MLA Datasul

FAQ 58006 - O que é o MLA?

Solução:

O Módulo de MLA (Módulo Logístico de Aprovação) serve para controlar eletronicamente a aprovação de documentos conforme parametrização. Através dele é permitido ao aprovador visualizar as principais informações do documento e aprová-lo através de e-mail (Microsoft Outlook ou Lotus Notes), sem necessariamente acessar o ERP. Ele permite a aprovação de diversos tipos de documentos do Datasul-EMS, inclusive os que estiverem sendo controlados por rotinas específicas, ou seja, documentos específicos. Os tipos de documentos que possuem integração são:

- Solicitação de Compras - Requisição de Estoque - Cotação de Materiais - Pedido de Compra - Solicitação de Cotação - Pedido Emergencial - Contrato de Fornecimento - Medição do Contrato - Evento do Contrato Datasul-EMS 5: - Título do Contas a Pagar - Antecipação - Pagamento Extra-Fornecedor

FAQ 58007 - Quais as diferenças entre o MLA e o AED?

Solução:

O módulo de MLA é expedido junto com EMS206B. O módulo de AED era baixado separadamente. - As tabelas do MLA começam com a sigla MLA e estão dentro dos bancos do próprio EMS2 (movind), as do AED começam com a sigla AED e ficam em banco separado chamado mgaed. - Os programas do MLA estão na pasta lap, os do AED na AEDP. - A aprovação por e-mail do MLA é via webspeed, a do AED é via arquivo .asp que chama o progress. - MLA é a solução padrão a partir da 206B, o AED era até a 204.

FAQ 58011 - Como ocorre a geração de pendencia de aprovação (MLA) para o documento de contrato de compras?

Solução:

Para aprovação de contratos não será gerada a tela de geração de pendencia. O parâmetro de contrato não poderá estar marcada no programa CD1750 Para contratos foi desenvolvido o programa MLA0302, somente depois da liberação do documento que será gerado a pendencia para o MLA Para contrato por ordem para que seja listada a pendencia de liberação do documento de contratos é necessário que se informe valor e quantidade para o contrato e para item do contrato. FAQ 58049 - Como parametrizar o aprovador alternativo no MLA?

Solução: O conceito de Aprovador Alternativo é uma situação muito utilizada quando um aprovador sai de férias, licença, por exemplo, havendo a necessidade de um aprovador alternativo para este período de ausência do aprovador principal.

Através do programa “MLA0114 - Aprovadores Alternativos” poderá ser relacionado um ou mais aprovadores alternativos ao aprovador principal, com data de validade.

A pendência de aprovação não será gerada para o aprovador alternativo. Na verdade quando é definido que um aprovador é alternativo do outro, está dando a permissão para que um aprove as pendências do outro.

Ex: Aprovador A Aprovador B (Aprovador Alternativo de A)

Para o alternativo visualizar as pendências de outro aprovador, terá que acessar o programa Aprovação Documentos (MLA0301), selecionar a opção ‘Parâmetros’ e em seguida marcar a opção “Somente Alternativos”. Este campo funciona da seguinte maneira:

Se para o Aprovador B o campo 'Só Alternativos' estiver desmarcado, será listado apenas as pendências que foram abertas diretamente para o Aprovador B; e se o campo 'Só Alternativos' estiver marcado, o sistema listará apenas as pendências que foram abertas para o Aprovador A e que o Aprovador B é o Aprovador Alternativo destas pendências.

Caso não apareça a pendência dos aprovadores, aos quais um determinado aprovador está vinculado como alternativo, deve-se verificar a data de validade definida para o alternativo (MLA0114).

Quanto aos limites que serão consistidos do aprovador alternativo, no MLA0000 se o parâmetro “Alternativo assume limite do Principal” estiver marcado:

- Caso esteja marcado, o aprovador alternativo irá assumir as permissões e limites do aprovador principal para aprovar as pendências como Alternativo. - Caso não esteja marcado, o aprovador alternativo além de possuir permissão no MLA0106, também devera possuir limites para aprovar o documento no MLA0104.

Para que o aprovador alternativo receba a notificação da geração da pendência, para o aprovador principal, por e-mail, no MLA0000 deverá estar marcando o parâmetro "Email's Aprovadores Alternativos". Caso não esteja marcado, somente o aprovador principal irá receber o e-mail da geração da pendência.

Obs.: Para que o aprovador alternativo possa aprovar documentos que já estão pendentes para o aprovador principal, deverá ser informada uma data inicial de validade inferior a data de geração da pendência. FAQ 58057 - Qual o conceito de dependências no módulo MLA?

Solução:

Quando o primeiro aprovador da hierarquia ou faixa estiver parametrizado como dependente igual a “Sim”, obrigatoriamente a pendência aprovada pelo mesmo será encaminhada para o próximo aprovador.

No caso em que a opção selecionada de dependência está como “Não”, o sistema realiza a seguinte validação: - se o aprovador não possuir limite superior ao valor gerado pela pendência, a mesma será gerada para o próximo aprovador. - se o aprovador possuir limite superior ao valor gerado pela pendência, esta será aprovada sem a necessidade de aprovação do próximo aprovador da hierarquia ou faixa.

Obs.: Salientamos que o ultimo aprovador sempre deverá estar como “Dependente” igual a “Não”, pois o mesmo obrigatoriamente devera possuir limites para aprovar o documento. FAQ 58094 - Qual o Fluxo Básico da Aprovação Eletrônica?

Solução:

O programa CD1750 (Parâmetros Aprovação) permite realizar a parametrização da aprovação eletrônica em Compras, no qual se pode definir qual o tipo de aprovação: Total ou por Item.

Para aprovação por item deverá marcar o documento somente na pasta "Documentos", na aprovação por item o sistema irá gerar uma pendência para cada item do documento, por exemplo, se for cadastrado uma solicitação de compra com 10 itens o sistema irá gerar 10 pendências de aprovação. Para aprovação por Total, deverá marcar o documento na pasta Documento e também na pasta "Aprova Total", definindo qual tipo de aprovação será utilizado (Lotação ou Faixa). Na aprovação por Total o sistema irá gerar uma única pendência com o valor total do documento, por exemplo, se for cadastrado uma solicitação de compra com 10 itens o sistema irá gerar uma única pendência com o valor total do documento. => Na aprovação por Item, o documento pode ter aprovação por: - Hierarquia (Lotação) (CD1710); - Faixa (CD1715 / CD1716); - Lista (CD1713); - Padrão (CD1714); - Padrão Técnica (CD1714 / CD1705) - este tipo de aprovação não considera limite para aprovação, é apenas técnica. Quando a aprovação é por Item, o tipo de parametrização será definido no programa CD1707 (Tipo Aprovação Item) e caso não seja informado algo neste programa, o sistema estará buscando a parametrização do programa CD1706 (Tipo Aprovação Família). O limite dos aprovadores primeiro é verificado no programa CD1708 (Limites Aprovadores Família), caso este não esteja parametrizado, é verificado o limite cadastrado no CD1701 (Aprovadores). => Na aprovação Total, o documento pode ter aprovação por: - Hierarquia (Lotação) (CD1710) ou - Faixa (CD1715 / CD1716). Quando o tipo de aprovação é Total, o mesmo é definido diretamente nos Parâmetros de Aprovação (CD1750 - pasta Aprova Total), não permitindo que o tipo de aprovação do documento seja parametrizado em nível de Família. O limite do aprovador sempre será buscado no CD1701 (Aprovadores). Independente do tipo de aprovação, Total ou por Item, o sistema também possui o tratamento de Aprovador Mestre, ao qual se pode definir no CD1701 (Aprovadores) um Aprovador Mestre, dessa forma, o aprovador aprova todos os documentos, independente de limite. Importante: Nos tipos de aprovação Hierarquia e Faixa, é na lotação do usuário responsável pelo documento que são definidos a hierarquia de aprovadores e/ou as Faixas de hierarquia. A Lotação do usuário pode ser consultada no programa CD1700. Os usuários responsáveis pelo documento são:

- Requisição: Requisitante - Solicitação: Solicitante - Cotação: Comprador - Processo de Compra: Comprador - Pedido com aprovação por Item: Comprador informado na ordem de compra - Pedido com aprovação por Total: Responsável informado no pedido - Contrato: Comprador informado no contrato

FAQ 58106 – Como funciona a aprovação eletrônica de compras?

Solução:

NOTA: O conceito de aprovação eletrônica e suas principais funcionalidades estão descritas no manual de referências do módulo de compras, no tópico "Processo Aprovação Eletrônica". Esta documentação tem por objetivo esclarecer as principais dúvidas referentes ao processo, tendo como pré-requisito o conhecimento dos tópicos abordados no manual de referência de compras. Objetivo: Aprovação Eletrônica consiste controlar a movimentação de documentos, gerando pendências de aprovação e posteriormente possibilitando a aprovação das mesmas dentro de critérios e parâmetros previamente definidos. * Aprovação Total / Aprovação por Item: - Aprovação Total: Consiste em aprovar um documento pelo montante dos itens. Ex: Soma total dos itens de uma requisição; soma de todas as ordens de um pedido. O tipo de aprovação será verificado nos parâmetros de aprovação, lotação (hierarquia) ou faixa. - Aprovação por Item: É consistido o limite do usuário contra cada item do documento individualmente. Ex: Aprova item a item de uma requisição de estoque, podendo ter limite para aprovar um item de uma requisição e deixar outro item pendente. O mesmo caso serve para o pedido e suas ordens de compra. Ex: Requisição: 120 Itens: 10 - $ 100,00 20 - $ 150,00 30 - $ 50,00 Utilizando aprovação total o documento terá o valor de $ 300,00. Para aprovação por item será aprovado item a item. Desta forma caso o usuário tenha limite de $ 100,00, poderão ser aprovados automaticamente a sequência 10 e 30 da requisição 120. * O sistema possibilita que seja utilizado 4 tipos de aprovação distintas (padrão, lista, hierarquia e faixa). Maiores informações sobre cada uma consultar no manual de referência do módulo de compras, "Processo Aprovação Eletrônica". * Como definir o tipo de aprovação? Quando se utiliza aprovação total, será definido nos Parâmetros de Aprovação (cd1750), na pasta total, qual o tipo de aprovação, Lotação (hierárquica) ou faixa. Somente estes dois tipos são permitidos utilizando aprovação total. Se a aprovação não for total, a definição será estabelecida no programa Tipo Aprovação

Item (cd1707). NOTA: Somente os documentos requisição de estoque, solicitação de compras, pedido de compra, processo de compras e contratos (módulo de contratos) permitem aprovação total. 1) Como parametrizar e qual o fluxo das informações utilizando aprovação por HIERARQUIA (lotação) OU FAIXA? Objetivo: Possibilitar o controle das movimentações de acordo com limites estipulados por usuários/documentos, submetendo para aprovação as movimentações que excederem o limite estabelecido. O(s) aprovador(es) estarão ligados a lotação (cd1700) a qual o usuário pertence. Utilizando aprovação por Faixa, poderão ser definidos diferentes aprovadores de acordo com o valor do documento, e ainda uma estrutura diferente por documento. Na aprovação por Hierarquia (lotação) são relacionados os aprovadores por lotação do usuário responsável pelo documento. 1.1) APROVAÇÃO TOTAL Parâmetros aprovação eletrônica (cd1750). O documento que sofrerá a aprovação deverá estar marcado. Caso a aprovação seja total, deverá ser marcado o documento na página total, e selecionado o tipo de aprovação (lotação ou faixa). 1.2) APROVAÇÃO POR ITEM Caso não seja marcado o indicador de aprovação total nos parâmetros e aprovação (cd1750), o tipo de aprovação será selecionado no programa Tipo de aprovação item (cd1707). NOTA: Cotação sempre trabalha com aprovação por item, já que é um documento único. 1.3) LIMITE USUÁRIO Limite do usuário: Os limites do usuário estão definidos no programa Aprovadores (cd1701). Quando o usuário não for aprovador, e estiver cadastrando uma requisição ou solicitação, o limite será verificado no Usuário Materiais (cd1700). 1.4) LIMITES DIFERENCIADOS POR FAMÍLIA:

Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por família, quando a aprovação for por item, através do programa Limite Aprovação Família (cd1708). Somente será verificado este limite se estiver cadastrado, senão vale o limite do cd1701. NOTA: Utilizando aprovação total, esta consistência não tem validade, já que um documento por conter diferentes itens, de diferentes famílias. 1.5) GERAÇÃO DAS PENDÊNCIAS PARA APROVAÇÃO:

A pendência será gerada quando o usuário não tiver limite. Será verificada a LOTAÇÃO

DO USUÁRIO, e gerada pendência de aprovação para os aprovadores vinculados a lotação. APROVAÇÃO POR HIERARQUIA (LOTAÇÃO): Aprovadores são relacionados no programa Hierarquia Aprovadores (cd1710). O primeiro aprovador receberá a pendência. APROVAÇÃO POR FAIXA: Deverão ser cadastradas as faixas de aprovação no programa Faixas Limites da Família (cd1715). Depois, deverão ser relacionados os aprovadores no programa Hierarquia Aprovadores Faixas (cd1716). Este relacionamento deve ser cadastrado para cada faixa, lotação e documento, pois o programa cd1716 exibe um página diferente para cada tipo de documento (requisição, solicitação, cotação, etc). Isto torna o processo bem flexível, porém requer atenção na parametrização. NOTA: Os aprovadores relacionados para aprovar determinada lotação poderão pertencer a qualquer setor. Ex: O gerente de compras poderá aprovar a compra de um usuário do RH. 1.6) APROVAÇÃO DAS PENDÊNCIAS: No momento da aprovação (cd1720), será gerada pendência para o próximo usuário relacionado na lista de aprovação (cd1710) se o aprovador não possuir limite ou esteja marcado o campo DEPENDENTE (cd1710). Se for rejeitado, só poderá prosseguir a documento caso seja reaprovado. 2) Como parametrizar e qual o fluxo das informações utilizando aprovação por Lista? Objetivo: Controlar movimentações de acordo com o limite de cada usuário. Quando não houver limite para a movimentação, serão geradas pendências de aprovação para um ou mais aprovadores definidos por item (cd1713), independente da lotação do usuário responsável pelo documento. 2.1) LIMITE USUÁRIO:

Limite do usuário: Os limites do usuário estão definidos no programa Aprovadores (cd1701). Quando o usuário não for aprovador, e estiver cadastrando uma requisição ou solicitação, o limite será verificado no Usuário Materiais (cd1700). 2.2) LIMITES DIFERENCIADOS POR FAMÍLIA:

Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por família, através do

programa Limite Aprovação Família (cd1708). Somente será verificado este limite se estiver cadastrado, senão vale o limite do cd1701. 2.3) GERAÇÃO DAS PENDÊNCIAS PARA APROVAÇÃO:

(Os aprovadores serão relacionados no programa Aprovadores Itens Família cd1713). Será gerada uma pendência para cada aprovador da lista. 2.4) APROVAÇÃO DAS PENDÊNCIAS:

Basta que um aprovador aprove o documento (cd1720). Se for rejeitado, só poderá prosseguir a documento caso seja reaprovado. 3) Como parametrizar e qual o fluxo das informações utilizando aprovação Padrão? Objetivo: Controlar movimentações de acordo com o limite de cada usuário. Quando não houver limite para a movimentação, será gerada pendência de aprovação para o aprovador padrão definido no programa Aprovador Padrão (cd1714), independente da lotação do usuário responsável pelo documento. Esta parametrização não varia por item. A principal finalidade é permitir aprovação técnica. Para isto, basta indicar no programa Tipo Aprovação (cd1705) que a aprovação padrão é técnica. Para aprovações técnicas não é verificado limite do usuário nem do aprovador. Sempre será gerada pendência, pois tem a finalidade de analisar a parte técnica da compra, por exemplo, se as características do computador a ser comprador são adequadas com a necessidade da empresa. 3.1) LIMITE USUÁRIO:

Limite do usuário: Os limites do usuário estão definidos no programa Aprovadores (cd1701). Quando o usuário não for aprovador, e estiver cadastrando uma requisição ou solicitação, o limite será verificado no Usuário Materiais (cd1700). 3.2) LIMITES DIFERENCIADOS POR FAMÍLIA:

Existe a possibilidade de cadastrar um limite diferenciado por família, quando a aprovação for por item, através do programa Limite Aprovação Família (cd1708). Somente será verificado este limite se estiver cadastrado, senão vale o limite do cd1701. 3.3) GERAÇÃO DAS PENDÊNCIAS PARA APROVAÇÃO:

Será gerada pendência para o aprovador vinculada a aprovação padrão (cd1714). 3.4) APROVAÇÃO DAS PENDÊNCIAS:

O aprovador deverá aprovar o documento no programa Aprovação Documentos (cd1720). Caso a aprovação seja técnica, não será consistido limite. 4) É possível trabalhar com mais de um tipo de aprovação?

É possível desde que a aprovação seja por item. No programa Tipo Aprovação Família/Item (cd1706/cd1707), deve-se vincular os tipos e definir prioridade, ou seja, qual receberá primeiro as pendências. Normalmente se utiliza mais de um tipo de aprovação quando se trabalha com aprovação técnica. É importante ressaltar que quando parametrizado mais de um tipo, sendo uma dos tipos aprovação técnica, esta deverá ser a primeira da lista. 5) Como saber para quem foi gerada a pendência sem precisar conhecer toda hierarquia parametrizada?

Através do programa Situação Documento (cd1730), é possível identificar qual aprovador está com a pendência. Nesta mesma consulta é possível visualizar o usuário responsável pelo documento, o usuário que cadastrou o documento, a situação e outras informações. Permite também a abertura do programa de aprovação (cd1720), através do botão Pendência. 6) Quando um documento pode ser aprovado se o usuário não tem limite?

Em determinadas situações, o documento é aprovado, mesmo exibindo na mensagem de aprovação que o valor do documento é maior que o limite do usuário. Isto pode devido as seguintes motivos: 6.1) Usuário está cadastrado como mestre (cd1701).

6.2) O documento não trabalha com aprovação eletrônica, ou seja, não está marcado nos Parâmetros de aprovação (cd1750).

6.3) Ocorre quando a pendência NÃO é gerada(consultar cd1730 - Situação de Documentos) devido a problemas na parametrização. Isto acontece porque não deve haver aprovadores ou faixa de aprovação para o documento. Nos casos em que não houver sequer uma faixa e pelo menos um aprovador válido (que aprove o tipo de documento) o sistema emite a mensagem "15661 - Impossível movimentar documento", e não permite que prossiga o cadastro. Nos outros casos, o documento é aprovado automaticamente, independente do limite do usuário.

Deverá ser vinculado aprovadores para o documento:

Aprovação por Hierarquia : cd1710 Aprovação por Faixa: cd1716 Aprovação por Lista: cd1713 Aprovação Padrão: cd1714 7) Quando um documento não é aprovado automaticamente mesmo que o usuário tenha limite? 7.1) O usuário logado no sistema (EMS) não é o mesmo informado no documento. Isto pode ser facilmente verificado através do programa Situação Documento (cd1730), comparando o Usuário Responsável (usuário informado no documento) com o Usuário (usuário) logado no sistema que efetuou a movimentação.

7.2) Existe aprovação técnica. Quando tem aprovação técnica vinculada ao item (ver tópico 3), sempre haverá necessidade de aprovação. 8) Para que serve e como funciona o conceito de aprovador Alternativo?

Esta situação é muito usada quando um aprovador sai de férias, por exemplo. Através do programa Aprovador alternativo (cd1702) pode ser relacionado um ou mais aprovadores alternativos. A pendência de aprovação não será gerada para o aprovador alternativo. Na verdade quando é definido que um aprovador é alternativo do outro, está dando a permissão para que um aprove as pendências do outro. Para o alternativo visualizar as pendências de outro aprovador, terá que acessar o programa Aprovação Documentos (cd1720), opção Parâmetros e em seguida marcar a opção Somente Alternativos. Caso não apareça a pendência dos aprovadores, aos quais um determinado aprovador está vinculado como alternativo, deve-se verificar a data de validade (cd1702). O limite para aprovação será o limite normal estabelecido nos Aprovadores (cd1701), e não o limite do aprovador que está sendo substituído.

9) Por que após aprovar a cotação, foi gerada pendência para o solicitante? Variação do Item: Pode-se definir no item o percentual de variação. Esta informação serve para indicar que se o valor cotado for superior ao valor da solicitação (histórico), e o percentual de variação for maior que o definido no item, então será necessário a hierarquia do solicitante aprovar o documento, afim de permitir continuidade no processo. Ex: Preço solicitação: R$ 10,00 Percentual variação: 5,00 % Valor cotação: R$ 13,00

Neste caso, como o valor da cotação é 30% maior que o valor da solicitação, será necessário o(s) aprovador(es) do solicitante aprovarem novamente o documento. Após a aprovação da cotação, será feita esta verificação. Caso ocorra a variação, a ordem de compra será marcada como "Expectativa de compra (cc0505)", e o valor da cotação será gravada no item da requisição. Até que o(s) aprovador(es) do solicitante aprovem a solicitação com os novos valores, não será permitida geração de pedido para esta ordem. NOTA 1 - A "expectativa de compra" somente será considerada no Tipo de Aprovação por Item, quando o programa for parametrizado para Aprovação Total não será considerado. NOTA 2 - Variação 0 ou 999 indica que não terá esta consistência. FAQ 58107 - Como é feita a utilização do envio de e-mail em Compras?

Solução: É possível realizar o envio de Cotações e/ou Pedidos via e-mail, além de trocar mensagens entre solicitante / comprador aprovadores, quando da Aprovação Eletrônica. Para que seja possível implantar esta função o usuário deverá parametrizar conforme detalhamento abaixo: 1) Programa CD0101 - Atualização Parâmetros Globais: - Na Pasta E-Mail, o usuário deverá definir o IP e a Porta do Servidor e se o mesmo é MS-Exchange. Obs.: Se for Datasul 11.5 a parametrização é no programa btb962zb. - Caso o servidor não seja MS-Exchange o sistema não poderá enviar e-mails com arquivos anexos, como no caso de Cotação e Pedidos. 2) Programa CC0104 / OC0101 - Manutenção Parâmetros Compras: - Na Pasta Aprovação Eletrônica, o campo Envia E-mail deverá estar selecionado. - Nesta mesma pasta, nos campos Diretório E-mail Cotação e Diretório E-mail Pedido, devem ser definidos os diretórios onde serão armazenados os arquivos a serem enviados por E-mail. - Diretório E-mail: para que funcione corretamente, verificar se no final do diretório para cotação tem "\". Ex: c:\tmp\. Para a cotação deverá sempre ter "\", já para o pedido não. 3) Programa CD1700 - Usuário Materiais: - Pasta Secundário, onde deverão ser selecionados os campos Envia/Recebe E-mail. - Na Aprovação Eletrônica, neste campo será informado o e-mail do aprovador e do

usuário responsável pelo documento. 4) Programa CD0401 – Cadastro de Fornecedores: - Na Pasta Comunicação, será informado o e-mail do fornecedor. Este dado será utilizado quando for utilizada a opção envia e-mail na impressão de pedidos (CC0305) e impressão da cotação (OC0502 no EMS 2.06 e CC0302 no EMS 2.04). 5) Programas OC0502 - Emissão Ficha Cotação (CC0302 no EMS 2.04): - Pasta Parâmetros e CC0305 - Emissão Pedidos - Pasta Impressão - Deverá ser marcada a opção Envia E-Mail se os parâmetros listados acima estiverem corretos. Observações: 

a ficha de Cotação será enviada em modelo Word, enquanto o Pedido será enviado no layout padrão do programa CC0305 - Emissão de Pedidos.



para que a ficha de cotação seja impressa / enviada por e-mail deverá estar marcado o parâmetro "Imprime Ficha Cotação" no programa CC0301A (Alterar da ordem de compra pasta Requisitante) e no programa OC0101 - Parâmetros Cotações.



para o correto envio de e-mail, o Remetente deverá sempre estar cadastrado corretamente no usuário de materiais (CD1700 campos: envia e-mail / recebe email e deverá existir um e-mail válido).

Será considerado como o remetente: 

Emissão de Pedidos: o responsável pelo pedido.



Fichas de Cotações: o comprador da ordem.



Aprovação Eletrônica: o usuário responsável pelo documento(na geração da pendência).

Outras Informações: => todas as transações via e-mail compras (OC0502/CC0302, CC0305) podem ser enviadas via fax também. Para isto, basta ao invés de informar o e-mail no cadastro de fornecedores informar o número do FAX. - O número de fax deve possuir o código de área da cidade e ser informado em um dos seguintes formatos: 11 12345678 11-1234-5678 O envio é feito automaticamente pela api de geração de e-mail utapi009.

Manual de Referência: Manual de Compras => Dúvidas Mais Frequentes => Compras via E-mail. FAQ 58140 – Como funciona e como parametrizar as verbas de MLA?

Solução:

Em algumas situações não é suficiente determinar limites de aprovação para um aprovador. Nesses casos, é possível o controle por intermédio de verbas de aprovação. A verba de aprovação determina um limite de valores que um aprovador poderá utilizar para realizar suas aprovações, para um determinado tipo de documento e período. Mesmo que o aprovador não tenha utilizado toda a verba, mas o prazo tenha esgotado, ele não poderá mais realizar aprovações sem que outra verba tenha sido liberada para ele.

A parametrização da Verba é por Documento e por aprovador.

-MLA0101 deverá ser marcado o parâmetro “Verba Orçamentária” para os documentos que terão esta validação; -MLA0103 para o usuário que irá cadastrar e liberar as verbas será necessário marcar o parâmetro “Libera Verba”; -MLA0105 deverá ser cadastrado para os aprovadores os Documentos, período e valor da Verba de MLA.

O programa MLA0202 Consulta das utilizações da Verba, poderá ser utilizado para consultar as movimentações da verba (Liberada e Utilizada) por usuário e Documentos e o programa MLA0203 Relacionamento do Usuário (Consulta): Pasta “Verbas” irá conter as verbas de aprovação.

- Quando ocorrer a mensagem 6.633 - Aprovador sem verba para aprovar este documento o que verificar? Esta mensagem ocorre quando não há verba disponível para aprovação. Para verificar a verba disponível pode-se utilizar o programa MLA0405. E em caso de alteração do valor da verba e validade da verba é possível realizar através do programa MLA0105. FAQ 58148 - Como fazer a parametrização da aprovação pelo módulo MLA?

Solução:

Para a ativação da função do MLA, pode-se mandar o comando abaixo:

FIND FIRST funcao EXCLUSIVE-LOCK WHERE funcao.cd-funcao = 'integra_mla_ems' NO-ERROR. IF AVAIL funcao THEN ASSIGN funcao.ativo = YES. ELSE DO: CREATE funcao. ASSIGN funcao.cd-funcao ='integra_mla_ems' funcao.ativo = YES. END.

Se for utilizar aprovação para contratos e medições de contratos além da função acima, será necessário ativar os comandos abaixo, através do editor do progress:

FOR EACH param-compra EXCLUSIVE-LOCK: ASSIGN param-compra.log-1 = YES. END.

FOR EACH param-contrat EXCLUSIVE-LOCK: ASSIGN param-contrat.log-1 = YES. END.

for each param-aprov exclusive-lock:

assign param-aprov.aprova-total-medic = yes param-aprov.aprova-medic

= yes

overlay(param-aprov.char-1,2,1) = "Y" overlay(param-aprov.char-1,3,1) = "Y" . end.

Após ativar as funções acima, deve-se cadastrar o documento no MLA0101 e no CD1750.

Nota: Para o documento Contrato, deve estar cadastrado somente no MLA0101, no CD1750 o mesmo deve esta desmarcado da pasta Documento. Esta condição se aplica somente para o documento Contrato.

Depois deve-se verificar qual a opção selecionada no campo 'Prioridade' para o documento no programa MLA0101: 

Se for Documento, acessar o programa MLA0110 (Tipo Aprovação Documento) e verificar o Tipo de Aprovação definido.



Se for Item, acessar o programa MLA0108 (Tipo Aprovação Item) e verificar o Tipo de Aprovação definido. Se não houver nada definido acessar o programa MLA0109 (Tipo Aprovação Família) e verificar o Tipo de Aprovação definido.



Se for Referencia acessar o programa MLA0150 (Tipos aprovação Referencia) e verificar o Tipo de Aprovação definido.

Com a informação do Tipo de Aprovação a ser utilizado pelo sistema verificar: --> Se for Hierarquia: 

No MLA0113 (Hierarquia de Aprovador), posicionar na lotação do usuário responsável pelo documento e no documento em questão. Verificar se há um aprovador definido para o estabelecimento do documento.

--> Se for Faixa



No MLA0111 (Faixas de Aprovação), posicionar na lotação do usuário responsável pelo documento e no documento em questão. Verificar a faixa que o valor do documento se enquadra para o estabelecimento do documento.



No MLA0112 (Aprovadores da Faixa), posicionar na lotação do usuário responsável pelo documento, no estabelecimento do documento, no documento em questão e na faixa verificada no programa anterior. Verificar se há um aprovador definido.

--> Se for Lista 

No MLA0115 (Lista Aprovadores Documento, se a prioridade for por documento no mla0101), posicionar no documento em questão. Verificar se há um aprovador definido para o estabelecimento do documento;



No MLA0116 (Lista Aprovadores Item, se a prioridade for por Item no mla0101) posicionar no documento em questão. Verificar se há um aprovador definido para o estabelecimento do documento;



No MLA0117 (Lista Aprovadores Família, se a prioridade for por Item no mla0101 e se o tipo de aprovação por Lista estiver definido por família (mla0109)) posicionar no documento em questão. Verificar se há um aprovador definido para o estabelecimento do documento;



No MLA0160 (Lista Aprovadores Referência, se a prioridade for por Referência no mla0101) posicionar no documento em questão. Verificar se há um aprovador definido para o estabelecimento do documento.

--> Se for Padrão ou Técnica 

No MLA0118 (Aprovador Padrão), posicionar no código do tipo de aprovação definido no MLA0110. Verificar se há um aprovador definido para o estabelecimento do documento.

OBS.: Para a geração da pendência o sistema irá considerar a lotação do usuário conforme parametrizado no MLA0000 para o Estabelecimento, para considerar a lotação do usuário logado ou do usuário responsável pelo documento (Lotação Aprova Auto).

Outras informações a serem avaliadas são: >Se o usuário definido como aprovador nos programas acima está com o campo 'Aprovador' marcado no MLA0103;

>Se o aprovador possui permissão e limite para aprovador o documento em questão no estabelecimento do documento no MLA0104; >Se o aprovador possui permissão para a lotação do documento e se esta permissão está dentro da validade (MLA0106).

FAQ 58160 - Como realizar o cadastro de centro de custo para o MLA e gerar pendencias para o centro de custo do documento?

Solução: Para que as pendencias sejam geradas para o centro de custo do documento, esses documentos obrigatoriamente deverão possuir conta contábil e centro de custo informados, lembrando também que esses centros de custos informados deverão estar cadastrados no MLA como Lotação, ou seja, primeiramente deverá estar cadastrada no programa MLA0123, para após parametrizar a hierarquia ou faixa para esta lotação.

A aprovação por centro de custo somente será válida para documentos por ITEM. Para documentos com Aprovação Total, o MLA desconsidera o centro de custo. Utiliza apenas como referência a lotação do usuário da transação. A Lotação e centro de custo são informações que sempre serão repassadas ao MLA, onde a lotação será buscada do cadastro do usuário do documento (MLA0103) e o centro de custo será do item do documento. O parâmetro “Responsável”, do usuário da transação(MLA0103), é que determina qual das duas informações será utilizada para identificar as hierarquias ou faixas. FAQ 58166 - É possível parametrizar para que o documento passe por mais de um tipo de aprovação?

Solução:

Sim é possível definir mais de um tipo de aprovação para o documento. No campo 'Prioridade' para o documento no programa MLA0101: 

Se for Documento, acessar o programa MLA0110 (Tipo Aprovação Documento) e definir os dois (ou mais) tipos de aprovação, após clicar no botão Priorizar.



Se for Item, acessar o programa MLA0108 (Tipo Aprovação Item) e definir os dois (ou mais) tipos de aprovação, após clicar no botão Priorizar. Se preferir poderá definir os tipos de aprovação pela Família de Materiais através do programa MLA0109.



Se for Referência acessar o programa MLA0150 (Tipos aprovação Referencia) e definir os dois (ou mais) tipos de aprovação, após clicar no botão Priorizar.

O sistema irá gerar a pendência de aprovação primeiro para o tipo de aprovação que estiver na Prioridade 10 e após todos os aprovadores deste tipo de aprovação aprovarem este documento, então irá gerar pendência para o tipo de aprovação da Prioridade 20 e assim sucessivamente. Não há necessidade de criar alguma dependência entre os tipos de aprovação. Para que passe por todas as aprovações deve existir mais de um tipo de aprovação definido para o documento. A parametrização dos aprovadores de cada tipo de aprovação está descrita na FAQ 58148 - Como fazer a parametrização da aprovação pelo módulo MLA?

FAQ 58169 – Como criar documentos para o novo portal do MLA (em HTML 5) ou customizar existentes?

Solução: O portal do MLA em HTML 5 está preparado para apresentar documentos padrões ou customizados, basta seguir as orientações abaixo:

Criação de documentos

Passo 1 - Construir um programa progress que irá retornar os dados para a interface HTML (tanto para a listagem de documentos, quando para o detalhamento): Para a construção desse programa utilizar os programas laphtml/mlahtml000p.p e laphtml/mlahtml000p.i como exemplo (que estão expedidos com fonte aberto). Eles contêm orientações e exemplos para construção deste programa. Obs.: É importante manter e preencher os campos conforme orientado no exemplo, para o correto funcionamento do documento em todas as funcionalidades do portal. Os programas progress criados deverão ter o nome conforme o número do documento. Exemplo: Para o documento número 501 seria o laphtml/mlahtml501p.p.

Passo 2 - Construir o template de listagem dos documentos: Utilizar como base o exemplo doc-0.html (que pode ser encontrado no / ... / datasul-byyou- .ear/totvs-portal-jboss . war/mla/html/template/list).

O arquivo deverá ter seu nome conforme o número do documento que está sendo desenvolvido. Exemplo: Para o documento número 501 seria o doc-501.html. Neste arquivo devem ser inseridos os campos a serem apresentados na listagem, conforme os campos retornados na temp-table “tt-lista” para o documento em questão. - Para acessar os campos utilizar {{request['nome-do-campo']}} - Conforme orientações dentro do exemplo, manter o campo de situação, pois ele é importante para apresentação do documento no histórico.

Passo 3 - Construir o template de detalhamento de documentos: Para construir o template de detalhe de documentos, criar um arquivo no diretório “detail” (/ ... /datasul-byyou- .ear /totvs-portal-jboss . war/mla/html/template/detail), com o mesmo nome do template de listagem. Neste arquivo devem ser apresentados os campos que se deseja para visualizar detalhes do documento na aprovação. Podem se acessar quantas temp-tables forem retornadas pelo método de detalhamento do programa progress, basta acessar pelo nome da temptable e campos. Exemplo: {{controller.request['tt-detalhe'][0]['campo1']}}

Importante: Criar os HTMLs que funcionem de forma responsiva, para que possam ser executados em dispositivos móveis também.

Customização de documentos padrões Para customização dos documentos padrões, existem pontos de EPC que podem ser utilizados nas APIs progress que retornam as informações para a interface. Para maiores detalhes, consultar a documentação técnica destas API no módulo do MLA. As API’s tem o nome de mlahtml + + p.p. Exemplo: Para o documento 1 – Solicitação de compra (por item) é a mlahtml001p.p. FAQ 58173 – O que deve ser parametrizado no MLA para Envio de E-mail?

Solução:

-MLA0000, selecionar a empresa e o estabelecimento, após marcar os campos HTML Atachado e E-mail. Os campos Servidor E-mail, Porta E-mail e Exchange, devem estar iguais ao informado no CD0101 na versão do EMS206 a partir da versão do Datasul11 essa parametrização deverá ser realizada no Manutenção Parâmetros Email (btb962zb). E o campo Servidor ASP, deve ter informado o endereço correto do servidor de aprovação, por exemplo: http://10.80.129.160:8080/datasul/MLADocumentApproval

-MLA0101, selecionar a empresa, estabelecimento e o documento desejado, após marcar os campos Aprovação e E-mail HTML. Obs.: Nesta tela, é possível parametrizar alguns usuários para receber e-mail que a pendência foi Aprovada ou Rejeitada. Os usuários são: Usuário Transação, Usuário Documento, Aprovadores. Com isto, após o aprovador Aprovar ou Rejeitar a pendência os usuários marcados no MLA0101, que estão relacionados a este registro de aprovação, irão receber o e-mail de que a pendência foi aprovada.

-MLA0103, verificar para os usuários que geram a aprovação e para os aprovadores, se os campos “Envia e-mail”, “Recebe e-mail” e “E-mail HTML”, estão marcados. E se o campo E-mail, possui um endereço de e-mail válido.

Deve-se verificar também se há algum bloqueio na infraestrutura como firewall, antispam, etc.

Para as demais parametrizações do envio de E-mail poderá utilizar a FAQ 58107 Como é feita a utilização do envio de e-mail em Compras? FAQ 58183 – Quais programas de consultas podem ser informados no MLA0121?

Solução:

Segue abaixo os programas de consulta que podem ser relacionados no programa MLA0121 para cada documento.

Documento

Programa de Consulta

Descrição do Programa

1 – Solicitação de Compra – Item

lapcons\mlacons014.r

Itens da Requisição – CD1407A

lapcons\mlacons015.r

Itens da Requisição – CD1407B

lapcons\mlacons007.r Item – CC0504

lapcons\mlacons012.r Deposito – CE0804

2 – Solicitação de Compra – Total

lapcons\mlacons013.r Solicitação – CD1420

3 – Requisição de Estoque – Item

lapcons\mlacons014.r

Itens da Requisição – CD1407A

lapcons\mlacons015.r

Itens da Requisição – CD1407B

lapcons\mlacons007.r Item – CE0813

lapcons\mlacons012.r Deposito – CE0804

4 – Requisição de Estoque – Total

lapcons\mlacons013.r Solicitação – CD1420

5 – Cotação de Materiais

lapcons\mlacons007.r Item – CC0504

lapcons\mlacons010.r Parcela da Ordem – CC0511

lapcons\mlacons011.r Cotações – CC0506

lapcons\mlacons009.r Ordem – CC0505

6 – Pedido Compra – Item

lapcons\mlacons007.r Item – CC0504

lapcons\mlacons010.r Parcela da Ordem – CC0511

lapcons\mlacons008.r Pedido – CC0509

lapcons\mlacons009.r Ordem – CC0505

7 – Pedido Compra – Total

lapcons\mlacons008.r Pedido – CC0509

8 – Pedido Emergencial – Total

lapcons\mlacons008.r Pedido – CC0509

9 – Processo de Compra – Item -

-

10 – Processo de Compra – Total

-

-

13 – Contrato de Compras

lapcons\mlacons016.r Contrato – CN0601

lapcons\mlacons020.r

14 – Medição do Contrato

Preços dos Itens do Contrato – CN0610

lapcons\mlacons016.r Contrato – CN0601

lapcons\mlacons017.r Itens do Contrato – CN0602

lapcons\mlacons019.r Medições – CN0609

lapcons\mlacons021.r

Saldos Contrato/Item – CN0603

lapcons\mlacons022.r Movimentações – CN0606

16 – Evento do Contrato - Item lapcons\mlacons016.r Contrato – CN0601

lapcons\mlacons017.r Itens do Contrato – CN0602

lapcons\mlacons018.r Eventos – CN0604

lapcons\mlacons021.r

Saldos Contrato/Item – CN0603

lapcons\mlacons022.r Movimentações – CN0606

18 – Solicitação de Cotação – Itens da Requisição – lapcons\mlacons014.r Item CD1407A

19 – Pedido Emergencial Item

lapcons\mlacons007.r Item – CC0504

lapcons\mlacons010.r Parcela da Ordem – CC0511

lapcons\mlacons008.r Pedido – CC0509

lapcons\mlacons009.r Ordem – CC0505

20 – Solicitação de Serviço

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21 – Avaliação de Crédito

lapcons\mlapd1001.r

Pedido Venda – PD1001

24 – Documento do Contas a

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Pagar EM

25 – Antecipação do Contas a Pagar

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26 – Pagamento ExtraFornecedor EMS

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28 – Pagamento Título Normal EMS5

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