MONOGRAFIA OFIMATICA.docx

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“Año De La Consolidación Del Mar De Grau”

Carrera Profesional de Computación e Informática

TITULO MONOGRÀFICO Ofimática

TRABAJO MONOGRAFICO

Presentado por: Xsuanny Alexandra Flores Rupay

UNIDAD DIDACITA: Fundamentos de la Investigación

DOCENTE: Raúl Lino Esquivel

SEMESTRE: II

TURNO: Tarde

Huancayo - Perú 2016

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Asesor Asesor: Raúl lino Esquivel

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Dedicatoria A: dios por haberme dado salud para lograr mis objetivos. A mi madre por haberme aconsejado en todo momento. Mi docente por la motivación que me ha brindado para la culminación de mi trabajo

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ÍNDICE Asesor................................................................................................................. 2 Dedicatoria........................................................................................................... 3 Introducción.......................................................................................................... 5 Capítulo I Generalidades 1.1.

Historia de la ofimática:..............................................................................1

1.2.

La Computadora como Instrumento de Trabajo:........................................2

1.3.

Tecnología y sociedad:...............................................................................3

1.4.

Introducción a la perspectiva técnica de la ofimática:................................4

1.5.

Los ejes de la tecnología ofimática:...........................................................4 1.5.1.Computabilidad:...............................................................................5 1.5.2.Comunicabilidad:..............................................................................5 1.5.3.Convivencialidad:.............................................................................5

1.6.

La Herramienta Ofimática:.........................................................................6

1.7.

Innovación tecnológica y tercer nivel de complejidad:................................6 Capítulo II Software que conforman la ofimática

2.1.

Microsoft Word:..........................................................................................8 2.1.1.Historia.............................................................................................8 2.1.2.Formato DOC:..................................................................................8 2.1.3.Otros formatos:................................................................................9

2.2.

MICROSOFT EXCEL:..............................................................................10 2.2.1.Aspecto histórico:...........................................................................10

2.3.

Microsoft Acces:.......................................................................................11

2.4.

Microsoft PowerPoint...............................................................................12

2.5.

Microsoft Outlook.....................................................................................14

2.6.

Microsoft Publisher...................................................................................15

CONCLUSIÓN....................................................................................................17 SUGERENCIAS..................................................................................................18 BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................19 ANEXO............................................................................................................... 20

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INTRODUCCIÓN La presente monografía lleva como título “computación e informática” sus objetivos son: a) Aplicar herramientas ofimáticas de acuerdo con los requerimientos del cliente. b) Emplear las herramientas ofimáticas como ayuda para el desarrollo de actividades en clase. c) Apropiar competencias interpretativas y propositivas que permitan comprender el papel de las tics en los procesos de formación. La metodología utilizada en el presente trabajo monográfico fue descriptiva. En el primer capítulo se desarrollará los aspectos generales, como la historia, la computadora como herramienta de trabajo, la tecnología y la sociedad, introducción a la perspectiva técnica de la ofimática, y los ejes de la tecnología ofimática. En el segundo capítulo se describirán los Software que conforman la ofimática: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Acces, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook y Microsoft Publisher. Por último se realiza las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y anexos. Finalmente quiero agradecer Dios por haberme dado salud para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor. Mis

padres

por

haberme

apoyado

en

todo

momento

Mi docente por su gran apoyo y motivación para la culminación de nuestros

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Capítulo 1 Generalidades 1.1.

Historia de la ofimática: La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran manuales. Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos. Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980. Aunque debemos recordar que fue en el año de 1971 cuando comenzó la revolución en la que se empezaron a hacer cada vez más de costumbre las tecnologías, las cuales ayudaron para avanzar en la búsqueda de una sociedad más completa, en el ambiente laboral. La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y

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finalmente el intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.).

1.2.

La Computadora como Instrumento de Trabajo: Una vez vistos algunos de los conceptos de edición, se analizarán las características de la computadora como nuevo instrumento de trabajo. El software que permite a la computadora la composición y el tratamiento de textos es lo que se conoce como procesador de textos. En el mercado existen numerosos procesadores de textos, como Wordstar, Wordperfect, Amipro, Word, etc. Todos ellos tienen la misma finalidad y, aunque entre ellos existen diferencias, hacen básicamente lo mismo. Las diferencias radican en la forma en que realizan las distintas tareas.

Se ha elegido el procesador de textos Word 6.0 para analizar el proceso que hay que seguir para escribir una carta, por ser el más usado. Si se hace una analogía con la máquina de escribir se ve que, a grandes rasgos, existen tres partes: un lugar para el papel donde se escribirá, un teclado para escribir el texto, y botones y palancas para poder aplicar algunos conceptos de la edición de textos: los márgenes, el espacio interlineal, los tabuladores y otros. Como la computadora tiene muchas más posibilidades de hacer cosas, tiene también muchos más «botones y palancas» que la simple máquina de escribir. Las posibilidades han aumentado tanto que al manejar un procesador de textos se puede dejar atrás el trabajo de mecanógrafa o mecanógrafo para convertirse en editoras o

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editores potenciales de libros, revistas, periódicos o cualquier otro tipo de material impreso.

Aprender este nuevo trabajo requiere estudiar, primero, qué se hace en la edición de textos y, después, aprender a dialogar con el procesador para lograr lo que se quiere hacer. Dialogar significa efectuar acciones sobre los botones, palancas, menús del procesador, interpretar sus respuestas, ejecutar otras acciones, volver a interpretar las respuestas, y así sucesivamente. 1.3.

Tecnología y sociedad: La oficina es considerada un sistema por las diversas actividades humanas y sociales a la vez en donde nos planteamos las funciones de la oficina como ser tareas manifiestas y operativas de los sistemas que forman parte de la organización, y surge por la pertenencia de la oficina al sistema integral de la organización En las diferentes empresas, las oficinas tienen sus funciones divididas en varias actividades que son consideradas claves, en donde se hace necesario una especialización de las mismas, por ejemplo, en la oficina de contabilidad de una empresa dedicada a la elaboración de publicidad, aunque tienen funciones similares a una empresa dedicada a la construcción, existen dentro de cada una de ellas, cuentas y actividades que solamente le competen a cada una como tal. La tecnología desde su complejidad, se ha dividido en áreas que han sido adoptadas por la oficina. Entre ellas encontramos los sistemas de actividades humanas que refieren a todas aquellas actividades relacionadas con el trato personal, aparte de ello,

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podemos encontrar diversidad de actividades clasificadas en voz y datos que anteriormente eran desarrollados de una forma diferente y si lo analizamos en detalle, encontraremos que en nuestro tiempo, se han automatizado una serie de actividades que hace relativamente poco tiempo atrás, quizás en 1980, se consideraba impensable el desarrollar de una forma diferente.

1.4.

Introducción a la perspectiva técnica de la ofimática: El modelo real de la ofimática como la conocemos, ha sido planteado como un modelo en capas o niveles que involucran cada una de las diversas actividades que tienen lugar dentro de una organización. La ofimática en sí, está dividida en niveles que en ocasiones pueden ser mal interpretados porque la diversidad de funciones que posee van desde funciones claramente definidas y funciones que muy probablemente correspondan a otras áreas de la empresa, como producción, aunque no está de más mencionarlo, que día a día los seres humanos buscamos la forma de perfeccionar el proceso actual necesario para reducir el número de errores y optimizar su funcionamiento. Cabe mencionar el trabajo desarrollado por la compañía "ARTech" véase

la

siguiente dirección:

www.genexus.com

quienes

desarrollaron GeneXus, que es, esencialmente, un sistema que permite una buena administración automática del conocimiento de los sistemas de negocios, en otras palabras es un sistema que desarrolla sistemas para la administración en las diferentes empresas.

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GeneXus está basado en un paradigma completamente diferente a los usuales paradigmas de desarrollo de sistemas: no parte de un modelo de datos preexistente ni de concepciones abstractas sobre lo que es importante para la empresa y lo que no lo es.

1.5.

Los ejes de la tecnología ofimática: Visto de forma gráfica y realista, la tecnología ofimática, se divide en

tres

grandes

Convivencialidad.

ejes: Los

Computabilidad,

que

su

nivel

en

Comunicabilidad desarrollo,

y

varía

dependiendo de los factores involucrados en los diferentes entornos sociales y que a su vez refleja una estrecha relación que indica lo imposible que sería el desarrollo individual. 1.5.1. Computabilidad: El concepto de computable es más ampliamente conocido como calculable en donde se nos permite obtener el resultado de una serie de operaciones como almacenar, modificar, borrar, consultar e imprimir la información necesaria para que nuestra oficina, pueda funcionar de una forma muy eficiente. 1.5.2. Comunicabilidad: Quizás esta idea hubiese sido muy normal en 1970, cuando se precisaba el término oficina, ni siquiera se pensaba en ordenadores, porque todos los procesos eran desarrollados de formas no automatizadas, que a su vez requerían de un tiempo sustancial para su desarrollo, pero en la actualidad es imposible el hecho de imaginar una oficina sin un

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ordenador en donde podremos encontrar toda la información necesaria relacionada a sus procesos.

1.5.3. Convivencialidad: Dentro del concepto de la convivencialidad, se describe el concepto de interfaz, que es el medio utilizado para poder transmitir los datos de un lugar a otro, como lo mencionado en párrafos anteriores, el simple hecho de registrar nuestra huella como una marca personal o el prototipo del proyecto de utilización de un amplificador de ondas cerebrales, que la computadora puede interpretar mediante un receptor de las mismas y así, poder dar a conocer nuestras peticiones a la misma.

1.6.

La Herramienta Ofimática: El desarrollo de los diversos componentes ofimáticos tiene una velocidad superior a la que podemos imaginar y sus dos componentes clave: Hardware y Software normalmente van de la mano, aunque en ocasiones, se piensa en hardware con una funcionalidad que no existe un software capaz de procesar la información requerida por el dispositivo creado, si nos remontamos a los años 80, las especificaciones de un ordenador, eran mínimas en relación a los 90, y de igual forma estas en relación a décadas subsiguientes, observando que en la actualidad se dispone de tecnologías, que hace unas décadas, se creían utópicas porque solamente existía en la imaginación de los visionarios, ahora que se posee, se pronostican algunas innovaciones que vendrán a

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revolucionar la forma actual o tradicional de poder desarrollar un sinnúmero de actividades cotidianas, que dicho de otra forma, simplificarán nuestras actividades vigorosas, por actividades más de pensamiento y quizás, modifiquen nuestra apariencia física en hacer cuerpos humanos más débiles y con un cerebro de un mayor tamaño por lo expuesto.

1.7.

Innovación tecnológica y tercer nivel de complejidad: La complejidad de la informática, varía de oficina en oficina, porque es la resultante de la interacción de la oficina con la sociedad demandante. Pero en un instante, puede considerarse esta complejidad como un ancla que frena el desarrollo, si no se explica de una forma que sea fácil de asimilar por la humanidad que utilizará en su propio beneficio la tecnología desarrollada. Un factor clave en relación a la complejidad es la resistencia al cambio que normalmente se ofrece por los usuarios debido a que la mayoría es absorbida por el nivel de comodidad, y si estamos cómodos en la forma como desarrollamos nuestras diferentes actividades, difícilmente aceptaremos que existe una mejor manera de hacer las cosas y en muchas ocasiones, efectuamos el cambio, no por nuestro deseo de cambiar, sino por imposición de una sociedad muy cambiante que determina la forma y el desarrollo de los eventos.

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Capítulo II Software que conforman la ofimática

2.1.

Microsoft Word:

2.1.1. Historia Microsoft Word es una aplicación informática orientada al procesamiento de textos. Fue creado por la empresa Microsoft, y viene integrado en el paquete ofimático denominado Microsoft Office. Originalmente

fue

desarrollado

por Richard

Brodie para

el

computador de IBM bajo sistema operativo DOS en 1983. Versiones subsecuentes fueron programadas para muchas otras plataformas, incluyendo, las computadoras IBM que corrían en sistema MS-DOS (1983). Es un componente de la suite ofimática Microsoft

Office;

también

es

vendido

de

forma

independiente e incluido en la Suite de Microsoft Works. Las versions actuales son Microsoft Office Word 2016 para Windows y Microsoft Office Word 2016 para Mac. Actualmente es el procesador de texto más popular del mundo.

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2.1.2. Formato DOC: Microsoft Word utiliza un formato nativo cerrado y muy utilizado, comúnmente llamado DOC (utiliza la extensión de archivo .doc). Por la amplísima difusión del Microsoft Word, este formato se ha convertido en estándar de facto con el que pueden transferirse textos con formato o sin formato, o hasta imágenes, siendo preferido por muchos usuarios antes que otras opciones como el texto plano para el texto sin formato, o JPG para gráficos; sin embargo, este formato posee la desventaja de tener un mayor tamaño

comparado

con

algunos

otros.

Por

otro

lado,

la Organización Internacional para la Estandarización ha elegido el formato Open Document como estándar para el intercambio de texto con formato, lo cual ha supuesto una desventaja para el formato .doc. Ahora, en el Word 2007, se maneja un nuevo formato, docx. Es más avanzado y comprime aún más el documento.

Puede

instalarse

un

complemento

para

abrir

documentos creados en Office 2007 desde versiones de Office anteriores, disponible desde la página de Microsoft.

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2.1.3. Otros formatos: Word tiene un mecanismo similar a los plug-ins para entender otros formatos. Fue desarrollado en los tiempos en que Word Perfect era el estándar de facto para quitarle cuota de mercado. Se basa en instalar una librería dinámica o DLL para implementar el formato. Microsoft incluso publicó un Converter SDK (Software Development Kit) para permitir a los usuarios de Word 6.0 que escribieran soporte para formatos no soportados.

2.2.

MICROSOFT EXCEL:

2.2.1. Aspecto histórico: Microsoft

Excel es

una

aplicación

distribuida

por Microsoft

Office para hojas de cálculo utilizado en tareas financieras y contables.

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Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 205 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. La versión actual para la plataforma Windows es Excel 15, también denominada Microsoft Office Excel 2013. La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2016 (no disponible hasta septiembre de 2015, excepto para usuarios de Office 365). La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Apple Macintosh son: 1998 || Excel 8.0 || Como parte de Office 98 2000 || Excel 9.0 || Como parte de Office 2001 2001 || Excel 10.0 || Como parte de Office v.X 2004 || Excel 11.0 || Como parte de Office 2004 2008 || Excel 12.0 || Como parte de Office 2008. Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO o PLANILLA ELECTRONICA. Advertencia: Su utilización puede causarle un suspiro de alivio. Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, incluso puede manejar toda la economía de su hogar y empresa, incluyendo el manejo de sueldos, y el control de su tarjeta de crédito. Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permiten innumerables posibilidades...

también

podemos

confiarle

estadísticas

y

complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además podemos insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc.… y los tan bienvenidos comentarios, que pueden ser introducidos en cada celda. Como beneficio adicional, maneja en forma muy útil los

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datos, filtrando los contenidos para darnos solo la información que nos interesa.

2.3.

Microsoft Acces: Historia: Microsoft

Access es

un sistema

de

gestión

de

bases

de

datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.

Una BASE DE DATOS por excelencia. Se ha ganado por si misma un reconocimiento del usuario a cualquier nivel. Los diferentes niveles de manejo de Access harán la diferencia del resultando de su creación.

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Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables: Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.

2.4.

Microsoft PowerPoint Aspectos generales: Microsoft desarrollado

PowerPoint es por

la

un programa empresa Microsoft,

de

presentación, para

sistemas

operativos Windows y Mac OS. Viene integrado en el paquete ofimático llamado Microsoft Office como un elemento más, que puede aprovechar las ventajas que le ofrecen los demás componentes del equipo para obtener un resultado óptimo.

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Una forma amena para presentar a los demás sus proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa, cualidades de su producto, explicaciones de sus clases, etc. Es el formato ideal para acompañarlo en sus discursos o presentaciones con público, o bien, enviar el archivo y dejar que se explique por si mismo. Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una cámara web y un micrófono, hacer difusiones en directo a grupos pequeños, y mostrarles además su presentación.

Características:

Algunas características de PP: 1. El uso de plantillas; que se pueden hacer por el usuario, además de las que ya están preestablecidas. 2. Poder introducir textos variando el color y el tamaño de las letras conforme a las necesidades y gustos del usuario. 3. Se pueden insertar imágenes con las que se da una mejor presentación a la diapositiva, facilitando comprender mejor a aquello de lo que trata la diapositiva, además de poderse insertar

textos

exposición.

a

las

imágenes

complementándose

la

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4. Posee herramientas de animación, con las que se puede dar efectos a los textos e imágenes, dándole una mejor apariencia. 5. Realizar gráficos. 6. Añadir videos y audios

2.5.

Microsoft Outlook Administra su CORREO electrónico. Pero va mucho más allá…si es una persona ocupada, con muchas actividades, o se contacta con mucha gente, dará las gracias a esta aplicación en más de una ocasión. Permite hacer un seguimiento de los mensajes y contactos que usted tenga, reciba o envíe. También puede organizar los mensajes en carpetas, por colores o vistas, puede seleccionar el correo no deseado y mucho más.

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Incluye además la posibilidad de llevar su agenda con calendario, puede recordarle sus tareas a realizar y le permite escribir notas, que puede ordenar según diferentes colores si es que necesita hacer un apunte.

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Pantalla de Outlook:

2.6.

Microsoft Publisher Aspectos generales: Microsoft Publisher es una aplicación muy fácil de usar que te ayudará a crear boletines, folletos, páginas Web y prospectos atractivos y con calidad profesional aunque no hayas realizado tareas de autoedición anteriormente.

Solo debes conocer las

herramientas con las que cuentas y utilizar tu imaginación y creatividad. Características: Microsoft Publisher es un programa que provee un historial simple de edición similar al de su producto hermanoWord, pero a diferencia de Adobe InDesign y Adobe InCopy, no proporciona una posibilidad integrada (built-in) de manejo de código XML. Ayuda a crear, personalizar y compartir con facilidad una amplia variedad de publicaciones y material de marketing. Incluye una

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variedad de plantillas, instaladas y descargables desde su sitio web, para facilitar el proceso de diseño y edición.

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CONCLUSIÓN

1. La ofimática, ha evolucionado como parte esencial de la oficina, hasta el grado de haber absorbido la mayoría de funciones realizadas de forma manual por uno automático y poder así, dar una respuesta mucho más confiable en un menor tiempo. 2. Cada día se acentúa más la utilización de los sistemas ofimáticos en tres áreas fundamentales: procesadores de palabras, hojas electrónicas de cálculo y administradores de bases de datos. 3. El descubrimiento del diseño gráfico revolucionó la forma en cómo podemos interactuar con la oficina y sus diferentes actividades interrelacionadas.

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SUGERENCIAS

1. En la actualidad, debido a los inmensos volúmenes de información que deben procesar muchas organizaciones, y contando con los adelantos tecnológicos de la época, se debe hacer uso intensivo de equipos de cómputo adecuados para hallar solución a los diversos problemas que involucra el manejo de la información. Para ello se ha de emplear una serie de herramientas ofimáticas que permitan a los usuarios acceder a la información de forma eficiente, garantizando así la marcha normal de las actividades y el cumplimiento de las tareas. 2. Una hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas. Cada punto donde se cruza una fila con una columna se conoce como celda. Por convención se suelen identificar las columnas con letras y las filas con números, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almacenar un valor, que puede ser numérico o no, e incluso puede tener diversos formatos. Cada celda puede ser referencia por otra de tal forma que los datos almacenados en unas se convierten en información utilizada por otras a través de formulas y funciones. 3. Por ultimo se recomienda usar los programas de Ofimática a las personas que todavía no han tenido la oportunidad de usarla, ya que es muy sencillo y practico para realizar cualquier trabajo.

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BIBLIOGRAFÍA

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F.

(2005). Conectividad,

convergencia,

seguridad

e

integración un marco para la evolución de las TIC. Cuadernos OPTI. Fundación OPTI y Fundación ICT. 6. Prieto Espinosa, A., Lloris, A. y Torres, J.C. (2006). Introducción a la informática. McGraw-Hill. 7. Raya, L.; Martín, A. y Rodrigo, V. (2004). Sistemas Informáticos Monousuario y Multiusuario. Ed. Ra-ma. 8. Rincon, J.M., Areitio, G., Areitio, A., Aldaz, L., Eguia, B. y Alonso, I. (2002). Información y bases de datos: principios conceptuales y casos practicos en MS Access Ed. Ediversitas Multimedia.

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ANEXO OFIMÁTICA 2010: LOS PROGRAMAS MÁS UTILIZADOS POR EL USUARIO

OFIMÁTICA 2007: PROGRAMAS MÁS UTILIZADOS