MOAC_LAS_77-418_Word2013_TextBook_40112A.pdf

Microsoft Official Academic Course MOS EXÁMEN 77-418

Microsoft Word 2013

Microsoft Official Academic Course

MICROSOFT WORD 2013 Incluye la cobertura de los siguientes exámenes de Especialista en Microsoft Office (MOS): EXAMEN MOS 77-418: WORD 2013 EXAMEN MOS 77-425: EXPERTO EN WORD 2013, PARTE 1 EXAMEN MOS 77-426: EXPERTO EN WORD 2013, PARTE 2

ii Editor Editor Ejecutivo Director de ventas Editora Técnica Director Ejecutivo de Marketing Directora Adjunta de Marketing Directora de Relaciones Estratégicas de Microsoft Asistente de Programa Editorial Coordinadora del Proyecto Director de Contenido Senior Editor de Producción Director Creativo Diseño de portada Diseñadora de Producto Editora de Contenido

Bryan Gambrel Don Fowley Mitchell Beaton Joyce Nielsen Chris Ruel Debbie Martin Natasha Chornesky de Microsoft Learning Allison Winkle Ashley Barth Kevin Holm Tim Lindner Harry Nolan Tom Nery Jennifer Welter Wendy Ashenberg

Este libro ha sido editado en Garamond por Aptara®, Inc. y ha sido impreso y encuadernado por Courier/Kendallville. Las cubiertas fueron impresas por Courier/Kendallville. Copyright © 2014 por John Wiley & Sons, Inc. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación puede ser reproducida, almacenada en un sistema de recuperación o transmitida en cualquier forma o por cualquier medio, electrónico, mecánico, fotocopiado, grabación, análisis u otra forma, excepto lo permitido bajo las secciones 107 o 108 de la ley de Copyright de Estados Unidos de 1976, sin el permiso previo por escrito del editor o su autorización mediante el pago de la cuota correspondiente por copia al Copyright Clearance Center, Inc. 222 Rosewood Drive, Danvers, MA 01923, (978) 750-8400, fax (978) 646-8600. Las solicitudes de permisos a la editorial deben dirigirse al Departamento de permisos, John Wiley & Sons, Inc., 111 River Street, Hoboken, NJ 07030-5774, (201) 7486011, fax (201) 748-6008. Para realizar pedidos de libros o para ponerse en contacto con el servicio al cliente, llame al 1-800-CALL WILEY (225-5945). Microsoft, ActiveX, Excel, InfoPath, Microsoft Press, MSDN, OneNote, Outlook, Gráfico dinámico, Tabla dinámica, PowerPoint, SharePoint, SQL Server, Visio, Windows, Windows Mobile y Windows Server son marcas comerciales o marcas registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/o en otros países. Otros nombres de productos y compañías mencionados aquí pueden ser marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Los ejemplos de compañías, organizaciones, productos, nombres de dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas, lugares y acontecimientos mencionados son ficticios. No se pretende ni se debe inferir de ningún modo relación con ninguna empresa, organización, producto, nombre de dominio, dirección de correo electrónico, logotipo, persona, lugar o acontecimientos reales. El libro expresa puntos de vista y opiniones del autor. La información contenida en este libro se proporciona sin ninguna garantía expresa, implícita ni estatuaria. Ni los autores, John Wiley & Sons, Inc., Microsoft Corporation, ni sus revendedores o distribuidores serán responsables de cualquier daño causado o presuntamente causado directa o indirectamente por este libro. ISBN 978-0-470-13307-1 Impreso en los Estados Unidos de América 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 www.wiley.com/college/microsoft o llame al número gratuito de MOAC: 1+(888) 764-7001 (solo EE. UU. y Canadá)

iii

Contrato de licencia del usuario final de Wiley para el ebook de MOAC y el contenido para el instructor Este es el Contrato de Licencia del Usuario Final limitado de John Wiley and Sons, Inc. (“Wiley”), que rige el uso que hace del eBook de Microsoft Official Academic Course (“eBook de MOAC”) y del contenido relacionado (“Contenido para el Instructor”) de Wiley. Al acceder, descargar o utilizar el eBook de MOAC O EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR, usted acepta los términos y condiciones de este Contrato. Si no los acepta, no acceda, descargue ni utilice el eBook de MOAC NI EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR.

LICENCIA Por medio de este documento, Wiley concede al miembro, instructor o estudiante del Programa Microsoft IT Academy (“usted”) derechos que puede ejercer en virtud de este contrato, y usted acepta una licencia no exclusiva y no transferible para utilizar el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor solo según los siguientes términos y condiciones: a. Usted reconoce que los eBooks de MOAC y el Contenido para el Instructor se le

licencian por un periodo breve y que el uso que haga de estos está sujeto a los términos y condiciones de este contrato. b. Los siguientes son dos conjuntos independientes de derechos de uso. Solo uno de estos conjuntos se aplica a su caso. i. Si usted es un miembro activo del Programa Microsoft IT Academy: 1. Los eBooks de MOAC son solo para el uso de los instructores y estudiantes. 2. Solo puede descargar la cantidad de copias del título del eBook de MOAC aplicable necesarias

para los instructores que imparten la clase correspondiente a dicho título y para los estudiantes que asisten a la misma. 3. Solo puede distribuir los títulos del eBook de MOAC a los instructores que imparten

una de las clases correspondientes a dicho título y a los estudiantes que asisten a la misma, a través de:

o correo electrónico; o un dispositivo USB seguro conectado directamente a los dispositivos personales de los estudiantes; o un sitio web protegido con contraseña al que solo tengan acceso los instructores y estudiantes. 4. Solo puede distribuir el Contenido para el Instructor a los instructores, con fines

de preparación y enseñanza de una de las clases correspondientes al título del eBook de MOAC asociado. 5. Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo a un eBook de MOAC, se le notificará

a cada persona que solo puede acceder o utilizar un eBook de MOAC si acepta hacer uso de este en cumplimiento con los siguientes criterios:

o Solo se utilizará el eBook de MOAC para fines personales de entrenamiento. o Solo se instalará el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de propiedad de la persona o que esté bajo el control de esta. o No se copiará, modificará, imprimirá, transmitirá, publicará, mostrará, vinculará, reenviará ni distribuirá el eBook de MOAC, ni total ni parcialmente.

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iv o Solo se podrá utilizar el título del eBook de MOAC mientras dure la clase en la que la persona está participando, es decir, mientras se enseñe el título del eBook de MOAC o por un periodo de ciento ochenta (180) días, lo que sea mayor. Después de esto, se deben eliminar de forma segura todas las copias del título del eBook de MOAC que la persona posea o que estén bajo su control. o El uso que se haga de los títulos del eBook de MOAC también cumplirá con todos los términos, condiciones o licencias adicionales que se apliquen, que acompañen o que se incluyan en el eBook de MOAC. 6. Antes de proporcionar acceso de cualquier tipo al Contenido para el Instructor, se

le notificará a cada instructor que solo puede acceder o utilizar el Contenido para el Instructor si acepta hacer uso de este en cumplimiento con los siguientes criterios:

o Solo se utilizará el Contenido para el Instructor con fines de preparar y enseñar la sesión de entrenamiento. o Solo se instalará el Contenido para el Instructor en un dispositivo que sea de propiedad del instructor o que esté bajo el control de este. o No se copiará, modificará, imprimirá, transmitirá, publicará, mostrará, vinculará, reenviará ni distribuirá el Contenido para el Instructor, ni total ni parcialmente. o Solo se podrá utilizar el Contenido para el Instructor mientras dure la clase en la que el instructor enseña el título del eBook de MOAC relacionado o por un periodo de ciento ochenta (180) días, lo que sea mayor. Después de esto, se deben eliminar de forma segura todas las copias del título del Contenido para el Instructor que el instructor posea o que estén bajo su control. o El uso que se haga del Contenido para el Instructor también cumplirá con todos los términos, condiciones o licencias adicionales aplicables, que acompañen o  que se incluyan en el Contenido para el Instructor. ii. Si es un estudiante, usted reconoce y acepta que: 7. Actualmente asiste a la clase de un miembro de IT Academy Program que enseña el eBook de MOAC. 8. Solo utilizará los eBooks de MOAC para fines personales de entrenamiento. 9. Solo instalará el eBook de MOAC en un dispositivo que sea de su propiedad o que usted

controle. 10. No copiará, modificará, imprimirá, transmitirá, publicará, mostrará, vinculará, reenviará

ni distribuirá el eBook de MOAC, ni total ni parcialmente. 11. El uso que haga de los títulos del eBook de MOAC también cumplirá con todos

los términos, condiciones o licencias adicionales que se apliquen, que acompañen o que se incluyan en el título del eBook de MOAC. c. Salvo según se autorice expresamente en la sección b anterior, no puede cargar, copiar,

modificar, transmitir, hacer trabajos derivados, reenviar ni distribuir ningún eBook de MOAC ni Contenido para el Instructor, ni total ni parcialmente, creado mediante descompilación, así como tampoco el código fuente de ningún eBook de MOAC o Contenido para el Instructor. No puede imprimir copias de ningún eBook de MOAC ni Contenido para el Instructor completo; sin embargo, puede imprimir páginas individuales o secciones de los capítulos del eBook de MOAC específicamente para su uso en el aula. No puede utilizar ni total ni parcialmente el eBook de MOAC ni el Contenido para el Instructor con fines de retribución monetaria por medio de la venta, reventa, préstamo, transmisión, contratación o cualquier otra forma de explotación del eBook de MOAC o del Contenido para el Instructor. Si transmite la propiedad de cualquier eBook de MOAC o Contenido para el Instructor a terceros, se pondrá término a su licencia automáticamente. Dicha terminación será adicional y sustituirá cualquier recurso de equidad, civil o de otro tipo disponibles para Wiley. www.wiley.com/college/microsoft

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v d. Solo podrá utilizar el título del eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor

mientras dure la clase en la que se enseñe el título del eBook de MOAC específico o por un periodo de ciento ochenta (180) días, lo que sea mayor. Después de esto, deberá eliminar de forma segura todas las copias del título del eBook de MOAC y del Contenido para el instructor que posea o estén bajo su control. e. LOS EBOOKS DE MOAC Y EL CONTENIDO PARA EL INSTRUCTOR SE LICENCIAN “TAL CUAL” Y “SEGÚN DISPONIBILIDAD”, SIN GARANTÍAS DE NINGÚN TIPO. f. Usted reconoce que todos los derechos (incluyendo, sin limitación, la propiedad intelectual, las patentes y los secretos empresariales) en los eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor son propiedad única y exclusiva de Wiley y sus licenciantes. La aceptación de este contrato no lo convierte en propietario de los eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor, sin embargo, sí le concede una licencia limitada para utilizar el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor de acuerdo con las disposiciones de este contrato. Usted acepta proteger el eBook de MOAC y el Contenido para el Instructor del uso, la carga, la descarga, la reproducción o la distribución no autorizados. Además, acepta no traducir, descompilar, desensamblar ni realizar ingeniería inversa de ninguno de los eBooks de MOAC ni del Contenido para el Instructor. Wiley se reserva todos los derechos que no se le concedan expresamente en este contrato.

Prefacio Bienvenido al programa de Microsoft Official Academic Course (MOAC) para Microsoft Office 2013. MOAC representa la colaboración entre la empresa editorial John Wiley & Sons, Inc. y Microsoft Learning. Microsoft y Wiley se unieron para crear una serie de libros de texto que ofrecieran soluciones de enseñanza convincentes e innovadoras para los instructores y experiencias de aprendizaje superiores para los alumnos. Estos libros de texto maximizan la transferencia de conocimientos en un tiempo mínimo gracias a la preparación e instrucción por el conocimiento en profundidad de los creadores de Microsoft Office y Windows, así como por la elaboración de los libros de texto por una editorial de prestigio mundial debido a la calidad pedagógica de sus productos. Se desafía a los alumnos para que alcancen su potencial mediante nuevos conocimientos técnicos como miembros altamente productivos del área de trabajo. Debido a que esta base de datos proviene directamente de Microsoft, arquitecto del sistema Office 2013 y creador de los exámenes de Especialista en Microsoft Office (MOS), los alumnos tienen la seguridad de que se abordarán los temas más relevantes para el éxito personal y profesional. La participación directa de Microsoft no solo le asegura que el contenido de los libros de texto MOAC es preciso y está actualizado, también significa que los alumnos recibirán la mejor instrucción posible para tener éxito en los exámenes de certificación y en el lugar de trabajo.

PROGRAMA MICROSOFT OFFICIAL ACADEMIC COURSE La serie Microsoft Official Academic Course constituye un programa completo dirigido a instructores e instituciones para preparar e impartir cursos de gran calidad sobre las tecnologías de software de Microsoft. Con MOAC, reconocemos que, debido al rápido ritmo de cambios en la tecnología y el plan de estudios desarrollado por Microsoft, existe un conjunto de necesidades más allá de las herramientas de instrucción académica para que un instructor esté preparado para impartir el curso. El programa MOAC trata de proporcionar soluciones para todas estas necesidades de manera sistemática con el fin de garantizar una experiencia de www.wiley.com/college/microsoft o llame al número gratuito de MOAC: 1+(888) 764-7001 (solo EE. UU. y Canadá)

vi entrenamiento satisfactoria y gratificante para el instructor y el alumno: aprendizaje técnico y plan de estudios para la preparación del instructor con nuevas versiones de software; el propio software para que los alumnos lo usen en casa para la adquisición de conocimientos prácticos, evaluación y validación del desarrollo de habilidades; y un excelente conjunto de herramientas para realizar la instrucción en el aula y en el laboratorio. Todas ellas son importantes para la entrega sin problemas de un interesante curso sobre software de Microsoft, y todas se proporcionan con el programa MOAC.

Información sobre el libro

CARACTERÍSTICAS PEDAGÓGICAS El material didáctico MOAC para el sistema Microsoft Office 2013 está diseñado para cubrir todos los objetivos de aprendizaje para el examen de MOS, al que se hace referencia como “dominio del objetivo“. Muchas características pedagógicas se han desarrollado específicamente para los programas Microsoft Official Academic Course. Con la presentación de la extensa información sobre los procedimientos y los conceptos técnicos integrados a lo largo del libro de texto se plantean desafíos para el alumno y el instructor por igual. A continuación, mostramos una lista de características clave de cada lección diseñadas para preparar a los alumnos para el éxito en los exámenes de certificación y en el lugar de trabajo: • Cada lección comienza con una Matriz de conocimientos de la lección. Más que una

lista estándar de objetivos de aprendizaje, la matriz de conocimientos correlaciona cada conocimiento de software tratado en la lección con el dominio del objetivo de examen MOS específico. • Cada lección se abre con una Orientación sobre el software. Esta característica proporciona una visión general de las características de software con las que trabajarán los alumnos en esta lección. La orientación detallará las propiedades generales del software o de funciones específicas, tales como una cinta o un cuadro de diálogo; e incluye una imagen grande de la pantalla con etiquetas. • Las instrucciones concisas y frecuentes paso a paso enseñan a los alumnos funciones nuevas y ofrecen la oportunidad de ponerlas en práctica. Los pasos numerados proporcionan instrucciones paso a paso detalladas que sirven de ayuda para que los alumnos adquieran conocimientos de software. Los pasos también muestran resultados e imágenes de la pantalla para que coincidan con lo que los alumnos deben ver en las pantallas del equipo. • Ilustraciones: las imágenes en pantalla proporcionan información visual a medida que los alumnos van realizando los ejercicios. Estas imágenes refuerzan los conceptos clave, proporcionan pistas visuales acerca de los pasos que se deben realizar y permiten a los alumnos comprobar su progreso. • Evaluación de conocimientos: proporciona preguntas en una serie de pruebas en las que los alumnos deben responder verdadero o falso, rellenar espacios en blanco, emparejar o elegir entre varias opciones, todo ello sobre los conceptos aprendidos en la lección. • Proyectos: proporcionan actividades de finalización de la lección progresivamente más difíciles. • Archivos en línea: el sitio web de apoyo del estudiante contiene los archivos de datos necesarios para cada lección.

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Programa de apoyo para el instructor Los programas Microsoft Official Academic Course van acompañados de una generosa variedad de recursos que incluyen extensas imágenes del libro de texto para formar un paquete pedagógico coherente. Estos recursos proporcionan todo el material que los instructores necesitan usar para impartir sus cursos. Los recursos disponibles en línea para su descarga incluyen: • Las guías del instructor contienen soluciones para todos los ejercicios del libro de texto,

así como resúmenes de los capítulos y notas para la clase. Estas guías están disponibles en el sitio de apoyo del libro del instructor. • Los archivos de soluciones de todos los proyectos del libro están disponibles en línea en el sitio de apoyo del libro del instructor. • El banco de pruebas contiene preguntas organizadas por lección en formatos de respuesta múltiple, verdadero o falso, respuesta corta y redacción, y se puede descargar desde el sitio de apoyo del libro del instructor. Se proporciona una clave de respuestas completa. • Presentaciones de PowerPoint. Un conjunto completo de presentaciones en PowerPoint está disponible en el sitio de apoyo del libro del instructor para mejorar las presentaciones en el aula. Estas presentaciones, adaptadas a la cobertura de temas del texto y a la matriz de conocimientos, están diseñadas para transmitir los conceptos clave abordados en el texto. • Los archivos de datos del alumno están disponibles en línea en el sitio de apoyo del libro

del instructor y, en el caso de los estudiantes, en el sitio de apoyo del libro del alumno.

Archivos de datos del alumno

COPIA DE LOS ARCHIVOS DE PRÁCTICA Es posible que el instructor ya haya copiado los archivos de prácticas antes de que llegue a clase. Sin embargo, tal vez le pida que copie los archivos de prácticas por sí mismo al comienzo de la clase. Asimismo, si quiere completar cualquiera de los ejercicios del libro por sí mismo en el hogar o en el lugar de trabajo después de clase, puede que le interese copiar los archivos de prácticas.

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Reconocimientos Nos gustaría expresar nuestro agradecimiento al equipo de Microsoft Learning, en especial a Alison Cunard, Tim Sneath, Zubair Murtaza, Keith Loeber, Rob Linsky, Anne Hamilton, Wendy Johnson, Julia Stasio y Natasha Chornesky, por su estímulo y apoyo en la creación de los programas Microsoft Official Academic Course con los mejores materiales académicos para que los alumnos e instructores dominen las nuevas tecnologías de Microsoft. Finalmente nos gustaría dar las gracias a Jeff Riley y su equipo de Box Twelve Communications, Laura Town y su equipo de WilliamsTown Communications, Debbie Collins y Sandy DuBose por su asistencia técnica y editorial. También nos gustaría dar las gracias a los siguientes instructores por sus aportaciones: Erik Amerikaner, Oak Park Unified Sue Bajt, Harper College Gregory Ballinger, Miami-Dade College Andrea Cluff, Freemont High School Caroline de Gruchy, Conestoga College Donna Madsen, Kirkwood Community College Lynn Mancini, Delaware Technical Community College Denise Merrell, Jefferson Community and Technical College Diane Mickey, Northern Virginia Community College Robert Mike, Alaska Career College Bettye Parham, Daytona State College Barbara Purvis, Centura College Janet Sebesy, Cuyahoga Community College-Western Dorothy Weiner, Manchester Community College

Créditos de autor

LINDA SILVA Linda ha enseñado durante 19 años y ha trabajado en El Paso Community College durante más de treinta y siete años. Actualmente es un miembro de la facultad a tiempo completo en el programa de Gestión empresarial, del que anteriormente fue coordinadora en todo el distrito. El Paso Community College cuenta con cinco campus para atender las necesidades educativas de la población de la comunidad; ha sido reconocido como el colegio comunitario de más rápido crecimiento en Texas y el que más dobles titulaciones ha impartido a estudiantes hispanos en la nación. Linda cree que EPCC es “el mejor lugar para empezar“ y “el mejor lugar para continuar“.

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ix El programa de gestión empresarial ha adoptado los libros de la serie MOAC; los alumnos matriculados en el programa están muy animados a asistir a cursos de software de aplicaciones de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook), que los preparan para los exámenes de Especialista en Microsoft Office. Linda hace los exámenes antes que sus alumnos y los desafía a superar su puntuación. Linda disfruta del arte de la enseñanza innovadora y cuando ella no está enseñando le gusta asumir retos nuevos y emocionantes. Su familia no ha dejado nunca de prestarle apoyo, especialmente cuando estaba trabajando en los libros de Word 2010 y 2013. Este libro está dedicado a su madre, Miriam, y a la memoria de su padre, Santiago, quien le dio amor y apoyo en el logro de sus sueños. Gracias especiales a sus hermanas, Dorothy, Hazel y Josie, a su hermano Sonny, y a su hijo, David, que le dieron amor, inspiración y aliento.

FAITHE WEMPEN (EXPERTO EN CONTENIDO) Faithe Wempen, M. A., es Microsoft Office Master Instructor, técnico informática con certificado A+ y autora de más de 140 libros sobre hardware y software, entre los que se incluyen “PowerPoint 2013 Bible“ y “Office 2013 eLearning Kit for Dummies“. Es profesora adjunta de Tecnología informática en la Universidad de Indiana/Purdue University en Indianápolis y, en su tiempo libre, regenta un pequeño bed and breakfast en el centro de Indiana.

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x

Contenido breve LECCIÓN 1:

DESCRIPCIÓN DE WORD

1

LECCIÓN 2:

EDICIÓN BÁSICA 23

LECCIÓN 3:

FORMATO DE CARACTERES

LECCIÓN 4:

FORMATO DE PÁRRAFO

LECCIÓN 5:

ADMINISTRACIÓN DEL FLUJO DE TEXTO

LECCIÓN 6:

CREACIÓN DE TABLAS

LECCIÓN 7:

TRABAJAR CON TEMAS, CONJUNTOS DE ESTILO, FONDOS, ELEMENTOS RÁPIDOS Y CUADROS DE TEXTO 130

LECCIÓN 8:

USO DE ILUSTRACIONES Y GRÁFICOS

LECCIÓN 9:

REVISIÓN DE DOCUMENTOS

LECCIÓN 10:

FORMATO DE UN TRABAJO DE INVESTIGACIÓN

LECCIÓN 11:

COMBINACIONES DE CORRESPONDENCIA 224

LECCIÓN 12:

MANTENIMIENTO DE DOCUMENTOS Y MACROS

LECCIÓN 13:

PROTEGER Y COMPARTIR DOCUMENTOS

LECCIÓN 14:

USO DE OPCIONES AVANZADAS

LECCIÓN 15:

USO DE CAMPOS, FORMULARIOS E ÍNDICES

44

63 89

108

150

175 196

235

257

281

APÉNDICE A 304

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291

Descripción de Word

1

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Trabajar con herramientas

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

1.4.3

Creación de un documento

Mostrar cómo se usa Mostrar/Ocultar. Crear nuevos documentos en blanco.

1.4.7 1.1.1

Guardar un documento

Guardar un documento en formatos de archivo alternativos. Mantener la compatibilidad con versiones anteriores.

1.5.2 1.5.7

Trabajar con plantillas

Mostrar cómo se usa Mostrar u ocultar. Crear documentos nuevos y aplicar plantillas.

1.4.7 1.1.2

Vista previa e impresión de un documento

Configurar los documentos para imprimirlos. Imprimir secciones de documentos. Establecer la escala de impresión.

1.5.1 1.5.3 1.5.6

Inicio de Word 2013

La inmobiliaria Tech Terrace trabaja con clientes para comprar, vender y alquilar casas en un barrio próximo a una universidad local. Los agentes de la empresa crean cartas, datos de ventas y otra información de bienes raíces con regularidad para enviarlos a los clientes actuales y potenciales. Microsoft Word 2013 es la herramienta perfecta para esta tarea y mucho más. En esta lección, aprenderá cómo navegar por la nueva interfaz de Word 2013 y utilizar funciones básicas de Word para crear y administrar documentos tales como los utilizados por la inmobiliaria Tech Terrace.

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE Pantalla de inicio de Microsoft Word

Antes de empezar a trabajar en Microsoft Word 2013, necesita familiarizarse con la interfaz de usuario principal. Cuando se abre un documento en blanco en Microsoft Word 2013, aparece una pantalla similar a la que se muestra en la figura 1-1.

1

2

Lección 1

Figura 1-1 Pantalla de inicio de Microsoft Word 2013

Microsoft ha diseñado una nueva interfaz de usuario para proporcionar un fácil acceso a los comandos que necesita más a menudo al crear y editar documentos. (Tenga en cuenta que la pantalla puede variar ligeramente respecto a la que se muestra aquí, según la configuración del programa). Use la figura 1-1 como referencia a lo largo de esta lección, así como el resto de este libro.

INICIO DE WORD 2013 Microsoft Word es una herramienta de procesamiento de texto para crear diferentes tipos de documentos que se utilizan en el entorno de trabajo y en la escuela. El aspecto de Microsoft Word 2013 es similar a Word 2010, pero con más funciones mejoradas. Contiene un nuevo look , un fondo de Office personalizado que aparece encima de la cinta, para el icono de Word acceso directo a la cuenta de OneDrive, una opción para trabajar en modo de lectura, una ficha de texto que aparece azul cuando está activa, la barra de estado se muestra en un fondo azul y muchas más nuevas características interesantes. Cuando se inicia Word por primera vez, se muestra la pantalla Reciente. Esta pantalla permite crear un nuevo documento a partir de un documento en blanco o de una plantilla. Y al salir de un documento y volver más adelante, Word 2013 se reanuda donde se quedó.

Inicio de Word En este ejercicio, aprenderá a iniciar Word en Windows 8 o Windows 7. Para fines didácticos, se utilizará Windows 8 para comenzar a trabajar en Word 2013. Microsoft Windows 8 es el último sistema operativo que interactúa con los dispositivos de escritorio, portátiles o de pantalla táctil, como por ejemplo, una tableta o un monitor de pantalla táctil. También se describen los pasos del uso de Windows 7 para iniciar Word 2013. Cuando se utiliza Windows 8, la pantalla que aparece se denomina pantalla de inicio de Windows (vea la figura 1-2). Puede elegir la aplicación que desee iniciar mediante el mouse o, si tiene un monitor de pantalla táctil, pulse la aplicación que desee iniciar. La pantalla Inicio proporciona acceso a correo, OneDrive, Internet Explorer, fotos, juegos, música, vídeo y, por supuesto, la última versión de las aplicaciones de Microsoft Office. Las tabletas con Windows RT y las aplicaciones de Office 2013 instaladas se pueden personalizar al igual que el escritorio.

Descripción de Word

3

Aunque no tenga Office 2013 instalado en su dispositivo informático, puede crear, ver y realizar ediciones sencillas en documentos de Word mediante una aplicación web de Word en línea. Hay disponibles aplicaciones web de Office para Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Las aplicaciones web de Office se inician usando un navegador web como Internet Explorer. Una de las diferencias entre la aplicación web de Word y la aplicación Word 2013 instalada en su equipo es el número de funciones disponibles. La aplicación web de Word le permite crear, abrir y editar documentos solamente con los comandos más básicos. Es una manera excelente de crear un documento sencillo y compartirlo. La principal ventaja del uso de la aplicación Word 2013 instalada en su equipo consiste en que tiene acceso completo a todas las funciones para crear un documento de aspecto profesional. Si utiliza la aplicación web de Word, no podrá completar todos los ejercicios de este libro, porque no incluye todas las funciones que cubrimos. Microsoft tiene un espacio de almacenamiento en línea conocido como la Nube. Cada usuario cuenta con 7 GB de espacio de almacenamiento en línea gratuito y puede compartir y administrar sus documentos con cualquier persona. Para poder usarlo, necesita crear un perfil de cuenta Microsoft. Una vez creada la cuenta, le resultará fácil administrar sus documentos y compartirlos con otras personas. Windows 8 funciona a la perfección con Office 2013. En la esquina superior derecha de la pantalla de Windows 8, se muestra el perfil de su cuenta Microsoft una vez activada la cuenta. Si ha iniciado sesión en la cuenta Microsoft, aparece en la misma ubicación en cada una de las aplicaciones de Office 2013. Microsoft ha hecho más fácil que pueda seguir trabajando en sus documentos en cualquier equipo y le recuerda dónde los dejó. Para comenzar a usar Word 2013, localice el icono de Word y haga clic con el botón primario del mouse o, si está utilizando un monitor de pantalla táctil, pulse en el icono. Si se usa Windows 7 en su escuela, inicie Word 2013 haciendo doble clic en el icono del programa Word en el escritorio o seleccionando Microsoft Word 2013 desde el menú Inicio. Cuando se inicia Word, el programa se abre con la nueva pantalla de Word 2013 (vea la figura 1-3). En el lado izquierdo de la pantalla, bajo Reciente, verá una lista de documentos a los que se ha tenido acceso recientemente. El panel de la ventana derecha muestra una página de documento en blanco y varias plantillas para crear documentos personalizados. Para crear un documento en blanco, haga clic en la página del documento en blanco y se abrirá Word. El punto de inserción parpadeante en la esquina superior izquierda de este documento es donde se empieza a crear el texto. Al colocar el cursor cerca de él, el punto de inserción cambia a una gran “I”, que se denomina cursor en I. Tome nota

PASO A PASO

Las lecciones de este libro se han creado usando el sistema operativo Windows 8. Si el equipo ejecuta el sistema operativo Windows 7, algunas capturas de pantalla y pasos pueden aparecer ligeramente diferentes a los que se proporcionan en este libro.

Iniciar Word

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegúrese de activar o iniciar sesión en el equipo. 1. Desde la pantalla de inicio de Windows 8 (vea la figura 1-2), localice Word 2013 y haga clic en el icono . Para usuarios de Windows 7, localice la barra de tareas de Windows, haga clic en el botón Inicio , y luego haga clic en Todos los programas. Aparece un menú con los programas instalados. Haga clic en la carpeta Microsoft Office. A continuación, haga clic en Microsoft Word 2013. Se abre la nueva pantalla de Word 2013.

4

Lección 1 Figura 1-2 Nueva pantalla de inicio

2. Aparece la nueva pantalla de Word 2013 (vea la figura 1-3). En el lado izquierdo de la pantalla, aparecerán los últimos documentos a los que se ha tenido acceso y el lado derecho muestra la página del documento en blanco y las plantillas.

Figura 1-3 Ventana de Word 2013

PAUSA. DEJE abierta la pantalla de Word 2013 para usarla en el próximo ejercicio.

Descripción de Word Tome nota

5

Windows 8 y Windows 7 son para los usuarios de PC en el hogar, el trabajo y la escuela. Ambos son herramientas poderosas que controlan la interfaz de usuario, los dispositivos de almacenamiento, otro software, los dispositivos periféricos, las redes y seguridad, los recursos del sistema y la programación de tareas. Windows 8 es el estándar de sistema operativo más reciente para equipos, portátiles y tabletas. Windows 8 también viene en varias versiones, tales como Windows 8 Pro y Windows RT para apoyar sus necesidades personales y cómo usar el dispositivo. Windows 8 es una mejora de Windows 7 que admite dispositivos con capacidad táctil además de comandos de teclado y mouse tradicionales. Puede empezar con Windows 8 practicando usando Narrador. En el teclado, pulse la tecla del logotipo de Windows más Entrar. Para salir de Narrador, pulse Bloq MayúsESC.

TRABAJAR CON HERRAMIENTAS La ventana de Word 2013 tiene muchas herramientas en pantalla para ayudarle a crear y editar documentos de forma rápida y eficiente. En esta sección, aprenderá a localizar y usar la cinta y la barra de herramientas de acceso rápido para tener acceso a comandos de Word. Un comando es una instrucción basada en la acción que se da a Word al hacer clic en un botón o introducir información en un cuadro de comandos.

Uso de la cinta En Word 2013, la Cinta contiene varios comandos separados por pestañas. Microsoft ha representado cada una de las aplicaciones de Office con un color. Word se simboliza con el color azul y el texto de la pestaña activa es azul (esta es una de las nuevas características de Word 2013). A su vez, cada pestaña contiene varios grupos, o colecciones de comandos de Word relacionados. Por ejemplo, en la pestaña Inicio, los niveles de agrupación consisten en Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos y Edición. Cada grupo contiene uno o varios cuadros de comandos que tienen un menú, desplegable o una lista de opciones, asociados con ellos; haga clic en la flecha desplegable para abrir este menú. Algunos grupos tienen un selector de cuadro de diálogo (una pequeña flecha en la esquina inferior derecha del grupo) en el que puede hacer clic para iniciar un cuadro de diálogo que muestra las opciones adicionales o información que puede usar para ejecutar un comando. En este ejercicio, aprenderá a utilizar la cinta para activar las pestañas, ocultar y mostrar grupos de comandos y usar el selector de cuadro de diálogo y las flechas desplegables. En los programas de Office 2013, la cinta es contextual, lo que significa que muestra los comandos relacionados con el tipo de documento u objeto que esté abierto y en pantalla.

PASO A PASO

Usar la cinta

PREPÁRESE. Comience con la pantalla Archivo > Nuevo abierta. 1. Haga clic en el icono del documento en blanco. La cinta se encuentra en la parte superior de la pantalla

Figura 1-4 Cinta

de Word. En el documento que acaba de abrir, la pestaña Inicio es la pestaña predeterminada de la cinta, tal como se muestra en la figura 1-4. Observe cómo se divide la cinta en grupos: Portapapeles, Fuente, Párrafo, Estilos y Edición.

6

Lección 1 2. Revise las otras pestañas de la cinta y cada grupo asociado con la pestaña e identifique las flechas que inician un cuadro de diálogo (si está presente).

3. Haga clic en la pestaña Diseño de página para convertirla en la pestaña activa. Observe que los grupos de comandos cambian. La pestaña Diseño de página contiene tres grupos: Configurar página, Párrafo y Organizar. Observe que en los grupos Configurar página y Párrafo aparece una pequeña flecha en la esquina inferior derecha. Al hacer clic en la flecha se abre el cuadro de diálogo con más opciones para seleccionar o completar un comando.

4. Haga clic en la pestaña Inicio. 5. Haga clic en el selector de cuadro de diálogo en la esquina inferior derecha del grupo Fuente. Aparece el cuadro de diálogo Fuente, tal como se muestra en la figura 1-5. El cuadro de diálogo Fuente contiene dos pestañas en las que la pestaña Fuente es la pestaña activa. Hay muchas opciones para seleccionar el cuadro de diálogo Fuente. Haga clic en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo.

Figura 1-5 Cuadro de diálogo Fuente

6. Haga clic en la flecha desplegable en el cuadro de comandos Fuente en el grupo Fuente para producir un menú de fuentes disponibles, como se muestra en la figura 1-6.

Descripción de Word

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Figura 1-6 Menú Fuente

7. Haga clic en la flecha otra vez para cerrar el menú. 8. Haga doble clic en la pestaña Inicio. Tenga en cuenta que los grupos de comandos están ocultos para darle más espacio en la pantalla para trabajar en el documento.

9. Haga doble clic en Inicio para volver a mostrar los grupos. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Uso de la barra de herramientas de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra por encima de la cinta y contiene los comandos a los que los usuarios tienen acceso con más frecuencia, como Guardar, Deshacer y Rehacer. Los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer se muestran de forma predeterminada al ejecutar Word 2013. Puede personalizar el contenido de la barra de herramientas de acceso rápido si hace clic en la flecha desplegable a la derecha de la barra de herramientas y selecciona las opciones del menú que aparece. Microsoft ha agregado la opción Modo táctil/ratón a la barra de herramientas de acceso rápido de Word 2013. Si tiene un dispositivo con capacidad táctil, puede utilizar el Modo táctil. El Modo táctil proporciona más espacio entre los botones e iconos para evitar que presione uno accidentalmente con el dedo o el lápiz. En este ejercicio aprenderá a personalizar la barra de herramientas de acceso rápido. También aprenderá a cambiar su posición en relación con la cinta. en la barra de herramientas de acceso rápido por primera Al hacer clic en el botón Guardar vez, se abre la pantalla Guardar como. Guardar como también aparece como un comando de una lista en la vista Backstage cuando hace clic en la pestaña Archivo. Cuando se guarda un documento por primera vez, debe especificar el nombre del archivo y la ubicación donde se guardará el documento. Puede guardar un documento en una unidad flash, en OneDrive, en el equipo o en cualquier otro dispositivo portátil. Después de seleccionar una ubicación donde guardar, por ejemplo, el equipo, el cuadro de diálogo Guardar como le permite seleccionar un permite cancelar o deshacer el último comando formato de archivo. El comando Deshacer o acción. Puede hacer clic en el comando Deshacer tantas veces como sea necesario para deshacer los comandos previamente ejecutados. Asimismo, si hace clic en la flecha que se encuentra junto al comando Deshacer, aparece un historial de las acciones que se pueden se repite la última acción. Tenga en cuenta deshacer. Al hacer clic en el comando Rehacer que los comandos no están disponibles en la barra de herramientas de acceso rápido si el botón correspondiente está atenuado.

8

Lección 1 PASO A PASO

Usar la barra de herramientas de acceso rápido

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en el botón Guardar

en la barra de herramientas de acceso rápido.

2. Si es la primera vez que intenta guardar este documento, se abre el nuevo comando Guardar como en Backstage. Hay tres opciones para decidir dónde guardar el trabajo: OneDrive, el equipo o en Agregar un sitio. Por ahora, solo hemos explorado el comando Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. Más adelante en la lección, se aprende a guardar un documento mediante el comando Guardar como.

3. Haga clic en el icono Volver al documento, que es una flecha izquierda dentro de un círculo

situado

en la esquina superior izquierda o presione la tecla ESC para volver a la pantalla del documento.

4. Haga clic en la flecha desplegable en el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido. Aparecerá un menú como se muestra en la figura 1-7. Al seleccionar uno de los comandos automáticamente se coloca el comando en la barra de herramientas de acceso rápido o se mueve la barra de herramientas de acceso rápido a una nueva ubicación.

Figura 1-7 Personalización de la barra de herramientas de acceso rápido

5. Haga clic en Mostrar debajo de la Cinta de opciones. Observe que la barra de herramientas pasa a encontrarse debajo de la cinta.

6. Haga clic otra vez en la flecha desplegable en el lado derecho de la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en Mostrar encima de la Cinta de opciones para devolver la barra de herramientas a su posición original.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

CREACIÓN DE UN DOCUMENTO Puede crear un documento en una página en blanco o usar una plantilla que ya tiene formato. Cuando empiece a escribir texto en el punto de inserción en un documento en blanco, habrá empezado a crear un documento de Word. Mientras escribe, Word inserta el texto a la izquierda del punto de inserción y usa los valores predeterminados del programa para los márgenes y el interlineado. Word también tiene un número de herramientas y funciones automáticas que hacen más fácil la creación de un documento, como por ejemplo, caracteres no imprimibles, Autocompletar y Ajuste de línea.

Descripción de Word

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Al empezar a escribir texto en un documento, se inserta a la izquierda del punto de inserción y el documento se crea utilizando los valores predeterminados de Word para los márgenes y el interlineado. Los valores predeterminados de margen se establecen en una pulgada arriba, abajo, a la izquierda y a la derecha; el interlineado se establece en 1,08; y el espacio después de cada párrafo se establece en 8 puntos. Más adelante aprenderá a comenzar un nuevo documento seleccionando el documento de espacio simple con los márgenes establecidos en una pulgada.

Visualización de caracteres no imprimibles Cuando se crean documentos, Word inserta caracteres no imprimibles, que son símbolos para ciertos comandos de formato, como los párrafos ( ¶ ), sangrías y tabulaciones () y los espacios entre palabras ( • ). Estos símbolos pueden ayudarle a crear y editar el documento. De forma predeterminada, estos símbolos están ocultos. Para visualizarlos, haga clic en el botón Mostrar u ocultar (¶) en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio. Cuando se imprime el documento, estos símbolos ocultos no aparecen. En este ejercicio, aprenderá a mostrar caracteres no imprimibles en Word.

PASO A PASO

Mostrar caracteres no imprimibles

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el botón Mostrar u ocultar (¶) para mostrar los caracteres no imprimibles en el documento.

2. Haga clic en el botón Mostrar u ocultar (¶) otra vez para ocultar los caracteres no imprimibles. 3. Presione Ctrl+Mayús+ para mostrar una vez más los caracteres no imprimibles. Esta vez, deje activado Mostrar.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Después de crear el primer documento, verá el nombre del archivo en la barra de título del documento, que se muestra como Documento1. Word asigna números cronológicos a todos los archivos posteriores que se abren en esa sesión. Al guardar los documentos y asignarles un nombre, este reemplaza el nombre documento con número asignado originalmente por Word. Al cerrar y volver a abrir Word, el programa comienza su numeración cronológica en el número 1 de nuevo.

Ocultar el espacio en blanco El espacio en blanco es el espacio entre las páginas del documento. Esto aparece en la parte superior e inferior de cada página con la zona gris que separa las páginas. De forma predeterminada, aparece en la vista Diseño de impresión. Puede cambiar la vista del documento para reducir la cantidad de gris que aparece si hace clic dos veces entre las páginas. En este ejercicio, aprenderá a ocultar y mostrar el espacio en blanco.

PASO A PASO

Ocultar el espacio en blanco

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior. 1. Asegúrese de que el punto de inserción está al principio del documento. Coloque el mouse por debajo de la cinta hasta que vea la información en pantalla Haga doble clic para ocultar el espacio en blanco y haga doble clic. Observe que la línea de borde gris que representa el espacio en blanco se hace más delgada.

2. Coloque el mouse sobre la línea de borde gris hasta que vea otra vez dos flechas y haga doble clic. Esto revela el espacio en blanco.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

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Lección 1

Escritura del texto del documento En Word resulta fácil escribir el texto del documento. Word establece los márgenes predeterminados y las mediciones de interlineado para los documentos recién creados, y Ajuste de línea ajusta automáticamente el texto a la línea siguiente a medida que llega al margen derecho. Para separar los párrafos y crear líneas en blanco, presione Entrar. En esta lección, creará una carta utilizando el formato de estilo bloque con puntuación mixta. Asegúrese de escribir el texto del documento exactamente como se indica en los pasos siguientes; en una lección posterior aprenderá a dar formato al documento. Al enviar correspondencia profesional a los clientes, es una buena práctica empresarial asegurarse de que el documento está en un formato aceptable y libre de errores. El formato de carta estilo bloque tiene puntuación abierta o mixta, y es común a muchos documentos empresariales. El formato estilo bloque alinea el texto a lo largo del margen izquierdo, lo que incluye la fecha, dirección, saludo, cuerpo de la carta, cierre y firma. La puntuación abierta no requiere ninguna puntuación tras el saludo o el cierre, mientras que la puntuación mixta requiere dos puntos después del saludo y una coma después del cierre. PASO A PASO

Escribir el texto del documento

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. El punto de inserción debe colocarse al final del año. Pulse Entrar dos veces. 2. Escriba la dirección de entrega, tal como se muestra: Sra. Miriam Lockhart (Pulse Entrar una vez). 764 Crimson Avenue (Pulse Entrar una vez). Boston, MA 02136 (Pulse Entrar dos veces).

3. Escriba Querida señora Lockhart: 4. Presione Entrar una vez. 5. Escriba el texto siguiente y pulse Entrar una vez después de cada párrafo. Nos complace que haya elegido anunciar su vivienda en la inmobiliaria Tech Terrace. Nuestra oficina ha comprado, vendido, renovado, valorado, arrendado y gestionado más viviendas que nadie en el barrio Tech Terrace y ahora vamos a poner esa experiencia a su servicio. Nuestro objetivo es vender su vivienda rápidamente por el mejor precio posible. El paquete adjunto contiene un análisis de mercado competitivo, datos de la lista completa, una copia de los contratos y un folleto inmobiliario personalizado. Su vivienda se ha incluido en la lista de MLS y se ha publicado un anuncio de Internet en nuestro sitio web. Nos pondremos en contacto con usted pronto para determinar el mejor momento para una jornada de puertas abiertas. Esperamos trabajar con usted para vender su vivienda. No dude en llamarnos si tiene alguna pregunta.

6. Presione Entrar una vez. 7. Escriba Atentamente, 8. Pulse Entrar dos veces. 9. Escriba Steve Buckley. El documento debe parecerse al que se muestra en la figura 1-8. Todavía es necesario aplicar a esta carta un formato que se pueda enviar por correo. Esto se explica en una lección posterior.

Descripción de Word

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Figura 1-8 Formato de estilo bloque con puntuación mixta

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Para crear un nuevo documento en blanco, haga clic en la pestaña Archivo y haga clic en el comando Nuevo. Seleccione la primera opción, Documento en blanco; Word 2013 abre automáticamente un nuevo documento. También puede abrir un nuevo documento en blanco mediante el método abreviado de teclado CtrlN. Siempre es importante guardar el documento antes de cerrar el programa. Sin embargo, si cierra el documento o Word por accidente, aparece un mensaje que pregunta si desea guardar el documento. Elija Sí para guardar y cerrar, No para cerrar sin guardar los cambios o Cancelar para detener el comando Cerrar. El comando Ortografía y gramática se explica en una lección posterior.

GUARDAR UN DOCUMENTO De forma predeterminada, los documentos recién creados se guardan con un nombre de archivo específico estrechamente relacionado con el contenido del documento para que pueda localizarlo rápidamente. Después de editar un documento existente, puede guardarlo con un nuevo nombre de archivo, con otro formato de archivo o en otra ubicación. Cuando guarda un documento en la nube, por ejemplo, en OneDrive, puede tener acceso a sus documentos en cualquier equipo o tableta, y puede compartirlos con otras personas. En algunos casos, tal vez desee guardar los documentos originales y editados en el mismo lugar, pero con diferentes nombres. Guardar el documento original permite hacer referencia a él en una fecha futura en cualquier equipo.

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Lección 1

Guardar un documento por primera vez Cuando se guarda un documento por primera vez, debe especificar un nombre de archivo, el tipo de archivo y un lugar donde se puede tener acceso al documento. El nombre del archivo debe ayudar a los usuarios a encontrar e identificar el archivo y la ubicación del archivo debe ser conveniente para los futuros usuarios del archivo. Puede guardar los archivos en dispositivos portátiles de almacenamiento, por ejemplo, en una unidad flash, en el escritorio del equipo o en el disco duro, en una ubicación de red o en OneDrive. Word 2013 mejoró el comando Guardar como, que permite a los usuarios guardar su trabajo en la nube y tener acceso al documento rápidamente desde cualquier equipo o tableta. En la lección 13, aprenderá a guardar documentos en OneDrive. En este ejercicio, aprenderá a guardar un documento con un nombre de archivo específico en la unidad flash. PASO A PASO

Guardar un documento por primera vez

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Si es necesario, conecte la unidad flash a uno de los puertos USB del equipo. 2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en el comando Guardar como. La nueva Figura 1-9

pantalla Guardar como se muestra en la figura 1-9. Hay tres opciones disponibles para guardar el documento: OneDrive, Equipo y Agregar un sitio. Haga clic en Equipo. El lado derecho de la pantalla cambia y muestra las carpetas recientes que se han abierto.

La nueva pantalla Guardar como

3. Haga clic en Examinar. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como. En el entorno de Windows 8, la biblioteca de documentos es la ubicación predeterminada para guardar los archivos nuevos. Cambie la ubicación predeterminada por la unidad flash; para ello, use la barra de desplazamiento vertical y desplácese hacia abajo hasta que se muestre la unidad flash. A los dispositivos de almacenamiento se les asigna una letra específica identificada por el sistema operativo. Por ejemplo, su unidad flash puede estar etiquetada como TravelDrive (I:).

4. Haga clic en la unidad flash para abrir esa ubicación para guardar el documento. 5. Escriba Carta de Tech Terrace en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en Guardar. De forma predeterminada, los primeros caracteres que escribió en el documento aparecen en el cuadro Nombre de archivo. Arrastre el mouse sobre el texto y presione Eliminar o comience a escribir sobre el texto resaltado.

6. Si aparece un mensaje acerca de la actualización al nuevo formato, haga clic en el botón Aceptar. Esta acción permite utilizar las nuevas funciones de Word 2013.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Descripción de Word Solución de problemas

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Autorrecuperación es una función que guarda automáticamente los datos a intervalos programados. De forma predeterminada, Word 2013 guarda el trabajo cada 10 minutos. Esto permite recuperar algunos de los trabajos si se produce un problema. Sin embargo, esta opción útil no sustituye a la acción de guardar con frecuencia los documentos mientras trabaja. Siempre debe hacer clic el botón Guardar con regularidad para evitar la pérdida de trabajo en caso de un corte de alimentación o un bloqueo del equipo.

Elección de un formato de archivo diferente Algunas personas y compañías podrían no haber actualizado el conjunto de programas de Office a la última versión de Office 2013 y todavía podrían estar trabajando en una versión anterior, como Word 2003. El cambio del formato de archivo de un documento permite a esas personas y compañías abrir y editar el documento sin perder el formato del texto. En este ejercicio, aprenderá a guardar un documento en un formato compatible con una versión anterior de Word. PASO A PASO

Elegir un formato de archivo diferente

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como para abrir la pantalla Guardar como.

2. Debajo de Carpeta actual, haga clic en la unidad flash. Se abre la carpeta del disco. 3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Documento de Word 97-2003 (*.doc).

4. Escriba Tech Terrace 97-2003 en el cuadro Nombre de archivo. Haga clic en Guardar. En el cuadro Nombre de archivo, debería aparecer la extensión .doc, que está asociada con una versión anterior de Word. En la barra de título, la extensión de archivo aparece junto con Modo de compatibilidad. En el próximo ejercicio, aprenderá sobre el modo de compatibilidad.

PAUSA. DEJE el documento abierto para el próximo ejercicio.

Conversión de un documento El Modo de compatibilidad permite trabajar en un documento creado en una versión anterior de Word sin guardar el archivo en un formato de archivo diferente. En este ejercicio, aprenderá a usar el comando Convertir para borrar las opciones de compatibilidad y convertir un documento al formato de archivo de Word 2013. PASO A PASO

Convertir un documento

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Con el documento Tech Terrace 97-2003.doc abierto, haga clic en la pestaña Archivo. 2. En el panel principal del comando Información, haga clic en Convertir y haga clic en Aceptar para confirmar la conversión, como se muestra en la figura 1-10. Convertir el documento borra el modo de compatibilidad de la barra de título y actualiza el documento a formato Word 2013, que le permite tener acceso a las nuevas características de Word.

Figura 1-10 Aviso de conversión

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Lección 1 3. Para guardar el documento en el formato de archivo de Word 2013, haga clic en la pestaña Archivo. 4. Haga clic en Guardar como y haga clic en la unidad flash. A continuación, en el cuadro Nombre de archivo, escriba Tech Terrace Update. Haga clic en Guardar. El nombre de archivo muestra la extensión .docx en la barra de título después del nombre de archivo.

PAUSA. DEJE el documento abierto para el próximo ejercicio.

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE Opciones de plantilla en Backstage

Puede trabajar más eficientemente si basa muchos de sus nuevos documentos en las plantillas que Word proporciona. Hay muchas opciones disponibles para trabajar con plantillas diferentes, como se muestra en la figura 1-11 (probablemente verá una selección de plantillas diferente de la que se muestra en esta figura).

Figura 1-11 Pantalla Nueva con las plantillas

El uso de las plantillas le ahorra tener que volver a crear el diseño y el formato de documentos recurrentes como, por ejemplo, memorandos entre oficinas, boletines informativos mensuales que comparte con los empleados, grabaciones de actas de reuniones, etc. El comando Nuevo tiene muchas opciones para seleccionar una plantilla de su elección. Puede trabajar con plantillas que ya están instaladas o buscar una plantilla en línea.

Descripción de Word

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TRABAJAR CON PLANTILLAS Puede elegir entre muchas categorías de plantillas diferentes, tales como cartas, currículos, faxes, etiquetas, tarjetas, calendarios y mucho más. Algunas plantillas están preinstaladas con Word y hay más opciones disponibles en línea. Una plantilla es un documento maestro con un diseño de página, fuentes, márgenes y estilos predefinidos que se usa para crear nuevos documentos con el mismo formato básico. Las plantillas son reutilizables, incluso si ha guardado el documento con un nombre de archivo diferente. En este ejercicio, buscará una plantilla instalada, escribirá información y guardará el documento como una plantilla.

Localización de una plantilla instalada en el equipo Microsoft sigue sumando nuevas plantillas a sus categorías. Si desea escribir un documento que no contenga formato, con espaciado simple, márgenes de una pulgada arriba, abajo, a la izquierda y a la derecha, la plantilla de documento Espaciado sencillo (en blanco) servirá. En este ejercicio, seleccionará esta plantilla para crear y guardar un documento de Word.

PASO A PASO

Localizar una plantilla instalada en el equipo

PREPÁRESE. ABRA Word si no está ya abierto. 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo. La pantalla Nuevo muestra las plantillas disponibles tal como aparece en la figura 1.11. Desplácese hacia abajo y revise las plantillas accesibles. Determine primero qué tipo de documento se debe crear. Para este ejercicio, seleccione una plantilla en blanco.

2. Haga clic en el documento Espaciado simple (en blanco) y haga clic en el botón Crear. 3. Muestre el botón Mostrar u ocultar (¶) para mostrar las marcas de párrafo. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creación de un documento con una plantilla PASO A PASO

Crear un documento de espaciado sencillo con una plantilla

PREPÁRESE. ABRA Word si no está ya abierto. 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como. En la pantalla Guardar como, haga clic en Equipo. En Carpetas recientes, haga clic en la carpeta Word 2013 para abrir esa ubicación. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Memorando de bienvenida. Haga clic en Guardar.

2. Escriba el documento de la forma siguiente y presione la tecla de tabulador o la tecla Entrar como se indica. Si presiona la tecla de tabulador dos veces, estará alineando el texto en el marcador de una pulgada de la regla.

3. Comunidad de propietarios de Forest Hills [Pulse Entrar tres veces]. Para: [Pulse el tabulador dos veces]. Miembros del comité de bienvenida a nuevos vecinos [Pulse Entrar dos veces]. De: [Pulse el tabulador dos veces]. Miembro del comité [Pulse Entrar dos veces]. Fecha: [Pulse el tabulador dos veces]. 15 de diciembre de 20XX [Pulse Entrar dos veces]. Asunto: [Pulse el tabulador dos veces]. Programación de reuniones y refrigerios [Pulse Entrar dos veces]. 4. Gracias por ser voluntario en el Comité de bienvenida a nuevos vecinos. Encontrará adjunta la programación de reuniones y refrigerios para los próximos seis meses. Nos vemos en enero.

5. GUARDE el documento y déjelo abierto para el próximo ejercicio. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

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Lección 1

Búsqueda de plantillas en Internet Microsoft ofrece numerosas plantillas en línea y otras también están disponibles en otros proveedores, así como en otros usuarios de la comunidad. Puede seleccionar en una categoría a través de la sección Plantillas de Office.com o buscar una plantilla con la barra de búsqueda y la búsqueda por palabras clave. Debe conectarse a Internet para buscar plantillas en línea. En este ejercicio, seleccionará una categoría de plantilla y verá una lista de plantillas en línea. PASO A PASO

Buscar plantillas en Internet

PREPÁRESE. ABRA Word si no está ya abierto. 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo. 2. En el cuadro Buscar plantillas en línea, escriba formularios y haga clic en el botón Iniciar búsqueda . Se muestran las plantillas adicionales. También puede filtrar las plantillas por categoría para limitar la búsqueda. Para obtener una vista previa, use la barra de desplazamiento y seleccione cualquier plantilla. Haga clic en Crear.

3. CIERRE la plantilla de formularios y no la guarde. 4. Como asistente del gerente de la inmobiliaria Tech Terrace, se encuentra en las primeras etapas de recopilar los materiales para el informe anual. Decide utilizar una de las plantillas disponibles en Word 2013. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, seleccione Nuevo.

5. En el cuadro Buscar plantillas en línea, escriba Informe anual y haga clic en el botón Iniciar búsqueda . Seleccione la plantilla con la imagen y luego haga clic en Crear. Se descargará la plantilla.

6. Complete los marcadores de posición con el siguiente texto: escriba texto dentro de los corchetes, [AF] [Año]. Haga clic en la flecha desplegable del año y seleccione la fecha actual. Tenga en cuenta que el año se muestra en el marcador de posición. Cuando reúna información para el informe, empezará a escribir datos en el documento.

7. Haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como. En la pantalla del cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Equipo. Bajo Carpetas actuales, seleccione la carpeta Word 2013.

8. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Annual report. 9. Cambie el tipo de archivo haciendo clic en la flecha desplegable y seleccione Plantilla de Word (*.dotx). Tenga en cuenta que necesitará seleccionar de nuevo la unidad flash porque Word guarda automáticamente las plantillas en la carpeta Templates ubicada en el equipo.

10. Haga clic en GUARDAR. PAUSA. DEJE el documento abierto para el próximo ejercicio.

Modificación de una plantilla Puede que una plantilla necesite algunos cambios para satisfacer sus necesidades. En lugar de hacer esos cambios al documento cada vez que utiliza la plantilla, puede modificar la propia plantilla. Para no perder el acceso a la plantilla original, es una buena idea guardar la modificada con un nuevo nombre. Cuando utilice una de las plantillas suministradas por Microsoft, como las de las secciones anteriores, se almacenará una copia de la plantilla en la carpeta Plantillas personal, ubicada de forma predeterminada en C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Puede modificar los archivos de plantilla en esta ubicación para crear versiones personalizadas. En el siguiente ejercicio hará cambios en la copia descargada de la plantilla que usó en el ejercicio anterior. PASO A PASO

Modificar una plantilla existente

PREPÁRESE. ABRA el Explorador de archivos en Windows. 1. En la pestaña Archivo, haga clic en Abrir. A continuación, haga clic en Equipo y en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Abrir.

2. Navegue a C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, donde username es el nombre de la cuenta de Windows.

Descripción de Word Solución de problemas

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Si no se muestra la carpeta AppData, active la visualización de archivos y carpetas ocultos. Para ello, en la pestaña Vista, marque la casilla Elementos ocultos. 3. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione Informe anual. 4. Haga clic en Abrir. Se abre la plantilla para su edición. 5. Seleccione las cinco primeras líneas de texto. 6. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en Centrar para centrar las líneas seleccionadas. 7. En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar como. 8. Haga clic en Examinar. Se abre la misma carpeta que seleccionó en el paso 2. 9. En el cuadro Nombre de archivo, cambie el nombre a Annual report modified. 10. Haga clic en Guardar. 11. En la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo. A continuación, haga clic en PERSONAL debajo de la línea Búsquedas sugeridas para visualizar las plantillas personales.

Solución de problemas

Si PERSONAL no aparece como se muestra aquí, necesitará cambiar la configuración para que aparezca. En la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y en Guardar. En la ubicación predeterminada de las plantillas personales, escriba la misma ruta que en el paso 2 y haga clic en Aceptar. Entonces debe ser capaz de retomar el paso 11. 12. Haga clic en Informe anual modificado para iniciar un nuevo documento con esa plantilla. 13. Cierre el nuevo documento sin guardar los cambios. PAUSA.

VISTA PREVIA E IMPRESIÓN DE UN DOCUMENTO El comando Imprimir se encuentra en la pestaña Archivo en Backstage. Hay tres grupos de opciones de impresión disponibles, que son las propiedades de impresión y configuración. El panel de vista previa le da la oportunidad de ver la apariencia que tendrá el documento impreso para que pueda corregir errores antes de imprimirlo.

Vista previa en Backstage Antes de imprimir el documento, debe obtener una vista previa de su contenido para poder corregir los errores de texto o de diseño. En este ejercicio, aprenderá a usar Backstage para obtener una vista previa del documento. La función de comando Imprimir incluye tres conjuntos de opciones: Impresión, Impresora y Configuración. Al elegir el botón Imprimir automáticamente se imprime el documento en la impresora predeterminada con la configuración predeterminada. Use la flecha de selección para cambiar el número de copias que se imprimirán. Las opciones de Impresora le permiten seleccionar una impresora, imprimir a archivo o cambiar las propiedades de la impresora. Use las opciones de Configuración para imprimir solo páginas específicas o selecciones del documento, intercalar el documento y así sucesivamente. Aquí también tiene acceso a Configurar página, donde se pueden cambiar ajustes adicionales en el documento. Aprenderá más sobre el cambio de diseño del documento en la lección 5. La pantalla Vista previa situada a la derecha de la configuración de opciones de impresión le permite ver el documento tal como aparecerá cuando se imprima, para que pueda hacer los cambios necesarios, como por ejemplo, cambiar los márgenes o la orientación, antes de imprimir. La pantalla Vista previa le permite previsualizar cada página si hace clic en las flechas izquierda y derecha para ojear documentos de varias páginas.

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Lección 1

PASO A PASO

Usar la vista preliminar

ABRA el documento Wecome Memo que creó anteriormente. 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. La pantalla Imprimir se abre con las opciones para imprimir a la izquierda y la vista preliminar a la derecha, como se muestra en la figura

Figura 1-12 Opciones de impresión y pantalla Vista preliminar

1-12.

2. Haga clic en el símbolo más (+) en el deslizador de zoom situado en la parte inferior derecha de la pantalla hasta que el nivel de zoom cambie a 100%.

3. Haga clic en el icono Volver a documento

o pulse la tecla Esc para cerrar el Backstage.

4. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar. El documento se guardará con el mismo nombre de archivo en la unidad flash.

PAUSA . DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Elección de una impresora Si el equipo está conectado a varias impresoras, quizá necesite elegir una impresora de destino para el documento. Si la impresora ya está configurada para imprimir, como es el caso en la mayoría de los entornos de aula, no necesita completar este ejercicio. De lo contrario, siga este ejercicio para elegir una impresora. Tome nota

Antes de imprimir el documento, consulte al instructor.

Descripción de Word PASO A PASO

Elegir una impresora

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. 2. En el área de selección de la impresora, haga clic en la flecha desplegable para mostrar una lista de todas las impresoras conectadas al equipo (vea la figura 1-13).

Figura 1-13 Impresoras disponibles

3. Seleccione una impresora y haga clic en el icono Imprimir . PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Configuración de las opciones de impresión Las opciones de impresión le permiten seleccionar el número de copias que se imprimirán; imprimir solo contenido seleccionado, la página actual o un intervalo personalizado; y seleccionar entre una serie de otras opciones para las propiedades de impresión, intercalación y diseño de páginas. Los cambios a las opciones de configuración se aplican al documento actual. En esta lección, aprenderá a cambiar las opciones de configuración antes de imprimir. (Consulte al instructor antes de imprimir este ejercicio en una impresora de laboratorio). PASO A PASO

Configurar las opciones de impresión

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. Haga clic en la flecha desplegable Imprimir todas las páginas para presentar el menú que se muestra en la figura 1-14.

2. Seleccione Imprimir Página actual y, a continuación, haga clic en el icono Imprimir. Al seleccionar esta opción se imprime la página actual.

3. Vuelva al área de la pantalla de impresión. En la sección Copias de la zona de opciones de impresión, haga clic en la flecha hacia arriba para seleccionar 2 y, a continuación, haga clic en el icono Imprimir.

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Lección 1 Figura 1-14 Configuración de impresión

4. Coloque el punto de inserción al principio del primer párrafo y luego mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y arrastre hasta el final del párrafo para seleccionarlo.

5. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. Haga clic en la flecha de lista desplegable Imprimir página actual, seleccione Imprimir selección y, a continuación, cambie el número de copias de 2 a 1 haciendo clic en la flecha hacia abajo. A continuación, haga clic en el icono Imprimir. Se imprime el párrafo seleccionado.

6. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el documento. 7. El documento Informe anual debe estar abierto desde un ejercicio anterior. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. En configuración, haga clic en la flecha desplegable de 1 página por hoja, seleccione 2 páginas por hoja y, a continuación, haga clic en el icono Imprimir. Este documento de ocho páginas se imprime en cuatro páginas con dos páginas por hoja.

8. Haga clic en el botón Cerrar

para cerrar el documento y Microsoft Word..

FIN.

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Suponiendo que está usando Windows 8, la primera pantalla que verá al iniciar el equipo se llama: a. Pantalla de Word. b. Pantalla de Windows 7. c. Pantalla Inicio. d. Protector de pantalla.

2. La

contiene los comandos que usa con mayor frecuencia, como Guardar, Deshacer y Rehacer.

a. Pantalla de acceso rápido b. Barra de herramientas rápida c. Barra de herramientas de acceso rápido d. Comando rápido

Descripción de Word

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3. Las letras y los números que aparecen en la cinta cuando se pulsa la tecla Alt se llaman: a. Key trips. b. KeyTips. c. Teclas de edición. d. Sugerencias de método abreviado de tecla.

4. ¿Qué comando usaría para guardar un documento por primera vez? a. Guardar b. Guardar como c. Guardar por primera vez d. Bien a o b

5. ¿Cuál de las siguientes opciones usaría al guardar un documento con un nombre de archivo nuevo? a. Guardar b. Guardar como c. CtrlS d. Bien a o b

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V” si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F” si el enunciado es falso. V

F

1.

Al iniciar Word, aparece un nuevo documento en blanco.

T

F

2.

La impresión rápida de un documento envía el documento directamente a la impresora.

V

F

3.

La pestaña Archivo puede utilizarse para guardar e imprimir archivos.

T

F

4.

Puede ocultar la cinta si hace doble clic en la pestaña activa.

T

F

5.

La vista previa y la impresión se pueden realizar teniendo acceso a Backstage.

Proyectos

Proyecto 1-1: Escribir una carta comercial Trabaja en Proseware, Inc. y tiene que enviar una carta de seguimiento con respecto a los presupuestos de precios. Cree la siguiente carta en estilo bloque con puntuación mixta. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. Cuando se abre Word 2013, aparece la pantalla Reciente. Haga clic en el documento Espaciado simple (en blanco). Haga clic en Crear.

2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como. En la pantalla Guardar como, haga clic en Equipo y, a continuación, haga clic en Examinar. Use la barra de desplazamiento vertical para localizar su unidad flash. Abra la carpeta Word 2013, cree una carpeta dentro de ella y asígnele el nombre Proyectos de lección 1. Haga doble clic para abrir la carpeta.

3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 1-1 Quotes. Haga clic en Guardar. 4. Muestre los caracteres no imprimibles de Mostrar u ocultar. En el punto de inserción, escriba 10 de enero de 20XX.

5. Pulse Entrar cuatro veces para crear líneas en blanco. 6. Escriba la dirección del destinatario como se muestra: Sr. David Pacheco (Pulse Entrar una vez.) A Datum Corporation (Pulse Entrar una vez.) 2133 Montana (Pulse Entrar una vez.) El Paso, TX 79938 (Pulse Entrar dos veces.)

7. Escriba el saludo Estimado Sr. Pacheco: 8. Pulse Entrar dos veces.

22

Lección 1 9. Escriba el cuerpo de la carta: Fue un placer reunirnos con usted la semana pasada para comentar los presupuestos de los componentes que ha solicitado. Según lo acordado, las especificaciones detalladas se le proporcionarán una vez que recibamos su aprobación final.

10. Pulse Entrar dos veces. 11. Escriba En Proseware, Inc., apreciamos su negocio. 12. Pulse Entrar dos veces. 13. Escriba el cierre Atentamente,. 14. Pulse la tecla Entrar cuatro veces. 15. Escriba Joe Villanueva. 16. Compruebe el documento cuidadosamente. 17. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar. La versión actualizada de la carta se guardará con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección en su unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para el próximo proyecto.

Proyecto 1-2: Imprimir un documento Después de comprobar la carta que acaba de escribir, está listo para imprimir copias del documento. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. Use el documento 1-1 Quotes que creó en el proyecto 1-1. 2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir. En la sección Copias de la zona de opciones de impresión, haga clic en la flecha arriba para cambiar el número de copias de 1 a 2.

3. Haga clic en el icono Imprimir . 4. Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. 5. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Cerrar. FIN. CIERRE Word.

Edición básica

2

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Cambio y organización de vistas de documento

Cambiar las vistas del documento. Personalizar la cinta. Mostrar cómo se usa el zoom. Dividir la ventana.

1.4.1 1.4.4 1.4.2 1.4.5

Navegación y búsqueda a través de un documento

Buscar texto dentro de un documento. Buscar y reemplazar texto. Mostrar cómo se usa. Buscar y reemplazar para aplicar formato al texto. Mostrar cómo se usa Ir a.

1.2.1 2.1.2 2.2.2

Cortar, copiar y pegar texto

Copiar y pegar texto.

2.1.3

Eliminación de párrafos en blanco

Quitar párrafos en blanco.

2.1.5

Cambio de información de las propiedades

Agregar valores a las propiedades del documento.

1.4.6

1.2.4

Star Bright Satellite Radio es la empresa de radio vía satélite líder del país. La empresa vende su servicio de suscripción a los propietarios de automóviles, oyentes domésticos y personas en movimiento con radios portátiles vía satélite. El departamento de relaciones públicas es responsable de promover una imagen favorable de Star Bright Satellite Radio a los medios de comunicación, los clientes potenciales y los clientes actuales. Microsoft Word 2013 es la herramienta perfecta para la visualización y búsqueda de los muchos documentos del departamento. En esta lección, aprenderá a navegar y ver un documento de Word.

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE La pestaña Vista

Word ofrece varias maneras diferentes de ver un documento, localizar rápidamente texto u objetos y manipular ventanas. Después de abrir un documento, puede tener acceso a los comandos relacionados en la pestaña Vista, que se muestra en la figura 2-1. Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

23

24

Lección 2

Figura 2-1 Pestaña Vista

Word proporciona opciones para cambiar la apariencia de un documento en pantalla por la visualización del documento en la vista de Modo de lectura, Diseño de impresión, Diseño web, Esquema y Borrador. También puede cambiar la vista en la pantalla si agrega reglas horizontales y verticales, o líneas de cuadrícula; aumenta o disminuye la vista del documento; organiza las ventanas de documento; visualiza documentos en paralelo; o divide el documento. Además, el panel de navegación proporciona opciones para navegar y realizar una búsqueda en un documento.

CAMBIO Y ORGANIZACIÓN DE VISTAS DE DOCUMENTO Puede habilitar funciones para mostrar líneas de cuadrícula, miniaturas y reglas que le ayudarán en la navegación por el documento, o puede acercarlo o alejarlo. Word también le permite abrir y organizar varias ventanas de documento. Aprenderá todas estas funciones en esta sección.

Abrir un documento existente Word puede abrir archivos guardados en formato Word o en muchos otros formatos populares, tales como .RTF, .TXT o .PDF. Puede editar los documentos en Word y guardarlos en el formato del archivo original o en otro formato. El botón Abrir del cuadro de diálogo Abrir contiene una flecha desplegable que muestra las opciones para abrir un documento de una manera diferente. Vea la tabla 2-1 para obtener una lista de opciones. En este ejercicio, aprenderá a abrir un documento mediante el cuadro de diálogo Abrir. Tabla 2-1 Opciones para abrir archivos

Lista

Descripción

Abrir como de solo lectura

Abre el documento como archivo de solo lectura; no pueden hacerse cambios al documento.

Abrir como copia

Abre una copia del documento original.

Abrir en el explorador

Abre el documento que se guardó como una página web en un explorador web.

Abrir con transformación

Abre los documentos que se guardaron con un tipo de archivo XML.

Abrir en Vista protegida

Abre los documentos en Vista protegida; para editarlos, haga clic en Habilitar edición.

Abrir y reparar

Abre y repara los daños en el documento.

Al hacer clic en el comando Abrir de la pestaña Archivo, se abre la nueva pantalla Abrir. Puede localizar rápidamente un archivo en Documentos recientes, donde se muestran los últimos 25 documentos a los que ha tenido acceso. Desde cualquier equipo, puede abrir los documentos que se guardaron en la nube mediante OneDrive. O bien, puede abrir los documentos que se guardaron en el equipo local. El cuadro de diálogo Abrir se abre al hacer clic en Equipo y en Examinar. Puede abrir los documentos existentes desde ubicaciones como una unidad flash, un disco duro, una ubicación de red, un escritorio o un dispositivo portátil. Para los fines de estos ejercicios, en las instrucciones se da por sentado que todos los archivos de datos se almacenan en la unidad flash.

Edición básica PASO A PASO

25

Abrir un documento existente

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegúrese de activar o iniciar sesión en el equipo e iniciar Word 2013.

1. Conecte la unidad flash a uno de los puertos USB del equipo. 2. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir Backstage. 3. Haga clic en Abrir. La nueva pantalla Abrir se muestra en el lado izquierdo, mientras que en el lado derecho se muestran los documentos abiertos recientemente.

4. Haga clic en Equipo; observe que el lado derecho de la pantalla muestra las carpetas recientes actuales. (Vea la figura 2-2, pero tenga en cuenta que la pantalla no será idéntica a la figura).

Figura 2-2 La nueva pantalla Abrir

5. Haga clic en el botón Examinar. Aparece el cuadro de diálogo Abrir. 6. Use la barra de desplazamiento, desplácese hacia abajo y localice los archivos de datos de esta lección en la unidad flash. Haga doble clic en la carpeta Lesson02 para abrirla.

7. Localice Star Bright Satellite Proposal y haga clic en él una vez. 8. Haga clic en el botón Abrir. Aparece el documento. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cambio de las vistas del documento La pestaña Vista de la cinta incluye grupos de comandos para Vistas, Mostrar, Zoom, Ventana y Macros. En esta sección, aprenderá a usar el grupo de comandos Vistas de documento para cambiar la forma en que Word muestra el documento. Word tiene cinco opciones de vista de documento: • Modo de lectura cambia el diseño de página del documento con una fuente mayor para

facilitar la lectura. Algunas herramientas están disponibles para editar el documento y navegar por él. Para avanzar a la siguiente página, haga clic en la tecla de dirección a la derecha de la pantalla o pulse si usa una pantalla táctil.

26

Lección 2 • Diseño de impresión es la vista predeterminada. Muestra el documento tal como se verá

cuando se imprima y le permite usar la cinta para crear y editar el documento. • La vista Diseño web muestra cómo se vería el documento como una página web. • La vista Esquema muestra el documento como un esquema y ofrece una pestaña Esquema con comandos para crear y editar esquemas. • La vista Borrador sirve estrictamente para la edición de texto. Los elementos avanzados como tablas, gráficos, imágenes y otros objetos están ocultos en esta vista.

PASO A PASO

Cambiar las vistas del documento

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Vista para ver los grupos de comandos que están disponibles. 2. En el grupo Vistas, haga clic en el botón Modo de lectura para cambiar la vista del documento como se muestra en la figura 2-3. El diseño de página del documento cambia a un tamaño de fuente mayor para facilitar la lectura.

Figura 2-3 Vista de modo Lectura

3. Haga clic en Herramientas en el menú de la esquina superior izquierda de la pantalla para abrir el menú de opciones de herramientas, como se muestra en la figura 2-4. Aparecen cuatro comandos adicionales. Tenga en cuenta que las dos primeras opciones están activas, mientras que las opciones No se puede deshacer y No se puede rehacer están inactivas. Los comandos inactivos cambian a activos después de que se ha realizado una acción.

Figura 2-4 Menú de opciones de herramientas

27

Edición básica 4. Haga clic en Vista en el menú para usar comandos adicionales, como Editar documento, Panel de navegación, Mostrar comentarios, Ancho de columna, Color de página y Diseño.

5. Mantenga el mouse sobre cada comando para ver información en pantalla y luego haga clic en Editar documento. La pantalla cambia a la vista Diseño de impresión para la edición.

6. Haga clic en el botón Modo de lectura otra vez. 7. Haga clic en Vista en el menú y luego haga clic en Panel de navegación. El panel se abre en el lado izquierdo de la pantalla. Esto le permite navegar rápidamente por el documento si selecciona los títulos y las páginas, o mediante la búsqueda de texto.

8. En el panel de navegación, haga clic en Opción 3 y observe que el documento salta a esa ubicación. Option 3 tiene formato de estilo de título.

9. Haga clic en la pestaña Páginas y haga clic en la primera página. Las imágenes de la página se denominan miniaturas.

10. Haga clic en Cerrar (X) en el panel de navegación para cerrarlo. 11. Pulse Esc para desactivar la vista Modo de lectura y volver a la vista Diseño de impresión. 12. Haga clic en el botón Diseño web de la pestaña Vista. Esta vista le permite ver el documento como una página web.

13. Haga clic en el botón Esquema y observe la pestaña Esquema y los grupos de comandos que aparecen para la edición de esquemas.

14. Haga clic en el botón Cerrar vista Esquema. 15. Haga clic en la pestaña Vista y en el botón de la vista Borrador. Esta vista se suele usar para editar texto.

16. Haga clic en el botón de la vista Diseño de impresión para volver a la configuración predeterminada de la vista del documento.

17. Tenga en cuenta que algunos de los botones de opciones de vista también están disponibles en la barra de estado en la parte inferior derecha de la pantalla . Haga clic en cada botón y compare las vistas resultantes con las vistas a las que ha tenido acceso desde la pestaña Vista.

18. También puede ajustar la pantalla para cambiar la forma en que se muestra la cinta. En la esquina superior derecha, haga clic en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones

.

19. Seleccione Ocultar automáticamente la cinta de opciones. La cinta está oculta para proporcionar más espacio para trabajar en el documento.

20. Haga clic en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones

y, a continuación,

seleccione Mostrar pestañas; solo se muestran las pestañas.

21. Para volver a la configuración original de la pantalla, haga clic en el botón Opciones de presentación de la cinta de opciones

y seleccione Mostrar pestañas y comandos (vea la figura 2-5).

Figura 2-5 Menú Opciones de presentación de la cinta de opciones

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Uso del zoom El grupo de comandos Zoom le permite hacer zoom hacia delante para obtener una vista más cercana de una página o hacer zoom hacia atrás para ver más del documento en un tamaño más pequeño. Estos comandos también permiten determinar cuántas páginas del documento muestra Word dentro de una sola pantalla. Zoom de objetos es una novedad del modo Lectura y permite hacer zoom hacia delante sobre objetos tales como tablas, gráficos o imágenes en

28

Lección 2

el modo Lectura. En este ejercicio, use los comandos de Zoom para ver una o dos páginas; también puede usar el control deslizante de Zoom de la barra de estado para aumentar o disminuir el tamaño de la imagen visualizada. En el grupo Zoom, el botón Ancho de página expande el documento para ajustarlo al ancho de la ventana. El botón Zoom inicia el cuadro de diálogo Zoom, donde hay más opciones de zoom hacia delante y hacia atrás. Por ejemplo, puede escribir un número específico en el cuadro de porcentaje para modificar la vista o ver varias páginas. Asimismo, en Zoom a la sección, es posible ampliar el documento haciendo clic en una cantidad específica de zoom hasta un 200 %. El área de vista previa muestra cómo aparecerá el documento en pantalla. También se puede usar el control deslizante de Zoom para acercar y alejar; este control deslizante se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla en la barra de estado. El control deslizante de Zoom se encuentra también en la pantalla de impresión de Backstage.

PASO A PASO

Usar el zoom

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en el botón Una página en el grupo de comandos Zoom para ver una página entera en la pantalla.

2. Haga clic en el botón Varias páginas para cambiar a una visualización de varias páginas. 3. Haga clic en el botón Zoom

. Aparece el cuadro de diálogo Zoom, tal como se muestra en la

figura 2-6.

Figura 2-6 Cuadro de diálogo Zoom

4. Haga clic en el botón de opción junto a 200 % en el Zoom al área del cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Aceptar. La imagen del documento se amplía al doble de su tamaño completo.

Tome nota

Para usar la opción Varias páginas del cuadro de diálogo Zoom, mantenga el cursor sobre las imágenes en miniatura y haga clic en el número de páginas que desea mostrar en la pantalla. 5. Haga clic en el botón Zoom hacia atrás

en el control deslizante de zoom, que se encuentra en el extremo derecho de la barra de estado (vea la figura 2-9). Cada vez que haga clic en el botón Zoom hacia atrás, Word disminuirá en un 10 % el tamaño de la parte del documento que se muestra. Haga clic hasta que el indicador de Zoom hacia atrás muestre 60 %.

Figura 2-7 Los botones Zoom hacia delante y Zoom hacia atrás del control deslizante Zoom

Edición básica 6. Haga clic en el botón Zoom hacia delante

29

en el control deslizante de zoom, como se muestra en

la figura 2-7. Haga zoom hasta el 80 %.

7. Arrastre el control deslizante de Zoom hacia la izquierda; Word reduce el documento al tamaño de miniatura.

8. Ahora, en el grupo de comandos Zoom, en la pestaña Vista, haga clic en el botón Ancho de página. La visualización del documento se expande al ancho de la ventana.

9. Haga clic en el botón 100 % para devolver el documento a su tamaño normal. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cambio de vistas de ventana Los comandos del grupo de comandos Ventana le permiten abrir y organizar varias ventanas de documento. En este ejercicio, aprenderá a manipular la pantalla; para ello, creará un segundo documento en una nueva ventana, organizará varios documentos abiertos en una sola pantalla, dividirá un único documento para ver diferentes partes, visualizará varios documentos simultáneamente, restablecerá la colocación de las ventanas para dividir la pantalla por igual y cambiará de una ventana a otra. Los comandos del grupo de comandos Ventana son los siguientes: • El botón Nueva ventana abre una nueva ventana que muestra el documento actual; esta

ventana muestra el nombre del documento en la barra de título, seguido del número 2. Cada nueva ventana que se abre en el mismo documento recibe un nombre cronológicamente numerado. Esta característica le permite trabajar en diferentes lugares en el documento. • El botón Organizar todo muestra dos o más ventanas en la pantalla al mismo tiempo. Esto resulta útil cuando se comparan los documentos o cuando se usa información de varios documentos. • El comando Dividir divide una ventana de documento en dos ventanas que se desplazan independientemente. Esto le permite ver dos partes de un mismo documento al mismo tiempo. • El botón Ver en paralelo le permite ver dos documentos uno junto al otro. Cuando esté comparando documentos, puede usar el comando Desplazamiento sincrónico para vincular el desplazamiento de los dos documentos de forma que pueda moverse por ambos al mismo tiempo. • El botón Restablecer posición de la ventana se usa con el botón Ver en paralelo y, al ver dos documentos juntos, el botón Restablecer posición de la ventana colocará ambos documentos de igual manera en la pantalla. • El botón Cambiar ventanas le permite seleccionar qué documento va a ser el documento activo (el documento que está listo para la edición). El nombre del documento activo aparece en la barra de título. En ocasiones, tal vez necesite quitar una ventana de en medio sin salir de la aplicación asociada. Aquí es donde pueden resultar útiles los tres botones de la esquina superior derecha de la minimiza la presentación de la ventana; es decir, pantalla de Word. El botón Minimizar la ventana desaparece y se sustituye por un icono en el botón Restaurar de la barra de tareas minimiza o maximiza su presentación para devolver un documento a su estado de estado. cierra la ventana. Si tiene solo un documento de Word anterior. Por último, el botón Cerrar abierto, el botón Cerrar cierra también Word. PASO A PASO

Cambiar las vistas de ventana

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. En el grupo de comandos Ventana, haga clic en el botón Nueva ventana. Aparece una nueva ventana con Star Bright Satellite Proposal:2 en la barra de título del documento y se convierte en el documento activo.

2. En el grupo de comandos Ventana, haga clic en el botón Cambiar ventanas. Aparece un menú de ventanas abiertas, como se muestra en la figura 2-8.

30

Lección 2 Figura 2-8 Botón y menú Cambiar ventanas

3. En el menú desplegable Cambiar ventanas, haga clic en Star Bright Satellite Proposal:1. El documento original se convierte en el documento activo.

4. Haga clic en el botón Organizar todo. Word muestra las dos ventanas, una sobre la otra, en la pantalla. 5. Haga clic en el botón Ver en paralelo para organizar las ventanas una al lado de otra en la pantalla. 6. Tenga en cuenta que Desplazamiento sincrónico está activado de forma predeterminada. Coloque el punto de inserción en el control deslizante de la barra de desplazamiento vertical y pulse el botón primario del mouse mientras desplaza el cursor arriba y abajo para desplazarse por los documentos; observe que ambos se desplazan simultáneamente.

7. Haga clic en cualquier lugar en el documento Star Bright Satellite Proposal:2; este se convierte ahora en el documento activo.

8. Haga clic en el botón Desplazamiento sincrónico para desactivar esta función. Coloque el punto de inserción en la barra de desplazamiento vertical y desplácese hacia abajo; observe que ahora el documento Star Bright Satellite Proposal:2 se desplaza independientemente.

9. Haga clic en el botón Cerrar

para cerrar el documento Star Bright Satellite Proposal:2.

10. Haga clic en el botón Maximizar en el documento Star Bright Satellite Proposal para llenar la pantalla.

11. Haga clic en el botón Dividir. Observe que ahora tiene una barra de división horizontal. Arrastre la barra de división debajo del texto Relocation Proposal y suelte el botón del mouse. Dividir el documento facilita la edición de dos secciones diferentes. La ventana de documento se divide en dos y el botón Dividir cambia al botón Quitar división (vea la figura 2-9).

Figura 2-9 Ventana dividida y botón Quitar división

Edición básica

31

12. Haga clic en Quitar división. 13. Haga clic en el botón Minimizar

. El documento se minimiza para convertirse en un icono en la barra de tareas de Windows en la parte inferior de la pantalla y aparece el escritorio.

14. Mantenga el mouse sobre el icono de Word en la barra de tareas (como se muestra en la figura 2-10) y haga clic en el icono del documento Star Bright Satellite Proposal en la barra de tareas para maximizar el documento en la pantalla.

Figura 2-10 Documento minimizado en la barra de tareas

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

NAVEGACIÓN Y BÚSQUEDA A TRAVÉS DE UN DOCUMENTO Como ya sabe, el panel de navegación contiene comandos para moverse y buscar en un documento. También puede usar las opciones del comando Buscar, el mouse, las barras de desplazamiento y varias pulsaciones de teclas y comandos de método abreviado de teclado para navegar por documentos de Word. En esta sección, practicará el uso del panel de navegación y una serie de comandos del grupo de comandos para moverse rápidamente a través de un documento; buscar texto específico, gráficos u otros elementos del documento; y quitar o reemplazar esos elementos.

Búsqueda dentro de un documento El comando Buscar de Word se encuentra ahora en la pestaña Resultados en el panel de navegación. Puede abrir el panel de navegación en el grupo Mostrar de la pestaña Vista, así como al hacer clic en el botón Buscar en la pestaña Inicio, en el grupo Edición. Mediante el panel de navegación, puede localizar fácilmente determinado texto, gráficos, objetos y ecuaciones dentro de un documento. El documento contiene texto resaltado y la pestaña Resultados muestra los resultados en negrita. Word coloca los resultados en el orden en que aparecen en el documento. En este ejercicio, aprenderá a usar el panel de navegación para buscar cada aparición de una palabra específica dentro de un documento. En la pestaña Inicio, en el grupo Edición, la flecha de lista desplegable que se encuentra al lado del botón Buscar muestra un menú que contiene los comandos Buscar, Búsqueda avanzada e Ir a. El comando Buscar abre el panel de navegación con la pestaña Resultados activa; el comando Búsqueda avanzada abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con Buscar como la pestaña activa; y el comando Ir a abre el mismo cuadro de diálogo con Ir a como la pestaña activa. En el grupo Edición, el comando Reemplazar abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con Reemplazar como la pestaña activa. El comando Seleccionar ofrece opciones para la selección de texto u objetos. Para resaltar cada aparición de una determinada palabra o frase en el documento, debe activar Búsqueda avanzada. Para ello, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra al lado del cuadro de texto Buscar, como se muestra en la figura 2-11, y haga clic en Búsqueda avanzada.

32

Lección 2

Figura 2-11

Se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Dentro del cuadro Buscar, escriba la palabra o frase deseada y, a continuación, haga clic en la flecha desplegable del botón Resaltado de lectura y seleccione Resaltar todo. Al cerrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, se destaca cada instancia de la palabra o frase deseada en el documento. Para borrar todas las apariciones del texto resaltado, vuelva a las opciones de búsqueda avanzada, haga clic en el botón Resaltado de lectura y, a continuación, seleccione Borrar resaltado.

Panel de navegación con opciones adicionales

PASO A PASO

Usar el panel de navegación para buscar texto en un documento

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Vista y después, en el grupo de comandos Mostrar, haga clic en la casilla Panel de navegación. Se abre el panel de navegación.

2. Escriba reubicación en el cuadro de texto Buscar; el texto se resalta en el documento y los resultados se muestran en las pestaña Título, Páginas y Resultados del panel de navegación.

3. Haga clic en la tercera pestaña, Resultados. Tenga en cuenta que el texto encontrado está en negrita y aparece en el orden de aparición en el documento.

4. Haga clic en la primera pestaña, Títulos, y observe que están resaltados los títulos de las secciones que contienen el texto encontrado.

5. Haga clic en la segunda pestaña, Páginas, y observe el texto encontrado resaltado en las imágenes en miniatura.

6. Haga clic en cada miniatura hasta que llegue a la página 4. 7. Haga clic en la X en el cuadro de texto Buscar para finalizar la búsqueda. Word vuelve automáticamente a la página uno.

8. Haga clic en el icono de lupa que se encuentra a la derecha del cuadro del panel de navegación para abrir una lista de opciones disponibles.

Edición básica

33

9. En la lista de opciones abierta, haga clic en el comando Búsqueda avanzada. Se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

10. La palabra "reubicación" debería estar en el cuadro de texto Buscar; haga clic en el botón Buscar siguiente. Haga clic en Aceptar para volver a la parte superior del documento, si se le solicita.

11. Haga clic en el botón Resaltado de lectura y seleccione Resaltar todo para resaltar todas las instancias de esta palabra. Revise cada página.

12. Antes de cerrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en el botón Resaltado de lectura y, a continuación, en Borrar resaltado para quitar el resaltado del texto (vea la figura 2-12).

13. Haga clic en CERRAR. 14. En el grupo de comandos Mostrar, haga clic en la casilla Panel de navegación para desactivar este panel.

Figura 2-12 Resaltado de lectura

Tome nota

Para finalizar la búsqueda, haga clic en la X en el cuadro de texto. 15. GUARDE el documento con el nombre Star Bright Satellite Proposal 1 en la carpeta de la lección de su unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Para ver más opciones de búsqueda, haga clic en el botón Másen el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. En el área Opciones de búsqueda que aparece, puede elegir criterios adicionales para afinar el proceso de búsqueda; por ejemplo, puede elegir que coincidan mayúsculas y minúsculas o solo palabras completas. También puede utilizar caracteres comodín para buscar palabras o frases que contienen letras o combinaciones de letras específicas. Escriba sencillamente un signo de interrogación (?) para representar un carácter único, por ejemplo, si escribe p?r se encuentra par, per, por y pur. Asimismo, escriba un asterisco (*) para representar una cadena de caracteres, por ejemplo, con m*r se encuentra mor, molar o incluso manta polar. En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, puede hacer clic el botón Formato para buscar texto con un formato específico, como una fuente, configuración o estilo de párrafo determinados. También puede hacer clic en el botón Especial para buscar elementos especiales en un documento, como campos, marcas de pie de página o saltos de sección.

Buscar y reemplazar texto en un documento El comando Reemplazar, que se encuentra en la pestaña Inicio del grupo Edición, abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Puede usar el comando Reemplazar para reemplazar una palabra o una frase por otra. También puede usar el comando Buscar y reemplazar para buscar y reemplazar formato, como por ejemplo, el color de una fuente específica, negrita o cursiva. También es posible buscar y reemplazar caracteres especiales y elementos de documento como saltos de página y tabulaciones. En este ejercicio, aprenderá a buscar y reemplazar una palabra con un determinado tipo de formato.

34

Lección 2

PASO A PASO

Reemplazar texto en un documento

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción al principio del documento pulsando Ctrl+Inicio. 2. Haga clic en la pestaña Inicio para activarla. En el grupo Edición, haga clic en el botón Reemplazar; se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

3. Haga clic en el botón Más>> para revisar las opciones y, a continuación, haga clic en el botón para expandir el cuadro de diálogo para incluir opciones de búsqueda y sustitución adicionales (vea la figura 2-13).

Figura 2-13 Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con Opciones de búsqueda

Edición básica

35

14. Haga clic en el botón Formato y seleccione Fuente en la lista desplegable; aparece el cuadro de diálogo Reemplazar fuente.

15. En el área Fuente, use la barra de desplazamiento para desplazarse a Garamond y haga clic para seleccionarlo.

16. En el área Estilo de fuente, seleccione Negrita cursiva. 17. Seleccione el tamaño 14. 18. Haga clic en la flecha desplegable Color de fuente y, a continuación, seleccione Rojo oscuro en Colores estándar y previsualice los resultados.

19. Haga clic en Aceptar. Debajo del cuadro de texto Reemplazar con, verá las selecciones de formato (consulte la figura 2-13).

20. Haga clic en Reemplazar todos; se completarán dos sustituciones. 21. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Cerrar. Inspeccione el documento y observe que las sustituciones se han hecho con cambios de formato.

22. En el panel de navegación, haga clic en la X o en el grupo de comando Mostrar, haga clic en la casilla Panel de navegación para cerrarlo.

23. Haga clic en el botón Mostrar todo para mostrar los caracteres no imprimibles. 24. Para usar la función de búsqueda avanzada, haga clic en la pestaña Inicio y en el grupo Edición, haga clic en Reemplazar.

25. Coloque el punto de inserción en el cuadro de texto Buscar y seleccione y elimine el texto del cuadro pulsando las teclas Retroceso o Supr.

26. Coloque el punto de inserción en el cuadro de texto Reemplazar con, seleccione y elimine el texto del cuadro pulsando las teclas Retroceso o Supr y haga clic en el botón Sin formato en la parte inferior de la pantalla. De esta forma se quita todo el formato en el cuadro de texto Reemplazar con.

27. Coloque el punto de inserción en el cuadro de texto Buscar y, a continuación, haga clic en el botón Especial. En la lista de elementos de búsqueda que aparece, haga clic en Salto de sección; Word coloca los caracteres (^b) en el cuadro de texto.

28. Coloque el punto de inserción en el cuadro de texto Reemplazar con. Haga clic en el botón Especial. 29. Haga clic en Salto de página manual; aparece (^m) en el cuadro de texto. 30. Haga clic en Buscar siguiente y observe que Word resalte la primera aparición. Haga clic en Reemplazar todos. Se han hecho tres sustituciones en el documento, que tiene saltos de página en vez de saltos de sección.

31. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

32. Revise los saltos de página del documento y deje activado el botón Mostrar todo. 33. GUARDE el documento en la unidad flash como Actualización de Propuesta de Star Bright Satellite. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Puede usar la herramienta Buscar y reemplazar para reemplazar la puntuación específica dentro de un documento. Por ejemplo, suponga que ha presionado la barra espaciadora dos veces al final de cada oración y desea reemplazar cada conjunto de dos espacios con único espacio. En el cuadro de texto Buscar, pulse la barra espaciadora dos veces; a continuación, en el cuadro de texto Reemplazar con, pulse la barra espaciadora una vez y haga clic en el botón Reemplazar todos. Al hacer esto, Word reemplaza todas las instancias de doble espacio por espacios individuales. Al reemplazar texto, puede confirmar cada sustitución para asegurarse de que es correcta haciendo clic en Reemplazar en lugar de Reemplazar todos. Usar el comando Buscar y reemplazar le ayuda a buscar texto y evitar errores.

Solución de problemas

Si tiene problemas al usar el comando Reemplazar para reemplazar el formato o uno de los elementos especiales, vuelva a mostrar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Revise el cuadro de texto Buscar para corregir la ortografía o el elemento. Debajo del cuadro de texto Reemplazar con se encuentra el formato para reemplazar el texto. Por ejemplo, si va a reemplazar el texto de búsqueda por color rojo y el estilo negrita, debajo del cuadro de texto Reemplazar con, vea Fuente: negrita, color de fuente: rojo (consulte la figura 2-13).

36

Lección 2

Uso del comando Ir a para navegar por un documento largo En un documento largo, tal vez quiera moverse a través del documento más rápidamente de lo que es posible mediante el desplazamiento. El comando Ir a proporciona una manera de navegar a través de documentos más largos rápidamente. En este ejercicio, aprenderá a usar el comando Ir a para moverse por un documento muy largo. Con el comando Ir a puede saltar a una página, tabla, gráfico, ecuación o cualquier otro elemento específico en el documento. Para ir al elemento anterior o siguiente del mismo tipo, deje el cuadro de entrada vacío y haga clic en Anterior o en Siguiente. El comando Ir a se encuentra en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

PASO A PASO

Usar el comando Ir a

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. En la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha desplegable situada junto al botón Buscar y haga clic en Ir a. Se mostrará la pestaña Ir a del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, como se muestra en la figura 2-14.

Figura 2-14 Pestaña Ir a

2. En el cuadro Ir a, el elemento Página está seleccionado de forma predeterminada. En el cuadro Número de la página, escriba 4 y, a continuación, haga clic en Ir a. El punto de inserción se desplaza a la página 4 del documento.

3. En el cuadro Ir a, seleccione Línea. En el cuadro Número de la línea , escriba 10 y, a continuación, haga clic en Ir a. El punto de inserción se mueve a la línea 10 en el documento.

4. En el cuadro Ir a, seleccione Marcador. En el cuadro Nombre del marcador, se muestra Opción 1. Haga clic en Ir a. El punto de inserción se mueve al marcador.

5. Haga clic en la flecha desplegable en el cuadro Nombre del marcador y seleccione Arriba y, a continuación, haga clic en Ir a. El punto de inserción se coloca al principio del documento.

6. Haga clic en CERRAR. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Word sigue la pista de dónde ha escrito o editado el texto. Para ir a una posición anterior de edición del documento, pulse MayúsF5. Después de guardar el documento en el equipo, en la unidad flash o OneDrive, Word 2013 le recordará dónde dejó el documento.

Edición básica

37

CORTAR, COPIAR Y PEGAR TEXTO A menudo es necesario copiar o quitar texto de una ubicación en un documento y colocarlo en otra. Cuando usa el comando Copiar o cortar, el Portapapeles almacena los elementos para que pueda pegarlos en otro lugar del documento o en otro archivo de Office. Cuando corta texto, Word quita el texto eliminado de la ubicación original y lo coloca en la colección del Portapapeles. Cuando copia texto, Word coloca una copia duplicada en el Portapapeles. A continuación, el comando Pegar pega el texto del Portapapeles en una nueva ubicación en el documento original o en un nuevo documento. En este ejercicio, aprenderá dos maneras diferentes de copiar y mover texto: con el Portapapeles y con el mouse. Las entradas del Portapapeles pueden colocarse en cualquier lugar en un documento situando el punto de inserción en la nueva posición y seleccionando una de las tres opciones de Pegar que se muestran en la tabla 2-2 y en la figura 2-15. Tabla 2-2 Descripciones de la opción Pegar

Elemento de muestra colocado en el Portapapeles

Cómo se muestra un elemento cuando se pega

Opción Pegar

Descripción

Mantener el formato de origen

Mantiene el texto seleccionado con el formato original, incluidos los hipervínculos.

WILEY.COM

WILEY.COM

Combinar formato

Si el texto contiene fuentes de diferentes tamaños y colores, Pegar produce el formato de texto negro con Calibri (Cuerpo) de 11 puntos cuando está en una nueva pantalla de documento. Si se pega en el mismo documento, se utiliza el formato de destino.

Pegar

Pegar

Mantener solo texto

Independientemente de la fuente, el tamaño y el formato, cuando se pega el texto, aparece en Calibri (cuerpo) de 11 puntos.

College

College

Figura 2-15 Opciones de Pegar

38

Lección 2

Copiar y mover texto con los comandos del Portapapeles El Portapapeles permite cortar o copiar varios elementos y pegarlos en cualquier documento de Office. En este ejercicio, aprenderá a usar el grupo de comandos del Portapapeles en la pestaña Inicio para copiar y mover texto. Los elementos recopilados se mantienen en el Portapapeles hasta que todos los programas de Office estén cerrados o se haga clic en el botón Borrar todo en el panel de tareas del Portapapeles. El Portapapeles contiene hasta 24 elementos y, cuando se agrega otro elemento, se elimina el primer elemento desde el Portapapeles y el último elemento se coloca en la parte superior de la lista. Cada entrada en el Portapapeles incluye un icono que representa el programa de Office de origen y una parte de texto copiado o una miniatura de un gráfico copiado. De forma predeterminada, cuando hay texto seleccionado, aparece un mensaje en la barra de estado que muestra cuántas palabras se han seleccionado y el número total de palabras en el documento. PASO A PASO

Usar el Portapapeles para copiar y mover texto

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic tres veces para seleccionar el segundo párrafo del documento bajo el título Descripción de la propuesta.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Cortar. Cuando se usa el comando Cortar o copiar, el elemento se coloca automáticamente en el Portapapeles.

3. Haga clic para colocar el punto de inserción delante del primer carácter de la frase que comienza con “"Star Bright Satellite Radio es la empresa de radio vía satélite líder.. . ." ”

4. Haga clic en el selector del cuadro de diálogo del grupo de comandos Portapapeles para mostrar el panel de tareas del Portapapeles.

5. En la lista de elementos cortados y copiados, mueva el puntero del mouse al texto cortado en el paso 2 y haga clic en la flecha desplegable para abrir las opciones del panel de tareas Portapapeles.

6. Haga clic en Pegar para insertar el texto en el documento en la nueva ubicación. 7. Haga clic en el botón Cerrar en el panel de tareas Portapapeles. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Su panel de tareas Portapapeles puede tener una apariencia diferente según el número de elementos que se hayan recopilado.

La flecha de lista desplegable Opciones, en la parte inferior del panel de tareas Portapapeles, ofrece varias opciones para mostrar el Portapapeles. En la tabla 2-3 se describen estas opciones. Tabla 2-3 Opciones para mostrar el Portapapeles

Opción

Descripción

Mostrar Portapapeles de Office automáticamente

Muestra automáticamente el Portapapeles al copiar.

Mostrar Portapapeles de Office cuando CtrlC se presiona dos veces

Muestra automáticamente el Portapapeles cuando se presiona CtrlC dos veces.

Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office

El Portapapeles no aparece al copiar o cortar texto.

Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas

Muestra el icono del Portapapeles en el área de estado de la barra de tareas del sistema cuando está activo el Portapapeles. Está activada de forma predeterminada.

Mostrar el estado junto a la barra de tareas al copiar

Muestra el mensaje “elemento recogido” al copiar elementos en el Portapapeles. Está activada de forma predeterminada.

Edición básica

39

Uso del mouse para copiar o mover texto Para mover una selección de texto, use el mouse para arrastrar y soltar la selección en una nueva ubicación. Mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras arrastra para copiar el texto. Cuando se va a arrastrar el texto para moverlo, el puntero muestra una cuadro y cuando se arrastra el texto para copiarlo, el puntero muestra un cuadro con un signo más (). El texto que se corta o se copia con el mouse no se almacena en la colección del Portapapeles. En esta sección, aprenderá a usar el mouse para copiar o mover texto.

PASO A PASO

Usar el mouse para copiar o mover texto

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Seleccione el segundo párrafo de la primera página, que comienza con “"Star Bright Satellite Radio es la empresa de radio vía satélite líder. . ."

2. Pulse la tecla Ctrl mientras hace clic y luego arrastre el párrafo seleccionado y suéltelo sobre el primer párrafo en la primera página. El puntero muestra un signo más () mientras arrastra, que indica que está copiando el texto seleccionado. El párrafo “"Star Bright Satellite Radio es la empresa de radio vía satélite líder. . ." se muestra en los párrafos primero y tercero.

3. Seleccione el tercer párrafo y presione Supr. 4. GUARDE el documento como Star Bright Satellite Proposal Final Update en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Solución de problemas

De forma predeterminada, la edición de arrastrar y colocar se activa para que pueda arrastrar el puntero para mover y copiar texto. Esta opción se puede activar o desactivar en la vista Backstage. Para ello, haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Opciones. Haga clic en Avanzadas y, bajo Opciones de edición, active o desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el texto.

Eliminación de párrafos en blanco Cuando crea un documento o revisa un documento existente, es una buena práctica quitar las líneas adicionales en blanco entre los párrafos. En esta sección, aprenderá a quitar los párrafos en blanco.

PASO A PASO

Quitar párrafos en blanco

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Si es necesario, habilite Mostrar u ocultar ( ¶ ). 2. En la primera página después del segundo párrafo, coloque el punto de inserción al principio de la marca de párrafo y presione Supr.

3. En la página dos, pulse Supr para quitar las marcas de párrafo adicionales del cuerpo de texto bajo el título Atlanta, GA. Repita estos pasos para la página 3 para quitar las marcas de párrafo adicionales bajo el título Dallas, TX y en la página 4 bajo el título Richmond, VA.

4. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

40

Lección 2

CAMBIO DE INFORMACIÓN DE LAS PROPIEDADES La vista Backstage le permite tener acceso a las propiedades para agregar información acerca del documento, como el nombre del autor, tema, empresa y mucho más. En este ejercicio, aprenderá dos maneras diferentes de agregar información a las propiedades. Propiedades del documento identifica al creador del documento, la fecha en que se creó el documento, el asunto, la categoría y las palabras clave que se pueden usar para buscar el documento. El panel Propiedades del documento se muestra en la pantalla del documento si obtiene acceso a la información en Backstage y, a continuación, selecciona Mostrar el panel de documentos. Mostrar el Panel de documentos presenta las propiedades del documento debajo de la cinta. Puede tener acceso a las propiedades avanzadas si hace clic en la flecha desplegable en las propiedades del documento o puede abrirlas a través de Backstage.

PASO A PASO

Cambiar información de las propiedades

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en Archivo para abrir Backstage y, a continuación, haga clic en la flecha de lista desplegable a la derecha de Propiedades para ver las opciones tal como se muestra en la figura 2-16.

Figura 2-16 Opciones de propiedades

2. Haga clic en Mostrar el panel de documentos. El panel Propiedades del documento se muestra sobre el documento.

3. Escriba la siguiente información en el cuadro de texto correspondiente: Autor:

[Su nombre]

Título:

Políticas y procedimientos

Asunto:

Manual

4. Haga clic en la flecha desplegable del botón Propiedades del documento situado en la parte superior izquierda del panel, tal como se muestra en la figura 2-17.

Figura 2-17 Opción Propiedades de documento para abrir Propiedades avanzadas

Edición básica

41

5. Haga clic en Propiedades avanzadas para abrir el cuadro de diálogo Propiedades y haga clic en la pestaña Resumen para activarla.

6. Agregue la siguiente información en el cuadro de texto correspondiente: Administrador:

Aggie Becker

Organización:

Star Bright Satellite Radio

palabras clave. políticas, procedimientos, beneficios (separe las palabras clave con una coma)

7. Haga clic en Aceptar para confirmar la actualización realizada en las propiedades y, a continuación, haga clic en la X para cerrar el Panel de documentos.

8. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el documento. CIERRE Word.

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1.

son versiones de tamaño reducido de las imágenes. a. Unidades de miniatura b. Documentos de miniatura c. Miniaturas d. Paneles de vista previa

2. Las propiedades avanzadas permiten agregar: a. palabras clave. b. categoría. c. nombre del autor. d. Todos los anteriores

3. Cuando se han aplicado estilos de títulos a un documento, el usuario tiene la opción de navegar por el documento mediante ¿qué pestaña del panel de navegación? a. Títulos b. Páginas c. Resultados d. Ninguna de las anteriores

4. ¿Qué comodín usaría para buscar un solo carácter? a. ? b. * c. ** d. ??

5. El comando Ir a le permite navegar por la página, el texto, los gráficos, la ecuaciones o las tablas si usa ¿cuál de las opciones siguientes? a. Tecla de método abreviado F5 b. Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar c. CtrlI d. Todos los anteriores

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso.

V

F

1.

El comando Nueva ventana inicia una nueva ventana que contiene el documento actual.

V

F

2.

Mediante la selección de texto, el usuario tiene la posibilidad de cambiar la fuente o el tamaño de fuente, aplicar negrita y eliminar texto.

V

F

3.

La vista Modo de lectura muestra el documento tal como se verá cuando se impriman.

V

F

4.

El comando Cambiar ventanas permite alternar entre documentos.

V

F

5.

El comando Organizar todo coloca todos los documentos abiertos en una ventana separada en la pantalla.

42

Lección 2

Proyectos

Proyecto 2-1: Actualización de un letrero La cafetería Grand Street coloca un letrero en la puerta y cerca de la barra con una lista de los cafés destacados del día. Necesita actualizar el letrero de hoy. PREPÁRE SE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. Haga clic en Abrir otros documentos en la pantalla Reciente. 2. En la pantalla Abrir, haga clic en Equipo y haga clic en Examinar. 3. Haga clic en la ubicación de los archivos de datos de esta lección. 4. Busque y abra el documento Sign. 5. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Guardar como. En el cuadro Nombre de archivo, escriba 2-1 New Sign. 6. Haga clic en Guardar. 7. Coloque el cursor en I delante de la M de Morning Blend. Arrastre sobre las palabras para seleccionar Morning Blend.

8. Escriba Grand Street Blend. 9. Haga clic en la pestaña Inicio. En el grupo Edición, haga clic en Reemplazar. 10. Coloque el punto de inserción den el cuadro de texto Buscar y escriba Kona Blend. 11. Haga clic en el cuadro de texto Reemplazar con y escriba Hawaiian Blend. 12. Haga clic en el botón Más>>. 13. Haga clic en el botón Formato y seleccione Fuente. 14. En el cuadro de texto Reemplazar fuente , haga clic en la flecha hacia abajo de la barra de desplazamiento y seleccione Comic Sans MS; para el estilo, seleccione Bold Italic; para el tamaño de fuente, seleccione 26; y para el color de fuente, seleccione Azul oscuro en Colores estándar.

15. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en el botón . 10. Haga clic en Cerrar. Aparece un cuadro de diálogo que le pregunta si desea guardar los cambios. 11. Haga clic en Guardar. 12. Presione el botón Cerrar en la esquina superior derecha del panel Estilos para cerrar el panel Estilos. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

DAR FORMATO AL TEXTO CON WORDART Word proporciona al texto efectos atractivos y mejorados. WordArt tiene efectos especiales que se pueden aplicar al texto para que sea notable.

Dar formato al texto con WordArt WordArt es una función que crea efectos decorativos con texto. Por ejemplo, puede aplicar efectos al texto si agrega sombra, reflexión, iluminado, bordes suaves, bisel o giro 3D. Cuando empiece a trabajar con WordArt, aparecerá la pestaña Formato de Herramientas de dibujo, que le permite dar formato al WordArt si agrega efectos especiales.

Inserción de WordArt WordArt se ha mejorado para Word 2013 con colores y formas más vibrantes y una galería de estilos de texto. Al insertar un objeto de WordArt, se abre la pestaña Formato de Herramientas de dibujo. En este ejercicio, aprenderá a insertar WordArt en un documento.

58

Lección 3

PASO A PASO

Insertar WordArt

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Seleccione Preston Creek Family YMCA. 2. Haga clic en la pestaña Insertar y en el grupo Texto, haga clic en el botón WordArt para visualizar el menú que se muestra en la Figura 3-10.

Figura 3-10 Menú de WordArt

3. En la Galería de WordArt, seleccione Relleno – Rojo, Énfasis 2, Contorno – Énfasis 2. Ahora el texto tiene el formato de WordArt y se abre la pestaña Formato de Herramientas de dibujo.

4. Aparece un cuadro alrededor del WordArt; seleccione el título y cambie el tamaño de fuente a 28 pto en la pestaña Inicio. Observe que la palabra Descripciones ha subido una línea.

5. Coloque el punto de inserción a lo largo del contorno del cuadro hasta que se convierta en el comando Mover (cuatro flechas). Presione el botón primario del mouse para seleccionar el cuadro y arrástrelo al centro horizontal hasta que la palabra Descripciones se mueva a la segunda línea. Cuando cambia el tamaño de un título o lo mueve, el texto que rodea el cuadro se mueve automáticamente.

6. Seleccione el texto del título de nuevo. En el grupo Estilos de WordArt, en la pestaña Herramientas de dibujo, seleccione la flecha desplegable que se encuentra junto a Contorno de texto Sin contorno. Esta acción Formato quita el contorno del texto.

7. Haga clic en la flecha desplegable Relleno de texto

y seleccione Rojo, énfasis 2.

8. Seleccione Efectos de texto y haga clic en Transformar. Consulte la figura 3-11.

y seleccione

Formato de caracteres

59

Figura 3-11 Opciones de transformación

9. Mantenga el mouse sobre las opciones de la sección de Retorcer; vea cómo cambia el texto con la vista previa dinámica. Seleccione Doble onda 1.

10. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Aplicar formato de documentos existentes en otros formatos de archivo Word 2013 puede editar, dar formato y guardar un documento PDF. También puede abrir, editar y guardar documentos que se guardaron en otro tipo de formato de archivo, como RTF y TXT. Cada documento contiene propiedades y puede determinar lo que desea compartir (se explica más información sobre compartir y excluir en la lección 13). En la lección 1 aprendió a exportar un documento en formato PDF. En este ejercicio, aprenderá a importar un archivo PDF, aplicar formato y guardar como archivo PDF. Tome nota

Importar documentos que se guardaron en otros formatos de archivo, como PDF, le permite editar el documento y guardarlo en formato PDF o en formato Word 2013.

60

Lección 3

PASO A PASO

Importar un archivo PDF y aplicar formato

PREPÁRESE. ABRA Word si no está ya en ejecución. 1. Desde dentro de Word, ABRA el archivo Tech Terrace 3.pdf desde los archivos de datos de esta lección. Aparece un mensaje que indica que “Word convertirá ahora el PDF en un documento editable.”

2. Haga clic en Aceptar. Al abrir el documento PDF, lo ha importado a Word. La cinta está ahora activa y puede comenzar a aplicar formato al documento.

3. Seleccione todo el documento; para ello, presione Ctrl+Ey cambie la fuente a Times New Roman y el tamaño a 12 pto. También puede seleccionar texto del grupo Edición en la pestaña Inicio.

4. En el primer párrafo, seleccione Tech Terrace Real Estatey asigne formato al texto con Negrita, Cursiva, Color de texto Rojo oscuro y Versalitas.

5. En el primer párrafo, seleccione sold, renovated, appraised, leased y managed, aplique el formato de cursiva y negrita, y cambie el color a Azul grisáceo, Texto 2.

6. Guarde el archivo como PDF en la unidad flash y cambie el nombre de archivo a Tech Terrace Update.pdf. El nuevo documento se abre en una ventana nueva. Observe que el archivo contiene los cambios de formato actualizados.

7. Para cerrar la ventana, presione ALT + F4. Haga clic para volver a la pantalla de Word. 8. CIERRE el archivo. Si aparece un mensaje para confirmar si desea guardar los cambios al archivo Tech Terrace 3.docx, haga clic en No guardar. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

QUITAR FORMATO DE TEXTO Cuando se aplica formato a los documentos, a veces es necesario probar unas cuantas opciones diferentes antes de lograr el aspecto deseado. Borrar el formato no deseado es fácil con el botón Borrar formato de Word.

Uso del botón Borrar formato El botón Borrar formato se encuentra en el grupo Fuente y la galería de estilos. En este ejercicio, aprenderá a usar el botón Borrar formato.

PASO A PASO

Usar el botón Borrar formato

ABRA el documento Classes de la carpeta de la lección. Recuerde que este es un archivo que guardó anteriormente.

1. Seleccione Adultos mayores activos. En el grupo Fuente, haga clic en Borrar formato

. El

formato se retira y devuelve el texto de la fuente predeterminada, Calibri.

2. Seleccione Boot Camp. En el grupo Estilos, haga clic en la flecha desplegable Más y haga clic en Borrar formato. Se quita el formato.

3. Presione y mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione Cardio Combo; siga manteniendo presionada la tecla Ctrl para seleccionar los títulos restantes y haga clic en el botón Borrar formato en el grupo Fuente. (Si mantiene presionada la tecla Ctrl, puede usar la selección múltiple para seleccionar texto no contiguo.) Anule la selección de todo el texto.

4. GUARDE el documento como Classes 2 en la carpeta de la lección en la unidad flash. CIERRE Word.

Formato de caracteres

61

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Al medir el tamaño de punto, un punto equivale a una altura de carácter de: a. 1/10 de pulgada (0,25 cm). b. 1/12 de pulgada (0,20 cm). c. 1/10 de pulgada (0,25 cm). d. 1/18 de pulgada (0,25 cm).

2. El menú desplegable Subrayado del grupo Fuente contiene opciones para subrayar un texto seleccionado con: a. Subrayado grueso b. Subrayado doble c. Subrayado punteado d. Todos los anteriores

3. Abrir el cuadro de diálogo Modificar estilo le permite: a. Cambiar el formato. b. Cambiar la alineación. c. Cambiar el interlineado. d. Todos los anteriores

4. La función

quita todo el formato del texto seleccionado.

a. Formato borrado b. Suprimir formato c. Quitar formato d. Borrar formato

5. El cambio de la fuente y el tamaño de fuente del texto seleccionado puede realizarse mediante: a. el cuadro de diálogo Fuente b. la minibarra de herramientas c. el grupo Fuente de la pestaña Inicio d. Todos los anteriores

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso. V

F

1.

Alternar MAY/min cambia cada carácter a su opuesto.

V

F

2.

Copiar formato se encuentra en la minibarra de herramientas.

V

F

3.

El botón Borrar formato borra texto de una ubicación y permite aplicarlo en otra ubicación.

V

F

4.

Los archivos PDF pueden editarse mediante Word 2013.

V

F

5.

Para aplicar un estilo a un texto seleccionado, haga clic en el estilo en el grupo Estilos.

Proyectos

Proyecto 3-1: Aplicar formato a una carta de ventas Star Bright Satellite Radio enviará cartas de ventas a las personas que acaban de adquirir vehículos nuevos equipados con sus radios. Agregue algunos toques de formato finales a esta carta. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA el documento Letter de los archivos de datos de esta lección. 2. GUARDE el documento como 3-1 Sales Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash.

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Lección 3 3. Seleccione el título de la compañía, STAR BRIGHT SATELLITE RADIO. 4. Aplique el estilo Título y reduzca el tamaño de la fuente a 24 pt. 5. En el segundo párrafo del cuerpo de la carta, seleccione la primera frase, Star Bright Satellite.... 6. En el grupo Fuente de la pestaña Inicio, haga clic en el botón Negrita. 7. En el segundo párrafo, seleccione la quinta frase, Star Bright también transmite…. 8. En el grupo Fuente, haga clic en el botón Cursiva. 9. En el cuarto párrafo, seleccione la primera frase, Star Bright solo cuesta $10,95 mensuales. 10. En la minibarra de herramientas, haga clic en el botón Negrita. 11. En la tercera frase del cuarto párrafo, seleccione Suscribirse. 12. En el grupo Fuente, haga clic en la flecha desplegable Cambiar mayúsculas y minúsculas, y haga clic en MAYÚSCULAS.

13. Con la palabra todavía seleccionada, haga clic en Negrita y anule la selección del texto. 14. Cambie la vista del documento a 100 % si es necesario. 15. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 3-2: Aplicar formato a un folleto Has sido reclutado para ayudar a encontrar entrenadores para la organización deportiva juvenil local. Cree un folleto que atraiga la atención. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA Volunteer Coaches de los archivos de datos de esta lección. 2. GUARDE el documento como 3-2 Volunteers en la carpeta de la lección en la unidad flash. 3. Seleccione We Need You! 4. Haga clic en la flecha desplegable del menú Fuente y haga clic en Arial Black. 5. Haga clic en la flecha desplegable del menú Tamaño de fuente y haga clic en 48. 6. Seleccione Volunteer Coaches Needed For Youth Sports. 7. Haga clic en la flecha desplegable del menú Fuente y haga clic en Arial Black. 8. Haga clic en la flecha desplegable del menú Tamaño de fuente y haga clic en 18. 9. Seleccione Sports include y las cuatro líneas siguientes. 10. Haga clic en la flecha desplegable del menú Fuente y haga clic en Calibri. 11. Haga clic en la flecha desplegable del menú Tamaño de fuente y haga clic en 18. 12. Seleccione los cuatro deportes mencionados y haga clic en el botón Cursiva. 13. Seleccione las tres líneas de información de contacto, comenzando por Contact Patrick Edelstein… 14. Haga clic en la flecha desplegable del menú Fuente y haga clic en Arial Black. 15. Haga clic en la flecha desplegable del menú Tamaño de fuente y haga clic en 11. 16. Seleccione YMCA. Haga clic en la flecha desplegable del botón Color de fuente y seleccione rojo en la sección Colores estándar.

17. Con el texto aún seleccionado, haga clic en el botón Negrita. 18. Haga clic en la flecha desplegable del menú Fuente y haga clic en Arial Black. 19. Haga clic en el menú desplegable Tamaño de fuente y haga clic en 36. Anule la selección del texto. 20. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. CIERRE Word.

Formato de párrafo

4

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Dar formato a los párrafos

Configurar sangrías.

2.2.7

Configurar el interlineado en el texto y el espacio entre párrafos

Configurar interlineado. Modificar el interlineado. Configurar el espacio entre párrafos.

2.2.5 3.3.4 2.2.4

Crear y aplicar formato a una lista con viñetas

Agregar numeración o viñetas. Crear viñetas personalizadas. Modificar las sangrías de una lista. Aumentar y disminuir los niveles de las listas.

3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.5

Crear y aplicar formato a una lista numerada

Agregar numeración o viñetas. Modificar la numeración.

3.3.1 3.3.6

Es un empleado de Books and Beyond, una librería independiente de libros usados. Sus responsabilidades de trabajo incluyen recibir y evaluar los libros usados, la emisión de crédito comercial, rellenar las estanterías y hacer pedidos especiales. Dado que tiene buenos conocimientos informáticos, también es responsable de crear y modificar los documentos según sea necesario. En la actualidad, están trabajando en el manual del empleado de la tienda. En esta lección, aprenderá a usar las funciones de formato de Word para cambiar el aspecto de los párrafos. En particular, se aprende a establecer sangrías; crear listas numeradas y con viñetas; y Pestañas.

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE La Pestaña Sangría y espacio del cuadro de diálogo Párrafo

El cuadro de diálogo Párrafo contiene comandos de Word para cambiar la alineación de los párrafos, la sangría y el interlineado. La Pestaña Sangría y espacio del cuadro de diálogo Párrafo se muestra en la figura 4-1. Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

63

64

Lección 4

Figura 4-1 Pestaña Sangrías y espacio del cuadro de diálogo Párrafo

DAR FORMATO A LOS PÁRRAFOS El formato de párrafo es una parte esencial de crear documentos eficaces y de aspecto profesional en Word. Cuando un documento tiene el formato correcto y el texto está espaciado y colocado, el lector puede centrarse en el contenido. La función de formato de párrafo de Word permite determinar la alineación, la sangría y el espaciado entre párrafos. Las funciones de formato de Word también le permiten quitar el formato de párrafo en conjunto.

Configurar sangrías Las sangrías se pueden usar para destacar los párrafos de otro texto en los documentos. Los documentos de Word pueden incluir sangrías de primera línea, sangrías francesas y sangrías negativas. Los comandos para aplicar sangría a los párrafos están disponibles en el grupo de comandos Párrafo en la pestaña Inicio, así como en el grupo de comandos Párrafo de la pestaña Diseño de página. Ambos grupos de comandos tienen selectores de cuadro de diálogo que permiten tener acceso a comandos adicionales. En este ejercicio, aprenderá a establecer sangrías mediante el cuadro de diálogo y la regla.

Formato de párrafo

65

Una sangría es un espacio en blanco insertado entre el texto y el margen izquierdo o derecho. Una sangría de primera línea inserta un espacio en blanco entre el margen izquierdo y la primera línea del párrafo (media pulgada es el valor predeterminado de esta sangría). Una sangría francesa, que es común en los documentos legales y en las páginas de bibliografía comienza la primera línea completa de texto de un párrafo en el margen izquierdo; a todas las líneas restantes del párrafo se les aplica sangría desde el margen izquierdo. Una sangría negativa extiende el texto del párrafo en el margen izquierdo. Puede aplicar sangría a los párrafos desde el margen izquierdo, el margen derecho o ambos, y puede ajustar los tamaños de las sangrías con las herramientas de formato de párrafo de Word. También puede arrastrar los marcadores de la regla para establecer sangrías. En la tabla 4-1 se muestran los distintos marcadores de sangría que aparecen en la regla.

Tabla 4-1 Tipos de sangrías en la regla

Opción de sangría

Marcador asociado en la regla

Sangría de primera línea Sangría francesa Sangría izquierda Sangría derecha Sangría negativa

PASO A PASO

Establecer sangrías de primera línea

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Word. 1. Conecte la unidad flash a uno de los puertos USB del equipo. 2. Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Abrir y, a continuación, haga clic en Equipo. 3. Haga clic en el botón Examinar. Use la barra de desplazamiento vertical para desplazarse hacia abajo y localizar los archivos de datos de esta lección en la unidad flash. Haga doble clic en la carpeta de la lección para abrirla.

4. Busque y ABRA el archivo denominado Books Beyond. 5. Haga clic en la pestaña Vista . A continuación, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla que muestra la regla.

6. Seleccione los cuatro párrafos que están debajo de Reconocimiento. 7. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el selector de cuadro de diálogo situado en la esquina inferior derecha del grupo. Compruebe que la pestaña Sangría y espacio es la pestaña activa.

8. En la sección Sangría de esta Pestaña, puede cambiar la selección Especial si hace clic en la flecha desplegable y selecciona Primera línea. El cuadro En muestra 1,5 cm de forma predeterminada, como se muestra en la figura 4-2.

66

Lección 4 Figura 4-2

Cuadro de diálogo Párrafo

9. Haga clic en Aceptar. La primera línea de cada párrafo tiene una sangría de 1,5 cm desde el margen Figura 4-3 Regla con marcador de sangría de primera línea en los párrafos

izquierdo.

10. La figura 4-3 muestra la regla y los párrafos con la sangría de primera línea que acaba de establecer.

Formato de párrafo

67

11. Seleccione los cuatro párrafos que están debajo de Introducción. 12. En la regla horizontal, presione y mantenga presionado el botón primario del mouse y arrastre el marcador a 1,5 cm.

Solución Haga clic en Pestaña Vista y seleccione Regla en el grupo de comandos Mostrar. de problemas

13. Seleccione todos los párrafos que están debajo de Pautas generales de expectativas de desempeño. 14. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Párrafo, inicie el cuadro de diálogo Párrafo y cambie la selección Especial de Primera línea haciendo clic en la flecha desplegable. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuración predeterminada de 1,5 cm.

15. Seleccione los dos párrafos que están debajo de Igualdad de oportunidades y diversidad en el empleo. 16. Haga clic con el botón secundario y seleccione Párrafo (esta es otra forma de abrir el cuadro de diálogo Párrafo).

17. Cambie la selección Especial a Primera línea. Haga clic en Aceptar. Con un método de acceso directo, también puede tener acceso al cuadro de diálogo Párrafo.

18. GUARDE el documento como B&B First Line Indent en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Establecer sangrías francesas

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción al principio del primer párrafo debajo del título Reconocimiento y seleccione los dos primeros párrafos.

2. En la pestaña Inicio, inicie el cuadro de diálogo Párrafo y cambie la selección Especial de Primera línea a Sangría francesa. Haga clic en Aceptar. La primera línea de ambos párrafos comienza a la izquierda del margen, mientras que los restantes párrafos tienen una sangría de 1,5 cm desde el margen izquierdo.

3. En el mismo título, seleccione los dos últimos párrafos. En la regla horizontal, presione y mantenga

Figura 4-4 Marcadores alineados en la regla

presionado el botón primario del mouse y arrastre el marcador de Sangría de primera línea de forma que quede alineado con el margen izquierdo. Deberá recolocar el marcador de Sangría de primera línea para que no se mueva cuando comience a arrastrar el marcador de sangría francesa. Los marcadores de la regla deben coincidir con la figura 4-4.

68

Lección 4 4. Presione y mantenga presionado el botón primario del mouse y arrastre el marcador Sangría francesa a 0,5 cm. Ahora ha recolocado el marcador usando la regla y ha aplicado sangría a los dos párrafos. El documento debe asemejarse a lo que se muestra en la figura 4-5.

Figura 4-5 Documento de muestra con sangría francesa

5. GUARDE el documento como B&B Hanging Indent en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Establecer las sangrías izquierdas y derecha

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Seleccione los párrafos que están debajo de Introducción. 2. Moverá la Sangría de primera línea otra vez a la configuración predeterminada. Inicie el cuadro de diálogo Párrafo desde la pestaña Inicio. En el grupo Especial, seleccione (ninguno). Haga clic en Aceptar. Observe que los párrafos quedan alineados a la izquierda.

3. Seleccione los dos primeros párrafos que están debajo de Introducción. 4. Haga clic con el botón secundario y haga clic en Párrafo para abrir el cuadro de diálogo. En el grupo Sangría, cambie las sangrías izquierda y derecha a 1 cm haciendo clic en la flecha hacia arriba. Haga clic en Aceptar.

5. Seleccione los dos últimos párrafos del mismo título. 6. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha hacia arriba que está junto a Sangría izquierda

para aplicar una sangría de 2,5 cm al lado izquierdo del párrafo en la regla.

7. Haga clic en la flecha hacia arriba que está junto a Sangría derecha

para aplicar una sangría de 2,5 cm al lado izquierdo del párrafo en la regla. Observe que los párrafos están a una pulgada de los márgenes izquierdos y derecho (vea la figura 4-6).

Formato de párrafo

69

Figura 4-6 Documento de muestra con las sangrías izquierda y derecha

8. GUARDE el documento como B&B Left&Right Indent en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Establecer sangrías negativas

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Debajo del título Igualdad de oportunidades y diversidad en el empleo seleccione los dos párrafos. 2. Inicie el cuadro de diálogo Párrafo desde la pestaña Inicio. En el grupo Especial, seleccione (ninguno). Haga clic en Aceptar.

3. Seleccione el primer párrafo debajo del título. 4. Haga clic en la pestaña Diseño de página, en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha hacia abajo que Figura 4-7

está junto a Sangría izquierda para aplicar una sangría de 1,5 cm al lado izquierdo del párrafo en la regla, tal como se muestra en la figura 4-7.

Documento de muestra con sangría izquierda negativa

5. Coloque el punto de inserción en cualquier lugar del último párrafo y, a continuación, inicie el cuadro de diálogo Párrafo de la pestaña Diseño de página.

70

Lección 4 6. Debajo del grupo Sangría, haga clic en la flecha hacia abajo que está junto a Derecha para aplicar Figura 4-8 Documento de muestra con sangría derecha negativa

una sangría de 1,5 cm a la derecha del párrafo (vea la figura 4-8). Haga clic en Aceptar. Cuando se recolocan las sangrías, puede seleccionar o colocar el punto de inserción en cualquier lugar en el párrafo. Para varios párrafos, selecciónelos y cambie las sangrías.

7. GUARDE el documento como B&B Negative Indent en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

Tome nota

El cambio de las sangrías de párrafo se puede realizar mediante la regla o mediante el cuadro de diálogo Párrafo, que se encuentra en las pestañas Inicio o Diseño de página.

CONFIGURAR EL INTERLINEADO EN EL TEXTO Y EL ESPACIO ENTRE PÁRRAFOS En Word, se puede determinar cuánto espacio separa las líneas de texto y también puede establecer el espaciado entre párrafos. De forma predeterminada, Word establece el interlineado (espacio entre cada línea de texto) en 2,75. El interlineado se basa en el párrafo y puede personalizarse mediante la especificación de un tamaño de punto. El espaciado entre párrafos, que afecta al espacio por encima y por debajo de los párrafos, se establece en 8 puntos después de cada párrafo de forma predeterminada. Cuanto mayor sea el tamaño de punto, mayor será el espacio entre párrafos. En este ejercicio, aprenderá a establecer el espaciado entre líneas y párrafos.

Configurar el interlineado El interlineado es la cantidad de espacio entre las líneas de texto en un párrafo. En este ejercicio, aprenderá a configurar el interlineado mediante varias herramientas de formato de párrafo de Word. Las opciones de interlineado están disponibles en las pestañas Inicio y Diseño de página del grupo Párrafo mediante el botón Espaciado entre líneas y párrafos. A las opciones de interlineado también se puede tener acceso a través de la pestaña Sangría y espacio del cuadro de diálogo Párrafo. Una novedad de Word 2013 es la pestaña Diseño, que incluye la configuración de espaciado entre párrafos. La tabla 4-2 proporciona información adicional sobre opciones de interlineado y descripciones.

Formato de párrafo

71

Tabla 4-2 Opciones de interlineado

Opción

Método abreviado de teclado

Descripción

Único

Ctrl1

Acomoda la letra mayor en una línea, más una pequeña cantidad de espacio adicional.

1.5

Ctrl5

Una vez y media la cantidad de espacio usado en el interlineado simple.

Doble

Ctrl2

Dos veces la cantidad de espacio usado en el interlineado simple.

Mínimo

Establece el interlineado en la cantidad mínima necesaria para ajustarse a la fuente mayor de la línea.

Exacto

Establece el interlineado en una cantidad fija que Word no ajusta.

Múltiple

Establece el interlineado en una cantidad que aumenta o disminuye respecto al interlineado simple en un porcentaje que se especifica. Por ejemplo, establecer el interlineado en 1,3, aumenta el espacio en un 30 %.

Sin espaciado entre párrafos

El espaciado Antes y Después integrado se establece en 0 pto. y el interlineado se establece en 1.

Compacto

El espaciado Antes integrado se establece en 0 pto., Después se establece en 4 pto., y el interlineado se establece en 1.

Estrecho

El espaciado Antes integrado se establece en 0 pto., Después en 6 pto. y el interlineado en 1,15.

Abierto

El espaciado Antes integrado se establece en 0 pto., Después en 10 pto. y el interlineado en 1,15.

Relajado

El espaciado Antes integrado se establece en 0 pto., Después en 6 pto. y el interlineado en 1,5.

Doble

El espaciado Antes integrado se establece en 0 pto., Después en 8 pto. y el interlineado en 2.

PASO A PASO

Establecer el interlineado en un párrafo

ABRA el documento Books Beyond de la carpeta de la lección. 1. Coloque el punto de inserción en el primer párrafo del título Reconocimiento. Figura 4-9 Menú Interlineado

2. En la pestaña p Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el botón Espaciado entre líneas y párrafos para mostrar el menú y las opciones de Interlineado para agregar y quitar espacio antes y después de los párrafos (vea la figura 4-9).

72

Lección 4 3. Seleccione 2,0 para aplicar doble espacio al texto. 4. Coloque el punto de inserción en el segundo párrafo. 5. En el grupo Párrafo, inicie el cuadro de diálogo. 6. En el grupo Espaciado, para cambiar el interlineado, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Doble. Haga clic en Aceptar. El párrafo ahora es a doble espacio.

7. Coloque el punto de inserción en el tercer párrafo. 8. Pulse Ctrl+2 para aplicar doble espacio al párrafo. 9. Haga clic en la pestaña Diseño y, en el grupo de Formato del documento, haga clic en el botón Espaciado entre párrafos

para mostrar el menú que aparece en la figura 4-10.

Figura 4-10 Menú de Espaciado entre párrafos

10. Seleccione Doble. Observe que el resto del documento es a doble espacio. Esta nueva característica de Word 2013 cambia el interlineado de todo el documento para incluir nuevos párrafos.

Tome nota

Cuando use el grupo Formato del documento para aplicar el espaciado entre párrafos, no necesita seleccionar el documento cuando emplee uno de los comandos de formato integrados. 11. GUARDE el documento como B&B Double Spacing en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Modificar el interlineado en un párrafo

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Seleccione los cuatro párrafos que están debajo de Reconocimiento. 2. Vuelva al menú desplegable Espaciado entre líneas y párrafos del grupo Párrafo en la pestaña Inicio. Para establecer medidas de interlineado más exactas, haga clic en Opciones de interlineado para mostrar la pestaña Sangría y espacio del cuadro de diálogo Párrafo.

Formato de párrafo

73

3. En la sección Espaciado, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Exacto en la lista Interlineado. En la lista En, haga clic en la flecha hacia arriba hasta que indique 22 pto. El interlineado se incrementa.

4. Haga clic en Aceptar. 5. GUARDE el documento como B&B Exact Spacing en la carpeta de la lección en la unidad flash y, a continuación, CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

Configurar el espacio entre párrafos Generalmente, los párrafos están separados por una línea en blanco en los documentos de Word. Cuando presiona la tecla Entrar al final de un párrafo, Word agrega el espacio designado por encima o por debajo del párrafo. De forma predeterminada, el espacio después de un párrafo se establece en 8 puntos y el espacio antes de los párrafos se establece en cero, pero puede cambiar estos ajustes para un solo párrafo o para todo el documento. En este ejercicio, aprenderá a establecer el espaciado entre párrafos. Para aumentar o disminuir el espaciado entre párrafos, haga clic en las flechas arriba o abajo de Anterior y Posterior en la pestaña Sangría y espacio del cuadro de diálogo Párrafo. El espaciado entre párrafos también puede cambiarse en el grupo Párrafo en la pestaña Inicio haciendo clic en el botón Espaciado entre líneas y párrafos para agregar espacio antes o después del párrafo o quitar espacio antes o después del párrafo.

PASO A PASO

Establecer el espaciado alrededor de un párrafo

ABRA el documento Books Beyond de la carpeta de la lección. 1. Seleccione todo el documento. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha en la esquina inferior derecha del grupo para mostrar el cuadro de diálogo Párrafo. La Pestaña Sangría y espacio es la pestaña activa.

3. En la sección Espaciado, haga clic en la flecha hacia arriba que está junto a Anterior hasta que indique 24 pto.

4. Haga clic en la flecha hacia arriba que está junto a Posterior hasta que indique 24 pto. Revise el área de vista previa y observe el aumento del espaciado en el documento.

5. Haga clic en Aceptar. Observe el espacio entre los párrafos. 6. Con todo el documento todavía seleccionado, haga clic en la flecha desplegable que está junto al botón Espaciado entre líneas y párrafos

en el grupo Párrafo para mostrar el menú Interlineado.

7. Haga clic en Quitar espacio antes del párrafo. 8. Repita el paso 6 y haga clic en Quitar espacio después de párrafo. Se ha quitado el espaciado antes y después del documento.

9. Coloque el punto de inserción en el título, Reconocimiento. 10. Haga clic en la pestaña Diseño de página y, a continuación, en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha hacia arriba y aumente el Espaciado Después

a 12 pto.

11. Use Copiar formato y repita el paso 10 para los títulos, Introducción, Pautas generales de expectativas de desempeño e Igualdad de oportunidades y diversidad en el empleo.

12. Use la selección múltiple para seleccionar los párrafos de cada título y cambie el Espaciado Después a 6 pto.

13. GUARDE el documento como B&B Spacing Before&After en la carpeta de la lección en la unidad flash y, a continuación, CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

74

Lección 4

CREAR Y APLICAR FORMATO A UNA LISTA CON VIÑETAS Las listas con viñetas son una forma eficaz de dar formato a las listas de elementos que no tienen que aparecer en un orden específico. (Use las listas numeradas para elementos en un orden establecido). Los elementos de una lista con viñetas se marcan con iconos pequeños, por ejemplo, puntos, diamantes, etc. En Word, puede crear listas con viñetas a partir de cero, cambiar las líneas de texto existentes en una lista con viñetas, elegir entre varios estilos de viñeta, crear niveles en una lista con viñetas e insertar un símbolo o imagen como viñeta.

Creación de una lista con viñetas Al crear y dar formato a una lista con viñetas, puede atraer la atención a los puntos importantes de un documento. En este ejercicio, aprenderá a crear, dar formato y modificar una lista de este tipo.

PASO A PASO

Crear una lista con viñetas

ABRA Alarm de los archivos de datos de la lección. 1. Seleccione los dos párrafos que están debajo de la frase Recuerde:. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el botón Viñetas

. Observe que aparecen

círculos sólidos antes de los párrafos seleccionados.

3. Coloque el punto de inserción al final del segundo párrafo con viñetas. 4. Presione Entrar. Word continúa automáticamente la lista con viñetas y suministra la siguiente línea con viñeta.

5. Al lado de la nueva viñeta, escriba Si no conoce su código de cuatro dígitos y contraseña, puede obtenerlo en el departamento de recursos humanos.

6. GUARDE el documento como B&B Alarm en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Cambiar la lista con viñetas

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Seleccione toda la lista con viñetas. 2. Para cambiar el formato de la lista con viñetas, haga clic en la flecha desplegable que está junto al botón Viñetas

para mostrar el menú que aparece en la figura 4-11. Los elementos con viñetas podrían

Formato de párrafo

75

Figura 4-11 Opciones de formato de viñetas

no coincidir con los de la pantalla.

Tome nota

Para cambiar una lista con viñetas a una lista numerada (o viceversa), seleccione la lista y haga clic en el botón Viñetas o en el botón Numeración. Para quitar una de las viñetas de la biblioteca, abra el menú desplegable Viñetas; a continuación, en la Biblioteca de viñetas, seleccione la viñeta y haga clic con el botón secundario del mouse para quitarla. 3. Haga clic en el círculo hueco en la Biblioteca de viñetas. 4. GUARDE el documento como B&B Alarm with Hollow Bullets en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Cambiar el nivel de la lista de viñetas Al agregar una lista desordenada como viñetas, aparece sin ningún rango sobre las demás listas. Al cambiar el nivel de la lista de viñetas puede cambiar el aspecto de la viñeta y la sangría.

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción en el segundo elemento con viñetas. 2. Haga clic en la flecha desplegable que está junto al botón Viñetas

, apunte a Cambiar nivel de lista y observe los niveles que aparecen (vea la figura 4-12). Cuando apunta al nivel de lista, aparece una información en pantalla que muestra el nivel.

76

Lección 4 Figura 4-12 Cambiar el nivel de lista

3. Haga clic para seleccionar Nivel 2. El elemento de la viñeta se degrada de Nivel 1 a Nivel 2. Cuando se aumentan o disminuyen los niveles, la sangría cambia (vea los marcadores en las reglas).

4. Coloque el punto de inserción en el tercer elemento con viñetas. 5. Haga clic en la flecha desplegable que está junto al botón Viñetas y apunte a Cambiar nivel de lista Figura 4-13 Documento de muestra con los niveles de viñeta

para abrir un menú de opciones de nivel de lista.

6. Haga clic para seleccionar Nivel 3. El documento debe asemejarse a lo que se muestra en la figura 4-13.

Formato de párrafo

77

7. GUARDE el documento como B&B Alarm with Bullet Levels en la carpeta de la lección en la unidad flash.

8. Seleccione los elementos con viñetas segundo y tercero, y haga clic en la flecha desplegable situada junto al botón Viñetas. Apunte a Cambiar nivel de lista y promueva las viñetas seleccionadas al Nivel 1. Los dos elementos seleccionados coinciden ahora con el primer elemento con viñetas.

9. Haga clic en Deshacer para devolver los elementos con viñetas al segundo y tercer nivel. 10. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Insertar símbolos de carácter especial El cuadro de diálogo Definir nueva viñeta proporciona opciones para cambiar la alineación y agregar caracteres de viñeta, como un símbolo o una imagen. Cuando hace clic en cualquiera de estas opciones, se abre un nuevo cuadro de diálogo.

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Seleccione los elementos con viñetas segundo y tercero y promuévalos al primer nivel; a continuación, seleccione los tres elementos con viñetas.

2. Haga clic en la flecha desplegable situada junto al botón Viñetas y haga clic en Definir nueva viñeta. 3. Haga clic en el botón Símbolo en el cuadro de diálogo Definir nueva viñeta. Se abre el cuadro de diálogo Símbolo , como se muestra en la figura 4-14..

Figura 4-14 Cuadro de diálogo Símbolo

4. Cambie la fuente haciendo clic en la flecha desplegable. Desplácese hacia abajo y seleccione Wingdings.

5. Seleccione la campana en la primera fila, sexta columna. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Símbolo.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir nueva viñeta. 7. GUARDE el documento como B&B Alarm Update en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

78

Lección 4

PASO A PASO

Insertar una viñeta de imagen

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Los tres elementos con viñetas todavía están seleccionados. Haga clic en la flecha desplegable situada junto al botón Viñetas

y, a continuación, haga clic en Definir nueva viñeta.

2. Haga clic en botón Imagen en el cuadro de diálogo Definir nueva viñeta. Se abre el cuadro de ubicación de Insertar imágenes, como se muestra en la figura 4-15. Microsoft ha proporcionado una nueva pantalla de ubicación de insertar imágenes donde tiene la opción de localizar una imagen de la ubicación Office. com, Bing, OneDrive o su equipo o red.

Figura 4-15 Introducir la ubicación de imágenes

3. Escriba alarmas en el cuadro de búsqueda de Imágenes prediseñadas de Office.com y haga clic en la lupa para iniciar la búsqueda.

4. Seleccione la imagen Primer plano de mano configurando sistema de alarma como se muestra en la Figura 4-16 Galería de imágenes de Office.com

figura 4-16. La imagen está rodeada por un borde. Los resultados de la búsqueda pueden ser distintos a los que se muestran en la figura.

Formato de párrafo

79

5. Haga clic en Insertar para empezar a descargar la imagen en el documento. 6. Haga en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir nueva viñeta. 7. Una vez descargada la imagen, se muestra en el documento en un tamaño de fuente pequeño. Seleccione la primera imagen — observe que las otras dos imágenes también están seleccionadas. Aumente el tamaño de fuente a 28 pto.

8. GUARDE el documento como B&B Alarm Update1 en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Cambiar la alineación de las viñetas En los ejercicios anteriores, aprendió a crear viñetas usando la Biblioteca de viñetas, a crear una viñeta mediante símbolos y a insertar imágenes de la web como las viñetas. También ha promovido o degradado los niveles de la lista para cambiar los niveles de las viñetas. En este ejercicio, aprenderá a ajustar la alineación a cualquier tipo de viñeta.

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. En la lista con viñetas, observe la distancia entre la imagen y el texto. Agregar una viñeta personalizada le permite cambiar la alineación.

2. Seleccione los tres elementos con viñetas. 3. Haga clic en la flecha desplegable situada junto al botón Viñetas y haga clic en Definir nueva viñeta. 4. Debajo del grupo Alineación, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Derecha. Observe el espacio entre la imagen y el texto en el área Vista previa.

5. Haga clic en Aceptar. 6. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

CREAR Y APLICAR FORMATO A UNA LISTA NUMERADA Puede agregar números rápidamente a las líneas de texto existentes para crear una lista o Word puede crear automáticamente una lista numerada a medida que escribe.

Crear una lista numerada En este ejercicio, aprenderá a crear una lista numerada y a darle formato en Word.

PASO A PASO

Crear una lista numerada

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Seleccione los cuatro párrafos debajo del título Set Alarm. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha desplegable que está junto al botón Numeración

para mostrar la Biblioteca de numeración que se muestra en la figura 4-17.

80

Lección 4 Figura 4-17

Las opciones de formato de numeración aparecen en la Biblioteca de numeración

3. Seleccione la opción, 1., 2., 3. Los párrafos aparecen ahora como una lista ordenada. 4. Coloque el punto de inserción al final del elemento número cuatro y presione Entrar. Observe que Word numera automáticamente la siguiente línea de forma secuencial.

5. En la nueva línea numerada, escriba Salga del edificio inmediatamente. 6. Seleccione los cuatro párrafos debajo del título Deactivate Alarm. 7. En la pestaña Inicio en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha desplegable situada junto al botón Numeración.

8. Seleccione la opción, a., b., c., Los cuatro párrafos se numeran y se alinean a la izquierda. 9. GUARDE el documento como B&B Numbered Alarm List en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Modificar una lista numerada

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Seleccione la lista numerada que está debajo del título Set Alarm. 2. Para cambiar el formato de la lista numerada, haga clic en la flecha desplegable que está junto al botón Numeración y, a continuación, haga clic en Definir nuevo formato de número. Aparece el cuadro de diálogo Definir nuevo formato de número.

3. Haga clic en la flecha desplegable Estilo de número y seleccione Números romanos en mayúsculas (vea la figura 4-18). El formato del texto seleccionado se cambia a números romanos en mayúsculas. La alineación predeterminada es izquierda y también se puede cambiar al centro o a la derecha.

Formato de párrafo

81

Figura 4-18 Cuadro de diálogo Definir nuevo formato de número

4. Haga clic en el botón Fuente y seleccione Arial Black, tamaño 12 pto. Revise el área Vista previa para ver la apariencia que tendrá la numeración. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Fuente.

5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir nuevo formato de número.

Tome nota

Para cambiar el formato de los números de lista, haga clic en cualquier número para seleccionar la lista completa. Si selecciona el texto también, el formato del texto y de la numeración cambian. 6. Seleccione la lista numerada que está debajo del título Deactivate Alarm. 7. En este paso siguiente, volverá a numerar una lista existente con letras minúsculas. Haga clic en la flecha desplegable situada junto al botón Numeración y haga clic en Establecer el valor de numeración. Aparece el cuadro de diálogo Establecer el valor de numeración como se muestra en la figura 4-19.

Figura 4-19 Cuadro de diálogo Establecer valor de numeración

8. El botón de opción Iniciar nueva lista ya está seleccionado. En la sección Establecer valor en, haga clic en la flecha arriba hasta llegar a f. Haga clic en Aceptar. El documento debe coincidir con la figura 4-20.

82

Lección 4 Figura 4-20 Documento de muestra con una lista numerada modificada de forma diferente

9. GUARDE el documento como B&B Numbered Alarm List 1 en la carpeta de la lección en la unidad flash.

FIN. CIERRE Word.

CONFIGURACIÓN Y MODIFICACIÓN DE TABULACIONES Las tabulaciones se usan para alinear el texto o números en el documento. Para establecer las tabulaciones se puede usar la regla o, para un ajuste más exacto, use el cuadro de diálogo Tabulaciones. Cuando aplica tabulaciones personalizadas a texto seleccionado, las tabulaciones se aplican a los párrafos. Cuando se presiona la tecla Entrar, la configuración de tabulación se transfiere al párrafo siguiente. Tome nota

Para ver las tabulaciones a medida que se establecen, muestre los caracteres no imprimibles, como se describió en la Lección 1.

Establecer las tabulaciones en la regla De forma predeterminada, las tabulaciones alineadas a la izquierda están establecidas a cada centímetro en la regla. Para configurar una tabulación en una posición diferente de la regla, puede hacer clic en el selector de tabulación en el extremo izquierdo de la regla y aparecerá información en pantalla que muestra el tipo de tabulaciones en el selector de tabulaciones. Las tabulaciones son parte del formato de párrafo: el texto seleccionado se ve afectado por la configuración de tabulación o cuando se modifica. En este ejercicio, aprenderá a configurar las tabulaciones en la regla de Word. En la tabla 4-3 se muestran los tipos de tabulaciones disponibles en Word y sus descripciones. Para ver las tabulaciones en la regla, coloque el punto de inserción en el párrafo. Una vez establecidas las tabulaciones, presione la tecla Tabulación; el punto de inserción se mueve a la posición establecida. Para mover una tabulación a una posición diferente en la regla, haga clic y arrastre la tabulación izquierda o derecha a una nueva posición.

Formato de párrafo Tabla 4-3 Tabulaciones en la regla

Nombre

Botón

83

Descripción

Tabulación izquierda

Alinea el texto a la izquierda en el lugar de tabulación indicado en la regla horizontal

Centrar Tabulación

Centra el texto en el lugar indicado en la regla horizontal

Tabulación derecha

Alinea el texto a la derecha en el lugar de tabulación indicado en la regla horizontal

Tabulación decimal

Alinea los números alrededor del separador decimal en el lugar indicado en la regla horizontal

Tabulación de barra

Inserta una línea de barra vertical en el lugar indicado en la regla horizontal

ABRA Per Diem de los archivos de datos de la lección. 1. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el botón Mostrar todo Ctrl+() para mostrar los caracteres no imprimibles.

2. Coloque el punto de inserción en la línea en blanco que está debajo del título Desglose de comidas e imprevistos.

3. Haga clic en el selector de tabulaciones que está a la izquierda de la regla hasta que aparezca Centrar tabulación tabulaciones.

. La regla horizontal se muestra en la figura 4-21 con los diferentes tipos de

Figura 4-21 Regla horizontal con conjuntos de tabulaciones

Solución de problemas

Si la regla horizontal no está visible, haga clic en la pestaña Vista y agregue una marca de verificación en Regla.

4. Haga clic en la regla en la marca de 6,25 cm para establecer Centrar tabulación

. Centrar

tabulación aparece como una T invertida.

5. Haga clic en la regla en la marca de 10 cm para establecer una tabulación de Centro. La regla muestra dos ajustes de tabulación.

6. Presione la tecla Tabulador y escriba Chicago. 7. Presione la tecla Tabulador y escriba New York. 8. Seleccione la lista de palabras que empiezan con Desayuno y terminan por Totales. Al establecer las tabulaciones, estas pasan a ser parte del formato de párrafo. El texto seleccionado se verá afectado por la configuración de tabulación después de presionar la tecla Tabulador.

9. Haga clic en el selector de tabulación hasta que aparezca la tabulación Derecha

que se muestra

como una L invertida.

10. Haga clic en la regla en la marca de 2,5 cm para establecer una Tabulación derecha. 11. Anule la selección de la lista, coloque el punto de inserción delante de cada palabra de la lista y presione la tecla Tabulación para alinearla en la Tabulación derecha. Cuando establezca una Tabulación derecha, presione la tecla Tabulador con el texto existente o presione la tecla Tabulador y escriba el nuevo texto. Los caracteres de texto están alineados a la derecha y se mueven hacia la izquierda.

12. GUARDE el documento como Per Diem First Draft en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

84

Lección 4

Uso del cuadro de diálogo Tabulaciones El cuadro de diálogo Tabulaciones es útil para establecer las tabulaciones en lugares precisos de la regla, borrar todas las tabulaciones y establecer caracteres de relleno. Los caracteres de relleno son símbolos tales como líneas punteadas, discontinuas o sólidas que llenan el espacio antes de una tabulación (vea la figura 4-22). En este ejercicio, practicará la configuración de tabulaciones y caracteres de relleno con el cuadro de diálogo Tabulaciones.

PASO A PASO

Usar el cuadro de diálogo Tabulaciones

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Seleccione la lista de palabras que empiezan con Desayuno y continúe hasta el final del documento. 2. En la pestaña Inicio , en el grupo Párrafo, haga clic en el selector de cuadro de diálogo para iniciar el cuadro de diálogo Párrafo.

3. Haga clic en el botón Tabulaciones en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo Párrafo para abrir el cuadro de diálogo Tabulaciones. En el cuadro de diálogo Tabulaciones debería mostrarse la configuración de tabulación Derecha de 2,5 cm que estableció en el ejercicio anterior.

4. En el cuadro Posición, escriba 6,6. En la sección Alineación, seleccione Decimal. En la sección Relleno, seleccione 2, y haga clic en Establecer. Después de configurar tabulaciones individuales, debe hacer clic en Establecer para colocar la configuración de tabulación.

5. En el cuadro Posición, escriba 10,4. En la sección Alineación, seleccione Decimal. En la sección Relleno, seleccione 2 y haga clic en Establecer. Configurar un relleno proporciona una guía para la siguiente configuración de tabulación. Consulte la figura 4-22 y compárela con su pantalla.

Figura 4-22 Cuadro de diálogo Tabulaciones

6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Tabulaciones. Observe que no pasa nada todavía. 7. Coloque el punto de inserción después de la palabra Desayuno y presione la tecla Tabulación. 8. Escriba 10,98 $ y presione la tecla Tabulador. 9. Escriba 12,50 $. Repita este proceso en cada línea y escriba los números mostrados en la figura 4-23. Observe cómo se alinean correctamente los decimales.

Formato de párrafo

85

Figura 4-23 Formato de tabulaciones y caracteres de relleno

10. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Mover las tabulaciones Se puede cambiar la posición de las tabulaciones con el puntero del mouse si las arrastra a una nueva posición en la regla o abre el cuadro de diálogo Tabulaciones.

PASO A PASO

Mover las Tabulaciones

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Seleccione el bloque de texto que comienza con Desayuno y termina por …63,49 $. Incluya el carácter no imprimible (¶) en su selección.

2. Coloque el puntero del mouse en 10,41 cm en la regla hasta que aparezca la información en pantalla Tabulación decimal.

3. Presione y mantenga presionado el botón primario del mouse y arrástrelo en la regla hasta 12,5 cm. Suelte el botón primario del mouse. Observe que la configuración de Tabulación decimal de las cinco líneas se coloca en 12,5 cm en la regla.

4. Presione y mantenga presionado el botón primario del mouse y arrástrelo en la regla hasta 6,6 cm en la regla hasta que aparezca la información en pantalla Tabulación decimal.

5. Presione y mantenga presionado el botón primario del mouse y arrástrelo en la regla hasta 7,6 cm. Suelte el botón primario del mouse. Observe que la configuración de Tabulación decimal de las cinco líneas se coloca en 7,6 cm en la regla.

6. Seleccione Chicago. Arrastre la configuración de Centrar Tabulación y colóquela en 7,6 cm en la regla. Haga doble clic en Centrar Tabulación en la regla para abrir el cuadro de diálogo Tabulaciones y compruebe la posición de la tabulación. Chicago debe alinearse bien por encima de las cantidades.

7. Seleccione New York. Arrastre la configuración de Centrar Tabulación y colóquela en 7,6 cm en la regla. Haga doble clic en Centrar Tabulación en la regla para abrir el cuadro de diálogo Tabulaciones y compruebe la posición de la tabulación. New York debe alinearse bien por encima de las cantidades.

8. GUARDE el documento como Per Diem Final en la carpeta de la lección en la unidad flash. FIN. CIERRE Word

86

Lección 4

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. ¿Qué palabras hacen referencia a la forma en que se coloca el texto entre los márgenes superior e inferior de la página? a. Alineación horizontal b. Alineación vertical c. Justificado d. Interlineado

2. ¿Qué comando de interlineado configura el espaciado en un número fijo que Word no ajusta? a. Exacto b. Doble c. Múltiple d. Mínimo

3. ¿Qué ocurre al arrastrar una tabulación fuera de la regla? a. Se desplaza a otra posición b. Se convierte en una tabulación alineada a la izquierda c. Se borra d. Se oculta de la vista

4. Las viñetas pueden definirse al agregar: a. un símbolo. b. un cuadro. c. una imagen. d. todas las anteriores.

5. ¿Qué propiedad de los bordes puede modificarse en la pestaña Bordes del cuadro de diálogo Bordes y sombreado? a. Color b. Ancho c. Estilo d. Todos los anteriores

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso. V

F

1.

Al presionar la tecla Entrar se aplica una sangría a la primera línea de un párrafo.

V

F

2.

Puede usar la regla para establecer tabulaciones.

V

F

3.

El comando Borrar formato borra solamente las fuentes aplicadas al texto seleccionado.

V

F

4.

La alineación horizontal hace referencia a la posición del texto con relación a los márgenes superior e inferior

V

F

de un documento.

5.

Las sangrías se pueden cambiar mediante los marcadores de la regla.

Proyectos

Proyecto 4-1: Crear un informe de gastos para Blue Yonder Airlines Trabaja en el departamento financiero de Blue Yonder Airlines y le han pedido que cree un documento para mostrar los gastos de los años fiscales 2009 a 2012.

Formato de párrafo

87

PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA un documento en blanco. 2. GUARDE el documento como 4-1 Expense Report en la carpeta de la lección en la unidad flash. 3. Escriba BLUE YONDER AIRLINES y pulse Entrar. 4. Escriba Informe de gastos y presione Entrar. 5. Establezca Centrar Tabulación con la regla en las marcas de 5 cm, 7,6 cm, 10 cm y 12,7 cm. En el margen izquierdo, presione la tecla Tabulador.

6. Escriba el siguiente texto: a 5 cm, escriba 2009 y presione Tabulador; a 7,6 cm, escriba 2010 y presione Tabulador; a 10 cm, escriba 2011 y presione Tabulador; y a 12,7 cm, escriba 2012 y presione Entrar.

7. Quite los ajustes de Centrar Tabulación arrastrándolos fuera de la regla. 8. Seleccione la marca de párrafo y cambie el selector de tabulación a Decimal. Ajuste las tabulaciones decimales en las marcas de 5 cm, 7,6 cm, 10 cm y 12,7 cm.

9. Escriba el texto y los valores siguientes: Contratos de empresa, presione Tabulador

316,00 $ presione Tabulador

396,00 $ presione Tabulador

368,00 $ presione Tabulador

393,00 $ Entrar

Paracaidismo, Tabulador

17,00 $ presione Tabulador

17,00 $ presione Tabulador

16,00 $ presione Tabulador

65,00 $ Entrar

presione

22,00 $ presione Tabulador

24,00 $ presione Tabulador

24,00 $ presione Tabulador

27,00 $ Entrar

presione

63,00 $ presione Tabulador

61,00 $ presione Tabulador

59,00 $ presione Tabulador

$55.00

presione

Vuelos chárter, Tabulador

presione

Escuela de vuelo, Tabulador

presione

presione

10. Centre el título, BLUE YONDER AIRLINES. Cambie el tamaño de fuente del título a 26 pto., negrita y aplique el color de fuente Azul grisáceo, Texto 2, Oscuro 50%.

11. Centre el subtítulo, Informe de gastos. Cambie el tamaño de fuente del subtítulo a 18 pto., negrita y aplique el color de fuente Negro, Texto 1.

12. Seleccione los años a partir de 2009 . . .2012, negrita, y subrayar solo palabras. 13. Use la selección múltiple para seleccionar Contratos de empresa, Paracaidismo, Vuelos Charter, y Escuela de vuelo, y seleccione negrita.

14. Elija el selector de cuadro de diálogo Configurar página en la pestaña Diseño de página de diálogo y haga clic en la pestaña Diseño. En el grupo Página, cambie la alineación vertical a Centro.

15. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección y CIERRE el archivo.

DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 4-2: Pautas generales de expectativas de desempeño En su trabajo en Books and Beyond, continuará trabajando en documentos que forman parte del manual del empleado. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA Guidelines de los archivos de datos de esta lección. 2. GUARDE el documento como 4-2 Handbook Guidelines en la carpeta de la lección en la unidad flash.

3. En el tercer párrafo, seleccione las dos líneas que comienzan por Discusión verbal. . . y Advertencia escrita. . . .

4. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en la flecha desplegable que está junto al botón Viñetas

y seleccione el círculo sólido.

5. Coloque el punto de inserción después del segundo elemento de la lista con viñetas y presione Entrar. 6. Escriba Terminación como tercer elemento con viñetas.

88

Lección 4 7. Seleccione los cinco párrafos a doble espacio, comenzando con abuso, mal uso. . . y terminando con falsificación, mala interpretación. . . .

8. Haga clic sobre la flecha deslegable al lado del botón

Viñetas y haga clic en Definir nueva

viñeta.

9. Haga clic en el botón Símbolo y en la flecha desplegable del cuadro Fuente y seleccione Wingdings. 10. Desplácese hasta la parte superior del menú Wingdings y seleccione el diamante sólido (código de carácter 116).

11. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Símbolo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir nueva viñeta.

12. Seleccione los párrafos restantes comenzando con insubordinación, indiferencia deliberada. . . y terminando con participación en una conducta . . . .

13. Haga clic en la flecha desplegable que está junto al botón Viñetas y haga clic en Definir nueva viñeta. 14. Haga clic en el botón Imagen y, a continuación, escriba manual en el cuadro de búsqueda de Office. com.

15. Seleccione la primera imagen y haga clic en Insertar; haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir nueva viñeta.

16. Seleccione la imagen y cambie el tamaño de fuente a 20 pto. 17. Seleccione el primer, segundo, tercer y último párrafo en el documento. Evite seleccionar las listas con viñetas.

18. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el botón Justificar

.

19. Con los párrafos aún seleccionados, inicie el cuadro de diálogo Párrafo para aplicar la sangría de primera línea.

20. En especial, seleccione la flecha desplegable y seleccione Primera línea. 21. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Párrafo. 22. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección y CIERRE el archivo.

CIERRE Word.

Administración del flujo de texto

5

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Configuración de diseño de página

Modificar la configuración de la página.

1.3.1

Trabajar con saltos

Forzar los saltos de página. Insertar saltos para crear secciones.

2.3.5 2.3.2

Control de la PAGINACIÓN

Evitar los párrafos huérfanos.

2.3.1

Configurar columnas

Crear varias columnas en las secciones. Agregar títulos a las secciones.

2.3.3 2.3.4

Health Resources es una empresa Fortune 500 que quiere trasladar su sede corporativa. Como socio estratégico de USA Health Resources, está implicado en la logística del proyecto de reubicación. En particular, es responsable de crear una propuesta y explorar las diferentes opciones que tiene Word. En esta lección, aprenderá a trabajar con el diseño de página, a controlar el comportamiento de párrafo, a trabajar con saltos de página y sección, y a crear columnas y darles formato.

89

90

Lección 5

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE La Pestaña Diseño de página

Figura 5-1 Diseño de página

La Pestaña Diseño de página contiene grupos de comandos que producen un diseño de documento con formato para todo el documento o para secciones del documento. Los comandos del grupo Configurar página (vea la figura 5 - 1) le permiten fijar los márgenes, cambiar la orientación del documento y ajustar el tamaño del papel para todo el documento o para secciones del documento. Las columnas permiten dividir el documento en dos o más columnas. Insertar saltos de sección en el documento le permite cambiar la configuración de página de una sección existente en el documento sin afectar a las otras páginas del documento. Los comandos Mostrar números de línea permiten hacer referencia a líneas específicas del documento. El comando Guiones proporciona opciones para separar las palabras en un documento de forma automática o manual y el espacio de no separación ajusta el texto a la línea siguiente para evitar saltos incómodos en el margen derecho. En el grupo Párrafo, Word contiene funciones que controlan cómo se rompe un párrafo en las páginas y en el documento. Puede controlar la paginación del documento si evita que queden líneas de texto viudas y huérfanas en el documento, o si mantiene el texto junto, mantiene las líneas juntas y determina dónde se producirán saltos de página en el documento. También puede administrar el flujo de texto en el documento mediante la creación de varias columnas en un documento, la personalización de la configuración de columnas y la inserción de saltos de columna en el grupo Configurar página. Aunque la mayoría de los comandos que usará para controlar el diseño del documento se encuentran en la pestaña Diseño de página, hay algunos comandos que tal vez encuentre útiles en la pestaña Insertar del grupo Páginas.

CONFIGURACIÓN DE DISEÑO DE PÁGINA El diseño de una página le ayuda a comunicar el mensaje. Aunque el contenido del documento es obviamente importante, tener los márgenes, la orientación de la página y el tamaño de papel apropiados contribuyen a la legibilidad y el aspecto del documento.

Ajustar los márgenes Los Márgenes son el espacio en blanco que bordea las partes superior e inferior y los lados de un documento. Puede cambiar los márgenes de tamaño predeterminado de Word de 2,5 centímetros mediante los comandos de Configurar en el grupo de la pestaña Diseño de página.

Administración del flujo de texto

91

Puede elegir las opciones preestablecidas de una galería o establecer márgenes personalizados en el cuadro de diálogo Configurar página. En el grupo Configurar página, haga clic en el menú Márgenes, donde hay un conjunto de configuración de márgenes predefinidos disponibles para la selección. Si hace clic en la configuración de su elección, todo el documento reflejará los cambios. Haga clic en el comando Márgenes personalizados para mostrar el cuadro de diálogo Configurar página, donde puede especificar tamaños de margen personalizados. En este ejercicio, personalizará los márgenes de un documento. PASO A PASO

Establecer márgenes

PREPÁRESE. Antes de empezar estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Word. 1. ABRA el archivo Proposal de esta lección. 2. Elimine las líneas en blanco adicionales anteriores a USA Health Resources. 3. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Márgenes.

4. Elija Estrecho. Los márgenes están establecidos en 1,27 cm arriba, abajo, a la izquierda y a la derecha. 5. En el grupo Configurar página, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Márgenes. 6. Haga clic en Personalizar márgenes para abrir el cuadro de diálogo Configurar página que se muestra en la figura 5-2.

Figura 5-2 Cuadro de diálogo Configurar página

7. Cambie los márgenes inferior, derecho e izquierdo a 2,5 cm y el margen superior a 5 cm. El cambio de los márgenes afecta a todas las páginas del documento. Haga clic en Aceptar.

8. GUARDE el documento como Draft Proposal en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

92

Lección 5

Seleccionar la orientación de una página La orientación de un documento determina en qué dirección se extiende el texto a través de la página. Un documento de tamaño carta en orientación vertical es de 21,60 por 27,95 cm y el texto se extiende por el ancho menor del documento, mientras que un documento de tamaño carta en orientación horizontal es de 27,95  21,60 cm y orienta el texto se extiende por las dimensiones mayores de la página. Cuando planee un documento y le dé formato, debe elegir la orientación de la página. En la orientación vertical, que se usa comúnmente para los documentos empresariales, el texto se extiende a través del lado más estrecho del documento. La orientación horizontal, que se usa comúnmente para folletos, gráficos, tablas, etc., orienta el texto a través de la dimensión mayor de la página. En este ejercicio, cambiará la orientación de un documento de vertical (el valor predeterminado) a horizontal.

PASO A PASO

Seleccionar la orientación de una página

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En el grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Orientación.

2. Seleccione Horizontal, como se muestra en la figura 5-3. La orientación de página cambia a Horizontal.

Figura 5-3 Menú Orientación

3. Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Imprimir para obtener una vista previa del documento en la vista Backstage. En el lado derecho del panel, el documento se muestra en horizontal y en Configuración, puede ver Orientación horizontal como ajuste. Además, observe que puede tener acceso al cuadro de diálogo Configurar página desde la pantalla Imprimir. Es una buena práctica previsualizar el documento antes de imprimirlo para garantizar que el texto se imprimirá correctamente.

4. GUARDE el documento como Draft1 Proposal en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Elegir un tamaño de papel Aunque el tamaño de papel estándar de 21,60  27,95 cm es el ajuste predeterminado, Word proporciona varias opciones para el formato de documentos de diversos tamaños de papel. Word proporciona tamaños de documentos predefinidos o puede personalizar el tamaño de papel si hace clic en el comando Más tamaños de papel. Por ejemplo, las invitaciones, postales, documentos legales o informes requieren un tamaño de papel diferente. Muchas impresoras ofrecen opciones para la impresión en diversos tamaños de papel, y en algunos casos, tal vez necesite cambiar o personalizar el tamaño del papel en Word mientras da formato al documento. Los documentos legales, por ejemplo, deben tener el formato de papel de 21,60  35,55 cm. En este ejercicio, cambiará el valor predeterminado de tamaño del papel.

Administración del flujo de texto PASO A PASO

93

Elegir un tamaño de papel

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En el grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Orientación y luego seleccione Vertical. La orientación vuelve a cambiar a Vertical respecto del ejercicio anterior.

2. En el grupo Configurar página de la pestaña Diseño de página, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Tamaño y luego seleccione Legal.

Solución de problemas

Si la impresora no puede imprimir en papel de tamaño legal, no se mostrará aquí tamaño oficio como opción. Debe seleccionar otro tamaño de papel en su lugar. 3. En la pestaña Archivo, haga clic en Imprimir para obtener una vista previa del documento en la vista Backstage. En el lado derecho del panel, el documento se muestra en tamaño legal y orientación vertical.

4. Para volver al documento, haga clic en el botón Volver al documento. 5. Haga clic en la pestaña Diseño de página y, a continuación, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Tamaño; a continuación, seleccione Carta.

6. GUARDE el documento como Draft2 Proposal en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

TRABAJAR CON SALTOS Word inicia automáticamente una nueva página en documentos largos cuando el texto llega a la parte inferior de la página. Sin embargo, puede haber veces en que trabajará con documentos que contengan varios objetos o diseños especiales que requieran que controle dónde hay un salto de página o de sección. Puede insertar y quitar estos saltos manuales de página y de sección, y puede controlar los guiones de palabra y establecer los espacios de no separación en Word.

Inserción y extracción de un salto de página manual Un salto de página es el lugar de un documento donde termina una página y comienza una nueva página. Puede hacer que Word determine dónde se producirá el salto y también puede decidir dónde insertar el salto de página manual o configurar las opciones específicas para los saltos de página. Los saltos de página manuales aparecen como una sola línea punteada con las (como palabras Salto de página en el centro cuando se habilita el botón Mostrar u ocultar se muestra en la figura 5-4). En la vista Diseño de impresión, Word muestra un documento página a página, una tras otra. En este ejercicio, aprenderá a insertar y quitar un salto de página manual. El menú Saltos contiene opciones para insertar tres tipos de saltos de página: • Página: Inserta un salto de página manual donde termina una página y empieza otra nueva. • Columna: Inserta un salto de columna manual donde se iniciará el texto en la columna

siguiente después del salto de columna. • Ajuste del texto: separa el texto alrededor de los objetos en una página web, por ejemplo, separa el texto de la leyenda del texto del cuerpo.

PASO A PASO

Insertar y quitar un salto de página manual

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. ELIMINE todas las líneas en blanco anteriores a Descripción de propuesta. El punto de inserción debe colocarse antes de la D en el título Descripción de propuesta.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Páginas, haga clic en el botón Salto de página. Se inserta un salto de página manual y se fuerza que el párrafo Descripción de propuesta pase a la página siguiente.

94

Lección 5 3. Desplácese hasta la primera página y observe el marcador de salto de página que se ha insertado y que aparece como una sola línea de puntos, tal como se muestra en la figura 5-4. Si no puede ver el marcador de salto de página, asegúrese de que el comando Mostrar u ocultar está activado.

Figura 5-4 Salto de página en la vista Diseño de impresión

4. Desplácese hacia abajo y coloque el punto de inserción antes de la O en el título Opción 1. 5. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en la lista desplegable para ver el menú Saltos. Aparecerá el menú Saltos.

6. Seleccione Página en el menú; se insertará un salto de página y se fuerza que el texto pase a la página siguiente.

7. Coloque el punto de inserción antes de la O en el título Opción 2 y repita los pasos 5 y 6. 8. Coloque el punto de inserción antes de la O en el título Opción 3 y presione Ctrl+Entrar para escribir un salto de página manual mediante el método abreviado de teclado.

9. GUARDE el documento como Draft3 Proposal en la carpeta de la lección en la unidad flash. 10. Haga clic en la pestaña Vista, cambie la vista a Borradory revise los saltos de página en el documento. 11. Vuelva a la vista Diseño de impresión. 12. Desplácese a la segunda página y observe el marcador de salto de página manual, que se muestra en la figura 5-5.

Administración del flujo de texto

95

Figura 5-5 Salto de página manual con marcas de formato ocultas mostradas

13. En la página 2, seleccione el marcador Salto de página . 14. Presione la tecla Retroceso. Se elimina el salto de página y el texto de la página siguiente pasa a la página 2.

15. Desplácese a la página 1, seleccione el marcador Salto de página debajo del último párrafo de Descripción, y presione la tecla Retroceso. El título Descripción de propuesta pasa a la página 1.

16. Seleccione los marcadores Salto de página y presione Eliminar. 17. Mantenga abierto el documento sin guardar los cambios realizados en los últimos tres pasos. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Haga clic en el botoń Mostrar todo edición.

para ver los saltos de página y de sección con fines de

Insertar saltos de sección Un salto de sección se usa para crear varias secciones en el mismo documento. Incluso se pueden crear secciones diferentes en la misma página. Cada sección puede tener su propio diseño o formato. Puede usar los saltos de sección para crear en el documento una sección que contenga una página con unos márgenes y orientación diferentes a los del resto del documento. Un salto de sección aparece con una doble línea punteada con la etiqueta Salto de sección. Puede seleccionar y eliminar los saltos de sección del mismo modo en que quita los saltos de página. En este ejercicio, insertará un salto de sección continua y luego cambiará los márgenes de esa sección. Hay cuatro opciones disponibles para la creación de saltos de sección en Word, como se muestra en la tabla 5-1.

96

Lección 5 Tabla 5-1

Tipos de saltos de sección

PASO A PASO

Tipo

Descripción

Página siguiente

Inserta un salto de sección y comienza la nueva sección en la página siguiente

Continua

Inserta un salto de sección y comienza la nueva sección en la misma página

Página par

Inserta un salto de sección y comienza la nueva sección en la siguiente página par

Página impar

Inserta un salto de sección y comienza la nueva sección en la siguiente página impar

Insertar un salto de sección

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Presione Ctrl+Inicio para ir a la página 1 y coloque el punto de inserción después de Propuesta de reubicación.

2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el botón Saltos. 3. En Saltos de sección, seleccione Continua. Se inserta un salto de sección continua, que comienza una nueva sección en la misma página.

4. Coloque el punto de inserción en la línea en blanco antes de la P en Preparada para. . . 5. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el botón Saltos. 6. En la sección Saltos de sección del menú, seleccione Página siguiente. Se inserta un salto de sección de página en el documento, como se muestra en la figura 5-6. Insertar un salto de sección le permite dar formato a la página sin afectar a las otras páginas del documento.

Figura 5-6 Saltos de sección

7. Coloque el punto de inserción antes de la O en el título Opción 1. 8. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el botón Saltos. 9. En Saltos de sección, seleccione Página siguiente. El salto de la página siguiente comienza una nueva sección en la página siguiente.

10. Coloque el punto de inserción en la página 1 y seleccione los títulos de la línea de tres para incluir la siguiente línea en blanco.

11. Haga clic en selector de cuadro de diálogo en el grupo Configurar página para mostrar el cuadro de diálogo Configurar página.

12. En la pestaña Márgenes, con Márgenes personalizados, cambie el margen superior de 5 a 2,5 cm. En la esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo, observe que la sección Aplicar a se muestra como Secciones seleccionadas.

Administración del flujo de texto

97

13. Haga clic en la pestaña Diseño y, en la sección Página, en Alineación vertical, seleccione Centrada y haga clic en Aceptar. Los cambios realizados en la pestaña Diseño se aplican a esta sección.

14. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Imprimir para obtener una vista previa del documento en la vista Backstage. La primera página está centrada verticalmente, como se muestra en la figura 5-7, mientras que las páginas restantes están verticalmente alineadas en la parte superior en Backstage para ir a la página siguiente. A con un margen de 5 cm. Use el botón Página siguiente continuación, use el botón Página anterior para volver a la página 1.

Figura 5-7 Documento con salto de sección y centrado vertical

15. Haga clic en el botón Volver al documento. 16. Coloque el punto de inserción en cualquier punto en la página 3. 17. En el grupo Configurar página, haga clic en selector de cuadro de diálogo para mostrar el cuadro de diálogo Configurar página.

18. En la pestaña Márgenes, cambie el margen superior de 5 a 2,5 cm. 19. Haga clic en Aceptar. Los márgenes de las páginas 3 y 4 se establecen en 2,5 cm. 20. GUARDE el documento como Draft4 Proposal en la carpeta de la lección en la unidad flash. 21. Quite cada uno de los saltos de sección que ha aplicado. 22. En la primera página, coloque el punto de inserción antes de la P en Preparada para. 23. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el botón Saltos. 24. En Saltos de sección, en el menú Saltos, seleccione Página par para empezar una nueva sección en la siguiente par. La barra de estado indica PÁGiNA 2 de 3.

25. Coloque el punto de inserción antes de la O en el título Opción 1 . 26. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el botón Saltos. 27. Seleccione Página impar para iniciar una nueva sección en la siguiente página impar. La barra de estado indica PÁGINA 3 de 4. Se han insertado Saltos de sección para las páginas pares e impares.

28. GUARDE el documento como Draft5 Proposal en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el arhivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Los saltos de sección se pueden usar para cambiar los tipos de formato: • Columnas • Notas al pie y notas al final • Encabezados y pies de página • Numeración de líneas

98

Lección 5 • Márgenes • Bordes de página • Numeración de páginas • Orientación o tamaño del papel • Origen del papel para impresoras • Alineación vertical del texto en una página Tome nota

Recuerde que, cuando se elimina un salto de sección, también se quita el formato de la sección.

CONTROL DE LA PAGINACIÓN Un documento bien organizado y con formato capta y mantiene la atención del lector. Microsoft Word le permite controlar cómo fluye el texto en páginas diferentes.

Controlar líneas viudas y huérfanas Para mantener un aspecto atractivo y contenido legible, tal vez necesite impedir que la primera o la última línea de un párrafo aparezcan solas en la página. Word proporciona opciones para mantener juntas las líneas de texto y evitar líneas de texto únicas en la parte superior o inferior de la página. De forma predeterminada, el control de líneas viudas y huérfanas está habilitado. En este ejercicio, administrará el control de líneas viudas y huérfanas de Word. Una línea viuda es la última línea de un párrafo que aparece como una sola línea de texto en la parte superior de la página como se muestra en la figura 5-8.

Figura 5-8 Una línea viuda en la parte superior de una página

Una línea huérfana es la primera línea de un párrafo que aparece sola en la parte inferior de la página como se muestra en la figura 5-9.

Administración del flujo de texto

99

Figura 5-9 Una línea huérfana en la parte inferior de la página

PASO A PASO

Activar el control de líneas viudas y huérfanas

ABRA el documento Checking de los archivos de datos de esta lección. 1. Desplácese a la parte superior de la página 2 y observe la línea viuda excepcional . . . en la parte superior de la página.

2. En la página 1 del documento, coloque el punto de inserción en cualquier lugar del párrafo bajo Cuenta de cheques Preferred.

3. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el selector de cuadro de diálogo. Aparecerá el cuadro de diálogo Párrafo.

4. Haga clic en la pestaña Líneas y saltos de página, como se muestra en la figura 5-10.

Figura 5-10 Cuadro de diálogo Párrafo

100

Lección 5 5. Si es necesario, . . . En la sección Paginación, haga clic en la casilla para seleccionar Control de líneas viudas y huérfanas; a continuación, haga clic en Aceptar. Observe que otra línea del párrafo se desplaza a la segunda página.

6. GUARDE el documento como Checking Choices_a en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

CONFIGURAR COLUMNAS Las columnas son bloques verticales de texto en los que el texto fluye desde la parte inferior de una columna hasta la parte superior de la siguiente. Los periódicos, revistas y boletines tienen formato de columnas para añadir interés y mejorar la legibilidad. El texto con formato de columnas produce líneas más cortas y un espacio en blanco entre las columnas. De forma predeterminada, los documentos de Word tienen formato de columnas individuales, pero puede cambiar el formato para mostrar varias columnas o columnas de diferentes anchos. Cuando ajuste el formato de columna, se usan saltos de columna para mover el texto a la siguiente columna. Además, se puede dar formato a un documento con muchas configuraciones de columna diferentes dentro del mismo documento.

Creación de columnas En este ejercicio, practicará la creación de columnas en un documento de Word existente.

PASO A PASO

Crear columnas

ABRA Checking Choices_b de los archivos de datos de esta lección. 1. Cambie los márgenes izquierdo y derecho a 2,5 cm. 2. Coloque el punto de inserción delante de la C en Cuenta corriente Free en la página 1. 3. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Columnas. Aparecerá el menú Columnas, como se muestra en la figura 5-11.

Figura 5-11 Menú Columnas

4. Seleccione Dos. El texto del documento tiene formato de dos columnas. Observe que Cuenta corriente Senior Preferred comienza en la parte superior de una página nueva porque se le dio formato con un salto de página antes.

Administración del flujo de texto

101

5. GUARDE el documento como Checking Draft en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Solución de problemas

Al dar formato de columnas al texto existente, evite seleccionar el encabezado de título del documento si desea mantenerlo en una columna.

Formato de columnas Además de los formatos comunes de columna de Word, puede personalizar formatos de columna para ajustar el texto y el propósito del documento. De forma predeterminada, cuando haga clic en el botón Columnas y seleccione las opciones del menú Columnas, todo el documento tiene formato de columnas. Si usa el cuadro de diálogo Columnas, puede aplicar formato de columnas a todo el documento o solo a una parte seleccionada del documento. También puede cambiar un documento con formato de varias columnas a un documento de una sola columna. En este ejercicio, aprenderá a dar formato de varias columnas en Word. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, el menú Columnas muestra las siguientes opciones para crear formatos de columna comunes: • Una: da formato al texto en una sola columna • Dos: da formato al texto en dos columnas iguales • Tres: da formato al texto en tres columnas iguales • Izquierda: da formato al texto en dos columnas desiguales, una estrecha a la izquierda y una

amplia a la derecha • Derecha: da formato al texto en dos columnas desiguales, una estrecha a la derecha y una amplia a la izquierda • Más columnas: contiene opciones para personalizar las columnas Haga clic el cuadro Línea entre columnas del cuadro de diálogo Columnas para insertar una línea vertical entre las columnas.

PASO A PASO

Formato de columnas

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. El punto de inserción debe colocarse delante de Cuenta corriente Free. 2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Columnas.

3. Seleccione Más columnas. Aparece el cuadro de diálogo Columnas, como se muestra en la figura 5-12.

102

Lección 5 Figura 5-12 Cuadro de diálogo Columnas

4. En el cuadro Número de columnas, escriba 3 o haga clic en la flecha hacia arriba una vez. Al cambiar el número de columnas, el ancho cambia automáticamente.

5. Haga clic en la casilla Línea entre columnas para agregar una marca de verificación. Esta opción coloca una línea vertical entre las columnas.

6. Haga clic en Aceptar. Observe que el documento tiene ahora formato de tres columnas. 7. Coloque el punto de inserción antes de la C en el título Cuenta corriente Senior Preferred. El salto de página delante que se escribió anteriormente se quitará en el siguiente paso.

8. Abra el cuadro de diálogo Párrafo. En la pestaña Líneas y saltos de página del cuadro de diálogo, haga clic para anular la selección del cuadro Salto de página anterior y haga clic en Aceptar. El comando Salto de página antes se quita del documento y el texto se mueve a la página anterior.

9. En la pestaña Diseño de página, cambie la opción Orientación a Horizontal. 10. Cambie el tamaño de papel a Legal (si la impresora puede imprimir este formato). 11. Haga clic en Márgenes y haga clic en Personalizar márgenes para abrir el cuadro de diálogo Configurar página. Cambie la configuración de los márgenes Superior e Inferior a 1,25 cm y, en el cuadro de selección Aplicar a, en la parte inferior de la pestaña Márgenes, observe que esto afecta a Todo el documento.

12. Haga clic en Aceptar. El documento se ajusta ahora a una sola página. 13. Coloque el punto de inserción delante de la C en Cuenta corriente Value. Haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Saltos; a continuación, seleccione Columna para insertar un salto de columna. Cuenta corriente Value y el texto que sigue pasan a la segunda columna.

14. Coloque el punto de inserción delante de la C en Cuenta corriente Preferred y haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Saltos y, a continuación, seleccione el salto de Columna. Cuenta corriente Preferred y el texto que sigue pasan a la tercera columna.

15. Coloque el punto de inserción delante de la C en Cuenta corriente Senior Preferred y haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Saltos y, a continuación, seleccione el salto de Columna. El texto se mueve a la parte superior de la página siguiente.

16. Seleccione los dos títulos que comienzan con First Bank. . . Opciones de cuentas corrientes personales. 17. Haga clic en la flecha desplegable en Columnas y seleccione Una. Los dos primeros títulos son ahora columnas individuales.

18. Presione la tecla Entrar después de s en Personales. Observe el salto de sección continua que separa el título en una columna y el texto con formato en tres columnas (como se muestra en la figura 5-13).

Administración del flujo de texto

103

Figura 5-13 Documento con formato de columnas

19. Haga clic en Deshacer. 20. Seleccione los dos títulos y, en la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el botón Centrar . Aplicar la función Centrar no afecta al texto de las columnas.

21. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. CIERRE el documento. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

USO DE CUADROS DE TEXTO PARA EL DISEÑO De forma predeterminada, Word coloca el texto que escribe directamente en la página. Como ha aprendido a lo largo de esta lección, puede administrar la colocación del texto si modifica la configuración de los márgenes, sangrías y columnas. Sin embargo, hay una manera alternativa de administrar el diseño de página en Word: puede usar los cuadros de texto vinculados para que el texto fluya exactamente al lugar donde desea que aparezca, tal como haría con una aplicación de creación de publicaciones como Microsoft Publisher.

Creación de un diseño de cuadro de texto Un diseño de cuadro de texto proporciona la máxima flexibilidad, porque puede hacer que el texto aparezca en cualquier lugar de la página. Solo tiene que colocar un cuadro de texto donde desee. Para ayudar con la colocación, le resultará útil activar la función de las líneas de cuadrícula en la pestaña Vista. Esto coloca una cuadrícula no imprimible en el área definida por la configuración de márgenes del documento. Para hacer que el texto fluya de un cuadro de texto a otro, use el botón Crear vínculo en la pestaña Formato de Herramientas de dibujo. Esto permite que el texto fluya no solo entre las columnas, sino también entre las páginas. Por ejemplo, puede seguir una historia en otra página no contigua de una publicación.

PASO A PASO

Crear un diseño de cuadro de texto con cuadros de texto vinculados ABRA el documento Layout de los archivos de datos de esta lección. 1. En la pestaña Vista, marque la casilla de verificación Líneas de la cuadrícula para que las líneas de la cuadrícula sean visibles.

2. En la pestaña Insertar, haga clic en Cuadro de texto y haga clic en Dibujar cuadro de texto. 3. Debajo del gráfico y a la derecha del cuadro de texto existente, arrastre para dibujar un nuevo cuadro de texto que es aproximadamente de 10 cm de ancho por 5 cm de alto. Colóquelo de forma que el borde derecho esté alineado con el borde derecho de la cuadrícula, como se muestra en la figura 5-14.

104

Lección 5 Figura 5-14 Cree un nuevo cuadro de texto a la derecha del existente

4. Haga clic en el cuadro de texto de la izquierda para seleccionarlo. 5. Arrastre hacia arriba el control de selección inferior del cuadro, disminuya el tamaño del cuadro de texto en 5 cm aproximadamente (el borde inferior debe quedar alineado con la parte inferior del cuadro de texto derecho, como se muestra en la figura 5-15). Una parte del texto está ahora oculto a la vista, porque no hay espacio para mostrar todo el texto.

6. En la pestaña Formato de Herramientas de dibujo, haga clic en Crear vínculo. 7. Mueva el puntero del mouse sobre el nuevo cuadro de texto. El puntero del mouse aparece como una jarra que vierte líquido, como se muestra en la figura 5-15.

Administración del flujo de texto Figura 5-15 Use Crear vínculo para que el exceso texto fluya de un cuadro de texto a otro

8. Haga clic en el cuadro de texto nuevo. El texto fluye desde el cuadro de texto de la izquierda al de la derecha.

9. GUARDE el documento como Box Layout en la carpeta de la lección en la unidad flash. FIN. CIERRE Word.

105

106

Lección 5

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. ¿Qué termino se usa para referirse a la última línea de un párrafo cuando queda sola en la parte superior de una página? a. Línea huérfana b. Línea viuda c. Control de líneas viudas y huérfanas d. Conservar líneas juntas

2. ¿Cómo se llama la primera línea de un párrafo que se queda sola al final de una página? a. Línea viuda b. Línea huérfana c. Control de líneas viudas y huérfanas d. Conservar párrafos juntos

3. ¿Cuál de los siguientes se usa para crear un diseño o dar formato a los cambios en una parte de un documento? a. Salto de sección b. Salto de página c. Salto a la página siguiente d. Ajuste del texto

4. ¿Cuál de los siguientes se usa para mover bloques de texto verticales de la parte inferior de un bloque de texto a la parte superior del siguiente bloque de texto (en la misma página)? a. Saltos de columna b. Saltos de sección c. Dos columnas d. Tres columnas

5. ¿Cuál de los siguientes muestra el cuadro de diálogo Columnas? a. La Pestaña Insertar b. El comando Más columnas c. Un clic con el botón secundario d. Todos los anteriores

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso. V

F

1.

Un alto de página mayor que el ancho de página es característico de la orientación vertical.

V

F

2.

Las columnas son los espacios en blanco que están en los laterales, en la parte superior y en la parte inferior

V

F

3.

Tamaño del papel se refiere a la orientación horizontal o vertical.

V

F

4.

Un salto de sección continua inicia la nueva sección en la página siguiente.

V

F

5.

Un salto de página es el lugar de un documento donde termina una página y comienza una nueva.

de un documento.

Proyectos

Proyecto 5-1: Dar formato al boletín de YMCA Dar formato a algunos datos de YMCA en un boletín de dos columnas. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA Y News de los archivos de datos de la lección. 2. GUARDE el documento como 5-1 YMCA Newsletter en la carpeta de la lección en la unidad flash.

Administración del flujo de texto 3. Haga clic en Mostrar u ocultar

107

para activarlo.

4. Coloque el punto de inserción antes de la E en el titular, El día libre para las madres. . . . 5. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el Botón Saltos y seleccione Continua en el menú.

6. En el grupo Configurar página, haga clic en el Columnas y seleccione Dos. Observe que todo el texto que se encuentra debajo del salto de sección está ahora en dos columnas.

7. Coloque el punto de inserción antes de la R en el título Registro para el fútbol de otoño. . . título. 8. Haga clic en el Botón Saltos y seleccione Columna. El título y el texto se mueven a la siguiente columna.

9. Haga clic en el Botón Columnas y seleccione Más columnas. 10. En el cuadro de diálogo Columnas, haga clic en la flecha arriba en el cuadro Ancho para cambiar a 7,1. El número del cuadro Espacio debe ajustarse a 2,31 cm.

11. Haga clic en el cuadro Línea entre y haga clic en Aceptar. Se aumenta el ancho de columna y se coloca una línea vertical entre las columnas.

12. Coloque el punto de inserción en la marca del segundo párrafo debajo del cuadro al final del documento y escriba El reto Get Movin’!

13. Seleccione el texto y haga clic en el Columnas desde el grupo Configurar página y seleccione Una. Con el texto aún seleccionado, centrar, negrita, aumente el tamaño de fuente a 20 pto. y cambie el color a rojo oscuro. El documento debe caber en una sola página.

14. Haga clic en el Mostrar u ocultar

para desactivarlo.

15. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 5-2: Folleto de cafetería El supervisor de la cafetería Grand Street le pide que dé formato a la información de su menú de cafés como un folleto. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA Coffee Menu de los archivos de datos de la lección. 2. GUARDE el documento como 5-2 Coffee Shop Brochure en la carpeta de la lección en la unidad flash.

3. Cambie la orientación de página a Horizontal. 4. Coloque el punto de inserción antes de la M en el título Menú e inserte un salto de sección Continua. 5. Coloque el punto de inserción antes de Café y seleccione el texto hasta el final del documento. Cree un formato desigual de dos columnas mediante el ajuste de columna Izquierda. Observe que se crea un salto de sección antes de la palabra Café.

6. Coloque el punto de inserción antes de la I en el título Información nutricional e inserte un salto de Columna.

7. Aumente la cantidad de espacio entre las columnas a 1,78 cm. El documento debe caber en una sola página.

8. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. FIN. CIERRE Word.

6 Creación de tablas MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Creación de una tabla

Definir las dimensiones de la tabla. Demostrar cómo usar las tablas rápidas.

3.1.3 3.1.5

Dar formato a una tabla

Aplicar estilos a tablas. Modificar las fuentes dentro de las tablas.

3.2.1 3.2.2

Administración de tablas

Configurar las opciones de ajuste automático. Modificar las dimensiones de una tabla. Ordenar los datos de una tabla. Combinar celdas. Configurar los márgenes de la celda. Establecer un título de la tabla. Convertir el texto en tablas. Convertir tablas en texto.

3.1.4 3.2.6 3.2.3 3.2.7 3.2.4 3.1.6 3.1.1 3.1.2

Uso de fórmulas en una tabla

Demostrar cómo aplicar fórmulas a una tabla.

3.2.5

Karen Archer es una reclutadora de ejecutivos. Muchas grandes empresas la contratan para buscar talento profesional para los puestos ejecutivos de comunicaciones y marketing. Recientemente usted fue contratado como su asistente; y aunque el negocio es pequeño, se espera que muestre un alto grado de profesionalismo, confidencialidad e integridad. Dado que se trata de un negocio pequeño, le piden que realice muchas tareas diferentes. Uno de sus principales deberes es ayudar a la Sra. Archer con la constante actualización de las tablas que contienen datos relacionados con los clientes actuales, los clientes potenciales y los candidatos potenciales para la colocación. Microsoft Word cuenta con herramientas de tabla que pueden ayudarle a administrar correctamente esta información. En esta lección aprenderá a dar formato a listas, así como a crear tablas, administrarlas y darles formato, y usar fórmulas dentro de una tabla.

CREACIÓN DE UNA TABLA Una tabla, como la que se muestra en la figura 6-1, es una forma de organizar los datos en filas horizontales y columnas verticales. Las celdas son los rectángulos que se forman cuando se cruzan las filas y las columnas. Las tablas son idóneas para organizar la información de una manera ordenada. Los calendarios, las facturas, la adición de fórmulas a tablas y las listas de contactos son ejemplos de cómo se usan las tablas cada día. Word proporciona varias opciones para crear tablas, entre las que se incluye el método de arrastre, el cuadro de diálogo Insertar tabla, las Herramientas de dibujo de tablas y el método de tabla rápida.

108

Creación de tablas

109

Figura 6-1 Una tabla creada en Word

Inserción de una tabla arrastrando En este ejercicio, aprenderá cómo puede crear una tabla de forma rápida y fácil desde el menú Tabla arrastrando el puntero del mouse para especificar el número de filas y columnas. Con este método, puede crear una nueva tabla vacía con hasta ocho filas y diez columnas.

PASO A PASO

Insertar una tabla arrastrando

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, INICIE Microsoft Word y ABRA un nuevo documento de Word en blanco.

1. En la pestaña Insertar en el grupo Tablas, haga clic en el botón Tabla. Aparecerá el menú Insertar tabla. 2. Seleccione la celda de la quinta columna, segunda fila. El título del menú debe indicar Tabla de 5x2, como se muestra en la figura 6-2. Haga clic en el botón del mouse para crear la tabla. Una vez que la tabla se inserte en el documento, estará listo para comenzar a escribir texto. Más adelante en esta lección, escribirá datos en la tabla.

Figura 6-2 Menú Insertar tabla

110

Lección 6 3. Haga clic debajo de la tabla y presione Entrar dos veces para insertar líneas en blanco. Cuando inserte más de una tabla en un documento, debe separarlas con una línea en blanco para evitar que las tablas se unan.

4. GUARDE el documento como Tables en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Uso del cuadro de diálogo Insertar tabla El cuadro de diálogo Insertar tabla permite especificar hasta 63 columnas y miles de filas para crear tablas grandes. Tenga en cuenta que en el cuadro de diálogo Insertar tabla, puede hacer clic en las flechas arriba y abajo o escribir el número de columnas y filas necesarias en una tabla. En este ejercicio, usará el cuadro de diálogo Insertar tabla para insertar una tabla.

PASO A PASO

Usar el cuadro de diálogo Insertar tabla

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botón Tabla para abrir el menú Insertar tabla. 2. En el menú, inmediatamente debajo de las filas y columnas, seleccione Insertar tabla. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar tabla.

3. En el cuadro Número de columnas, haga clic en la flecha arriba hasta que se muestre 9 . 4. En el cuadro Número de filas, haga clic en la flecha arriba hasta que se muestre 3. El comportamiento de ajuste automático se muestra en el cuadro de diálogo y se describe más adelante en la lección.

5. Haga clic en Aceptar para insertar la tabla. Ha insertado una nueva tabla con 9 columnas y 3 filas. 6. Haga clic debajo de la tabla y presione Entrar dos veces para insertar líneas en blanco. 7. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Dibujar una tabla Word proporciona la opción de dibujar tablas complejas mediante el comando Dibujar tabla, que permite dibujar una tabla como lo haría con un lápiz y papel. El comando Dibujar tabla transforma el puntero del mouse en una herramienta Lápiz, que puede usar para dibujar el contorno de la tabla y luego dibujar las filas y columnas exactamente donde las necesita. En este ejercicio, se usa el comando Dibujar tabla del menú Tabla.

PASO A PASO

Dibujar una tabla

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Si no se muestra la regla, en la pestaña Vista, en el grupo Mostrar, haga clic en la casilla para mostrar la regla.

2. Asegúrese de que el punto de inserción esté en la parte inferior del documento; luego use la barra de desplazamiento para desplazarse hacia abajo, de modo que el punto de inserción quede en la parte superior de la pantalla.

3. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botón Tabla para abrir el menú Insertar tabla. 4. En el menú, inmediatamente debajo de las filas y columnas, seleccione Dibujar tabla en el menú. El puntero se convierte en una herramienta Lápiz.

5. Para comenzar a dibujar la tabla que se muestra en la figura 6-3, haga clic en el punto de inserción intermitente y arrastre hacia abajo y hacia la derecha hasta que dibuje un rectángulo que sea de 3 cm de alto y 4 cm de ancho aproximadamente. Observe que las pestañas Diseño y Presentación de Herramientas de tabla aparecen automáticamente con la pestaña Presentación activa.

Creación de tablas

111

Figura 6-3 Dibujar una tabla

6. Comience aproximadamente a 2,5 cm hacia abajo desde el borde superior, haga clic y arrastre el lápiz desde el borde izquierdo hasta el borde derecho para trazar una línea horizontal. Use la regla como guía.

7. Dibuje dos líneas horizontales más separadas aproximadamente de alrededor de 1,25 cm. 8. Comience aproximadamente a 2,5 cm del borde izquierdo, haga clic y arrastre el lápiz desde la parte superior hasta la parte inferior de la tabla para crear una columna.

9. Mueva el lápiz aproximadamente 2,5 cm y trace una línea desde la parte superior hasta la parte inferior de la tabla. Si dibuja una línea en la posición incorrecta, haga clic en el botón Borrador en el grupo Dibujar y empezar de nuevo. El grupo Dibujar se encuentra en la pestaña Presentación.

10. Dibuje tres líneas verticales más separadas por aproximadamente 2,5 cm de la primera línea horizontal en la parte inferior de la tabla para crear un total de seis columnas. La tabla deberá parecerse a la de la figura 6-4.

11. Haga clic en el botón Dibujar tabla en el grupo Dibujar para desactivar la herramienta Lápiz. 12. Haga clic debajo de la tabla y presione Entrar dos veces para crear líneas en blanco. Si es necesario, coloque el punto de inserción fuera de la última celda y presione Entrar.

13. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Ya ha visto tres formas de insertar una tabla en blanco. El texto separado por comas, tabuladores, párrafos u otro carácter también se puede convertir en una tabla con el comando Convertir texto en tabla en el menú Tabla.

Solución de problemas

Cuando dibuje tablas con la herramienta Lápiz, tenga en cuenta que esta herramienta dibuja cuadrados y rectángulos, así como líneas. Si intenta trazar una línea recta y el lápiz se desvía de la línea recta, Word podría pensar que quiere dibujar un rectángulo e insertar uno automáticamente. Si esto sucede, haga clic simplemente en el botón Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido y vuelva a intentarlo. Puede requerir un poco de práctica dominar la diferencia entre dibujar líneas rectas y dibujar rectángulos.

112

Lección 6

Inserción de una tabla rápida Las tablas rápidas son tablas con formato previo incorporado, como calendarios y listas tabulares para insertarlas y usarlas en los documentos. Word proporciona varias tablas rápidas que puede insertar en los documentos. El calendario de la tabla rápida puede editarse para reflejar el mes y año actuales. En este ejercicio, insertará un calendario de tabla rápida en un documento.

PASO A PASO

Insertar una tabla rápida

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botón Tabla para abrir el menú Insertar tabla. 2. En el menú, inmediatamente debajo de las filas y columnas, seleccione Tablas rápidas en el menú. Aparece una galería de tablas rápidas integrada, como se muestra en la figura 6-4.

Figura 6-4 Galería de tablas rápidas incorporada

Creación de tablas

113

3. Seleccione Calendario 2. Los datos del calendario se pueden editar para visualizar el mes y año actuales.

4. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Tome nota

Para mover una tabla a una página nueva o un nuevo documento, haga clic en el controlador de movimiento para seleccionar la tabla y, a continuación, use los comandos Cortar y Pegar. También puede usar el comando Copiar para dejar una copia de la tabla en la ubicación original.

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE Pestaña Diseño en la cinta de Herramientas de tabla

Después de insertar una tabla, Word muestra las Herramientas de tabla en la cinta, como se muestra en la figura 6-5. Es importante familiarizarse con los comandos disponibles en la pestaña Diseño, en Herramientas de tabla. Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

Figura 6-5 Pestaña Diseño en la cinta de Herramientas de tabla

DAR FORMATO A UNA TABLA Una vez que se inserta una tabla en un documento, un estilo con formato previo puede aplicarse mediante la galería de estilos de tabla. Estos estilos agregan un aspecto profesional a las tablas en los documentos con diversas opciones para elegir. En la pestaña Diseño, grupo Bordes, puede dar formato manualmente a los bordes de una tabla. El grupo Bordes es nuevo en las Herramientas de la tabla y le permite dibujar y aplicar estilos a la tabla.

Aplicar un estilo a una tabla Con Estilos de tabla, es fácil cambiar rápidamente el formato de una tabla. Puede aplicar estilos a las tablas de la misma forma que aprendió a aplicar estilos al texto en lecciones anteriores; es decir, puede colocar el punto de inserción en la tabla antes de seleccionar un estilo en la galería de estilos de tabla. Puede previsualizar el estilo antes de aplicarlo y cambiarlo tantas veces como sea necesario. Puede modificar un estilo de tabla existente o crear uno nuevo, agregarlo a la galería y, a continuación, modificarlo o eliminarlo, según corresponda. En este ejercicio, aplicará un estilo de tabla a una tabla en el documento de Word.

114

Lección 6

PASO A PASO

Aplicar un estilo a una tabla

ABRA Clients de los archivos de datos de la lección. 1. Coloque el punto de inserción en cualquier lugar de la tabla. 2. En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botón Más

para ver una galería de estilos de tabla. Hay tres opciones disponibles: Tablas sin formato, Tablas de cuadrícula y Tablas de lista.

3. Desplazarse por los estilos disponibles. Observe que cuando apunta a un estilo, Word presenta una vista previa dinámica que muestra la apariencia que tendrá la tabla si elige ese estilo.

4. Desplácese a la tercera fila debajo de Tablas de cuadrícula y seleccione el estilo Tabla de cuadrícula 3 – Énfasis 3, como se muestra en la figura 6-6.

Figura 6-6 Galería de estilos de tabla

5. GUARDE el documento como Clients Table en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creación de tablas

115

Cambios en los estilos de tabla Modificar los estilos de una tabla es similar a lo que ya ha aprendido al modificar los estilos de texto. Los cambios a un estilo de tabla pueden aplicarse al documento o como nuevo documento basado en una plantilla. Los cambios se puede aplicar a toda la tabla o específicamente a una de las opciones de estilos de tabla, como en las filas o columnas con bandas. Los cambios de formato se pueden aplicar a las propiedades de la tabla, los bordes y sombreado, las bandas, la fuente, los párrafos, las pestañas y los efectos de texto. En este ejercicio, aprenderá a modificar la fuente en un estilo de tabla.

PASO A PASO

Modificar los estilos de tabla

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. El punto de inserción todavía debe estar en la tabla. Si hace clic fuera de la tabla, las pestañas Diseño y Presentación no estarán disponibles.

2. En el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botón

Más.

3. Haga clic en Modificar estilo de tabla para abrir el cuadro de diálogo Modificar estilo (vea la figura 6-7). Observe que en el cuadro Nombre, se aplica la configuración Tabla de cuadrícula 3 – Énfasis 3 definida en un ejercicio anterior.

Figura 6-7 Cuadro de diálogo Modificar estilo

4. En el cuadro Aplicar formato a:, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Primera columna. Para este ejercicio, aplique los cambios solo a la primera columna.

5. Haga clic en el botón Formato en el cuadro de diálogo Modificar estilo y seleccione Fuente para abrir el cuadro de diálogo Fuente. El botón Formato muestra el menú de opciones disponibles. Cada menú abre su propio cuadro de diálogo.

6. Con el cuadro de diálogo Fuente abierto, escriba Garamond en el cuadro Fuente. Observe que cuando escribe los tres primeros caracteres, Word muestra las fuentes disponibles. Seleccione Garamond.

7. En el grupo Estilo de fuente, seleccione Negrita cursiva, un tamaño de 12 pto. y Verde oliva, Énfasis 3, 50 % más oscuro para el color de fuente.

116

Lección 6 8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Fuente. El cambio de atributos afecta solo a la primera columna. Debería poder obtener una vista previa de los cambios antes de aceptarlos.

9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Modificar estilo. 10. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE Pestaña Presentación en la cinta de Herramientas de tabla

Al trabajar con tablas, Word muestra una cinta de Herramientas de tabla contextuales que solo es visible cuando se usa una tabla. La cinta de Herramientas de tabla tiene dos Pestañas: la pestaña Diseño y la pestaña Presentación. La Pestaña Presentación, que se muestra en la figura 6-8, incluye comandos para cambiar todo el formato de una tabla, así como comandos para cambiar el aspecto de los componentes individuales de la tabla, tales como celdas, columnas, filas y aplicación de fórmulas. Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

Figura 6-8 Pestaña Presentación en la cinta de Herramientas de tabla

ADMINISTRACIÓN DE TABLAS Tal como ocurre con cualquier documento que se edita, algunos ajustes siempre son necesarios cuando se trabaja con tablas. Después de crear una tabla, puede cambiar el tamaño de las columnas y moverlas; insertar columnas y filas; cambiar la alineación o la dirección del texto; establecer una fila de encabezado para repetirla en varias páginas; organizar los datos mediante una ordenación de texto, número o fecha; convertir texto y tablas; combinar y dividir celdas; agregar fórmulas a una tabla; y trabajar con las propiedades de la tabla.

Uso del ajuste automático El comando Ajustar automáticamente le permite ajustar el ancho de columna para adaptarlo al tamaño del contenido de la tabla o la ventana, o ajustar todo el contenido a un ancho de columna fijo. Puede ajustar automáticamente una columna de un par de maneras, mediante el mouse o mediante el comando de la cinta. Puede usar los comandos del grupo Tamaño de celda en la pestaña Presentación y, a continuación, seleccionar el comando Ajustar automáticamente. En este ejercicio, practicará el uso del ajuste automático en una tabla de Word. PASO A PASO

Uso del ajuste automático

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En Herramientas de tabla, en la pestaña Presentación, haga clic en el botón Ver cuadrículas para ocultar las líneas de la cuadrícula. Ya no se muestran las líneas de la cuadrícula.

2. Haga clic en el botón Ver cuadrículas otra vez para mostrar las líneas de la cuadrícula y habilitar la edición más precisa.

Creación de tablas

117

3. En la pestaña Presentación, en el grupo Tamaño de celda, haga clic en el botón Autoajustar para abrir el menú desplegable. En el menú desplegable, haga clic en Autoajustar al contenido. El ancho de cada columna cambia para ajustar los datos en la columna.

4. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cambio del tamaño de una fila o columna Word ofrece una serie de herramientas para cambiar el tamaño de filas o columnas. Puede cambiar el tamaño de una columna o fila mediante el mouse o mediante los comandos de la cinta. Puede usar los comandos en el grupo Tamaño de celda de la pestaña Presentación para ajustar el alto y el ancho; o use la regla para ajustar el ancho de columna. Además, el cuadro de diálogo Propiedades de tabla le permite establecer las medidas en un alto exacto para las filas o el ancho ideal de columnas, celdas y tablas. En este ejercicio, practicará estas técnicas para cambiar el tamaño de filas y columnas en una tabla de Word. USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la primera columna y coloque el puntero del mouse sobre la regla horizontal en el primer marcador de columna (vea la figura 6-9). El puntero cambia a una flecha de dos puntas, junto con la información de pantalla Mover columna de tabla.

Figura 6-9 Regla horizontal en el primer marcador de columna

2. Haga clic y arrastre el marcador de columna a la derecha hasta que el contenido de la celda se extienda en una sola línea a lo largo de la parte superior de la celda. En la pestaña Presentación de Herramientas de tabla, en el grupo Tamaño de celda, el ancho se ajusta automáticamente a 5,56. El ancho se extiende a la vez que la columna se extiende manualmente. Al igual que las columnas se pueden ajustar manualmente, también se pueden ajustar las filas; la regla vertical se usa para ajustar los marcadores de fila.

3. Coloque el punto de inserción en la columna de números de teléfono de la tabla. En la pestaña Presentación, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Seleccionar y elija Seleccionar columna en el menú desplegable.

4. En la pestaña Presentación, en el grupo Tamaño de celda, haga clic en la flecha arriba en el cuadro Ancho de columna de tabla hasta que muestre 1,1 y el ancho de la columna cambie. Los números de teléfono caben ahora en una sola línea.

5. Coloque el punto de inserción en cualquier lugar de la primera fila. En el grupo Tabla, haga clic en el botón Seleccionar otra vez y luego haga clic en Seleccionar fila en el menú desplegable. La primera fila está seleccionada.

6. En la pestaña Presentación, en el grupo Tamaño de celda, haga clic en el selector de cuadro de diálogo. Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de tabla.

7. Haga clic en la pestaña Fila en el cuadro de diálogo. 8. Haga clic en la casilla Especificar alto:. En el cuadro Alto, haga clic en la flecha arriba hasta que el cuadro muestre 1,2 cm.

118

Lección 6 9. Haga clic en el botón Fila siguiente y observe que los cambios se aplican solo a la primera fila. Si hace clic en el botón Fila siguiente, la selección se mueve hacia abajo una fila.

10. Haga clic en Aceptar. En el grupo Tamaño de celda, observe que el alto de la fila 2 está en 0,48 cm y la fila 1 en 1,27 cm. También puede ajustar el alto de una fila individual o de varias seleccionadas.

11. Haga clic en cualquier celda para quitar la selección. 12. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Creación de una fila de encabezado Los encabezados de columna se suelen colocar en la fila de encabezado. Una fila de encabezado es la primera fila de la tabla que contiene información que ayuda a identificar el contenido de una columna concreta. Generalmente tiene un formato diferente y debe repetirse al comienzo de cada nueva página para las tablas que se extienden más allá de una sola página. Cuando se especifica una fila de encabezado en el grupo Opciones de estilo de tabla, la fila se distingue de toda la tabla. En este ejercicio, practicará la repetición de las filas de encabezado para tablas largas.

PASO A PASO

Crear una fila de encabezado

ABRA Clients Table_a de los archivos de datos de esta lección. 1. Coloque el punto de inserción en cualquier lugar dentro de la tabla. En la pestaña Presentación, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Seleccionar y haga clic en Seleccionar tabla.

2. Cambie el tamaño de fuente a 14 pto. Si cambia el tamaño de fuente en la tabla, los datos se extienden a la página siguiente.

3. Coloque el punto de inserción en la primera fila de la tabla. 4. En la pestaña Presentación, en el grupo Filas y columnas, haga clic en Insertar arriba

. Se inserta

una nueva fila en blanco.

5. En la pestaña Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla haga clic en la casilla Fila de encabezado para aplicar un formato distintivo a la fila de encabezado.

6. Escriba los encabezados de cada celda en la primera fila de la tabla, como se muestra en la figura 6-10. Figura 6-10 Fila de encabezado

7. En el grupo Tabla de la pestaña Presentación, haga clic en el botón Seleccionar y Seleccionar fila. 8. En la pestaña Presentación, en el grupo Datos, haga clic en el botón Repetir filas de título. Desplácese hacia abajo y vea los encabezados en la segunda página.

9. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para anular la selección. 10. Coloque el punto de inserción en cualquier lugar dentro de la tabla. En la pestaña Presentación, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Seleccionar y haga clic en Seleccionar tabla.

11. Cambie el tamaño de fuente a 12 pto. Mientras el contenido se extiende a una nueva página, los encabezados aparecerán sin importar el tamaño de fuente.

12. GUARDE el documento como Clients Table_b en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creación de tablas Tome nota

119

Las filas repetidas solo son visibles en la vista Diseño de impresión, la vista Backstage o en un documento impreso.

Ordenación del contenido de una tabla Ordenar datos significa organizarlos por orden alfabético, numérico o cronológico. La ordenación muestra los datos por orden para que puedan localizarse más rápidamente. El texto, los números o las fechas pueden ordenarse en orden ascendente o descendente. El orden ascendente organiza el texto de principio a fin, es decir, de la A a la Z, del 1 al 10 y de enero a diciembre. El orden descendente organiza el texto del final al principio, es decir, de la Z a la A, del 10 al 1 y de diciembre a enero. En este ejercicio, practicará la ordenación de datos en una tabla de Word mediante el cuadro de diálogo Ordenar, al que puede tener acceso a través del comando Ordenar de la pestaña Presentación, en el grupo Datos. Tome nota

PASO A PASO

Puede ordenar hasta por tres columnas de datos en el cuadro de diálogo Ordenar. Antes de comenzar el proceso de ordenación, debe seleccionar la columna (o columnas) que desea ordenar.

Ordenar el contenido de una tabla

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción en la primera columna para seleccionar la columna Nombre de la empresa. En el grupo Tabla de la pestaña Presentación, haga clic en el botón Seleccionar y Seleccionar columna.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Datos, haga clic en el botón Ordenar. Aparece el cuadro de diálogo Ordenar, como se muestra en la figura 6-11. Dado que eligió la columna Nombre de la empresa, los datos de nombre de la empresa aparecen en el cuadro de texto Ordenar, con el orden ascendente seleccionado de forma predeterminada. La columna contiene texto; por lo tanto, el tipo aparecía en la lista como Texto. Las otras opciones de tipo son Número y Fecha.

Figura 6-11 Cuadro de diálogo Ordenar

3. Haga clic en Aceptar. Observe que la tabla aparece clasificada en orden ascendente por nombre de la empresa.

4. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

120

Lección 6

Combinar y dividir celdas de una tabla La capacidad de combinar y dividir celdas de tabla proporciona flexibilidad en la personalización de las tablas. Combinar celdas significa unir dos o más celdas en una. Combinar celdas es útil para los encabezados que se extienden por varias columnas. Dividir celdas significa que una celda se separa en dos o más celdas. Las celdas pueden dividirse cuando debe colocarse más de un tipo de datos en una celda. El cuadro de diálogo Dividir celdas permite dividir una celda en columnas o filas. En esta lección, practicará el uso de los comandos del grupo Combinar de la pestaña Presentación para combinar y dividir celdas. PASO A PASO

Combinar y dividir celdas de una tabla

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción en la fila de encabezado de la página 1. Seleccione la celda que contiene el encabezado Persona de contacto y la celda vacía que está a la derecha de ella.

2. En la pestaña Presentación de las Herramientas de tabla, en el grupo Combinar, haga clic en el botón Combinar celdas. La celdas seleccionadas se combinan en una celda.

3. En la columna Nombre del cargo, en la fila Lucerne Publishing, seleccione la celda que contiene el texto Director de marketing Vicepresidente de relaciones públicas.

4. En la pestaña Presentación de las Herramientas de tabla, en el grupo Combinar, haga clic en el botón Dividir celdas para abrir el cuadro de diálogo Dividir celdas como se muestra en la figura 6-12.

Figura 6-12 Cuadro de diálogo Dividir celdas

5. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuración tal como está. Se inserta una nueva columna dentro de la celda.

6. Seleccione el texto VP de Relaciones Públicas y arrastre y suelte el texto en la nueva columna. 7. En la columna Nombre de la empresa, seleccione la celda Woodgrove Bank. 8. Haga clic en el botón Dividir celdas. El valor predeterminado para el número de columnas es 2, mientras que el número de filas es 1. La casilla Combinar celdas antes de dividir está activada. La celda se dividirá en dos columnas.

9. Cambie el valor de Número de columnas a 1 y el valor de Número de filas a 2 para dividir la celda en una sola columna que contiene dos filas, como se muestra en la figura 6-13. Haga clic en Aceptar.

10. Coloque el punto de inserción delante de Woodgrove Bank. Presione y mantenga presionado el botón del mouse para seleccionar las dos filas dentro de la columna. Haga clic con el botón secundario y, a continuación, seleccione Combinar celdas. La celda es ahora una sola fila.

Figura 6-13 Celda dividida en dos filas

Creación de tablas 11. Haga clic en el botón

121

Deshacer.

12. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cambio de los márgenes de celda Word proporciona una opción para cambiar los márgenes de celda y el espaciado entre las celdas. Puede establecer los márgenes de una celda individual o de celdas seleccionadas. Cuando se realizan cambios en la celda, también cambia el aspecto de la celda en la tabla. En esta lección, practicará el cambio de los márgenes de celda y agregará espacio entre las celdas.

PASO A PASO

Cambiar los márgenes de celda

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción en la columna Teléfonos. En el grupo Tabla, haga clic en el botón Seleccionar y haga clic en Seleccionar columna.

2. En el grupo Alineación, haga clic en el botón

Márgenes de celda. Se abre el cuadro de diálogo

Opciones de tabla.

3. Cambie los márgenes superior e inferior a 10,08 cm haciendo clic en la flecha arriba para cambiar las dimensiones.

4. Haga clic en Aceptar. Los números de teléfono ya no caben en una línea. 5. Con la columna Teléfonos aún seleccionada, haga clic en el botón

Márgenes de celda.

6. Cambie los márgenes izquierdo y derecho a 10,08 cm haciendo clic en la flecha abajo. 7. Haga clic en Aceptar. Al cambiar los márgenes izquierdo y derecho se ajustan automáticamente los números de teléfono y ahora caben en una sola línea.

8. Con la columna Teléfonos aún seleccionada, haga clic en el botón

Márgenes de celda.

9. Haga clic en la casilla Permitir espaciado entre celdas y aumente el espaciado de celdas a 30,23 cm. Ha cambiado el espaciado de celda predeterminado.

10. Haga clic en Aceptar. Observe la diferencia en el espaciado entre las celdas. La opción Ajustar automáticamente el tamaño al contenido está activada de forma predeterminada.

11. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Agregar texto alternativo a una tabla El texto alternativo es una interpretación útil para tablas, diagramas, imágenes y otros objetos. El texto alternativo también lo usan los exploradores web. Cuando pasa el cursor sobre el objeto, aparece el texto que lo describe. El título y la descripción que se agregan se pueden leer para las personas con discapacidad. En este ejercicio, aprenderá a agregar texto alternativo a una tabla.

PASO A PASO

Agregar texto alternativo a una tabla

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción en cualquier lugar de la tabla en la página uno. En la pestaña Presentación de Herramientas de tabla, en el grupo Tabla, haga clic en Seleccionar y en Seleccionar tabla.

2. Haga clic en el botón Propiedades en el grupo Tabla.

122

Lección 6 3. Haga clic en la pestaña Texto alternativo y en el cuadro Título, escriba Lista por empresa. En el cuadro Descripción, escriba Lista de contactos por personas de la empresa. La lista incluye números de teléfono, las posiciones actuales que están abiertas y el tratamiento de la persona de contacto. Haga clic en Aceptar.

4. GUARDE el documento como Clients Table Final en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

Conversión de texto en tabla o de tabla en texto El texto separado por una marca de párrafo, tabulación, coma u otro carácter se puede convertir de texto en una tabla o de una tabla en texto. Para convertir el texto en una tabla, seleccione primero el texto, haga clic en la pestaña Insertar, haga clic en el botón Tabla y, por último, seleccione Convertir texto en tabla. Aparece cuadro de diálogo Convertir texto en tabla y Word determina el número de filas y columnas necesarias en función de cómo está separado el texto. Una vez convertido el texto en tabla, el botón Convertir en texto estará disponible en la pestaña Presentación, en la cinta de Herramientas de tabla. En este ejercicio, practicará el uso de esta técnica para convertir el texto de Word en una tabla.

PASO A PASO

Convertir tabla en texto

ABRA el documento Part Numbers en la carpeta de la lección. 1. Seleccione todo el documento. 2. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botón Tabla. Aparecerá el menú Tabla. 3. Haga clic en Convertir texto en tabla. Se abre el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla. Word reconoce el número de filas y columnas y coloca el número 10 en el cuadro Número de filas. Observe que está atenuado en gris, por lo que no está disponible para cambiar (vea la figura 6-14). Mantenga la configuración predeterminada.

Figura 6-14 Cuadro de diálogo Convertir texto en tabla

4. Haga clic en Aceptar. El texto seleccionado se separó con marcas de párrafo y al seleccionar el valor predeterminado de una columna, Word convierte el texto en una tabla como se muestra en la figura 6-15. Se abre automáticamente Herramientas de tabla.

Creación de tablas

123

Figura 6-15 Documento convertido de texto en tabla

5. En el grupo Tabla, seleccione la Tabla. A continuación, en el grupo Tamaño de celda, haga clic en el botón Autoajustar y seleccione Autoajustar al contenido.

6. En la pestaña Presentación, haga clic en el botón Propiedades en el grupo Tabla y luego seleccione la pestaña Tabla. Centre la tabla. Haga clic en Aceptar.

7. GUARDE el documento como Part Numbers Table en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Convertir tabla en texto

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción en cualquier lugar de la tabla y haga clic en la pestaña Presentación. 2. En el grupo Tabla, haga clic en el botón Seleccionar y haga clic en Seleccionar tabla para seleccionar toda la tabla.

3. En el grupo Datos, haga clic en Convertir texto a. Se abre el cuadro de diálogo Convertir tabla en texto. La configuración predeterminada en el cuadro de diálogo Convertir tabla en texto Marcas de párrafo. Una tabla puede convertirse en texto y separarse con marcas de párrafo, tabulaciones, comas y otros caracteres.

4. Haga clic en Aceptar. El documento se convierte en texto separado por marcas de párrafo. 5. GUARDE el documento como Part Numbers Text en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

124

Lección 6

Uso de fórmulas en una tabla Como aprendió anteriormente, puede crear tablas en Word que contienen datos y números. Word proporciona opciones para usar fórmulas para calcular un total, calcular un promedio, determinar el número mayor o menor y contar los valores. Estas son funciones simples que se usan en Excel y también se pueden usar en Word. Al igual que en Excel, las fórmulas comienzan con un signo igual seguido de la función que desea realizar, tales como Suma, Promedio, Máx, Mín y Contar. También puede usar los operadores matemáticos para realizar la suma, resta, división y multiplicación en el rango de celdas. Un rango de celdas se identifica mediante dos o más celdas de la tabla. Al usar las fórmulas en la tabla se aplican las mismas reglas que aprendió en clase de matemáticas. Si desea realizar primero una acción determinada, establezca el orden de operación. También se pueden escribir fórmulas en una tabla según la ubicación de la dirección de celda. Por ejemplo, las columnas se identifican con las letras a partir de la A y las filas se identifican con los números a partir del 1. Vea la tabla de muestra con los encabezados de columna y fila en la tabla 6-1. Para comenzar una fórmula, coloque primero el punto de inserción en la ubicación de celda donde desee que aparezca la fórmula. En la tabla 6-1, la primera fórmula comienza en una celda en blanco, E1, y la fórmula está escrita por ubicación de dirección de celda donde aparecen los valores B1C1D1. Puede usar la función Suma para obtener el mismo resultado, que se muestra como Suma(izquierda). Se pueden usar dos enfoques diferentes para sumar los valores del rango de celdas y obtener el mismo resultado. Vea la tabla 6-2 para obtener las descripciones de los tipos de fórmulas y funciones. Se puede aplicar un formato de número a una celda seleccionada. Las opciones de formato disponibles consisten en un símbolo de almohadilla (#), cero decimales, una coma, un sistema de moneda ($), dos decimales, símbolo de porcentaje (%) y paréntesis ( ). Al seleccionar cualquiera de estos, cambia el formato del número de la celda. A veces es necesario editar un valor y actualizar el campo con el nuevo total, promedio u otra función que se aplicó. Para actualizar un campo, seleccione el campo, haga clic con el botón secundario del mouse y seleccione Actualizar campo. En la tabla 6-2 se describe cada una de las funciones. Word proporciona muchas más funciones, no todas aparecen en la lista. En el ejercicio, aprenderá a aplicar una función sencilla para calcular los valores, aplicar un formato de número y mostrar los códigos de campo.

Tabla 6-1 Muestra de filas y columnas de tabla

A

B

C

D

1

Vestidos

123

87

456

2

Pantalones

456

659

456

3

Faldas

987

456

78

E

Creación de tablas Tabla 6-2 Funciones de fórmula

PASO A PASO

125

Tipo de archivo

Descripción

SUMA(ENCIMA)

Suma los valores en el rango por encima de la celda.

SUMA(IZQUIERDA)

Suma los valores del rango a la izquierda de la celda.

A1A2A3A4

Suma los valores por ubicación de la dirección de la celda.

SUMA(A1:A4)

Suma el valor usando los argumentos del rango. La dirección de la celda a la izquierda del punto y coma es el principio del rango y la dirección de la celda a la derecha del punto y coma es la última celda del rango.

PROMEDIO(ENCIMA)

Calcula el promedio de los valores en el rango por encima de la celda.

PROMEDIO(IZQUIERDA)

Calcula el promedio de los valores del rango a la izquierda de la celda.

MÁX(ENCIMA)

Muestra el valor más alto en el rango por encima de la celda.

MÁX(IZQUIERDA)

Muestra el valor mayor en el rango a la izquierda de la celda.

MÍN(ENCIMA)

Muestra el valor menor en el rango por encima de la celda.

MÍN(IZQUIERDA)

Muestra el valor menor en el rango a la izquierda de la celda.

CONTAR(ENCIMA)

Cuenta los valores por encima de la celda.

CONTAR(IZQUIERDA)

Cuenta los valores a la izquierda de la celda.

Usar fórmulas en una tabla

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción en la última fila. 2. En el grupo Filas y columnas, haga clic en Insertar debajo

. Se inserta una nueva fila debajo de la

última fila.

3. Escriba Costo total en la primera columna, última fila. Ponga el texto en negrita y alineelo a la derecha. 4. Coloque el punto de inserción en la segunda columna, última fila. El total se calculará usando el cuadro de diálogo Fórmula.

5. En la pestaña Presentación de las Herramientas de tabla, en el grupo Datos, haga clic en el botón Fórmula. Se abre el cuadro de diálogo Fórmula (vea la figura 6-16). Si está familiarizado con Excel, notará las similitudes en el botón Fórmula. Consulte las funciones de fórmula en la tabla 6-2.

6. De forma predeterminada, se muestra la fórmula SUM(Above). Esta función totaliza los valores enumerados anteriormente en la segunda columna. Word detecta automáticamente los valores en una tabla cuando se usa el botón Fórmula.

Figura 6-16 Cuadro de diálogo Fórmula

7. Haga clic en Aceptar para aceptar el valor predeterminado y cerrar el cuadro de diálogo Fórmula. 8. GUARDE el documento como Part Numbers Update en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

126

Lección 6

PASO A PASO

Aplicar un formato de número

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción en el valor 470,5. De forma predeterminada, el valor de la celda está sombreado en gris. Este valor aparece con un decimal. Para cambiar el formato de los decimales, abra el cuadro de diálogo Fórmula otra vez haciendo clic en el botón Fórmula.

2. Haga clic en la flecha desplegable en la sección Formato de número y seleccione la tercera opción, $#,##0.00;($#,##0.00) como se muestra en la figura 6-17.

Figura 6-17 Opciones de formato de número

3. Haga clic en Aceptar. Esta opción inserta un símbolo de moneda, el separador de miles y dos decimales.

4. Seleccione todos los valores de la segunda columna y seleccione Alinear en el centro a la derecha del grupo Alineación en la pestaña Presentación.

5. GUARDE el documento como Part Numbers First Update en la carpeta de la lección en la unidad flash.

CIERRE Word.

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Al usar la función Ordenar en una tabla, ¿qué orden se aplica al contenido seleccionado? a. Ascendente b. Descendente c. Orden alfabético d. Todos los anteriores

2. La combinación de dos o más celdas en una usa una función de Word denominada: a. Dividir celdas. b. Combinar celdas. c. Combinar todas las celdas. d. Combinar celdas seleccionadas.

3. Las tablas con formato previo integrado que se pueden insertar y usar en los documentos se denominan: a. Opciones de estilo de tabla. b. Tablas. c. Tablas rápidas. d. Insertar tablas.

Creación de tablas

127

4. Los datos ordenados pueden consistir en: a. Texto. b. Números. c. Fechas. d. Todos los anteriores

5. La primera fila de una tabla que tiene un formato diferentemente al del resto de la tabla y contiene información para identificar los datos de la columna se denomina: a. Fila de totales. b. Columna con bandas. c. Columna de encabezado. d. Fila de encabezado.

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso. V

F

1.

Cuando sabe cuántas filas y columnas necesita en una tabla, la forma más rápida de crear la tabla consiste en arrastrar el cursor sobre la cuadrícula en el menú Tabla.

V

F

2.

Cuando Word convierte texto en tablas, usa las marcas de párrafo, tabulaciones y comas para determinar cómo organizar los datos en la tabla.

V

F

3.

La ordenación solo puede ordenar una columna de datos a la vez.

V

F

4.

Puede ordenar listas de un solo nivel, como listas con viñetas o listas numeradas en una tabla.

V

F

5.

El botón Repetir filas de encabezado se usa para las tablas que se extienden a varias páginas.

Proyectos

Proyecto 6-1: Crear una tabla de colocaciones La Sra. Archer, la reclutadora ejecutiva, le pide que empiece a trabajar en una tabla de colocaciones que enumerará los candidatos que se han colocado, las empresas que los contrataron y la fecha de contratación. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA Placements de los archivos de datos de la lección. 2. GUARDE el documento como 6-1 Placements Table en la carpeta de la lección en la unidad flash. 3. Coloque el punto de inserción en la última columna. En la pestaña Presentación, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Seleccionar y Seleccionar columna.

4. En la pestaña Presentación, en el grupo Tamaño de celda, haga clic en la flecha arriba en el cuadro Ancho de columna de tabla hasta que muestre 3 cm.

5. Seleccione la primera columna de la tabla. 6. En la pestaña Presentación, en el grupo Tamaño de celda, haga clic en la flecha abajo en el cuadro Ancho de columna de tabla hasta que muestre 2,29 cm.

7. Seleccione la columna Empresa y cambie el ancho a 3,81 cm. 8. En la pestaña Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en la casilla Fila de encabezado y en la casilla Filas con bandas para activarlas. Coloque el punto de inserción dentro de la tabla.

9. En la pestaña Diseño, en el grupo Estilos de tabla, seleccione el estilo Tabla de cuadrícula 4 – Énfasis 4.

10. Seleccione la última columna de la tabla. 11. En la pestaña Presentación, en el grupo Datos, haga clic en el botón Ordenar para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.

12. Debajo de la sección La lista será, asegúrese de que el botón de opción Con encabezado está seleccionado. Haga clic en Aceptar. De esta forma se ordena la columna por fecha.

128

Lección 6 13. Con la tabla seleccionada, en la pestaña Presentación, en el grupo Tabla, haga clic en el botón Propiedades.

14. En el cuadro de diálogo Propiedades de tabla, haga clic en Centrar en la pestaña Tabla. 15. Haga clic en la pestaña Texto alternativo y en el cuadro Título, escriba Colocaciones de empleado. En el cuadro Descripción, escriba Empleados fecha de empleo. Haga clic en Aceptar.

16. Seleccione la fila de encabezado. 17. En la pestaña Presentación, en el grupo Alineación, haga clic en Alinear verticalmente. 18. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 6-2: Datos de ventas trimestrales Cree una tabla que muestre las ventas trimestrales de Coho Vineyard. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. Cree un nuevo documento en blanco. 2. GUARDE el documento como 6-2 Quarterly Sales en la carpeta de la lección en la unidad flash. 3. En la pestaña Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botón Tabla. Arrastre para crear una tabla que tenga 5 columnas y 6 filas.

4. Escriba los siguientes datos en la tabla como se muestra: Nota: Presione Mayús+Entrar para insertar un salto de línea después de escribir Vineyard.

Coho Vineyard 20XX Primer trimestre

Segundo trimestre

Tercer trimestre

Cuarto trimestre

Mark Hanson

19,098

25,890

39,088

28,789

Terry Adams

21,890

19,567

32,811

31,562

Max Benson

39,400

35,021

19,789

21,349

Cathan Cook

34,319

27,437

28,936

19,034

5. Seleccione la primera fila. En la pestaña Presentación, en el grupo Combinar, haga clic en el botón Combinar celdas.

6. Con la fila aún seleccionada, haga clic en el botón Alinear verticalmente en el grupo Alineación de la pestaña Presentación para centrar el título.

7. En la pestaña Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en la casilla Última columna para activarla. Las opciones Encabezado de fila, Primera columna y Filas con bandas deben estar ya activadas.

8. En la pestaña Diseño en la galería Estilos de tabla, haga clic en el botón Más para visualizar la galería. En el grupo Tablas de lista, seleccione Tabla de lista 1 clara - Énfasis 6.

9. Coloque el punto de inserción por encima del extremo de los marcadores de la fila y haga clic en el signo más

para insertar una columna después de Cuarto trimestre.

10. Para combinar la última columna con el título, seleccione la primera fila, haga clic con el botón secundario y seleccione Combinar celdas.

11. Escriba Total en la última columna. En el grupo Alineación, seleccione Alinear verticalmente. 12. Coloque el punto de inserción en la celda en blanco debajo de Total. En el grupo Datos, seleccione Fórmula. El cuadro Fórmula muestra SUM(LEFT); esto totaliza los valores que están a la izquierda.

13. En el cuadro Formato de número, haga clic en la flecha desplegable y seleccione la tercera opción, $#,##0.00;($#,##0.00).

14. Haga clic en Aceptar.

Creación de tablas

129

15. Coloque el punto de inserción en la siguiente celda en blanco y en el grupo Datos, seleccione Fórmula. Para editar la fórmula, haga clic dos veces en el texto ABOVE y escriba LEFT. Asegúrese de escribir la función dentro de los paréntesis.

16. Aplique el mismo formato de número que seleccionó en el paso 13. Haga clic en Aceptar. 17. Coloque el punto de inserción en la siguiente celda en blanco y en el grupo Datos, y seleccione Fórmula.

18. En el cuadro Fórmula, elimine SUM(ABOVE); no elimine el signo igual. 19. En el cuadro Pegar función, haga clic en la flecha desplegable y seleccione SUMA. Coloque el punto de inserción dentro de los paréntesis y escriba LEFT.

20. Aplique el mismo formato de número que completó en el paso 13. 21. Haga clic en Aceptar. 22. Coloque el punto de inserción en la última celda en blanco y en el grupo Datos, seleccione Fórmula. 23. Para editar la fórmula, haga clic dos veces en el texto ABOVE y escriba LEFT. 24. Aplique el mismo formato de número que completó en el paso 13. 25. Haga clic en Aceptar. 26. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección en la unidad flash. 27. En la pestaña Presentación, haga clic en el botón Seleccionar en el grupo Tabla y elija Seleccionar tabla en el menú desplegable.

28. En el grupo Datos, seleccione Convertir texto a y luego seleccione Tabulaciones. Haga clic en Aceptar.

29. GUARDE el documento como 6-2 Quarterly Sales2 en la carpeta de la lección en la unidad flash y luego CIERRE el archivo. FIN. CIERRE Word.

7

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Formato, creación y personalización de un tema

Cambiar los temas del documento.

1.3.2

Dar formato a un documento mediante conjuntos de estilo

Cambiar los conjuntos de estilo del documento.

1.3.3

Formato del fondo de un documento

Insertar marcas de agua.

1.3.5

Usar elementos rápidos en un documento

Insertar elementos rápidos. Anexar texto a un documento. Insertar campos integrados.

5.1.1 2.1.1 2.1.6

Aplicación y manipulación de cuadros de texto

Insertar cuadros de texto.

5.1.2

Hacer el texto gráficamente atractivo e insertar un carácter especial

Insertar caracteres especiales (©, ™, ₤).

2.1.7

Trabaja como gestor de contenidos para la compañía Flatland Hosting, un puesto en el que es responsable de escribir y editar todo el material de clientes, tales como directrices y acuerdos de hospedaje. Al crear y revisar documentos, varios comandos de Word pueden ayudarle a trabajar más eficientemente. En esta lección, aprenderá a aplicar un tema a un documento, agregar contenido a un documento con elementos rápidos e insertar marcas de agua, cuadros de texto y caracteres especiales.

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE La Pestaña Diseño

La Pestaña Diseño es nueva en Word 2013 y ofrece varias maneras diferentes de dar formato a un documento con Temas o seleccionar en la galería de formato del documento. Al cambiar el aspecto del documento puede captar la atención de la audiencia. Después de abrir un documento, puede tener acceso a los comandos relacionados en la pestaña Diseño, que se muestra en la figura 7-1. Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

Figura 7-1 Pestaña Diseño

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Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto

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Word proporciona opciones para cambiar el aspecto de un documento con conjuntos de estilo de formato preestablecido integrado, mediante temas o mediante la selección en la galería de formato del documento. Una vez que se aplica un tema o formato de documento, los colores, fuentes y efectos se pueden cambiar o personalizar. También existe la opción de configurar el formato como predeterminado sin tener que reiniciar cada vez que trabaja en un nuevo documento. Otra característica nueva en Word 2013 es el espaciado entre párrafos; el interlineado y el espaciado entre párrafos se cambia rápidamente a valores predefinidos. Cambiar el aspecto del fondo del documento atraerá definitivamente la atención de alguien.

FORMATO, CREACIÓN Y PERSONALIZACIÓN DE UN TEMA Word proporciona características tales como los temas para producir documentos creativos y profesionales. En esta lección, aprenderá a cambiar la apariencia de un documento usando un tema existente; luego creará y personalizará el tema.

Formato de un documento con un tema Las preferencias de formato predefinidas permiten cambiar el aspecto general del documento si selecciona y aplica un tema. Un tema de documento es un conjunto de opciones de formato predefinidas que incluye colores de tema, fuentes y efectos. En este ejercicio, aprenderá a aplicar un tema de documento en Word.

PASO A PASO

Formato de un documento con un tema

ABRA el documento Hosting de los archivos de datos de esta lección. 1. En la pestaña Diseño, en el grupo Formato del documento, haga clic en Temas; se abrirá el menú Temas, como se muestra en la figura 7-2. Ya se ha dado formato a este documento con estilos.

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Lección 7 Figura 7-2 Temas del documento

2. Coloque el puntero del mouse sobre cualquier tema incorporado y observe que el documento cambia para mostrar una vista previa dinámica del tema.

Tome nota

Aplicar un tema cambia el diseño general de todo el documento. 3. Haga clic en el tema Vista para que los elementos se apliquen al documento. Desplácese hacia abajo y vea los cambios en el documento.

4. GUARDE el documento como Hosting Term en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creación y personalización de un tema de documento En un entorno de negocios, tal vez la empresa quiera mostrar coherencia mediante la personalización de un tema que se usará para informes en toda la organización. En este ejercicio, va a crear, personalizar y aplicar un nuevo tema a un documento.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto PASO A PASO

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Crear y personalizar el color de un documento

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En el grupo Formato del documento, haga clic en el botón Colores para abrir el menú Colores. El menú Colores contiene los colores de formato predefinidos con cuatro colores de texto y de fondo, seis colores de énfasis y dos colores de hipervínculo. Estos colores se pueden personalizar y guardar con un nombre nuevo.

2. En la parte inferior del menú Colores, haga clic en Personalizar colores; el cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema (vea la figura 7-3).

Figura 7-3 Cuadro de diálogo Crear nuevos colores del tema

Tome nota

A lo largo de este capítulo, verá información que aparece entre corchetes, como [su dirección de correo electrónico]. La información contenida entre los corchetes está pensada como instrucciones para el usuario, en lugar de tener que escribirse palabra por palabra. Le indica que realice una acción o sustituya texto. No escriba el texto real que aparece entre paréntesis. 3. En el cuadro Nombre, escriba Corporativo [sus iniciales] para reemplazar Personalizar 1. 4. Haga clic en Guardar; se cierra el cuadro de diálogo y se define un nuevo nombre de color de tema personalizado basado en colores predeterminados.

5. Haga clic en Colores y en la sección Personalizados, coloque el punto de inserción sobre Corporativo [sus iniciales]. Haga clic con el botón secundario en el nombre del tema y luego haga clic en Editar en el menú contextual que aparece. Aparece el cuadro de diálogo Editar colores del tema.

6. En la lista de colores del tema, haga clic en la flecha desplegable Énfasis 2 para producir un menú de colores para este elemento.

134

Lección 7 7. Seleccione Canela, Texto 2, 50 % más oscuro. 8. Haga clic en Guardar. Puede cambiar el color predeterminado a un color específico y crear sus propios colores del tema personalizado para el documento.

9. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Crear y personalizar la fuente de un documento

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en el botón Fuentes para abrir el menú Fuentes (vea la figura 7-3). En el menú, haga clic en Personalizar fuentes; se abre el cuadro de diálogo Crear nuevas fuentes del tema.

2. En el cuadro Nombre, escriba Corporativo [sus iniciales] para reemplazar Personalizar 1. 3. Cambie la fuente de encabezado y la fuente de cuerpo a Arial. Observe la vista previa de las elecciones de fuente que aparece en el panel Muestra del cuadro de diálogo.

4. Haga clic en Guardar para cerrar el cuadro de diálogo y aplicar las elecciones de fuente al documento. 5. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

PASO A PASO

Una forma rápida de cambiar fuentes consiste en escribir el nombre de fuente en el cuadro Fuente.

Crear y personalizar los efectos del documento

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción en cualquier lugar del documento. 2. Haga clic en el botón Efectos y seleccione Brillante en el menú que aparece (vea la figura 7-4). Al aplicar formas al documento, como una forma de bisel, la forma se muestra con el efecto seleccionado. Observe el cambio en la forma de bisel en la página 1 al lado del segundo párrafo debajo del título Introducción (vea la figura 7-4).

Figura 7-4 Forma de bisel de muestra con efectos

3. GUARDE el documento como Hosting Term1 en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Dar formato al documento se hace igual en todos los programas de Office y los documentos pueden compartir la misma apariencia.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto

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DAR FORMATO A UN DOCUMENTO MEDIANTE CONJUNTOS DE ESTILO Word 2013 tiene un nuevo grupo llamado Formato del documento en la pestaña Diseño. El grupo Formato del documento contiene muchos conjuntos de estilo diferentes que cambian el aspecto de todo el documento.

Aplicar un conjunto de estilo a un documento En la lección 3, aprenderá a aplicar estilos al texto usando la galería de estilos y en esta sección se aplican los conjuntos de estilo que afectarán a todo el documento. Estos Conjuntos de estilo son estilos predefinidos con fuentes y un espacio entre párrafos definidos. Tiene la opción de restablecer el documento de nuevo al valor predeterminado o guardar un nuevo conjunto de estilo. En este ejercicio, aprenderá a aplicar un conjunto de estilo. Los conjuntos de estilo se aplican a las fuentes de cuerpo y de encabezados. Cada documento tiene fuentes de encabezado y cuerpo predeterminadas que se asignan automáticamente a los estilos integrados como Título 1 y Normal. Si usa los estilos integrados para dar formato al documento, puede cambiar las fuentes usadas en el documento, ya aplique un tema o fuentes de tema diferentes o ya aplique un conjunto de estilo diferente. Puede definir sus propios conjuntos de estilo. Para ello, dé formato al documento como desee, lo que incluye la elección de las fuentes de encabezado y cuerpo (en la lista desplegable Fuentes de la pestaña Diseño) y su elección de sangría de párrafo y ajustes de espaciado para los estilos integrados (Normal, Título 1, Título 2 y así sucesivamente). A continuación, abra la galería de conjuntos estilísticos en la pestaña Diseño y haga clic en Guardar como un nuevo conjunto de estilos. En el cuadro de diálogo Guardar como un nuevo conjunto de estilos, asigne un nombre de archivo y haga clic en Guardar. Los conjuntos de estilos se guardan como una plantilla en la carpeta C:\Users\nombre de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\QuickStyles. Después de guardar un conjunto de estilos, aparece en una sección Personalizado en la galería de conjuntos estilísticos. Puede eliminarla de la galería si hace clic con el botón secundario y selecciona Eliminar.

PASO A PASO

Aplicar un estilo a un documento

ABRA Hosting Term2 de los archivos de datos de la lección. 1. Mantenga el mouse encima de algunos de los conjuntos de estilos integrados en el grupo Formato del Figura 7-5 Conjuntos de estilos de formato del documento

documento y observe cómo cambia el aspecto del documento. Tenga en cuenta que, para poder aplicar conjuntos de estilos, el documento debe contener estilos.

2. Haga clic en el botón

Más y seleccione Líneas (distintivo) como se muestra en la figura 7-5.

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Lección 7 3. GUARDE el documento como Hosting Term3 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Solución de problemas

Si aplica un conjunto de estilos diferente, tal como en el ejercicio anterior, pero las fuentes del documento no cambian, se debe a que se ha aplicado al texto un formato para usar una fuente específi ca. Puede quitar cualquier formato manual si selecciona el texto y presiona Ctrl+barra espaciadora. Asegúrese de que el estilo aplicado a los párrafos no define una fuente específica.

FORMATO DEL FONDO DE UN DOCUMENTO Las funciones mejoradas de Word permiten al usuario cambiar el color de fondo, insertar una marca de agua y añadir un borde al documento para producir un documento con formato creativo. En esta sección, aprenderá a agregar un color de fondo y a insertar y quitar una marca de agua.

Insertar un color de página Agregar un color de fondo a la página de título de un informe transmite originalidad. Por ejemplo, tal vez desee agregar un color de fondo a la primera página para distinguir su trabajo de investigación de otros. Es importante usar los colores de fondo con moderación y elegir un color de página que no interfiera con el texto. Si el texto es oscuro, por ejemplo, el color de fondo debe ser claro. Si el texto es claro, un fondo oscuro mejoraría la legibilidad del documento. Word también permite agregar efectos de relleno interesantes para el fondo de la página, como gradientes, texturas, patrones e imágenes. En este ejercicio, aprenderá a insertar un color de página en un documento.

PASO A PASO

Insertar un color de página

ABRA el documento Hosting de los archivos de datos de esta lección. 1. Haga clic en la pestaña Diseño . 2. En el grupo Fondo de página, haga clic en el botón Color de página para abrir el menú y la galería de color, como se muestra en la figura 7-6.

Figura 7-6 Menú Color de página

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto

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3. Haga clic para seleccionar Blanco, Fondo 1, Oscuro 5 %; se aplica el color de página. 4. GUARDE el documento como Hosting Term4 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el documento.” PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Inserción de una marca de agua En los negocios, algunos documentos pueden contener información confidencial y la naturaleza del estado del documento debe transmitirse claramente en sus páginas. Word proporciona texto incorporado llamado marcas de agua que se muestra ligeramente detrás del texto como palabras, por ejemplo, confidencial, borrador o urgente. Las marcas de agua se pueden personalizar para incluir texto o imágenes, incluidos los logotipos de la empresa. En este ejercicio, aprenderá a insertar una marca de agua con texto, una imagen y una marca de agua personalizada.

PASO A PASO

Insertar una marca de agua

ABRA Hosting Term5 de los archivos de datos de la lección. 1. En el grupo Fondo de página de la pestaña Diseño, haga clic en el menú Marca de agua y seleccione CONFIDENCIAL 1. La marca de agua se coloca detrás del texto y es semitransparente.

2. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Insertar una marca de agua personalizada

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Haga clic en el menú Marca de agua y seleccione Marcas de agua personalizadas. Se abre el cuadro de diálogo Marca de agua impresa.

2. Seleccione el botón de opción Marca de agua de texto y haga clic en la flecha desplegable que está junto a Texto y seleccione Borrador. Puede personalizar las marcas de agua de texto si escribe contenido en el cuadro de texto o puede seleccionar en el menú desplegable.

3. Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Fuente y seleccione Franklin Gothic Book. Esto cambia la fuente de la marca de agua de texto.

4. En el cuadro Color, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Rojo oscuro en el cuadro Colores estándar (vea la figura 7-7).

Figura 7-7 Cuadro de diálogo Marca de agua impresa

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Lección 7 5. Haga clic en Aceptar. La marca de agua se inserta en todas las páginas. Si hace clic en Aplicar, el cuadro de diálogo permanece abierto y la marca de agua se puede ver en el documento. Al hacer clic en Aceptar, se cierra el cuadro de diálogo y volverá a la pantalla del documento. 6. GUARDE el documento como Hosting Draft en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Insertar una marca de agua de imagen

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Quite el fondo Color de página, haga clic en el botón Color de página y seleccione Sin color. Se quita el fondo.

2. Haga clic en el menú Marca de agua y seleccione Marcas de agua personalizadas. Se abre el cuadro de diálogo Marca de agua impresa.

3. Seleccione el botón de opción Marca de agua de imagen y haga clic en el botón Seleccionar imagen.

4. Haga clic en el botón Buscar que está junto a Desde un archivo y busque la carpeta de la lección y seleccione Internet Search. 5. Haga clic en Aplicar para insertar la imagen en el documento y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Marca de agua impresa.

6. GUARDE el documento como Hosting with Image en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Quitar una marca de agua

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Abra el menú Marca de agua y seleccione Quitar marca de agua. La marca de agua se quita del documento.

2. Haga clic en el botón Deshacer. 3. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

USAR ELEMENTOS RÁPIDOS EN UN DOCUMENTO Los bloques de creación incluyen contenido reutilizable incorporado como texto, gráficos y objetos. Los bloques de creación se administran e insertan con facilidad en un documento para darle formato rápidamente. Los bloques de creación están organizados en galerías y ordenados por categoría. En la galería de bloques de creación, puede insertar portadas, encabezados, pies de página, números de página, cuadros de texto y marcas de agua. En este ejercicio, aprenderá a usar los bloques de creación incorporados y a insertar campos en un documento.

Uso de los bloques de creación incorporados Otro término para hacer referencia a los bloques de creación es Autotexto y ambas funciones se usan de la misma forma. Word proporciona varios bloques de creación predefinidos o puede crear o personalizar sus propios bloques de creación para usarlos en otros documentos. El organizador de bloques de creación proporciona una manera de administrar los bloques de creación, que se pueden editar, eliminar o insertar. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo, se enumeran los bloques de creación incorporados por nombre; la columna Galería indica la galería que contiene cada bloque de creación y la columna Categoría indica el tipo general de cada elemento, mientras que la columna Plantilla indica en qué plantilla está almacenado el elemento. Puede usar los botones de la parte inferior del cuadro de diálogo para eliminar y editar los bloques de creación seleccionados. El panel de la derecha le ofrece una vista previa de sus selecciones (vea la figura 7-9). En este ejercicio, aprenderá a usar los bloques de creación incorporados y a insertar campos en un documento.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto PASO A PASO

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Usar los bloques de creación incorporados

ABRA Hosting Term6 de los archivos de datos de la lección. 1. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el botón Explorar elementos rápidos para mostrar el menú Elementos rápidos, como se muestra en la figura 7-8.

Figura 7-8 Menú Elementos rápidos

2. Haga clic en la opción de menú Organizador de bloques de creación para mostrar el cuadro de diálogo Organizador de bloques de creación.

3. Haga clic en el encabezado Nombre para ordenar los bloques de creación por nombre. 4. Desplácese hacia abajo en la lista y seleccione Confidencial 1.

Solución de problemas

Puede ajustar la columna Nombre si arrastra la barra de cambio de tamaño a la derecha para cambiar el ancho. 5. Haga clic en el botón Insertar. La marca de agua Confidencial aparece detrás del texto en cada página. 6. Coloque el punto de inserción al principio del primer párrafo debajo de Introducción. 7. Muestre el cuadro de diálogo Organizador de bloques de creación. 8. Haga clic en el encabezado Galería para ordenar los bloques de creación por galería. 9. Desplácese hacia abajo y seleccione Cita de Austin en la Galería de cuadros de texto. Haga clic en Insertar y se insertará una cita en el documento como se muestra en la figura 7-9. Puede escribir texto en los marcadores de posición o arrastrar y soltar texto en el área.

Figura 7-9 Documento con cita de cuadro de texto

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Lección 7 10. Debajo del título, Introducción, seleccione el segundo párrafo que empieza con Preguntas o comentarios. . . .

11. Arrastre y suelte el texto seleccionado en la zona de cita para moverlo. 12. Use el botón Mostrar todo (Ctrl+( ) para eliminar los saltos de línea después del primer párrafo debajo de Introducción.

13. Seleccione el cuadro de texto y el botón Opciones de diseño aparece en el lado derecho del cuadro de texto.

14. Haga clic en el botón

Opciones de diseño para abrir el menú. Las opciones están disponibles en el diseño del cuadro de texto en el documento.

15. Haga clic en el vínculo Ver más… para abrir el cuadro de diálogo Diseño. 16. Haga clic en la pestaña Ajuste de texto y seleccione Cuadrado. 17. Haga clic en el botón de opción Solo izquierdo en la sección Ajustar texto. Haga clic en Aceptar. 18. Coloque el puntero en el borde del cuadro de texto; el puntero cambia a cuatro flechas para permitirle arrastrar y soltar. Arrastre la cita hacia el final del primer párrafo hasta que las últimas siete líneas del párrafo se ajusten alrededor de él (vea la figura 7-10).

Figura 7-10 Documento con cita de cuadro de texto ajustado alrededor de un párrafo

Solución de problemas

Anule la selección del cuadro de texto y selecciónelo de nuevo para ver el borde alrededor del cuadro de texto. 19. Presione Ctrl+Fin para mover el punto de inserción al final del documento. 20. Muestre el cuadro de diálogo Organizador de bloques de creación. 21. Desplácese hacia abajo y seleccione Barra lateral en movimiento en la Galería de cuadros de texto.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto

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22. Haga clic en Insertar. El cuadro de texto se inserta al final del documento y se coloca en el lado izquierdo del documento. El siguiente paso es insertar texto en el cuadro de texto.

23. Seleccione el párrafo que está encima de Negación del servicio , que comienza con Además, usted y Flatland Hosting acuerdan. . . Al seleccionar el párrafo, no seleccione la marca de párrafo, porque esto evitará que la línea horizontal se muestre en el cuadro de texto dos veces.

24. Cambie el color de fuente a blanco para que el texto sea visible en la barra lateral. 25. Arrastre y suelte la selección en el cuadro de texto. 26. En la parte superior del cuadro de texto, elimine el marcador de posición [Título de la barra lateral] y la línea en blanco para mover el texto una línea hacia arriba.

27. GUARDE el documento como Hosting Term7 en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

PASO A PASO

Insertar una portada mediante los bloques de creación incorporados

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en el Organizador de bloques de creación para visualizar el cuadro de diálogo y seleccione Whisp en la galería de portadas.

2. Haga clic en Insertar. La portada se inserta como página 1. 3. Escriba la siguiente información en los marcadores de posición: Fecha: 20XX (se puede seleccionar la fecha actual o puede escribir el año). Título del documento: Compañía Flatland Hosting Subtítulo del documento: Directrices y acuerdos Nombre del autor: A. Becker

4. Quite los marcadores de posición para el nombre de la compañía. 5. GUARDE el documento como Hosting Term8 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Solución de problemas

Si tiene problemas para guardar el nombre del autor, complete una de las siguientes acciones: (1) Haga clic con el botón secundario que está al lado del marcador de posición y haga clic en Eliminar control de contenido; (2) cambie el nombre del autor en Propiedades, que se encuentra en Backstage; (3) haga clic en la pestaña Archivo y haga clic en Opciones. En la categoría General, debajo de la sección Personalizar la copia de Microsoft Office, escriba el nombre del autor junto al cuadro Nombre de usuario y las iniciales. El cambio de nombre de usuario se describe en la lección 9.

Crear y copiar bloques de creación Puede crear sus propios bloques de creación para almacenar cualquier texto que use con frecuencia. Por ejemplo, puede crear un bloque de creación que consista en las líneas de firma que usa en las cartas comerciales, consistente en su nombre, su tratamiento y el nombre de la empresa. Cuando decida dónde almacenar los bloques de creación, considere si desea compartirlos con otros usuarios y si quiere que estén disponibles para todos los documentos. Los nuevos bloques de creación que se crean en Word se almacenan de manera predeterminada en el archivo Building Blocks.dotx. Esta plantilla está habilitada automáticamente todo el tiempo, de modo que sin importar en qué documento está trabajando y qué plantilla usa, los bloques de creación que almacene allí estarán disponibles; es decir, mientras esté trabajando en el mismo equipo y tenga iniciada una sesión en Windows con la misma cuenta de usuario. Puede almacenar los bloques de creación en la plantilla activa si lo prefiere. Por ejemplo, si crea cartas comerciales mediante una plantilla denominada Cartas comerciales y guarda los

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Lección 7

bloques de creación en esa plantilla, esos bloques no aparecerán en los documentos creados con otras plantillas. Si comparte esa plantilla con otras personas que usan equipos diferentes, los bloques de creación estarán disponibles para ellos cuando usen esa plantilla. Puede compartir el archivo Building Blocks.dotx con otros usuarios del mismo equipo si lo copia desde la carpeta C:\Users\nombre de usuario\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1033\15 y lo pega en la carpeta de usuario correspondiente para otra cuenta de usuario. Puede compartir el archivo Building Blocks.dotx con alguien en otro equipo si se lo envía por correo electrónico o se lo proporciona en un disco o en una unidad flash. Asegúrese de dar a los destinatarios instrucciones sobre dónde almacenar el archivo, para que Word reconozca y use el archivo. En el ejercicio siguiente se muestra cómo crear un nuevo bloque de creación y cómo copiar el archivo Building Blocks.dotx entre las cuentas de usuario en el mismo equipo.

PASO A PASO

Crear y copiar bloques de creación

ABRA un nuevo documento de Word en blanco. 1. Escriba el siguiente bloque de firma, presione Mayús+Entrar para crear saltos de línea entre cada línea: Andrew Cencini Director General Flatland Hosting

2. Seleccione las tres líneas en el bloque de firma. 3. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en Explorar elementos rápidos y haga clic en Guardar selección en una galería de elementos rápidos. Se abre el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación.

4. En el cuadro Nombre, escriba Firma de Cencini. 5. Asegúrese de que Building Blocks.dotx está seleccionado en el cuadro Guardar en. 6. Abra la lista desplegable Opciones y elija Insertar contenido en su propio párrafo.

Tome nota

Puede editar las propiedades de cualquier bloque de creación después de su creación. En el Organizador de bloques de creación, seleccione el bloque de creación y haga clic en Editar propiedades. Puede cambiar la galería, categoría o descripción de un bloque de creación y guardarlo en una plantilla diferente. También puede decidir si desea guardar el bloque de creación como contenido solamente o como un párrafo o página. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Cierre el documento sin guardar los cambios. 9. Cierre Word. Cuando se le pregunte si desea o no guardar los cambios a Building Blocks.dotx, haga clic en Guardar.

10. En el explorador de archivos, desplácese a la carpeta C:\Users\nombre de usuario\AppData\Roaming\ Microsoft\Document Building Blocks\1033\15, donde nombre de usuario es su cuenta de usuario.

11. Seleccione Building Blocks.dotx y presione Ctrl+C para copiar el archivo en el Portapapeles. 12. Presione Ctrl+V para pegar una copia del archivo en la misma carpeta. 13. Cambie el nombre del archivo Blocks Copy.dotx. Para cambiar el nombre del archivo, presione F2, escriba el nuevo nombre y presione Entrar.

Tome nota

La razón por la que hizo una copia del archivo y cambió el nombre de la copia en los pasos 11 a 13 es para que no sobrescriba el archivo Building Blocks.dotx existente en la carpeta de destino en los pasos 15 y 16. 14. Seleccione Blocks Copy.dotx y presione Ctrl+C para copiar el archivo en el Portapapeles.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto

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15. Desplácese a la carpeta que el instructor le haya dicho que use para este ejercicio. Por ejemplo, tal vez el instructor quiere que pegue el archivo en la carpeta C:\Users\nombre de usuario\AppData\Roaming\ Microsoft\Document Building Blocks\1033\15 para algún otro usuario en el mismo equipo.

16. Presione Ctrl+V para pegar el archivo en la nueva ubicación. 17. (Opcional) Si usa otra cuenta de usuario en el paso 15, inicie sesión en la cuenta de usuario en la que ha copiado el archivo e inicie Word. En la pestaña Insertar, haga clic en Elementos rápidos. La firma de Cencini debe aparecer en la parte superior del menú, lista para su uso.

PAUSA. CIERRE Word.

Inserción de una ecuación Microsoft Word 2013 tiene ecuaciones incorporadas, que se pueden insertar desde la galería de elementos rápidos o mediante el comando Ecuación. Cuando crea una tabla que contiene valores, puede calcular la respuesta mediante la inserción de una ecuación. Al insertar ecuaciones se aplican las mismas reglas que aprendió en matemáticas. Puede usar la pestaña Diseño de Herramientas de ecuación, que aparece cuando se inserta una ecuación en un documento, para editar o construir su propia ecuación. En este ejercicio, aprenderá a insertar ecuaciones en un documento.

PASO A PASO

Insertar una ecuación

INICIE Word y ABRA un nuevo documento de Word en blanco. 1. Abra el menú Explorar elementos rápidos y haga clic en Organizador de bloques de creación. 2. En el cuadro de diálogo Organizador de bloques de creación, en la galería de ecuaciones, busque y haga clic en la ecuación Expansión de una suma.

3. Haga clic en Insertar. La ecuación Expansión de una suma se inserta en el documento. 4. Coloque el punto de inserción después del marcador de posición de la ecuación y luego presione la tecla Entrar dos veces para poner una línea en blanco debajo del marcador de posición.

5. Abra el cuadro de diálogo Organizador de bloques de creación, busque y haga clic en la ecuación Área del círculo y haga clic en Insertar.

6. Coloque el punto de inserción después del marcador de posición de la ecuación y luego presione la tecla Entrar dos veces para poner una línea en blanco debajo del marcador de posición.

7. Abra el cuadro de diálogo Organizador de bloques de creación y, a continuación, busque y haga clic en la ecuación Teorema binomial.

8. Haga clic en Insertar. 9. Haga clic después del marcador de posición de la ecuación y presione la tecla Entrar dos veces. 10. GUARDE el documento como Equations en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Insertar un campo desde elementos rápidos Un campo es un marcador de posición donde Word inserta contenido en un documento. Word usa automáticamente los campos cuando se activan comandos específicos, por ejemplo, los que insertan fechas, fórmulas, números de página y una tabla de contenido. Cuando se inserta un campo de fecha en un documento, la fecha se actualiza automáticamente cada vez que se abre el documento. En este ejercicio, aprenderá a insertar un campo en un documento. Los campos, también llamados códigos de campo, aparecen entre llaves ({ }) cuando se muestran. Los códigos de campo están desactivados de forma predeterminada. Para ver los códigos de campo en un documento, presione AltF9. Puede alternar hacia adelante y hacia atrás para mostrar el texto y los códigos de campo si presiona AltF9. Para editar un campo, sitúe el punto de inserción dentro del campo, haga clic con el botón secundario del mouse y haga clic en Editar campo.

144

Lección 7

PASO A PASO

Insertar la fecha y hora

ABRA el documento Billing Table de la carpeta de la lección. 1. Coloque el punto de inserción en la última celda de la tabla en la segunda columna. 2. Presione la tecla de tabulación para insertar una nueva fila. Al presionar la tecla de tabulación, el punto de inserción avanza a la siguiente celda. Si está en la última celda de la tabla, se inserta una fila rápidamente sin necesidad de tener acceso a la cinta.

3. Coloque el punto de inserción en la primera columna, quinta fila. Escriba Total y alinee el texto en el centro a la derecha.

4. Presione la tecla de tabulación. Esta vez, se selecciona la celda siguiente. 5. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el botón Explorar elementos rápidos para abrir el menú.

6. Haga clic en Campo en el menú. Aparece el cuadro de diálogo Campo. 7. El valor predeterminado  ((Fórmula) está seleccionado en el cuadro Nombres de campo. Haga clic en el botón Fórmula. Se abre el cuadro de diálogo Fórmula. Este es el mismo cuadro de diálogo que se abre desde la pestaña Presentación de Herramientas de tabla. Word lee automáticamente los valores indicados en la fórmula y SUM(ABOVE) aparece en el cuadro Fórmula.

8. Seleccione la tercera opción para cambiar el formato de número. Haga clic en Aceptar. 9. Coloque el punto de inserción en la línea en blanco debajo de la tabla y presione Entrar tres veces. 10. Escriba Última actualización: en negrita y presione la barra espaciadora una vez después de los dos puntos.

11. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el botón Explorar elementos rápidos y haga clic en Campo en el menú.

12. En la lista desplegable Categorías, haga clic en Fecha y hora.

Solución de problemas

Si Campo está sombreado en gris, haga doble clic en el texto de la celda. 13. En la lista Nombres de campos, haga clic en Formatos de fecha. 14. En la lista Formatos de fecha, seleccione la novena opción con el formato de Día mes año. d MMMM yyyy aparece en el cuadro Formatos de fecha. Estos símbolos representan cómo se verá la fecha en el documento.

15. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo e insertar el campo de fecha y hora en el documento. El documento debe asemejarse al que se muestra en la figura 7-11, con la excepción de que se mostrará la fecha actual.

Figura 7-11 Documento con campo de fórmula y fecha insertado

16. Deshabilite el botón Mostrar todo (Ctrl+( ). 17. GUARDE el documento como Billing Update en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto

145

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE Herramientas de cuadro de texto en la cinta de opciones

Antes de empezar a trabajar con cuadros de texto, es conveniente familiarizarse con las nuevas herramientas disponibles en la cinta. Cuando se inserta un cuadro de texto, la pestaña FORMATO de Herramientas de dibujo aparece en la cinta, como se muestra en la figura 7-12.

Figura 7-12 La Pestaña FORMATO de Herramientas de dibujo

La Pestaña FORMATO de Herramientas de dibujo proporciona comandos para editar cuadros de texto. Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

APLICACIÓN Y MANIPULACIÓN DE CUADROS DE TEXTO Un cuadro de texto es un cuadro con formato en el que se puede insertar y colocar texto y objetos gráficos. Los cuadros de texto se pueden usar para diversos propósitos. La mayoría de las veces se usan para insertar texto en otro texto del documento o para diseñar el texto con un énfasis o un interés visual específicos. Después de insertar un cuadro de texto, puede dar formato al cuadro usando las Herramientas de dibujo. También puede dar formato al texto en el cuadro mediante los formatos de fuente. Una cita es una pequeña selección de texto que se extrae o se cita desde una selección mayor de texto. Se muestra dentro de un cuadro en la página al que se da formato para enfatizarlo y a menudo se usa junto con letras capitales en boletines, revistas y anuncios.

Insertar un cuadro de texto Word proporciona una galería de cuadros de texto incorporados con citas y barras laterales que puede insertar en un documento. Cuando necesite otro tipo de cuadro de texto, puede dibujar e insertar su propio cuadro de texto vacío, sin formato. Al dibujar un cuadro de texto, las opciones de diseño ofrecen una opción para ajustar texto alrededor del objeto. En este ejercicio, puede insertar un cuadro de texto con formato previo y dibujar un cuadro de texto.

PASO A PASO

Insertar un cuadro de texto

ABRA el documento Hosting de los archivos de datos de esta lección. 1. Coloque el punto de inserción después del primer párrafo tras el título Introducción. 2. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en el botón Cuadro de texto. Aparece un menú de estilos cuadro de texto de cita y barra lateral incorporados.

3. Haga clic en la opción Cuadro de texto simple. El cuadro de texto, que contiene texto de marcador de posición, se inserta en el primer párrafo.

146

Lección 7 4. Seleccione el segundo párrafo, que empieza con Debe enviar sus preguntas o comentarios... .com y arrástrelo y suéltelo en el cuadro de texto. El botón Opciones de diseño aparece a la derecha del cuadro de texto.

5. Haga clic en el botón Opciones de diseño para abrir el menú Opciones de diseño. 6. En la sección Con ajuste de texto, seleccione Estrecho. El cuadro de texto se ajusta estrechamente al párrafo. También tiene la opción de escribir texto en el cuadro de texto.

7. Elimine uno de los saltos de línea después del primer párrafo. 8. Presione Ctrl+Fin para ir hasta el final del documento. 9. Haga clic en la pestaña Insertar. 10. En el grupo Texto, haga clic en el botón Cuadro de texto y seleccione Dibujar cuadro de texto. Aparece una cruz ().

11. Presione y mantenga presionado el botón primario del mouse para dibujar un cuadro de texto en la línea en blanco debajo del último párrafo bajo el título Negación del servicio.

12. Use el grupo Tamaño en la pestaña Formato para cambiar el ancho y el alto a 15,64 cm y 22,41 cm respectivamente.

13. Seleccione la primera oración debajo del título Negación del servicio, que empieza con Flatland Hosting. . . no se hacen reembolsos, y arrástrela y suéltela en el cuadro de texto.

14. Presione Ctrl+E para centrar el texto en el cuadro de texto. 15. Seleccione el cuadro de texto hasta que aparezca la flecha de movimiento para mover el cuadro de texto y luego arrastre el cuadro de texto a la derecha para centrarlo horizontalmente; use la regla como guía. El documento debería parecerse al de la figura 7-13.

Figura 7-13 Documento con cuadro de texto centrado horizontalmente

16. GUARDE el documento como Hosting Term9 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

INSERTAR UN CARÁCTER ESPECIAL El grupo Texto de Word permite insertar rápidamente elementos de texto con formato profesional, como citas y caracteres especiales. En esta sección, aprenderá a insertar un carácter especial en un documento de Word.

Insertar caracteres especiales Los caracteres especiales incluyen símbolos reconocibles usados por individuos o empresas para distinguir su producto o servicio para una población de destino específica. Los símbolos de copyright © se usan para proteger libros, canciones y otros trabajos originales de autores o artistas. La marca registrada ™ es una marca comercial no registrada y se usa para promover los productos de una empresa. Otros símbolos que se usan son las fracciones (½), el guión (—), etc. Según la fuente que seleccione, puede insertar símbolos monetarios internacionales como el signo de libra, £, o el del yen, ¥. Estos símbolos se representan con Unicode, que es un código

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto

147

de caracteres. Unicode permite que la mayoría de los idiomas del mundo estén simbolizados con una identificación de caracteres especiales. Estos caracteres especiales se pueden insertar mediante el comando Símbolo de la cinta, el cuadro de diálogo Símbolo o métodos abreviados de teclado. En este ejercicio, insertará un carácter especial en un documento.

PASO A PASO

Insertar caracteres especiales ABRA Hosting Term10 de los archivos de datos de la lección.

1. Presione Ctrl+Fin para desplazarse al final del documento. 2. Presione Entrar una vez después del último párrafo debajo del título, Negación del servicio. 3. Escriba Copyright Flatland Hosting 2013. Todos los derechos reservados. 4. Coloque el punto de inserción después de la t de Copyright y presione la barra espaciadora una vez. 5. En la pestaña Insertar en el grupo Símbolos, haga clic en el botón Símbolo y haga clic en Más símbolos.

6. Haga clic en la pestaña Caracteres especiales para que esté disponible. El cuadro de diálogo Símbolo se muestra en la figura 7-14.

Figura 7-14 Cuadro de diálogo Símbolo

7. Seleccione Copyright en la lista y haga clic en Insertar. 8. Haga clic en Cerrar. El símbolo de copyright se inserta delante del nombre de la compañía, seguido del año en que se creó el documento.

9. GUARDE el documento como Hosting Final en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. Cuando cierre Word, aparecerá un mensaje que indica que Modificó estilos, bloques de creación (como portadas o encabezados) u otro contenido almacenado en "Bloques de creación". ¿Desea guardar los cambios realizados en "Bloques de creación"?

10. Haga clic en GUARDAR. Esto le permite seguir usando el cuadro de texto personalizado que guardó. CIERRE Microsoft Word.

148

Lección 7

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Un tema del documento incluye conjuntos de ¿cuál de los elementos siguientes? a. Colores b. Fuentes c. Efectos d. Todos los anteriores

2. Para previsualizar un estilo o un tema, ¿qué procedimiento debe seguir? a. Coloquar el puntero del mouse sobre la opción b. Imprimir el documento c. Configurar las propiedades del documento d. No es posible previsualizar un estilo o un tema

3. El

proporciona una manera de editar, borrar o insertar los bloques de creación para administrarlos.

a. Organizador rápido b. Portada c. Cuadro de texto d. Organizador de bloques de creación

4. Un

es un marcador de posición que indica a Word que inserte los datos modificables en un documento.

a. nombre de campo b. campo c. campo de datos d. origen de datos

5. Un logotipo de una empresa personalizado que se aplica a un fondo de página detrás del texto de un documento se llama: a. MarkArt. b. Insertar imagen con referencia a. c. Marca de agua. d. SmartArt.

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso. V

F

1.

Una marca de agua es de texto o un gráfico impreso detrás del texto.

V

F

2.

Cuando se ha insertado un conjunto de estilos en un documento, puede cambiarse fácilmente el espaciado

V

F

en el conjunto de estilos.

3.

La inserción de caracteres especiales en un documento se puede completar con la cinta o un método abreviado de teclado.

V

F

4.

Puede personalizar un bloque de creación.

V

F

5.

Después de haber insertado un cuadro de texto, el cuadro de texto se puede mover a otra ubicación en el documento.

Trabajar con temas, conjuntos de estilo, fondos, elementos rápidos y cuadros de texto

149

Proyectos Proyecto 7-1: Crear comunicaciones de ascensor Montgomery, Slade & Parker usa las comunicaciones de ascensor para los anuncios internos, las invitaciones y otros documentos relacionados con los empleados. En cada ascensor, se ha instalado un marco de plástico transparente duradero de 21,59 cm4 cm en el cual los anuncios pueden insertarse y cambiarse con regularidad. Cree un borrador de documento para aprobación que reconozca a los empleados ganadores del premio e invite a los empleados a una recepción en honor de los ganadores del premio. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA Congratulations de los archivos de datos de la lección. 2. GUARDE el documento como 7-1 Congratulations Reception en la carpeta de la lección en la unidad flash.

3. En la pestaña Diseño, en el grupo Fondo de página, haga clic en el menú Color de página. En la sección Colores del tema, seleccione Verde oliva, Énfasis 3, Claro 80 %.

4. Haga clic en el botón Bordes de página. En el cuadro de diálogo Bordes y sombreado, haga clic en Borde de página en la sección Configuración. Haga clic en el menú Ancho y elija 3 pto. En la sección Color, seleccione Verde oliva, Énfasis 3, Oscuro 50 %. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios a todo el documento.

5. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic en el menú Tamaño y seleccione Legal. La opción legal no puede incluirse en el menú si no cuenta con una impresora que usa papel de tamaño oficio; de lo contrario, simplemente omita este paso.

6. Inicie el cuadro de diálogo Configurar página y haga clic en la pestaña Diseño para cambiar la alineación vertical a Centrada.

7. Seleccione ¡Felicitaciones! Cambie el color de la fuente a Verde oliva, Énfasis 3, Oscuro 50 % para que coincida con el borde de la página.

8. Haga clic en el botón Marca de agua en el grupo Fondo de página en la pestaña Diseño y seleccione Marcas de agua personalizadas. Se abre el cuadro de diálogo Marca de agua impresa.

9. Seleccione la opción Marca de agua de texto y haga clic en la flecha desplegable que está junto a Texto. Seleccione Borrador.

10. Cambie el color a rojo oscuro para personalizar la marca de agua. 11. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 7-2: Crear una carta de referencia Una antigua empleada de la compañía Flatland Hosting ha pedido una carta de referencia. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA Reference Letter de los archivos de datos de la lección. 2. GUARDE este documento como 7-2 Jasmine Reference en la carpeta de la lección en la unidad flash.

3. En la pestaña Diseño, en el grupo Formato del documento, seleccione Básico (sencillo) en la galería de conjuntos de estilos.

4. Haga clic en el botón Fuentes para abrir el menú Fuentes. En el menú, haga clic en Personalizar fuentes. Se abre el cuadro de diálogo Crear nuevas fuentes de tema.

5. En el cuadro Nombre, escriba Fuentes de carta de referencia [sus iniciales] para reemplazar Personalizar 1.

6. Cambie la fuente de encabezado y cuerpo a Times New Roman. 7. Haga clic en Guardar para cerrar el cuadro de diálogo y aplicar las elecciones de fuente al documento. 8. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. CIERRE Word.

8 Uso de ilustraciones y gráficos MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Inserción y formato de imágenes en un documento

Insertar imágenes Modificar las propiedades de las imágenes Añadir estilos rápidos a las imágenes Aplicar efectos de imagen Insertar formas simples Modificar las propiedades de los gráficos SmartArt Colocar formas Aplicar efectos artísticos Ajustar el texto alrededor de las imágenes Colocar imágenes

5.3.1 5.3.4

Insertar formas simples Colocar formas Ajustar el texto alrededor de las formas Cambiar texto a WordArt Insertar SmartArt

5.2.1 5.2.5 5.2.4

Insertar imágenes Modificar las propiedades de las imágenes Añadir estilos rápidos a las imágenes

5.3.1 5.3.4

Inserción y formato de formas, SmartArt y WordArt

Inserción y formato de imágenes prediseñadas de Office.com

5.3.5 5.3.3 5.2.1 5.2.3 5.2.5 5.3.2 5.3.6 5.3.7

2.2.10 5.2.2

5.3.5

Margie’s Travel es una agencia de viajes con servicio completo especializada en la prestación de servicios relacionados con rutas turísticas, cruceros, actividades de aventura, viajes en grupo y paquetes de vacaciones orientados a las personas mayores. Los agentes de Margie’s Travel frecuentemente necesitan mejorar un documento con gráficos, imágenes o dibujos. Word proporciona información llamativa, carteles, folletos y prospectos con SmartArt, imágenes prediseñadas en línea de Office.com, gráficos y formas. Cuando empiece a insertar objetos, se abrirán las Herramientas de imagen. Utilizará esta herramienta para realzar los objetos. En esta lección, aprenderá a insertar gráficos SmartArt, imágenes en línea, imágenes de archivos, capturas de pantalla y formas, a aplicar imágenes artísticas en un documento y mucho más.

150

Uso de ilustraciones y gráficos

151

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE Pestaña Insertar y Herramientas de imagen

La Pestaña Insertar (vea la figura 8-1) contiene un grupo de funciones que puede usar para agregar gráficos al documento en Word 2013. Los comandos del grupo Ilustraciones permiten agregar varios tipos de gráficos para mejorar los documentos de Word, entre los que se encuentran imágenes del equipo, imágenes prediseñadas de Office.com, formas, SmartArt, gráficos y capturas de pantalla. La Pestaña Herramientas de imagen (vea la figura 8-2) es una Pestaña de comandos contextual que aparece después de agregar una imagen al documento de Word. Las opciones de formato de la pestaña Herramientas de imagen permiten realizar cambios en el objeto gráfico, lo que incluye eliminar el fondo; aplicar correcciones para mejorar el brillo, la nitidez y el contraste de la imagen; aplicar color; agregar efectos artísticos; agregar bordes; mejorar la imagen con efectos de imagen; y recortar, cambiar el tamaño y colocar la imagen en el documento.

Figura 8-1 Pestaña Insertar

Figura 8-2 Pestaña Herramientas de imagen

Use estas figuras como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

INSERCIÓN Y FORMATO DE IMÁGENES EN UN DOCUMENTO Word ofrece una serie de herramientas para ayudarle a captar la atención de los lectores con ilustraciones que incluyen imágenes, formas, SmartArt, gráficos y capturas de pantalla. Puede modificar imágenes de muchas maneras, lo que incluye: convertirlos a SmartArt, agregar leyendas, cambiar el tamaño, recortar lo que no necesita, girar, aplicar estilos y colores, crear efectos artísticos y colocar las imágenes en el documento.

152

Lección 8

Inserción de imágenes Cuando se inserta una imagen en un documento, Word la marca como un objeto incrustado de forma predeterminada, lo cual significa que se convierte en parte del documento y ya no está conectada a la imagen original. Insertar una imagen es muy similar a abrir un archivo de documento: el botón Imágenes de la pestaña Insertar en el grupo Ilustraciones se usa para abrir imágenes en lugar de abrir Backstage. En este ejercicio, aprenderá a insertar una imagen. PASO A PASO

Insertar imágenes

PREPÁRESE. Antes de comenzar, asegúrese de INICIAR Microsoft Word. 1. En una página en blanco, escriba Vacaciones en familia. 2. Seleccione el texto y haga clic con el botón secundario para mostrar la minibarra de herramientas. 3. Cambie la fuente del título a Cambria y el tamaño de fuente a 28 pto y negrita. 4. Céntrelo horizontalmente; después anule la selección del texto. 5. Presione Entrar. 6. Haga clic en la pestaña Insertar y haga clic en el botón Imágenes del grupo Ilustraciones. Aparece el cuadro de diálogo Insertar imagen.

7. Localice la carpeta de la lección en la unidad de flash y seleccione la imagen Family Traveling by Airplane. 8. Haga clic en Insertar. La imagen aparece en el documento en la posición del cursor y la pestaña Formato se abre con los grupos de comandos Herramientas de imagen.

9. GUARDE el documento como Family Vacation en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Otra opción es insertar una imagen como un objeto vinculado, que crea una conexión entre el documento y la imagen, pero no los combina en el mismo archivo. Usar objetos vinculados puede ayudar a minimizar el tamaño del archivo del documento final, mientras que incluir imágenes, fotografías y otros objetos puede consumir espacio de archivo. Sin embargo, esta opción no se recomienda cuando crea un documento que se compartirá con otros usuarios, ya que puede resultar imposible tener acceso a las imágenes.

Formato de imágenes La Pestaña Formato con Herramientas de imagen aparece cada vez que inserta una imagen en un documento o selecciona una imagen existente en el documento. Las Herramientas de imagen proporcionan muchas opciones, tales como recortar, cambiar el tamaño, escalar y girar. Cuando recorta una imagen, reduce los bordes horizontales o verticales para quitar las áreas no deseadas. Al escalar aumenta o disminuye el alto y el ancho de la imagen original en un porcentaje. En este ejercicio, va a recortar, escalar y girar una imagen en un documento, además de cambiar su tamaño.

PASO A PASO

Recortar, escalar, girar una imagen y cambiar su tamaño

USE el documento que dejó abierto desde el ejercicio anterior. 1. Seleccione la imagen si es necesario y, en el grupo Tamaño, ajuste el alto

mediante las teclas de

flecha. Cámbielo a 12,45 cm. Cuando aumenta el alto, se activa la opción Bloquear relación de aspecto de forma predeterminada, de modo que también el ancho de la imagen cambia para adaptarse a las nuevas dimensiones.

2. En el grupo Tamaño, inicie el selector de cuadro de diálogo para mostrar el cuadro de diálogo Diseño. En el cuadro de diálogo Diseño, puede cambiar el tamaño de una imagen si cambia las medidas exactas del alto y ancho o puede cambiar la escala si modifica los porcentajes de alto y ancho.

Uso de ilustraciones y gráficos

153

3. Escriba 8,9 cm en el cuadro de texto Alto absoluto. Cuando se selecciona el botón Aceptar, se ve alterado todo el alto de la imagen. En la sección Escala, deben estar activadas las casillas de verificación Bloquear relación de aspecto y Proporcional al tamaño original de la imagen. Cuando esté activada la casilla Bloquear relación de aspecto, podrá escalar la imagen en proporción de alto y ancho en el mismo porcentaje. Cuando está activada la casilla Proporcional al tamaño original de la imagen, el alto y ancho de escala son comparativos al tamaño original. El tamaño original de la imagen está debajo de la sección Tamaño original.

4. En la sección Escala, para el Alto escriba 25 %, después presione la tecla de tabulación. El ancho de la escala de la imagen activa cambia automáticamente al 25 % porque Bloquear relación de aspecto está seleccionado. La dimensión Alto absoluto también cambia a 7,42 cm, para acomodar el nuevo tamaño en comparación con el original.

5. En la sección Girar, escriba 350 en el cuadro de texto para que la posición de la imagen gire 350 grados. 6. Presione la tecla de tabulación para pasar al siguiente orden de tabulación en el cuadro de diálogo. 7. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo. Anule la selección de la imagen. La imagen debería parecerse a la de la figura 8-3.

Figura 8-3

©Andresr/iStockphoto

Documento con imagen

8. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. 9. Seleccione la imagen. En el grupo Tamaño, haga clic en el botón Recortar. El punto de inserción se convierte en una herramienta de recorte y aparecen controladores de recorte en los bordes de la imagen como se muestra en la figura 8-4.

Figura 8-4

©Andresr/iStockphoto

Controladores de recorte en una foto

154

Lección 8 10. Coloque la herramienta de recorte encima del controlador de recorte. Luego arrastre hacia abajo hasta que esté ligeramente por encima del sombrero rosa.

11. Coloque el mouse en la esquina inferior izquierda y arrastre hasta que esté cerca del brazo del niño que está saludando.

12. Suelte el botón del mouse y haga clic en el botón Recortar de nuevo para quitar los controladores de recorte. La imagen recortada se ha eliminado la zona no deseada y muestra solo el área recortada.

13. Cambie el tamaño de la imagen con la medida exacta de 6,38 cm para el alto. El ancho se ajustará automáticamente.

Tome nota

Al recortar quita partes no deseadas de la imagen y al escalar la imagen original aumenta o disminuye el tamaño para ajustarlo al documento. 14. GUARDE el documento como Family Vacation1 en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Aplicar un estilo de imagen a una imagen Aplicar un estilo a una imagen le permite seleccionar entre varios diseños para dar a la imagen un atractivo agregado. Elegir entre las opciones disponibles del grupo Estilos de imagen le permite seleccionar entre Estilos rápidos, Borde de la imagen y Efectos de imagen, que agregan interés a la imagen. Las leyendas consisten en unas pocas palabras descriptivas y se usan para las figuras, tablas y ecuaciones. Agregar una leyenda a una imagen proporciona a los lectores información sobre la imagen. Dar formato a una imagen mediante Diseño de la imagen le permite usar uno de los gráficos SmartArt incorporados con un marcador de posición de leyendas. Los gráficos SmartArt se tratan más adelante en esta lección. En este ejercicio, aprenderá a aplicar un estilo rápido, insertar un borde, agregar efectos y agregar una leyenda mediante la aplicación de un estilo a una imagen.

PASO A PASO

Aplicar un estilo a una imagen

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Para mostrar las Herramientas de imagen, seleccione la imagen para que la pestaña Formato esté disponible.

2. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en el botón Más Figura 8-5 Galería de estilos de imagen

imagen, que se muestra en la figura 8-5.

para visualizar la galería de estilos de

Uso de ilustraciones y gráficos

155

3. Mantenga el cursor sobre algunos estilos de la galería y observe cómo la imagen adquiere un nuevo aspecto. Haga clic en Rectángulo biselado para aplicar ese estilo a la imagen.

4. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en el botón Borde de la imagen para mostrar el menú. 5. Haga clic en el submenú Grosor y, a continuación, seleccione 2 ¼. Se incrementa el grosor del borde, por lo que resalta más.

6. Haga clic en el botón Contorno de imagen otra vez. 7. Debajo de la sección Colores del tema, seleccione Azul grisáceo, Texto 2, 50 % más oscuro. La imagen ahora está rodeada por un borde de color.

8. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en el botón Efectos de imagen para mostrar el menú. Desplácese a través de cada opción Efectos para ver las opciones disponibles.

9. Haga clic en la opción del efecto Sombra. En el menú emergente que aparece, debajo del título Exterior dirección, seleccione Interior arriba para aplicar ese efecto de sombra a la imagen. La imagen se muestra con una sombra en la parte superior.

10. GUARDE el documento como Family Vacation2 en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para el siguiente ejercicio.

Cambio de una imagen a un elemento gráfico SmartArt Los gráficos SmartArt tienen diseños de formato previo con marcadores de posición que permiten escribir el texto como una leyenda. En este ejercicio, aprenderá a aplicar una imagen a un elemento gráfico SmartArt con una leyenda.

PASO A PASO

Cambiar una imagen a un elemento gráfico SmartArt

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. La imagen debe seleccionarse para mostrar las Herramientas de imagen. 2. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en el botón Diseño de imagen para abrir la galería. 3. Seleccione Círculos con imágenes alternados (vea la figura 8-6). Aparece el diseño preestablecido; cada diseño le permite aplicar una imagen con texto. Puede agregar una leyenda en el área de texto si añade una breve descripción a la imagen. El botón Diseño de la imagen convierte automáticamente la imagen en un elemento gráfico SmartArt y la imagen se cambia de tamaño para acomodar una leyenda en un círculo. Se activa la pestaña Diseño de Herramientas de SmartArt.

Figura 8-6

©Andresr/iStockphoto

Galería de diseño de imágenes

156

Lección 8 4. Escriba Embarque en el avión en el marcador de posición [Texto]. El texto se ajusta automáticamente para adaptarse al marcador de posición, que es la leyenda de la imagen. Si se abre el Panel de texto, también puede agregar texto mediante el elemento con viñetas [Texto]. Después de escribir texto en el Panel de texto, haga clic en la X para cerrarlo.

5. Haga clic fuera del gráfico para anular la selección. 6. GUARDE el documento como Family Vacation3 en la carpeta de la lección en la unidad flash. 7. Seleccione la imagen para seguir aplicando los cambios a este documento. 8. En las Herramientas de SmartArt, seleccione la pestaña Diseño, haga clic en el botón Cambiar colores para abrir un menú de opciones. Debajo del grupo Énfasis 6, seleccione Relleno coloreado – Énfasis 6. El color del elemento gráfico SmartArt cambia al nuevo color.

9. Seleccione el círculo que contiene el texto, Embarque en el avión, después haga clic en Herramientas de SmartArt, Pestaña Formato para cambiar el formato del gráfico. En el grupo Estilos de forma, haga clic en el botón Más y seleccione Efecto intenso – Oro, Énfasis 4. El color del círculo interior cambia al nuevo estilo.

10. Seleccione el círculo que contiene el texto y haga clic en el botón Efectos de forma, seleccione Bisel y aplique Art Decó. El círculo interior ha adquirido una forma diferente y es más llamativo.

11. Seleccione el círculo exterior, después presione la tecla Mayús para seleccionar el círculo interior. 12. Para aumentar el ancho, cámbielo a 5,13 cm. Asegúrese de que se muestran los controladores de selección alrededor del círculo interior antes de cambiar el ancho.

13. GUARDE el documento como Family Vacation3 Update en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Ajustar el brillo, contraste y color de una imagen y agregar efectos artísticos Aunque Word no tiene todas las funciones avanzadas de un programa de edición fotográfica independiente, ofrece muchas maneras de ajustar las imágenes mediante la pestaña Formato De Herramientas de imagen, lo que incluye corregir el brillo, contraste y color de una imagen y agregar un efecto artístico. La función Efectos artísticos puede dar a la imagen la apariencia de un dibujo, esbozo o pintura. En este ejercicio, ajustará el brillo, contraste y color de la imagen y aplicará un efecto artístico.

PASO A PASO

Ajustar el brillo, contraste y color de una imagen y agregar efectos artísticos

ABRA el documento Family Vacation de la carpeta de la lección. 1. Seleccione la imagen para mostrar las Herramientas de imagen y haga clic en la pestaña Formato. 2. Haga clic en el botón Correcciones en el grupo Ajustar para mostrar el menú (vea la figura 8-7).

Uso de ilustraciones y gráficos

157

Figura 8-7

©Andresr/iStockphoto

Galería de correcciones

3. En la sección Brillo y contraste, seleccione Brillo: 20 % Contraste: 20 % (que pueden aparecer como la cuarta opción en la cuarta fila) para aumentar el brillo y el contraste de la imagen en un 20 por ciento. Observe la diferencia en la imagen con un mayor brillo y contraste.

4. Haga clic en el botón Color en el grupo Ajustar para mostrar el menú. 5. Desplácese por las opciones y observe cómo cambia la imagen. En la sección Saturación de color, seleccione Saturación 200 %. Cuanto mayor sea el porcentaje de saturación, más vibrantes parecerán los colores en la imagen; en consecuencia, el color del avión en la imagen destaca más.

6. Haga clic en el botón Color otra vez para mostrar el menú. En la sección Tono de color, seleccione Temperatura 5300 K. El tono de temperatura menor crea una imagen con un leve tono azul, mientras que la temperatura mayor hace que la imagen aparezca con un tono de color naranja.

7. Haga clic en el botón Color otra vez para mostrar el menú. Debajo de Volver a colorear, Sin volver a colorear está seleccionado de forma predeterminada. Mantenga el cursor sobre las opciones de Volver a colorear para poder ver los cambios en la vista previa dinámica. Mantenga la selección en Sin color.

8. GUARDE el documento como Family Vacation4 en la carpeta de la lección en la unidad flash. 9. Haga clic en el botón Efectos artísticos para mostrar el menú (vea la figura 8-8).

158

Lección 8 Figura 8-8

©Andresr/iStockphoto

Galería de efectos artísticos

10. Seleccione la opción Trama de grabado en la galería de Efectos artísticos. La impresión de la imagen es ahora de un bosquejo de grabado. Anule la selección de la imagen.

11. GUARDE el documento como Family Vacation5 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Organizar el texto alrededor de una imagen Organizar las imágenes y el texto juntos en la página es sencillo mediante los comandos Posicionamiento y Ajuste de texto de Word. El comando Posicionamiento coloca automáticamente el objeto en el lugar que se selecciona en la página. El comando Ajuste de texto determina la forma en que el texto se ajusta alrededor de la imagen o de otros objetos en la página, según la opción que se seleccione. Para configurar la imagen como un objeto alineado que se mueve junto con el texto que lo rodea, seleccione la opción En línea con el texto. Si decide dar formato a la imagen como un objeto flotante, Word coloca la imagen con precisión en la página y permite que el texto se ajuste alrededor de ella en uno de varios formatos disponibles. En este ejercicio, aprenderá a colocar texto alrededor de una imagen como aprendió en la lección 3.

Uso de ilustraciones y gráficos PASO A PASO

159

Organizar el texto alrededor de una imagen

ABRA el documento Family Vacation2 completado anteriormente en la lección. 1. Si fuera necesario, active Mostrar u ocultar en la pestaña Inicio. 2. Coloque el punto de inserción al lado de la marca de párrafo que está junto al elemento gráfico SmartArt y presione Entrar. Escriba el siguiente texto: Si le gusta la aventura con un montón de actividades que pueda hacer en familia, llame a Margie’s Travel Agency. Reservan todas las rutas turísticas y actividades al aire libre, por ejemplo, montar en bicicleta o a caballo, hacer rafting o tirolina. Planearon nuestras últimas vacaciones y lo pasamos GENIAL en familia. Presione Entrar dos veces. ¡No espere más para llamar!

3. Seleccione el texto y cambie el tamaño de fuente a 16 pto. Anule la selección del texto. 4. Seleccione la imagen, en el grupo Organizar de la pestaña Formato de Herramientas de imagen, haga clic en el botón Posición para mostrar el menú (vea la figura 8-9).

Figura 8-9 Menú Posición

5. Seleccione Posición en la parte superior derecha con ajuste de texto cuadrado. 6. Elimine la línea en blanco adicional debajo del encabezado. 7. Coloque el punto de inserción en cualquier lugar del párrafo que escribió en el paso 2 y presione CtrlQ para alinear el texto a la izquierda. El título está centrado a la izquierda de la imagen, el texto se coloca a la izquierda del margen y la imagen está en la parte superior derecha.

8. Seleccione la imagen otra vez; el botón Opciones de diseño

aparece junto a ella. Microsoft ha agregado esta nueva función para simplificar el ajuste de los objetos, tales como imágenes, dibujos, SmartArt y gráficos, alrededor del texto.

9. Haga clic en el botón Opciones de diseño para abrir el menú (vea la figura 8-10).

160

Lección 8 Figura 8-10

Menú Opciones de diseño

10. Debajo de Con ajuste de texto, seleccione Estrecho. El texto se ajusta automáticamente alrededor de la imagen. La opción Ajustar posición en la página ya está seleccionada y se agrega texto adicional; la imagen permanecerá en el mismo lugar.

11. Seleccione ¡No espere más para llamar! En la pestaña Inicio, cambie el texto a mayúsculas sin volver a escribir el texto y cambie el tamaño de fuente a 36 pto.

12. La edición puede tener lugar en cualquier momento mientras está trabajando en un documento. Ahora desea cambiar el contenido del título actual. Para cambiar el título a Family Vacation, seleccione el título y escriba el nuevo. ¿Ha observado que la imagen se quedó en su lugar? Esto se debe a que seleccionó la opción Fijar posición en página en el menú Opciones de diseño.

13. GUARDE el documento como Family Vacation7 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el documento.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

INSERCIÓN Y FORMATO DE FORMAS, SMARTART Y WORDART Word proporciona ilustraciones para realzar el documento con varias formas preestablecidas, SmartArt y WordArt. Las formas son figuras como líneas, rectángulos, flechas de bloque, formas de ecuación, diagramas de flujo, estrellas, pancartas y llamadas. También puede insertar un lienzo de dibujo que servirá como una guía. Las Herramientas de dibujo permiten cambiar la forma, agregar texto, aplicar estilos, rellenar con los colores estándar o del tema, un gradiente o colores de textura, y aplicar efectos preestablecidos. Los gráficos SmartArt son ilustraciones disponibles de una lista de varias categorías, que incluyen diagramas de lista, diagramas de procesos, diagramas de ciclo, diagramas de jerarquía, diagramas de relación, diagramas de matriz y diagramas piramidales. Las Herramientas de SmartArt permiten manipular los gráficos SmartArt; agregar formas, viñetas y texto; cambiar el diseño y los colores; y aplicar efectos especiales mediante los estilos. WordArt es una función que crea efectos decorativos con texto. Las Herramientas de dibujo permiten dar formato al WordArt y agregar efectos especiales al texto o esquema, aplicar efectos preestablecidos y modificar la forma con uno de los estilos del conjunto.

Uso de ilustraciones y gráficos

161

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE Menú Formas y Herramientas de dibujo

Cuando hace clic en el botón Formas del grupo Ilustraciones en la pestaña Insertar, se muestra el menú Formas (vea la figura 8-11). Después de insertar una forma en un documento de Word, se abre la pestaña Formato de Herramientas de dibujo (vea la figura 8-12). Use estas herramientas para dar formato al estilo, relleno, color, contorno y muchos otros atributos de una forma. Las formas pueden estar superpuestas donde un objeto pueda colocarse delante de otros objetos o enviarse detrás de otro objeto. Cuando los objetos se agrupan juntos, resulta fácil darles formato y moverlos en un documento.

Figura 8-11 Menú Formas

162

Lección 8

Figura 8-12 Herramientas de dibujo

Use estas figuras como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

Inserción de formas Word proporciona formas dibujadas previamente entre las que puede elegir, por ejemplo, líneas, rectángulos, flechas, formas de ecuación, llamadas, estrellas, pancartas y más. Al insertar una forma en un documento se abre la pestaña Formato, que contiene Herramientas de dibujo. Puede usar estas herramientas para insertar formas, aplicar estilos de forma, agregar una sombra o un efecto 3D a las formas insertadas, organizar la forma en la página y cambiar su tamaño. En este ejercicio, aprenderá a insertar una forma, agregar un estilo de la galería y agregar un efecto 3D a la forma.

PASO A PASO

Insertar formas

ABRA Travel de los archivos de datos de la lección. 1. En la pestaña Vista, cambie la vista a 100 %. 2. Haga clic en la pestaña Insertar y haga clic en el botón Formas del grupo Ilustraciones para mostrar el menú Formas.

3. En la sección Flechas de bloque, haga clic en la forma Flecha curvada hacia abajo. El punto de inserción se convierte en una cruz ().

4. Coloque la cruz encima de la cabeza de la mujer, haga clic y arrástrela hacia abajo, hacia la pequeña isla lejana para crear la flecha. Si es necesario, necesitará ajustar la flecha para que coincida exactamente con la figura 8-13. El color de la flecha es otro tono de azul y lo que desea es que la flecha destaque. Con la flecha todavía seleccionada, el siguiente paso es cambiar la flecha a un color más claro para hacerla más visible.

Uso de ilustraciones y gráficos Solución de problemas

163

Si la forma que está dibujando no gira a la derecha la primera vez, puede ajustar la forma si la selecciona y luego arrastra uno de los controladores de tamaño. 5. Haga clic en el botón Relleno de forma para abrir el menú y seleccione amarillo. El relleno amarillo es una buena opción.

6. Cambie el alto a 1,52 cm y el ancho a 4,62 cm. Puede cambiar el tamaño desde el grupo Tamaño o abrir el cuadro de diálogo Diseño. Pueden ser necesarios algunos ajustes para mover la flecha. Otro cambio que sería conveniente hacer es aumentar el grosor del contorno y agregar color al contorno.

7. Haga clic en la flecha desplegable Contorno de forma para abrir el menú. Seleccione Grosor y cambie el grosor de la forma a 1 1/2.

8. Haga clic otra vez en la flecha desplegable Contorno de forma. Cambie el color a Verde claro en los colores estándar. El documento debe coincidir con la figura 8-13.

Figura 8-13

©4FR/iStockphoto

Forma de flecha de bloque insertada en un objeto

9. GUARDE el documento como Travel Outing en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Formato de las formas Las Herramientas de dibujo incluyen varias opciones para cambiar el aspecto de las formas y para colocar y ajustar texto alrededor de las formas. En este ejercicio, aprenderá a usar los estilos de forma, cambiar el tamaño de las formas, colocar formas y ajustar texto alrededor de las formas.

PASO A PASO

Dar formato a formas ABRA Margie’s Excursions1 de los archivos de datos de la lección.

1. Seleccione el objeto óvalo y haga clic en el botón Más en el grupo Estilos de forma para visualizar la galería de estilos con formato previo disponibles para la forma seleccionada (vea la figura 8-14).

164

Lección 8 Figura 8-14 Galería de estilos de forma

2. Seleccione Efecto intenso – Azul, Énfasis 5 para aplicarlo al objeto óvalo. 3. Seleccione el objeto trapezoide y seleccione Efecto moderado – Gris-50 %, Énfasis 3. 4. Seleccione el objeto pentágono regular; después aplique el formato Efecto sutil – Oro, Énfasis 4. 5. Seleccione el objeto Cubo ; a continuación, seleccione Relleno coloreado – Anaranjado, Énfasis 2. Ahora cada uno de los objetos tiene aplicados una forma y un color de relleno diferentes. Pueden aplicarse cambios adicionales para dar al objeto una forma más intensa.

6. Seleccione el objeto cubo; haga clic en el botón Contorno de forma. En la sección Colores del tema, seleccione Azul grisáceo, Texto 2, Oscuro 50 %. El contorno del borde se vuelve más oscuro.

7. Haga clic en el botón Contorno de forma otra vez y cambie el Grosor del cubo a 3 pto. para cambiar el grosor del borde del cuadro.

8. Haga clic en el botón Efectos de forma y seleccione Sombra. A continuación, en el grupo Exterior, seleccione Desplazamiento diagonal arriba derecha. En la parte superior derecha del objeto, debería aparecer un fondo de sombra.

9. Haga clic en el botón Efectos de forma otra vez y, en Rotación 3D del grupo Perspectiva, seleccione Perspectiva de contraste izquierda. El objeto ha girado hacia la izquierda. Ha dado formato a cada una de las formas con un estilo (color) diferente, pero solo el cubo tiene un efecto y contorno.

10. GUARDE el documento como Margie’s Excursions2 en la carpeta de la lección en la unidad flash. Ahora vamos cambiar la posición de las formas para que pueda determinar dónde aparecerán. A medida que agregue texto al documento, las formas permanecerán en su lugar en el documento.

11. Seleccione el lienzo de dibujo. 12. En el grupo Organizar de la pestaña Formato de Herramientas de dibujo, haga clic en el botón Posición y seleccione Posición en el medio de la parte izquierda con ajuste de texto cuadrado. La leyenda se mueve por encima de las formas.

Uso de ilustraciones y gráficos

165

13. Para este paso, ABRA el documento Family Vacation7 completado anteriormente en la lección. Seleccione el párrafo que empieza con "Si es. . . como una familia", cópielo y vuelva al documento anterior. [Sugerencia: para evitar seleccionar la imagen, no seleccione la marca de párrafo].

14. Coloque el punto de inserción sobre el título y haga clic en Pegar. ¿Observó que las formas se mantuvieron en su posición cuando el texto se insertó en el documento?

15. Vuelva a colocar los objetos para que el documento aparezca mejor organizado. Seleccione el lienzo de dibujo, seleccione el botón Posición, luego seleccione Posición en la parte inferior derecha con ajuste de texto cuadrado.

16. Cambie la vista del documento a una sola página. Las formas están en la parte inferior de la página, mientras que el texto está en la parte superior.

17. GUARDE el documento como Margie’s Excursions3 en la carpeta de la lección en la unidad flash. 18. CIERRE el archivo Family Vacation7. 19. El archivo Margie’s Excursions3 debe estar todavía abierto. En la pestaña Vista, cambie la vista a 100 %. Elimine todas las formas seleccionando el lienzo de dibujo y la leyenda en la parte superior de la página.

20. Coloque el punto de inserción al principio del párrafo e inserte la forma Cara sonriente. Dibuje la forma con 3,25 cm de alto por 3,15 cm de ancho.

21. Aplique un estilo de forma y seleccione Contorno claro 1, Relleno coloreado – Oro, Énfasis 4 para dar un nuevo aspecto a la cara sonriente.

22. En el grupo Organizar, haga clic en el botón Ajustar texto y seleccione Estrecho. El texto se ajusta alrededor de la forma.

23. GUARDE el documento como Margie’s Excursions4 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Inserción de WordArt Como aprendió en la lección 3, WordArt mejora el texto con formas y colores más vibrantes. En este ejercicio, aprenderá a insertar WordArt en un documento.

PASO A PASO

Insertar WordArt

ABRA el documento Margie’s Excursions2 completado anteriormente en la lección. 1. Seleccione el texto Margie’s Travel Agency. 2. En la pestaña Insertar, haga clic en el botón WordArt para mostrar el menú. 3. Seleccione Relleno – Gris-25 %, Fondo 2, Sombra interior. La inscripción del título Margie’s Travel Agency adquiere un nuevo aspecto y estilo.

4. Quite el salto de línea para mover la marca de párrafo que está al lado del título. 5. Seleccione el WordArt y haga clic en el botón Efectos de texto y seleccione Transformar. Debajo del grupo Retorcer, seleccione Onda 1. Esto cambia el WordArt a un texto ondulado.

6. Con el WordArt aún seleccionado haga clic en la flecha desplegable Rellenos de texto y en Colores estándar, seleccione Púrpura para cambiar el color para darle un aspecto más vibrante. Si Mostrar u ocultar está activado, desactívelo. El documento debe parecerse al de la figura 8-15.

166

Lección 8 Figura 8-15

Documento con formato de WordArt

7. GUARDE el documento como Margie’s Excursions5 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Uso de los gráficos SmartArt Los gráficos SmartArt son representaciones visuales de información que puede ayudar a comunicar más eficazmente su mensaje o sus ideas. Los gráficos SmartArt y las ilustraciones de calidad de diseñador pueden contribuir a crear documentos llamativos que atraigan la atención del público objetivo. Anteriormente en esta lección ha aprendido a convertir imágenes en gráficos SmartArt con leyendas. En este ejercicio, aprenderá a insertar gráficos SmartArt en documentos de Word y a agregar texto a los gráficos.

PASO A PASO

Usar gráficos SmartArt

ABRA un nuevo documento en blanco. 1. En el grupo Ilustraciones en la pestaña Insertar, haga clic en el botón SmartArt para abrir el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt.

2. Haga clic en la categoría Relación y vea las opciones disponibles. 3. Use la barra de desplazamiento para localizar el gráfico de la ecuación. A continuación, seleccione Ecuación como se muestra en la figura 8-16.

Uso de ilustraciones y gráficos

167

Figura 8-16 Cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt

4. Haga clic en Aceptar para insertar el gráfico Ecuación SmartArt en el documento. Los marcadores de posición se colocan en el gráfico y están listos para que escriba información. El texto se puede escribir en los marcadores de posición o en el panel de texto.

5. Haga clic en el botón Panel de texto en el grupo Crear gráfico de la cinta para activar el panel de texto. Aparece el panel de texto y puede empezar a escribir texto en cada elemento de la ecuación gráfica. El primer marcador de posición está seleccionado de forma predeterminada y está listo para escribir texto.

6. Escriba la información que se muestra en la figura 8-17. 7. Haga clic en el marcador de posición [Texto] para ir a los elementos siguientes y escribir el texto restante. A medida que escribe texto, Word lo ajusta automáticamente para que encaje en el gráfico. Si presiona la tecla Entrar, se agrega otro elemento a la ecuación.

8. Haga clic en el botón Cerrar en el Panel de texto o haga clic en el botón Panel de texto para cerrarlo.

Figura 8-17 Texto agregado a un elemento gráfico SmartArt

9. En el grupo Diseños de la pestaña Diseño de Herramientas de SmartArt, haga clic en la flecha desplegable en el botón Más para abrir la galería de diseños.

10. Seleccione Más diseños. Aparece el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt. 11. Seleccione la categoría Imagen; a continuación, seleccione Lista de imágenes con burbujas. 12. Haga clic en Aceptar. El gráfico de la ecuación se sustituye por la Lista de imágenes con burbujas y el texto se lleva al nuevo diseño como leyendas. En el centro de cada círculo aparece un icono de imagen; ahí es donde se inserta una imagen.

168

Lección 8 13. Para agregar una imagen, haga clic en el primer icono de imagen para Ciclismo; se abre el cuadro de diálogo Insertar imágenes.

14. Haga clic en el botón Examinar que está junto a Desde un archivo; después, busque la carpeta de la lección.

15. Haga clic para seleccionar la imagen Cycling, luego haga clic en Insertar o haga doble clic en la imagen. La imagen se inserta en la primera burbuja y el tamaño se cambia y se ajusta automáticamente. Cuando use la opción de seleccionar imágenes de Office.com, necesitará guardar primero la imagen en una ubicación del equipo o en la unidad flash.

16. El texto puede reemplazarse fácilmente escribiendo en el marcador de posición. Reemplace Senderismo por Surf.

17. Haga clic en el icono de imagen que está junto a Surf. Se abre el cuadro de diálogo Insertar imágenes. Haga clic en Buscar y seleccione la imagen Surf. Haga doble clic para abrir. La imagen Surf se inserta dentro de la burbuja al lado de la leyenda, Surf.

18. Antes de agregar la imagen final, edite la leyenda "Entrenamiento cardiovascular" y reemplácela por Senderismo.

19. Haga clic en el icono de imagen, en Buscar y seleccione Tourist Hiker. El documento debería parecerse al de la figura 8-18. ©4FR/iStockphoto; ©kristian sekulic/iStockphoto; ©Andrey Artykov/iStockphoto

Figura 8-18 SmartArt con leyendas e imágenes

20. GUARDE el documento como Places to See en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

INSERCIÓN Y FORMATO DE IMÁGENES PREDISEÑADAS DE OFFICE.COM Como ha visto hasta ahora, el cuadro de diálogo Insertar imágenes se abre cada vez que hace clic en el icono Imágenes. Imágenes en línea es un nuevo botón en el grupo Ilustraciones. Le ofrece más opciones para obtener imágenes. Puede buscar una imagen mediante Office.com, Bing u otros orígenes en línea. O bien, puede escanear o usar la cámara y luego guardar la imagen en una ubicación y recuperarla más adelante. Las imágenes prediseñadas son una colección de archivos multimedia disponibles para insertarlos desde Office.com. Incluyen imágenes e ilustraciones. Después de insertar en el documento un objeto de imágenes prediseñadas, puede darle formato con muchas de las herramientas disponibles.

Insertar, cambiar el tamaño y dar formato a imágenes prediseñadas Las imágenes prediseñadas hacen referencia a archivos de imágenes que se insertan en un documento con la opción Imágenes prediseñadas de Office.com en el cuadro de diálogo Insertar imágenes. Si decide copiar imágenes de una página web, puede hacer clic en la imagen con el botón secundario, copiarla, guardarla en la unidad flash y luego insertarla en el documento. Al igual que ocurre cuando trabaja con imágenes, se puede cambiar el tamaño de

Uso de ilustraciones y gráficos

169

las imágenes prediseñadas para una mejor administración dentro del documento con el fin de colocarlas correctamente. Dar formato a un objeto de imagen prediseñada resulta fácil con el menú contextual. Las herramientas facilitan dar formato a diferentes elementos del objeto. En este ejercicio, aprenderá a insertar imágenes prediseñadas de Office.com, a cambiar el tamaño de la imagen y a dar formato a diversas partes del objeto en la imagen prediseñada.

PASO A PASO

Insertar y cambiar el tamaño de una imagen prediseñada

ABRA un documento en blanco. 1. Escriba Explorar el mundo y cambie la fuente a Cambria, el tamaño de fuente a 36 pto. y centrar; después anule la selección.

2. Presione Entrar para mover el punto de inserción debajo del nuevo título. 3. En el grupo Ilustraciones de la pestaña Insertar y haga clic en el botón Imágenes en línea. Aparece el cuadro de diálogo Insertar imágenes.

Tome nota

Este es el lugar donde puede decidir dónde obtener imágenes. Como se mencionó anteriormente, puede buscar una imagen desde el equipo, desde una página web o desde fuentes en línea. Hay varias fuentes en línea que contienen fotos e ilustraciones libres de regalías, y se usan para las corporaciones, el uso personal o en este caso, la instrucción en el aula. 4. En el cuadro de búsqueda que está junto a las imágenes prediseñadas de Office.com, escriba viaje y presione Entrar para comenzar la búsqueda. Las imágenes, ilustraciones e imágenes prediseñadas aparecen en el cuadro siguiente con muchas opciones para elegir. Seleccione la imagen resaltada en la figura 8-19 (u otra similar si no se muestra esa imagen concreta). Se coloca un borde alrededor de la imagen prediseñada seleccionada para mostrar que es el elemento seleccionado.

Figura 8-19

Imágenes prediseñadas usadas con permiso de Microsoft

Imágenes prediseñadas de Office.com

5. Haga clic en Insertar para iniciar la descarga. 6. Cambie el tamaño de la imagen prediseñada mediante el grupo Tamaño y cambie el alto a 7,92 cm y el ancho a 8,95 cm.

170

Lección 8 Tome nota

Como aprendió anteriormente, puede obtener mediciones precisas con el cuadro de diálogo Diseño. 7. GUARDE el documento como Travel Plans en la carpeta de la lección de la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Formato de una imagen prediseñada La Pestaña Formato de Herramientas de imagen proporciona una serie de comandos para realzar la apariencia de los documentos. Puede usar estas herramientas para aplicar correcciones, color y estilos de imagen al formato del objeto. En este ejercicio, aprenderá a dar formato a diferentes elementos del objeto y a cambiar la posición de una imagen prediseñada en un documento.

PASO A PASO

Dar formato a una imagen prediseñada

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Seleccione la imagen prediseñada que insertó en el documento durante el ejercicio anterior para mostrar la pestaña Formato de Herramientas de imagen.

2. Haga clic con el botón secundario en la imagen, luego seleccione Modificar imagen en el menú contextual. Word mueve automáticamente las imágenes prediseñadas a la esquina superior izquierda del documento para empezar a darle formato.

3. Haga clic justo encima de la cabeza del hombre en la zona amarilla para seleccionar el área de fondo; después haga clic con el botón secundario. Sobre el menú contextual, aparece un nuevo menú con tres opciones que permite los cambios en el estilo, relleno y contorno, aparte de los del menú contextual (vea la figura 8-20). Cuando selecciona elementos de un objeto, aparecen controladores de selección alrededor de ellos para que pueda empezar a darles formato.

Figura 8-20

Imágenes prediseñadas usadas con permiso de Microsoft

Menú Formato de forma

Uso de ilustraciones y gráficos

171

4. Haga clic en el botón Relleno para producir la paleta de colores y seleccione Azul grisáceo, Texto 2, Claro 80 % para cambiar el color de fondo.

5. Seleccione la palmera en el marco para cambiar el color de las palmeras a un verde más oscuro. Los controladores de selección rodean a las palmeras. Haga clic con el botón secundario y aplique Verde, Énfasis 6, 50 % más oscuro desde el menú Relleno.

6. Seleccione la cabeza de la mujer para cambiar el color de su pelo a amarillo mediante el menú Relleno. Asegúrese de que los controladores de selección rodean la zona de la cabeza. Ahora que ha realizado cambios, apliquemos las otras opciones de formato disponibles.

7. Coloque el punto de inserción en el área de fondo ubicada en la esquina superior derecha de la imagen prediseñada; con el botón secundario, haga clic en el botón Estilo para abrir la galería de estilos. Seleccione Relleno coloreado – Negro, Oscuro 1 para aplicar este color de fondo detrás de la pared de la imagen prediseñada.

8. Seleccione la pantalla del equipo (la zona gris oscura) y haga clic en el botón Contorno y cambie el grosor a 3 pto.

9. Haga clic en el botón Contorno otra vez y cambie el color a Verde, Énfasis 6, Oscuro 25 %. Esta acción cambia el marco interior del equipo.

10. Seleccione la mesa para cambiar el color de Relleno a Naranja, Énfasis 2, Oscuro 50 %. El color de la mesa cambia a un color más oscuro. Ahora que ha completado el formato de la imagen prediseñada, es hora de dar formato al texto y colocar el objeto dentro del documento.

11. Haga clic en la parte inferior de la imagen prediseñada para seleccionar el objeto completo y mostrar el icono Opciones de diseño (vea la figura 8-21). Las opciones de diseño se introdujeron anteriormente en esta lección.

Figura 8-21

Imágenes prediseñadas usadas con permiso de Microsoft

Opciones de diseño se muestra con imágenes prediseñadas con formato

12. Abra las Opciones de diseño. 13. Seleccione el botón de opción que está al lado de Fijar posición en página, haga clic en Arriba y abajo en la sección Con ajuste de texto. El texto, "Explorar el mundo" se mueve por debajo de la imagen.

14. Cierre el menú Opciones de diseño.

172

Lección 8 15. Seleccione el texto sin la marca de párrafo. Si se selecciona la marca de párrafo, también se selecciona el objeto.

16. Aplique WordArt y seleccione Relleno – Negro, Texto 1, Sombra. 17. Ajuste el WordArt, arrástrelo hacia la derecha de la imagen y manténgalo centrado entre la imagen y el margen. Desactive Mostrar u ocultar.

18. GUARDE el documento como Formatted Clip Art en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. CIERRE Word.

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Para obtener acceso a las imágenes prediseñadas, ¿en qué botón debe hacer clic? a. Ilustraciones b. Imágenes c. Imágenes en Línea d. Vídeo en Línea

2. ¿De qué son ejemplos las líneas, flechas de bloque, estrellas y rótulos? a. Diagramas b. Formas c. Diagramas de flujo d. Estilos rápidos

3. ¿Qué herramientas ofrecen opciones para dar formato a las formas? a. Dibujo b. Imagen c. Texto d. Efectos

4. ¿Qué comando permite quitar los elementos no deseados de una imagen? a. SmartArt b. Contraste c. Girar d. Recortar

5. ¿En qué herramienta está disponible el comando Efectos artísticos? a. Herramientas de imagen b. Herramientas de dibujo c. Volver a colorear d. Correcciones

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso. V

F

1.

Opciones de diseño aparecerá al lado de objetos, tales como imágenes, gráficos, formas y SmartArt.

V

F

2.

En un documento, las imágenes se pueden convertir en gráficos SmartArt con leyendas.

V

F

3.

La colocación de imágenes en un documento moverá el objeto a medida que se añade texto.

V

F

4.

Si selecciona una forma se abrirá la pestaña Formato de Herramientas de dibujo.

V

F

5.

WordArt es texto decorativo que mejora el aspecto del documento.

Uso de ilustraciones y gráficos

173

Proyectos

Proyecto 8-1: Casa en venta En su trabajo en la inmobiliaria Tech Terrace, los nuevos propietarios de una casa le pidieron que les hiciera una foto en su nuevo hogar. La foto quedó tan bien que les preguntó si la inmobiliaria Tech Terrace podía usar la foto en un prospecto publicitario. Su tarea consiste en crear un nuevo prospecto que se usará para la comercialización. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA un documento en blanco. 2. GUARDE el documento como 8-1 Marketing Flyer en la carpeta de la lección en la unidad flash. 3. Escriba la siguiente información y cambie el tamaño de fuente a 18 pto. 4. Vea a una familia que acaba de adquirir su nueva casa de ensueño. Los agentes de la inmobiliaria Tech Terrace pueden ayudarle a encontrar su próximo hogar o casa de ensueño. Nos ocuparemos de todos los detalles necesarios y le mostraremos viviendas de calidad tal como hicimos para nuestros últimos clientes.

5. Pulse Entrar dos veces. 6. Haga clic en el botón Imágenes en el grupo Ilustraciones de la pestaña Insertar. 7. Localice la carpeta de la lección e inserte la imagen Realtor with Couple Outside House; después haga clic en Insertar.

8. Cambie el alto de la imagen a 8,64 cm. 9. En el grupo Estilos de imagen, convierta la imagen en el elemento gráfico SmartArt Proceso de imágenes destacadas. En el marcador de posición, escriba Nos encanta nuestra nueva casa.

10. Haga clic en el botón Más en el grupo Estilos SmartArt y seleccione Escena metálica en el grupo 3D. 11. En el grupo estilos SmartArt, haga clic en el botón Cambiar colores y, a continuación, seleccione Relleno coloreado – Énfasis 6 en el grupo Énfasis 6.

12. Centre el documento verticalmente en la página. 13. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 8-2: Insertar caja de CD Ha regresado de dos divertidas semanas vacaciones con amigos. Tomó un montón de fotos y quiere sorprender a sus amigos con una copia de las imágenes en un CD. Cree una inserción para la parte delantera de la caja del CD. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA un documento en blanco. 2. GUARDE el documento como 8-2 CD Insert en la carpeta de la lección en la unidad flash. 3. En la pestaña Diseño de página, seleccione el botón Tamaño. Cambie el tamaño del papel a 12,7 cm para el ancho y el alto. Haga clic en Aceptar.

4. Cambie los Márgenes a Estrecho. 5. Seleccione el botón Cuadro de texto del grupo Texto en la pestaña Insertar y dibuje un cuadro de texto. Dibuje una caja cuadrada de 10,16 x 10,16 cm centrado en la página y deje aproximadamente un centímetro de espacio de margen en todos los lados.

6. Con el cuadro seleccionado, en el grupo Organizar de la pestaña Formato, haga clic en el botón Posición y seleccione Posición en el medio de la parte central con ajuste de texto cuadrado.

7. En la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en el botón Imágenes y localice la imagen en la carpeta de la lección. Inserte la imagen Hiking the Columbia Gorge y haga clic en Insertar.

174

Lección 8 8. Use los controladores de selección y ajuste el tamaño de la imagen para que encaje estrechamente en el cuadro.

9. Seleccione el cuadro de texto y haga clic en el botón Relleno de forma y seleccione el color, Verde, Énfasis 6, 50 % más oscuro.

10. Desactive la casilla, inserte un WordArt y seleccione Relleno – Gris-50 %, énfasis 3, bisel afilado. Escriba Vacaciones en Columbia.

11. Disminuya el tamaño del texto a 26 pto. Aplique un color de relleno de texto y seleccione Gris-25 %, Fondo 2, 90 % más oscuro.

12. Desactive el comando Mostrar u ocultar. 13. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. CIERRE Word.

Revisión de documentos

9

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Insertar caracteres especiales (©, ™, ₤).

2.1.7

Validación de contenido mediante el uso de las opciones de comprobación de gramática y ortografía Configuración de Autocorrección Inserción y modificación de comentarios en un documento Visualización de comentarios Control de cambios en un documento

Blue Yonder Airlines es un gran compañía con cientos de empleados. En su trabajo como especialista en recursos humanos, se encarga de la contratación, los programas de beneficios para empleados y las comunicaciones con los empleados. Muchos de los documentos con los que trabaja están relacionados con problemas de los empleados y debe asegurarse de que estos documentos no contienen errores. En esta lección aprenderá a usar la función Ortografía y gramática y a cambiar la configuración de Autocorrección.

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE La línea inferior

El grupo Herramientas de corrección de la pestaña Revisar contiene comandos para iniciar las funciones de Ortografía y gramática de Word, búsqueda a través de Referencia, uso de Sinónimos y recuento de palabras por caracteres, párrafos y líneas. El grupo Idioma contiene comandos para traducir palabras o párrafos y una opción para seleccionar un idioma. Estos y otros comandos para revisar y editar documentos de Word se encuentran en la pestaña Revisar, que se muestra en la figura 9-1.

175

176

Lección 9

Figura 9-1 Grupos Revisión e idioma

Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección y en el resto del libro.

VALIDACIÓN DE CONTENIDO MEDIANTE EL USO DE LAS OPCIONES DE COMPROBACIÓN DE GRAMÁTICA Y ORTOGRAFÍA Es una buena práctica empresarial comprobar los documentos para asegurarse de que están libres de errores antes de compartirlos o imprimirlos. Word proporciona herramientas de corrección, por ejemplo, una función de comprobación de ortografía y gramática. Todas estas herramientas y comandos se encuentran en la cinta de opciones en la pestaña Revisar. La barra de estado también contiene los botones Contar palabras y Error de revisión que le dan acceso rápido a algunas de las características de revisión. En la barra de estado, Word muestra automáticamente el número de palabras del documento.

Cambio de las opciones de idioma La configuración de idioma determina el diccionario de idioma que Word usa para comprobar la ortografía y la gramática. Si un documento está configurado con el idioma equivocado, la comprobación de ortografía y gramática será inexacta. Word reconoce que un documento puede contener más de un idioma, así que permite definir una configuración de idioma para diferentes párrafos e incluso para frases y palabras individuales diferentes. Solo tiene que seleccionar el texto y cambiar la configuración de idioma que desee aplicar a ese bloque de texto seleccionado.

Revisión de documentos PASO A PASO

177

Cambiar las opciones de idioma

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Word. 1. ABRA el documento UK Letter de los archivos de datos de la lección. Observe que hay muchas palabras con un subrayado rojo ondulado, que indica posibles faltas de ortografía.

2. Presione Ctrl+E para seleccionar todo el documento. 3. En la pestaña Revisar, haga clic en Idioma y haga clic en Establecer idioma de corrección. Se abre el cuadro de diálogo Idioma.

4. Seleccione Español (América Latina). 5. Haga clic en Aceptar. Observe que todos los errores de ortografía han desaparecido (con la posible excepción del nombre Zare, que la ortografía podría no reconocer), porque las palabras marcadas anteriormente como incorrectas estaban escritas en realidad con la ortografía de Reino Unido.

6. Guarde la carta como UK Letter Language y cierre el archivo. PAUSA. Deje Word abierto para el próximo ejercicio.

Función de comprobación de ortografía y gramática La función Ortografía y gramática de Microsoft Word se activa automáticamente de forma predeterminada y comprueba la ortografía y la gramática de un documento. Word subraya las palabras mal escritas con una línea roja ondulada y subraya los errores gramaticales con una línea verde ondulada. Los nombres propios no se encuentran generalmente en el diccionario, así que a menudo se subrayan con una línea roja ondulada aunque la palabra esté escrita correctamente. Si hay una palabra que usa a menudo que no se encuentra en el diccionario, tal vez desee agregarla al diccionario. En esta lección no se describe cómo agregar palabras al diccionario. Word puede detectar a menudo si las palabras se usaron inadecuadamente y subraya la palabra con una línea azul ondulada. Es decir, si una palabra está subrayada en azul, la palabra está en el diccionario pero no se usó correctamente en el contexto. En este ejercicio, aprenderá a usar la función Ortografía y gramática automática de Word y sus opciones para revisar y corregir documentos.

PASO A PASO

Comprobar la ortografía y la gramática

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Word. 1. ABRA el documento Employment Offer de la carpeta de la lección. 2. Haga clic en la pestaña Revisar y en el botón Ortografía y gramática el panel Ortografía, que tiene un nuevo aspecto (vea la figura 9-2).

del grupo Revisión. Se abre

178

Lección 9 Figura 9-2 Panel de tareas de ortografía

La primera palabra que aparece en el panel de tareas Ortografía es Süours, un nombre propio que no figura en el diccionario de la herramienta. El panel de tareas Ortografía proporciona una lista de palabras sugeridas, tal como se muestra en la figura 9-2.

3. Haga clic en el botón Omitir todo para ignorar todas las apariciones en el documento, porque Süours no está en el diccionario principal y está escrito correctamente. La palabra confimarle está mal escrita. La ortografía correcta es la segunda opción.

4. Seleccione la sugerencia confirmarle y haga clic en el botón Cambiar todo para cambiar todas las apariciones.

5. La siguiente palabra mal escrita es epleo. La ortografía correcta está resaltada. Haga clic en el botón Cambiar todo.

6. La siguiente palabra mal escrita es prmer ; la ortografía correcta está resaltada en el panel de sugerencias. Haga clic en el botón Cambiar todo.

7. La siguiente palabra mal escrita es ayua. Haga clic en el botón Cambiar todo. 8. Aparece un error de gramática Los sueldo en el panel de tareas. Haga clic en Omitir. Esto se cubre más adelante en la lección.

9. La siguiente palabra mal escrita es otro nombre propio, Sheila. Algunos nombres propios están incluidos en el diccionario principal. La ortografía correcta está resaltada. Haga clic en el botón Cambiar todo.

10. Aparece un mensaje cuando finalice la comprobación de ortografía y gramática. Haga clic en Aceptar. Observe que el icono de la barra de estado cambia de X a una marca de verificación.

11. GUARDE el documento como Employment Offer en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Omitir una vez ignora la aparición una vez y se detiene en la siguiente aparición.

Revisión de documentos

179

CONFIGURACIÓN DE AUTOCORRECCIÓN El panel de revisión del cuadro de diálogo Opciones de Word contiene también opciones de configuración de Autocorrección de Word. Autocorrección es una función que reemplaza las abreviaturas, los símbolos y las palabras que se escriben mal comúnmente por cadenas de texto específicas. Por ejemplo, para agregar el símbolo de marca comercial, escriba (tm) y se insertará automáticamente el símbolo TM. Como puede ver, Autocorrección ahorra tiempo al escribir texto. Puede administrar la lista de excepciones en el cuadro de diálogo Excepciones de Autocorrección, por ejemplo, no escribir con mayúscula la primera letra de una abreviatura. Puede hacer caso omiso de dos mayúsculas iniciales, por ejemplo en ID de alumno, o puede personalizar y agregar o eliminar texto. La Autocorrección está activada de forma predeterminada, pero puede usar las opciones de Autocorrección para desactivar o activar la función. En esta lección, aprenderá a usar Autocorrección para reemplazar texto e insertar símbolos en el documento.

PASO A PASO

Configurar las opciones de Autocorrección

USE el documento del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir Backstage y haga clic en Opciones para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de Word.

2. Haga clic en Revisión en el panel izquierdo para mostrar las opciones de revisión en el panel derecho. En la sección Opciones de Autocorrección, puede cambiar la forma en que Word corrige y da formato al texto a medida que escribe.

3. Haga clic en el botón Opciones de Autocorrección para mostrar el cuadro de diálogo Autocorrección con la pestaña Autocorrección abierta, tal como se muestra en la figura 9-3. Observe que el título del cuadro de diálogo indica que el programa está configurado para comprobar y corregir texto escrito en Español (España).

Figura 9-3 Cuadro de diálogo Autocorrección

180

Lección 9 4. Escriba BYA en el cuadro Reemplazar. 5. Escriba Blue Yonder Airlines en el cuadro Con. Compruebe la ortografía.

6. Haga clic en el botón Agregar. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Autocorrección y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word.

8. En el primer párrafo, al final de la primera frase, coloque el punto de inserción después de la e de viaje y presione la barra espaciadora una vez.

9. Escriba BYA y presione la barra espaciadora una vez. BYA se reemplaza automáticamente por Blue Yonder Airlines.

10. Elimine el espacio adicional antes de la puntuación. Agregar siglas u otro texto a Autocorrección puede ahorrarle el tiempo de tener que escribir caracteres adicionales.

11. Repita los pasos 1 a 3 para abrir el cuadro de diálogo Autocorrección. 12. En el cuadro Reemplazar, escriba BYA. BYA y Blue Yonder Airlines destacan en la lista de correcciones de Autotexto, como se muestra en la figura 9-4.

Figura 9-4 Cuadro de diálogo Autocorrección con entrada personalizada en la lista de Autocorrección ocorrección

Revisión de documentos

181

13. Haga clic en el botón Eliminar para quitar las entradas resaltadas. Haga clic en Aceptar dos veces para cerrar los dos cuadros de diálogo. Ahora, si escribe BYA en el documento y presiona la barra espaciadora, no tendrá lugar ninguna acción.

14. GUARDE el archivo como Employment Offer1 en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Insertar caracteres especiales mediante Autocorrección

USE el documento del ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción después de la s en Airlines en el primer párrafo del cuerpo. 2. Blue Yonder Airlines es el nombre de marca de la empresa y es necesario escribir el símbolo de marca comercial después del nombre.

3. Escriba (tm) para insertar el símbolo de marca comercial después de Airlines. El símbolo de marca comercial se coloca en el documento como un elemento de superíndice.

4. GUARDE el archivo como Employment Offer2 en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Deshabilitar Autocorrección

USE el documento del ejercicio anterior. 1. De forma predeterminada, las opciones de Autocorrección están habilitadas. Para empezar a deshabilitar Autocorrección, repita los pasos 1 a 3 debajo de la sección Configurar las opciones de Autocorrección .

2. Haga clic para desactivar la marca de verificación de Reemplazar texto mientras escribe. La función está desactivada y la opción Usar automáticamente las sugerencias del corrector ortográfico que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo está sombreada en gris para mostrar que no está disponible.

3. Para habilitar la función de Autocorrección, haga clic en la casilla Reemplazar texto mientras escribe otra vez; aparece una marca de verificación en el cuadro y la opción Usar automáticamente las sugerencias del corrector ortográfico vuelve a estar disponible. (Consulte con el instructor para determinar si debe dejar Autocorrección activado o desactivado).

PAUSA. CIERRE el documento. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

INSERCIÓN Y MODIFICACIÓN DE COMENTARIOS EN UN DOCUMENTO La función Comentario de Word permite a los revisores integrar a las personas y la comunicación en diferentes configuraciones. La nueva apariencia visual llama la atención con la nueva Tarjeta de persona que se muestra en el lado derecho del documento con nombre y foto de la persona. Esto identifica al usuario que hizo el comentario y tiene una cuenta activa de Microsoft. La Tarjeta de persona permite comprobar si la persona está disponible y comunicarse con ella a través de mensajería instantánea, voz, vídeo o uno de los últimos sitios sociales.

182

Lección 9

La nueva vista predeterminada de Word 2013 para los comentarios son las Revisiones simples, que dan al documento un aspecto más pulido, mientras que un globo aparece a lo largo del documento. Si usa una tableta o un equipo para leer los comentarios, puede ver el documento sin el desorden de las marcas que aparecen en la pantalla, lo que facilita la lectura.

Figura 9-5 Grupo Comentarios

Inserción, edición y eliminación de un comentario Los comandos del grupo Comentarios de la pestaña Revisar se usan para insertar comentarios para el propio usuario o para que otros proporcionen su opinión. Cuando aparece la Tarjeta de persona, esto indica que la persona tiene una cuenta Microsoft y ha iniciado sesión en una de las aplicaciones de Office 2013. Cuando se agrega un comentario al documento, el perfil de la persona aparece como una tarjeta cuando aparecen comentarios. Microsoft ha mejorado las funciones de comentarios al permitirle comunicarse con las personas que han hecho comentarios en el documento y proporcionar las opciones en la Tarjeta de persona. Otra función nueva en Word 2013 es marcar un comentario como terminado (en lugar de eliminarlo). Los comentarios se agregan fácilmente con el botón Nuevo comentario o mediante el menú contextual. Los comentarios se pueden borrar, editar y marcar como terminados. Puede moverse por un documento con comentarios mediante los botones de navegación de la cinta. En este ejercicio, aprenderá a insertar, editar, borrar y marcar un comentario como terminado y a navegar por los comentarios.

PASO A PASO

Insertar un comentario

ABRA Employment Offer3 de los archivos de datos de la lección. 1. En la primera frase del segundo párrafo, seleccione "US$ 55.000. 2. En la pestaña Revisar , en el grupo Comentarios, haga clic en el botón Nuevo comentario

.

Aparece un nuevo comentario en el margen derecho, marcado con el icono de nombre y foto de la persona. Para ver la Tarjeta de persona, mantenga el cursor sobre el icono de la foto o haga clic en él. Mientras continúa agregando comentarios a un documento, verá en qué minuto se agregó el comentario; finalmente esto cambiará a la fecha en que se agregó el comentario después de compartir el documento. Para esta lección, las imágenes en las figuras aparecen como Iniciar sesión.

3. Escriba en el globo de comentario ¿Podría confirmar si el salario es correcto? 4. En la primera oración del tercer párrafo, seleccione US$ 2.500.

Revisión de documentos

183

5. Haga clic con el botón secundario y seleccione Nuevo comentario en el menú contextual; aparece un segundo comentario en el margen derecho.

6. En el nuevo comentario, escriba El importe del traslado es de $5 000. En la figura 9-6 se muestran los dos comentarios como globos. Si la pantalla no aparece como se muestra en la figura, haga clic en Revisiones simples en el grupo Seguimiento.

Figura 9-6 Documento que muestra comentarios con Revisiones simples

7. GUARDE el documento como Employment Offer Comments en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Navegar y editar un comentario

USE el documento del ejercicio anterior. 1. Haga clic en el botón Anterior

en el grupo Comentarios para volver al primer comentario.

Cuando salte a un comentario, estará listo para empezar a editar.

2. Coloque el punto de inserción al final del texto en el primer comentario y escriba Le agradecería que responda antes de las 17:00 horas de hoy.

3. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

184

Lección 9

PASO A PASO

Mostrar comentarios

USE el documento del ejercicio anterior. 1. Haga clic en el botón Mostrar comentarios

para mostrar los comentarios en el documento.

Los comentarios se colocan en el lado derecho del documento y si mantiene el cursor sobre ellos, podrá ver cuánto tiempo hace que se agregó el comentario. Si la persona ha iniciado sesión en su cuenta Microsoft, también se mostrará su nombre y su foto. El botón Mostrar comentarios alterna entre mostrar y ocultar los comentarios.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Borrar y marcar los comentarios como terminados

USE el documento del ejercicio anterior. 1. Haga clic en el botón Siguiente

en el grupo Comentarios para ir al segundo globo de comentario.

2. Haga clic en la flecha desplegable del botón Eliminar

del grupo Comentarios y seleccione

Eliminar en el menú desplegable. Se quita el comentario.

3. Haga clic en Deshacer pegar para poner el comentario de nuevo en el documento. 4. Haga clic con el botón secundario en los dos comentarios por separado y haga clic en Marcar comentario como listo. Esta opción contrae y desvanece todos los comentarios y los coloca en el fondo del documento.

Tome nota

También puede revertir la acción si hace clic con el botón secundario en los comentarios individuales y hace clic en Marcar comentario como listo para quitar la marca de verificación. Quite la marca de verificación de ambos comentarios. 5. GUARDE el documento como Employment Offer Comments1 en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

VISUALIZACIÓN DE COMENTARIOS Tal como aprendió anteriormente en esta lección, Word muestra los comentarios como pequeños globos en el documento con las Revisiones simples activadas de forma predeterminada. Los comentarios también pueden mostrarse alineados en el documento o como globos. Los globos son revisiones y cuando aparecen los comentarios, la tarjeta de la persona se muestra a la derecha del documento cuando se selecciona el icono de esa persona. Los comentarios alineados están ocultos; las iniciales del revisor aparecen entre corchetes al lado del texto seleccionado. La información en pantalla aparecen cuando los comentarios están alineados y el puntero del mouse se coloca sobre el comentario alineado. Los globos y los comentarios alineados se pueden usar con el control de cambios, que se describe más adelante en la lección. El menú Mostrar marcas le permite cambiar cómo aparecen los comentarios y determinar los comentarios de qué revisores se muestran. Cuando está en la vista Borrador, ciertos elementos de un documento no son visibles.

Ver comentarios alineados y como globos, y ocultar y mostrar comentarios de revisores En este ejercicio, aprenderá a cambiar la presentación de comentarios de globos a alineados. En una lección más adelante, creará una cuenta Microsoft para que, al agregar comentarios, se muestre su perfil.

Revisión de documentos PASO A PASO

185

Ver comentarios alineados

USE el documento del ejercicio anterior. 1. En el grupo Seguimiento, haga clic en el botón Control de cambios

para activar la función.

El botón está resaltado ahora para mostrar que está activado. Control de cambios debe activarse para ver los comentarios alineados.

2. Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Revisiones simples y seleccione Todas las revisiones para cambiar la configuración predeterminada de las revisiones.

3. En el grupo Seguimiento, haga clic en el botón Mostrar marcas

para abrir el menú que se muestra

en la figura 9-7. Existen opciones sobre cómo deben mostrarse las revisiones en el documento.

Figura 9-7 Menú Mostrar revisiones

4. Seleccione Globos y haga clic en Mostrar todas las revisiones en línea. Coloque el puntero del mouse sobre sus iniciales en el segundo párrafo. El comentario aparece en una información en pantalla. Los comentarios alineados están ocultos y se indican por las iniciales del revisor entre corchetes al lado del texto seleccionado.

5. GUARDE el documento como Employment Offer Comments2 en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Ver comentarios como globos

USE el documento del ejercicio anterior. 1. Haga clic en el botón Mostrar marcado

para abrir el menú.

2. Seleccione Globos y haga clic en Mostrar revisiones en globos. Los comentarios se muestran en globos en el área Revisiones.

3. GUARDE el documento como Employment Comments Offer3 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

186

Lección 9

PASO A PASO

Ocultar y mostrar comentarios del revisor

1. ABRA el documento Initial Employment Offer de la carpeta de la lección. El documento se abre con la opción Todas las revisiones seleccionada.

2. En el grupo Seguimiento, cambie las revisiones a Revisiones simples. 3. En el grupo Comentarios, el botón Mostrar comentarios debe estar resaltado y debe mostrar todos los comentarios de todos los revisores.

4. Haga clic en el botón Mostrar marcas y seleccione Personas específicas. 5. En la lista desplegable de Todos los revisores, haga clic en la casilla de verificación que está al lado de Paul Süours para quitar la marca de verificación. Los comentarios ya no aparecen en el documento porque Sheila Word respondió a las dudas de Paul.

6. GUARDE el documento como as Initial Offer Comments en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Mostrar el panel de revisiones Los comentarios y el control de cambios se rastrean en el panel de revisiones verticalmente en el lado izquierdo de la pantalla u horizontalmente en la parte inferior de la pantalla. Cuando se abre el panel de revisiones, un resumen muestra el número de inserciones, eliminaciones, movimientos, cambios de formato y comentarios que se han hecho en el documento. En esta lección aprenderá a cambiar pantalla del panel de revisiones de vertical a horizontal.

PASO A PASO

Mostrar el panel de revisiones

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. En la pestaña Revisar, en el grupo Seguimiento, haga clic en la flecha desplegable Panel de revisiones y seleccione Panel de revisiones horizontal en el menú desplegable. El panel de revisiones se abre horizontalmente en la parte inferior de la ventana de Word. Hace un seguimiento de todos los cambios y los documenta.

2. Para ver el panel de revisiones en vertical, haga clic en la flecha desplegable Panel de revisiones y seleccione Panel de revisiones vertical. El panel de revisiones se muestra verticalmente en la parte izquierda del documento.

3. Haga clic en la X en el panel de revisiones vertical o haga clic en el botón Panel de revisiones para cerrarlo.

4. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. Deje Word abierto para el próximo ejercicio.

CONTROL DE CAMBIOS EN UN DOCUMENTO El comando Control de cambios permite a los revisores hacer un seguimiento de las revisiones y comentarios de otros usuarios. Con la nueva tarjeta de persona, puede identificar fácilmente quién ha realizado cambios y dónde se realizaron los cambios en el documento. Con las nuevas Revisiones simples como valor predeterminado, los cambios realizados en un documento muestran una línea roja cerca del margen izquierdo. Cuando hace clic en la línea roja o en el globo, la vista de la revisión cambia a la vista Todas las revisiones. Si desea ver solo los comentarios en el documento y no los cambios, haga clic en el botón Mostrar comentarios.

Revisión de documentos

187

Para iniciar el control de cambios, haga clic en el botón Control de cambios y para desactivarlo, haga clic de nuevo. Verá el botón resaltado cuando esté activado. Una nueva función de control de cambios es Bloquear seguimiento, que impide que alguien desactive el control de cambios. Después de revisar todos los cambios en el documento, puede aceptar o rechazar los cambios. En el caso de cambios permanentes, los tiene que aceptar o rechazar y detener el seguimiento. Se proporcionan opciones adicionales sobre cómo aparecen las marcas en el documento. Como se mencionó anteriormente, Revisiones simples es el valor predeterminado; las otras opciones son Todas las revisiones, que muestra todos los cambios y comentarios; Ninguna revisión, que muestra el documento en una copia final sin las revisiones; Original, que muestra el documento original sin revisiones. Tal como se indicó anteriormente, el menú Mostrar marcas le permite cambiar la forma en que aparecen los cambios o comentarios en el documento. Las revisiones pueden aparecer como globos, alineadas o mostrarse solo con comentarios y formato en globos. El aspecto de los cambios se puede modificar si desactiva los comentarios, la tinta, las inserciones y eliminaciones y el formato. De forma predeterminada, están habilitados. Cuando varias personas han hecho cambios en un documento y desea ver solo los cambios de personas específicas, puede especificar los cambios de qué persona desea mostrar en el documento. Anteriormente en la lección, aprendió a mostrar el panel de revisiones en horizontal o en vertical. Esto funciona del mismo modo para el control de cambios. El cuadro de diálogo Opciones de control de cambios le permite cambiar el nombre de usuario. Hay opciones adicionales disponibles, pero no se explican en esta lección. En este ejercicio, aprenderá a cambiar un nombre de usuario, a controlar los cambios, a cambiar la forma en que se muestran las revisiones, a imprimir revisiones, a bloquear el seguimiento y a aceptar y rechazar cambios. En la figura 9-8 se muestran los grupos Seguimiento y Cambios. Figura 9-8 Grupos de Seguimiento y cambios

Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección y en el resto del libro.

PASO A PASO

Cambiar un nombre de usuario

ABRA el documento Handbook de la carpeta de la lección. 1. INICIE el cuadro de diálogo Opciones de control de cambios haciendo clic en el selector de cuadro de diálogo en el grupo Seguimiento.

2. Haga clic en el botón Cambiar nombre de usuario. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Word.

188

Lección 9 3. Debajo de Personalizar la copia de Microsoft Office, escriba Aggie Becker en el cuadro Nombre de usuario y escriba ab en el cuadro Iniciales.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word. 5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de control de cambios. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Control de cambios en un documento

USE el documento del ejercicio anterior. 1. Muestre la pestaña Revisar y haga clic en el botón Control de cambios

para activarlo.

2. En la primera frase del primer párrafo, seleccione B & B y presione Supr. Las Revisiones simples muestran una línea roja en el margen izquierdo para que sepa que se ha realizado un cambio.

3. En el mismo párrafo, seleccione B & B. Negrita y el color de texto rojo oscuro. El texto aparece en el documento con los cambios realizados.

4. Coloque el punto de inserción en el segundo párrafo, delante de la primera B de B & B y escriba Books and Beyond. El nuevo texto insertado se muestra en el documento.

5. Seleccione B&B en el segundo párrafo y presione Supr. Se coloca una segunda marca en el margen izquierdo.

6. GUARDE el documento como Handbook Draft1 en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para el próximo ejercicio.

PASO A PASO

Cambiar las revisiones en un documento

USE el documento del ejercicio anterior.

Tome nota

De forma predeterminada, las Revisiones simples están habilitadas y las revisiones se muestran en el margen izquierdo donde se han efectuado cambios. Cuando se inserta texto en un documento, se muestra en el documento. 1. Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Revisiones simples y seleccione Todas las revisiones. Las revisiones aparecen en el margen derecho y muestran dónde se ha eliminado texto con una línea punteada que apunta a la ubicación de la eliminación. En el documento aparece el nombre "Autor" como se muestra en la figura 9-9 porque el usuario no ha iniciado sesión en la cuenta Microsoft. El texto insertado se subraya y se muestra en el color de control de cambios predeterminado.

Revisión de documentos

189

Figura 9-9 Documento mostrado en la vista Todas las revisiones

2. Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Todas las revisiones y seleccione Ninguna revisión. No aparece ninguna revisión en el documento.

3. Cambie Ninguna revisión a Original. El documento vuelve a su formato y muestra solo el texto con formato.

4. Vuelva a mostrar en el documento las Revisiones simples. 5. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. Deje Word abierto para el próximo ejercicio.

PASO A PASO

Mostrar las revisiones en un documento

USE el documento del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Mostrar marcas para mostrar el menú. Las marcas de verificación indican que las revisiones para estas funciones están habilitadas.

2. Haga clic en la marca de verificación que está al lado de Inserciones y eliminaciones para desactivarla. Ya no se muestran las revisiones en el documento.

3. Active las revisiones de Inserciones y eliminaciones. 4. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. Deje Word abierto para el próximo ejercicio.

190

Lección 9

PASO A PASO

Mostrar revisiones en globos y alineadas

USE el documento del ejercicio anterior. 1. Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Mostrar marcas y seleccione Globos. En Globos, se coloca una marca de verificación al lado de Mostrar marcas.

2. Seleccione Mostrar todas las revisiones en línea. Observe que no se produjo ningún cambio en el documento. Para ver los cambios alineados, las revisiones deben estar en la vista Todas las revisiones.

3. Cambie a la vista Todas las revisiones y mantenga el cursor sobre el texto eliminado en el documento para ver las marcas alineadas.

4. GUARDE el documento como Handbook Draft2 en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. Deje Word abierto para el próximo ejercicio.

COMBINAR DOCUMENTOS Cuando dos o más personas editan copias independientes de un documento, tal vez sea necesario combinar los documentos para incorporar todos los cambios en un solo archivo.

Combinación de documentos Al combinar documentos, los cambios de dos copias independientes de un documento se fusionan en una sola copia. Un documento se designa como versión original y el segundo documento es la versión revisada. Word empieza con el original y luego usa las marcas de revisión para indicar los cambios que provienen de la copia revisada. Si los dos documentos definen los mismos estilos de forma diferente, por ejemplo, tienen fuentes distintas asignadas al estilo Normal, Word le solicita para decidir qué definición debe prevalecer.

PASO A PASO

Combinar documentos

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Word y abra un nuevo documento en blanco. 1. En la pestaña Revisar, haga clic en Comparar y en Combinar. Se abre el cuadro de diálogo Combinar documentos.

2. En la sección Documento original, haga clic en el icono de carpeta para buscar el documento original. Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

3. Desplácese hasta los archivos de datos de la lección y elija Handbook Edits1. Haga clic en Abrir para volver al cuadro de diálogo Combinar documentos.

4. En la sección Documento revisado, haga clic en el icono de carpeta para buscar el documento revisado.

5. Desplácese hasta los archivos de datos de la lección y elija Handbook Edits2. Haga clic en Abrir para volver al cuadro de diálogo Combinar documentos.

6. En la sección Documento revisado, en el cuadro de texto Marcar cambios no marcados con, reemplace el valor predeterminado Autor por Editor. Vea la figura 9-10.

Revisión de documentos

191

Figura 9-10 Cuadro de diálogo Combinar documentos

7. Haga clic en Aceptar. Aparece un cuadro de diálogo que advierte que Word puede almacenar solo un conjunto de cambios de formato en el documento final.

8. Elija el otro documento (Handbook Edits2.docx) y haga clic en Continuar con Combinar. Aparece el documento Combinar resultado 1 en Word. El panel de revisiones tal vez ha aparecido ya a la izquierda; de lo contrario, en la pestaña Revisar, haga clic en el botón Panel de revisiones y haga clic en Panel de revisiones vertical. El documento combinado aparece en el centro. Los documentos originales y revisados aparecen en paneles pequeños a la derecha, como se muestra en la figura 9-11. (Si no aparecen, seleccione Comparar, Mostrar documentos de origen, Mostrar ambos para ver los dos documentos).

192

Lección 9 Figura 9-11

Todos los documentos combinados, originales y revisados están visibles en pantalla

9. En el panel de revisiones, desplácese hacia abajo para buscar el cambio de Definición de estilo del autor para el estilo Normal y haga clic con el botón secundario en él.

10. Elija Rechazar cambio. El cambio de estilo se revierte y el estilo Normal queda definido como estaba en el documento original.

11. Haga clic con el botón secundario en el cambio de Definición de estilo del autor para Título 1 y haga clic con el botón secundario en él.

12. Elija Aceptar cambio. Se confirma el cambio de estilo del Título 1 y el Título 1 queda definido como estaba en el documento revisado.

13. En la pestaña Revisar, haga clic en el botón Aceptar y elija Aceptar todos los cambios y detener el seguimiento.

14. Cierre el panel de revisiones. 15. Cierre los paneles de Documento original y Documento revisado. 16. Haga clic con el botón secundario en la palabra tiene con el subrayado azul ondulado y elija que. 17. Guarde el documento combinado como Merged Contract y luego cierre el archivo. CIERRE Word.

Revisión de documentos

193

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. ¿En qué lugar se encuentra la opción de corrección Corregir DOs MAyúsculas SEguidas? a. CorrecciónMayúsculas b. Autocorrección c. Configuración de gramática d. Excepciones

2. ¿Qué comandos activan la función de ortografía y gramática? a. F7 b. MayúsF7 c. Botón Ortografía y gramática d. a y c

3. Los comentarios se usan para agregar

a los documentos de Word.

a. dudas b. preguntas c. recordatorios d. Todos los anteriores

4. ¿Cómo se muestran los comentarios de un solo revisor en un documento de Word que contiene comentarios de varios revisores? a. Deja la marca de verificación en la casilla de verificación Todos los revisores. b. Se desactiva la casilla de verificación Todos los revisores y se coloca una marca de verificación junto al nombre de ese revisor solamente. c. Esta función muestra solo los comentarios de todos los revisores. d. Esta función no puede mostrar los comentarios de un revisor.

5. ¿En cuál de los siguientes tipos de documentos puede insertar comentarios? a. Trabajos de investigación. b. Currículum vitae c. Planes de marketing d. Todos los anteriores

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso. V

F

1.

V

F

2.

Siempre debe corregir los documentos antes de compartirlos.

V

F

3.

Las opciones de Autocorrección pueden encontrarse en el cuadro de diálogo Opciones de Word de la

El panel de corrección del cuadro de diálogo Opciones de Word contiene opciones para cambiar el modo en que Word corrige y da formato al texto.

pantalla Mostrar en la vista Backstage. V

F

4.

Autocorrección no puede desactivarse.

V

F

5.

La configuración de estilo de escritura predeterminada es Gramática y estilo.

194

Lección 9

Proyectos

Proyecto 9-1: Corregir un trabajo de investigación Ha acordado ayudar a un amigo a corregir su carta de referencia. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA el documento Reference Letter de la carpeta de la lección. 2. GUARDE el documento como 9-1 Reference Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash. 3. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir Backstage y haga clic en Opciones. 4. Seleccione Revisión y debajo de la sección Para corregir ortografía y gramática en Word. al lado del cuadro de comando Estilo de escritura, seleccione Gramática.

5. Haga clic en Aceptar. 6. En la pestaña Revisar del grupo Revisión, haga clic en el botón Ortografía y gramática. 7. Se abre panel de tareas Ortografía y se detiene en las palabras o frases enumeradas en la tabla siguiente; por cada palabra mal escrita, tomar las medidas indicadas en la tabla. Además, si no está seguro de cómo se pronuncia una palabra, haga clic en el botón Sonido.

8. Cuando aparezca el mensaje que indica que la comprobación de ortografía y gramática está completa, haga clic en Aceptar.

Palabra mal escrita

Palabra corregida

Acción que debe realizar

empleda

empleada

Cambiar todo

suprvisión

supervisión

Cambiar todo

demstró

demostró

Cambiar todo

recomiend

recomiendo

Cambiar todo

9. Haga clic en Contar palabras en el grupo Revisión para comprobar la información sobre el documento y luego ciérrelo.

10. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 9-2: Manual de Books and Beyond Trabaja en Books and Beyond y el administrador necesita su ayuda para usar las opciones de Autocorrección en Word. Su tarea consiste en revisar manualmente el documento y localizar las tres apariciones de B & B. Ha aprendido que el comando Autocorrección puede ahorrar tiempo al escribir texto y agregar símbolos especiales en un documento. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA el documento Handbook Acknowledge en la carpeta de la lección. 2. GUARDE el documento como 9-2 Handbook Acknowledge Update en la carpeta de la lección en la unidad flash.

3. Haga clic en la pestaña Archivo para abrir Backstage y haga clic en Opciones. 4. En la sección Revisión, haga clic en el botón Opciones de Autocorrección. 5. En el cuadro Reemplazar, escriba B & B y en el cuadro Con, escriba Books and Beyond.

Revisión de documentos

195

6. Haga clic en el botón Agregar. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Autocorrección. 8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word. 9. En el primer párrafo, localice y seleccione B & B y presione Supr. 10. En la misma ubicación, escriba B & B y presione la barra espaciadora. 11. Localice la segunda aparición, seleccione B & B y presione Supr. A continuación, escriba B & B y presione la barra espaciadora.

12. Localice la tercera aparición, seleccione B & B y presione Supr. A continuación, escriba B & B y presione la barra espaciadora.

13. En la primera frase del primer párrafo, coloque el punto de inserción después de la d de Beyond. Escriba (c) para insertar el símbolo de copyright en el documento.

14. En la segunda frase del primer párrafo, coloque el punto de inserción después de la d de Beyond. Escriba (c) para insertar el símbolo de copyright en el documento.

15. En la segunda frase del segundo párrafo, coloque el punto de inserción después de la d de Beyond. Escriba (c) para insertar el símbolo de copyright en el documento.

16. Repita los pasos 3 a 4 para abrir el cuadro de diálogo Autocorrección. 17. En el cuadro Reemplazar, escriba B & B. El texto debe aparecer en la lista siguiente. 18. Haga clic en el botón Eliminar. 19. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Autocorrección. 20. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word. 21. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. CIERRE Word.

10 Formato de un trabajo de investigación MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Creación de citas

Insertar citas. Cambiar los estilos de cita. Insertar marcadores de posición de citas.

4.1.6 4.1.8 4.1.5

Agregar títulos

Agregar títulos. Cambiar el formato de los títulos. Cambiar las etiquetas de los títulos. Configurar la posición de un título. Omitir las etiquetas de los títulos.

4.2.1 4.2.3 4.2.4

Creación y modificación de encabezados o pies de página

Insertar números de página. Insertar encabezados y pies de página simples.

1.3.6 1.3.4

Creación de una página citada en la obra

Insertar bibliografía.

4.1.7

Insertar notas al pie y notas al final

Administrar la ubicación de las notas al pie. Modificar la numeración de las notas al pie. Insertar notas finales. Configurar el formato de las notas al final.

4.1.2

Inserción de hipervínculos

Insertar hipervínculos.

1.2.2

Creación de marcadores

Crear marcadores. Demostrar cómo se usa la opción Ir a

1.2.3 1.2.4

Formato de un trabajo de investigación

4.2.2 4.2.5

4.1.4 4.1.1 4.1.3

Creación de una tabla de contenido

Trabaja a tiempo completo en Northwind Traders y estudia cursos nocturnos en la universidad local para completar su licenciatura. Los cursos en los que se ha matriculado requieren que envíe un trabajo de investigación. Seguirá el estilo de la Asociación de lenguas modernas (MLA) para el trabajo de investigación, pero lo mejor para su interés sería conocer también los otros estilos disponibles. El instructor le requerirá que aprenda a insertar hipervínculos y

marcadores, y que prepare el documento para compartirlo. Ha completado el trabajo y ahora necesita dar formato al documento. En esta lección, aprenderá a dar formato a un trabajo de investigación usando el estilo MLA, a aplicar un hipervínculo al texto y a gráficos, y a aplicar marcadores.

196

Formato de un trabajo de investigación

197

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE Pestaña Referencias

Los comandos de la pestaña Referencias se usan para crear una tabla de contenido, notas al pie y notas al final, citas y bibliografía, títulos, un índice y una tabla de autoridades. Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

Figura 10-1 Pestaña Referencias

FORMATO DE UN TRABAJO DE INVESTIGACIÓN Se ha adoptado el estilo de la Asociación de lenguas modernas (MLA), ya que es el elegido por muchos colegios y universidades. En esta sección usamos el estilo MLA para mostrar cómo se da formato a un trabajo de investigación. Las directrices de estilo MLA continúan actualizándose para que la estandarización se acomode a la documentación para sitios web, publicaciones digitales, entrevistas, fuentes electrónicas y mucho más. Más adelante en esta lección se describen los estilos alternativos y se muestra cómo aplicar formato en uno de ellos (el estilo APA).

Formato de un trabajo de investigación Como estudiante universitario, lo más probable es que tenga que asistir a una clase de escritura técnica para uno de los cursos de humanidades o de artes liberales. Cuando empiece a escribir su trabajo de investigación, escribirá un esquema para hacerlo más manejable y mantenerlo organizado. En una lección posterior, aprenderá más sobre los esquemas y después puede comenzar a reunir todos sus conocimientos. Word hace más fácil dar formato a su trabajo de investigación, agregar y administrar fuentes, seleccionar un estilo, insertar una bibliografía, insertar títulos, crear una tabla de contenido y agregar notas al pie y notas al final. Aprenderá a citar las fuentes para evitar el plagio. Completar un trabajo copiando la mayoría del contenido y adjudicarse el mérito por ello es plagio. En este ejercicio, aprenderá a aplicar los conocimientos que se han tratado en lecciones anteriores; a dar formato a un trabajo de investigación con el estilo MLA; y a insertar citas, títulos, notas al pie y notas al final, bibliografía, hipervínculos y marcadores.

198

Lección 10

PASO A PASO

Formato de un trabajo de investigación

PREPÁRESE. Antes de empezar estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Word. 1. ABRA el documento First Ladies de la carpeta de la lección. El documento no tiene formato. 2. Coloque el punto de inserción al principio del documento y cree un par de líneas en blanco. El estilo MLA requiere que se coloque información al principio del documento. En la primera línea, aparecerá el nombre del alumno, seguido del nombre del instructor, el curso y la fecha. Escriba la información siguiente en la línea correspondiente. Primera línea:

Victoria DeLeón

Segunda línea:

Profesor Frank Smith

Tercera línea:

Historia 101

Cuarta línea:

19 de marzo de 20XX

3. Seleccione todo el documento y cambie el tamaño de fuente a 12 pto., la fuente a Arial. 4. Cambie los márgenes a 2,5 cm superior, inferior, a la izquierda y a la derecha; luego cambie el interlineado a doble.

5. Aplique una sangría de primera línea solo a los párrafos. Evite el título y los encabezados. 6. Debajo del título, Mujeres en política, coloque el punto de inserción al principio del segundo párrafo, que empieza con "La nación tiene siempre. . . en el fondo.” Ajuste la sangría izquierda a 2,5 cm sin sangría de primera línea. Como regla general, para dar formato a las citas, se considera una cita corta aquella que tiene menos de cuatro líneas. Estas se encierran entre comillas dobles, a doble espacio; se menciona al autor y el número de página específico; y el signo de puntuación debe colocarse después del paréntesis. Esto también se incluye en la página de bibliografía. Las citas de más de cuatro líneas deben escribirse a doble espacio y a una pulgada del margen izquierdo sin comillas. No aplique sangría a la primera línea, a menos que vaya a citar varios párrafos. El formato de bloque para las citas cortas o largas debe usarse para citar dos o más párrafos que siguen unos a otros. A la primera línea se le debe aplicar una sangría de 3,81 cm desde el margen izquierdo.

7. Coloque el punto de inserción en cualquier parte del título, La evolución del rol de primera dama y centre el título.

8. Seleccione los títulos siguientes, aplique un estilo Título 1 y ponga los títulos en negrita. El estilo Título 1 mantiene los títulos alineados a la izquierda. Introducción Mujeres en política Historia de las primeras damas Rol de las primeras damas El poder de las primeras damas Conclusión

9. GUARDE el documento como Research on First Ladies en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

CREACIÓN DE CITAS Ahora que ha dado formato al trabajo de investigación, las citas deben colocarse en el documento. Las citas de fuentes deben incluirse en los documentos, tales como trabajos de investigación, artículos o informes que analizan o describen la investigación que ha completado sobre un tema. Al citar una fuente, se hace en el lugar relevante dentro del texto. Word le permite insertar una cita y crear una fuente al mismo tiempo. Estas se pueden manejar, modificar o eliminar cuando sea necesario.

Formato de un trabajo de investigación

199

Creación de citas Una cita es una nota que menciona la fuente de información. Hay muchas reglas que pueden aplicarse a una cita específica. En esta lección, aprenderá a usar citas básicas en el texto, con las que se ponen paréntesis después de una cita que incluye el número de página y el nombre del autor. Tenga en cuenta que también puede modificar las citas. Una fuente incluye toda la información acerca de dónde proviene información específica para que el lector pueda encontrar la obra original. Podría ser un libro, un informe, un artículo de diario o un sitio web. Cuando se agrega una nueva cita a un documento, se crea también una nueva fuente que aparecerá en la bibliografía. Una bibliografía es una lista de fuentes que se coloca al final de un documento. Esto también se conoce como página de trabajos citados. Cada vez que se crea una nueva fuente en cualquier documento, la información se guarda en el equipo en una lista maestra, para que pueda buscar y usar cualquier fuente usada anteriormente en otros documentos. Word también crea una lista actualizada, que contiene todas las fuentes del documento actual. Esta lista puede modificarse en cualquier momento. Cuando no se han recopilado todos los datos de una fuente, se puede insertar un marcador de posición que puede rellenarse en un momento posterior. Para agregar un marcador de posición, haga clic en Agregar nuevo marcador de posición en el menú Insertar cita. En este ejercicio, aprenderá a crear una cita.

PASO A PASO

Crear citas Puede elegir entre muchos estilos de referencia distintos cuando dé formato a las citas, las fuentes y la bibliografía. Los formatos de la Asociación psicológica americana (APA) y la Asociación de lenguas modernas (MLA) son los más comunes. También hay formatos adicionales disponibles, así que asegúrese de consultar al instructor sobre el estilo. El formato seleccionado inserta la información con el diseño correcto.

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. En la pestaña Referencias, en el grupo Citas y bibliografía, haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Estilo y cambie el estilo a MLA, 7ª edición (vea la figura 10-2).

200

Lección 10 Figura 10-2 Menú Estilo

2. Debajo del título, Mujeres en política, coloque el punto de inserción al final del primer párrafo, después de Meringolo.

3. Haga clic en el botón Insertar cita en el grupo Citas y bibliografía. Aparece un menú. 4. Seleccione Agregar nueva fuente. Aparece el cuadro de diálogo Crear fuente. El cuadro de diálogo Crear fuente contiene campos para la fuente del libro, que incluye el autor, el título, el año de derechos de autor, la ciudad donde se editó y el editor. Para agregar información adicional, haga clic en el cuadro Mostrar todos los campos bibliográficos para mostrar campos adicionales.

5. El menú Tipo de fuente bibliográfica muestra Libro como valor predeterminado. Haga clic en la flecha desplegable para revisar las opciones de fuente adicional. Los campos se ajustarán automáticamente en el cuadro de diálogo según el tipo de fuente. Mantenga la fuente en el valor predeterminado.

6. Escriba la información de fuente que se muestra a continuación. Nota: tendrá que activar la casilla que está junto a Mostrar todos campos bibliográficos para ver todos los campos. Tipo de fuente bibliográfica: Libro Autor: Mayo, Edith; Meringolo, Denise D. Título: First Ladies Political Role and Public Image Año: 1990 Ciudad: Washington Provincia o estado: D. C. Editorial: Smithsonian Institute

7. Haga clic en Aceptar. La cita se agrega al texto y la fuente de información se guarda. Los nombres de autor (Mayo y Meringolo) están entre paréntesis. Cuando se aplica el formato MLA, se usa el método autor-página y la cita se coloca entre paréntesis. El número de página no aparece y más adelante aprenderá a modificar la cita.

Formato de un trabajo de investigación

201

8. Debajo del título Historia de las primeras damas, haga clic para colocar el punto de inserción al final de la segunda frase después de la palabra nominación y antes del punto.

9. Haga clic en el botón Insertar cita y seleccione Agregar nueva fuente. ¿Ha observado que la primera fuente apareció cuando hizo clic en el botón Insertar cita?

10. En el menú Tipo de fuente bibliográfica, seleccione Libro. 11. Escriba la información de la fuente para estilo MLA en el cuadro de diálogo, como se muestra a continuación. Tipo de fuente: Libro Autor: Anthony, Carl Sferrazza Título: America’s First Families: An Inside View of 200 Years of Private Life in the White House Año: 2000 Ciudad: New York Editorial: Simon & Schuster, Inc.

12. Haga clic en Aceptar. Se inserta la cita. 13. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Modificación de una cita y una fuente Word simplifica la modificación de las fuentes, ya que ofrece menús en los marcadores de posición, que permiten un fácil acceso a los cuadros de diálogo usados para modificar las citas y las fuentes.

PASO A PASO

Modificar una cita y una fuente Cuando se inserta una cita, Word la inserta en el documento, dentro de un marcador de posición. Cuando mantiene el mouse sobre la cita aparece sombreada. Puede modificar fácilmente el texto del marcador de posición o los datos de la fuente o la cita que lo acompaña.

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Al final del segundo párrafo, haga clic en la primera cita que ha insertado. Haga clic en la flecha desplegable para mostrar un menú (vea la figura 10-3).

Figura 10-3 Menú y marcador de posición Cita

2. Seleccione Editar fuente en el menú. Aparece el cuadro de diálogo Editar fuente, relleno con la información que escribió anteriormente acerca de la fuente.

3. En el campo Año, cambie el año de publicación a 1994. 4. Haga clic en Aceptar. Word muestra un mensaje en el que se pregunta: “Esta fuente existe en la lista general y en el documento actual. ¿Desea actualizar las dos listas con estos cambios?”

5. Haga clic en Sí. 6. La cita está todavía seleccionada. Haga clic en la flecha hacia abajo en el marcador de posición nuevamente, y esta vez seleccione Editar cita. Aparece el cuadro de diálogo Editar cita.

202

Lección 10 El cuadro de diálogo Editar cita le permite agregar números de página si especifica la página o las páginas de la fuente a las que hace referencia. También puede tomar decisiones sobre qué mostrar dentro del texto de la cita si hace clic en las casillas de verificación que están debajo de Suprimir. Puede suprimir el año, el autor o el título.

7. En la sección Suprimir, haga clic en la casilla de verificación Autor y haga clic en Aceptar. Los nombres de los autores se reemplazan con el título.

8. Debajo del título, Mujeres en política, coloque el punto de inserción después de la palabra fondo, que está en el párrafo “La nación siempre. . . segundo plano”.

9. En el grupo Citas y bibliografía, haga clic en Insertar cita. El menú incluye dos fuentes que han citado en el documento actual. Esta es la lista actual. Seleccione la cita de Mayo, Edith, Meringolo, Denise D. Se inserta la cita.

10. Haga clic en la cita. Haga clic en la flecha desplegable para visualizar las opciones de la cita y seleccione Editar cita.

11. En la sección Agregar, escriba 8 en el cuadro Páginas y, en la sección Suprimir, haga clic en las casillas de verificación que están al lado de Autor y Título. Haga clic en Aceptar. En los pasos anteriores, ha modificado los estilos de cita de este documento mediante la supresión de una o más opciones.

12. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. 13. Debajo del título, Mujeres en política, haga clic en la flecha desplegable para visualizar la opción de la cita y seleccione Editar cita. Desea editar la primera cita de esta sección.

14. Quite la marca de verificación que está al lado de Autor y haga clic en Aceptar. 15. Seleccione la segunda cita y quite las marcas de verificación que están al lado de Autor y Título. Haga clic en Aceptar.

16. Debajo del título, Historia de las primeras damas, coloque el punto de inserción al final del párrafo que está después de la mano y saludan y antes del punto. En este paso siguiente, insertará un marcador de posición de cita. Un marcador de posición de cita es un nombre de etiqueta de la fuente. También puede usar esto como referencia para usted mismo mientras continúa escribiendo su trabajo de investigación. También se pueden editar los nombres de etiqueta en el cuadro de diálogo Editar fuente.

17. Haga clic en el botón Insertar cita; seleccione Agregar nuevo marcador de posición. Aparecerá el cuadro de diálogo Nombre de marcador de posición, que le indica que "Escriba el nombre de la etiqueta de la fuente. Puede agregar más información a esta fuente posteriormente haciendo clic en Editar fuente en el Administrador de fuentes bibliográficas”.

18. Escriba Fuente_de_investigación; y haga clic en Aceptar. No se permiten espacios en el cuadro de diálogo Nombre de marcador de posición.

19. GUARDE el documento como Research on First Ladies Update en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Administrar las fuentes El Administrador de fuentes muestra todas las fuentes que haya creado y proporciona opciones para su administración. El Administrador de fuentes presenta dos listas: la lista general, que contiene todas las fuentes de todos los documentos que haya creado con Word y la lista actual, que incluye todas las fuentes que haya creado en el documento actual. El Administrador de fuentes le permite ordenar, mover, copiar, borrar o crear fuentes para administrarlas. En este ejercicio, aprenderá a administrar las fuentes.

PASO A PASO

Administrar las fuentes

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Haga clic en el botón Administrar fuentes en el grupo Citas y bibliografía. Aparece el cuadro de diálogo Administrador de fuentes (vea la figura 10-4).

Formato de un trabajo de investigación

203

Figura 10-4 Cuadro de diálogo Administrador de fuentes

2. En la sección Lista general, seleccione la fuente Anthony. 3. Haga clic en el botón Editar. Aparece el cuadro de diálogo Editar fuente. Usar el Administrador de fuentes le permite editar las fuentes.

4. Haga clic en la casilla de verificación que está al lado de Mostrar todos los campos bibliográficos. El cuadro de diálogo Editar fuente se expande para incluir campos adicionales.

5. Escriba NY en el campo Provincia o estado y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Editar fuente.

6. Word muestra un mensaje en el que se pregunta: “Esta fuente existe en la lista general y en el documento actual. ¿Desea actualizar las dos listas con estos cambios?”. Haga clic en Sí.

7. Haga clic en el botón Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de fuentes. 8. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

Quitar una cita Puede quitar una cita del documento sin quitar los datos de la fuente. Los datos de la fuente permanecen guardados en la lista del documento actual y en la lista general; por lo tanto, si decide que debe citar la fuente en otro lugar, puede elegirla en el menú Insertar cita. Si desea quitar permanentemente las citas, debe abrir el cuadro de diálogo Administrador de fuentes, a continuación, seleccione la fuente y haga clic en el botón Eliminar para completar esta acción. En este ejercicio, aprenderá a quitar una cita sin quitar la fuente.

PASO A PASO

Quitar una cita

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Debajo del título Historia de las primeras damas, coloque el punto de inserción después de Anthony en la segunda oración.

204

Lección 10 2. Haga clic en la pestaña Marcador de posición de cita para seleccionar toda la cita. Sugerencia: al principio del marcador de posición, verá una Pestaña con tres puntos verticales — es más fácil de seleccionar.

3. Presione Eliminar para quitar la cita del documento. 4. Abra el cuadro de diálogo Administrador de fuentes y observe que la fuente está todavía en las dos listas. Cuando haya terminado, cierre el cuadro de diálogo.

5. Haga clic en el botón Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. 6. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE Cuadro de diálogo Título

Cuando trabaje con títulos en un documento, usará el cuadro de diálogo Título (vea la figura 10-5). Desde allí puede seleccionar varias opciones de títulos, que incluyen rótulos y numeración. Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

Figura 10-5 Cuadro de diálogo Título

AGREGAR TÍTULOS Word puede agregar automáticamente títulos en el documento cuando hay tablas, imágenes u otros objetos, o se pueden agregar títulos manualmente.

Agregar títulos Un título es una línea de texto que describe un objeto y puede aparecer por encima o por debajo del objeto que describe. Mientras continúa escribiendo su trabajo, decide agregar una tabla e insertar una imagen. Si agrega un título por debajo o por encima de la tabla, proporcionará información a cualquier persona que lea su informe. Mientras continúe trabajando con los títulos, también aprenderá que los títulos se pueden usar para las figuras y ecuaciones. Para este ejercicio, se le proporcionarán los pasos para crear uno de estos tipos de títulos, pero en realidad no los usará en su trabajo. En este ejercicio, aprenderá a agregar un título a una figura, a una tabla y a una ecuación.

Formato de un trabajo de investigación PASO A PASO

205

Agregar títulos a una tabla

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En la pestaña Vista, active el panel de navegación. 2. Debajo del título El poder de las primeras damas, coloque el punto de inserción al final del último párrafo, que termina con ejercer demasiado poder, y agregue una línea en blanco.

3. Cierre el panel de navegación. 4. Inserte una Tabla de 2x3 en la línea en blanco. Escriba la siguiente información en la tabla. Primera columna, primera fila: First Ladies Segunda columna, primera fila: Años en la Casa Blanca Segunda columna, segunda fila: 20 de enero de 1981 – 20 de enero de 1989 Segunda columna, tercera fila: 20 de enero de 1993 – 20 de enero de 2001

5. Desde la carpeta de la lección, inserte la imagen de Nancy Reagan en la primera columna, segunda fila.

6. Desde la carpeta de la lección, inserte la imagen de Hillary Clinton en la primera columna, tercera fila.

7. El alto de ambas imágenes debe ajustarse a 3,23 cm. 8. Aplique el comando Autoajustar al contenido a toda la tabla. 9. Coloque el punto de inserción debajo de la tabla en una línea en blanco. 10. En la pestaña Referencias, en el grupo Títulos, haga clic en el botón Insertar título para abrir el cuadro de diálogo Título.

11. Haga clic en la flecha desplegable que está al lado del cuadro Rótulo para mostrar los distintos rótulos; después seleccione Tabla. Así se cambia la opción del rótulo en el cuadro Título. El cuadro Título muestra ahora Tabla 1.

12. Coloque el punto de inserción en el cuadro Título después de 1 y presione la barra espaciadora una vez. Escriba Primeras damas y haga clic en Aceptar. El título se inserta debajo de la tabla.

13. GUARDE el documento como Research on First Ladies Update1 en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Agregar títulos a una figura El mismo proceso que usó para agregar títulos a una tabla se usa para las figuras y para cualquier otro objeto. Su trabajo de investigación contiene dos imágenes y le gustaría insertar un título para cada imagen. En este ejercicio, insertará un título para las imágenes que insertó anteriormente. PASO A PASO

Añadir títulos a una figura

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Seleccione la primera imagen, Nancy Reagan. 2. Haga clic en el botón Insertar título y cambie el rótulo a Ilustración. 3. Agregue una marca de verificación al lado de Excluir el rótulo del título. ¿Ha observado que Ilustración 1 se ha reemplazado por 1? Si agrega una marca de verificación al lado de Excluir el rótulo del título podrá personalizar su propio rótulo.

4. Haga clic en el botón Nuevo rótulo, después escriba Nancy Reagan. Haga clic en Aceptar. Aparece un 1 después del nombre. Haga clic en Aceptar. Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Posición; a continuación, seleccione Encima de la selección. Haga clic en Aceptar. El título aparece encima de la imagen.

5. Seleccione la segunda imagen, Hillary Clinton. 6. Haga clic en el botón Insertar título. En el cuadro Título, se mostrará el nombre de Nancy Reagan. Si fuera a usar otra imagen de la señora Reagan, entonces seleccionaría el rótulo correspondiente. Word numera automáticamente cada rótulo.

206

Lección 10 7. Cambie el rótulo a Ilustración. 8. Haga clic en el botón Nuevo rótulo y luego escriba Hillary Clinton. Haga clic en Aceptar. Como se mencionó en el paso 6, si fuera a agregar otra foto de la señora Clinton, entonces usaría el rótulo correspondiente. Word asignará un número automáticamente a cada título incluso para los rótulos nuevos.

9. Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Posición; a continuación, seleccione Encima de la selección. Haga clic en Aceptar.

10. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para otro ejercicio. Volverá a este documento más adelante en la lección.

Agregar títulos a una ecuación El mismo método para agregar un título a una tabla y a una figura se puede usar para las ecuaciones si selecciona simplemente un elemento diferente en la lista Rótulo o si crea un nuevo rótulo. Si estuviera escribiendo un documento que contiene ecuaciones, tal vez desee agregar un título para cada ecuación. Este documento no contiene ninguna ecuación, así que crearemos un nuevo documento. Cuando vuelva a abrir el cuadro de diálogo Título, la etiqueta seleccionada anteriormente y el formato de numeración se mostrarán junto con el siguiente número secuencial. Por ejemplo, si insertó el título “Ilustración 1“, la próxima vez que abra el cuadro de diálogo Título de ese documento, se mostrará “Ilustración 2“. En este ejercicio, aprenderá a agregar un título, a colocarlo de nuevo y a cambiar el formato de numeración.

PASO A PASO

Agregar títulos a una ecuación

ABRA un documento de Word en blanco. 1. Presione Entrar para crear una línea en blanco. 2. En el menú Insertar, en el grupo Símbolos, haga clic en la flecha desplegable que está al lado del botón Ecuación para mostrar el menú.

3. Haga clic en Área del círculo para insertar la ecuación en el documento. 4. Haga clic en la flecha desplegable de acceso directo que está al lado de la ecuación, seleccione Justificación y haga clic en Izquierda. La ecuación se coloca en el lado izquierdo del documento.

5. Mueva el punto de inserción a la línea en blanco encima de la ecuación. 6. En la pestaña Referencias, en el grupo Títulos, haga clic en el botón Insertar título para mostrar el cuadro de diálogo Título.

7. En el cuadro Rótulo, seleccione Ecuación y, en el cuadro Posición, el título ya está establecido en Debajo de la selección. La ecuación no se ha seleccionado. Al seleccionar la ecuación, se le ofrecen opciones para cambiar a Encima o Debajo de la selección. El punto de inserción está encima de la ecuación; por lo tanto, el título se colocará en la línea en blanco encima de la ecuación.

8. Haga clic en la casilla de verificación que está al lado de Excluir el rótulo del título para agregar una marca de verificación. El texto, Ecuación, se quita del cuadro Título.

9. Haga clic en el botón Numeración para mostrar el cuadro de diálogo Numeración de títulos. 10. En el cuadro Formato, seleccione A, B, C. . . después haga clic en el cuadro que está al lado de Incluir número de capítulo para ver las opciones. Su trabajo de investigación debe contener estilos de título para usar esta opción o para agregar un separador.

11. Quite la marca de verificación de Incluir número de capítulo. Haga clic en Aceptar. 12. Aparece un nuevo título de numeración en el cuadro Título. Haga clic en la casilla de verificación que está al lado de Excluir el rótulo del título para desactivar esta función. ¿Observó que el texto, Ecuación A, aparece en el cuadro Título? En el paso 10, cambió el formato de número a letras, que ahora se incluirán en el título.

13. En el cuadro Título, coloque el punto de inserción después de A, después escriba dos puntos, presione la barra espaciadora una vez y escriba Área de un círculo.

14. Haga clic en Aceptar.

Formato de un trabajo de investigación

207

15. Coloque el punto de inserción al final de la ecuación y presione Entrar dos veces. 16. Inserte la ecuación Teorema binomial. 17. Seleccione la ecuación, haga clic en el botón Insertar título para mostrar el cuadro de diálogo Título. En el cuadro Título, se agrega automáticamente Ecuación B. Word hace un seguimiento del título que se está usando y cambia el número automáticamente.

18. Coloque el punto de inserción después de B, escriba dos puntos, seguido de un espacio; luego escriba Ecuación del teorema binomial.

19. Coloque el título Encima de la selección. Haga clic en Aceptar. 20. GUARDE el documento como Equations with Caption en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo.

PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Solución de problemas

Word inserta los títulos como texto, pero el número de título secuencial se inserta como un campo. Si el título es similar a {SEQ Figure \* ALPHABETIC}, Word muestra los códigos de campo en lugar de los resultados de campo. Para ver los resultados de campo, presione AltF9.

CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA Un encabezado aparece en la parte superior de la página de un documento y un pie de página aparece en la parte inferior. El grupo Encabezado y pie de página se encuentra en la pestaña Insertar y contiene comandos para insertar los encabezados, pies de página y números de página incorporados en un documento de Word. El botón Número de página del grupo Encabezado y pie de página contiene comandos para insertar números de página en el encabezado, en el pie de página o en el margen lateral de una página mediante la galería incorporada. En este ejercicio, aprenderá a insertar números de página en un documento.

Agregar un encabezado con un número de página Ahora tiene que agregar en cada página un encabezado que muestre su apellido seguido de un número de página, según el estilo MLA.

PASO A PASO

Agregar un encabezado con un número de página

USE el documento Research on First Ladies Update1 que está abierto de un ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción en cualquier lugar de la primera página. 2. Haga clic en la pestaña Insertar. 3. En el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en el botón Número de página. 4. En el menú que aparece, apunte a Principio de página. 5. En el menú desplegable seleccione Número sin formato 3. Los números de página se insertan en todas las páginas. Observe que las Herramientas para encabezado y pie de página se abren con la pestaña Diseño activa. El número de página se coloca también en el lado derecho como se indica en las directrices de estilo de MLA.

6. Asegúrese de que el punto de inserción está colocado delante del campo Número de página. Escriba el apellido: DeLeón; después presione la barra espaciadora una vez. Se insertará un encabezado de página en cada página del documento.

7. Haga clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página en el grupo Cerrar. 8. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

208

Lección 10

Desvinculación y vinculación de encabezados y pies de página En un documento que contiene más de una sección, puede especificar si los datos de encabezado y pie de página pasan de una sección a la siguiente. De forma predeterminada, aparecen el mismo encabezado y pie de página en cada sección. Sin embargo, tal vez desee tener encabezados y pies de página diferentes en los distintos capítulos en un documento largo, por ejemplo, o para diferenciar la parte principal del documento de las páginas de apertura o de cierre. Para vincular o desvincular los encabezados y pies de página de una sección a otra, mueva el punto de inserción al encabezado o al pie de página. Luego, en la pestaña Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página, haga clic en el botón Vincular al anterior para alternar entre el vínculo activado o desactivado. En el siguiente ejercicio, desactivará el vínculo.

PASO A PASO

Desvincular y vincular encabezados de sección USE el documento Research on First Ladies Update1 que está abierto del ejercicio anterior.

1. Coloque el puntero del mouse al principio del título Conclusión. 2. En la pestaña Diseño de página, haga clic en el botón Saltos y haga clic en Página siguiente. 3. Haga doble clic en el área de encabezado en la parte superior de la página 5. La Pestaña Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página está disponible.

4. Haga clic en el botón Vincular al anterior para romper el vínculo. Ahora están desconectados los encabezados y pies de página de las dos secciones. Sin embargo, el mismo texto aparece todavía en ambas secciones, por ahora.

5. En el área de encabezado en la parte superior de la página 5, coloque el punto de inserción antes de DeLeón y luego, en la pestaña Inicio, haga clic en Alinear a la izquierda.

6. Escriba Conclusión y presione la tecla de tabulación dos veces para mover el nombre y el número de página de nuevo a la posición anterior.

7. Desplácese hacia arriba en el documento para confirmar que esto no ha afectado al encabezado de la sección anterior.

8. En la pestaña Diseño de Herramientas para encabezado y pie de página, haga clic en Cerrar encabezado y pie de página.

9. GUARDE el archivo como Research on First Ladies Multi Header en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo.

CREACIÓN DE UNA PÁGINA CITADA EN LA OBRA Word ofrece una galería de formatos bibliográficos para elegir y le permite generar automáticamente una bibliografía de las fuentes en la Lista actual del cuadro de diálogo Administrador de fuentes. Una bibliografía es una página que hace una lista de todas las fuentes de su trabajo. Asegúrese de seguir las instrucciones de su instructor en cuanto al formato que debe usar. Puede optar por insertar una bibliografía al final del documento o puede insertar un salto de página para crear una nueva página para la bibliografía. Después de insertar la bibliografía, Word le permite agregar y borrar fuentes para actualizarla o le permite quitarla. Una bibliografía es lo mismo que crear una página de obras citadas. En este ejercicio, aprenderá a insertar una página de obras citadas.

PASO A PASO

Insertar una página de obras citadas

ABRA el documento Research on First Ladies Update1 de un ejercicio anterior para este ejercicio. 1. Presione Ctrl+Fin para ir hasta el final del documento. El punto de inserción se coloca después de la última frase del documento.

2. Presione Ctrl+Entrar para insertar un salto de página. 3. Quite la sangría de primera línea.

Formato de un trabajo de investigación

209

4. Con el punto de inserción en la nueva página en blanco, haga clic en el botón Bibliografía del grupo Citas y bibliografía. Aparece un menú de estilos de bibliografía incorporados. Puede elegir entre insertar una bibliografía automática al final del documento o en una nueva página. El comando Insertar bibliografía inserta una bibliografía sin título. Para su trabajo de investigación, el instructor le ha indicado que use el estilo Trabajos citados.

5. Seleccione el estilo Trabajos citados. Las obras citadas se insertan en la nueva página (vea la figura 10-6). El título se inserta también automáticamente y el encabezado continúa en la nueva página.

Figura 10-6 Página de obras citadas

6. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Actualización de una página de obras citadas Después de agregar nuevas fuentes o de modificar las fuentes, necesita actualizar la bibliografía para reflejar los cambios o adiciones que ha realizado. Cuando mantiene el cursor sobre el punto de inserción en la bibliografía, Word muestra el marcador de posición, de forma similar a como inserta las citas. Por lo tanto, puede seleccionar la bibliografía mediante la pestaña Marcador de posición; para mostrar el marcador de posición, coloque el punto de inserción en el título de la bibliografía y aparecerá una flecha sólida hacia abajo. Haga clic en el icono para visualizar la pestaña Marcador de posición. En este ejercicio, aprenderá a actualizar la página de obras citadas.

PASO A PASO

Actualizar una página de obras citadas

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Debajo del título Rol de las primeras damas, coloque el punto de inserción en el primer párrafo, al principio de la quinta frase, después de la palabra Gutin.

2. Haga clic en Insertar cita y seleccione Agregar nueva fuente. Aparece el cuadro de diálogo Crear fuente.

3. Haga clic en el cuadro Mostrar todos los campos bibliográficos. El cuadro de diálogo se expande para incluir más campos.

4. Escriba la información de la fuente debajo. Tipo de fuente: Libro Autor: Gutin, Myra G. Título: The President’s Partner: The First Lady in the Twentieth Century Año: 1989 Ciudad: Westport Provincia o estado: CT Editorial: Greenwood Press

5. Haga clic en Aceptar. Se inserta la cita. 6. Desplácese hasta la página de obras citadas para actualizarla con la nueva fuente.

210

Lección 10 7. Coloque el punto de inserción al lado del título de las obras citadas y aparecerá la flecha sólida hacia abajo . Haga clic en el icono para visualizar la pestaña Marcador de posición. En título Trabajos citados contrae el contenido.

8. Haga clic en el botón Actualizar citas y bibliografía

. La página se actualiza automáticamente. Para ver los cambios, haga clic en la flecha sólida para expandir el contenido de la página de obras citadas. La nueva fuente se agrega a la página (vea la figura 10-7).

Figura 10-7 Página de obras citadas actualizada

9. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

Eliminación de una página de obras citadas Puede eliminar fácilmente una bibliografía. Sin embargo, recuerde que la información de la fuente todavía está guardada con el documento actual y en la lista general de Word. Cuando Word inserta una bibliografía, se inserta un marcador de posición dentro de otro marcador de posición. Para eliminar toda la bibliografía, haga clic en la pestaña Marcador de posición que está al lado del título y presione la tecla Supr.

PASO A PASO

Eliminar una página de obras citadas

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Marcador de posición (tres puntos verticales) para seleccionar toda la lista de bibliografía y fuentes.

2. Presione la tecla Suprimir. Se elimina la bibliografía. 3. Haga clic en el botón Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. 4. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

Trabajar con tablas de autoridades Una tabla de autoridades es un tipo especializado de bibliografía que se usa en documentos legales. En una tabla de autoridades se hace una lista de todas las citas legales en un documento y de los números de las páginas en las que se encuentran. Muchos de los conocimientos para trabajar con una tabla de autoridades son los mismos que aprendió antes en esta lección para trabajar con citas y bibliografías.

Formato de un trabajo de investigación

211

La generación de una tabla de autoridades consta de dos pasos: En primer lugar, marque las citas. Para marcar una cita, seleccione una referencia a un caso en el documento, tales como “Forrester contra Craddock, 51 Wn 2d 315 (1957)“. A continuación, haga clic en el botón Marcar cita en el grupo Tabla de autoridades en la pestaña Referencias y rellene la información sobre la cita en el cuadro de diálogo Marcar cita. En segundo lugar, inserte la tabla de autoridades. Para ello, coloque el punto de inserción donde desee que aparezca la tabla de autoridades (normalmente al final del documento) y después, en la pestaña Referencias, haga clic en Insertar Tabla de autoridades. Si cambia las citas después de generar la tabla de autoridades, puede actualizar fácilmente la tabla de autoridades. Para hacerlo, coloque el punto de inserción en cualquier lugar dentro de la tabla de autoridades y haga clic en el botón Actualizar tabla del grupo Tabla de autoridades en la pestaña Referencias.

INSERTAR NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL En los ejercicios que completó anteriormente se demostró cómo dar formato a un trabajo de investigación con el estilo MLA. Aplicará los conocimientos que ha aprendido en los ejercicios siguientes cuando inserte notas al pie, notas al final, una tabla de contenido y una página de título. Se crea una página de título y, si el instructor le ha indicado que inserte una tabla de contenido, Word la inserta fácilmente en el documento. Una tabla de página de contenido sigue a la página de título y debe separarse con un salto de sección de página siguiente para que se pueda dar el formato correcto a los números de página, los encabezados y los pies de página.

Inserción de notas al pie en un documento Tanto las notas al pie como las notas al final son tipos de citas en un documento donde se introduce información adicional y también sirven como referencias a la fuente. Una nota al pie se coloca en la parte inferior de la página del documento en la que se encuentra la cita, mientras que una nota final se coloca al final del documento. Las notas al pie y las notas al final se numeran automáticamente. La edición de una nota al pie o de una nota al final se hace dentro del texto y la eliminación de una nota al pie o de una nota al final vuelve a numerar automáticamente las restantes notas al pie o notas al final. Como alumno, las usará en sus trabajos de investigación. En esta lección aprenderá a insertar una nota al pie y una nota al final en un documento.

PASO A PASO

Crear notas al pie y notas al final

ABRA el documento First Ladies Research de la carpeta de la lección. 1. Ya se ha dado formato a este documento. Lo que tendrá que hacer es insertar notas al pie o notas al final del documento.

2. Debajo del título Mujeres en política, coloque el punto de inserción al final del segundo párrafo. 3. Haga clic en el botón Insertar nota al pie en el grupo Notas al pie. Se coloca un superíndice 1 después del párrafo y al final de la página. Va a citar la fuente en el área de pie de página.

4. Escriba Mayo, Edith y Denise, Meringolo. First Ladies: Political Role and Public Image. Washington: Smithsonian Institute, 1994. Ha escrito el título de libro de la fuente para el pie de página.

5. Coloque el punto de inserción al lado del superíndice al final del segundo párrafo y aparece una información en pantalla que muestra el texto de la nota al pie.

6. Debajo del título Historia de las primeras damas, coloque el punto de inserción al final de la segunda frase (antes de Anthony). En el grupo Notas al pie, haga clic en el botón Insertar nota al pie. Se coloca un superíndice 2 en la parte inferior de la página 2.

7. En la parte inferior de la página del documento, escriba Anthony, Carl Sferrazza. America’s First Families: An Inside View of 200 Years of Private Life in the White House. New York: Simon & Schuster, Inc., 2000. La parte inferior de la página 2 debería parecerse a la figura 10-8.

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Lección 10 Figura 10-8 Nota al pie sin formato

8. Coloque el punto de inserción debajo del título Rol de las primeras damas, al final de la tercera frase. En el grupo Notas al pie, haga clic en el botón Insertar nota al pie. Se coloca un superíndice 3 después de la puntuación.

9. En la parte inferior de la página del documento, escriba Gutin, Myra G. The President’s Partner: The First Lady in the Twentieth Century. Westport: Greenwood Press, 1989.

10. GUARDE el documento como First Ladies Research Second Update en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Formato de las notas al pie y notas al final Según la Asociación de lenguas modernas (MLA), una nota al pie en la parte inferior de la página de estilo MLA se escribe con espaciado simple, sangría francesa y espaciado doble entre cada nota al pie, mientras que una nota al final se escribe con espaciado doble y sangría de primera línea. En esta lección, aprenderá a dar formato a una nota al pie y a una nota al final, así como a eliminarlas. PASO A PASO

Formato de notas al pie

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Presione y mantenga presionado el botón primario del mouse para seleccionar el inicio de la segunda y tercera nota al pie que empieza con Anthony. . . 1989.

2. Cambie la sangría a sangría francesa. El interlineado ya está configurado como espacio simple. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Coloque el punto de inserción después de la segunda nota al pie (la primera nota al pie de la página 2) y aumente el espaciado Después a 12 pto. Esta acción crea el espaciado entre las notas al pie.

5. Para dar formato a la primera nota al pie (en la página 1), cambie la sangría a sangría francesa y establezca el espaciado Después a 12 pto.

6. Seleccione el párrafo de la página 1 que comienza con “La nación siempre. . . segundo plano.”1 7. Dé formato al párrafo con una sangría izquierda dos centímetros y medio. 8. Cambie el interlineado a Sencillo. 9. Seleccione el superíndice 1 en la nota al pie al final de la página uno del documento. 10. En la pestaña Referencias, en el grupo Notas al pie, inicie el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final.

Formato de un trabajo de investigación

213

11. Se abre el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final. En la sección Formato que está al lado de Figura 10-9

Formato de número, haga clic en la flecha desplegable y seleccione Caracteres numerales romanos en mayúsculas (vea la figura 10-9).

Cuadro de diálogo Nota al pie y nota al final

12. Haga clic en Aplicar. Observe que el formato de numeración ha cambiado para las notas al pie del documento.

13. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. 14. Coloque el punto de inserción después de la segunda nota al pie en el texto debajo del título, Historia de las primeras damas. Elimine la nota al pie. Observe que la nota al pie desapareció de la página dos. Cuando hay más notas al pie en su documento y elimina una, el resto de las notas al pie se vuelven a numerar automáticamente.

15. Haga clic en Deshacer. 16. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Conversión de notas al pie y notas al final Es fácil convertir una nota al pie en una nota al final o viceversa. En este ejercicio, aprenderá a convertir las notas al pie en notas al final y a dar formato a la nota al final. PASO A PASO

Convertir notas al pie y notas al final

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción al principio de la primera nota al pie, debajo de la línea horizontal. 2. En el grupo Notas al pie, haga clic en la flecha para iniciar el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final.

3. Haga clic en el botón Convertir. Se abre el cuadro de diálogo Convertir notas. La primera opción, Convertir las notas al pie en notas al final, está seleccionada.

4. Haga clic en Aceptar para convertir las notas y cerrar el cuadro de diálogo Convertir notas. 5. Haga clic en Insertar O en Aplicar para cerrar el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final. Desplácese hasta el final del documento y observe que las notas al pie ya no están colocadas al final de la página. Las notas al final se muestran al final del documento en caracteres numerales romanos en minúsculas. 6. Coloque el punto de inserción después del último párrafo en el documento e inserte un salto de página para separar las notas al final del documento y colocarlas en una nueva página. 7. Seleccione la primera nota al final y cambie el formato a 1, 2, 3...— se vuelven a numerar las notas al final con el nuevo formato. Cambie el espaciado a doble espacio y sangría de primera línea para las notas al final.

214

Lección 10 8. GUARDE el documento como First Ladies Research with Endnotes en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE Grupo Tabla de contenido de la cinta

Cuando se escribe un trabajo de investigación, agregar una tabla de contenido haría fácil para el lector localizar rápidamente una sección del documento. La tabla de contenido facilita saltar de una ubicación del documento a otra. Los vínculos se crean automáticamente y, si decide presentarlo en línea, los vínculos estarán en el documento. Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

Figura 10-10 Grupo Tabla de contenido

CREACIÓN DE UNA TABLA DE CONTENIDO Una tabla de contenido se encuentra generalmente al principio de un documento largo para ayudar a los lectores a localizar rápidamente los temas de interés. Una tabla de contenido (TDC) es una lista ordenada de los títulos de un documento, junto con los números de las páginas en las que se encuentran. La tabla de contenido sigue a la página de título.

Creación de una tabla de contenido Word simplifica la inserción de una tabla de contenido cuando se usa la galería de estilos incorporada en el menú Tabla de contenido. Puede usar uno de los estilos de la galería incorporada o dar formato manualmente a la tabla de contenido. El documento debe contener estilos de título para que Word construya automáticamente la tabla de contenido. Word construirá la tabla de contenido basándose en los estilos de encabezado que se usan en el documento. Por ejemplo, si usa los estilos Título 1, Título 2 y Título 3 en el documento y luego genera una tabla de contenido, Word sabe automáticamente qué estilo de encabezado se está usando. En este ejercicio, aprenderá a crear una tabla de contenido. PASO A PASO

Crear una tabla de contenido

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Coloque el punto de inserción al principio del documento. Agregue un salto de sección de página siguiente y luego mueva el punto de inserción a la primera página. Al insertar un salto de sección, la tabla de contenido se separa del resto del documento porque puede ser necesario insertar los números de página de forma diferente.

2. Presione Entrar dos veces para crear una línea en blanco encima del salto de sección. 3. Coloque el punto de inserción en la línea uno.

Formato de un trabajo de investigación

215

4. En la pestaña Referencias, en el grupo Tabla de contenido, haga clic en el botón Tabla de contenido. Aparecerá una galería de estilos integrados y un menú.

5. Seleccione el estilo Tabla automática 2. La tabla de contenido se inserta en el documento (vea la figura 10-11). Cuando hace clic en la tabla de contenido, está sombreada en gris. Cada entrada está vinculada al título en el documento y aparecerá con información en pantalla. El estilo de tabla de contenido que seleccionó contiene un encabezado para esta página y la configuración de tabulación derecha con puntos suspensivos; los números de página se colocan automáticamente en cada título. Cuando selecciona la tabla, aparece en la parte superior de la tabla la pestaña Tabla de contenido que le permite seleccionar la tabla, cambiar el formato y actualizar la tabla rápidamente.

Figura 10-11 Estilo de tabla automática 2 aplicado al documento

6. Presione Ctrl, después haga clic en el botón del mouse para seguir el vínculo de El poder de las primeras damas. Word salta rápidamente a esa sección del documento. Presione Ctrl+Inicio para ir al principio del documento.

7. GUARDE el documento como First Ladies Research with TOC en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Dar formato a una tabla de contenido El cuadro de diálogo Tabla de contenido tiene otras opciones de formato que se pueden especificar, por ejemplo, si se deben mostrar o no los números de página o si se deben alinear a la derecha. También puede especificar caracteres de relleno, que son los símbolos que aparecen entre el tema de la tabla de contenido y el número de página correspondiente. En esta lección, aprenderá a cambiar los niveles y caracteres de relleno de alineación para dar formato a una tabla de contenido. PASO A PASO

Formato de una tabla de contenido

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En el grupo Tabla de contenido, haga clic en el botón Tabla de contenido. 2. Seleccione Tabla de contenido personalizada en el menú. Aparece el cuadro de diálogo Tabla de contenido (vea la figura 10-12).

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Lección 10 El cuadro Vista preliminar hace una lista de los estilos usados para crear la tabla de contenido, mientras que Vista previa de Web muestra hipervínculos en lugar de números de página. El cuadro de diálogo Tabla de contenido le ofrece opciones para especificar si se muestran los números de página y esos números de página deben alinearse a la derecha. Los caracteres de relleno son símbolos que sirven como guía visual desde los títulos hasta los números de página. Estos pueden aparecer como puntos, guiones, líneas o nada. El formato para la Tabla de contenido se puede cambiar para mostrar diferentes niveles de títulos en la tabla de contenido.

Figura 10-12 Cuadro de diálogo Tabla de contenido

3. Desplácese por las opciones y vea la tabla de contenido en el área de vista previa. 4. Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Formatos y seleccione el formato Sencillo. Puede ver las diferencias en el formato en el área de vista previa.

5. Haga clic en el botón Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de tabla de contenido. 6. En la sección Generar tabla de contenido a partir de, desplácese por la lista de nivel de tabla de contenido. Observe los estilos y los niveles marcados para su inclusión en la tabla de contenido.

7. Escriba 4 en el cuadro que está al lado de Título 4 para agregar un nivel de TDC 4. Se coloca automáticamente una marca de verificación al lado del título.

8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de tabla de contenido y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Tabla de contenido.

9. Si se le solicita que reemplace la tabla de contenido seleccionada, haga clic en Sí. 10. La tabla de contenido contiene el número de página al lado del título sin caracteres de relleno. Si hay cuatro niveles en su documento, verá Título 4 en el grupo Estilos de la pestaña Inicio.

Tome nota

Para quitar el Título 4, abra el cuadro de diálogo Tabla de contenido y elimine el 4. 11. Quite el Título 4 en el cuadro de diálogo Opciones de tabla de contenido. 12. Cambie el formato a Elegante. La tabla de contenido aparece ahora con una línea como carácter de relleno, seguida del número de página. Haga clic en Aceptar y haga clic en Sí.

13. GUARDE el documento como First Ladies Research with TOC1 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Formato de un trabajo de investigación

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Creación de una tabla de ilustraciones En algunos documentos se asignan números y títulos secuencialmente a las ilustraciones (gráficos), como los títulos que ha creado en "Agregar títulos" anteriormente en esta lección. Si lo desea, puede crear una tabla de ilustraciones para resumirlas. Una tabla de ilustraciones es como una tabla de contenido, excepto que hace una lista de cada número de ilustración, título y número de página en la que aparece, en lugar de cada título de texto en el documento.

PASO A PASO

Crear una tabla de ilustraciones

PREPÁRESE. 1. ABRA el documento First Ladies Biographies de la carpeta de la lección. Ya hay imágenes y títulos en este documento.

2. Mueva el punto de inserción hasta el final del documento y presione Ctrl+Entrar para crear un salto de página.

3. Escriba Tabla de ilustraciones y aplique el estilo Título 1. Después presione Entrar para empezar un nuevo párrafo.

4. En la pestaña Referencias, haga clic en Insertar Tabla de ilustraciones. Se abre el cuadro de diálogo Tabla de ilustraciones.

5. Desactive la casilla Usar hipervínculos en lugar de números de página. 6. Haga clic en Aceptar. Se crea la tabla de ilustraciones. 7. GUARDE el archivo como First Ladies Biographies with TOF en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo.

INSERCIÓN DE HIPERVÍNCULOS También se pueden agregar hipervínculos a un trabajo de investigación o a cualquier documento que requiera un vínculo para ayudar al lector a encontrar rápidamente la fuente a la que se hace referencia en el documento. El instructor puede requerir que comparta el documento en línea con otras personas, lo que permitirá a sus lectores seguir los vínculos del documento. En otra lección, aprenderá a usar el comando Presentar en línea, que creará automáticamente un vínculo al documento. Un hipervínculo es una forma de saltar de una ubicación a otra. Puede estar en el mismo documento o en una ubicación externa. Para seguir el vínculo, presione el hipervínculo con la tecla Ctrl y el botón primario del mouse. Los hipervínculos pueden aplicarse a texto o a gráficos. Los hipervínculos pueden ser vínculos externos a una página web de Internet en una ubicación de destino específica dentro del documento como un marcador o un título, a una dirección de correo electrónico o a otro documento.

Inserción de un hipervínculo Un hipervínculo le lleva rápidamente a una ubicación en el documento, en una página web, en una dirección de correo electrónico o en otro documento. En este ejercicio, aprenderá a insertar un hipervínculo en el texto y una imagen, a agregar información en pantalla y a quitar un hipervínculo y la información en pantalla.

PASO A PASO

Insertar un hipervínculo

ABRA el documento Research on First Ladies Update1 guardado en un ejercicio anterior. 1. Vaya a la página cuatro y seleccione la imagen de Nancy Reagan. 2. En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic en el botón Hipervínculo para abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (vea la figura 10-13).

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Lección 10 Figura 10-13 Cuadro de diálogo Insertar hipervínculo

De forma predeterminada, está seleccionado el archivo o página web existente. Hay opciones adicionales sobre dónde colocar el vínculo.

3. Escriba http://www.firstladies.org/biographies/ en el cuadro Dirección y haga clic en Aceptar. El Protocolo de transferencia de hipertexto (HTTP) es la forma en que se transfieren los datos al sitio externo a través de los servidores. La imagen está vinculada ahora al sitio externo.

4. Para probar el vínculo, presione Ctrl y haga clic en el botón izquierdo del mouse. Cuando mantenga el

5.

6. 7.

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

mouse sobre el vínculo, aparecerá automáticamente información en pantalla con instrucciones sobre lo que debe hacer. Seleccione la imagen de Hillary Clinton y repita los pasos 2 y 3. Word recuerda la última dirección y aparecerá la dirección completa una vez que empiece a escribir. Ahora ha vinculado dos imágenes a un sitio externo. Se recomienda probar siempre los vínculos antes de publicarlos o compartirlos. Puede agregar vínculos a texto o a frases, y usar el mismo proceso que acaba de completar. Inserte los hipervínculos con la misma dirección web a los nombres de las dos primeras damas. Ambos nombres están subrayados ahora, lo que muestra que están vinculados. Si mantiene el cursor sobre la imagen de Nancy Reagan, debería aparecer la dirección completa que escribió. Sería mejor cambiar la información en pantalla por el nombre completo de la primera dama. Seleccione la imagen de Nancy Reagan. Presione Ctrl+Alt+K para abrir el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo. Haga clic en el botón Información en pantalla. Aparece el cuadro de diálogo Establecer información en pantalla para hipervínculo. Escriba Primera dama Nancy Reagan. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Editar hipervínculo. Coloque el punto de inserción sobre la imagen y observe la información en pantalla. Ahora aparece como Primera dama Nancy Reagan. Repita los pasos 7 a 11 para Primera dama Hillary Clinton y revise la información en pantalla. GUARDE el documento como Research on First Ladies with Links en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Quitar un hipervínculo y la información en pantalla Una vez que se quita un hipervínculo, deja de estar vinculado a un documento o a una ubicación web externa. Los hipervínculos de texto y de imágenes se quitan del mismo modo. Una vez eliminada una información de pantalla, deja de mostrarse en el hipervínculo. Sin embargo, el vínculo permanecerá activo. En este ejercicio, aprenderá a quitar un hipervínculo y la información en pantalla.

Formato de un trabajo de investigación PASO A PASO

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Quitar un hipervínculo y la información en pantalla

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Seleccione la imagen de Hillary Clinton. 2. Use el método de acceso directo, Ctrl+K, para obtener acceso al cuadro de diálogo Editar hipervínculo. 3. Haga clic en Quitar vínculo para quitar el hipervínculo. 4. Mantenga el cursor sobre la imagen y observe que ya no aparece la información en pantalla y que se ha quitado el hipervínculo.

5. Seleccione la imagen de Nancy Reagan y, en el grupo Vínculos, haga clic en el botón Hipervínculo. 6. Haga clic en el botón Info. en pantalla; a continuación, seleccione y elimine Primera dama Nancy Reagan.

7. Haga clic dos veces en Aceptar. 8. Si mantiene el cursor sobre la imagen, ya no muestra la información en pantalla pero la imagen todavía está vinculada a un sitio externo.

9. Use el botón secundario del mouse para abrir el menú contextual y quite los vínculos en los dos hipervínculos de texto y en la imagen.

10. GUARDE el documento como Research on First Ladies with no Links en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Agregar un correo electrónico como hipervínculo Un vínculo de dirección de correo electrónico se usa para proporcionar información de contacto, recabar comentarios o solicitar información. En este ejercicio, aprenderá a agregar una dirección de correo electrónico como hipervínculo.

PASO A PASO

Agregar un correo electrónico como hipervínculo

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Presione Ctrl+Inicio para desplazarse al principio del documento. 2. Seleccione Victoria DeLeón.

Tome nota

Los vínculos de correo electrónico pueden aplicarse a texto o a imágenes. 3. Haga clic en el botón Hipervínculo o presione Ctrl+Alt+K. Se abre el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo. Victoria es la directora de Proseware y prefiere recibir las notificaciones de correo electrónico en el trabajo.

4. Debajo de la sección Vincular a, haga clic en Dirección de correo electrónico. Observe que el cuadro de diálogo cambia según el tipo de información que se va a rellenar.

5. En el cuadro Dirección de correo electrónico, escriba [email protected]. El texto mailto: aparece automáticamente cuando comienza a escribir la dirección de correo electrónico.

6. En el cuadro Asunto, escriba Trabajo de investigación sobre primeras damas. 7. Haga clic en el botón Info. en pantalla para abrir el cuadro de diálogo Establecer información en pantalla para hipervínculo; después, en el cuadro de texto Información en pantalla, escriba Directora.

8. Haga clic dos veces en Aceptar. También puede insertar un vínculo de correo electrónico para una imagen.

9. Pruebe el vínculo de correo electrónico; para ello, presione la tecla Ctrl y haga clic con el botón primario del mouse una vez. El vínculo mailto abre el cuadro de mensajería de Outlook con la línea de dirección de correo electrónico y la línea de asunto ya insertadas. Si Outlook no está configurado en el equipo, no podrá usar esta función.

10. GUARDE el documento como Research on First Ladies1 en la carpeta de la lección en la unidad flash.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

220

Lección 10

CREACIÓN DE MARCADORES Un marcador es un punto de referencia, una ubicación o una selección de texto que designa con un nombre e identifica para referencia futura. Por ejemplo, tal vez desee volver a visitar una página en un documento y localizar el texto. Puede crear un marcador y luego usar el cuadro de diálogo Marcador para ir rápidamente allí usando el nombre del marcador que creó.

Agregar un marcador Va a compartir el trabajo de investigación en línea y va a insertar marcadores en el documento para que les resulte más fácil a los lectores navegar por el documento. En este ejercicio, aprenderá a agregar un marcador a un documento. Los nombres de marcador pueden contener números, pero deben empezar con una letra. Los espacios no son válidos cuando se designa un marcador; por lo tanto, deberá separar el texto con un guión bajo o escribirlo todo junto sin espacios, por ejemplo, Secretos_Comerciales o SecretosComerciales.

PASO A PASO

Agregar un marcador

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Seleccione el texto La evolución del rol de primera dama. 2. En el grupo Vínculo, haga clic en el botón Marcador. Se abre el cuadro de diálogo Marcador (vea la figura 10-14). Los nombres de marcador pueden contener hasta 40 caracteres y no se permiten los espacios en los marcadores; por lo tanto, debería usar un guión bajo para separar las palabras.

3. Escriba Título en el nombre del marcador. 4. Haga clic en el botón Agregar. 5. Abra el cuadro de diálogo Marcador otra vez para ver el marcador en el cuadro central; después ciérrelo.

Figura 10-14 Cuadro de diálogo Marcador

6. Seleccione Introducción y haga clic en el botón Marcador. 7. Escriba Introducción en el cuadro de nombre Marcador. 8. Haga clic en Agregar. 9. Cree un marcador para cada título del documento. Recuerde usar guiones bajos en lugar de espacios.

Formato de un trabajo de investigación

221

10. Seleccione el título, Tabla 1 de primeras damas y cree un marcador para esta tabla. Los títulos también pueden contener un marcador. Ahora que ha terminado de crear las ubicaciones del marcador, es el momento de probarlo. Use el comando Ir a para ir directamente al marcador.

11. En la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Buscar y seleccione Ir a. Se abre el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Ir a abierta.

12. En la sección Ir a, seleccione Marcador. El lado derecho del cuadro muestra los marcadores que creó en los pasos anteriores.

13. Seleccione Título y haga clic en el botón Ir a. Salta automáticamente al marcador en el documento. 14. Pruebe todos los marcadores. 15. Presione Ctrl+Fin para desplazarse al final del documento y cree una línea en blanco debajo de la página Obra citada. Debe aparecer debajo del cuadro Trabajos citados.

16. Escriba Volver al principio y alinéelo a la derecha. Creará un vínculo más que irá al principio del documento.

17. Seleccione Volver al principio; después presione Ctrl+Alt+K para abrir el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

18. En la sección Vincular a, seleccione Lugar de este documento y observe que la sección del centro cambia y muestra los títulos y los marcadores del documento.

19. Haga clic en Principio del documento y en Aceptar (vea la figura 10-15). 20. Presione Ctrl+clic para probar el vínculo. Salta al principio del documento. Este documento está listo para compartirlo en línea con otros.

21. GUARDE el documento como Research on First Ladies2 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. Figura 10-15 Cuadro de diálogo Editar hipervínculo

CIERRE Word.

Solución de problemas

Si el marcador no funciona correctamente, elimínelo, seleccione el texto y el mismo nombre, y haga clic en Agregar.

222

Lección 10

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. ¿Que menú le permitirá agregar contenido a la tabla de contenido? a. Actualizar tabla b. Agregar texto c. Agregar un marcador d. Ninguna de las anteriores

2. De forma predeterminada, se coloca un pie de página a. Al comienzo del documento b. Al final del documento c. Al final de la página d. Debajo del texto

3. Los hipervínculos pueden vincularse a. De una página a otra b. A un sitio web c. A un mensaje de correo electrónico d. Todos los anteriores

4. ¿Qué comando se usa para crear puntos de referencia en un documento? a. Marcador b. Hipervínculo c. Correo electrónico d. Todos los anteriores

5. ¿En cuál de las siguientes se pueden convertir las notas al final? a. Tabla de contenido b. Notas al pie c. Hipervínculos d. No se pueden convertir

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso. V

F

1.

En una tabla de contenido solo puede incluirse texto con formato de estilo de dirección.

V

F

2.

Los hipervínculos pueden aplicarse a texto o a gráficos.

V

F

3.

Cuando se crea un vínculo de correo electrónico, la aplicación de Outlook se abrirá automáticamente.

V

F

4.

Un marcador es un punto de referencia en un documento.

V

F

5.

Una nota al final es una cita que se coloca al final del documento.

Proyectos

Proyecto 10-1: Margie’s Travel Va a actualizar el prospecto Family Vacation8 creado en una lección anterior. Puesto que el prospecto se compartirá por correo electrónico, desea insertar hipervínculos y la dirección de correo electrónico de Margie. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA el documento Family Vacation8 de la carpeta de la lección. 2. GUARDE el documento como 10-2 Vacation Flyer Update en la carpeta de lección en la unidad flash.

Formato de un trabajo de investigación

223

3. Seleccione el texto Agencia de viajes de Margie. En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculo, seleccione Hipervínculo.

4. En el cuadro Dirección, escriba http://www.margiestravel.com. Haga clic en Aceptar. 5. Coloque el punto de inserción al final del párrafo del cuerpo y presione Entrar. 6. Escriba Contacto: Margie y alinéelo a la derecha. 7. Seleccione Margie y, en el grupo Vínculo, haga clic en Hipervínculo y seleccione Dirección de correo electrónico.

8. En Dirección de correo electrónico, escriba [email protected]. 9. Escriba Más información sobre planes de viaje en el cuadro Asunto. 10. Haga clic en Aceptar. 11. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 10-2: Inmobiliaria Va a actualizar uno de los prospectos de marketing que creó. Este prospecto se publicará en el periódico, en revistas escolares y en folletos de inmobiliarias. Se necesita un título. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA el documento Marketing Flyer de la carpeta de la lección. 2. GUARDE el documento como 10-3 Marketing Flyer Update en la carpeta de la lección en la unidad flash.

3. Aplique un borde de página de sombra y seleccione Verde, Énfasis 6, Oscuro 50 %. Seleccione la novena opción de la lista Estilo.

4. Agregue un color de página y seleccione Verde, Énfasis 6, Claro 80 %. 5. Inserte un título de la imagen en el gráfico SmartArt y la escriba La inmobiliaria Tech Terrace ayudó a los Loston a adquirir su nueva casa.

6. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. CIERRE Word.

11 Combinaciones de correspondencia MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Configuración de la combinación de correspondencia Ejecución de la combinación de correspondencia Combinar un documento con un formato de archivo diferente Creación de sobres y etiquetas Trabaja en el Graphic Design Institute como empleado de admisiones en la oficina de servicios de inscripción. Dado que con frecuencia envía cartas que tienen el mismo contenido a diferentes destinatarios, es esencial que sepa realizar combinaciones de correspondencia. En esta lección, aprenderá a crear documentos combinados y a combinar datos en forma de cartas.

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE Pestaña Correspondencia

Los comandos de la pestaña Correspondencia se usan para realizar combinaciones de correspondencia, así como para crear sobres y etiquetas para enviar correo a un grupo (vea la figura 11-1).

Figura 11-1 Pestaña Correspondencia

CONFIGURACIÓN DE LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Las combinaciones de correspondencia son útiles para crear múltiples documentos que tienen el mismo contenido básico y personalizarlos con información única de un origen de datos. Por ejemplo, una carta modelo que se envía a varios clientes con diferentes nombres y direcciones de destinatario. En esencia, las combinaciones de correspondencia se usan para la correspondencia interna y externa como memorandos, etiquetas, invitaciones y mucho más.

224

Combinaciones de correspondencia

El documento de combinación de correspondencia contiene la información común que todos recibirán. Las personas que recibirán el documento se crean en un origen de datos, que es la lista de destinatarios y contiene información para cada individuo con datos variables, tales como nombre y apellidos de la persona, dirección, ciudad, estado, código postal, número de teléfono y así sucesivamente. El origen de datos se puede crear como una tabla con Word, que proporciona los campos en los que puede escribir los datos. También puede personalizar los campos para adaptarlos al documento. Se pueden usar otros programas para el origen de datos, por ejemplo, una hoja de Excel, una tabla o consulta de Access o la lista de contactos de Outlook.

Configuración manual de un documento principal Para empezar a trabajar con la combinación de correspondencia, escriba la carta y luego use el origen de datos existente, cree su propia lista de orígenes de datos y escriba la información de los destinatarios o use Outlook para obtener la información de sus contactos. No es necesario tener un programa de base de datos instalado en el equipo porque Word hace que sea fácil crear una lista de destinatarios. Resulta sencillo crear una tabla en Word porque los campos se identifican automáticamente y es fácil personalizarlos. Después de configurar el documento, el bloque de dirección y la línea de saludo se insertan del mismo modo que se hacía con el Asistente para combinar correspondencia paso a paso. Puede obtener una vista previa de los resultados y comprobar los errores con las herramientas disponibles en el grupo Vista previa de resultados y realizar después la combinación. En este ejercicio, creará un documento, escribirá información, insertará un origen de datos existente, insertará el bloque de direcciones y la línea de saludo, comprobará los errores en el documento, obtendrá una vista previa de las cartas y las combinará. PASO A PASO

Configurar un documento manualmente

1. Cree un nuevo documento en blanco; para ello, seleccione la pestaña Archivo y haga clic en Nuevo y en Documento en blanco.

2. Haga clic en la pestaña Correspondencia y en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Iniciar correspondencia.

3. Elija Cartas. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

PASO A PASO

Seleccione los destinatarios

1. En el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en el botón Seleccionar destinatarios para abrir el menú que se muestra en la figura 11-2.

Figura 11-2 El menú Seleccionar destinatarios

225

226

Lección 11 Hay tres opciones disponibles. (Se abrirá un archivo de origen de datos existente de la carpeta de la lección. Observe que algunos de los comandos de la cinta están atenuados y, por lo tanto, no están disponibles hasta que se abra un archivo de origen de datos).

2. Seleccione Usar lista existente. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Use la barra de desplazamiento para localizar la unidad flash y navegar por los archivos de datos de la carpeta de la lección.

3. ABRA el archivo de origen de datos Student List.accdb de la carpeta de la lección. El archivo Student List es una base de datos. Después de abrir el archivo de origen de datos, pasan a estar activos la mayoría de los comandos de la pestaña Correspondencia de la cinta (vea la figura 11-3). Cuando se selecciona un archivo de origen de datos, este archivo puede ser una base de datos, una hoja de cálculo de Excel, una tabla de Word o puede abrirse desde los contactos de Outlook.

Figura 11-3 Pestaña Correspondencia en la cinta

4. En el punto de inserción, escriba 19 de marzo de 20XX. Presione la tecla tecla Entrar dos veces. De forma predeterminada, el Espaciado Después se establece en 8 pto. y más adelante dará al documento un formato comercial adecuado.

Tome nota

Si el formato de la fecha cambia, presione CtrlZ para deshacerlo. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Combinaciones de correspondencia PASO A PASO

227

Preparar los campos de combinación

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en el botón Bloque de direcciones. Se abre el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. Tanto si usa el Asistente para combinar correspondencia como si completa manualmente Combinar correspondencia, se abren los mismos cuadros de diálogo.

2. Observe que la dirección no se muestra en el área de vista previa. Haga clic en el botón Asignar campos . Para corregir el error, seleccione la flecha desplegable que está al lado de Dirección 1 y seleccione el campo Línea de dirección. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Asignar campos.

3. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuración de direcciones con la corrección (consulte la figura 11-10).

4. Presione Entrar una vez. 5. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en el botón Línea de saludo

. Se abre el cuadro de diálogo Insertar línea de saludo.

6. Para el formato de la línea de saludo, se usará el saludo Estimado. Usará el valor predeterminado, donde se muestra Javier Saavedra hijo

7. Cambie la coma a dos puntos. 8. Haga clic en Aceptar. Pulse Entrar una vez. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Escribir la carta

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Escriba la carta siguiente: El presidente de la escuela, Dr. José A. Torres, extiende la invitación a todos los alumnos que recibieron becas para el próximo semestre académico. El Instituto de diseño gráfico reconoce a todos los alumnos por su excelencia académica. Se celebrará una recepción en su honor el 29 de marzo a las 12 del mediodía en la sala de conferencias 19 del presidente. [Presione Entrar una vez]. Le rogamos que llame al 915-999-9999 para confirmar su asistencia. [Pulse Entrar una vez.] Atentamente, [Presione Entrar dos veces]. Jerry Wright [Presione Mayús+Entrar para insertar un salto de línea]. Presidente del comité de becas

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Vista previa del documento

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En el grupo Vista previa de resultados, haga clic en el botón Vista previa de

resultados. Aparece el primer destinatario. Haga clic en el botón de flecha Registro siguiente para obtener una vista previa de las cartas de cada destinatario.

2. Haga clic otra vez en el botón Vista previa de resultados para desactivar la Vista previa de resultados. 3. Coloque el punto de inserción en el campo . Haga clic en la pestaña Inicio y, en el grupo Párrafo, haga clic en el botón Espaciado entre líneas y párrafos y en Quitar espacio después del párrafo.

228

Lección 11 4. Coloque el punto de inserción en el campo y haga clic en la pestaña Diseño de página. En el grupo Párrafo, haga clic en la flecha arriba Espaciado Antes hasta que se muestre 6 pto. El Espaciado Antes se incrementa en 6 pto. y separa el bloque de dirección y la línea de saludo.

5. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configuración de página, haga clic en el botón Márgenes y haga clic en Márgenes personalizados. Escriba 2 en el cuadro Superior para cambiar el margen superior. Haga clic en Aceptar. Las organizaciones usan membretes personalizados para imprimir sus cartas. El margen superior debe ajustarse para evitar la impresión de texto sobre el logotipo de la organización.

6. Haga clic en la pestaña Correspondencia y, en el grupo Vista previa de resultados, haga clic en el botón Vista previa de resultados para ver los cambios de formato realizados en el documento. Una vez finalizada la revisión, deshabilite la Vista previa de resultados.

7. El documento principal es el documento que contiene el cuerpo de la carta, así como los códigos de combinación de bloque de direcciones y línea de saludo.

8. GUARDE el documento principal como Reception Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash. Guardar el documento principal como un documento independiente permite combinarlo con un nuevo archivo de origen de datos; cuando necesite usar la misma carta otra vez, pero con una lista de destinatarios diferente. Cuando abre un documento principal que contiene códigos de campo, Word le pide el archivo de origen de datos.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Una vez que se haya configurado el documento principal, puede dar formato al principio del proceso de combinación de correspondencia.

EJECUCIÓN DE LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Los pasos finales de una combinación de correspondencia son comprobar si hay errores, obtener una vista previa de la combinación y finalizarla. La función de comprobación de errores imita la combinación antes de completarla para finalizar e imprimir. Si hay un error, se puede corregir en el documento principal. Por ejemplo, si usó el botón Insertar campo combinado y se olvidó de insertar el campo para la ciudad, verá el error en el documento. Para corregir el error, asegúrese de que hacerlo en el documento principal.

PASO A PASO

Comprobación de errores

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En el grupo Vista previa de resultados, haga clic en el botón Comprobación de errores. Se abre el cuadro de diálogo Revisar e informar de errores.

2. Seleccione la primera opción, Simular la combinación e informar de los errores en un documento nuevo.

3. Haga clic en Aceptar. 4. Aparece un mensaje que indica No se encontraron errores de combinación de correspondencia en Reception Letter. Haga clic en Aceptar.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Completar la combinación

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En el grupo Finalizar, haga clic en la flecha desplegable para mostrar el menú Finalizar y combinar. 2. Seleccione Editar documentos individuales. Se abre el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo como se muestra en la figura 11-4.

Combinaciones de correspondencia

229

Figura 11-4 Cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo

La opción Todo combina todas las cartas en un documento nuevo, la opción Registro actual combina solo el registro en el que esté colocado el punto de inserción y, en la opción Desde, puede escribir el primer registro y el registro final que desee combinar. Por ejemplo, para combinar solo los registros 2 y 3, escriba 2 hasta 3.

3. Para este ejercicio, en la sección Desde, escriba 3 en el primer cuadro y, en el cuadro Hasta, escriba 5. Haga clic en Aceptar. Se abre un documento nuevo que muestra los registros 3 a 5 en un documento. Desplácese por el documento para comprobar en la vista previa que el documento está listo para imprimir.

4. GUARDE el documento combinado como Combined Reception Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash y, a continuación, CIERRE el archivo. 5. CIERRE el documento principal Reception Letter; aparecerá un mensaje que le pregunta: ¿Desea guardar los cambios realizados en Reception Letter ? Haga clic en GUARDAR. Cuando guarde el documento principal con los códigos de campo, será capaz de volver al documento y a la lista de destinatarios y usar las herramientas disponibles en la pestaña Correspondencia. También puede editar la lista de destinatarios y abrir otro origen de datos para enviar la misma carta a otro grupo. Cuando guarde el documento principal, asegúrese de desactivar la Vista previa de resultados.

PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

Solución de problemas

Para que los comandos de Combinar correspondencia estén disponibles, el documento debe estar abierto en Word.

COMBINAR UN DOCUMENTO CON UN FORMATO DE ARCHIVO DIFERENTE Previamente en esta lección, aprendió a usar dos métodos diferentes para combinar un origen de datos existente con un documento principal. Uno de los orígenes de datos se creó en Word, mientras que el otro origen de datos se creó con una aplicación de base de datos y el documento se creó en Word. Los orígenes de datos se pueden usar desde otros programas, como una hoja de Excel, una tabla o consulta de Access, una lista de contactos de Outlook o una tabla creada en Word. Cada uno de estos diferentes formatos incluyen campos (nombre, dirección, ciudad, estado, código postal y así sucesivamente). Si el formato no coincide, se puede usar el botón Asignar campos para corregir cualquier error. En este ejercicio, aprenderá a combinar una carta existente con diversos formatos de archivo mediante uno de dos métodos: con el Asistente para combinar correspondencia o configurando manualmente una combinación de correspondencia. PASO A PASO

Combinar una carta con una tabla

1. ABRA el documento Scholarship. (Se usará la misma carta que se usó en un ejercicio anterior). 2. Haga clic en la pestaña Correspondencia y, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia. Elija Cartas.

3. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en el botón Seleccionar destinatarios para mostrar el menú.

4. Seleccione Usar lista existente. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Use la barra de desplazamiento para localizar la unidad flash y navegar por los archivos de datos de la carpeta de la lección.

230

Lección 11 5. ABRA el archivo de origen de datos Student Listing.docx de la carpeta de la lección. El archivo Student Listing se creó como una tabla en Word. El archivo de origen de datos es una tabla que contiene los campos como encabezados con los registros mostrados en la tabla.

6. En el punto de inserción, escriba 28 de noviembre de 20XX. Presione Entrar dos veces.

Tome nota

Si el formato de la fecha cambia, presione CtrlZ para deshacerlo. 7. Haga clic en el botón Bloque de direcciones para abrir el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. Observe que el área de vista previa no muestra la dirección de la calle.

8. Haga clic en el botón Asignar campos para corregir el problema. Se abre el cuadro de diálogo Asignar campos como se muestra en la figura 11-5.

Figura 11-5 Cuadro de diálogo Asignar campos

Debajo de Requerido para el bloque de direcciones, Dirección 1 muestra No coincide porque el encabezado del campo en la tabla aparece como Línea de dirección y no coincide directamente con el bloque de direcciones en Word.

9. Haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Dirección 1, seleccione Línea_de_dirección y haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

10. Revise el área de vista previa y observe que el problema se ha corregido y la dirección se muestra ahora correctamente.

11. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones. 12. Inserte la línea de saludo y cambie la puntuación a dos puntos. 13. Haga clic en el botón Vista previa de resultados y observe que el espacio en el bloque de dirección necesita tener el formato correcto. Haga clic otra vez en el botón Vista previa de resultados para ver los códigos de campo.

14. Seleccione el y, en la pestaña Diseño de página, disminuya el Espaciado Antes a cero.

15. Cambie el margen superior a 5cm y los márgenes izquierdo y derecho a 2,5 cm. 16. Obtenga una vista previa de los resultados antes de finalizar la combinación. 17. Haga clic en el botón Finalizar y combinar y haga clic en Editar documentos individuales. 18. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, mantenga los valores predeterminados y haga clic en Aceptar. El documento abre una nueva pantalla que muestra el documento combinado con todos los registros.

19. GUARDE el documento como Merged Academic Honors Scholarship en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo.

Combinaciones de correspondencia 20. Asegúrese de desactivar la vista previa de los resultados para que los códigos de campo se muestren en el documento principal. GUARDE el documento principal como Academic Honors Scholarship Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

PASO A PASO

Combinar una carta con Excel En este ejercicio, aprenderá a combinar una carta con Excel mediante el asistente y la cinta, e insertará códigos de campo para completar el proceso de combinación de correspondencia.

ABRA el documento Scholarship de la carpeta de la lección. 1. Haga clic en el botón Iniciar Combinar correspondencia en la pestaña Correspondencia y seleccione el Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia para abrir el panel Combinar correspondencia.

2. En la sección Seleccione el tipo de documento, Cartas es el valor predeterminado. Haga clic en Siguiente: inicie el documento.

3. Seleccione el botón de opción Utilizar el documento actual. 4. Haga clic en Siguiente: seleccione los destinatarios en el panel Combinar correspondencia para avanzar al paso siguiente.

5. En la sección Seleccionar destinatarios, se usarán los valores predeterminados. Haga clic en el botón Examinar y localice el archivo Student List.xlsx. El formato de este documento es de archivo de Microsoft Excel. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, localice Student List en la carpeta de la lección; use la barra de desplazamiento para ver el Tipo, que debería ser Hoja de cálculo de Microsoft Excel. Haga clic en Aceptar.

6. Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar tabla. Si está activada la casilla de verificación La primera fila de datos contiene encabezados de columna, indica que Word reconoce automáticamente los encabezados en la hoja de cálculo. Haga clic en Aceptar. Se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Observe que, debajo del encabezado Origen de datos, se muestra el origen de datos de archivo como Student List.xlsx.

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. 8. Cierre el panel Combinar correspondencia. 9. Coloque el punto de inserción al principio del documento e inserte la fecha actual. 10. Pulse Entrar dos veces. 11. Haga clic en el botón Insertar campo combinado para abrir el cuadro de diálogo Insertar campo combinado (vea la figura 11-6).

Figura 11-6 Cuadro de diálogo Insertar campo combinado

231

232

Lección 11 12. Con Nombre seleccionado, haga clic en el botón Insertar para insertar el código de campo Nombre en el documento.

13. Haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Insertar campo combinado. Presione la barra espaciadora una vez.

14. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado para mostrar los campos. Esta es otra manera de insertar códigos de campo en un documento.

15. Seleccione Apellido para insertar el código de campo Apellidoen el documento. 16. Presione Entrar para crear una línea en blanco. 17. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado y seleccione Línea_de_dirección para insertar el código de campo Línea_de_direcciónen el documento.

18. Presione Entrar para crear una línea en blanco. 19. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado - y seleccione Ciudad para insertar el código de campo Ciudaden el documento.

20. Escriba una coma después de Ciudad y presione la barra espaciadora una vez. 21. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado y seleccione Estado para insertar el código de campo Estado en el documento; presione la barra espaciadora una vez.

22. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado y seleccione Código_postal para insertar el código de campo Código_postal en el documento.

23. Presione Entrar una vez para crear una línea en blanco. 24. Escriba Estimado y presione la barra espaciadora una vez. 25. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado y seleccione Nombre para insertarlo en el documento. 26. Presione la barra espaciadora una vez. 27. Haga clic en la flecha desplegable Insertar campo combinado y seleccione Apellido para insertarlo en el documento. 28. Escriba dos puntos después de Apellido. Observe el espaciado entre las líneas de los códigos de campo.

29. Seleccione desde Nombre  hasta Código_postal. 30. En la pestaña Diseño de página, disminuya el Espaciado Antes a cero, cambie el margen superior a 5 cm y los márgenes izquierdo y derecho a 2,5cm. Obtenga una vista previa de los resultados antes de finalizar la combinación.

31. Haga clic en el botón Finalizar y combinar y haga clic en Editar documentos individuales. 32. En el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo, mantenga los valores predeterminados y haga clic en Aceptar. Aparece un nuevo documento que muestra el documento combinado con todos los registros.

33. GUARDE el documento como Merged Academic Scholarship en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. Asegúrese de desactivar la vista previa de los resultados para que los códigos de campo se muestren en el documento principal y cierre el panel Combinar correspondencia.

34. GUARDE el documento principal como Academic Scholarship Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. CIERRE Word.

Combinaciones de correspondencia

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. ¿Qué Pestaña contiene los comandos usados para realizar combinaciones de correspondencia? a. Combinar b. Correspondencia c. Combinar correspondencia d. Insertar

2. ¿Que opción NO sirve para seleccionar una lista de destinatarios para la combinación de correspondencia? a. Descargar desde un directorio en línea b. Escribir una nueva lista c. Usar una lista existente d. Usar los contactos de Outlook

3. Para combinar información en el documento principal, primero debe conectar el documento a: a. un validador de direcciones. b. una carta modelo. c. un origen de datos. d. un sitio web.

4. Cuando se han insertado campos de combinación de correspondencia en un documento, Word los reemplazará automáticamente con la información de un origen de datos cuando: a. se guarda el documento principal. b. se seleccionan los destinatarios. c. se insertan los campos de combinación. d. se realiza la combinación de correspondencia.

5. Cuando se guarda el documento principal, también se guarda: a. todos los datos en una hoja de cálculo Excel. b. cualquier otro archivo abierto. c. la dirección de remitente predeterminada de Word. d. su conexión al origen de datos.

Verdadero o falso Encierre en un círculo la letra V si la afirmación es verdadera o la letra F si la afirmación es falsa.

V

F

1.

Es una buena práctica comprobar los errores antes de completar el proceso de combinación.

V

F

2.

Word simplifica el proceso de usar una lista de destinatarios existente en un nuevo documento de combinación de correspondencia.

V

F

3.

El bloque de direcciones también incluye la línea de saludo.

V

F

4.

Los campos corresponden al encabezado de columna en el origen de datos.

V

F

5.

No se puede obtener una vista previa de un documento antes combinarlo.

233

234

Lección 11

Proyectos

Proyecto 11-1: Jurado para el concurso de alumnos de empresa Está preparado para completar la combinación de correspondencia para la lista de miembros profesionales de la comunidad empresarial local que se ofrecen voluntarios como jueces de un concurso estatal de alumnos de empresa de la escuela secundaria. PREPÁRESE. ABRA Judges Main Letter de los archivos de datos de la lección. 1. En la sección Combinar del panel Combinar correspondencia, haga clic en Editar cartas individuales. La opción predeterminada Todo está seleccionada.

2. Haga clic en Aceptar. 3. Se abre un nuevo documento (Cartas1); está compuesto por las cuatro cartas combinadas. 4. GUARDE el documento combinado como 11-1 Judges Merged en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. 5. GUARDE el documento principal como 11-1 Judges Main Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 11-2: Advertising Letter La representante de marketing, Isabel Díaz, le ha pedido que prepare una breve carta al comité para recordarle una fecha límite. Use el Asistente para combinar correspondencia paso a paso para crear el documento de combinación. PREPÁRESE. ABRA el documento Advertising Letter de la carpeta de la lección. 1. Configure la carta como documento principal para una combinación de correspondencia. 2. Seleccione el archivo Committee Members como lista de destinatarios de la carpeta de la lección. 3. Escriba 29 de mayo de 20XX debajo de la imagen y presione Entrar. 4. Inserte el Bloque de direcciones y la Línea de saludo. Use dos puntos en lugar de coma. 5. Coloque el punto de inserción en el bloque de direcciones y haga clic en la pestaña Inicio. En el grupo Párrafo, haga clic en el botón Espaciado entre líneas y párrafos y seleccione Quitar espacio después del párrafo.

6. Coloque el punto de inserción en la línea de saludo. En el grupo Párrafo, haga clic en el botón Espaciado entre líneas y párrafos y seleccione Agregar espacio antes del párrafo.

7. Haga clic en Comprobación de errores y seleccione la primera opción. 8. Haga clic en el botón Vista previa de resultados. 9. Haga clic en Finalizar y combinar, en Editar documentos individuales y en Aceptar. 10. GUARDE el documento combinado como 11-2 Advertising Merged Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. 11. GUARDE el documento principal como 11-2 Advertising Main Letter en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. CIERRE Word.

Mantenimiento de documentos y macros

12

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Grabación de macros

Asignar teclas de método abreviado. Grabar macros sencillas.

1.4.9 1.4.8

Supervisión de la seguridad de las macros

Administrar la seguridad de las macros.

1.4.10

Organización de las vistas del documento Vinculación de contenido

Es el presidente del grupo de usuarios Lakeville.NET, que es un grupo de alumnos, profesores y profesionales de la comunidad cuyo propósito es educar, fomentar el desarrollo de habilidades y proporcionar un foro para conocer a otros usuarios. Este grupo se reúne mensualmente y programa talleres y conferencias sobre temas relevantes con regularidad. En este rol, descubre que usa muchos documentos del mismo tipo con frecuencia y desea simplificar el proceso de crear documentos similares. En esta lección, aprenderá a trabajar con esquemas, a organizar documentos maestros y subdocumentos, y a grabar y administrar las macros.

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE Vista Esquema

Cuando se abre la vista Esquema desde la pestaña Vista, la pestaña Esquema contiene botones para trabajar con documentos largos y organizar el documento en secciones más pequeñas. La Pestaña Esquema se muestra en la figura 12-1.

Figura 12-1 Pestaña Esquema

Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro. 235

236

Lección 12

TRABAJAR CON ESQUEMAS Y DOCUMENTOS MAESTROS Cuando trabaje con documentos grandes y complejos, es útil emplear un esquema para poder entender el panorama general de la organización del documento. Cuando planee un nuevo documento, puede usar las Herramientas de esquema de Word para planificar la estructura general. También puede usar los documentos maestros y los subdocumentos para integrar el contenido de varios documentos de Word independientes en un único proyecto vinculado.

Creación de un esquema Cuando cree un esquema de un documento, deberá hacer una lista de los títulos que el documento va a contener. Después puede volver al documento más adelante y rellenar el cuerpo del texto debajo de esos títulos. Hacer un esquema de un documento consiste en asignar niveles de títulos a los párrafos (Nivel 1, Nivel 2, etc.) para representar sus posiciones relativas en la jerarquía del documento. Una forma de hacerlo es asignar estilos de título a los párrafos que corresponden a esos niveles de esquema, como Título 1, Título 2 y así sucesivamente. Sin embargo, existe una manera más fácil. Cuando cambia a la vista Esquema, puede usar la pestaña Esquema y los métodos abreviados de teclado Tabulador y Mayús Tabulador para asignar rápidamente un nivel de esquema y un estilo de encabezado. En el ejercicio siguiente, creará un nuevo esquema.

PASO A PASO

Crear un esquema

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Word y abra un nuevo documento en blanco. 1. En la pestaña Vista, haga clic en Esquema. Word cambia a la vista Esquema. La Pestaña Esquema está disponible en la cinta.

2. Escriba Capítulo 1: El viaje comienza y presione Entrar. Debido a que este párrafo es de Nivel 1 (como se puede ver en el nivel de esquema de la cinta), se encuentra en el nivel superior de la jerarquía y Word asigna automáticamente el estilo Título 1 al párrafo.

3. Presione la tecla de tabulación para degradar la nueva línea. Word le asigna el estilo Título 2, que es un estilo de Nivel 2 en el esquema.

4. Escriba Llenar el automóvil y presione Entrar. 5. Escriba Acomodar a la familia y presione Entrar. Observe que el nivel de esquema de cada nuevo párrafo es el mismo que el del párrafo precedente.

6. Presione Mayús+Tabulador para promover la nueva línea. La nueva línea está ahora en el Nivel 1 en el esquema.

7. Escriba Capítulo 2: Llegada a Orlando y presione Entrar. 8. Escriba Entrada en el hotel y presione el Tabulador para degradar la línea. Observe que en la vista Esquema, puede presionar el Tabulador para degradar una línea en cualquier posición o puede presionar MayúsTabulador para promoverla; no es necesario que el punto de inserción esté al principio de la línea.

9. Presione Entrar para iniciar una nueva línea, presione Tabulador para degradar la nueva línea al Nivel 3 y escriba Problemas con la reserva.

10. Presione Entrar para iniciar una nueva línea y luego presione Mayús+Tabulador dos veces para promover la nueva línea al estado Nivel 1.

Tome nota

En lugar de usar Tabulador y MayúsTabulador, puede usar los botones Promover y Disminuir nivel en la pestaña Esquema de la cinta. El botón Promover es la flecha hacia la izquierda; el botón Disminuir nivel es la flecha hacia la derecha.

Mantenimiento de documentos y macros

237

11. Para finalizar el esquema, escriba lo siguiente. Ponga la primera línea en el Nivel 1 y todas las demás líneas en el Nivel 2. Capítulo 3: Aventuras en Magic Kingdom La taquilla El viaje en autobús Ir de compras Las atracciones El desfile Los fuegos artificiales

12. Haga clic a la izquierda de la línea El viaje en autobús para seleccionar la línea y arrástrela hacia arriba para que esté encima de La taquilla. Esta es una forma de reordenar los elementos del esquema: arrastrarlos.

13. Haga clic en la línea Ir de compras y haga clic en el botón Bajar (la flecha hacia abajo) en la pestaña Esquema. Esta es otra manera de reordenar los elementos del esquema.

14. Abra la lista desplegable Mostrar nivel de la pestaña Esquema y seleccione Nivel 1. El esquema se contrae para mostrar solo los encabezados de Nivel 1.

15. Haga doble clic en el signo más que está a la izquierda del título Capítulo 3. Se muestran los títulos subordinados por debajo de él.

16. Presione Ctr+E para seleccionar todo el esquema y luego haga clic en el botón Expandir (el signo más) en la pestaña Esquema para ampliar todo el esquema otra vez.

17. Haga clic en el botón Cerrar vista Esquema para volver a la vista Diseño de impresión. Desde ahí puede escribir los párrafos del cuerpo debajo de cada título para contar su historia.

18. GUARDE el archivo como Vacation Story en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo.

Trabajar con un documento maestro y subdocumentos Un documento maestro es el principal documento creado en Word, por ejemplo, el del trabajo de investigación. Un trabajo de investigación u otro documento largo contiene datos como título, tesis, introducción, técnicas, resultados y obras citadas, por nombrar unos pocos. Este documento podría tener muchas páginas y explorar todo el documento podría ser complicado. Trabajar con un documento maestro puede organizar las secciones de título en secciones más pequeñas llamadas subdocumentos, que son secciones dentro del documento maestro que se han separado en subsecciones. Cuando se crea un subdocumento, se convierte en un archivo independiente del maestro, aunque permanece vinculado al documento maestro. Esto le permite abrir un documento pequeño de 2 o 3 páginas, en lugar de un documento de 20 páginas. Por ejemplo, puede crear un documento maestro para informes y trabajos de investigación largos. Cuando termine de dar formato al documento maestro con estilos de título, lo puede separar en un subdocumento para cada título y su contenido. Los subdocumentos se crean en función de sus estilos de título; el subdocumento se guarda con el título como nombre del archivo. Como alumno, es muy probable que tenga que asistir a una clase de escritura técnica para uno de los cursos básicos y para preparar un trabajo de investigación. Cuando empiece a escribir el trabajo de investigación, escribirá un esquema para hacerlo más manejable y para mantenerse organizado. Trabajar con el documento maestro y los subdocumentos es similar a trabajar en las secciones del trabajo de investigación. Puede editar el documento maestro completo o trabajar en el subdocumento como documento independiente. Al editar y guardar subdocumentos independientemente, el documento maestro se actualiza automáticamente porque el subdocumento está vinculado al documento maestro. Cuando necesite revisar el documento maestro, todos los cambios de edición aparecerán en el documento.

238

Lección 12

Guardar el documento maestro Para ayudarle a administrar el documento maestro, es mejor guardar el documento maestro y todos los subdocumentos en la misma carpeta. Crear una carpeta agiliza la localización de los subdocumentos. El documento en el que va a trabajar ya tiene formato con estilos de títulos. En este ejercicio, aprenderá a crear una carpeta y a guardar el documento maestro.

PASO A PASO

Guardar el documento maestro

ABRA el documento Hosting de la carpeta de la lección. 1. Para guardar el documento en una carpeta específica, haga clic en la pestaña Archivo y haga clic en Guardar como. Haga clic en Equipo y en Examinar. Se abre el cuadro de diálogo Guardar como para que localice la unidad flash.

2. Haga clic en el botón Nueva carpeta que se encuentra debajo de la barra de direcciones y escriba Hospedaje maestro y presione Entrar para aceptar el nombre de la nueva carpeta.

3. Con la carpeta seleccionada, haga clic en el botón Abrir o haga doble clic para poner la carpeta principal en la barra de direcciones. Crear una carpeta es fácil y facilita el trabajo de localizar el documento maestro y los subdocumentos. Al asignar un nombre a una carpeta, elija un nombre estrechamente relacionado con el documento.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Master Proposal. 5. Haga clic en el botón Guardar para guardar el documento en la carpeta Hospedaje maestro. PAUSA. DEJE el documento abierto para el próximo ejercicio.

Creación de subdocumentos Un subdocumento es una parte del documento maestro y está dividido en secciones pequeñas. Cada subdocumento tiene un nombre de archivo único basado en el estilo de encabezado que se aplicó al documento cuando se creó. Como alumno, esta característica es útil para un trabajo de investigación grande, ya que se trabaja en una sección del subdocumento en un momento posterior para tener todo el documento abierto. El primer paso es identificar los niveles dentro de los subdocumentos como lo haría en la creación de un esquema. Por ejemplo, Nivel 1, Nivel 2 y Nivel 3 es similar a crear un esquema e identificar los títulos con números romanos I, II y III. Cuando dé formato al trabajo de investigación, aplique un estilo de título a cada nueva sección en el documento (los estilos se tratan en la lección 3). Cuando se editan los subdocumentos por separado, el documento maestro se actualiza automáticamente. La Pestaña Esquema contiene los botones Contraer y Expandir, que se correlacionan con el documento maestro. En este ejercicio, creará subdocumentos que se guardarán por separado.

PASO A PASO

Crea Subdocumentos

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Vista. En el grupo Vistas, haga clic en el botón Esquema. Se abre la pestaña Esquema, que está al lado de la pestaña Inicio.

2. En el grupo Herramientas de esquema, haga clic en la flecha desplegable que esta al lado de Mostrar nivel y seleccione Nivel 1 para hacer el documento más manejable. A este documento ya se le ha aplicado formato con estilos de título; cuando se cambian los niveles, el documento se contrae y solo aparece en la pantalla el Nivel 1, como se muestra en la figura 12-2.

Mantenimiento de documentos y macros

239

Figura 12-2 Documento mostrado en Nivel 1

3. En el grupo Documento maestro, haga clic en el botón Mostrar documento para visualizar comandos adicionales.

4. Haga clic en el símbolo más (+) que está al lado de Introducción para seleccionar el título. Aunque no pueda verlo, también se selecciona el contenido dentro del título.

5. Haga clic en el botón Crear en el grupo Documento maestro para crear un subdocumento. Observe que Introducción tiene un icono de subdocumento en el lado izquierdo y está rodeado de un borde con un salto de sección continuo encima y debajo del encabezado. Esto permite que Word distinga el inicio y el final de un subdocumento con un flujo continuo al documento maestro. Un borde indica que este es un subdocumento. Con el primer subdocumento creado, el botón Contraer subdocumentos pasa a estar activo. Si no puede ver el salto de sección continua, seleccione el botón Mostrar u ocultar de la Pestaña Inicio.

6. Seleccione el signo más (+) que está al lado del título Información de cuenta y haga clic en el botón Crear. Se coloca un borde automáticamente alrededor del subdocumento.

7. Repita los pasos para los títulos restantes: Indemnización y garantías, Usos prohibidos de servicios y productos, Ancho de banda y utilización, Seguridad y software, Infracción, Confidencialidad, y Denegación de servicio. El documento debe aparecer como se muestra en la figura 12-3. Aparece un borde alrededor de cada subdocumento junto con los saltos de sección continua.

240

Lección 12 Figura 12-3 Documento con subdocumentos

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Guardar subdocumentos El siguiente paso es guardar el documento maestro con los subdocumentos. Word crea automáticamente un nombre de archivo para cada uno de los subdocumentos en función del texto con formato de estilos de título. Los guarda como un archivo independiente, pero en la misma carpeta. Por ejemplo, el documento en el que está trabajando contiene muchos títulos a los que se ha aplicado el estilo de Título 1. Cuando se guarda el documento maestro, cada uno de los títulos y el texto bajo el título se guardan automáticamente en un archivo independiente. En este ejercicio, aprenderá a guardar el documento maestro con los subdocumentos.

PASO A PASO

Guardar subdocumentos

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en el botón Guardar en la barra de acceso rápido para guardar el documento Master Proposal y los subdocumentos creados. Word guarda cada subdocumento como un archivo independiente en función del estilo de título (Título 1) que se aplicó al documento. Cada uno de los subdocumentos están vinculados con el documento maestro.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Mantenimiento de documentos y macros

241

Promover y disminuir el nivel de los subdocumentos Cuando se reorganizan los niveles en un documento maestro, el título del subdocumento se mueve a otro nivel mediante los comandos de la pestaña Esquema, tanto si se promueve como si se disminuye el nivel. Por ejemplo, para mover un tema del documento debajo de otro título, puede disminuir el nivel de ese título. Mientras continúa escribiendo el trabajo de investigación, se da cuenta de que el estilo Título 1 aplicado a uno de los títulos debe ser Título 2. En la pestaña Esquema, tiene opciones para cambiar los niveles de los títulos mediante los botones Promover o Disminuir nivel. Es fácil disminuir un Nivel 1 a Nivel 2 o viceversa. Así que en este caso, puede disminuir el Nivel 1 a Nivel 2. En este ejercicio, aprenderá a usar los botones Promover y Disminuir nivel.

PASO A PASO

Promover y disminuir el nivel de los subdocumentos

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en el botón

Expandir subdocumentos para expandir todos los subdocumentos.

Apunte al símbolo más (+) que está al lado del título Información de cuenta. Observe que el puntero del mouse cambia a cuatro flechas.

2. Haga clic en el símbolo más (+) una vez para seleccionar el título y todo el contenido del subdocumento. 3. En el grupo Herramientas de esquema, haga clic en el botón Disminuir nivel

una vez.

¿Ha observado que el cuadro Nivel de esquema cambió de Nivel 1 a Nivel 2? La Información de cuenta ha disminuido a un Nivel 2 como se muestra en la figura 12-4.

Figura 12-4 Título con nivel disminuido

242

Lección 12 4. Con el subdocumento Información de cuenta todavía seleccionado, haga clic en la flecha Promover una vez. La Información de cuenta se ha promovido de nuevo a un Nivel 1. Vuelva a disminuirla a un Nivel 2.

5. Haga clic en el botón Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. El documento maestro se guarda con los cambios actualizados.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Reorganización de subdocumentos Los subdocumentos pueden ordenarse dentro del documento maestro. Puede cambiar el orden de los subdocumentos si los mueve desde una ubicación a otra mediante los botones de comando de la pestaña Esquema o si los arrastra y los suelta. Una vez que mueve un subdocumento, debe desvincularlo y volver a crearlo. También puede combinar dos o varios subdocumentos en un subdocumento. En este ejercicio, va a reorganizar subdocumentos.

PASO A PASO

Reorganizar subdocumentos

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Anule la selección de Información de cuenta haciendo clic en un área en blanco de la pantalla del documento.

2. Agregue una marca de verificación junto a Mostrar solo primera línea. Esto muestra unas pocas líneas para cada uno de los subdocumentos y oculta el contenido restante para hacer los subdocumentos más manejables.

3. Desplácese hacia abajo y haga clic para seleccionar el símbolo más (+) que está al lado del título Seguridad y software y su contenido.

4. Haga clic en el botón Mostrar documento para visualizar comandos adicionales en el grupo Documento maestro.

5. En el grupo Herramientas de esquema, haga clic en el botón Bajar

(cuatro veces) hasta que el título se coloque debajo del salto de sección continua que está después de Infracción. Sugerencia: deben aparecer dos saltos de sección continua encima de Seguridad y software. El subdocumento Seguridad y software está rodeado de un borde que se extiende hasta el subdocumento Confidencialidad.

6. Elimine los dos saltos de sección continua que están debajo de Seguridad y software y Confidencialidad. Eliminar estos saltos de sección continua facilita la desvinculación de los subdocumentos.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Desvincular subdocumentos

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. Actualmente, hay solamente un icono de subdocumento para ambos niveles, como se muestra en la figura 12-5. Estos dos subdocumentos están vinculados con el documento maestro y deben ser desvincularse para crear subdocumentos independientes.

Mantenimiento de documentos y macros

243

Figura 12-5 Subdocumentos en otra posición

1. Haga clic en el símbolo más ás s (+) que está al lado de Seguridad y software para seleccionarlo y haga clic en el botón Desvincularr

.

El icono de subdocumento desaparece.

2. Haga clic en el botón Crear para crear un subdocumento. Así se pone un borde alrededor de este nivel y aparece el icono de subdocumento.

3. Haga clic en el símbolo más (+) que está al lado de Confidencialidad. 4. Compruebe si se muestra el botón Desvincular. En caso afirmativo, haga clic en Desvincular y haga clic en Crear. Si no aparece el botón Desvincular, haga clic en el botón Crear.

5. Haga clic en la casilla para desactivar Mostrar solo primera línea. Cambie el nivel para mostrar solo Nivel 1. Cambiar la presentación del nivel lo hace más manejable para crear un subdocumento y ver los bordes alrededor de cada uno de los subdocumentos.

6. Haga clic en el botón Contraer subdocumentos y aparecerá un mensaje que le pregunta ¿Desea guardar los cambios efectuados en el documento maestro "Master Proposal". Haga clic en Aceptar. La pantalla debe coincidir con la de la figura 12-6. Word guarda automáticamente el subdocumento con un nuevo nombre de archivo, elimina el último carácter del nombre de archivo y agrega un 1 al final. Los dos archivos adicionales que están guardados en la unidad flash son Segurida1 y Confidencialida1. Cada vez que se crea un subdocumento, se vincula automáticamente al documento maestro y los subdocumentos originales dejan de estar vinculados al documento maestro.

244

Lección 12 Figura 12-6 Documento maestro con hipervínculos con subdocumentos en otra posición

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Edición de un subdocumento individual Los subdocumentos se pueden editar directamente en el documento maestro o se pueden abrir como archivos independientes en su propia ventana. En este ejercicio, va a editar un subdocumento por separado y en el documento maestro.

PASO A PASO

Editar un subdocumento individual

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Apunte al hipervínculo del subdocumento Hospedaje maestro/Introducción, presione Ctrl y haga clic para seguir el hipervínculo y abrir el subdocumento en una ventana independiente. Ahora está listo para editarlo y darle formato.

2. Editará el texto de la primera y segunda frase. Seleccione principios, directrices, y requisitos en la primera frase. En la segunda frase, seleccione integridad, seguridad, fiabilidad y privacidad. Se deben seleccionar las siete palabras.

3. Ponga en negrita el texto seleccionado y cambie el color de fuente a rojo oscuro. 4. Haga clic en GUARDAR en la barra de herramientas de acceso rápido; después cierre el archivo del subdocumento Introducción. Si se le solicita que guarde los cambios, haga clic en GUARDAR.

5. Haga clic en la pestaña Esquema para que esté disponible con sus comandos. 6. En el grupo Documento maestro, haga clic en el botón Expandir subdocumentos

.

Observe el texto en rojo oscuro en negrita debajo del título Introducción. Los cambios realizados en el subdocumento Introducción se actualizan automáticamente en el documento maestro.

7. Haga clic en el botón Cerrar vista Esquema para ir a la vista Diseño de impresión. 8. Desplácese a la página 3. 9. Debajo del título, Usos prohibidos de servicios y productos, seleccione el segundo párrafo.

Mantenimiento de documentos y macros

245

10. En la pestaña Diseño, seleccione Bordes de página. 11. Agregue un borde alrededor del párrafo y seleccione la pestaña Bordes para activarla. 12. En la sección Configuración, seleccione Sombra. Cambie el Ancho a 2¼ y aplique el color Rojo, Énfasis 2. Se aplica un borde de color con un ancho de 2¼ al párrafo.

13. Haga clic en la pestaña Sombreado y seleccione el color de relleno Rojo, Énfasis 2, Claro 80 %. Se aplica un sombreado al párrafo dentro del borde.

14. Haga clic en Aceptar. 15. Debajo de los títulos General, Sistema y red y Facturación, seleccione el contenido con viñetas. 16. Cambie las viñetas a rombos opacos. Las viñetas se han reemplazado por las nuevas viñetas en el texto seleccionado.

17. GUARDE el documento Master Proposal y cierre el archivo. Ha completado la edición del documento maestro.

18. Para ver un subdocumento independiente, abra el subdocumento Prohibited Uses of Services and Products desde la carpeta Hospedaje maestro. Los cambios realizados en los pasos 10 a 16 aparecen en el subdocumento como se muestra en la figura 12-7.

Figura 12-7 Subdocumento con cambios

19. CIERRE el documento. DEJE Word abierto.

246

Lección 12

VINCULACIÓN DE CONTENIDO En un documento largo, puede ser útil hacer referencia a otro tipo de contenido en el documento, como otras secciones, ilustraciones, tablas o frases individuales. Puede proporcionar el nombre del elemento al que hace referencia (por ejemplo, "vea la figura 1"), pero si los usuarios van a ver el documento en pantalla, les puede ahorrar tiempo si crea un vínculo directo al contenido al que hace referencia. Si el área a la que desea hacer referencia en el vínculo ya tiene un estado especial, como un título o una ilustración numerada, una ecuación o una tabla, puede usar una referencia cruzada para hacer referencia a él. Si el área es solo texto del cuerpo, sin una designación especial, debe crear un marcador para marcar el punto; después puede hacer referencia al marcador en la referencia cruzada.

Creación de un marcador Un marcador es un puntero invisible que se inserta en un documento. Puede insertarlo en cualquier lugar de un documento y luego hacer referencia a ese marcador en una referencia cruzada. PASO A PASO

Crear un marcador

PREPÁRESE. Antes de empezar estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Word. 1. ABRA el documento Agreement de la carpeta de la lección. 2. Cerca de la parte inferior de la página 5, seleccione el texto El tamaño de buzón máximo es de 15 megabytes.

3. En la pestaña Insertar, haga clic en Marcador. (Primero deberá hacer clic en Vínculos, según el ancho de la ventana de la aplicación). Se abre el cuadro de diálogo Marcador.

4. En el cuadro Nombre del marcador, escriba TamañoDeBuzón como se muestra en la figura 12-8. Figura 12-8 El cuadro de diálogo Marcador

5. Haga clic en Agregar. Se crea el marcador. 6. GUARDE el documento como Agreement Reference en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creación de una referencia cruzada Una referencia cruzada es una referencia a algún otro lugar en el documento. Puede ser un marcador (como el que creó en el ejercicio anterior) o un elemento numerado, un título, un marcador, una nota al pie, una nota al final, una ecuación, una ilustración o una tabla.

Mantenimiento de documentos y macros

247

La propia referencia cruzada puede ser el texto real del elemento al que se hace referencia, el número de la página en la que aparece, el número del elemento al que se hace referencia (por ejemplo, 4 para el 4º párrafo), la descripción del elemento (por ejemplo, para una ilustración o una tabla), con o sin su numeración, o la palabra anteriormente o más adelante.

PASO A PASO

Crear una referencia cruzada

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. En el último párrafo de la página 2, coloque el punto de inserción al principio de la segunda frase. 2. En la pestaña Referencias, haga clic en Insertar referencia cruzada. Se abre el cuadro de diálogo Referencia cruzada.

3. Abra la lista desplegable Tipo lista y elija Marcador. El marcador creado anteriormente aparece en la lista, como se muestra en la figura 12-9.

Figura 12-9 El cuadro de diálogo Referencia cruzada

4. Para la opción Referencia a, deje seleccionado el valor predeterminado (Texto del marcador). 5. Haga clic en Insertar. El cuadro de diálogo permanece abierto. 6. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo. Observe que la frase a la que se hace la referencia cruzada aparece en el párrafo. Tal vez necesite agregar un espacio para separar las frases.

7. Desplácese hasta la parte inferior de la página 5 y cambie 15 a 20 para que ahora la frase indique El tamaño máximo de buzón es de 20 megabytes.

8. Desplácese hasta la parte inferior de la página 2. Observe que el marcador aún muestra el tamaño anterior.

9. Haga clic con el botón secundario en la frase insertada por el marcador y elija Actualizar campo. Vea la Figura 12-10. El marcador se actualiza.

Figura 12-10 Actualizar manualmente el marcador si es necesario

10. GUARDE el documento y CIERRE el archivo.

248

Lección 12

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE Grabación de macros

¿Se encuentra realizando la misma tarea en Word una y otra vez? Si es así, la grabación de macros simplifica su tarea. Pertenece al grupo de usuarios Lakeville.NET y es responsable de proporcionar a todos las copias de los próximos talleres. Va a aunar los conocimientos aprendidos en otras lecciones para grabar una macro. Por ejemplo, en la lección 6, aprendió a crear tablas y darles formato, y a usar fórmulas dentro de las tablas. Siempre está en movimiento y ahora se encuentra en una situación donde no está logrando mucho debido a las tareas repetitivas. Es fundamental que aprenda acerca de las macros para ayudar a administrar su tiempo más sabiamente, aumentar la productividad y tener aún tiempo para usted. En este ejercicio, aprenderá a grabar y ejecutar una macro.

GRABACIÓN DE MACROS Una macro es una secuencia de comandos para automatizar una tarea grabada. Es una serie de comandos y acciones que se pueden grabar y ejecutar cada vez que necesita realizar la tarea. Cuando se crea una macro, puede ejecutarla manualmente o asignarla para que se ejecute cada vez que se presiona una tecla o una serie de teclas específica.

PASO A PASO

Asignar teclas de Método Abreviado. Un método abreviado de teclado es una combinación de dos o más teclas para realizar una acción concreta. En las lecciones que ya ha cubierto, aplicó un método abreviado de teclado para abrir un nuevo documento presionando Ctrl+U o texto en negrita presionando Ctrl+N. Word contiene muchos métodos abreviados diferentes, que están asignados para que se realice una acción específica y, por lo tanto, no se pueden usar.

PREPÁRESE. Si es necesario, antes de iniciar estos pasos, INICIE Word. 1. ABRA un documento en blanco. 2. En la pestaña Vista, haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Macros para abrir el menú. 3. Haga clic en Grabar macro para abrir el cuadro de diálogo Grabar macro. En el cuadro de diálogo, tiene que asignar un nombre a la macro y decidir qué opción se usa para asignar una macro. Tiene dos opciones. Puede asignar una macro mediante un botón o mediante el teclado.

4. En el cuadro Nombre de macro, escriba Siguientes_Talleres. No se permiten espacios; debe agregar un carácter de subrayado. También es válido agregar un número al final del nombre de la macro.

5. Mantenga la configuración predeterminada para Guardar macro en. Se almacenará en Todos los documentos (Normal.dotm). Quiere guardarla ahí porque tendrá acceso a ella cada mes. Si alguien más está trabajando en su equipo y le proporciona el método abreviado de teclado, esa persona también puede tener acceso a la macro. (Sugerencia: puede agregar la tecla de método abreviado en la descripción, por si la olvida o si desea compartirla). La primera macro se asignará a un comando de teclado. Esto significa que cada vez que presione los comandos del teclado, se ejecutará la macro. Antes de hacer clic en el botón Teclado, es conveniente agregar una descripción a la macro.

6. En el cuadro Descripción, escriba Use esta tabla para todos los talleres siguientes. 7. Haga clic en el botón Teclado para abrir el cuadro de diálogo Personalizar teclado como se muestra en la figura 12-11. En el cuadro Comandos, la macro se guarda en Normal.NewMacros.Siguientes_Talleres. Esto muestra la ubicación donde se guardará la macro.

Mantenimiento de documentos y macros

249

Figura 12-11 Cuadro de diálogo Personalizar teclado

8. Es hora de ver si una pulsación de tecla se ha asignado a otro comando. En el cuadro Nueva tecla de método abreviado, presione Ctrl+T (no escriba el signo más). Esta tecla de método abreviado ya está asignada al comando CentrarPárrafo como se muestra en el cuadro de diálogo.

9. Presione la tecla Retroceso para quitar CtrlT. Vamos a probar con otra tecla de método abreviado.

10. Presione Ctrl+Alt+T. De nuevo, esta tecla de método abreviado ya está ocupada por el comando de marca comercial (™). Puede llevarle algunos intentos encontrar una tecla de método abreviado sin asignar.

11. Presione la tecla Retroceso para quitar CtrlAltT. 12. Presione Alt+T. Observe que esta pulsación de tecla no está asignada.

13. Haga clic en el botón Asignar para asignar esta tecla de método abreviado a la nueva macro. El comando AltT se mueve al cuadro Teclas activas para esta macro. Los cambios se asignarán en la plantilla Normal en lugar de asignarse a Documento1. Esta macro se guardará en el equipo que la está grabando y tendrá acceso a ella cualquier persona que esté trabajando en el equipo.

Tome nota

Word le permite invalidar las teclas asignadas, pero no es conveniente hacerlo. Busque una que no esté asignada. 14. Haga clic en CERRAR. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

250

Lección 12

Grabación de una Macro Una vez que determina qué método desea asignar a la macro, el siguiente paso es grabar los pasos. Mientras Word está grabando una macro, el puntero del mouse cambia a un puntero de grabación en la pantalla. En ese momento, se graba cada clic del mouse y cada pulsación de tecla. Cuando trabaje con macros, no puede usar el mouse para seleccionar texto. En este ejercicio, aprenderá a grabar sus pasos para crear y dar formato a una tabla.

PASO A PASO

Grabar una macro Se ha habilitado el botón Grabar y el puntero del mouse debería cambiar a un puntero de grabación en la pantalla. Mientras se muestra el icono en la pantalla del documento, todavía está grabando sus pasos. Si necesita hacer una pausa, haga clic en el comando Pausar grabación en el menú Macros. Si interrumpe una macro, puede hacer clic en Reanudar grabación para volver.

PREPÁRESE. USE el documento Tabla y haga clic en abrir desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Insertar y en Insertar tablas para abrir el cuadro de diálogo. 2. Cree una tabla que contenga 4 columnas y 7 filas. Haga clic en Aceptar. 3. Escriba la información como se muestra en la figura 12-12. Dado que está grabando una macro, debe presionar la tecla Tabulador para moverse entre las celdas y presionar Mayús+Tabulador para retroceder.

Figura 12-12 Documento Siguiente taller

4. Después de escribir los datos, haga clic en la pestaña Presentación en Herramientas de tabla y seleccione Tablas. Mientras está grabando una macro, no puede usar el mouse para seleccionar texto o tablas. Ahora está seleccionada toda la tabla.

5. En el grupo Estilos de tabla de la pestaña Diseño, haga clic en el botón Más para visualizar la galería. 6. En el grupo Tablas de cuadrícula, seleccione Tabla de cuadrícula 4 – Énfasis 6 para aplicar un estilo a la tabla.

7. Use las teclas de flecha del teclado para subir a la primera fila que contiene los encabezados. 8. En la pestaña Presentación, haga clic en Seleccionar en el grupo Tabla y elija Seleccionar fila y seleccione Alinear al centro. Por ahora, son los únicos cambios que grabará para esta macro.

9. El siguiente paso es detener la grabación. Haga clic en la pestaña Vista, en Macros y en Detener grabación.

Mantenimiento de documentos y macros

251

Ha grabado su primera macro y podrá tener acceso a ella rápidamente. Si comparte el equipo con otra persona, esta también puede usar el método abreviado de teclado para aplicar la macro siempre que le proporcione la tecla de método abreviado. Esta tabla se puede usar para todos los talleres próximos; lo único que tiene que hacer es cambiar los datos.

10. CIERRE el documento sin guardar los cambios. (Sugerencia: cuando aparezca un mensaje de advertencia, haga clic en No guardar).

PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

Ejecución de una macro Una vez que se graba una macro, puede presionar el método abreviado de teclado para ejecutarla en un documento en blanco o en uno existente. En este ejercicio, aprenderá a ejecutar la macro en un documento en blanco.

PASO A PASO

Ejecutar una macro

ABRA un documento en blanco. 1. Presione Alt+T. La tabla aparece automáticamente en la pantalla del documento. Cuando necesite trabajar en esta tabla, ahora puede tener acceso a ella rápidamente, editar los datos y guardarla con un nuevo nombre de archivo.

2. GUARDE el documento como Upcoming Workshops en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo.

3. ABRA un documento en blanco. Ahora, vamos a ejecutar de nuevo la macro de otra manera.

4. En la pestaña Vista, haga clic en Macros y haga clic en Ver macros para abrir el cuadro de diálogo Macros.

5. Haga clic en Ejecutar. La tabla aparece en la pantalla del documento. Los comandos adicionales están disponibles en el cuadro de diálogo y no se describirán en esta lección. Algunos de estos comandos abren la aplicación Visual Basic, que es donde se puede crear o editar una macro. Si lo abre accidentalmente, cierre simplemente la aplicación.

6. CIERRE el documento sin guardar los cambios. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

252

Lección 12

ORIENTACIÓN DE SOFTWARE Control de seguridad de macros

Ha aprendido a simplificar su trabajo con las macros. Ahora, le preocupa cómo funciona la seguridad con las macros. La seguridad de macros implica contenido activo en archivos que podría provenir de un sitio que no tiene una firma digital o de alguien que ha escrito código con un virus. Si alguien le envía un documento que contiene macros con contenido activo, podría suponer un riesgo para la seguridad y dañar su equipo. Un hacker es una persona que escribe programas malintencionados tales como virus destinados a dañar el equipo o tener acceso a sus datos ilegalmente. Cada día oímos hablar de hackers que irrumpen en grandes empresas y obtienen acceso a información confidencial. Las organizaciones tienen seguridad implementada para identificar y evitar cualquier acceso a los datos desde la red de otra persona; por lo tanto, cuando se trabaja con macros, es importante saber quiénes son sus fuentes de confianza. Word tiene una seguridad de virus de macro que proviene de lugares y fuentes de confianza. Esta seguridad de macros determina si es seguro ejecutar la macro en su equipo. Es conveniente tener la tranquilidad de que las macros provenientes de otras fuentes son de un editor de confianza. Una firma digital es un código firmado digitalmente por una persona o una empresa. Puede crear su propia firma digital, pero no estaría emitida por una entidad certificadora de confianza. En este ejercicio, aprenderá a revisar la seguridad del sistema.

Figura 12-13 Pestaña Desarrollador

Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

SUPERVISIÓN DE LA SEGURIDAD DE LAS MACROS La seguridad de macros tiene medidas preventivas implementadas para determinar si es seguro ejecutar una fuente de macro.

PASO A PASO

Revisar la configuración de seguridad de macros

PREPÁRESE. Si es necesario, antes de iniciar estos pasos, INICIE Word. 1. En la pestaña Archivo, seleccione Opciones en la página Backstage. 2. Seleccione Centro de confianza en el cuadro de diálogo Opciones de Word. En la pantalla Centro de confianza, Microsoft ha proporcionado vínculos a artículos sobre la protección de su privacidad, del equipo y de la seguridad. Dedique algún tiempo a leer estos artículos a su conveniencia.

3. Haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza para abrir la pantalla Centro de confianza. En el panel izquierdo, Configuración de macros está resaltada. Aquí es donde puede gestionar cómo se ejecutan las macros. Puede deshabilitar todas las macros con o sin notificación, deshabilitar todas las macros con excepción de aquellas que están firmadas digitalmente o habilitar todas las macros que podrían dañar el equipo.

Mantenimiento de documentos y macros

253

Si agrega una marca de verificación al lado de Confiar en el acceso a proyectos de Visual Basic permite el acceso al modelo de objetos de Visual Basic para Aplicaciones. Deje los ajustes en la configuración predeterminada.

4. Haga clic en el botón Cancelar para salir del cuadro de diálogo Centro de confianza. PAUSA. DEJE abierto el cuadro de diálogo Opciones de Word para usarlo en el próximo ejercicio.

A continuación aprenderá a agregar la pestaña Desarrollador a la cinta.

PASO A PASO

Revisar la pestaña Desarrollador

PREPÁRESE. USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Haga clic en Personalizar cinta de opciones en el panel izquierdo. Esta pantalla es donde puede personalizar la cinta de opciones o, en este caso, activar en una Pestaña de la cinta que está desactivada de forma predeterminada.

2. Debajo de Personalizar la cinta de opciones, active la casilla Desarrollador (vea la figura 12-14). 3. Haga clic en Aceptar.

Figura 12-14 Personalizar cinta

254

Lección 12 4. Haga clic en la pestaña Desarrollador para mostrar los grupos y comandos. La Pestaña Desarrollador contiene comandos que se usan con las macros, que incluyen códigos, plantillas, controles utilizados en las formas, complementos y mucho más (vea la figura 12-17 para obtener más información sobre la pestaña Desarrollador). Anteriormente, abrió el cuadro de diálogo Macros para ejecutar una macro que creó. En la pestaña Desarrollador, se puede obtener acceso al cuadro de diálogo Macros en el grupo Código haciendo clic en el botón Macros. En el mismo grupo, puede grabar una macro y pausar una grabación (son los mismos comandos del grupo Macros de la pestaña Vista). Claramente la pestaña Desarrollador contiene más comandos. El botón Seguridad de macros abre el Centro de confianza. Esto muestra la configuración de macros del equipo. Si tiene conocimientos de programación o le resulta cómodo escribir código, puede escribir su propia macro con el editor de Visual Basic.

CIERRE Word.

Tome nota

Para buscar información adicional sobre las macros y usar la función Ayuda, presione el botón F1 o haga clic en el icono Ayuda.

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. De forma predeterminada, ¿cuántos niveles contiene la vista Esquema? a. Nueve b. Ocho c. Siete d. Cinco

2. Al hacer clic en el botón Mostrar documento en la pestaña Esquema se muestra: a. la vista Backstage. b. más comandos. c. Crear. d. Ninguna de las anteriores

3. Si hace clic en el botón Expandir, ocurre lo siguiente: a. se muestra todo el texto en el subdocumento. b. se cierra el subdocumento. c. se abre solamente el contenido seleccionado. d. a y c

4. Las macros se usan para: a. trabajo aburrido. b. trabajos de investigación. c. trabajo repetitivo. d. trabajo que no se lleva a cabo diariamente.

5. Una macro a la que se ha asignado un método abreviado de teclado se puede ejecutar en: a. un documento en blanco. b. un documento existente. c. una plantilla. d. Todos los anteriores

Mantenimiento de documentos y macros

255

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso. V

F

1.

Un subdocumento contiene el documento completo.

V

F

2.

Las macros no automatizan tareas.

V

F

3.

Cuando se crean subdocumentos, se guardan con el documento maestro.

V

F

4.

Cuando se graba una macro, puede dar formato a un documento con muchas características para mejorar el

V

F

5.

documento. Cuando se asigna un nombre a una macro, se pueden usar espacios.

Proyectos

Proyecto 12-1: Crear una macro sencilla En su trabajo en Books and Beyond, continuará trabajando en documentos que forman parte del manual del empleado. Va a crear una macro sencilla que se usará para este manual del empleado. En este proyecto, aplicará los conocimientos que ha aprendido en las lecciones anteriores. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA un documento en blanco. 2. En la pestaña Vista, haga clic en Macros y haga clic en Grabar macro en el grupo Macros. 3. Escriba la información en el cuadro correspondiente: Nombre de macro: Books_and_Beyond Descripción: Informe con formato para el manual de B&B.

4. Haga clic en Teclado y, en el cuadro Nueva tecla de método abreviado, escriba Alt+L. Esta es una tecla de método abreviado sin asignar.

5. Haga clic en Asignar y en Cerrar. 6. En la pestaña Diseño, seleccione el Conjunto de estilos Básico (con estilo) del grupo Formato del documento.

7. Escriba BOOKS AND BEYOND. Aplique Título 1 del grupo Estilos de la pestaña Inicio. 8. Presione Entrar una vez. 9. Escriba Título de la segunda sección. 10. Seleccione Título 2. 11. Presione Entrar dos veces. 12. Escriba Título de la tercera sección. 13. Seleccione Título 3. 14. Presione Entrar dos veces. 15. Haga clic en Detener grabación del grupo Macros en la pestaña Vista. CIERRE el documento sin guardar los cambios. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

256

Lección 12

Proyecto 12-2: Crear archivos independientes para el documento maestro Books and Beyond Trabaja en Books and Beyond y su jefe le ha pedido que trabaje con este documento y que cree archivos independientes a partir del documento maestro. En la clase de informática, ha aprendido sobre los documentos maestros y la forma en que Word guarda automáticamente los subdocumentos. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA Books Beyond de la carpeta de la lección. 2. En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar como. 3. Haga clic en Examinar y use la barra de desplazamiento para localizar la unidad flash. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en Nueva carpeta y asígnele el nombre BOOKS BEYOND.

4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba Maestro de Books y guárdelo en la carpeta BOOKS BEYOND.

5. Seleccione el título Reconocimiento y dele formato con el estilo Título 1. 6. Seleccione el título Introducción y dele formato con el estilo Título 1. 7. Seleccione el título Pautas generales de expectativas de desempeño y dele formato con el estilo Título 1.

8. En la pestaña Vista, haga clic en el botón Esquema. 9. En el grupo Herramientas de esquema, haga clic en la flecha desplegable que está al lado de Mostrar nivel para mostrar Nivel 1.

10. Haga clic en el signo más (+) que está al lado de Pautas generales de expectativas de desempeño. 11. Haga clic en el botón Disminuir nivel para cambiar el nivel del título Pautas generales de expectativas de desempeño. El título tiene ahora un Nivel 2.

12. Haga clic en el botón Mostrar documento. 13. Seleccione el signo más (+) que está al lado de Reconocimiento para seleccionar el título y el contenido que está debajo de él.

14. Haga clic en el botón Crear en el grupo Documento maestro. 15. Haga clic en el signo más (+) que está al lado de Introducción para seleccionar el título y el contenido debajo de él.

16. Haga clic en el botón Crear en el grupo Documento maestro. 17. Haga clic en el botón Guardar en la barra de acceso rápido y CIERRE el archivo. 18. ABRA el documento Master Books y obtenga una vista previa del documento en la vista Diseño de impresión. Deberían mostrarse dos hipervínculos. CIERRE el archivo. CIERRE Word.

Proteger y compartir documentos

13

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Proteger y compartir documentos

Proteger los documentos con contraseñas.

1.5.5

Guardar archivos en ubicaciones remotas.

1.5.4

Administración de versiones de documento Compartir documentos

Blue Yonder Airlines es una gran compañía con cientos de empleados. En su trabajo como especialista en recursos humanos, se encarga de la contratación de nuevos empleados, de los programas de beneficios para empleados y de las comunicaciones con los empleados. Dado que muchos de los documentos con los que trabaja son relativos a problemas con empleados, debe tener cuidado de mantener los documentos confidenciales y de que estén disponibles solo para quienes tengan autorización de acceso. En esta lección, aprenderá diferentes maneras de proteger la seguridad de los documentos. Preparará una evaluación de empleado para compartirla con un supervisor y trabajará con un compañero para crear una carta de oferta de trabajo.

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE Lo esencial

En Word 2013, Backstage proporciona comandos que le permiten iniciar sesión en su cuenta de Microsoft; proteger, inspeccionar y compartir documentos; y administrar las versiones de sus documentos, como se muestra en la figura 13-1.

257

258

Lección 13

Figura 13-1 Backstage

Use la figura 13-1 como referencia para esta lección.

PROTEGER Y COMPARTIR DOCUMENTOS Proteger un documento Puede haber un momento en que sea necesario establecer una contraseña para los documentos confidenciales. Estos documentos pueden incluir nóminas, presupuestos, evaluaciones de empleados o acuerdos de contratación. Existen dos tipos de opciones para proteger un documento: guardarlo como herramientas y restringir la edición. Los documentos de este tipo están destinados a ciertas personas a quienes se concede permiso; a todas las demás se les deniega el acceso. A quienes se les concede acceso a documentos confidenciales se les proporciona una contraseña para abrir y modificar el documento. Cuando guarda un documento, puede hacerlo con una contraseña para abrirlo como solo lectura. Las personas que reciben este documento solo pueden leerlo. Si desea que ciertas personas lo editen, debe proporcionarles una contraseña para permitirles editarlo. La administración de documentos con contraseñas ayuda a supervisar tareas confidenciales, a la vez que mantiene la seguridad de este tipo de documentos. Incluso puede restringir el tipo de edición que puede realizarse en un documento mediante el comando Restringir edición.

Establecer una contraseña de acceso para un documento Proteger un documento con una contraseña para abrirlo como de solo lectura y para permitir modificaciones es una manera de asegurar el material confidencial. En este ejercicio, aprenderá a configurar y quitar contraseñas cifradas en un formulario de evaluación.

Proteger y compartir documentos PASO A PASO

259

Establecer una contraseña de acceso para un documento

ABRA el documento Peer Review de la carpeta de la lección. 1. GUARDE el documento como Peer Review Draft en la carpeta de la lección en la unidad flash. 2. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón Herramientas. 3. Seleccione Opciones generales en el menú. Aparece el cuadro de diálogo Opciones generales. Una vez que se introduce una contraseña para abrir y modificar el documento, el archivo se cifrará. Cuando un archivo está cifrado, los datos se convierten en un código.

4. Escriba Formulario%RRHH$# en el cuadro Contraseña de apertura (vea la figura 13-2).

Figura 13-2 Cuadro de diálogo Opciones generales

Word le permite especificar dos contraseñas diferentes: una para abrir un documento y otra para modificarlo. Ambas son opcionales. Puede especificar contraseñas para ambas acciones o simplemente especificar una contraseña diferente para cada acción. Las contraseñas distinguen mayúsculas de minúsculas, lo que significa que puede especificar letras mayúsculas y/o minúsculas. En este ejercicio, usará la misma contraseña para abrir y para modificar. En el cuadro Contraseña de escritura, escriba Formulario%RRHH$#.

5. Haga clic en Aceptar. Aparece el mensaje Confirmar contraseña. Aparece una advertencia que indica que, si pierde u olvida la contraseña, no podrá recuperar el documento. Mantenga todas las contraseñas en un lugar seguro por si necesita consultarlas posteriormente. Vuelva a escribir la contraseña para abrir el documento.

6. Escriba Formulario%RRHH$# en el cuadro Vuelva a escribir la contraseña para abrir y haga clic en Aceptar. Se abre el mensaje Confirmar contraseña.

7. Vuelva a escribir la misma contraseña para modificar el documento. Al introducir las contraseñas, se recomienda escribir una contraseña que tenga caracteres y símbolos mezclados.

8. Haga clic en Guardar en el cuadro de diálogo Guardar como y CIERRE el archivo. 9. Cuando abra el documento, aparecerá un mensaje que le pide la contraseña para abrirlo.

260

Lección 13 10. Escriba Formulario%RRHH$# en el cuadro y haga clic en Aceptar. 11. Se abre de nuevo el mensaje que pide la contraseña, pero esta vez volverá a escribir la misma contraseña para permitir modificaciones. Solo a aquellas personas que reciban la contraseña se les permitirá editar el documento (vea la figura 13-3).

Figura 13-3 Mensaje de contraseña para modificar o abrir como solo lectura

HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Quitar una contraseña

PREPÁRESE. 1. Haga clic en la pestaña Archivo y observe que el botón Proteger documento está resaltado en color amarillo claro. Debajo de Proteger documento, un mensaje indica que “Se necesita una contraseña para abrir este documento“.

2. Seleccione Guardar como y seleccione el botón Examinar para abrir el cuadro de diálogo Guardar como.

3. Haga clic en el botón Herramientas y seleccione Opciones generales en el menú. 4. Quite la protección con contraseña seleccionando las contraseñas ocultas y presione Eliminar. 5. Haga clic en Aceptar. 6. GUARDE el documento como Peer Review1 en la carpeta de la lección en la unidad flash. Ahora tiene dos copias del mismo documento: una con y otra sin contraseña.

HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Es importante que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Grabe y almacene la contraseña en un lugar seguro, por ejemplo, colóquela en su caja fuerte o en un lugar seguro en el hogar. Use contraseñas seguras que combinen mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras, no se combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura es W5!dk8aG; una contraseña no segura sería AUTO381. Las contraseñas deben tener una longitud de 8 o más caracteres. Una frase de contraseña que use 14 caracteres o más es mejor.

Proteger un documento para solo lectura Salvaguardar sus documentos es una manera de protegerlos de que otras personas cambien el contenido y el formato. Como ha aprendido, un documento puede tener una contraseña cifrada para que solo se pueda leer o puede permitir que se realicen modificaciones en el documento. Otra manera de proteger el documento es restringir la edición. Esto permite que el documento se abra sin una contraseña, pero los tipos de cambios que se pueden realizar en el documento son limitados. Por ejemplo, tal vez desee limitar los cambios de formato con estilos específicos o quizá desee que solo se puedan agregar comentarios, rellenar formularios o realizar los cambios controlados. Es su decisión con quién comparte el documento y qué tipo de restricciones impone. En este ejercicio, aprenderá a configurar un documento como de solo lectura, limitará el documento solo a comentarios y restringirá los cambios de formato en el documento.

Proteger y compartir documentos PASO A PASO

261

Proteger un documento para solo lectura

USE el documento abierto en el ejercicio anterior. 1. ABRA Backstage y haga clic en Proteger documento para mostrar el menú. 2. Haga clic en Restringir edición como se muestra en la figura 13-4.

Figura 13-4 Menú Proteger documento

El panel Restringir edición aparece en el panel derecho de la pantalla, tal como se muestra en la figura 13-5. El primer elemento es Restricciones de formato, que es donde se determina qué tipo de cambios de formato se permiten. El segundo elemento es Restricciones de edición, Sin cambios (solo lectura). Puede controlar las limitaciones sobre la edición.

262

Lección 13 Figura 13-5

Panel Restringir edición

3. Agregue una marca de verificación al lado de Permitir sólo este tipo de edición en el documento. De forma predeterminada, Sin cambios (solo lectura) está seleccionada como primera opción.

4. En el tercer elemento, Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección. Se abre el cuadro de diálogo Comenzar a aplicar protección como se muestra en la figura 13-6. El cuadro Comenzar a aplicar protección aplica la restricción configurada, estableciendo el documento como de tipo Solo lectura. La primera opción muestra que al agregar una contraseña, el documento no se cifrará. Autenticación de usuario agrega un cifrado al documento con el acceso restringido habilitado que evita que se impriman, reenvíen o copien documentos confidenciales. Antes de que se pueda usar Autenticación de usuario, el equipo debe configurarse para Information Rights Management (IRM).

5. Escriba BYA$%DeptoRRHH en los cuadros Escriba la nueva contraseña y Vuelva a escribir la contraseña para confirmar y haga clic en Aceptar.

Figura 13-6 Cuadro de diálogo Comenzar a aplicar protección

El documento está ahora protegido de cualquier modificación y solo se puede ver este área. Un área es el lugar del documento que se puede editar. El panel Restringir edición presenta dos opciones disponibles: Encontrar la siguiente área que puedo editar y Mostrar todas las áreas que puedo editar. Muestra las áreas del documento en las que le han otorgado permiso de edición. Haga clic en el primer botón y observe que Word indica que ha terminado de buscar en el documento y no había áreas resaltadas. Haga clic en el segundo botón y no se resalta ningún área. Este es un documento de solo lectura, por lo que no se permite editar.

6. Haga clic en el botón Suspender la protección en la parte inferior del panel. 7. Para desproteger el documento, en el cuadro de diálogo Desproteger documento, escriba la contraseña BYA$%DeptoRRHH y haga clic en Aceptar.

8. Haga clic en el cuadro Permitir sólo este tipo de edición en el documento para quitar la marca de verificación.

Proteger y compartir documentos

263

9. Cierre el panel Restringir edición. 10. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Restringir un documento con solo comentarios

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior. 1. En la pestaña Desarrollador del grupo Proteger, haga clic en el botón Restringir edición. Se abre el panel Restringir edición.

2. Agregue una marca de verificación al lado de Permitir sólo este tipo de edición en el documento. 3. Haga clic en la flecha desplegable y seleccione Comentarios. Puede practicar este ejercicio por su cuenta o escoger a alguien en clase para editar el documento. Si escoge a alguien en la clase, haga clic en el vínculo Más usuarios… y escriba la dirección de correo electrónico de la persona (por ejemplo, nombre de [email protected] en el cuadro de diálogo Agregar usuarios). Puede agregar más de un usuario en el cuadro de diálogo siempre que separe la dirección de correo electrónico con un punto y coma. Haga clic en Aceptar. Agregue una marca de verificación al lado de la dirección de correo electrónico. Una vez que el destinatario recibe el correo electrónico, podrá editar el documento y agregar comentarios. Ninguna otra función de edición estará habilitada.

4. En la sección Comenzar a aplicar, haga clic en el botón Sí, aplicar la protección. Se abre el cuadro de diálogo Comenzar a aplicar protección, que se convierte en la restricción configurada de solo comentarios.

5. Escriba BYA$%DeptoRRHH en los cuadros Escriba la nueva contraseña (opcional) y Vuelva a escribir la contraseña para confirmar, y haga clic en Aceptar. Solo se pueden agregar comentarios al área. Como se mencionó anteriormente, un área es el lugar del documento donde se permite realizar cambios.

6. Haga clic en Mostrar todas las áreas que puedo editar; el punto de inserción se mueve al título. A continuación, seleccione Jill A. Williams, inserte un comentario y escriba La inicial central de Jill es E. El comentario aparece al lado del documento.

7. Haga clic en el botón Suspender la protección en la parte inferior del panel Restringir edición. Aparece el cuadro de diálogo Desproteger documento.

8. Escriba BYA$%DeptoRRHH y haga clic en Aceptar. 9. Haga clic en el cuadro Permitir sólo este tipo de edición en el documento para quitar la marca de verificación.

10. GUARDE el documento como Peer Review2 en la carpeta de la lección en la unidad flash. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Limitar estilos de formato en un documento

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior. 1. En la sección Restricciones de formato, haga clic en la casilla Limitar el formato a una selección de estilos. Seleccionar esta opción le permite establecer restricciones de formato para este documento.

2. Haga clic en el vínculo Configuración. Se abre el cuadro de diálogo Restricciones de formato, como se muestra en la figura 13-7. La marca de verificación indica que los estilos se permiten.

264

Lección 13 Figura 13-7

Cuadro de diálogo Restricciones de formato

3. En la sección Formato, haga clic en la casilla Bloquear el cambio de esquema o tema y haga clic en Aceptar. Al seleccionar esta opción, se bloquea que el usuario realice cambios en la estructura, el diseño o el tema del documento. Aparece un mensaje en la pantalla que indica que Este documento puede contener formato o estilos que no se admiten. ¿Desea quitarlos?

4. Haga clic en Sí. En la pestaña Diseño, en el grupo Formato del documento, observe que Temas está sombreado en gris, por lo que no está disponible.

5. En el panel Restringir edición, haga clic en Configuración otra vez para abrir el cuadro de diálogo Restricciones de formato.

6. Quite la marca de verificación que está al lado de Bloquear el cambio de esquema o tema. 7. Haga clic en Aceptar. 8. Haga clic en Sí para quitar el mensaje. Observe que el grupo Temas ya está disponible. Ahora puede usar los comandos de Temas en el grupo.

9. En la sección Restricciones de formato del panel Restringir edición, haga clic en la casilla Limitar el formato a una selección de estilos para quitar la marca de verificación.

10. Cierre el panel Restringir edición. 11. GUARDE el documento con el nombre de archivo Peer Review3 en la carpeta de la lección en la unidad flash.

12. En el grupo Formato del documento de la pestaña Diseño, cambie el Conjunto de estilos a Líneas (sencillas). Los títulos, Información de los empleados, Pautas de revisión y Evaluación, no se muestran correctamente en la tabla.

13. Cambie el alto de celda a 0,76 cm para acomodar el contenido en esas celdas. 14. Cambie el color de fuente para el título y seleccione Blanco, Fondo 1 y Negrita. 15. Mantenga el documento abierto durante diez minutos. Más adelante en esta lección, aprenderá sobre la administración de versiones.

16. Minimice el documento para colocarlo en la barra de tareas. Usará este documento más adelante en esta lección.

PAUSA. DEJE el programa abierto para el siguiente ejercicio.

Tome nota

La restricción de comentarios se puede aplicar a todo el documento o puede seleccionar partes del documento donde se permiten los cambios de edición.

Proteger y compartir documentos PASO A PASO

265

Marcar un documento como final

ABRA el documento Review Form de la carpeta de la lección. 1. GUARDE el documento como Review Form1 en la carpeta de la lección en la unidad flash. 2. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Proteger documento y haga clic en Marcar como final. Aparecerá un cuadro de diálogo que indica que el documento se marcará como final y luego se guardará.

3. Haga clic en Aceptar. Aparece un mensaje de Microsoft Word. La marca de final impide que los destinatarios realicen cambios en el documento, el documento se convierte en un documento de solo lectura y se muestra en la barra de título. Cuando un documento está marcado como final, la propiedad de estado se establece en Marcado como final, los comandos de escritura y edición, y las marcas de corrección se desactivan. Observe el icono Marcado como final en la barra de estado.

4. Haga clic en Aceptar. El documento está Marcado como final y se muestra en la sección Proteger documento resaltada en color amarillo claro para desaconsejar la edición.

5. Vuelva al documento y observe la barra amarilla debajo de la cinta, que indica que Un autor ha marcado el documento como final para que no se pueda editar. Si necesita editar el documento, haga clic en el botón Editar de todas formas.

6. Haga clic en cualquiera de las pestañas de la cinta y observe que estas están sombreadas en gris para indicar que los comandos no están disponibles.

7. Continué haciendo clic en las otras Pestañas para ver que los comandos no están activados. 8. Seleccione el título del documento e intente eliminarlo. Cuando un documento está marcado como final, los comandos de escritura y edición, y las marcas de corrección están deshabilitados porque el documento se convierte en un documento de solo lectura. Observe que la barra de título también muestra el documento como (Solo lectura).

9. En la pestaña Archivo, haga clic en el botón Proteger documento, seleccione Marcar como final para devolver el documento a su estado original y, a continuación, regrese al documento.

10. Seleccione la B de Blue Yonder Airlines y presione la tecla Suprimir. Ahora puede hacer cambios al documento.

11. Haga clic en el botón Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido. 12. GUARDE el documento con el mismo nombre de archivo en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Los documentos que se han marcado como finales en un programa de Microsoft Office 2013 no serán de solo lectura si se abren en versiones anteriores de programas de Microsoft Office. Es importante reconocer que el comando Marcar como final no es una característica de seguridad, ya que cualquiera que reciba una copia electrónica de un documento marcado como final puede editar ese documento si quita el estado Marcar como final del documento.

Aplicación de protección mediante la cinta El cifrado protege un documento para que no se pueda abrir sin contraseña.

PASO A PASO

Cifrar un documento

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior. 1. Vaya a Backstage, haga clic en el botón Proteger documento y seleccione Cifrar con contraseña. Se abre el cuadro de diálogo Cifrar documento. El cifrado protege el documento y lo hace ilegible porque cifra la información en un código.

266

Lección 13 2. En el cuadro Cifrar el contenido de este archivo, escriba DeptoRRHH&%3. 3. Vuelva a escribir la contraseña y haga clic en Aceptar. Observe que Proteger documento está resaltado e indica que se requiere una contraseña para abrir este documento.

4. CIERRE el documento. 5. Haga clic en Guardar cuando se le pregunte ¿Desea guardar los cambios realizados en Review Form1? 6. Vuelva a abrir el documento y escriba DeptoRRHH&%3 para abrir el documento.

Tome nota

Para desproteger el documento, ya debe estar dentro del documento (con la contraseña correcta). Desde el documento, seleccione la pestaña Backstage, haga clic en el botón Proteger documento, seleccione Cifrar con contraseña, elimine la contraseña en el cuadro de diálogo y seleccione Guardar. No elimine la contraseña en este momento.

7. GUARDE el documento como Review Form2 en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

ADMINISTRACIÓN DE VERSIONES DE DOCUMENTO Microsoft ha hecho más sencilla la recuperación de un documento por versiones o la recuperación de un archivo no guardado. ¿Ha borrado accidentalmente todo el documento o ha apagado el equipo antes de guardar? Word puede ayudarle a recuperar el documento mediante Administrar versiones. Las versiones del documento se pueden administrar en Backstage si usa el comando Información y selecciona la versión que desee guardar. Word proporciona una opción para recuperar documentos no guardados, ya que los guarda cada diez minutos de forma predeterminada. Podrá recuperar las versiones del documento siempre que no haya cerrado el documento o el programa. Además, si el programa Word deja de funcionar por alguna razón, podrá recuperar el documento; pero no podrá ver las versiones anteriores hasta que se haya guardado el documento. En Administrar versiones, también puede buscar archivos no guardados. En este ejercicio, administrará la versión de un documento con un archivo existente y un nuevo archivo, y recuperará una versión sin guardar.

Administración de versiones de documento El comando Autorrecuperación le ofrece flexibilidad para guardar los documentos de Word e incluye hacer copias de seguridad más frecuentes. En este ejercicio, aprenderá a cambiar la configuración predeterminada de Guardar de 10 minutos a 3 minutos. PASO A PASO

Administrar versiones de documento

PREPÁRESE. 1. En la barra de tareas, haga clic en el documento Peer Review3 para convertirlo en el documento activo. Recuerde que ha minimizado el documento anteriormente en esta lección. El documento debería haber estado abierto durante aproximadamente 10 minutos o más.

2. Seleccione Archivo para ir a la vista Backstage. En la pantalla Información, debajo de la pantalla Administrar versiones, debería mostrarse cuántas veces se guardó el documento.

3. Haga clic en Cerrar sin guardar y mantenga Word abierto. Al cerrar el programa Word, se pierden las versiones del documento Peer Review3.

4. ABRA el documento Peer Review3 de la carpeta de la lección en la unidad flash. 5. Vaya a la pantalla Información de Backstage; observe que Administrar versiones muestra Hoy, hora (cuando se cerró sin guardar). Vea la figura 13-8. La pantalla no coincidirá con la figura.

Proteger y compartir documentos

267

Figura 13-8 Versiones sin guardar

6. En la vista Backstage, seleccione Opciones para abrir el cuadro de diálogo Opciones de Word. 7. En la lista del panel izquierdo, seleccione Guardar. De forma predeterminada, Guardar información de autorrecuperación está establecido en cada 10 minutos. También está habilitado Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar. En el paso 3, cerró el documento sin guardar los cambios y, cuando lo abrió de nuevo y revisó las Versiones administradas, mostraba cuándo se guardó el documento por última vez en Autoguardar. El tiempo predeterminado para Guardar información de autorrecuperación puede cambiarse en el cuadro de diálogo Opciones de Word.

8. Debajo de la sección Guardar documentos, seleccione el valor predeterminado 10 y escriba 3 minutos o haga clic en la flecha hacia abajo que está al lado de Guardar información de autorrecuperación como se muestra en la figura 13-9.

Figura 13-9 Pantalla Opciones para guardar de Word

268

Lección 13 9. Haga clic en Aceptar. 10. Cree un nuevo documento en blanco y escriba El trabajo con documentos no guardados puede encontrarse en Backstage en la pantalla Información. Mantenga este documento abierto hasta que se le pida que trabaje en el paso siguiente.

11. En la pestaña Vista, haga clic en Cambiar ventanas y seleccione el documento Peer Review3. 12. Vuelva a Backstage y, debajo de Versiones, debería ver al menos una o dos versiones del documento guardado.

13. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para el siguiente ejercicio.

Tome nota

Hacer clic en la tecla de flecha abajo en Administrar versiones le permite recuperar documentos sin guardar; el cuadro de diálogo Abrir abre los archivos específicamente desde la ubicación donde se guardan los archivos no guardados.

Restauración de una versión anterior del documento Guardar información de autorrecuperación guarda los documentos automáticamente en el tiempo indicado y los muestra como Hoy (fecha actual). En el ejercicio anterior, cambió la configuración de Guardar del valor predeterminado de 10 minutos a 3 minutos. Mientras modifica el documento, Autorrecuperación guarda automáticamente los cambios. Las actualizaciones se guardan en versiones diferentes y pueden colocarse en Backstage debajo de Administrar versiones. En este ejercicio, restaurará una versión anterior del documento.

PASO A PASO

Restaurar una versión anterior del documento

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior. 1. Seleccione el título Blue Yonder Airlines. 2. Cambie el color de la fuente de Azul oscuro, Texto 2. 3. Aumente el tamaño de fuente a 28 pto. 4. Donde aparece el nombre de Jill A. Williams, reemplace A por E. 5. Cambie el período de revisión de Dic de 20XX a Abr de 20XX. Debe modificar el documento para que Autoguardar guarde los cambios actualizados.

6. Vaya a Backstage y debajo de Versiones, haga clic en la versión donde indica (autoguardar). Se abre una nueva ventana con una barra amarilla debajo de la cinta que muestra Autoguardar versión. Está disponible una nueva versión con dos opciones. Una es Comparar y la otra es Restaurar. Si el documento contiene solamente una versión de autoguardado, asegúrese de cambiar la configuración de guardar y modificar después el documento (vea la figura 13-10).

Proteger y compartir documentos

269

Figura 13-10 Versión de autoguardar

Al hacer clic en Comparar, se muestra en una pantalla un resumen en el que se compara el documento original con el documento revisado. El botón Restaurar solicita que sobrescriba el documento anterior.

7. Haga clic en Restaurar para sobrescribir el documento anterior. Comparar versiones es una de las funciones avanzadas de Word; para obtener más información, use la Ayuda.

8. Se le pedirá que sobrescriba la última versión guardada con la versión seleccionada. Haga clic en Aceptar.

9. CIERRE el documento. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

Recuperación de documentos sin guardar En general, mientras continúa trabajando en los documentos, puede buscar o recuperar archivos no guardados a través de Administrar versiones en Backstage. También puede abrir un documento según la hora o la última versión dentro de esa sesión. En este ejercicio, recuperará un documento no guardado.

PASO A PASO

Recuperar documentos sin guardar Lo que escribió previamente, El trabajo con documentos no guardados puede encontrarse en Backstage en la pantalla Información. Y en un paso anterior, cambió Guardar información de autorrecuperación del valor predeterminado a tres minutos.

PREPÁRESE. 1. CIERRE el documento que escribió. Aparece un mensaje en la pantalla para guardar los cambios. El mensaje le indica que Si hace clic en “No guardar“, una copia reciente de este archivo estará temporalmente disponible. También indica que se guardará un archivo temporal. Si no aparece este mensaje, revise la información en la barra lateral de solución de problemas a continuación.

270

Lección 13 2. Haga clic en No guardar.

Solución de problemas

Si no aparece en la pantalla un mensaje para guardar el documento, puede cambiar las preferencias de autorrecuperación desde el valor predeterminado. El valor predeterminado de autorrecuperación es guardar cada diez minutos; puede encontrarse en Backstage, comando Opciones, en la categoría de configuración Guardar. Para fines didácticos, tal vez necesite cambiar la configuración a tres o cinco minutos. Cierre el documento sin guardar los cambios y el mensaje indicará que el archivo se guardará temporalmente. 3. Haga clic en la pestaña Archivo y en Abrir. 4. En la parte inferior derecha de la pantalla, haga clic en Recuperar documentos sin guardar. 5. En el cuadro de diálogo Abrir, busque el archivo por la fecha y hora en que cerró el documento o programa, o busque El trabajo con documento no guardados puede . . . Vea la Figura 13-11.

Figura 13-11 Cuadro de diálogo Abrir para archivos no guardados

El documento se cerró sin guardarlo con un nombre de archivo; por lo tanto, el nombre mostrará la primera parte del texto que escribió. Los documentos sin guardar están temporalmente en una ubicación en el disco duro y se identifican por la extensión de archivo .ASD.

6. Seleccione el documento sin guardar y haga clic en Abrir. El documento se abre con el mensaje Archivo no guardado recuperado en color amarillo sobre el documento que indica: Este es un archivo recuperado que se almacena temporalmente en el equipo.

7. Haga clic en Guardar como. 8. GUARDE el documento como Unsaved Document en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

PASO A PASO

Eliminar todas las versiones de borrador

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en el botón Administrar versiones y en Recuperar documentos sin guardar. Se abre el cuadro de diálogo Abrir de Archivos no guardados. Deberían mostrarse las primeras palabras del documento en el cuadro de diálogo Abrir.

2. Haga clic en El trabajo con documentos no guardados puede ser. . . y haga clic con el botón secundario y seleccione Eliminar.

3. Haga clic en Sí en el mensaje ¿Está seguro de que desea mover este archivo a la Papelera de reciclaje?

Proteger y compartir documentos

271

4. Seleccione Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Abrir. 5. CIERRE el Unsaved Document. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Tome nota

Los documentos no guardados se encuentran en una ubicación específica en el disco duro. Una extensión de archivo de ASD se ha asignado a los documentos no guardados. Los archivos ubicados en Recuperando archivos no guardados son archivos temporales hasta que se guardan.

COMPARTIR DOCUMENTOS Muchos de los documentos creados en un entorno empresarial deberán compartirse con otros usuarios. Antes de compartir un documento, es importante asegurarse de que el documento tiene una apariencia profesional. Microsoft Word 2013 cuenta con tres herramientas que ayudan con esto: Inspector de documentos, Comprobador de accesibilidad y Comprobador de compatibilidad. Además, Microsoft Word 2013 hace fácil compartir documentos con colegas, clientes y otras personas mediante varios formatos.

Uso del Inspector de documentos Word contiene una función que elimina la información no deseada de los documentos. Esta información no deseada puede estar en las propiedades del documento. El Inspector de documentos se usa para detectar y quitar datos ocultos e información personal en documentos de Word 2013, así como los de versiones anteriores. Es una buena idea practicar la inspección de documentos antes de compartir una copia electrónica, por ejemplo, un archivo adjunto de correo electrónico. En este ejercicio, inspeccionará el documento y quitará información personal.

PASO A PASO

Usar el Inspector de documentos

PREPÁRESE. ABRA Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA el documento Employment Offer Letter de la carpeta de la lección. ¿Ha observado que el documento se abre en modo de compatibilidad? Téngalo en cuenta más adelante.

2. Abra Backstage, haga clic en el botón Comprobar si hay problemas y haga clic en Inspeccionar documento. Aparece el cuadro de diálogo Inspector de documentos. Este comando comprueba si hay propiedades ocultas e información personal.

3. Haga clic en el botón Inspeccionar (vea la figura 13-12). Word inspecciona el documento y muestra los resultados en la ventana Inspector de documentos.

272

Lección 13 Figura 13-12

Cuadro de diálogo Inspector de documentos

Aparecen tres advertencias en el Inspector de documentos.

4. En la sección Propiedades del documento e información personal, haga clic en Quitar todo. Se quita la información personal de las propiedades y el documento está listo para compartirlo. Se actualiza el cuadro de diálogo.

5. No realice cambios en Aplicaciones de panel de tareas ni en Encabezados, pies de página y marcas de agua.

6. Haga clic en CERRAR. 7. En la sección Inspeccionar documento, haga clic en el vínculo Permita que esta información se guarde en el archivo.

8. GUARDE el documento como Employment Offer Letter1 en la carpeta de la lección en la unidad flash. Microsoft Word mostrará un mensaje que indica “El documento se actualizará al formato de archivo más reciente.” Haga clic en Aceptar.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Comprobación de accesibilidad El Comprobador de accesibilidad determina si existen errores potenciales en el documento y le avisa de que el contenido puede ser difícil para una persona con discapacidad para leer. La accesibilidad se define como la capacidad de ser accesible a las personas con discapacidad. Antes de compartir un documento, es importante inspeccionarlo por si lo abre alguien con una discapacidad. En este ejercicio, aprenderá a comprobar si hay errores en el documento.

PASO A PASO

Usar el Comprobador de accesibilidad

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. 1. Abra Backstage, haga clic en el botón Comprobar si hay problemas y haga clic en Comprobar accesibilidad. El panel Comprobador de accesibilidad aparece en el panel derecho, como se muestra en la figura 13-13. Si hay errores en el documento, la Comprobación de accesibilidad muestra problemas, advertencias o sugerencias. En este caso, aparece una advertencia que muestra Los objetos no están alineados.

Proteger y compartir documentos

273

Figura 13-13 Panel Comprobador de accesibilidad

2. Vuelva a Backstage; debajo de Inspeccionar documento se indica que hay Contenido difícil de leer para las personas con discapacidades. Word marca el documento para que sepa que hay problemas potenciales en el documento, que no todo el mundo será capaz de leer.

3. Vuelva al documento. 4. En el panel Comprobador de accesibilidad, haga clic en Text Box 1 para seleccionarlo. Observe que aparece un cuadro de texto en la pantalla del documento con Blue Yonder Airlines en color muy claro en el fondo. Las personas con discapacidad tendrían dificultades para leerlo.

5. Con el cuadro de texto seleccionado, cambie el color de fuente a Verde, Énfasis 1, Oscuro 50 %. Ahora que el color del encabezado ha cambiado, repita el paso 2. Aparece la misma advertencia porque el objeto no está alineado con el texto y una persona con discapacidad podría experimentar problemas para leerlo. Para corregir este problema, elimine el título Blue Yonder Airlines.

6. Seleccione Text Box 1 y presione Eliminar.

274

Lección 13 Observe que el panel Comprobador de accesibilidad muestra ahora que No se encontraron problemas de accesibilidad.

7. CIERRE el Comprobador de accesibilidad. 8. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Cuando se crea un documento que puede ser leído por personas que usan herramientas de accesibilidad en sus equipos, como narración para ciegos, hay algunas maneras adicionales de hacer el documento más fácil para ellos: • Si el documento tiene varias columnas, asegúrese de que existe una cantidad considerable • • • • • •

de espacio en blanco entre cada columna. En las tablas, asegúrese de que la estructura tiene sentido cuando se leen de izquierda a derecha, fila por fila. Establezca descripciones de texto (texto alternativo) para cada imagen. Asegúrese de que los hipervínculos tengan descripciones de texto breves. No confíe en que la fuente, el tamaño de fuente y las opciones de color se muestren correctamente, en especial cuando se vean en varios dispositivos y plataformas. Asegúrese de que el color del texto y el fondo contrasten nítidamente, incluso en escala de grises. No use texto menor de 10 puntos.

Comprobación de compatibilidad Antes de compartir documentos, es aconsejable comprobar si el documento está libre de errores y el formato tiene apariencia profesional. También es importante asegurarse de que otras personas sean capaces de abrir y leer el documento. La herramienta incorporada Comprobar compatibilidad garantiza que las funciones de un documento sean compatibles con otras versiones de Word. El Comprobador de compatibilidad busca en un documento las funciones que no sean compatibles con versiones anteriores de Word y muestra un resumen de estas características. Cuando los documentos se han guardado en una versión anterior y se abren en la última versión de Word, el nombre de archivo aparece en la barra de título como nombrearchivo.docx (modo de compatibilidad). Se recomienda ejecutar el Comprobador de compatibilidad para identificar las características que son compatibles. Por ejemplo, si ha creado un documento que contenía líneas horizontales predefinidas y lo ha guardado en Word 2007, Word 2013 lo resalta en el cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad de Microsoft Word. En este ejercicio, aprenderá a buscar problemas en un documento.

PASO A PASO

Usar el Comprobador de compatibilidad

USE el documento que está abierto desde el ejercicio anterior. Cuando los documentos se crean en una versión anterior de Word y se abren en versiones más recientes de Word, se abren en Modo de compatibilidad, lo cual se muestra en la barra de título. Anteriormente, abrió Employment Offer Letter en Modo de compatibilidad. Aunque no se muestre Modo de compatibilidad en la barra de título, este documento contiene aún las funciones de una versión anterior que ya no son compatibles con la última versión de Word. Se recomienda que ejecute el Comprobador de compatibilidad para identificar las funciones que son compatibles con versiones anteriores.

1. Vaya a Backstage, haga clic en Comprobar si hay problemas y haga clic en Comprobar compatibilidad. El cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad de Microsoft Word se muestra en la figura

Proteger y compartir documentos

275

13-14. Cuando comparta documentos de Word 2013 con personas que usen versiones anteriores de Word, el documento se deberá guardar en el formato de Word 97-2003. Es una buena práctica usar el Comprobador de compatibilidad para asegurarse de que las funciones incluidas en el documento no se quitarán ni se cambiarán al guardarlo en el formato de Word 97-2003. El Comprobador de compatibilidad muestra el mensaje, Las versiones anteriores de Word no admiten

Figura 13-14 Cuadro de diálogo Comprobador de compatibilidad

las siguientes características de este documento. Es posible que se pierdan o degraden si abre este documento en una versión anterior de Word o si lo guarda en un formato de archivo anterior. 2. Haga clic en Aceptar. 3. GUARDE el documento como Employment Offer 20XX (reemplace XX por el año en curso) y asegúrese de que el tipo de archivo se muestra como Documento de Word.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Envío de documentos Los documentos electrónicos se envían por correo electrónico, Internet y fax de Internet. En Backstage, puede guardar el documento en formato PDF y XPS, o adjuntarlo a un correo electrónico. También puede cambiar y crear un documento en distintos formatos de archivo. En este ejercicio, enviará un documento por correo electrónico y OneDrive, y usará la presentación en línea. PASO A PASO

Enviar documentos por correo electrónico con Outlook

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior.

Tome nota

Para este ejercicio, debe usar Microsoft Outlook 2013. Si no está seguro, consulte al instructor para determinar si tiene acceso a Microsoft Outlook 2013 en su equipo. 1. Abra Backstage y haga clic en Compartir para mostrar las opciones sobre la forma en que se compartirá el documento con otras personas.

2. Haga clic en Correo electrónico; el panel de la derecha le muestra varias opciones para enviar el documento. El documento se puede enviar por correo electrónico como archivo adjunto, lo puede enviar como archivo PDF o XPS, o como fax de Internet. También cuenta con una nueva opción para enviar el documento como un vínculo, pero debe guardarlo primero en una ubicación compartida. 3. Seleccione la primera opción para Enviar como datos adjuntos. El documento abierto se adjunta automáticamente al mensaje de correo electrónico y está listo para enviarlo.

4. Escriba la [dirección de correo electrónico] de un amigo, compañero de clase o colega en el cuadro Para y escriba un mensaje corto; a continuación, haga clic en el botón Enviar.

PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Windows Live OneDrive es un servicio en línea proporcionado por Microsoft. OneDrive es una ubicación de almacenamiento de archivos en línea donde puede almacenar documentos y fotografías. En el momento de esta publicación, Microsoft proporciona a los miembros de OneDrive 7 GB de espacio de almacenamiento en línea gratuito para uso personal. OneDrive está protegido por contraseña para que pueda controlar quién tiene acceso a sus archivos. Puede tener acceso a los archivos en OneDrive en cualquier lugar y en cualquier momento desde su equipo, tableta o smartphone.

276

Lección 13

OneDrive almacena cualquier documento, pero es lo mejor para compartir documentos de Word, Excel, PowerPoint y OneNote. Además, puede crear un álbum personal para compartir fotos con sus contactos o en su red social; crear y enviar mensajes de correo electrónico; administrar los contactos; agregar eventos al calendario; tener acceso a Messenger con chat en tiempo real; y mantenerse actualizado y conectado a las redes sociales, como Facebook y LinkedIn. Tome nota

PASO A PASO

La información acerca de Microsoft OneDrive, la información de inicio de sesión y las imágenes son las actuales en el momento de publicar este libro. Como sabe, las cosas cambian con frecuencia en la web, y OneDrive de Microsoft no es la excepción. Visite el sitio web de Microsoft OneDrive o use Bing para buscar información más actualizada. Enviar documentos a través de OneDrive

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior. 1. Para este ejercicio, necesita una cuenta de Microsoft. Si tiene una cuenta de OneDrive, Outlook, Hotmail, Xbox Live u otra cuenta de servicio de Microsoft, ya tiene una cuenta de Microsoft y puede omitir los pasos 2 y 3.

2. Si necesita una cuenta de Microsoft, inicie el explorador Internet Explorer y siga los pasos indicados en el sitio web. En la barra de direcciones, escriba el sitio https://signup.live.com/.

3. Siga las instrucciones en pantalla para completar el registro en una cuenta de Microsoft. Una vez completado el proceso, cierre Internet Explorer. Iniciará sesión en la cuenta en la pantalla Cuenta de Word.

4. Vaya a Backstage y haga clic en Cuenta. 5. Debajo de Iniciar sesión en Office, haga clic en el botón Iniciar sesión. 6. Haga clic en Cuenta Microsoft y, en la siguiente pantalla, escriba la cuenta de correo electrónico y contraseña que acaba de configurar para esta cuenta.

7. Una vez conectado, la pantalla Cuenta cambia y aparece su perfil personal. Podrá cargar, crear, editar y compartir documentos (vea la figura 13-15).

Figura 13-15 Pantalla de cuenta

Proteger y compartir documentos

277

8. Seleccione la flecha desplegable que está al lado de Fondo de Office y desplácese a través de cada opción. Observe la esquina superior derecha mientras cambia el fondo de pantalla.

9. Seleccione cualquier opción. 10. Seleccione la flecha desplegable que está al lado de Temas para Office, seleccione Gris oscuro y observe cómo se oscurece el color del fondo. Debajo de Agregar un servicio, tiene opciones adicionales para agregar imágenes y vídeos de sus sitios favoritos. Haga clic en YouTube y vea cómo se agrega YouTube automáticamente.

11. Haga clic en Quitar para quitarlo y haga clic en Sí. Es así de fácil agregar y quitar un servicio. La segunda opción permite almacenar documentos en Office 365 SharePoint o en OneDrive. La tercera opción le permite conectar Microsoft Word a Facebook, LinkedIn o Twitter. Ahora que ha iniciado sesión, está preparado para compartir un documento a través de OneDrive.

12. Haga clic en Compartir en el panel izquierdo y luego, debajo de Invitar a personas, haga clic en Guardar en la Nube. Cuando la pantalla cambie a Guardar como, seleccione su OneDrive. En el lado derecho de la pantalla, aparecen las carpetas de OneDrive.

13. Haga clic en Favoritos compartidos para abrir el cuadro de diálogo Guardar como. Esta es la carpeta de la ubicación de OneDrive y sus documentos compartidos están almacenados aquí.

14. Haga clic en Guardar. La pantalla Compartir cambia y ahora puede compartir la carta Employment Offer 20XX con cualquier otra persona si le envía una invitación para editar o ver el documento (vea la figura 13-16).

Figura 13-16 Compartir la pantalla Invitar a personas ersonas

15. Elija a alguien de la clase y escriba su [dirección de correo electrónico] junto con un mensaje breve. También puede crear otra cuenta propia para practicar por sí solo.

16. Cuando haga clic en el botón Compartir, se enviará automáticamente un mensaje de correo electrónico a su compañero. Cuando se abre el mensaje de correo electrónico, aparece un vínculo al documento. El documento se abre en Microsoft Word Web App. La persona que recibe el correo electrónico debe haber iniciado sesión en la cuenta de Microsoft antes de editar el documento.

278

Lección 13 En el panel izquierdo aparece Obtener un vínculo para compartir. Esto es conveniente para grandes grupos de personas o cuando no sabe la dirección de correo electrónico de alguien, ya que puede crear un vínculo para ver o editar. Anteriormente, envió un documento mediante Outlook. En el paso 2 de ese ejercicio, se hizo referencia a Enviar un vínculo por correo electrónico, pero el archivo tenía que estar almacenado en una ubicación compartida. Este es el paso que completaría para compartir un vínculo.

PAUSA. DEJE el documento abierto para el próximo ejercicio.

PASO A PASO

Presentar en línea

USE el documento abierto desde el ejercicio anterior. Compartir un documento de Word mediante la función Presentar en línea es fácil porque no hay que configurar nada. La función Presentar en línea le permite crear un vínculo al documento y presentarlo a otras personas aunque no tengan Word instalado en sus equipos. El vínculo que crea se abrirá en un explorador. En este ejercicio, se creará un vínculo que puede compartir con otros para que vean el documento en un explorador web. Para usar esta función, debe tener una cuenta de Microsoft para iniciar la presentación en línea.

1. En Backstage, seleccione el grupo Compartir. 2. Si hace clic en el botón Presentar en línea significa que acepta los términos. Lea el Acuerdo de servicio.

3. Agregue una marca de verificación al lado de Permitir a los espectadores remotos descargar el documento.

4. Después de aceptar el acuerdo, haga clic en Presentar en línea para empezar a conectarse a Servicios de presentaciones de Office. Tiene dos opciones disponibles sobre cómo presentar. Puede seleccionar Copiar vínculo o Enviar por correo electrónico, y enviar una invitación que vincule a su presentación.

5. Haga clic en Iniciar presentación. La pantalla debe coincidir con la de la figura 13-17.

Figura 13-17 Pantalla Presentar en línea

Proteger y compartir documentos

279

Puede enviar invitaciones e invitar a otras personas a ver la presentación y, si necesita editar el documento, puede hacerlo en la misma pantalla.

6. Haga clic en Finalizar presentación en línea. Aparece un mensaje de advertencia que indica: Todos los usuarios se desconectarán si continúa. ¿Desea finalizar esta presentación en línea?

7. Haga clic en Finalizar presentación en línea. 8. CIERRE el archivo. Cuando cierre el archivo, se le pedirá que guarde y el archivo se guardará en la cuenta de OneDrive.

CIERRE Word y CIERRE Internet.

Evaluación de conocimientos

Verdadero o falso Encierre en un círculo la letra V si la afirmación es verdadera o la letra F si la afirmación es falsa. V

F

1.

El Comprobador de compatibilidad garantiza que las funciones del documento sean compatibles con otras versiones de Word.

V

F

2.

El Comprobador de compatibilidad hace una lista de las funciones no compatibles con versiones anteriores.

V

F

3.

Usar OneDrive es otra forma de compartir documentos.

V

F

4.

Restringir formato permite a los usuarios limitar los estilos de formato de un documento.

V

F

5.

Solo lectura impide los cambios a un documento.

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Un documento que está protegido de la edición, pero permite comentarios está protegido ¿mediante qué función? a. Restringir formato b. Proteger mediante comentarios c. Se desactivaron las funciones de comentarios d. Restricciones de edición

2. Los documentos no guardados pueden recuperarse mediante: a. varios usuarios. b. Administrar versiones. c. OneDrive d. Guardar como.

3. ¿Debajo de qué comando se le avisará si el documento contiene posibles problemas donde el contenido puede resultarle difícil de leer a una persona con discapacidad? a. Comprobar accesibilidad b. Comprobar compatibilidad c. Inspeccionar documento d. Todas las anteriores

4. Antes de compartir un documento, es una buena práctica eliminar la información personal mediante ¿qué comando? a. Comprobar accesibilidad b. Comprobar compatibilidad c. Inspeccionar documento d. No hay ningún comando disponible

5. Las versiones de borrador de los documentos se pueden eliminar si: a. hace clic con el botón secundario y selecciona Eliminar. b. usa Administrar versiones. c. presiona la tecla Supr. d. a y b

280

Lección 13

Proyectos

Proyecto 13-1: Dar formato a Coffee Menu Su jefe le ha pedido que dé el formato adecuado al documento Coffee Menu y que lo tenga listo para una reunión dentro de una hora. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA el documento Coffee Menu de la carpeta de la lección. 2. Vaya a Backstage, haga clic en Opciones y en Guardar. 3. En la sección Guardar, al lado de Guardar información de Autorrecuperación cada, cambie a 3 minutos. 4. Seleccione el título Grand Street Coffee Shop. 5. Cambie el color de fuente y seleccione Púrpura, Énfasis 4, Claro 80 %. 6. Cambie el borde de página a un estilo sombra con el color del borde Púrpura y 11,43cm de ancho. 7. Seleccione Carta, aplique cursiva y negrita, y cambie el tamaño de fuente a 26 pto. 8. Cambie la fuente a Cambria y el color a Púrpura, Énfasis 4, Oscuro 50 % . 9. Seleccione Carta, use Copiar formato y aplíquelo a Información nutricional. 10. Aplique un color de página y seleccione Púrpura, Énfasis 4, Claro 80 %. 11. CIERRE el documento sin guardar los cambios. Debe aparecer un mensaje en la pantalla: Si no guarda, una copia reciente del documento estará disponible temporalmente. Si no aparece el mensaje, consulte el paso 2. Haga clic en No guardar. En el próximo ejercicio, va a recuperar el documento sin guardar.

DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 13-2: Administrar versiones Sigue con el proyecto anterior y se da cuenta de que no ha guardado el documento sin querer. Su tarea es recuperar el documento sin guardar. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. Vaya a Backstage y haga clic en el botón Administrar versiones. 2. Seleccione Recuperar documentos sin guardar. 3. Localice el archivo y haga clic en Abrir y haga clic en Restaurar. 4. GUARDE el documento como 13-2 Coffee Menu en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. CIERRE Word.

Uso de opciones avanzadas

14

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Objetivo del examen

Número de objetivo

Personalización de Word

Está empleado como investigador en A Datum Corporation, una empresa que brinda servicios personalizados de consultoría a empresas de tecnología de información. Muchas de las opciones predeterminadas de Word son convenientes, pero a veces necesita realizar cambios de configuración de características, tales como compatibilidad, edición, impresión y guardado. En esta lección, aprenderá cómo tener acceso a las opciones que le permitirán personalizar Word para adaptarlo mejor a las tareas que realiza, tales como cambiar las opciones de presentación y usar opciones avanzadas.

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE Opciones de Word

El cuadro de diálogo Opciones de Word ofrece diversos métodos para personalizar cómo se usa Word. Se proporcionan diez categorías de opciones diferentes. Para tener acceso a estas opciones, haga clic en la pestaña Archivo y haga clic en Opciones como se muestra en la figura 14-1.

281

282

Lección 14

Figura 14-1

Cuadro de diálogo Opciones de Word con la configuración General

Use esta figura como referencia a lo largo de esta lección, así como en el resto del libro.

PERSONALIZACIÓN DE WORD Word se puede ser personalizar a través de las diferentes opciones disponibles en el cuadro de diálogo Opciones de Word.

Personalización de Word En lecciones anteriores, abrió el cuadro de diálogo Opciones de Word en Backstage y cambió la configuración predeterminada. La configuración General contiene algunas de las opciones usadas con más frecuencia que se pueden configurar en Word, incluidas las opciones para personalizar Word, como cambiar el nombre y las iniciales del usuario. Dedique tiempo a explorar el contenido de cada pantalla. Cuanto más se familiarice con las opciones disponibles, mejor preparado estará para personalizar Word para adaptarlo a sus necesidades. En este ejercicio, aprenderá a personalizar Word y a agregar información en Propiedades.

PASO A PASO

Personalizar Word

PREPÁRESE. Antes de empezar estos pasos, asegúrese de iniciar Microsoft Word. 1. ABRA el documento A Datum de la carpeta de la lección. 2. Haga clic en la pestaña Archivo y en Opciones para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de Word. Ya se muestra la configuración General (vea la figura 14-1).

3. En la sección Personalizar la copia de Microsoft Office, escriba [su nombre] en el cuadro Nombre de usuario y [sus iniciales] en el cuadro Iniciales. El nombre y las iniciales solo aparecen aquí.

4. Haga clic en Aceptar.

Uso de opciones avanzadas

283

5. Abra Backstage y observe el panel Propiedades en el lado derecho. En este panel se muestran las propiedades de tamaño del documento, páginas, palabras, tiempo de edición, fecha en la que se creó o modificó el documento, autor y cualquier otra persona que podría haber revisado el documento.

6. Para mostrar las propiedades avanzadas, haga clic en la flecha desplegable debajo de Propiedades y luego seleccione Propiedades avanzadas. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades avanzadas como se muestra en la figura 14-2.

Figura 14-2 Cuadro de diálogo Propiedades

7. Haga clic en la pestaña Resumen para agregar información que describa el documento. Los datos que describen otros datos se llaman metadatos. La información de las propiedades también se conoce como metadatos e incluye detalles sobre el documento.

8. Escriba la información como se muestra en la figura 14-3 y luego haga clic en Aceptar.

Figura 14-3 Pestaña Resumen de propiedades de A Datum

284

Lección 14 9. Seleccione Mostrar todas las propiedades en la parte inferior del panel Propiedades. Revise las propiedades actualizadas en Backstage para ver el nombre del autor y las etiquetas.

10. Vuelva al documento. HAGA UNA PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Cambiar las opciones de presentación La pantalla Mostrar del cuadro de diálogo Opciones de Word contiene opciones para cambiar cómo se muestra el contenido de un documento en la pantalla y cuando se imprime. Cambiar estas opciones también afecta a todos los documentos, no solo al documento que se está abierto actualmente. Seleccione o anule la selección de la casilla de verificación para cualquier opción que desee activar o desactivar. Muchas de estas opciones permanecen en este estado para todos los documentos de Word hasta que las cambie otra vez. En este ejercicio, aprenderá a cambiar las opciones de presentación.

PASO A PASO

Cambiar las opciones de presentación

USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior. 1. Haga clic en la pestaña Archivo y en Opciones para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de Word. 2. Haga clic en Mostrar para ver las opciones de presentación, que se muestran en la figura 14-4. Figura 14-4 Pantalla de opciones Mostrar

En la sección Mostrar siempre estas marcas de formato en la pantalla, está vacía la casilla de verificación que se encuentra al lado de Mostrar marcas de formato.

3. Haga clic para agregar una marca de verificación junto a Mostrar marcas de formato. 4. Haga clic en Aceptar. Observe que las marcas de párrafo aparecen en el documento.

Uso de opciones avanzadas

285

5. Abra la pantalla Mostrar y haga clic para quitar la marca de verificación que está al lado de Mostrar marcas de formato. De forma predeterminada, esta función está deshabilitada.

6. Haga clic en Aceptar. 7. CIERRE el documento sin guardar los cambios. HAGA UNA PAUSA. DEJE Word abierto para usarlo en el próximo ejercicio.

Uso de opciones avanzadas La pantalla Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Word contiene muchas opciones complejas para trabajar con documentos de Word, entre las que se incluyen opciones de edición, presentación, impresión y guardado. Hay muchas opciones disponibles, pero la pantalla Avanzadas contiene la mayoría de las opciones. Algunas están seleccionadas de forma predeterminada y otras no. Examínelas para ver cómo se pueden usar algunas de las opciones para trabajar más eficientemente en Word. Además de la multitud de opciones que se encuentran en esta pantalla, se puede tener acceso a varios cuadros de diálogo para la personalización adicional. En este ejercicio, aprenderá a usar las opciones avanzadas.

PASO A PASO

Usar opciones avanzadas

ABRA Security Alarm Update de los archivos de datos de la lección. 1. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, haga clic en Avanzadas para mostrar las opciones Avanzadas. Hay varias opciones avanzadas, muchas de las cuales se muestran en las figuras 14-5 a 14-8.

Figura 14-5 Pantalla de opciones avanzadas; Opciones de edición

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Lección 14 2. Desplácese hacia abajo y busque la sección Mostrar (que aparece en la figura 14-6); haga clic en la flecha hacia abajo que está al lado del número en el cuadro de lista Mostrar este número de documentos recientes para cambiarlo de 25 a 10.

Figura 14-6 Pantalla de opciones avanzadas; opciones Mostrar e Imprimir

3. Haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en la pestaña Archivo y en Abrir. Se muestran diez documentos debajo de Documentos recientes.

5. Devuelva los valores a la configuración predeterminada y deje abierto el cuadro de diálogo Opciones de Word.

6. Desplácese hacia abajo hasta la sección Guardar (que aparece en la figura 14-7) y haga clic en la casilla de verificación para activar Preguntar antes de guardar la plantilla Normal. Si ahora cambia la plantilla predeterminada, Word le preguntará si desea guardar los cambios en la plantilla.

Uso de opciones avanzadas

287

Figura 14-7 Pantalla de opciones avanzadas; opciones Imprimir y Guardar

7. Desplácese hacia abajo hasta la sección General (que aparece en la figura 14-8) y escriba [su nombre y dirección] en el cuadro Dirección.

288

Lección 14 Figura 14-8 Pantalla de opciones avanzadas; opciones generales

8. Haga clic en Aceptar. 9. Abra un documento en blanco. 10. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Crear, haga clic en el botón Sobres. En el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas, observe que su nombre y dirección aparecen en el área Remite.

11. Haga clic en Cancelar. 12. Vuelva a la sección General de la configuración avanzada, quite su nombre y dirección, y luego quite la marca de verificación que está al lado de Preguntar antes de guardar la plantilla Normal debajo de la sección Guardar. Haga clic en Aceptar.

FIN. CIERRE Word.

Uso de opciones avanzadas

289

Evaluación de conocimientos

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. ¿En qué Pestaña haría clic para que aparezca el comando Opciones? a. Insertar b. Avanzado c. Archivo d. Mostrar

2. ¿Qué marcas de formato ocultas se muestran en la pantalla Mostrar del cuadro de diálogo Opciones de Word? a. Espacios b. Caracteres de tabulación c. Marcas de párrafo d. Todos los anteriores

3. Una marca de verificación en el cuadro de diálogo Opciones de Word, indica que la función: a. está desactivada. b. no está disponible. c. está deshabilitada. d. está activada.

4. Los cambios realizados en el cuadro de diálogo Opciones de Word afectarán: a. solo a los nuevos documentos. b. a todos los documentos. c. solo a los documentos abiertos como plantilla. d. a y c

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso. V

F

1.

V

F

2.

V

F

3.

La configuración predeterminada del cuadro de diálogo Opciones de Word no se puede cambiar.

V

F

4.

Cambiar las opciones de presentación afecta a la forma en que el contenido aparece en el equipo.

V

F

5.

Cuando agrega su nombre en el cuadro Nombre de usuario para personalizar Word, el panel Propiedades

La pantalla Avanzadas contiene el mayor número de opciones disponibles en el cuadro de diálogo Opciones de Word. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, puede agregar su nombre e iniciales debajo de la sección Personalizar la copia de Microsoft Office.

del documento mostrará su nombre en el cuadro Autor. V

F

6.

Las marcas de formato se pueden desactivar en la pantalla Mostrar del cuadro de diálogo Opciones de Word.

Proyectos

Proyecto 14-1: Creación de un remite predeterminado para fotos Lost Art En su posición como asistente de marketing en fotos LostArt, frecuentemente envía cartas promocionales por correo. Prepara sobres para estos envíos en Word, y definir la dirección de remite de la empresa como opción predeterminada le ahorraría tiempo. Cambie las opciones de Word para configurar esto. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. ABRA un nuevo documento en blanco. 2. GUARDE el documento como 14-1 Mailing Address en la carpeta de la lección en la unidad flash.

290

Lección 14 3. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Opciones para mostrar el cuadro de diálogo Opciones de Word.

4. Haga clic en Avanzadas en el panel izquierdo para mostrar las opciones avanzadas. 5. Desplácese hacia abajo hasta la sección General y en el cuadro Dirección, escriba: Fotos LostArt 5500 Bissell Street Grand Junction, CO 98445

6. Presione el botón Impr pant en el teclado. 7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word. 8. Haga clic con el botón secundario en la pantalla del documento y haga clic en Pegar. 9. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 14-2: Opciones de Word Su tarea es quitar la dirección de Fotos LostArt que agregó en el proyecto 14-1. Para mostrar al instructor que ha completado este proyecto, realice una copia de la captura de pantalla y guárdela como documento de Word. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución. 1. GUARDE un nuevo documento en blanco como 14-2 Address Removed en la carpeta de la lección en la unidad flash.

2. Quite la dirección de correo. 3. Presione la tecla Impr pant en el teclado, haga clic en Aceptar y haga clic con el botón secundario en el documento y haga clic en Pegar. Así se capturará la pantalla como una imagen.

4. GUARDE el documento en la carpeta de la lección en la unidad flash y CIERRE el archivo. CIERRE Word.

Uso de campos, formularios e índices

15

MATRIZ DE CONOCIMIENTOS DE LA LECCIÓN Conocimientos

Trabajar con campos Trabajar con formularios Trabajar con índices

TRABAJAR CON CAMPOS Un campo es un código que se usa para mostrar información variable. Cuando se actualiza el campo, si los datos en los que se basa han cambiado, el campo también se actualiza. Un ejemplo de campo es un código de fecha u hora de actualización automática que cambia a la fecha y hora actual cada vez que se actualiza el campo.

Descripción de los campos Los campos operan entre bastidores en muchos contextos diferentes en Word. Ya ha trabajado con campos en muchos ejercicios de este libro, tal vez sin darse cuenta. Por ejemplo, cuando crea una tabla de contenido, un marcador o una descripción de una imagen, está trabajando con un campo. En la tabla 15-1 se hace una lista de algunos campos y se explica qué función o comando de Word los crea. Tabla 15-1 Ejemplos de cómo se usan los campos en Word

Campo

Propósito

Pestaña/comando

{Marcador}

Crea un marcador

Insertar, marcador

{Fecha}

Crea un código de fecha de actualización automática

Insertar, Insertar fecha y hora

{Hipervínculo}

Inserta un hipervínculo

Insertar, Hipervínculo

{NoteRef}

Inserta un número de nota al pie

Referencias, Insertar nota al pie

{Página}

Inserta una código de numeración de páginas

Insertar, Número de página

{TDC}

Inserta una tabla de contenido

Referencias, Tabla de contenido

Hay muchos tipos de campos. Como aprendió en la lección 11, las combinaciones de correspondencia insertan campos de combinación, que son campos que extraen ciertos datos del documento de origen. También puede insertar diversos campos que describen el documento, como nombre de usuario, iniciales del usuario, nombre de archivo y así sucesivamente. Los códigos de campo por si solos no se muestran en el documento de forma predeterminada; en su lugar, se muestra el resultado de los códigos de campo. Cuando se alterna en la visualización de los códigos de campo, sin embargo, los campos aparecen entre llaves, de la forma siguiente:

291

292

Lección 15

{Fecha}. Cada campo tiene un formato predeterminado que se usa si el código aparece por sí mismo. Cuando personaliza un campo, agrega al código de campo modificadores que cambian la forma en que se comporta. Un modificador es una propiedad o un argumento que cambia el comportamiento del código. Los ajustes del cuadro de diálogo para las funciones que insertan un código de campo, como un marcador o una fecha, determinan los modificadores que se usan. Por ejemplo, para mostrar la fecha actual en un formato como 05 de agosto de 1964, se usaría el siguiente código de campo: {FECHA \@ “MMMM d, aaaa”}

Inserción de campos Puede insertar campos en un documento mediante un comando que crea un código de campo como parte de su operación o mediante el comando Campo. Practicará ambos métodos en el siguiente ejercicio. Cuando inserta un campo, puede personalizarlo si cambia las propiedades en el cuadro de diálogo Campo. También puede editar las propiedades del campo para personalizarlo. PASO A PASO

Insertar campos

PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, inicie Microsoft Word. 1. ABRA el documento Tech Terrace letter de la carpeta de la lección. 2. Elimine la fecha en la parte superior del archivo. (No elimine la marca de párrafo). Coloque el punto de inserción al principio del documento.

3. En la pestaña Insertar, haga clic en Insertar fecha y hora. Se abre el cuadro de diálogo Fecha y hora. 4. En la lista de formatos disponibles, haga clic en el formato de fecha que incluye el día de la semana (lunes, martes y así sucesivamente).

5. Asegúrese de que la casilla de verificación Actualizar automáticamente está activada. 6. Haga clic en Aceptar. 7. Coloque el punto de inserción dos líneas por debajo de la línea Atentamente. 8. En la pestaña Insertar, haga clic en Explorar elementos rápidos y haga clic en Campo. Se abre el cuadro de diálogo Campo.

9. En la lista Nombres de campo, haga clic en UserName. 10. En la lista Formato, haga clic en Tipo Título. Vea la figura 15-1. Figura 15-1 Cuadro de diálogo Campo para un campo de texto

Uso de campos, formularios e índices

293

11. Haga clic en Aceptar. En el documento aparece el nombre del usuario activo.

Tome nota

El nombre de usuario proviene del nombre que se encuentra en Opciones de Word. Para cambiar el nombre, haga clic en la pestaña Archivo, en Opciones y cambie el nombre en el cuadro Nombre de usuario. 12. Haga clic con el botón secundario en el nombre de usuario en el documento y elija Activar o desactivar códigos de campo. El código de campo aparece así:

{ USERNAME \* Caps \* MERGEFORMAT } 13. Haga clic con el botón secundario en el código de campo y seleccione Editar campo. Se vuelve a abrir el cuadro de diálogo Campo.

14. En la lista Formato, haga clic en Mayúsculas y haga clic en Aceptar. Ahora aparece el nombre en mayúsculas en el documento.

15. GUARDE el documento como Tech Terrace fields en la carpeta de lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Tome nota

Si sabe exactamente lo que quiere para el código de campo y la sintaxis, puede presionar Ctrl+F9 para insertar un par de llaves en un código de campo directamente en el documento. Después puede escribir el código de campo y cualquier sintaxis especial necesaria para darle el formato deseado. Los nombres de campo no distinguen mayúsculas de minúsculas. Si una propiedad contiene espacios, debe incluir esa propiedad entre comillas. Deje un espacio entre el nombre de campo y cada propiedad o modificador. Deje un espacio entre la barra invertida (\) de un modificador y su parámetro. Deje un espacio en blanco a la derecha de la llave izquierda y un espacio en blanco a la izquierda de la llave derecha.

Personalización de los formatos de campo Puede personalizar un campo de diversas maneras. Como vio en el ejercicio anterior, puede usar las propiedades del cuadro de diálogo Campo para asignar modificadores y otros argumentos a un código de campo. Los campos de texto pueden establecerse en mayúsculas, minúsculas, mayúscula inicial o tipo título. A un campo numérico se le puede asignar un formato de numeración específico en el cuadro de diálogo Campo si elige un formato como 1, 2, 3 o A, B, C. También puede editar manualmente el código de un campo para personalizarlo. Puede hacerlo si activa y desactiva la visualización del código de campo y luego edita la cadena de código en el documento, o si hace clic en el botón Códigos de campo en el cuadro de diálogo Campo y edita allí el código. En el siguiente ejercicio, practicará ambos métodos de personalización de un código de campo.

PASO A PASO

Personalizar los códigos de campo USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior.

1. Haga clic con el botón secundario en el código de campo de fecha y seleccione Editar campo. Se abre el cuadro de diálogo Campo.

2. En la lista de formatos de fecha, haga clic en el formato que aparece así: 7 de julio de 2016. 3. Haga clic en Aceptar para aceptar el nuevo formato. 4. Haga doble clic en la parte inferior de la página para abrir el pie de página del documento. 5. Escriba Rev. y presione la barra espaciadora una vez. 6. En la pestaña Insertar, haga clic en Explorar elementos rápidos y haga clic en Campo. 7. En el cuadro de diálogo Campo, abra la lista Categorías y seleccione Numeración. 8. En la lista Nombres de campo, haga clic en RevNum. 9. En la lista Formato, haga clic en A, B, C. 10. En la lista Formato numérico, haga clic en 0. Vea la figura 15-2.

294

Lección 15 Figura 15-2

Cuadro de diálogo Campo para un campo numérico

11. Haga clic en el botón Códigos de campo. 12. Examine el código que aparece en el cuadro de Códigos de campo. La palabra ALPHABETIC aparece en mayúsculas.

13. Edite el código para que la palabra alphabetic aparezca en minúsculas. 14. Haga clic en Aceptar. El número de revisión (una letra minúscula) aparece en el pie de página. 15. Haga doble clic en la parte principal del documento para cerrar el pie de página. PAUSA. GUARDE el documento. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creación y uso de campos personalizados Las propiedades de un documento incluyen varios campos estándar, tales como autor, título y tema. Puede usar los mismos métodos para insertar estos campos en el documento como hizo con el campo de nombre de usuario en un ejercicio anterior. También puede crear campos personalizados en las propiedades del documento e insertar contenido de los campos personalizados en el documento. En el ejercicio siguiente, creará un campo personalizado llamado División y después lo insertará en el documento.

PASO A PASO

Crear y usar campos personalizados USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior.

1. Haga clic en la pestaña Archivo y haga clic en la flecha hacia abajo que está al lado de Propiedades para abrir un menú.

2. Haga clic en Propiedades avanzadas. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades para el documento activo.

3. Haga clic en la pestaña Personalizar. 4. En la lista Nombre, seleccione División. 5. En el cuadro Valor, escriba Medio oeste. Vea la figura 15-3.

Uso de campos, formularios e índices

295

Figura 15-3 Crear un campo personalizado

6. Haga clic en Agregar y en Aceptar. Presione Esc para volver al documento. 7. Después del nombre en la última línea del documento, presione Mayús+Entrar para iniciar una nueva línea.

8. En la pestaña Insertar, haga clic en Explorar elementos rápidos y haga clic en Campo. 9. En el cuadro de diálogo Campo, abra la lista Categorías y seleccione Info. documento. 10. En la lista Nombres de campo, haga clic en DocProperty. 11. En la lista de propiedades, haga clic en División. Vea la figura 15-4.

Figura 15-4 Insertar un campo personalizado en un documento

12. Haga clic en Aceptar. El texto Medio oeste aparece en el documento. 13. Presione la barra espaciadora una vez y escriba División. 14. GUARDE el documento y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

296

Lección 15

TRABAJAR CON FORMULARIOS En Word, un formulario es un documento que tiene uno o más campos de colección de datos insertados, llamados controles de contenido, que pueden contener elementos de datos. Puede crear formularios que recopilen datos estructurados para documentos tales como solicitudes de empleo, facturas y hojas de horas de los empleados. Tome nota

Cuando piense en crear un formulario, visualice cómo estarán alineados los campos del formulario entre sí. Tal vez desee crear una tabla que contenga los campos y sus etiquetas para asegurarse de que los campos estén perfectamente alineados.

En el siguiente ejercicio, insertará controles de formulario en un documento para crear un formulario que los empleados pueden completar para documentar las horas trabajadas. PASO A PASO

Insertar controles de contenido ABRA el documento Time Sheet de la carpeta de la lección.

1. Si la pestaña Desarrollador no aparece en la cinta de opciones, haga lo siguiente para que aparezca: a. Haga clic en Archivo y haga clic en Opciones. b. Haga clic en Personalizar cinta de opciones. c. En la lista de la derecha, marque la casilla Desarrollador. d. Haga clic en Aceptar. 2. En la pestaña Desarrollador, asegúrese de que está seleccionado Modo Diseño; haga clic en el botón para seleccionarlo si es necesario.

Figura 15-5 Insertar un control de contenido de texto sin formato

3. Haga clic en la celda de tabla a la derecha de la celda que contiene Número de empleado. 4. En la pestaña Desarrollador, haga clic en el botón Control de contenido de texto sin formato en el grupo Controles. (Es el segundo botón de la fila superior). Un control de contenido basado en texto se coloca en esa celda de la tabla. Vea la figura 15-5.

Uso de campos, formularios e índices Tome nota

297

Si deseara ser realmente ambicioso en este formulario, podría usar un control de contenido de cuadro combinado en el paso 4 en lugar de texto sin formato y configurar las propiedades del cuadro combinado para mostrar todos los números de empleado válidos. Así cada empleado que rellene el formulario puede elegir su número en una lista, en lugar de tener que escribirlo. Puede optar por probar este tipo de control de contenido por sí solo, si lo desea. 5. Haga clic en la celda de tabla que está a la derecha de la celda que contiene Fin de semana. 6. En la pestaña Desarrollador, haga clic en el botón Control de contenido de selector de fecha en el grupo Controles. Un control de contenido de selector de fecha aparece en la celda.

7. GUARDE el documento como Time Sheet Fields en la carpeta de lección en la unidad flash. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio. Puede modificar las propiedades de un control de contenido si hace clic en el control de contenido y selecciona Propiedades. Se abre un cuadro de diálogo que es apropiado para el tipo de control de contenido. Para editar manualmente el texto en el mensaje del control de contenido, cambie simplemente el texto en el control de contenido (mientras está en Modo Diseño). En el siguiente ejercicio, modificará las propiedades de un control de contenido.

PASO A PASO

Modificar las propiedades del control de contenido USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior.

1. Haga clic en el control de contenido para Número de empleado y edite el texto del control para que indique Haga clic aquí para escribir su número.

2. Haga clic con el botón secundario en el control de contenido para Fin de semana y elija Propiedades en el menú contextual. Se abre el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido.

3. En la sección Propiedades del selector de fecha, elija el formato de número que contiene el día de la semana. Vea la figura 15-6.

Figura 15-6 Modificar las propiedades del control

298

Lección 15 4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. 5. Haga clic en el botón Modo Diseño para desactivar el Modo Diseño. Los controles de contenido aparecen tal como se mostrarán cuando los usuarios vean el formulario.

6. Haga clic en el control de contenido para el número de empleado y escriba 1. 7. Haga clic en el control de contenido para el fin de semana y seleccione el sábado pasado como fecha. 8. En la tabla de las horas, escriba 8 en la primera fila en blanco para lunes, miércoles y viernes. 9. GUARDE el documento y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el próximo ejercicio.

CREACIÓN DE ÍNDICES Un índice es una lista alfabética de los temas clave en un documento junto con los números de las página en las que aparecen los temas. La mayoría de los libros que no son de ficción incluyen un índice al final. Crear un índice en un documento de Word es un proceso de dos pasos. En el primer paso, debe marcar cada instancia de cada palabra que debe aparecer en el índice. Este paso puede requerir mucho tiempo y, en un documento grande, puede llevar horas o incluso días. En el segundo paso del proceso, debe ejecutar el comando de Word para generar el índice. Es durante este paso cuando se crea el índice real. Hay muchas opciones para crear índices con diferentes diseños y estructuras. Tome nota

La indexación debe pensarse detenidamente, porque no todas las instancias de cada palabra pueden ser apropiadas para incluirlas en el índice; solo deben incluirse los usos que son significativos. Crear índices buenos es una habilidad que se desarrolla con la práctica. Algunas personas hacen una carrera de marcar documentos para la indexación (en su mayoría manuscritos de libros).

Marcar las entradas de índice manualmente Una manera de marcar las entradas de índice es trabajar en todo el documento manualmente y marcar cada instancia de cada palabra que se va a indexar. Cada entrada de índice se marca con un código de campo {XE}, con la frase y el formato para la entrada de índice como argumentos del código. Por ejemplo: {XE “Garantías”} Marcar manualmente los términos que se van a indexar tiene como resultado un índice de mayor calidad. Esto se debe a que ciertas instancias de las palabras pueden excluirse si no son significativas. Un índice con demasiadas entradas irrelevantes es tan inútil como uno con muy pocas entradas. Por ejemplo, imaginemos lo inútil que sería indexar todas las instancias de la frase “Microsoft Word“ en este libro que está leyendo ahora. Aparece en casi todas las páginas. Este método también permite usar diferentes palabras para indexar ciertas frases o conceptos que son sinónimos de la misma manera e indexar ciertas palabras bajo dos o más entradas principales diferentes. La mayoría de las entradas de índice son entradas principales; es decir, aparecen en el nivel superior de la lista alfabética. También puede crear subentradas, que aparecen en una lista alfabética subordinada independiente debajo de una de las entradas principales. Por ejemplo, si se cubren varios conocimientos pertenecientes a cierto tema, podrían aparecer en el índice de la forma siguiente: Muebles Edificio, 5 Acabado, 18 Venta, 21 En el siguiente ejercicio, marcará algunas entradas de índice manualmente en un documento.

Uso de campos, formularios e índices PASO A PASO

299

Marcar entradas de índice manualmente ABRA el documento Agreement de la carpeta de la lección.

1. En el primer párrafo debajo del título Introducción, seleccione las 12 primeras palabras de la tercera oración.

2. En la pestaña Referencias, en el grupo Índice, haga clic en Marcar entrada. Se abre el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice.

3. En el cuadro Entrada principal, escriba Modificación de directrices. 4. Haga clic en Marcar (vea la figura 15-7).

Figura 15-7 Marcar una entrada de índice

5. Deje abierto el cuadro de diálogo y arrástrelo al lado para que pueda ver el texto que está detrás. 6. Seleccione la última frase de la sección Introducción. 7. En el cuadro Entrada principal del cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, escriba Preguntas. 8. En el cuadro Subentrada, escriba Dirección de correo electrónico. 9. Haga clic en Marcar. En el cuadro Entrada principal, escriba Comentarios. Deje Dirección de correo electrónico en el cuadro Subentrada. Haga clic en Marcar otra vez.

10. Seleccione el título Información de cuenta. 11. En el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, si Información de cuenta no aparece automáticamente en el cuadro Entrada principal, escríbalo allí.

12. Haga clic en Marcar. 13. Marque el título Indemnización y garantías como entrada de índice debajo de Indemnización y de Garantías (dos elementos de entrada principal independientes).

14. Marque el título Usos prohibidos de servicios y productos con una entrada principal de Usos prohibidos.

15. Marque el título Facturación con una entrada principal de Facturación. 16. Marque el título Ancho de banda y uso como entrada de índice para Ancho de banda y de Uso (dos elementos de entrada principal independientes).

17. Cierre el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice. 18. GUARDE el documento como Agreement Indexed. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

300

Lección 15

Marcar las entradas de índice con un archivo de Automarcar Otra forma de marcar entradas de índice es crear un archivo de Automarcar. Este es un documento que hace una lista de una instancia de todas las palabras que deben incluirse en el índice. Word puede usar este archivo para marcar automáticamente todas las instancias de cada una de las palabras incluidas en el documento entero. Este método es mucho más rápido y más fácil que marcar manualmente un documento, pero puede ocasionar demasiado marcado. Un archivo de Automarcado contiene una tabla de dos columnas. En la columna izquierda, escriba las palabras o frases que deben aparecer en el índice; es decir, las palabras y frases que se deben buscar y marcar en el documento. En la columna de la derecha, escriba las palabras de la forma en que deben aparecer en el índice. Si desea crear subentradas, separe la entrada principal y la subentrada con dos puntos en la columna de la derecha, de esta forma: Muebles:Acabado La indexación distingue mayúsculas de minúsculas, así que debe asegurarse de incluir todas las variaciones de una palabra en la columna derecha. Está bien tener entradas duplicadas en la columna izquierda. En el siguiente ejercicio, editará un archivo de Automarcado y lo usará para marcar un documento para la indexación.

PASO A PASO

Marcar entradas de índice automáticamente con un archivo de Automarcado USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior.

1. ABRA el documento AutoMark de la carpeta de la lección. 2. En la parte inferior de la tabla, cree una nueva fila y, en ella, escriba lo siguiente: desactivación

Desactivación

3. GUARDE el documento como AutoMark Entries y CIERRE el archivo. 4. En el documento Agreement Indexed, en la pestaña Referencias, haga clic en Insertar índice. Se abre el cuadro de diálogo Índice.

5. Haga clic en el botón Automarcar. Se abre el cuadro de diálogo Abrir archivo de Automarcar índice. 6. Seleccione el archivo AutoMark Entries que guardó en el paso 4 y luego haga clic en Abrir. Word marca automáticamente todas las entradas que se incluyeron en la lista en el archivo.

7. El marcado automático puede resultar en algunas marcas que no quiere. En el primer párrafo de la sección Introducción, busque el código de campo { XE “Seguridad“}, seleccione el código y presione Eliminar.

8. GUARDE el documento. PAUSA. DEJE el documento abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

Creación y actualización de un índice Después de haber completado el marcado en un documento, puede generar el índice. Los índices pueden colocarse en cualquier lugar del documento, pero tradicionalmente se colocan al final. En el siguiente ejercicio, generará el índice, hará un cambio en el marcado del índice y luego actualizará el índice.

Uso de campos, formularios e índices PASO A PASO

301

Crear y actualizar un índice USE el documento que dejó abierto en el ejercicio anterior.

1. Coloque el punto de inserción al final del documento y presione Ctrl+Entrar para crear un salto de página.

2. En la pestaña Referencias, haga clic en Insertar índice. Se abre el cuadro de diálogo Índice. Vea la figura 15-8.

Figura 15-8 Creación de un índice

3. Abra la lista desplegable Formatos y elija Clásico. 4. Haga clic en Aceptar. Se crea el índice. Debido a que el índice es corto, los títulos independientes para cada letra del alfabeto parecen excesivos.

5. Debajo del título Seguridad en el documento, marque la palabra contraseña para indexarla. 6. Haga clic en cualquier lugar en el índice y elija Actualizar campo. El índice se actualiza para incluir la nueva entrada.

7. Haga clic con el botón secundario en el índice de nuevo y seleccione Editar campo. Se abre el cuadro de diálogo Campo.

8. Haga clic en el botón Índice. Vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Índice, como en la figura 15-8. 9. Abra la lista desplegable Formatos y elija Sencillo. 10. Haga clic en Aceptar. Aparece una confirmación que pregunta si desea reemplazar el índice seleccionado.

11. Haga clic en Aceptar. El índice se vuelve a crear con el nuevo formato. 12. GUARDE el documento y CIERRE el archivo. CIERRE Word.

302

Lección 15

Evaluación de conocimientos

Verdadero o falso Haga un círculo alrededor de la “V“ si el enunciado es verdadero o alrededor de la “F“ si el enunciado es falso. V

F

1.

Word usa campos para características tales como la numeración de las páginas y los hipervínculos.

V

F

2.

Para insertar un campo en un documento, en la pestaña Insertar, haga clic en el botón Código.

V

F

3.

Los campos personalizados se crean en el cuadro de diálogo Propiedades del documento.

V

F

4.

Para editar un formulario, debe estar en Modo Diseño.

V

F

5.

Un archivo de Automarcar debe contener una lista de todas las palabras que se van a indexar en una lista de una sola columna.

Varias opciones Seleccione la mejor respuesta a los siguientes enunciados.

1. Para modificar las propiedades de un campo, a. haga doble clic en el campo. b. haga clic con el botón secundario en el campo y seleccione Editar campo. c. haga clic con el botón secundario en el campo y elija Mostrar código de campo. d. haga clic en el botón Modificar en la pestaña Insertar.

2. ¿Cómo se inserta un campo personalizado en un documento? a. En el cuadro de diálogo Campo, elija Información del documento y seleccione DocProperty. A continuación, elija el nombre de campo personalizado en la lista de propiedades. b. Haga clic en el botón Cuadro de texto en la pestaña Insertar. c. En la pestaña Insertar, seleccione el campo personalizado en la galería de campos. d. En el cuadro de diálogo Propiedades, en la pestaña Personalizar, seleccione el campo y elija Insertar.

3. En Word 2013, un campo de formulario también se denomina a. campo de combinación b. macro c. control de contenido d. módulo

4. ¿En qué Pestaña se selecciona Marcar entrada para marcar una entrada de índice? a. Referencias b. Insertar c. Inicio d. Correspondencia

5. En una tabla de Automarcar, ¿en qué columna debe aparecer el texto tal como aparecerá en el propio índice? a. columna de la derecha b. columna de la izquierda c. ambas columnas d. ninguna columna

Proyectos

Proyecto 15-1: Crear un formulario de inscripción Cree un formulario que se pueda usar para inscribirse en una lista de correo. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución.

1. ABRA el documento Signup de la carpeta de la lección. 2. GUARDE el documento como Signup Form en la carpeta de la lección en la unidad flash.

Uso de campos, formularios e índices

303

3. Coloque el punto de inserción en la celda en blanco que está a la derecha de Fecha de hoy y, a continuación, en la pestaña Insertar, haga clic en Explorar elementos rápidos y haga clic en Campo.

4. Elija Fecha en la lista de nombres de campo y elija la fecha con este formato: 8-jul-16 en la lista de formatos de fecha. Haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en la celda en blanco que está a la derecha de Nombre. 6. En la pestaña Desarrollador, asegúrese de que Modo Diseño está seleccionado y haga clic en Control de contenido de texto sin formato.

7. Edite el texto del mensaje en el campo para que indique Escriba aquí su nombre. 8. Haga clic en la celda en blanco que está a la derecha de Dirección de correo electrónico. 9. Haga clic en Control de contenido de texto sin formato. 10. Edite el texto del mensaje en el campo para que indique Escriba aquí su dirección de correo electrónico. 11. Haga clic en el botón Modo Diseño para salir de ese modo. 12. GUARDE el documento y CIERRE el archivo. PAUSA. DEJE Word abierto para el siguiente proyecto.

Proyecto 15-2: Indexación del manual del empleado Una sección del manual del empleado de Books and Beyond se ha actualizado y tiene que marcarse para la indexación. PREPÁRESE. INICIE Word si no está ya en ejecución.

1. ABRA el documento Handbook de la carpeta de la lección. 2. GUARDE el documento como Handbook Indexed en la carpeta de la lección en la unidad flash. 3. Seleccione el primer Título 1 (Pautas generales de expectativas de desempeño). 4. En la pestaña Referencias, haga clic en Marcar entrada. 5. Haga clic en el botón Marcar. 6. Desplácese hacia abajo y busque el siguiente Título 1 (Igualdad de oportunidades y diversidad en el empleo). Seleccione el texto Igualdad de oportunidades de empleo.

7. En el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, haga clic en Marcar. 8. Seleccione Diversidad. 9. En el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, haga clic en Marcar. 10. Seleccione el título Alarma. 11. En el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, haga clic en Marcar. 12. Seleccione el título Activar la alarma. 13. En el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, cambie la entrada del cuadro de texto Entrada principal a Alarma y escriba Activar la alarma en el cuadro Subentrada.

14. Haga clic en Marcar. 15. Seleccione el título Desactivar la alarma. 16. En el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice, cambie la entrada del cuadro de texto Entrada principal a Alarma y escriba Desactivar la alarma en el cuadro Subentrada.

17. Haga clic en Marcar. 18. Cierre el cuadro de diálogo Marcar entrada de índice. 19. GUARDE el documento y CIERRE el archivo. CIERRE Word.

Apéndice A

Conocimientos del Especialista en Microsoft Office (MOS) para Word 2013

EXAMEN 77-418: WORD 2013 CORE Conocimientos de matriz

Número de objetivo

Crear y administrar documentos

1

Crear un documento.

1.1

Crear nuevos documentos en blanco.

1.1.1

1

Crear documentos nuevos y aplicar plantillas.

1.1.2

1

Importar archivos.

1.1.3

3, 11

Abrir archivos no nativos directamente en Word.

1.1.4

3

Abrir un PDF en Word para editarlo.

1.1.5

3

Navegar por un documento.

1.2

Buscar texto dentro de un documento.

1.2.1

2

Insertar hipervínculos.

1.2.2

10

Crear marcadores.

1.2.3

10

Mostrar cómo se usa Ir a.

1.2.4

2, 10

Dar formato a un documento.

1.3

Modificar la configuración de la página.

1.3.1

5

Cambiar los temas del documento.

1.3.2

7

Cambiar los conjuntos de estilo del documento.

1.3.3

7

Insertar encabezados y pies de página simples.

1.3.4

10

Insertar marcas de agua.

1.3.5

7

Insertar números de página.

1.3.6

10

Personalizar las opciones y la vista de un documento.

1.4

Cambiar las vistas del documento.

1.4.1

2

Mostrar cómo se usa el zoom.

1.4.2

2

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

1.4.3

1

Personalizar la cinta.

1.4.4

2

Dividir la ventana.

1.4.5

2

Agregar valores a las propiedades del documento.

1.4.6

2

Mostrar cómo se usa Mostrar u ocultar.

1.4.7

1

Grabar macros sencillas.

1.4.8

12

304

Número de lección

Apéndice A

305

Conocimientos de matriz

Número de objetivo

Número de lección

Asignar teclas de método abreviado.

1.4.9

12

Administrar la seguridad de las macros.

1.4.10

12

Configurar los documentos para imprimirlos o guardarlos

1.5

Configurar los documentos para imprimirlos.

1.5.1

1

Guardar los documentos en formatos alternativos.

1.5.2

1

Imprimir secciones de documentos.

1.5.3

1

Guardar archivos en ubicaciones remotas.

1.5.4

13

Proteger los documentos con contraseñas.

1.5.5

13

Establecer la escala de impresión.

1.5.6

1

Mantener la compatibilidad con versiones anteriores.

1.5.7

1

Dar formato al texto, a los párrafos y a las secciones.

2

Insertar texto y párrafos.

2.1

Anexar texto a documentos.

2.1.1

7

Buscar y reemplazar texto.

2.1.2

2

Copiar y pegar texto.

2.1.3

2

Insertar texto vía Autocorrección.

2.1.4

9

Quitar párrafos en blanco.

2.1.5

2

Insertar campos integrados.

2.1.6

7

Insertar caracteres especiales (©,™, €).

2.1.7

9, 7

Dar formato al texto y a los párrafos.

2.2

Cambiar los atributos de fuente.

2.2.1

3

Mostrar cómo se usa la opción Buscar y reemplazar para dar formato al texto.

2.2.2

2

Mostrar cómo se usa Copiar formato.

2.2.3

3

Configurar el espacio entre párrafos.

2.2.4

4

Configurar el interlineado.

2.2.5

4

Borrar el formato existente.

2.2.6

3

Configurar sangrías.

2.2.7

4

Resaltar selecciones de texto.

2.2.8

3

Agregar estilos al texto.

2.2.9

3

Cambiar texto a WordArt.

2.2.10

3, 8

Modificar los atributos de estilo existentes.

2.2.11

3

Ordenar y agrupar el texto y los párrafos.

2.3

Evitar los párrafos huérfanos.

2.3.1

5

Insertar saltos para crear secciones.

2.3.2

5

306

Apéndice A

Conocimientos de matriz

Número de objetivo

Número de lección

Crear varias columnas en las secciones.

2.3.3

5

Agregar títulos a las secciones.

2.3.4

5

Forzar los saltos de página.

2.3.5

5

Crear tablas y listas

3

Crear una tabla.

3.1

Convertir el texto en tablas.

3.1.1

6

Convertir tablas en texto.

3.1.2

6

Definir las dimensiones de la tabla.

3.1.3

6

Configurar las opciones de ajuste automático.

3.1.4

6

Demostrar cómo usar las tablas rápidas.

3.1.5

6

Establecer un título de la tabla.

3.1.6

6

Modificar una tabla.

3.2

Aplicar estilos a tablas.

3.2.1

6

Modificar las fuentes dentro de las tablas.

3.2.2

6

Ordenar los datos de una tabla.

3.2.3

6

Configurar los márgenes de la celda

3.2.4

6

Demostrar cómo aplicar fórmulas a una tabla.

3.2.5

6

Modificar las dimensiones de una tabla.

3.2.6

6

Combinar celdas.

3.2.7

6

Crear y modificar una lista.

3.3

Agregar numeración o viñetas.

3.3.1

4

Crear viñetas personalizadas.

3.3.2

4

Modificar las sangrías de una lista.

3.3.3

4

Modificar el interlineado.

3.3.4

4

Aumentar y disminuir los niveles de las listas.

3.3.5

4

Modificar la numeración.

3.3.6

4

Aplicar referencias

4

Crear notas al pie, notas al final y citas.

4.1

Insertar notas finales.

4.1.1

10

Administrar la ubicación de las notas al pie.

4.1.2

10

Configurar el formato de las notas al final.

4.1.3

10

Modificar la numeración de las notas al pie.

4.1.4

10

Insertar marcadores de posición de citas.

4.1.5

10

Insertar citas.

4.1.6

10

Apéndice A

307

Conocimientos de matriz

Número de objetivo

Número de lección

Insertar bibliografía.

4.1.7

10

Cambiar los estilos de cita.

4.1.8

10

Crear descripciones.

4.2

Agregar descripciones.

4.2.1

10

Configurar la posición de una leyenda.

4.2.2

10

Cambiar el formato de las leyendas.

4.2.3

10

Cambiar las etiquetas de las leyendas.

4.2.4

10

Omitir las etiquetas de las leyendas.

4.2.5

10

Insertar objetos y darles formato

5

Insertar bloques de creación y darles formato.

5.1

Insertar elementos rápidos.

5.1.1

7

Insertar cuadros de texto.

5.1.2

7

Mostrar cómo se usa el Organizador de bloques de creación.

5.1.3

7

Personalizar los bloques de creación.

5.1.4

7

Insertar formas y gráficos SmartArt y darles formato.

5.2

Insertar formas simples.

5.2.1

8

Insertar SmartArt.

5.2.2

8

Modificar las propiedades de los gráficos SmartArt (color, tamaño, forma).

5.2.3

8

Ajustar el texto alrededor de las formas.

5.2.4

8

Colocar formas.

5.2.5

8

Insertar imágenes y darles formato.

5.3

Insertar imágenes y darles formato.

5.3.1

8

Aplicar efectos artísticos.

5.3.2

8

Aplicar efectos de imagen.

5.3.3

8

Modificar las propiedades de las imágenes (color, tamaño, forma).

5.3.4

8

Añadir estilos rápidos a las imágenes.

5.3.5

8

Ajustar el texto alrededor de las imágenes.

5.3.6

8

Colocar imágenes.

5.3.7

8

308

Apéndice A

EXAMEN 77-425: EXPERTO EN WORD 2013 PARTE UNO Número de matriz

Número de objetivo

Número de lección

Administrar y compartir documentos

1

Preparar documentos para revisión

1.1

Configurar las opciones de seguimiento

1.1.1

9

Limitar el número de autores

1.1.2

13

Restringir la edición

1.1.3

13

Eliminar la versión de borrador del documento

1.1.4

13

Quitar metadatos del documento

1.1.5

13, 14

Marcar como final

1.1.6

13

Proteger un documento con una contraseña

1.1.7

13

Diseñar documentos avanzados

2

Aplicar formato avanzado

2.1

Usar comodines para buscar y reemplazar

2.1.1

2

Crear formatos de campo personalizado

2.1.2

15

Configurar las opciones avanzadas de diseño

2.1.3

8

Establecer las opciones de espacio entre caracteres

2.1.4

3

Establecer atributos de carácter avanzados

2.1.5

3

Crear y romper vínculos de sección

2.1.6

10

Vincular cuadros de texto

2.1.7

5

Aplicar estilos avanzados

2.2

Crear estilos personalizados

2.2.1

3

Personalizar la configuración de los estilos existentes

2.2.2

3

Crear estilos específicos de los caracteres

2.2.3

3

Asignar métodos abreviados de teclado a estilos

2.2.4

3

Crear referencias avanzadas

3

Administrar formularios, campos y operaciones de combinación de correspondencia

3.1

Agregar campos personalizados

3.1.1

15

Modificar las propiedades de un campo

3.1.2

7, 15

Agregar controles

3.1.3

15

Modificar las propiedades del control

3.1.4

15

Realizar combinaciones de correspondencia

3.1.5

11

Administrar listas de destinatarios

3.1.6

11

Insertar campos combinados

3.1.7

11

Vista previa de resultados

3.1.8

11

Apéndice A Número de matriz

Número de objetivo

Crear elementos de Word personalizados

4

Crear y modificar bloques de construcción

4.1

Crear bloques de construcción personalizados

4.1.1

7

Guardar las selecciones como elementos rápidos

4.1.2

7

Editar las propiedades de un bloque de construcción

4.1.3

7

Eliminar bloques de construcción

4.1.4

7

Crear conjuntos de estilo y plantillas personalizados

4.2

Crear temas de color personalizado

4.2.1

7

Crear temas de fuente personalizados

4.2.2

7

Crear plantillas personalizadas

4.2.3

1

Crear y administrar conjuntos de estilo

4.2.4

7

309

Número de lección

EXAMEN 77-426: EXPERTO EN WORD 2013 PARTE DOS Número de matriz

Número de objetivo

Número de lección

Administrar y compartir documentos

1

Administrar varios documentos

1.1

Modificar una plantilla existente

1.1.1

12

Combinar varios documentos

1.1.2

9, 11

Administrar versiones de documentos

1.1.3

13

Copiar estilos de una plantilla a otra

1.1.4

3

Usar el organizador de estilo

1.1.5

3

Copiar macros de un documento a otro

1.1.6

12

Vincular a datos externos

1.1.7

8, 11

Mover bloques de construcción entre documentos

1.1.8

7

Administrar los cambios del documento

1.2

Seguimiento de los cambios

1.2.1

9

Administrar comentarios

1.2.2

9

Usar las opciones de marcado

1.2.3

9

Resolver los conflictos de estilo de varios documentos

1.2.4

9, 13

Mostrar todos los cambios

1.2.5

9

Diseñar documentos avanzados

2

Aplicar la ordenación y agrupación avanzada

2.1

Crear esquemas

2.1.1

12

310

Apéndice A

Número de matriz

Número de objetivo

Número de lección

Promover las secciones en los esquemas

2.1.2

12

Crear documentos maestros

2.1.3

12

Insertar subdocumentos

2.1.4

12

Vincular los elementos de un documento

2.1.5

12

Crear referencias avanzadas

3

Crear y administrar los índices

3.1

Crear índices

3.1.1

15

Actualizar índices

3.1.2

15

Marcar entradas de índice

3.1.3

15

Usar archivos de marca automática de índice

3.1.4

15

Crear y administrar tablas de referencia

3.2

Crear una tabla de contenido

3.2.1

10

Crear una tabla de ilustraciones

3.2.2

10

Formato de una tabla de contenido

3.2.3

10

Actualizar una tabla de autoridades

3.2.4

10

Configurar las opciones de referencia avanzadas (descripciones, notas al pie, citas)

3.2.5

10

Crear elementos de Word personalizados

4

Preparar un documento para la internacionalización y la accesibilidad

4.1

Configurar las opciones de idioma en documentos

4.1.1

9

Agregar texto alternativo a los elementos de un documento

4.1.2

6

Crear documentos para usarlos con herramientas de accesibilidad

4.1.3

13

Administrar varias opciones para fuentes de +Cuerpo y +Título

4.1.4

3, 7

Usar estándares de contenido globales

4.1.5

9

Modificar el orden de tabulación en los elementos y objetos de un documento

4.1.6

4