Modelo de Sistematización de La Información Asociado Al Levantamiento de Diagnósticos de Recursos Logísticos

Modelo de sistematización de la información asociado al levantamiento de diagnósticos de recursos logísticos Guía 25

Presentado a:

Fabián Caballero

Presentado por:

Samuel Jesús Rodríguez Silva [email protected]

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) 1017122 Tocancipá

2016

1. Realiza la interrelación de la sistematización de la información y el uso de las TIC en los procesos logísticos. Dichas tecnologías son conocidas como TIC (Tecnologías de Información y Comunicaciones), las cuáles varían según las etapas de la cadena de suministro (procesos logísticos). La cadena de suministro se ha convertido en un concepto fundamental para que las empresas mejoren las relaciones con los clientes y proveedores, y alcancen una ventaja competitiva. Ballou, define cadena de suministro como “un conjunto de actividades funcionales que se repiten a lo largo del canal de flujo del producto, mediante los cuales la materia prima se convierte en productos terminados y se añade valor al consumidor”. La cadena de suministro se ha convertido en un concepto fundamental para que las empresas mejoren las relaciones con los clientes y proveedores, y alcancen una ventaja competitiva. Ballou, define cadena de suministro como “un conjunto de actividades funcionales que se repiten a lo largo del canal de flujo del producto, mediante los cuales la materia prima se convierte en productos terminados y se añade valor al consumidor” En la siguiente imagen se puede visualizar una relación entre la logística, la cadena de suministro y su gestión.

2. Explica las diferentes actividades a desarrollar para sistematizar la información de la empresa. Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. Si la Teoría económica tradicional mantenía el capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar. La Gestión de la Cadena de Suministro o en inglés Supply Chain Management (SCM), es definida por el Council of Logistics Management como “la coordinación sistemática y estratégica de las funciones de negocio tradicional y las tácticas utilizadas a través de esas funciones de negocio, al interior de una empresa y entre los diferentes procesos de la cadena de suministro, con el fin de mejorar el desempeño en el largo plazo tanto de la empresa individualmente como de toda la cadena de suministro en general” . Por lo cual, esta se convierte en el medio para lograr la colaboración e integración de la cadena de suministro, debido que se puede llegar a disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones,

gracias a la coordinación de los procesos entre empresas y el desarrollo de las TIC, que facilitan el intercambio de información continua entre los procesos de la cadena de suministro. Adicionalmente, Ballou describe que la administración de la cadena de suministro “enfatiza en las interacciones de la logística que tienen lugar entre las funciones de mercadeo, producción, y procesos de otras empresas independientes dentro del canal del flujo del producto” . Se puede inferir que la SCM tiene como gran objetivo garantizar las interacciones adecuadas de los elementos logísticos, con el fin de que en la cadena de suministro se presente un flujo de productos e información óptimos, que permita la reducción de costos y el aumento de la satisfacción de los clientes. Cabe destacar, que las TIC se han convertido en un medio facilitador para que la SCM cumpla sus objetivos, debido que estas permiten el almacenamiento y transmisión de información logística, que posteriormente se convierte en la base para la toma de decisiones. La SCM es un medio para que la empresa mejore la competitividad y genere valor a los clientes. Por lo cual “Una empresa que reduce costos y satisface las necesidades de los clientes, depende de una cadena de suministro bien gestionada, integrada y flexible que se maneja en tiempo real y fluye información de manera eficiente”. Por lo tanto, “Una efectiva gestión de la cadena de suministro implica el intercambio de información y bienes, entre proveedores y clientes, incluyendo fabricantes, distribuidores, y otras empresas que participan en el funcionamiento de la cadena de suministro”. Lo cual hace pensar que este objetivo se está logrando gracias a la mejor administración y facilidad en el intercambio de información en la cadena de suministro, debido a la diversidad y avances de las TIC logísticas. Se podría expresar que la SCM es una “Estrategia, encargada de gestionar conjuntamente las actividades, procesos y agentes de la cadena de suministro”.

Entre las actividades a desarrollar dentro de una empresa es la planificación, estrategias de compras y ventas, etc. 3. Reconoce que los sistemas basados en las TIC permiten controlar los flujos de información mediante la presentación de ejemplos tomados de la información manejada. Actualmente la cadena de suministro se ha convertido en un medio para que las empresas aumenten su productividad y competitividad. La gestión de almacenes es un proceso crítico dentro de la cadena de suministro debido a que se encarga de la administración de los inventarios y, en la mayoría de los casos, gestiona las necesidades de los clientes de la empresa. Las Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC), se han convertido en un medio para aumentar la eficacia y eficiencia en el manejo de almacenes, por lo cual se deben considerar como una herramienta indispensable para su gestión. Se puede clasificar de muchas formas diferentes, pero para una empresa la importancia que tiene es respecto a quien va dirigida y para quien es útil. 1. Estratégica:  Información estratégica es un instrumento cambio  Enfocada a la planeación a largo plazo  Orientada a la alta administración. 2. Táctica:  Información de control administrativo  Es un tipo de información compartida  Tiene una utilidad a corto plazo 3. Operacional:  Información rutinaria

de

 Muestra de operación Diaria  Tiene una utilidad a muy corto plazo

4. Relaciona adecuadamente los tres grupos que integran los procesos logísticos. La gestión logística "es el proceso de planificación, implementación y control del flujo y almacenamiento eficiente y económico de la materia prima, productos semiterminados y acabados, así como la información asociada". Logística es un término que frecuentemente se asocia con la distribución y transporte de productos terminados; sin embargo, ésa es una apreciación parcial de la misma, ya que la logística se relaciona con la administración del flujo de bienes y servicios, desde la adquisición de las materias primas e insumos en su punto de origen, hasta la entrega del producto terminado en el punto de consumo. De esta forma, todas aquellas actividades que involucran el movimiento de materias primas, materiales y otros insumos forman parte de los procesos logísticos, al igual que todas aquellas tareas que ofrecen un soporte adecuado para la transformación de dichos elementos en productos terminados: las compras, el almacenamiento, la administración de los

inventarios, el mantenimiento de las instalaciones y maquinarias, la seguridad y los servicios de planta (suministros de agua, gas, electricidad, combustibles, aire comprimido, vapor, etc.). Las actividades logísticas deben coordinarse entre sí para lograr mayor eficiencia en todo el sistema productivo. Por dicha razón, la logística no debe verse como una función aislada, sino como un proceso global de generación de valor para el cliente, esto es, un proceso integrado de tareas que ofrezca una mayor velocidad de respuesta al mercado, con costos mínimos.

5. Establece cual información se maneja en cada proceso logístico.

Como es sabido, la producción es un subsistema dinámico de la organización, que transforma los recursos a medida que fluyen a través de las distintas etapas del proceso: En una compañía manufacturera, las materias primas, materiales e insumos son adquiridos a proveedores, almacenándose hasta el momento de su utilización en el proceso productivo. Los materiales fluyen a lo largo de este proceso, hasta ser transformados en productos finales que serán almacenados en un depósito hasta su posterior distribución en el mercado3. En una empresa de servicios, pueden existir diferentes tipos de flujos: de materiales, de documentos y/o de personas. Los servicios de reparación, en general, son ejemplos en donde los flujos de materiales son los que prevalecen (servicios de reparación de automóviles, de televisores, de zapatos, etc.). Un estudio jurídico, un estudio contable o una oficina de rentas realizan actividades principalmente relacionadas con documentos, por lo que el flujo de documentación es el preponderante en estos casos. Las ventanillas de atención al público de un banco, las universidades, los cines, son ejemplos característicos del fluir de personas a lo largo de los procesos de prestación de servicios. El manejo adecuado de los flujos de bienes y servicios es de crítica importancia, no solamente para lograr una reducción en los costos asociados a los procesos de abastecimiento, producción y distribución, sino también para ofrecer una rápida respuesta a los requerimientos de los clientes. 6. Compara los resultados obtenidos diferentes procesos logísticos.

de

los

Como ya se ha mencionado, las políticas de compras de una compañía, las decisiones que se toman respecto a los niveles de inventarios, la distribución de las instalaciones, el planeamiento de la capacidad, las prácticas de mantenimiento y la seguridad instalada, afectan de una

manera importante la producción de bienes y servicios, y con ello, la calidad y el nivel de servicio al cliente. De la misma forma, la falta de integración entre los diferentes departamentos de una empresa, provoca ineficiencias que se traducen en mayores costos: Hemos comentado que la ausencia de coordinación entre las funciones de abastecimiento, producción y distribución, produce un alargamiento de los tiempos de ciclo totales. Al dilatarse los tiempos de ciclo pedido - entrega, también se atrasa el ciclo de cobranzas; de esta forma, el dinero permanece largo tiempo en el sistema, incidiendo negativamente en la rentabilidad. Como todo sistema, su análisis y la comprensión del mismo pueden obtenerse a partir del estudio de sus partes componentes. De esta forma, podemos abordar el sistema logístico considerando los siguientes subsistemas:



 

Logística de Abastecimiento, que agrupa las funciones de compras, recepción, almacenamiento y administración de inventarios, e incluye actividades relacionadas con la búsqueda, selección, registro y seguimiento de los proveedores. Logística de Planta, que abarca las actividades de mantenimiento y los servicios de planta (suministros de agua, luz, combustibles, etc.), como así también la seguridad industrial y el cuidado del medio ambiente. Logística de Distribución, que comprende las actividades de expedición y distribución de los productos terminados a los distintos mercados, constituyendo un nexo entre las funciones de producción y de comercialización.

7. Establece los tipos de equipos que son utilizados para el levantamiento de información.

La tecnología informática es una herramienta imprescindible para alcanzar estos objetivos y los sistemas base que se utilizan en la gestión logística son:

Sistema de Gestión de Almacenes (WMS) Es habitualmente la herramienta de gestión clave de los procesos logísticos y el corazón de los procesos de distribución sobre los que se asienta la calidad del servicio de entrega a los clientes. Es importante que sean parametrizables para adecuarlos a nuestras necesidades y la funcionalidad básica necesaria de un WMS incluye:  Operar con Radio Frecuencia, Código de Barras y tener una operación sin papeles (paper-less) 

Gerencian múltiples almacenes lógicos y físicos.



Administrar diferentes tipos de sistemas almacenaje (racks frontales, penetrables, auto estibas) con diferentes alturas de nichos.



Sectorizar el almacén en áreas de alta, media y baja rotación.



Asignar atributos a los productos (rotación, altura, tipo de peso, etc.)



Administrar la rotación aplicando criterios (FIFO – FEFO – LIFO, etc.)



Llevar la trazabilidad de los productos identificando a que cliente se entregó cada unidad (número de Serie, Lote, fecha de Vencimiento).



Definir qué sistema de picking utilizar (hombre al producto, por batch, combinados, etc) establecer áreas de picking y definir los criterios de abastecimiento al mismo.



Consolidar pedidos por zona de entrega o atributos comunes, para preparar despachos consolidados.



Capacidad de adminstrar la preparación de combos o adecuaciones finales para los clientes (kitting)



Gerenciar todas las operaciones del almacén enviando las instrucciones a las hand – held de los operarios en cada una de sus funciones: Recepción de materiales, (control ciego – recepción ASN – etc) Guardado del Producto (aplicando las lógicas de rotación) Reposición del picking (masiva – por demanda – etc.) • Inventarios cíclicos. Preparación de Pedidos o Picking. Envío al área de despacho de los pallets completos. Despacho de órdenes. Sobre todas las actividades operativas, los sistemas más completos permiten elaborar estadísticas con la productividad del personal (pallets hora en recepción, guardado, despacho, bultos por hora en picking, etc.) Información estadística de la operación del almacén (diaria y mensual) (vacío operativo, pallets recibidos, despachados, bultos preparados, etc) Capacidad de interactuar en forma automática con el sistema ERP (Enterprise Resource Planning) de la empresa. Los Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS) han evolucionado tanto funcional como tecnológicamente, y hoy operan en la WEB (web enable), administran múltiples almacenes dentro del sistema, y permiten la gestión y el control a distancia. Pasaron de ser una herramienta para el control de los movimientos y el almacenamiento de materiales, a incluir actividades de postponement (adecuación final), gestión de

o o o o o o o o

o

o

transporte, gestión de pedidos, y alimentar a los sistemas de centrales. Sistema de Gestión de Transportes (TMS) Es la herramienta complementaria de los procesos logísticos y aumenta su importancia cuanto más compleja es la red de transporte de la empresa. Este tipo de herramientas son importantes para gerenciar el proceso de distribución y tomar decisiones de optimización del costo de la distribución y la funcionalidad fundamental incluye:  Administración de la gestión de transporte 

Control de la documentación de los transportistas



Asignación de los viajes a los transportistas



Control de los viajes realizados



Cálculo del precio de los viajes según las tarifas negociadas con cada empresa de transporte



Control de transportistas



Seguimiento de las entregas (track and trace) que puede realizarse en forma on-line y dar visibilidad al cliente sobre el estado de su pedido.



Estadísticas de la gestión para la optimización de la red (participación de cada tipo de camión utilizado, porcentaje de llenado de los camiones, costo por kg transportado, etc.) El Sistema de Ruteo – RS (Routing System) es la tercera herramienta que se utiliza en redes complejas con esquemas de distribución extensivo y con muchos puntos de entrega. Estos sistemas buscan reducir el costo de transporte optimizando el aprovechamiento de los camiones, maximizando la cantidad de puntos de entrega a atender y la cantidad bultos a colocar en los mismos. Utilizan modelos matemáticos que consideran las restricciones que afectan la distribución, como tiempo de viaje, tiempo de demora en la entrega, tipo de camión que permite la recepción del cliente y la zona donde está ubicado, etc.

la

rendición

de

las

entregas

de

los

Conclusión: Desde mi punto de vista hoy las empresas cuentan con herramientas informáticas que las pueden ayudar a tener una gestión eficiente, con un reducido nivel de costo logístico y un alto nivel de servicio. La implementación de estos sistemas no es compleja y cuanto más se los conoce más ventajas se logran, por lo cual utilizarlos bien es un proceso continuo aprendizaje.