Model Nomenclator Arhivistic Liceu[1]

Denumirea instituţiei ……………………. Se aprobă, Director

Se confirmă, Arhivele Naţionale Direcţia Judeţeană ____________ Director,

NOMENCLATOR ARHIVISTIC Aprobat prin Decizia nr.

din

Serviciile (Compartimentele)

Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor la care se referă)

Termen de Păstrare

A. Conducere - Consiliul de Administraţie - Director - Director Adjunct - Consilier Educativ - Consiliul Profesoral - Comisii şi Catedre Metodice - Comisia Consultativă

1. Cartea de onoare 2. Jurnalul şcolii 3. Proiectul şcolii (de dezvoltare instituţională) 4. Regulamente de ordine interioară 5. Registru inspecţii speciale 6. Registru procese-verbale Consiliul de Administraţie 7. Registru procese-verbale Consiliul Profesoral 8. Registru procese-verbale – Comisii Metodice 9. Plan managerial anual 10. Plan managerial semestrial 11. Raport asupra stării învăţământului - anual 12. Raport asupra stării învăţământului - semestrial 13. Planuri şi programe de învăţământ 14. Organigrama

P P P P P P P P P 2 ani P 2 ani 30 ani P

OBS.

B. Secretariat

15. Regulament de funcţionare 16. Planurile calendaristice ale profesorilor şi diriginţilor 17. Scheme orare 18. Documente privind evenimente deosebite din viaţa şcolii (înfiinţare, schimbarea denumirii, aniversări, decorări, distincţii, etc.) 19. Documente privind colaborarea cu comunitatea locală 20. Decizii ale conducerii 21. Activitatea cercurilor pedagogice 22. Inventarele arhivistice şi procesele –verbale de predare primire 23. Nomenclatorul arhivistic

P 2 ani

1. Ordine, dispoziţii, instrucţiuni, regulamente, regulamente, circulare ce reglementează activitatea din învăţământ 2. Schema de încadrare a şcolii, fişa de încadrare a personalului didactic 3. Evidenţa normelor didactice şi repartizarea orelor personalului didactic (foi de normă, situaţii privind realizarea normelor didactice, etc.) 4. State de funcţii 5. Fişa postului

P

5 ani C.S. P

P P 5 ani C.S. P P

P 2 ani C.S.

P 10 ani C.S. Se păstrează şi în dosarul 70 ani personal

Dosare personale ale personalului didactic şi nedidactic (copii certificate de naştere, aprecieri, fişe de înscriere grad, diplome, perfecţionare, contracte de muncă, etc. ) 70 ani 7. Cărţile de muncă neridicate P ani 8. Registru de evidenţă a cărţilor de muncă 50 ani 6.

9. Dosarele celor pensionaţi 10. Situaţii privind perfecţionări continue, formarea formatorilor 11. Corespondenţa privitoare la eliberări de adeverinţe sau alte acte ale personalului didactic şi administrativ, elevi (inclusiv cererile, foile matricole) 12. Borderoul de expediere a corespondenţei 13. Condici pentru prezenţa cadrelor didactice 14. Condici pentru prezenţa personalului nedidactic 15. Planuri de şcolarizare, situaţii statistice, informări privind şcolarizarea elevilor 16. Situaţii, procese-verbale, referate privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor cultural-ştiinţifice şi sportive, olimpiade şcolare, lucrări premiate, schimburi de experienţă, excursii, tabere, festivaluri, cantonamente, etc. - de nivel naţional, internaţional - de nivel local 17. Cataloage de la examene (BAC, teze unice) 18. Cotoare certificate absolvire 19. Cotoare acte de studiu eliberate şi formulare completate şi neeliberate 20. Registru pentru evidenţa actelor de studiu primite sau eliberate 21. Procese-verbale privind evidenţa actelor de studiu necompletate, neridicate şi a celor anulate 22. Registru de evidenţă a formularelor, a actelor de studiu primite de unităţile de învăţământ şi a celor eliberate absolvenţilor 23. Registre matricole 24. Cataloage de clasă 25. Cataloage examene de diferenţă 26. Cataloage corigenţă

2 ani 5 ani C.S.

2 ani 5 ani C.S. 2 ani P

P 5 ani C.S. P P P P P P

P P 5 ani C.S. 5 ani C.S.

27. Cataloage cu notele acordate la susţinerea probei practice 28. Registru pentru înscrierea şi evidenţa elevilor 29. Lucrări scrise elaborate de elevi la diferite examene susţinute 30. Procese-verbale, dări de seamă statistice, referate ale preşedinţilor şi comisiilor de examene (admitere, absolvire, bacalaureat) 31. Dosare personale ale elevilor pentru înscrierea la examene ( copii certificate de naştere, fişe de înscriere, copii foi matricole, documentaţia privind abaterile disciplinare, cereri, adeverinţe etc.) - cu excepţia actelor de studiu în original care se vor păstra permanent 32. Dări de seamă statistice anuale privind rezultatele la învăţătură ale elevilor 33. Registru de intrare-ieşire 34. Confirmări privind mişcarea elevilor 35. Documente privind abaterile disciplinare ale elevilor 36. Procese-verbale de control 37. Registru bilete de transport personal didactic 38. Borderouri aplicare timbru sec 39. Situaţii privind controlul medical periodic al personalului 40. Registru de procese-verbale ale cadrelor didactice de serviciu pe şcoală 41. Documentaţia privind salariile de merit 42. Documentaţia privind acordarea ajutorului bani de liceu 43. Documentaţia privind acordarea ajutorului pentru elevi - Euro 100 44. Documentaţia privind acordarea ajutorului pentru elevi - Euro 200 45. Cereri concediu

5 ani C.S. P 2 ani P

5 ani

P 20 ani 5 ani 5 ani 10 ani 2 ani P 5 ani C.S. 2 ani 5 ani 10 ani 10 ani 10 ani

Organizarea şi desfăşurarea concursurilor pentru personalul nedidactic, auxiliar 47. Dosare acordare burse elevi 48. Recensământ preşcolari 49. Inventare arhivistice, proceseverbale de predare primire 50. Nomenclatorul arhivistic 51. Registru de evidenţă curentă (al inventarelor) 52. Registru de depozit 53. Registru de evidenţă a ştampilelor şi sigiliilor 54. Corespondenţa cu DJ MM AN ( lucrări de selecţionare, proceseverbale de control, etc.)

2 ani 5 ani

1. Darea de seamă contabilă anuală 2. Darea de seamă contabilă lunară 3. Darea de seamă contabilă trimestrială 4. Balanţa de verificare 5. Note contabile, acte justificative (acte de casă, acte de bancă, facturi, ordine de plată, etc.) 6. State de plată şi fişe personale de salarizare, pontaje 7. State de plată a burselor, a abonamentelor 8. Fişe de conturi sintetice

10 C.S. 3 ani 5 ani

46.

C. Contabilitate

9. Fişe de conturi analitice 10. Fişe de cheltuieli bugetare 11. Documente privind garanţiile de gestiune 12. Propuneri plan venituri şi cheltuieli, bugetare 13. Propuneri plan venituri şi cheltuieli extrabugetare 14. Bugetul de venituri şi cheltuieli activ. bugetară şi extrabugetar 15. Virări credite, activităţi bugetare şi autofinanţate 16. Registre de casă 17. Chitanţiere

2 ani 5 ani P P P P P P

5 ani 10 ani 50 ani 10 ani C.S. 10 ani C.S. 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 50 ani C.S. 5 ani 10 ani 10 ani 10 ani C.S. 10 ani

18. Registru unic de control 19. Procese-verbale , corespondenţă şi alte acte remise de organele de control 20. Documente referitoare la licitaţii 21. Monitorizare cheltuieli personal 22. Cont de execuţie activitate bugetară 23. Cont de execuţie activitate autofinanţare 24. Ordine de plată 25. Acte justificative privind decontarea sumelor încasate prin comitetele de părinţi 26. Referate de necesitate 27. Declaraţii fişe fiscale 28. Fişe fiscale 29. Declaraţii C.A.S. 30. Liste şomaj 31. Asigurări de sănătate

10 ani 5 ani 10 ani 10 ani 10 ani 10 ani 2 ani 10 ani 50 ani 50 ani 5 ani 5 ani 10 ani P

32. Situaţii privind acordarea tichetelor cadou

P

33. Certificat fiscal P Inventarele arhivistice şi procesele-verbale de predareprimire 35. Nomenclatorul arhivistic 34.

D. Administrativ

1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Acte privind situaţia imobilului, schiţe, planuri Procese-verbale de recepţie lucrări reparaţii capitale şi curente, contracte încheiate Procese-verbale, referate în legătură cu paza contra incendiilor Planul de pază a instituţiei Bonuri de materiale şi note de recepţie Fişe de magazie Registrul mijloacelor fixe Inventare mijloace fixe şi obiecte

P 15 ani C.S. 5 ani 5 ani 10 ani 10 ani P 10 ani C.S.

Se păstrează pe suport electronic

E. Biblioteca

de inventar, procese-verbale de casare 9. Situaţii privind comanda de manuale, evidenţa manualelor 10. Documente referitoare la ajutoare sociale ( rechizitele, lapte, corn) 11. Note de comandă 12. Contracte de sponsorizare 13. Evidenţa spaţiilor închiriate 14. Referate de necesitate 15. Acte privind mijloacele de transport (foi de parcurs şi FAZuri) 16. Corespondenţă privind prestările de servicii (apă, canal, electricitate) 17. Lista legitimaţiilor de masă eliberate 18. Dosar cuprinzând documente cu privire la autorizaţia sanitară 19. Procese-verbale, referate, corespondenţă în legătură cu măsurile pentru paza contra incendiilor, igiena şi protecţia muncii 20. Inventarele arhivistice şi procesele-verbale de predareprimire 21. Nomenclatorul arhivistic 1. Organizarea şi desfăşurarea activităţii bibliotecii şcolare: referate, procese-verbale 2. Catalogul sistematic, alfabetic, tematic pe subiecte 3. Procese-verbale privind verificarea fondului bibliotecii 4. Fişa de catalog 5. Procese-verbale de casare a cărţilor potrivit instrucţiunilor în vigoare 6. Caiet evidenţă activitatea bibliotecii 7. Fişa de înscriere în bibliotecă 8. Act de primire 9. Registru de cote 10. Registru de organizarea şi

5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 5 ani 2 ani 5 ani 2 ani C.S. 10 ani 2 ani C.S. 5 ani

P P 15 C.S. P P 50 ani 10 ani C.S. 15 ani 15 ani 10 ani P P

mişcarea fondului bibliotecii 11. Registru de inventar publicaţii 12. Registru de evidenţă a cititorilor 13. Fişa de autor 14. Lucrări didactice: atestat, grad 15. Inventarele arhivistice şi procesele-verbale de predareprimire 16. Nomenclatorul arhivistic E. Comitetul cetăţenesc de părinţi

1. Dare de seamă asupra mişcării fondurilor 2. Acte de evidenţă primară 3. Referate, informări privind activitatea comitatelor de părinţilor 4. Registru procese-verbale ale şedinţelor Comitetelor de părinţi 5. Inventarele arhivistice şi procesele-verbale de predareprimire 6. Nomenclatorul arhivistic

P 15 ani P P P P 10 ani 10 ani 10 ani P P P