Modulo 9a Gestion Para Resultados

GESTION PARA RESULTADOS.

GESTIÓN PARA RESULTADOS Planear :Establecer Objetivo del Proceso. Establecer Indicadores y metas. Establecer métodos de gestión.

Actuar : Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño.

Hacer : Educar y Entrenar. Difundir el Objetivo, indicadores, metas y métodos y recordarlos permanentemente.

Verificar : Monitorear y medir el proceso y el producto. Reportar los resultados.

Las acciones son las que transforman la realidad.

“En Dios confío, el resto debe presentar datos”

GESTIÓN Conjunto de decisiones y acciones que llevan al logro de objetivos previamente establecidos.

MODELO CONCEPTUAL GESTIÓN LIDERAZGO

RESULTADOS METODO DE GESTIÓN

CONOCIMIENTO DEL PROCESO

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos. La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable la medición de los procesos del sistema de gestión de calidad. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para asegurarse de la conformidad del producto.

SEGUMIENTO Y MEDICIÓN Seguimiento, Medición

Resultado del Proceso

FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA RETROALIMENTACION

Recursos

Proceso

Producto

Cliente

FACTORES CLAVES DE EXITO Se entiende por factor clave de éxito aquel aspecto que es necesario mantener bajo control para lograr el éxito de la gestión del proceso

RECURSOS

PROCESO

CLIENTE

PRODUCTO

EFICIENCIA

EFICACIA

EFECTIVIDAD

FACTORES CLAVES DE EXITO Los signos vitales de un proceso son: La Eficacia: “ Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados” . Se enfoca al cumplimiento de lo planificado, cantidades a producir y vender, clientes a conseguir, visitas a realizar.

La Eficiencia: “Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados”. Permite determinar a que costo se atiende a los clientes. Los costos directos, los niveles de productividad, consumo de materias primas, consumo de horas extras; los costos de no calidad, es decir, el costo de no hacer las cosas bien la primera vez y por consiguiente tener que repetir el trabajo. La Efectividad: Es el logro simultáneo de la eficacia y la eficiencia. Mide el impacto de lo que se hace o presta, en términos de la satisfacción del cliente, mediante los procesos mejores y más económicos.

ENFOQUE EN PROCESOS Procedimiento

(Manera especifica de llevar a cabo una actividad o proceso. Puede ser documentada o no)

Eficacia: Alcanzar los resultados planificados

Entrada

(Incluye recursos)

PROCESO

(Secuencia de actividades que se interrelacionan)

Seguimiento y medición (antes, durante y después del proceso)

PRODUCTO

(Resultado de un proceso)

Eficiencia: El buen uso de los recursos.

MATRIZ DE MEJORAMIENTO C O R eficaces R E C T O

I

IV

Lo correcto incorrectamente

III Lo no correcto incorrectamente

Lo correcto correctamente

II Lo no correcto correctamente

eficientes

CORRECTAMENTE

TALLER 1 EFICACIA Y EFICIENCIA

MEDICION DEL PROCESO Una vez identificado los factores claves de éxito, asociados a la eficacia y la eficiencia. Es necesario establecer unos indicadores que nos permitan hacer el monitoreo del proceso

INDICADOR DE GESTIÓN Relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar el estado de una operación, una actividad, un proceso, un proyecto y su comportamiento en el tiempo. También permite medir el grado de cumplimiento de un objetivo Estos indicadores pueden ser valores, porcentaje (índices), etc...

INDICADOR DE GESTIÓN 

Nombre: La identificación y diferenciación es vital, debe definir claramente su objetivo y su utilidad.



Forma de Cálculo: Fórmula matemática para el cálculo de su valor, lo cual implica la identificación exacta de los factores y su relación.



Unidades: La manera como se expresa el valor de determinado indicador está dado por las unidades.

INDICADOR DE GESTIÓN Estado: Valor actual del indicador. Meta: Se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o mantener. Rango: Distancia entre el valor máximo y mínimo.

COMPONENTES DE LA META

PROPOSITO

META

VALOR

PLAZO

La meta es el motor del mejoramiento

DISEÑAR LA MEDICIÓN Consiste en determinar fuentes de información, frecuencia de medición, presentación de la información, responsable de la recolección, tabulación, análisis y presentación de la información

La frecuencia de la medición deberá ser adecuada en términos de poder tomar decisiones activas y a tiempo.

MONITOREO = SEGUIMIENTO Aplicación

DETERMINAR Y ASIGNAR RECURSOS Lo ideal es que: La medición se integre al desarrollo del trabajo, por quien ejecuta el trabajo. Los recursos que se utilicen en la medición sean parte de los recursos que se emplean en el desarrollo del trabajo o del proceso.

MEDIR, APROBAR Y AJUSTAR Es necesario tener en mente que muy seguramente la primera vez que efectuamos mediciones surgirán una serie de factores que es necesario ajustar o cambiar en los siguientes sentidos •Pertinencia del indicador. •Valores y rangos establecidos. •Fuentes de información seleccionadas. •Frecuencia en la toma de la información. •Presentación de la información. •Usuarios de la información.

ESTANDARIZAR Y FORMALIZAR Consiste en registrar, publicar, analizar el resultado de los indicadores de gestión.

Es documentar los indicadores de gestión.

Gestión Calidad Contribuir al mejoramiento continuo de nuestros procesos y asegurar la calidad de nuestros productos, mediante la ejecución de los sistemas de gestión y la implementación de herramientas de calidad para la competitividad.

PORCENTAJE MENSUAL EN COSTOS DE GARANTIA PORCENTAJE MENSUAL EN COSTOS DE GARANTIA

PORCENTAJE MENSUAL EN COSTOS DE GARANTIA 4.5%

4.5%

4.5%

2.5%

2.3%

2.0% 1.5%

0.5%

1.4%

1.4% 1.1%

1.0%

0.8%

1.0%

0.8%

0.4%

3.5% 3.0% 2.5%

1.5%

1.4%

1.4% 1.1%

1.0%

0.8%

OBJETIVO %Costo Ordenes de Garantía 2008

2.5%

1.5%

0.5%

0.4%

100%

28

90%

88%

20

25

10

90%

88%

70%

70%

30% 20%

3 9%

20

60%

3%

0 Se encuentran en No se encuentran en listado y en plano, no listado y llegan a obra llegó a obra

15

Presentación de Producto

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC OBJETIVO %Costo Ordenes de Garantía 2008

10 5

0%

%Costo Ordenes de Garantía 2009

30 25

100%

28

90%

88%

80% 70%

20

60% 15

50%

50% 40%

10%

1

1.0%

INDICADOR DE CADA PROCESO 100%

28

80%

40%

0.8%

0.4%

%Costo Ordenes de Garantía 2009

80%

50%

1.1% 0.8%

0.0%

60% 15

1.4%

1.4%

1.0%

INDICADOR DE CADA PROCESO 30

2.5%

2.3%

2.0%

1.0%

0.8%

OBJETIVO %Costo Ordenes de Garantía 2008

INDICADOR DE CADA PROCESO

5

3.0%

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

%Costo Ordenes de Garantía 2009

3.8%

3.5%

0.0%

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

25

2.5%

2.3%

2.0%

0.5%

0.0%

30

3.8%

PORCENTAJE

3.0% 2.5%

4.0%

4.0%

3.8%

3.5%

PORCENTAJE

PORCENTAJE

4.0%

40% 10

30%

30% 20%

3 9%

10%

1 3%

0 Se encuentran en No se encuentran en listado y en plano, no listado y llegan a obra llegó a obra

Presentación de Producto

0%

5

20%

3 9%

10%

1 3%

0 Se encuentran en No se encuentran en listado y en plano, no listado y llegan a obra llegó a obra

0%

Presentación de Producto

SUGERENCIA: Crear una carpeta para Actas Equipo Primario, Indicadores y planes de acción documentados.

MANTENER Y MEJORAR CONTINUAMENTE Hacer mantenimiento al sistema es básicamente darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del permanente monitoreo del sistema de la empresa y de su entorno.

Así mismo mejorar continuamente significa incrementar el valor que el sistema de indicadores de gestión agrega a las personas usuarias; es hacerlo cada vez más preciso, ágil, oportuno, confiable y sencillo.

8.4 Análisis de Datos Evaluar el desempeño frente a los planes, objetivos y otras metas definidas, e identificar oportunidades de mejora incluyendo posibles beneficios para las partes interesadas. •Tendencias. •Satisfacción del cliente. •Eficacia y eficiencia de sus procesos. •Desempeño de los proveedores. •El éxito en el logro de sus objetivos.

GRÁFICO DE UN INDICADOR. 4.5

Sentido del indicador

4

3.5 3 2.5 2

1.5 1 0.5 0 6

7

8

9

10

11

12

ANÁLISIS DE DATOS PORCENTAJE DE PARTICIPACION PNC OCTUBRE SOLDADURA 40.0

35.0

34.6

30.0

PORCENTAJE

25.0

19.2

20.0

15.0 11.5 10.0 7.7

7.7

Falta Soldadura

Falta de refuerzos

5.0

0.0 Platinas invertidas

Pieza no da escuadra

Dilatacion mal instalada

NO CONFORMIDAD

Manejo de indicadores, que permiten evaluar nuestra gestión.

GESTIÓN A LA VISTA 

“Hace visible" a los colaboradores de una empresa o proceso la condición actual del proceso en relación a los objetivos que deben cumplir de manera clara y perceptible.



Es un poderoso instrumento para motivar al personal hacia el logro de los objetivos, de las metas planificadas.



Permite identificar con rapidez las irregularidades, causas y síntomas de los problemas, raíces específicas. Una vez reconocidos todos estos factores, se deben documentar las oportunidades de mejora para garantizar la no recurrencia de la irregularidad.

Gestión Visual  



 

Advertir irregularidades Proporcionar información Fomentar la toma de decisiones entre cualquier persona involucrada en un proceso Desarrollar la mejora continua de los procesos Reducir los desperdicios

TALLER 1 ANALISIS DE RESULTADOS