MICROSOFT PROJECT PROFESSIONAL - GUIA PASSO-A-PASSO.pdf

Raphael Santos http://raphaelrsantos.blogspot.com @rapharsantos

iniciando o uso do Microsoft Project para gerenciar seus projetos, sejam eles corporativos ou pessoais. O principal objetivo do Microsoft Project é oferecer às empresas e indivíduos maior facilidade e rapidez na gestão de seus projetos, efetuando o planejamento, a monitoria e acompanhamento do progresso, a verificação da disponibilidade e alocação dos recursos, dos prazos e custos, através da combinação de técnicas de gestão e funcionalidades disponibilizadas pelo software. Com base nesse cenário, este documento tem como finalidade oferecer um guia rápido de referência sobre as principais atividades e técnicas que podem ser empregadas pelos indivíduos para otimização de seus cronogramas e projetos, através de dicas e instruções simples e objetivas. É importante salientar que este documento não visa registrar ou discutir todas as atividades necessárias para planejar, criar e gerenciar um projeto, mas sim oferecer um guia rápido de orientação para os usuários que estão

Antes de partir para o computador e iniciar a digitação do seu cronograma, você deve considerar alguns pontos importantes. Lembre-se que efetuar o planejamento de todo o projeto previamente, considerando de maneira detalhada as atividades que farão parte do cronograma, seus vínculos e durações, bem como os recursos que serão encarregados de executar cada atividade, são ações essenciais para garantir o sucesso do seu projeto.

A criação de projetos no Microsoft Project requer que alguns passos importantes sejam tomados pelo gerente de projetos. Alguns desses passos são obrigatórios, enquanto outros são opcionais, dependendo das circunstâncias e das necessidades apresentadas no projeto. Veja o exemplo abaixo:

Nas próximas páginas serão discutidos quais os 10 passos que devem ser considerados para que você possa criar o seu projeto de maneira simples e funcional. Para que o cronograma do projeto se ajuste na medida em que as tarefas forem digitadas e vinculadas, a sugestão é utilizar sempre o modo : O Microsoft Project 2010 oferece dois tipos de agendamento para as tarefas: ou . Antes de iniciar a construção do seu cronograma, identifique qual método será utilizado para o seu projeto. Em seguida, você poderá padronizar o método de agendamento das tarefas do seu projeto clicando em , e escolhendo a opção de   agendamento na seção :

O  irá determinar como as tarefas do seu projeto irão se comportar mediante a alocação e utilização de diferentes recursos e diferentes unidades de alocação para cada um deles no seu projeto. Não existe uma regra para a definição do tipo de tarefa padrão, pois cada tarefa do projeto poderá requerer um comportamento diferente, dadas suas características. Todavia, sugiro que se configure este campo como tipo . Este modo evitará que a duração da tarefa seja recalculada em virtude do aumento ou diminuição das unidades do recurso (ou do número de recursos) associado à tarefa. Dessa maneira, quando a disponibilidade do recurso sofrer uma redução em relação à previsão (ou quando o número de recursos associados à tarefa for modificado), e isso gerar impacto na duração da tarefa, você poderá configurá-la manualmente.

Para definir a

 e o . Na caixa de diálogo

Para configurar o tipo padrão da tarefa no Microsoft Project   2010, clique em . Em seguida, escolha a opção , na seção :

 No Microsoft Project 2007, clique em . Em seguida, modifique o tipo de  tarefa padrão conforme sua necessidade.

 , tanto no Microsoft Project 2010 quanto no 2007, clique em , defina a Data de Início e o Calendário do projeto:

Data de Início do ro eto

Calendário do Projeto

Antes da criação do cronograma, o gerente de projetos deve habilitar a . A tarefa de resumo do projeto tem como função principal sumarizar todas as informações das fases, subfases e tarefas que compõem o projeto. Para habilitá-la no Microsoft Project Professional 2010, clique na guia   e selecione a opção .

No Microsoft Project 2007, clique em   e marque a opção  .



Neste passo você deve digitar todas as tarefas, fases e subfases do seu projeto, considerando a duração e os vínculos existentes entre as tarefas.

Os números da estrutura de tópicos referem-se a hierarquia e organização estrutural das tarefas, fases e subfases do projeto. Os números da estrutura de tópicos representam a EAP (Estrutura Analítica de Projeto), também conhecida como WBS ( Work Breakdown Structure). Para exibir o número da estrutura de tópicos no Microsoft Project 2010, clique na guia  e selecione a opção :

No Microsoft Project 2007, clique em   e marque a opção  .



Após criar o cronograma do seu projeto, você poderá especificar quais serão as pessoas que irão fazer parte da equipe de trabalho. Ative o modo de exibição   e cadastre os recursos (Trabalho, Material e Custo) que serão utilizados no seu projeto.

Ao finalizar o cadastramento dos recursos que serão utilizados no seu projeto, você poderá voltar ao Gráfico de Gantt para utilizar os diversos métodos oferecidos pelo Project Professional para alocar os recursos às tarefas.

Após criar o cronograma e formar a equipe de trabalho, definir a data de início, o calendário e alocar os recursos às tarefas, você pode verificar os dados esperados para o seu projeto. Para visualizar essas informações, você pode: Exibir a

, através da trilha

Exibir as estatísticas do projeto, através da trilha





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:

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:

Você deve salvar a Linha de Base do projeto para armazenar as informações de planejamento, de modo a poder compará-las com as informações reais quando o projeto estiver em fase de execução. Essa comparação permitirá que o gerente de projetos identifique possíveis desvios no projeto e tome ações corretivas para minimizálos.

Para salvar a linha de base no Microsoft Project 2010, siga   a trilha . Clique em OK para salvar a Linha de Base com as informações esperadas para o seu projeto. No Microsoft Project 2007, clique em . 



A Linha de Base só deve ser salva no final de fase de planejamento, quando mudanças (de cronograma, valor hora de recursos, duração de tarefas e etc.) não s ão mais esperadas. O salvamento da Linha de Base é a última ação da fase de planejamento do projeto, uma vez que ela armazenará as informações que são esperadas para cada uma das tarefas que compõem o cronograma. Se você ainda não finalizou a fase de planejamento, ou se mudanças/ajustes ainda ocorrerão no projeto, então a Linha de Base ainda não deve ser salva.

Ao seguir os passos sugeridos neste documento, você estará apto a criar um projeto com um bom nível de detalhamento, pois terá considerado aspectos importantes que irão ajudá-lo quando a fase de planejamento se encerrar e o projeto entrar em execução. Todavia, os passos aqui apresentados não refletem todas as opções de gestão disponíveis no Microsoft Project 2007/2010, as quais, quando utilizadas, podem ser muito úteis para complementar o trabalho até aqui realizado. Nesse sentido, listo abaixo algumas opções adicionais que você pode utilizar para entender e planejar melhor os seus projetos: o

Utilize a ferramenta de

  para exibir as principais fases e milestones dos seus projetos ( disponível

apenas na versão 2010). o

o

o

o

Visualize o  dos seus projetos, através do modo de exibição . Ele permitirá que você entenda quais tarefas do projeto não possuem margem de atraso. Experimente utilizar o recurso  para resolver os problemas de superalocação dos seus projetos (disponível apenas na versão 2010). Utilize os relatórios do Microsoft Project para obter uma visualização geral dos dados dos seus projetos, como custo, duração e prazos. Utilize as ferramentas de Filtro e Realce do Microsoft Project para destacar informações importantes dos seus projetos, como tarefas críticas, milestones, intervalos de datas ou qualquer outro critério que seja necessário.