MS Project 2014-I - Taller 2 v1.1

July 8, 2018 | Author: inquillay | Category: Point And Click, Software, Computing, Technology, Computing And Information Technology
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Descripción: YU...

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PROJECT MANAGEMENT TALLER DE MS PROJECT TALLER TALL ER N°2

INDICE 1.

OBJETIVOS ������������������� �����������������������������������������������������������������������������������

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2.

TEMAS A DESARRO LAR �������������������������������������������������������������������������

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3.

DESARROLLO DEL TALLER  �������������������������������������������������������������������� ���������������������� �

3.1. Creación del Proyecto ediante El WBS Chart Pro  ������������������������������������� ������������������������ � 3.1.1. Abrir el WBS Chart Pro����������������������������������������������������������������������������������� ������������������������ � 3.1.2. Definir el alcance el proyecto ��������������������������������������������������������������������������������������������� � 3.1.3. Trasladar la EDT al MS Project 2010 ����������������������������������������������������������������������������������� � 3.2. Creación del Proyecto ediante el MS Project 2010  ������������������������������������ ���������������������� �� 3.2.1. Crear el proyecto  ��������������������������������������������������������������������������������������������� ���������������������� �� 3.2.2. Ingresar entregabl s ��������������������������������������������������������������������������������������� ���������������������� �� 3.2.3. Ingresar actividad s �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� �� 3.2.4. Ingresar actividad s repetitivas ����������������������������������������������������������������������������������������� �� 3.2.5. Ingresar Hitos �������� ������������������������������������������������������������������������������������������� ���������������������� ��

TALLER N°2 1. OBJETIVOS El desarrollo del Taller N°2 , bus a lograr los siguientes objetivos en el participante: Definir el alcance del pr yecto mediante la elaboración del WBS, trabajando con las herramientas WBS Chart PRO y MS Project 2010. Definir el esquema de planificación del proyecto en el entorno del MS Proje t 2010, ingresando entregables, actividades, actividades repetitivas e hitos. Crear calendarios para l proyecto utilizando MS Project 2010. •





2. TEMAS A DESARR OLLAR El taller desarrolla los siguientes temas: •



Creación del Proyecto mediante el WBS Chart Pro o Abrir el W BS Chart Pro. o Definir el alcance del proyecto. o Trasladar la ED al MS Project 2010. Creación del Proyecto mediante el MS Project 2010 o Crear el proyecto. o Ingresar entreg bles. o Ingresar activid des. o Ingresar activid des repetitivas. o Ingresar hitos.

3. DESARROLLO DE TALLER 3.1.

Creación d l Proyecto Mediante El WBS Chart Pro

3.1.1. Abrir el WBS Chart Pro a) Primero abrimo el programa WBS Chart Pro siguiendo la ruta qu se muestra en la Figura 1. Asegúrese de tener instalada la versión 4.8a o superior

Figura 1: Ruta de ingreso al WBS Chart Pro.

b) En la Figura 2 se puede observar la apariencia que tiene el progr ma WBS Chart Pro.

Figura 2: Vista por defecto del WBS Chart Pro.

3.1.2. Definir el alc nce del proyecto El Caso Práctico Nº 01 es desarrollado en base al proyecto “Programa e Capacitación 2014”, cuyo alcance se uestra en la siguiente EDT (ver Figura 3).

Figura 3: Alc nce del proyecto “Programa de Capacitación 2 14”.

Para la creación de la E T realizaremos los siguientes pasos:

a) Primero creamo el proyecto, para ello utilizamos el botón . Luego en la caja de tarea hacem s doble clic y nos aparecerá la ventana de Task Information donde ingresamos el n mbre del proyecto “Programa de Capacitación 201 ” (Ver Figura 4).

Figura 4: Crear proyecto en el WBS Chart Pro. b) Los siguientes comandos nos permiten crear entregables del mismo nivel o paquetes de tra ajo en la EDT.

Figura 5: Comandos para ingresar entregables.

c) Ahora creamos los entregables del primer nivel, el resultado de nue tra EDT a primer nivel deb ser similar al que se observa en la Figura 6. Para rear el primer entregable seleccionamos el proyecto “Programa de Capacitación 2014” damos clic al botón  para que se cree un nuevo entregable por debajo del entregable que representa l proyecto. Para crear los otros entregable seleccionar el entregable “Ges ión del Proyecto” y dar clic al botón entregable a su erecha.

para agr gar un nuevo

Figura 6: EDT a primer nivel. d) Luego creamos los l entregables de los niveles posteriores (paquete de trabajo). El resultado de la DT final debe ser similar al que se observa en la Fi ura 7. .

Figura 7: Vista final de la EDT del proyecto.

e) Para modificar l presentación de la EDT, podemos utilizar los boto es de la barra de herramienta rrange (Ver Figura 8).

Figura 8: Barra de herramientas Arrange.

f)

Para una mejor resentación de la EDT recomendamos utilizar la vi ta de planificación (Pl nning View) en el WBS Chart Pro, como se observ en la Figura 9.

Figura 9: Opciones de vista en el WBS Chart Pro.

3.1.3. Trasladar la DT al MS Project 2010 a) Primero guard mos la EDT que hemos trabajado. Luego e la barra de herramientas ubicamos el botón Goto Project (Ver Figura 10), y da os clic.

Figura 10: Botón Goto Project. b) En el siguiente cuadro damos clic en Aceptar.

Figura 11: Mensaje de confiirmación para trasladar un archivo del WBS Chart Pro al MS Project. c)

Luego, por solicitud de la aplicación, procedemos a guardar nuestr archivo de MS Project.

Figu a 12: Guardar archivo de MS Project.

d) Y así hemos logrado pasar nuestro alcance (representado en na EDT) a un cronograma inicial, el cual luego trabajaremos con más detalle en el MS Project.

Figura 13:

esultado de trasladar la EDT al MS Project.

3.2.

Creación d l Proyecto Mediante el MS Projec 2010

3.2.1. Crear el proyecto Para la creación del proyecto primero debemos establecer el mar o del proyecto, es decir, con qué tipo de configuración se programará el cron grama. El MS Project nos ofre e 2 formas de programación: Progra ación a partir de la fecha de comienzo de proyecto, se establece la fecha de comienzo del proyecto, y todos lo entregables y tareas se programan para iniciarse luego de la fecha de inicio del proyecto. Progra ación a partir de la fecha de finalización del proyecto, se establece la fecha de fin del proyecto, y todos los entrega les y tareas se programan con anterioridad a la fecha ingresada. •



Para seleccionar la forma de programación de nuestro cronogram realizamos los siguientes paso : a) Vamos a la pestaña Proyecto, y elegimos la opción Información del proyecto, como se observa en Fiigura 14.

Figura 14: Ruta de ingreso al WBS Chart Pro.

b) Luego en la siguiente ventana, en el campo Programar a partir de elegimos la opción Fecha d comienzo del proyecto, como se observa en la Fig ra 15.

Fi ura 15: Forma de programación en el MS Proje t.

El proyecto “Pro rama de Capacitación 2014” tiene como fecha de inicio el 06 de abril del 2014, lo cual debemos ingresar en el campo Fecha de com ienzo.

Fi ura 16: Forma de programación en el MS Proje t.

3.2.2. Ingresar entregables En nuestro caso, se ha ingresado los entregables en el MS Project de la herramien a WBS Chart Pro. Pero si no fuera así, los entre que ser ingresa os directamente en el MS Project. Los botones , q la pestaña Tare en la opción aplicar sangría a la tarea, nos ayud los distintos niveles de entregables que podemos tener.

ediante el uso ables tendrían e aparecen en n a jerarquizar

Fi ura 17: Forma de programación en el MS Proje t.

3.2.3. Ingresar acti idades MS Project reconoce todas las filas como tareas, por lo que la dife enciación entre entregables y a tividades en un proyecto se hace en base a la co ificación que le asignemos. Para ingresar la actividades del proyecto, necesitamos ingresar ta eas en nuestro cronograma. Pa a ello tenemos dos formas:

a) Vamos a la pestaña Tarea, ubicamos el botón Tarea y elegimos la opción tarea, como se observ en la Figura 18, o b) Presionamos la ecla Insert para inserta una nueva tarea.

Figura 18: Ingresar tareas en el MS Project.

Ahora ingresam s las actividades que se muestran en la Figura 19.

Figura 1 : Tarea del proyecto “Programa de Capacitació 2014”.

3.2.4. Ingresar acti idades repetitivas Una actividad repetitiva es aquella que ocurre con cierta frecuencia en el proyecto, además tiene la misma duración y utiliza los mismos recursos en el proyecto. Un ejemplo de un actividad repetitiva puede ser una reunión de coordinación semanal. a) En el proyecto t nos ubicamos pestaña Tarea como se observ

nemos la actividad repetitiva “Reunión de Coordin ción”, para ello ebajo del entregable “1.3 Reuniones de Coordi ación” y en la legimos la opción Tarea, y dentro la opción Tarea periódica…, en la Figura 20.

Fi ura 20: Ingresar tarea repetitiva en el MS Proje t.

b) Luego ingresamos los valores que se observan en la Figura 21.

Figura 21: Datos de la actividad repetitiva. c) Luego de dar cliic en Aceptar, nuestro Diagrama de Gantt se verá de la siguiente manera:.

Figura 22: Actividad repetitiva en MS Project.

Como observamos, tenemos do veces el entregable 1.3 Reunión de Coordinación. Esto se debe a que cuando creamos una activi ad repetitiva esta se genera como una nueva acti idad. Entonces vamos a eliminar el entregable 1.3 Reunión de Coordinación que no es una activida repetitiva.

3.2.5. Ingresar Hito s

Un hito es una actividad que tiene duración cero (0), en MS Project lo que diferencia a un hito de una actividad es la duración. Un hito es útil para representar un evento significativo o un punto de referencia del proyecto. a) Para ingresar hiitos realizamos los mismos pasos que hicimos p ra ingresar las actividades. En nuestro proyecto, sólo hemos definido el hito Fi del Proyecto, como se observ en la siguiente imagen.

Figura 23: Hitos en el MS Project.

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