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República Bolivariana de Ve Venezuela nezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mario! Escuela de Ingenier"a #ivil E$tensión Barcelona

Microso%t Pro&ect Pro%esora'   Bac(illeres' )nn* )lbornoz

+uis ,- ,ernandez .- #-I-' /0-102-234 Patricio- ,errer #-I-' /5-2/6-671 8ionan- Rivas #-I-' /0-376-624  9orel*s- Boada #-I' /0-765-:16 ;orge- uez #-I-' //-700-223 //-700-223

)gosto? /520

In%or@=tica ASección #B-

 

ndice Introducci Intro ducción----ón--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4 Pasos b=sicos para la plani%icación * el segui@iento segui@iento de un pro*ecto con Microso%t Pro&ect---Pro&ect-- --11 2-A Elabo Elaborar rar un plan plan'------------'-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1 --------1 /-A#ontrolar /-A#ontrol ar * ad@in ad@inistr istrar ar un pro* pro*ecto----ecto---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------20 ------20 4-A #errar un pro* pro*ecto---ecto------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ /5 Craba&o Cra ba&o con pro* pro*ectos ectos @últ @últiple iples-----------s--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------/2 ----/2 Personalización de Microso%t Pro&ect-------------------------------------------------------------------------------------/0 #onclusió #oncl usión---------n----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4/ Bibliogra Bibl iogra%"a----%"a--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------44 44

Introducción

 

Microso%t Pro&ect es un progra@a para creación? segui@iento * gestión de  pro*ectos? a los >ue se puede dar segui@iento por @edio de diagra@as de 8antt? calendarios o diagra@as PERCPro&ect es una (erra@ienta >ue se puede aplicar en cual>uier =rea en donde se traba&e por planeación de pro*ectos? es decir? en casi todo- Estas =reas pueden ser el ra@o de la construcción? ra@o industrial? co@ercial * en general todas las e@presas  públicas o privadas >ue >uieran @e&orar la organización * gestión de sus pro*ectosEn Pro&ect ta@bién se podr= controlar los recursos asignados a cada tarea o actividad relacionada con el pro*ecto * (acer c=lculos de rutas cr"ticas para opti@izar  tie@po * recursos- En lo personal? creo >ue es una @u* buena idea utilizar este  progra@a *a >ue ade@=s de las venta&as técnicas >ue o%rece es una @anera de crear  una nueva cultura de planeación * segui@iento en las actividades de las e@presas- +a últi@a versión de Pro&ect es la /524? >ue salió con algunas @e&oras signi%icativas >ue %acilitan aún @=s el traba&o en la gestión de pro*ectosEl so%tDare Microso%t %%ice Pro&ect en todas sus versiones Fla versión /524 es la @=s reciente a %ebrero de /524G es útil para la gestión de pro*ectos? aplicando  procedi@ientos descritos en el PMBoH FPro&ect Manage@ent Bod* o% HnoDledgeG del Pro&ect Manage@ent Institute-

Pasos b=sicos para la plani%icación * el segui@iento de un  pro*ecto con Microso%t Pro&ect

 

+oss paso +o pasoss >u >uee se co co@e @ent ntan an pu pued eden en se serv rvir ir de a* a*ud udaa pa para ra re real aliz izar ar la  plani%icación * el segui@iento de un pro*ecto con el Microso%t Pro&ect cu@pliendo los est=ndares aceptados de la @etodolog"a de gestión de pro*ectos-

2-A Elaborar un plan' 1.1 Definir un proyecto )ntes de elaborar un pro*ecto? debe decidir en >ué va a consistir e$acta@ente? cu=l ser= su alcance F=@bito' co@binación de todos los ob&etivos * las tareas del  pro*ecto * el traba&o necesario para llevarlos a cabo-G * >ué espera alcanzar con el  pro*ecto•

#o@enzar un pro*ecto-A urante la %ase de planeación de los pro*ectos >ue se  prolongan en el tie@po o i@plican a un gran nú@ero de personas? es

i@portante de%inir' 2- los los oob& b&et etiv ivos os?? /- los los ssup upue uest stos os * 4- las li@ li@ita itacion ciones es del pro* pro*ect ectoo +as li@itaciones en un pro*ecto son %actores >ue probable@ente coartar=n las opciones de un &e%e de pro*ecto- 9or@al@ente las tres li@itaciones principales son' 

Programación' Fprogra@ación' @edición del tie@po * secuencia de las tareas dentro de un pro*ecto- Una progra@ación se co@pone principal@ente de tareas? dependencias entre tareas? duraciones? deli@itaciones e in%or@ación del pro*ecto en %unción del tie@po-G? co@o una %ec(a de %inalización o una %ec(a l"@ite en uno de los (itos F(ito' punto de re%erencia >ue @arca un evento i@portante en un pro*ecto * se utiliza para controlar el progreso del pro*ectoCoda Co da tarea con una duración cero se @uestr @uestraa auto@=tica@ente auto@=tica@ente co@o (itoCa@bién puede @arcar cual>uier otra tarea de cual>uier duración co@o



(ito-G Principales' Recursos Frecursos' personas? e>uipa@iento * @aterial >ue se utilizan para co@pletar las tareas de un pro*ecto-G? co@o un presupuesto Fpresupuesto'

 

costo esti@ado de un pro*ecto >ue se establece en Pro&ect con el plan 

 previsto-GPrede%inidoÁmbito F=@bito' co@binación de todos los ob&etivos * las tareas del pro*ecto * el traba&o traba&o necesario para llevarlos llevarlos a cabo-G? por e&e@plo? el re>uisito de >ue

•

se desarrollen @odelos delanproducto#o@e #o @enz nzar ar a tres el elab abor orar ar el pl plan de un pr pro* o*ec ectoto-AA Cra rass la %a %ase se in inic icia iall de  planeación? puede crear un arc(ivo de pro*ecto? especi%icar los datos  preli@inares del pro*ecto * ad&untar los docu@entos del d el plan al arc(ivoPara crear un plan de pro*ecto? (a* >ue introducir los tipos siguientes de

in%or@ación de @anera >ue Pro&ect pueda calcular la progra@ación? costos * carga de traba&o de los recursos' 2/410-

Careas uración #ostes Recursos e epen pende denci ncias as eent ntre re tare tareas as

•

e%inir los resultados del pro*ecto-A Una vez deter@inados los ob&etivos del  pro*ecto? de%ina el producto o servicios >ue cu@pla esos ob&etivos- +os resultados @ateriales >ue se deben entregar son tangibles * veri%icables-

1.2. Planear las actividades del proyecto #uando (a*a de%inido en >ué consiste el pro*ecto *? para asegurarse de >ue el  pro*ecto tendr= resultados satis%actorios? deber= analizar las principales actividades i@plicadas- Muc(os pro*ectos %racasan debido a >ue el &e%e de pro*ecto no considera a tie@po el alcance del traba&o >ue i@plica la creación de un pro*ecto-

 

•

e%inir %ases * tareas-A Una vez >ue (a*a deter@inado el traba&o >ue i@plica

el pro*ecto? puede organizarlo en' 2- (itos/- %ases 4- tare tareas? as? e iinte ntegrar grarlos los eenn un plan plan de pro* pro*ect ectooUna vez introducidas las tareas en la lista de tareas? se organizan * agregue una estructura al pro*ecto aplicando es>ue@as- Jstos pueden utilizarse para @ostrar u ocultar tareas? o bien para @ostrar la relación entre ellas+os es>ue@as se aplican a las tareas >ue co@partan caracter"sticas o >ue va*an a co@pletarse en el @is@o intervalo te@poral en una tarea de resu@en Ftarea de resu@en' tarea >ue se co@pone de subtareas * >ue las resu@e- Se utiliza el es>ue@ es> ue@aa par paraa cr crear ear ta tarea reass de re resu@ su@en en-- Pr Pro& o&ec ectt de dete ter@ r@in inaa au auto to@= @=ti tica ca@e @ent ntee la in%or@ación in%or@ ación de la tarea de resu@en Fpor e&e@plo? la duración * el costeG @ediant @ediantee la utilización de in%or@ación procedente de las subtareas-G- Ca@bién puede utilizar las tareas de resu@en para @ostrar las %ases principales * las secundarias del pro*ecto+as tareas de resu@en @uestran un resu@en de los datos de las subtareas Fsubtarea' es una tarea >ue %or@a parte de una tarea de resu@en- +a in%or@ación de la subtarea est= consolidada dentro de la tarea de resu@en- Puede utilizar la %unción de es>ue@a de Pro&ect para designar subtareasG >ue son las tareas agrupadas dentro de ellas- Se  pueden sangrar las tareas tantos niveles co@o sea necesario para re%le&ar la organización del pro*ecto•

Mostrar la organización del pro*ecto-A espués de per%ilar las tareas? puede @ostrar asi@is@o la estructura del pro*ecto @ediante códigos de estructura de desco@posición del traba&o FECG integrados o personalizados? o @ediante códigos de es>ue@a+os códigos EC Festructura de desco@posición del traba&oG EC' Estructura

detallada del traba&o? Estructura &er=r>uica >ue se utiliza para organizar tareas de cara a generar in%or@es de progra@aciones * realizar un segui@iento de los costos-

 

#on Pro&ect se puede representar la estructura detallada del traba&o @ediante la utilización de identi%icadores de tareas o @ediante la asignación de códigos EC  personalizados a cada tarea- Son al%anu@éricos a l%anu@éricos e identi%ican la ubicación e$clusiva de cada tarea en la estructura de es>ue@a del pro*ecto- Pueden utilizarse para generar  in%or@es de la progra@ación * llevar un segui@iento de los costosTipos de códigos EDT

uier red >ue proporcione servicios si@ilares a los  proporcionados por Internet dentro de una organización- +a intranet de una organización puede estar o no conectada a Internet * es posible >ue su in%or@ación se distribu*a sólo dentro de la co@pa"a-G  bien del Korld Kide Keb creando (iperv"nculos Fparte de un te$to >ue se distingue por el color * >ue contiene un

 

v"nculo a otro arc(ivo o ubicación dentro de un arc(ivo- )l (acer clic en el (iperv"nculo? un e$plorador de Keb busca * @uestra el docu@ento asociado al (iperv"nculo-G-

"areas con fases temporales #campos$ ) continuación se enu@eran los ca@pos de tareas con %ases te@porales- Una %ase te@poral' es in%or@ación sobre tareas? recursos o asignaciones distribuida en el transcurso del tie@po- Puede revisarse la in%or@ación de %ase te@poral en cual>uier   per"odo de tie@po disponible en los ca@pos situados en el lado derec(o de d e las vistas Uso de tareas * Uso de recursos-GUn ca@po es una ubicación en una (o&a? un %or@ulario o un gr=%ico >ue contiene un deter@inado tipo de in%or@ación acerca de una tarea? un recurso o una asignación %&' #campos$ #campos$.( .(  +os +os ca@po ca@poss LV# LV# Fp Fporc orcen enta ta&e &e de va vari riaci ación ón de costo costoGG @uestran la relación entre la variación de costo FV#G * el costo presupuestado del tr traba aba&o &o re real aliz izad adoo F#PCR F#PCRG? G? e$ e$pre presa sada da co@o co@o un po porce rcent nta& a&ee- Indic Indicaa la variación entre lo >ue deber"a (aber costado * lo >ue (a costado real@ente conseguir el nivel de %inalización actual (asta la %ec(a de estado o la %ec(a actualEl LV# es el porcenta& porcenta&ee de la variación de costo FV#G dividido por el #PCR  Fcosto presupuestado del traba&o realizadoG- Se calcula el LV# de una tarea de la siguiente @anera'  LV#  NF#PCR A #RCRG O #PCR Q 255 

#osto aG  bG cG dG eG %G

#o #ost stoo acu@ acu@ul ulad adoo Fca Fca@p @posG osG #osto %i&o Fca@posG #osto %i&o real Fca@po de ttareas areas con %ases %ases te@poral te@poralesG esG #o #ost stoo prev previs isto to F# F#PG PG #o #ost stoo re real al F# F#RG RG #PC #PCP P #oste #oste presup presupuest uestado ado de dell tra traba& ba&oo prog progra@ ra@ado ado

 

gG #PCR #oste presupu presupuestado estado del traba&o traba&o realiza realizado do (G #R #RCR CR -A-A #ost #ostee Real del del tra traba& ba&oo real realiza izado do



IR' Fca@posG-A +os ca@po IR# F"ndice de rendi@iento de costosG @uestran la relación entre los costos presupuestados Fo previstosG del traba&o realizado * los costos reales de dic(o traba&o? (asta la %ec(a de estado del pro*ecto o la %ec(a actual- +a versión de %ase te@poral de este ca@po @uestra los valores distribuidos en el tie@po-



IRP  Fca@posG-A El ca@po IRP F"ndice de rendi@iento de la progra@aciónG @uestra la relación entre el costo presupuestado del traba&o realizado * el costo presupuestado del traba&o progra@ado F#PCRO#PCPG- El ca@po IRP se utiliza a @enudo para esti@ar la %ec(a de %inalización del pro*ecto- +a versión de %ase te@poral de este ca@po @uestra los valores distribuidos en el tie@po-

aG  bG cG dG eG %G gG (G iG  &G G lG

Por Porce cent nta& a&ee FLG cco@ o@pl plet etad adoo Porcenta&e FLG co@pletado acu@ulado Fca@po de tare tareas as con %ases te@poralesG Po Porc rcen entta& a&ee V VP P So Sobr brea easi sign gnac ació iónn Craba&o Crab Craba& a&oo ac acu@ u@ul ulad adoo Crab Craba& a&oo ddee (o (oras ras e$tra e$tra Crab Craba& a&oo no nor@ r@al al Crab aba& a&oo ppre revi vist stoo Craba&o real Crab Craba& a&oo rea reall de (ora (orass e$tra e$tra V# V#-- A Vari riaci ación ón del del #ost #ostee

•

#rear interrelaciones interrelaciones entre pro*ectos-A pro*ectos-A Mediante Mediante la creación creación de dependencias entre tareas de di%erentes pro*ectos? puede evaluar los e%ectos >ue ciertos ca@bios o actividades producir=n en otros pro*ectos-

 

1.). Planificar y ad*uirir recursos En esta %ase del proceso de plani%icación del pro*ecto? *a se (a identi%icado el alcance del pro*ecto? creado la lista de tareas * esti@ado la duración de las @is@as•

Esti@ar las necesidades de los recursos-A a se (an identi%icado el alcance del  pro*ecto? la lista de tareas * esti@ado las duraciones de las @is@as- Puede usarse esta in%or@ación para realizar esti@aciones preli@inares? identi%icar los re>uisitos e iniciar los procesos de asignación de personal * de ad>uisición

•

 para obtener los recursos necesariosn ecesarios#rear el e>uipo del pro*ecto-A Una vez identi%icado? aprobado * ad>uirido todo todoss lo loss re recu curso rsoss de dell pro*e pro*ect ctoo- +l +lega ega el @o@e @o@ent ntoo de crear crear el e> e>ui uipo po

•

integrando la in%or@ación sobre los recursos en el plan del pro*ecto#o@partir #o@part ir los recurso recursoss con otros pro*ectos-A Es posibl posiblee el uso co@partido co@partido de

•

los recursos en varios pro*ectos donde se van a utilizar los @is@os @ateriales?  personas * e>uipos)signar los recursos a las tareas-A Una vez integrada la in%or@aci in%or@ación ón sobre los recursos en el pro*ecto? podr= asignar los recursos a las tareas espec"%icas >ue

•

(a de%inido para el pro*ectouración es la longitud del per"odo laborable entre el co@ienzo * el %in de una tarea- Pro&ect basa el c=lculo de la duración de una tarea en la cantidad de traba&o * la cantidad de unidades de recursos >ue se le asignan- El per"odo laborable de una tarea se de%ine @ediante el calendario del pro*ecto? el calendar calend ario io del recur recurso? so? el cal calen enda dari rioo de ta tarea reass o cual> cual>ui uier er cal calen endar dario io  personalizado >ue se (a*a de%inido para pa ra el pro*ecto+a duración de cada tarea viene deter@inada por las unidades de recursos

asignadas * el traba&o esti@ado Fes%uerzo del recursoG * se calcula @ediante esta %ór@ula de progra@ación' Duración + "raba,o - nidades de recurso +a %ór@ula de progra@ación se calcula sie@pre en segundo plano a&ustando la  progra@ación del pro*ecto según los valores >ue asigne a estos tres ele@entos-

Duración + "raba,o - nidades de recurso.

 

a- Trabajo indica la cantidad de es%uerzo? @edido en unidades de tie@po Fco@o (oras o d"asG >ue un recurso necesita para co@pletar la tarea- El traba&o total de una tarea constitu*e la su@a de todas esas unidades te@porales? con independencia del nú@ero de recursos asignados a la tareaUnidades de recursos recursos  indica la cantidad  b- Unidades cantidad de tie@po tie@po disponible de un recurso? según el calendario calendario de recurso? >ue se va a e@ple e@plear ar para traba&ar en una tarea

concretaconcret a- +os recurso recursoss son las personas? el e>uipo o los de@=s @aterial @ateriales es >ue se utilizan para realizar una tarea- En la progra@ación de un pro*ecto? el es%uerzo del recurso se e$presa co@o unidades de asignación o? en ocasiones? sólo co@o unidades-

1./. Planear los costes del proyecto Sin una clara co@prensión de dónde se generan los costes de un pro*ecto? éste  podr"a venirse v enirse aba&o r=pida@ente * volverse econó@ica@ente inviable- +os cos costes tes se co@ponen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un pro*ecto? incluidos los recursos (u@anos * el e>uipa@iento >ue realizan el traba&o * los @ateriales >ue se consu@en para llevarlo a cabo•

Esti@ar los costes-A +a esti@ación de costes es el proceso de desarrollar los costes apro$i@ados de los recursos *Oo tareas necesarios para llevar a cabo las actividades del pro*ecto-

•

e%inir * co@partir la in%or@ación de costes-A Cras especi%icar los costes?  podr= guardarlos co@o presupuesto antes de co@enzar a realizar el segu segui@ i@ie ient ntoo * ad ad@i @ini nist stra rarr el pl plan an-- Tuiz Tuiz=s =s de dese seee ad ad&u &unt ntar ar as asi@ i@is is@o @o i@ i@po porta rtant ntes es notas notas sobre sobre la lass de deci cisi sione oness pr presu esupue puest stari arias? as? co co@p @part artir ir la in%or@ación presupuestaria con otros usuarios o trans%erir la in%or@ación a otros %or@atos de arc(ivo-

 

•

Preparar la ad@inistración de costes-A Cras deter@inar los costes? podr= llevar  a cabo cabo lo loss pr prep epar arat atiivo voss ne nece cesa sari rios os pa para ra re real aliz izar ar su se segu guii@ien @ientto * ad@in ad@ inis istr traci ación ón co conn el %i %inn de ase asegu gurar rar >ue el pro*e pro*ect ctoo no so sobre brepas pasee el  presupuesto- Puede especi%icar una %ec(a de inicio del ao %iscal? controlar las opciones de c=lculo * deter@inar la %ec(a en >ue los costes deben ser   pagaderos-

1.0. Planear la calidad y los riesgos +a calidad es un aspecto b=sico >ue a%ecta directa@ente a los clientes o usuar usu ario ioss- Si Sinn un pl plan an de ad ad@i @ini nist strac ració iónn de ri riesg esgos? os? el pro*e pro*ect ctoo pu puede ede su su%ri %rir  r   proble@as inesperados•

Planear la calidad-A )ntes de co@enzar un pro*ecto? debe identi%icar los

•

est=ndares de calidad necesarios para alcanzar los ob&etivos del pro*ectoIdenti%icar * planear los riesgos-A Planear? identi%icar * reducir los riesgos vari varias as vece vecess a lo lar arggo de un pr pro* o*ec ectto pu pued edee a* a*ud udar ar a re resp spet etar ar la  progra@ación * el presupuesto-

1.. Planear la comunicación y la seguridad +a co@unicación * la seguridad son aspectos %unda@entales >ue se deben tener en cuenta a la (ora de crear un grupo >ue colabore adecuada@ente•

e%inir @étodos para co@unicar la in%or@ación del pro*ecto-A e%ina un @étodo para co@unicarse con el grupo del pro*ecto * @antener el pro*ecto

•

actualizadoProteger la in%or@ación del pro*ecto-A Pro&ect * Pro&ect Server cuentan con %unciones de seguridad b=sicas para a*udar a i@pedir el acceso no autorizado a la in%or@ación del pro*ecto-

 

1.. 3ptimi4ar un plan de proyecto. #uando el pro*ecto (a*a co@enzado? puede >ue sea necesario revisar el desarrollo del @is@o * a&ustar las tareas? los recursos o los costes•

•

pti@izar el plan del pro*ecto para cu@plir con la %ec(a de %inalización-A Una vez elaborado el plan del pro*ecto? puede revisarlo * a&ustarlo para asegurarse de >ue se cu@plir= con la %ec(a de %inalización progra@adapti@izar el plan del pro*ecto para los recursos-A Una vez elaborado el plan del pro*ecto? revise la asignación de los recursos para opti@izar sus cargas de

•

traba&opti@izar el plan del pro*ecto para cu@plir con el presupuesto-A Revise los costes planeados en el plan de pro*ecto elaborado para garantizar >ue se a&usten al presupuesto-

1.5. Distribuir un plan de proyecto Mant Ma nten enga ga in% n%or or@ @ad ados os a lo loss pa part rtic icip ipan ante tess e integ ntegra rant ntes es de dell gr grup upoo  proporcion=ndoles acceso a las vistas * los in%or@es i@presos o en pantalla•

istribuir in%or@ación sobre el pro*ecto en %or@ato i@preso-A #uando (a*a  progra@ado el pro*ecto? >uiz=s desee distribuir copias i@presas de la in%or@ación @=s actualizada del pro*ecto a los participantes o integrantes del

•

grupoistribuir in%or@ación sobre el pro*ecto en l"nea .A Ca@bién puede distribuir  en l"nea la in%or@ación @=s actualizada del pro*ecto a los participantes e integrantes del grupo-

/-A#ontrolar * ad@inistrar un pro*ecto 2.1.

Reali4ar un seguimiento del progreso

 

Seleccione los ele@entos de los >ue desee realizar un segui@iento? eli&a el @étodo de segui@iento *? a continuación? co@ience a supervisar el progreso del  pro*ecto•

#on%igurar un pro*ecto para su segui@iento-A )un>ue el segui@iento con Pro&ect es sencillo de realizar? (a* varios pasos >ue debe seguir antes de

•

co@enzar a supervisar el progreso del pro*ectoRegi Re gist stra rarr el pr prog ogre reso so * re resp spon onde derr a las ac acttua uali liza zaci cion ones es-A -A Una Una ve vezz seleccionados los ele@entos * el @étodo de segui@iento? puede co@enzar a supervisar dic(os ele@entos-

2.2. 

Administrar una programación

Para Para ad ad@i @ini nist stra rarr un pr pro* o*ec ecto to?? id iden enti ti%i %i>u >uee lo loss pr prob oble le@a @as? s? a& a&us uste te la  progra@ación e in%or@e del progreso a los participantes e integrantes del grupo•

Ident Ide nti% i%ic icar ar lo loss pro probl ble@ e@as as de progra progra@a @aci ciónón-AA ) @e @edi dida da >ue co cont ntro rola la el  progreso de las tareas? puede revisar la progra@ación para identi%icar 

•

 proble@as o posibles proble@as en la progra@ación prog ra@ación de las tareasVolver a poner las tareas? las %ases o el pro*ecto en las %ec(as previstas-A Si identi%ica proble@as en la progra@ación? puede utilizar diversas estrategias

•

 para ad@inistrar la progra@ación del pro*ectopro *ectoistribuir la in%or@ación del pro*ecto en %or@ato i@preso-A Si (a ca@biado tarea tareas? s? re recur cursos sos o asigna asignaci cione ones? s? pu pued edee di dist strib ribui uirr co copia piass i@ i@pre presas sas de la in%or@ación @=s actualizada del pro*ecto a los participantes o integrantes del

•

grupoistribuir la in%or@ación del pro*ecto en l"nea-A Si (a ca@biado tareas? recursos? asignaciones? ta@bién puede distribuir versiones en l"nea de la in%or@ación @=s actualizada del pro*ecto a los participantes o integrantes del grupo-

2.).

Administrar los recursos

 

)d@inistre los recursos controlando su progreso? identi%i>ue * resuelva los  proble@as de asignación? ad@inistre los recursos co@partidos e in%or@e del progreso del pro*ecto a los participantes e integrantes del grupo•

Realizar Realiz ar un segui@ segui@iento iento del progreso de los recursos recursos-A -A +a %or@a @=s e%ectiva e%ectiva de @edir el progreso del traba&o de los recursos en un pro*ecto consiste en

•

e>uilibrar la carga de traba&o de éstos * controlar el progreso de las tareasIdent Ide nti% i%ic icar ar lo loss pro probl ble@ e@as as de as asig igna naci ción ón de lo loss re recur cursos sos-A -A )l revis revisar ar la in%or@ación sobre los recursos co@o las asignaciones? sobreasignaciones o in%raasignaciones? los costes * las varianzas entre el traba&o planeado * el traba&o real? se puede co@probar si los recursos est=n asignados de %or@a

•

ópti@a a las tareas para obtener los resultados deseadosResolver los proble@as de asignación de los recursos-A Para obtener el @e&or  rendi@iento * los @e&ores resultados de los recursos? deber= ad@inistrar su carga de trab abaa&o con el %i %inn de re reso sollver las sobr breeasi siggna nacciones e

•

in%raasignaciones de los @is@os)d@inistrar )d@ini strar los recursos co@partidos-A co@partidos-A espués de de%inir de%inir el uso co@partido co@partido de los recursos entre los pro*ectos @ediante un %ondo de recursos? actualice *

•

revise la in%or@ación sobre los recursos co@partidosistribuir la in%or@ación sobre el pro*ecto en %or@ato i@preso-A ) @edida >ue los recursos %inalicen tareas del pro*ecto? podr= distribuir copias i@presas de la in in%o %or@ r@aci ación ón @=s @=s act actual ualiz izada ada de dell pro*e pro*ect ctoo a lo loss pa part rtic icip ipant antes es o

•

integrantesladel grupoistribuir in%or@ación sobre el pro*ecto en l"nea-A ) @edida >ue progresa el traba&o de los recursos? ta@bién puede distribuir a los participantes e integrantes del grupo versiones en l"nea de la in%or@ación @=s actualizada sobre el pro*ecto-

 

/-1- 

Administrar los costes

+a ad ad@i @ini nist stra raci ción ón de co cost stes es co cons nsis iste te en @a @ant nten ener er és ésto toss de dent ntro ro de dell  presupuesto- Se co@ponen de todos los recursos necesarios para sacar adelante un  pro*ecto? incluidos los recursos (u@anos * el e>uipa@iento >ue realizan el traba&o? * los @ateriales >ue se consu@en para llevarlo a cabo•

Identi%icar los proble@as de costes-A Identi%i>ue los proble@as de costes revisando los costes totales * las varianzas >ue se producen a lo largo del

•

 pro*ecto- e este @odo? podr= realizar a&ustes si son necesariosMantener los costes de acuerdo al presupuesto-A Para @antener los costes dentro del presupuesto? deber= revisar las varianzas de costes >ue se producen a lo largo del pro*ecto- e este @odo? podr= realizar los a&ustes necesarios-

/-0- 

Administrar el alcance

El alcance de un pro*ecto consiste en los productos o servicios >ue se deben  proporcionar * el traba&o re>uerido- ) @edida >ue avan avanza za el pro*ecto? es posible >ue algun algunos os co@ co@po pone nente ntess de dell pro produc ducto to o servi servici cioo ne nece cesi site tenn a& a&ust ustes es o de deba bann se ser  r  eli@inados•

Responder a los ca@bios en el alcance-A Una vez co@enzado el pro*ecto? es  posible >ue sea necesario incre@entar o recortar el alcance para a&ustarse al

•

 presupuesto o a la progra@aciónistribuir la in%or@ación sobre el pro*ecto en %or@ato i@preso-A Si ca@bia el alcance del pro*ecto * (a ca@biado tareas? recursos o asignaciones? >uiz= dese deseee di dist stri ribu buir ir co copi pias as i@ i@pr pres esas as de la in in%o %or@ r@ac ació iónn de pr pro* o*ec ecto to @=s @=s

•

actualizadaistribuir la in%or@ación sobre el pro*ecto en l"nea-A Ca@bién puede distribuir  versiones en l"nea de la in%or@ación @=s actualizada del pro*ecto-

 

/-6- 

Administrar los riesgos

Ident Identi% i%i> i>ue ue lo loss po posi sibl bles es punto puntoss co con%l n%lic icti tivo voss an anti tici cipa pando ndo lo loss ri riesg esgos os * respondiendo a los eventos de riesgo? e in%or@e del progreso del pro*ecto a los  participantes e integrantes del grupo•

Identi%icar los nuevos riesgos-A Una vez co@enzado el pro*ecto? es posible >ue >ue ev even ento toss di di%" %"ci cile less de an anti tici cipa parr cr cree eenn nu nuev evos os ri ries esgo goss >u >uee de debe ber= r=nn

•

ad@inistrarseResponder a los eventos de riesgo-A Si identi%ica nuevos riesgos durante el

•

 pro*ecto? tendr= >ue responder responde r a ellosi ist stri ribui buirr la in in%or %or@a @aci ción ón so sobr bree el pro*e pro*ect ctoo en %or@a %or@ato to i@ i@pre preso-A so-A Si (a ca@biado tareas? recursos o asignaciones co@o respuesta a los riesgos? >uiz=s desee des ee di dist stri ribui buirr cop copia iass i@ i@pre presa sass de la in in%or %or@a @aci ción ón @= @=ss actual actualiz izad adaa del

•

 pro*ecto a los participantes o integrantes del grupoistribuir la in%or@ación sobre el pro*ecto en l"nea-A En lugar de distribuir  copias i@presas? puede %acilitar en l"nea la in%or@ación @=s actualizada del  pro*ecto a los participantes e integrantes del pro*ectopro *ecto-

/-3- 

Informar del estado del proyecto

Mant Ma nten enga ga in% n%or or@ @ad ados os a lo loss pa part rtic icip ipan ante tess e integ ntegra rant ntes es de dell gr grup upoo  proporcion=ndoles acceso a vistas e in%or@es i@presos o en l"nea•

In%or@ar del estado del pro*ecto en %or@ato i@preso-A Puede distribuir a los  participantes o integrantes del grupo copias i@presas de la in%or@ación acerca

•

del estado del pro*ectoIn%or@ar en l"nea del estado del pro*ecto-A Ca@bién puede %acilitar esta in%or@ación en l"nea a los participantes e integrantes del grupo? *a sea de %or@a periódica o según sea necesario-

 

4-A #errar un pro*ecto 4-2- 

Revisar la información final del proyecto

#uando el pro*ecto %inaliza? es un buen @o@ento para celebrar una reunión con los participantes e integrantes del e>uipo? analizar lo >ue (a ido bien * lo >ue no? * elaborar in%or@es * vistas %inales? *a sea i@presos o en l"nea•

Revisar la in%or@ación %inal del pro*ecto-A El %inal de un pro*ecto es una oportunidad para recabar * registrar la in%or@ación del pro*ecto * co@partirla

•

con los participantes e integrantes del grupoistribuir la in%or@ación sobre el pro*ecto en l"nea-A Si (a ca@biado tareas? recursos o asignaciones co@o respuesta a los riesgos? >uiz=s desee distribuir  en l"nea la in%or@ación @=s actualizada del pro*ecto a los participantes o integrantes del grupo-

•

istribuir la in%or@ación sobre el pro*ecto en %or@ato i@preso-A En lugar de dist di stri ribui buirr lo loss da dato toss de dell pro pro*e *ect ctoo en l" l"nea nea?? >u >uiz iz== de desee see di dist stri ribui buirr copia copiass i@presas de la in%or@ación de pro*ecto @=s actualizada a los participantes e integrantes del grupo-

 

Craba&o con pro*ectos @últiples +os &e%es de pro*ecto @antienen @uc(os de los pro*ectos técnicos de %or@a si@ult=nea- +as diversas co@ple&idades? ta@aos? l"neas de tie@po * los plazos (acen >ue el @ane&o de @últiples pro*ectos desa%iantes- #o@prender las estrategias clave co@o la gestión del tie@po? la din=@ica de grupos * (abilidades individuales pueden (acer posible el @ane&o pro%esi pro%esional onal * e%ici e%iciente ente @últiple @últipless pro*ectos? pro*ectos? cu@plir con los re>ui re>uisit sitos os * obt obten ener er res resul ulta tado doss co conn é$ é$it itoo- El pr progr ogra@ a@aa de ge gest stió iónn de so%tD so%tDare are Microso%t Pro&ect F MSP G %ue desarrollado por Microso%t co@o una (erra@ienta para a*udar a los ad@inistradores de pro*ectos a desarrollar planes ? asignar tareas ? gestionar presupuestos ? an=lisis de cargas de traba&o con %ines de gestión del tie@po ? el segui@iento del progreso * solucionar proble@as de las =reas proble@=ticas de @últiples pro*ectosVea@os un e&e@plo sencillo- Cene@os estos dos pro*ectos por separado'

 

Si >uere@os ver los dos pro*ectos a la vez? no puede ser @=s sencillo sencillo'' ue abrir  una nueva ventana seleccionando los / pro*ectos

 obtene@o obtene@oss un nuevo nuevo pro*ecto pro*ecto co@binado co@binado?? >ue podr"a@ podr"a@os os grabar co@o otro %ic(ero de Pro&ect'

Pro&ect %unciona igual >ue otras (erra@ientas de Microso%t %%ice? con docu@entos @aestros * subdocu @aestros subdocu@entos @entos-- )part )partee de no perder ningún tie@po en visuali visualizar zar varios  pro*ectos a la vez? la venta&a es >ue se pueden vincular dependencias depe ndencias entre en tre tareas de distintos pro*ectos' Sobre un plan @ @aestro aestro es posible establecer dependencias lógicas entre entre di dist stin into toss pro pro*e *ect ctos os Fcu Fcu=n =ndo do se ges gesti tion onan an por se sepa parad radoo ap apare arecen cen ta tarea reass “,antas@as!GSi en el e&e@plo anterior? la tarea E del pro*ecto  depende de la tarea # del pro*ecto  esto puede @odelarse en el pro*ecto @aestro '

 

 cuando los ve@os por separados? las dependencias aparecen representadas por  tareas “%antas@as! Fg(ost tassG? >ue no se pueden editarse'

+a otra gran utilidad de gestionar varios pro*ectos a la vez en Pro&ect? aparte de poder  visualizar visual izar la in%or@ac in%or@ación ión de tie@pos globa globales? les? es gestionar gestionar recursos co@partidosco@partidosPara esto Pro&ect aporta el concepto de “pool de recursos!Un pool de recursos no es otra >ue un %ic(ero de Pro&ect >ue contiene solo in%or@ación de recursos- Siguiendo con el e&e@plo anterior? si tene@os un recurso R  >ue se utiliza a la vez en los / pro*ectos  e ? el %ic(ero de pool de recursos podr"a contener esta in%or@ación'

 

)(ora cuando abri@os los %ic(eros Po*ecto  * Pro*ecto ? pode@os indicar >ue co@parten recursos del pool'

Si asigna@os el recurso R a la actividad B del Pro*ecto  * a la actividad  del Pro*ecto '

En el pro*ect pro*ectoo co@binado  ?? o bien en el pool de recursos? recursos? podre@os ver >ue este recurso est= sobreasignado a partir del 3 de Ma*o'

 

Personalización de Microso%t Pro&ect Puede personalizar lo >ue (ace Microso%t Pro&ect? su aspecto * lo >ue i@pri@e  para >ue re%le&e @e&or su @anera de traba&ar- +a personalización de Microso%t Pro&ect  puede a*udarle a crear * ad@inistrar los pro*ectos @=s e%icaz@ente- #on Microso%t Pro&ect? podr=' o

#a@b #a @bia iarr la con%i con%igu gurac ració iónn pr prede edete ter@ r@in inada ada-A -A Puede Puede pe pers rsona onali liza zar  r  Microso%t Pro&ect ca@biando la con%iguración predeter@inada? co@o la vista inicial? la unidad de presentación del traba&o F(oras? d"as o se@anasG * si los c=lculos (an de realizarse @anual o

o

auto@=tica@enteMostra Mos trarr u ocultar ocultar ele@ ele@ent entos os de la pantall pantallaa- Puede Puede per persona sonaliz lizar ar el aspecto de Microso%t Pro&ect @ostrando u ocultando varios ele@entos?

o

co@o indicadores? @ensa&es? cuadros de di=logo * sugerencias#rear * personalizar las barras de (erra@ientas * los botones de las

o

 barras de (erra@ientas de Microso%t Microso% t Pro&ectPuede personalizar barras de (erra@ientas * botones integrados o crear   barras de (erra@ientas * bbotones otones personalizados- #rear * personalizar  p ersonalizar  lo loss @enú @enúss * co co@a @and ndos os de @e @enú nú de Micr Micros oso% o%tt Pr Pro& o&ec ectt- Pued Puedee  personalizar @enús * co@andos integrados o crear @enús * co@andos

o

o

 personalizados#rear nuevos %or@ularios para escribir * @ostrar in%or@ación acerca de tareas * recursos- Puede personalizar %or@ularios integrados o crear  %or@ularios nuevos personalizadosMe&orar Me& orar ca@ ca@pos pos persona personaliz lizados ados-- Puede Puede ins insert ertar ar * @ostra @ostrarr ca@pos ca@pos  personalizados en cual>uier vista de (o&a- Puede realizar c=lculos en un ca@po personalizado- Para e%ectuar la inserción de datos de %or@a r=pida * e$acta? puede especi%icar una lista de valores aceptable para un ca@po personalizado- Ca@bién puede asociar un indicador visual con los datos especi%icados para avisarle cuando aparezcan los datos en un ca@po personalizado-

 

o

Persona Per sonaliz lizar ar vistas vistas e in%or@e in%or@ess- Puede Puede persona personaliz lizar ar la in%or@a in%or@ació ciónn @ostrada en una vista o in%or@e aplicando di%erentes tablas * %iltros? o  personalizar el aspecto de lo >ue se i@pri@e agregando notas? cuadr"culas? bordes * totales de colu@nas-

o

o

#a@biar la apariencia de una p=gina- Puede personalizar el aspecto de una p=gina ca@biando su orientación? a&ustando @=rgenes * agregando encabezados? pies de p=gina * le*endas#rear @acros para auto@atizar auto@atizar operaciones operaciones repeti repetitivastivas- Puede asignar  asignar  @acros a co@andos de @enús o a botones de barras de (erra@ientas? e incluso co@binar @acros para crear @ódulos con Microso%t Visual

o

Basic#o@partir ele@entos entre pro*ectos * grupos de traba&o- Es posible co@partir co@part ir ele@entos ele@entos personalizado personalizadoss co@o nor@as de la organización? organización?  proporcionando as" soluciones de Microso%t Pro&ect Pr o&ect para su negocio * @e&orando la co@patibilidad * la co(erencia entre todos los usuarios-

'reación de plantillas personales #ual>uier in%or@ación de un arc(ivo de Microso%t Pro&ect puede pasar a %or@ar parte de una plantilla? incluida la in%or@ación acerca de tareas * recursos? %or@a %or @ato toss de vi vist stas as * te te$t $to? o? @acro @across * va valo lore ress espec" espec"%i %ico coss del arc(i arc(ivovo- 8u 8uard ardee cual>uiera de los pro*ectos co@o plantilla- Si no desea in%or@ación prevista? real? acerca de tari%as de recursos o de costos %i&os? puede >uitar estos datos al guardar el arc(ivo co@o plantillaUt Util ilic icee la lass pl plan anti till llas as pa para ra a( a(orr orrar ar ti tie@ e@po po en la pl plan aneac eació iónn de nue nuevo voss  pro*ectos- #on éstas? puede volver a usar los arc(ivos de los pro*ectos e$istentes co@o planes de nuevos pro*ectos2- En el @enú )rc(ivo? (aga clic en 8uardar co@o/- En el cuadro 8uardar en? seleccione la unidad * la carpeta carpeta donde desea guardar la  plantilla-

 

4- En el cuadro 9o@bre de arc(ivo? escriba un no@bre para la plantilla1- En el cuadro 8uardar co@o tipo? (aga clic en Plantilla0- ue desea >uitar del arc(ivo de  pro*ecto

3- ue se al@acenan en un @ódulo de Visual Basic * >ue se puede e&ecutar sie@pre >ue desee realizar la tarea- +as @acros se graban de la @is@a @anera >ue se graba @úsica en una cinta- Una vez grabada la @acro? sólo es necesario e&ecutarla para repetir o reproducir los co@andos)ntes de grabar o crear una @acro? debe decidir los pasos * co@andos >ue desea >ue la @acro e&ecute- Si se e>uivoca al grabar la @acro? las correcciones >ue (aga ta@bién se grabar=n- #ada @acro >ue graba se al@acena en un @ódulo ad&unto a su  pro*ectoEl Editor de Visual Basic per@ite @odi%icar @acros? copiar @acros de un @ódulo a otro? copiar @acros entre di%erentes pro*ectos? ca@biar el no@bre de los @ódulos >ue al@acenan las @acros o ca@biar el no@bre de las @acros-

8rabar una macro 2- En el @enú uier tecla de letra del teclado? pero no un nú@ero ni un car=cter especial 9o se puede utilizar una co@binación de teclas >ue *a esté utilizando Microso%t Pro&ect1- En el cuadro 8uardar @acro en? (aga clic en la ubicación donde desea guardar la @acro- Para >ue la @acro esté disponible sie@pre >ue utilice Microso%t Pro&ect? (aga clic en )rc(ivo global0- Para incluir una descripción de la @acro? escr"bala en el cuadro escripción6- Si selecciona celdas durante la grabación de una @acro? ésta seleccionar= la @is@a colu colu@n @naa Fca@ Fca@po poGG ca cada da vez vez >u >uee se e& e&ec ecut ute? e? in inde depe pend ndie ient nte@ e@en ente te de la ce celd ldaa seleccionada en pri@er lugar? *a >ue la @acro graba re%erencias absolutas a colu@nasSi desea >ue la @acro seleccione colu@nas sin tener en cuenta la posición de la celda activ act ivaa en el @o @o@e @ent ntoo de e& e&ec ecuta utarr la @acr @acro? o? (a (aga ga cl clic ic en Rela Relati tiva va en el cu cuad adro ro Re%erencia de colu@naEn caso contrario? la @acro seleccionar= %ilas sin tener en cuenta la posición de la celda activa al e&ecutar la @acro? *a >ue la @acro graba re%erencias relativas a %ilas- Si desea >ue una @acro seleccione sie@pre la @is@a %ila? independiente@ente de la celda seleccionada en pri@er lugar? (aga clic en )bsoluta FIdenti%icadorG en el cuadro Re%e Re %eren renci ciaa de %i %ilala- Mi Micr croso oso%t %t Pro&e Pro&ect ct co cont ntin inuar uar== graba grabando ndo @a @acr cros os con esta esta con%iguración (asta >ue la ca@bie o (asta >ue salga de Microso%t Pro&ect3- ue desee grabar7- En el @enú ue ta@bién se pueden e&ecutar desde el Editor de Visual Basic @ientras se est=n @odi%icando- Para interru@pir una @acro antes de >ue realice las acciones grabadas? presione #CR+WI9CER2- )bra el pro*ecto >ue contiene la @acro/- En el @enú ue desea e&ecutar de la lista 9o@bre de @acro1- ue se pueden utilizar en la gestión de pro*ectos * >ue %acilitan la labor del irector de pro*ectos- Una gestión de  pro*ectos e%ectiva depender= @=s >ue de una elección adecuada? de la correcta aplicación * uso de la (erra@ienta- +a razón de un pro*ecto es alcanzar ob&etivos

 

espec"%icos dentro de los l"@ites >ue i@ponen un presupuesto? calidades establecidas  previa@ente * un lapso de tie@po previa@ente de%inido- +a  gestión de pro*ectos es la aplicación de conoci@ientos? (abilidades? (erra@ientas * técnicas a las actividades de un pro*ecto para satis%acer los re>uisitos del pro*ecto- El pro*ecto %inaliza cuando se obtiene el resultado deseado? * se puede decir >ue colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponiblesSin lugar a dudas? una de las (erra@ientas @=s adecuadas para una gestión e%icaz en el desarrollo de planes? asignación de recursos a tareas? dar segui@iento al  progreso? ad@inistrar presupuesto * analizar cargas de traba&o es Microso%t Pro&ect? considerada la (erra@ienta @=s poderosa en cuanto a gestión de pro*ectos se trataMuc(as e@presas luc(an para distribuir los recursos con e%icacia- e esta %or@a? se incre@entan los costos * se retrasan los pro*ectos- Microso%t Pro&ect le a*uda a*u da a eva evalua luarr con precis precisión ión las necesi necesidad dades es para para distri distribui buirr (o* los recursos recursos e%icaz@ente * crear planes %uturos para la e@presa- e esta @anera? puede contar con las personas adecuadas en los pro*ectos de @=s i@portancia-

Bibliogra%"a Plani%icación * el segui@iento de un pro*ecto con Microso%t Pro&ect- ocu@ento en l"nea- isponible en'  (ttp'OOocD (ttp'OOocD-up@-esOpro*ect -up@-esOpro*ectosAdeAingenieriaOp osAdeAingenieriaOpro*ectosAdeAdesarroll ro*ectosAdeAdesarrolloAruralA oAruralA iOMaterialesAdeAcadaAte@aOPlani%icacionAseg iOMaterialesAdeAcadaAte@ aOPlani%icacionAsegui@ientoAPro*ectosAMSPro ui@ientoAPro*ectosAMSPro&ect-pd%  &ect-pd% -

F#onsultado el 42O53O/520G

 

#ó@o utilizar Microso%t Pro&ect * gestionar @últiples pro*ectos en Porta%olioocu@ento en l"nea- isponible en' (ttp'O (ttp'OOor Oordena denador dor-D -Ding ingDit Dit-co@ -co@Oso Oso%tDa %tDareO reOprod product uctivi ivit*A t*Aso%t so%tDar DareO2 eO26//0 6//03-( 3-(t@l t@l F#onsultado en 42O53O/520G

Personalizar Microso%t Pro&ect- ocu@ento en l"nea- isponible en' (ttp'OODDD-ar>uba-co@OcursoA@icroso%tApro&ectAgratisOpersonalizarA@icroso%tA  pro&ectO- F#onsultado el 54O57O/520G-

MI#RS,C PR;E#C- ocu@ento en l"nea- isponible en'  

(ttp'OOpro&ect2/4conceptos-blogspot-co@O/524O51O@icroso%tApro&ectA caracteristicas-(t@l- F#onsultado el 51O57O/520G-

Microso%t Pro&ect en la gestión de pro*ectos- ocu@ento en l"nea- isponible en' (ttp'OODDD-eoi-esOblogsO@adeonO/524O51O20O@icroso%tApro&ectAenAlaAgestionA deApro*ectosO- F#onsultado el 51O57O/520G-