir la vista correspondiente para ver la redistribución. Guardar los cambios en el archivo.

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Ejercicios unidad 7: Seguimiento 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Abre el archivo construccion.mpp. Guardar la línea de base del proyecto. Comparar la línea de base con el plan real. Ver los datos de manera gráfica en la vista correspondiente. Hacer algún cambio en el proyecto y guardar una segunda línea de base. Abrir la vista correspondiente para ver más de una línea de base del proyecto. Ver cuáles tareas tienen tiempo de demora. Guardar los cambios en el archivo.

Ejercicios unidad 8: Actualización del progreso de las tareas Abre el archivo construccion.mpp. Actualizar el proyecto a la mitad de la duración del mismo aproximadamente. Ver el progreso en la vista correspondiente. Interrumpir en alguna fecha el proyecto y determinar una fecha para reprogramarlo. Utilizando los métodos vistos en la unidad aplicar algún cambio al proyecto y luego actualizarlo nuevamente. 6. Guardar los cambios en el archivo. 1. 2. 3. 4. 5.

Ejercicios unidad 9: Filtrar, agrupar y ordenar 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Abre el archivo construccion.mpp. Aplicar diferentes filtros al proyecto. Aplicar resaltar para algún criterio. Ordenar los recursos por tipo. Agrupar las tareas por prioridad. Guardar los cambios en el archivo.

Ejercicios unidad 10: Informes 1. 2. 3. 4.

Abre el archivo construccion.mpp. Ver y guardar un informe visual en Excel del trabajo previsto. Ver e imprimir los días laborales del proyecto (Informe básico). Estando en la vista Gantt de seguimiento, copiar una imagen para Archivo de imagen Gif y guardarla en la misma ubicación que el proyecto. 5. Guardar los cambios en el archivo.

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Ejercicios unidad 11: Configurar Project 1. Abre el archivo construccion.mpp. 2. Abrir el cuadro de diálogo Opciones. 3. Configurar Project para que cuando abramos el programa, aparezca el último archivo con el cuál trabajamos. 4. Desactivar el asistente para el planeamiento. 5. Cambiar la vista predeterminada por la vista hoja de recursos. 6. Constatar que el signo $ sea el símbolo de moneda. 7. Cambiar las etiquetas para al menos dos valores de tiempo. 8. Cambiar la cantidad de días por mes. 9. Cambiar el tipo de tarea predeterminado. 10. Hacer que las tareas nuevas no sean condicionadas por el esfuerzo. 11. Hacer que no se actualice el estado de los recursos al actualizar el estado de las tareas. 12. Cambiar el tiempo de demora que puede tener una tarea para que sea considerada crítica. 13. Programar Project para que se guarde automáticamente cada 10 minutos. 14. Hacer que al guardar un archivo no se guarde la información de las propiedades del mismo. 15. Guardar los cambios en el archivo.

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