Modul MS Project KBK MK

BAB I PENGANTAR MICROSOFT PROJECT Microsoft Project merupakan suatu program scheduling yang dapat membantu dalam proses perencanaan, pelaksanaan, sampai pada evaluasi terhadap pelaksanaan suatu proyek tertentu. Microsoft Project merupakan gabungan dari beberapa metode manajemen proyek yang sudah dikenal saat ini, antara lain PERT (Program Evaluation Review Technique), CPM (Critical Path Method), dan Gantt Chart. Microsoft Project juga mampu membantu melakukan pencataatan dan pemantauan terhadap penggunaan sumber daya (Resource), baik yang berupa tenaga, matrial maupun alat. Selain itu kelebihan yang dimiliki oleh Microsoft Project adalah mampu menyajikan laporan pada setiap posisi yang dikehendaki sesuai dengan perkembangan yang terjadi. I.1.

MEMULAI MICROSOFT PROJECT 1. Pada Taskbar, Klik Start, menu start akan ditampilkan. 2.

Pada menu Start, pilih All Programs, lalu klik Microsoft Project. Maka akan tampil sebuah file project kosong dalam view Gantt Chart. Gantt Chart adalah tampilan default untuk project.

Tampilan View Microsoft Project

Dalam Microsoft Project dilengkapi dengan 26 view, setiap view bisa ditampilkan dengan menggunakan menu View Bar yang terletak pada sebelah kiri jendela program Project. Berikut ini ikon yang disediakan dan kegunaannya : 21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

1

Ikon-ikon dalam Microsoft Project beserta Kegunaannya

Ikon

Nama Calender

Kegunaan Menampilkan kalender bulanan, didalamnya diperlihatkan beserta pekerjaan-pekerjaan dan durasinya.

Gantt

Menampilkan diagram Gantt Chart, tenaga / sumber daya

Chart

yang dipakai, durasi pekerjaan, sering digunakan untuk menjadwalkan dan memasukkan pekerjaan.

Network

Menampilkan suatu jaringan yang menampilkan semua

Diagram

pekerjaan dan keterkaitan antar pekerjaan yang disusun berdasarkan urutan kegiatan tertentu.

Task

Menampilkan sumber daya yang telah dikelompokkan

Usage

pada masing-masing pekerjaan. Untuk menampikan sumber daya yang diterapkan pada pekerjaan tertentu secara detail.

Tracking

Menampilkan daftar pekerjaan yang berhubungan satu

Gantt

sama lain, serta menunjukkan diagram baseline dan baris gantt yang dijadwalkan pada setiap pekerjaan.

Resource

Memperlihatkan alokasi sumber daya, apakah terjadi

Graph

konflik atau tidak. Ditampilkan dalam bentuk grafik yang cukup jelas untuk mengetahui kekurangan tenaga yang dibutuhkan.

Resource

Menampilkan data sumber daya yang digunakan pada

Sheet

suatu proyek, berisi informasi berupa jenis sumber daya,jumlah,

biaya

satuan,

upah

lembur,

cara

pembayaran dan lainnya. Resource

Menampilkan sumber daya dan pemakaiannya dalam

Usage

berbagai pekerjaan, beserta waktu untuk setiap sumber daya.

More View

Menampilkan banyak pilihan view yang bisa diapply sesuai dengan kebutuhan.

I.2.

MEMBUKA FILE PROYEK 1. Pada menu File, kemudian pilih Open. 2. Setelah Menu Open terbuka, pada Look In, pastikan lokasi file yang akan anda buka. 3. Pilih file yang akan anda buka kemudian klick tombol Open.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

2

Tampilan untuk Membuka File yang telah tersimpan sebelumnya

I.3.

MENYIMPAN FILE PROYEK Apabila anda telah selesai merencanakan suatu jadual, anda dapat menyimpannya dengan atau tanpa Baseline, caranta adalah sebagai berikut: 1.

Pada menu File, kemudian pilih Save As.

2.

Setelah menu Save As terbuka tentukan pada direktori mana file akan disimpan pada Save In, dan beri nama file pada kotak File Name.

3.

Setelah kotak File Name terisi klick tombol Save.

Tampilan untuk Menyimpan File Microsoft Project

I.4.

MENGAKHIRI MICROSOFT PROJECT Setelah semua proses dilakukan untuk keluar dari Microsoft Project klick menu File, Exit, atau klick tanda silang pada pojok kanan atas layer.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

3

BAB II MENYUSUN DAFTAR PEKERJAAN Penyusunan daftar pekerjaan dalam Microsoft Project sangat tergantung dengan pengaturan pekerjaan dilapangan, dalam hal ini Microsoft Project hanya menerima input berupa daftar pekerjaan yang sudah terjadwal, sehingga disini Microsoft Project hanya sebagai sarana untuk mempermudah perhitungan jika sewaktu-waktu terjadi perubahan dalam pelaksanaan. II.1.

MENENTUKAN TANGGAL MULAI PROYEK 1. Aktifkan lembar kerja Microsoft Project, pada menu Project, klick Project Information.

Tampilan untuk Menampilkan Project Information

2.

Setelah menu Project Information terbuka, pada kotak Schedule from tentukan pilihan apakah proyek akan memakai acuan tanggal dimulainya proyek (Project Start Date) atau akan memakai tanggal selesai proyek sebagai acuan ( Project Finish Date).

Tampilan Form Project Information

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

4

II.2.

MEMASUKKAN PEKERJAAN DAN DURASINYA Pekerjaan dan durasi suatu pekerjaan dapat dimasukkan pada table entry (dalam View Gantt Chart). Caranya : klik salah satu field pada kolom Task Name, lalu pada area pengeditan ketikkan nama pekerjaannya. Untuk berpindah ke field lain dapat dipakai tombol Enter jika ingin berpindah ke arah bawah, atau tanda panah (arrow) kanan jika ingin berpindah ke field Durasi pada keyboard. Penulisan satuan waktu/durasi yang dapat dipakai pada Microsoft Project adalah :

II.3.

1.

d (day) = hari

2.

w (week)

= minggu

3.

h (hours)

= jam

4.

m (minute)

= menit

PENGATURAN KERANGKA PEKERJAAN Pekerjaan dapat dipishkan menjadi dua macam, yaitu tugas utama (Summary Task) dan Rincian Tugas Utama (Sub Task). Secara otomatis jika kita lakukan indentasi maka pekerjaan utama akan tercetak tebal. Hal ini disebut outlining agar lebih mudah menganalisa dan mengubah tugas menjadi rincian (Sub Task). Untuk itu caranya adalah : a.

Lakukan pengeblokan baris pekerjaan yang akan di-outlining, misalkan baris 2 sampai 4. Summary Task Sub Task

Tampilan Proses Outlining

b.

Klik menu Project, Outline, Indent, atau klik icon Indent sehingga baris ke I tampak tercetak tebal yang disebut Summary Task. Sedangkan baris 2 sampai 4 agak menjorok ke dalam disebut Sub Task. Apabila ada kesalahan dalam melakukan pengelompokan pekerjaan, kembalikan dari Indent, yaitu dengan cara klik menu Project, Outline, Outdent, atau klik icon Outdent :

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

5

BAB III MENGATUR HUBUNGAN ANTAR PEKERJAAN III.1.

MENGHUBUNGKAN ANTAR PEKERJAAN Bila pekerjaan dimasukkan ke dalam project, sesuai dengan tanggal dimulainya

maka akan dimulai

proyek secara keseluruhan. Sebelum

dihubungkan dengan pekerjaan yang lainnya maka semua pekerjaan akan dimulai secara bersamaan. Dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Tampilan Awal Gantt Chart

Jika anda hendak menghubungkan pekerjaan-pekerjaan diatas, maka anda

harus

memblok

terlebih

dahulu

pekerjaan

mana

yang

akan

dihubungkan. Kemudian dari menu Edit pilih Link Task atau klik icon Link Task

untuk

menghubungkannya.

Jika

anda

ingin

memutuskannya, dari menu Edit pilih Unlink atau klik icon disebelahnya . Jika memakai fasilitas Link Task ini antar pekerjaan akan dihubungkan dengan hubungan Finish to Start. Artinya suatu pekerjaan dimulai setelah pekerjaan yang lain selesai, sehingga berurutan sesuai urutan dari atas pada kolom Task Name. III.2.

MENENTUKAN PREDECESSOR DAN SUCCESSOR Predecessor adalah pekerjaan yang harus dikerjakan/diselesaikan sebelum pekerjaan selanjutnya dimilai.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

6

Successor

adalah pekerjaan yang tergantung pada pekerjaan yang

harus selesai sebelumnya atau pekerjaan yang mengikuti/setelah pekerjaan tertentu dikerjakan/diselesaikan. Jika dalam tampilan Tabel Entry pada View Gantt Chart belum terdapat kolom dan Successor dapat ditampilkan dengan cara klik menu Insert, pilih Column atau klik kanan pada nama field kolom yang akan diselipkan kolom didepannya pilih Insert Column yang akan menampilkan kotak dialog seperti berikut :

Tampilan Form untuk Menampilkan/Menyembunyikan Column

Pada kolom Field name tentukan nama kolom yang akan diselipkan. Align title merupakan sistem perataan dalam penulisan judul kolom apakah rata ke kiri (left), tengah (centre) atau kanan (right). Align data merupakan sistem perataan dalam penulisan data apakah rata ke kiri (left), tengah (centre) atau kanan (right). III.3.

MENENTUKAN CONSTRAIN TYPE Pada Microsoft Project dilengkapi fasilitas Constrain Pekerjaan. Misalnya Anda dapat menentukan bagaimana pekerjaan itu dilaksanakan, apakah seawal mungkin atau hanya boleh mulai pada tanggal tertentu. Hal ini dapat dilakukan pada kotak dialog Task Information. Caranya tekan Tombol Shirf+F2 atau dengan cara seperti berikut ini : 1.

Klik menu Project, pilih Task Information. Anda dapat mengklik 2 kali pada tempat sel pekerjaan yang akan dilakukan pengeditan. Misalnya pada pekerjaan membuat lantai kerja, tunjuk sel lokasinya, klik 2 kali. Maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini :

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

7

Gambar 1 Tampilan Form untuk Menentukan Tipe Constraint

2.

Pilih Tab Advanced, lihat pada kotak Constrint Type. Pada kotak dialog Task Information tersedia fasilitas Constrain Type, yaitu memilih tipe batasan yang diberikan pada pekerjaan ini: •

As Late As Possible : dikerjakan selambat mungkin. Pilihan ini merupakan default jika anda menentukan mulainya tanggal proyek dari Finish Date.

•

As Soon As Posible : dikerjakan sesegera mungkin. Pilihan ini merupakan default jika anda menentukan tanggal mulainya proyek dari Start Date.

•

Finish No Earlier Than : Selesai tidak lebih awal dari tanggal yang ditentukan.

•

Finish No Latter Than : Harus selesai selambat-lambatnya pada tanggal yang ditentukan.

•

Must Finish On : Harus selesai pada tanggal yang telah ditentukan.

•

Must Start On : Harus dimulai pada tanggal yang ditentukan.

•

Start No Earlier Than : Harus dimulai tidak lebih awal dari tanggal yang telah ditentukan.

•

Start No Latter Than : Harus dimulai selambat-lambatnya pada tanggal yang ditentukan.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

8

BAB IV KALENDER Setelah kita mengatur hubungan antar pekerjaan pada bab ini akan dibahas mengenai kalenderisasi. IV.1. MEMAHAMI KALENDER KERJA Pada Microsoft Project default yang dipakai dalam kalenderisasi adalah Standart yaitu lima hari kerja, dari hari Senin sampai Jum’at jam 8 pagi s/d 12 siang, istirahat 1 jam, kemudian dilanjutkan jam 1 siang s/d 5 sore. Kalender ini dapat dilihat pada menu Tools, Change Working Time, maka dilayar akan tampak seperti berikut ini :

Tampilan Form Change Working Time

Dari tampilan diatas dapat kita lihat bahwa pada hari Sabtu dan Minggu merupakan hari libur. Hari dan jam kerja diatas dapat disesuaikan dengan kondisi di Negara ini atau diubah sesuai dengan kebutuhan dengan cara : 1)

Pilih hari Sabtu (Saturday), bisa tiap-tiap kotak ataupun diblok pada kotak paling atas (S).

2)

Klik Working Time pada pilihan Set Selected Dates, isikan jam kerja yang

direncanakan.

Pengisian

jam

kerja

ini

mengikuti

aturan

internasional, yaitu AM (12 malam – 12 siang) dan PM (12 siang – 12 malam). 3)

Klik tombol OK, untuk hari Sabtu menjadi hari kerja sesuai dengan yang kita inginkan.

IV.2. MENGATUR TAMPILAN KALENDER Untuk mengatur tampilan pada kalender Gantt Chart, caranya adalah sebagai berikut : 21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

9

1)

Klik Format, Timescale, maka akan terlihat tampilan seperti berikut ini:

Tampilan Form Timescale

2)

Pada Tab Timescale, merupakan tampilan yang bisa anda ubah-ubah skala dan modelnya.

3)

Pada Tab Nonworking Time, anda bisa merubah sistem calendar yang anda gunakan dan memodifikasi tampilan pada waktu libur kerja. Dalam Microsoft Project memiliki 3 sistem kalenderisasi, yaitu :

•

Standart (Project Calender) : pada kalender sistem ini default yang dipakai adalah 5 hari kerja, hari Senin sampai Jum’at, dari jam 8 pagi s/d 12 siang, istirahat 1 jam dan dari jam 1 siang sampai jam 4 sore.

•

24 Hours : pada kalender sistem ini tidak mengenal adanya istirahat dan hari libur, sehingga pekerjaan dilakukan terus-menerus.

•

Shift Night : pada kalender sistem ini pekerjaan dilakukan pada malam hari.

4)

Kemudian klik OK, maka akan anda lihat perubahan sesuai dengan perubahan yang telah anda lakukan.

IV.3. MERUBAH FORMAT KALENDER PADA KOLOM START/FINISH 1. Pada menu Tools, klik Options, dan kemudian klik tab View. 2.

Pada kotak Date format, klik format yang diinginkan.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

10

BAB V MENGGUNAKAN SUMBER DAYA (RESOURCE) V.1.

MENGENAL LEMBAR KERJA RESOURCE SHEET Dalam menentukan jenis resource yang akan digunakan dalam Microsoft Project terlebih dahulu harus dibuat daftar resource yang akan digunakan untuk semua pekerjaan.Untuk membuat daftar resource yang akan digunakan dalam proyek tersebut digunakan fasilitas Resource Sheet dengan cara sebagai berikut : 1.

Pilih menu View, klik Resource Sheet.

2.

Klik icon Resource Sheet pada bagian View Bar.

Tampilan View Resource Sheet

Dari tampilan diatas dapat dijelaskan sedikit tentang kolom-kolom yang ada pada tampilan Resource Sheet tersebut sebagai berikut : •

, kolom ini berisi informasi seputar penggunaan jenis Resource tersebut. Kolom ini terisi secara otomatis setelah resource tersebut dipakai dalam pekerjaan.

•

Resource Name, kolom ini berisi tentang nama-nama sumber daya yang nantinya akan digunakan dalam suatu proyek, baik alat, bahan maupun tenaga kerjanya.

•

Type, kolom ini berisi penjelasan tentang jenis sumber daya yang ada pada kolom Task Name. Dalam kolom ini terdapat dua pilihan, yaitu : Work dan Material. Manusia dan alat dikategorikan dalam tipe Work, sedangkan material/bahan dikateorikan dalam tipe Material.

•

Material Label, kolom ini berisi jenis satuan material yang dipakai. Kolom ini hanya untuk Resource yang bertipe Material. Misalnya : untuk satuan semen adalah sak, satuan beton adalah m 3 , dan lain-lain.

•

Initial, kolom ini berisi tentang huruf yang dipakai sebagai symbol atau singkatan dari nama-nama resource.name. Misal : pekerja disimbolkan

dengan huruf P, mandor disimbolkan dengan huruf M, dan lain-lain. 21 Februari 2009 11 KBK Manajemen Konstruksi

•

Group, digunakan untuk mengisikan nama kelompok dari sumber daya yang dipakai dalam pekerjaan.

•

Max. Unit, kolom ini digunakan untuk menentukan jumlah Resource yang digunakan dalam seluruh pekerjaan selama proyek tersebut berlangsung.

•

Standart Rate, kolom ini berisi harga satuan dari tiap-tiap resource yang ada dalam Resource Sheet. Pada resource yang bertipe material, standart satuannya adalah harga per satuan (material label).

•

Overtime Rate, kolom ini diisi dengan tarif lembur dari resource name tersebut. Kolom ini hanya diisi untuk resource yang bertipe work.

•

Cost/Use, kolom ini diisi khusus untuk recource yang melakukan pekerjaan secara borongan. Misal : tukang pasang listrik, tukang pasang instalasi udara, dan lain-lain.

•

Accure At, berisi jenis pembayaran resource yang digunakan dalam masing-masing pekerjaan. Jenis pembayaran ini dibedakan menjadi 3 macam, yaitu : ¾ Start jenis pembayaran yang dibayarkan saat pekerjaan akan dimulai. ¾ End jenis pembayaran yang diberikan setelah resource tersebut melakukan pekerjaan dan diberlakukan untuk sumber daya manusia. ¾ Prorate jenis pembayaran yang diberikan berdasarkan prosentase pekerjaan yang telah diselesaikan oleh resource tersebut.

•

Base Calendar, kolom ini berisi jenis kalender yang digunakan oleh sumber daya tersebut. Ada tiga pilihan kalender yang disediakan yaitu: 24 hours, night shift, dan Standart.

•

Code, kolom ini diisi dengan kode masing-masing resource. Kode ini juga diisi bebas sesuai keinginan pemakainya.

V.2.

MEMASUKKAN RESOURCE DALAM PEKERJAAN Penyusunan resource yang telah dilakukan dalam Resource Sheet akan memudahkan kita dalam penggunaan resource untuk masing-masing pekerjaan, yaitu dengan cara : 1.

Pastikan tampilan layar pada Gantt Chart View.

2.

Aktifkan pointer mouse pada baris pekerjaan yang akan diisikan

resource-nya. 21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

12

3.

Pilih menu Tools, Resource kemudian klik Assign Resources. Selain itu anda juga bisa mengklik icon Assign Resources

yang berada pada

baris toolbar Standard sehingga akan muncul kotak dialog seperti gambar berikut :

Tampilan Form Assign Resource

4.

Setelah tampil kotak dialog Assign Resources pilih resource yang akan dipakai dan tentukan jumlah/unit yang digunakan untuk masing-masing resource.

5.

Lakukan langkah tersebut untuk mengisikan resource ke semua pekerjaan yang ada.

6.

Jika terjadi kesalahan anda bisa memperbaikinya dan klik tombol replace.

7.

Jika anda ingin menghapus/menghilangkan jumlah/unit dari salah satu resource maka klik pada nama resource yang diinginkan kemudian pilih tombol Remove.

8.

Tekan tombol Close setelah semua resource selesai diisikan ke dalam kolom Resource Name. Setelah itu secara otomatis tampilan Gantt Chart dalam kolom Resource Name akan terisi.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

13

Tampilan View Gantt Chart setelah Resource dimasukkan

Setelah unit resources pada dari tiap-tiap pekerjaan dipakai maka secara otomatis akan terjadi perubahan pada durasi yang sudah ada, hal ini disebabkan karena default yang dipakai dalam Microsoft Project adalah :

Work = Duration x Unit Hal ini berarti bahwa dalam perhitungan Microsoft Project ini sangat dipengaruhi oleh tiga hal tersebut, yaitu 9 Work 9 Duration 9 Unit

V.3.

MENCARI LOKASI RESOURCE YANG MENGALAMI OVERALLOCATION Suatu resource mengalami overallocation ketika total dari Work (Work yang didistribusikan ke tiap-tiap pekerjaan) melebihi waktu yang ditetapkan pada unit maksimum dari sumber daya yang tersedia. Untuk mengetahui lokasi resource yang mengalami overallocation, yaitu : 1)

Pilih menu View, klik Resource Graph.

2)

Klik icon Resource Sheet pada bagian View Bar

3)

Dari Resource Graph

dapat kita lihat format dari resource

yang

mengalami overallocation akan berwarna merah. Untuk informasi lebih banyak anda bisa mengklik kanan pada graph pilih split maka akan ada informasi resource yang mengalami overallocation. Selain kita juga bisa melihat resource yang mengalami overallocation melalui Resource Sheet. Pada kolom max unit tercetak dengan warna merah juga. V.4.

MENENTUKAN LINTASAN KRITIS Lintasan kritis merupakan lintasan dimana jika suatu pekerjaan dilalui oleh

lintasan

keterlambatan

ini

maka

karena

pekerjaan akan

tersebut

mempengaruhi

tidak

boleh

mengalami

pelaksanaan

pekerjaan

berikutnya.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

14

Untuk mengetahui lintasan kritis dalam Microsoft Project tersedia fasilitas sebagai berikut : a.

Pada menu Format, pilih Gantt Chart Wizard atau klik icon

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

15

BAB VI MANAJEMEN TERHADAP PROYEK VI.1. MENENTUKAN DASAR PERHITUNGAN Dalam Microsoft Project juga terdapat tiga pilihan yang dapat dijadikan sebagai dasar perhitungan, yaitu : •

Fixed Unit

•

Fixed Duration

•

Fixed Work

Dibawah ini merupakan tabel sistem perhitungan dalam Microsoft Project : Sistem Perhitungan yang ada dalam Microsoft Project

Titik Acuan Fixed

Units

task Fixed

Work

task Fixed Duration task

Jika anda

Jika anda

Jika anda

merubah Unit

merubah durasi

merubah Work

Duration

Work

Duration

dihitung ulang

dihitung ulang

dihitung ulang

Duration

Units

Duration

dihitung ulang

dihitung ulang

dihitung ulang

Work

Work

Units

dihitung ulang

dihitung ulang

dihitung ulang

VI.2. MENGENAL TABEL BIAYA (COST) Penentuan default diatas akan menjadi dasar perhitungan dan sebagai acuan jika terjadi perubahan dalam peencanaan suatu proyek. Dengan sistem perhitungan tersebut maka kita dapat mengatur biaya (Cost) yang diperlukan melalui Tabel Cost yang bisa dilihat melalui menu View, klik Tabel: Cost. Setelah itu maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

16

Tampilan Viev Cost pada Gantt Chart

Berikut ini adalah kolom-kolom yang terdapat pada Tabel Cost : •

Fixed Cost

: kolom ini merupakan biaya tetap yang dihitung diluar Microsoft Project. Biaya ini bersifat tetap jika dalam pelaksanaan terjadi perubahan maka perubahan harus dilakukan secara manual. Misalnya: biaya penyusunan proposal, dll.

•

Fixed Accural Cost : kolom ini berisi tentang sistem pembayaran untuk Fixed cost . Ada tiga sistem pembayaran, yaitu :

•

Total Cost

: kolom ini berisi penjumlahan antara Resource Cost dgn Fixed Cost.

•

Baseline

: kolom ini berisi jumlah biaya yang ada pada Total Cost setelah disimpan sebagai Baseline (Anggaran Biaya Tetap). Setelah disimpan sebagai anggaran tetap , maka Baseline ini nilainya tidak akan berubah meskipun terdapat perubahan durasi dan jumlah pemakaian sumber daya. Akan tetapi kita dapat melakukan perubahan sewaktu-waktu dengan menyimpan ulang proyek sebagai Baseline.

•

Variance

: kolom ini merupakan pengurangan dari Total Cost dengan Baseline. Apabila hasil pengurangannya bernilai negatif, berarti pengeluaran lebih kecil dari biaya rencana proyek semula.

•

Actual Cost : kolom ini berisi jumlah biaya yang sudah kita keluarkan untuk proyek sesuai dengan progres pekerjaannya. Kolom ini diisi oleh Microsoft Project secara otomatis.

•

Remaining

: kolom ini berisi jumlah biaya yang belum dipakai karena progres proyek belum 100 %(selesai).

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

17

VI.3. MENYIMPAN BIAYA PROYEK SEBAGAI BASELINE (ANGGARAN BIAYA TETAP) Setelah kita menentukan jumlah biaya (Total Cost) yang sudah disesuaikan dengan budget yang kita punya, maka kita bisa menyimpannya sebagai Baseline (Anggaran Biaya Tetap) dengan cara : 1.

Pilih menu Tools, Tracking kemudian pilih Save Baseline, maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut :

Tampilan Form Save Baseline

Pada pilihan Save Baseline, Entire project berarti anda menyimpan keseluruhan biaya proyek sebagai anggaran biaya tetap. Sedangkan pada pilihan Selected task berarti anda hanya menyimpan sebagai anggaran biaya tetap pada pekerjaan-pekerjaan yang anda pilih. 2. Klik OK, maka pada tampilan Tabel Cost kolom Baseline sudah terisi secara otomatis. Sebelum terjadi perubahan maka antara kolom Total Cost = Baseline. VI.4. MELAKUKAN PENYESUAIAN (UP DATE) SESUAI DENGAN KONDISI LAPANGAN Rencana Proyek yang telah kita susun sewaktu-waktu dapat disesuaikan dengan kenyataan dilapangan. Sehingga kita dapat mengetahui jumlah biaya yang sudah dikeluarkan untuk membiayai pelaksanaan proyek tersebut. Untuk melakukan progress pekerjaan bisa dilakukan dengan cara berikut ini : 1.

Untuk memudahkan anda, ubah tampilan dalam view Gantt Chart, Tabel : Entry.

2.

Pilih sub pekerjaan yang akan anda lakukan perubahan.

3.

Dari menu Tools, Tracking klik Update Task, maka akan muncul kotak dialog seperti berikut ini :

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

18

Tampilan Form Update Task

4.

Pada kotak % Complete isikan sesuai dengan pekerjaan di lapangan yang sudah terlaksana.

5.

Klik OK, maka anda dapat melihat perubahan pada tampilan bar chartnya.

Tampilan View Gantt Chart setelah Task di-Update

VI.5. MENENTUKAN PROGRES PROYEK Untuk menentukan progres atau menilai pelaksanaan suatu proyek dengan cara : 1.

Pilih menu Tools, Tracking klik Progress Line, maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut :

Tampilan Form untuk Mem-Progress Pekerjaan

2.

Klik Display Selected Progres Line, kemudian pada kotak Progress Line Date tentukan tanggal yang ingin diprogres.

3.

Klik OK, maka pada tampilan bar chart akan tampak seperti berikut :

Tampilan View Gantt Chart setelah di-Progress

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

19

BAB VII MENAMPILKAN LAPORAN PROYEK Dalam Microsoft Project terdapat beberapa laporan yang bisa ditampilkan dari hasil perencanaan ataupun perhitungan yang telah kita lakukan. Cara menampilkan laporan-laporan tersebut adalah dengan memilih menu View, klik Report. Setelah itu maka akan dimunculkan kotak dialog seperti berikut :

Tampilan Form untuk Menampilkan berbagai Bentuk Laporan

Dari kotak dialog diatas dapat disebutkan macam laporan yang bisa ditampilkan antara lain : Overview Current Activity Costs Assignment Workload Custom Dari macam-macam laporan tersebut masih terbagi menjadi beberapa cabang laporan lagi di dalamnya. Untuk lebih jelasnya akan dibahas pada bab ini. VII.1. OVERVIEW Dalam laporan ini ada beberapa cabang laporan, yaitu : Project Summary Top-Level Task Critical Task Milestones Working Days

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

20

Dibawah ini bisa kita lihat kotak tampilan Overview Report,

Tampilan Form Overview Report

VII.1.1. Project Summary Format laporan ini menampilkan ringkasan informasi proyek secara global untuk dianalisa mengenai status proyek yang sebenarnya. VII.1.2. Top-Level Task Format laporan ini menampilkan daftar pekerjaan-pekerjaan utama. VII.1.3. Critical Task Format laporan ini berisi daftar pekerjaan yang mengalami Critical Path. VII.1.4. Milestones Format laporan ini berisi tentang daftar pekerjaan yang memiliki durasi nol. VII.1.5. Working Days Format laporan ini berisi tentang kegiatan proyek pada saat laporan dibuat. VII.2. CURRENT ACTIVITY Dalam laporan ini ada beberapa cabang laporan, yaitu : Unstarted task Task Starting Soon Task In Progress Completed Tasks Should Have Started Tasks Slipping Tasks

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

21

Dibawah ini bisa kita lihat kotak tampilan Current Activity Report,

Tampilan Form Current Activity Report

VII.2.1. Unstarted Tasks Format laporan ini berisi tentang pekerjaan yang belum dimulai. VII.2.2. Tasks Starting Soon Format laporan ini berisi tentang pekerjaan yang akan segera dimulai. VII.2.3. Task In Progress Format laporan ini berisi tentang task-task yang akan segera dilaksanakan , bila ternyata task-task tersebut masih jauh tanggalnya. VII.2.4. Completed tasks Format laporan ini berisi tentang task-task yang telah selesai dilaksanakan dilapangan atau % complete 100%. VII.2.5. Should Have Started Tasks Format laporan ini berisi pekerjaan yang seharusnya telah dimulai sesuai dengan rencana. VII.2.6. Slipping Tasks Format laporan ini berisi pekerjaan yang melewati tanggal yang seharusnya telah dimulai tetapi saat ini belum mulai. VII.3. COST Dalam laporan ini ada beberapa cabang laporan, yaitu : Cash Flow Budget Overbudget Tasks Overbudget Resources Earned Value

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

22

Dibawah ini bisa kita lihat kotak tampilan Cost Report,

Tampilan Form Cost Report

VII.3.1. Cash Flow Format laporan ini berisi tentang keluar/masuknya biaya sebuah proyek. VII.3.2. Budget Format laporan ini berisi tentang laporan keuangan proyek. VII.3.3. Overbudget Tasks Format laporan ini berisi tentang laporan keuangan pada task-task yang melebihi anggaran (Budget), laporan ini tampil jika proyek mengalami kerugian. VII.3.4. Overbudget Resource Format laporan ini berisi tentang laporan keuangan pada pekerjaan yang resourcenya mengalami overallocation. VII.3.5. Earned Value Format laporan ini berisi laporan keuangan tentang nilai tambah dalam sebuah proyek. VII.4. ASSIGNMENT Dalam laporan ini ada beberapa cabang laporan, yaitu : Who Does What Who Does What When To-do List Overallocated Resources

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

23

Dibawah ini bisa kita lihat kotak tampilan Assignment Report,

Tampilan Form Assignment Report

VII.4.1. Who Does What Format laporan ini berisi tentang sumber daya serta tugas masingmasing sumber daya tersebut. VII.4.2. Who Does What When Format laporan ini berisi masing-masing resource bekerja pada task apa saja dan tanggal bekerjanya. VII.4.3. To-do List Format laporan ini berisi tentang daftartask yang dibebankan pada masing-masing resource. VII.4.4. Overallocated Resources Format laporan ini berisi tentang daftar resource

yang mengalami

overallocation atau kelebihan beban kerja. VII.5. WORKLOAD Dalam laporan ini ada beberapa cabang laporan, yaitu : Task Usage Resource Usage Berikut ini bisa kita lihat kotak tampilan Workload Report,

Tampilan Form Workload Report

VII.5.1. Usage Format laporan ini berisi tentang daftar pekerjaan dengan sumber dayanya dan beban kerja dalam jam per minggu. 21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

24

VII.5.2. Resource Usage Format laporan ini berisi tentang perincian penggunaan dari masingmasing resource dengan menampilkan nama-nama task tempat resource tersebut bekerja. VII.6. CUSTOM Merupakan Format laporan yang didasarkan format laporan yang sudah ada dan lebih dikembangkan. Dibawah ini bisa kita lihat kotak tampilan Cost Report, pada kotak Report dapat dipilh format laporan diinginkan .

Tampilan Form Custom Report

Dengan adanya berbagai macam bentuk laporan yang dapat ditampilkan oleh Microsoft Project ini akan sangat membantu dan memberikan kemudahan dalam mengatur jalannya suatu proyek.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

25

BAB VIII MENGANALISA DATA DENGAN MICROSOFT EXCEL Dalam Microsoft Project terdapat fasilitas untuk mengkolaborasikan data / mengeksport data dari Microsoft Project ke dalam Microsoft Excel. Untuk menampilkan kurva tersebut ikuti langkah-langkah dibawah ini : 1. Klik menu View, kemudian pilih Toolbars, Analysis sehingga akan tampil toolbar Analysis, sebagai berikut :

2. Pilih Analyze Timescaled Data in Excel… ada 5 langkah yang harus dilakukan dalam mengeksport data ke Microsoft Excel. 3. Langkah pertama, pada tahap ini anda diminta untuk memilih ruang lingkup data yang akan anda analisis : a) Entire project, pilihan ini untuk proses analisis data yang dilakukan pada sutu proyek secara keseluruhan. b) Currently selected resource, pilihan ini untuk proses analisis data yang hanya dilakukan pada pekerjaan yang terpilih saja. Klik tombol Next untuk menampilkan kotak dialog Analyze Timescaled Data Wizard-Step 2 of 5.

4. Langkah kedua, pada tahap ini anda diminta untuk melakukan pilihan data apa saja yang ingin anda analisis, caranya adalah sebagai berikut : a) Data yang akan anda analisis berada pada kotak Fields to export. b) Untuk menentukan pilihan data, pilih nama file dikotak Available Fields, dan klik tombol Add. 21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

26

c) Jika terjadi kesalahan dalam memilih atau anda ingin menghapus pilihan dikotak Fields to export, caranya anda tinggal memilih nama file pada kotak Fields to export tersebut dan klik tombol Remove. Klik tombol Next jika pilihan data sudah anda lakukan. Setelah itu akan ditampilkan kotak dialog Analyze Timescaled Data Wizard-Step 3 of 5.

5. Langkah ketiga, pada tahap ini anda diminta untuk mengisikan tanggal, bulan , serta tahun yang akan digunakan sebagai acuan untuk melakukan proses analisis ke Microsoft Excel. Klik tombol Next jika proses pengisian sudah anda lakukan untuk melihat kotak dialog Analyze Timescaled Data Wizard-Step 3 of 5.

6. Langkah keempat, pada tahap ini anda diminta menentukan apakah anda menginginkan hasil dalam bentuk grafik atau tidak. a) Jika pilihan anda Yes, maka akan ditampilkan dua data yaitu Timescaled Data Graph dan Timescaled Data. b) Jika pilihan anda No, maka hanya akan ditampilkan Timescaled Data saja. Klik tombol Next jika pilihan sudah anda lakukan untuk menampilkan kotak dialog Analyze Timescaled Data Wizard-Step 3 of 5.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

27

7. Langkah kelima, pada tahap terakhir ini anda diminta untuk melakukan proses ekspot data. Klik tombol Export Data untuk menjalankan proses tersebut.

8. Setelah semua langkah dilakukan maka secara otomatis data akan ditampilkan melalui jendela Microsoft Excel.

21 Februari 2009 KBK Manajemen Konstruksi

28