Modelo de Convenio Con Socios

 

CONVENIO DE COOPERACION INTERINSTITUCIONAL ENTRE CARE ECUADOR ECUADOR Y _________________  _________________  PRIMERA: COMPARECIENTES Comparecen a la celebración de este convenio, por una parte, XXXXXXXXXX, representada por su DIRECTOR  señor XXXXXXXXXXXXXXXX, conforme se desprende del nombramiento adjunto, en calidad de “Socio ” y por  otra, CARE Ecuador (en adelante adelante CARE) representada representada por su Director, Director, señor Peter Buijs, de conformida conformidadd con el nombramiento que se adjunta. Los comparecientes son plenamente capaces para contratar y obligarse y acuerdan celebrar un convenio de asocio con las siguientes cláusulas: cláusulas:

SEGUNDA: ANTECEDENTES 1. CARE es una organización organización privada sin fines de lucro, que ddesarrolla esarrolla sus actividades actividades en base a la ejecución de  proyectos dentro de convenios celebrados celebrados con organismos públic públicos os como privados. 2. XXXXXXXXXXXX, es UNA ORGANIZACIÓN XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

DE

AYUDA

SOCIAL

3. 4.

TERCERA: OBJETO DEL CONVENIO Por medio de este convenio, CARE y El Socio acuerdan unir sus esfuerzos, recursos, personal, instalaciones y contingente, en los términos y condiciones de este convenio de asocio para la ejecución de las actividades del componente XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX del Proyecto XXXXXXXX XXXXXXXX a desarrollarse en la provincia de XXXX XXX, XXX, cumpliendo con las actividades y resultados esperados que se detallan en el Plan Operativo Anual (POA) en el Anexo 1, que sumillado por las partes forma parte integrante de este convenio.

OBLIGACIONES I. OBLIGACIONES DE CARE CARE Por medio de este convenio, CARE adquiere las siguientes obligaciones: 1- Transferi Transferirr al Socio un monto monto máximo máximo de XXXXXXXX0 XXXXXXXX00/100 0/100 ,dólares ,dólares de los los Estados Estados Unidos Unidos de Amé Améric rica a de (USasocio $XXXXX $XXde XXXXXX XXXX,0 ..) Operativo para para tivo su admini adm inistr straci ón de y ejecuc eje ión como del presen pre sente te convenio conve nio acuerdo acuerd oX,00/1 con0/100. el00...) Plan Opera Anual Anual yación flujo cajacución que, Anexos Ane xos XXXXX, respectivamente, se incorporan a este convenio debidamente sumillados por las partes. 2- Pa Part rtic icip ipar ar en acti activi vida dade dess de plan planif ific icac ació ión, n, tra trans nsfe fere renc ncia ia de meto metodo dolo logí gías as,, segu seguim imie ient ntoo y evaluación en cada etapa de ejecución ejecución de actividades estipuladas eenn este convenio de asocio.

II. OBLIGACIONES DEL SOCIO Por medio de este convenio, el Socio adquiere las siguientes obligaciones: 1- Participar Participar con CARE en la planifica planificación ción de la lass actividad actividades es a desarrol desarrollarse. larse. 2- Administra Administrarr cualquier cualquier suma de dinero dinero recibid recibidaa de CARE para para el cumplimien cumplimiento to del objeto objeto de este convenio de asocio, con respecto a las estipulaciones convencionales. 3- Asumir Asumir la responsabi responsabilidad lidad técnica técnica en las las diferentes diferentes accione accioness contemplada contempladass en la propuesta. propuesta. 4- Contribuir Contribuir con con el financiam financiamiento iento del del proyecto proyecto en un monto monto de XXXXXXXX XXXXXXXXXXX00 XXX00/100 /100 dólares dólares de los Estados Unidos América (US $XXXXX00/100). aporte podrádel efectuarse dinero efectivo o en bienes, quedepor su naturaleza puedan destinarse destinarse El a los objetivos POA noen pudiendo contabilizar como contraparte cualquier fondo adicional canalizado por medio de CARE. 1

 

5- Compar Compartir tir con CARE y otras otras orga organiz nizaci acione oness que lo sol solici iciten ten,, la informac información ión resulta resultante nte de la ejecución de actividades relacionadas con este convenio de asocio. 6- Responsab Responsabiliza ilizarse rse del manejo manejo e informaci información ón contable contable del proyecto proyecto la misma misma que será será puesta puesta a consideración de CARE. El Socio se compromete a cumplir con las actividades y resultados esperados que constan en el Anexo 1, se segú gúnn lo loss in indi dica cado dore ress acor acorda dado doss conj conjun unta tame ment nte, e, que que in incl cluy uyen en la cant cantid idad ad y lo loss pl plaz azos os para para su cumpli cum plimie miento nto.. Todas odas las activida actividades des y result resultado adoss report reportado adoss deben deben tener tener su respec respectiv tivoo medio medio de verificación para considerarse cumplidos.

III. OBLIGACIONES COMPARTIDAS Son obligaciones de las dos entidades comparecientes:

1- Coordinar conjuntamente con otras organizaciones, las actividades afines en las comunidades con el fin de no duplicar esfuerzos. 2- Brindar seguimiento oportuno y planificado a las diferentes acciones del proyecto en especial aquellas que son de su responsabilidad principal. 3- Compartir mutuamente el material tipo, producido durante sus períodos de ejecución anteriores. Todo uso de ese material deberá reconocer de manera explicita los aportes hechos por los socios para la  producción de dicho material.  

CUARTA: PLAZO El presente convenio de asocio tendrá la vigencia de un año contado a partir de su celebración, es decir, terminará el xxxx de xxxxxx de 200x. Este plazo podrá ser ampliado, únicamente por mutuo acuerdo de las partes, partes, que constará  por escrito en un Adendum.

QUINTA: CUANTIA Las actividades que se desarrollarán en base al presente convenio serán financiadas con los recursos provenientes tanto de CARE como del Socio, en las condiciones y montos establecidos en este convenio. Para Para la en entr treg egaa de los los fond fondos os asig asigna nado doss a este este conv conven enio io de asoc asocio io,, CARE CARE ut util iliz izar aráá el mé méto todo do de “anticipo/reembolso”. Es decir, entregará el  primer anticipo por un monto equivalente al flujo de caja de los dos  primeros meses y siempre que se se cumplan los siguientes requisitos: requisitos: - Qu Quee eell Soc Socio io haya haya pres presen enta tado do el POA POA apro aproba bado do - Presup Presupues uesto to aproba aprobado do por el Direc Director tor de Progra Programa ma o Coordi Coordinad nador or de Compon Component ente. e. - Fluj Flujoo de de caj cajaa m men ensu sual al (Ane (Anexo xo 8) - Cron Cronog ogra rama ma de activ ctivid idaades des - Co Conv nven enio io firm firmad adoo por por las las ppar arte tes. s. Los siguientes anticipos se entregarán una vez gastado el 80% de los anticipos anteriores. El nuevo monto que se solicite podrá ser máximo el flujo de caja de los dos siguientes meses de la fecha de la solicitud de fondos, previa la  presentación de los informes financieros a la fecha de cada solicitud. Todo nuevo desembolso dependerá del cumplimiento total y oportuno de las actividades y resultados de acuerdo con el cronograma de ejecución de actividades en el Plan Operativo Anual - Anexo 1. CARE entregará entregará en calidad de anticipos anticipos hasta un máximo del 80% del monto total del convenio convenio de asocio. El último desembolso equivalente al 20% restante, se entregará como reembolso de gastos cuando se hayan cumplido todas las actividades resultados esperados segúndelos indicadores en el yconvenio (Anexo con sus respectivos medios deyverificación a conformidad CARE, y previaestipulados la presentación aprobación de los1)informes financieros, técnicos y de contraparte finales y la previa firma de una acta de finiquito. 2

 

CARE se reserva el derecho de no reembolsar los anticipos o el desembolso final solicitados por El Socio hasta que no se cumpla el 100% de las actividades y resultados esperados comprometidos según los indicadores establecidos. CARE no reconocerá como gasto el IVA que El Socio pague en la compra de bienes y servicios con fondos de este convenio de asocio, ya que estos son considerados gastos no permitidos de acuerdo a las regulaciones del Donante.

SEXTA: INFORMES Informes financieros: El Socio se obliga a presentar informes financieros mensuales en los formatos establecidos en los anexos del 3 al 7, hasta el día quince del siguiente mes al que corresponda el informe. El informe financiero debe contener: -

Anexo Anexo 3: 3: Info Informe rme de desemb desembols olsos os y just justifi ificac cacion iones es An Anex exoo 4: 4: D Det etal alle le de gast gastos os resu resumi mido doss Anex Anexoo 55:: D Det etal alle le de gast gastos os po porr mes mes Anexo Anexo 6: Mayores Mayores que que guarden guarden consi consiste stenci nciaa con las línea líneass de reporte reportess de gastos gastos y cuyo detal detalle le  permita identificar claramente el objeto del gasto. gasto. Anex Anexoo 77:: R Rep epor orte te de cont contra rapa part rtee

Informes programáticos: Cada tres meses y antes de la elaboración de reportes, personal del Socio se compromete a participar de los talleres de monitoreo de actividades y resultados establecidos en la planificación anual. El Socio presentará presentará informes informes de avance de actividades actividades y resultados resultados cada tres meses meses en donde se reportarán reportarán los avances de cada actividad y el nivel de cumplimiento de el/los resultados esperados. Las fechas de presentación de reportes son: 1er 1er.. Reporte: 2do. Reporte: 3er 3er.. Reporte: 4to. Repote: Al finalizar el cumplimiento de actividades y resultados esperados se deberán entregar adjunto a los reportes trimestrales los respectivos medios de verificación. SEPTIMA: CONTABILIDAD El Socio llevará los libros, registros y otras evidencias relacionados con los gastos incurridos con fondos entregados  por CARE, así como de los aportes en efectivo o especies que El Socio haya aportado en calidad de contraparte. Estos registros contables contables tendrán conformidad con los principio principioss de contabilidad generalme generalmente nte aceptados. El Socio deberá guardar esta documentación contable por siete años. CARE se reserva el derecho de revisar en las instalaciones del Socio, la documentación de soporte de los gastos reportados en los informes financieros, así como el registro de la contribución y de la contraparte, para determinar el fiel cumplimiento de las condiciones del convenio de asocio, así como el cumplimiento de las regulaciones de nuestro Donante principal. A efecto de dar cumplimiento a lo establecido en este párrafo, CARE notificará por  escrito al Socio su deseo de revisar la documentación referida y concederá al Socio, un plazo de hasta 15 días para su presentación. A pedido de CARE, el Socio se obliga a entregar copias de cualquier documento requerido por  CARE.

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Si CARE no estuviere conforme con los informes tanto parciales como finales, podrá solicitar al Socio que los aclare y los amplíe sin costo adicional, para lo cual tendrá el plazo de quince días desde que este trabajo fuera requerido. En cualquier momento CARE podrá solicitar que una firma Auditora realice la auditoria relacionada con el presente convenio de asocio y El Socio se compromete a dar todas la lass facilidades para el efec efecto. to. El Socio deberá cumplir a cabalidad con todas las acciones correctivas y/o recomendaciones sugeridas en los informes de auditoria, bajo pena de terminación del convenio. Para el manejo de los fondos provenientes de este convenio, El Socio utilizará una cuenta corriente exclusiva, cuyo número notificará a CARE para recibir las respectivas transferencias.

OCTAVA: REEMBOLSOS El Socio deberá reembolsar a CARE todos los fondos no utilizados, así como los gastos no autorizados o ajenos a la finalidad de este convenio dentro de los ocho días subsiguientes a la suscripción de la respectiva Acta de Finiquito.

NOVENA: RESTRICCIONES Le está prohibido al Socio: Utilizar los valores desembolsados para fines distintos a los determinados en el convenio de asocio y según el  presupuesto aprobado. Los valores desembolsos por CARE CARE al Socio, deberán sujetarse a las regulaciones incluidas por el donante en eell convenio firmado entre CARE y el Donante, las mismas que son: a)Provisión especial, Identificación de bienes.  b)Provisión estándar, estándar, Promoción de Inversiones. c)Provisión estándar, Reglas de elegibilidad para bienes y servicios. d)Provisión estándar, Adquisiciones locales Si por cualquie cualquierr otr otroo motivo motivo,, El Socio Socio requie requiere re utiliz utilizar ar fon fondos dos otorg otorgado adoss por CARE, CARE, en otr otros os asunto asuntoss no establecidos, o requiere utilizar fondos asignados para determinada actividad en otra actividad contemplada en este convenio, requerirá la autorización previa y escrita de CARE bajo pena de considerarlo un gasto no autorizado, sin  perjuicio de las acciones penales penales correspondientes. Se deja expresa constancia que el presente convenio se ha suscrito con el fin de cumplir los objetivos para los cuales la organización que financia este convenio ha dispuesto los fondos y que se mencionan en los antecedentes de este convenio. Enenconsecuencia, las partes partes voluntariamente declaran ranmás quebeneficien este convenio en ssuu contexto y cualquiera sus cláusulas particular deberán ser interpretadas de la decla en que los derechos del donante principalde y el cumplimiento de las finalidades por éste determinadas.

DECIMA: TERMINACION Y SUSPENSION Este convenio terminará por las siguientes causas: 1. El acue acuerdo rdo por por escr escrito ito de las las partes partes.. 2. Si CARE CARE determin determinare are que que El Socio ha incumpli incumplido do con con las condiciones condiciones del prese presente nte conven convenio, io, podrá suspende suspender  r  cualquier trabajo o desembolso hasta una resolución definitiva de una autoridad competente. 3. Por cualquie cualquierr razón fuera fuera del del control control de CARE CARE o El Socio debido debido a caso fortuit fortuitoo o fuerza fuerza mayor, mayor, o la la decisión decisión del Donante , de no proveer más fondos al convenio o proyecto. 4. suspender Suspen Suspensió siónnooterminar terminac terminación iónfinanciamiento por por circuns circunstan tancia s cambian camb iantes tes.debido . Si ena cualq cu alquie uierrayuda momento momeno ntoguarda el Donan Donante te determ detcon ermina ina el acias un programa que tal relación los intereses buscados. 4

 

5. Si existiere existiere un manifiest manifiestoo rechazo rechazo u oposición oposición por sectores sectores sociale socialess a la ejecución ejecución del Proyect Proyectoo en la zona. zona. 6. Por negligencia o incapacidad manifiesta manifiesta y comprobada de los técnicos/a técnicos/ass que disponga El Socio en la ejecuc ejecución ión de las actividades previstas en el convenio. 7. Si incumpliera las observaciones observaciones u objeciones emitidas por la institución contratante contratante 8. Por abandono abandono injusti injustificad ficadoo de los trabajos trabajos por por mas de quince quince (15) días días consecuti consecutivos vos En el caso de terminación y/o suspensión del convenio, cualquiera de las partes notificará a la otra por escrito su deseo de terminar el convenio dentro de un plazo no menor a 30 días. Una vez hecha la notificación, tomarán las medidas para minimizar todos los gastos, los cuales sin embargo, en caso de haberlos deberán ser debidamente justificados bajo pena de considerarlos gastos no autorizados.

DÉCIMA PRIMERA: TECNICOS Y PERSONAL REQUERIDO So Sobr bree el pe pers rson onal al qu quee El Socio Socio cont contra rate te para para la ejec ejecuc ució iónn de este este conv conven enio io,, CARE CARE no asum asumee ni ning ngun unaa responsabilidad u obligación laboral laboral ni patronal. patronal. El Socio es el único responsable ante sus sus técnicos o personas que subcontratará para efectos de dell cumplimiento del  presente convenio. En tal sentido, reconoce además que los valores a él entregados no forman parte ni están destinados a indemnizaciones de ninguna naturaleza y por lo tanto cualquier rubro por estos conceptos deberá ser  asumido por El Socio bajo pena de ser considerado como gasto no autorizado. Por lo expuesto, y en caso de incumplimiento, El Socio se hace único responsable de cualquier reclamo laboral de sus trabajadores y/o terceras personas que subcontratará para efectos del cumplimiento del presente convenio de asocio dejando exento a CARE de cualquier responsabilidad laboral ante este personal. En tal sentido y en caso de reclamos laborales de parte de este personal a CARE, ésta última se compromete a no realizar ninguna acción sin aprobación previa y explícita de parte del Socio.. En caso de que CARE sea condenada al pago de cualquier indemnización dentro de un proceso judicial o de cualquier otra índole iniciado por un contratista, empleado, funcionario o trabajador del Socio, éste se obliga a reembolsar a CARE todo monto ordenado dentro de dichos procesos, más los intereses legales contados a partir de la fecha en que CARE efectúe el pago respectivo.

DECIMA SEGUNDA: ARBITRAJE Y CONTROVERSIAS To Toda da controversia o diferencia derivada de este contrato será resuelta con la asistencia de un mediador m ediador del Centro de Arbitraje y Mediación de la Cámara de Comercio de Quito. En el evento que el conflicto no fuere resuelto mediante este procedimiento, las partes someten sus controversias a la resolución de un Tribunal de Arbitraje que se sujetará a lo dispuesto en la Ley de Arbitraje y Mediación, el Reglamento del Centro de Arbitraje y Mediación de la Cámara de Comercio de Quito y las siguientes normas: a) Los árbitr árbitros os serán serán selecc seleccion ionado adoss conf conform ormee a lo establ estableci ecido do en la Ley de Arbitr Arbitraje aje y Medi Mediaci ación; ón;  b) Las partes renuncian a la jurisdicción ordinaria, se obligan a acatar el laudo que expida el Tribunal Arbitral y se comprometen a no interponer ningún tipo de recurso en contra del laudo arbitral a más de los permitidos en la ley; c) Pa Para ra la ejec ejecuc ució iónn de medid medidas as caut cautel elar ares es el Trib Tribun unal al Arb Arbitr itral al está está facu facult ltad adoo para soli solici cita tarr el auxil auxilio io de los los funcionarios públicos judiciales, policiales y administrativos sin que sea necesario recurrir a juez ordinario alguno; d)

El tr trib ibun unal al ar arbi bitr tral al esta estará rá inte integr grad adoo ppor or tres tres árbi árbitr tros os;;

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e)

El proce procedim dimien iento to arbit arbitral ral será será conf confide idenci ncial al y en dere derecho cho;; y, y,

El lugar del arbitraje será en las instalaciones del Centro de Arbitraje y Mediación de la Cámara de Comercio de Quito.

DECIMA TERCERA: TERCERA: DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL Los derechos derechos de propiedad intelectual intelectual de los materiales materiales producidos producidos en el período de duración duración de este convenio convenio y como resultado de las actividades relacionadas con su ejecución, son de propiedad de CARE, sin embargo el autor conservará el derecho de explotar dicha obra en forma distinta a la contemplada en este convenio, siempre que tal explotación tenga la autorización expresa de CARE y no entrañe competencia desleal. Las dos partes partes firmante firmantess se compro compromet meten en a que la inform informaci ación ón no public publicada ada a la que tengan tengan acceso acceso las organizaciones como producto de la ejecución de este convenio, no será divulgada a menos que haya una autorización por escrito de la otra organización. Los derechos sobre materiales elaborados en fechas previas o posteriores y que se usen en este convenio serán de la organización que los haya elaborado.

DECIMA CUARTA: DECLARACION ANTITERRORISMO: Por el presente el Socio certifica que no ha proporcionado y no proporcionará apoyo material o recursos a ninguna  persona u organización que sepa que, o tenga razones para creer que, es una persona u organización que defiende,  planea, financia, toma parte o ha tomado tomado parte en un acto de terrorismo.

DECIMA QUINTA: RATIFICACIÓN Las partes dejan expresa constancia de su conformidad con el contenido del presente convenio y, en consecuencia, se ratifican en todo su contenido, para constancia de lo cual firman en dos ejemplares de igual valor, en la ciudad de Quito, el XXXX de XXXXXXXX de 200X. 200X.

DIRECTOR

DIRECTOR

CARE ECUADOR

XXXXXXXXX

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