Módulo8_HostRecepção_RESERVAS

C urs o Té Técn cnico ico de T u ris mo  3.ºº F   3.  2010/  201 0/201 2011 1

L/O/G/O

Módulo 8  – HOST Recepção RESERVAS Professora Carla Canhoto

Nova Reserva 1. Clicar no ícon “Nova reserva”

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Nova Reserva 2.  A reserva inicia na ligação ao cardex, precisando de, pelo menos, o apelido do hóspede ou do nome da empresa / agência / CRO para proceder para o ecrã da reserva.

3.  A partir do momento que se preenche o campo hóspede / empresa / agência / CRO, o Enter  no teclado ou o click no botão Pesquisar vai pesquisar o arquivo de cardex.

4. Se se tratar de um hóspede que ainda não existe, o cardex é aberto para a criação do mesmo.

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Nova Reserva 5. Reconhecendo que, na maioria dos casos quando uma reserva é efectuada o único elemento que é fornecido é o nome do hóspede, o único campo que o sistema obriga a ser preenchido é o campo Apelido.

6. Os campos de   Segmento e Sub-Segmento de Mercado também podem configurações.

ser

tornados

obrigatórios,

consoante

as

7. Depois de ter guardado esta informação, os dados são registados e o sistema volta à janela de identificação das entidades.

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Nova Reserva

5

Nova Reserva – No caso de empresa ou Agência de Viagens

8. No caso de uma reserva de empresa ou de agência, deve introduzir o nome da mesma no campo adequado. Depois de premir   Enter  o sistema vai fazer a mesma pesquisa descrita acima para o hóspede.

9. Se a entidade existir no cardex, o sistema indicará a entidade na lista permitindo seleccionar a entidade correcta:

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Nova Reserva – No caso de empresa ou Agência de Viagens

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Nova Reserva – No caso de empresa ou Agência de Viagens

10. Com as entidades da reserva introduzidas, clique em OK para passar para o ecrã da reserva

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Écran Principal da Reserva

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Breve explicação dos campos de Reserva

1.1 Entidades 1.2 Dados da Reserva 1.3 Detalhes da Reserva 1.4 Ultimas Reservas do Hóspede

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Breve explicação dos campos de Reserva ENTIDADES

Editar ou substituir as diversas entidades da reserva. Ao clicar faz uma pergunta:

Sim = Substitui por outra entidade Não = Edita os campos da entidade correspondente Eliminar referência a essa entidade na reserva (não disponível apenas para o hóspede, uma vez que é o mínimo obrigatório). 11

Breve explicação dos campos de Reserva Dados de Reserva

Check In: Pode utilizar o calendário com o botão .... Check Out: Pode utilizar o calendário com o botão .... Pode indicar em alternativa, o número de noites, uma vez que os campos se actualizam entre si. Noites: Pode indicar o número de noites ou a data de check out. Allotment: Se aplicável, indique o código de allotment. Quartos: Indique o número de quartos. Categoria: Indique a categoria para a reserve. Depois de gravar a reserva com a categoria reservada, surge o campo Upgrade De. Upgrade De: Permite efectuar reservas com upgrade de categoria. Por exemplo, a reserva deveria ser de um duplo mas só tem disponibilidade de Suites, pelo que vai vender a suite ao preço de um duplo. Na categoria colocará Suite e em Upgrade De colocará Duplo, o preço será o de um duplo apesar da categoria reservada ser uma Suite. 12

Breve explicação dos campos de Reserva Detalhes da Reserva Pax: Indique o número de pessoas e de crianças, conforme esteja definido nas tabelas de preços. Quarto: Indique o número do quarto. O número do quart o é facultativo até ao momento do check in. Ao clicar em ... abre a janela de quartos disponíveis. Esta disponibilidade está relacionada com as datas e categoria de quarto presentemente no ecrã. Tabela Preços: Indique a tabela de preços a ter em consideração. Se a tabela de preços não estiver marcada como A C TIVA , aparecerá com a indicação de INACTIVA, de modo a poder  consultar reservas com a tabela, mas impossibilitando de a seleccionar. Package: Indique o package vendido na reserva. Só aparecerão disponíveis os packages configurados para cada tabela de preços. Desconto: Se aplicável, seleccione um dos códigos de descontos configurados. Se for necessário aplicar um desconto não existente, deverá recorrer ao preço manual. Preço Manual: Sempre que seja necessário atribuir um preço diferente de qualquer preço em tabela, que não possa ser definido por desconto, marque este c ampo (requer permissão por utilizador). 13

Breve explicação dos campos de Reserva Últimas Reserva do hóspede

Neste ecrã aparecerão indicadas as últimas reservas efectuadas pelo hóspede indicado na reserva, com indicação das datas de check in e check out, do número de pax, quarto, tabela de preços, package, preço e allotment. 14

Atribuir Cores às reservas Na reserva pode-se escolher   uma das 16 cores disponíveis:

: as cores já utilizadas para das datas da presente reservas não estão disponíveis; não é possível fazer um overbooking de cores. a cor é gravada a nível da reserva, e não a nível do detalhe, ou seja, afecta todos os membros do grupo.

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Adicionar Reserva Esta opção permite adicionar mais uma linha a uma reserva individual ou de grupo. 1. Imaginemos que no nosso exemplo, a empresa envia mais tarde uma comunicação onde aumenta para 2 o número de quartos da reserva. Não faria sentido criar uma reserva de novo, pelo que apenas criaremos um novo detalhe, que irá assumir a mesma informação do detalhe existente, omitindo apenas o número do quarto. outro detalhe (linha) a esta 2.  Aparece uma questão  Adicionar ‘  reserva?’ . Se clicar sim, será adicionada uma nova linha. 3.  A partir do momento em que a reserva tenha mais do que uma linha, sempre que gravar alguma alteração à reserva aparecerá a mensagem abaixo, o que irá permitir fazer alterações em bloco para a mesma reserva.

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Adicionar Reserva

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Adicionar Partilha Esta opção permite introduzir duas reservas no mesmo quarto para uso em situações em que, por exemplo, o valor do package seja pago entre ambos, em partes iguais ou não. 1.  Ao clicar neste ícone, é necessário dar indicação do nome do hóspede a partilhar, pelo que salta a janela de pesquisa de cardex. Se o cardex já existir, seleccione-o, senão crie um novo. 2.  Ao seleccionar o hóspede a partilhar, surge uma janela onde se pede o valor do package a cobrar para cada partilha.

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Adicionar Partilha

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Adicionar Partilha 3. Se o campo Ajustar Preços estiver marcado, ao indicar um valor para um, o preço para o outro será automaticamente a diferença para o preço anteriormente definido na reserva. 4. Indique os valores a pagar por cada um e clique em OK . 5. O resultado será este.

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Check-In Esta opção servirá para efectuar o check in à linha de reserva seleccionada. 1. Se houver lugar a emissão de cartão de chave, será neste momento. 2. Se houver interface telefónico, e este permitir a abertura/fecho de linhas com o check in/check out, essa operação também será efectuada neste momento. 3.  Ao efectuar o check in, a única alteração será na caixa Outros dados, no campo Tipo.

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Check-In

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:

Check-In 4. Se o quarto estiver sujo, aparecerá a seguinte mensagem:

5. Se o quarto estiver ocupado, aparecerá a seguinte mensagem

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:

Cancelar Check-In

 Aparece uma confirmação Deseja mesmo cancelar este check in?. Se houver interface telefónico, e este permitir a abertura/fecho de linhas com o check in/check out, essa operação também será efectuada neste momento.

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:

Cancelar Check-In  Aparece uma confirmação Deseja mesmo cancelar este check  in?. Se houver interface telefónico, e este permitir a abertura/fecho de linhas com o check in/check out, essa operação também será efectuada neste momento.

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