Modul Komunikasi Bisnis

MODUL PERKULIAHAN

Komunikasi Bisnis Komunikasi dalam Organisasi Bisnis Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Program Studi

Manajemen

Tatap Muka

03

Kode MK

Disusun Oleh

DA3133 EL

ZULFITRI,MS.MM

Abstrak

Kompetensi

Mahasiswa diharapkan mampu Menjelaskan hubungan komunikasi organisasi bisnis, Membedakan berbagai pola komunikasi organisasi bisnis, Mengenali berbagai tingkat komunikasi organisasi bisnis

Mahasiswa memahami , Hubungan Komunikasi Organisasi Bisnis, Pola Komunikasi Organisasi Bisnis,tingkatan organisasi bisnis

Hubungan komunikasi organisasi bisnis Secara umum, komunikasi memiliki dua fungsi penting dalam organisasi yaitu: (1) komunikasi

memungkinkan

pertukaran

informasi,

dan

(2)

komunikasi

membantu

menghubungkan berbagai orang yang ada dalam sebuah organisasi (Curtis et al., 1996). Atas dasar itu dapat disimpulkan bahwa organisasi membutuhkan komunikasi untuk mencapai tujuannya. Telah diketahui bersama bahwa kegiatan dalam sebuah organisasi bisnis (perusahaan) sangatlah banyak dan variatif. Berikut ini beberapa contoh kegiatan dalam organisasi bisnis yang dihubungkan dengan pertukaran informasi. a.

Penetapan Tujuan Bisnis (Perusahaan) Penetapan tujuan perusahaan biasanya merupakan sebuah proses yang melibatkan seluruh tim manajemen perusahaan dalam sebuah diskusi pada sebuah rapat bisnis. Dalam proses ini dapat dipastikan terjadi banyak pertukaran informasi.

b.

Pembuatan dan Pelaksanaan Keputusan Sebuah keputusan yang dibuat oleh seorang manajer biasanya didasarkan atas berbagai informasi yang diterimanya. Artinya dalam membuat sebuah keputusan terjadi pertukaran informasi. Selanjutnya, setelah keputusan dibuat, keputusan ini perlu disampaikan kepada pihak-pihak yang berhubungan dengan isi keputusan tersebut untuk dilaksanakan dan hal ini berarti terjadi lagi pertukaran informasi.

c.

Penilaian Kinerja Berbagai kinerja dalam bisnis (perusahaan) seperti kinerja karyawan, kinerja keuangan, kinerja produksi, dan tentu saja kinerja perusahaan secara keseluruhan, perlu dinilai (dievaluasi) dan selanjutnya digunakan sebagai masukan untuk menyusun berbagai rencana di berbagai unit di dalam perusahaan tersebut. Dalam kegiatan penilaian (evaluasi) tersebut diperlukan berbagai informasi. Atas dasar itu dapat disimpulkan bahwa pertukaran informasi

‘1 3

2

KOMUNIKASI BISNIS

ZULFITRI,MS,MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

dibutuhkan agar perusahaan dapat melakukan penilaian terhadap berbagai kinerja. d.

Perekrutan dan Pengembangan Karyawan Ketika perusahaan membutuhkan karyawan ataupun menambah karyawan yang telah ada maka perusahaan harus melakukan perekrutan (recruitment) dan kegiatan ini menimbulkan pertukaran informasi antara calon karyawan dan perusahaan. Selanjutnya, setelah karyawan diputuskan untuk diterima di perusahaan maka perusahaan biasanya melakukan berbagai pelatihan agar karyawan dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diamanatkan kepadanya. Pemberian pelatihan dikenal dengan istilah pengembangan (development) karyawan dan dalam kegiatan ini sangat banyak terjadi pertukaran informasi.

e.

Pelayanan kepada Pelanggan Dalam era pemasaran yang berorientasi kepada pelanggan, maka istilah customer service (pelayanan pelanggan) merupakan sesuatu yang niscaya. Kegiatan yang tercakup dalam ‘pelayanan pelanggan’ sesungguhnya tidak hanya terbatas kepada melayani keluhan dari pelanggan, tetapi lebih dari itu bahwa perusahaan harus mengidentifikasi apa kebutuhan dan keinginan pelanggan, melayani kebutuhan dan keinginan pelanggan tersebut, dan tetap memelihara hubungan baik (antara lain dengan membantu memecahkan masalah pelanggan yang berhubungan dengan penggunaan produk perusahaan) dengan pelanggan pasca pembelian produk perusahaan. Semua aktivitas tersebut sangat sarat dengan pertukaran informasi.

f.

Transaksi dengan Pemasok dan Pemberi Pinjaman Perusahaan memerlukan bahan baku, modal dan berbagai sumberdaya lain agar dapat menjalankan kegiatannya untuk mencapai tujuan perusahaan. Semua kegiatan tersebut memerlukan pertukaran informasi.

g.

Pembayaran Pajak kepada Negara Setiap

perusahaan

merupakan

wajib

pajak

yang

harus

memenuhi

kewajibannya membayar sesuai peraturan yang ada. Kegiatan ini tentu saja memerlukan pertukaran informasi.

‘1 3

3

KOMUNIKASI BISNIS

ZULFITRI,MS,MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

B.

POLA KOMUNIKASI ORGANISASI BISNIS Bagaimana pola komunikasi dalam organisasi bisnis? Secara umum pola komunikasi

dalam organisasi bisnis dapat dikelompokkan ke dalam dua pola yaitu pola komunikasi formal dan pola komunikasi nonformal. Pengelompokkan ini biasanya didasarkan kepada arah komunikasi yang terjadi dalam organisasi bisnis tersebut (Curtis et al., 1996).

1.

Pola Komunikasi Formal Dalam pola komunikasi formal ini biasanya dibagi atas empat bentuk, yaitu (a) komunikasi dari atas ke bawah (top-down commu-nication), (b) komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up commu-nication), (c) komunikasi ke samping (horizontal communication), (d) komunikasi silang (diagonal communication). a.

Komunikasi dari Atas ke Bawah Secara umum, komunikasi yang diawali oleh pimpinan kepada karyawan merupakan komunikasi ke bawah atau dari atas ke bawah. Arus komunikasi yang berawal dari atasan kepada bawahan tersebut biasanya terkait dengan wewenang dan tanggung-jawab seseorang dalam sebuah organisasi bisnis (lihat Tampilan 3.1.) Komunikasi ke bawah memiliki lima tujuan pokok (Katz, 1994), yaitu: 1) Memberi pengarahan ataupun instruksi kerja. 2) Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilak-sanakan. 3) Memberi informasi tentang prosedur dan praktek organisasi. 4) Memberi umpan-balik tentang pelaksanaan kerja kepada para karyawan. 5) Menyajikan informasi tentang filosofi organisasi bisnis yang dapat membantu perusahaan untuk memberi pemahaman tentang tujuan organisasi yang ingin dicapai. Salah satu kelemahan dari komunikasi ke bawah yaitu adanya kemungkinan terjadinya penyaringan atau penyensoran informasi penting sebelum di sampaikan kepada para karyawan. Artinya, informasi yang sampai ke karyawan bisa tidak selengkap aslinya.

‘1 3

4

KOMUNIKASI BISNIS

ZULFITRI,MS,MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Tampilan 3.1.

Arus

Komunikasi dari Atas ke Bawah kom unik asi

Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Penjualan

Manajer Promosi

Karyawan

b.

Manajer R & D

Manajer SDM

Manajer Pengembangan

Karyawan

Manajer Adm.SDM

Karyawan

Karyawan

Komunikasi dari Bawah ke Atas Pada prinsipnya, komunikasi yang diawali oleh karyawan kepada pimpinan merupakan komunikasi ke atas atau dari bawah ke

atas (lihat Tampilan 3.2.)

Para karyawan harus melaporkan kemajuan mereka dalam penyelesaian tugas-tugas; memberitahukan tugas-tugas apa yang menyebabkan masalah bagi mereka (jika ada!); saran-saran bagi perbaikan produk ataupun perbaikan prosedur kerja; dan perasaan para karyawan mengenai segala sesuatu yang ada di perusahaan tersebut. Para manajer memerlukan umpan balik yang akurat mengenai pesan-pesan mereka apakah telah dipahami atau bagaimana keputusan-keputusan tersebut diterima serta masalah-masalah apa yang timbul kemudian. Salah satu kelemahan dari komunikasi ke atas adalah adanya kemungkinan karyawan hanya menyampaikan informasi yang baik saja (dikenal dengan istilah Laporan Asal Bapak Senang/ABS), sedangkan informasi yang agaknya memberi kesan negatif atau yang mungkin tidak disenangi oleh pimpinan cenderung tidak disampaikan.

‘1 3

5

KOMUNIKASI BISNIS

ZULFITRI,MS,MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Tampilan 3.2. Arus

Komunikasi dari Bawah ke Atas

kom unik asi

Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Penjualan

Manajer R & D

Manajer Promosi

c.

Manajer Pengembangan

Karyawan

Karyawan

Manajer SDM

Karyawan

Manajer Adm.SDM Karyawan

Komunikasi ke Samping Komunikasi ke samping atau disebut juga komunikasi horisontal adalah komunikasi yang terjadi antara unit-unit yang memiliki posisi sejajar atau setingkat dalam suatu organisasi (lihat Tampilan 3.3.). Komunikasi horisontal biasanya digunakan untuk mengko-ordinasikan kegiatan, memecahkan masalah, menyelesaikan konflik, melakukan persuasi, memberikan informasi kepada unit yang memiliki kedudukan sejajar baik dalam satu unit (bagian) maupun antar unit, dan sebagainya.

Tampilan 3.3. Komunikasi ke Samping

‘1 3

6

KOMUNIKASI BISNIS

ZULFITRI,MS,MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Penjualan

Manajer R & D

Manajer Promosi

Karyawan

Manajer SDM Manajer Adm.SDM

Manajer Pengembangan

Karyawan

Karyawan

Karyawan

Keterangan: = Arus Komunikasi d.

Komunikasi Silang Komunikasi Silang atau dinamakan juga Komunikasi Diagonal adalah antara dua tingkat yang berbeda dalam sebuah organisasi (lihat Tampilan 3.4.). Komunikasi Silang ini terutama banyak dijumpai pada organisasi yang berskala besar yang memiliki saling keter-gantungan yang relatif cukup besar antar unit-unit dalam organisasi tersebut. Bentuk komunikasi diagonal (silang) ini memiliki beberapa manfaat antara lain: (1) Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat dibandingkan bentuk komunikasi lainnya; (2) Memberikan peluang kepada individu dari berbagai unit dalam organisasi tersebut untuk menyelesaikan masalah.

Tampilan 3.4. Komunikasi Silang

Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Penjualan

Manajer Promosi

Karyawan

‘1 3

7

Manajer R & D

Manajer SDM

Manajer Pengembangan

Karyawan

Karyawan

KOMUNIKASI BISNIS

ZULFITRI,MS,MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Manajer Adm.SDM Karyawan

Keterangan: = Arus Komunikasi

2.

Pola Komunikasi Informal Bagan

organisasi

formal

dapat

menggambarkan

bagaimana

informasi

ditransformasikan dari satu unit ke unit yang lain sesuai dengan jalur hirarki yang ada. Namun dalam praktek nampaknya garis dan kotak yang tergambar dalam struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi untuk saling bertukar informasi. Hal ini menyebabkan keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tak dapat dielakkan. Biasanya jaringan ini digunakan oleh para manajer untuk memantau karyawannya dalam melakukan tugas pekerjaan.

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam organisasi tanpa memperdulikan jenjang hirarki, pangkat dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara leluasa (lihat Tampilan 3.5.).

Tampilan 3.5. Komunikasi Informal

Manajer Umum Manajer Pemasaran Manajer Penjualan

Manajer Promosi

Karyawan

Manajer R & D

Manajer SDM

Manajer Pengembangan

Karyawan

Karyawan

Keterangan: = Arus Komunikasi

‘1 3

8

KOMUNIKASI BISNIS

ZULFITRI,MS,MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Manajer Adm.SDM Karyawan

C.

TINGKATAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI BISNIS Komunikasi di dalam sebuah organisasi bisnis memiliki tingkatan atau disebut juga tingkatan kedalaman (Powell, 1969, seperti yang dikutip Curtis et al., 1996) sebagaimana nampak pada Tabel 3.1. berikut ini.

Tabel 3.1. Tingkatan Komunikasi dan Fungsinya No.

Tingkatan Komunikasi

Fungsi

01

Komunikasi Rutin

Menegaskan kepada orang lain

02

Pembicaraan tentang Fakta

Memberikan informasi

03

Penyampaian Opini, Kepercayaan & Nilai

Memperlihatkan kepercayaan

04

Berbagi Perasaan

Ikatan Pribadi

05

Keintiman

Penyingkapan Penuh

Tingkatan pertama komunikasi yaitu tingkat komunikasi yang paling dasar yang melibatkan rutinitas. Misalnya, sapaan “Bagaimana kabar Anda hari ini?” atau “Hai, apa kabar?”. Tingkat yang kedua dalam komunikasi melibatkan ‘percakapan informasi umum’. Informasi ini tidak bersifat rahasia dan tidak membahayakan seseorang untuk membagi informasi. Dengan kata lain tidak ada risiko yang ditanggung. Misalnya, percakapan karyawan satu “Apakah Anda pernah mengoperasikan komputer untuk mengolah data statistik?”; karyawan dua “Ya, ketika saya bekerja di perusahaan konsultan”.

Tingkatan yang ketiga melibatkan penyingkapan opini, kepercayaan, dan nilai. Tingkat ini memulai proses ikatan dalam hubungan dan ini menandakan bahwa kepercayaan hadir dalam diri pengirim awal pesan. Tingkat ini adalah awal hubungan persahabatan. Dalam lingkungan bisnis, tingkat kepercayaan seperti ini merupakan hal yang penting antara penyelia dan karyawan yang menjadi bawahannya. ‘1 3

9

KOMUNIKASI BISNIS

ZULFITRI,MS,MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Mari kita simak dialog berikut: MANAJER PENJUALAN : Anda tahu, saya prihatin akan proses peru-bahan rancangan. Saya pikir, penjualan produk kita akan lebih tertolong jika seseorang dari bagian Penelitian dan Pengembangan mendiskusikan rencana perubahan dengan kelompok penjualan kita sebelum produksi dimulai. Apakah pendapat saya ini masuk akal menurut Anda?

BAWAHAN (INSINYUR) :

Saya mengerti apa yang Bapak katakan. Akan tetapi, menyelenggarakan rapat dapat meng-habiskan waktu aktivitas perancangan walau-pun hal itu mungkin akan sangat berguna menurut pandangan perusahaan. Apakah kelompok penjualan bersedia menyediakan waktu diskusi dengan pembahasan yang singkat?

Pada dialog tersebut, sang manajer penjualan membagi suatu opini dan menerima tanggapan yang pantas. Bawahan yang insinyur tersebut mengerti, tetapi berhati-hati. Sang insinyur, sebagaimana manajer penjualan, membuka suatu nilai: hal apa yang paling penting dalam perusahaan. Selanjutnya, pada tingkatan keempat dalam komunikasi, pengekspresian perasaan dapat dilakukan secara lebih baik, suasana dijernihkan, hubungan ditegaskan, dan seterusnya. Di sini dilibatkan pembagian perasaan. Gagasan pembagian perasaan pribadi dengan orang lain dapat menjadi suatu ancaman.

Cermatilah dialog berikut: MANAJER PENJUALAN : Amrita, silahkan masuk. Saya mengundang Anda kemari karena saya ingin Anda tahu betapa senangnya saya atas kerja Anda. Saya ingin memberitahu secara langsung kepada Anda bahwa masa percobaan kerja Anda sekarang tinggal sejarah. Saya sangat senang menerima Anda di perusahaan kami.

‘1 3

10

KOMUNIKASI BISNIS

ZULFITRI,MS,MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

AMRITA (karyawati)

: Oh, terima kasih Pak. Saya ingin Bapak tahu bahwa semua ini merupakan pengalaman yang berharga dan saya masih harus belajar lebih banyak. Saya sangat menghargai dukungan setiap orang.

Dalam dialog tersebut, sang manajer harus berkomunikasi dengan seorang karyawati. Adanya perhatian yang besar dari manajer tersebut sehingga ia perlu membagi perasaan positif kepada bawahannya.

Dan akhirnya, tingkatan kelima dikenal dengan istilah komunikasi intim atau komunikasi puncak. Pada tingkat ini seseorang dapat diajak berbagi perasaan secara akrab mengenai berbagai topik. Hubungan seperti ini biasanya jarang dijumpai dalam lingkungan kerja. Biasanya, tingkat komunikasi ini digunakan oleh pasangan suamiistri atau anggota keluarga dekat yang lain.

‘1 3

11

KOMUNIKASI BISNIS

ZULFITRI,MS,MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id

Daftar Pustaka Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Fifth Edition. New York: McGrawH-Hill. Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power. (Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo. Luthans, Fred. 1973. Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill. Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Purwanto, Djoko. 2002. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga. Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Robbins, Stephen P. 1996. Organizational Behavior: Concepts, Controversies, Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta: PT. Prenhallindo. Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

‘1 3

12

KOMUNIKASI BISNIS

ZULFITRI,MS,MM

Pusat Bahan Ajar dan eLearning http://www.mercubuana.ac.id