Microsoft Project Para Construcciones

September 28, 2017 | Author: mioruro | Category: Planning, Budget, Microsoft Excel, Business, Science (General)
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MS Project para construcciones. Avanzado...

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Usando MS Project para la  construcción

Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Links de las presentaciones Links de las presentaciones http://www scribd com/doc/21200690 http://www.scribd.com/doc/21200690 http://www.scribd.com/doc/21201931 http://www scribd com/doc/23560851 http://www.scribd.com/doc/23560851 Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Si se aumenta el alcance (obras adicionales p.e. Si se aumenta el alcance (obras adicionales p e crecen los otros dos lados del triangulo.  crecen los otros dos lados del triangulo (Presupuesto y plazo contractual). Usualmente un adicional es producto de una mala  planificación de diseño, pudiendo generar insatisfacción Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Triangulo de la empresa constructora Triangulo de la empresa constructora

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Inicio y  fundamentos  de  de planificación  con teoría de  restricciones Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

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Cinco pasos de la teoría de  restricciones • Identificación de la restricción – Determina la tarea  mas restrictiva del proyecto (2 tipos: físico y político) • Explotación – Determinación de plazo para la actividad  restrictiva identificada restrictiva identificada • Subordinación – Ninguna tarea anterior o posterior  deba tener duración mayor a la de la actividad  restrictiva • Elevación – Optimización de la ruta crítica analizando el  costo tiempo para minimizar los costos y optimizar  d duraciones i • Se produce una nueva restricción y volvemos al paso 1 • MEJORA CONTINUA Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Ejemplo de explotación (2)

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Planeamiento y  programación de un  proyecto Secuencia: Planeamiento exógeno(clima del  lugar, temperatura, altitud,  accesos, cantera, puntos de agua,  materiales, mano de obra local,  etc.) Con el planeamiento endógeno se  puede tener: •Plano de distribución y de  movimiento  dentro de obra •EDT •Responsables del proyecto •Gastos técnicos y administrativos •Cuantificación de tareas •Estructura Estructura de descomposición del  de descomposición del recurso (si no hay propuesta base) •Estructura de descomposición del  costo •Presupuesto preliminar

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• Con Con el presupuesto preliminar se elabora la  el presupuesto preliminar se elabora la hoja de planificación y programación para  establecer duraciones establecer duraciones • Desarrollamos la lógica del trabajo con la WBS  o EDT o EDT • Determinamos el programa • Asignamos recursos y costos p • Resultados como reportes Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Metodología para planificar proyectos Metodología para planificar proyectos •

Usualmente todo proyecto de construcción de obras tiene: – El presupuesto El pres p esto – El plazo – Especificaciones técnicas y planos de detalle

1. 2 2. 3. 4.

Convertir el plazo del proyecto de días calendario a días útiles  Determinar el b ffer o amortig ador de pla o del pro ecto Determinar el buffer o amortiguador de plazo del proyecto Elaborar la WBS o EDT Aplicamos el principio de Pareto (pocos vitales muchos triviales 80/20) y  determinamos actividad mas restrictiva 5. Dimensionamos el tiempo de la tarea restrictiva 6. Determinación de las duraciones de las demás tareas 7. Determinación de los recursos diarios de las tareas 8. Definición de la estructura de descomposición de la organización EDO (OBS) Definición de la estructura de descomposición de la organización EDO (OBS) 9. Definición de la estructura de descomposición de recursos EDR (RBS) 10. Definición de la estructura de descomposición de costos EDC (CBS) Pasos 9 y 10 son recomendables si no existe presupuesto base o valor referencial

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1 ‐ Convertir el plazo del proyecto de  dí días calendario a días hábiles l d dí háb l Suponemos que el proyecto tiene un plazo de  300 días calendario dí l d i Asumimos que el mes tiene 30 días y 25 días  útiles que nos da un coeficiente de 1.2 Dividimos 300/1.2 y obtenemos 250 días hábiles / y

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2 ‐ Determinar el buffer o  amortiguador d • Se Se emplea un plazo de 10% a 20% emplea un plazo de 10% a 20% • Tenemos dos valores:  250 x 10% = 25 días 250 x 10% = 25 días • 250 x 20% = 50 días • El equipo profesional define que valor usar • Si usamos el buffer de 50 días, tenemos un  , plazo de 200 días hábiles para el proyecto Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

3 ‐ Elaborar la  WBS o EDT Descomposición  j á i jerárquica  orientada al  producto  entregable I Importante definir  t t d fi i entregables  (producto  cuantificable,  medible y con  dibl valor agregado que  agrupa un  conjunto de tareas

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4 ‐ Aplicar el principio de Pareto o ley  80/20 / • escoger escoger la tarea mas restrictiva del 20% de las  la tarea mas restrictiva del 20% de las tareas mas importantes según este orden de  prioridades – Cantidad de horas hombre – Recursos limitados (equipo, material, mano de  Recursos limitados (equipo material mano de obra) – Cadena de tareas (fases diferentes) Cadena de tareas (fases diferentes) – Descartar tareas estimadas y globales Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

5 ‐ Dimensionamiento del tiempo de la  tarea restrictiva

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6 – Determinación de las duraciones  d l d á de las demás tareas • Subordinación Subordinación de todos los procesos a la tarea  de todos los procesos a la tarea restrictiva • Ninguna tarea podrá tener una duración  mayor

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7 ‐ Determinación de los recursos  d diarios de las tareas d l • Adicionamos los datos según la formula: Adicionamos los datos según la formula: • F = tiempo unitario / duración de la tarea • Recursos diarios = f x Cuadrilla unitaria di i f C d ill i i Actividad N Computo métrico: 1000 m3 Cuadrilla = 1 operario + 1 albañil + 2 peones + 0.20 capataz Rendimiento = 30 m3/jornada Trabajo (HH) 1000 m3 x (4 2 hombres x 8 Hrs/jornada) Trabajo (HH) = 1000 m3 x (4.2 hombres x 8 Hrs/jornada) Trabajo  = 33600 HH Rendimiento = (Rec. Asignados x jornada trabajo ) / Rendimiento Unitario de cuadrilla

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7 ‐ Determinación de los recursos  d diarios de las tareas d l • Asignamos Asignamos un recurso promedio a las tareas un recurso promedio a las tareas • Luego en la retroalimentación comenzamos  con asignaciones de cuadrillas alternativas con asignaciones de cuadrillas alternativas

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8 – Definición de la estructura de  descomposición de la organización descomposición de la organización  (EDO)

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9 ‐ Definición de la estructura de  d descomposición de recursos (EDR) ó d ( ) • Asignamos recursos  Asignamos recursos – Mano de obra – Equipos y/o herramientas Equipos y/o herramientas – Materiales

• SSolo a tareas y subtareas l t bt • No se consideran los niveles a partir de  entregables para el análisis

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10 – Definición de la estructura de  d descomposición de costos (EDC) ó d ( ) Costos directos = Sumatoria  de recursos unitarios x costo  unitarios x cantidad de cada  tarea Costos indirectos (gastos  generales) se calculan por  separado considerando el  personal técnico EDO Existen dos tipos de costos  Existen dos tipos de costos de operación: de operación  y de obra.

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Clasificación de costos indirectos de  operación ó •

Costos indirectos de operación – Gastos técnicos y administrativos é d • Honorarios, sueldos y prestaciones • Servicios • (Son aquellos que representan la estructura ejecutiva, técnica, administrativa y de  asesores)

– Alquileres y depreciación • Depreciación, mantenimiento y rentas • (Son aquellos gastos por concepto de bienes, muebles e inmuebles y de servicios,  p p j , , y necesarios para el desempeño de las funciones ejecutivas, técnicas, administrativas y de  asesoría de la empresa.)

– Obligaciones y seguros • Seguros, fianzas y financiamiento • (Son aquellos gastos obligatorios para la operación de la empresa y convenientes para la  reducción de riesgos) d ió d i )

– Materiales de consumo • Gastos de oficina • (Son aquellos gastos necesarios para el buen desempeño de las funciones de la empresa)

– Capacitación y promoción C it ió ió • Gastos de concursos • Proyectos no realizados

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Clasificación de costos indirectos de  obra b •

Gastos técnicos y administrativos – Son aquellos que representan la estructura ejecutiva, técnica, administrativa y  ll l é d de asesores de la obra



Traslado de personal a la obra – Son aquellos gastos por concepto de traslado de personal técnico y  q g p p p y administrativo



Comunicaciones y fletes – Gastos que tiene por objeto, establecer un vínculo constante entre la oficina  central y la obra, así como el abasto de equipo idóneo para la misma, central y la obra, así como el abasto de equipo idóneo para la misma,  incluyendo mantenimiento y depreciaciones de otros equipos que no se  incluyan en los costos directos.



Construcciones provisionales – Gastos Gastos necesarios para proteger los intereses del cliente, así como para  necesarios para proteger los intereses del cliente así como para mejorar la productividad de la obra



Consumos varios – Gastos destinados al consumo de energéticos, gastos de oficina y auxiliares

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Imprevistos y contingencias Imprevistos y contingencias • Imprevistos – Naturales por mal  tiempo – Económicos menores al  porcentaje aprobado  en contrato – Humanos de errores en  investigación de costos,  integración del  presupuesto,  estimación de tiempos,  ti ió d ti ineficiencias, renuncias,  enfermedad, errores de  escritura y aritméticos escritura y aritméticos

• Contingencias Contingencias (fuerza  (fuerza mayor) – Naturales: terremotos,  etc. – Económicas: Incrementos salariales, , devaluaciones,  inflación, atraso de  pagos, impuestos p g , p – Humanos: guerra,  revoluciones, huelga,  incendios explosiones incendios, explosiones

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INICIO Y PLANIFICACIÓN DE  INICIO Y PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS EN MSPROJECT 2007 Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

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CONFIGURANDO MS PROJECT CONFIGURANDO MS PROJECT

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Creamos  nuevo proyecto en blanco

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Activamos guía de proyectos Definimos el proyecto p y

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Elegimos una fecha de inicio del proyecto

Clic aquí para continuar

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Verificar que este en NO

Continuamos

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Finalizamos

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Verificamos que las configuraciones generales estén  similares a la imagen similares a la imagen

Clic aqui Clic aqui Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

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Para añadir mayor información  sobre el proyecto

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Creamos el calendario para el proyecto

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clic

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Clic en esta pestaña  Cli ñ para cambiar a un  calendario laboral de  6 dias Clic Seleccionamos  esta opción y  cambiamos por  días o varios dias días o varios dias

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Añadimos  fechas no  laborables

Modificamos  opciones del  calendario para  afinar los cálculos  posteriores

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Hacemos  concordar según el  nuevo calendario y  horarios  horarios modificados

Cli Clic aqui i

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Clic aquí Valores decimales Desactivamos

En unidades  fijas Así podemos asignar  recursos, variando la  duración de la tarea,  automáticamente el  trabajo (Horas hombre) En MS Project el método de  l é d d programación por defecto es la  programación condicionada por  y el esfuerzo y ASAP Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Asignamos el calendario  creado al proyecto

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Asignamos el calendario creado

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Doble clic para asignar el  calendario a la escala  temporal

Esta pestaña

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Seleccionamos el  calendario

ASIGNAMOS UN CALENDARIO A LA  ASIGNAMOS UN CALENDARIO A LA HOJA DE RECURSOS Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Clic

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Verificamos que cada recurso tenga el  q g calendario predeterminado

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La pestaña Cálculo la  configuración como la  i imagen Configuramos según las  siguientes opciones  recomendadas

Cambiar la configuración  Cambiar la configuración según:

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COMENZAMOS A IMPORTAR DATOS  COMENZAMOS A IMPORTAR DATOS DE PRESCOM O SOFTWARE SIMILAR Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Ingresamos a PRESCOM Ingresamos a PRESCOM

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Abrimos el proyecto Abrimos el proyecto

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Desactivamos esta opción Desactivamos esta opción

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Copiamos y pegamos la información a  EXCEL desde los reportes d d l

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Copiamos y pegamos la información generada por  PRESCOM o similar a EXCEL

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Eliminamos los valores de subtotales si es que hubieran

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En PRESCOM, presionamos Ctrl+Z para ingresar a la  siguiente venta de diagrama de Gantt

Copiamos información sobre los tiempos,  haciendo clic en este botón para luego llevar

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Es conveniente abrir un documento en blanco en el bloc de notas donde  iremos pegando la información de tiempos de cada una de las fases de la  obra. Se debe dejar un espacio en blanco entre cada fase

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Se repiten los pasos para cada fase hasta tener la  i f información de todos los tiempos ió d t d l ti

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El resultado final será similar a los siguiente

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Marcamos toda la columna de las tareas en EXCEL y  copiamos a PROJECT

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El pegado en project debe quedar así

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Ahora copiamos la columna de duración. Note que la demarcación incluye la  celda en blanco de la tarea resumen de OBRAS PRELIMINARES. Es importante  seleccionar de esta forma l i d t f

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Pegamos en PROJECT en la columna duración

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Podemos insertar una columna de EDT, para un mejor control de nuestras tareas. Clic  con botón derecho y seguimos los pasos

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Elegimos la columna EDT y aceptamos

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Es importante insertar una tarea que sea el nombre del proyecto para tener una  tarea que nos muestre los datos resumidos del proyecto

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Colocamos el nombre del proyecto en la 1ra fila

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Organizamos nuestras tareas según nuestra EDT. Seleccionamos todas la tareas  debajo del nombre del proyecto y aplicamos sangria

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Aplicamos sangrías para los subgrupos de tareas o sub niveles. 

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Ingresamos información sobre  costos Debemos crear nuevas tablas

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Creamos una  nueva tabla

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Crear la tabla según el siguiente formato

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Se obtiene la siguiente vista…

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Realizamos la programación del  proyecto

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Vinculación de tareas

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Creamos una vista que permite un  trabajo eficaz en la vinculación b f l l ó

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Creamos vinculaciones entre tareas Creamos vinculaciones entre tareas

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Otro método es seleccionar las tareas  y crear relación FC l ó

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Verificación de las relaciones de  precedencia y de la ruta crítica d d l í

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Ver la ruta crítica Ver la ruta crítica

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Ver la ruta crítica Ver la ruta crítica

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Elegimos ruta crítica Elegimos ruta crítica

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Seleccionamos la información  adicional que veremos d l

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Asignamos un formato y ya vemos en  rojo la ruta crítica l í

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Observamos la ruta crítica en rojo Observamos la ruta crítica en rojo

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Uso de delimitadores flexibles a tareas  o actividades d d Delimitadores FLEXIBLES 1)) LAP (ASAP).‐ ( ) Lo antes posible. Todas las tareas comienzan lo mas temprano. Es el  ibl d l i l l método usado por defecto en MS Project 2) LMTP (ALAP).‐ Lo mas tarde posible. Cuando se programa a partir de la fecha de  fin del proyecto. p y

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Uso de delimitadores flexibles a tareas  o actividades d d Delimitadores FLEXIBLES 1)) LAP (ASAP).‐ ( ) Lo antes posible. Todas las tareas comienzan lo mas temprano. Es el  ibl d l i l l método usado por defecto en MS Project 2) LMTP (ALAP).‐ Lo mas tarde posible. Cuando se programa a partir de la fecha de  fin del proyecto. p y

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Uso de delimitadores semiflexibles a  tareas o actividades d d Delimitadores SEMIFLEXIBLES 1)) No finalizar antes del…: Termina la tarea en o partir de la fecha que se indique. Se usa  fi li d l i l i d l f h i di cuando una tarea no puede finalizar  antes de una fecha concreta. MS Project asigna  automáticamente esta delimitación. 2)) No comenzar antes del…: Comienza la tarea en o partir de la fecha que se indique. Se usa  p q q cuando una tarea no puede comenzar antes de una fecha concreta. Cuando se indica la  fecha de comienzo MS Project asignará automáticamente esta delimitación 3) No finalizar después del…: Finalizar la tarea en o antes de la fecha que se indique. Se usa  cuando una tarea deba finalizar en torno a una fecha concreta d t d b fi li t f h t 4) No comenzar después del…: Se usa cuando una tarea deba comenzar en torno a una fecha  concreta

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Uso de delimitadores inflexibles a  tareas o actividades d d Delimitadores INFLEXIBLES 1)) Debe finalizar el …: Termina la tarea en una fecha concreta. De utiliza cuando la  b fi li l i l f h ili d l tarea debe comenzar en una fecha específica 2) Debe comenzar el…: Comienza la tarea en una fecha concreta. Se usa cuando una  tarea debe comenzar en una fecha concreta Se debe tener cuidado con usar estos delimitadores que pueden hacer variar las  fechas de comienzo más tardío y la fecha de fin mas tardío

La mejor recomendación es evitar en lo posible el uso de alguna de estas  d li i d delimitadores, excepto los que usa por defecto MS Project, en caso de tener una  l d f MS P j d delimitación real, es preferible programar esta tarea con el método ASAP (lo  antes posible), manejando apropiadamente las relaciones de precedencia y  tiempos de desfase. p Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Determinamos prioridades a tareas  importantes

Si hubieran tareas que tienen mayor importancia y no deseamos que se muevan  cuando realicemos cálculos automáticos, debemos subir su prioridad a criterio Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Ingresamos información de costos Ingresamos información de costos Sobre la vista creada por nosotros anteriormente, ingresamos los datos desde  nuestra hoja EXCEL a las columnas respectivas nuestra hoja EXCEL a las columnas respectivas

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Por ejemplo copiamos la columna de  unidades d d

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Debemos obtener una vista similar a la siguiente  con datos de unidades y costos por tareas d d id d

Según el nivel de jerarquía,  nuestra tarea resumen del  proyecto de construcción proyecto de construcción  debería ser igual en el  resultado obtenido en  PRESCOM o software  similar Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Según nuestra organización  aumentamos tareas  Los criterios se deben mantener según el tipo de organización que se  tenga. Tener en cuenta el PMBOX 

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Ingresamos recursos sin asignar aún Ingresamos recursos sin asignar aún

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Asignamos recursos, es recomendable  comenzar con un solo recurso l Asignar recursos

Marcamos todas las tareas Asignamos un recurso g

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Los recursos en rojo indican sobre  asignación ó NOTA. Si la sobre asignación es mínima referida a personal, se puede  NOTA.‐ Si la sobre asignación es mínima referida a personal, se puede considerar como salvable, lo que no ocurre con maquinaria, donde no  debería existir ningún tipo de sobre asignación

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Comenzamos con la generación de  Estos reportes deben  reportes ser analizados para  tomar decisiones sobre  i incrementos de  t d recursos, precedencias  y sucesiones de tareas,  etc. MS Project no analiza  resultados, es deber del  gerente hacer este gerente hacer este  análisis. Se sugiere realizar la  mayor cantidad de  impresiones de  informes para tener  información sobre el información sobre el  desempeño de nuestra  planificación

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Optimizar la planificación del proyecto Optimizar la planificación del proyecto •El uso de  mayores recursos •Uso de nuevas  relaciones entre  tareas •Retroalimentar  con informes  según se  obtengan nuevas  bt alternativas

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El uso de recursos variados puede  causar sobre asignaciones b 1‐ Dividimos la  pantalla

En la mitad inferior hacemos clic en gráfico de  recursos y obtenemos la siguiente vista donde recursos y obtenemos la siguiente vista donde  podemos analizar la posibles sobreasignaciones Elaborado por: Rildo Jordán    www.mioruro.com

Control de ejecución Control de ejecución Establecemos la línea de base

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