Mini Guia Excel

 

MNI GUIA EXCEL

MICROSOFT EXCEL

 La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación apli cación integrada en el entorno Windows cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de forma gráfica. Al respecto Rodríguez (1999:111),  sostiene que Microsoft Microsoft Excel:  La hoja de trabajo aparece como una cuadricula formada por filas y columnas. Las filas  son las líneas horizontales identificadas con números. números. ( F igura 1 ).

Fila 

F igura 1: F ila  Las columnas son las líneas verticales identificadas por letras. (Figura (Figura 2)

Columna 

F i gur gura a 2: Co C olum lumna na  La intersección de ambos elementos (Columna  –   Fila) se denomina celda y el grupo de celdas que forman un recuadro se denomina rango. ( F igura 3 )

Celda 

Rango 

F i g ur ura a 3: C eld lda a y Ra R ang ngo o de C elda ldas

 

F OR MATO MATOSS A LOS NÚME R OS Por medio de la ficha números: Seleccione una celda o un rango de celdas, y a continuación, haga clic en la pestaña número. Luego en la ficha número seleccione el formato de números que desea aplicar. (F igura 4) 

F ig igura ura 4: 4: F icha Núme Número L os ffor orma mato toss de númer númer os más más usados usados son: General: Éste formato admite enteros, decimales y números en forma exponencial. Número:  Contiene una serie de opciones que permiten visualizar los números negativos, especificar el separador de millares y el número de decimales. Moneda:  Permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario y la forma de visualizar los números negativos. Contabilidad:  Formato que permite alinear los símbolos de las monedas y comas decimales en una columna. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Se puede escoger entre diferentes formatos de fecha. Hora:  Contiene números que representan valores de horas. Permite seleccionar entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Formato que permite visualizar los números como porcentajes. Fracción: Este formato permite escoger entre varios formatos de fracción. Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Éste formato permite escoger el número de decimales.

 

Texto: Las celdas con formato de texto tratan como texto los números que se encuentran en las celdas. Especial:  Contiene algunos formatos especiales, como por ejemplo el código postal, el número de teléfono, etc. Personalizada: Permite crear un nuevo formato, indicando el código de formato.

 MOD  M ODEE L O D E F A C TU TURR A Se tiene una factura que refleja los gastos realizados por un Cliente, se desea asignar un descuento del 10% a las personas. Realice una hoja de cálculo atractiva para obtener el monto a pagar por cada artículo, subtotal, subtotal, descuento, IV IVA A y el total. ( F igura 5 ).

F i gur gura a 5: F actur ctura a G ast sto os de del C Clilieente 

PASOS:   •   Para calcular el monto a pagar para el primer producto en la celda E9 coloque =C9*D9. ( F igura 6 ) 

 

 

F i gur gura a 6: F actur ctura a C álculo M ont nto o del Pri Pr i mer A Arr tí culo  •  Seleccione la celda E9 y arrastre arrastre hasta la celda E15 para calcular el resto de los montos. ( F igura 7   ) 

F i gur gura a 7: F actura ctura C opi ar F ór mula 

F i gur ura a 8: F ac actura tura Cá C álculo m mont onto os rreesta stante ntess

 

•   Luego en la celda E18 para determinar el subtotal coloque la fórmula =SUMA(E9:E15) ( F igura 9 ) 

F i gura gur a 9: 9: F actur ctura a Calc Calculo ulo Subto Subtota tall •   Para determinar el descuento en la celda E19 coloque la fórmula = E18*10%y

100 )   presione la tecla Enter.(  Enter.( F igura 1

F i gura gur a 10: 10: F actur ctura a Uso Bo B otón tón F or ma de P ag o

•  Para el IVA colocamos el valor 0 en la celda E20. ( F ig igura ura 11 ) 

 

 

F i gur gura a 11: 11: Asigna A signació ciónn de del I VA   •   Para calcular el total se le resta al subtotal el descuento y se le suma el IV IVA. A. Coloca en la la celda E21 la fórmula =E18-E19+E20 =E18-E19+E20 ( F igura 12 12 

 

•

F i gur ura a 12: C álc álculo ulo d deel To Tota tall 

 

 ALL G UNA  A UN A DE D E L A S F UNC UN C I ONE S MÁ MÁSS USAD USA D A S E N E XCE XC E L FUNCIONES MAT MATEMÁTI EMÁTI CAS CAS::   Existen

muchas funciones matemáticas la mayoría son bastantes directas y están bien documentadas en la ayuda de Excel. Estas funciones pueden referirse a celdas, nombres, o simplemente, a, números .

FUNCIÓN 

SUMA 

SINTAXIS 

=SUMA(número1;número2;…)  

 

DESCRIPCIÓN  

EJEMPLOS 

Suma todos los números dentro de un rango de celdas. Los números son de 1 hasta 255.

STADÍ ADÍ ST STII CAS CAS::  Excel contiene contiene múltiples múltiples funciones funciones estadísticas estadísticas útiles para encuesta encuestadores dores y estadísticos. estadísticos.  FUNCIONES E ST EJEMPLOS  FUNCIÓN 

MAXIMO 

SINTAXIS 

=MAX(número1;número2;…)  

DESCRIPCIÓN  

Determina el máximo valor dentro de un rango de números.

MINIMO 

=MIN(número1;número2; …) 

Determina el mínimo valor dentro de un rango de números.

 

FUNCIONES E ST STADÍSTI ADÍSTI CAS CAS::  Excel contiene contiene múltiples múltiples funciones funciones estadísticas estadísticas útiles para encuestad encuestadores ores y estadísticos. estadísticos.  FUNCIÓN 

SINTAXIS  

DESCRIPCIÓN 

Cuenta el número de celdas de un rango que CONTAR  

CONTAR.SI 

=CONTAR(rango) 

=CONTAR.Si(rango ;“criterio”)  

contiene Hace referencianúmeros. a Distintos datos pero solo cuenta los números.

Cuenta el número de celdas que coinciden con la condición dentro del rango especificado.

=SUMAR.SI(rango; SUMAR.SI 

“criterio”;rango_su

Suma las celdas que cumplan con determinado criterio o condición.

ma) 

PROMEDIO 

=PROMEDIO(núme ro1;número2;…) 

Determina el promedio (media aritmética) dentro de un rango de celdas.

EJEMPLOS 

 

UNCII ONES DE B ÚS ÚSQ QUEDAS : Estas funciones se aplican a celdas que se especifican y devuelven una respuesta.   F UNC FUNCIÓN 

SINTAXIS 

DESCRIPCIÓN 

FUNCIONES LÓGI CAS CAS::  Excel utiliza utiliza funciones funciones que aplican aplican la lógica lógica 

BUSCARV O CONSULTAV 

=BUSCARV(valor_buscad o;matriz_buscar_en; Busca un valor en la indicador_columna_ordena  primera columna de la do) izquierda de una tabla y retorna el contenido de n O columnas a su derecha. =CONSULTAV(valor_bus cado;matriz_buscar_en; indicador_columna_ordena do) 

=INDICE(Matriz,numero_  de_fila,numero_de_column a) 

INDICE 

 

NOTA: algunas versiones de Excel usan la función Buscarv y las nuevas versiones usan Consultav.

Devuelve un valor o referencia de la celda en la intersección de una fila y columna en  particular, en un rango especifico.

EJEMPLOS 

 

FUNCIÓN 

SINTAXIS 

DESCRIPCIÓN  

Comprueba si se cumple =SI(prueba_lógica_valor_si  _verdadero;valor_si_ falso) 

SI 

=Y(valor_lógico1;valor_lógi co2....) 

Y 

 

una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.

Comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS y devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADEROS.

EJEMPLOS 

 

GRÁFICOS    En una hoja de cálculo un gráfico vie viene ne a ser la representación gráfica de los datos que facilita su interpretación.   Los gráficos se pueden insertar en una hoja normal como cualquier otro objeto o en una hoja exclusiva para gráfico donde no existen celdas y ningún otro tipo de objeto. 

E j emplo 1: 1:   La

siguiente tabla contiene un listado de alumnos con las notas  parciales y definitivas correspondientes a una asignatura. Realice un gráfico que muestre los nombres de los alumnos con sus respectivas notas definitivas. ( Figura Figura 13 )

F i gur ura a 13: R esume sumen N No otas tas de de A lumno lumnoss 

PASO PAS OS PPARA ARA CR E AR UN GRÁF I CO CO::   •  Seleccione el rango de los nombre. ( F igura ig ura 14 ) 

F i gur ura a 14: Selecci Selecció ón Ra R ango No N ombr e del Alum A lumno no 

 

•   Presione la tecla CTRL y manténgala presionada mientras selecciona el rango de las notas definitivas. ( F igura 15 ) 

F i gura gur a 15: SSeelección lección R ango N otas De D ef i ni nitiva tivass  •   Haga clic sobre la pestaña Insertar, y en la sección gráficos escoja el e l gráfico que desea aplicar. (ejemplo gráfico de columnas) ( Figura Figura 16)  

F i gura gur a 16 16:: Secc Seccii ón Gr G r áfifico coss  •   Haga clic sobre el botón columnas en la sec sección ción gráficos y luego l uego se seleccione leccione el uno de los modelos de gráficos en columna. ( F igura 17   ) 

 

 

F i gura gur a 17 17:: Op Opcion cionees Fi F i ch cha a G r áfifico coss  •

   Después que el gráfico se incrusta en la hoja de cálculo puede cambiar el estilo, diseño, tipo de fuente, tamaño, color, cambiar el tipo de gráfico, moverlo a otra ubicación etc., a través de las secciones que se encuentran en la banda de opciones. ( F igura 18 ) 

F i gura gur a 18: F i cha D i seño seño ( H er r ami ent nta as p pa ar a G r áfifico cos) s)  •  Una vez que ha elegido todos los aspectos deseados puede mover el gráfico a otra parte de la misma hoja o a otra ubicación.( F igura 19 ) 

 

 

F i gura gur a 19: 19: E j emplo Grá Gr áfi co de B ar r as (A ( A lumno lumnoss con con sus R esp speecti cti vas vas N No otas tas Definitivas)  •   Para cambiar el gráfico a una hoja exclusiva para gráficos haga clic sobre el botón mover gráfico ubicación. ( F igura 2 200 ) 

F i gura gur a 20: B otón tón Mo M ove verr a otra Ubi Ubi cación cación  •   En la ventana de diálogo seleccione la opción en hoja nueva y presione el botón aceptar. ( F igura 2 211 ) 

F igura ig ura 21: 21: F icha Move Mover G ráfico  •   Al finalizar el gráfico queda de la siguiente forma en la hoja gráfico1. ( F igura 22 ) 

 

 

F igura ig ura 22: 22: H oja Grá Gr áfifico co 1  E j emplo 2:   La

siguiente tabla contiene el porcentaje de alumnos aprobados y el  porcentaje de alumnos reprobados. Realice un gráfico que muestre ambos  porcentajes. ( F igura ig ura 23 ) 

F i gura ur a 23: R esumen sumen d dee A lumnos lumnos Ap A pr obad obados os y R epr obado ados 

PASOS:   •  Seleccione el rango de datos. ( F igura 24 ) 

F i gura gur a 24: Sele Selección cción d dee R angos

•   Haga clic sobre la pestaña Insertar, y en la sección gráficos escoja el botón circular. •  Seleccione uno de los modelos de gráficos circulares. ( F igura 25 ) 

 

 

F i gura gur a 25 25:: F icha Opcio Opcione ness Gr G r áfifico co C ircu ir cula lar  r   •   Después que el gráfico es insertado en la hoja de ccálculo álculo se pueden re realizar alizar cambios sobre el mismo por medio de las secciones que se encuentra ubicadas en la banda de opciones. ( F igura 2 266 ) 

F i gura gur a 26: E j emplo de G r áfifico co C i r cular cular ( A lumno lumnoss Ap A pr obados y Alum A lumno noss R epr prob obad ados) os)  

 

FILTROS   Un filtro es una orden que damos a Excel para que extraiga de una lista de datos, aquellos que cumplan una o unas condiciones determinadas. El filtro oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar. 

E j emplo:   El

siguiente cuadro muestra las notas parciales y definitivas obtenidas  por los alumnos en una asignatura. ( F igura 27   )

F i gur ura a 27: L i stad stado de A lumno lumnoss con con sus N No otas tas •   Realice un filtro que muestre aquellos alumnos que aprobaron la asignatura.  •  Seleccione el rango de los campos del cuadro. ( F igura 28 ). 

F i gura gur a 28: Sele Selección de Á r ea par a A plilica carr F i lt ltrr os  •  Coloque el cursor del ratón en la sección modificar. ( F igura 29 ) 

 

 

F i gura gur a 29: SSeecc ccii ón Modi Modi fifica car  r   •   Haga clic sobre el botón ordenar y filtrar. ( F igura 3 300 ) 

F i gura gur a 30: B otón Ordena Ordenarr y F i lt ltrr ar   •  Seleccione la opción filtro. ( F igura 3 311 ) luego en la tabla aparecen flechas en cada campo de la misma donde se podrán aplicar condiciones para filtrar los registros de la misma. ( F igura 3 322 ) 

F i gura gur a 31: SSeelecc leccii ón Opció Opciónn F i lt ltrr o 

F igura 3322: F ilt iltro ross 

 

•   Haga clic sobre la flecha definitiva •   Luego escoja la opción filtros de números y haga clic sobre la opción mayor o igual que.( F igura 33 ).

F i gura gur a 33: O Op pciones ciones de del Menú F i lt ltrr os  •   En la ventana autofiltro personalizado coloque mayor o igual que 4,5 para así filtrar las notas aprobadas y luego presione el botón aceptar. ( F igura 34 ) 

F i gura gur a 34: F i lt ltrr o A lumno lumnoss Ap A pr obados en en la A signat si gnatur ura a  •   Al final se obtiene el siguiente cuadro que muestra los alumnos que aprobaron la asignatura, el resto de los alumnos están ocultos por no cumplir con la condición o criterio. ( F igura 35 ) 

 

F i gura gur a 35: 35: E j emplos los de de F i lt ltrr o Alumno Alumnos que que A pr obar on la Asignat Asi gnatur ura a 

 

Se puede filtrar por más de una condición o criterio. •   Realice un filtro que muestre los alumnos que reprobaron todos los  parciales. 

PASOS:   •   Marque los filtros como se explicó en el ejercicio anterior. (Pasos del 1 al 4). ( F igura 36 ) 

F i gura gur a 36: Se Sele lecc ccii ón Á r ea F i lt ltrr os  •   Haga clic en la flecha parcial 1. •   Luego escoja la opción filtros de números y haga clic sobre la opción menor que. ( F igura 37   ).

 

 

F i gura gur a 37 37:: M enú Opcion Opcionees Fi F i lt ltrr os  •   En la ventana autofiltro personalizado coloque menor que 4,5 para así filtrar las notas reprobadas y luego presione el botón aceptar. ( F igura 3 388 ) 

F i gura gur a 38: F i lt ltrr o A lumno lumnoss Re R epr obados en en el el Pa P ar cial 1  •   Repita los pasos del 2 al 4 tanto para la flecha del filtros parcial 2 y parcial 3 respectivamente.  •   Al finalizar el cuadro quedará de la siguiente manera. ( F igura 3 399 ) 

F i gura ur a 39: 39: E j emplo de de F i ltros Alum A lumno noss R epr obados en en tod todos los Parci Parcia ale less 

 

ORDE NA NARR ALF ABÉ T I CA CAMENTE  MENTE    Permite ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente. desce ndente. 

E j emplo:  Dado el siguiente listado de productos ordene en forma ascendente el listadode productos a trasvés del código. ( F igura 40 ) 

PASOS:   •  Seleccione el rango de los códigos.( F igura 41 ) 

F i gura gur a 40: 40: L i st sta ado de de P r oducto uctos

F i gura gur a 41: Sele Selección cción d deel Ra R ango Có C ódi go

 

 

42 )  •  Coloque el cursor del d el ratón en la sección modificar. modificar. ( F igura 42

F ig igura ura 42: 42: F i ch cha a Modif Modifica icarr •   Haga clic sobre el botón ordenar ordenar y filtrar. filtrar. ( F igura 43 43 ) 

F i gur gura a 43: 43: B otón Ordena Ordenarr y F i ltr ltr ar 444 )  •   Escoja la opción ordenar de A a Z ( F igura 4

F i gur ura a 44: Selección Selección Opci Opci ón Ord Or den Asce Ascend ndeente  •   Al final el cuadro queda ordenado ordenado alfabéticamente en orden ascendentemente por el código. ( F igura 4 455 ) 

 

 

F i gur ura a 45: L i stado stado de Pr Prod oducto uctoss Or Or denados nados Alf Alfab abéétiticam cameente eenn O Orr den Asce A scende ndente nte

F ORMATO CO CONDI NDI CI ONAL Como su nombre lo indica, son formatos de (fuentes, bordes y tramas) que se le dan a las las celdas y dependen de una condición.Un formato cond condicional icional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición.    Para seleccionar este tipo de formato se deben seguir los siguientes pasos:   •  Seleccione la celda, a la cual se aplicará el formato condicional.   •  Coloque el cursor del mouse sobre la sección estilos y haga clic, luego  seleccione la opción formato condicional y haga clic. 

 

• Se colocan las condiciones de acuerdo al caso.   •  Se coloca el formato que se quiere aplicar si es condición resuelta cierta.  •   Puede agregar otra condición, eliminar o cancelar una condición.   •   Al finalizar presione el botón aceptar para aplicar el formato condicional a la celda especificada.  

E j emplo lo::  Dato el

siguiente cuadro donde se registran las notas de una serie de alumnos, se desea aplicar un formato condicional de manera que las notas aprobadas sean resaltadas en color azul y las reprobadas en color rojo. ( Figura

46 ) 

 

 

F i gura gur a 46: L i st sta ado de A lum lumno noss 

PASO PAS OS A SEG UI R:   •  Seleccione el rango de datos. ( F igura 47   ) 

F i gura gur a 47: R ango Sele Seleccion cciona ado  •  Coloque el cursor del ratón en la sección Estilos. ( F igura 48 ) 

F i gura gur a 48 48:: Se Secc ccii ón E sti sti lo loss  •   Haga clic sobre la Opción Formato Condicional. (F igura 49 ) 

 

 

F i gura gur a 49: B otón F or mato C ondi ndi cional cional  • 

Seleccione la Opción Administrar Reglas. (Figura 50)

F i gura gur a 50: 50: Opcione Opcioness Me M enú F or mato Condi Condi cional cional  •   Presione el botón nueva regla. ( F igura 51 ) 

F i gura gur a 51: 51: F i cha A dmi nist ni strr ador de Re R eglas de de F or matos Co C ondi ndi cionale cionaless 

 

•   Haga clic sobre la opción aplicar formato únicamente a las celdas que contengan. ( F igura 52 ) 

F i gura gur a 52: F i cha N ueva ueva R egla de de F or mato 

•   En el área editar una descripción para la regla escoger e scoger la opció opción n “es mayor o igual que” y coloque el número 4,5 en el recuadro como se muestra en la ( F igura 53 ). Luego haga clic sobre el botón formato. 

F i gura ur a 53: A plica li caci ció ón de de R eglas las de de F or mato C ondi ndi cio ci ona nall 

 

•   En la ventana formato de celda haga clic sobre la opción color y seleccione el color azul. Luego haga clic en el botón aceptar. ( F igura 5 544 ) 

F i gur ura a 54: F or mato de C eld lda as  •   Para resaltar los números de color rojo. Vuelva a repetir los pasos desde el 5 hasta el 8.

NOTA .

En el paso 7 escoja la opción “menor que” en lugar de la opción “es mayor o igual que” y en el paso 8 seleccione el color rojo en vez del color azul. 

• 

Al final presione el botón aplicar y el botón aceptar respectivamente. (Figura 55)

 

 

F i gura gur a 55: E j emplo de A plica li caci ció ón de de F or mato C ondi ndi cio ci onal nal

VALIDACIONES  Evita la entrada de datos no validos en una celda. 

E j emplo: Dado  Dado

el siguiente cuadro de notas valide las celdas de manera que las notas permitidas estén comprendidas entre 0 y 10. ( F igura 5 566 )

F i gur ura a 56: 56: L i stad stado de de A lumno lumnoss con con sus No N otas tas R esp speecti cti vas vas 

PASO PAS O A SE SE GUI R:   •  Seleccione el rango de datos. ( F igura 57   ) 

 

 

F i gura gur a 57: Sele Selección de R ango  •  Seleccione la pestaña Datos. Luego en la ficha Herramientas de Datos haga clic en la Opción Validación de Datos. ( F igura 58 )  •   Luego en la ventana Validación de Datos a nivel del área criterio de validación seleccione la opción número entero y en el área datos escoja la opción entre. 

F i gura gur a 58: F i cha V alilid dación de de D atos tos  •   Luego coloque como valor mínimo 0 y como valor máximo 10. ( F igura 5 599 ) 

 

 

F i gura gur a 59: V alid li daci ció ón de de D atos tos Ente E nterr os con con rra ango entr entree 0 y 10  •  Transcriba un mensaje de error y/o mensaje de entrada dependiendo de la validación que se va a realizar. El mensaje de entrada aparecerá cada vez que se posicione el cursor del ratón sobre el área de datos validada. Y el mensaje de error aparecerá cuando se introduzcan datos erróneos o cifras no permitidas en el rango de datos validado. ( F igura 60 ) 

F i gura ur a 60: M ensa nsajj e V alid li daci ció ón d dee D atos tos  •   Al final haga clic sobre el botón aceptar. 

La figura 61  muestra

un ejemplo donde se introduce un valor que no está comprendido entre el rango de datos permitidos. La ventana emite un mensaje de error de acuerdo a la validación realizada.

 

 

F i gura ur a 61: E j emplo V alid li daci ció ón de de D atos tos E nter nter os con con RRa ang ngo o entre 0 y 10 

 

B OTO TONE NE S DE CO CONTROL NTROL  Las hojas de cálculos contienen botones que las hacen más atractivas y de fácil uso la manipulación de los datos contenidos en las mismas.  Para acceder a los botones de control haga ha ga clic la pestaña programador, programador, ( F igura

62 62 )

63 ) a continuación luego en la sección controles haga clic sobre el botón insertar, ( F igura 63 continua ción 64 )   se desplegarán una serie de botones para el control de formularios. ( F igura 64

F i gur gura a 62: Se S ecc ccii ón Contr Contr oles les

F i gur gura a 63: 63: B otón I nse nserr tar  

F i gur gura a 64: 64: B otone toness C Co ont ntrr oles les de de F or mular ular i o  E j emplo 1:   Dado

un listado de artículos realice una hoja de cálculo que permita

 seleccionar un artículo y rápidamente mostrar su descripción y precio unitario. ( Figura Figura

65 ) 

F i gur ura a 65: L i stad stado de P r oductos uctos

 

  PASOS:   •   Haga clic sobre el botón cuadro combinado

de la lista de botones. 

•  Traz Traza a un rectángulo en la celda B1. ( F igura 6 666 )  Cuadro Combinado 

F i gura gur a 66: C ombi na nad do •   Luego haga clic sobre el cuadro cuadro combinado y presione el botón izquierdo del ratón  y seleccione la opción formato de control. ( F igura -1 ) 

F i g ur ura a 66-1: 66-1: C uad uadr o Comb Combi nad nado Opci Opción ón Forma F ormato to de C ontrol

 

  Botón Rango de Entrada

F i gura gur a 67: F i cha F or mato de C ontr ntr ol •   En la Ficha formato de control ( Figura Figura entrada ( Figura Figura

68 )

67   )

haga clic sobre el botón rango de

y luego con ayuda del ratón seleccione el rango de los

códigos. Después vuelva hacer clic sobre el botón rango de entrada.  

Botón rango de entrada 

F i gur gura a 68: Asi A signación gnación de de R ango de de E ntr ntr ada

•   En el área vincular con la celda coloque la celda B1. En esta celda se va reflejar la  posición que ocupa el elemento en la lista. Se coloca debajo del cuadro combinado  para ocultar su valor porque será sólo una referencia referencia para hacer la búsqueda. ( F igura 69 69 )

 

  Celda a Vincular  

F i gur gura a 69: 69: C onfi nfigur gura ación Cuadr Cuadr o Comb Combi nad nado (Vincula (Vi ncularr co conn la Celd Celda)   •   En la opción líneas verticales se coloca la cantidad de elementos que se van a reflejar en el momento de acceder al cuadro combinado, el resto de la lista se despliega con ayuda de las flechas de desplazamiento. •   Después de introducir los datos y hacer todos las modificaciones necesarias haga clic en el botón aceptar. aceptar.  •   Haga clic fuera del cuadro combinado y luego haga clic sobre la flecha del cuadro

70 )  combinado para que se desplieguen los códigos. ( F igura 70

F i g ur ura a 70: C uad uadrr o C ombi na nad do Despli Desplieeg ue de C ódi gos  •   Para realizar la búsqueda de la descripción y el precio unitario se debe d ebe utilizar la  función índice. 

 

 La func  función ión índice índice devuelve un valor o referencia referencia en la intersección intersección de una fila y columna en particular, particular, en un rango especificado.   Sintaxis = INDICE(rango; número de fila, número de columna)  Si se omite el número de fila requiere que se coloque número de columna e igual si se omite el número de columna requiere requiere colocar número de fila.    Para calcular la

descripción  coloque coloque

en la celda celda B2 =INDICE(B6:B14;B1) donde

 B6:B14 es el rango de las descripciones y B1 es la celda con que se vinculó el cuadro combinado. ( F igura 71 71 )   Para

realizar la

búsqueda

del

 p  prr ecio unita unitari o

coloque

en

la

celda

B3

=INDICE(C6:C14;B1) donde C6:C14 representa el rango de los precios unitarios y B1 es

71 )  la celda con que se vinculó el cuadro combinado. ( F igura 71

F i gura gur a 71: 71: F unc unci ón Í nd ndii ce R ango Precio Precio Unitar Unitar io 

F i gur gura a 70: 70: F unci unci ón Í ndi ndi ce R ango D esc scrr i pción 

 

E j emplo 2:

Se tiene una factura que refleja los gastos realizados por un Cliente, se desea

asignar un descuento del 5% a las personas cuya forma de pago es al contado. Realice una

72 )  hoja de cálculo atractiva utilizando botones de opción y cuadro de grupo. ( F igura 72

F ig igura ura 72: 72: F actura ctura

PASOS:   •   Para calcular el monto a pagar para el primer producto en la celda E9 coloque

733 )  =C9*D9. ( F igura 7

F i gur gura a 73: F actur ctura a C álculo M onto del Pr Prii mer A Arr tí culo 

 

Seleccione la celda E9 y arrastre hasta la celda E15 para calcular el resto de los montos. 74 )  ( F igura 74

F i gura gur a 74: 74: F actura ctura Cop Copi ar F ór mula  •   Luego en la celda E18 para determinar el subtotal coloque la fórmula

755 )  =SUMA(E9:E15) ( F igura 7

F i gura gur a 75: 75: F act ctur ura a Calc Calculo ulo Subto Subtota tall 

 

  •   Para insertar el cuadro de grupo haga clic en la pestaña programador, programador, luego haga clic en el botón insertar de la sección controles y seleccione el botón cuadro de  grupo.  •  Trace un cuadro de grupo en la factura coloque el nombre de forma de pago.

76 )  ( F igura 76

F i gura gur a 76: F actur ctura a Uso B otón tón F or ma de P ago  •   Haga clic en el botón de opción y trace dos botones de opción dentro del cuadro de

77   grupo. Coloque los nombres contado y crédito. ( F igura 77   )  •  Seleccione uno de los botones de opción y presione el botón izquierdo del ratón y

77  7  escoja la opción formato de control. ( F igura 7  )

Botón de Opción 

F i gur gura a 77: F actur ctura a Uso B otón Op Opción ción

 

•   En la ficha formato de objeto ( Figura Figura

77   )

coloque una celda para vincular. vincular. Se

recomienda que la celda este lejos de la factura para luego ocultarla, la misma solo

78 )   servirá de referencia. referencia. En éste ejemplo se selecciona la celda F19. ( F igura 78

F i gura gur a 78: 78: F i cha F or mato d dee Obj Obj eto Vi Vincula ncularr C elda lda 

F i gura gur a 79: 79: F i cha F or mato d dee Obj Obj eto Vi Vincula ncularr C elda lda  •   Al hacer clic sobre el botón de opción contado aparece en la celda F19 el valor 1 y al seleccionar la opción crédito aparece el valor 2. Lo que indica que cuando el cliente paga al contado aparece el valor 1 y si la compra es a crédito aparece el valor 2. ( F igura 80 80 ) 

 

•   Para aplicar el descuento se debe utilizar la F unc unción =Si =Si()()  Esta función comprueba si se cumple una condición. Si ésta se cumple, da d a como resultado VERDADERO. Si la condición con dición no se cumple, da como co mo resultado FALSO. FALSO. 

 Sint  Si nta axis xi s = Si(Condición;Verdadero;Falso)    En la celda E19 coloque =SI(F19=1;E18*10%;0) esto significa que si la compra es al contado se asigna un descuento del 10% sino se le asigna 0 descuento.  

F i g ur ura a 80: C alculo d deel De D escuento scuento Uso de de la FFunci unció ón Si  Si   •   Para calcular el total se le resta al subtotal el descuento y se le suma el IV IVA. A.

81 )  Coloca en la la celda E21 la fórmula =E18-E19+E20 =E18-E19+E20 ( F igura 81

F i gur a 81: C Cá álculo del Tot Total al

Realizado por: Lic. Lisbeth del Carmen Fuentes León