Modelo Informe de Encargos

 

“AÑO………………………………………….” 

INFORME N°

A

……………………..

 

: Gerencia Municipal.

De

: Jefe de la Unidad de Abastecimiento

Asunto

:

SOLICITO APROBACIÓN DE EXPEDIENTES DE CONTRATACIÓN

REF

:

Informe N° …………………….. 

Fecha:

………………………..

Me dirijo a Ud. para saludarlo cordialmente al mismo tiempo para hacer de su conocimiento lo siguiente:

I.  I.  ANTECEDENTES a)  Que, mediante documento la referencia, se ssolicita olicita realizar diversas actividades para la Participación en el concurso del gran corso temático por la Feria Regional del Arroz, a realizarse en el Distrito de ……………… el día …………………... b)  Que, tal como lo indica acotado informe, solicita se le consigne un gasto por encargo, para cumplir sus actividades. c)  Cabe resaltar que por el tipo de necesidad que solicita el área usuaria, son ellos mismos quien deberán hacerse cargo del gasto.

II.  II.  BASE LEGAL a)  Que, mediante Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, 002-2007-EF/77 .15, se aprueba la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, estableciéndose el procedimiento para los pagos en efectivo y encargos; b)  Que, el Art. 40° de la Directiva de Tesorería, faculta utilizar la modalidad de Encargo para atender necesidades de acuerdo a la naturaleza de determinadas funciones para el adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, el cual textualmente indica lo siguiente: 40.1 Puede utilizarse, excepcionalmente, la modalidad de “Encargo” a personal expresamente designado para la ejecución del gasto que haya necesidad de realizar, atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, a las condiciones y características de ciertas tareas y trabajos o a restricciones justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios. En este último caso, con previo informe del órgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces. 40.2 El uso de esta modalidad debe regularse mediante Resolución del Director General de Administración o de quien haga sus veces, estableciéndose que, para cada caso, se realice la descripción del objeto del “Encargo”, los conceptos de l gasto, sus montos máximos, las condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas y el tiempo que tomará el desarrollo de las mismas, señalando el plazo para la rendición de cuentas debidamente documentada, la que no debe exceder los tres (3) días hábiles después de concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de

 

“AÑO………………………………………….” 

actividades desarrolladas en el exterior del país en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) días calendario.

III. ANÁLISIS 1.  El Encargo  consiste en la entrega de dinero mediante cheque o giro bancario al servidor de la entidad para el pago de obligaciones, que por la naturaleza de determinadas funciones o características de ciertas tareas o trabajos indispensables para el cumplimiento de los objetivos institucionales no pueden ser efectuados de manera directa por la oficina de Administración, a través de la oficina de abastecimiento. Su utilización debe guardar concordancia con los criterios de austeridad, racionalidad y la disciplina del gasto. 2.  El trabajador de la entidad que recibe, bajo responsabilidad, fondos públicos para ejecución de actividades por encargo, debe efectuar la rendición de cuentas documentada, dentro de los plazos previstos en la Directiva y/o en la Resolución administrativa. 3.  El jefe de la Oficina de Administración, o el que haga sus veces, autoriza el desembolso de fondos públicos, bajo la modalidad de Encargo, a través de una Resolución Administrativa, indicando el nombre del responsable de ejecutar los gastos correspondientes.

III.  III. CONCLUSIONES  1.  Luego de un análisis al requerimiento solicitado, se concluye que es muy complicado atender con el aparato logístico por las siguientes razones: a.  La adquisición de lo solicitado debe efectuarse por constitución de encargo ya que por el tipo de actividades a realizar, se verifica que son ellos mismos quienes deberán hacerse cargo del gasto, por la premura del tiempo, por la falta de especificaciones técnicas debido al tipo de necesidad. b.  Es por ello que se solicita por la naturaleza y características del pedido, se deberá enmarcar dentro del ámbito de las disposiciones disposiciones contenidas en la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, en lo que respecta a encargos para personal de la institución, y la Directiva N° 02-2019-MDSJ. c.  Dicho ello, en caso se proceda a cubrir el gasto mediante un anticipo por la modalidad de encargo, se sugiere hacer una resolución de Autorización de Constitución del Encargo con los montos y condiciones que se detallan en la

certificación de crédito presupuestario, a nombre del Sr……………………………,  Jefe de Educación, Cultura, Deporte y Recreación.

Atentamente;

CC/ Archivo