Microsoft Project 2013 Tieng Viet by Kienking.pdf

[email protected]

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Thuật ngữ

Microsoft Project 2013 by [email protected] Sau đây là các thuật ngữ mà có thể bạn sẽ gặp khi sử dụng phần mềm MS Project 2013: 24 Hours Calender-Lịch làm việc 24 giờ trong ngày Actual cost- Chi phí thực tế Actual-Thực tế diễn ra Assigned Resource- Tài nguyên được phân công Auto Scheduled-Chế độ tiến độ tự động Available-có sẵn, sẵn sàng để làm việc Bar chart-Biểu đồ thanh bar. Base Calenlar-Lịch cơ sở Baseline cost- Chi phí cơ sở Baseline work-Thời gian làm việc lưu trong đường cơ sở để so sánh Baseline-Đường cơ sở để so sánh Budget-Ngân sách Constraint date-Ngày bị ràng buộc của nhiệm bụ Constraint- Ràng buộc Constraint type-Loại ràng buộc của nhiệm vụ Cost Resource-Tài nguyên chi phí Cost Table-Bảng về chi phí Cost/Use hoặc Cost per use-Chi phí mỗi lần sử dụng Cost-Chi phí Critical Path- Lộ trình then chốt Critical Task-Nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt Cumulative cost-Chi phí tích lũy Current cost- Chi phí hiện tại Current date-Ngày hiện tại Current date-Ngày hiện tại Data map-Ánh xạ dữ liệu. Date Range-Phạm vi các ngày từ ngày này… đến ngày này… Deadline date-Ngày hạn chót Delay times- Thời gian trì hoãn Drill down-khoan xuống Driven Successor Task- Nhiệm vụ kế nhiệm bị dẫn động Driving constrain- Ràng buộc phát động Driving Predecessor Task- Nhiệm vụ tiền nhiệm phát động Duration-Thời hạn thực hiện Effort driven-Nỗ lực định hướng tiến độ. Thuật ngữ

Microsoft Project 2013 by [email protected] Entry Table-Bảng nhập dữ liệu đầu vào Exception-Ngoại lệ Expand/collapse-Bung ra/thu lại. Extenal task- Nhiệm vụ bên ngoài (không thuộc cùng kế hoạch) Filter-Lọc dữ liệu Finish-Ngày kết thúc Fixed Cost Accrual –Cách tính chi phí tích lũy của chi phí cố định Fixed Duration-Thời hạn thực hiện được cố định Fixed Units-Lượng phân công được cố định Fixed Work-Thời gian làm việc được cố định Format-Định dạng Free slack- Thời gian chùng tự do Fulltime-Làm đủ giờ (ví dụ ngày 8 tiếng) Gantt Chart view-Khung nhìn Gantt Chart. Gantt chart views-Các khung nhìn biểu đồ Gantt. Global Template: -Mẫu toàn cục Group-Phân nhóm Gird timephased- Lưới pha thời gian Highlight-Làm nổi bật ID-Identity- Số thứ tự định dạng cá nhân Inactivate-Dừng sự hoạt động của nhiệm vụ Incompleted Task-Nhiệm vụ chưa hoàn thành Incomplete-Đang dở dang, chưa hoàn thành Indicator-Chỉ thị Interim plan-Kế hoạch tạm thời. Interval-Khoảng giá trị là tất cả các giá trị nằm giữa hai giá trị cụ thể nào đó. Lag days –Số ngày trễ Lag time: -Thời gian trễ Late Task- Nhiệm vụ bị chậm Lead time: -Thời gian sớm Level Resource- Cân đối tài nguyên Link-Liên kết giữa các nhiệm vụ Manually Scheduled-Chế độ tiến độ thủ công Material Resource-Tài nguyên nguyên vật liệu Max Units-Công suất làm việc tối đa Milestonre Task-Nhiệm vụ cột mốc Thuật ngữ

Microsoft Project 2013 by [email protected] N/A: -Not applicable, không áp dụng Night Shift Calender-Lịch làm việc theo ca NonWorking-Không làm việc Outline-Trình bày theo dạng đề cương Overallocated- Phân bổ vượt mức Overtime Pay rate-Mức lương làm thêm giờ Overtime-Thêm giờ Ovt.Rate-Overtime Rate, mức lương làm thêm giờ Pane-Bảng điều khiển Panel-bảng điều khiển Pay rate-Mức lương Peak Units-Lượng phân công theo hình chóp Pie chart-Biểu đồ tròn. Plan- Kế hoạch để thực hiện dự án hoặc viết tắt là kế hoạch dự án, kế hoạch Plan-Kế hoạch, dự kiến Predecessor Task-Nhiệm vụ tiền nhiệm Progress bar-Thanh bar tiến triển Progress –Tiến triển của nhiệm vụ, thể hiện sự thực hiện ngoài thực tế của nhiệm vụ đã đến đâu. Project Calendar-Lịch của dự án Project Summary task-Nhiệm vụ tổng quát của dự án Prorated-Tính chi phí tích lũy của các chi phí cố định theo tỉ lệ phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ Quick Access Toolbar-Thanh công cụ truy cập nhanh Recurring Task-Nhiệm vụ định kỳ Relationship Type- Loại quan hệ phụ thuộc Remaining duration-Thời gian thực hiện còn lại Remaining work-Thời gian làm việc còn lại Remaining-Còn lại, chưa hoàn thành Report-Báo cáo Resource Calendar-Lịch của tài nguyên Resource Leveling: -Cân đối tài nguyên Resource pool-Quỹ tài nguyên Resource Range-Phạm vi thứ tự từ tài nguyên có số ID này… đến số này… Resource Unit Cost-Chi phí cho một đơn vị tài nguyên Resource-Tài nguyên Roll-down: -Cuộn xuống Thuật ngữ

Microsoft Project 2013 by [email protected] Roll-up: -Sát nhập, cuộn lên Schedule Table-Bảng về tiến độ Schedule Calendar-Lịch dự án Schedule - Tiến độ hoặc lịch trình thực hiện dự án Share Plan/Project/File-Kế hoạch/dự án/tập tin chia sẻ Share Resource-Tài nguyên chia sẻ Sharer plan-Kế hoạch chi sẻ Slack-Thời gian chùng Slippage- Sự trượt tiến độ Slipping Task- Nhiệm vụ bị trượt tiến độ Soft-Phân loại dữ liệu Split-Chia tách nhiệm vụ Standard Calendar-Lịch tiêu chuẩn (8 tiếng một ngày, từ thứ hai đến thứ 6) Standard Pay rate-Mức lương trung bình Start-Ngày bắt đầu Status date-Ngày trạng thái Std.Rate-Standard Rate, mức lương trung bình Subproject-Dự án con SubTask-Nhiệm vụ con Successor Task-Nhiệm vụ kế nhiệm Summary Table-Bảng về các giá trị tổng Summary task-Nhiệm vụ khái quát Table-Bảng Task Calendar-Lịch của nhiệm vụ Task Mode-Chế độ tiến độ của nhiệm vụ Task Path-Lộ trình hay đường đi của nhiệm vụ Task Range-Phạm vi thứ tự từ nhiệm vụ có số ID này… đến số này… Task Relationship-Mối quan hệ về nhiệm vụ Task type-Loại của nhiệm vụ Task-Nhiệm vụ Timescale- Thời gian biểu Total Slack-Thời gian chùng toàn bộ Type trong khung nhìn về tài nguyên-Loại của tài nguyên: Tài nguyên làm việc (Work); tài nguyên chi phí (Cost) và tài nguyên nguyên vật liệu (Material). Tracking Table-Bảng theo dõi sự thực hiện Tracking-Theo dõi Thuật ngữ

Microsoft Project 2013 by [email protected] Unit-Lượng phân công Units-Lượng phân công Usage Table-Bảng thông dụng Variance Table-Bảng về sự không ăn khớp Variance-Sự không ăn khớp (sai lệch) View-Khung nhìn Work Contour-Đường biên thời gian làm việc Work- Công việc Work Resource-Tài nguyên làm việc Work Table-Bảng về thời gian làm việc Work- Thời gian làm việc Working time-Lịch trình thời gian làm việc trong ngày Working-Làm việc

Thuật ngữ

Microsoft Project 2013 by [email protected]

MỤC LỤC STT I.

Nội dung

Trang

Chương I: Giới thiệu về Microsoft Project 2013

1

1.1

Giao diện làm việc

2

1.2

Khung nhìn Backstage

4

1.3

Tab và Ribbon

7

1.4

Khung nhìn

12

1.5

Báo cáo

16

II.

Chương II: Bắt đầu một kế hoạch dự án mới

20

2.1

Bắt đầu một kế hoạch dự án mới và thiết lập ngày bắt đầu của nó

21

2.2

Thiết lập ngày không làm việc trong lịch dự án

23

2.3

Nhập tiêu đề và các thuộc tính khác của kế hoạch

26

III.

Chương III: Xây dựng một danh sách các nhiệm vụ

28

3.1

Nhập tên của nhiệm vụ

29

3.2

Nhập thời hạn thực hiện của nhiệm vụ

31

3.3

Nhập nhiệm vụ cột mốc quan trọng

35

3.4

Tạo ra các nhiệm vụ khái quát để tạo đề cương cho kế hoạch

36

3.5

Tạo ra các phụ thuộc về nhiệm vụ bằng các liên kết

39

3.6

Chuyển chế độ tiến độ của nhiệm vụ từ thủ công sang tự động

44

3.7

Kiểm tra thời hạn thực hiện và ngày kết thúc của kế hoạch

46

3.8

Chú thích cho nhiệm vụ với ghi chú và siêu liên kết

48

IV.

Chương IV: Thiết lập các tài nguyên

51

4.1

Nhập tên của tài nguyên làm việc

52

4.2

Nhập khả năng làm việc tối đa của tài nguyên

54

4.3

Nhập các mức lương của tài nguyên

55

4.4

Điều chỉnh thời gian làm việc trong lịch tài nguyên

58

4.5

Thiết lập tài nguyên chi phí

61

4.6

Chú thích cho tài nguyên bằng ghi chú

62

Mục lục

Microsoft Project 2013 by [email protected] V.

Chương V: Phân công tài nguyên tới nhiệm vụ

65

5.1

Phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ

66

5.2

Kiểm soát thời gian làm việc khi thêm hoặc bớt các sự phân công tài nguyên

72

5.3

Phân công tài nguyên chi phí tới các nhiệm vụ

76

5.4

Kiểm tra thời hạn thực hiện, chi phí và thời gian làm việc của kế hoạch

77

VI.

Chương VI: Định dạng và chia sẻ kế hoạch

81

6.1

Tùy biến một khung nhìn biểu đồ Gantt

82

6.2

Tùy biến một khung nhìn Timeline

88

6.3

Tùy biến các báo cáo

90

6.4

Sao chép các khung nhìn và báo cáo

92

6.5

In các khung nhìn và báo cáo

96

VII.

Chương VII: Theo dõi sự thực hiện của kế hoạch

101

7.1

Lưu một đường cơ sở cho kế hoạch của bạn

102

7.2

Theo dõi sự thực hiện đúng như kế hoạch tiến độ đến một ngày cụ thể

105

7.3

Nhập giá trị phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ

106

7.4

Nhập các giá trị thực tế cho nhiệm vụ

109

Chương VIII: Nâng cao việc lập tiến độ cho nhiệm vụ

113

8.1

Xem mối quan hệ giữa các nhiệm vụ bằng Task Path

114

8.2

Điều chỉnh mối quan hệ liên kết các nhiệm vụ

117

8.3

Thiết lập các ràng buộc của nhiệm vụ

121

8.4

Gián đoạn sự làm việc trong nhiệm vụ

126

8.5

Điều chỉnh thời gian làm việc của các nhiệm vụ riêng lẻ

128

8.6

Kiểm soát việc lên tiến độ của nhiệm vụ bằng loại của nhiệm vụ

130

IX.

Chương IX: Tinh chỉnh các chi tiết của nhiệm vụ

136

9.1

Nhập ngày hạn chót

137

9.2

Nhập chi phí cố định

139

9.3

Thiết lập nhiệm vụ định kỳ

140

9.4

Quan sát lộ trình then chốt của dự án

143

VIII.

Mục lục

Microsoft Project 2013 by [email protected] 9.5

Lên tiến độ cho nhiệm vụ khái quát bằng thủ công

145

X.

Chương X: Tinh chỉnh tài nguyên và các chi tiết về sự phân công

148

10.1

Thiết lập sự sẵn sàng làm việc của tài nguyên để áp dụng cho các thời điểm khác nhau

149

10.2

Nhập nhiều mức lương cho một tài nguyên

151

10.3

Thiết lập các mức lương khác nhau của tài nguyên để áp dụng tại các thời điểm khác nhau.

152

10.4

Thiết lập tài nguyên nguyên vật liệu

154

10.5

Trì hoãn sự bắt đầu của sự phân công

155

10.6

Áp dụng đường biên cho sự phân công

156

10.7

Áp dụng các mức lương khác nhau tới các sự phân công

160

10.8

Phân công các tài nguyên nguyên vật liệu tới các nhiệm vụ

161

10.9

Xem khả năng làm việc của tài nguyên

163

10.10

Điều chỉnh sự phân công trong khung nhìn Team Planner

165

XI.

Chương XI: Tinh chỉnh kế hoạch của dự án

170

11.1

Kiểm tra sự phân bổ của tài nguyên theo thời gian

171

11.2

Giải quyết sự phân bổ vượt mức của tài nguyên bằng thủ công

175

11.3

Cấn đối các tài nguyên bị phân bổ vượt mức

178

11.4

Kiểm tra chi phí và ngày kết thúc của kế hoạch

184

11.5

Dừng sự hoạt động của nhiệm vụ

186

XII.

Chương XII: Tổ chức sắp xếp các chi tiết của kế hoạch

189

12.1

Sắp xếp các chi tiết của kế hoạch

190

12.2

Phân nhóm các chi tiết của kế hoạch

193

12.3

Lọc các chi tiết của kế hoạch

196

12.4

Tạo ra các bảng mới

200

12.5

Tạo ra các khung nhìn mới

203

XIII.

Chương XIII: Theo dõi tiến triển của nhiệm vụ và sự phân công

207

13.1

Cập nhật đường cơ sở

208

Mục lục

Microsoft Project 2013 by [email protected] 13.2

Theo dõi các giá trị thực tế và các giá trị còn lại của các nhiệm vụ hoặc các sự phân công

212

13.3

Theo dõi thời gian làm việc thực tế theo pha thời gian của các nhiệm vụ hoặc sự phân công.

216

13.4

Lên lại tiến độ cho các công việc dở dang

220

XIV.

Chương XIV: Xem và báo cáo tình trạng của dự án

223

14.1

Xác định các nhiệm vụ bị trượt tiến độ

224

14.2

Kiểm tra các chi phí của nhiệm vụ

229

14.3

Kiểm tra các chi phí của tài nguyên

231

14.4

Báo cáo sự không ăn khớp về chi phí của dự án bằng khung nhìn Stoplight

233

XV.

Chương XV: Đưa dự án theo dõi trở lại

237

15.1

Khắc phục các vấn đề về thời gian và tiến độ

238

15.2

Khắc phục các vấn đề về chi phí và tài nguyên

244

15.3

Khắc phục các vấn đề về phạm vi của công việc

247

XVI.

Chương XVI: Áp dụng định dạng và in ấn cao cấp

250

16.1

Định dạng khung nhìn biểu đồ Gantt

251

16.2

Định dạng khung nhìn Timeline

256

16.3

Định dạng khung nhìn Network Diagram

258

16.4

Định dạng khung nhìn Calendar

262

16.5

Khung nhìn in ấn và xuất

264

Chương XVII: Định dạng báo cáo cao cấp

269

17.1

Định dạng các bảng trong báo cáo

270

17.2

Định dạng các biểu đồ trong báo cáo

277

17.3

Tạo ra một báo cáo tùy chỉnh

282

XVIII. Chương XVIII: Tùy chỉnh MS Project

289

XVII.

18.1

Chia sẻ các thành phần tùy chỉnh giữa các kế hoạch

290

18.2

Ghi lại các Macro

294

18.3

Chỉnh sửa Macro

298

18.4

Tùy chỉnh giao diện ribbon và công cụ Quick Access Toolbar

301

Mục lục

Microsoft Project 2013 by [email protected] XIX.

Chương XIX: Chia sẻ thông tin với các phần mềm, ứng dụng khác

307

19.1

Sao chép dữ liệu Project tới các chương trình khác

308

19.2

Mở các định dạng tập tin khác trong Project

312

19.3

Lưu sang một định dạng tập tin khác trong Project

316

19.4

Tạo ra các báo cáo trực quan với Excel và Viso

319

XX.

Chương XX: Hợp nhất các dự án và tài nguyên

323

20.1

Tạo ra một quỹ tài nguyên

324

20.2

Xem các thông tin chi tiết về sự phân công trong quỹ tài nguyên

328

20.3

Cập nhật sự phân công trong kế hoạch chia sẻ

330

20.4

Cập nhật các thông tin về một tài nguyên trong quỹ tài nguyên

332

20.5

Cập nhật thời gian làm việc của tất cả các kế hoạch trong một quỹ tài nguyên

334

20.6

Liên kết các kế hoạch mới tới một quỹ tài nguyên

336

20.7

Thay đổi các sự phân công trong kế hoạch chia sẻ và cập nhập tới một quỹ tài nguyên

339

20.8

Hợp nhất các kế hoạch

343

20.9

Tạo ra sự phụ thuộc giữa các kế hoạch

346

XXI.

Phụ lục A: Một khóa học ngắn về quản lý dự án

351

A.1

Hiểu định nghĩa một dự án

352

A.2

Tam giác dự án: Xem xét dự án về mặt thời gian, chi phí và phạm vi

353

A.3

Quản lý các ràng buộc của dự án: Thời gian, chi phí và phạm vi

354

A.4

Quản lý dự án của bạn bằng MS Project

356

Phụ lục B: Phát triển các kỹ năng quản lý dự án của bạn

358

B.1

Tham dự một cộng đồng tìm hiểu về Project

359

B.2

Tham dự một cộng đồng tìm hiểu về quản lý dự án

360

XXII.

XXIII. Phụ lục C: Cộng tác giữa Project, SharePoint và PWA

361

C.1

Giới thiệu về việc chia sẻ dự án của bạn với SharePoint

362

C.2

Giới thiệu về sự cộng tác nhóm với Project Web App

365

C.3

Giới thiệu về giải pháp quản lý dự án của doanh nghiệp EPM

368

Mục lục

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Giới thiệu về Microsoft Project 2013

Chương I

1

Microsoft Project 2013 by [email protected]

1.1. Giao diện làm việc Bạn có thể bắt đầu khởi động phần mềm Project từ menu Start ( trong Windows 7 ) hoặc màn hình Start ( trong Windows 8), hoặc bằng cách mở trực tiếp một tập tin có đuôi mở rộng là *.mpp. Trong chương này, chúng ta sẽ bắt đầu khởi động phần mềm Project từ menu Start và sau đó tìm hiểu qua các phần chính bên trong giao diện của Microsoft Project 2013. Bước 1: Kích vào nút Start

 All Programs  Microsoft Office 2013  Project 2013.

Màn hình khởi động của Project xuất hiện. Ở đây bạn có thể nhanh chóng mở các tập tin project nào đó mà gần đây nhất đã được mở ra, hoặc tạo ra một dự án -project mới hoặc tạo ra một project mới dựa trên một mẫu sẵn có.

Lưu ý: Nếu màn hình khởi đông như trên không xuất hiện khi bạn bắt đầu Project thì hãy làm như sau. Trên tab File  kích Options. Trong hộp thoại Project Options  nhấn vào General bên dưới mục Start up options tích chọn hộp kiểm có nhãn Show the Start screen when this application starts.

Bước 2: Trên màn hình khởi động của Project bấm vào Blank Project. Khi đó cửa sổ làm việc của phần mềm Project sẽ xuất hiện như hình dưới đây. Cửa sổ Project mà bạn nhìn thấy trên màn hình máy tính của bạn có thể có chút khác biệt so với hình ảnh minh họa trong cuốn sách này. Điều này có thể phụ thuộc vào độ phân giải màn hình máy tính của bạn hoặc có thể do có bất kỳ sự tùy chỉnh giao diện phần mềm Project nào đó đã được thực hiện trước đó trên máy tính của bạn. Hãy xem qua các thành phần chính có trên giao diện cửa sổ làm việc của Project: * Quick Access Toolbar-Thanh công cụ truy cập nhanh: đây là một khu vực tùy chọn của giao diện Project mà bạn có thể thêm các lệnh mà bạn yêu thích hoặc thường xuyên sử dụng. Sẽ nói chi tiết ở phần sau. * Tab và Ribbon: Dùng để thay thế cho các trình đơn thả xuống (drop menu) và các thanh công cụ truyền thống mà bạn đã làm quen với chúng ở các phiên bản trước ( Từ MS Project 2003 Chương I

2

Microsoft Project 2013 by [email protected] trở về trước). Mỗi Tabs sẽ liên quan đến một loại hình hoạt động trong Project. Ribbon (dải) là khu vực đựng chứa đựng các lệnh mà bạn sẽ sử dụng để thực thi các hành động trong Project. Quick access toolbar

Nhóm lệnh

Lệnh

Trợ giúp

Tab Ribbon

View và tên

Thanh trạng thái

Phím tắt View

Thanh trượt Zoom

* Nhóm lệnh: Là tập hợp các lệnh có liên quan tới nhau. Mỗi Tab sẽ được chia thành nhiều nhóm lệnh. * Lệnh: Là các tính năng ( hoặc công cụ) cụ thể mà bạn sử dụng để thực thi hành động trong Project. Mỗi tab chứa đựng một số lệnh. Một số lệnh, chẳng hạn như Cut trên tab Task sẽ thực thi một hành động ngay lập tức. Một số lệnh khác, chẳng hạn như lệnh Change Working Time trên tab Project thì sẽ hiển thị một hộp thoại hoặc gợi ý bạn để có thể thêm hành động theo các cách khác nhau. Hầu hết các lệnh đều có mô tả về nó và bạn có thể xem mô tả một lệnh nào đó bằng cách di chuyển con trỏ chuột tới lệnh cần tìm hiểu.

* View: Là khung nhìn xuất hiện trong cửa sổ làm việc Project. Project có thể hiển thị một khung nhìn đơn hoặc nhiều khung hình khác nhau trong cửa sổ làm việc. * Tên khung nhìn View: Xuất hiện dọc theo cạnh ngoài cùng phía bên trái của khung nhìn View. Project bao gồm nhiều loại khung nhìn khác nhau, vì vậy đây chính là một lời nhắc nhở hữu ích cho bạn về loại của khung nhìn mà bạn đang mở. * Phím tắt View: Cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi giữa một số khung nhìn thường xuyên được sử dụng trong Project. * Thanh trượt Zoom: Dùng để thay đổi phạm vi quan sát của khung nhìn. Chương I

3

Microsoft Project 2013 by [email protected] * Thanh trạng thái: Sẽ hiển thị một số chi tiết quan trọng chẳng hạn như chế độ tiến độ của nhiệm vụ mới ( là thủ công hay tự động) và xem bộ lọc nào đang được áp dụng cho khung nhìn hiện tại. * Shortcut menu và Mini toolbar: có thể truy cập thông qua việc kích chuột phải bất kỳ một mục dữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong một khung nhìn. Shortcut menu

Mini toolbars

Lưu ý: Một khi bạn bạn băn khoăn không biết những hành động nào mà bạn có thể thực thi cho một mục dữ liệu nào đó mà bạn nhìn thấy trong khung nhìn của Project, hãy nhấp chuột phải vào mục đó và những lệnh có sẵn trên Shortcut menu chính là nhữn hành động mà bạn có thể yêu cầu nó thực thi.

1.2. Khung nhìn Backstage-Quản lý các tập tin và các tùy chọn thiết lập Khung nhìn Backstage là một phần thuộc giao diện làm việc của Project, và bạn sẽ thấy đây là một khung nhìn Backstage tương tự như trong hầu hết các ứng dụng khác của MS Office 2013. Khung nhìn Backstage chứa đựng các lựa chọn về tùy chỉnh và chia sẻ, cũng như các lệnh cần thiết để quản lý tập tin như Open, New và Save. Bước 1: Kích vào tab File. Project sẽ hiển thị khung nhìn Backstage. Bước 2: Nếu máy tính của bạn không hiển thị như hình dưới đây, hãy kích vào mục tab Open nằm ở phía bên trái của khung nhìn Backstage. Khi đó khung nhìn Backstage sẽ hiển thị tùy chọn mở các tập tin (Open) cũng như danh sách các tập tin vừa mở.

Chương I

4

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Dưới đây là liệt kê vắn tắt các các tab có trong khung nhìn Backstage. Bạn có thể nhấp vào các tab để xem thêm các tùy chọn riêng của chúng: * Info: Cung cấp cho bạn sự truy cập tới Organizer, một tính năng được sử dụng để chia sẻ các yếu tố đã được tùy biến giống như các khung nhìn giữa các kế hoạch; Organizer sẽ được mô tả trong Chương 18. Info cũng cho bạn thấy các thông tin về kế hoạch đang được mở ra trong Project, chẳng hạn như ngày bắt đầu và kết thúc, các số liệu thống kê và các thuộc tính cấp caoAdvanced Properties. Bạn sẽ tìm hiểu về Advanced Properties trong Chương 2. Nếu bạn đang sử dụng phiển bản Project Professional cùng với Project Web App thì bạn cũng có thể truy cập tới các chi tiết của tài khoản của bạn . * New: Hiển thị các tùy chọn để tạo ra một kế hoạch dự án mới từ đầu hoặc dựa trên một mẫu có sẵn. Bạn sẽ tìm hiểu sử dụng việc sử dụng các lệnh trong chương tiếp theo. * Open, Save , Save As và Close: là các lệnh quản lý tập tin tiêu chuẩn. * Print: Bao gồm các tùy chọn để in ra một kế hoạch dự án, bạn cũng có thể như xem trước khi in. Sẽ tìm hiểu các tuy chọn trong tab Print trong chương 6 và chương 16. * Share: Bao gồm tùy chọn để đồng bộ hóa với SharePoint hoặc đính kèm một kế hoạch tới một bức thư điện tử-email. * Export: Bao gồm các tùy chọn để tạo ra một tập tin định dạng Portable Document Format (PDF) hoặc XML Paper Specification (XPS) và các tùy chọn cho việc xuất nội dung chứa đựng bên trong. Bạn sẽ tìm hiểu về chúng trong chương 19. * Account: Hiển thị các dịch vụ kết nối cũng như các thông tin về phần mềm MS Project chẳng hạn như thông tin về phiên bản Project mà bạn đang sử dụng. Với một tài khoản Microsoft, bạn có thể sử dụng các dịch vụ như các ứng dụng khác của Office, chẳng hạn như lưu trữ tập tin trực tuyến đám mây SkyDrive, và thiết lập chuyển vùng cá nhân. Khi bạn đã đăng nhập, thông tin người dùng là bạn sẽ xuất hiện ở góc trên bên phải của cửa sổ làm việc của Project. * Options: Hiển thị hộp thoại Project Options. Chính bản thân hộp thoại này cũng chứa đựng nhiều tab và thông qua các tab đó bạn có thể điều chỉnh một loạt các hành vi của Project, chẳng hạn như bạn có muốn hiển thị màn hình khởi động khi bắt đầu Project như đã nói ở phần đầu hay không. Lưu ý: Để thoát khỏi khung nhìn Backstage, nhấn nút Back ở góc phía trên bên trái của khung nhìn Backstage. Hoặc bạn cũng có thể bấm phím Escape. Tiếp theo, bạn sẽ mở tập tin thực hành trong thư mục được đính kèm với cuốn sách này. Chương I

5

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 3: Nếu giao diện màn hình Open không thực sự được nhìn thấy trong khung nhìn Backstage, kích Open. Bước 4: Kích vào Computer, kích vào Browse, và sau đó dẫn đến thư mục Practises/Chapter 1. Bước 5: Chọn tập tin Guided Tour_Start.mpp trong thư mục và sau đó bấm nút Open. Tập tin thực hành được mở ra.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ lưu tập tin ví dụ này dưới một cái tên khác. Bước 6: Trên tab File, kích Save As. Bước 7: Kích vào Computer, kích vào Browse sau đó dẫn dẫn đến thư mục Practises/Chapter 1. Bước 8: Trong hộp nhập có nhãn Filename, gõ Guided Tour và sau đó bấm nút Save. * Các biểu mẫu-Templates: Thay vì tạo ra một kế hoạch dự án bắt đầu từ đầu, bạn có thể có thể sử dụng một biểu mẫu dự án mà chứa đựng hầu các thông tin ban đầu mà bạn cần, chẳng hạn như tên và các mối quan hệ ràng buộc của các nhiệm vụ. Nguồn cung cấp biểu mẫu bao gồm: - Các biểu mẫu được cài đặt cùng với Project. Chúng có thể thay đổi tùy thuộc vào các tùy chọn cài đặt mà đã được bạn lựa chọn khi cài đặt Proejct lên máy tính của bạn. - Các biểu mẫu từ Office Online tại trang web www.office.com. Microsoft tạo ra một số lượng lớn các mẫu dự án có sẵn để tải miễn phí thông qua web này. - Các biểu mẫu trong cơ quan tổ chức của bạn. Bạn có thể có đang ở trong một tổ chức mà có một thư viện biểu mẫu dự án. Thông thường, các mẫu này chứa các định nghĩa chi tiết về nhiệm vụ, các sự phân công tài nguyên chi tiết và các chi tiết đặc biệt khác trong cho cơ quan tổ chức của bạn. Để xem các biểu mẫu có sẵn, kích vào tab File và chọn New. Các biểu mẫu cũng xuất hiện trên màn hình khởi động của Project. Ngoài ra, Project có thể tạo ra một tập tin mới dựa trên các tập tin hiện có của Project hoặc từ các ứng dụng khác (Trên tab File, chọn New, sau đó kích New from existing project hoặc New from Excel workbook hoặc New from SharePoint tasks list). Chương I

6

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bạn cũng có thể tạo ra các biểu mẫu từ các kế hoạch dự án của bạn để sử dụng sau này hoặc để chia sẻ. Một mối lo ngại chung về các kế hoạch được chia sẻ là chúng có thể chứa thông tin nhạy cảm như các mức lương của tài nguyên. Nhưng bạn có thể lưu một kế hoạch dự án là một biểu mẫu và xoá các thông tin như vậy, cũng như các thông tin về tiến độ. Bước 1: Trên tab File, kích Save As. Bước 2: Dẫn đến thư mục mà bạn muốn tạo ra một biểu mẫu mới dựa trên kế hoạch dự án của bạn. Bước 3: Trong hộp chọn có nhãn Save as type, chọn Project Template. Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn File name, nhập tên cho tập tin biểu mẫu mà bạn muốn và sau đó bấm nút Save. Bước 5: Khi hộp thoại Save As Template xuất hiện, chọn loại thông tin, chẳng hạn như các mức lương của tài nguyên, mà bạn muốn gỡ bỏ nó khỏi biểu mẫu. Kế hoạch dự án gốc không bị ảnh hưởng.

1.3. Tab và Ribbon Tương tự như các ứng dụng khác của Office 2013, Project 2013 sử dụng giao diện linh hoạt mà thường được gọi là ribbon. Các bộ phận nổi bật nhất của giao diện này là các tab và ribbon được kéo dài ở phía trên của cửa sổ Project. Trong phần này, bạn sẽ làm việc với các tab để xem làm chúng được tổ chức như thế nào. Các tab này nhóm hợp lý các lệnh có liên quan đến nhau: * Tab Task và Resoure liên quan đến các dữ liệu mà bạn thường xuyên làm việc với chúng trong Project. * Tab Report chứa đựng các lệnh mà bạn có thể sử dụng để xem các báo cáo và so sánh hai kế hoạch dự án. * Tab Project chứa đựng các lệnh mà chúng thường được áp dụng cho toàn bộ kế hoạch, chẳng hạn như thiết lập thời gian làm việc của kế hoạch. * Tab View giúp bạn kiểm soát những gì bạn nhìn thấy trong cửa sổ Project và cách thức thông tin xuất hiện. * Các Tab ngữ cảnh, chẳng hạn như tab Format (các tab theo ngữ cảnh khác mà bạn có thể bắt gặp bao gồm tab Design và Layout) sẽ khác nhau, tùy thuộc vào loại thông tin được hiển thị trong khung nhìn đang được mở ra hoặc tùy thuộc vào kiểu loại của mục dữ liệu đang được chọn tại thời điểm đó. Ví dụ, khi một khung nhìn về nhiệm vụ như khung nhìn Gantt Chart được hiển thị, thì những lệnh trên tab ngữ cảnh Format dùng để áp dụng cho các nhiệm vụ và các yếu tố của biểu đồ Gantt Chart chẳng hạn như các thanh bar Gantt. Ngữ cảnh hiện tại của tab Format xuát hiện bên trên nhãn của tab này, ví dụ Gantt Chart Tools. Ví dụ: Tab Format của khung nhìn Gantt Chart:

Tab Format của khung nhìn Task Usage:

Chương I

7

Microsoft Project 2013 by [email protected] Lưu ý: Bạn có thể kích đúp vào tên của một tab để thu gọn (ẩn đi) hoặc mở ra ribbon của tab đó. Bạn cũng có thể xem ribbon bị thu gọn của một tab nào đó bằng cách kích chuột vào tên của tab, khi đó ribbon của tab sẽ xuất hiện tạm thời và bạn có thể chọn lệnh mà bạn muốn. Tìm hiểu kỹ hơn về các tab:

Cũng giống như tất cả các tab khác, tab Task chứa đựng một lượng lớn các lệnh và các lệnh này được tổ chức thành các nhóm lệnh. Tab Task bao gồm các nhóm lệnh như View, Clipboard, Font và những nhóm lệnh khác . Nếu màn hình máy tính của bạn hỗ trợ cảm ứng thì hãy kích hoạt cảm ứng chạm-Touch ( Trên Quick Access Toolbar ở góc trên bên trái của cửa sổ Project, kích vào Touch/Mouse mode) thì các lệnh trên ribbon xuất hiện lớn hơn.

Một số lệnh sẽ thực thi một hành động ngay lập tức, trong khi đó có một số lệnh khác sẽ dẫn bạn đến nhiều lựa chọn khác hơn. Tiếp theo, bạn sẽ tìm hiểu về các tab khác và các kiểu lệnh. Bước 1: kích vào tab Resource. Ribbon của Tab Resource xuất hiện thay thế cho ribbon của tab Task. Bước 2: Trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resources. Lệnh này ngay lập tức có hiệu lực và nó sẽ hiển thị hộp thoại Assign Resource.

Chương I

8

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bạn có thể thực hiện các hành động khác trong cửa sổ làm việc của Project mà không cần tắt hộp thoại Assign Resources vẫn hiển thị trên màn hình. Còn bây giờ chúng sẽ tắt nó. Bước 3: Trong hộp thoại Assign Resources, nhấn nút Close. Bước 4: Kích vào tab View. Ribbon của Tab này là một mớ hỗn hợp các loại lệnh. Như bạn có thể thấy, một số lệnh, chẳng hạn như lệnh New Window, chỉ là một cái nhãn và biểu tượng.

Trong hầu hết các trường hợp thì loại lệnh kiểu này sẽ thực thi ngay lập tức một hành động sau khi kích chuột vào nó. Một số lệnh khác, như Sort thì bao gồm một biểu tượng, một cái nhãn và một hình tam giác đen nhỏ.

Khi kích vào lệnh kiểu này thì nó sẽ hiển thị ra nhiều lựa chọn khác nhau. Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data kích vào lệnh Soft. Lệnh này sẽ hiển thị một danh sách các lựa chọn về việc sắp xếp.

Một loại lệnh khác được gọi là nút bấm phân tách-Split button, qua nó bạn có thể thực hiện ngay lập tức một hành động hoặc đưa ra cho bạn nhiều lựa chọn hơn nữa. Bây giờ hãy xem xét một ví dụ là nút bấm Gantt Chart. Biểu tượng Nhãn

- Kích vào phần biểu tượng của lệnh này thì ngay lập tức khung nhìn hiện đang mở chuyển sang khung nhìn Gantt Chart. - Kích vào phần nhãn của lệnh này ( hoặc chỉ vào hình tam giác nhỏ màu đen khi nhãn không hiển thị) thì nó sẽ cho bạn thấy thêm các thiết lập có sẵn cho lệnh đó. Bước 6: Trên tab Task, trong nhóm lệnh View, kích vào nhãn của lệnh Gantt Chart.

Chương I

9

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bước 7: Trong danh sách các khung nhìn xuất hiện, kích vào Calendar. Project ngay lập tức sẽ chuyển sang khung nhìn Calendar. Khung nhìn Calendar giống như một cuốn lịch để bàn truyền thống và trên đó hiển thị các nhiệm vụ là các dải mầu kéo qua các ngày sẽ thực hiện các nhiệm vụ đó.

Tiếp theo chúng ta sẽ quay lại khung nhìn Gantt Chart. Chương I

10

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 8: Trên tab Task, trong nhóm lệnh View, kích vào biểu tượng của nút lệnh Gantt Chart. Lưu ý: Xuyên suốt cuốn sách này, khi bạn nhìn thấy một đề nghị kích vào một lệnh là nút bấm phân tách-Split button ( có một biểu tượng và một nhãn + hình tam giác nhỏ màu đen để hiển thị thêm nhiều lựa chọn) thì có nghĩa là là chúng tôi muốn bạn kích vào biểu tượng (trừ khi có ghi chú khác). Tiếp theo, chúng sẽ tìm hiểu về các loại nút bấm khác. Bước 9: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Grantt Chart Style, kích vào nút More để hiển thị thêm nữa các phong cách-style được thiết lập sẵn.

Nút More

Một bộ sưu tập các lựa chọn phong cách thể hiện thanh bar trong biểu đồ Gantt được định dạng sẵn xuất hiện.

Chúng ta sẽ tìm hiểu các lựa chọn phong cách này ở chương 6. Bước 10: Nhấn phím Esc hoặc kích vào đâu đó trên cửa sổ làm việc Project để đóng bộ sưu tập này. Để xem chi tiết tùy chọn về định dạng thanh bar trong biểu đồ Gantt, chúng ta sẽ sử dụng một loại nút bấm khác. Bước 11: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Gantt Chart Style, kích vào nút bấm Format Bar Styles nút ở góc dưới cùng bên phải của nhóm lệnh.

Nút Format Bar Styles

Hộp thoại Bar Styles sẽ xuất hiện:

Chương I

11

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Nút bấm Format Bar Styles là một ví dụ về hộp thoại Dialog Box Launcher. Không giống như hộp thoại Assign Resources bạn đã thấy ở trên, bạn phải đóng hộp thoại Format Bar Styles trước khi bạn có thể thực hiện các hành động khác bên ngoài của hộp thoại này. Bước 12: Kích vào nút Cancel để đóng hộp thoại Bar Styles. Có nhiều cách khác nhau để truy cập vào các lệnh trong Project, nhưng những gì bạn đã được tìm hiểu ở trên gần như bao gồm hết các lệnh có trên giao diện làm cửa sổ làm việc của Project. Lưu ý: Các phím tắt được cung cấp khắp nơi trong Project. Để xem các phím tắt có sẵn cho các lệnh hãy nhấn phím Alt. Một số phím tắt dùng trong một số ngữ cảnh cụ thể và một số phím tắt khác có thể dùng trong suốt quá trình làm việc của Project chẳng hạn như Undo (Ctrl+Z).

1.4. Khung nhìn Khung nhìn-View chính là không gian làm việc trong Project. Project bao gồm rất nhiều loại khung nhìn. Các khung nhìn có thể bao gồm: bảng biểu với đồ họa, bảng biểu với thời gian biểu, chỉ có bảng biểu, biểu đồ, sơ đồ và hình thái-form. Với một số khung nhìn thì bạn có thể lọc, sắp xếp, hoặc phân nhóm dữ liệu, cũng như tùy chỉnh những loại dữ liệu nào được hiển thị. Bạn cũng có thể sử dụng và tùy chỉnh các khung nhìn được cung cấp bởi Project hoặc do bạn tự tạo. Project có thể chứa đựng rất nhiều các khung nhìn, nhưng bạn thường chỉ làm việc với một ( hoặc đôi khi hai ) khung nhìn tại một thời điểm. Bạn sử dụng khung nhìn để nhập, chỉnh sửa, phân tích và hiển thị thông tin về kế hoạch của bạn. Khung nhìn mặc định mà bạn nhìn thấy khi bạn tạo ra một kế hoạc dự án mới chính là khung nhìn Gantt Chart cùng với khung nhìn Timeline. Nhìn chung, các khung nhìn tập trung vào nhiệm vụ, tài nguyên hoặc các chi tiết về sự phân công. Ví dụ khung nhìn Gantt Chart, liệt kê các chi tiết của nhiệm vụ trong một bảng đặt ở phía bên trái của khung nhìn và hình ảnh đồ họa đại diện cho mỗi nhiệm vụ là một thanh bar Gantt trong phần biểu đồ đặt ở phía bên phải của khung nhìn. Khung nhìn Gantt Chart là một cách thức phổ biến dùng để thể hiện tiến độ của dự án. Loại khung nhìn này cũng rất hữu ích cho việc nhập và tinh chỉnh các chi tiết của nhiệm vụ và cho cả việc phân tích dự án của bạn. Trong phần này, chúng ta sẽ bắt đầu với khung nhìn Gantt Chart và sau đó sẽ chuyển sang các khung nhìn khác để tập trung vào các khía cạnh khác của kế hoạch. Bước 1: Trên các tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích vào hình tam giác nhỏ màu đen của hộp chọn có nhãn Timescale và chọn Days.

Chương I

12

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project sẽ điều chỉnh để thời gian biểu-Timescale hiển thị từng ngày riêng rẽ. Những ngày không làm việc-Nonworking, chẳng hạn như ngày cuối tuần được mặc định sẵn là màu xám nhạt. Timescale

Khu vực bảng biểu

Khu vực đồ họa

Bạn có thể điều chỉnh thời gian biểu-Timescale trong khung nhìn Gantt Chart theo nhiều cách. Ở đây, bạn sử dụng hộp chọn có nhãn Timescale trên tab View. Hoặc bạn cũng có thể sử dụng thanh trượt Zoom ở góc dưới cùng phía bên phải của thanh trạng thái. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm Timeline. Project sẽ hiển thị khung nhìn Timeline ở khung vực phía trên khung nhìn Gantt Chart. Khung nhìn Timeline này đã được gắn thêm một chi tiết từ kế hoạch này. Bạn sẽ tìm hiểu cách tạo ra một khung nhìn Timeline tùy chỉnh trong Chương 6.

Chương I

13

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 3: Kích vào bất cứ nơi nào trong khung nhìn Timeline. Lưu ý: rằng cái nhãn phía trên tab Format sẽ thay đổi thành Timeline Tools. Các lệnh hiển thị trong ribbon của tab Format bây giờ là các lệnh cụ thể dùng để áp dụng cho khung nhìn Timeline. Lưu ý rằng khi bạn đang trong một khung nhìn nào đấy thì cái nhãn phía trên tab Format và các lệnh trong tab Format sẽ thay đổi cho phù hợp với khung nhìn đó.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, bỏ tích chọn khỏi hộp kểm Timeline. Project sẽ ẩn khung nhìn Timeline. (Thông tin trong khung nhìn không bị mất đi mà lúc này nó chỉ bị ẩn đi). Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet. Khung nhìn Resource Sheet sẽ thay thế khung nhìn Gantt Chart.

Chương I

14

Microsoft Project 2013 by [email protected] Khung nhìn Resource Sheet hiển thị các chi tiết về các tài nguyên trong một cấu trúc dữ liệu gồm có hàng và cột ( được gọi là bảng), và mỗi tài nguyên sẽ được đặt trong một hàng. Khung nhìn này được gọi là sheet view ( khung nhìn bảng). Một loại khung nhìn bảng khác được gọi là Task Sheet view (khung nhìn bảng của nhiệm vụ) liệt kê các chi tiết của nhiệm vụ. Ngoài ra, lưu ý rằng nhãn của tab ngữ cảnh đã thay đổi thành Resource Sheet Tools dựa trên khung nhìn đang được mở ra. Lưu ý rằng khung nhìn Resource Sheet không nói cho bạn bất cứ điều gì về các nhiệm vụ mà các tài nguyên sẽ được phân công tới. Để thấy được loại thông tin này, bạn cần chuyển sang một khung nhìn khác. Bước 6: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Usage. Khung nhìn Resource Usage sẽ thay thế Resource Views. Khung nhìn Usage này nhóm các nhiệm vụ thành các nhóm theo từng tài nguyên được phân công đến và cho bạn thấy các các sự phân công về thời gian làm việc đối với mỗi tài nguyên trong một biểu thời gian, chẳng hạn như hàng ngày hoặc hàng tuần.

Trong lưới pha thời gian nằm ở phía bên phải của khung nhìn Resource Usage, bạn có thể thấy một số sự phân công về thời gian làm việc của Carole Poland trong kế hoạch. Hiện tại, thời gian biểu của khung nhìn Resource Usage này hiển thị thời gian làm việc được phân công theo từng ngày. Cũng như thời gian biểu -timescale của khung nhìn Gantt Chart, bạn có thể điều chỉnh biểu thời gian này bằng cách sử dụng lệnh Timescale có trên tab View hoặc điều khiển thanh trượt Zoom ở phía dưới cùng bên phải thanh trạng thái ở góc dưới bên phải trong cửa sổ Project. Một loại khung nhìn Usage khác, đó là khung nhìn Task Usage, hiển thị tất cả các tài nguyên đã được phân công trong từng nhiệm vụ. Bạn sẽ làm việc nhiều hơn với các khung nhìn Uasage ở trong Chương 8. Bước 7: Trên tab View, trong lệnh Task Views, kích Gantt Chart. Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện. Bước 8: Nếu thấy cần thiết thì di chuyển thanh cuộn đứng-Scroll của khung nhìn Gantt Chart để nhiệm vụ thứ 12-Set pages lên trên cùng giáp với thanh ribbon. Bước 9: Trong cột có nhãn là Task name kích chuột vào nhiệm vụ thứ 12-Set pages. Bước 10: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, kích vào hộp kiểm có nhãn Details. Khung nhìn Task Form xuất hiện bên dưới khung nhìn Gantt Chart. Chương I

15

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Trong cái kiểu chia khung nhìn như thế này thì Gantt Chart là khung nhìn cấp cao và Task Form là khung nhìn thứ cấp. Các chi tiết về nhiệm vụ đang được chọn trong khung nhìn Gantt Chart sẽ xuất hiện trong khung nhìn Task Form. Bạn cũng có thể chỉnh sửa trực tiếp các giá trị trong khung nhìn Form Task. Bạn sẽ làm việc với khung nhìn Task Form trong chương 5 và làm việc với khung nhìn tương tự là Resource Form trong chương 4. Bước 11: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, bỏ kích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Details. Khung nhìn Task Form bị ẩn đi. Có rất nhiều loại khung nhìn khác nhau trong Project. Bạn có thể nhìn thấy chúng bằng cách kích vào lệnh Other Views rồi sau đó chọn More Views, trong nhóm lệnh Task Views hoặc Resource Views trên tab View. Hãy nhớ rằng, trong tất cả các khung nhìn này cũng như tất cả các khung nhìn khác trong Project, bạn đang xem xét các khía cạnh khác nhau của tập hợp các chi tiết giống nhau về một kế hoạch. Ngay cả một kế hoạch dự án đơn giản cũng có thể chứa đựng quá nhiều dữ liệu để hiển thị cùng một lúc. Sử dụng các khung nhìn để giúp bạn tập trung vào các chi tiết cụ thể mà bạn muốn.

1.5. Báo cáo Các phiên bản trước đó của Project cung cấp các bản báo cáo dạng bảng biểu được thiết kế chủ yếu cho việc in ấn. Trong Project 2013, bản báo cáo đã được tăng cường rất nhiều, cho phép bạn truyền tải dữ liệu của kế hoạch của bạn trong các định dạng mới hấp dẫn hơn. Các bản báo cáo bây giờ gồm có các yếu tố như biểu đồ-chart, bảng biểu và các hình ảnh để truyền đạt tình trạng của kế hoạch của bạn, và chúng được tùy biến cao. Bạn có thể in hoặc xem các bản báo cáo trực tiếp trong cửa sổ Project giống như bất kỳ một khung nhìn nào đó. Bạn cũng có thể sao chép và dán các bản báo cáo vào các ứng dụng khác, chẳng hạn như Microsoft PowerPoint. Trong ví dụ này, bạn sẽ khám phá một bản báo cáo. Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh Views Report, kích vào Resource rồi kích vào Resource Overview. Báo cáo dạng Resource Overview xuất hiện.

Chương I

16

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bước 2: Di chuyển thanh cuộn dọc để xem tất cả các nội dung của báo cáo. Như bạn có thể thấy, báo cáo này bao gồm hai biểu đồ và một bảng biểu. Bước 3: Kíc vào biểu đồ có nhãn là Resource Starts. Bạn nhìn thấy hai điều xảy ra khi bạn làm việc này. - Đầu tiên, bảng điều khiển Field List xuất hiện ở phía bên phải của cửa sổ. Bạn sử dụng bảng điều khiển này để quyết định những loại dữ liệu nào sẽ có trong biểu đồ. Bạn sẽ tùy biến các bảng báo cáo trong Chương 6 và Chương 17. - Điều thứ hai mà đã xảy ra là nhãn Report Tools, Chart Tools và các tab ngữ cảnh liên quan tới chúng sẽ xuất hiện trên giao diện làm việc của Project. Bước 4: Kích vào bảng có nhãn là Resource Status.

Chương I

17

Microsoft Project 2013 by [email protected] Một lần nữa, bạn sẽ thấy bảng điều khiển Field List xuất hiện và các tab theo ngữ cảnh được cập nhật để phản ánh rằng bây giờ bạn đang lựa chọn một bảng biểu trong bản báo cáo thay vì một biểu đồ nào đó. Tiếp theo bạn sẽ khám phá các tab ngữ cảnh Bước 5: Kích vào tab Design nằm ở dưới nhãn Report Tools.

Ở đây, bạn có thể nhìn thấy các lệnh có liên quan đến toàn bộ việc thiết kế của báo cáo. Bước 6: Kích vào tab Design nằm ở dưới nhãn Table Tools.

Bây giờ bạn sẽ thấy các lệnh dùng để áp dụng cho bảng đang được chọn trong báo cáo này. Bước 7: Kích vào tab Layout nằm ở dưới nhãn Table Tools.

Bạn có thể sử dụng các lệnh này để kiểm soát toàn bộ việc bố trí của bảng đang được chọn. Tiếp theo, chúng ta sẽ phân chia cửa sổ để hiển thị cả khung nhìn và báo cáo cùng một lúc. Bước 8: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, kích chọn vào hộp kiểm có nhãn là Timeline.

Chương I

18

Microsoft Project 2013 by [email protected] Khung nhìn được chia này bao gồm một bản tóm tắt cấp cao trong khung nhìn Timeline và một cái nhìn khái quát về các tài nguyên của bạn trong báo cáo Resource Overview. Lưu ý: Để thấy các thông tin thêm về việc sử dụng các bản báo cáo, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports , kích Getting Started và sau đó kích vào bất kỳ mục nào đó trong danh sách thả xuống.

Chương I

19

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bắt đầu một kế hoạch dự án mới

Chương II

20

Microsoft Project 2013 by [email protected] Tiến độ của một dự án hoặc kế hoạch về bản chất là một mô hình mà bạn xây dựng một số khía cạnh mà bạn đang lường trước của một dự án - Đó là những gì mà bạn nghĩ rằng sẽ xảy ra, hoặc là những gì mà bạn muốn xảy ra. Mô hình này tập trung vào một số khía cạnh, nhưng không phải tất cả của một dự án-đó là các nhiệm vụ, tài nguyên và các khung thời gian và có thể là các chi phí liên quan tới chúng.

2.1. Bắt đầu một kế hoạch dự án mới và thiết lập ngày bắt đầu của nó Đúng như sự mong đợi của bạn Project tập trung chủ yếu vào thời gian. Trong thực tế, đôi khi bạn có thể biết ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc được dự kiến của một dự án hoặc là cả hai. Tuy nhiên, khi làm việc trong Project, bạn bắt buộc phải chỉ rõ một ngày duy nhất mà không được chọn cả hai: Đó là ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của dự án. Tại sao vậy? Bởi vì sau khi bạn nhập ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc và các chi tiết khác của dự án thì Project sẽ tính toán ra ngày còn lại cho bạn. Hãy nhớ rằng Project không chỉ đơn thuần là một chỗ chứa cố định của thông tin về tiến độ của bạn hay là một công cụ dùng để vẽ biểu đồ Gantt -mà nó còn là một công cụ lên kế hoạch hành động. Hầu hết các kế hoạch nên được lập tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu, ngay cả khi bạn biết rằng các dự án đó sẽ kết thúc trong một thời hạn nhất định. Lập tiến độ từ ngày bắt đầu dẫn đến tất cả các nhiệm vụ bắt đầu càng sớm càng tốt và nó mang lại cho bạn sự linh hoạt tốt nhất về lập tiến độ. Trong chương này và chương sau, bạn sẽ thấy sự linh hoạt này trong các hành động khi bạn làm việc với một dự án được lên tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu. Nhiệm vụ: Trong suốt cuốn sách này, bạn sẽ đóng vai trò của một người quản lý dự án tại nhà xuất bản Lucerne, nhà xuất bản sách chuyên về sách thiếu nhi. Lucerne sắp xuất bản một cuốn sách mới quan trọng, và bạn được yêu cầu phát triển một kế hoạch cho ra mắt cuốn sách. Trong chương này, bạn sẽ tạo ra một kế hoạch mới, thiết lập ngày bắt đầu của nó và lưu nó. Bước 1: Làm một trong hai việc sau đây: - Trong Project, nếu bạn thấy tab File, kích vào nó và sau đó kích New. - Nếu bạn thực sự nhìn thấy một danh sách các mẫu có sẵn trong màn hình khởi động Start khi bắt đầu Project, chuyển tới bước tiếp theo. Project hiển thị các tùy chọn cho việc tạo ra một kế hoạch dự án mới. Các tùy chọn này bao việc sử dụng các các mẫu được cài đặt cùng với Project hoặc có sẵn trên web. Bạn sẽ thấy có cùng một danh sách các mẫu có sẵn trong màn hình Start và trong màn hình New trên tab File.

Chương II

21

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 2: Trong danh sách các mẫu có sẵn, kích vào Blank Project. Project tạo ra một kế hoạch dự án mới. Bạn có thể thấy một thông báo trên thanh trạng thái ở phía dưới cùng của cửa sổ làm việc Project nhắc nhở bạn rằng có các nhiệm vụ mới được tạo ra với chế độ tiến độ là thủ công-Manually Scheduled. Chú ý tới đường mỏng thẳng đứng màu xanh lá cây trong phần biểu đồ nằm phía bên phải của khung nhìn Gantt Chart, nó cho thấy ngày hiện tại Current date trên máy tính của bạn. Khi bạn tạo ra một kế hoạch dự án mới thì Project sẽ thiết lập ngày bắt đầu-start date của kế hoạch là ngày hiện tại. Tiếp theo bạn sẽ thay đổi ngày bắt đầu của kế hoạch. Bước 3: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Project Information. Hộp thoại Project Information xuất hiện.

Liên quan đến Project Server

Quan trọng: Nếu bạn đang sử dụng phần mềm MS Project Pro chứ không phải là bản MS Project Standard thì các hộp thoại Project Information và một số hộp thoại khác sẽ có chứa thêm các tùy chọn bổ sung liên quan đến Project Server. Trong suốt cuốn sách này, chúng ta sẽ không sử dụng đến Project Server, vì vậy bạn có thể bỏ qua các tùy chọn này. Để biết thêm thông tin về Project Server, xem phụ lục C. Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Start date gõ 05/1/2015 hoặc kích vào hình đầu mũi tên màu đen để hiển thị bảng lịch và chọn ngày 05 tháng 01 năm 2015. Hiển thị bảng lịch

Lưu ý: Trong bảng lịch hiện ra, bạn có thể sử dụng các mũi tên bên trái hoặc bên phải để di chuyển đến bất kỳ tháng nào và sau đó nhấp vào ngày bạn muốn hoặc kích vào Today để nhanh chóng chọn ngày hiện tại trong máy tính của bạn. Việc nhập ngày tháng như thế nào phụ thuộc vào thiết lập trong hộp thoại Region and language trong Control Panel trên hệ điều hành Window của bạn. Lưu ý trong hộp chọn có danh sách thả xuống có nhãn Schedule from đang chọn Project Start Date. Như đã lưu ý trước đó, bởi vì kế hoạch này được lên tiến độ trên cơ sở từ ngày bắt đầu, nên khi bạn nhập ngày bắt đầu-start date, Project sẽ tính toán ngày kết thúc dựa trên các chi tiết về tiến độ được chứa đựng trong kế hoạch. Bước 5: Kích OK để chấp nhận ngày bắt đầu của dự án và đóng hộp thoại Project Information. Chương II

22

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project cuộn phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để cho thấy ngày bắt đầu của dự án. Ngày bắt đầu của dự án được thể hiện là một đường mỏng thẳng đứng nét đứt. Lưu ý: Bạn có thể thiết lập để Project tự động hiển thị hộp thoại Project Information mỗi khi bạn tạo ra một kế hoạch dự án mới. Để thực hiện thay đổi này, trên tab File kích Options. Trong hộp thoại Project Options kích vào tab Advanced và trong khu vực bên dưới nhãn General tích chọn hộp kiểm có nhãn Prompt for project info new projects. Bước 6: Trên tab File kích Save. Bời vì kế hoạch này chưa từng được lưu trước đó nên màn hình Save As xuất hiện. Bước 7: Bên dưới khu vực có nhãn Save and Sync kích Computer và sau đí kích vào nút Browse ở khu vực phía bên phải. Bước 8: Di chuyển tới thư mục Practices/Chapter 2 trong cùng thư mục chứa tập tin về cuốn sách này trên máy tính của bạn. Bước 9: Trong hộp nhập có nhãn File name gõ Simple plan. Bước 10: Bấm vào nút Save để lưu kế hoạch và đóng hộp thoại Save As. Lưu ý: Bạn có thể chỉ thị cho Project tự động lưu kế hoạch dự án đang được mở ra trong một khoảng thời gian được định trước, chẳng hạn như cứ sau 10 phút lưu một lần. Trên tab File, kích Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào Save, tích chọn hộp kiểm có nhãn Auto save every và sau đó xác định khoảng thời gian ( theo phút) mà bạn muốn lưu tự động trong hộp nhập có nhãn minute.

2.2. Thiết lập ngày không làm việc trong lịch dự án- Project calendar Lịch là phương tiện chủ yếu mà bạn kiểm soát mỗi khi nhiệm vụ và tài nguyên có thể được lên tiến độ để làm việc trong trong Project. Trong những chương sau, bạn sẽ làm việc với các loại lịch khác, còn trong chương này bạn chỉ làm việc với lịch dự án. “Lịch dự án”-Project calendar xác định những ngày làm việc, ngày không làm việc và thời gian làm việc trong ngày chung cho các nhiệm vụ. Project bao gồm nhiều kiểu lịch, gọi là các lịch cơ sở-base calendar, bất kỳ kiểu lịch nào một trong số đó có thể được dùng để làm lịch dự án cho một kế hoạch. Bạn lựa chọn một kiểu lịch cơ sở để nó sẽ được sử dụng làm lịch dự án trong hộp thoại Project Information. Hãy coi lịch dự án như là lịch làm việc bình thường của tổ chức hay cơ quan của bạn. Ví dụ, làm việc có thể là từ thứ Hai đến thứ Sáu, mỗi ngày làm việc từ 8:00 tới 17:00 và dành 1 tiếng cho nghỉ trưa. Cơ quan của bạn hoặc các tài nguyên cụ thể có thể có những ngoại lệ đối với lịch làm việc bình thường này, chẳng hạn như các ngày lễ hoặc ngày nghỉ. Bạn sẽ giải quyết các ngày nghỉ của tài nguyên trong Chương 4. Bạn quản lý các lịch này thông qua hộp thoại Change Woring Time (truy cập trên tab Project). Sử dụng hộp thoại này để thiết lập thời gian làm việc bình thường và các ngoại lệ về thời gian làm việc cho các tài nguyên riêng biệt hoặc cho toàn bộ kế hoạch mà bạn sẽ thực hiện sau đây. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cần kê khai một ngày sắp tới mà trong ngày đó toàn bộ nhân viên của nhà xuất bản sẽ không sẵn sàng để làm việc trong dự án ra mắt cuốn sách. Trong ví dụ này, bạn sẽ xem xét các lịch cơ sở có sẵn và sau đó tạo ra ngoại lệ về thời gian làm việc trong lịch dự án: Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Project Information. Hộp thoại Project Information xuất hiện. Bước 2: Trong hộp chọn có nhãn Calendar kích vào đầu mũi tên màu đen.

Chương II

23

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Danh sách hiện có ba kiểu lịch cơ sở đi kèm với Project: * 24 Hours: 24 giờ, làm việc liên tục, không có khoảng thời gian không làm việc. * Night Shift: Ca đêm, bắt đầu từ đêm thứ hai và kết thúc vào sáng thứ bảy, một ca làm việc từ 11 đêm nay tới 8 giờ sáng hôm sau và đã bao gồm 1 tiếng nghỉ giữa giờ. * Standard: Tiêu chuẩn, là các ngày làm việc truyền thống từ thứ Hai đến thứ Sáu, một ngày làm việc từ 8 giờ sáng tới 5 giờ chiều và đã bao gồm 1 tiếng nghỉ trưa. Chỉ có thể chọn một trong số các lịch cơ sở trên để dùng làm lịch dự án. Đối với kế hoạch dự án ví dụ này, chúng ta sẽ sử dụng lịch cơ sở Standard làm lịch dự án, và theo mặc định thì nó đang được chọn. Bước 3: Kích vào nút Cancel để đóng hộp thoại Project Information mà không thực hiện bất kỳ sự thay đổi nào trong đó. Bạn đã biết toàn bộ nhân viên nhà xuất bản Lucerne sẽ có mặt tại một sự kiện đặc biệt vào ngày 22 tháng 1, do đó không có sự làm việc nào được lên tiến độ vào ngày này. Bạn sẽ ghi lại ngày này là một ngoại lệ trong lịch dự án. Bước 4: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Change Working Time. Hộp thoại Change Working Time sẽ xuất hiện.

Lưu ý: Kiểu lịch cơ sở đã được chọn làm lịch dự án ở trong hộp thoại Project Information sẽ xuất hiện trong hộp chọn có nhãn For Calendar và nó sẽ đính kèm thêm dòng chữ “Project calendar” ở trong dấu ngoặc đơn để hiển thị nó được chọn làm lịch dự án. Chương II

24

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 5: Trong ô nhập dữ liệu thuộc cột có nhãn Name trong tab Exceptions-“ngoại lệ” ở phần bên dưới của hộp thoại, gõ Staff at morale event- và sau đó kích vào ô tương ứng ở bên cột có nhãn Start. Lưu ý: Bạn không cần thiết phải đặt tên cho các ngoại lệ về lịch làm việc, nhưng đây là một thói quen tốt để cho bạn hay người khác biết được lý do của sự ngoại lệ. Bước 6: Trong ô tương ứng thuộc cột có nhãn Start, gõ 22/1/15, và sau đó kích vào ô tương ứng trong cột có nhãn Finish hoặc nhấn phím sang phải trên bàn phím. Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn ngày mà bạn muốn trong bảng lịch nằm ở phía trên của tab Exceptions hoặc từ bảng lịch thả xuống trong trường dữ liệu Start.

Và ngày này được lên tiến độ là ngày không làm việc đối với dự án. Trong hộp thoại, dấu hiệu để nhận biết một ngày là ngày ngoại lệ khi ngày đó có dấu gạch chân và được phủ mầu. Bước 7: Kích OK để đóng hộp thoại Change Working Time. Để kiểm tra sự thay đổi này tới lịch dự án, quan sát trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart, bạn sẽ thấy thứ 5 ngày 22 tháng 1 bây giờ được định dạng bởi màu xám để thể hiện đó là ngày không làm việc ( giống như những ngày nghỉ cuối tuần là thứ bảy và chủ nhật). Trong phần này, bạn mới chỉ tạo ra một ngày cụ thể là một ngày không làm việc trong toàn bộ kế hoạch. Các ví dụ thông thường khác của việc điều chỉnh thời gian làm việc bao gồm: * Các ngày nghỉ lễ định kỳ hoặc các thời gian nghỉ khác theo một chu kỳ, chẳng hạn như hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Để thiết lập các thời gian không làm việc định kỳ hoặc theo chu kỳ, kích nút Details trên tab Exceptions trong hộp thoại Change Working Time. * Thay đổi thời gian làm việc theo từng tuần. Đây là vấn đề xảy ra khi muốn đưa sự thay đổi của các mùa vào trong thời gian làm việc, ví dụ mùa đông sẽ bắt đầu làm việc muộn hơn mùa hè. Để thiết lập các tuần làm việc tùy chỉnh theo ý bạn, trên tab Work Weeks trong hộp thoại Change Working Time, nhập phạm vi ngày mà bạn muốn trong trường Start và Finish, kích vào nút Details, rồi sau đó thiết lập các điều chỉnh về thời gian làm việc mà bạn muốn . * Thời gian làm việc đặc biệt cho một tài nguyên. Bạn sẽ thực hiện các thiết lập như thế trong Chương 4.

Chương II

25

Microsoft Project 2013 by [email protected]

2.3. Nhập tiêu đề và các thuộc tính khác của kế hoạch Cũng giống như các ứng dụng khác của Microsoft Office, Project cũng theo dõi một số thuộc tính của tập tin. Một số thuộc tính này là các số liệu thống kê, chẳng hạn như tập tin đã được sửa đổi bao nhiêu lần. Các thuộc tính khác bao gồm các thông tin mà bạn có thể muốn ghi lại về một kế hoạch dự án, chẳng hạn như tên dự án, tên người quản lý của dự án hoặc các từ khóa để hỗ trợ việc tìm tập tin. Một số thuộc tính được sử dụng trong các khung nhìn, trong các báo cáo và trong tiêu đề trang và chân trang giấy khi in (header và footer). Bạn có thể xem và ghi lại các thuộc tính này trong hộp thoại Advanced Properties. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn ghi lại các thông tin cấp cao về kế hoạch cho ra mắt cuốn sách mới. Những chi tiết này sẽ không ảnh hưởng tới tiến độ nhưng liên quan đến thông tin quan trọng được bổ sung mà bạn muốn giữ lại trong kế hoạch. Trong ví dụ này, bạn sẽ nhập một số thuộc tính về kế hoạch mà sau này bạn sẽ sử dụng khi in ấn hoặc cho các mục đích khác: Bước 1: Kích vào tab File. Khung nhìn Backstage xuất hiện. Tab Info được mặc định là đang được chọn. Ở bên phải của màn hình, dưới khu vực có nhãn Project Information, lưu ý tới các số liệu thống kê chính, chẳng hạn như ngày bắt đầu-start date, nằm ở phía bên phải của khung nhìn Backstage. Chú ý rằng, rất nhiều trường dữ liệu mà bạn nhìn thấy ở đây là giống với các trường dữ liệu mà bạn nhìn thấy trong hộp thoại Project Information. Bạn có thể chỉnh sửa các trường dữ liệu này ở đây hoặc trong hộp thoại Project Information. Bước 2: Kích vào nhãn Project Information. Trong menu xuất hiện, kích Advanced Properties. Hộp thoại Properties xuất hiện với tab có nhãn Summary đang được mở ra. Bước 3: Trong hộp nhập có nhãn Subject gõ: New book launch Schedule Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Manager gõ: Carole Poland Bước 5: Trong hộp nhập có nhãn Company gõ: Lucerne Publishing Bước 6: Trong hộp nhập có nhãn Comments gõ: New chilrent’s book for spring release

Chương II

26

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 7: kich OK để đóng hộp thoại. Để kết thúc phần này, bạn sẽ lưu những thay đổi này cho tập tin Simple plan. Bước 8: Trên tab File kích Save. * Nghiệp vụ quản lý dự án: Project là một phần của bức tranh lớn hơn. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn và các thông tin mà bạn có quyền truy cập, các kế hoạch mà bạn phát triển trong Project có thể không giải quyết những khía cạnh quan trọng khác của các dự án của bạn. Ví dụ, rất nhiều dự án lớn đang được đảm trách bởi các cơ quan tổ chức mà có một quy trình quản lý sự thay đổi. Trước khi một sự thay đổi lớn tới phạm vi của một dự án được thông qua, nó phải được đánh giá và chấp thuận bởi những người quản lý và thi hành dự án. Mặc dù đây là một hoạt động quản lý dự án quan trọng nhưng nó không phải là một cái gì đó được thực hiện trực tiếp trong Project.

Chương II

27

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Xây dựng một danh sách các nhiệm vụ

Chương III

28

Microsoft Project 2013 by [email protected] Các nhiệm vụ-Task là các thành phần cơ bản nhất của bất kỳ kế hoạch dự án nào. Các nhiệm vụ đại diện công việc phải được thực hiện để đạt được các mục tiêu của kế hoạch. Các nhiệm vụ miêu tả công việc về mặt phụ thuộc, thời hạn thực hiện và các yêu cầu về tài nguyên. Trong Microsoft Project 2013 có một số loại của nhiệm vụ. Chúng bao gồm nhiệm vụ khái quátSummary task, nhiệm vụ con-Subtask và nhiệm vụ cột mốc-Milestone ( tất cả sẽ thảo luận trong chương này). Nói rộng hơn, những gì được gọi là nhiệm vụ-Task trong Project đôi khi được gọi một cách chung chung hơn là các hoạt động hoặc các gói công việc ( activities or work packages).

3.1. Nhập tên của nhiệm vụ Như đã đề cập trước đó, các nhiệm vụ đại diện cho công việc phải được thực hiện để đạt được các mục tiêu của các dự án. Tên nhiệm vụ nên dễ được nhận biết và có ý nghĩa với những người sẽ thực thi và các bên liên quan khác bởi vì họ là những người sẽ nhìn thấy tên của nhiệm vụ. Dưới đây là một số hướng dẫn để tạo nên những cái tên nhiệm vụ thích hợp: * Sử dụng các cụm động từ ngắn để mô tả về công việc sẽ được thực hiện, chẳng hạn như "Đổ bê tông". * Nếu các nhiệm vụ sẽ được tổ chức vào trong một cấu trúc dạng đề cương-Outline, đừng lặp lại các chi tiết trong tên của nhiệm vụ khái quát vào tên của nhiệm vụ con trừ khi nó cần rõ ràng hơn. * Nếu các nhiệm vụ sẽ có các tài nguyên được phân công tới, đừng đưa tên của tài nguyên vào trong tên của các nhiệm vụ. Hãy luôn nhớ rằng, bạn luôn luôn có thể chỉnh sửa tên của các nhiệm vụ vào bất cứ lúc nào nên không cần lo lắng về việc phải có được các cái tên nhiệm vụ chính xác trong khi bạn đang bước đầu nhập chúng vào trong một kế hoạch. Đặt mục tiêu sử dụng các cụm từ ngắn gọn, đầy tính miêu tả để truyền tải công việc được yêu cầu và những cụm từ có ý nghĩa với bạn và những người khác, những người sẽ thực thi công việc hoặc xem xét lại dự án. Khi cần thiết, bạn cũng có thể thêm các chi tiết trong các ghi chú của nhiệm vụ, sẽ được miêu tả sau trong chương này. Lưu ý: Khi bạn nhập một cái tên của nhiệm vụ cũng là lúc bạn đang tạo ra một nhiệm vụ mới. Mỗi nhiệm vụ trong Project đều nằm một trong hai chế độ tiến độ mà kiểm soát cách thức lên tiến độ của nhiệm vụ đó: chế độ tiến độ thủ công (mặc định ) hoặc chế độ tiến độ tự động. Bạn sẽ làm việc với chế độ tiến độ tự động ở phần 3.6 "Chuyển đổi chế độ tiến độ của nhiệm vụ từ thủ công sang tự động " trong chương này. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thu thập được các cái tên của các nhiệm vụ ban đầu cho việc ra mắt cuốn sách mới. Trong ví dụ này, bạn sẽ nhập tên của các nhiệm vụ. Bạn cần đến tập tin Simple Tasks_Start trong thư mục Practices/Chapter03 đi kèm với cuốn sách này. Mở tập tin Simple Tasks_Start và lưu nó thành file mới (save as) là Simple Task. Bước 1: Kích trực tiếp vào ô dữ liệu ngay bên dưới tiêu đề cột Task Name. Bước 2: Gõ Assign launch team members và sau đó nhấn phím Enter. Nhiệm vụ mà bạn vừa nhập được cấp cho một số ID (Identification-số thứ tự định dạng cá nhân). Mỗi nhiệm vụ chỉ có một số ID duy nhất, nhưng nó không nhất thiết phải là sự thể hiện thứ tự mà các nhiệm vụ xảy ra. Màn hình của bạn sẽ trông giống như hình dưới đây. Bởi vì đây là một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công-Manual Scheduled ( mặc định và đã được biểu thị trong cột có nhãn Task Mode) nên không có thời hạn thực hiện nhiệm vụ ( ô dữ liệu tương ứng thuộc cột có nhãn Duration không có gì) hay thời điểm thực hiện nhiệm vụ ( ô dữ liệu tương ứng thuộc cột có nhãn Start và Finish không có gì), và nhiệm vụ này vẫn chưa có một thanh bar Gantt cho nó trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart. Trong phần tiếp theo bạn Chương III

29

Microsoft Project 2013 by [email protected] sẽ làm việc với chế độ tiến độ tự thì luôn luôn có thời hạn thực hiện (Duration) và thời điểm thực hiện (Start và Finish). Hiển thị trong cột này thể hiện là chế độ tiến độ của nhiệm vụ là thủ công hay tự động

Hãy nghĩ rằng một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công là một sự giữ chỗ lúc ban đầu mà bạn có thể tạo ra bất cứ lúc nào mà không ảnh hưởng đến phần còn lại của việc lên tiến độ. Vào lúc này bạn có thể không biết gì nhiều hơn ngoài cái tên của nhiệm vụ và điều đó không có vấn đề gì cả. Khi bạn nhận ra hoặc quyết định cần phải chi tiết hơn về nhiệm vụ, chẳng hạn như khi nào thì nó xảy ra, thì bạn có thể thêm những chi tiết đó cho kế hoạch Bước 3: Nhập tên cho các nhiệm vụ sau, nhấn phím Enter sau mỗi lần nhập: Design and order marketing material Distribute advance copies Coordinate magazine feature articles Launch public web portal for book Màn hình máy tính của bạn có lẽ nhìn cũng tương tự như thế này.

Trong khi xem lại các nhiệm vụ mà bạn đã nhập vào, bạn nhận ra rằng bạn đã bỏ quên một nhiệm vụ. Bạn muốn nhập nhiệm vụ này vào giữa hai nhiệm vụ có ID là 2 và 3. Bạn sẽ chèn nhiệm vụ đó ở bước tiếp theo. Bước 4: Kích vào tên của nhiệm vụ có ID là 3, Distribute advance copies. Bước5: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Insert, kích vào Task

.

Project sẽ chèn một hàng cho một nhiệm vụ mới và thay đổi lại số ID của các nhiệm vụ tiếp theo phía dưới nó. Project đặt tên cho nhiệm vụ mới là . Chương III

30

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 6: Với tên của nhiệm vụ mới đang được lựa chọn, gõ Public Launch Phase và sau đó nhấn Enter. Nhiệm vụ mới đã được thêm vào kế hoạch.

Lưu ý: Để xóa một nhiệm vụ đã được nhập, kích chuột phải vào tên của nhiệm vụ đó và kích Delete Task trên Shortcut menu xuất hiện. * Nghiệp vụ quản lý dự án: Xác định đúng các nhiệm vụ cho việc chuyển giao của dự án Mỗi dự án có một mục tiêu hoặc một ý định cuối cùng: đó lý do mà dự án đã bắt đầu. Điều này được gọi là sự chuyển giao của dự án. Sự chuyển giao này có thể là một sản phẩm hữu hình, chẳng hạn như một cuốn sách mới, hoặc một dịch vụ hoặc một sự kiện, chẳng hạn như một bữa tiệc ra mắt sản phẩm. Xác định đúng các nhiệm vụ để tạo ra sự chuyển giao là một kỹ năng cần thiết cho một người quản lý của dự án. Danh sách các nhiệm vụ mà bạn tạo ra trong Project cần mô tả tất cả các công việc cần thiết, và chỉ là những công việc cần thiết mà thôi để hoàn thành dự án thành công. Khi phát triển danh sách các nhiệm vụ, bạn có thể thấy nó rất hữu ích để phân biệt phạm vi của sản phẩm từ phạm vi của dự án. Phạm vi của sản phẩm mô tả chất lượng, tính năng và chức năng của sự chuyển giao của dự án. Ví dụ, sự chuyển giao của dự án mà chúng ta đang thực hiện nhiệm vụ là cuốn sách mới dành cho trẻ em và phạm vi sản phẩm đó có thể bao gồm số lượng các trang và hình ảnh minh họa. Mặt khác, phạm vi dự án là miêu tả các công việc cần thiết để chuyển giao một sản phẩm hoặc một dịch vụ nào đó. Trong nhiệm vụ của chương này, phạm vi của dự án gồm có các nhiệm vụ chi tiết liên quan đến việc tạo ra sự quảng cáo và các ý kiến ban đầu về cuốn sách. Phạm vi là một thành phần (cùng với thời gian và chi phí) của công việc quản lý dự án, sẽ được mô tả trong Phụ lục A.

3.2. Nhập thời hạn thực hiện nhiệm vụ Thời hạn thực hiện-Duration của một nhiệm vụ đại diện số lượng thời gian bạn mong đợi nó sẽ được dùng để hoàn thành nhiệm vụ đó. Project có thể làm việc với các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ mà phạm vi từ vài phút cho đến vài tháng. Tuỳ thuộc vào phạm vi của kế hoạch dự án của bạn, bạn có thể sẽ muốn làm việc với các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ trên quy mô theo giờ, ngày và tuần. Hãy cùng khám phá các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ với một ví dụ. Giả sử rằng một kế hoạch dự án có lịch dự án với thời gian làm việc được định rõ là từ 08:00 giờ sáng đến 5:00 giờ chiều, trong đó đã bao gồm một tiếng dành cho việc nghỉ trưa, từ thứ hai cho đến thứ 6, thời gian không làm việc là buổi tối ( sau 05:00 giờ chiều ) và những ngày cuối tuần ( thứ 7 và chủ nhật) (Nếu bạn cần xem lại lịch dự án, xem trong chương 2). Nếu bạn ước tính rằng một nhiệm vụ nào đó sẽ mất 16 tiếng làm việc để hoàn thành thì bạn có thể nhập thời hạn thực hiện của nó là "2d" để lên tiến độ nhiệm vụ đó trong hai ngày, mỗi ngày làm việc 8 tiếng. Nếu bạn bắt đầu nhiệm vụ đó vào lúc lúc 8 giờ sáng ngày thứ sáu thì nó sẽ được hoàn thành vào lúc 5 chiều ngày thứ hai của Chương III

31

Microsoft Project 2013 by [email protected] tuần kế tiếp, do những ngày cuối tuần không làm việc vì ngày thứ bảy và chủ nhật đã được chỉ định là thời gian không làm việc- Nonworking time. Bạn có thể sử dụng các chữ viết tắt sau khi nhập các thời hạn thực hiện nhiệm vụ. Nếu bạn nhập như thế này

Nó sẽ hiện thị như sau

Và nó có nghĩa là

30m 6h 4d 3w 2mo

30 mins 6 hrs 4 days 3 wks 2 mons

30 phút 6 giờ 4 ngày 3 tuần 2 tháng

Như đã lưu ý trước đó, Project xử lý việc lên tiến độ của các nhiệm vụ trong hai cách. Các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động-Automatic Schedule luôn luôn có một thời hạn thực hiện ( mặc định là 1 ngày). Tuy nhiên, các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công-Manual Schedule, ban đầu không có bất kỳ giá trị thời hạn thực hiện nào. Thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ là thứ cần thiết để Project lên tiến độ một nhiệm vụ, do đó nó tạo cảm giác rằng một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, không yêu cầu một giá trị thời hạn thực hiện, không được Project lên tiến độ. Tuy nhiên là bạn có thể nhập các giá trị thời hạn thực hiện cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công và bạn sẽ làm điều đó trong phần này. Với các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, bạn có thể nhập các giá trị thời hạn thực hiện thông thường có sử dụng các chữ viết tắt trong bảng trên, ví dụ "3d" cho thời hạn ba ngày. Bạn cũng còn có thể nhập các giá trị văn bản cho nó, chẳng hạn như " Check with Bob ". Những giá trị văn bản này được thay thế bởi giá trị thời hạn thực hiện là 1-day (1ngày) mặc định khi bạn chuyển đổi một nhiệm vụ từ chế độ tiến độ thủ công sang tự động. Lưu ý: Project sẽ không cho phép bạn nhập một giá trị văn bản cho giá trị của thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu, ngày kết thúc của nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động. Project sử dụng các thời lượng thời gian tiêu chuẩn tính theo giờ và phút cho thời hạn thực hiện: 1 phút bằng 60 giây và 1 giờ bằng 60 phút. Đối các thời hạn thực hiện tính theo thời lượng ngày, tuần và tháng thì bạn có thể sử dụng các mặc định của Project (ví dụ, mỗi tháng có 20 ngày), hoặc thiết lập các giá trị của riêng bạn. Để làm được điều này, vào tab File, chọn Options, và trong hộp thoại Project Options, kích Schedule, như được minh họa dưới đây.

Chương III

32

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Trong hộp nhập có nhãn Hours per day: Với việc thiết lập 8 giờ làm việc cho mỗi ngày, thì việc nhập thời gian thực hiện nhiệm vụ là hai ngày (2d) cũng giống việc nhập là 16 giờ (16h). - Trong hộp nhập có nhãn Hours per week: Với việc thiết lập 40 giờ làm việc cho mỗi tuần, thì việc nhập thời gian thực hiện nhiệm vụ là ba tuần (3w) cũng giống việc nhập là 120 giờ (120h). - Trong hộp nhập có nhãn Hours per month: Với việc thiết lập 20 ngày làm việc cho mỗi tháng, thì việc nhập thời gian thực hiện nhiệm vụ là 1 tháng (1mo) cũng giống việc nhập là 160 giờ ( 8 giờ mỗi ngày x 20 ngày trong tháng). Các ví dụ trong chương này sử dụng các giá trị mặc định của Project: Mỗi ngày làm việc 8 giờ, mỗi tuần làm việc 40 giờ và mỗi tháng làm 20 ngày. Lưu ý: Nếu cần, bạn có thể lên tiến độ để các nhiệm vụ xảy ra trong cả khoảng thời gian không làm việc (Nonworking time) cũng như trong thời gian làm việc (Working time). Để làm điều này, nhập một khoảng thời gian trôi qua (elapsed time) cho thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Bạn nhập khoảng thời gian trôi qua bằng cách đặt trước các chữ cái viết tắt đơn vị của thời hạn thực hiện bằng chữ cái " e". Ví dụ, gõ "1ed " để chỉ ra rằng thời hạn thực hiện nhiệm vụ đó là 1 ngày với 24 giờ làm việc, hoặc " 1ew " tương đương với 1 tuần có bảy ngày làm việc và mỗi ngày làm 24 giờ, hoặc "1emo" tương đương với 1 tháng có ba mươi ngày làm việc và mỗi ngày làm 24 giờ. Bạn có thể sử dụng khoảng thời gian trôi qua cho các nhiệm vụ mà diễn ra theo thời gian thực tế ( 1 ngày có 24 tiếng) chứ không chỉ diễn ra theo thời gian làm việc bình thường ( số lượng thời gian làm việc tùy thuộc vào việc thiết lập của bạn). Ví dụ, một dự án xây dựng có thể có nhiệm vụ "Đổ bê tông móng" và nhiệm vụ "Dỡ bỏ ván khuôn móng". Nếu như vậy thì bạn cũng có thể muốn có một nhiệm vụ nữa gọi là "Chờ cho bê tông đông kết" bởi vì bạn chỉ có thể tháo dỡ ván khuôn khi bê tông đông kết đạt đến một giá trị cường độ nào đó. Nhiệm vụ "Chờ cho bê tông đông kết" cần phải có một khoảng thời gian trôi qua vì bê tông sẽ đông kết trong một phạm vi bao gồm các ngày liên tục liên tiếp cho dù đó là ngày làm việc hay ngày không làm việc. Nếu bê tông mất 48 giờ mới đạt cường độ cho phép tháo ván khuôn thì bạn có thể nhập thời hạn thực hiện cho nhiệm vụ "Chờ cho bê tông đông kết" là "2ed". Nếu bạn bắt đầu nhiệm vụ đó lúc 9 giờ sáng thứ sáu thì Project sẽ lên tiến độ hoàn thành nhiệm vụ đó vào lúc 9 sáng ngày chủ nhật. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ làm việc với các thời hạn thực hiện không có khoảng thời gian trôi qua trong Project. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã đưa ra danh sách liệt kê các nhiệm vụ ban đầu tới những người sẽ thực hiện nhiệm vụ đó và các bên liên quan khác của dự án. Và họ đã đưa cho bạn các thông tin phản hồi sơ bộ ( mặc dù chưa đầy đủ ) về một số thời hạn thực hiện của nhiệm vụ mà bạn muốn ghi lại trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Trong ví dụ này, bạn sẽ nhập các giá trị khác nhau của thời hạn thực hiện nhiệm vụ, ngày bắt đầu và kết thúc cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công mà bạn đã tạo ở bước trên. Bước 1: Kích vào ô dữ liệu thuộc cột có nhãn Duration tương ứng với nhiệm vụ có ID là 1, Assign lauch team members. Trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ có ID là 1 được chọn. Bước 2: Gõ 1d và sau đó nhấn phím Enter. Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào biểu tượng mũi tên lên hoặc xuống để nhập hoặc thay đổi giá trị trong trường dữ liệu Duration. Giá trị 1 day sẽ xuất hiện trong trường dữ liệu Duration. Project vẽ một thanh bar Gantt cho nhiệm vụ này, nó bắt đầu tại ngày bắt đầu của dự án mà bạn đã thiết lập trước đó trong Chương 2, đó là ngày 5 tháng 1 năm 2015.

Chương III

33

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Trước khi các nhiệm vụ được liên kết với nhau (Link) hoặc ngày bắt đầu hoặc kết thúc cụ thể được thiết lập, Project sẽ thiết lập tất cả các nhiệm vụ mới mà có một giá trị thời hạn thực hiện bắt đầu vào ngày bắt đầu của dự án ( Start date trong hộp thoại Project Information). Điều này đúng cả với các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công lẫn tự động. Bước 3: Nhập các thời hạn thực hiện hoặc cụm từ sau đây cho các nhiệm vụ sau đây: ID 2 3

Task Name Design and order marketing material Public Launch Phase

4

Distribute advance copies

Duration Check with Marketing team Nhấn phím Enter để bỏ qua nhiệm vụ này 2d

Đối với nhiệm vụ có ID là 5, Coordinate magazine feature articles, bạn sẽ nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc và Project sẽ tính toán thời hạn thực hiện. Bước 4: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Start tương ứng với nhiệm vụ có ID là 5, gõ 19/1/15 rồi sau đó nhấn phím Tab. Lưu ý: Bạn cũng có thể chọn ngày mà bạn muốn trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Start. Kích vào đầu mũi tên mầu đen trong trường dữ liệu đang được chọn và bảng lịch xuất hiện, trong bảng lịch đó di chuyển đến tháng mà bạn muốn. Rồi sau đó kích vào ngày bạn muốn. Bước 5: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Finish tương ứng với nhiệm vụ có ID là 5, gõ 27/1/15 rồi sau đó nhấn phím Enter. Project tính toán thời hạn thực hiện nhiệm vụ là sáu ngày. Lưu ý đây là sáu ngày làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Tư, và ngày thứ Sáu của tuần đầu tiên, và sau đó là ngày thứ hai và thứ ba của tuần kế tiếp. Project cũng vẽ thanh bar Gantt cho nhiệm vụ, kéo dài trên các ngày làm việc này cộng với các ngày không làm việc (sự kiện tinh thần Thứ 5 ngày 22 tháng 1 mà bạn thiết lập trong chương hai cộng với ngày nghỉ cuối tuần) nằm giữa chúng, được hiển thị như sau đây.

Bước 6: Đối với nhiệm vụ ID 6, Launch public web portal for the book, bạn không biết thời hạn thực hiện lẫn ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc, nhưng bạn vẫn có thể nắm bắt được những Chương III

34

Microsoft Project 2013 by [email protected] gì mà bạn biết. Bước 7: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Start của nhiệm vụ 6, gõ About two weeks before launch complete và sau đó nhấn Enter. Cũng như giá trị thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, bạn cũng có thể nhập một chuỗi văn bản cho ngày bắt đầu hoặc kết thúc hoặc cho cả hai. Khi nhiệm vụ này được chuyển đổi sang chế độ tiến độ tự động, chuỗi văn bản đó sẽ được thay thế bởi các ngày cụ thể. * Nghiệp vụ quản lý dự án: Làm thế nào mà bạn đến gần được thời hạn thực hiện chính xác? Bạn nên xem xét hai quy tắc chung sau khi ước lượng thời hạn thực hiện nhiệm vụ: - Thời hạn thực hiện của toàn bộ dự án thường tương đương với thời hạn hiện của nhiệm vụ; các dự án kéo dài thường có xu hướng có các nhiệm vụ có thời hạn thực hiện dài hơn so với các nhiệm vụ trong các dự án ngắn. - Nếu bạn theo dõi quá trình thực hiện của dự án so với kế hoạch của bạn (sẽ được mô tả trong chương 7 và một số chương tiếp theo) bạn cần phải xem xét mức độ chi tiết mà bạn muốn áp dụng cho các nhiệm vụ trong kế hoạch của bạn. Ví dụ, nếu bạn có một dự án kéo dài nhiều năm, có thể là không thiết thực hoặc thậm chí là không thể khi theo dõi các nhiệm vụ được đo theo phút hoặc giờ. Nói chung, bạn nên đo thời hạn thực hiện của nhiệm vụ ở mức độ chi tiết thấp nhất. Đối với các dự án bạn làm việc trong cuốn sách này thì thời hạn thực hiện được cung cấp cho bạn. Còn đối với các dự án của bạn thì bạn sẽ thường phải ước lượng thời hạn thực hiện của các nhiệm vụ. Nguồn tư liệu tốt cho việc ước lượng thời hạn thực hiện gồm có: - Thông tin lịch sử từ các dự án tương tự trước đó. - Ước lượng từ những người mà sẽ hoàn thành nhiệm vụ của bạn. - Sự phán đoán lão luyện của những người đã quản lý các dự án tương tự. - Các mức trung bình của các cơ quan tổ chức chuyên nghiệp hoặc công nghiệp mà đã thực hiện các dự án tương tự như dự án của bạn. Một quy tắc đã qua kinh nghiệm được gọi là quy tắc 8/80. Quy tắc này đề xuất thời hạn thực hiện nhiệm vụ từ 8 giờ (hoặc một ngày) đến 80 giờ (10 ngày làm việc, hoặc hai tuần) là thời hạn chuẩn. Các nhiệm vụ mà thời hạn thực hiện ngắn hơn một ngày có thể là bị chia quá nhỏ và nhiệm vụ có thời hạn thực hiện lâu hơn hai tuần có thể là quá dài để quản lý đúng. Có nhiều lý do chính đáng để phá vỡ quy tắc này, nhưng đối với hầu hết các công việc trong các dự án của bạn thì nó có đáng để xem xét. Đối với sự phức tạp, các dự án có thời hạn thực hiện dài hoặc các dự án bao gồm một lượng lớn các ẩn số, thì bạn có thể tạo các ước lượng về thời hạn thực hiện chi tiết chỉ của những nhiệm vụ được bắt đầu sớm và được hoàn thành sớm (ví dụ, trong vòng 2-4 tuần). Sau đó bạn chỉ có thể ước lượng thời hạn thực hiện rất chung chung cho các nhiệm vụ mà chúng sẽ bắt đầu sau đó (ví dụ, sau 2-4 tuần). Bạn có thể duy trì một buổi họp định kỳ về việc ước lượng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ với các nhóm đều đặn theo thời gian. Đối với các dự án phức tạp, có lẽ bạn sẽ kết hợp những điều này và các chiến lược khác để ước lượng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Bởi vì việc ước lượng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ không chính xác là một nguồn rủi ro chính trong bất kỳ dự án nào, nên việc tạo ra các ước lượng tốt là kết quả của những nỗ lực đáng giá đã bỏ ra.

3.3. Nhập nhiệm vụ cột mốc quan trọng Ngoài việc nhập các nhiệm vụ cần hoàn thành, bạn cũng có thể muốn kê khai một sự kiện quan trọng cho kế hoạch của dự án của bạn, chẳng hạn như ngày kết thúc một giai đoạn quan trọng của dự án. Để làm được điều này, bạn sẽ tạo ra một nhiệm vụ cột mốc-Milestone Task. Chương III

35

Microsoft Project 2013 by [email protected] Các nhiệm vụ cột mốc là các sự kiện quan trọng mà hoặc là đạt được trong kế hoạch ( chẳng hạn như sự hoàn thành của một giai đoạn của công việc) hoặc là áp đặt lên kế hoạch ( chẳng hạn như một thời hạn chót để chính thức xin tài trợ vốn). Bởi vì bản thân nhiệm vụ cột mốc thường không bao gồm ất kỳ sự làm việc gì nên các nhiệm vụ cột mốc được đại diện bởi các nhiệm vụ có thời hạn thực hiện bằng không. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn chỉ được biết ngày mà các hoạt động lên kế hoạch của việc ra mắt cuốn sách mới cần phải được hoàn tất để việc ra mắt cuốn sách diễn ra đúng thời gian. Và bạn muốn ngày này được hiển thị trong kế hoạch. Trong ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một nhiệm vụ cột mốc . Bước 1: Kích vào tên của nhiệm vụ có ID là 3, Public Launch Phase. Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Insert, kích Milestone

.

Project chèn một hàng cho nhiệm vụ mới và thay đổi lại số thứ tự (ID) của các nhiệm vụ tiếp theo ở phía sau nó. Project đặt tên cho nhiệm vụ mới là và đưa cho nó một thời hạn thực hiện 0 ngày. Cũng như các nhiệm vụ mới khác, nhiệm vụ cột mốc này ban đầu được lên tiến độ vào ngày bắt đầu của dự án là ngày 05 tháng 1. Bước 3: Với việc tên của nhiệm vụ cột mốc đang được chọn, gõ Planning complete! rồi sau đó nhấn phím Enter. Nhiệm vụ cột mốc này đã được thêm vào kế hoạch của bạn.

Trong phần biểu đồ phía bên phải của khung nhìn Gantt Chart thì nhiệm vụ cột mốc xuất hiện với biểu tượng của 1 viên kim cương ( hình thoi). Lưu ý: Bạn có thể đánh dấu một nhiệm vụ có bất cứ thời hạn thực hiện nào là một nhiệm vụ cột mốc. Kích đúp vào tên của nhiệm vụ để hiển thị hộp thoại Task Information, và sau đó kíc vào tab Advanced và tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Mark task as milestone.

3.4. Tạo ra các nhiệm vụ khái quát để tạo đề cương cho kế hoạch Bạn sẽ thấy nó hữu ích sử dụng các nhiệm vụ khái quát-Summary Task để tổ chức xắp xếp các nhóm của các nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ với nhau trong một dạng đề cương (Outline). Khi các nhiệm vụ khái quát được sắp xếp theo trình tự thời gian thì các nhiệm vụ khái quát cấp cao nhất được gọi là các giai đoạn. Khi xem xét một kế hoạch của dự án, việc nhìn thấy các nhiệm vụ được tổ chức trong một cấu trúc dạng đề cương sẽ giúp bạn và các bên liên quan suy nghĩ về các đầu mục công việc chính. Ví dụ, người ta thường phân chia các dự án xuất bản sách thành thành các giai đoạn là: biên tập, thiết kế và sản xuất. Với một cấu trúc đề cương được áp dụng, sau đó bạn có thể bung ra hoặc thu Chương III

36

Microsoft Project 2013 by [email protected] gọn đề cương để chỉ hiển thị mức độ chi tiết mà bạn muốn. Bạn tạo ra một cấu trúc đề cương bằng cách thụt lề vào ra các nhiệm vụ. Trong Project, các nhiệm vụ thụt vào bên dưới một nhiệm vụ khái quát được gọi là nhiệm vụ con. Các nhiệm vụ khái quát được mặc định là chế độ tiến độ tự động và không phải là thủ công. Thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ khái quát có chế độ tiến độ tự động được tính toán bởi Project, là khoảng thời gian tính từ ngày bắt đầu sớm nhất cho tới ngày kết thúc muộn nhất của các nhiệm vụ con của nó. Nếu bạn trực tiếp chỉnh sửa thời hạn thực hiện hoặc ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của một nhiệm khái quát có chế độ tiến độ tự động thì nó sẽ được chuyển thành nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công. Khi một nhiệm vụ khái quát ở chế độ tiến độ thủ công, thời hạn thực hiện của nó sẽ được tính toán dựa trên các nhiệm vụ con của nó, y như thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ khái quát có độ tiến độ tự động. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa thời hạn thực hiện của nhiệm vụ khái quát có chế độ tiến độ thủ công và Project sẽ theo dõi cả thời hạn thực hiện thủ công mà bạn đã nhập vào lẫn thời gian hạn thực hiện được tính toán. Lưu ý: Bạn sẽ làm việc với các nhiệm vụ khái quát với cả hai thời hạn thực hiện thủ công và thời hạn thực hiện được tính toán tự động trong chương 9. Cấp cao nhất trong cấu trúc đề cương của một kế hoạch được gọi là nhiệm vụ tổng quát của dự án-Project Summary Task. Theo mặc định Project tự động tạo ra nhiệm vụ tổng quát của dự án nhưng không hiển thị nó. Bởi vì nhiệm vụ tổng quát của dự án có cấp cao nhất trong cấu trúc đề cương của kế hoạch nên nó bao gồm các chi tiết được cuộn lên roll-up từ tất cả các nhiệm vụ con. Nó cũng đại diện cho toàn bộ thời hạn thực hiện của kế hoạch, do đó nó là một cách tiện dụng để nhìn thấy một số các chi tiết thiết yếu, chẳng hạn như thời hạn thực hiện tổng thể của kế hoạch. * Nghiệp vụ quản lý dự án: Lập kế hoạch kiểu Top-down và Bottom-up Hai phương pháp phổ biến để phát triển các nhiệm vụ và các giai đoạn trong dự án là lập kế hoạch từ trên xuống (Top-down) và lập kế hoạch từ dưới lên (Bottom-up): - Lập kế hoạch kiểu Top-down: xác định giai đoạn chính hoặc các thành phần chính trong dự án trước khi điền vào tất cả các chi tiết được yêu cầu để hoàn thành các giai đoạn đó, và đại diện là các nhiệm vụ khái quát. Các dự án phức tạp có thể có một vài lớp nhiệm vụ khái quát được lồng nhau. Phương pháp này thực hiện từ tổng quát đến chi tiết cụ thể. - Lập kế hoạch kiểu Bottom-up: xác định càng nhiều các nhiệm vụ ở mức chi tiết nhất có thể thì càng tốt trước khi lên đề cương chúng thành các nhóm theo logic được gọi là các giai đoạn hoặc các nhiệm vụ khái quát. Phương pháp này thực hiện từ chi tiết cụ thể đến tổng quát. Tạo ra nhiệm vụ và các giai đoạn chính xác cho hầu hết các dự án phức tạp đòi hỏi một sự kết hợp của cả hai phương pháp lập kế hoạch Top-down và Bottom-up. Thông thường, một người quản lý của dự án bắt đầu lập các giai đoạn chính (lập kế hoạch kiểu Top-down) và các tài nguyên là những người sẽ thực thi trong dự án cung cấp các nhiệm vụ chi tiết để điền vào từng giai đoạn đó (lập kế hoạch kiểu Bottom-up). Nhiệm vụ của phần này: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, kế hoạch ra mắt cuốn sách bây giờ đã được ráp lại với nhau đủ để tổ chức xắp xếp kế hoạch thành hai giai đoạn tuần tự. Trong ví dụ này, bạn lên đề cương danh sách các nhiệm vụ của bạn bằng cách tạo ra các nhiệm vụ khái quát: Bước 1: Chọn tên của các nhiệm vụ có ID từ 5 đến 7. Đây là những nhiệm vụ mà bạn muốn chúng là các nhiệm vụ con của giai đoạn - Public launch phase. Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích Indent Task.

Chương III

37

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Project nâng cấp nhiệm vụ ID 4 thành một nhiệm vụ khái quát và chuyển nó sang chế độ tiến độ tự động. Hoặc bạn có thể nghĩ là Project đã hạ cấp các nhiệm vụ có ID từ 5 đến 7 thành các nhiệm vụ con. Dù suy nghĩ theo cách nào thì kế hoạch này bây giờ bao gồm một nhiệm vụ khái quát và các nhiệm vụ con. Thanh bar của nhiệm vụ khái quát

Nhiệm vụ khái quát

Các nhiệm vụ con

Lưu ý: Nếu bạn muốn hạ cấp một nhiệm vụ khái quát quay trở lại thành một nhiệm vụ con, bạn phải thay đổi cấu trúc đề cương của các nhiệm vụ con bên dưới nhiệm vụ vụ khái này. Chọn tất cả các nhiệm vụ con và sau đó kích vào lệnh Outdent Task.

trong nhóm lệnh Schedule thuộc tab

Chú ý tới ảnh hưởng về việc lên tiến độ của việc tạo ra nhiệm vụ khái ở trên. Bởi vì nhiệm vụ 6 đã có ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể nên Project thiết lập ngày bắt đầu của nhiệm vụ khái quát ( và nhiệm con khác của nó mà có thời hạn thực hiện) cùng với ngày bắt đầu của nhiệm vụ 6, ngày 19 tháng 1. Tiếp theo bạn sẽ tạo ra một nhiệm vụ khái quát khác theo một cách thức khác. Bước 3: Lựa chọn tên của các nhiệm vụ có ID từ 1 tới 3. Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Insert, kích Summary

.

Project chèn một hàng cho một nhiệm vụ mới, thụt lề các nhiệm vụ được chọn ở bước 3 và đổi lại số ID của tất cả các nhiệm vụ phía sau. Project sẽ đặt tên cho nhiệm vụ mới này là . Bước 5: Với tên của nhiệm vụ đang được lựa chọn, gõ Planning Phase và nhấn Enter. Bây giờ kế hoạch đã được tổ chức thành hai giai đoạn công việc.

Chương III

38

Microsoft Project 2013 by [email protected]

3.5. Tạo ra các phụ thuộc về nhiệm vụ bằng các liên kết Khi bạn liên kết các nhiệm vụ, bạn tạo các mối quan hệ về việc lên tiến độ giữa các nhiệm vụ đó. Những mối quan hệ về nhiệm vụ này được gọi là các phụ thuộc- Dependence, kiểu như "sự bắt đầu của nhiệm vụ này bị phụ thuộc vào việc hoàn thành một nhiệm vụ trước nó". Một khi bạn tạo ra các phụ thuộc về nhiệm vụ (còn gọi là các liên kết-Link), Project có thể tự động điều chỉnh việc lên tiến độ của các nhiệm vụ được liên kết khi các thay đổi xảy ra trong kế hoạch của bạn. Tạo các phụ thuộc bằng việc liên kết các nhiệm vụ là rất quan trọng để nhận được toàn bộ lợi ích từ công cụ lên tiến độ của Project. Hãy xem xét một kiểu quan hệ phụ thuộc mà bạn có thể tạo ra giữa hai nhiệm vụ. Hầu hết các kế hoạch yêu cầu các nhiệm vụ phải được thực hiện theo một thứ tự cụ thể. Ví dụ, nhiệm vụ “viết một chương” nào đó của một cuốn sách cần phải được hoàn thành trước nhiệm vụ “chỉnh sửa chương” đó có thể xảy ra. Hai nhiệm vụ này có một mối quan hệ phụ thuộc kiểu finish-to-start ( kết thúc-tới-bắt đầu), và nó có hai khía cạnh: - Nhiệm vụ thứ hai phải xảy ra sau nhiệm vụ đầu tiên, đây là trình tự xảy ra. - Nhiệm vụ thứ hai chỉ có thể xảy ra chỉ khi nhiệm vụ đầu tiên được hoàn thành, và đây là sự phụ thuộc. Trong Project, nhiệm vụ đầu tiên (" Viết một chương” của cuốn sách ) được gọi là nhiệm vụ tiền nhiệm-Predecessor bởi vì nó đi trước các nhiệm vụ phụ thuộc vào nó. Nhiệm vụ thứ hai ( " Chỉnh sửa chương” đó của cuốn sách ) được gọi là nhiệm vụ kế nhiệm-Successor bởi vì nó nối tiếp hoặc đi theo sau các nhiệm vụ mà nó phụ thuộc vào. Bất kỳ nhiệm vụ nào đều có thể là nhiệm vụ tiền nhiệm của một hoặc nhiều nhiệm vụ kế nhiệm. Tương tự như vậy, bất kỳ nhiệm vụ nào cũng có thể là nhiệm vụ kế nhiệm của một hoặc nhiều nhiệm vụ tiền nhiệm. Mặc dù điều này nghe có vẻ phức tạp, nhưng hai nhiệm vụ chỉ có thể có một trong bốn kiểu quan hệ về nhiệm vụ. Mối quan hệ phụ thuộc

Nghĩa là

Ngày kết thúc của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày bắt đầu của nhiệm vụ kế nhiệm. Đây là mối quan hệ về nhiệm vụ mặc định. Start-to-start (SS) Ngày bắt đầu của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày bắt đầu của nhiệm vụ kế nhiệm. Finish-to-start (FS)

Chương III

Thể hiện trong khung nhìn Gantt Chart

Ví dụ Một chương của cuốn sách phải được viết trước khi nó có thể được chỉnh sửa. Đặt in và đặt giấy có liên quan chặt chẽ, và chúng nên bắt đầu cùng một lúc.

39

Microsoft Project 2013 by [email protected] Finish-to-finish (FF)

Ngày kết thúc của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày kết thúc của nhiệm vụ kế nhiệm.

Các nhiệm vụ yêu cầu các thiết bị cụ thể phải kết thúc trước khi thời gian thuê chúng kết thúc .

Start-to-finish (SF)

Ngày bắt đầu của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày kết thúc của nhiệm vụ kế nhiệm.

Thời điểm máy in bắt đầu chạy quyết định nhiệm vụ lựa chọn máy đóng sách phải kết thúc.

Lưu ý: Bạn có thể điều chỉnh mối quan hệ về tiến độ giữa các nhiệm vụ tiền nhiệm và nhiệm vụ kế nhiệm với thời gian sớm-lead time hoặc thời gian trễ ( chậm)- lag time. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một thời gian trễ 2 ngày giữa thời điểm kết thúc của một nhiệm kế nhiệm và thời điểm bắt đầu của nhiệm vụ kế nhiệm của nó. Để biết thêm thông tin, xem trong chương 8. Sự thể hiện các quan hệ về nhiệm vụ và việc giải quyết các thay đổi tới ngày bắt đầu và kết thúc đã được lên tiến độ là hai lĩnh vực mà việc sử dụng một công cụ lên tiến độ giống như Project thực sự đáng giá. Ví dụ, bạn có thể thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ hoặc thêm hoặc gỡ bỏ các nhiệm vụ ra khỏi một chuỗi các nhiệm vụ được liên kết, và Project sẽ tự động lên lại tiến độ các nhiệm vụ cho phù hợp. Các mối quan hệ về nhiệm vụ xuất hiện trong một số cách trong Project, bao gồm như sau: - Trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt và trong khung nhìn Network Diagram, các mối quan hệ về nhiệm vụ xuất hiện là các đường thẳng kết nối các nhiệm vụ. - Trong các bảng biểu, chẳng hạn như bảng Entry, các số ID của các nhiệm vụ tiền nhiệm sẽ xuất hiện trong trường dữ liệu Predecessor của các nhiệm vụ kế nhiệm. (Bạn có thể cần phải kéo thanh đứng đang chia đôi khung nhìn thành hai phần sang bên phải để thấy cột có nhãn Predecessor). Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing. Kế hoạch ra mắt cuốn sách mới đang liên kết các phần riêng lẻ của nó rất tốt. Các nhiệm vụ đã được lên đề cương bên dưới các nhiệm vụ khái quát, và bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo ra các mối quan hệ về nhiệm vụ. Trong ví dụ này, bạn liên kết các nhiệm vụ để tạo ra các phụ thuộc về nhiệm vụ giữa chúng: Bước 1: Chọn tên của nhiệm vụ có ID là 2 và 3. Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích Link the Selected Tasks

.

Nhiệm vụ có ID là 2 và 3 được liên kết bởi sự phụ thuộc mặc định finish-to-start. Đường liên kết biểu thị một mối quan hệ về nhiệm vụ giữa chúng

Chương III

40

Microsoft Project 2013 by [email protected] Chú ý rằng nhiệm vụ 3 trước đây không có ngày bắt đầu-Start và ngày kết thúc-Finish, nhưng bằng cách làm cho nó là một nhiệm vụ kế nhiệm của nhiệm vụ 2, bạn đã đưa cho Project đủ thông tin để cấp cho nhiệm vụ 3 một ngày bắt đầu: ngày 06 tháng 1, ngày làm việc tiếp sau khi kết thúc nhiệm vụ 2. Bạn có chú ý việc làm nổi bật bằng màu xanh da trời của một số trường dữ liệu Duration, Start và Finish khi bạn liên kết các nhiệm vụ? Project làm nổi bật các giá trị bị ảnh hưởng sau mỗi lần bạn thay đổi việc lên tiến độ trong kế hoạch. Lưu ý: Để hủy bỏ liên kết giữa các nhiệm vụ, chọn các nhiệm vụ mà bạn muốn hủy bỏ liên kết và sau đó kích vào Unlink Tasks

trong trong nhóm lệnh Schedule trên tab Task.

Tiếp theo, bạn sẽ liên kết nhiệm vụ 3 và 4 bằng một cách khác. Bước 3: Chọn tên của nhiệm vụ 4, Planning complete! Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information . Hộp thoại Task Information sẽ xuất hiện. Bước 5: Kích vào tab Predecessors. Bước 6: Kích vào ô dữ liệu trống không ngay bên dưới tiêu đề cột Task Name và sau đó nhấp vào hình mũi tên nhỏ màu đen xuất hiện ở bên phải ô dữ liệu này. Bước 7: Trong danh sách liệt kê tên các nhiệm vụ hiện ra, kích vào Design and order marketing material. Bước 8: Nhấn nút OK để đóng hộp thoại Task Information.

Nhiệm vụ 3 và 4 đã được liên kết bởi mối quan hệ Finish-to-Start. Lưu ý: Hãy nhớ lại rằng bất cứ nhiệm vụ nào đều có thể có nhiều nhiệm vụ tiền nhiệm. Một cách mà bạn có thể chỉ rõ các nhiệm vụ tiền nhiệm thêm vào là thêm chúng trong tab Prodecessor thuộc hộp thoại Task Information. Đối với các mối quan hệ Finish-to-Start ( kiểu liên kế mặc định ), nhiệm vụ tiền nhiệm có ngày kết thúc muộn nhất quyết định ngày bắt đầu của nhiệm vụ kế nhiệm. Nhiệm vụ tiền nhiệm này đôi khi được gọi là "nhiệm vụ tiền nhiệm phát động"-Driving predecessor bởi vì nó quyết định hoặc phát động ngày bắt đầu của nhiệm vụ kế nhiệm của nó. Project bao gồm một tính năng mà giúp bạn thấy nhiệm vụ tiền nhiệm phát động và các mối quan hệ của nhiệm vụ kế nhiệm một cách dễ dàng hơn. Tính năng này được gọi là “lộ trình hay đường đi của nhiệm vụ”- Task Path và được mô tả trong Chương 8. Tiếp theo bạn sẽ liên kết tất cả các nhiệm vụ con bên dưới nhiệm vụ khái quát Public Launch Phase trong một thao tác. Bước 9: Chọn tên của các nhiệm vụ có ID từ 6 đến 8. Bước 10: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích Link the Selected Tasks . Chương III

41

Microsoft Project 2013 by [email protected] Các nhiệm vụ từ 6 tới 8 được liên kết. Lưu ý: Nhiệm vụ có ID từ 6 đến 8 là liền kề với nhau. Để chọn các nhiệm vụ mà chúng không nằm liền kề nhau, chọn nhiệm vụ đầu tiên rồi giữ phím Ctrl và sau đó chọn các nhiệm vụ khác.

Có một số cách liên kết các nhiệm vụ, và sau đây bạn sẽ sử dụng thêm một cách nữa để liên kết hai giai đoạn của kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Bước 11: Trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart, di chuyển con trỏ chuột tới thanh bar Gantt của nhiệm vụ khái quát có ID là 1- Planning Phase, và sau đó kích ( có giữ phím trái chuột) và kéo xuống vị trí thanh bar Gantt của nhiệm vụ khái quát 5- Public Launch Phase. Lưu ý rằng trong quá trình bạn kéo con trỏ chuột, biểu tượng con trỏ chuột sẽ thay đổi sang biểu tượng liên kết và cửa sổ nhỏ xuất hiện (pop -up window) cập nhật thông tin khi bạn di chuột qua thanh các bar Gantt khác. Pop-up window

Khi con trỏ chuột nằm trên thanh bar Gantt của nhiệm vụ khái quát 5, nhả phím trái chuột đang giữ. Hai nhiệm vụ khái quát 1 và 5 đã được liên kết bởi mối quan hệ kiểu Finish-to-Start.

Cho đến thời điểm này, bạn đã sử dụng ba cách khác nhau để liên kết các nhiệm vụ. Một cách đơn giản khác để tạo ra một mối quan hệ về nhiệm vụ là nhập số ID của nhiệm vụ tiền nhiệm Chương III

42

Microsoft Project 2013 by [email protected] trong trường dữ liệu Predecessors của nhiệm vụ kế nhiệm. Khi bạn sử dụng Project nhiều hơn nữa, có thể bạn sẽ tìm thấy trong số các cách đó một cách mà bạn thấy thích hợp cho mình hoặc tìm ra các cách khác để liên kết các nhiệm vụ. Lưu ý: Khi làm việc với các nhiệm vụ khái quát, bạn có thể hoặc là liên kết trực tiếp các nhiệm vụ khái quát (như bạn đã làm ở trên ) hoặc liên kết nhiệm vụ muộn nhất của giai đoạn đầu tiên với nhiệm vụ sớm nhất trong giai đoạn thứ hai. Kết quả về việc lên tiến độ là như nhau trong cả hai trường hợp. Tuy nhiên, dù trong bất cứ trường hợp nào bạn cũng không thể liên kết một nhiệm vụ khái quát tới một trong số các nhiệm vụ con của nó. Làm như thế tạo ra một vấn đề về việc lên tiến độ vòng tròn và không lôgic, vì thế Project không cho phép điều đó xảy ra. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ nhập một giá trị thời hạn thực hiện cụ thể cho nhiệm vụ 3. Đội ngũ marketing của nhà xuất bản Lucerne Publishing đã báo cáo rằng ước tính của họ đối với nhiệm vụ 3 là nó nên có một thời hạn thực hiện là là hai tuần . Bước 13: Trong trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ 3, gõ 2w và sau đó nhấn Enter.

Chú ý rằng thời hạn thực hiện mới của nhiệm vụ 3 đã khiến thời hạn thự hiện của nhiệm vụ khái quát Planning Phase tăng lên, nhưng nó lại không ảnh hưởng tới việc lên tiến độ của nhiệm cột mốc 4. Tại sao lại không? Hãy nhớ rằng nhiệm vụ cột mốc này vẫn đang trong chế độ tiến độ thủ công. Bạn có thể bắt buộc Project điều chỉnh ngày ngày bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ này trong khi vẫn giữ chế độ tiến độ thủ công của nó. Bước 14: Chọn tên của nhiệm vụ 4. Bước 15: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích Respect Links .

Project sẽ lên lại tiến độ cho nhiệm vụ 4 để bắt đầu sau khi hoàn thành nhiệm vụ tiền nhiệm của nó, nhiệm vụ 3. Bạn có thể thấy rằng sự bắt đầu của nhiệm vụ khái quát 5- Public Launch Phase đã không tôn trọng mối liên kết của nó với nhiệm vụ tiền nhiệm của nó, nhiệm vụ khái quát 1- Phase summary task. Việc kích vào lệnh Respect Link cùng với nhiệm vụ khái quát 5- Public Launch Phase đang được chọn sẽ không khiến nó lên lại tiến độ như khi nó đã làm với nhiệm vụ 4. Đó là bởi vì ngày bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ khái quát được dẫn dắt bởi ngày bắt đầu sớm nhất và ngày kết thúc muộn nhất của các nhiệm vụ con của nó, mà trong trường hợp Chương III

43

Microsoft Project 2013 by [email protected] này nó vẫn đang trong chế độ tiến độ thủ công. Bạn sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách chuyển sang chế độ tiến độ tự động ở trong phần tiếp theo.

3.6. Chuyển chế độ tiến độ của nhiệm vụ từ thủ công sang tự động Theo mặc định Project thiết lập các nhiệm vụ mới trong chế độ tiến độ thủ công-Manually Scheduled. Thực tế, cho đến phần này của cuốn sách bạn đã làm việc chỉ với các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công. Trong Project bạn kiểm soát việc lên tiến độ của các nhiệm vụ theo hai cách thức khác nhau: - Làm việc với các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công-Manually Scheduled sẽ nhanh chóng nắm giữ được một số chi tiết nhưng không có sự lên tiến độ các nhiệm vụ. Hãy nghĩ rằng một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công là một sự giữ chỗ ban đầu mà bạn có thể tạo ra bất cứ lúc nào mà không ảnh hưởng đến phần còn lại của kế hoạch. Bạn có thể ban đầu không biết gì nhiều hơn ngoài cái tên của nhiệm vụ và điều đó OK. Khi bạn phát hiện ra hoặc quyết định thêm các chi tiết về nhiệm vụ này, chẳng hạn như khi nào nó xảy ra, bạn có thể thêm các chi tiết đó tới kế hoạch. - Làm việc với các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động-Auto Scheduled để sử dụng đầy đủ lợi ích của công cụ lên tiến độ mạnh mẽ trong Project. Với chế độ tiến độ tự động, Project tự động cập nhật các giá trị về tiến độ được tính toán như thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu và kết thúc để đáp ứng tới những thay đổi trong một kế hoạch. Các thay đổi tới các yếu tố như các ràng buộc, các mối quan hệ về nhiệm vụ hoặc lịch có thể khiến Project tính toán lại các nhiệm vụ bị ảnh hưởng. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, kế hoạch ra mắt cuốn sách mới đã được xem xét bởi các tài nguyên là những người sẽ thực hiện công việc và bởi những bên liên quan khác của dự án. Mặc dù bạn mong đợi kế hoạch này thay đổi một chút khi bạn biết nhiều hơn về sự ra mắt của cuốn sách, nhưng bây giờ bạn đã đủ tự tin để chuyển đổi chế độ tiến độ của các nhiệm vụ trong toàn bộ kế hoạch từ thủ công sang tự động. Trong ví dụ này, bạn chuyển đổi các nhiệm vụ sang chế độ tiến độ tự động và sau đó thay là thay đổi sự mặc định về chế độ tiến độ để các nhiệm vụ mới tạo có chế độ tiến độ tự động. Bước 1: Chọn tên của các nhiệm vụ từ 2 tới 4. Những nhiệm vụ này hiện đang được thiết lập ở chế độ tiến độ thủ công, được biểu thị là biểu tượng cái đinh ghim

trong cột Task Mode.

Bước 2: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Tasks, kích Auto Schedule

.

Project sẽ chuyển các nhiệm vụ này sang chế độ tiến độ tự động.

Project thay đổi các biểu tượng trong cột Task Mode từ hình cái đinh ghim sang biểu tượng và thay đổi định dạng của các thanh bar Gantt của những nhiệm vụ này để cho biết rằng chúng đang ở chế độ tiến độ tự động. Tiếp theo, bạn sẽ sử dụng một phương pháp khác để thay đổi chế độ tiến độ cho một nhiệm vụ . Bước 3: Kích vào trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Task Mode của nhiệm vụ 6 và sau đó Chương III

44

Microsoft Project 2013 by [email protected] nhấp vào mũi tên mầu đen xuất hiện ở bên phải ô. Bước 4: Trong danh sách hiện ra, kích chọn Auto Scheduled.

Lần này, nhiệm vụ 6 đã được lên tiến độ lại để bắt đầu muộn hơn. Tại sao điều này xảy ra? Hãy nhớ tới sự phụ thuộc giữa hai nhiệm vụ khái quát. Sự phụ thuộc này nói rằng, nhiệm vụ Public Launch Phase nên bắt đầu ngay khi nhiệm vụ Planning Phase được hoàn thành. Tuy nhiên, do nhiệm vụ 6 và các nhiệm vụ con khác của Public Launch Phase được thiết lập ở chế độ tiến độ thủ công nên Project đã không lên lại tiến độ các nhiệm vụ này để lý giải cho sự phụ thuộc đó. Tuy nhiên, ngay sau khi bạn thiết lập nhiệm vụ 6 có chế độ tiến độ tự động, Project đã làm điều đó và cũng điều chỉnh ngày bắt đầu của nhiệm vụ khái quát của nó. Các nhiệm vụ con còn lại là 7 và 8 vẫn đang ở chế độ tiến độ thủ công, vì vậy Projsect đã không lên lại tiến độ cho chúng. Bạn sẽ chuyển chế độ tiến độ cho các nhiệm vụ này ở bước tiếp theo. Bước 5: Chọn tên của nhiệm vụ 7 và 8. Bước 6: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Tasks, kích Auto Schedule. Project lên lại tiến độ các nhiệm vụ còn lại. Việc này đã rút ngắn thời hạn thực hiện của nhiệm vụ Public Launch Phase và của toàn bộ dự án.

Vào lúc này, kế hoạch này đang được thiết lập để bất kỳ nhiệm vụ mới mà bạn có thể nhập có chế độ tiến độ là thủ công. Bạn có thể vẫn giữ thiết lập này như hiện tại và sau đó chuyển các nhiệm vụ cụ thể sang chế độ tiến độ tự động. Tuy nhiên, kế hoạch này đã phát triển đủ để bây giờ chuyển sang chế độ tiến độ tự động và sau đó thiết lập một số nhiệm vụ cụ thể sang chế độ tiến độ thủ công khi cần. Bước 7: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Tasks, kích Schedule Mode tượng đầu mũi tên nhỏ màu đen) và sau đó chọn Auto Schedule.

( kích vào biểu

Lưu ý: Bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa các chế độ tiến độ của kế hoạch hiện đang được mở ra trong Project bằng cách kích đoạn văn bản New Tasks trên thanh trạng thái và sau đó chọn Chương III

45

Microsoft Project 2013 by [email protected] chế độ tiến độ muốn chuyển đổi.

Bạn cũng có thể thay đổi loại chế độ tiến độ mặc định mà Project áp dụng cho tất cả các kế hoạch mới được tạo ra sau đó. Để làm điều này, vào tab File kích Options và sau đó nhấp vào tab Schedule. Trong khu vực có nhãn Schedule, kích vào hộp chọn có nhãn Scheduling options for this project, rồi kích chọn All New Projects và sau đó trong hộp chọn có nhãn New tasks created, kích chọn Auto Scheduled. Tiếp theo bạn sẽ thấy việc lên tiến độ tự động trong hành động khi bạn một nhiệm vụ mới tới kế hoạch. Bước 8 :Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Task Name bên dưới nhiệm vụ có ID là 8, gõ Launch social media programs for book và sau đó nhấn Enter. Project thêm nhiệm vụ mới này tới kế hoạch. Theo mặc định, nó không liên kết với bất kỳ nhiệm vụ nào khác, được cung cấp một thời hạn thực hiện là một ngày và được lên tiến độ để bắt đầu vào ngày bắt đầu của nhiệm vụ khái quát của nó. Không giống như các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động có được một thời hạn thực hiện và ngày bắt đầu, ngày kết thúc khi được thêm tới kế hoạch. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ liên kết hai nhiệm vụ. Bước 9: Chọn tên của nhiệm vụ có ID là 8 và 9 . Bước 10: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích Link the selected tasks.

Project liên kết hai nhiệm vụ này. Chú ý rằng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ khái quát Public Launch Phase được cập nhật tự động từ 9 lên 10 ngày .

3.7. Kiểm tra thời hạn thực hiện và ngày kết thúc của kế hoạch Tại bất kỳ thời điểm nào trong quá trình lên kế hoạch hoặc thực hiện của một dự án, bạn và các bên liên quan khác của dự án rất có thể sẽ muốn biết dự án được dự kiến hoàn thành trong bao nhiêu lâu. Bạn không nhập trực tiếp tổng thời hạn thực hiện hoặc ngày kết thúc trong một kế hoạch, và bạn không cần phải làm. Project tính toán những giá trị này trên dựa trên các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, những phụ thuộc, các cái điều chỉnh về lịch dự án và rất nhiều yếu tố khác mà bạn đã ghi lại trong một kế hoạch. Một cách dễ dàng để xem thời hạn thực hiện của kế hoạch và ngày bắt đầu, ngày kết thúc được dự kiến là thông qua khung nhìn Timeline, nhiệm vụ tổng quát của dự án, và hộp thoại Chương III

46

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project Information. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, kế hoạch của bạn cho việc ra mắt cuốn sách mới đang giúp giúp đỡ nhóm thực hiện có được sự tổ chức xắp xếp cho công việc sắp tới. Bạn thường xuyên bị yêu cầu cung cấp thời hạn thực hiện, ngày kết thúc hiện đang được dự kiến của kế hoạch ra mắt cuốn sách. Trong ví dụ này, bạn kiểm tra tổng thời hạn thực hiện của kế hoạch và ngày kết thúc dự kiến dựa trên các thời hạn thực hiện của các nhiệm vụ và các mối quan hệ mà bạn đã nhập. Bước 1: Trong khung nhìn Timeline ở phía trên khung nhìn Gantt Chart, chú ý tới ngày bắt đầu và kết thúc hiện tại của kế hoạch này.

Lưu ý: Nếu khung nhìn Timeline không hiển thị, trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Timeline. Khung nhìn Timeline là một cách thức tiện dụng để nhìn thấy bức tranh tổng thể của kế hoạch. Ở đây, bạn đang chỉ nhìn thấy ngày bắt đầu và kết thúc, nhưng trong những chương sau, bạn sẽ làm việc với khung nhìn Timeline theo những cách khác nữa. Tiếp theo bạn sẽ có được một cái nhìn sâu hơn về thời hạn thực hiện của kế hoạch. Bước 2: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Project Information. Hộp thoại Project Information sẽ xuất hiện . Ở đây, lại một lần nữa bạn nhìn thấy ngày kết thúc: 3/2/15. Bạn không thể trực tiếp chỉnh sửa ngày kết thúc này được bời vì kế hoạch này đang được thiết lập là lên tiến độ kể từ ngày bắt đầu. Project tính toán ngày kết thúc của kế hoạch dựa trên khoảng thời gian kéo dài của các ngày làm việc được yêu cầu để hoàn thành các nhiệm vụ, bắt đầu từ ngày bắt đầu của kế hoạch. Bất kỳ sự thay đổi nào tới ngày bắt đầu này đều khiến Project tính toán lại ngày kết thúc. Tiếp theo, chúng ta sẽ xem các thông tin về thời hạn thực hiện một cách chi tiết hơn. Bước 3: Trong hộp thoại Project Information kích Stalistics… Hộp thoại Project Stalistics xuất hiện.

Bạn không cần phải hiểu hết tất cả những con số này, nhưng thời hạn thực hiện hiện tại ( Dữ liệu ô thuộc cột có nhãn Duration, và thuộc hàng có nhãn Current) là đáng chú ý. Thời gian thực hiện này là số ngày làm việc ( không kể những ngày có khoảng thời gian trôi qua ) giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc của kế hoạch. Lưu ý: Project xác định tổng thời hạn thực hiện của một kế hoạch bằng cách tính toán sự khác biệt giữa ngày bắt đầu sớm nhất và ngày kết thúc muộn nhất của các nhiệm vụ của kế hoạch. Chương III

47

Microsoft Project 2013 by [email protected] Thời hạn thực hiện này của kế hoạch cũng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố khác, chẳng hạn như các mối quan hệ về nhiệm vụ (đã được thảo luận ở phần trên trong chương này). Bởi vì Project phân biệt giữa thời gian làm việc và thời gian không làm việc nên thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ không nhất thiết phải tương đương với khoảng thời gian trôi qua. Bước 4: Kích Close để đóng hộp thoại Project Stalistics. Tiếp theo bạn sẽ hiển thị nhiệm vụ tổng quát của dự án trong khung nhìn Gantt Chart. Bước 5: Nhấn vào bất cứ nơi nào trong khung nhìn Gantt Chart. Do đang hướng sự tập trung trong khung nhìn Gantt Chart , nhãn ngữ cảnh phía trên tab Format thay đổi thành Gantt Chart Tools. Bước 6: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Show/Hide, tích chọn vào hộp kiểm Project Summary Task. Project hiển thị nhiệm vụ tổng quát của dự án ở vị trí trên cùng của khung nhình Gantt Chart với một số ID là “0”. Ở đây bạn sẽ thấy các giá trị của thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu và kết thúc giống như đã được hiển thị ở trong hộp thoại Project Stalistcs và một thanh bar Gantt được vẽ bắt đầu từ ngày bắt đầu tới ngày kế thúc của toàn bộ kế hoạch. Project Summary Task

Thanh bar Gantt của Project Summary Task

3.8. Chú thích cho nhiệm vụ với ghi chú và siêu liên kết Bạn có thể ghi các thông tin bổ sung về một nhiệm vụ trong một ghi chú. Ví dụ, bạn có thể có các mô tả chi tiết của một nhiệm vụ nhưng lại muốn giữ cho tên của nhiệm vụ đó được ngắn gọn, bạn có thể thêm các chi tiết như thông tin đó vào một ghi chú của nhiệm vụ thay vào tên của nhiệm vụ đó. Bằng cách đó, các thông tin này cư trú trong kế hoạch và có thể đễ dàng xem hoặc in chúng. Có ba loại ghi chú : ghi chú cho nhiệm vụ, ghi chú cho tài nguyên và ghi chú cho sự phân công. Bạn có thể nhập và xem lại các ghi chú cho nhiệm vụ trên tab Notes trong hộp thoại Task Information. Các ghi chú Project hỗ trợ một loạt các tùy chọn về định dạng văn bản, thậm chí bạn có liên kết hoặc lưu trữ các hình ảnh đồ họa và các kiểu loại tập tin khác trong ghi chú. Lưu ý: Bạn sẽ làm việc với các ghi chú cho tài nguyên trong chương 4. Đôi khi bạn có thể muốn liên kết một nhiệm vụ trong một kế hoạch với các thông tin được lưu trữ trong một tài liệu khác hoặc trên một trang web. Các siêu liên kết-Hyperlink cho phép bạn kết nối một nhiệm vụ cụ thể tới các thông tin bổ sung tồn tại bên ngoài kế hoạch. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn có một số chi tiết về một số nhiệm vụ trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới mà bạn muốn ghi chúng vào kế hoạch. Việc giữ những chi tiết như vậy trong kế hoạch sẽ giúp bạn sau này và nó cũng sẽ có ích cho bất kỳ ai khác liên quan Chương III 48

Microsoft Project 2013 by [email protected] đến dự án, những người có thể làm việc với kế hoạch này trong tương lai Trong ví dụ này, bạn nhập các ghi chú cho nhiệm vụ và các siêu liên kết tới tài liệu chứa đựng các thông tin quan trọng về một số nhiệm vụ: Bước 1: Chọn tên của nhiệm vụ 6, Distribute advance copies. Bước 2:. Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Notes. Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải vào tên nhiệm vụ và chọn Notes trên Shortcut menu xuất hiện . Project sẽ hiển thị hộp thoại Task Information cùng tab Notes đang được chọn. Bước 3: Trong phần nhập dữ liệu có nhãn Notes, gõ Get recipient list from publicist.

Bước 4: Kích OK. Một biểu tượng ghi chú

sẽ xuất hiện trong cột có nhãn là Indicators

.

Bước 5: Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng ghi chú của nhiệm vụ 6. Một đoạn ghi chú mà xuất hiện trong một ScreenTip. Đối với các ghi chú mà là quá dài để hiển thị trong một ScreenTip, bạn có thể kích đúp chuột vào biểu tượng ghi chú để hiển thị đầy đủ nội dung của ghi chú đó. Bạn có thể để ý thấy có một biểu tượng ghi chú dành cho nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát của dự án. Chúng ta sẽ xem xét nó sau đây. Bước 6: Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng ghi chú của nhiệm vụ 0. Bạn có thể nhận ra rằng đoạn ghi chú mà xuất hiện trong ScreenTip đến từ phần 3-“Nhập tiêu đề và các thuộc tính khác của kế hoạch” trong chương 2. Văn bản này đã được nhập trong trường dữ liệu Comments của hộp thoại Propeties. Như bạn có thể thấy, văn bản đã được nhập trong trường dữ liệu Comments xuất hiện như là một ghi chú của nhiệm vụ tổng quát của dự án. Nếu bạn thêm hoặc thay đổi một ghi chú của nhiệm vụ tổng quát như bạn đã làm trước đó với nhiệm vụ 6 thì sự thay đổi này sẽ xuất hiện trong trường dữ liệu Comments trong hộp thoại Properties. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một siêu liên kết . Bước 7: Kích chuột phải vào tên của nhiệm vụ 8, Launch public Web portal for book, và sau đó chọn mục Hyperlink trong Shortcut menu xuất hiện. Hộp thoại Insert Hyperlink sẽ xuất hiện Bước 8: Trong hộp nhập có nhãn Text to display, gõ Add to spring catalog here. Bước 9: Trong nhập có nhãn Address, gõ http://www.lucernepublishing.com/ Bước 10: Nhấn OK. Chương III

49

Microsoft Project 2013 by [email protected] Một biểu tượng siêu liên kết xuất hiện trong cột có nhãn Indicators . Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng siêu liên kết để hiển thị đoạn văn bản mô tả mà bạn đã gõ ở trên.

Để mở trang web trong trình duyệt của bạn, hoặc là kích vào biểu tượng siêu liên kết hoặc là kích chuột phải biểu tượng siêu liên kết và trong shortcut menu xuất hiện, chọn mục Hyperlink và sau đó là Open Hypelink. Lưu ý: Bạn có thể nhanh chóng gỡ bỏ các ghi chú, các siêu liên kết hoặc các định dạng ra khỏi các nhiệm vụ được chọn, Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Clear (trông giống như một cái tẩy), và sau đó chọn lệnh mà bạn muốn.

Chương III

50

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Thiết lập các tài nguyên

Chương IV

51

Microsoft Project 2013 by [email protected] Microsoft Project 2013 hỗ trợ ba loại tài nguyên. Đó là tài nguyên làm việc, và hai loại tài nguyên có mục đích đặc biệt: chi phí và nguyên vật liệu. Tóm lại, sau đây là cách hiểu về ba loại tài nguyên này: - Work resource: Tài nguyên làm việc, bao gồm con người và thiết bị cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ trong một kế hoạch của dự án . - Cost resource: Tài nguyên chi phí, đại diện cho một chi phí tài chính gắn liền với một nhiệm vụ mà bạn cần phải tính đến trong kế hoạch. Ví dụ, bao gồm các loại chi phí như chi phí đi du lịch, chi phí vui chơi giải trí và những thứ khác. - Material resource: Tài nguyên nguyên vật liệu là các mặt hàng tiêu dùng ( ví dụ sắt, thép, xi măng…) mà bạn dùng khi dự án thực hiện. Ví dụ, một dự án xây dựng có thể cần phải theo dõi lượng sắt thép hoặc bê tông khi nó được sử dụng trong suốt dự án. Trong chương này, bạn sẽ thiết lập các tài nguyên làm việc và tài nguyên chi phí. Bạn sẽ làm việc với các tài nguyên nguyên vật liệu trong Chương 10. Quản lý tài nguyên hiệu quả là một trong những lợi thế quan trọng nhất của việc sử dụng Project hơn là các công cụ lập kế hoạch tập trung vào nhiệm vụ. Bạn không cần phải thiết lập tài nguyên và phân công chúng tới các nhiệm vụ trong Project, tuy nhiên việc không làm các thông tin này có sẵn trong Project có thể khiến bạn đạt được ít hiệu quả trong việc quản lý dự án của bạn. Thiết lập thông tin về tài nguyên trong Project có mất một chút nỗ lực, nhưng thời gian bỏ ra là đáng giá nếu dự án của bạn chủ yếu bị dẫn dắt bởi ràng buộc về thời gian hoặc chi phí (và gần như tất cả các dự án đều bị dẫn dắt bởi một trong hai hoặc là cả hai yếu tố này).

4.1. Nhập tên của tài nguyên làm việc Tài nguyên làm việc là con người và thiết bị làm các công việc của dự án. Project tập trung vào hai khía cạnh của tài nguyên làm việc: sự sẵn sàng để dùng và các chi phí của chúng. Sự sẵn sàng để dùng quyết định khi nào thì các tài nguyên cụ thể có thể làm việc trong các nhiệm vụ và các tài nguyên đó có thể hoàn thành được bao nhiêu công việc. Chi phí là ám chỉ đến chi phí tài chính phải gánh chịu do các tài nguyên thực hiện công việc trong dự án. Một số ví dụ về cách thức mà bạn có thể nhập tên tài nguyên làm việc được liệt kê trong bảng sau: Tài nguyên làm việc

Ví dụ nhập

Các cá nhân được xác định bởi tên Các cá nhân được xác định bởi tên công việc hoặc chức danh

Jun Cao ; Zac Woodall Người chịu trách nhiệm xuất bản; Chuyên gia hợp đồng

Các nhóm người có chung các kỹ năng ( Khi phân công những tài nguyên có thể thay thế cho nhau được tới một nhiệm vụ, có thể bạn sẽ không quan tâm tới việc cá nhân đó là ai, miễn là họ có kỹ năng phù hợp) Thiết bị

Các thư ký tòa soạn; nhóm thợ xếp chữ

Máy in

* Cân nhắc về tài nguyên thiết bị. Trong Project, bạn thiết lập các tài nguyên con người và thiết bị trong cùng một cách thức giống nhau, chúng đều là những ví dụ về tài nguyên làm việc. Tuy nhiên, bạn cần phải nhận thức được các khác biệt quan trọng trong cách thức mà bạn có thể lên tiến độ cho hai tài nguyên làm việc này. Hầu hết các tài nguyên con người đều có một ngày làm việc điển hình là 8 giờ và thường không quá 12 giờ, nhưng các tài nguyên thiết bị có thể có các khả năng làm việc đa dạng hơn nhiều, từ làm việc trong khoảng thời gian ngắn ( tuân theo sự duy tu bảo dưỡng ) cho tới suốt ngày đêm mà không gián đoạn. Hơn nữa, những tài nguyên con người có thể linh hoạt trong các nhiệm vụ mà họ có thể thực thi, nhưng các tài nguyên thiết bị lại có xu hướng chuyên dụng hơn. Ví dụ, Chương IV

52

Microsoft Project 2013 by [email protected] một người biên tập nội dung cho một dự án sách cũng có thể làm việc như một thư ký tòa soạn trong lúc gay go thiếu người, nhưng một máy photo không thể thay thế cho một máy in. Bạn không cần phải theo dõi từng thiết bị sẽ được sử dụng trong kế hoạch của bạn, nhưng bạn có thể muốn thiết lập các tài nguyên thiết bị khi: - Nhiều đội hoặc nhóm người có thể cần cùng một thiết bị để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc, và thiết bị đó có thể bị đăng ký sử dụng quá nhiều. - Bạn muốn lập kế hoạch và theo dõi các chi phí liên quan với các trang thiết bị. Hãy xem xét những vấn đề này nếu kế hoạch của bạn có các tài nguyên thiết bị. Project có thể giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh hơn về việc quản lý các tài nguyên làm việc lẫn việc giám sát các chi phí tài chính. Lưu ý: Nếu bạn và các thành viên trong nhóm của bạn có Lync 2010 hoặc sau đây sẽ cài đặt, bạn có thể bắt đầu nhắn tin, gọi điện hoặc gọi điện hình ảnh trực tiếp từ các danh sách tài nguyên trong Project. Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng hiện diện bên cạnh tên của các tài nguyên. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã có một khởi đầu tốt với danh sách các nhiệm vụ của việc ra mắt cuốn sách mới. Bạn đang sẵn sàng để thiết lập các tài nguyên cần thiết để hoàn thành công việc ra mắt cuốn sách mới tại nhà xuất bản Lucerne Publishing. Cũng như danh sách các nhiệm vụ, bạn đang mong đợi một số thay đổi trong tương lai tới các chi tiết của tài nguyên khi bạn biết hiểu thêm về dự án, nhưng bạn đã có đủ thông tin để bắt đầu ngay bây giờ. Trong ví dụ, bạn nhập tên của một số tài nguyên làm việc. Bạn cần các tập tin Simple Resources_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 4 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Resources_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Simple Resources. Bước 1: Trên các tab View, trong nhóm lệnh Resource Sheet, kích Resource Sheet. Bạn sẽ sử dụng khung nhìn Resource Sheet để nhập danh sách ban đầu của các tài nguyên dự án ra mắt cuốn sách mới. Bước 2: Nhấp vào trường dữ liệu trên cùng thuộc cột có nhãn là Resource Name. Bước 3: Gõ Jun Cao và nhấn phím Enter. Project sẽ tạo ra một tài nguyên mới.

Bước 4: Trong các trường dữ liệu trống tiếp theo trong cột có nhãn Resource Name. nhập tên các tài nguyên sau: Sharon Salavaria Toby Nixon Toni Poe Zac Woodall Chương IV

53

Microsoft Project 2013 by [email protected] Khi bạn tạo ra một tài nguyên làm việc mới, Project sẽ mặc định gán cho nó 100% Max.Unit.

Những tài nguyên này đều là những cá nhân riêng rẽ. Bạn cũng có thể có một tài nguyên đại diện cho nhiều người. Bạn sẽ nhập tài nguyên như thế ở bước kế tiếp. Bước 5: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Resource Name bên dưới tài nguyên cuối cùng, gõ Copyeditors (nhóm thư ký tòa soạn ) và sau đó nhấn Enter. Lưu ý: Nếu bạn thấy cần phải thêm một tài nguyên mới vào danh sách của bạn và bạn muốn thêm tài nguyên mới vào vị trí mà không phải là nằm ở cuối danh sách. Đây là cách thực hiện, chọn tên tài nguyên mà bạn muốn nó xuất hiện trực tiếp bên dưới tài nguyên mới. Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Insert, kích Add Resource và sau đó chọn loại tài nguyên bạn muốn. * Cách tốt nhất để nhập tên tài nguyên là gì ? Trong Project, tên của các tài nguyên làm việc có thể đề cập đến những người cụ thể ( chẳng hạn như Sharon Salavaria ) hoặc các chức danh công việc cụ thể (chẳng hạn như người chịu trách nhiệm xuất bản-Publisher hoặc chuyên gia hợp đồng-Contract Specialist). Sử dụng bất cứ quy ước đặt tên nào cũng được miễn là hợp lý nhất với bạn và cho những người sẽ thấy kế hoạch của bạn. Câu hỏi quan trọng là: Ai sẽ nhìn thấy các tên cái tên của tài nguyên và họ sẽ nhận biết các tài nguyên này như thế nào? Các cái tên tài nguyên mà bạn chọn sẽ xuất hiện cả trong Project và trong bất kỳ thông tin nào đó về tài nguyên được chia sẻ từ Project. Ở đây có hai ví dụ: - Trong khung nhìn mặc định Gantt Chart, tên của mỗi tài nguyên xuất hiện bên cạnh các thanh bar Gantt của các nhiệm mà tài nguyên đó được phân công tới. - Trong báo cáo Resource Overview, tên của mỗi tài nguyên xuất hiện trên trục của biểu đồ Resource Start và Work Status, và cả trong bảng Resource Status. Một tài nguyên có thể đề cập tới một người nào đó đang là nhân viên hoặc một người nào đó mà chức vụ sẽ được điền vào sau. Trong trường hợp bạn có thể không có tên của những người cụ thể cần nhập, hãy sử dụng các mô tả về tên hoặc chức danh công việc để giữ chỗ khi thiết lập các tài nguyên trong Project.

4.2. Nhập khả năng làm việc tối đa của tài nguyên Trường dữ liệu Max.Units đại diện cho khả năng làm việc tối đa của một tài nguyên để làm việc trong các nhiệm vụ được phân công tài nguyên đó. Định rõ rằng một tài nguyên có 100% đơn vị tối đa-maximun Units được hiểu là 100 phần trăm thời gian làm việc của tài nguyên đó đang sẵn sàng để làm việc trong các nhiệm vụ trong kế hoạch. Project sẽ cảnh báo bạn với một chỉ thị và định dạng màu đỏ nếu bạn phân công tài nguyên tới nhiều hơn số lượng các nhiệm vụ mà tài nguyên đó có thể thực hiện tại đơn vị tối đa 100% (hay nói cách khác là tài nguyên đó bị phân bổ vượt mức-overallocated). 100 % là giá trị Max.Unit mặc định cho các tài nguyên mới. Đối với tài nguyên đại diện không phải cho một người cụ thể mà là một nhóm người có chung kỹ năng và có thể thay thế nhau được, bạn có thể nhập một giá trị đơn vị tối đa lớn hơn để biểu thị số lượng người có sẵn. Nhập một giá trị đơn vị tối đa chẳng hạn như 800 % cho một tài nguyên có nghĩa là bạn có thể mong đợi rằng tám cá nhân đều thuộc về tài nguyên đó sẽ có sẵn để làm việc toàn thời gian full-time trong từng ngày làm việc bình thường. Đối với tài nguyên mà có một tiến độ làm việc là ít hơn toàn thời gian-Full time, bạn có thể nhập một giá trị đơn vị tối đa nhỏ hơn. Việc nhập một giá trị đơn vị tối đa chẳng hạn như 75 % Chương IV

54

Microsoft Project 2013 by [email protected] cho một tài nguyên có nghĩa là bạn có thể mong đợi rằng khả năng làm việc của tài nguyên đó chỉ bằng ba phần tư khả năng làm việc của một tài nguyên làm việc toàn thời gian full-time. Đối với một tuần làm việc 40 giờ thì khả năng làm việc của tài nguyên đó là 30 giờ (40h x 75%). Lưu ý rằng một khả năng làm việc bán thời gian-part time như vậy có thể áp dụng cho một nhân viên làm việc bán thời gian hoặc một nhân viên làm việc toàn thời gian nhưng được phân bổ tới một một dự án cụ thể chỉ làm việc bán thời gian. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cần phải thay đổi giá trị đơn vị tối đa 100% mặc định cho một số tài nguyên. Bạn được biết rằng bốn thư ký tòa soạn (copyeditor) có kỹ năng như nhau sẽ được phân bổ cho việc ra mắt cuốn sách mới. Bạn cũng có một tài nguyên trong kế hoạch, Sharon Salavaria, là người sẽ làm việc bán thời gian tại nhà xuất bản. Trong ví dụ này, bạn sẽ điều chỉnh các giá trị Max.Units cho một tài nguyên mà đại diện cho một nhóm người và một tài nguyên khác mà khả năng làm việc trong kế hoạch này là bán thời gian. Bước 1: Kích vào trường dữ liệu Max.Units của tài nguyên Copyeditors. Bước 2: Nhập hoặc chọn 400 % , và sau đó nhấn Enter. Lưu ý: Khi bạn kích một giá trị số học trong một trường dữ liệu giống Max.Units, hai mũi tên lên và xuống xuất hiện. Bạn có thể kích vào chúng để hiển thị trị số mà bạn muốn, hoặc đơn giản hơn là gõ một trị số vào trong trường dữ liệu này . Tiếp theo, bạn sẽ cập nhật giá trị Max.Units cho Sharon Salavaria để thể hiện rằng cô ấy làm việc bán thời gian. Bước 3: Kích vào trường dữ liệu Max.Units của Sharon Salavaria, gõ hoặc chọn 50 % , và sau đó nhấn phím Enter.

Lưu ý: Nếu bạn thích, bạn có thể nhập vào đơn vị tối đa là số thập phân hoặc số nguyên (chẳng hạn như là 0,5 ; 1 ; 4 ) chứ không phải là tỷ lệ phần trăm ( chẳng hạn như 50 % , 100 % , 400 % ). Để sử dụng định dạng này, vào tab File, chọn Options. Trong hợp thoại Project Options, kích vào tab Schedule. Bên dưới khu vực có nhãn Schedule, trong hộp chọn có nhãn Show assignment units as kích chọn Decimal. Với những thay đổi này tới Max.Units, Project sẽ xem như các tài nguyên này bị phân bổ vượt mức khi công việc được phân công vượt quá khả năng làm việc của họ. Bạn sẽ làm việc với tài nguyên bị phân bổ vượt mức trong Chương 10.

4.3. Nhập các mức lương của tài nguyên Hầu như tất cả các dự án có một số khía cạnh về tài chính và chi phí lại giới hạn phạm vi của nhiều dự án. Theo dõi và quản lý các thông tin về chi phí trong Project cho phép người quản lý của dự án trả lời những câu hỏi quan trọng như: - Tổng chi phí dự kiến của dự án dựa trên các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ và các sự phân công tài nguyên là cái gì? - Có phải tổ chức của bạn đang sử dụng các tài nguyên đắt tiền để làm các nhiệm vụ mà các tài nguyên ít tốn kém có thể làm không? Chương IV

55

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Mỗi chi phí tài nguyên hoặc chi phí nhiệm vụ cụ thể sẽ có giá là bao nhiêu trên vòng đời của dự án ? - Có phải tổ chức của bạn đang tiêu tiền ở một mức mà nó có thể duy trì được thời hạn thực hiện được lên kế hoạch của dự án không ? Trong Project, bạn có thể nhập mức lương trung bình-Standard Rate và chi phí mỗi lần sử dụng cho các tài nguyên làm việc và tài nguyên nguyên vật liệu. Nhớ lại rằng trong Project có ba loại tài nguyên: làm việc, nguyên vật liệu và chi phí. Các tài nguyên chi phí không sử dụng mức lương và được miêu tả ở phần sau trong chương này . Khi một tài nguyên làm việc được nhập một mức lương trung bình và được phân công tới một nhiệm vụ, Project tính toán chi phí của sự phân công này. Project thực hiện điều đó bằng cách nhân giá trị thời gian làm việc của sự phân công đó với mức lương trung bình của tài nguyên đó-cả hai đều dùng chung một đơn vị về thời gian ( chẳng hạn như đơn vị giờ). Sau đó bạn có thể thấy chi phí cho từng tài nguyên, chi phí cho từng sự phân công và chi phí cho từng nhiệm vụ (cũng như các chi phí được cuộn lên các nhiệm vụ khái quát và toàn bộ kế hoạch). Bạn sẽ phân công các tài nguyên tới các nhiệm vụ trong chương 5. Project xử lý các chi phí làm thêm giờ theo cách khác. Project sẽ áp dụng mức lương làm thêm giờ-Overtime Rate chỉ khi bạn ghi cụ thể giờ làm thêm cho một sự phân công. Bạn sẽ tìm hiểu thêm các thông tin về việc làm thêm giờ trong Chương 15. Project không tự động tính các giờ làm thêm và các chi phí liên quan bởi vì có một sự tình cờ là nó sẽ áp dụng làm thêm giờ khi bạn không có ý định về nó. Trong nhiệm vụ về việc ra mắt của cuốn sách mới, tiến độ làm việc của Jun Cao là một ví dụ. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ thiết lập một tiến độ làm việc 10 giờ mỗi ngày, bốn ngày mỗi tuần cho Jun Cao ( một tiến độ làm việc "Four-by-ten" ). Tiến độ làm việc đó vẫn là một tuần làm việc-40 giờ bình thường, mặc dù hai giờ cộng thêm mỗi ngày có thể bị nhầm lẫn cho là thêm giờ với giả định một ngày bình thường làm tám giờ. Ngoài ra hoặc thay vì các mức chi phí, một tài nguyên có thể bao gồm một khoản phí mà Project cộng dồn tới từng nhiệm vụ mà tài nguyên được phân công đến. Việc này được gọi là chi phí mỗi lần sử dụng cost per use. Không giống như các mức chi phí, chi phí mỗi lần sử dụng không biến đổi theo thời hạn thực hiện của nhiệm vụ hoặc thời gian làm việc mà tài nguyên thực thi trong nhiệm vụ. Bạn ghi rõ chi phí mỗi lần sử dụng trong trường dữ liệu Cost/Use trong khung nhìn Resource Sheet. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn nhận được các mức lương cho các tài nguyên làm việc có liên quan đến việc ra mắt cuốn sách mới từ bộ phận tài chính. Các mức lương này bao gồm cả mức lương theo giờ và theo tuần. Bạn cần phải nhập các mức lương này trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Trong ví dụ này, bạn nhập vào các mức lương trung bình và làm thêm giờ cho các tài nguyên làm việc. Bước 1: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Std.Rate của Jun Cao. Bước 2: Gõ 42 và nhấn Enter. Mức lương trung bình theo giờ của Jun Cao là $42 xuất hiện trong cột có nhãn Std.Rate. Lưu ý rằng mức lương trung bình mặc định là theo giờ, vì vậy bạn không cần phải chỉ rõ chi phí cho mỗi giờ. Bước 3: Trong trường dữ liệu Std.Rate của Sharon Salavaria, gõ 1100/w và nhấn Enter. Mức lương trung bình theo tuần của Sharon Salavaria xuất hiện trong cột có nhãn Std.Rate. ( Bạn có thể cần phải mở rộng bề rộng của cột để xem đầy đủ các mức lương, như được hiển thị ở dưới đây). Mức lương này là 1100 đô la cho 1 tuần làm việc.

Chương IV

56

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bước 4: Nhập các mức lương trung bình sau đây cho các tài nguyên tiếp theo: Tên tài nguyên Toby Nixon Toni Poe

Mức lương trung bình 2700/w Để là 0 (Toni là tác giả của cuốn sách nên bạn không phải theo dõi các chi phí dựa trên mức lương của cô ấy trong kế hoạch này)

Zac Woodall Copyeditors

55 45

Lưu ý: Bạn có thể cần phải mở rộng bề rộng một số cột để thấy đầy đủ các tiêu đề cột và các giá trị như được thể hiện trong hình minh họa. Như bạn có thể thấy, bạn có thể nhập các mức lương trung bình theo giờ (mặc định trong Project ), theo ngày hoặc theo tuần…. Trong thực tế, bạn có thể nhập các mức lương trong tất cả các đơn vị về thời gian như khi bạn có thể nhập cho các thời hạn thực hiện-từ phút, giờ, ngày … cho đến năm. Tiếp theo, bạn sẽ nhập một mức lương làm thêm giờ cho một trong số các tài nguyên đó. Bước 5: Trong trường dữ liệu dành cho mức lương làm thêm giờ ( có nhãn Ovt.Rate ) của Jun Cao, gõ 63 và sau đó nhấn Enter. Lưu ý: Nếu bạn làm việc với một số lượng lớn các tài nguyên là những người cùng mức lương trung bình hoặc mức lương làm thêm giờ, bạn có thể thiết lập để Project áp dụng các mức lương này một cách tự động bất cứ khi nào bạn thêm một tài nguyên mới. Để làm điều này, vào tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, chọn tab Advanced. Dưới khu vực có nhãn General options for this project, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Automatically add new resources and task và sau đó nhập vào các mức lương mặc định mà bạn muốn. * Vấn đề về quản lý dự án: Nhận được các thông tin về chi phí của tài nguyên. Các tài nguyên làm việc có thể chiếm phần lớn chi phí trong nhiều dự án. Để tận dụng đầy đủ lợi ích của các tính năng về quản lý chi phí ở phạm vi rộng trong Project, người quản lý của dự án nên biết các chi phí liên quan tới từng tài nguyên làm việc. Đối với các tài nguyên là con người, rất khó để có được các thông tin đó. Trong rất nhiều cơ quan tổ chức, chỉ những chuyên gia quản lý cấp cao và các chuyên gia về nhân lực mới biết các mức lương của tất cả các tài nguyên làm việc trong một dự án, và họ có thể xem xét các thông tin mật này. Tùy thuộc vào chính sách của cơ quan tổ chức của bạn và sự ưu tiên của dự án, bạn có thể không có khả năng theo dõi các mức lương của tài nguyên. Nếu bạn không thể theo dõi các thông tin về chi phí của tài nguyên và dự án của bạn bị hạn chế bởi chi phí, hiệu quả làm việc của bạn khi là một người quản lý của dự án có thể bị giảm sút, và các nhà tài trợ của dự án nên hiểu sự giới hạn này. Chương IV

57

Microsoft Project 2013 by [email protected] Nếu bạn có các chi tiết về chi phí trong kế hoạch của bạn và các chi tiết này được coi là các thông tin nhạy cảm, đòi hỏi phải xem xét có một mật khẩu để mở các kế hoạch như vậy. Để thiết lập một mật khẩu, kích vào tab File và sau đó nhấn Save As. Chọn thư mục mà bạn muốn lưu. Trong hộp thoại Save As, kích vào Tools và sau đó chọn General Options. Một chiến lược khác để xem xét là sử dụng các suất chịu phí bình quân đối cho các tài nguyên là con người. Một suất chịu phí-Burdened rate là một mức lương cộng với các chi phí bình quân trên đầu người. Một suất chịu phí bình quân mô tả tất cả mọi người nói chung, nhưng không có ai là đặc biệt.

4.4. Điều chỉnh thời gian làm việc trong lịch tài nguyên Project sử dụng các loại lịch khác nhau cho các mục đích khác nhau. Trong chương 2, bạn đã sửa đổi lịch dự án để chỉ rõ các ngày không làm việc trong toàn bộ dự án. Trong phần này, sự tập trung của bạn là lịch tài nguyên-Resource Calendar. Một lịch tài nguyên kiểm soát thời gian làm việc và không làm việc của một tài nguyên cụ thể. Project sử dụng lịch tài nguyên để quyết định khi nào thì sự làm việc của một tài nguyên có thể được lên tiến độ. Lịch tài nguyên chỉ áp dụng cho các tài nguyên làm việc ( con người và thiết bị ), không áp dụng cho tài nguyên nguyên vật liệu hoặc tài nguyên chi phí. Ban đầu, khi bạn tạo ra các tài nguyên làm việc trong một kế hoạch, Project tạo ra cho mỗi một tài nguyên làm việc một lịch tài nguyên. Các thiết lập ban đầu về thời gian làm việc của các lịch tài nguyên phù hợp với các thiết lập trong lịch dự án, các thiết lập này được mặc định là lịch cơ sở Standard. Lịch cơ sở Standard được xây dựng bên trong Project và nó cung cấp một tiến độ làm việc mặc định từ 8 sáng tới 5 giờ chiều, bao gồm 1 giờ cho nghỉ trưa, từ thứ Hai đến thứ Sáu. Nếu tất cả các thời gian làm việc của các tài nguyên của bạn phù hợp với thời gian làm việc của lịch dự án thì bạn không cần phải chỉnh sửa bất kỳ lịch tài nguyên nào. Tuy nhiên, rất có thể là một số tài nguyên của bạn sẽ cần một số ngoại lệ tới thời gian làm việc trong lịch dự án như: - Một tiến độ làm việc linh hoạt về thời gian. - Thời gian nghỉ lễ, kỳ nghỉ. - Các khoảng thời gian khác khi một tài nguyên đang không sẵn sàng để làm việc trong dự án, chẳng hạn như khoảng thời gian dùng trong đào tạo hoặc tham dự một cuộc thảo luận. Lưu ý: Nếu bạn có một tài nguyên là người đang sẵn sàng làm việc bán thời gian trong dự án của bạn, bạn có thể bị lôi cuốn tới việc thiết lập thời gian làm việc của tài nguyên này trong dự án để phản ánh một tiến độ làm việc bán thời gian, chẳng hạn như từ 8 sáng đến 12 giờ trưa mỗi ngày. Tuy nhiên, có một phương pháp tốt hơn, đó là điều chỉnh sự sẵn sàng của tài nguyên đó đã được ghi lại trong trường dữ liệu Max.Units thành 50% như đã làm ở trong ví dụ trước đối với tài nguyên tên là Sharon Salavaria. Sự thay đổi giá trị tối đa khả năng làm việc của tài nguyên giữ sự tập trung vào khả năng làm việc của tài nguyên để làm việc trong dự án thay vì tập trung vào các thời gian cụ thể của ngày, khi công việc đó có thể xảy ra. Bạn có thể thiết lập giá trị tối đa cho một tài nguyên trong khung nhìn Resource Sheet. Những thay đổi mà bạn thực hiện trong lịch dự án sẽ tự động được phản ánh trong các lịch tài nguyên cùng bắt nguồn từ lịch dự án. Ví dụ, trong Chương 2, bạn đã chỉ rõ một ngày không làm việc cho một sự kiện tinh thần của nhân viên, và Project đã lên lại tiến độ tất cả công việc để bỏ qua ngày đó. Tuy nhiên, lưu ý rằng một khi bạn tạo ra một ngoại lệ về lịch tài nguyên thì ngoại lệ đó sẽ không bị ảnh hưởng bởi các thay đổi sau này tới lịch dự án. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn có hai cập nhật về thời gian làm việc cần làm trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Toby Nixon đã nói với bạn là anh ấy sẽ tham dự một hội nghị, và Jun Cao sẽ làm việc toàn thời gian nhưng với một tiến độ không bình thường là 10 giờ mỗi ngày và bốn ngày mỗi tuần. Bạn cần cập nhật các lịch tài nguyên của họ cho phù hợp. Trong ví dụ này, bạn chỉ rõ thời gian làm việc và không làm việc cho các tài nguyên làm việc. Chương IV

58

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Change Working Time. Hộp thoại Change Working Time sẽ xuất hiện . Bước 2: Trong hộp chọn có nhãn For calendar, kích chọn Toby Nixon. Lịch tài nguyên của Toby Nixon xuất hiện trong hộp thoại Change Working Time. Toby đã nói với bạn rằng anh ấy sẽ không sẵn sàng để làm việc vào thứ sáu, ngày 23 tháng 1, bởi vì anh ấy có kế hoạch tham dự hội nghị ngành công nghiệp sách. Bước 3: Trên tab Exceptions trong hộp thoại Change Working Time, kích trực tiếp vào trường dữ liệu đầu tiên của cột có nhãn là Name và gõ Toby attending a conference. Đoạn mô tả này cho ngoại lệ lịch là một lời nhắc nhở hữu ích cho bạn và những người khác là người có thể xem kế hoạch sau này. Bước 4: Kích vào Start và gõ hoặc chọn 23/1/15. Bước 5: Để xem trước sự cập nhật về lịch trong hộp thoại, bấm vào trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Finish. Lưu ý: Ngoài ra, trong bảng lịch trong hộp thoại Change Working Time, đầu tiên bạn có thể chọn một ngày hoặc phạm vi các ngày mà bạn muốn tạo ra một ngoại lệ, và sau đó nhập tên của ngoại lệ đó. Project sẽ chèn ngày bắt đầu và ngày kết thúc một cách tự động trên lựa chọn của bạn; sau khi nó làm như thế, nhấn phím Enter. Mọi lịch tài nguyên đều dựa trên lịch dự án, và lịch dự án mặc định là lịch cơ sở Standard.

Project sẽ không lên tiến độ làm việc cho Toby trong ngày 23/01 này. Cũng lưu ý rằng ngày 22/01 là một ngày không làm việc. Ngày hôm đó là ngoại lệ lịch về sự kiện tinh thần của nhân viên trong lịch dự án mà bạn đã tạo ra ở Chương 2. Lưu ý: Để thiết lập một ngoại lệ về một phần thời gian làm việc cho một tài nguyên, chẳng hạn như một phần của ngày khi mà tài nguyên không thể làm việc, kích vào nút Details. Trong hộp thoại Details bạn cũng có thể tạo ra các ngoại lệ định kỳ tới sự sẵn sàng của tài nguyên. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ thiết lập một tiến độ làm việc " four by ten " (có nghĩa là làm 4 ngày mỗi tuần và 10 giờ mỗi ngày) cho một tài nguyên. Bước 6: Trong hộp chọn có nhãn For calendar kích vào Jun Cao. Chương IV

59

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 7: Khi một hộp thoại xuất hiện để nhắc nhở bạn lưu các thay đổi về lịch tài nguyên mà bạn đã thực hiện cho Toby Nixon thì kích Yes. Bước 8: Nhấp vào tab Work weeks trong hộp thoại Change Working Time. Bước 9: Kích vào trường dữ liệu có ghi là [Default] ngay bên dưới tiêu đề cột Name, và sau đó kích vào nút Details. Tiếp theo, bạn sẽ sửa đổi các mặc định về thời gian làm việc trong ngày và số ngày làm việc trong tuần cho Jun Cao. Bước 10: Bên dưới khu vực chọn lựa có nhãn Selected day(s), chọn các ngày từ Monday tới Thursday (nghĩa là chọn từ thứ Hai đến thứ Năm). Đây là những ngày trong tuần mà Jun Cao có thể làm việc bình thường. Bước 11: Kích chọn lựa chọn có nhãn Set day (s) to these specific working times. Tiếp theo bạn sẽ thay đổi thời gian làm việc hàng ngày thông thường của Jun Cao cho những ngày cô ấy làm việc bình thường. Bước 12: Trong trường dữ liệu thuộc hàng có số ID là 2, trong cột có nhãn là To kích vào 5:00 PM và gõ thay thế nó bằng 07:00 PM rồi sau đó nhấn phím Enter. Lưu ý: Trong hình minh họa dưới đây, do đang thiết lập trong hộp thoại Region and Language trong Control Panel của hệ điều hành là ở Việt Nam nên PM được thay bằng CH ( chiều).

Cuối cùng, bạn sẽ đánh dấu ngày thứ Sáu (Friday) là ngày không làm việc đối với Jun Cao. Bước 13: Trong khu vực chọn lựa có nhãn Selected day(s), chọn Friday. Bước 14: Kích chọn lựa chọn có nhãn Set days to nonworking time. Bây giờ Project có thể lên tiến độ làm việc cho Jun Cao từ 8 giờ sáng đến 7 giờ tối trong tất cả các ngày làm việc từ thứ hai đến thứ năm, nhưng nó sẽ không lên tiến độ làm việc cho cô ấy vào các ngày thứ sáu.

Bước 15: Kích OK để đóng hộp thoại Details. Chương IV

60

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bạn có thể nhìn thấy trên bảng lịch trong hộp thoại Change Working Time, các ngày thứ Sáu ( cũng như giống như các ngày thứ Bảy và Chủ Nhật ) được đánh dấu là các ngày không làm việc dành cho Jun Cao.

Bước 16: Nhấn phím OK để đóng hộp thoại Change Time Working. Bởi vì bạn chưa phân công các tài nguyên này tới các nhiệm vụ, nên bạn chưa nhìn thấy kết quả của việc lên tiến độ của các thay đổi về thiết lập về thời gian không làm việc của họ. Bạn sẽ phân công các tài nguyên cho các nhiệm vụ trong Chương 5. Lưu ý: Nếu bạn nhận thấy rằng cần phải chỉnh sửa một số lịch tài nguyên trong cách tương tự như trên ( ví dụ, để xử lí lịch ca đêm), thì có một cách có thể dễ dàng hơn đó là gán một lịch cơ sở khác tới một tài nguyên hoặc nhóm các tài nguyên. Việc này hiệu quả hơn việc chỉnh sửa từng lịch tài nguyên của từng cá nhân, và bạn có thể sử dụng lịch cơ sở mới để thực hiện các điều chỉnh trên toàn dự án tới nó nếu cần. Ví dụ, nếu dự án của bạn bao gồm cả ca đêm và ca ngày, bạn có thể áp dụng lịch cơ sở Night Shift tới các tài nguyên làm việc ca đêm. Bạn thay đổi một lịch cơ sở trong hộp thoại Change Working Time. Đối với nhóm các tài nguyên, bạn có thể lựa chọn trực tiếp một lịch cơ sở cụ thể trong cột Base Calendar trong bảng Entry trong khung nhìn Resource Sheet.

4.5. Thiết lập tài nguyên chi phí Một loại khác của tài nguyên mà bạn có thể sử dụng trong Project đó là các tài nguyên chi phí. Bạn có thể sử dụng một tài nguyên chi phí để đại diện cho một chi phí tài chính có liên quan tới một nhiệm vụ trong một kế hoạch. Trong khi các tài nguyên làm việc (con người và thiết bị) có thể có các chi phí liên quan (các mức lương theo giờ và các chi phí cố định cho mỗi lần phân công), thì mục đích duy nhất của một tài nguyên chi phí là để liên kết một loại hình cụ thể của chi phí với một hoặc nhiều nhiệm vụ. Loại hình phổ biến của các tài nguyên chi phí có thể bao gồm các loại chi phí mà bạn muốn theo dõi trong một kế hoạch đối với mục đích kế toán hoặc báo cáo tài chính, chẳng hạn như chi phí du lịch, vui chơi giải trí, hoặc đào tạo. Các tài nguyên chi phí không làm việc và không có ảnh hưởng tới việc lên tiến độ của nhiệm vụ. Các trường dữ liệu Max.Units, Std.Rate, Ovt.Rate và Cost/Use không áp dụng cho các tài nguyên chi phí. Sau khi bạn phân công một tài nguyên chi phí tới một nhiệm vụ và chỉ rõ số tiền cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể xem chi phí tích lũy cumulative cost của loại tài nguyên chi phí đó, chẳng hạn như tổng chi phí đi lại-travel cost trong một dự án. Cách thức mà các tài nguyên chi phí tạo ra các giá trị chi phí khác với các tài nguyên làm việc. Khi bạn phân công một tài nguyên làm việc tới một nhiệm vụ, tài nguyên làm việc đó có thể tạo ra một chi phí dựa trên mức lương ( chẳng hạn 40 $ mỗi giờ ) hoặc một chi phí cố định cho mỗi lần sử dụng ( chẳng hạn như mất $ 100 cho mỗi lần phân công) hoặc cả hai chi phí này. Bạn Chương IV

61

Microsoft Project 2013 by [email protected] thiết lập một lần các mức lương và các khoản chi phí mỗi lần sử dụng cho tài nguyên làm việc như bạn đã làm trong phần “Nhập các mức lương tài nguyên” ở trên. Tuy nhiên, bạn nhập giá trị chi phí của một tài nguyên chỉ khi bạn phân công nó tới một nhiệm vụ. Bạn làm điều này trong trường dữ liệu Cost thuộc hộp thoại Assign Resources hoặc trong trường dữ liệu Cost trong khung nhìn Task Form với các chi tiết Cost được hiển thị. Bạn sẽ làm như vậy trong trong chương 5. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, Theo báo cáo kết quả kinh doanh của mỗi cuốn sách được xuất bản thì đi lại là một chi phí chủ yếu phải gánh chịu trong việc ra mặt một cuốn sách. Bộ phận tài chính yêu cầu bạn theo dõi chi phí đi lại trong kế hoạch. Bạn sẽ làm như vậy thông qua tài nguyên chi phí. Trong phần này, bạn sẽ thiết lập một tài nguyên chi phí. Bước 1: Trong khung nhìn Resource Sheet, click vào trường dữ liệu trống tiếp theo bên dưới trong cột có nhãn Name Resource. Bước 2: Gõ Travel và nhấn phím Tab . Bước 3: Trong trường dữ liệu có nhãn Type , kích chọn Cost trong danh sách hiện ra.

Trong chương 5 bạn sẽ phân công tài nguyên chi phí này tới một nhiệm vụ.

4.6. Chú thích cho tài nguyên bằng ghi chú Bạn có thể nhớ lại trong chương 3 rằng bạn có thể ghi lại các thông tin bổ sung về một nhiệm vụ, tài nguyên hoặc một sự phân công trong một ghi chú. Ví dụ, nếu một tài nguyên có các kỹ năng linh hoạt mà có thể trợ giúp nhiều trong dự án, thì việc ghi lại điều đó trong một ghi là một ý tưởng tốt. Bằng cách đó, ghi chú này sẽ cư trú bên trong kế hoạch và nó có thể dễ dàng để xem hoặc in. Trong Chương 3, bạn nhập một ghi chú cho nhiệm vụ bằng cách kích vào nút lệnh Notes trong nhóm lệnh Properties thuộc tab Task. Bạn có thể nhập các ghi chú cho tài nguyên bằng một cách thức tương tự (bằng cách kích vào nút lệnh Notes nhưng là trong nhóm lệnh Properties thuộc tab Resource), nhưng trong ví dụ này, bạn sẽ sử dụng một phương thức khác để tạo ghi chú. Bạn sẽ sử dụng khung nhìn Resource Form, nó cho phép bạn xem và chỉnh sửa các ghi chú cho nhiều tài nguyên một cách nhanh chóng hơn. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thu thập một số thông tin chi tiết về tài nguyên mà chúng đáng giá để ghi lại trong kế hoạch. Bạn muốn ghi một số một số thông tin về lịch sử làm việc có liên quan đến nhà xuất bản cho một tài nguyên và một tài nguyên khác thì bạn có một lưu ý rõ ràng về mức lương của cô ấy. Trong ví dụ này, bạn sẽ nhập các ghi chú trong khung nhìn Resource Form. Bước 1: Trong cột có nhãn Resource Name, kích chọn Toby Nixon. Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích nút Details. Lưu ý: Bạn cũng có thể tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Details ( chọn Form Resource trong hộp chọn nằm bên cạnh) thuộc nhóm lệnh Split View trong tab View. Khung nhìn Resource Form sẽ xuất hiện bên dưới khung nhìn Resource Sheet.

Chương IV

62

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Trong kiểu phân chia khung nhìn dạng này, các chi tiết về mục dữ liệu được chọn ở trong khung nhìn phía trên (trong trường hợp này là một tài nguyên) sẽ xuất hiện trong khung nhìn bên đưới. Bạn có thể nhanh chóng thay đổi tên của tài nguyên được chọn trong khung nhìn bên trên bằng cách kích trực tiếp vào một cái tên hoặc sử dụng phím mũi tên lên hoặc xuống trên bàn phím hoặc có thể nhấn nút có nhãn là Previous hoặc Next trong khung nhìn Resource Form. Khung nhìn Resource Form có thể hiển thị một trong số các loại chi tiết. Ban đầu, nó sẽ hiển thị các chi tiết về tiến độ. Bước tiếp theo bạn sẽ thay đổi để nó để hiển thị các chi tiết về việc ghi chú. Bước 3: Kích chuột vào bất cứ chỗ nào trong khung nhìn Resource Form. Bây giờ, với sự tập trung đang hướng về khung nhìn Resource Form, nhãn ngữ cảnh phía trên tab Format sẽ thay đổi thành Resource Form Tools. Bước 4: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, kích Notes . Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải trong khung nhìn Resource Form và chọn Notes trên Shortcut menu xuất hiện. Các chi tiết về việc ghi chú xuất hiện trong khung nhìn Resource Form. Bước 5: Trong hộp nhập ghi chú, gõ Toby worked on launch campaigns for Toni Poe’s previous two books.

Chương IV

63

Microsoft Project 2013 by [email protected] Lưu ý rằng ngay sau khi bạn bắt đầu gõ nội dung ghi chú thì nút Previous và Next trong khung nhìn Resource Form sẽ thay đổi thành OK và Cancel. Bước 6: Bấm nút OK. Trong khung nhìn Resource Sheet, một biểu tượng ghi chú xuất hiện trong cột chỉ thị Indicator. Bước 7: Di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng ghi chú xuất hiện bên cạnh cái tên Toby Nixon trong khung nhìn Resource Sheet.

Ghi chú xuất hiện trong một cửa sổ ScreenTip. Đối với các ghi chú mà nó quá dài để hiển thị trong ScreenTip, bạn có thể kích đúp vào biểu tượng ghi chú để hiển thị đầy đủ nội dung của ghi chú. Bạn cũng có thể xem nội dung các ghi chú mà quá dài trong khung nhìn Resource Form hoặc trong hộp thoại Resource Information. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ thêm một ghi chú cho một tài nguyên khác. Bước 8: Trong khung nhìn Resource Form, nhấn nút Previous để chuyển sự tập trung sang Sharon Salavaria và hiển thị các thông tin chi tiết của cô ấy. Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào cái tên Sharon Salavaria trong khung nhìn Resource Sheet bên trên khung nhìn Resource Form. Bước 9: Trong hộp nhập ghi chú, gõ Sharon’s standard pay rate is adjusted for her halftime work schedule. Sau đó bấm nút OK.

Bước cuối cùng, bạn sẽ ẩn khung nhìn Form Resource. Bước 10: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích vào nút Details. Khung nhìn Resource Form bị ẩn đi, chỉ để lại khung nhìn Resource Sheet.

Chương IV

64

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Phân công tài nguyên tới nhiệm vụ

Chương V

65

Microsoft Project 2013 by [email protected] Trong chương 3 và chương 4, bạn đã tạo ra các nhiệm vụ và các tài nguyên. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để phân công các tài nguyên tới các nhiệm vụ. Mỗi một phân công là một sự gán ghép của một tài nguyên vào một nhiệm vụ để làm việc. Từ góc nhìn của một nhiệm vụ, bạn có thể gọi quá trình của sự phân công một tài nguyên là một sự phân công nhiệm vụ; dưới góc nhìn của một tài nguyên, bạn có thể gọi đó là một sự phân công tài nguyên. Trong cả hai trường hợp thì đều có một điều tương tự nhau là: một nhiệm vụ cộng với một tài nguyên bằng một sự phân công. Quan trọng: Trong toàn bộ chương này, khi chúng ta nói về các tài nguyên tức là chúng ta đang nói đến tài nguyên làm việc ( gồm người và thiết bị ) trừ khi chúng tôi chỉ rõ đó là tài nguyên nguyên vật liệu hoặc tài nguyên chi phí. Bạn vẫn có thể làm việc chỉ với các nhiệm vụ mà không cần phải phân công các tài nguyên tới các nhiệm vụ trong Microsoft Project 2013. Tuy nhiên, có một số lý do chính đáng cho việc phân công các tài nguyên trong kế hoạch của bạn. Khi bạn phân công các tài nguyên tới các nhiệm vụ, bạn có thể trả lời những câu hỏi như: - Ai nên làm việc trong nhiệm vụ nào và khi nào? - Bạn có đủ số lượng các tài nguyên để thực hiện phạm vi công việc mà dự án của bạn yêu cầu không? - Bạn có mong đợi một tài nguyên làm việc trong một nhiệm vụ tại một thời điểm mà tài nguyên đó sẽ không sẵn sàng để làm việc ( ví dụ, thời điểm khi một người nào đó đang trong kỳ nghỉ của họ) không ? - Đã bao giờ bạn phân công một tài nguyên tới rất nhiều nhiệm vụ nên dẫn đến việc vượt quá công suất làm việc của tài nguyên đó? hay nói cách khác là đã bao giờ bạn phân bổ vượt mức tài nguyên chưa? Trong chương này, bạn phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ, và bạn sẽ quyết định khi nào thì sự phân công tài nguyên nên ảnh hưởng đến thời hạn thực hiện nhiệm vụ và khi nào thì không nên. Sau đó bạn sẽ phân công một tài nguyên chi phí và xem nó có ảnh hưởng gì tới một nhiệm vụ.

5.1. Phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ Bằng cách phân công một tài nguyên tới một nhiệm vụ, bạn có thể theo dõi tiến trình làm việc của tài nguyên trong nhiệm vụ. Nếu bạn nhập vào các mức lương của tài nguyền, Project cũng tính toán các chi phí của tài nguyên và chi phí của nhiệm vụ cho bạn. Phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ cho phép công cụ lên tiến độ của Project tính toán với cả ba biến số của cái gọi là công thức tiến độ-Scheduling formular: thời gian làm việc, thời hạn thực hiện và sự phân công. Trong thực tế, khi bạn phân công một tài nguyên làm việc tới một nhiệm vụ có giá trị thời hạn thực hiện lớn hơn không, Project sẽ tính toán giá trị thời gian làm việc kết quả theo công thức tiến độ. Công thức tiến độ sẽ được mô tả chi tiết hơn ở phần sau của chương này. Bạn có thể nhớ lại ở chương 4, rằng khả năng làm việc của một tài nguyên được đo lường bằng đơn vị ( đo lường về mức độ nỗ lực ) và được ghi lại trong trường dữ liệu Max.Units. Sự phân công cụ thể một tài nguyên làm việc tới một nhiệm vụ liên quan đến một giá trị lượng phân công gọi là Units và nó thường được thể hiện là một tỷ lệ phần trăm. Trừ khi bạn có chỉ định khác, còn không Project phân công 100 phần trăm lượng phân công của tài nguyên tới nhiệm vụ. Điều đó nghĩa là, Project giả định rằng tất cả thời gian làm việc của tài nguyên có thể được phân phối hết tới nhiệm vụ. Nếu tài nguyên có ít hơn 100 phần trăm đơn vị tối đa, Project sẽ phân công lượng phân công là giá trị Max.Units của tài nguyên đó. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã sẵn sàng để thực hiện các phân công tài nguyên ban đầu trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Bởi vì trước đó bạn đã kê khai các mức lương của các tài nguyên làm việc nên bạn cũng muốn xem các tính toán ban đầu về chi phí và thời hạn thực hiện của kế hoạch để so sánh đối chiếu sau này. Chương V

66

Microsoft Project 2013 by [email protected] Trong ví dụ này, bạn sẽ phân công các tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ. Bạn cần các tập tin Simple Assignments_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 5 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Assignments_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Simple Assignments. Trước khi thực hiện bất kỳ sự phân công tài nguyên nào đó, bạn sẽ kiểm tra các giá trị hiện tại của thời hạn thực hiện và chi phí của kế hoạch để so sánh đối chiếu sau này . Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information, và sau đó kích vào nút Stalistics.

Lưu ý thời hạn thực hiện hiện tại là 41 ngày và chi phí bằng không. Sau khi phân công tài nguyên làm việc và tài nguyên chi phí, bạn sẽ kiểm tra các giá trị này một lần nữa. Bước 2: Nhấn Close. Tiếp theo, bạn sẽ thực hiện sự phân công tài nguyên đầu tiêu của bạn. Bước 3: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Resources Assign. Hộp thoại Assign Resources xuất hiện, trong hộp thoại này bạn nhìn thấy tên các tài nguyên mà bạn đã nhập trong Chương 4 và được bổ sung thêm một số tài nguyên khác.

Ngoại trừ các tài nguyên đã được phân công là luôn luôn xuất hiện ở trên cùng của danh sách, các tài nguyên còn lại đều được sắp xếp theo thứ tự abc trong hộp thoại Assign Resources. Bước 4: Trong cột Task Name trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ 2, Assign launch team members. Bước 5: Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Carole Poland và sau đó bấm vào nút Assign.

Chương V

67

Microsoft Project 2013 by [email protected] Tài nguyên đã phân công tới nhiệm vụ được chọn có một dấu kiểm (check) bên cạnh tên của nó trong hộp thoại Assign Resources

Tên của tài nguyên được phân công tới xuất hiện bên cạnh thanh bar Gantt.

Một giá trị chi phí và một dấu kiểm xuất hiện bên cạnh tên của Carole Poland trong hộp thoại Assign Resources, biểu thị rằng bạn đã phân công cô ấy tới nhiệm vụ. Tên của Carole cũng xuất hiện bên cạnh thanh bar Gantt của nhiệm vụ 2. Bởi vì Carole đã có một mức lương trung bình được ghi lại nên Project tính toán chi phí của sự phân công này (mức lương trung bình theo giờ của Carole nhân với số giờ làm việc được lên tiến độ của cô ấy trong nhiệm vụ này) và hiển thị giá trị đó là $ 420 trong trường dữ liệu Cost trong hộp thoại Assign Resources. Bước 6: Trong cột Task Name trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ 3, Complete author questionnaire. Bước 7: Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Toni Poe và sau đó bấm vào nút Assign.

Lưu ý: Để gỡ bỏ hoặc hủy sự phân công của một tài nguyên khỏi một nhiệm vụ được chọn, trong hộp thoại Assign Resources kích vào tên tài nguyên muốn gỡ bỏ và sau đó bấm vào nút Remove. Tiếp theo bạn sẽ có một cái nhìn kỹ hơn về các chi tiết của nhiệm vụ 3. Bạn sẽ sử dụng một khung nhìn tiện dụng gọi là Task Form. Bước 8: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn hộp kiểm có nhãn Details. Chương V

68

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project chia tách cửa sổ thành hai khung nhìn. Khung nhìn bên trên là Gantt Chart và bên dưới là khung nhìn Task Form.

Nếu bạn đã đọc xong chương 4, bạn có thể nhận ra rằng khung nhìn Task Form cũng tương tự như khung nhìn Resource Form nhưng hiển thị các chi tiết khác. Trong cái kiểu phân chia khung nhìn dạng này, các chi tiết về mục dữ liệu được chọn trong khung nhìn ở phía trên (trong trường hợp này là một nhiệm vụ) xuất hiện trong khung nhìn bên đưới. Khung nhìn Task Form hiển thị một trong số các loại chi tiết. Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi các chi tiết được hiển thị. Bước 9: Kích vào bất cứ nơi đâu trong khung nhìn Task Form và sau đó ở trên tab Format, trong nhóm lệnh Details kích lệnh Work . Các chi tiết về Work-Thời gian làm việc xuất hiện trong khung nhìn Task Form.

Bây giờ ở trong khung nhìn Task Form, bạn có thể thấy các giá trị thiết yếu về việc lên tiến độ đối với nhiệm vụ này: Thời hạn thực hiện 1 tuần, giờ làm việc là 40 tiếng và 100 % lượng phân công. Bởi vì khung nhìn Task Form là một cách thức tiện dụng để xem thời hạn thực hiện nhiệm vụ, lượng phân công và thời gian làm việc nên bây giờ cứ để nó hiển thị như vậy. Bước 10: Sử dụng hộp thoại Assign Resources, phân công các tài nguyên sau đây tới các nhiệm vụ. Khi bạn thực hiện điều đó, lưu ý tới các giá trị trong các cột Duration, Units và Work trong khung nhìn Task Form. ID 4 5

Chương V

Tên nhiệm vụ

Phân phối cho tài nguyên

Schedule author interviews Design and order marketing material

Jun Cao Toby Nixon

69

Microsoft Project 2013 by [email protected] Khi bạn đã hoàn thành, màn hình của bạn cũng sẽ trông tương tự như hình minh họa sau đây:

Lưu ý: Nếu bạn vô tình phân công sai tài nguyên, bạn có thể nhanh chóng hoàn tác bằng cách kích Undo trên thanh công cụ Quick Access Toolbar hoặc nhấn Ctrl+Z. Tiếp theo, bạn sẽ phân công hai tài nguyên tới cùng một nhiệm vụ. Bước 11: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 8, Kickoff book launch meeting. Bước 12: Trong hộp thoại Assign Resources, chọn tên của Sharon Salavaria và Toby Nixon, và sau đó bấm vào nút Assign. Lưu ý: Để chọn nhiều tên tài nguyên không nằm liền kề nhau, chọn tên đầu tiên, nhấn và giữ phím Ctrl, và sau đó chọn thêm các tên khác. Kỹ thuật này cũng được dùng để chọn các nhiệm vụ và các mục dữ liệu khác trong các danh sách liệt kê. Sharon và Toby đã được phân công tới nhiệm vụ. Bạn cũng có thể nhìn thấy tên của họ bên cạnh thanh bar Gantt của nhiệm vụ 8.

Bước 13: Trong hộp thoại Assign Resources, nhấn nút Close. Nhớ lại rằng ở trong chương 4, tài nguyên Sharon Salavaria có giá trị Max.Units là 50% để kê khai sự sẵn sàng làm việc bán thời gian của cô ấy. Kết quả là Project đã phân công lượng phân công cho cô ấy 50%. Để kết thúc ví dụ này , bạn sẽ sử dụng một phương pháp phân công tài nguyên khác. Bước 14: Nếu cột Resource Names đang không được nhìn thấy trong khung nhìn Gantt Chart, kéo thanh chia đứng ( chia khung nhìn thành hai phần) sang bên phải. Chương V

70

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 15: Kích vào trong vào cột Resource Names của nhiệm vụ 9, Plan author’s travel itinerary, và sau đó kích vào đầu mũi tên xuất hiện. Một danh sách liệt kê tên các tài nguyên xuất hiện.

Bước 16: Trong danh sách liệt kê tên các tài nguyên, tích vào hộp kiểm ở trước tên Jane Dow và Zac Woodall, và sau đó bấm phím Enter. Jane Dow và Zac Woodall được phân công tới nhiệm vụ 9.

Bước 17: Kích vào trong cột Resource Names của nhiệm vụ 10, Channel Sales prep, và sau đó nhấp vào đầu mũi tên xuất hiện. Trong danh sách liệt kê tên các tài nguyên xuất hiện, chọn Zac Woodall và sau đó nhấn phím Enter. Zac Woodall đã được phân công tới công việc 10 . Bước 18: Kéo thanh chia đứng về sát bên cạnh bên phải của cột Finish. Trong ví dụ này, bạn đã phân công các tài nguyên bằng cách sử dụng hộp thoại Assign Resources và cột Resource Names trong khung nhìn Gantt Chart. Ngoài ra, bạn cũng có thể phân công các tài nguyên trong khung nhìn Form Task và trong tab Resource thuộc hộp thoại Task Inforrmation và một số nơi khác. * Công thức tiến độ. Sau khi bạn tạo ra một nhiệm vụ và trước khi bạn phân công một tài nguyên tới nó, nhiệm vụ đó có thời hạn thực hiện nhưng không có thời gian làm việc gắn kết với nó. Tại sao lại không Chương V

71

Microsoft Project 2013 by [email protected] có thời gian làm việc? Thời gian làm việc ( là giá trị thuộc cột Work) đại diện cho những nỗ lực mà một tài nguyên hoặc nhiều tài nguyên sẽ bỏ ra để hoàn thành một nhiệm vụ. Ví dụ, nếu bạn có một người làm việc toàn thời gian (full time) thì số lượng thời gian đo bằng thời gian làm việc (Work) là tương tự như số lượng thời gian đo bằng thời hạn thực hiện (Duration) của nhiệm vụ. Nhìn chung, số lượng thời gian làm việc sẽ tương xứng với thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, trừ khi bạn phân công nhiều hơn một tài nguyên tới một nhiệm vụ hoặc một tài nguyên mà bạn phân công không làm việc toàn thời gian. Project tính toán thời gian làm việc ( hay còn gọi là công) bằng cách sử dụng một cái gì đó đôi khi được gọi là công thức tiến độ: Thời hạn thực hiện (Duration) × lượng phân công (Units) = Thời gian làm việc. Hãy xem xét một ví dụ cụ thể và nhìn thấy những giá trị này trong khung nhìn Task Form. Thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 3 là một tuần hoặc là năm ngày làm việc. Đối với các dự án ra mắt cuốn sách mới, năm ngày làm việc tương đương với 40 giờ. Khi bạn phân công Toni Poe tới nhiệm vụ 3, Project áp dụng 100 phần trăm thời gian làm việc của Toni tới nhiệm vụ này. Công thức tiến độ cho nhiệm vụ 3 sẽ trông như thế này : Thời hạn thực hiện 40 giờ ( tương đương với một tuần làm việc ) × Lượng phân công 100% = 40 giờ làm việc. Nói cách khác, với việc Toni được phân công tới nhiệm vụ 3 với lượng phân công là 100% thì nhiệm vụ này yêu cầu cần 40 giờ làm việc. Dưới đây là một ví dụ phức tạp hơn. Bạn đã phân công hai tài nguyên là Jane Dow và Zac Woodall tới nhiệm vụ 9, mỗi tài nguyên có lượng phân công là 100%. Công thức tiến cho nhiệm vụ 9 trông như thế này : Thời hạn thực hiện 24 giờ ( tương đương với ba ngày làm việc ) × Lượng phân công 200% = 48 giờ làm việc. 48 giờ làm việc là tổng thời gian làm việc của Jane (24 giờ) và Zac (24 giờ). Nói cách khác, như tiến độ dự kiến hiện tại thì cả hai tài nguyên sẽ phải cùng nhau làm việc toàn thời gian trong thời gian ba ngày để hoàn thành nhiệm vụ.

5.2. Kiểm soát thời gian làm việc khi thêm hoặc bớt các sự phân công tài nguyên Như bạn đã thấy ở phần trước, bạn định rõ thời gian làm việc mà một nhiệm vụ cần vào lúc ban đầu bạn phân công một tài nguyên hoặc nhiều tài nguyên tới nó. Khi các nhiệm vụ có chế độ tiến độ là tự động, Project cung cấp cho bạn một tính năng để kiểm soát cách thức nó nên tính toán thời gian làm việc trong một nhiệm vụ như thế nào khi bạn phân công thêm các tài nguyên tới nhiệm vụ đó hoặc gỡ bỏ các tài nguyên đã được phân công khỏi nhiệm vụ. Tính năng này được gọi là sự nỗ lực định hướng tiến độ-Effort driven và nó hoạt động như thế này: Thời gian làm việc của một nhiệm vụ giữ nguyên không đổi khi bạn phân công thêm hoặc gỡ bỏ các tài nguyên khỏi nó. Khi có thêm các tài nguyên được phân công tới nhiệm vụ thì thời hạn thực hiện nhiệm vụ sẽ giảm, nhưng tổng số thời gian làm việc vẫn giữ nguyên và được phân chia cho các tài nguyên được phân công tới. Bạn có thể linh hoạt trong cách thức bạn áp dụng nỗ lực định hướng tiến độ. Theo mặc định, tính năng nỗ lực định hướng tiến độ-Effort driven bị vô hiệu hóa đối với tất cả các nhiệm vụ mà bạn tạo ra trong Project. Bạn có thể bật tính năng nỗ lực định hướng tiến độ cho toàn bộ kế hoạch hoặc chỉ với những nhiệm cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng các tùy chọn trong một danh sách các hành động để kiểm soát cách thức mà Project nên tính toán lại thời gian làm việc của một nhiệm vụ ngay lập tức sau khi bạn thực hiện một sự phân công tài nguyên. ( Bạn sẽ làm điều này ở phần dưới đây). Tính năng nỗ lực định hướng áp dụng chỉ khi bạn phân công thêm các tài nguyên hoặc gỡ bỏ các tài nguyển ra khỏi các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một khoảng thời gian đã trôi qua kể từ khi bạn thực hiện các phân công ban đầu về tài nguyên trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Bạn Chương V

72

Microsoft Project 2013 by [email protected] đã nhận được một số phản hồi từ các tài nguyên đã được phân công rằng cần có một số điều chỉnh tới các sự phân công đó. Khi bạn thực hiện những điều chỉnh này, bạn sẽ kiểm soát cách thức mà các sự phân công được sửa đổi nên ảnh hưởng như thế nào đến các nhiệm vụ. Trong ví dụ này, bạn thêm và gỡ bỏ các sự phân công của tài nguyên trong nhiệm vụ và chỉ cho Project nên điều chỉnh các nhiệm vụ này như thế nào. Bước 1: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ 5, Design and order marketing material. Hiện tại, Toby Nixon đang được phân công tới nhiệm vụ này. Một sự kiểm tra nhanh bằng công thức tiến độ như sau : Thời hạn thực hiện là 80 giờ ( tương đương 10 ngày hoặc hai tuần làm việc ) × Lượng phân phối của Toby là 100% = 80 giờ làm việc. Toby cần một ai đó trợ giúp trong nhiệm vụ này, do đó bạn sẽ thêm một tài nguyên. Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resource. Bước3: Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Zac Woodall và sau đó bấm vào nút Assign.

Zac đã được thêm vào nhiệm vụ này và Project cập nhật các giá trị của công thức tiến độ: Thời hạn thực hiện là 80 giờ ( tương đương 10 ngày hoặc hai tuần làm việc ) × Lượng phân phối là 200% (là tổng cộng lượng phân phối của Toby và Zac) = 160 giờ làm việc. Tiếp theo, bạn sẽ sử dụng một tính năng gọi là danh sách các hoạt động (Action) để kiểm soát cách thức mà Project lên tiến độ thời gian làm việc trong nhiệm vụ khi thêm hoặc bớt các tài nguyên. Lưu ý tới biểu tượng tam giác nhỏ màu xanh lá cây nằm ở góc phải phía trên cùng của trường dữ liệu có chứa tên của nhiệm vụ 5. Đây là một chỉ thị bằng hình ảnh rằng một lựa chọn hiện đang có sẵn. Trước khi bạn thực hiện các hoạt động khác, bạn có thể sử dụng danh sách các hành động để chọn cách thức mà bạn muốn Project xử lý sự phân công thêm tài nguyên. Bước 5: Kích chọn tên của nhiệm vụ 5, và sau đó kích vào biểu tượng trái tên của nhiệm vụ.

xuất hiện bên

Nhìn qua các tùy chọn trên danh sách liệt kê hiện ra.

Chương V

73

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bạn có thể sử dụng các tùy chọn này để lựa chọn kết quả lên tiến độ mà bạn muốn. Bạn có thể điều chỉnh thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, thời gian làm việc của các tài nguyên hoặc lượng phân công. Lưu ý: Bạn sẽ thấy các chỉ thị hoạt động (Action) khác trong quá trình sử dụng Project. Chúng thường xuất hiện khi bạn có thể đang tự hỏi bản thân mình “ Tại sao Project chỉ làm như thế” ( Chẳng hạn như khi thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ thay đổi sau khi bạn phân công thêm một tài nguyên). Danh sách các hành động đó đưa cho bạn cơ hội để thay đổi cách thức mà Project phản ứng lại các hành đồng của bạn. Đối với nhiệm vụ này, bạn chỉ muốn thêm sự phân công, nghĩa là thêm thời gian làm việc trong thời hạn thực hiện ban đầu. Đây là thiết lập mặc định nên bạn sẽ đóng danh sách liệt kê các hành động mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Bước 5: Kích vào biểu tượng

một lần nữa để đóng danh sách liệt kê.

Tiếp theo, bạn sẽ gỡ bỏ một tài nguyên ra khỏi một nhiệm vụ và sau đó hướng dẫn Project cách thức lên tiến độ đối với các sự phân công tài nguyên giữ lại trong nhiệm vụ. Bước 6: Kích vào tên của nhiệm vụ 9, Plan author’s travel itinerary. Hiện nay, cả Jane và Zac đều đang được phân công tới nhiệm vụ này. Jane đã nói với bạn rằng cô ấy cần hoàn thành công việc này một mình, nhưng với một thời gian làm việc dài hơn. Điều này là chấp nhận được với bạn, vì vậy bạn sẽ gỡ bỏ sự phân công của Zac. Bước 7: Trong cột Resource Name trong hộp thoại Assign Resources, kích chọn Zac Woodall và sau đó bấm nút Remove. Project gỡ bỏ sự phân công Zac ra khỏi nhiệm vụ. Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh cách thức mà Project nên giải quyết sự thay đổi này trong các sự phân công. Bước 8: Kích vào biểu tượng

xuất hiện ở bên trái tên của nhiệm vụ.

Bước 9: Kích chọn Increase duration, but keep the same amount of work. Project tăng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ từ ba lên sáu ngày, và nó cũng tăng thời gian làm việc của Jane từ 24 lên 48 giờ. 48 giờ này bằng tổng thời gian làm việc trong nhiệm vụ khi cả Jane và Zac cùng được phân công, nhưng bây giờ tất cả thời gian làm việc này đều thuộc về Jane.

Cho đến giờ, bạn đã điều chỉnh được giá trị thời hạn thực hiện và thời gian làm việc khi bạn thêm vào hoặc gỡ bỏ các tài nguyên trong các nhiệm vụ. Bạn cũng có thể thay đổi thiết lập Chương V

74

Microsoft Project 2013 by [email protected] mặc định cho một nhiệm vụ như trên khi bạn thêm các tài nguyên tới nhiệm vụ nhưng thời hạn thực hiện của nó sẽ giảm. Bạn sẽ làm như vậy ở bước tiếp theo. Bước 10: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích vào tên của nhiệm vụ 10, Channel Sales prep. Hiện tại, chỉ có Zac được phân công tới nhiệm vụ này, và nó có thời hạn thực hiện là hai tuần.

Bước 11: Trong khung nhìn Task Form kích chọn vào hộp kiểm có nhãn Effort driven và sau đó nhấp vào nút OK ở góc trên bên phải của khung nhìn Task Form. Không có sự thay đổi nào đối tới giá trị của thời hạn thực hiện, lượng phân công hoặc thời gian làm việc của nhiệm vụ này, nhưng hãy xem điều gì sẽ xảy ra khi bạn phân công thêm một tài nguyên. Bước 12: Trong khung nhìn Gantt Chart, kích chọn tên của nhiệm vụ 10, và sau đó, trong hộp thoại Assign Resource kích chọn Hany Morcos, và sau đó nhấn nút Assign.

Thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 10 đã giảm từ hai tuần xuống còn một tuần. Tổng thời gian làm việc trong nhiệm vụ vẫn giữ nguyên 80 giờ, nhưng bây giờ thì nó được chia đều cho Zac và Hany. Đây là kết quả lên tiến độ mà bạn muốn. Nếu không muốn như vậy, bạn có thể sử dụng danh sách các hành động để thay đổi cách thức mà Project phản ứng lại sự phân công thêm tài nguyên. Nhớ lại rằng tính năng nỗ lực định hướng tiến độ được mặc định là bị vô hiệu hóa. Để thay đổi thiết lập mặc định này cho tất cả các nhiệm vụ mới trong một kế hoạch thì làm như sau: Trên tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Options, kích tab Schedule và sau đó bên dưới khu vực có nhãn là Scheduling options for this project, tích chọn vòa hộp kiểm có nhãn New tasks are effort. Để kiểm soát tính năng nỗ lực định hướng tiến độ cho một nhiệm vụ hoặc hoặc nhiều nhiệm vụ cụ thể, đầu tiên chọn những nhiệm vụ đó, sau đó, trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Information, và trên tab Advanced của hộp thoại Task Information tích chọn hoặc bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm Effort Driven.

Chương V

75

Microsoft Project 2013 by [email protected] Thứ tự của các hành động của bạn rất quan trọng khi tính năng nỗ lực định hướng tiến độ Effort Driven được kích hoạt. Nếu ban đầu bạn phân công hai tài nguyên tới một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện là ba ngày ( tương đương với 24 giờ ), Project lên tiến độ mỗi tài nguyên làm việc 24 giờ và tổng thời gian làm việc trong nhiệm vụ sẽ là 48 giờ. Tuy nhiên, lúc đầu bạn cũng có thể phân công một tài nguyên cho một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện là 24 giờ và sau đó thêm tài nguyên thứ hai. Trong trường hợp thứ hai thì khi tính năng Effort Driven đã được kích hoạt, tính năng này sẽ buộc Project lên tiến độ cho mỗi tài nguyên là đều làm việc 12 giờ, và giữ nguyên tổng số thời gian làm việc của nhiệm vụ là 24 giờ. Hãy nhớ rằng khi nó được kích hoạt, tính năng nỗ lực định hướng tiến độ điều chỉnh thời hạn thực hiện nhiệm vụ chỉ khi bạn thêm vào hoặc gỡ bỏ các tài nguyên ra khỏi nhiệm vụ. * Nghiệp vụ quản lý dự án: Khi nào thì tính năng định hướng tiến độ nên áp dụng. Bạn nên xem xét mức độ mà nỗ lực định hướng tiến độ nên áp dụng cho các nhiệm vụ trong các dự án của bạn. Ví dụ, nếu một tài nguyên cần mất 10 giờ để hoàn thành một nhiệm vụ, vậy thì 10 tài nguyên có thể hoàn thành nhiệm vụ đó trong 1 giờ? Hoặc 20 tài nguyên hoàn thành trong 30 phút? Có lẽ là không, các tài nguyên có khả năng biết khi nào thì cần thêm và yêu cầu sự phối hợp thêm để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu nhiệm vụ rất phức tạp, nó có thể yêu cầu thời gian tăng lên đáng kể trước khi một tài nguyên có thể đóng góp đầy đủ sự làm việc. Năng suất tổng thể thậm chí có thể giảm nếu bạn phân công thêm các tài nguyên tới nhiệm vụ. Không có quy tắc duy nhất hiện hữu nào về việc khi nào thì bạn nên áp dụng nỗ lực định hướng tiến độ và khi bạn không nên. Là một người quản lý của dự án, bạn nên phân tích bản chất của công việc cần thiết đối với từng nhiệm vụ trong dự án của bạn và sử dụng sự phán đoán tốt nhất của bạn.

5.3. Phân công tài nguyên chi phí tới các nhiệm vụ Hãy nhớ lại từ Chương 4 rằng các tài nguyên chi phí được sử dụng để đại diện cho một chi phí tài chính liên quan đến một nhiệm vụ trong một dự án. Các tài nguyên chi phí không gánh chịu lượng phân công, vì thế chúng không làm việc và không có ảnh hưởng tới việc lên tiến độ của nhiệm vụ. Các tài nguyên chi phí có thể bao gồm các khoản chi phí bạn muốn dự thảo ngân sách và theo dõi cho mục đích kế toán hoặc báo cáo tài chính. Nói chung, các chi phí mà các nhiệm vụ có thể phải gánh chịu có thể bao gồm: - Các chi phí của tài nguyên làm việc, chẳng hạn như mức lương trung bình của một người nhân với số lượng thời gian làm việc mà người đó thực hiện trong nhiệm vụ này. - Các chi phí của tài nguyên chi phí, đó là một số tiền nhất định mà bạn nhập khi phân công tài nguyên chi phí tới một nhiệm vụ. Số tiền này không bị ảnh hưởng bởi các thay đổi trong thời hạn thực hiện hoặc bất kỳ sự thay đổi về việc lên tiến độ nào khác tới nhiệm vụ, mặc dù là bạn có thể chỉnh sửa số tiền này bất cứ lúc nào. Bạn cũng có thể thấy các chi phí tích lũy là kết quả của việc phân công một tài nguyên chi phí tới nhiều nhiệm vụ. Các chi phí có nguồn gốc từ sự phân công tài nguyên chi phí được coi là các chi phí dự kiến. (Thật vậy, bạn nên coi như tất cả các chi phí mà Project đã tính toán đến thời điểm này là chi phí dự kiến, chẳng hạn như những chi phí là kết quả của các sự phân công tài nguyên làm việc tới các nhiệm vụ). Sau này thì bạn có thể nhập các chi phí thực tế nếu bạn muốn so sánh chúng với ngân sách. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn nhập các chi phí đi lại dự kiến cho các nhiệm vụ chắc chắn xảy ra việc đó trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Trong ví dụ này, bạn phân công một tài nguyên làm việc và một tài nguyên chi phí tới một nhiệm vụ. Bước 1: Kích chọn tên của nhiệm vụ 17, Author reading and signing at book fair. Nhiệm vụ này yêu cầu sự đi lại bằng đường hàng không dành cho tác giả cuốn sách, và bạn phân bổ 800 $ trong dự toán của chi phí này. Chương V 76

Microsoft Project 2013 by [email protected] Hiện nay, nhiệm vụ 17 không có tài nguyên nào được phân công tới và nó cũng không có chi phí. Đầu tiên, bạn sẽ phân công tác giả tới với nhiệm vụ này. Bước 2: Trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Resource Name thuộc hộp thoại Assign Resource, kích Toni Poe và sau đó bấm vào nút Assign.

Project phân công Toni Poe, một tài nguyên làm việc, tới nhiệm vụ này. Như bạn có thể thấy trong trường dữ liệu Cost trong hộp thoại Assign Resources, sự phân công này không có chi phí. Đó là bở do tài nguyên làm việc này, Toni Poe, không có mức lương trung bình hoặc chi phí cho mỗi lần sử dụng. Vì thế, mặc dù sự phân công này có tạo ra thời gian làm việc nhưng lại không có các chi phí liên quan đến nó. Tiếp theo bạn sẽ phân công tài nguyên chi phí. Bước 3: Trong hộp thoại Assign Resources, chọn trường dữ liệu Cost của tài nguyên chi phí Travel, gõ 800 và sau đó nhấn vào nút Assign. Project phân công tài nguyên chi phí này tới nhiệm vụ. Bước 4: Để nhìn thấy cả hai tài nguyên được phân công này, di chuyển thanh cuộn lên trên cùng danh sách các tài nguyên trong hộp thoại Assign Resource.

Bạn có thể thấy các chi phí phải gánh chịu bởi sự phân công này trong cột Cost trong hộp thoại Assign Resource. Giá trị của chi phí đi lại này sẽ vẫn giữ nguyên như cũ mà không quan tâm tới bất kỳ sự thay đổi nào được thực hiện tới việc lên tiến độ của nhiệm vụ, chẳng hạn như các tài nguyên làm việc có thể được phân công thêm hoặc bị gỡ bỏ hoặc sự thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Bước 5: Trong hộp thoại Assign Resources, nhấn nút Close. Lưu ý là nhiệm vụ này vẫn có thời hạn thực hiện y như cũ là 1 ngày và Toni Poe vẫn có các giá trị lượng phân công (units) và thời gian làm việc (work) y như trước đó. Sự phân công tài nguyên chi phí chỉ ảnh hưởng đến chi phí phải gánh chịu của nhiệm vụ này.

5.4. Kiểm tra thời hạn thực hiện, chi phí và thời gian làm việc của kế hoạch Sau khi bạn tạo ra một danh sách các nhiệm vụ và phân công các tài nguyên tới các nhiệm vụ, kế hoạch của bạn chứa đựng một lượng lớn các chi tiết. Một số trong các chi tiết này sẽ rất quan trọng đối với sự thành công của kế hoạch của bạn, nhưng chúng có thể không được hiển thị Chương V 77

Microsoft Project 2013 by [email protected] trong khung nhìn mà bạn đang theo dõi. Phần này minh họa một vài cách thức xem các chỉ số quan trọng của kế hoạch. Có rất nhiều cách để bạn có thể thấy các chỉ số quan trọng của một kế hoạch trong Project, bạn sẽ khám phá các chỉ số đó ở phần tiếp theo. Các chỉ số này có thể giúp bạn trả lời các câu hỏi như: - Ai được phân công để làm công việc gì trong kế hoạch đó? - Sẽ mất bao nhiêu lâu để hoàn thành dự án? - Dự án sẽ có chi phí là bao nhiêu ? Đối với nhiều dự án, các câu trả lời cho những câu hỏi này có khả năng sẽ thay đổi theo thời gian. Vì lý do này mà việc nhanh chóng có thể hiển thị tình trạng hiện tại của dự án là một thói quen tốt. Việc này có thể cho bạn, là người quản lý của dự án, và cũng như các nhà tài trợ của dự án và các bên liên quan khác, biết về các tài nguyên đang thực hiện các công việc. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn lập một báo cáo thực trạng hàng tuần về những người trực tiếp làm việc trong dự án ra mắt cuốn sách mới. Ngoài ra, bạn còn được yêu cầu các cập nhật hàng tháng về một vài chỉ số quan trọng về tình trạng của toàn bộ dự án tới ban giám đốc. Bạn đã sẵn sàng để khám phá một số tính năng báo cáo về tình trạng của dự án trong Project và đánh giá chúng trong báo cáo tình trạng hàng ngày của bạn. Trong ví dụ này, bạn khám phá các tính năng báo cáo khác nhau về thực trạng của dự án, bao gồm các khung nhìn và các bản báo cáo. Bước 1: Để bắt đầu, bạn sẽ hiển thị khung nhìn Timeline. Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, kích chọn hộp kiểm Timeline.

Nếu như bạn có thể nhớ lại từ chương 3 rằng bạn có thể nhìn thấy ngày bắt đầu và kết thúc của kế hoạch tại hai đầu của thời gian biểu-Timeline. Chú ý tới ngày kết thúc hiện nay là 24/2/15. Khung nhìn Timeline không cho bạn biết thời hạn thực hiện cụ thể của kế hoạch, tuy nhiên nó lại được nhìn thấy được trong nhiệm vụ tổng quát của dự án trong khung nhìn Gantt Chart. Hãy nhớ lại ở chương 3 rằng nhiệm vụ tổng quát của dự án bị ẩn theo mặc định, nhưng do trước đó bạn đã hiển thị nó. Nó được chỉ định là nhiệm vụ có ID là 0 và nằm ở trên cùng của bảng Entry trong khung nhìn Gantt Chart. Bước 2: Nếu cần thiết, hãy di chuyển thanh cuộn đứng của khung nhìn Gantt Chart lên phía trên cho đến khi nhiệm vụ 0- Simple Plan được nhìn thấy. Chú ý tới giá trị của thời hạn thực hiện của nhiệm tổng quát của dự án là 36 ngày. Bạn cũng có thể xem ngày bắt đầu và kết thúc của kế hoạch ở đây.

Chương V

78

Microsoft Project 2013 by [email protected] Tại thời điểm bắt đầu của chương này, thời hạn thực hiện của kế hoạch này là 41 ngày. Thời hạn thực hiện ngắn hơn mà bây giờ bạn nhìn thấy là kết quả của các thay đổi về sự phân công mà bạn đã làm trước đó. Cả khung nhìn Timeline và lẫn nhiệm vụ tổng quát của dự án trong khung nhìn Gantt Chart là những lựa chọn tốt đối với việc nhanh chóng nhìn thấy thời hạn thực hiện của toàn bộ dự án và ngày kết thúc; bạn có thể kết hợp những khung nhìn này trong các yêu cầu báo cáo về tình trạng dự án của bạn. Tiếp theo, bạn sẽ xem xét các chi phí của dự án. Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó kích vào Cost. Bảng chi phí ( Cost) xuất hiện, thay thế các bảng nhập dữ liệu đầu vào (Entry).

Bảng Cost bao gồm các giá trị chi phí khác nhau của từng nhiệm vụ con. Những giá trị về chi phí của nhiệm vụ con này được cuộn lên các nhiệm vụ khái quát của nó, và cuối cùng thì tất cả các giá trị chi phí được cuộn lên nhiệm vụ tổng quát của dự án . Chú ý tới tổng giá trị chi phí của nhiệm vụ tổng quát của dự án là: $ 19,740. Giá trị chi phí này là tổng cộng của các sự phân công tài nguyên làm việc cùng với một sự phân công tài nguyên chi phí mà bạn đã làm trước đó. Tiếp theo, bạn sẽ xem xét một số các giá trị về việc phân công thông qua một bản báo cáo. Bước 4: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Resources và sau đó kích vào Resource Overview. Báo cáo Resource Overview xuất hiện.

Chương V

79

Microsoft Project 2013 by [email protected] Trong báo cáo này, bạn có thể thấy hai biểu đồ và một bảng biểu chứa đựng các chi tiết về sự phân công tài nguyên. Bạn có thể cần phải kéo thanh cuộn đứng nằm ở bên phải khung nhìn xuống dưới để xem tất cả các nội dung của báo cáo. Trong biểu đồ Resource Starts nằm ở phía trên bên trái, chú ý tới các giá trị về thời gian làm việc được phân công cho mỗi tài nguyên. Hiện tại, biểu đồ này chỉ chứa đựng mỗi giá trị về thời gian làm việc còn lại theo kế hoạch ( Remaining Work) bởi vì bạn chưa lưu một đường cơ sở về thời gian làm việc để so sánh ( Baseline Work) hoặc chưa ghi lại bất kỳ thời gian làm việc thực tế nào (Actual Work). Bạn sẽ làm những điều đó trong chương 7. Bảng Resource Status nằm ở dưới cùng của bản báo cáo này là một bản tóm tắt tuyệt vời của ngày bắt đầu sớm nhất và ngày kết thúc muộn nhất trong các sự phân công của từng tài nguyên, cũng như thời gian làm việc còn lại theo kế hoạch.

Sau này khi bạn bắt đầu theo dõi sự tiến triển trong kế hoạch, báo cáo này sẽ là một phương tiện tuyệt vời cho việc chia sẻ tài nguyên và tình trạng làm việc. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ xem xét lại toàn bộ thời hạn thực hiện và các giá trị chí phí của dự án trong thoại Project Statistics. Bước 5: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information, và sau đó kích vào nút Statistics.

Ở đây, một lần nữa thì bạn lại nhìn thấy thời hạn thực hiện ngắn hơn và các giá trị của thời gian làm việc ( Work) và chi phí (Cost) đã thay đổi so với đầu chương. Bước 6: Kích Close.

Chương V

80

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Định dạng và chia sẻ kế hoạch

Chương VI

81

Microsoft Project 2013 by [email protected] Dự án cung cấp một số cách để thay đổi cách thức mà dữ liệu của bạn xuất hiện khi bạn cần sao chép hoặc in một kế hoạch. Trong một số khía cạnh, một dự án tạo bởi Microsoft Project 2013 thực sự là một cơ sở dữ liệu về thông tin, không giống như một tập tin cơ sở dữ liệu của Microsoft Access. Bạn thường không thể nhìn thấy tất cả các dữ liệu trong một kế hoạch vào cùng một lúc. Thay vào đó, bạn tập trung vào khía cạnh của kế hoạch mà bạn hiện đang quan tâm trong khung nhìn. Các khung nhìn và các bản báo cáo là những cách thức phổ biến nhất để quan sát hoặc in dữ liệu của một kế hoạch. Trong cả hai trường hợp, về căn bản thì bạn có thể định dạng dữ liệu để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Trong các chương trước, bạn đã sử dụng các khung nhìn để nắm bắt và hình dung các chi tiết về việc lên tiến độ. Một phương tiện khác của sự hình dung về việc lên tiến độ là tính năng báo cáo -Report. Project 2013 đã tăng cường rất nhiều báo cáo. Bạn có thể tạo ra các báo cáo đồ họa trong Project hơn vì phải xuất các dữ liệu của Project sang chương trình khác. Bạn có thể có các biểu đồ đầy màu sắc và các hình ảnh cũng như các bảng biểu trong các bản báo cáo của bạn. Project bao gồm rất nhiều báo cáo mà bạn có thể sử dụng hoặc tùy chỉnh chúng, hoặc bạn có thể tạo ra các báo cáo độc đáo của riêng bạn. Bạn có thể in các báo cáo hoặc sao chép chúng tới các ứng dụng khác. Lưu ý: Chương này giới thiệu đến bạn một số khung nhìn đơn giản và các tính năng định dạng báo cáo trong Project. Bạn sẽ tìm thấy nhiều tư liệu hơn về định dạng, in ấn và chia sẻ kế hoạch của bạn trong Chương 12, Chương 16, Chương 17 và Phụ lục C.

6.1. Tùy biến một khung nhìn biểu đồ Gantt Biểu đồ Gantt đã trở thành một cách thức tiêu chuẩn của việc hình dung hóa khi lập tiến độ, trong những năm đầu thế kỷ 20, kỹ sư người Mỹ Henry Gantt phát triển một biểu đồ dạng thanh (bar) hiển thị việc sử dụng các tài nguyên theo thời gian. Đối với nhiều người, một biểu đồ Gantt là đồng nghĩa với một tiến độ của dự án hoặc một kế hoạch và nó là một sự trình bày phổ biến và dễ hiểu của thông tin về tiến độ trong khắp giới quản lý dự án. Trong Project, khung nhìn mặc định được chi phối bởi một biểu đồ Gantt. Bạn có khả năng sẽ sử dụng phần lớn thời gian của bạn trong khung nhìn này khi làm việc trong Project. Lưu ý: Theo mặc định, khi bạn tạo ra một kế hoạch mới Project hiển thị một khung nhìn phân chia là khung nhìn Gantt Chart và Timeline. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi thiết lập này để hiển thị bất kỳ khung nhìn nào mà bạn muốn là khung nhìn mặc định cho một kế hoạch mới được tạo ra. Trên tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab General. Trong khu vực dưới nhãn Project view, bấm vào hộp chọn có nhãn Default view và chọn khung nhìn bạn muốn. Những lần tiếp theo khi bạn tạo ra một kế hoạch mới, khung nhìn mà bạn đã chọn sẽ xuất hiện. Một khung nhìn biểu đồ Gantt bao gồm hai phần: một bảng biểu nằm ở bên trái và một biểu đồ các thanh bar ở bên phải. Biểu đồ các thanh bar bao gồm một dải thời gian biểu-Timescale ở trên đầu dùng để biểu thị thời gian. Các thanh bar trong biểu đồ đại diện các nhiệm vụ trong phần bảng biểu ( bên trái) theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc, thời hạn thực hiện và trạng thái ( ví dụ, sự làm việc trong nhiệm vụ đã bắt đầu hoặc chưa). Trong biểu đồ Gantt, các nhiệm vụ, các nhiệm vụ khái quát và các nhiệm vụ cột mốc đều xuất hiện là những thanh bar Gantt hoặc các biểu tượng, và mỗi loại của thanh bar đều có định dạng riêng của chúng. Bất cứ khi nào bạn làm việc với các thanh bar Gantt thì hãy luôn nhớ trong đầu rằng chúng đại diện cho các nhiệm vụ trong một kế hoạch. Các yếu tố khác trong biểu đồ, chẳng hạn như các đường liên kết, đại diện cho các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Bạn có thể thay đổi định dạng của hầu hết các yếu tố có trong một biểu đồ Gantt. Các định dạng mặc định đang được áp dụng cho một khung nhìn biểu đồ Gantt rất thích hợp cho việc quan sát trên màn hình, chia sẻ với các chương trình khác và in ấn. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi định dạng của hầu hết các yếu tố có trong một biểu đồ Gantt. Có ba cách khác nhau để định dạng các thanh bar Gantt. Chương VI

82

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Nhanh chóng áp dụng các tổ hợp màu sắc được xác định trước ở trong nhóm lệnh Gantt Chart Style mà bạn có thể nhìn thấy trên tab Format khi một biểu đồ Gantt được hiển thị. - Áp dụng định dạng được tùy biến cấp cao tới các thanh bar Gantt trong hộp thoại Bar Styles, bạn có thể mở hộp hoại này bằng cách nhấn vào tab Format khi một biểu đồ Gantt được hiển thị, và sau đó trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Format rồi chọn Bar Styles. Trong trường hợp này, các thay đổi về định dạng mà bạn thực hiện tới một loại cụ thể của thanh bar Gantt ( ví dụ, thanh bar của nhiệm vụ khái quát) sẽ áp dụng cho tất cả các thanh bar Gantt thuộc loại đó trong biểu đồ Gantt. - Định dạng trực tiếp một thanh bar Gantt nào đó. Những thay đổi trực tiếp về định dạng mà bạn thực hiện sẽ không gây ảnh hướng đến các thanh bar khác cùng kiểu loại đó trong biểu đồ Gantt. Bạn có thể nhấp đúp vào một thanh Gantt để xem các tùy chọn về định dạng của nó, hoặc kích chọn nó và trên tab Format trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Format và chọn Bar. Để biết thêm thông tin, xem trong chương 16. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã hoàn thành hầu hết việc lên kế hoạch dự án ra mắt cuốn sách mới và các nhóm thực hiện dự án gần như bắt đầu triển khai công việc. Kế hoạch mà bạn đã phát triển sẽ được phổ biến rộng rãi bên trong nhà xuất bản, và bạn muốn định dạng kế hoạch này để làm nổi bật một nhiệm vụ cột mốc quan trọng. Bạn cũng muốn làm nổi bật một vài chi tiết khác trong kế hoạch. Trong ví dụ này, bạn thay đổi định dạng của các yếu tố khác nhau trong một khung nhìn biểu đồ Gantt. Bạn cần đến tập tin Simple Formatting_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 6 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Formatting_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Simple Formatting. Để bắt đầu, bạn sẽ quan sát thanh bar Gantt của một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công. Sau đó, bạn sẽ điều chỉnh màu sắc của các thanh bar Gantt và các nhiệm vụ cột mốc trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart, và xem thanh bar Gantt của một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công được định dạng như thế nào. Bước 1: Trong cột Task Name, kích vào tên của nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement. Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to task. Lưu ý: Bạn cũng có thể thực hiện điều tương tự bằng cách kích chuột phải vào tên nhiệm vụ và, trong Shortcut menu xuất hiện, chọn Scroll to task. Project sẽ cuộn phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để hiển thị thanh bar Gantt của một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công mà trước đó đã được thêm tới kế hoạch ra mắt cuốn sách (do chúng tôi thêm vào). Như bạn có thể thấy, thanh bar Gantt của nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công này trông không giống như các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.

Hãy để mắt tới thanh bar Gantt này khi bạn áp dụng một phong cách thể hiện biểu đồ Gantt khác cho kế hoạch. Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Gantt Chart Style, kích vào nút More để hiển thị các phong cách mầu sắc có sẵn cho biểu đồ Gantt. Chương VI

83

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Nút More

Các phong cách mầu sắc thể hiện biểu đồ Gantt được chia thành hai nhóm: - Scheduling Styles có sự phân biệt giữa các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công và tự động. - Presentation Styles không phân biệt. Bước 4: Trong khu vực dưới nhãn Presentation Styles, kích vào biểu tượng có màu da cam. Project áp dụng phong cách thể hiện này tới các thanh bar Gantt trong kế hoạch.

Thanh bar Gantt của nhiệm vụ 9, nhiệm vụ có chế độ tiến độ là thủ công, nhìn bề ngoài không còn khác biệt với các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động. Áp dụng một phong cách thuộc nhóm Presentation Styles tới khung nhìn Gantt Chart là một lựa chọn bạn có thể sử dụng khi bạn không muốn phân biệt giữa các nhiệm vụ có chế độ tiến độ là thủ công và tự động. Ví dụ như khi đưa biểu đồ Gantt cho các đối tượng mà bạn không muốn thể hiện sự khác biệt này xem. Các bước tiếp theo trong ví dụ này là định dạng lại tên của một nhiệm vụ để nó có vẻ bề ngoài nổi bật. Bước 5: Trong cột Task Name, kích chuột phải vào tên của nhiệm vụ 6, Planning Complete!. Đây là một nhiệm vụ cột mốc quan trọng mô tả sự kết thúc của giai đoạn đầu tiên của việc ra măt cuốn sách mới tại nhà xuất bản Lucerne Publishing. Bạn muốn làm nổi bật tên của nhiệm vụ này.

Chương VI

84

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Ngoài cái shortcut menu thông thường ra, chú ý tới thanh công cụ Mini Toolbar. Bước 6: Trên thanh công cụ Mini Toolbar, kích vào biểu tượng đầu mũi tên nhỏ nằm bên cạnh nút Background Color, và bên dưới khu vực có nhãn Standard Colors trong bảng mầu xuất hiện thì kích vào màu vàng-Yellow. Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào kích vào Background Color trên tab Task, và trong nhóm lệnh Font. Nút Background color

Nút Italic

Project áp dụng màu nền là màu vàng cho ô dữ liệu có chứa tên của nhiệm vụ này. Bước 7: Trên thanh công cụ Mini Toolbar, kích nút Italic.

Bây giờ thì tên của nhiệm vụ cột mốc đã rất nổi bật .

Chương VI

85

Microsoft Project 2013 by [email protected] Lưu ý: Bạn có thể nhanh chóng gỡ bỏ tất cả các sự định dạng về văn bản mà đã được áp dụng tới một giá trị trong một ô dữ liệu. Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, nhấn vào nút Clear ( trông giống như hình một cục tẩy ) và sau đó chọn Clear Formatting. Bạn cũng có thể định dạng biểu tượng đại diện cho nhiệm vụ cột mốc trong phần biểu đồ. Bạn sẽ làm điều này ở bước tiếp theo. Bước 8: Với tên của nhiệm vụ 6 vẫn đang được chọn, trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Format và sau đó chọn Bar. Bước 9: Trong tab Bar Shape của hộp thoại Format Bar, kích vào hộp chọn có nhãn là Shape thuộc khu vực có nhãn Start. Project sẽ hiển thị các biểu tượng mà bạn có thể sử dụng là một điểm bắt đầu của thanh bar Gantt hoặc là biểu tượng đại diện của nhiệm vụ cột mốc như trong trường hợp này.

Bước 10: Nhấp vào biểu tượng hình ngôi sao, và sau đó nhấn OK. Project sử dụng biểu tượng hình ngôi sao là biểu tượng đại diện cho nhiệm vụ cột mốc này.

Lưu ý: Trong ví dụ này, bạn đã sử dụng lệnh Bar để định dạng cho một thanh bar Gantt duy nhất trong khung nhìn Gantt Chart. Bạn cũng có thể tùy chỉnh toàn bộ các nhóm thanh bar Gantt, chẳng hạn như tùy chỉnh cho tất cả các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ cột mốc, thông qua lệnh Styles Bar. Để biết thêm thông tin, xem trong chương 16. Như bạn có thể đã thấy, Project sẽ tự động vẽ 2 đường nằm ngang trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart cho nhiệm vụ đang được chọn. Những đường nằm ngang này giúp bạn theo dõi một cách trực quan tên của nhiệm vụ và các thông tin khác nằm ở phía bên trái của khung nhìn của thanh bar Gantt hoặc biểu tượng nằm bên phải khung nhìn và ngược lại. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ thêm các đường lưới ngang cho tất cả các nhiệm vụ trong khung nhìn Gantt Chart. Chương VI 86

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 11: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Format, kích vào Gridlines và sau đó chọn Gridlines. Hộp thoại Gridlines xuất hiện. Bước 12: Trong hộp thoại Gridlines, chọn mục Gantt Rows trong hộp chọn có nhãn Line to change, và trong hộp chọn có nhãn Type thuộc khu vực có nhãn Normal chọn đường nét đứt ( là lựa chọn thứ ba từ trên xuống) và sau đó nhấn nút OK. Project vẽ các đường đứt nét đứt nằm ngang trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart.

Với những đường nét đứt này được hiển thị, hai đường thẳng nét liền nằm ngang mà Project vẽ cho nhiệm vụ đang được chọn vẫn được nhìn thấy rõ ràng. * Vẽ trong một biểu đồ Gantt. Project bao gồm một công cụ vẽ-Drawing để bạn có thể vẽ trực tiếp các đối tượng lên phần biểu đồ của một khung nhìn biểu đồ Gantt. Ví dụ, nếu bạn muốn chú thích một sự kiện đặc biệt hoặc gọi ra một mục cụ thể bằng đồ họa, bạn có thể vẽ trực tiếp các đối tượng chẳng hạn như hộp nhập văn bản, hình mũi tên và các thứ khác lên trên một biểu đồ Gantt.

Bạn cũng có thể liên kết một đối tượng đã được vẽ ra tới đầu này hoặc đầu kia của một thanh bar Gantt hoặc tới một ngày cụ thể trong thời gian biểu-Timescale. Dưới đây là các cách thức liên kết mà bạn có thể chọn khi cần: - Liên kết các đối tượng tới một thanh bar Gantt khi đối tượng được chỉ định rõ tới nhiệm vụ mà thanh bar Gantt đó đại diện. Đối tượng sẽ di chuyển theo thanh bar Gantt khi nhiệm vụ lên lại tiến độ. - Liên kết các đối tượng tới một ngày cụ thể khi thông tin mà đối tượng đề cập đến là ngày chính xác. Đối tượng sẽ giữ nguyên vị trí tương đối của nó đối với thời gian biểu mà không quan tâm phần nào của thời gian biểu đang được hiển thị. Nếu bạn muốn vẽ trên biểu đồ Gantt, hãy làm theo hướng dẫn sau: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Drawings, kích vào Drawing. Lựa chọn hình dạng vẽ mà bạn muốn vẽ, và sau đó vẽ nó lên bất cứ nơi nào mà bạn thích trong phần biểu đồ của khung nhìn biểu đồ Gantt. Để thiết lập kiểu liên kết mà bạn muốn áp dụng cho đối tượng đã được vẽ ra, làm như sau: Chọn đối tượng, sau đó trên tab Format, trong nhóm lệnh Drawings, kích Drawing rồi chọn Chương VI 87

Microsoft Project 2013 by [email protected] Properties. Hoặc kích chuột phải lên đối tượng rồi chọn Properties. Trong hộp thoại Format drawing, kích vào tab Size & Position, và sau đó chọn kiểu liên kết mà bạn muốn.

6.2. Tùy biến một khung nhìn Timeline Khung nhìn Timeline là thích hợp nhất để hiển thị các nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch của bạn trong một định dạng đơn giản và nhỏ gọn. Khung nhìn này còn đặc biệt phù hợp cho việc truyền đạt một cách nhanh chóng các tóm tắt sơ lược của kế hoạch. Khung nhìn Timeline là một cách thức tiện dụng để chia sẻ thông tin về dự án. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn biết được từ kinh nghiệm quá khứ rằng một số bên liên quan của dự án ra mắt cuốn sách mới sẽ nhận thấy khung nhìn biểu đồ Gantt của bạn có thêm được nhiều chi tiết hơn nữa không. Để giúp các bên liên quan như vậy thấy được các chi tiết quan trọng mà bạn muốn truyền đạt, bạn quyết định xây dựng một khung nhìn Timeline. Ở phần sau trong chương này, bạn sẽ sao chép khung nhìn Timeline này tới các ứng dụng khác như là một hình ảnh nhanh của “một cái nhìn thoáng qua về dự án”. Trong ví dụ này, bạn đưa các nhiệm vụ cụ thể tới một khung nhìn Timeline và điều chỉnh một số chi tiết về việc hiển thị. Bước 1: Kích vào bất cứ nơi nào trong khung nhìn Timeline. Project di chuyển sự tập trung tới khung nhìn Timeline và hiển thị nhãn ngữ cảnh Timeline Tools bên trên tab ngữ cảnh Format. Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Insert, kích vào Existing Tasks. Hộp thoại Add Task To Timeline xuất hiện . Hộp thoại này chứa đựng một cấu trúc dạng đề cương của các nhiệm vụ khái quát và nhiệm vụ con trong kế hoạch. Bước 3: Kích chọn vào hộp kiểm trước các nhiệm vụ sau đây: - Planning Phase - Planning complete! - Internal Launch Phase - Public Launch Phase - Author travel and appearances.

Những nhiệm vụ này là các nhiệm vụ khái quát và một nhiệm vụ cột mốc mà bạn sẽ thêm tới khung nhìn Timeline. Bước 4: Nhấn OK. Chương VI

88

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project thêm các nhiệm vụ khái quát và nhiệm vụ cột mốc đã chọn tới khung nhìn Timeline. Nếu cần thiết, điều chỉnh thanh ngang phân chia giữa khung nhìn Timeline và Gantt Chart để bạn có thể xem hết những thứ có trong khung nhìn Timeline.

Tiếp theo bạn sẽ điều chỉnh định dạng của nhiệm vụ khái quát Author travel and appearances trong khung nhìn Timeline. Bước 5: Trong khung nhìn Timeline, kích vào thanh bar của nhiệm vụ tóm tắt Author travel and appearances. Chỉ một phần tên của nhiệm vụ khái quát này được nhìn thấy. Di chuyển con trỏ chuột lên thanh bar của nhiệm vụ này và Project sẽ hiển thị một ScreenTip thể hiện tên đầy đủ của nhiệm vụ và các chi tiết khác.

Bước 6: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Current Selection, kích vào Display as Callout. Project sẽ hiển thị nhiệm vụ khái quát này như một chú thích, đối với nhiệm vụ này nó có một lợi ích là làm cho toàn bộ tên của nhiệm vụ được nhìn thấy.

Tiếp theo bạn sẽ thêm nhiệm vụ cột mốc nằm ở vị trí cuối cùng trong danh sách các nhiệm vụ tới khung nhìn Timeline, nhưng bạn sẽ sử dụng một kỹ thuật khác. Bước 7: Trong cột Name Task trong khung nhìn Gantt Chart, kích vào tên của nhiệm vụ 24, Launch complete!. Bước 8: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Add to Timeline. Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải vào tên của nhiệm vụ và chọn Add To Timeline trong Shortcut Menu xuất hiện. Project thêm nhiệm vụ cột mốc này tới khung nhìn Timeline.

Chương VI

89

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Như bạn có thể nhìn thấy trong khung nhìn Timeline, Project hiển thị các nhiệm vụ cột mốc như các chú thích-Callout và sử dụng các biểu tượng có hình dạng kim cương như là là một quy ước về hình ảnh cho các nhiệm vụ cột mốc.

* Pan và zoom khung nhìn Gantt Chart từ khung nhìn Timeline Bạn có chú ý tới hai đường thẳng đứng và một đường ngang nét dầy mầu xanh lá trong khung nhìn Timeline không? Đây chính là điều khiển Pan và Zoom, bạn có thể sử dụng chúng để cuộn phần biểu đồ của khung nhìn khung nhìn Gantt Chart sang trái hoặc sang phải hoặc thay đổi dải thời gian biểu-Timescale của nó. Thanh trên cùng để di chuyển (Pan) phần biểu đồ sang trái hoặc phải

Kích và kéo để thay đổi Timescale

Kích và kéo để thay đổi Timescale

Điều khiển pan và zoom xuất hiện trong khung nhìn Timeline khi tầm nhìn mà bạn đang nhìn thấy trong phần biểu đồ của khung nhìn, không thể hiện được hết toàn bộ thời hạn thực hiện của kế hoạch. Để cuộn một phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart sang trái hoăc sang phải, kích rồi giữ phím chuột lên trên thanh ngang trên cùng (thanh có mầu xanh lá cây đậm) của điều khiển pan và zoom, và sau đó di chuyển con trỏ chuột sang trái hoặc sang phải. Đây là một cách hữu ích để hiển thị một phạm vi các ngày cụ thể trong phần biểu đồ. Để thay đổi thời gian biểu-Timescale trong phần biểu đồ Gantt, di chuyển chuột đến đường thẳng đứng bên trái hoặc bên phải của điều khiển pan và zoom, và sau đó kích chuột rồi kéo sang trái hoặc phải. Khi bạn làm như vậy, Project sẽ điều chỉnh thời gian biểu trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để khoảng thời gian nằm giữa hai đường thẳng đứng trong khung nhìn Timeline cũng sẽ được nhìn thấy trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart.

6.3. Tùy biến các báo cáo Nếu bạn đã từng sử dụng Project phiên bản 2010 hoặc trước nữa, bạn có thể quen thuộc với các tính năng báo cáo dạng bảng đã được tối ưu hóa cho việc in ấn. Tuy nhiên, các báo cáo trong Project 2013 được đưa vào một loạt các tính năng và khả năng hoàn toàn mới. Bạn có thể sử dụng các bản báo cáo của Project để xem các chi tiết của kế hoạch của bạn trong nhiều cách khác nhau. Một bản báo cáo độc lập có thể là một sự kết hợp năng động giữa các bảng biểu, các biểu đồ và các văn bản. Không giống như hầu hết các khung nhìn trong Project, một bản báo cáo trông giống như một cái khung trống rỗng mà trên đó bạn có thể đặt bất cứ yếu tố nào đó ( chẳng hạn như các bảng biểu hoặc các biểu đồ) miễn là chúng tập trung tới các thông Chương VI

90

Microsoft Project 2013 by [email protected] tin mà bạn quan tâm nhất. Project bao gồm một số bản báo cáo có sẵn (được xây dựng trước), và bạn có thể tùy chỉnh chúng hoặc tạo ra của riêng bạn cho các yêu cầu thông tin đặc biệt của các bên liên quan của dự án. Các bản báo cáo được thiết kế để xem các chi tiết của Project. Bạn không thể trực tiếp chỉnh sửa kế hoạch của bạn trong bản báo cáo như khi bạn có thể làm được trong các khung nhìn. Tuy nhiên, bạn có thể tùy biến để những dữ liệu nào sẽ xuất hiện trong báo cáo và chúng được định dạng như thế nào. Các bản báo cáo đặc biệt phù hợp với việc chia sẻ thông tin cho những người khác thông qua việc in ấn hoặc sao chép. Lưu ý: Phần này sẽ giới thiệu về việc định dạng bản báo cáo. Để biết thêm các chi tiết về các báo cáo, xem trong chương 14 và Chương 17. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn chia sẻ báo cáo Work Overview với các thành viên trong nhóm. Tuy nhiên, bạn muốn thay đổi định dạng của một yếu tố trong báo cáo này. Trong ví dụ này, bạn thay đổi định dạng của một bản báo cáo có sẵn trong Project. Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards và sau đó chọn Work Overview. Bản báo cáo Work Overview xuất hiện:

Bản báo cáo này bao gồm một số biểu đồ mô tả thời gian làm việc theo thời gian và cho từng tài nguyên. Tùy thuộc vào độ phân giải màn hình của bạn, bạn có thể cần phải di chuyển thanh cuộn dọc của bản báo cáo để xem tất cả các biểu đồ có trong đó. Ở cạnh bên trái của bản báo cáo là biểu đồ cột Work Stats. Bạn sẽ thay đổi định dạng của biểu đồ này. Bước 2: Kích vào bất cứ nơi nào trong biểu đồ Work Stats. Ngay sau khi bạn kích vào biểu đồ này, bảng điều khiển Field List sẽ xuất hiện ở cạnh bên phải của màn hình. Trong Chương 17, bạn sẽ sử dụng Field List để tùy chỉnh các dữ liệu có trong bản báo cáo. Còn bây giờ, bạn sẽ tập trung vào việc thay đổi định dạng của bản báo cáo này. Bước 3: Kích vào tab Design bên dưới nhãn ngữ cảnh Chart Tools. Trong nhóm lệnh Chart Styles, kích vào phong cách biểu đồ có nền màu đen. (Nếu bạn di chuyển con trỏ chuột lên trên phong cách biểu đồ này thì nhãn của biểu đồ này là Style 6 sẽ xuất hiện trong một ToolTip) . Project áp dụng phong cách biểu đồ này tới biểu đồ Work Stats. Chương VI

91

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Lưu ý: Bạn có lưu ý tới các nhãn Report Tools và Chart Tools nằm ở trên các nhãn của các tab? Đây là các nhãn ngữ cảnh thay đổi tùy thuộc vào loại đối tượng mà bạn đã chọn. Hãy khám phá các tùy chọn thiết kế và định dạng có sẵn cho loại biểu đồ này và sau đó chọn một trong các biểu đồ khác có trong bản báo cáo này để khám phá tiếp. Bản báo cáo này bao gồm ba loại biểu đồ là: cột-Column, thanh-Bar, và đường-Line. Mỗi loại biểu đồ đều có các phong cách biểu đồ khác nhau. Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views kích Gantt Chart. Khung nhìn Gantt Chart sẽ thay thế báo cáo Work Overview.

6.4. Sao chép các khung nhìn và báo cáo Bạn có thể thường xuyên cần phải chia sẻ các chi tiết của các kế hoạch của bạn với các đồng nghiệp, là những người không có phần mềm Project hoặc những người có thể thích một bản chụp (snapshot-chụp ảnh màn hình) đơn giản về tiến độ hơn. Bạn có thể nhanh chóng sao chép hầu hết các khung nhìn và báo cáo từ Project. Sau đó, các khung nhìn và báo cáo được sao chép có thể được dán vào thư điện tử E-Mail, các bản thuyết trình hoặc các loại tài liệu khác. Các khung nhìn mà không thể sao chép trực tiếp được từ Project bao gồm khung nhìn Team Planner, các khung nhìn dạng Form ( chẳng hạn như Task Form) và Relationship Diagram. Lưu ý: Nếu bạn thấy bạn cần một bản chụp ( snapshop) hình ảnh của một khung nhìn hoặc một bản báo cáo mà không thể sao chép trực tiếp được từ Project thì hãy sử dụng một tiện ích chụp ảnh màn hình như Windows Snipping Tool. Cả hai khung nhìn biểu đồ Gantt và Timeline đều rất thích hợp cho việc chia sẻ các chi tiết về tiến độ. Timeline là một khung nhìn-cái nhìn thoáng qua về dự án và khung nhìn biểu đồ Gantt là một định dạng được sử dụng rộng rãi trong việc thể hiện tiến độ. Các bản báo cáo cũng rất thích hợp để chia sẻ với các bên liên quan khác của dự án. Các báo cáo được chia sẻ có thể đặc biệt hiệu quả trong việc truyền tải thông tin của Project, mặt khác bạn có thể cần sao chép chúng vào một ứng dụng bảng tính như Microsoft Excel để định dạng nhiều hơn nữa về dữ liệu dạng bảng và các biểu đồ. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn có một chiến lược truyền thông theo hai hướng để chia sẻ kế hoạch ra mắt cuốn sách mới tới các bên liên quan. Chiến lược đầu tiên liên quan đến việc tạo ra các bức ảnh chụp nhanh về khung nhìn và các báo cáo quan trọng trong kế hoạch và chia sẻ chúng thông qua e -mail và tập tin tài liệu Microsoft Word. Đây chính là trọng Chương VI 92

Microsoft Project 2013 by [email protected] tâm của ví dụ sau đây. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ tập trung vào chiến lược truyền thông thứ hai là: in kế hoạch. Trong ví dụ này, bạn sao chép khung nhìn biểu đồ Gantt, Timeline và một báo cáo sang một ứng dụng khác. Bước 1: Trong cột có nhãn Task Name, kích vào tên của nhiệm vụ 7, Internal Launch Phase. Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Các thanh bar Gantt đại diện cho nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase và các nhiệm vụ con của nó được hiển thị. Sự hiển thị lúc này gần giống với hình ảnh mà bạn muốn sao chép.

Trong khung nhìn Gantt Chart, chọn tên của các nhiệm vụ từ 7 đến 14. Đây là nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase và các nhiệm vụ con của nó. Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Clipboard, nhấp vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh lệnh Copy và sau đó chọn Copy Picture. Hộp thoại Copy Picture xuất hiện .

Trong hộp thoại này, bạn có thể kiểm soát cách thức mà Project sao chép các chi tiết từ kế hoạch vào trong Clipboard hoặc lưu nó vào một tập tin. Hai tùy chọn đầu tiên dưới nhãn Render Image kiểm soát kích thước và độ phân giải của hình ảnh biểu đồ Gantt mà bạn sao chép; Tùy chọn thứ ba cho phép bạn lưu các hình ảnh sao chép thành một tập tin hình ảnh Graphics Interchange Format (*.GIF). Các tùy chọn bên dưới nhãn Copy và Timeline cho phép bạn tinh chỉnh những gì bạn muốn sao chép .

Chương VI

93

Microsoft Project 2013 by [email protected] Đối với ví dụ này, bạn muốn sao chép những dòng được chọn ( chọn tùy chọn Selected rows) với chất lượng độ phân giải của màn hình hiển thị ( chọn tùy chọn For screen) và để nguyên khoảng tùy chọn dưới nhãn Timescale là As shown on screen. Bước 5: Kích OK. Project sao chép một hình ảnh đồ họa của biểu đồ Gantt chỉ của những hàng đã chọn vào trong Clipboard của HĐH Window. Bước 6: Mở phần mềm Microsoft Word trên máy bạn tính của bạn. Bước 7: Trong Microsoft Word, kích vào lệnh Paste hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+V. Hình ảnh đồ họa của khung nhìn Gantt Chart sẽ được dán vào.

Khung nhìn Gantt Chart là một định dạng tiêu chuẩn cho việc trình bày tiến độ và nó có thể hiển thị khá chi tiết về tiến độ. Bước 8: Quay trở lại phần mềm Project. Bạn sao chép hầu hết các khung nhin khác trong Project theo một cách tương tự như bạn đã làm với khung nhìn Gantt Chart. Tuy nhiên, khung nhìn Timeline, có các tùy chọn khác biệt đối với việc sao chép, và bạn sẽ khám phá chúng ở bước tiếp theo. Bước 9: Kích vào bất cứ nơi đâu trong khung nhìn Timeline. Hiện nay, với việc tập trung vào khung nhìn Timeline, nhãn ngữ cảnh bên trên tab Format thay đổi thành Timeline Tools. Bước 10: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Copy, kích Copy Timeline. Các tùy chọn về Copy Timeline xuất hiện.

Chương VI

94

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Lưu ý: Hãy thử nghiệm với từng tùy chọn của Copy Timeline và dán kết quả vào bất cứ ứng dụng nào mà bạn muốn. Đối với ví dụ này, bạn sẽ dán kết quả vào Microsof Word, một trình soạn thảo văn bản của Microsoft. Bước 11: Kích Full Size. Project sẽ sao chép một hình ảnh đồ họa của khung nhìn Timeline vào Clipboard. Bước 12: Quay trở lại phần mềm Microsoft Word và sau đó dán nó vào bên dưới hình ảnh về khung nhìn Gantt Chart.

Bước 13: Quay trở lại phần mềm Project. Cho đến lúc này thì bạn vẫn đang làm việc với khung nhìn Timeline trong định dạng nhiều chi tiết của nó. Để mang lại cho bạn nhiều không gian làm việc trên màn hình hơn, bạn sẽ thay đổi lại sự hiển thị của khung nhìn Timeline để nó hiển thị trong định dạng ít chi tiết hơn. Bước 14: Kích vào bất cứ nơi đâu trong khung nhìn Timeline, và sau đó vào tab Format, trong nhóm lệnh Show/Hide, kích Detailed Timeline. Project sẽ co lại khung nhìn Timeline và hiển thị định dạng ít chi tiết hơn của nó. Tiếp theo bạn sẽ sao chép và dán một bản báo cáo. Chương VI

95

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 15: Trong tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards và sau đó chọn Work Overview. Báo cáo Work Overview mà bạn đã tùy chỉnh trước đó xuất hiện. Bước 16: Kích vào bất cứ nơi đâu trong bản báo cáo Work Overview , và sau đó kích vào tab Design dưới nhãn Report Tools. Trong nhóm lệnh Report, chọn Copy Report. Project sao chép một hình ảnh đồ họa của báo cáo này vào Clipboard. Lưu ý: Để chỉ sao chép một biểu đồ nào đó trong báo cáo, kích chuột phải vào các cạnh ngoài của biểu đồ mà bạn muốn sao chép và trong Shortcut Menu xuất hiện, chọn Copy. Bước 17: Quay trở lại phần mềm Microsoft Word và sau đó dán nó vào bên dưới hình ảnh về khung nhìn Timeline. Và bây giờ bạn có trong tập tin tài liệu mới của bạn trong phần mềm Microsoft Word có chứa các hình ảnh đồ họa của khung nhìn Gantt Chart , khung nhìn Timeline và cả báo cáo Work Overview.

Bước 18: Đóng phần mềm Microsoft Word và quay trở lại Project. Bước 19: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views , kích Gantt Chart. Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện thay thế bản báo cáo Work Overview.

6.5. In các khung nhìn và báo cáo Bằng cách in các khung nhìn và các báo cáo, bạn có thể đưa lên trên mặt giấy chỉ có những gì mà bạn nhìn thấy trên màn hình của bạn. Đối với một kế hoạch có nhiều nhiệm vụ, những gì mà bạn có thể nhìn thấy trên màn hình của bạn tại một thời điểm nào đó có thể là một phần tương đối nhỏ của toàn bộ kế hoạch. Khi sử dụng những khổ giấy có kích thước tiêu chuẩn ( ví dụ A4, Letter) thì bạn có thể cần nhiều tờ để in toàn bộ kế hoạch. Ví dụ, một khung nhìn Gantt Chart của một dự án có tiến độ sáu tháng với khoảng 100 nhiệm vụ có thể yêu cầu 12 tờ giấy khổ Letter hoặc nhiều Chương VI

96

Microsoft Project 2013 by [email protected] hơn để in toàn bộ nó. Việc in ra kế hoạch trong Project có thể sử dụng khá nhiều giấy, do đó việc xem trước các khung nhìn và các báo cáo mà bạn định in là một ý tưởng hay. Bạn có nhiều lựa chọn khi in trong Project, chẳng hạn như in theo một phạm vi các ngày cụ thể trong khung nhìn Gantt Chart ( bạn sẽ làm điều đó sau đây). Ngoài ra, bạn cũng có thể kiểm soát được những gì sẽ được in ra trong khung nhìn xem trước khi in bằng cách lọc hoặc thu gọn các nhiệm vụ lại, hoặc chỉ hiển thị các nhiệm vụ khái quát. ( Bạn sẽ khám phá các tùy chọn như vậy trong Chương 12). So với các khung nhìn, các báo cáo có thể là một dạng trình bày ngắn gọn hơn để in thông tin về kế hoạch của bạn. Các báo cáo sử dụng các định dạng thông thường dễ hiểu, chẳng hạn như là các bảng biểu và biểu đồ, để tổ chức và trình bày thông tin. Lưu ý: Một số khung nhìn, chẳng hạn như các khung nhìn dạng Forrm ( ví dụ Task Form) và Relationship Diagram, không thể in được từ Project. Tuy nhiên , bạn có thể sử dụng một tiện ích chụp ảnh màn hình như Windows Snipping Tool để có được một bản chụp của một khung nhìn thuộc loại đó và sau đó in nó. Để được hướng dẫn chi tiết về việc in ấn cao cấp, xem trong Chương 16. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã chia sẻ trực tuyến các bản chụp của các khung nhìn và các báo cáo của kế hoạch ra mắt cuốn sách mới tới các đối tượng liên quan. Tiếp theo bạn sẽ in các khung nhìn và các báo cáo từ kế hoạch để treo lên tường, chỗ mà nhóm đã để dành cho các tài liệu lên kế hoạch quan trọng của dự án này. Một khi các chi tiết về tiến độ này được in và treo trên tường, bạn sẽ khuyến khích các thành viên trong nhóm đánh dấu bằng tay các thông phản hồi hoặc chú thích về kế hoạch. Trong ví dụ này, bạn sẽ nhìn thấy khung nhìn xem trước khi in-Print preview của khung nhìn Gantt Char, cũng như của một bản báo cáo Bước 1: Trên tab File, kích chọn Print. Khung nhìn xem trước khi in-Print preview của khung nhìn Gantt Chart sẽ xuất hiện trong giao diện Backstage.

Khung nhìn Print Preview có một số tùy chọn để khám phá. Bạn sẽ bắt đầu với các nút điều hướng trang ở góc dưới cùng bên phải của màn hình. Để quan sát rộng hơn về những thứ sẽ được in ra, bạn sẽ chuyển sang một khung nhìn gồm nhiều trang. Chương VI

97

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 2: Kích vào nút Multiple Pages.

Nút Multiple Pages

Toàn bộ biểu đồ Gantt xuất hiện trong Preview Print. Giả sử rằng kích thước khổ giấy của bạn là Letter, bạn có thể nhìn thấy biểu đồ Gantt sẽ được trải ra trên 4 tờ giấy. Những gì bạn nhìn thấy trong Preview Print có thể khác nhau do nó phụ thuộc vào việc thiết lập khổ giấy cụ thể cho máy in của bạn. Và những gì bạn đang nhìn thấy này có nhiều lượng thông tin hơn mức bạn cần truyền tải vào lúc này, vì vậy bạn sẽ điều chỉnh Print preview để nó chỉ bao gồm một phần tháng một của biểu đồ Gantt. Lưu ý: Nếu bạn có một máy in mà bạn thiết lập khổ giấy khác với khổ Letter thì những gì bạn nhìn thấy trong khung nhìn Preview Print trên máy tính của bạn có thể khác với với những gì đã được thể hiện trong ví dụ này. Các bước tiếp theo sẽ giả định rằng bạn nhìn thấy khung nhìn Gantt Chart được phân chia trong 4 tờ giấy. Bước 3: Bên dưới khu vực có nhãn Settings nằm ở phía bên trái, kích Print Entire Project để hiển thị thêm các tùy chọn in.

Các tùy chọn này phép bạn tùy chỉnh các chi tiết sẽ được in. Bước 4: Kích Print Specific Dates. Chú ý tới hai trường dữ liệu ngày nằm trực tiếp ngay bên dưới thiết lập Print Specific Dates. Trong trường dữ liệu đầu tiên ( có nhãn Dates), 05/01/2015 có thể đang được hiển thị. Đây là ngày bắt đầu của dự án. Bước 5: Trong trường dữ liệu thứ hai ( có nhãn là To) gõ hoặc chọn ngày 31/1/2015. Project sẽ điều chỉnh thời gian biểu-Timescale trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart để phù hợp với khung thời gian này.

Chương VI

98

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bước 6: Kích vào nút Back để đóng giao diện Bacckstage. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ làm việc với một bản báo cáo. Bước 7: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích vào Dashboards và sau đó chọn Work Overview. Báo cáo Work Overview xuất hiện. Tiếp theo bạn sẽ xem xét một số các tùy chọn thiết lập trang-Page Setup cho các báo cáo. Bước 8: Kích tab Design bên dưới nhãn ngữ cảnh Report Tools. Trong nhóm lệnh Page Setup, chọn Page Breaks. Các đường đứt nét mà bạn nhìn thấy trong báo cáo này cho bạn biết đó chính là rìa của các mép in trên các trang giấy theo các thiết lập trang hiện thời. Các tùy chọn mà bạn nhìn thấy trong nhóm lệnh Page Setup, chẳng hạn như canh lề-Margins và kích thước khổ giấy- Size, có thể sẽ hữu ích khi bạn thiết kế báo cáo của bạn. Rìa mép in

Bước 9: Trên tab File kích chọn Print.

Chương VI

99

Microsoft Project 2013 by [email protected] Khung nhìn xem trước khi in- Print Preview của bản báo cáo xuất hiện trong giao diện Backstage.

Bước 10: Kích vào nút Multiple Pages. Toàn bộ bản báo cáo Work Overview xuất hiện trong khung nhin Print Preview.

Bước 11: Kích vào nút Back để đóng giao diện Backstage.

Chương VI

100

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Theo dõi sự thực hiện của kế hoạch

Chương VII

101

Microsoft Project 2013 by [email protected] Cho đến lúc này, bạn mới chỉ tập trung vào phát triển việc lập kế hoạch của dự án và truyền tải các chi tiết của một kế hoạch trước khi công việc ngoài thực tế bắt đầu thực hiện. Do đó, khi công việc bắt đầu thực hiện, chúng ta bước vào giai đoạn tiếp theo của công việc quản lý dự án: Theo dõi sự thực hiện. Theo dõi được hiểu là ghi chép các chi tiết như những ai đã làm những việc gì, công việc đã được thực hiện khi nào, và với chi phí là bao nhiêu. Những chi tiết này thường được gọi là các sự việc thực tế đã diễn ra-actual. Theo dõi các sự việc thực tế đã diễn ra là điều cần thiết để thực sự quản lý một dự án, cũng như để so sánh với kế hoạch đã lập của nó. Người quản lý của dự án cũng phải biết các nhóm thực hiện như thế nào và khi nào thì có các hành động chấn chỉnh. Bằng cách theo dõi đúng cách sự thực hiện của dự ánh và so sánh nó với kế hoạch ban đầu (được lưu trong một đường cơ sở baseline ), bạn có thể trả lời các câu hỏi như sau : - Các nhiệm vụ có bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch hay không? Nếu không, cái gì sẽ ảnh hưởng đến ngày kết thúc của dự án ? - Các tài nguyên sử dụng thời gian nhiều hơn hay ít hơn hơn so với kế hoạch để hoàn thành nhiệm vụ? - Các chi phí của nhiệm vụ cao hơn dự kiến có làm tăng chi phí tổng thể của dự án? Lưu ý: Khi bạn nhập các sự việc thực tế đã diễn ra, chẳng hạn như các giá trị về thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu, hoặc kết thúc thực tế, bạn có thể quan sát các giá trị về thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu hoặc kết thúc được lên tiến độ trong kế hoạch của bạn thay đổi. Những thay đổi như vậy là kết quả của việc Project chủ động tính toán lại kế hoạch, chúng ta sẽ nói đến điều này khi nó xảy ra trong các ví dụ sau đây. Project cung cấp nhiều nhiều cách để theo dõi sự thực hiện. Việc bạn lựa chọn cách thức theo dõi nào nên tùy thuộc vào mức độ của chi tiết hoặc việc kiểm soát theo yêu cầu của bạn, các nhà tài trợ dự án và các bên liên quan khác. Theo dõi chính xác các chi tiết của một dự án đòi hỏi phải thêm sự làm việc từ bạn và có thể là từ các tài nguyên đang làm việc trong dự án. Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu theo dõi sự thực hiện, bạn nên xác định mức độ chi tiết bạn cần. Các mức độ khác nhau của việc theo dõi các chi tiết: - Ghi chép sự làm việc của dự án đúng như tiến độ đã lập. Mức độ này hoạt động tốt nhất khi tất cả mọi thứ trong dự án xảy ra đúng như kế hoạch. - Ghi chép tỷ lệ phần trăm hoàn thành của từng nhiệm vụ, đó là các giá trị chính xác hoặc ở các mức như 25%, 50%, 75% hoặc 100%. - Ghi chép ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian làm việc thực tế và thời hạn thực hiện thực tế và còn lại đối với từng nhiệm vụ hoặc sự phân công. - Theo dõi sự làm việc ở mức độ phân công theo khoảng thời gian. Đây là mức độ chi tiết nhất của việc theo dõi. Ở đây, bạn ghi lại thời gian làm việc thực tế từng ngày, từng tuần hoặc theo các khoảng thời gian khác. Bởi vì các phần khác nhau của một dự án có thể có các nhu cầu theo dõi khác nhau nên bạn có thể cần phải áp dụng một cách thức là sự kết hợp giữa các phương thức theo dõi theo các nhu cầu đó trong một dự án. Ví dụ, bạn có thể muốn theo dõi các nhiệm vụ có tính rủi ro cao ở mức tỉ mỉ hơn những nhiệm vụ có tính rủi ro thấp. Trong chương này, bạn sẽ thực hiện việc theo dõi theo ba mức độ chi tiết đầu tiên đã được liệt kê ở trên, còn mức độ chi tiết thứ 4 ( theo dõi sự làm việc ở mức độ phân công theo khoảng thời gian) sẽ được đề cập trong Chương 13.

7.1. Lưu một đường cơ sở cho kế hoạch của bạn. Sau khi phát triển một kế hoạch, một trong những hoạt động quan trọng nhất của bạn khi làm người quản lý của dự án là ghi chép lại các sự việc thực tế diễn ra và đánh giá sự thực hiện của dự án. Khi bạn ghi chép các sự việc thức tế diễn ra hoặc cập nhật kế hoạch của bạn, kế hoạch Chương VII

102

Microsoft Project 2013 by [email protected] gốc ban đầu sẽ có khả năng sẽ thay đổi. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi kế hoạch ở trạng thái gốc ban đầu của nó. Để đánh giá sự thực hiện của dự án một cách đúng đắn, bạn sẽ so sánh sự thực hiện thực tế của dự án với kế hoạch gốc ban đầu của bạn. Kế hoạch gốc ban đầu này được gọi là kế hoạch đường cơ sở-Baseline plan hoặc chỉ đơn giản gọi là đường cơ sở-Baseline. Một đường cơ sở là một tập hợp của những giá trị quan trọng về tiến độ, chi phí và thời gian làm việc, bao gồm một số giá trị phân bổ theo thời gian (gọi là các giá trị theo pha thời gian-timephased). Lưu ý: Trong chương 13 bạn sẽ làm việc với timephased. Khi bạn lưu một đường cơ sở, Project tạo một bản chụp nhanh về các giá trị hiện tại và lưu nó vào trong kế hoạch của bạn để so sánh trong tương lai. Bạn nên lưu đường cơ sở khi: - Bạn đã phát triển kế hoạch ở mức độ đầy đủ nhất có thể. (Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn không thể bổ sung các nhiệm vụ, các tài nguyên hoặc các sự phân công tới kế hoạch sau khi công việc đã bắt đầu- điều này thường không thể tránh khỏi). - Bạn vẫn chưa bắt đầu nhập các giá trị thực tế, chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm hoàn thành của một nhiệm vụ. Các giá trị cụ thể được lưu trong một đường cơ sở bao gồm một số trường dữ liệu về nhiệm vụ, tài nguyên và các sự phân công và cũng như các trường dữ liệu theo pha thời gian. Các trường dữ liệu về nhiệm vụ

Các trường dữ liệu về tài nguyên

Ngày bắt đầu-Start

Thời gian làm việc-Work và thời Ngày bắt đầu-Start gian làm việc theo pha thời gian timephased work Chi phí-Cost và chi phí theo pha Ngày kết thúc-Finish thời gian -Timephased cost Thời gian làm việc-Work và thời gian làm việc theo pha thời giantimephased work

Ngày kết thúc-Finish Thời hạn thực hiện-Duration

Thời gian làm việc-Work và thời gian làm việc theo pha thời gian -Timephased work

Các trường dữ liệu về sự phân công

Chi phí-Cost và chi phí theo pha thời gian -Timephased cost

Project cung cấp không chỉ một mà còn lên đến 11 đường cơ sở trong một kế hoạch. Đường cơ sở đầu tiên được gọi là Baseline và các đường còn lại là từ Baseline 1 đến Baseline 10. Lưu nhiều đường cơ sở có thể hữu ích cho các dự án có giai đoạn lên kế hoạch đặc biệt là dài, mà trong đó bạn có thể muốn so sánh các thiết lập về các giá trị giữa các đường cơ sở. Ví dụ, bạn có thể muốn lưu và so sánh các đường cơ sở của kế hoạch theo từng tháng khi các chi tiết của kế hoạch thay đổi. Hoặc bạn có thể muốn lưu một đường cơ sở mới tại các thời điểm khác nhau trong quá trình thực hiện dự án. Ví dụ, Bạn có thể lưu Baseline là đường cơ sở trước khi công việc bắt đầu, Baseline 1 sẽ là đường cơ sở của tháng đầu tiên sau khi công việc bắt đầu, Baseline 2 là của tháng thứ hai tiếp theo và cứ tiếp tục như vậy với các đường cơ sở tiếp theo. Sau đó, bạn có thể xem các đường cơ sở khác nhau này và so sánh chúng với thực tế đã diễn ra-actual trong suốt quá trình thực hiện của dự án. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, kế hoạch ra mắt cuốn sách mới bây giờ đã phát triển đầy đủ. Sự làm việc trong thực tế của dự án sẽ sớm bắt đầu. Để có được sự so sánh sau này giữa sự làm việc thực tế và tiến độ hiện tại với kế hoạch gốc ban đầu, đầu tiên bạn sẽ lưu một đường cơ sở. Trong ví dụ này, bạn lưu trạng thái hiện tại của một kế hoạch tiến độ làm đường cơ sở và sau đó xem các giá trị về nhiệm vụ trong đường cơ sở.

Chương VII

103

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bạn cần đến tập tin Simple Tracking_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 7 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Tracking _Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Simple Tracking. Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Schedule, kích Set Baseline và chọn Set Baseline. Hộp thoại Set Baseline xuất hiện.

Bạn sẽ thiết lập đường cơ sở này cho toàn bộ dự án bằng cách sử dụng các thiết lập mặc định của hộp thoại. Bước 2: Nhấn OK. Project sẽ lưu đường cơ sở mặc dù không có dấu hiệu nào trong khung nhìn Gantt Chart cho thấy có bất cứ điều gì đã thay đổi. Bây giờ bạn sẽ thấy một số thay đổi do việc lưu đường cơ sở. Lưu ý: Khi làm việc với một kế hoạch mà bao gồm một đường cơ sở đã được lưu, bạn có thể nhìn thấy thời điểm mà nó đã được lưu trong hộp thoại Set Baseline. Ngày mà đường cơ sở được lưu xuất hiện sau tên của đường cơ sở đó trong hộp chọn có nhãn Set Baseline. Bước 3: Trên tab Task, tại nhóm lệnh View kích vào biểu tường đầu mũi tên bên dưới Gantt Chart và sau đó kích vào Task Sheet. Khung nhìn Task Sheet xuất hiện. Bởi vì đây là một khung nhìn dạng bảng nên nó không bao gồm biểu đồ Gantt, do đó bạn có thể nhìn thấy nhiều trường dữ liệu có sẵn hơn trong bảng Entry này. Bây giờ bạn sẽ chuyển sang bảng Variance trong khung nhìn Task Sheet. Bảng Variance là một trong số các bảng có sẵn chứa đựng các giá trị của đường cơ sở. Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables. Trong danh sác các bảng được liệt kê, lưu ý tới dấu kiểm bên cạnh mục Entry. Điều này có nghĩa là rằng bảng Entry (nhập dữ liệu) đang được hiển thị trong khung nhìn Task Sheet. Bước tiếp theo, bạn sẽ chuyển sang loại bảng khác. Bước 5: Kích Variance. Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải vào nút Select All nằm ở góc trên cùng bên trái ( ở ngay trên cùng cột ID) để chuyển sang một bảng khác. Bảng Variance xuất hiện. Bảng này bao gồm cả cột ngày bắt đầu, ngày kết thúc của cả kế hoạch tiến độ hiện tại lẫn đường cơ sở được lưu, và chúng được đặt ở bên cạnh để dễ dàng so sánh. Chương VII

104

Microsoft Project 2013 by [email protected] Nút Select All

Bởi vì chưa có sự làm việc thực tế nào đã diễn ra và không có sự thay đổi nào tới sự làm việc được lên tiến độ nên các giá trị trong các trường dữ liệu thuộc cột Start và Baseline Start giống hệt nhau, các cột Finish và Baseline Finish cũng như vậy. Sau khi sự làm việc thực tế được ghi chép lại hoặc các điều chỉnh về tiến độ được thực hiện, các giá trị của ngày bắt đầu (Start) và kết thúc (Finish) theo tiến độ hiện tại có thể khác với các giá trị của đường cơ sở. sau đó, bạn có thể nhìn thấy các sự khác biệt được hiển thị trong các cột Variance ( Start Var. Và Finish Var.) Bước 6: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart. Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện. Lưu ý: Project có nhiều khung nhìn dùng để so sánh tiến độ hiện tại với đường cơ sở, nhưng đây là một cách nhanh nhất để xem các giá trị của đường cơ sở trong khung nhìn Gantt Chart: trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Baseline và sau đó kích vào đường cơ sở ( Baseline hoặc Baseline1, … Baseline10 ) mà bạn muốn hiển thị. Project sẽ vẽ các thanh bar Gantt cơ sở cho đường cơ sở mà bạn chọn. Bây giờ, bạn đã nhìn thấy một số trường dữ liệu của đường cơ sở và đây là lúc để nhập một số sự việc thực tế đã diễn ra.

7.2. Theo dõi sự thực hiện đúng như kế hoạch tiến độ đến một ngày cụ thể Phương pháp đơn giản nhất để theo dõi sự thực hiện của dự án là báo cáo rằng các công việc ngoài thực tế đang được diễn ra đúng như kế hoạch đã lập. Ví dụ, nếu tuần đầu tiên của một dự án có thời hạn thực hiện là năm tuần đã trôi qua và tất cả các nhiệm vụ của nó đã bắt đầu và kết thúc đúng như tiến độ, thì bạn có thể nhanh chóng ghi lại điều này trong hộp thoại Update Project. Khi bạn ghi lại sự thực hiện của dự án đến một ngày cụ thể, Project tính toán thời hạn thực hiện thực tế, thời hạn thực hiện còn lại, các chi phí thực tế và các giá trị khác tới ngày cụ thể mà bạn đã nhập vào. Phương pháp này có thể là tốt ngay cả khi các giá trị của thời gian làm việc và chi phí thực tế được tạo ra bởi Project không đúng chính xác với những gì đã xảy ra trong thực tế, nhưng đó cũng gần đủ cho mục đích theo dõi tiến độ của bạn. Lưu ý: Một cách khác dùng để chỉ ra rằng chỉ những nhiệm vụ nhất định nào đó (không phải toàn bộ kế hoạch) đã được hoàn thành đúng như tiến độ kế hoạch là sử dụng lệnh Mark On Track (trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule). Lệnh này chỉ áp dụng cho các nhiệm vụ được lựa chọn, và nó thiết lập rằng kể từ ngày dự án bắt đầu thực hiện cho đến ngày trạng thái-Status date (nếu bạn thiết lập ngày trạng thái bằng lệnh Status Date trên tab Project, trong nhóm lệnh Status) các nhiệm vụ này đã hoàn thành đúng như kế hoạch. Hoặc nếu bạn chưa thiết lập một ngày trạng thái, thì lệnh đó được áp dụng cho đến ngày hiện tại (ngày hiện tại trên máy tính)-Current date. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một khoảng thời gian đã trôi qua kể từ khi lưu đường cơ sở trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Các nhiệm vụ trong tuần đầu tiên và Chương VII

105

Microsoft Project 2013 by [email protected] nữa tuần kế tiếp đã được hoàn thành đúng như kế hoạch đã lập. Bạn cần kê khai các nhiệm vụ đã hoàn thành này trong kế hoạch. Trong ví dụ này, bạn theo dõi sự thực hiện của dự án mà kể từ ngày bắt đầu cho đến một ngày cụ thể nào đó các nhiệm vụ đã thực hiện đúng như tiến độ kế hoạch đã lập, dẫn đến Project ghi lại các sự việc thực tế đã diễn ra của dự án. Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Status, kích Update Project. Hộp thoại Update Project xuất hiện. Bước 2: Đảm bảo là tùy chọn Update work as complete through được chọn. Trong hộp nhập ngày kế bên, nhập hoặc chọn 14/1/15.

Bước 3: Nhấn OK. Project ghi tỷ lệ phần trăm hoàn thành cho các nhiệm vụ mà được lên tiến độ bắt đầu trước ngày 14 tháng 1. Nó hiển thị sự thực thi này bằng cách vẽ các thanh bar tiến triển-Progress bar trong phần biểu đồ Gantt cho những nhiệm vụ này. Dấu tích xuất hiện trong cột chỉ số của các nhiệm vụ đã hoàn thành

Progress bar chỉ ra phần đã hoàn thành của nhiệm vụ

Trong phần biểu đồ Gantt của khung nhìn Gantt Chart, thanh bar Progress cho thấy mức độ hoàn thành của các nhiệm vụ. Bởi vì nhiệm vụ 2, 3 và 4 đã được hoàn thành nên dấu tích chọn xuất hiện trong cột chỉ số của các nhiệm vụ này, ngoài ra các thanh bar Progress kéo dài trên toàn bộ chiều dài thanh bar Gantt của các nhiệm vụ đó. Còn nhiệm vụ 5 thì mới chỉ hoàn thành một phần.

7.3. Nhập giá trị phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ. Sau khi sự làm việc bắt đầu trong một nhiệm vụ, bạn có thể nhanh chóng ghi lại tiến triển của nó theo một tỷ lệ phần trăm. Khi bạn nhập một tỷ lệ phần trăm hoàn thành lớn hơn 0, Project sẽ thiết lập ngày bắt đầu thực tế (actual start date) của nhiệm vụ đó để phù hợp với ngày bắt đầu theo tiến độ kế hoạch của nó. Sau đó Project tính toán thời hạn thực hiện thực tế, thời hạn thực hiện còn lại, các chi phí thực tế và các giá trị khác dựa trên tỷ lệ phần trăm bạn nhập vào. Ví dụ, nếu bạn chỉ rõ rằng một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện là bốn ngày hoàn thành 25 phần trăm thì Chương VII

106

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project tính toán rằng nhiệm vụ đó có thời hạn thực hiện thực tế là một ngày và thời hạn thực hiện còn lại là ba ngày. Dưới đây là một số cách thức nhập tỷ lệ phần trăm hoàn thành: - Sử dụng nút 0%, 25%, 50%, 75% và 100% Complete trong nhóm lệnh Schedule của tab Task. - Thêm cột phần trăm hoàn thành (Có nhãn là % Complete ) trong một bảng trong một khung nhìn về nhiệm vụ, và sau đó nhập giá trị bạn muốn. - Nhập bất kỳ giá trị phần trăm nào mà bạn muốn trong hộp thoại Update Tasks. (Để truy cập vào hộp thoại này, trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên ở bên phải của lệnh Mark On Track, và sau đó chọn Update Tasks). - Sử dụng chuột để thiết lập sự hoàn thành trên thanh bar Gantt. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, sự làm việc vẫn tiếp tục trong dự án ra mắt cuốn sách mới. Bạn có thêm các tiến triển về công việc để ghi lại trong kế hoạch theo các giá trị phần trăm hoàn thành. Trong ví dụ này, bạn sẽ ghi lại tỷ lệ phần trăm hoàn thành của một số nhiệm vụ. Bước 1: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 5, Design and order marketing material. Tiến triển của nhiệm vụ này đã được ghi chép lại trong ví dụ trước, nhưng nó vẫn chưa được thiết lập là đã hoàn thành. Bước 2: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích 100% Complete. Project ghi lại rằng sự làm việc thực tế của nhiệm vụ này là đúng như tiến độ kế hoạch và kéo dài thanh bar Progress cho đến hết chiều dài của thanh bar Gantt.

Tiếp theo bạn sẽ ghi lại rằng nhiệm vụ cột mốc trong nhiệm vụ khái quát Planning Phase và nhiệm vụ con đầu tiên của nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase đã hoàn thành. Bước 3: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 6, Planning complete!, và trong khi đang giữ phím Ctrl, chọn tên của nhiệm vụ 8, Kickoff book launch meeting. Bước 4: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích 100% Complete.

Chương VII

107

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bởi vì nhiệm vụ 6 là một nhiệm vụ cột mốc không có thời hạn thực hiện nên không có bất kỳ sự thay đổi nào xuất hiện trong biểu tượng của nó trong các phần biểu đồ Gantt của khung nhìn Gantt Chart như đã xảy ra đối với nhiệm vụ 8. Tuy nhiên, bạn có thể nhìn dấu tích thể hiện sự hoàn thành đối với cả hai nhiệm vụ này trong cột chỉ số ID. Tiếp theo, bạn sẽ có được một cái nhìn rõ ràng hơn về cái cách mà sự tiến triển được hiển thị trong thanh bar Gantt của một nhiệm vụ. Bạn sẽ nhập vào một giá trị phần trăm hoàn thành cho một nhiệm vụ khác. Bước 5: Kích vào tên của nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement. Bước 6: trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích 50% Complete. Project sẽ ghi lại rằng sự làm việc thực tế của nhiệm vụ này đúng như tiến độ kế hoạch và sau đó vẽ ra một thanh bar Progress đến một vị trí nào đó trên thanh bar Gantt của nó.

Lưu ý rằng mặc dù 50% công việc của nhiệm vụ 9 đã hoàn thành, nhưng thanh bar Progress không kéo dài tới vị trí 50% chiều dài của thanh bar Gantt. Điều này là do Project đo lường thời hạn thực hiện theo khoảng thời gian làm việc Working time, nhưng lại vẽ thanh bar Gantt kéo dài trên cả khoảng thời gian không làm việc-Nonworking Time, và trong trường hợp này thì nó bao gồm cả thứ ba ngày 22 tháng 1 là một ngày không làm việc ( một ngày ngoại lệ mà bạn đã thiết lập trong các ví dụ trước đó). Bước 7: Trong phần biểu đồ ( phía bên phải) của khung nhìn Gantt Chart, di chuyển con trỏ chuột bên trên thanh bar Progress bên trong thanh bar Gantt của nhiệm vụ 9 và di chuyển dọc theo nó cho đến khi biểu tượng con trỏ chuột thay đổi thành ký hiệu phần trăm+ mũi tên hướng sang phải, một ScreenTip của thanh bar Progress đó sẽ xuất hiện.

ScreenTip của thanh Progress thông báo cho bạn về tỷ lệ phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ và các giá trị theo dõi khác. Dưới đây là một số lời khuyên và gợi ý thêm cho cách nhập tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ: - Bạn cũng có thể thiết lập phần trăm hoàn thành bằng cách di chuyển con trỏ chuột đến điểm đầu của một thanh bar Gantt ( đối với các nhiệm vụ chưa được ghi lại sự tiến triển) hoặc Chương VII

108

Microsoft Project 2013 by [email protected] thanh bar Progress ( Đối với nhiệm đã ghi lại sự tiến triển). Khi con trỏ chuột thay đổi thành ký hiệu phần trăm và mũi tên hướng sang bên phải, thì nhấn và giữa phím trái chuột rồi kéo con trỏ chuột từ trái sang phải. Khi bạn làm như vậy, hãy chú ý tới ngày ở bên cạnh nhãn “Complete through" xuất hiện trong một ScreenTip như hình minh họa dưới đây.

- Nếu bạn có thể thu thập được ngày bắt đầu thực tế của một nhiệm vụ thì hãy ghi lại ngày thực tế bắt đầu (được mô tả trong phần kế tiếp) và sau đó ghi lại một tỷ lệ phần trăm hoàn thành. - Theo mặc định, Project thể hiện thanh bar Gantt kéo dài trên cả những ngày không làm việc-Nonworking time (chẳng hạn như ngày cuối tuần) như bạn thấy trong phần này. Tuy nhiên, Project cũng có thể không thể hiện sự kéo dài này lên cả những ngày không làm việc, nhìn bề ngoài thì sự thể hiện này nói lên không có sự làm việc nào trong nhiệm vụ diễn ra trong thời gian không làm việc. Nếu bạn thích kiểu trình bày này, kích chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trong phần biểu đồ trong khung nhìn Gantt Chart ( chỉ trừ trên các thanh bar, liên kết, nhãn và biểu tượng) và chọn Nonworking Time trong Shortcut Menu xuất hiện. Trong hộp thoại Timescale, kích vào tab Non-Working Time. Bên cạnh nhãn Draw chọn tùy chọn In front of task bars. - Và đây là một kỹ thuật đơn giản để theo dõi các dự án có nhiều nhiệm vụ có thời hạn thực hiện ngắn mà không yêu cầu theo dõi chi tiết. Chỉ sử dụng các giá trị hoàn thành là 0%, 50%, và 100%. 0% có nghĩa là sự làm việc trên nhiệm vụ chưa bắt đầu, 50% nghĩa là sự làm việc đã bắt đầu, và 100% có nghĩa là nhiệm vụ đã hoàn thành. Nếu bạn chỉ cần biết những nhiệm vụ nào đang tiến triển và những nhiệm vụ nào đã hoàn thành thì đây là dạng theo dõi đơn giản nhất mà bạn có thể áp dụng.

7.4. Nhập các giá trị thực tế cho nhiệm vụ. Một cách chi tiết hơn để giữ cho tiến độ của bạn được cập nhật là ghi lại những thực tế gì đã diễn ra đối với từng nhiệm vụ trong dự án của bạn. Bạn có thể ghi lại ngày bắt đầu, kết thúc, thời gian làm việc và thời hạn thực hiện thực tế cho từng nhiệm vụ. Ví dụ, khi bạn nhập thời hạn thực hiện thực tế là 3 ngày cho một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện dự kiến là 5 ngày ( tức là có 40 giờ làm việc), Project sẽ tính toàn thời gian làm việc thực tế là 24 giờ, phần trăm hoàn thành là 60% và thời hạn thực hiện còn lại là 2 ngày. Khi bạn nhập các giá trị thực tế khác với kế hoạch tiến độ, Project sử dụng các quy tắc sau đây để cập nhật kế hoạch tiến độ: - Khi bạn nhập ngày bắt đầu thực tế của một nhiệm vụ, Project sẽ di chuyển ngày bắt đầu của kế hoạch tiến độ để phù hợp với ngày bắt đầu thực tế. - Khi bạn nhập ngày kết thúc thực tế của một nhiệm vụ, Project sẽ di chuyển ngày kết thúc của kế hoạch tiến độ để phù hợp với ngày kết thúc thực tế và thiết lập là nhiệm vụ hoàn thành 100% . - Khi bạn nhập một thời gian làm việc thực tế của nhiệm vụ, Project tính toán lại thời gian làm việc còn lại, nếu có. - Khi bạn nhập vào một thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ, nếu nó ít hơn thời hạn thực hiện dự kiến theo kế hoạch tiến độ thì Project sẽ lấy thời hạn thực hiện theo kế hoạch trừ đi thời hạn thực hiện thực tế để tính ra thời hạn thực hiện còn lại. - Khi bạn nhập vào một thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ, nếu nó bằng thời hạn thực hiện dự kiến theo kế hoạch tiến độ thì Project sẽ thiết lập nhiệm vụ hoàn thành 100%. - Khi bạn nhập vào một thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ, nếu nó dài hơn thời hạn thực hiện dự kiến theo kế hoạch tiến độ thì Project sẽ điều chỉnh thời hạn thực hiện theo kế hoạch cho phù hợp với thời hạn thực hiện thực tế và thiết lập nhiệm vụ hoàn thành 100%. Chương VII

109

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bởi vì kế hoạch tiến độ của bạn được cập nhật với các giá trị thực tế nên nó sẽ có khả năng thay đổi. Tuy nhiên là kế hoạch tiến độ gốc ban đầu đã được lưu trong một đường cơ sở vẫn không bị thay đổi. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một vài ngày đã trôi qua và sự làm viện trong dự án ra mắt cuốn sách mới vẫn tiến triển. Các tài nguyên thực hiện các công việc có phản hồi cho bạn rằng sự tiến triển ngoài thực tế khác đôi chút so với kế hoạch tiến độ, và bạn muốn ghi lại những thực tế này và quan sát ảnh hưởng của nó tới toàn bộ kế hoạch. Trong ví dụ này, bạn ghi lại các thời gian làm việc thực tế cho một số nhiệm vụ, cũng như ngày bắt đầu, kết thúc thực tế đối với các nhiệm vụ khác. Bước 1: trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Tables và sau đó chọn Work. Bảng Work xuất hiện. Lưu ý: Bạn có thể hiển thị bất cứ bảng nào mà có liên quan nhất tới các chi tiết mà bạn đang hướng đến khi theo dõi sự tiến triển trong một kế hoạch. Các bảng hữu ích bao gồm bảng Work, tập trung vào thời gian làm việc và bảng Cost, tập trung vào các giá trị chi phí. Bảng Tracking là một bảng toàn diện nhất khi ghi lại hoặc xem sự tiến triển. Bước 2: Nếu cần thiết, kéo thanh chia đứng khung nhìn sang bên phải để lộ cột cuối cùng trong bảng Work có nhãn là W%. Comp (% Work Complete). Bảng này bao gồm cả cột tổng thời gian làm việc theo kế hoạch tiến độ ( cột nhãn Work), cột tổng thời gian làm việc thực tế (Actual) và cột tổng thời gian làm việc còn lại (Remaining). Bạn sẽ đề cập tới các giá trị trong các cột này khi bạn cập nhật cho các nhiệm vụ. Trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart, bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 9 đã hoàn thành một phần. Trong bảng Work , chú ý tới giá trị thời gian làm việc thực tế ( cột Actual) là 8 giờ. 8 giờ này là kết quả của việc thiết lập nhiệm vụ đã hoàn thành 50% ở trong ví dụ trước. Nhiệm vụ có tổng số giờ làm việc là 16 giờ, do hoàn thành 50% nên dẫn đến thời gian làm việc thực tế là 8 giờ và thời gian làm việc còn lại cũng là 8 giờ. Bây giờ bạn muốn ghi lại rằng nhiệm vụ này bây giờ đã hoàn thành nhưng với thời gian làm việc thực tế nhiều hơn so với dự kiến trong kế hoạch tiến độ. Bước 3: Trong trường dữ liệu thuộc cột Actual của nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement, gõ hoặc chọn 24 và sau đó nhấn phím Enter. Project ghi lại rằng tổng thời gian làm việc của nhiệm vụ số 9 là 24 giờ và nhiệm vụ đã hoàn thành. Bởi vì 24 giờ lớn hơn so với 16 giờ dự kiến ban đầu 16 (có thể nhìn thấy trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Baseline), Project đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành và kéo dài thanh bar Gantt của nhiệm vụ này để chỉ ra giằng thời hạn thực hiện đã dài hơn.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ nhập ngày bắt đầu thực tế và thời hạn thực hiện thực tế của các nhiệm vụ khác trong nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase. Bước 4: Trong cột Task Name, kích chọn nhiệm vụ 10, Plan author’s travel. Thực tế thì nhiệm vụ này đã bắt đầu ngày làm việc trước ngày dự kiến trong kế hoạch tiến độ 1 ngày ( ngày dự kiến là thứ tư ngày 21/1) và mất tổng cộng bảy ngày để hoàn thành. Bạn sẽ ghi lại các thông tin này trong hộp thoại Update Tasks.

Chương VII

110

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 5: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên ở bên cạnh nút Mark on Track và sau đó kích vào Update Tasks. Hộp thoại Update Tasks xuất hiện. Hộp thoại này cho thấy các giá trị của ngày bắt đầu, kết thúc và thời hạn thực hiện của nhiệm vụ trong thực tế lẫn kế hoạch tiến độ, ngoài ra có cả thời gian thực hiện còn lại. Trong hộp thoại này, bạn có thể cập nhật các giá trị thực tế và còn lại. Bước 6: Trong trường dữ liệu nhập có nhãn Start thuộc khu vực Actual ở phía bên trái hộp thoại, gõ hoặc chọn 20/01/15. Bước 7: Trong trường dữ liệu nhập có nhãn Actual dur, gõ hoặc chọn 7d.

Bước 8: Nhấn OK. Project ghi lại ngày bắt đầu và thời hạn thực hiện thực tế, thời gian làm việc thực tế và thời gian làm việc theo kế hoạch của nhiệm vụ này. Những giá trị này cũng cuộn lên nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase (nhiệm vụ 7) và nhiệm nhiệm tổng quát (nhiệm vụ 0), bạn lưu ý tới các trường dữ liệu được làm nổi bật do bị thay đổi.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ ghi lại rằng nhiệm vụ 11 đã bắt đầu như kế hoạch nhưng mất nhiều thời gian hơn so dự kiến để hoàn thành. Bước 9: Trong cột Task Name, kích chọn nhiệm vụ, Channel Sales prep. Bước 10: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên ở bên cạnh nút Mark on Track và sau đó kích vào Update Tasks. Hộp thoại Update Tasks xuất hiện. Bước 11: Trong trường dữ liệu Actual dur, gõ hoạch chọn 7d, và sau đó nhấn OK. Project ghi lại thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ này. Hãy nhớ rằng giá trị thời hạn thực hiện thực tế "7d" ở đây nghĩa là bảy ngày làm việc chứ không không phải bảy ngày theo lịch. Chương VII

111

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bởi vì bạn đã không chỉ rõ ngày bắt đầu thực tế, Project giả định rằng nhiệm vụ đã bắt đầu như dự kiến trong kế hoạch tiến độ. Tuy nhiên, thời hạn thực hiện thực tế mà bạn nhập vào đã khiến Project tính toán ra một ngày kết thúc thực tế muộn hơn so với ngày kết thúc dự kiến gốc ban đầu. Tương tự như vậy, thời gian làm việc thực tế (112 giờ) là lớn hơn so với thời gian làm việc dự kiến ban đầu (80 giờ). Lưu ý: Bạn cũng có thể áp dụng tất cả các phương pháp theo dõi đã được nói đến trong chương này cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công. Bạn cũng có thể ghi lại ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn thực hiện thực tế hoặc thời hạn thực hiện còn lại cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công. * Nghiệp vụ quản lý dự án: Dự án đang trong theo dõi ? Đánh giá đúng hiện trạng của dự án có thể rất khó khăn. Hãy xem xét các vấn đề sau: - Đối với rất nhiều nhiệm vụ, có thể rất khó để đánh giá tỷ lệ phần trăm hoàn thành của chúng. Khi nào thì thiết kế của một kỹ sư về một động cơ lắp ráp mới hoàn thành 50 phần trăm công việc? Hoặc khi nào thị bộ mã của một lập trình viên viết cho một module phần mềm hoàn thành 50 công việc? Việc báo cáo tiến triển của công việc, trong nhiều trường hợp, là một sự nỗ lực về phỏng đoán và có tính rủi ro. - Phần thời gian trôi đi của thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ không phải lúc nào cũng tương ứng với số lượng công việc hoàn thành. Ví dụ, ban đầu một nhiệm vụ có thể yêu cầu tương đối ít sự nỗ lực, nhưng sau đó nó có thể yêu cầu sự làm việc nhiều hơn nữa khi thời gian trôi đi. ( Nhiệm vụ này còn được gọi là nhẹ trước nặng sau Back-loaded task). Khi thời hạn thực hiện đã trôi qua 50 phần trăm nhưng có không đến 50% thời gian làm việc của nó sẽ được hoàn thành. Trong thực tế, Project theo dõi cả hai giá trị: % Complete theo dõi tỉ lệ phần trăm thời hạn thực hiện của nhiệm vụ đã được hoàn thành, trong khi đó % Work Complete theo dõi tỷ lệ phần trăm thời gian làm việc của nhiệm vụ đã được hoàn thành. - Các tài nguyên được phân công tới một nhiệm vụ có thể có tiêu chí về cái gì được tạo thành khi nhiệm vụ hoàn thành khác với tiêu chí được quyết định bởi người quản lý của dự án hoặc các tài nguyên được phân công tới các nhiệm vụ kế nhiệm. Nói cách khác, các nhóm thiếu một sự định nghĩa chung về việc đã làm. Lập kế hoạch và truyền đạt dự án tốt có thể giúp bạn tránh hoặc giảm thiểu những điều này và các vấn đề khác nảy sinh trong khi thực hiện dự án. Ví dụ, phát triển các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ và các giai đoạn báo cáo tình trạng thích hợp sẽ giúp bạn xác định các nhiệm vụ mà đã thay đổi đáng kể so với lúc ban đầu trước khi thực hiện điều chỉnh. Có tiêu chí về sự hoàn thành của nhiệm vụ được soạn thảo và truyền đạt tốt sẽ giúp ngăn chặn những bất ngờ về sản phẩm tạo thành. Tuy vậy, các dự án lớn và phức tạp hầu như sẽ luôn luôn thay đổi so với lúc ban đầu.

Chương VII

112

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Nâng cao việc lập tiến độ cho nhiệm vụ

Chương VIII

113

Microsoft Project 2013 by [email protected]

8.1. Xem mối quan hệ giữa các nhiệm vụ bằng Task Path. Khi tinh chỉnh các mối quan hệ về nhiệm vụ, bạn cần phải theo dõi các nhiệm vụ tiền nhiệm mà có ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của các nhiệm vụ kế nhiệm của chúng. Trong các kế hoạch phức tạp, việc xác định bằng mắt các mối quan hệ giữa nhiệm vụ tiền nhiệm và kế nhiệm không phải lúc nào cũng dễ dàng. Điều này đặc biệt đúng khi một nhiệm vụ có nhiều nhiệm vụ tiền nhiệm hoặc kế nhiệm. MS Project 2013 giới thiệu một tính năng được gọi là lộ trình hay đường đi của nhiệm vụ Task Path mà áp dụng định dạng màu sắc tới các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ tiền nhiệm và nhiệm vụ kế nhiệm của nhiệm vụ được chọn. Task Path cũng có thể phân biệt được nhiệm vụ tiền nhiệm phát động- Driving Predecessor của một nhiệm vụ ( là nhiệm vụ tiền nhiệm trực tiếp quyết định hoặc phát động ngày bắt đầu của nhiệm vụ đó) trong những nhiệm vụ tiền nhiệm của nó. ( Các nhiệm vụ tiền nhiệm mà có thể bỏ qua không lên lại tiến độ các nhiệm vụ kế nhiệm của chúng được cho là có sự chùng-slack, được miêu tả chi tiết trong chương 9). Tính năng Task Path cũng có thể làm điều tương tự cho các nhiệm vụ kế nhiệm bị dẫn động-Driven Successor. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, tại cuộc họp nhóm sắp tới bạn muốn biểu thị một số mối quan hệ nhiệm vụ phức tạp hơn trong kế hoạch cuốn sách dành cho trẻ em mới cho cuộc họp nhóm sắp tới. Trong ví dụ này, bạn sử dụng tính năng Task Path để xem các nhiệm tiền nhiệm và kế nhiệm. Bạn cần đến tập tin Advanced Tasks_Start trong thư mục Practices/Chapter08 đi kèm với cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Tasks_Start và lưu nó thành file mới (save as) là Advanced Task. Bước 1: Di chuyển thanh cuộn đứng để nhiệm vụ 16, Proofread and index, lên trên đầu của khung nhìn.

Bây giờ bạn sẽ dễ dàng hơn khi xem kết quả của các hành động tiếp theo của bạn. Bước 2: Kích vào tên của nhiệm vụ 29, Send to color house. Bạn muốn nhận biết các nhiệm vụ tiền nhiệm và kế nhiệm vụ của nhiệm vụ này. Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Task Path và sau đó kích vào Prodecessor. Chương VIII

114

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project áp dụng một định dạng mầu vàng nhạt cho các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ tiền nhiệm của nhiệm vụ 29.

Như bạn có thể thấy trong khung nhìn, nhiệm vụ 29 có một chuỗi các nhiệm vụ tiền nhiệm. Tiếp theo bạn sẽ có một cái nhìn sâu hơn về các nhiệm vụ tiền nhiệm mà ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ của nhiệm vụ 29. Bước 4: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích vào Task Path và sau đó kích chọn vào Driving Predecessor. Project áp dụng một định dạng mầu cam sẫm cho các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ tiền nhiệm phát động của nhiệm vụ 29.

Một số nhiệm vụ tiền nhiệm trực tiếp dẫn dắt việc lên tiến độ của nhiệm vụ 29, và được gọi là nhiệm vụ tiền nhiệm phát động Driving Predecessor ( ví dụ như nhiệm vụ 24). Những nhiệm vụ tiền nhiệm khác có sự nới lỏng về tiến độ ( sự chùng-slack) giữa chúng với nhiệm vụ 29 (nhiệm vụ 27 là một ví dụ). Chương VIII

115

Microsoft Project 2013 by [email protected] Ngoài việc làm nổi bật các nhiệm vụ tiền nhiệm, bạn cũng có thể sử dụng Task Path để làm nổi bật các nhiệm vụ kế nhiệm của các nhiệm vụ được chọn. Bước 5: Với việc nhiệm vụ 29 vẫn đang được chọn, vào tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích vào Task Path và sau đó chọn Successor. Project áp dụng một định dạng màu tím nhạt cho các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ kế nhiệm của nhiệm vụ này. Chúng là nhiệm vụ 30 và 31.

Bây giờ việc làm nổi bật của các nhiệm vụ tiền nhiệm, nhiệm vụ tiền nhiệm phát động và nhiệm vụ kế nhiệm của nhiệm vụ được chọn đã được bật. Tiếp theo, bạn sẽ thấy những nổi bật này cho các nhiệm vụ khác. Bước 6: Chọn tên của nhiệm vụ 22, Proof and review. Project sẽ áp dụng định dạng nổi bật trên đến các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ tiền nhiệm, nhiệm vụ tiền nhiệm phát động và nhiệm vụ kế nhiệm của nhiệm vụ này.

Chương VIII

116

Microsoft Project 2013 by [email protected] Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ phải tắt các định dạng nổi bật và thay đổi mức độ zoom. Bước 7: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích vào Task Path và sau đó chọn Remove Highlighting. Bước 8: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn Timescale, chọn Days. Khi bạn đang làm việc trong một dự án phức tạp, bạn có thể bật các định dạng nổi bật của Task Path để giúp bạn nhanh chóng nhận biết bằng mắt các nhiệm vụ tiền nhiệm và kế nhiệm. Các định dạng màu sắc nổi bật khác nhau cho các nhiệm vụ tiền nhiệm phát động và nhiệm vụ kế nhiệm là đặc biệt hữu ích khi bạn đang tập trung vào việc quản lý toàn bộ thời hạn thực hiện của một chuỗi các nhiệm vụ được liên kết với nhau.

8.2. Điều chỉnh mối quan hệ liên kết các nhiệm vụ Bạn có thể nhớ lại ở chương 3 rằng có bốn loại mối quan hệ giữa các nhiệm vụ có liên kết với nhau: - Finish-to-start (FS): Ngày kết thúc của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày bắt đầu của nhiệm vụ kế nhiệm. Đây là mối quan hệ mặc định. - Start-to-start (SS): Ngày bắt đầu của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày bắt đầu của nhiệm vụ kế nhiệm. - Finish-to-finish (FF): Ngày kết thúc của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày kết thúc của nhiệm vụ kế nhiệm. - Start-to-finish (SF): Ngày bắt đầu của nhiệm vụ tiền nhiệm quyết định ngày kết thúc của nhiệm vụ kế nhiệm. Khi bạn liên kết các nhiệm vụ trong Project, theo mặc định chúng sẽ được cung cấp một mối quan hệ kiểu Finish-to-start. Điều này là thích hợp cho nhiều nhiệm vụ, nhưng đôi khi rất có thể bạn sẽ thay đổi một số mối quan hệ giữa các nhiệm vụ khi bạn tinh chỉnh kế hoạch. Sau đây là một số ví dụ về một số nhiệm vụ mà đòi hỏi có các mối quan hệ khác với kiểu Finish-to-start: - Bạn có thể bắt đầu thiết lập các trang sách ( Set pages) ngay sau khi bắt đầu công việc minh họa (Illustration ) trong một dự án sách (một mối quan hệ kiểu Start-to-start). Điều này sẽ giảm toàn bộ số thời gian cần thiết để hoàn thành hai nhiệm vụ, bởi vì chúng được hoàn thành song song.

- Lên kế hoạch để công việc biên tập (Edit manuscript) cho một cuốn sách có thể bắt đầu trước khi công việc viết bản thảo (Write manuscript) được hoàn thành, nhưng nó phải được hoàn thành trước khi việc viết bản thảo được hoàn tất. Bạn muốn hai nhiệm vụ hoàn thành cùng một lúc (một mối quan hệ kiểu Finish-to-finish).

Các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ nên phản ánh trình tự mà các công việc nên được thực hiện. Sau khi bạn đã thiết lập các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ chính xác, bạn có thể tinh chỉnh tiến độ của bạn bằng cách nhập khoảng thời gian chồng lên (gọi là thời gian sớm-lead time) hoặc khoảng thời gian bị trì hoãn (gọi là thời gian trễ-lag time) giữa ngày kết thúc hoặc ngày bắt đầu của các nhiệm vụ tiền nhiệm và kế nhiệm. Khi hai nhiệm vụ có một mối quan hệ kiểu Finish-to-start. - Thời gian sớm-Lead time khiến cho nhiệm vụ kế nhiệm bắt đầu trước khi nhiệm vụ tiền nhiệm của nó kết thúc. Chương VIII

117

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Thời gian trễ-Lag time khiến cho nhiệm vụ kế nhiệm bắt đầu ở một thời điểm nào đó sau khi nhiệm vụ tiền nhiệm của nó kết thúc. Sau đây là một minh họa về cái cách mà thời gian sớm và trễ ảnh hưởng đến các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Giả sử rằng ban đầu bạn lên kế hoạch cho ba nhiệm vụ sau đây có mối quan hệ kiểu Finish-to-start.

Nhiệm vụ 1 là Copyedit-biên tập, nhiệm vụ 2 là Author review of copyedit-Tác giả xem lại việc chỉnh sửa bản thảo. Trước khi nhiệm vụ 2 có thể bắt đầu, bạn cần phải cho phép thêm một ngày nữa để bản thảo đã được biên tập có thể chuyển đến cho tác giả. Bạn không muốn thêm một ngày nữa cho thời hạn thực hiện-Duration của nhiệm vụ 1 bởi vì thực sự không có công việc nào sẽ xảy ra vào ngày hôm đó. Thay vào đó, bạn nhập thời gian trễ 1 ngày giữa nhiệm vụ 1 và 2.

Tuy nhiên, nhiệm vụ 3 có thể bắt đầu ngay khi nhiệm vụ 2 hoàn thành được một nữa. Để thực hiện điều này, nhập thời gian sớm là 50% giữa nhiệm vụ 2 và 3.

Bạn có thể nhập thời gian sớm hoặc trễ theo các đơn vị về thời gian, chẳng hạn như hai ngày2d, hoặc theo một tỷ lệ phần trăm của thời hạn thực hiện của nhiệm vụ tiền nhiệm, chẳng hạn như 50%. Thời gian trễ được nhập vào với giá trị dương và thời gian sớm được nhập vào với giá trị âm (ví dụ, -2d hoặc -50%). Bạn có thể áp dụng thời gian sớm hoặc trễ cho bất kỳ loại nào của mối quan hệ về nhiệm vụ: Finish-to-start, Start-to-start hoặc bất kỳ loại nào khác. Nơi mà bạn có thể nhập thời gian sớm hoặc trễ bao gồm cả hộp thoại Task Information (tab Task), cột có nhãn Predecessor trong bảng nhập dữ liệu-Entry, khung nhìn Task Forrm ( tab View, nhóm lệnh Split View, lệnh Details) và cả hộp thoại Task Dependency (có thể nhìn thấy được bằng cách kích đúp vào đường liên kết giữa các thanh bar Gantt). Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, công việc chỉnh sửa và thiết kế cho cuốn sách thiếu nhi mới đã được bắt đầu. Ở giai đoạn này, bạn có một kế hoạch ban đầu với tên, thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, các mối quan hệ về nhiệm vụ và các sự phân công tài nguyên. Bây giờ, bạn muốn tỉnh chỉnh các mối quan hệ về nhiệm vụ này. Trong ví dụ này, bạn nhập thời gian sớm và trễ và thay đổi các mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các nhiệm vụ tiền nhiệm và kế nhiệm. Bước 1: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Tasks, chọn Inspect. Bảng điều khiển Task Inspector xuất hiện. Bảng điều khiển ngắn gọn này cho thấy các yếu tố tiến độ ảnh hưởng đến nhiệm vụ đang được chọn, chẳng hạn như mối quan hệ về nhiệm vụ với nhiệm vụ tiền nhiệm, lịch tài nguyên, lịch nhiệm vụ hoặc là một sự kết hợp của các yếu tố. Bạn có thể kích vào bất kỳ mục nào đang được hiển thị với mầu xanh da trời trong Task Inspector để biết thêm chi tiết về nó. Ví dụ, bạn có thể kích vào tên của tài nguyên được phân công tới thuộc khu vực có nhãn Calendar để xem lịch tài nguyên của chúng. Bạn không cần hiển thị bảng điều khiển Task Inspector để thay đổi các chi tiết của nhiệm vụ, nhưng nó có thể là một công cụ hữu ích trong một số trường hợp. Chương VIII

118

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 2: Chọn tên của nhiệm vụ 31, Print and ship. Trong bảng điều khiển Task Inspector, bạn có thể xem các yếu tố tiến độ có ảnh hưởng đến nhiệm vụ này.

Đối với nhiệm vụ 31, bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ tiền nhiệm của nó là nhiệm vụ 30, Generate proofs. Bạn có thể nhìn thấy trong bảng điều khiển này rằng hai nhiệm vụ này có một mối quan hệ kiểu Finish-to-start với thời gian trễ là không. Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh giá trị thời gian trễ trong mối quan hệ về nhiệm vụ để giải thích cho khoảng thời gian vận chuyển bản in thử tới nhà in. Bởi vì bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp giá trị này trong Task Inspector, nên bạn sẽ hiển thị hộp thoại Task Information. Tuy nhiên, đầu tiên là bạn sẽ hiển thị thanh bar Gantt của nhiệm vụ này để bạn có thể dễ dàng quan sát các ảnh hưởng của việc điều chỉnh thời gian trễ. Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task.

Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh giá trị thời gian trễ giữa nhiệm vụ này với nhiệm vụ tiền nhiệm của nó. Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information. Hộp thoại Task Information sẽ xuất hiện. Nó chứa đựng các chi tiết hiện về nhiệm vụ hiện đang được chọn, nhiệm vụ 31. Bước 5: Nhấp vào tab Predecessor. Bước 6: Trong trường dữ liệu Lag của nhiệm vụ tiền nhiệm của nó là nhiệm vụ 30, gõ hoặc chọn 3d, và sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại Task Information. Nhiệm vụ 31 bây giờ được lên tiến độ để sau khi nhiệm vụ 30 kết thúc được 3 ngày ( tính theo ngày làm việc) sẽ bắt đầu.

Chương VIII

119

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh giá trị thời gian trễ giữa hai nhiệm vụ khác. Bước 7: Nhấp vào tên của nhiệm vụ 10, Copyedit incorp. Bạn muốn đẩy thời gian bắt đầu của nhiệm vụ này lên so với nhiệm vụ tiền nhiệm của nó, tức là nhiệm vụ Copyedit incorp có thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ author review of the copyediting được hoàn thành. Bước 8: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Bước 9: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information và sau đó nhấp vào Tab Predecessor trong hộp thoại Task Information. Lưu ý: Bạn có thể sử dụng Shortcut Menu của nhiệm vụ được chọn cho cả hai lệnh: Scroll to Task và Information. Kích chuột phải lên tên của nhiệm vụ, trong Shortcut Menu xuất hiên, lựa chọn lệnh mà bạn muốn. Bước 10: Trong lĩnh dữ liệu Lag của nhiệm vụ tiền nhiệm của nó là nhiệm vụ 9, gõ -25%, và sau đó nhấp OK. Nhập thời gian trễ là một giá trị âm dẫn đến có được khoảng thời gian sớm-lead time.

Nhiệm vụ 10 bây giờ được lên tiến độ để bắt đầu tại thời điểm mà thời hạn thực hiện còn lại của nhiệm vụ 9 là 25% ( tức là đã thực hiện 75%). Nếu thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 9 thay đổi, Project sẽ lên lại tiến độ ngày bắt đầu của nhiệm vụ 10 để nó duy trì một khoảng thời gian sớm là 25% so thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 9. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ thay đổi kiểu mối quan hệ về nhiệm vụ giữa hai nhiệm vụ. Bước 11: Kích đúp vào tên của nhiệm vụ 14, Interior illustration design. Lưu ý: Kích đúp chuột vào tên của một nhiệm vụ là một cách gọi tắt để hiển thị hộp thoại Task Information. Tab Predecessor đang được mở ra. Cũng nên lưu ý tới bảng điều khiển Task Inspector đã cập nhật để hiển thị các chi tiết về tiến độ đối với nhiệm vụ 14, nhiệm vụ hiện đang được chọn.

Chương VIII

120

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 12: Trên tab Predecessor, kích vào trường dữ liệu thuộc cột Type của nhiệm vụ tiền nhiệm của nó là nhiệm vụ 13 ( đang thể hiện là Finish-to-Start). Lựa chọn Start-to-Start (SS), và nhấn nút OK. Project thay đổi mối quan hệ về nhiệm vụ giữa nhiệm vụ 13 và 14 thành Start-to-start.

Điều chỉnh kiểu loại của mối quan hệ giữa các nhiệm vụ và nhập thời gian sớm hoặc trễ một cách thích hợp là các kỹ thuật tuyệt vời để tinh chỉnh các mối quan hệ về nhiệm vụ để bạn có được kết quả như mong muốn. Tuy nhiên, Project không thể tự động thực hiện các điều chỉnh về tiến độ như vậy cho bạn. Là một người quản lý của dự án, bạn phải phân tích các trình tự và các mối quan hệ của các nhiệm vụ của bạn và sử dụng sức phán đoán tốt nhất của bạn khi thực hiện các điều chỉnh như thế.

8.3. Thiết lập các ràng buộc của nhiệm vụ Mỗi nhiệm vụ mà bạn nhập vào trong Project đều có một số kiểu ràng buộc áp dụng tới nó. Một sự ràng buộc quyết định mức độ mà nhiệm vụ có thể lên tiến độ lại. Có ba nhóm ràng buộc: - Ràng buộc linh hoạt: Project có thể thay đổi ngày bắt đầu và kết thúc của một nhiệm vụ. Loại ràng buộc mặc định trong Project là nhiệm vụ bắt đầu càng sớm càng tốt. Loại ràng buộc này được gọi là As Soon As Possible hoặc là ASAP cho ngắn. Trong ràng buộc linh hoạt không có ngày bị ràng buộc. Project không hiển thị bất kỳ chỉ thị đặc biệt nào trong cột chỉ số ID cho các nhiệm vụ có ràng buộc linh hoạt. - Ràng buộc không linh hoạt: Một nhiệm vụ phải bắt đầu hoặc kết thúc vào một ngày nhất định. Ví dụ, bạn có thể chỉ định một nhiệm vụ phải kết thúc vào ngày 13/11/2015. Ràng buộc không linh hoạt đôi khi được gọi là ràng buộc cứng. Khi một ràng buộc không linh hoạt được áp dụng cho một nhiệm vụ, Project sẽ hiển thị một chỉ thị đặc biệt trong cột chỉ số ID. Bạn có thể di chuyển con trỏ chuột đến chỉ thị đó và các chi tiết của ràng buộc không linh hoạt sẽ xuất hiện trong một ScreenTip. - Ràng buộc bán linh hoạt: Một nhiệm vụ có một giới hạn về ngày bắt đầu hay kết thúc. Tuy nhiên, trong phạm vi giới hạn đó, Project có sự linh hoạt về tiến độ để thay đổi ngày bắt đầu hoặc kết thúc của một nhiệm vụ. Ví dụ, chúng ta có một nhiệm vụ phải hoàn thành chậm nhất là ngày 19/6/2015. Tuy nhiên là nhiệm vụ này có thể hoàn thành trước ngày này. Ràng buộc bán linh hoạt đôi khi được gọi là ràng buộc mềm hoặc ràng buộc vừa phải. Khi một ràng buộc bán linh hoạt được áp dụng cho một nhiệm vụ, Project sẽ hiển thị một chỉ thị đặc biệt trong các cột chỉ thị ID. Tổng cộng có 8 loại ràng buộc cho nhiệm vụ: Nhóm ràng buộc

Loại ràng buộc Ý nghĩa

Linh hoạt

As Soon As Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để nó xảy ra càng sớm Possible (ASAP) càng tốt. Đây là loại ràng buộc mặc định được áp dụng cho tất cả các nhiệm vụ mới khi dự án của bạn được thiết lập từ ngày bắt đầu ( xem chương II). Không có ngày bị ràng buộc cho loại ràng buộc ASAP.

Chương VIII

121

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project sẽ lên tiến độ cho một nhiệm vụ để xảy ra càng muộn As Late As Possible (ALAP) càng tốt. Đây là loại ràng buộc mặc định áp dụng cho tất cả các nhiệm vụ mới khi dự án của bạn được thiết lập từ ngày kết thúc. Không có ngày bị ràng buộc cho loại ràng buộc ALAP. Bán linh hoạt

Start No Earlier Than (SNET)

Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để nó bắt đầu vào sau hoặc vào đúng cái ngày bị ràng buộc mà bạn chỉ định. Sử dụng loại ràng buộc này để đảm bảo rằng nhiệm vụ sẽ không được lên tiến độ để bắt đầu trước một ngày cụ thể.

Start No Later Than (SNLT)

Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để nó bắt đầu vào trước hoặc vào đúng cái ngày bị ràng buộc mà bạn chỉ định. Sử dụng loại ràng buộc này để đảm bảo rằng nhiệm vụ sẽ không được lên tiến độ để bắt đầu sau một ngày cụ thể.

Finish No Earlier Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để nó kết thúc vào sau Than (FNET) hoặc vào đúng cái ngày bị ràng buộc mà bạn chỉ định. Sử dụng loại ràng buộc này để đảm bảo rằng nhiệm vụ sẽ không được lên tiến độ để kết thúc trước một ngày cụ thể.

Không linh hoạt

Finish No Later Than (FNLT)

Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để nó kết thúc vào trước hoặc vào đúng cái ngày bị ràng buộc mà bạn chỉ định. Sử dụng loại ràng buộc này để đảm bảo rằng nhiệm vụ sẽ không được lên tiến độ để kết thúc sau một ngày cụ thể.

Must Start On (MSO)

Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để bắt đầu vào đúng cái ngày bị ràng buộc mà bạn chỉ định. Sử dụng loại ràng buộc này để đảm bảo rằng một nhiệm vụ sẽ bắt đầu vào một ngày chính xác.

Must Finish On (MFO)

Project sẽ lên tiến độ một nhiệm vụ để kết thúc vào đúng cái ngày bị ràng buộc mà bạn chỉ định. Sử dụng loại ràng buộc này để đảm bảo rằng một nhiệm vụ sẽ kết thúc vào một ngày chính xác.

Ba nhóm ràng buộc trên có các ảnh hưởng rất khác nhau tới việc lên tiến độ của các nhiệm vụ: - Ràng buộc linh hoạt: Chẳng hạn như As Soon As Possible (ASAP), cho phép các nhiệm vụ được lên tiến độ mà không chịu bất cứ ràng buộc nào khác ngoài mối quan hệ giữa nhiệm vụ tiền nhiệm và kế nhiệm của chúng, và cái ngày bắt đầu của dự án (đối với ràng buộc nhiệm vụ loại ASAP) hoặc ngày kết thúc của dự án (đối với ràng buộc nhiệm vụ loại As Late As Possible hay ALAP ). Không có ngày bắt đầu hoặc kết thúc cố định được áp đặt cho nhóm ràng buộc này. Sử dụng các loại ràng buộc thuộc nhóm này bất cứ khi nào có thể.

ASAP

Trong ví dụ này, nhiệm vụ A và B được liên kết với nhau và nhiệm vụ B được áp dụng loại ràng buộc ASAP. Khi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ A co lại hoặc dãn ra thì ngày bắt đầu nhiệm vụ của B được điều chỉnh tự động cho phù hợp. - Ràng buộc bán linh hoạt: Chẳng hạn như Start No Earlier Than (hoặc SNET) hoặc Start No Later Than ( hoặc SNLT) giới hạn việc lên lại tiến độ của một nhiệm vụ trong một phạm vi giới hạn về ngày mà bạn chỉ định. Chương VIII

122

Microsoft Project 2013 by [email protected] Ngày giới hạn SNET

Ở đây, nhiệm vụ A và B được liên kết với nhau và nhiệm vụ B được áp dụng một ràng buộc SNET với ngày giới hạn được thiết lập là Day4. Nếu thời hạn thực hiện của nhiệm vụ A giảm, ngày bắt đầu của nhiệm vụ B không bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, nếu thời thực hiện của nhiệm vụ A kéo dài thêm thì Project tự động điều chỉnh ngày bắt đầu của nhiệm vụ B. - Ràng buộc không linh hoạt: Chẳng hạn như Must Start On (MSO), ngăn chặn việc lên lại tiến độ của một nhiệm vụ. Chỉ sử dụng các loại ràng buộc thuộc nhóm này khi thật sự cần thiết. MSO

Trong ví dụ này, nhiệm vụ A và B được liên kết với nhau và nhiệm vụ B được áp dụng một ràng buộc MSO với ngày được thiết lập là Day4. Nếu thời hạn thực hiện của nhiệm vụ A giảm hoặc tăng lên thì ngày bắt đầu của nhiệm vụ B vẫn không bị ảnh hưởng. Lưu ý: Khi làm việc với một nhiệm vụ có chế độ tiến độ là thủ công, bạn không thể thay đổi loại ràng buộc hoặc thiết lập một ngày bị ràng buộc cho nó. Nguyên nhân là do Project không lên tiến độ cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, do đó các ràng buộc không có hiệu lực. Để biết thêm thông tin về các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công và các nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động, xem trong chương 3. Loại ràng buộc mà bạn áp dụng cho các nhiệm vụ trong các dự án của bạn phụ thuộc vào điều bạn cần trong Project. Bạn nên sử dụng ràng buộc không linh hoạt chỉ khi ngày bắt đầu hoặc kết thúc của một nhiệm vụ bị cố định bởi các yếu tố ngoài tầm kiểm soát của đội ngũ quản lý dự án. Ví dụ về các nhiệm vụ như vậy bao gồm: Bàn giao tới các khách hàng và kết thúc một giai đoạn tài trợ. Đối với các nhiệm vụ mà không có các giới hạn như vậy thì bạn nên sử dụng ràng buộc linh hoạt. Ràng buộc linh hoạt cung cấp sự tự do quyết định nhất trong việc điều chỉnh ngày bắt đầu và kết thúc, và chúng cho phép Project điều chỉnh các ngày này nếu kế hoạch của bạn thay đổi. Ví dụ, nếu bạn sử dụng ràng buộc ASAP, và khi thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ tiền nhiệm thay đổi từ bốn ngày xuống còn hai ngày, Project sẽ điều chỉnh ngày bắt đầu và kết thúc của tất cả các nhiệm vụ kế nhiệm của nó lên trước 2 ngày. Tuy nhiên, nếu một nhiệm vụ kế nhiệm được áp dụng một ràng buộc không linh hoạt thì Project có thể không điều chỉnh ngày bắt bắt đầu hoặc kết thúc của nhiệm vụ đó. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một nhiệm vụ trong kế hoạch ra mắt cuốn sách thiếu nhi mới không thể bắt đầu sớm như bạn đã dự kiến. Tad Orman, tác giả cuốn sách cho trẻ em, cần đọc và chỉnh sửa cuốn sách của mình ở một công đoạn nào đó trong quá trình thiết kế. Công việc này đã được giải thích trong nhiệm vụ 16, Proofread and index. Tuy nhiên, Tad đã thông báo với bạn rằng do lịch trình đi lại của anh ấy nên anh ta sẽ không thể bắt đầu công việc đó trước ngày 17/7- ngày này muộn hơn so với ngày đã được lên tiến độ. Chương VIII

123

Microsoft Project 2013 by [email protected] Trong ví dụ này, bạn áp dụng một loại ràng buộc và một ngày bị ràng buộc tới một nhiệm vụ. Bước 1: Chọn tên của nhiệm vụ 16, Proofread and index. Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to task. Lưu ý: Để chọn một nhiệm vụ một cách nhanh chóng, thậm chí là bạn không thể thấy nhiệm vụ đó trong khung nhìn hiện tại, nhấn Ctrl + G, và trong trường dữ liệu ID của hộp thoại Go To, nhập số ID của nhiệm vụ cần tìm và sau đó nhấn OK.

Lưu ý tới ngày bắt đầu hiện đang được lên tiến độ của nhiệm vụ này là 15/07/15. Ngày này cần được điều chỉnh. Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information. Bước 4: Trong hộp thoại Task Information, bấm vào tab Advanced. Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Constraint Type, chọn Start No Earlier Than. Bước 6: Trong hộp nhập có nhãn Constraint Date, gõ hoặc chọn 17/07/15.

Bước 7: Nhấn OK. Project sẽ áp dụng loại ràng buộc Start No Earlier Than tới nhiệm vụ này, và một biểu tượng ràng buộc xuất hiện trong cột chỉ thị ID. Bạn có thể di chuyển con trỏ chuột đến biểu tượng để xem chi tiết về ràng buộc trong một ScreenTip.

Chương VIII

124

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Do sự ràng buộc này ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của nhiệm vụ nên bảng điều khiển Task Inspector bây giờ bao gồm cả các chi tiết về ràng buộc. Nhiệm vụ 16 được lên lại tiến độ để bắt đầu vào ngày 17/07/15 thay vì 15/07/15. Tất cả các nhiệm phụ mà phụ thuộc vào nhiệm vụ 16 cũng sẽ được lên lại tiến độ. Một cách để thấy sự lên lại tiến độ này là có sự làm nổi bật sự thay đổi bằng màu xanh da trời nhạt được Project áp dụng cho các trường dữ liệu thuộc cột Start và Finish của các nhiệm vụ kế nhiệm của nhiệm vụ 16. Bởi vì thời hạn thực hiện của nhiệm vụ khái quát 1st Pages review và Design and Production cũng đã thay đổi do việc áp dụng ràng buộc SNET tới nhiệm vụ 16 nên các trường dữ liệu Start và Finish của các nhiệm vụ khái quát này cũng được làm nổi bật. Việc làm nổi bật các trường dữ liệu bị thay đổi bằng màu xanh da trời vẫn được nhìn thấy cho đến khi bạn thực hiện một hành động chỉnh sửa khác hoặc lưu tập tin dự án, và nó là một cách thức hiệu quả về thị giác để nhìn thấy các ảnh hưởng sâu rộng của các hành động cụ thể của bạn trong kế hoạch của bạn. Bước 8: Nhấp vào nút Close (nút "X" ở góc trên cùng bên phải) trên bảng điều khiển Task Inspector để đóng nó. Dưới đây là một vài điều khác cần lưu ý khi áp dụng các ràng buộc tới các nhiệm vụ: - Nhập một ngày kết thúc ( ví dụ, trong cột có nhãn Finish) cho một nhiệm vụ để áp dụng ràng buộc Finish No Earlier Than cho nhiệm vụ đó. - Nhập một ngày bắt đầu (ví dụ, trong cột có nhãn Start ) cho một nhiệm vụ hoặc trực tiếp kéo một thanh bar Gantt trên biểu đồ Gantt để áp dụng ràng buộc Start No Earlier Than cho nhiệm vụ đó. - Trong nhiều trường hợp, nhập một ngày hạn chót- deadline là một lựa chọn thích hợp hơn việc nhập một ràng buộc bán linh hoạt hoặc ràng buộc không linh hoạt. Bạn sẽ làm việc với deadline trong Chương 9. - Trừ khi bạn chỉ định một thời gian làm việc khác, còn không Project sẽ sử dụng giá trị Default Start Time hoặc Default Finish Time trong tab Schedule của hộp thoại Project Options để lên tiến độ thời gian bắt đầu hoặc kết thúc làm việc trong ngày của ngày ràng buộc (Để mở hộp thoại này, vào tab File chọn Options). Trong dự án này ( của file ví dụ mà bạn đang mở) thời gian bắt đầu làm việc mặc định là 8 A.M. Nếu bạn muốn có một nhiệm vụ bị ràng buộc được lên tiến độ để bắt đầu vào một thời điểm khác thì hãy nhập thời gian đó vào cùng với ngày bắt đầu. Ví dụ, nếu bạn muốn lên tiến độ một nhiệm vụ để nó bắt đầu vào lúc 10 A.M ngày 16/07/2015 thì nhập 16/7/15 10AM vào trong trường dữ liệu Start. - Để gỡ bỏ một ràng buộc, đầu tiên là chọn một nhiệm vụ hoặc nhiều nhiệm vụ, trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Information. Trong hộp thoại Task Information, bấm vào tab Advanced. Trong hộp chọn có nhãn Constraint Type, chọn As Soon As Possible hoặc As Late As Possible (nếu dự án lên tiến độ từ ngày kết thúc). - Nếu bạn phải áp dụng ràng buộc bán linh hoạt hoặc không linh hoạt bên cạnh các mối quan hệ về nhiệm vụ thì bạn có thể tạo ra một cái gì đó được gọi là sự nới lỏng ( hay chùng) tiêu cựcChương VIII

125

Microsoft Project 2013 by [email protected] Negative slack. Ví dụ, giả sử bạn có một nhiệm vụ kế nhiệm có một mối quan hệ kiểu Finish-toStart với nhiệm vụ tiền nhiệm của nó. Nếu bạn nhập một ràng buộc loại Must Start On cho nhiệm vụ kế nhiệm với ngày bị ràng buộc sớm hơn ngày kết thúc của nhiệm vụ tiền nhiệm, việc này cho ra kết quả là sự nới lỏng tiêu cực và một sự xung đột về việc lên tiến độ. Theo mặc định, ngày bị ràng buộc áp dụng cho nhiệm vụ kế nhiệm sẽ không đếm xỉa đến mối quan hệ về nhiệm vụ. Tuy nhiên, nếu thích thì bạn có thể thiết lập để Project đề cao mối quan hệ phụ thuộc hơn sự ràng buộc. Trên tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, nhấp vào tab Schedule. Bỏ tích chọn trên hộp kiểm có nhãn Tasks Will Always Honor Their Constraint Dates. - Nếu bạn phải lên tiến độ một dự án bắt đầu từ ngày kết thúc thay vì từ ngày bắt đầu thì một số hành vi của ràng buộc thay đổi. Ví dụ, loại ràng buộc As Late As Possible chứ không phải loại As Soon As Possible trở thành ràng buộc mặc định cho các nhiệm vụ mới tạo ra. Bạn nên luôn theo dõi các ràng buộc khi lên tiến độ của dự án từ ngày kết thúc để đảm bảo rằng chúng tạo ra các kết quả mà bạn dự định.

8.4. Gián đoạn sự làm việc trong nhiệm vụ Ban đầu, khi lên kế hoạch các nhiệm vụ cho dự án, bạn có thể biết rằng sự làm việc trong một số nhiệm vụ nhất định sẽ bị gián đoạn. Thay vì liệt kê nhiệm vụ đó thành hai lần để giải thích cho sự gián đoạn đã được biết đến khi thực hiện, thì bạn có thể chia tách-split nhiệm vụ thành hai hoặc nhiều phân đoạn. Sau đây là một số lý do tại sao mà bạn có thể muốn chia tách một nhiệm vụ: - Bạn lường trước có một sự gián đoạn trong nhiệm vụ. Ví dụ, nhà máy là nơi mà một nhiệm vụ phải được thực hiện sẽ không dừng ở nữa chừng cho đến khi nhiệm vụ được hoàn thành. - Một nhiệm vụ bất ngờ bị gián đoạn. Sau khi một nhiệm vụ được thực hiện, một tài nguyên có thể phải ngừng làm việc trong nhiệm vụ đó bởi vì có nhiệm vụ khác được ưu tiên hơn. Sau khi nhiệm vụ thứ hai được hoàn thành, tài nguyên có thể tiếp tục làm việc lại trong nhiệm vụ đầu tiên. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã biết được rằng sự làm việc trong một nhiệm vụ trong kế hoạch dự án cuốn sách thiếu nhi mới sẽ bị gián đoạn. Bạn muốn giải thích điều này trong kế hoạch bằng cách ghi lại sự gián đoạn, là nơi mà sự không làm việc nên được lên tiến độ nhưng vẫn giữ thời gian làm việc được phân công đến nhiệm vụ không bị thay đổi. Trong ví dụ này, bạn chia tách một nhiệm vụ để giải thích cho một sự gián đoạn về sự làm việc trong nhiệm vụ đó. Bước 1: Chọn tên của nhiệm vụ 3, Content edit. Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Bạn đã được biết rằng sự làm việc trong nhiệm vụ này sẽ bị gián đoạn trong ba ngày, bắt đầu từ Thứ 2 ngày 13 tháng 4. Bước 3: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích Split Task (nó trông giống như một thanh bar Gantt bị đứt gẫy). Một ScreenTip xuất hiện, và biểu tượng của con trỏ chuột thay đổi. Bước 4: Di chuyển con trỏ chuột lên thanh bar Gantt của nhiệm vụ 3. ScreenTip này là rất cần thiết để chia tách một cách chính xác một nhiệm vụ bởi vì nó chứa đựng ngày mà bạn sẽ bắt đầu phân đoạn thứ hai của nhiệm vụ nếu bạn kích và kéo con trỏ chuột từ vị trí hiện tại của nó trên thanh bar Gantt. Khi bạn di chuyển con trỏ chuột dọc theo thanh bar Gantt, bạn sẽ thấy ngày bắt đầu đó thay đổi trong ScreenTip. Bước 5: Di chuyển (nhưng không kích ) con trỏ chuột dọc trên thanh bar Gantt của nhiệm vụ 3 cho đến khi ngày bắt đầu dự kiến ( có nhãn là Scheduled Start ) là Thứ 2 ngày 13 tháng 4 xuất hiện trong ScreenTip.

Chương VIII

126

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bước 6: Kích và kéo con trỏ chuột sang phải cho đến khi nhãn Task Start xuất hiện trong ScreenTip là Thứ 5 ngày 16 tháng 4, và sau đó nhả chuột. Project chèn một đoạn chia tách nhiệm vụ (Task Split), thể hiện trong phần biểu đồ Gantt là một đường nét chấm nằm giữa hai phân đoạn của nhiệm vụ 3.

Lưu ý: Chia tách các nhiệm vụ bằng chuột có thể mất một chút luyện tập để thành thục. Trong bước 6, sau khi chia tách xong nhiệm vụ 3 với phân đoạn thực hiện thứ hai bắt đầu từ ngày 16 tháng 4 như trên, nếu bạn không muốn ngày bắt đầu của phân đoạn 2 như vậy thì bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột tới phân đoạn thứ hai một lần nữa. Khi con trỏ chuột thay đổi thành một hình có bốn đầu mũi tên thì kích và kéo phân đoạn này để có được ngày bắt đầu khác. Dưới đây là một vài điều khác cần lưu ý khi chia tách nhiệm vụ: - Bạn có thể chia tách một nhiệm vụ thành nhiều phân đoạn. - Bạn có thể kéo một phân đoạn của một nhiệm vụ được chia tách sang trái hoặc phải để lên lại tiến độ sự chia tách. - Để nối lại hai phân đoạn của một nhiệm vụ được chia tách, kéo một trong hai phân đoạn của nhiệm vụ đó cho đến khi nó chạm vào phân đoạn còn lại. - Thời hạn thực hiện của đoạn chia tách nhiệm vụ (Task Split), đại diện bởi đường nét chấm, không được tính vào thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Không có sự làm việc nào xảy ra trong đoạn chia tách này. - Nếu thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ được chia tách thay đổi thì phân đoạn cuối cùng của nhiệm vụ này sẽ tăng hoặc giảm chiều dài. - Nếu một nhiệm vụ được chia tách được lên lại tiến độ (ví dụ, nếu ngày bắt đầu của nó thay đôi), thì toàn bộ nhiệm vụ bị lên lại tiến độ. Nhiệm vụ vẫn giữ nguyên giá trị thời hạn thực hiện của các phân đoạn và đoạn chia tách. - Cân đối tài nguyên hoặc áp dụng bằng tay đường biên thời gian làm việc cho sự phân công tài nguyên có thể khiến các nhiệm vụ bị chia tách. Bạn sẽ tìm hiểu về áp dụng đường biên thời gian làm việc ở chương 10, và cân đối tài nguyên trong chương 11. - Nếu bạn không muốn hiển thị các đoạn chia tách nhiệm vụ là đường nét chấm, bạn có thể ẩn các đường nét chấm này. Trên tab Format, trong nhóm lệnh Format, kích Layout. Trong hộp thoại Layout, gỡ bỏ dấu chọn trong hộp kiểm Show bar splits.

Chương VIII

127

Microsoft Project 2013 by [email protected]

8.5. Điều chỉnh thời gian làm việc của các nhiệm vụ riêng lẻ Có thể vào lúc nào đó bạn muốn một nhiệm vụ cụ thể xảy ra vào khoảng thời gian mà khác với thời gian làm việc của lịch dự án-Project Calendar. Hoặc có lẽ bạn muốn một nhiệm vụ xảy ra tại một thời điểm bên ngoài thời gian làm việc của tài nguyên, được quyết định bởi lịch tài nguyên-Resource Calendar. Để thực hiện được điều này, bạn áp dụng một lịch nhiệm vụ-Task Calendar tới các nhiệm vụ như vậy. Cũng như đối với lịch dự án, bạn chỉ định một trong các lịch cơ sở để sử dụng làm một lịch nhiệm vụ. Sau đây là một số ví dụ khi bạn có thể cần một lịch nhiệm vụ: - Bạn đang sử dụng lịch cơ sở Standard với thời gian làm việc bình thường trong ngày là từ 08:00 sáng tới 5:00 chiều làm lịch dự án của bạn, và bạn có một nhiệm vụ mà phải thực hiện qua đêm. - Bạn có một nhiệm vụ mà nó phải xảy ra vào một ngày cụ thể trong tuần. - Bạn có một nhiệm vụ mà nó phải xảy ra trong một ngày nghỉ cuối tuần. Không giống như các tài nguyên, Project không tạo ra các lịch nhiệm vụ khi bạn tạo ra nhiệm vụ. (Nếu bạn cần xem lại lịch tài nguyên trong chương 4). Khi bạn cần một lịch nhiệm vụ, bạn phân công một lịch cơ sở tới nhiệm vụ. Lịch cơ sở này có thể là một trong số các lịch cơ sở được Project cung cấp hoặc là một lịch cơ sở lịch mới mà bạn tạo ra cho nhiệm vụ. Ví dụ, nếu bạn gán lịch cơ sở 24 Hours tới một nhiệm vụ, Project sẽ lên tiến độ để nhiệm vụ làm việc 24 giờ/ngày thay vì thời gian làm việc đã được chỉ rõ trong lịch dự án. Đối với nhiệm vụ mà có cả lịch nhiệm vụ lẫn sự phân công tài nguyên, Project sẽ lên tiến làm việc trong suốt khoảng thời gian làm việc chung ( hoặc trùng lặp) giữa lịch nhiệm vụ và lịch tài nguyên. Nếu không có khoảng thời gian làm việc chung, Project sẽ thông báo khi bạn áp dụng lịch nhiệm vụ hoặc phân công một tài nguyên đến nhiệm vụ. Khi bạn áp dụng một lịch nhiệm vụ cho một nhiệm vụ, bạn có thể chọn cách bỏ qua các lịch tài nguyên cho tất cả các tài nguyên đã phân công tới nhiệm vụ. Làm như vậy khiến Project lên tiến độ cho các tài nguyên làm việc trong nhiệm vụ theo lịch nhiệm vụ mà không theo lịch tài nguyên riêng của chúng (ví dụ, để làm việc 24 giờ mỗi ngày). Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cần phải ghi lại rằng một nhiệm vụ trong dự án cuốn sách thiếu nhi mới có khoảng thời gian làm việc hạn chế hơn so với các nhiệm vụ còn lại. Kế hoạch dự án này bao gồm một nhiệm vụ là bàn giao bản in cuối cùng tới một công ty dịch vụ thiết lập mầu, nơi chuẩn bị việc in thương mại cuốn sách. Tuy nhiên, công ty này chỉ bắt đầu việc trong các hợp đồng mới từ ngày thứ Hai đến thứ Tư. Trong ví dụ này, bạn tạo một lịch cơ sở mới và áp dụng nó tới một nhiệm vụ với tư cách là một lịch nhiệm vụ. Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Change Working Time. Hộp thoại Change Working Time sẽ xuất hiện. Bước 2: Trong hộp thoại Change Time Working, nhấn vào nút Create New Calendar. Hộp thoại Create New Base Calendar xuất hiện. Bước 3: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Monday-Wednesday. Bước 4: Hãy chắc chắn rằng tùy chọn Make a copy of được chọn và Standard được chọn trong danh sách thả xuống của hộp chọn bên cạnh.

Chương VIII

128

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 5: Nhấn OK. Lưu ý: Kế hoạch ( file ví dụ) này sử dụng lịch cơ sở Standard làm lịch dự án. Một lợi ích của việc tạo ra một lịch mới bằng cách sao chép lại lịch cơ sở Standard là tất cả các trường hợp ngoại lệ về ngày làm việc trong lịch Standard, chẳng hạn như ngày lễ quốc gia mà bạn đã nhập trước đó, cũng sẽ xuất hiện trong lịch mới. Tuy nhiên là bất kỳ sự thay đổi nào đó sau này được thực hiện cho một trong số chúng đều không ảnh hưởng đến lịch còn lại. Lưu ý rằng bây giờ Monday-Wednesday sẽ xuất hiện trong hộp chọn có nhãn For calendar. Bước 6: Trong hộp thoại Change Working Time, nhấp vào tab Work Weeks. Bước tiếp theo, bạn sẽ nhập các chi tiết về thời gian làm việc cho lịch mới này. Bước 7: Hãy chắc chắn rằng giá trị [Default] trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Name và hàng thứ nhất được chọn, và sau đó nhấp vào nút Details. Bước 8: Trong hộp chọn có nhãn Select day(s) lựa chọn thứ Năm (Thurday) và thứ Sáu (Friday), nhớ nhấn phím Ctrl khi lựa chọn để chọn được nhiều ngày. Đây là những ngày mà bạn muốn thay đổi thành ngày không làm việc trong lịch này. Bước 9: Chọn tùy chọn Set day to nonworking time.

Bước 10: Nhấn OK để đóng hộp thoại Details, và sau đó nhấn nút OK một lần nữa để đóng hộp thoại Change Working Time. Bây giờ bạn đã tạo ra lịch Monday-Wednesday, và bạn đã sẵn sàng để áp dụng nó cho một nhiệm vụ. Bước 11: Chọn tên của nhiệm vụ 29, Send to color house. Hiện nay, nhiệm vụ này đang được dự kiến tiến độ sẽ bắt đầu vào ngày Thứ 5 ngày 3 tháng 9. Bước 12: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information. Hộp thoại Task Information sẽ xuất hiện. Bước 13: Nhấp vào tab Advanced. Bạn có thể nhìn thấy là trong hộp chọn có nhãn Calendar, Project mặc định cho tất cả các nhiệm vụ là None. Bước 14: Trong hộp chọn Calendar, chọn Monday-Wednesday trong danh sách các lịch cơ sở có sẵn.

Chương VIII

129

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bước 15: Nhấn OK để đóng hộp thoại. Project sẽ áp dụng lịch Monday-Wednesday tới nhiệm vụ 29. Lịch nhiệm vụ này khiến cho Project lên lại tiến độ của nhiệm vụ sang ngày sẵn sàng làm việc, cụ thể là ngày thứ hai của tuần tiếp theo. Một biểu tượng lịch xuất hiện trong cột chỉ thị ID để nhắc nhở bạn rằng nhiệm vụ này có một lịch nhiệm vụ đã được áp dụng tới nó. Bước 16: Di chuyển con trỏ chuột đến biểu tượng lịch.

Một ScreenTip xuất hiện, hiển thị các chi tiết về lịch này. Bởi vì lịch mà bạn áp dụng cho nhiệm vụ này đã được tùy chỉnh nên nó sẽ không lên tiến độ làm việc trong nhiệm vụ vào ngày thứ năm hoặc thứ sáu hoặc vào các ngày cuối tuần.

8.6. Kiểm soát việc lên tiến độ của nhiệm vụ bằng loại của nhiệm vụ Bạn có thể nhớ lại ở chương 5 rằng Project sử dụng công thức sau đây, được gọi là công thức tiến độ-Scheduling formular để tính toán thời gian làm việc của một nhiệm vụ: Thời hạn thực hiện-Duration × Lượng phân công-Assignment Units = Thời gian làm việcWork Ở đây, lượng phân công Unit thường được thể hiện là một tỷ lệ phần trăm. Cũng nên nhớ rằng một nhiệm vụ có được thời gian làm việc-Work khi có ít nhất có một tài nguyên làm việc (người hoặc thiết bị) được phân công tới nó. Mỗi trị số trong công thức tiến độ tương ứng với một loại của nhiệm vụ. Một loại của nhiệm vụ xác định trị số nào trong ba trị số của công thức tiến độ vẫn cố định còn hai trị số kia thay đổi. Loại mặc định của nhiệm vụ là lượng phân công được cố định-fixed units: Nếu bạn thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, Project sẽ tính toán lại thời gian làm việc. Tương tự như vậy, nếu bạn thay đổi thời gian làm việc của một nhiệm vụ, Project sẽ tính toán lại thời hạn thực hiện. Trong cả hai trường hợp, giá trị của lượng phân công không bị ảnh hưởng. Hai loại khác của nhiệm vụ là thời hạn thực hiện được cố định –fixed duration và thời gian làm việc được cố định- fixed work. Đối với các loại nhiệm vụ này, Project sử dụng một trường dữ Chương VIII

130

Microsoft Project 2013 by [email protected] liệu theo pha thời gian gọi là lượng phân công theo hình chóp-peak units khi đáp ứng lại các thay đổi về tiến độ. Đối với nhiệm vụ thuộc loại fixed work: - Bạn có thể thay đổi giá trị của lượng phân công, Project sẽ tính toán lại thời hạn thực hiện. - Bạn có thể thay đổi giá trị của thời hạn thực hiện và Project sẽ tính toán lại lượng phân công theo hình chóp cho từng giai đoạn thời gian. Giá trị của lượng phân công không bị ảnh hưởng. Lưu ý: Bạn không thể tắt nỗ lực định hướng tiến độ-Effort driven của một nhiệm vụ thuộc loại fixed work. Nếu bạn cần xem lại nỗ lực định hướng tiến độ trong chương 5. Đối với nhiệm vụ thuộc loại fixed duration: - Bạn có thể thay đổi giá trị của lượng phân công và Project sẽ tính toán lại thời gian làm việc. - Bạn có thể thay đổi giá trị của thời gian làm việc và Project sẽ tính toán lại lượng phân công theo hình chóp cho từng giai đoạn thời gian. Giá trị của lượng phân công không bị ảnh hưởng. Project cũng theo dõi các giá trị cao nhất của lượng phân công theo hình chóp đối với từng sự phân công. Giá trị này được lưu trữ trong trường dữ liệu Peak, được giải thích sau trong chương này. Lưu ý: Bạn không thể thay đổi loại của nhiệm vụ của nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, và ảnh hưởng của loại của nhiệm vụ trong việc lên tiến độ của một nhiệm vụ như đã mô tả ở trên chỉ duy nhất áp dụng cho nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động. Nếu bạn cần xem lại các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công thì xem trong chương 3. Để xem loại của nhiệm vụ của nhiệm vụ được chọn, trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Information. Sau đó, trong hộp thoại Task Information, bấm vào tab Advanced. Bạn cũng có thể xem loại nhiệm vụ của nhiệm vụ trong khung nhìn Task Form ( Khi đang trong khung nhìn Gantt Chart, bạn có thể hiển thị khung nhìn Task Form bằng cách nhấn vào Details trên tab View, trong nhóm lệnh Split View). Bạn có thể thay đổi loại của một nhiệm vụ bất cứ lúc nào. Lưu ý rằng sự biểu thị cho một loại nhiệm vụ là fixed-cố định không có nghĩa là các giá trị của nó là thời hạn thực hiện hoặc lượng phân công hoặc thời gian làm việc của nó là không thể bị thay đổi. Bạn có thể thay đổi bất kỳ giá trị nào cho bất kỳ loại nào của nhiệm vụ. Đâu là loại nhiệm vụ đúng để áp dụng cho mỗi nhiệm vụ của bạn? Điều đó phụ thuộc vào cách thức mà bạn muốn Project lên tiến độ cho nhiệm vụ đó. Bảng sau đây tóm tắt các ảnh hưởng của việc thay đổi bất kỳ giá trị nào đối với bất kỳ loại nào của nhiệm vụ. Bạn đọc nó như một bảng liên hợp. Bạn có thể thay đổi

Duration

Nếu loại của nhiệm vụ là..

Work

Fixed duration

Work

Work

Peak

Fixed units

Work

Duration

Fixed work

Peak

Duration

Duratio n Duratio n

… sau đó Project sẽ tính toán lại

* Lượng phân công-Assignment Units, lượng phân công theo hình chóp-Peak Units, lượng phân công cao nhất-Peak, và công thức tiến độ Trong các phiên bản trước đó của MS Project, giá trị ban đầu của lượng phân công của một tài nguyên sẽ thay đổi là điều có thể, và điều này dẫn đến các kết quả không mong đợi đối với công thức tiến độ. Hành vi này bắt đầu thay đổi từ MS Project 2010. Project bây giờ đang theo Chương VIII

131

Microsoft Project 2013 by [email protected] dõi cả giá trị của lượng phân công và một giá trị được tính toán gọi là lượng phân công cao nhất Peak (hoặc, khi xem trong lưới pha thời gian là lượng phân công theo hình chóp peak units). Project sử dụng giá trị của lượng phân công khi lúc ban đầu lên tiến độ hoặc sau đó lên lại tiến độ một nhiệm vụ, nhưng nó sử dụng lượng phân công theo hình chóp -Peak Units khi báo cáo giá trị lượng phân công theo hình chóp cao nhất của một tài nguyên. Đây là một ví dụ. Nếu ban đầu bạn phân công một tài nguyên với lượng phân công là 100% cho một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện là 1 ngày và loại của nhiệm vụ là fixed units, Project sử dụng giá trị đó để tính toán lúc ban đầu thời gian làm việc là 8 giờ. Tuy nhiên, nếu sau đó bạn ghi lại rằng thời gian làm việc thực tế là 10 giờ cho nhiệm vụ đó, đối với các phiên bản trước phiên bản MS Project 2010 sẽ tính toán lại lượng phân công là 125% để giữ cho công thức tiến độ được chính xác. Nếu sau đó bạn thêm vào thời gian làm việc nhiều hơn nữa hoặc thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ thì Project sẽ lên tiến độ nhiệm vụ bằng cách sử dụng giá trị lượng phân công là 125% và đó có lẽ không phải là kết quả mà bạn muốn. Tuy nhiên, MS Project 2010 và các phiên bản sau này, sẽ ghi lại giá trị peak là 125%, và rồi sau đó nếu bạn thêm thời gian làm việc hoặc thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, Project sẽ sử dụng giá trị lượng phân công gốc ban đầu là 100% chứ không phải là giá trị Peak là 125% để lên lại tiến độ cho nhiệm vụ. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn cố gắng điều chỉnh thời gian làm việc và các chi tiết của sự phân công của một số nhiệm vụ trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới nhưng không nhận được kết quả như mong muốn. Sau khi được biết cách thức điều chỉnh loại của nhiệm vụ, bạn quyết định thử lại một lần nữa. Trong ví dụ này, bạn thay đổi loại của một nhiệm vụ và một số giá trị trong công thức tiến độ, và bạn nhìn thấy kết quả ảnh hưởng lên các nhiệm vụ. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task View, kích vào Task Usage. Bước 2: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 8, Copyedit. Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task.

Project sẽ hiển thị các chi tiết về tiến độ và sự phân công đối với nhiệm vụ 8, Copyedit. Khung nhìn Task Usage nhóm các tài nguyên được phân công tới bên dưới mỗi nhiệm vụ và cho bạn nhìn thấy, ở giữa những thứ khác, là thời hạn thực hiện và thời gian làm việc của từng nhiệm vụ-đây là hai trong ba trị số của công thức tiến độ. Bước 4: Nếu cần thiết, kéo thanh chia đứng khung nhìn sang bên phải để nhìn thấy được cột Finish. Tiếp theo, bạn sẽ thêm hai cột vào bảng Usage để bạn có thể nhìn lượng phân công ( trị số còn lại trong công thức tiến độ) và các giá trị peak. Bạn không cần phải sửa đổi khung nhìn này mỗi khi bạn muốn sử dụng nó, nhưng đối với mục đích của chúng ta bây giờ thì đây là một cách tốt nhất để minh họa sự ảnh hưởng của việc thay đổi loại của nhiệm vụ và các giá trị của công thức tiến độ. Bước 5: Kích vào tiêu đề cột Start, và sau đó, trên tab Format, trong nhóm lệnh Column, kích Insert Column. Một danh sách các trường dữ liệu xuất hiện. Bước 6: Kích Assignment Units. Chương VIII

132

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 7: Kích vào tiêu đề cột Start, và sau đó, trên tab Format, trong nhóm lệnh Column, kích Insert Column. Bước 8: Kích Peak. Project chèn cột Assignment Units và Peak vào phía bên trái của cột Start. Peak là giá trị lượng phân công theo hình chóp cao nhất của tài nguyên tại bất kỳ thời điểm nào trong suốt thời hạn thực hiện của sự phân công.

Bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 8 có tổng số thời gian làm việc là 240 giờ, giá trị của lượng phân công tài nguyên là 200%, và thời hạn thực hiện là 15 ngày. Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ này để quan sát các ảnh hưởng lên trên các giá trị khác. Sau một cuộc thảo luận giữa hai biên tập về việc ai sẽ thực hiện công việc chỉnh sửa bản thảo, bạn đồng ý rằng thời hạn thực hiện của nhiệm vụ nên tăng lên và thời gian làm việc hàng ngày của tài nguyên này trong nhiệm vụ sẽ giảm một cách tương ứng. Bước 9: Trong trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ 8, gõ hoặc chọn 20d, và nhấn phím Enter. Project sẽ thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ này thành 20 ngày và làm tăng thời gian làm việc lên đến 320 giờ. Lưu ý tới việc làm nổi bật sự thay đổi bằng màu xanh da trời nhạt đã được áp dụng cho các giá trị thuộc cột Work và Duration. Bạn đã tăng thời gian hạn thực hiện và cũng muốn tổng số thời gian làm việc vẫn giữ nguyên như cũ, vì vậy bạn sẽ sử dụng nút hành động-Action để điều chỉnh kết quả của thời hạn thực hiện mới của nhiệm vụ. Bước 10: Kích vào nút Action trong trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ 8. Xem xét các tùy chọn trên danh sách hiện ra.

Bởi vì loại của nhiệm vụ 8 là fixed units (loại mặc định của nhiệm vụ) nên sự lựa chọn mặc định của Action là tăng thời gian làm việc khi thời hạn thực hiện tăng. Tuy nhiên, bạn muốn giữ tổng số thời gian làm việc như lúc ban đầu và giảm thời gian làm việc hàng ngày của tài nguyên được phân công tới trong nhiệm vụ. Bước 11: Trên danh sách Actions, kích Decrease the hours resources work per day (units) but keep the same amount of work. Giá trị thuộc cột Assignment units và Peak giảm còn 150%, và tổng số thời gian làm việc vẫn giữ nguyên không bị thay đổi là 240 giờ. Ở bên phải của khung nhìn Task Usage, bạn có thể thấy rằng thời gian làm việc được lên tiến độ cho từng ngày đã giảm từ 16 giờ xuống 12 giờ.

Chương VIII

133

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi loại của một nhiệm vụ và sau đó điều chỉnh thời gian làm việc trong một nhiệm vụ khác. Bước 12: Chọn tên của nhiệm vụ 24, Final review. Bước 13: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Project hiển thị các giá trị thời gian làm việc cho nhiệm vụ 24. Bước 14: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích Information. Hộp thoại Task Information sẽ xuất hiện. Bước 15: Kích vào tab Advanced. Nhiệm vụ được chọn miêu tả việc xem xét cuối cùng các chỉnh sửa bản thảo trước khi in của cuốn sách mới. Như bạn có thể nhìn thấy trong hộp chọn có nhãn Task Type, nhiệm vụ này có loại mặc định là fixed units. Nhiệm vụ được lên tiến độ trong bốn ngày. Bởi vì chính sách của Lucerne Publishing là cho phép có bốn ngày làm việc đối với các nhiệm vụ xem xét như này nên bạn sẽ thay đổi để nhiệm vụ này là một nhiệm vụ thuộc loại fixed durarion. Bước 16: Trong hộp chọn có nhãn Task Type, chọn Fixed Duration. Bước 17: Kích OK để đóng hộp thoại Task Information. Việc thay đổi loại của nhiệm vụ không tạo ra bất kỳ sự thay đổi ngay lập tức nào đó tới tiến độ của nhiệm vụ. Tiếp theo, bạn sẽ thêm thời gian làm việc cho nhiệm vụ và quan sát sự ảnh hưởng. Bước 18: Trong trường dữ liệu thuộc cột Work của nhiệm vụ 24, final review, gõ hoạch chọn 120h, và sau đó nhấn phím Enter.

Bởi vì đây là một nhiệm vụ thuộc loại fixed duration và bạn đã thêm thời gian làm việc nên Project điều chỉnh giá trị Peak lên tới 125%; điều này thể hiện một sự phân bổ vượt mức cố ý. Ở bên phải của khung nhìn Task Usage, bạn có thể thấy rằng các tài nguyên được phân công tới nhiệm vụ 24 bây giờ được lên tiến độ làm việc 10 giờ mỗi ngày cho phần lớn các ngày được phân công trong nhiệm vụ này. Tuy nhiên, giá trị của lượng phân công gốc ban đầu 100% của từng người vẫn giữ nguyên không bị ảnh hưởng. Khi bạn tinh chỉnh kế hoạch của bạn trong Project, có thể một số lúc bạn thấy việc điều chỉnh nhanh sự phản ứng của Project với việc thay đổi tiến độ thông qua nút Action là đủ. Vào các lúc khác, bạn có thể sự thay đổi một cách cố ý loại của một nhiệm vụ để kiểm soát cách thức mà Project sẽ xử lý việc lên tiến độ của nó một cách phù hợp hơn. Chương VIII

134

Microsoft Project 2013 by [email protected] * Loại của nhiệm vụ và nỗ lực định hướng tiến độ 200 Nhiều người hiểu sai về loại của nhiệm vụ và nỗ lực định hướng tiến độ (effort-driven) và kết luận rằng hai vấn đề này có mối liên quan mật thiết hơn những gì chúng thể hiện. Cả hai thiết lập này đều có thể ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của bạn. Trong khi ảnh hưởng của loại của nhiệm vụ áp dụng bất cứ khi nào bạn chỉnh sửa thời gian làm việc, thời hạn thực hiện hoặc lượng phân công, thì nỗ lực định hướng tiến độ ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của bạn chỉ khi bạn đang phân công hoặc gỡ bỏ các tài nguyên ra khỏi các nhiệm vụ. Để biết thêm thông tin về nỗ lực định hướng tiến độ, xem lại Chương 5.

Chương VIII

135

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Tinh chỉnh các chi tiết của nhiệm vụ

Chương IX

136

Microsoft Project 2013 by [email protected] Trong chương này, bạn tiếp tục đi sâu vào các tính năng quản lý nhiệm vụ mà bạn bắt đầu từ trong chương trước. Chương này tập trung vào các tính năng cụ thể mà bạn có thể áp dụng cho các nhiệm vụ riêng lẻ, bao gồm các ngày hạn chót và các chi phí cố định. Ngoài ra, bạn sẽ thiết lập một nhiệm vụ định kỳ và quan sát lộ trình then chốt của một dự án.

9.1. Nhập ngày hạn chót. Nhập vào một ngày hạn chót- deadline cho một nhiệm vụ khiến cho Project hiển thị một chỉ thị hạn chót trong phần biểu đồ của khung nhìn biểu đồ Gantt. Nếu ngày kết thúc của nhiệm vụ di chuyển vượt quá ngày hạn chót của nó, Project sẽ hiển thị một chỉ thị ngày hạn chót đã bị vượt qua trong trường dữ liệu chỉ thị ID của nhiệm vụ đó. Tính năng ngày hạn chót có thể giúp bạn tránh được một sai lầm thường gặp của những người mới sử dụng Project: đặt kiểu ràng buộc bán linh hoạt hoặc không linh hoạt tới quá nhiều nhiệm vụ trong kế hoạch dự án của bạn. Những kiểu ràng buộc như vậy giới hạn rất nhiều đến khả năng linh hoạt của việc lên tiến độ của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn biết rằng một nhiệm vụ cụ thể phải được hoàn thành ở một ngày nhất định nào đó, vậy tại sao không nhập loại ràng buộc Must Finish On cho nó? Và đây là lý do: Giả sử bạn có một nhiệm vụ với thời hạn thực hiện dự kiến là năm ngày và bạn muốn hoàn thành vào ngày 17 Tháng Tư, và hôm nay là ngày 06 Tháng Tư. Nếu bạn thiết lập ràng buộc Must Finish On cho nhiệm vụ và nhập ngày bị ràng buộc là ngày 17 tháng 4, Proejct sẽ di chuyển nhiệm vụ để nó thực sự sẽ kết thúc vào ngày 17 tháng 4. Di chuyển chuột tới chỉ thị ràng buộc để hiển thị các chi tiết về sự ràng buộc.

Nhiệm vụ này có ràng buộc Must Finish On, vì thế Project lên tiến độ nó hoàn thành vào một một ngày cụ thể nhưng không sớm hơn

Thậm chí nếu nhiệm vụ có thể hoàn thành sớm hơn thời điểm đó, Project vẫn sẽ không lên lại tiến độ để nó bắt đầu sớm hơn. Trong thực tế, với cách áp dụng ràng buộc như trên có thể bạn đã tăng sự rủi ro cho nhiệm vụ này. Nếu nhiệm vụ này bị trì hoãn cho dù chỉ một ngày bởi một lý do nào đó (chẳng hạn một tài nguyên được yêu cầu bị ốm) thì nhiệm vụ sẽ bị bỏ lỡ ngày hoàn thành đã được dự kiến của nó. Một phương pháp tốt hơn để lên tiến độ cho nhiệm vụ này là sử dụng ràng buộc mặc định As Soon As Possible và sau đó nhập vào một ngày hạn chót là ngày 17 tháng 4. Một thời hạn chót là một giá trị ngày tháng mà bạn nhập vào cho một nhiệm vụ để chỉ thị rằng đó là ngày cuối cùng mà bạn muốn nhiệm vụ được hoàn thành, nhưng ngày hạn chót lại không trói buộc việc lên tiến độ của nhiệm vụ. Chỉ thị ngày hạn chót xuất hiện trong phần biểu đồ Gantt.

Với ràng buộc As Soon As Possible được áp dụng, nhiệm vụ bắt đầu sớm hơn. Và có một khoảng thời gian trống nằm giữa ngày hoàn thành và ngày hạn chót của nó

Bây giờ nhiệm vụ đã có sự linh hoạt nhất về việc lên tiến độ. Nó cũng có thể được hoàn thành trước thời hạn chót của nó, điều đó tùy thuộc vào sự sẵn sàng làm việc của tài nguyên, các nhiệm vụ tiền nhiệm, và bất cứ vấn đề khác về việc lên tiến độ được áp dụng. Chương IX

137

Microsoft Project 2013 by [email protected] Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, nhà xuất bản đã bày tỏ lo ngại rằng các nhiệm vụ thuộc giai đoạn Acquisition trong kế hoạch ra mắt cuốn sách thiếu nhi mới không nên trượt qua một ngày nhất định nào đó. Bạn muốn đánh dấu-flag ngày này mà không hạn chế tính linh hoạt của việc lên tiến độ của bạn trong kế hoạch. Trong ví dụ này, bạn nhập vào ngày hạn chót cho một nhiệm vụ. Bạn cần đến tập tin Fine Tuning Tasks_Start trong thư mục Practices/Chapter09 đi kèm với cuốn sách này. Mở tập tin Fine Tuning Taks_Start và lưu nó thành file mới (save as) là Fine Tuning Tasks. Bước 1: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 5, Handoff to Editorial. Nhiệm vụ này là một nhiệm vụ cột mốc quan trọng đánh dấu sự kết thúc giai đoạn Acquisition của dự án cuốn sách mới. Bạn muốn chắc chắn rằng giai đoạn Acquisition kết thúc vào cuối tháng 5, do đó bạn sẽ nhập vào một ngày hạn chót cho nhiệm vụ cột mốc này. Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information. Hộp thoại Task Information sẽ xuất hiện. Bước 3: Nhấp vào tab Advanced. Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Deadline, gõ hoặc chọn 29/5/15, và sau đó nhấn OK. Project sẽ hiển thị một chỉ thị ngày hạn chót trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart. Chỉ thị ngày hạn chót

Bây giờ bạn có thể có một cái nhìn lướt qua về cách kết thúc ở cuối giai đoạn Acquisition, khi ngày kết thúc theo tiến độ hiện tại của nó sẽ chạm tới hoặc vượt qua ngày hạn chọn của nó. Nếu ngày hoàn thành theo tiến độ của giai đoạn Acquisition vượt qua ngày 29 tháng 5 thì Project sẽ hiển thị một chỉ thị vượt qua ngày hạn chót trong cột chỉ thị ID. Nhập một ngày hạn chót không gây ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của nhiệm vụ khái quát hoặc nhiệm vụ con. Tuy nhiên, một ngày hạn chót sẽ khiến Project cảnh báo cho bạn nếu ngày hoàn thành theo tiến độ của một nhiệm vụ vượt quá ngày hạn chót của nó-Khi đó Project sẽ hiển thị một biểu tượng dấu chấm than màu đỏ trong cột chỉ thị ID. Dưới đây là một số điều khác có liên quan đến ngày hạn chót: - Bạn có thể chèn trực tiếp trường dữ liệu Deadline vào bảng nhập dữ liệu trong khung nhìn biểu đồ Gantt. Kích vào bất kỳ tiêu đề của một cột nào đó, và sau đó trên tab Format, trong nhóm lệnh Column, kích Insert Column. Và sau đó chọn Deadline. - Bạn có thể thay đổi một ngày hạn chót hiện có bằng cách kích và kéo chỉ thị thời hạn chót trong phần biểu đồ của khung nhìn biểu đồ Gantt. - Để gỡ bỏ một ngày hạn chót khỏi một nhiệm vụ, xóa nội dung trong trường dữ liệu thuộc hộp chọn có nhãn Deadline trong tab Advanced của hộp thoại Task Information.

Chương IX

138

Microsoft Project 2013 by [email protected]

9.2. Nhập chi phí cố định. Đối với các dự án mà trong đó bạn phải theo dõi ngân sách hoặc các chi phí tài chính, bạn có thể cần phải làm việc với nhiều nguồn chi phí khác nhau. Chúng bao gồm các chi phí có liên quan đến các tài nguyên, cũng như các chi phí có liên quan trực tiếp đến một nhiệm vụ cụ thể. Đối với nhiều dự án, các chi phí tài chính có nguồn gốc chủ yếu từ chi phí có liên quan tới các tài nguyên công việc, chẳng hạn như con người và thiết bị, hoặc tới tài nguyên nguyên vật liệu. Để quản lý các chi phí của các loại chi phí tương tự nhau mà bạn muốn theo dõi các kính phí tổng hợp (ví dụ chi phí du lịch trong nhiều dự án) thì Project cung cấp các tài nguyên chi phí. Nếu bạn cần xem lại tài nguyên chi phí, xem lại Chương 4. Tuy nhiên, bạn có thể đôi khi muốn gắn kết một chi phí nào đó tới một nhiệm vụ mà chi phí đó không liên quan đến các tài nguyên hoặc sự làm việc và nó cũng là một thứ gì đó mà bạn muốn tổng hợp lại trong toàn dự án. Projecr gọi chi phí này chi phí cố định-fixed cost, và nó được áp dụng cho từng nhiệm vụ. Một chi phí cố định là một lượng tiền cụ thể được dự thảo cho một nhiệm vụ. Nó vẫn giữ nguyên như cũ cho dù bất cứ tài nguyên nào đó được phân công tới nhiệm vụ. Sau đây là những ví dụ về các chi phí cố định trong các dự án: - Thêm chi phí lắp đặt, chi phí trông nom vào chi phí thuê mỗi ngày của một thiết bị máy móc. - xin giấy phép xây dựng Nếu bạn phân công các tài nguyên làm việc với các mức lương trung bình, phân công các tài nguyên chi phí, hoặc thêm các chi phí cố định cho một nhiệm vụ, Project gộp tất cả chúng vào cùng với nhau để xác định tổng chi phí của nhiệm vụ. Nếu bạn không nhập thông tin về chi phí của tài nguyên vào trong kế hoạch (có lẽ do bạn không biết các tài nguyên công việc được trả lương bao nhiêu?) thì bạn có thể vẫn có được một số sự kiểm soát về tổng chi phí của dự án bằng cách nhập các chi phí cố định cho từng nhiệm vụ. Bạn có thể định rõ khi nào thì chi phí cố định nên được tính vào chi phí tích luỹ của dự án như sau: - Start-Bắt đầu: Toàn bộ chi phí cố định được lên tiến độ từ lúc bắt đầu của nhiệm vụ. Khi bạn theo dõi sự tiến triển, toàn bộ chi phí cố định của nhiệm vụ sẽ do dự án gánh chịu ngay khi nhiệm vụ bắt đầu. - Finish-Kết thúc: Toàn bộ chi phí cố định được lên tiến độ vào lúc cuối cùng của nhiệm vụ. Khi bạn theo dõi sự tiến triển, toàn bộ chi phí cố định của nhiệm vụ sẽ do dự án gánh chịu chỉ sau khi nhiệm vụ được hoàn thành. - Prorated-tính theo tỷ lệ: (Phương pháp tính chi phí tích lũy mặc định) Chi phí cố định được phân bổ đều theo thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Khi bạn theo dõi sự tiến triển, dự án phải gánh chịu chi phí này của nhiệm vụ theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ. Ví dụ, nếu một nhiệm vụ có chi phí cố định là 100 đô la, và nhiệm vụ hoàn thành được 75% thì dự án sẽ phải gánh chịu chi phí cố định là 75 đô la (100$ x 75%=75 $) đối với nhiệm vụ đó. Khi bạn lên kế hoạch một dự án, phương pháp tính chi phí tích lủy mà bạn chọn cho chi phí cố định quyết định các chi phí này được lên tiến độ theo thời gian như thế nào. Điều này có thể là quan trọng trong các yêu cầu về ngân sách dự toán và dòng tiền. Theo mặc định, Project sử dụng phương pháp tính chi phí tích lủy theo tỉ lệ Prorated cho các chi phí cố định, nhưng bạn có thể thay đổi điều đó để phù hợp với thông lệ nghiệp vụ kế toán của cơ quan bạn. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã được biết rằng việc tạo ra khuôn cho bản in ở công ty dịch vụ in màu có giá 500$. Và nhà xuất bản Lucerne có một khoản nợ tín dụng ở công ty này, nhưng để báo cáo tài chính (Lỗ và lãi) của dự án ra mắt cuốn sách mới được chính xác, bạn muốn tính tích luỹ chi phí này khi các công ty dịch vụ in màu hoàn thành nhiệm vụ.

Chương IX

139

Microsoft Project 2013 by [email protected] Trong ví dụ này, bạn phân công một chi phí cố định tới một nhiệm vụ và chỉ rõ phương pháp tính chi phí tích lủy cho nó. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Other Views và sau đó kích vào Task Sheet. Khung nhìn Task Sheet xuất hiện. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables, và sau đó nhấp vào Cost. Bảng nhập chi phí Cost xuất hiện, thay thế cho bảng nhập dữ liệu Entry. Bước 3: Trong trường dữ liệu Fixed Cost cho nhiệm vụ 30, Generate proofts, gõ 500, và sau đó bấm phím Tab. Bước 4: Trong trường dữ liệu Fixed Cost Accrual, lựa chọn End, và nhấn phím Tab.

Bây giờ Project sẽ tính tích luỹ chi phí $ 500 cho nhiệm vụ Generate proofts vào ngày kết thúc của nhiệm vụ này. Chi phí cố định này là độc lập với thời hạn thực hiện của nhiệm vụ và với bất kỳ chi phí nào đó của các tài nguyên mà bạn có thể phân công tới nhiệm vụ đó.

9.3. Thiết lập nhiệm vụ định kỳ. Rất nhiều dự án yêu cầu một số nhiệm vụ mà lặp đi lặp lại nhiều lần, chẳng hạn như việc tham dự các cuộc họp về tình hình của dự án, hoặc tạo và in ấn các báo cáo về tình hình của dự án, hoặc vận hành các kiểm soát về chất lượng. Mặc dù việc lên tiến độ của các sự kiện như vậy rất hay bị lờ đi, nhưng bạn nên xem xét việc kê khai chúng trong kế hoạch của bạn. Ngoài ra, các cuộc họp về tình hình dự án và các sự kiện tương tự như vậy gián tiếp khiến dự án đòi hỏi thêm thời gian từ các tài nguyên, và thậm chí các sự kiện như vậy làm mất đi thời gian làm việc trong các sự phân công khác của tài nguyên. Để trợ giúp việc kê khai các sự kiện lập đi lặp lại như trên vào trong kế hoạch của bạn, bạn tạo ra nhiệm vụ định kỳ- Recurring Task. Ngay cái tên của nó đã cho thấy nhiệm vụ định kỳ là một nhiệm vụ được lặp đi lặp lại ở một tần suất nhất định như là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng năm. Khi bạn tạo một nhiệm vụ định kỳ, Project sẽ tạo ra một chuỗi các nhiệm vụ có loại ràng buộc là Start No Earlier, và tính năng nỗ lực định hướng tiến độ-effort-driven bị tắt đi và các nhiệm vụ không có các mỗi quan hệ giữa chúng. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, dự án cuốn sách thiếu nhi mới đòi hỏi một cuộc họp hàng tuần về tình hình của dự án, thành phần chi bao gồm một số các tài nguyên làm việc trong đó. Bạn muốn cuộc họp tình hình định kỳ này hiển thị trong kế hoạch của bạn. Trong ví dụ này, bạn tạo một nhiệm vụ định kỳ xảy ra hàng tuần. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart. Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện. Bước 2: Chọn tên của nhiệm vụ 1, Acquisition.

Chương IX

140

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bạn sẽ chèn nhiệm vụ định kỳ lên phía trên đầu của giai đoạn đầu tiên của kế hoạch này, bởi vì nó sẽ xảy ra trong tất cả các giai đoạn của kế hoạch. Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Insert, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dưới nút Task và sau đó kích vào Recurring Task. Hộp thoại Recurring Task Information xuất hiện. Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Task Name, gõ Editorial staff meeting. Bước 5: Trong hộp nhập có nhãn Duration, gõ 1h. Bước 6: Bên dưới khu vực có nhãn Recurrence pattern, đảm bảo rằng tùy chọn Weekly được chọn, và sau đó tích chọn vào hộp kiểm trước nhãn Monday. Tiếp theo, bạn sẽ chỉ định ngày xảy ra đầu tiên của nó. Theo mặc định, đó là ngày bắt đầu của dự án. Tuy nhiên, bạn muốn các cuộc họp hàng tuần về tình hình dự án sẽ bắt đầu vào tuần sau đó. Bước 7: Trong hộp nhập có nhãn Start thuộc khu vực Range of reccurrence, gõ hoặc chọn 13/4/15. Tiếp theo, bạn sẽ chỉ định ngày kết thúc. Bạn sẽ lên kế hoạch để cho cuộc họp của nhân viên này tiếp diễn cho đến khi dự án đạt đến giai đoạn Design And Production. Trong khung nhìn Gantt Chart, bạn có thể thấy rằng theo tiến độ hiện tại thì ngày bắt đầu của giai đoạn đó là ngày 06 tháng Bảy, vì vậy bạn sẽ sử dụng ngày đó bây giờ. Bạn luôn luôn có thể cập nhật các thiết lập này cho các nhiệm vụ định kỳ khi thấy cần thiết. Bước 8: Trong hộp nhập có nhãn End by thuộc khu vực Range of reccurrence, gõ hoặc chọn 06/7/15.

Bước 9: Nhấn OK để tạo ra nhiệm vụ định kỳ. Project chèn nhiệm vụ định kỳ này. Ban đầu, nhiệm vụ định kỳ này được bung ra. Một biểu tượng về nhiệm vụ định kỳ xuất hiện trong cột chỉ thị ID. Mỗi lần xảy ra của nhiệm vụ định kỳ đều được đánh theo các số liên tục (Nếu bạn muốn xác minh điều này, mở rộng cột Task Name, hoặc di chuyển chuột tới tên của nhiệm vụ và lưu ý tới nội dung trong ScreenTip). Bước 10: Để xem lần xảy ra đầu tiên của thanh bar Gantt của cuộc họp định kỳ, trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll To Task.

Chương IX

141

Microsoft Project 2013 by [email protected] Đây là chỉ thị của nhiệm vụ định kỳ

Mỗi thanh bar Gantt đại diện cho một lần xảy ra cụ thể của nhiệm vụ định kỳ

Tiếp theo, bạn sẽ phân công các tài nguyên tới nhiệm vụ định kỳ này. Bước 11: Chắc chắn rằng nhiệm vụ 1, Editorial staff meeting đang được chọn, và sau đó, trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Resources Assign. Bước 12: Trong hộp thoại Assign Resources, kích Carole Poland. Sau đó trong khi giữ phím Ctrl kích vào Hany Morcos và Jun Cao. Bước 13: Nhấn nút Assign, và sau đó nhấn nút Close. Hộp thoại Assign Resources đóng lại và Project phân công các tài nguyên đã được chọn cho mỗi lần xảy ra của nhiệm vụ định kỳ.

Tiếp theo bạn sẽ thu (collapse) nhiệm vụ định kỳ này lại để ẩn các lần xảy ra của nó. Bước 14: Kích vào đầu mũi tên expand/collapse (bung ra/thu lại) ở bên cạnh tên của nhiệm vụ định kỳ Editorial staff meeting.

Dưới đây là một vài điều cần lưu ý khi tạo ra các nhiệm vụ định kỳ: - Theo mặc định, Project lên tiến độ để nhiệm vụ định kỳ bắt đầu theo thời gian bắt đầu làm việc trong ngày mặc định của dự án. (Click vào File, chọn Options, và sau đó kích vào Schedule). Trong tập tin dự án này thì thời gian bắt đầu làm việc trong ngày là vào lúc 8 A.M. Nếu bạn muốn lên tiến độ để một nhiệm vụ định kỳ bắt đầu làm việc vào một thời gian khác thì hãy nhập thời gian đó cùng với ngày bắt đầu xảy ra của nhiệm vụ định kỳ trong hộp nhập có nhãn Start thuộc khu vực Range of reccurrence của hộp thoại Recurring Task Information. Ví dụ, nếu bạn muốn Chương IX

142

Microsoft Project 2013 by [email protected] cuộc họp định kỳ của các nhân viên sẽ bắt đầu vào lúc 10 A.M, bạn hãy nhập 13/4/15 10 AM trong hộp nhập có nhãn Start. - Như đối với nhiệm vụ khái quát, thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ định kỳ kéo dài từ ngày bắt đầu xảy ra sớm nhất cho đến ngày kết thúc muộn nhất trong các lần xẩy ra của nhiệm vụ định kỳ. - Bạn có thể thiết lập để một nhiệm vụ định kỳ sẽ kết thúc hoặc là sau số lần xẩy ra cụ thể nào đó hoặc vào một ngày nào đó mà bạn chỉ định. Nếu bạn lên tiến độ để một nhiệm vụ định kỳ để nó kết thúc vào một ngày cụ thể thì Project sẽ đề nghị đến ngày kết thúc hiện tại của dự án. Nếu bạn sử dụng trong ngày này, và để chắc chắn thì hãy thay đổi nó bằng tay nếu sau này dự án thay đổi ngày kết thúc. - Nếu bạn muốn phân công các tài nguyên giống nhau tới tất cả các lần xảy ra của một nhiệm vụ định kỳ thì hãy phân công các tài nguyên đó tới các nhiệm vụ định kỳ bằng hộp thoại Assign Resources. Nếu nhập tên của các tài nguyên trong trường dữ liệu Resource Name thuộc bảng nhập dữ liệu Entry của khung nhìn Gantt Chart cho nhiệm định kỳ khái quát thì các tài nguyên này chỉ được phân công tới nhiệm vụ định kỳ khái quát mà không phân công tới từng lần xảy ra của nhiệm vụ định kỳ.

9.4. Quan sát lộ trình then chốt của dự án. Một lộ trình then chốt-Critical path là một chuỗi các nhiệm vụ mà nếu bất kỳ nhiệm vụ nào thuộc chúng bị chậm trễ thì sẽ dẫn đến ngày kết thúc của dự án bị kéo dài ra. Từ then chốt-Critical trong ngữ cảnh này không nói lên mức độ quan trọng về công việc của các nhiệm vụ này đối với toàn bộ dự án. Nó chỉ đề cập đến việc lên tiến độ của các nhiệm vụ này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến ngày kết thúc của dự án và tuy nhiên thì ngày kết thúc của dự án là rất quan trọng trong hầu hết các dự án. Nếu bạn muốn rút ngắn thời hạn thực hiện của một dự án để có được ngày kết thúc sớm hơn thì bạn phải bắt đầu bằng việc cách rút ngắn lộ trình then chốt. Trong vòng đời của một dự án, lộ trình then chốt của dự án có khả năng thay đổi bất cứ lúc nào khi các nhiệm vụ được hoàn thành trước hoặc sau so với tiến độ dự kiến. Tiến độ thay đổi, chẳng hạn sự thay đổi các mối quan hệ về nhiệm vụ hoặc thời hạn thực hiện, cũng có thể biến đổi lộ trình then chốt. Sau khi một nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt được hoàn thành, nó không còn là quan trọng nữa bởi vì nó không thể ảnh hưởng đến ngày kết thúc của dự án. Trong Chương 15 bạn sẽ làm việc với một loạt các kỹ thuật dùng để rút ngắn thời hạn thực hiện tổng thể của dự án. Chìa khóa để hiểu lộ trình then chốt là phải hiểu về thời gian chùng -slack, hay còn được gọi là thời gian trôi nổi-float. Có hai loại thời gian chùng: tự do và toàn bộ. Thời gian chùng tự do là số lượng thời gian một nhiệm vụ có thể bị trì hoãn trước khi nó làm chậm nhiệm vụ khác. Thời gian chùng toàn bộ là số lượng thời gian một nhiệm vụ có thể bị trì hoãn trước khi nó làm chậm việc hoàn thành của dự án. Một nhiệm vụ sẽ thuộc lộ tình then chốt nếu thời gian chùng toàn bộ của nó là ít hơn một lượng thời gian được mặc định nào đó hoặc nó có thời hạn thực hiện là 0 ngày. Ngược lại, những nhiệm vụ không thuộc lộ trình then chốt có đều một thời gian chùng tự do, có nghĩa là chúng có thể bắt đầu hoặc kết thúc là sớm hoặc là muộn hơn trong thời gian khoảng thời gian chùng của chúng mà không ảnh hưởng đến ngày hoàn thành dự án. Lưu ý: Tính năng Task Path đã nói đến trong chương 8 dùng để phân biệt các mối quan hệ về nhiệm vụ tiền nhiệm và kế nhiệm của nhiệm vụ được chọn. Ngược lại, lộ trình then chốt áp dụng cho chuỗi các nhiệm vụ được liên kết với nhau bất kỳ nào đó trong một kế hoạch mà nó dẫn dắt ngày kết thúc của dự án. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn thường xuyên nhận được câu hỏi “khi nào thì dự án cuốn sách thiếu nhi mới sẽ được hoàn thành ?”. Bạn có thể nhanh chóng nhìn thấy tổng thời gian thực hiện và ngày kết thúc của dự án này trong Projcet, nhưng đôi khi bạn cần thể hiện cho các bên liên quan thấy lộ trình then chốt của dự án bởi vì chuỗi các nhiệm vụ đó dẫn dắt Chương IX

143

Microsoft Project 2013 by [email protected] thời hạn thực hiện của dự án. Một cách để nhìn thấy lộ trình then chốt là chuyển sang sang khung nhìn Detail Gantt. Trong ví dụ này, bạn quan sát lộ trình then chốt của dự án. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó kích vào More Views. Bước 2: Trong hộp thoại More Views, chọn Detail Gantt, và sau đó nhấn nút Apply. Kế hoạch dự án này sẽ được thể hiện trong khung nhìn Detail Gantt. Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích Entire Project.

Do tính chất tuần tự cao trong các mối quan hệ về nhiệm vụ trong kế hoạch này, hầu như là các nhiệm vụ đều thuộc lộ trình then chốt, và trong khung nhìn Detail Gantt, các thanh bar Gantt của chúng đều được định dạng bằng màu đỏ. Chú ý thanh bar Gantt của nhiệm vụ 41, Review with author. Thanh bar Gantt màu xanh da trời đại diện cho thời hạn thực hiện của nhiệm vụ này. Đường gạch chân mỏng và số ngày ở bên cạnh nó đại diện cho thời gian chùng tự do của nhiệm vụ này. Như bạn có thể thấy, nhiệm vụ cụ thể này có thời gian chùng tự do và do đó nó là một nhiệm vụ không thuộc lộ trình then chốt.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó kích vào Gantt Chart. Làm việc với lộ trình then chốt là cách quan trọng nhất để quản lý thời hạn thực hiện tổng thể của dự án. Trong những chương sau, bạn sẽ thực hiện những điều chỉnh mà có thể kéo dài thời hạn thực hiện của dự án. Kiểm tra lộ trình then chốt của dự án, và khi cần thiết thì rút ngắn thời gian thực hiện tổng thể của dự án là những kỹ năng quản lý dự án quan trọng. Dưới đây là một vài điều khác cần lưu ý khi làm việc với lộ trình then chốt: - Theo mặc định, Project xác định một nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt nếu nó không có thời gian chùng toàn bộ. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lượng thời gian chùng toàn bộ cần thiết cho một nhiệm vụ để nó được coi là thuộc lộ trình then chốt. Ví dụ, bạn muốn thêm các nhiệm vụ có ảnh hưởng đến ngày hoàn thành của dự án một hoặc hai ngày vào lộ trình then chốt. Trên tab File, chọn Options, trong hộp thoại Project Options chọn Advanced. Trong hộp nhập có nhãn Tasks Are Critical If Slack Is Less Than Or Equal To bên dưới khu vực Calculation options of this Chương IX

144

Microsoft Project 2013 by [email protected] project nhập số ngày bạn muốn. Cũng trong phần này, bạn có thể chọn để hiển thị nhiều lộ trình then chốt đối với từng mạng lưới liên kết độc lập của các nhiệm vụ. - Project tự động tính toán lại lộ trình then chốt của kế hoạch để đáp ứng lại các thay đổi về tiến độ ngay cả khi bạn không hiển thị nó. - Bạn nhìn thấy thời gian chùng tự do được thể hiện trong phần biểu đồ của khung nhìn Detail Gantt và bạn cũng có thể thấy các giá trị của thời gian chùng tự do (cột Free Slack ) và thời gian chùng toàn bộ ( cột Total Slack) trong bảng Schedule. Bạn có thể áp dụng bảng Schedule cho bất cứ khung nhìn kiểu biểu đồ Gantt hoặc Task Sheet ( Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó kích vào Schedule). - Bạn có thể áp dụng trực tiếp định dạng của nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt và thời gian chùng trong bất cứ khung nhìn kiểu biểu đồ Gantt. Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, tích chọn vào hộp kiểm trước nhãn Critical Tasks and Slack. - Và đây là một cách khác để bạn có thể xác định các nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt. Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, chọn Critical trong hộp chọn Highlight hoặc hộp Filter. Lưu ý: Để tìm hiểu thêm về lộ trình then chốt, hãy nhấp vào nút Help ( nó có biểu tượng hình dấu hỏi) ở góc trên bên phải của cửa sổ Project, và trong hộp nhập Search, gõ Critical path.

9.5. Lên tiến độ cho nhiệm vụ khái quát bằng thủ công Trong chương 3 bạn đã làm việc với các nhiệm vụ khái quát và nhiệm vụ con. Nhớ lại rằng hành vi mặc định của Project là tự động tính toán thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ khái quát là khoảng thời gian giữa ngày bắt đầu sớm nhất và ngày kết thúc muộn nhất trong các nhiệm vụ con của nó. Vì lý do này, Project thiết lập các nhiệm vụ khái quát có chế độ tiến độ tự động, thời hạn thực hiện của nó được tự động định đoạt bởi các nhiệm vụ con của nó, không đếm xỉa tới việc các nhiệm vụ con của nó có chế độ tiến độ là thủ công hay tự động (hoặc là sự kết hợp của cả hai). Tuy nhiên, có thể có một số lần nào đó bạn lại muốn nhập trực tiếp một giá trị thời hạn thực hiện cho một nhiệm vụ khái quát mà giá trị này không phụ thuộc vào thời hạn thực hiện được tính toán nó được định đoạt bởi các nhiệm vụ con có trong nó. Ví dụ, bạn có thể chỉ định 60 ngày làm việc tới một nhiệm vụ khái quát đại diện cho một giai đoạn công việc và so sánh thời hạn thực hiện đó với thời hạn thực hiện tính toán được định đoạt bởi các nhiệm vụ con của nó (thời hạn thực hiện của chúng, các mối quan hệ về nhiệm vụ và các yếu tố khác). Điều này đặc biệt đúng trong thời điểm lập kế hoạch ban đầu của một dự án, khi bạn có thể cần phải tính đến khoảng thời gian chênh lệch giữa thời hạn thực hiện của một giai đoạn làm việc có thể có và thời hạn thực hiện được định đoạt bởi các nhiệm vụ con của nó. May mắn thay, bạn có thể nhập bất cứ thời hạn thực hiện nào mà bạn muốn cho một nhiệm vụ khái quát. Khi bạn làm như vậy, Project chuyển nhiệm vụ khái quát từ chế độ tiến độ tự động sang chế độ thủ công, và phản ánh cả thời hạn thực hiện được tự động tính toán và thời hạn thực hiện được nhập vào bằng tay là các phần riêng biệt của thanh bar Gantt của nhiệm vụ khái quát. Nếu nhiệm vụ khái quát là một nhiệm vụ tiền nhiệm của nhiệm vụ khác, Project sẽ lên lại tiến độ của nhiệm vụ kế nhiệm dựa trên thời hạn thực hiện được nhập vào bằng tay, không phải thời hạn thực hiện được tự động tính toán. Thiết lập một thời hạn thực hiện bằng thủ công cho một nhiệm vụ khái quát là một cách tốt để áp dụng một sự tập trung kiểu từ trên xuống dưới tới (top-down) cho một kế hoạch. Ví dụ, Bạn có thể đưa thời gian trùng-slack hoặc thời gian đệm-buffer vào một giai đoạn làm việc bằng cách nhập bằng tay một thời hạn thực hiện cho nhiệm vụ khái quát (đại diện cho giai đoạn làm việc đó) và thời hạn thực hiện này phải dài hơn so với thời hạn thực hiện được tính toán của nó. Ngược lại, bạn cũng có thể nhập bằng tay một thời hạn thực hiện mong muốn và thời hạn đó ngắn hơn so với thời hạn thực hiện dự kiến của một nhiệm vụ khái quát. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, nhà xuất bản đã thách thức đội ngũ thực hiện dự án đạt mục tiêu chỉ cần 30 ngày làm việc cho giai đoạn Editorial của dự án cuốn sách thiếu nhi mới. Ở giai đoạn này, nhà xuất bản không đề cập tới một ngày hoàn thành cụ thể vì vậy việc Chương IX 145

Microsoft Project 2013 by [email protected] áp dụng một ngày hạn chót không phải là lựa chọn tốt nhất của bạn. Thay vào đó, bạn sẽ nhập bằng tay một thời hạn thực hiện cho nhiệm vụ khái quát Editorial và sau đó so sánh với thời hạn thực hiện đó với thời hạn được tự động tính toán bởi Project. Trong ví dụ này, bạn nhập bằng tay các thời hạn thực hiện cho một số nhiệm vụ khái quát. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Outline, và sau đó kích vào Level 1. Project sẽ ẩn tất cả các nhiệm vụ con và nhiệm vụ khái quát cấp thấp lồng bên trong, cho phép bạn dễ dàng tập trung hơn vào các nhiệm vụ cấp cao nhất ( cấp 1) trong kế hoạch. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích Entire Project.

Lưu ý rằng các biểu tượng hình tam giác “Bung ra/thu lại” bên cạnh tên của các nhiệm vụ khái quát sẽ thay đổi hướng và màu sắc để chỉ ra rằng các nhiệm vụ con đã được ẩn. Trong khung nhìn này, bạn có thể dễ dàng xem và so sánh các thời hạn thực hiện của các nhiệm vụ khái quát riêng rẽ. Tiếp theo, bạn sẽ nhập bằng tay một số thời hạn thực hiện. Bạn sẽ bắt đầu với giai đoạn Editorial, giai đoạn mà bạn muốn hoàn tất trong vòng 30 ngày làm việc. Bước 3: Kích vào biểu tượng hình tam giac “bung ra/thu lại” bên cạnh tên của nhiệm vụ 20, nhiệm vụ khái quát Editorial. Bây giờ, với các nhiệm vụ con trong nhiệm vụ khái quát này đang được hiển thị, bạn sẽ dễ dàng quan sát sự ảnh hưởng của việc nhập bằng tay một thời hạn thực hiện cho nhiệm vụ khái quát đó. Bước 4: Trong trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ khái quát 20, Editorial, gõ 30d và nhấn phím Enter. Nhiệm vụ khái quát có chế độ tiến độ bằng thủ công sẽ hiển thị hai thanh bar để kê khai cả hai thời hạn thực hiện tự động tính toán và nhập thủ công

Project ghi lại thời hạn thực hiện mà bạn nhập bằng tay của bạn và thực hiện một số điều chỉnh tới tiến độ như sau: - Nhiệm vụ khái quát được chuyển từ chế độ tiến độ tự động (chế độ mặc định cho nhiệm vụ khái quát) sang chế độ tiến độ thủ công. Lưu ý tới biểu tượng cái đinh ghim (Pin) trong cột Task Mode, nó phản ánh trạng thái về chế độ tiến độ của nhiệm vụ. Chương IX

146

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Project đã vẽ hai thanh bar cho nhiệm vụ khái quát. Thanh bar ở trên đại diện cho thời hạn thực hiện nhập bằng tay, và thanh bar ở dưới đại diện cho thời hạng thực hiện được tự động tính toán. - Project vẽ một đường lượn sóng màu đỏ bên dưới ngày kết thúc mới (cột Finish) để ra dấu hiệu rằng đây là một sự xung đột mạnh về việc lên tiến độ. - Project lên lại tiến độ cho tất cả các nhiệm vụ kế nhiệm của nhiệm vụ 20 dựa trên thời hạn thực hiện được nhập vào bằng tay của nó. Lưu ý rằng một số nhiệm vụ con bây giờ đã vượt quá ngày kết thúc theo tiến độ hiện tại của nhiệm vụ khái quát của chúng. Thời gian thêm này đại diện cho số lượng thời gian mà kế hoạch hiện tại vượt quá thời hạn thực hiện mong muốn 30 ngày cho giai đoạn Editorial. Nhìn vào bảng tiến độ đã được cập nhật, bạn quyết định tiếp theo bạn sẽ cho phép thêm một chút thời gian cho giai đoạn Color prep and printing. Để làm như vậy, bạn sẽ nhập vào bằng tay một thời hạn thực hiện cho một nhiệm vụ khái quát và thời hạn thực hiện này lớn hơn so với thời hạn thực hiện được tự động tính toán của nó. Bước 5: Kích vào biểu tượng hình tam giac “bung ra/thu lại” bên cạnh tên của nhiệm vụ 42, nhiệm vụ khái quát Color prep and printing. Bước 6: Trong trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ 42, gõ 50d và nhấn Enter. Project ghi lại thời hạn thực hiện được nhập bằng tay của bạn, chuyển chế độ của nhiệm vụ khái quát sang chế độ thủ công và vẽ lại thanh bar Gantt của nó.

Ở đây, bạn có thể thấy rằng ngày kết thúc của nhiệm vụ khái quát 42 bây giờ đã vượt quá ngày kết thúc của nhiệm vụ con của nó một số ngày. Những ngày thêm này đại diện cho sự khác biệt giữa thời hạn thực hiện đã được lên tiến độ của nhiệm vụ khái quát 42 so với thời hạn thực hiện mà bạn đã nhập vào bằng tay. Khoảng thời gian này thực sự là thời gian đệm-buffer ( hay thời gian trùng –slack) mà bạn đã thêm cho nhiệm vụ khái quát này. Lưu ý: Khi bạn nhập vào bằng tay một thời hạn thực hiện cho một nhiệm vụ khái quát, bạn có thể thấy nó hữu ích khi so sánh thời hạn thực hiện nhập bằng tay này và ngày kết thúc mới với thời hạn thực hiện và ngày kết thúc tự động tính toán được định đoạt bởi các nhiệm vụ con của nhiệm vụ khái quát. Để xem các giá trị tiến độ được tự động tính toán, bạn có thể thêm các trường dữ liệu Scheduled Duration, Schedule Start và Schedule Finish trong bảng Entry. Bạn cũng có thể di chuyển con trỏ chuột tới thanh bar Gantt của nhiệm vụ khái quát trong phần biểu đồ của khung nhìn kiểu biểu đồ Gantt. Một ScreenTip sẽ xuất hiện bao gồm những giá trị này và khác nữa. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ điều chỉnh các thiết lập hiển thị để xem tất cả các nhiệm vụ con. Bước 7: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Outline, và sau đó kích All Subtasks. Project sẽ bung danh sách nhiệm vụ ra để hiển thị tất cả các nhiệm vụ con. Chương IX

147

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Tinh chỉnh tài nguyên và các chi tiết về sự phân công

Chương X

148

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bởi vì các tài nguyên làm việc (con người và thiết bị) thường là phần đắt tiền nhất của một dự án nên sự hiểu biết về cách thức làm thế nào để tận dụng tốt nhất thời gian của các tài nguyên "là một kỹ năng quan trọng trong việc lên kế hoạch cho dự án”. Trong chương này, bạn sử dụng một loạt các tính năng tiến tiến của Microsoft Project 2013 liên quan đến các tài nguyên, đó là sự sẵn sàng để dùng, các sự phân công tới nhiệm vụ và các chi phí kết quả. Người sử dụng Project bản Professional cũng sử dụng khung nhìn Team Planner để quản lý các sự phân công về tài nguyên.

10.1. Thiết lập sự sẵn sàng làm việc của tài nguyên để áp dụng cho các thời điểm khác nhau. Một trong các giá trị mà Project lưu trữ cho mỗi tài nguyên làm việc là giá trị lượng phân công tối đa. Đó là khả năng tối đa của một tài nguyên để hoàn thành các nhiệm vụ. Các thiết lập về thời gian làm việc của một tài nguyên ( được ghi lại trong trong lịch tài nguyên cá nhân ) quyết định khi nào thì công việc đã được phân công tới một tài nguyên có thể được lên tiến độ. Tuy nhiên, khả năng làm việc của tài nguyên ( giá trị lượng phân công tối đa của tài nguyên đó) quyết định phạm vi mà tài nguyên có thể làm việc trong những thời gian đó mà không trở nên bị phân công vượt mức. Giá trị lượng phân công tối đa của một tài nguyên không ngăn chặn một tài nguyên khỏi bị phân công vượt mức, nhưng Project sẽ cho biết khi nào thì các sự phân công của tài nguyên đó vượt quá khả năng làm việc tối đa của tài nguyên. Bạn có thể chỉ định rõ các giá trị về lượng phân công tối đa khác nhau để áp dụng tại các giai đoạn khác nhau cho một tài nguyên. Lưu ý: Nếu bạn cần tìm hiểu lại về khả năng làm việc của tài nguyên và lịch tài nguyên, quay trở lại chương 4. Thiết lập sự sẵn sàng để dùng của một tài nguyên theo thời gian cho phép bạn kiểm soát chính xác giá trị lượng phân công tối đa của một tài nguyên tại bất cứ thời điểm nào. Ví dụ, bạn có thể có hai thư ký tòa soạn (copyeditor) sẵn sàng làm việc cho tám tuần đầu tiên của dự án, có ba thư ký tòa soạn cho sáu tuần tiếp theo và sau đó chỉ còn hai cho những tuần còn lại của dự án. Hoặc bạn có thể có một người thợ sắp chữ (compositor), người thường sẵn sàng ở mức 100 phần trăm công suất làm việc giảm xuống chỉ còn 50 phần trăm công suất đối với sáu tuần, và sau đó trở lại công suất làm việc đầy đủ. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn được đảm bảo thêm khả năng làm việc về chỉnh sửa bản thảo cho một phần thời hạn thực hiện của kế hoạch cuốn sách mới. Bạn cần ghi lại điều này trong kế hoạch. Trong ví dụ này, bạn tùy chỉnh sự sẵn sàng làm việc của một tài nguyên theo thời gian. Bạn cần các tập tin Advanced Resources_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 10 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Resources_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Advanced Resources. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet. Khung nhìn Resource Sheet xuất hiện.

Chương X

149

Microsoft Project 2013 by [email protected] Như bạn có thể nhớ lại từ chương 4, đây là một trong những khung nhìn mà bạn có thể xem và chỉnh sửa các giá trị về lượng phân công tối đa của tài nguyên. Các giá trị về lượng phân công tối đa được hiển thị ở đây thường áp dụng cho toàn bộ thời hạn thực hiện của dự án. Tiếp theo, bạn sẽ tùy chỉnh giá trị lượng phân công suất tối đa của một tài nguyên để nó thay đổi tại những thời điểm khác nhau trong dự án này. Bước 2: Trong cột Resource Name, kích vào tên của tài nguyên 3, Copyeditors. Tài nguyên Copyeditors –nhóm thư ký tòa soạn không phải là một người cụ thể; nó mô tả một ngành nghề mà nhiều người có thể đảm nhiệm tại những thời điểm khác nhau trong toàn bộ thời hạn thực hiện của dự án. Không giống như các tài nguyên được đặt tên riêng như Hany Morcos hoặc Color Setting Services, các thư ký tòa soạn-Copyeditor có thể hoán đổi cho nhau. Là một người quản lý của dự án, bạn đang quan tâm nhiều đến kỹ năng cụ thể của họ trong vai trò công việc hơn việc những người cụ thể này là ai. Bước 3: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Information. Lưu ý: Một cách khác để hiển thị hộp thoại Resource Information là kích chuột phải vào tên tài nguyên và trong Shortcut Menu xuất hiện, kích vào Information. Hộp thoại Resource Information sẽ xuất hiện. Nếu tab General không hiển thị, kích vào nó.

Bạn mong muốn có hai thư ký tòa soạn-copyeditor sẵn sàng để làm việc trong dự án này từ thời điểm bắt đầu của dự án cho đến hết tháng Tư, có ba thư ký tòa soạn cho tháng năm, và sau đó quay trở lại còn hai cho phần thời gian còn lại của dự án. Bước 4: Bên dưới khu vực Resouce Availability, trong trường dữ liệu thuộc hàng đầu tiên của cột Available From, giữ nguyên giá trị NA ( NA nghĩa là Not Applicicable-không áp dụng). Bước 5: Trong trường dữ liệu thuộc hàng đầu tiên của cột Available To, gõ hoặc chọn 30/4/15. Bước 6: Trong trường dữ liệu thuộc hàng đầu tiên của cột Units, giữ nguyên giá trị 200%. Bước 7: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ hai của cột Available From, gõ hoặc chọn 01/5/15. Bước 8: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ hai của cột Available To, gõ hoặc chọn 31/5/15. Bước 9: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ hai của cột Units, gõ hoặc chọn 300%. Bước 10: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ ba của cột Available From, gõ hoặc chọn 01/6/15.

Chương X

150

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 11: Bỏ trống trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ ba của cột Available To (Project sẽ chèn NA cho bạn sau khi bạn hoàn thành các bước tiếp theo). Bước 12: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ ba của cột Units, gõ hoặc chọn 200%, và sau đó nhấn phím Enter.

Đối với các tháng 5, bạn có thể lên tiến độ đến ba thư ký tòa soạn mà không phân công quá tải họ. Trước và sau khoảng thời gian này, bạn chỉ có hai thư ký tòa soạn được lên tiến độ. Bước 13: Nhấn OK để đóng hộp thoại Resource Information. Trong khung nhìn Resource Sheet, trường dữ liệu Max.Units của tài nguyên Copyeditors sẽ hiển thị 300% chỉ khi ngày hiện tại (current date) là thuộc khoảng thời gian từ 01 tháng 5 đến 31 tháng 5 năm 2015. Ngày hiện tại được dựa trên đồng hồ của hệ thống máy tính của bạn hoặc thiết lập trong hộp thoại Project Information (Để xem hộp thoại này, trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information). Vào những thời điểm khác, nó sẽ hiển thị là 200%.

10.2. Nhập nhiều mức lương cho một tài nguyên. Một số tài nguyên làm việc có thể thực hiện các nhiệm vụ khác nhau với các mức lương khác nhau. Ví dụ, trong dự án cuốn sách thiếu nhi mới, người biên tập dự án (Project Editor) cũng có thể làm việc như là một biên tập nội dung (Content Editor). Bởi vì mức lương cho biên tập dự án và biên tập nội dung khác nhau nên bạn có thể thiết lập hai mức lương cho tài nguyên này. Sau đó, sau khi bạn phân công tài nguyên tới các nhiệm vụ, bạn chỉ rõ rằng mức lương nào nên áp dụng. Mỗi tài nguyên có thể có tối đa năm mức lương khác nhau, mỗi mức lương sẽ được ghi trong một bảng mức chi phí-Cost rate table. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn dự định phân công công việc mà có một mức khác tới một trong số các tài nguyên. Bạn cần ghi lại mức lương thứ hai này cho tài nguyên đó. Trong ví dụ, bạn tạo một bảng mức chi phí thêm cho một tài nguyên. Bước 1: Trong khung nhìn Resource Sheet, kích vào tên của tài nguyên 5, Hany Morcos. Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích Information. Hộp thoại Resource Information sẽ xuất hiện. Bước 3: Kích vào tab Cost. Bạn nhìn thấy mức lương mặc định của Hany là 1.550 $ cho mỗi tuần trong bảng mức chi phí A. Mỗi tab (đánh nhãn là A, B,C,D và E) là một bảng mức chi phí (Cost rate table) và tương ứng với một trong năm mức lương mà một tài nguyên có thể có. Chương X

151

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bước 4: Bên dưới khu vực Cost rate tables, kích vào tab B. Bước 5: Kích vào trường nhập dữ liệu đang được mặc định là $0,00/h ngay bên dưới nhãn Standard Rate, và sau đó gõ 45/h. Bước 6: Trong trường dữ liệu cùng hàng thuộc cột Overtime Rate, gõ 60/h, và sau đó nhấn phím Enter.

Bước 7: Nhấn OK để đóng hộp thoại Resource Information. Chú ý rằng trong khung nhìn Resource Sheet, mức lương trung bình của Hany vẫn là 1.550 $ mỗi tuần (nó được ghi ở cột có nhãn Std. Rate). Điều này phù hợp với giá trị trong bảng thuộc tab A là bảng mức chi phí mặc định. Mức lương này sẽ được sử dụng cho tất cả các sự phân công về nhiệm vụ của Hany trừ khi bạn chỉ định một mức khác. Bạn sẽ làm như vậy ở phần tiếp theo trong chương này.

10.3. Thiết lập các mức lương khác nhau của tài nguyên để áp dụng tại các thời điểm khác nhau. Các tài nguyên có thể có cả hai mức lương là mức lương trung bình và mức lương làm thêm giờ. Theo mặc định, Project sử dụng các mức lương này trong suốt thời gian thực hiện của dự án. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi các mức lương của một tài nguyên để nó phù hợp với những thời điểm mà bạn chọn. Ví dụ, ban đầu có thể bạn thiết lập một tài nguyên làm việc từ ngày 1 tháng 1 với mức lương trung bình là 40$ cho mỗi giờ làm việc, lên kế hoạch để tăng mức lương trung bình cho tài nguyên đó lên đến 55$ cho mỗi giờ kể từ ngày 1 tháng 7. Chương X

152

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project sử dụng các mức lương khi tính toán các chi phí của tài nguyên dựa trên thời điểm làm việc của tài nguyên trong tiến độ. Bạn có thể phân công tới 25 mức lương khác nhau để áp dụng tại các thời điểm khác nhác nhau cho mỗi bảng mức chi phí (Cost rate table) của một tài nguyên. Project rất linh hoạt với các định dạng của mức lương bổ sung thêm mà bạn nhập vào. Bạn có thể nhập một mức lương là một giá trị đồng tiền cụ thể hoặc là một tỷ lệ phần trăm tăng hoặc giảm so với mức lương trước đó. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn dự đoán một trong các tài làm việc trong kế hoạch cuốn sách trẻ em mới nhận được sự tăng lương. Sự tăng lương này sẽ có hiệu lực trong thời gian thực hiện của kế hoạch cuốn sách mới. Để giữ cho các sự tính toán về chi phí của kế hoạch được chính xác nhất có thể, bạn cần phải ghi lại khi nào thì sự tăng lương này sẽ có hiệu lực và sẽ được tăng lên bao nhiêu phần trăm. Trong ví dụ này, bạn nhập một mức lương khác cho một tài nguyên để được áp dụng vào một ngày sau này. Bước 1: Trong cột Resource Name, chọn tên của tài nguyên 6, Jane Dow. Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Properties, kích Information. Hộp thoại Resource Information sẽ xuất hiện. Bước 3: Nhấp vào tab Cost nếu nó chưa được chọn. Bạn sẽ nhập một tỷ lệ tăng lương trong bảng mức chi phí A. Bước 4: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ hai của cột Effective Date, gõ hoặc chọn 01/6/15. Bước 5: Trong trường dữ liệu thuộc hàng thứ hai của cột Standard Rate, gõ 15% và nhấn phím Enter.

Chú ý rằng Project tính toán sự tăng lên 15% để tạo ra mức lương 63,25$ cho mỗi giờ. Mức lương trước đó là 55$ (cho mỗi giờ) cộng thêm 15% tăng lên bằng 63,25$ (cho mỗi giờ). Bạn có thể nhập một giá trị cụ thể hoặc một tỉ lệ phần trăm tăng hoặc giảm so với mức lương trước đó. Lưu ý: Ngoài các mức lương này ra, một tài nguyên có thể bao gồm một khoản phí mà Project sẽ cộng dồn vào từng nhiệm vụ mà tài nguyên được phân công tới. Chi phí này được gọi là chi phí mỗi lần sử dụng-cost per use. Không giống như các mức lương, chi phí mỗi lần sử dụng không thay đổi theo thời hạn thực hiện của nhiệm vụ hay theo thời gian làm việc mà tài nguyên thực hiện trong nhiệm vụ. Bạn chỉ rõ chi phí mỗi lần sử dụng trong trường dữ liệu Cost/Use trong khung nhìn Resource Sheet hoặc trong trường dữ liệu thuộc cột Per Use Cost trong hộp thoại Resource Information. Bước 6: Nhấn OK để đóng hộp thoại Resource Information. Chương X

153

Microsoft Project 2013 by [email protected] Trong khung nhìn Resource Sheet, lưu ý rằng mức lương ban đầu của Jane Dow, 55$ cho mỗi giờ, xuất hiện trong trường dữ liệu thuộc cột Std.Rate. Trường dữ liệu này sẽ hiển thị 55$ cho mỗi giờ cho đến khi ngày hiện tại (current date) thay đổi tới 1/6/15 hoặc là những ngày sau đó. Nó sẽ hiển thị mức lương trung bình mới của cô ấy là 63,25$ cho mỗi giờ.

10.4. Thiết lập tài nguyên nguyên vật liệu. Các tài nguyên nguyên vật liệu là các mặt hàng tiêu dùng mà bạn sử dụng khi dự án tiến triển. Trong một dự án xây dựng, các tài nguyên nguyên vật liệu có thể bao gồm đinh, gỗ và bê tông. Bạn làm việc với tài nguyên nguyên vật liệu trong Project để theo dõi số lượng hoặc mức độ tiêu thụ của tài nguyên nguyên vật liệu và các chi phí liên quan. Không giống như tài nguyên làm việc, bạn không thể nhập một giá trị lượng phân công tối đa cho một tài nguyên chi phí hoặc tài nguyên nguyên vật liệu. Bởi vì chúng không phải là loại tài nguyên thực thi công việc nên giá trị lượng phân công tối đa không được áp dụng. Mặc dù Project không phải là một hệ thống hoàn chỉnh cho việc kiểm kê theo dõi hàng hóa, nhưng nó có thể giúp bạn nhanh chóng có được thông tin về lượng tài nguyên nguyên vật liệu đã tiêu thụ và với chi phí là bao nhiêu. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bản in thử của cuốn sách thiếu nhi mới là tài nguyên tiêu thụ mà bạn quan tâm nhất. Đây là bản ma két có độ trung thực cao của cuốn sách mới được tạo ra trước khi cuốn sách được in thương mại. Bởi vì những bản in thử là tương đối đắt tiền để tạo ra nó và bạn muốn kê khai các chi phí này trong kế hoạch dự án. Để làm như vậy, bạn cần phải tạo ra một tài nguyên nguyên vật liệu. Trong ví dụ này, bạn nhập các thông tin về một tài nguyên nguyên vật liệu. Bước 1: Trong khung nhìn Resource Sheet, kích vào trường dữ liệu trống trong hàng kế tiếp thuộc cột Resource Name. Bước 2: Gõ Bound galley proofs. Bước 3: Trong trường dữ liệu thuộc cột Type cùng hàng, kích vào biểu tượng đầu mũi tên và chọn Material, sau đó bấm phím Tab. Bước 4: Trong trường dữ liệu thuộc cột Material Label, gõ coppies. Copies-số bản sao là đơn vị đo lường ( hay gọi là đơn vị tính) mà bạn sẽ sử dụng cho tài nguyên nguyên vật liệu này. Bạn sẽ nhìn thấy nhãn này một lần nữa trong phần “Phân công các tài nguyên nguyên vật liệu tới các nhiệm vụ” trong phần sau của chương này. Bước 5: Trong trường dữ liệu thuộc cột Std.Rate, gõ 15 và sau đó nhấn phím Enter. Đây là chi phí cho một đơn vị tài nguyên nguyên nguyên vật liệu này, hay nói một cách khác là mỗi bản sao của tài nguyên Bound galley proofs có chi phí là 15$. Ở phần sau của chương này, bạn sẽ chỉ rõ số lượng tài nguyên nguyên vật liệu khi bạn phân công tới các nhiệm vụ. Sau đó Project sẽ tính toán chi phí của sự phân công tài nguyên nguyên vật liệu theo chi phí cho một đơn vị tài nguyên mà bạn đã nhập ở trên nhân với số lượng tài nguyên được phân công.

Cho đến bây giờ trong chương này, bạn đã tập trung vào các chi tiết của tài nguyên. Đối với phần còn lại của chương, sự tập trung của bạn sẽ chuyển sang phần tinh chỉnh các chi tiết của sự phân công. Chương X

154

Microsoft Project 2013 by [email protected]

10.5. Trì hoãn sự bắt đầu của sự phân công. Nếu có nhiều hơn một tài nguyên được phân công tới một nhiệm vụ, bạn có thể không muốn tất cả các tài nguyên bắt đầu làm việc trong nhiệm vụ tại cùng một thời điểm. Bạn có thể trì hoãn sự bắt đầu làm việc của một hoặc nhiều tài nguyên được phân công tới một nhiệm vụ. Ví dụ, giả sử rằng có bốn tài nguyên đã được phân công tới một nhiệm vụ. Lúc ban đầu thì ba trong số bốn tài nguyên sẽ làm việc trong nhiệm vụ, và sau đó thì tài nguyên thứ tư sẽ kiểm tra chất lượng của sự làm việc đó. Tài nguyên thực hiện việc kiển tra nên bắt đầu công việc muộn hơn so với các tài nguyên khác. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới bao gồm một nhiệm vụ mà cả tác giả cuốn sách, Tad Orman, và một thư ký tòa soạn đều được phân công tới. Mục đích của nhiệm vụ này là các tác giả sẽ xem xét lại những chỉnh sửa được thực hiện tới bản thảo cuốn sách của anh ấy, và không lâu sau đó, thư ký tòa soạn sẽ bắt đầu hợp nhập các thông tin phản hồi của tác giả. Ngay bây giờ thì cả hai tài nguyên đều được phân công để làm việc trong suốt thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, nhưng bạn lại muốn trì hoãn sự bắt đầu công việc của thư ký tòa soạn, thư ký tòa soạn sẽ bắt đầu sau hai ngày làm việc kể từ lúc nhiệm vụ bắt đầu thực hiện. Trong ví dụ này, bạn trì hoãn sự bắt đầu của một sự phân công tài nguyên tới một nhiệm vụ. Bạn cần các tập tin Advanced Assignments_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 10 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Assignments _Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Advanced Assignments. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào Task Usage. Bạn có thể nhớ lại từ chương 8, khung nhìn Task Usage nhóm các tài nguyên được phân công bên dưới mỗi nhiệm vụ. Bước 2: Trong cột Task Name, ngay dưới nhiệm vụ 18, Author review of content edit, kích vào tài nguyên được phân công Copyeditors. Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task.

Như bạn có thể thấy, hiện nay nhiệm vụ này đang có hai tài nguyên được phân công tới nó: một thư ký tòa soạn-Copyeditors và tác giả cuốn sách mới, Tad Orman. Tiếp theo bạn sẽ trì hoãn sự phân công của tài nguyên Copyeditors trong khung nhìn Task Usage. Bước 4: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Assignment, kích vào Information. Hộp thoại Assignment Information xuất hiện. Bước 5: Kích vào tab General nếu nó chưa được chọn, và sau đó trong hộp nhập có nhãn Start, gõ hoặc chọn 04/5/15.

Chương X

155

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bước 6: Nhấn OK để đóng hộp thoại Assignment Information. Project điều chỉnh sự phân công của tài nguyên Copyeditors trong nhiệm vụ này để anh ấy làm việc không giờ (0h) trong ngày thứ năm và thứ sáu.

Bây giờ, trong phần bảng pha thời gian –timephased của khung nhìn, bạn có thể thấy rằng thời gian làm việc 0h đang được lên tiến độ cho tài nguyên Copyeditors vào ngày thứ năm 30/4 và thứ sáu 01/5. Các tài nguyên khác được phân công tới nhiệm vụ không bị ảnh hưởng gì. Lưu ý rằng tổng số thời gian làm việc của nhiệm vụ này không thay đổi, nhưng thời hạn thực hiện của nó thì thay đổi, ngày kết thúc lùi lại hai ngày làm việc. Lưu ý: Nếu bạn muốn một sự phân công bắt đầu tại một thời gian cụ thể cũng như vào một ngày cụ thể thì bạn có thể chỉ rõ thời gian trong hộp nhập có nhãn Start. Ví dụ, nếu bạn muốn sự phân công của tài nguyên Copyeditors bắt đầu lúc 1 P.M ngày ngày 30 tháng tư thì hãy gõ là 30/4/15 1:00 PM. Còn nếu không, Project sẽ sử dụng thời gian bắt đầu mặc định. Để thay đổi thời gian bắt đầu mặc định, vào tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab Schedule, và trong trường dữ liệu Default Start Time, nhập giá trị mà bạn muốn.

10.6. Áp dụng đường biên cho sự phân công. Trong khung nhìn Resource Usage và Task Usage, bạn có thể thấy một cách đầy đủ về việc thời gian làm việc được phân công của tài nguyên được phân phối theo thời gian như thế nào. Ngoài việc xem các chi tiết của sự phân công, bạn có thể thay đổi số lượng thời gian mà một tài nguyên làm việc trong một nhiệm vụ tại bất kỳ khoảng thời gian cụ thể nào đó. Có rất nhiều cách để làm điều này: - Áp dụng một đường biên thời gian làm việc được định trước tới một sự phân công. Các đường biên được định trước thường mô tả thời gian làm việc được phân phối theo thời gian dưới dạng biểu đồ đồ thị như thế nào. Ví dụ, các đường biên được định trước Bell phân phối thời gian Chương X

156

Microsoft Project 2013 by [email protected] làm việc ít hơn vào lúc bắt đầu và kết thúc của sự phân công và phân phối nhiều thời gian làm việc hơn ở đoạn giữa. Nếu bạn đang minh họa bằng biểu đồ đồ thị thời gian làm việc theo thời gian thì hình dạng của biểu đồ sẽ trông giống như một cái chuông. - Chỉnh sửa trực tiếp các chi tiết của sự phân công. Ví dụ, trong khung nhìn Resource Usage hoặc Task Usage, bạn có thể trực tiếp thay đổi các giá trị của sự phân công trong lưới pha thời gian. Bạn áp dụng một đường biên hay chỉnh sửa một sự phân công như thế nào, phụ thuộc thứ bạn cần hoàn thành. Các đường biên định trước làm việc tốt nhất đối với các sự phân công mà trong đó bạn có thể dự đoán đúng hình dáng của kết quả đạt được, ví dụ, một nhiệm vụ đòi hỏi thời gian tăng dần dần có thể lợi dụng đường biên định trước Back Loaded để phản ánh khả năng mà tài nguyên sẽ làm việc nhiều nhất vào thời điểm cuối của sự phân công. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã xem xét lại các sự phân công trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới cùng với các tài nguyên được phân công. Một trong những tài nguyên này nói với bạn rằng với kinh nghiệm trước kia của mình thì biểu đồ thời gian làm việc theo tiến độ hiện nay của một trong số các nhiệm vụ mà cô ấy đảm nhận không phù hợp với biểu đồ thời gian làm việc hàng ngày mà cô ấy mong muốn. Bạn muốn cập nhật kế hoạch để mô hình hóa đường biên thời gian làm việc mong đợi được chính xác hơn trong sự phân công này. Bạn cũng có một sự phân công khác đòi hỏi phải có sự điều chỉnh. Trong ví dụ này, bạn áp dụng một đường biên thời gian làm việc định trước tới một sự phân công và chỉnh sửa bằng tay một sự phân công khác. Bước 1: Trong cột Task Name, ngay dưới nhiệm vụ 38, Final review, kích chọn tài nguyên Carole Poland. Bước 2: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll To Task.

Như bạn có thể thấy trong lưới pha thời gian ở bên phải, hai tài nguyên đang được lên tiến độ để làm việc trong nhiệm vụ này bốn giờ mỗi ngày (có nghĩa là, 50 phần trăm thời gian làm việc sẵn có của họ) và tài nguyên thứ ba được lên tiến độ để làm việc toàn thời gian trong nhiệm vụ này. Tất cả các sự phân công này đều đang được áp dụng một đường biên định trước là Flat-đó là, thời gian làm việc được phân bố đều theo thời gian. Đây là đường biên thời gian làm việc định trước mặc định mà Project sử dụng khi lên tiến độ thời gian làm việc. Bạn muốn thay đổi sự phân công của Carole Poland trong nhiệm vụ này để cô ấy bắt đầu sự phân công với thời gian làm việc ít và sau đó tăng thời gian làm việc của cô ấy khi nhiệm vụ tiến triển. Để đạt được điều này, bạn sẽ áp dụng đường biên định trước Back Loaded cho sự phân công đó. Lưu ý rằng nhiệm vụ 38, Final review là loại nhiệm vụ có thời hạn thực hiện được cố định, không phải loại nhiệm vụ có lượng phân công được cố định mặc định. Nhiệm vụ thuộc loại này giữ thời hạn thực hiện không đổi khi bạn điều chỉnh các sự phân công của nó. Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Assignment, kích vào Information. Hộp thoại Assignment Information xuất hiện. Kích vào tab General nếu nó chưa được chọn. Chương X

157

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 4: Nhấp vào biểu tượng đầu mũi tên để hiển thị các tùy chọn trong hộp chọn có nhãn Work Contour.

Đây là tất cả những đường biên thời gian làm việc được định trước, và một số cái tên của chúng đã nói lên được hình dạng biểu đồ của thời gian làm việc của một tài nguyên theo thời gian khi đường biên đó được áp dụng. Bước 5: Chọn Back Loaded, và sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại Assignment Information. Project áp dụng đường biên tới sự phân công của tài nguyên này và lên lại tiến độ thời gian làm việc của cô ấy trong nhiệm vụ. Chỉ thị đường biên tương ứng với loại đường biên được áp dụng-Back Loaded là trường hợp này

Bạn thấy rằng trong từng ngày kế tiếp của thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, Carole Poland được phân công thêm một chút thời gian làm việc. Bạn cũng có thể xem chỉ thị đường biên trong cột chỉ thị ID hiển thị loại đường viền được áp dụng cho sự phân công. Bước 6: Trong cột chỉ thị ID, di chuyển chuột đến chỉ số đường biên.

Project sẽ hiển thị một ScreenTip mô tả các loại đường biên áp dụng cho sự phân công này. Lưu ý: Áp dụng một đường biên cho một nhiệm vụ thuộc loại có thời hạn thực hiện cố định sẽ khiến Project tính toán lại thời gian làm việc của tài nguyên để tài nguyên làm việc ít đi trong cùng thời hạn thực hiện đó. Ví dụ, tổng số thời gian làm việc của Carole trong nhiệm vụ 38 đã bị Chương X

158

Microsoft Project 2013 by [email protected] giảm từ 20 giờ xuống còn 12 giờ khi bạn áp dụng đường biên. Tùy thuộc vào loại của nhiệm vụ, việc áp dụng một đường biên cho sự phân công này có thể khiến cho toàn bộ thời hạn thực hiện của nhiệm vụ bị kéo dài. Nhiệm vụ 38 là một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện được cố định, vì thế việc áp dụng đường biên không thay đổi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ này. Tuy nhiên, đối với nhiệm vụ thuộc loại có thời gian làm việc được cố định hoặc có lượng phân công được cố định thì điều đó có thể xảy ra. Nếu bạn không muốn việc áp dụng một đường biên dẫn đến kéo dài thời hạn thực hiện của nhiệm vụ, thay đổi loại của nhiệm vụ (chọn trong hộp chọn có nhãn Task Type trên tab Advanced của hộp thoại Task Information) thành Fixed Duration trước khi áp dụng đường biên. Tiếp theo, bạn sẽ trực tiếp chỉnh sửa thời gian làm việc được phân công trong một nhiêm vụ khác. Bước 6: Trong cột Task Name, ngay dưới nhiệm vụ 38, Final review, kích chọn tài nguyên được phân công Hany Morcos. Lưu ý rằng Hany hiện đang được phân công làm việc bốn giờ mỗi ngày trong suốt thời hạn thực hiện của sự phân công này. Tại sao lại bốn giờ ? Bình thường Hany làm việc tám giờ mỗi ngày trong những ngày làm việc của cô ấy (được định đoạt bởi lịch tài nguyên của cô). Tuy nhiên, cô ấy đã được phân công tới nhiệm vụ này với lượng phân công là 50 phần trăm, vì vậy mà thời gian làm việc được lên tiến độ chỉ là bốn giờ mỗi ngày. Bạn muốn tăng thời gian làm việc của Hany trong hai ngày cuối cùng của nhiệm vụ này để cô ấy sẽ làm việc toàn thời gian (full time) trong hai ngày này. Để thực hiện điều này, bạn sẽ chỉnh sửa bằng tay thời gian làm việc được phân công của cô ấy. Trong lưới pha thời gian trong phần bên phải của khung nhìn Task Usage, chọn thời gian làm việc được phân công là 4h của Hany Morcos trong thứ 4 ngày 2 tháng 9. Lưu ý: Di chuyển con trỏ chuột tới từng nhãn ngày trong tiêu đề trên biểu thời gian (M, T, W, vv) và giá trị ngày tháng của ngày hôm đó sẽ xuất hiện trong một ScreenTip. Bước 9: Gõ 8h, và sau đó nhấn phím Tab. Bước 10: Trong sự phân công của Hany ở thứ 5 ngày 3 tháng 9, gõ 8h, và sau đó nhấn phím Enter.

Hany bây giờ đang phân công làm việc tám giờ mỗi ngày trong ngày thứ Tư (2/9) và thứ Năm (3/9). Project sẽ hiển thị một chỉ thị đường biên trong cột chỉ thị ID cho thấy một đường biên được chỉnh sửa bằng thủ công đã được áp dụng tới sự phân công này. Lưu ý: Nếu bạn muốn thêm các thông tin chi tiết về việc áp dụng đường biên cho một sự phân công hoặc bất cứ điều gì liên quan đến một sự phân công, bạn có thể ghi lại các chi tiết đó trong một lưu ý về sự phân công. Trong khung nhìn Task Usage hoặc Resource Usage, chọn sự phân công và sau đó kích vào nút Notes trong nhóm lệnh Assignment trên tab Format. Ghi chú về sự phân công cũng tương tự ghi chú cho nhiệm vụ và tài nguyên. Dưới đây là một vài khả năng khác mà bạn có thể áp dụng trong khung nhìn dạng Usage:

Chương X

159

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Ngoài việc chỉnh sửa giá trị thời gian làm việc bằng tay ở cấp độ tài nguyên như bạn đã làm ở trên, bạn có thể chỉnh sửa thời gian làm việc ở cấp độ nhiệm vụ. Khi bạn thay đổi một giá trị thời gian làm việc ở cấp độ nhiệm vụ, Project điều chỉnh giá trị thời gian làm việc của từng tài nguyên cho phù hợp với lượng phân công của mỗi tài nguyên trong sự phân công đó. Ví dụ, giả sử rằng trong một ngày cụ thể, hai tài nguyên đang được phân công mỗi tài nguyên làm việc bốn giờ tới một nhiệm vụ có tổng số thời gian làm việc là tám giờ. Nếu sau đó bạn thay đổi tổng số thời gian làm việc trong nhiệm vụ cho ngày hôm đó thành 12 giờ, Project sẽ tăng thời gian làm việc của mỗi tài nguyên từ bốn lên đến sáu giờ. - Bạn có thể chia tách một nhiệm vụ trong khung nhìn Gantt chart để kê khai một sự gián đoạn trong nhiệm vụ đó như bạn đã làm trong chương 8. Bạn cũng có thể chia tách một nhiệm vụ trong khung nhìn Task Usage bằng cách nhập giá trị thời gian làm việc bằng "0" trong các ô nằm cùng hàng với nhiệm vụ trong lưới pha thời gian cho những ngày bạn mà muốn gián đoạn. Để bảo tồn tổng số thời gian làm việc trong nhiệm vụ, bạn nên thêm số lượng thời gian làm việc tương ứng với lượng thời gian bị gián đoạn vào thời điểm cuối của nhiệm vụ. Ví dụ, giả sử rằng một nhiệm vụ bắt đầu vào thứ hai và thời hạn thực hiện là 4 ngày, mỗi ngày làm việc 8 giờ. Biểu đồ thời gian làm việc của nó (theo giờ từng ngày) là 8, 8, 8 và 8. Bạn gián đoạn sự làm việc trong nhiệm vụ vào ngày thứ ba và sau đó thêm tám giờ vào ngày kết thúc của nhiệm vụ (trong trường hợp này là thứ sáu). Biểu đồ thời gian làm việc mới sẽ là 8, 0, 8, 8 và 8. - Khi chỉnh sửa các giá trị trong lưới pha thời gian, bạn có thể làm việc với các ô dữ liệu có phần giống với như lúc làm việc với các ô dữ liệu trong phần mềm Microsoft Excel, bạn có thể kéo và thả các giá trị và sử dụng tiện ích AutoFill để sao chép các giá trị sang các ô bên phải hoặc bên dưới.

10.7. Áp dụng các mức lương khác nhau tới các sự phân công. Nhớ lại trong phần 2 “Nhập nhiều mức lương cho một tài nguyên” ở đầu chương, bạn có thể thiết lập tới năm mức lương cho mỗi tài nguyên, điều đó cho phép bạn áp dụng các mức lương khác nhau tới các sự phân công khác nhau của một tài nguyên; ví dụ, một mức lương khác có thể phụ thuộc vào các kỹ năng được yêu cầu bởi các sự phân công khác. Đối với mỗi sự phân công, ban đầu Project mặc định sử dụng bảng mức chi phí A, nhưng bạn có thể chỉ định một bảng mức chi phí khác nên được sử dụng. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, Hany hiện đang được phân công tới nhiệm vụ 36, Proof and review, công việc giống với việc biên tập nội dung hơn vai trò mặc định của cô ấy là biên tập dự án, nhưng trong sự phân công này của cô ấy vẫn đang sử dụng mức lương mặc định của cô ấy là biên tập dự án. Bạn sẽ áp dụng một mức lương khác để kê khai cho vai trò biên tập nội dung của cô ấy trong nhiệm vụ này. Nhớ lại rằng bạn đã thiết lập mức lương thứ hai này cho Hany ở phần 2. Trong ví dụ này, bạn thay đổi bảng mức chi phí đã được áp dụng tới một sự phân công. Bước 1: Trong cột Task Name, ngay dưới nhiệm vụ 36, Proof and review, kích vào tài nguyên được phân công Hany Morcos. Tiếp theo, bạn sẽ xem chi phí của sự phân công của Hany. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó nhấp vào Cost. Project sẽ hiển thị bảng chi phí Cost. Lưu ý chi phí hiện nay của sự phân công của Hany tới nhiệm vụ này là: 1.550,00 $.

Chương X

160

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Assignment, kích vào Information. Hộp thoại Assignment Information xuất hiện. Bước 4: Kích vào tab General nếu nó chưa được chọn. Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Cost Rate Table, gõ hoặc chọn B, và sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại Assignment Information. Proejct áp dụng bảng mức chi phí B của Hany tới sự phân công này.

Mức chi phí mới của sự phân công này, 1.800,00 $, xuất hiện trong cột có nhãn Total Cost. Giá trị chi phí mới này cũng được dùng để tính toán chi phí trong nhiệm vụ khái quát và nhiệm vụ tổng quát của dự án. Lưu ý: Nếu bạn thường xuyên thay đổi bảng mức chi phí cho các sự phân công, bạn sẽ thấy đây là một cách nhanh chóng khi hiển thị trực tiếp trường dữ liệu Cost Rate Table trong khung nhìn Resource Usage hoặc Task Usage. Hiển thị cạnh phải của phần bảng của khung nhìn dạng Usage, kích Add New Column, và sau đó chọn Cost Rate Table.

10.8. Phân công các tài nguyên nguyên vật liệu tới các nhiệm vụ Trong phần 4 “ Thiết lập tài nguyên nguyên vật liệu” của chương này, bạn đã tạo ra tài nguyên nguyên vật liệu có tên là Bound galley proofs. Nhớ lại rằng các tài nguyên nguyên vật liệu được sử dụng hoặc tiêu thụ khi dự án tiến triển. Ví dụ phổ biến trong một dự án xây dựng là tài nguyên gỗ hoặc bê tông. Khi phân công một tài nguyên nguyên liệu, bạn có thể xử lý sự tiêu hao và các chi phí theo một trong hai cách: - Phân công tài nguyên nguyên vật liệu với một số lượng nhất định tới nhiệm vụ. Project sẽ nhân chi phí cho một đơn vị tài nguyên này với số lượng tài nguyên đã được phân công để xác định tổng chi phí (Bạn sẽ sử dụng phương pháp này trong ví dụ sau đây). - Phân tài nguyên nguyên vật liệu với một tỉ lệ biến đổi về số lượng tới tới nhiệm vụ. Project sẽ điều chỉnh số lượng và chi phí của tài nguyên này khi thời hạn thực hiện của nhiệm vụ thay đổi. Phương pháp này được mô tả chi tiết ở cuối phần này. Chương X 161

Microsoft Project 2013 by [email protected] Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đang quan tâm theo dõi việc sử dụng và chi phí của tài nguyên Bound galley proofs trong dự án cuốn sách thiếu nhi mới. Trong ví dụ này, bạn phân công một tài nguyên nguyên vật liệu tới một nhiệm vụ và nhập số lượng đã tiêu thụ của tài nguyên đó. Bước 1: Trên tab Task, trong nhóm lệnh View, kích Gantt Chart. Bước 2: Trong cột Task Name, kích vào tên của nhiệm vụ 38, Final review. Bạn dự đoán bạn sẽ cần đến 20 bản Bound galley proofs cho nhiệm vụ này. Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Bước 4: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resources. Hộp thoại Assign Resources xuất hiện. Bước 5: Trong hộp thoại Assign Resources, chọn trường dữ liệu thuộc cột Units của tài nguyên Bound galley proofs. Bước 6: Gõ hoặc chọn 20, và sau đó nhấn vào nút Assign. Project phân công tài nguyên nguyên vật liệu này tới nhiệm vụ và tính toán ra chi phí của sự phân công là 300 $ (15 $ cho mỗi bản x với 20 bản). Khi bạn phân công một tài nguyên nguyên vật liệu tới một nhiệm vụ, đơn vị tính của nó sẽ xuất hiện trong cột Units

Bởi vì Bound galley proofs là một tài nguyên nguyên vật liệu nên nó không thể làm việc. Vì vậy, việc phân công một tài nguyên nguyên vật liệu không ảnh hưởng đến thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Bước 7: Bấm nút Close để đóng hộp thoại Assign Resources. * Mức tiêu thụ biến đổi của tài nguyên Bạn mới chỉ phân công một tài nguyên nguyên vật liệu với một số lượng nhất định hoặc hoặc một mức tiêu thụ cố định tới một nhiệm vụ. Một cách khác để sử dụng các tài nguyên nguyên vật liệu là phân công chúng với một mức tiêu thụ biến đổi. Sự khác biệt giữa hai mức tiêu thụ này như sau: - Một mức tiêu thụ cố định có nghĩa là, không quan tâm tới thời hạn thực hiện của nhiệm vụ mà tài nguyên nguyên vật liệu được phân công tới, một số lượng tuyệt đối của tài nguyên nguyên vật liệu sẽ được sử dụng. Ví dụ, đổ bê tông cho nền móng của một ngôi nhà đòi hỏi một số lượng bê tông nhất định mà không quan tâm đến vấn đề phải mất bao lâu để đổ nó.

Chương X

162

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Một mức tiêu thụ biến đổi có nghĩa là, số lượng của tài nguyên nguyên vật liệu được tiêu thụ phụ thuộc vào thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Ví dụ, khi vận hành máy phát điện, thì lượng nhiên liệu tiêu thụ trong 4 giờ sẽ nhiều hơn so với trong 2 giờ, và bạn có thể chỉ định một mức tiêu thụ nhiên liệu theo giờ. Bạn nhập một mức tiêu thụ biến đổi là số lượng tài nguyên được tiêu thụ theo thời gian; Ví dụ, bạn nhập "2/h" để ghi lại mức tiêu thụ hai lít nhiên liệu cho mỗi giờ. Sau khi bạn nhập một mức tiêu thụ biến đổi cho một sự phân công của tài nguyên nguyên vật liệu, Project tính toán tổng số lượng tài nguyên nguyên vật liệu được tiêu thụ dựa trên thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Lợi ích của việc sử dụng mức tiêu thụ biến đổi là nó gắn chặt với thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Nếu thời hạn thực hiện thay đổi, số lượng và chi phí được tính toán của tài nguyên nguyên vật liệu sẽ thay đổi theo. Khi bạn cần theo dõi tài nguyên nguyên vật liệu ở cấp độ chi phí thì hãy sử dụng mức tiêu thụ biến đổi.

10.9. Xem khả năng làm việc của tài nguyên Nhớ lại rằng số lượng thời gian mà một tài nguyên có thể làm việc trong các nhiệm vụ trong một dự án được gọi là khả năng làm việc của tài nguyên đó, và trong Project, thì khả năng làm việc này được đo bằng đơn vị tính. Theo mặc định, đơn vị tính này được thể hiện bởi một giá trị phần trăm, với 0% nghĩa là khả năng làm việc bằng không và 100% có nghĩa là toàn bộ khả năng làm việc hoặc tối đa khả năng làm việc của một tài nguyên đơn lẻ theo một tiến độ làm việc bình thường 40 giờ mỗi tuần. Trong Project, khả năng làm việc tối đa của một tài nguyên được theo dõi bởi giá trị trong trường dữ liệu có nhãn là Max.Units. Ngay cả các nhà quản lý của dự án có kinh nghiệm cũng đã từng ước tính quá cao khả năng làm việc của tài nguyên đối với những người được phân bổ để làm việc trong một dự án cụ thể. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề trong quá trình thực thi của một dự án và các tài nguyên không hài lòng, đặc biệt là khi người quản lý của dự án cũng đã ước tính dưới mức số lượng thời gian làm việc cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ trong dự án. Có nhiều lý do chính đáng để mong đợi một số sự thay đổi với các ước tính về thời gian làm việc của nhiệm vụ- đặc biệt là trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu của một dự án. Tuy nhiên, khả năng làm việc của tài nguyên nên trở lên dễ dàng hơn để ước tính thêm chính xác. Phần này giới thiệu một số công cụ hữu ích trong Project có thể giúp bạn xem và hiểu rõ hơn về khả năng làm việc của tài nguyên. Việc nhìn thấy khả năng làm việc của mỗi tài nguyên mang đến cho bạn một sự nắm bắt tốt hơn về toàn bộ khả năng làm việc trong dự án của bạn. Việc này có thể trợ giúp thông tin cho bạn và các bên liên quan của dự án về bất kỳ sự điều chỉnh có thể nào đó tới phạm vi của dự án để phù hợp hơn với khả năng làm việc của các nguyên (hoặc ngược lại). Thông thường, bạn có thể mong đợi một trong các tình huống sau đây xảy ra đối với khả năng làm việc của tài nguyên: - Thời gian làm việc dự kiến là ít hơn so với khả năng làm việc của các tài nguyên. Bạn có thể có thể sử dụng một phần thời gian của các tài nguyên của bạn cho các dự án khác hoặc làm nhiều công việc hơn trong dự án này. - Thời gian làm việc dự kiến vượt quá khả năng làm việc của các tài nguyên. Bạn có thể cần phải giảm bớt phạm vi công việc hoặc tăng thêm tài nguyên. - Thời gian làm việc dự kiến là xấp xỉ bằng với khả năng làm việc của các tài nguyên. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, vào thời điểm này trong việc lập kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới, bạn đã thiết lập một danh sách nhiệm vụ ban đầu và các chi tiết ban đầu về tài nguyên. Bây giờ bạn sẽ kiểm tra khả năng làm việc của tài nguyên một cách chi tiết. Trong ví dụ này, bạn sẽ xem xét khả năng làm việc của tài nguyên riêng rẽ theo từng ngày và từng tháng trong khoảng thời gian mà dự án hiện đang lên tiến độ. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích vào Resource Usage. Project sẽ hiển thị khung nhìn Resource Usage.

Chương X

163

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Nhớ lại rằng trong khung nhìn này, phần khu vực bên trái tổ chức xắp xếp các nhiệm vụ nằm bên dưới các tài nguyên được phân công tới chúng. Phần khu vực bên phải cho thấy sự phân công và các giá trị khác được tổ chức theo trình tự thời gian. Ở phần này, chúng ta cần tập trung vào việc nhìn thấy sự sẵn sàng để làm việc của các tài nguyên. Để bắt đầu, bạn sẽ chuyển đổi trong phần lưới pha thời gian để nhìn thấy sự sẵn sàng để làm việc của tài nguyên. Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, hãy tích chọn hộp kiểm có nhãn Remaining Availability. Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Work. Project sẽ ẩn các chi tiết về thời gian làm việc và chỉ để lại chi tiết về Remaining Availability. Bước 4: Kích vào tiêu đề cột Resouce Name. Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Outline và sau đó kích vào Hide Subtasks.

Bây giờ bạn có thể nhìn thấy ở phía bên phải của khung nhìn các giá trị sẵn sàng để làm việc còn lại theo từng ngày của tất cả các tài nguyên làm việc. Các tài nguyên làm việc toàn thời gian, như Carole Poland, đang sẵn sàng mong chờ làm việc 8h mỗi ngày cho những ngày mà họ không có sự phân công. Dan Jump, tài nguyên làm một nửa thời gian với 50% max.Units, chỉ sẵn sàng làm việc 4 giờ mỗi ngày. Jun Cao, người đã có một tiến độ làm việc kiểu "four-by-ten" thì sẵn sàng làm việc 10 giờ mỗi ngày và bốn ngày mỗi tuần. Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh mức độ zoom của phần lưới pha thời gian để xem sự sẵn sàng để làm việc theo từng tháng. Bước 6: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích Months trong hộp chọn Timescale. Chương X

164

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Project cho thấy giờ gian sẵn sàng để làm việc cho mỗi tài nguyên theo từng tháng. Lưu ý rằng có một số giá trị phân công và tên tài nguyên được định dạng trong màu đỏ và có một chỉ thị cảnh báo bên cạnh tên của họ. Những tài nguyên này đang bị phân bổ vượt mức, họ đang bị phân công nhiều thời gian làm việc hơn so với khả năng làm việc cho phép của họ. Bạn sẽ giải quyết các tài nguyên bị phân bổ vượt mức trong chương 11. Lưu ý: Trong phần này, bạn kiểm tra khả năng làm việc của tài nguyên trong khung nhìn Resource Usage. Các khung nhìn khác của Project cũng giúp bạn xem và quản lý khả năng làm việc của tài nguyên bao gồm khung nhìn Resource Graph (vào tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Other Views và sau đó kích vào Resource Graph) và hai báo cáo tập trung vào tài nguyên (trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Resources và sau đó nhấp vào một trong các báo cáo thuộc danh sách liệt kê).

10.10. Điều chỉnh sự phân công trong khung nhìn Team Planner Quan trọng: Khung nhìn Team Planner là chỉ có sẵn trong bản Project Professional, không có trong bản Project Standard. Nếu bạn có bản Project Standard thì có thể bỏ qua phần này. Khung nhìn Task Usage và Resource Usage là các khung nhìn có các tính năng mạnh mẽ mà bạn có thể hoàn thành các mục tiêu phức tạp, kiểu như việc điều chỉnh bằng tay đường biên áp dụng cho các sự phân công. Nếu những khung nhìn này đưa ra quá nhiều chi tiết hơn so với mong muốn của bạn thì Project Professional cũng cung cấp một khung nhìn khác đơn giản hơn nhưng cũng có tính năng mạnh được gọi là Team Planner. Trong khung nhìn Team Planner, bạn thấy các nhiệm vụ được tổ chức xắp xếp theo các tài nguyên được phân công đến (giống như khung nhìn Resource Usage) và các nhiệm vụ chưa có bất kỳ sự phân công nào. Cả nhiệm vụ có được và không được phân công tài nguyên đến có thể là một trong hai loại sau trong khung nhìn Team Planner, : - Nhiệm vụ đã được lên tiến độ: Được lên tiến độ trong một khoảng thời gian cụ thể và được hiển thị trong khung nhìn Team Planner tại một thời điểm cụ thể - Nhiệm vụ không được lên tiến độ-Unscheduled: Các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công, và có hoặc không có tài nguyên được phân công tới. Cái mà khung nhìn Team Planner cho phép, còn khung nhìn dạng Usage không cho phép chính là phương pháp đơn giản kéo và thả để lên lại tiến độ hoặc phân công lại tài nguyên cho nhiệm vụ. Nhiệm vụ: Tại xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thấy rằng khung nhìn Team Planner đặc biệt là hữu ích khi xem xét lại các sự phân công của các tài nguyên làm việc trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Bạn đã nhận ra một số vấn đề về phân công tài nguyên mà bạn cần phải giải quyết và bạn sẽ làm điều đó trong khung nhìn Team Planner.

Chương X

165

Microsoft Project 2013 by [email protected] Trong ví dụ này, bạn kiểm tra các sự phân công tài nguyên và giải quyết một số vấn đề về việc phân bổ vượt mức, cũng như một số vấn đề về các nhiệm vụ chưa được phân công và chưa được lên tiến độ. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Team Planner. Khung nhìn Team Planner xuất hiện. Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào shortcut của khung nhìn Team Planner trên thanh trạng thái, ở góc dưới cùng bên phải của cửa sổ Project. Bước 2: Trong cột Resource Name, chọn Carole Poland. Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Các sự phân công ban đầu của tài nguyên Carole Poland hiển thị trong khung nhìn. Khu vực mà nhiệm vụ được phân công tài nguyên nhưng không được lên tiến độ

Khu vực mà nhiệm vụ không được phân công tài nguyên và không được lên tiến độ

Khu vực mà nhiệm vụ được phân công tài nguyên và được lên tiến độ

Khu vực mà nhiệm vụ không được phân công tài nguyên nhưng được lên tiến độ

Đầu tiên, bạn sẽ lên tiến độ cho các nhiệm vụ đã được phân công nhưng chưa được lên tiến độ (tức là có chế độ tiến độ là thủ công). Carole Poland có một nhiệm vụ chưa được lên tiến độ và một số nhiệm vụ đã được lên tiến độ. Trong thực tế, các nhiệm vụ đã được lên tiến độ của cô đã khiến cô ấy bị phân bổ vượt mức, các hình chữ nhật màu đỏ mà Project vẽ bao quanh một số sự phân công của Corole trong tháng tư nói cho bạn biết đây là những lúc cô ấy bị phân bổ vượt mức. Bạn muốn nhiệm vụ không được lên tiến độ của Carole, Launch planning, bắt đầu vào đầu Tháng Tám, do đó bạn sẽ di chuyển nó tới đó. Bước 4: Di chuyển thanh cuộn ngang của khung nhìn cho đến khi tuần chứa nhãn là ngày 9 tháng 8 (09 Aug’ 15) được nhìn thấy trong thời gian biểu-Timescale. Lưu ý: Bạn cũng có thể bấm tổ hợp phím CTRL + G và trong trường dữ liệu Date của hộp thoại Go To, gõ hoặc chọn 9/8/15 và sau đó nhấn OK. Bước 5: Kích, giữ và kéo nhiệm vụ không được lên tiến độ, Launch planning, dọc theo hàng của Carole để ngày nhiệm vụ bắt đầu là Thứ hai ngày 10 tháng 8. Như trong phần biểu đồ Gantt của khung nhìn Gantt Chart, chiều dài của thanh bar của một nhiệm vụ được lên tiến độ tương ứng với thời hạn thực hiện của nó. Tùy thuộc vào mức độ zoom Chương X

166

Microsoft Project 2013 by [email protected] trong khung nhìn mà bạn có thể không nhìn thấy đầy đủ tên của nhiệm vụ ở trên một số thanh bar đại diện cho nhiệm vụ. Bước 6: Di chuyển con trỏ chuột tới nhiệm vụ mà bạn vừa lên tiến độ. Một ScreenTip xuất hiện và chứa đựng các các chi tiết cốt yếu của nhiệm vụ.

Lưu ý rằng mặc dù nhiệm vụ này hiện đang được lên tiến độ với thời gian ngày tháng cụ thể nhưng nó vẫn là một nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công và nó sẽ vẫn như vậy cho đến khi nó được chuyển sang chế độ tiến độ tự động. Tiếp theo, bạn sẽ lên tiến độ cho nhiệm vụ chưa được lên tiến độ của Hanny Morcos và bạn phân công lại nó cho Carole. Bạn cũng muốn nhiệm vụ này sẽ hoàn thành vào đầu tháng tám. Bước 7: Kích, giữ và kéo nhiệm vụ chưa được lên tiến độ của Hanny Morcos, Assign launch team members, tới hàng của Carole và để ngày bắt đầu của nhiệm vụ là thứ ba ngày 11 tháng 8. Project sẽ lên tiến độ và phân công lại nhiệm vụ này.

Tiếp theo, bạn sẽ phân công hai nhiệm vụ chưa được phân công và chưa được lên tiến độ. Cả hai nhiệm vụ này cần được phân công cho Hany Morcos. Bước 8: Kích, giữ và kéo nhiệm vụ chưa được phân công đầu tiên, Complete author questionnaire, tới hàng của Morcos và để ngày bắt đầu của nhiệm vụ là Thứ 2 ngày 17 tháng 8. Bước 9: Kích, giữ và kéo nhiệm vụ chưa được phân công còn lại, Schedule author interviews, tới hàng của Morcos và để ngày bắt đầu của nhiệm vụ là Thứ 3 ngày 18 tháng 8.

Chương X

167

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bây giờ cả hai nhiệm vụ đều được phân công và được lên tiến độ mặc dù chúng vẫn là nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ giải quyết một số vấn đề về phân bổ vượt mức của tài nguyên mà bạn có thể nhìn thấy trong khung nhìn Team Planner. Bước 10: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh hộp chọn Timescale và kích vào tuần Weeks. Thời gian biểu điều chỉnh để hiển thị kế hoạch nhiều hơn. Bước 11: Di chuyển thanh cuộn ngang cho đến khi tuần chứa ngày 28 tháng 6 (June 28/06) có thể nhìn thấy trong thời gian biểu.

Hầu hết các tài nguyên bị phân bổ vượt mức trong kế hoạch này là do các cuộc họp hàng tuần về tình trạng biên tập (đại diện của nó trong khung nhìn này là những đoạn thẳng đứng) chồng chéo với các nhiệm vụ khác. Bởi vì mỗi lần xảy ra của cuộc họp về tình trạng biên tập chỉ kéo dài một tiếng đồng hồ nên bạn không bận tâm đến việc giải quyết sự phân bổ vượt mức ở mức độ này. Tuy nhiên bạn có thể thấy một sự phân bổ vượt mức nghiêm trọng của Hany Morcos trong tuần có chứa ngày 28 tháng 6. Bởi vì bạn cần toàn bộ sự quan tâm của Hany dành cho nhiệm vụ Interior illustration design nên bạn sẽ phân công lại nhiệm vụ Copyedit incorp cho một người khác nào đó. Bước 12: Kích chuột phải vào nhiệm vụ Copyedit incorp của Hany, và trong Shortcut menu xuất hiện, kích vào Reassign To, và sau đó chọn Carole Poland.

Chương X

168

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project phân công lại nhiệm vụ này nhưng không thay đổi ngày bắt đầu, ngày kết thúc hay thời hạn thực hiện của nhiệm vụ.

Lưu ý: Bạn cũng có thể phân công lại các nhiệm vụ bằng cách kéo chúng ra từ một tài nguyên này tới một tài nguyên khác. Để kiểm soát tốt hơn việc lên tiến độ của các nhiệm vụ khi bạn phân công lại chúng theo cách này, thiết lập thời gian biểu theo ngày (để làm điều này, vào tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích Days trong hộp chọn có nhãn Timescale). Vẫn còn có những vấn đề phân bổ vượt mức trong kế hoạch này, nhưng chúng là những vấn đề nhỏ mà bạn không cần quan tâm thêm tới chúng.

Chương X

169

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Tinh chỉnh kế hoạch của dự án

Chương XI

170

Microsoft Project 2013 by [email protected] Trong ba chương trước, bạn đã tập trung vào các chi tiết về nhiệm vụ, tài nguyên và sự phân công. Bây giờ, bạn sẽ kiểm tra kết quả của những việc làm trước đó của bạn trong tiến độ và đào sâu hơn nữa về sự phân công của tài nguyên. Trong một số trường hợp, bạn sẽ xem lại các tính năng của Project đã được giới thiệu trong các chương trước, nhưng trong chương này sự tập trung của bạn là về việc quản lý xuyên xuốt toàn bộ kế hoạch, và bao gồm thời hạn thực hiện tổng thể và chi phí tổng thể.

11.1. Kiểm tra sự phân bổ của tài nguyên theo thời gian. Trong phần này, bạn sẽ tập trung về việc phân bổ tài nguyên-Đó là các sự phân công nhiệm vụ mà bạn đã làm ảnh hưởng như thế nào đến khối lượng công việc của các tài nguyên làm việc (người và thiết bị) của một kế hoạch. Khả năng làm việc của một tài nguyên trong một giai đoạn thời gian nhất định được định đoạt bởi khả năng làm việc tối đa và lịch tài nguyên của nó. Mối quan hệ giữa khả năng làm việc của một tài nguyên và các sự phân công nhiệm vụ của nó được gọi là sự phân bổ-allocation. Mỗi tài nguyên làm việc chỉ có thể là một trong ba trạng thái sau của sự phân bổ: - Phân bổ dưới mức-Underallocated: Các sự phân công của tài nguyên không đáp ứng đủ khả năng làm việc tối đa của tài nguyên đó. Ví dụ, một tài nguyên làm việc toàn thời gian-40 giờ mỗi tuần chỉ được phân công làm việc 25 giờ mỗi tuần được gọi là bị phân bổ dưới mức. - Phân bổ đúng mức Fully allocated: Các sự phân công của tài nguyên đáp ứng được khả năng làm việc tối đa của tài nguyên. Ví dụ, một tài nguyên làm việc toàn thời gian-40 giờ mỗi tuần được phân công làm việc 40 giờ mỗi tuần được gọi là được phân bổ đúng mức. - Phân bổ vượt mức Overallocated: Các sự phân công của tài nguyên vượt quá khả năng làm việc tối đa của tài nguyên tại bất kỳ thời điểm nào. Ví dụ, một tài nguyên làm việc toàn thời gian40 giờ mỗi tuần được phân công làm việc 65 giờ mỗi tuần được gọi là bị phân bổ vượt mức. * Đánh giá về việc phân bổ tài nguyên. Người ta thường nói rằng phân bổ đúng mức tất cả các tài nguyên tại tất cả các thời điểm là mục tiêu của mọi nhà quản lý dự án, nhưng đây có lẽ là một trường hợp quá đơn giản. Tùy thuộc vào bản chất của dự án và các tài nguyên làm việc trong đó, một số sự phân bổ dưới mức cũng có thể là tốt. Phân công vượt mức thường có thể là có vấn đề hoặc là không có vấn đề, điều đó tùy thuộc vào lượng phân công bị vượt mức. Nếu một tài nguyên bị phân bổ vượt mức chỉ nửa tiếng làm việc, Project sẽ đánh dấu sự phân bổ vượt mức đó, nhưng một phân bổ vượt mức nhỏ như vậy có thể không phải là một vấn đề mà bạn cần phải giải quyết, điều đó tùy thuộc vào tài nguyên liên quan và bản chất của sự phân công. Tuy nhiên, việc phân bổ vượt mức nghiêm trọng-ví dụ, một tài nguyên được phân công gấp đôi thời gian làm việc mà nó có thể có thể thực hiện được trong một tuần (ví dụ bắt làm 80 tiếng một tuần) thì luôn luôn là một vấn đề, và bạn nên biết làm thế nào để nhận biết được nó và xác nhận các kế hoạch để giải quyết nó. Chương này sẽ giúp bạn nhận biết và khắc phục sự phân bổ vượt mức của tài nguyên. Các trạng thái trên của sự phân bổ áp dụng tới các tài nguyên làm việc. Tài nguyên chi phí và nguyên vật liệu là các tài nguyên không làm việc, do đó các sự phân công của chúng không phải là đối tượng của vấn đề phân bổ tài nguyên. Trong Project, khả năng làm việc của một tài nguyên được đo bằng đơn vị tính; khả năng làm việc tối đa của một tài nguyên cụ thể được gọi là maximum units (có nhãn Max.Units trong Project). Đơn vị tính được đo bằng các con số (chẳng hạn như 3 đơn vị) hoặc là một tỷ lệ phần trăm (như 300% ). Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới được phát triển đến mức mà bạn đã sẵn sàng để kiểm tra kỹ lưỡng các sự phân công tài nguyên và các vấn đề phân bổ vượt mức. Bạn sẽ bắt đầu với Carole Poland. Trong ví dụ này, bạn xem các sự phân bổ về tài nguyên và tập trung vào một tài nguyên đang bị phân bổ vượt mức. Chương XI

171

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bạn cần các tập tin Advanced Plan_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 11 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Plan_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Advanced Plan. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Usage. Khung nhìn Resource Views xuất hiện.

Ở phía bên trái của khung nhìn là một bảng ( theo mặc định là bảng Usage) thể hiện các sự phân công được nhóm lại theo từng tài nguyên, tổng số thời gian làm việc được phân công của từng tài nguyên, và thời gian làm việc của từng sự phân công. Thông tin này được tổ chức thành một dạng đề cương-outline mà bạn có thể bung ra hoặc thu lại. Phía bên phải của khung nhìn chứa đựng các chi tiết về sự phân công (theo mặc định là thời gian làm việc) được bố trí trên một thời gian biểu. Bạn có thể di chuyển thanh cuộn ngang của thời gian biểu để xem các giai đoạn thời gian khác. Bạn cũng có thể thay đổi sự hiển thị trên thời gian biểu để hiển thị dữ liệu theo đơn vị: tuần, ngày, giờ và vv. Chú ý tới cái tên ở hàng đầu tiên, Unassigned. Mục này liệt kê các nhiệm vụ mà không có bất cứ tài nguyên nào được phân công đến. Tiếp theo, bạn sẽ thu đề cương trong bảng này lại để xem tổng số thời gian làm việc của mỗi tài nguyên theo thời gian. Bước 2: Nhấp vào tiêu đề cột Resource Name. Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Outline và sau đó kích vào Hide Subtasks. Lưu ý: Bạn cũng có thể thu đề cương lại bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + - (dấu trừ). Project thu gọn đề cương (ẩn các sự phân công trong từng tài nguyên) trong khung nhìn Resource Usage. Bước 4: Trong cột Resource Name, kích vào tên Carole Poland.

Chương XI

172

Microsoft Project 2013 by [email protected] Các sự phân công tài nguyên hiện đang bị ẩn đi, và các giá trị tổng thời gian làm việc trong ngày của các tài nguyên theo thời gian xuất hiện trong lưới pha thời gian ở bên phải. Bước 5: Di chuyển con trỏ chuột tới tiêu đề của cột có nhãn M (Monday-thứ hai) trong tuần có chứa ngày 05 Apr’15 ở trên cùng của lưới pha thời gian. Một ScreenTip xuất hiện hiển thị ngày tương ứng với vị trí con trỏ chuột: 6/4/15.

Các ScreenTips như này rất là tiện dụng trong các khung nhìn có thời gian biểu, chẳng hạn như khung nhìn Resource Usage và Gantt Chart. Hiện tại, thời gian biểu đang được thiết lập để hiển thị theo tuần và ngày. Bây giờ bạn sẽ thay đổi thời gian biểu để xem các dữ liệu về thời gian làm việc được tổng cộng một cách khái quát hơn. Bước 6: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, kích Months. Project thay đổi lưới pha thời gian để hiển thị các giá trị của thời gian làm việc được lên tiến độ theo từng tháng.

Chú ý rằng tên và một số giá trị phân công của Carole Poland và một số tài nguyên khác xuất hiện trong định dạng màu đỏ. Định dạng màu đỏ này có nghĩa là các tài nguyên này đang bị phân bổ vượt mức: tại một hoặc nhiều thời điểm trong kế hoạch này, các nhiệm vụ được phân công tới đã vượt quá khả năng làm việc của họ. Quan trọng: Nếu bạn không nhìn thấy bất kỳ tài nguyên nào bị phân bổ vượt mức, xem lại trong hộp thoại Resource Leveling để chắc chắn rằng lựa chọn Day By Day và Manual đang được chọn (trên tab Resource, trong nhóm lệnh Level, kích vào Leveling Options). Nếu bạn vẫn không nhìn thấy các tài nguyên bị phân bổ vượt mức, kích vào nút Clear Leveling trong nhóm lệnh Level. Nếu vẫn thất bại, mở lại tập tin Advanced Plan_Start. Như bạn có thể nhìn thấy trong lưới pha thời gian, Carole Poland bị phân bổ vượt mức vào tháng tư. Và cô ấy cũng bị phân bổ dưới mức trong các tháng khác mà cô ấy được phân công. Lưu ý rằng thời gian làm việc trong tháng 6 của Carole là 45 giờ cũng được định dạng bằng màu đỏ. Mặc dù thời gian làm việc 45 giờ trong một tháng không phải là một sự phân bổ vượt mức đối với một tài nguyên làm việc toàn thời gian (8 tiếng một ngày), nhưng tại một số thời điểm trong tháng sáu Carole đã được lên tiến độ để làm việc với lượng thời gian lớn hơn lượng thời gian mà cô ấy có thể xắp xếp. Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi các thiết lập của thời gian biểu để có một cái nhìn kỹ hơn về các sự phân bổ của Carole. Bước 7: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Days. Chương XI 173

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project điều chỉnh thời gian biểu trở lại thiết lập trước đó ( theo ngày). Bước 8: Kích vào biểu tượng expand/collapse hình mũi tên ở bên cạnh tên của Carole trong cột Name Resource. Project sẽ bung khung nhìn Resource Usage ra để hiển thị từng sự phân công của Carole. Bước 9: Nếu cần thiết, di chuyển thanh cuộn ngang trong khung nhìn bên phải sang phía bên phải để nhìn thấy các sự phân công của Carole trong tuần có chứa ngày 19 Apr’15. Tổng thời gian làm việc của Carole trong ngày thứ hai ngày 20 tháng 4 là 9 tiếng. Và nó được định dạng màu đỏ cho thấy đây là một sự phân bổ vượt mức.

Carole có hai sự phân công vào ngày 20 tháng tư: 8 tiếng cho nhiệm vụ Content edit và một tiếng cho nhiệm vụ Editorial staff meeting 2 (một lần xảy ra của nhiệm vụ định kỳ). Hai nhiệm vụ này được lên tiến độ chồng chéo lên nhau tại cùng một thời điểm là từ 8 giờ đến 9 giờ sáng (Nếu bạn muốn quan sát điều này, điều chỉnh để thời gian biểu hiển thị theo giờ. Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Hours). Đây là một sự phân bổ vượt mức thực sự: Carole có lẽ không thể hoàn thành cả hai nhiệm vụ cùng một lúc. Tuy nhiên, nó là một sự phân bổ vượt mức tương đối nhỏ tới phạm vi của kế hoạch, và bạn không cần phải quá bận tâm về việc giải quyết sự phân bổ vượt mức ở mức độ này. Tuy nhiên, cũng có những sự phân bổ vượt mức khác nghiêm trọng hơn trong kế hoạch này mà bạn sẽ phải giải quyết ở phần sau trong chương này. Bước 10: Kích vào biểu tượng expand/collapse hình mũi tên ở bên cạnh tên của Carole trong cột Name Resource để ẩn đi các sự phân công của cô ấy. Dưới đây là một vài điều khác cần lưu ý khi xem xét sự phân bổ tài nguyên: - Một cách nhanh chóng để tìm các sự phân bổ vượt mức của tài nguyên trong khung nhìn Resource Usage là sử dụng nút lệnh Next Overallocation trong nhóm lệnh Level thuộc tab Resource. - Theo mặc định, khung nhìn Resource Usage hiển thị bảng Usage ở phần bên trái. Tuy nhiên, bạn cũng có thể hiển thị các bảng khác. Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Table và sau đó là chọn loại bảng mà bạn muốn hiển thị. - Theo mặc định, khung nhìn Resource Usage hiển thị các giá trị thời gian làm việc trong lưới pha thời gian ở bên trái. Tuy nhiên, bạn có thể hiển thị thêm các giá trị khác của sự phân công, chẳng hạn như chi phí-Cost và thời gian sẵn sàng để làm việc còn lại-Remaining Availability. Để làm điều này, trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, tích chọn các giá trị mà bạn muốn hiển thị thêm. - Thay vì sử dụng hộp chọn có nhãn Timescale trong nhóm lệnh Zoom thuộc tab View để thay đổi thời gian biểu, bạn có thể bấm vào nút Zoom In hoăc Zoom Out trên thanh trạng thái ở góc dưới cùng bên dưới cửa sổ làm việc. Tuy nhiên, phương pháp này có thể không tạo ra được cấp độ chính xác của chi tiết mà bạn muốn. - Để thấy các sự phân bổ cho từng loại tài nguyên dưới dạng biểu đồ đồ thị trong thời gian biểu, bạn có thể hiển thị khung nhìn Resource Graph: vào tab View, trong nhóm lệnh Resource Chương XI

174

Microsoft Project 2013 by [email protected] View, kích Other Views và sau đó kích Resource Graph. Sử dụng các phím mũi tên hoặc thanh cuộn ngang để chuyển đổi sự hiển thị giữa các tài nguyên trong khung nhìn này. - Người sử dụng phiên bản MS Project Professional có thể sử dụng khung nhìn Team Planner để xem các sự phân công của từng tài nguyên trong một định dạng đơn giản hơn. Để thêm các thông tin về khung nhìn Team Planner, xem lại trong chương 10.

11.2. Giải quyết sự phân bổ vượt mức của tài nguyên bằng thủ công. Trong phần này và phần tiếp theo, bạn sẽ tiếp tục tập trung vào sự phân bổ của tài nguyênđó là các sự phân công nhiệm vụ mà bạn đã thực hiện trước đó ảnh hưởng như thế nào đến khối lượng công việc phải hoàn thành của các tài nguyên làm việc trong kế hoạch. Trong phần này, bạn sẽ chỉnh sửa bằng tay một sự phân công để giải quyết một sự phân bổ vượt mức của tài nguyên. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ tự động giải quyết các sự phân bổ vượt mức của tài nguyên. Chỉnh sửa một sự phân công bằng tay chỉ là một cách để giải quyết một sự phân bổ quá tải của tài nguyên. Bao gồm các giải pháp sau đây: - Thay thế tài nguyên bị phân bổ vượt mức bằng một tài nguyên khác bằng cách sử dụng nút Replace trong hộp thoại Assign Resources. - Giảm giá trị trong trường dữ liệu Units trong hộp thoại Assignment Information hoặc Assign Resources. - Phân công thêm một tài nguyên khác tới nhiệm vụ để chia sẻ bớt công việc. - Thêm thủ công một sự trì hoãn của cân đối tài nguyên tới một sự phân công. Nếu sự phân bổ vượt mức là không quá nghiêm trọng (như sự phân công 9 tiếng làm việc trong một ngày làm việc bình thường 8 tiếng), bạn có thể giữ sự phân bổ vượt mức đó trong kế hoạch. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn nhìn thấy thêm các sự phân bổ vượt mức về tài nguyên khác trong kế hoạch ra mắt cuốn sách trẻ em mới. Không giống như sự vượt mức rất nhỏ của Carole Polans mà bạn đã thấy ở phần trước, bạn có thể thấy thêm các sự phân bổ vượt mức nghiêm trọng hơn đối với Hany Morcos mà yêu cầu cần phải có hành động khắc phục. Trong ví dụ này, bạn sẽ sử dụng khung nhìn Resoure Usage để kiểm tra các sự phân công của một tài nguyên bị phân bổ vượt mức và chỉnh sửa sự phân công để chấm dứt sự phân bổ vượt mức này. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Weeks. Ở thiết lập hàng tuần, bạn có thể dễ dàng phát hiện các sự phân bổ vượt mức mà chúng có thể cần phải được giải quyết. Phân công thời gian làm việc hơn 40 giờ một tuần cho một tài nguyên làm việc toàn thời gian có thể là một vấn đề nghiêm trọng.

Chú ý tới một số cái tên xuất hiện trong định dạng màu đỏ. Đây là các tài nguyên bị phân bổ vượt mức. Chương XI

175

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 2: Di chuyển thanh cuộn ngang của phần lưới pha thời gian sang bên phải để kiểm tra thêm các sự phân bổ vượt mức nghiêm trọng trong tuần khác. Bạn sẽ thấy một vài trường hợp về sự phân bổ vượt mức nhỏ, chẳng hạn như 41 giờ làm việc mỗi tuần, và một số trường hợp về sự phân bổ vượt mức mà tổng số thời gian làm việc trong tuần ít hơn 40 giờ. Lưu ý tới các sự phân bổ vượt mức nghiêm trọng hơn có ảnh hưởng đến Hany Morcos trong tháng Tám.

Những sự phân bổ vượt mức này là đủ nghiêm trọng đến mức chúng đáng được nghiên cứu kỹ hơn. Bạn sẽ bắt đầu với các sự phân công vượt mức của Hany trong tháng Tám Bước 3: Kích vào biểu tượng expand/collapse hình mũi tên ở bên cạnh tên của Hany trong cột Name Resource. Tiếp theo, bạn sẽ có được một cái nhìn kỹ hơn về các nhiệm vụ gây ra sự phân bổ vượt mức của Hany trong tuần này. Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, kích vào Days. Bước 5: Di chuyển thanh cuộn ngang trong phần ô lưới biểu thời gian sang bên phải để hiển thị Thứ 6 ngày 21 Tháng 8. Lưu ý: Bạn cũng có thể bấm tổ hợp phím CTRL + G và trong trường dữ liệu Date của hộp thoại Go To, gõ hoặc chọn 21/8/15 và sau đó nhấn OK. Ở dạng thiết lập theo ngày, bạn có thể thấy rằng Hany bị phân bổ vượt mức vào các ngày: thứ 6 ngày 21, thứ hai ngày 24 và thứ ba ngày 25 tháng 8.

Bạn quyết định để giảm bớt thời gian làm việc của Hany trong cả hai nhiệm vụ Proof and review và Create mockup. Chương XI

176

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 6: Trong phần lưới pha thời gian của khung nhìn Resource Usage, chọn vào ô chứa 8h phân công cho Hany ở thứ Sáu ngày 21 tháng 8 trong nhiệm vụ Proof and review. Bước 7: Gõ 4h và sau đó nhấn phím Tab nhiều lần để chuyển sự tập trung tới thứ hai ngày 24 tháng 8. Bước 8: Với 8h phân công cho Hany ở thứ hai ngày 24 tháng 8 trong nhiệm vụ Proof and review đang được chọn, gõ 4h và sau đó nhấn phím Tab. Bước 9: Với 8h phân công cho Hany ở thứ ba ngày 25 tháng 8 trong nhiệm vụ Proof and review đang được chọn, gõ 4h và sau đó nhấn phím Tab.

Bước 10: Lựa chọn 8h phân công cho Hany ở thứ Sáu ngày 21 tháng 8 trong nhiệm vụ Create mockup. Bước 11: Gõ 4h và sau đó gõ 4h cho các sự phân công theo ngày của Hany trong nhiệm vụ Create mockup ở thứ hai ngày 24 và thứ ba ngày 25 tháng 8. Bước 12: Nếu cần thiết, di chuyển thanh cuộn đứng của khung nhìn cho đến khi tên của Hany và các tổng thời gian làm việc trong ngày của cô ấy có thể nhìn thấy được.

Chương XI

177

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bạn đã giải quyết sự phân bổ quá mức của cô ấy trong tuần này bằng cách giảm thời gian làm việc của cô trong hai nhiệm vụ. Lưu ý rằng bởi hành động này, bạn đã giảm không chỉ thời gian làm việc của Hany trong các nhiệm vụ này mà còn giảm tổng số thời gian làm việc trong toàn bộ dự án. Là một người quản lý của dự án, bạn phải sử dụng sự phán đoán của bạn để quyết định chọn một cách giải quyết tốt nhất trong các trường hợp có thể xảy ra như sau: giảm thời gian làm việc, thay đổi các sự phân công tài nguyên, hoặc kéo dài sự làm việc lên thêm các ngày khác. Tiếp theo, bạn sẽ nhìn thấy các sự phân bổ vượt mức tài nguyên khác trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới mà bạn có thể giải quyết một cách tự động bằng việc cân đối tài nguyên.

10.3. Cân đối các tài nguyên bị phân bổ vượt mức. Trong phần trước, bạn đã tìm hiểu về sự phân bổ của tài nguyên, khám phá ra điều gì gây ra sự phân bổ vượt mức và giải quyết một sự phân bổ vượt mức bằng thủ công. Cân đối tài nguyên – Resource leveling là quá trình làm trì hoãn hoặc chia tách sự làm việc của tài nguyên trong một nhiệm vụ để giải quyết một sự phân bổ vượt mức. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn trong hộp thoại Level Resource để thiết lập các thông số liên quan đến cách thức mà bạn muốn Project giải quyết các sự phân bổ vượt mức của tài nguyên. Project sẽ cố gắng giải quyết những sự phân bổ vượt mức như vậy khi cân đối các tài nguyên. Tùy thuộc vào các tùy chọn bạn chọn, nó có thể trì hoãn ngày bắt đầu của một sự phân công hoặc của một nhiệm vụ hoặc chia tách sự làm việc trong nhiệm vụ. Lưu ý: Mặc dù các ảnh hưởng của việc cân đối tài nguyên trong một kế hoạch tiến độ có thể là đáng kể, nhưng việc cân đối tài nguyên không thay đổi người đã được phân công đến nhiệm vụ và cũng không thay đổi tổng số thời gian làm việc hoặc các giá trị lượng phân công của những sự phân công này. Ví dụ, hãy xem xét các nhiệm vụ sau đây. Một tài nguyên làm việc toàn thời gian được phân công đến tất cả các nhiệm vụ này.

Trong kiểu phân chia khung nhìn này, khung nhìn Resource Graph xuất hiện bên dưới khung nhìn Gantt Chart. Vào ngày thứ nhất (Day 1) tài nguyên bị phân bổ vượt mức 200%. Vào ngày thứ 2, tài nguyên được phân bổ đúng mức 100%. Vào ngày thứ 3, một lần nữa tài nguyên bị phân bổ vượt mức 200%. Và từ ngày thứ 4 trở đi thì tài nguyên được phân bổ đúng mức 100%. Khi bạn thực thi việc cân đối tài nguyên, Project sẽ trì hoãn ngày bắt đầu của nhiệm vụ thứ hai và thứ ba để tài nguyên này không bị phân bổ vượt mức.

Chương XI

178

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Lưu ý rằng ngày kết thúc muộn nhất trong các nhiệm vụ đã chuyển từ ngày thứ 6 (Day 6) sang ngày thứ 8 (Day 8). Đây là trường hợp cân đối tài nguyên phổ biến và thường đẩy lùi ngày kết thúc của kế hoạch. Có tổng số tám ngày làm việc trước khi cân đối, và hai trong số những ngày đó bị chồng chéo dẫn đến tài nguyên bị phân bổ vượt mức trong hai ngày này. Sau khi cân đối, tổng số tám ngày làm việc vẫn giữ nguyên nhưng tài nguyên không còn bị phân bổ vượt mức. Cân đối tài nguyên là một công cụ mạnh mẽ, nhưng nó chỉ đạt được một vài điều cơ bản, đó là: Nó trì hoãn các nhiệm vụ, chia tách các nhiệm vụ và trì hoãn các sự phân công tài nguyên. Nó làm điều đó theo một sự thiết lập khá phức tạp của các quy tắc và tùy chọn mà bạn chỉ rõ trong hộp thoại Resource Leveling. (Các tùy chọn này được giải thích trong ví dụ sau đây). Cân đối tài nguyên là một công cụ tinh chỉnh tuyệt vời, nhưng nó vẫn không thể thay thế được sự phán đoán tuyệt vời của bạn về sự sẵn dàng để làm việc của tài nguyên, các thời hạn thực hiện, các mối quan hệ và các ràng buộc của nhiệm vụ. Cân đối tài nguyên sẽ làm việc với tất cả các thông tin này khi nó được nhập vào kế hoạch của bạn, nhưng nó có thể không hoàn toàn giải quyết tất cả các sự phân bổ vượt mức về tài nguyên trong khung thời gian mong muốn, trừ khi bạn thay đổi một số giá trị của các nhiệm vụ và tài nguyên thiết yếu trong kế hoạch. Các biện pháp thêm khác có thể là giảm toàn bộ phạm vi của công việc hoặc bổ sung thêm các tài nguyên. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã kiểm tra và giải quyết bằng thủ công một số trường hợp phân bổ vượt mức của tài nguyên trong kế hoạch ra mắt cuốn sách thiếu nhi mới. Bây giờ bạn cũng đã hiểu cơ bản về cân đối tài nguyên và bạn đã sẵn sàng để sử dụng tính năng cân đối tài nguyên của Project. Trong ví dụ này, bạn cân đối các tài nguyên và xem các ảnh hưởng tới các sự phân công. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet. Khung nhìn Resource Sheet xuất hiện.

Chương XI

179

Microsoft Project 2013 by [email protected] Lưu ý rằng một vài cái tên tài nguyên xuất hiện trong định dạng màu đỏ và hiển thị chỉ thị phân bổ vượt mức ở trong cột chỉ số ID. Bước 2: Trên tab Resource, trong nhóm lệnh Level, kích vào Leveling Options. Hộp thoại Resource Leveling xuất hiện. Trong một số các bước tiếp theo, bạn sẽ lần lượt tìm hiểu các tùy chọn trong hộp thoại này. Bước 3: Bên dưới nhãn Leveling calculations, đảm bảo rằng Manual đang được chọn. Các thiết lập ở khu vực này quyết định Project sẽ tự động cân đối các tài nguyên (Tùy chọn Automatic) hoặc chỉ cân đối khi bạn yêu cầu (Manual). Khi cân đối là tự động thì nó sẽ tự động xảy ra ngay khi có một tài nguyên nào đó trở nên bị phân bố vượt mức. Lưu ý: Tất cả các thiết lập trong hộp thoại Resource Leveling áp dụng cho tất cả các tập tin Project khi chúng được mở trong phần mềm Projcet chứ không chỉ riêng đối với tập tin đang được mở ra lúc này. Sử dụng cân đối tự động nghe có vẻ hấp dẫn, nhưng nó sẽ thường xuyên gây ra các điều chỉnh tới kế hoạch cho dù bạn muốn hay không. Vì lý do này, chúng tôi khuyên bạn nên giữ thiết lập này là Manual (thủ công). Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Look for overallocations on a… basic, hãy chắc chắn rằng Day by Day đang được chọn. Thiết lập này xác định khung thời gian mà Project sẽ tìm kiếm các sự phân bổ vượt mức. Nếu một tài nguyên bị phân bổ vượt mức, tên của nó sẽ được định dạng bằng màu đỏ. Nếu nó bị phân bổ vượt mức ở mức độ mà bạn chọn ở đây, Project cũng sẽ hiển thị chỉ thị bị phân bổ vượt mức ở bên cạnh tên của nó Ví dụ, nếu bạn có một tài nguyên, Steve, phân công làm việc trên hai nhiệm vụ trong cùng một ngày, và tổng số thời gian làm việc cho ngày hôm đó trong hai nhiệm vụ này là bảy giờ. Vẫn có thể có một sự phân bổ vượt mức vào ngày này, điều đó sẽ xảy ra nếu hai nhiệm vụ này chồng chéo lên nhau dù chỉ một phút, hoặc do phân công Steve làm nhiều hơn so với giá trị Max Units của anh ấy. Bạn có thể không muốn Project dành nhiều thời gian để xử lý một trong những sự phân bổ vượt mức bé nhỏ này. Có lẽ đối với dự án này, miễn là Steve không bị phân công làm việc nhiều hơn tám giờ trong một ngày thì việc phân bổ chồng chéo một vài phút không quan trọng với bạn. Trong trường hợp đó, bạn sẽ cân đối theo cơ sở Day By Day để nói cho Projcet bỏ qua bất kỳ sự phân bổ vượt mức mà mức độ chồng chéo là giờ hoặc phút. Tuy nhiên, nếu Steve đã được phân công làm việc chín giờ trong một ngày, sau đó cân đối với thiết lập Day By Day sẽ cố gắng để giải quyết sự phân bổ vượt mức này. Làm như vậy Project sẽ giải quyết sự phân bổ vượt mức mà do Steve làm việc nhiều hơn tám giờ trong một ngày, nhưng có thể để lại một số phân bổ vượt mức nhỏ hơn. Có thể bạn có một dự án được lên kế hoạch tiến độ chặt chẽ theo kiểu từng giờ từng phút. Trong thể loại dự án này, bạn có thể muốn cân đối với thiết lập Minute By Minute hoặc Hour By Hour. Tóm lại, với thiết lập Day by Day thì Project sẽ cân đối với các trường hợp phân bổ vượt mức thời gian làm việc trong ngày ( ví dụ phân bổ làm việc 9 tiếng/ngày lớn hơn thời gian làm việc mặc định 8 tiếng một ngày); thiết lập Week by week cân đối với trường hợp phân bổ vượt mức thời gian làm việc trong tuần ( 48 tiếng mỗi tuần)…, Và cân đối với thiết lập Minute By Minute sẽ không bỏ qua bất cứ sự phân bổ vượt mức nào, và không quan tâm đến sự phân bổ vượt mức đó là lớn hay bé. Lưu ý: Trong hầu hết các dự án, cân đối với mức độ chi tiết hơn mức Day by Day có thể dẫn đến có các điều chỉnh không thực tế tới các sự phân công. Nếu bạn không muốn thấy các chỉ thị về việc phân bổ vượt mức cho mức độ Day by Day, chọn Week by Week trong hộp chọn có nhãn Look for overallocations on a… basic và sau đó nhấn nút OK. Làm như vậy sẽ không cân đối tài nguyên, nhưng nó sẽ quyết định khi nào thì Project hiển thị các chỉ thị bị phân bổ vượt mức bên cạnh tên của tài nguyên. Chương XI

180

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 5: Hãy chắc chắn rằng tùy chọn Clear leveling values before leveling đang được chọn. Đôi khi bạn sẽ cần phải cân đối đi, cân đối lại các tài nguyên để có được những kết quả mà bạn muốn. Ví dụ, có thể lúc đầu bạn cố gắng cân đối ở mức độ Week by Week, rồi sau đó chuyển sang Day by Day. Nếu tùy chọn Clear leveling values before leveling đang được chọn, Project sẽ gỡ bỏ bất cứ các trì hoãn hiện có do việc cân đối tài nguyên ra khỏi các nhiệm vụ và các sự phân công trước khi cân đối tiếp. Ví dụ, nếu trước đó bạn đã cân đối kế hoạch và sau đó thêm các sự phân công khác tới kế hoạch này thì bạn có thể gỡ bỏ tích chọn Clear leveling values before leveling trước khi cân đối tài nguyên lần tiếp theo để bạn không mất đi các kết quả của việc cân đối trước đó. Bước 6: Bên dưới khu vực Leveling range for Advanced Plan, chắc chắn rằng tùy chọn Level entire project được chọn. Đây là nơi bạn chọn để Project cân đối trong toàn bộ kế hoạch hoặc chỉ những sự phân công nằm trong phạm vi ngày tháng nào đó do bạn chỉ định. Cân đối theo phạm vi ngày tháng đặc biệt hữu ích sau khi bạn đã bắt đầu theo dõi công việc thực tế diễn ra và bạn chỉ muốn cân đối các sự phân công còn lại trong kế hoạch. Bước 7: Bên trong hộp chọn có nhãn Leveling order bên dưới khu vực có nhãn Resolving averollocations, chắc chắn rằng Standard được chọn. Đây là nơi bạn điều khiển quyền ưu tiên mà Project sử dụng để quyết định những nhiệm vụ nào nên trì hoãn để giải quyết sự xung đột của một tài nguyên. Tùy chọn ID Only trì hoãn các nhiệm vụ chỉ theo số ID của chúng: Nhiệm vụ có số ID cao hơn (ví dụ, 10) sẽ bị trì hoãn trước các nhiệm vụ có số ID thấp hơn (ví dụ, 5). Bạn có thể muốn sử dụng tùy chọn này khi kế hoạch của bạn không có các mối quan hệ về nhiệm vụ hoặc các ràng buộc của nhiệm vụ. Tùy chọn Standard trì hoãn các nhiệm vụ theo các mối quan hệ với nhiệm vụ tiền nhiệm, các ngày bắt đầu, các ràng buộc của nhiệm vụ, thời gian chùng, sự ưu tiên và ID. Tùy chọn Priority Standard quan tâm đến giá trị ưu tiên của nhiệm vụ trước các tiêu chí khác của tùy chọn Standard. (Giá trị ưu tiên của nhiệm vụ là một số hạng nằm giữa 0 và 1000 thể hiện sự thích đáng của nhiệm vụ đối với việc cân đối tài nguyên. Các nhiệm vụ có số ưu tiên thấp nhất bị trì hoãn hoặc chia tách đầu tiên). Bước 8: Đảm bảo rằng tùy chọn Level only within available slack không được tích chọn. Việc không tích chọn hộp kiểm này cho phép Project kéo dài ngày kết thúc của kế hoạch khi cần thiết để giải quyết các sự phân bổ vượt mức của tài nguyên. Việc tích chọn hộp kiểm này sẽ ngăn chặn Project kéo dài ngày kết thúc của kế hoạch để giải quyết việc các sự phân bổ vượt mức của tài nguyên. Thay vào đó, Project sẽ chỉ sử dụng thời gian chùng tự do (free slack) hiện có trong kế hoạch. Tùy thuộc vào từng kế hoạch, việc này có thể không đủ để giải quyết hoàn toàn các sự phân bổ vượt mức của tài nguyên. Bước 9: Đảm bảo rằng tùy chọn Leveling can adjust individual assignments on a task được tích chọn. Điều này cho phép Project thêm một sự trì hoãn của việc cân đối ( hoặc một sự chia tách sự làm việc trong các sự phân công nến tùy chọn Leveling Can Create Splits In Remaining Work cũng được chọn) một cách độc lập với bất kỳ các tài nguyên khác được phân công tới cùng nhiệm vụ. Điều này có thể khiến các tài nguyên bắt đầu và kết thúc sự làm việc trong một nhiệm vụ tại các thời điểm khác nhau. Tùy chọn này mang lại cho Project khả năng di chuyển sự bắt đầu của sự phân công của tài nguyên bị phân bổ quá tải trong một nhiệm vụ mà không trì hoãn sự phân công của các tài nguyên khác cùng làm việc trong nhiệm vụ đó. Tùy chọn này cho phép Project di chuyển chỉ mỗi tài nguyên bị phân bổ vượt mức thay vì phải trì hoãn toàn bộ nhiệm vụ. Hình sau thể hiện hai nhiệm vụ. Nhiệm vụ Task Two được phân công cho cả Steve và Frank, nhưng Steve chỉ làm việc bốn ngày đầu tiên ( từ thứ hai đến thứ sáu). Steve cũng được giao cho nhiệm vụ Task One nhưng có sự chồng lấn tám giờ làm việc mà ông được phân công ở Task Two. Chương XI

181

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Nếu tùy chọn Leveling can adjust individual assignments on a task không được tích chọn, Nhiệm vụ Task Two sẽ được di chuyển để bắt đầu vào ngày thứ Ba, mặc dù Frank vẫn có thể làm việc vào thứ hai. Nhưng nếu bạn tích chọn tùy chọn này, Project sẽ trì hoãn sự phân công của Steve trong nhiệm vụ Task Two sau một ngày để ông vẫn có thể làm nhiệm vụ Task One trong ngày thứ hai, và sau đó bắt đầu thực hiện nhiệm vụ Task Two vào thứ Ba. Trong khi đó Frank vẫn bắt đầu làm việc từ ngày thứ hai. Bước 10: Hãy chắc chắn rằng Leveling can create splits in remaining work được tích chọn. Điều này cho phép Project chia tách sự làm việc trong một nhiệm vụ ( hoặc trong một sự phân công nếu tùy chọn Leveling Can Adjust Individual Assignments On A Task cũng được chọn) để giải quyết sự phân bổ vượt mức. Ví dụ tài nguyên Steve được phân công làm việc 4 tiếng ở nhiệm vụ A trong ngày thứ hai. Tài nguyên Steve và Frank được phân công làm việc 8 tiếng ở trong nhiệm vụ B ( nhiệm vụ B có số ID lớn hơn nhiệm vụ A) và cũng trong ngày thứ hai. Như vậy Steve bị chồng chéo 4 tiếng giữa hai nhiệm vụ, khi tùy chọn này được chọn thì thời gian làm việc 8 tiếng của tài nguyên Steve trong nhiệm vụ B sẽ bị chia tách thành hai phần, mỗi phần 4 tiếng. 4 tiếng làm việc trong nhiệm vụ B cho ngày thứ hai và 4 tiếng làm việc vào ngày thứ 3. Bước 11: Hãy chắc chắn rằng Level resource with the proposed booking type không được tích chọn. (Tùy chọn này chỉ có với bản MS Project Professional ). Điều này khiến Project không đưa các tài nguyên đề xuất (Proposed resource) vào xem xét khi cân đối tài nguyên. Trong khung nhìn Resource Sheet còn có một trường dữ liệu gọi là Booking type gồm hai loại là Proposed (đề xuất) và Committed ( ủy thác). Bước 12: Hãy chắc chắn rằng Level manually scheduled tasks được tích chọn. Điều này cho phép Project cân đối cả các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công thay vì chỉ mỗi nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động. Các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công dễ bị phân bổ vượt mức hơn nhiệm vụ có chế độ tiến độ tự động.

Bây giờ, bạn đã xem qua tất cả các tùy chọn về cân đối tài nguyên và bạn đang sẵn sàng để cân đối trong kế hoạch này. Chương XI

182

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 13: Nhấn nút Level All. Lưu ý: Sau khi bạn thiết lập các tùy chọn về cân đối tài nguyên theo ý muốn của bạn trong hộp thoại Resource Leveling, bạn có thể cân đối các tài nguyên bị phân bổ vượt mức trong kế hoạch dự án bằng cách nhấn vào nút Level All trong nhóm lệnh Level thuộc tab Resource. Bạn không cần phải quay trở lại hộp thoại Resource Leveling, trừ khi bạn muốn thay đổi các tùy chọn về việc cân đối. Project sẽ cân đối các tài nguyên bị phân bổ vượt mức.

Lưu ý rằng các chỉ thị về việc bị phân bổ vượt mức đã không còn. Tiếp theo, bạn sẽ xem xét kế hoạch dự án trước và sau khi cân đối bằng cách sử dụng khung nhìn Leveling Gantt. Bước 14: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task View, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó kích vào More Views. Bước 15: Trong hộp thoại More Views, kích vào Leveling Gantt, và sau đó nhấn Apply. Project chuyển sang khung nhìn Leveling Gantt. Bước 16: Trên Tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích Entire Project. Khung nhìn này mang lại cho bạn một sự quan sát tốt hơn về một số nhiệm vụ bị ảnh hưởng bởi việc cân đối. Bước 17: Di chuyển thanh cuộn đứng trong khung nhìn Leveling Gantt xuống phía dưới để nhìn thấy nhiệm vụ 46, nhiệm vụ khái quát Book launch prep.

Đây là một trong số các nhiệm vụ bị ảnh hưởng đáng kể bởi việc cân đối tài nguyên. Chú ý rằng mỗi nhiệm vụ đều có hai thanh bar. Thanh bar ở trên đại diện cho nhiệm vụ trước khi cân đối (Preleved Task). Bạn có thể thấy ngày bắt đầu, kết thúc và thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ trước khi bị cân đối bằng cách di chuyển con trỏ chuột tới thanh bar màu xám đại diện cho nó. Thanh bar ở dưới đại diện cho nhiệm vụ sau khi được cân đối. Project đã giải quyết hết các sự phân bổ vượt mức tài nguyên. Đối với kế hoạch cụ thể này thì việc cân đối tài nguyên đã không kéo dài ngày kết thúc của dự án. Nhiệm vụ được lên tiến độ Chương XI

183

Microsoft Project 2013 by [email protected] kết thúc muộn nhất trong dự án (nhiệm vụ 45, Print and ship) vẫn còn có một số thời gian trùng vì thời hạn thực hiện của nhiệm vụ khái quát của nó được nhập bằng thủ công.

11.4. Kiểm tra chi phí và ngày kết thúc của kế hoạch. Không phải tất cả các kế hoạch dự án đều bao gồm các thông tin về chi phí, nhưng đối với những người đã từng thực hiện dự án thì theo dõi các chi phí của dự án có thể quan trọng như, hoặc quan trọng hơn cả việc theo dõi ngày kết thúc của dự án. Trong phần này, bạn kiểm tra cả chi phí và ngày kết thúc của kế hoạch. Hai yếu tố cần xem xét khi kiểm tra các chi phí của dự án đó là loại chi phí cụ thể mà bạn muốn xem và cách thức tốt nhất mà bạn có thể thấy chúng. Các loại chi phí mà bạn có thể gặp phải trong vòng đời của một dự án bao gồm những cái sau đây: - Chi phí cơ sở (Baseline Cost): Là các chi phí của các nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phân công ban đầu được lưu trong một đường cơ sở (xem Baseline-Chương VII). - Chi phí hiện tại (Current Cost): Là các chi phí tính toán của các nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phân công tại thời điểm hiện tại của kế hoạch. Khi bạn thực hiện các điều chỉnh trong một kế hoạch, chẳng hạn như phân công thêm hoặc gỡ bỏ bớt các tài nguyên, Project tính toán lại các chi phí hiện tại chỉ khi nó tính toán lại ngày bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ. Sau khi bạn bắt đầu buộc phải gánh chịu các chi phí thực tế (thường bằng cách theo dõi sự việc diễn ra ngoài thực tế), chi phí hiện tại bằng cách cộng chi phí thực tế với chi phí còn lại của từng nhiệm vụ, tài nguyên hoặc từng sự phân công. Các chi phí hiện tài là các giá trị mà bạn nhìn thấy trong các trường dữ liệu có nhãn Cost hoặc Total Cost. - Chi phí thực tế (Actual Cost): là các chi phí mà các nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phân công phải gách chịu thực tế. - Chi phí còn lại (Remaining Cost): Là sự chênh lệch giữa chi phí hiện tại và chi phí thực tế của nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phân công. Bạn có thể cần phải so sánh các loại chi phí này (ví dụ, giữa cơ sở với thực tế) hoặc kiểm tra các loại chi phí này của từng nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phân công. Hoặc bạn có thể cần phải kiểm tra các giá trị chi phí của các nhiệm vụ khái quát hoặc của toàn bộ kế hoạch. Một số cách thức thông thường dùng để xem các loại chi phí trên là: - Bạn có thể thấy các giá trị chi phí của kế hoạch trong hộp thoại Project Statistics (Bạn sẽ thực hiện điều đó sau đây). - Bạn cũng có thể xem hoặc in báo cáo về dòng tiền-Cash flow, ngân sách, chi phí phát sinh-Cost Overrun cho cả nhiệm vụ lẫn tài nguyên, và giá trị lãi-Earned Value. (Để làm được điều này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Costs). - Bạn có thể nhìn thấy các thông tin về chi phí của sự cân đối nhiệm vụ, tài nguyên hoặc sự phân công trong khung nhìn kiểu Usage bằng cách hiển thị bảng Cost. (Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Cost). - Để xem các chi tiết của chi phí được phân bổ theo thời gian trong một khung nhìn kiểu Usage: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, kích Add Details và sau đó chọn các giá trị của chi phí mà bạn muốn. Ngoài chi phí ra thì ngày kết thúc cũng là một thước đo quan trọng (thường là quan trọng nhất) của một kế hoạch. Ngày kết thúc của một kế hoạch là một hàm số phụ thuộc thời hạn thực hiện và ngày bắt đầu của nó. Hầu hết các dự án đều có một ngày kết thúc mong muốn hoặc mềm dẻo ( dễ thay đổi) và rất nhiều dự án có một ngày kết thúc phải là một ngày nào đó ( ngày kết thúc cứng nhắc). Khi quản lý những dự án như vậy, điều quan trọng là bạn phải biết ngày kết thúc hiện tại của dự án. Chương XI

184

Microsoft Project 2013 by [email protected] Lưu ý: Trong ngôn ngữ quản lý dự án, ngày kết thúc của một dự án được quyết định bởi lộ trình then chốt (Criterial path) của nó. Lộ trình then chốt là một chuỗi các nhiệm vụ mà ngày kết thúc của bất kỳ nhiệm vụ nào thuộc chúng bị trì hoãn sẽ đẩy lùi ngày kết thúc của dự án. Vì lí do này, khi đánh giá thời hạn thực hiện của một dự án, bạn nên tập trung chủ yếu vào các nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt, được gọi là các nhiệm vụ then chốt. Nhớ lại rằng từ then chốt-Critical trong ngữ cảnh này không nói lên mức độ quan trọng về công việc của các nhiệm vụ này đối với toàn bộ dự án. Nó chỉ đề cập đến việc lên tiến độ của các nhiệm vụ này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến ngày kết thúc của dự án. Nếu cần thiết bạn có thể xem lại lộ trình then chốt trong chương IX. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã tinh chỉnh các phần quan trọng của kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới gồm: các sự phân công tài nguyên, các chi phí và các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Để xem các giá trị của chi phí và ngày kết thúc hiện tại của kế hoạch, bạn sẽ chuyển sang một khung nhìn khác và sau đó xem giá trị tổng cộng trong hộp thoại Project Information. Trong ví dụ này, bạn xem ngày kết thúc dự án, các chi phí tổng hợp và các chi phí của từng nhiệm vụ riêng rẽ. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào Other Views, và sau đó kích vào Task Sheet. Project sẽ chuyển sang khung nhìn Task Sheet. Tiếp theo, bạn sẽ chuyển sang bảng Cost. Lưu ý: Băn khoăn về nơi mà Project có được tên của nhiệm vụ tổng quát của dự án này để hiển thị cho nhiệm vụ có ID 0? Project sử dụng nội dung được nhập trong hộp nhập có nhãn Title trong hộp thoại Advanced Properties (trên tab File, kích Info, và kích Project Information) làm tên của nhiệm vụ tổng quát của dự án. Hoặc, nếu bạn để trống trong hộp nhập có nhãn Title thì Project sẽ sử dụng tên tập tin làm tên của nhiệm vụ khái quát. Nếu bạn thay đổi tên của nhiệm vụ khái quát sau khi bạn đã hiển thị nó thì nội dung của hộp nhập có nhãn Title sẽ cập nhật để thay đổi theo và ngược lại. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó kích Cost. Bảng Cost xuất hiện.

Ở đây, bạn có thể thấy các loại giá trị chi phí của toàn bộ dự án ( các chi phí tổng hợp của nhiệm vụ tổng quát có ID là 0), của từng giai đoạn của dự án (các chi phí tổng hợp của các nhiệm vụ khái quát ) và của từng nhiệm vụ riêng rẽ. Tại thời điểm này trong vòng đời của dự án, kế hoạch này vẫn chưa lưu một đường cơ sở (Baseline). Vì vậy, cột có nhãn Baseline chỉ chứa mỗi giá trị 0. Tương tự như vậy, kế hoạch này vẫn chưa chứa đựng bất kỳ sự tiến triển nào nên cột có nhãn Actual chỉ chứa mỗi giá trị 0. Chương XI

185

Microsoft Project 2013 by [email protected] Tiếp theo, bạn sẽ kiểm tra lại ngày kết thúc của kế hoạch. Bước 3: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Project Information. Hộp thoại Project Information xuất hiện.

Trong hộp thoại Project Information, bạn có thể thấy ngày kết thúc theo tiến độ hiện tại của kế hoạch. Lưu ý rằng bạn có thể chỉnh sửa ngày bắt đầu của dự án ở đây, nhưng không thay đổi được ngày kết thúc của nó. Project đã tính ngày kết thúc này dựa vào ngày bắt đầu và thời hạn thực hiện tổng thể của kế hoạch. Tiếp theo, bạn sẽ nhìn thấy các giá trị về thời hạn thực hiện của kế hoạch này. Bước 4: Trong hộp thoại Project Information bấm Statistics... Hộp thoại thoại Project Statistics xuất hiện. Ở đây một lần nữa bạn cũng có thể nhìn thấy ngày bắt đầu và kết thúc hiện tại của kế hoạch.

Kế hoạch này hiện chưa có đường cơ sở (Baseline) và công việc thực tế (Actual) chưa được ghi chép lại nên bạn sẽ thấy gí trị NA trong các trường dữ liệu thuộc cột Start và Finish đối với hàng Baseline và Actual, và giá trị 0 trong cột có nhãn Duration và Work đối với hàng Baseline và Actual. Cũng lưu ý rằng giá trị chi phí thuộc hàng có nhãn Current cũng giống với những gì bạn thấy trong khung nhìn Task Sheet. Bước 5: Kích Close để đóng hộp thoại Project Statistics.

11.5. Dừng sự hoạt động của nhiệm vụ. Quan trọng: Khả năng dừng hoạt động của nhiệm vụ chỉ có sẵn trong bản MS Project Professional. Nếu bạn đang sử dụng bản MS Project Standard, có thể bỏ qua phần này.

Chương XI

186

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bạn có thể có các nhiệm vụ trong một kế hoạch mà sau này bạn có thể quyết định không muốn hoàn thành nó, nhưng bạn cũng không muốn mất các thông tin chi tiết về những nhiệm vụ này bằng cách xóa chúng đi. Trong phiên bản MS Project Professional, bạn có thể dừng hoạt động một nhiệm vụ hoặc nhiều nhiệm vụ. Việc dừng hoạt động của các nhiệm vụ có thể thích hợp hơn việc xóa bỏ chúng đi, vì nó vẫn giữ các thông tin về nhiệm vụ trong kế hoạch dự án, nhưng lại gỡ bỏ các ảnh hưởng tới việc lên tiến độ của các nhiệm vụ này. Ví dụ, một nhiệm vụ mà nó dẫn dắt ngày bắt đầu của một nhiệm vụ kế nhiệm, khi bị dừng hoạt động nó vẫn được nhìn thấy nhưng lại bị áp định dạng gạch ngang lên tên của nó trong khung nhìn Gantt Chart và các khung nhìn khác, và mối quan hệ liên kết của nó là bị phá vỡ dẫn đến nhiệm vụ kế nhiệm của nó được lên tiến độ lại. Nếu sau này bạn muốn kích hoạt lại sự hoạt động các nhiệm vụ bị dừng hoạt động thì bạn có thể dễ dàng để làm điều đó, và Proejct sẽ khôi phục lại sự hoạt động của chúng cũng như các ảnh hưởng tới việc lên tiến độ mà trước đó chúng đã có. Lưu ý: Bạn chỉ có thể dừng hoạt động những nhiệm vụ mà chưa được ghi chép lại sự tiến triển của chúng. Bạn cũng không thể dừng hoạt động các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc các nhiệm vụ mà có bất kỳ sự tiến triển nào đó đã được ghi chép lại. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã chia sẻ chi phí hiện tại và các thông tin chi tiết về tiến độ của kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới với quản lý của nhà xuất bản. Cô ấy đã yêu cầu bạn chỉ rõ một số hoạt động có thể bị cắt đi để giảm chi phí mà không gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến kế hoạch. Bạn đã xác định được các hoạt động mà có thể cắt giảm, và để xem kết quả của việc cắt chúng trong khi vẫn giữ lại cơ hội để dễ dàng khôi phục lại chúng, bạn sẽ dừng hoạt động các nhiệm vụ đó. Trong ví dụ này, bạn sẽ dừng hoạt động một nhiệm vụ khái quát và các nhiệm vụ con của nó. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào đầu mũi tên bên dưới nút lệnh Gantt Chart và kích Gantt Chart. Lưu ý: Bạn đang băn khoăn là tại sao bạn lại không kích trực tiếp vào nút lệnh Gantt Chart? Nhớ lại rằng Project chứa đựng rất nhiều khung nhìn dạng Gantt. Nút lệnh Gantt Chart sẽ hiển thị bất kì khung nhìn dạng Gantt mà lần cuối cùng bạn đã hiển thị, trong trường hợp này là khung nhìn Leveling Gantt. Để hiển thị khung nhìn Gantt Chart tại thời điểm này, bạn cần phải chọn nó từ trong danh sách các khung nhìn. Bước 2: Chọn tên của nhiệm vụ 39, Design book’s companion website .. Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Nhiệm vụ khái quát này và các nhiệm vụ con của nó phản ánh một dự kiến ban đầu về công việc thiết kế một trang wed để đẩy mạnh việc bán cuốn sách khi nó được xuất bản. Bạn vẫn nghĩ rằng bạn có thể vẫn muốn công việc này trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới, nhưng bây giờ, bạn muốn dừng hoạt động các nhiệm vụ này. Bước 4: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích Inactivate. Project sẽ dừng sự hoạt động của nhiệm vụ khái quát này và các nhiệm vụ con của nó.

Chương XI

187

Microsoft Project 2013 by [email protected] Các thông tin ban đầu về nhiệm vụ vẫn được nhìn thấy, nhưng bây giờ nó không còn ảnh hưởng đến tổng thể kế hoạch. Sau này, nếu bạn quyết định muốn chúng hoạt động trở lại thì bạn có thể kích hoạt lại bằng cách kích vào nút Inactivate một lần nữa.

Chương XI

188

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Tổ chức sắp xếp các chi tiết của kế hoạch

Chương XII

189

Microsoft Project 2013 by [email protected] Sau khi bạn xây dựng một kế hoạch trong Project, rất có thể bạn sẽ cần phải kiểm tra các khía cạnh cụ thể của kế hoạch cho mục đích phân tích của riêng bạn hoặc chia sẻ với các bên liên quan khác. Mặc dù các khung nhìn, các bảng và các báo cáo có sẵn trong Microsoft Project 2013 cung cấp rất nhiều cách thức để kiểm tra một kế hoạch, nhưng bạn vẫn có thể cần phải tổ chức xắp xếp các thông tin cho phù hợp với các nhu cầu cụ thể của riêng bạn. Trong chương này, bạn sử dụng một số công cụ trong Project để kiểm soát những dữ liệu gì sẽ xuất hiện và nó được tổ chức sắp xếp như thế nào.

12.1. Sắp xếp các chi tiết của kế hoạch. Sắp xếp -Softing là cách đơn giản nhất để tổ chức lại dữ liệu của nhiệm vụ hoặc tài nguyên trong Project. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ hoặc các tài nguyên theo tiêu chí được xác định từ trước, hoặc bạn có thể tạo ra trình tự sắp xếp của riêng bạn với tối đa ba cấp độ lồng trong nhau. Ví dụ, đầu tiên bạn có thể sắp xếp các tài nguyên theo nhóm tài nguyên (đó là giá trị trong trường dữ liệu có nhãn Group-cụ thể là Design, Editorial… trong ví dụ sau đây) và sau đó sắp xếp theo chi phí trong từng nhóm tài nguyên đó. Khi bạn sắp xếp dữ liệu, thứ tự sắp xếp áp dụng cho khung nhìn đang được mở ra mà không quan tâm đến loại bảng cụ thể đang được hiển thị trong khung nhìn đó. Ví dụ, nếu bạn sắp xếp khung nhìn Gantt Chart theo ngày bắt đầu-Start trong khi đang hiển thị bảng nhập dữ liệu Entry và sau đó chuyển sang bảng chi phí-Cost, bạn sẽ thấy các nhiệm vụ vẫn được sắp xếp theo ngày bắt đầu trong bảng chi phí. Bạn cũng có thể sắp xếp trong hầu hết các khung nhìn mà nó không chứa đựng bất kỳ bảng nào, chẳng hạn như khung nhìn Graph Resource. Cũng giống như việc phân nhóm và lọc, mà bạn sẽ làm việc với chúng ở phần sau của chương này, sắp xếp không thay đổi các dữ liệu cơ bản của kế hoạch tiến độ mà nó chỉ đơn giản là xếp đặt lại các dữ liệu bạn có trong khung nhìn đang được mở ra theo trật tự mới. Chỉ có một ngoại lệ duy nhất là tùy chọn mà Project đưa ra để đánh lại số ID của nhiệm vụ hoặc tài nguyên sau khi sắp xếp. Thật là tốt khi thường xuyên đánh lại số ID của các nhiệm vụ hoặc các tài nguyên nếu đó là những gì bạn định làm. Ví dụ, khi xây dựng một danh sách tài nguyên, bạn có thể nhập tên tài nguyên theo trình tự mà các tài nguyên đó tham gia vào dự án của bạn. Sau đó, khi danh sách được hoàn tất, bạn có thể muốn sắp xếp tên của chúng theo thứ tự abc và đánh lại số ID của chúng. Trong kế hoạch ra mắt cuốn sách thiếu nhi mới ở nhà xuất bản Lucerne Publishing trong tập tin ví dụ, mỗi tài nguyên được phân công tới kế hoạch đều thuộc một trong các nhóm tài nguyên. Những nhóm này có những cái tên như Design-thiết kế, Editorial-biên tập, và những cái khác có liên quan đến một nhà xuất bản sách. Đối với các kế hoạch của bạn, bạn có thể sử dụng các nhóm tài nguyên để đại diện cho các nhóm chức năng, các phòng ban, hoặc bất cứ thứ gì mà mô tả hợp lý nhất các nhóm của các tài nguyên làm việc tương tự nhau. Sắp xếp tất cả các tài nguyên theo nhóm tài nguyên cho phép bạn xem các chi phí liên quan đến mỗi nhóm tài nguyên một cách dễ dàng hơn. Điều này có thể giúp bạn lên kế hoạch ngân sách cho dự án của bạn. Bạn cũng có thể sắp xếp các tài nguyên trong từng nhóm theo chi phí từ tốn kém nhất đến ít tốn kém nhất. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn kiểm tra các chi phí tài nguyên trong kế hoạch ra mắt cuốn sách cho trẻ em mới một cách chi tiết. Ngoài việc nhìn thấy các giá trị chi phí của từng tài nguyên dựa trên mức lương và thời gian làm việc được phân công của họ, bạn cũng muốn xem các giá trị chi phí đó được sắp xếp theo các nhóm tài nguyên đại diện cho các phòng ban tại nhà xuất bản Lucerne. Chúng bao gồm các nhóm như Editorial và Production. Bạn cần các tập tin Advanced Organizing_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 12 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Organizing _Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Advanced Organizing. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet. Chương XII

190

Microsoft Project 2013 by [email protected] Khung nhìn Resource Sheet xuất hiện. Theo mặc định, bảng nhập dữ liệu Entry xuất hiện trong khung nhìn Resource Sheet; Tuy nhiên, trong bảng Entry có các mức lương nhưng nó không hiển thị trường dữ liệu tổng chi phí cho từng tài nguyên. Thay vào đó, bạn sẽ chuyển sang bảng Summary. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó kích Summary. Lưu ý: Bạn có thể xác định được tên của bảng đang được mở ra bằng cách di chuyển con trỏ chuột tới nút Select All ở góc trên bên trái của bảng, một Tooltip xuất hiện cùng với tên của bảng đó. Bạn cũng có thể kích chuột phải vào nút Select All để chuyển sang một bảng khác. Bảng Summary xuất hiện.

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để xắp xếp khung nhìn Resource Sheet. Bước 3: Nhấp vào biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong tiêu đề của cột Cost, và trong menu xuất hiện, nhấp vào Sort Largest to Smallest. Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong các tiêu đề của cột thì hãy thử làm điều này: trên tab View, trong nhóm lệnh Data, trong hộp chọn có Filter cạnh nút lệnh Outline, kích Display AutoFilter. Khung nhìn Resource Sheet đã được sắp xếp theo cột Cost với thứ tự giảm dần.

Sự sắp xếp này là phù hợp đối với việc xem chi phí của tài nguyên trong toàn bộ kế hoạch, nhưng có lẽ bạn lại muốn thấy các dữ liệu này được tổ chức theo nhóm tài nguyên. Để thấy điều này, bạn sẽ áp dụng một thứ tự sắp xếp hai cấp độ. Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Sort và sau đó kích vào Sort By. Hộp thoại Sort xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn có thể áp dụng lên đến ba cấp độ tiêu chí sắp xếp được lồng vào nhau.

Chương XII

191

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 5: Bên dưới khu vực có nhãn Soft By, kích chọn Group trong hộp chọn có danh sách thả xuống và kích chọn tùy chọn Ascending ở bên cạnh. Lưu ý: Khi lựa chọn các các mục từ một danh sách giống như ở đây, bạn thường có thể bắt đầy bằng việc gõ tên của mục mà bạn muốn, và khi tên đầy đủ của mục đó xuất hiện, chọn nó. Group ở đây liên quan đến trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Resource Group, và ở trong cột này của tập tin kế hoạch ra mắt cuốn sách thiếu nhi mới, chứa đựng các giá trị như Design, Editorial … đó là những nhóm mà phần lớn các tài nguyên trong kế hoạch này có liên quan tới. Bước 6: Bên dưới khu vực có nhãn Then By ( nằm ở giữa hộp thoại), kích chọn Cost trong hộp chọn có danh sách thả xuống và kích chọn tùy chọn Descending ở bên cạnh. Lưu ý: Bạn có thể sắp xếp theo bất kỳ trường dữ liệu nào, chứ không chỉ với các trường dữ liệu có thể nhìn thấy trong khung nhìn đang được mở ra. Tuy nhiên, bạn sẽ dễ dàng quan sát được sự xắp xếp theo các trường dữ liệu đang được nhìn thấy và trong trường hợp này là trường dữ liệu Cost. Bước 7: Chắc chắn rằng hộp kiểm có nhãn Permanently renumber resources không được tích chọn.

Lưu ý: Hộp kiểm có nhãn Permanently renumber resources ( hoặc ở trong khung nhìn dạng Task –ví dụ khung nhìn Task Usage thì là Permanently renumber tasks ) trong hộp thoại Sort là một thiết lập ở cấp độ chung trong Project; nếu nó được lựa chọn, Project sẽ thường xuyên đánh lại số ID của các tài nguyên hoặc các nhiệm vụ trong bất kỳ kế hoạch nào đó được mở ra trong phần mềm Project khi bạn sắp xếp nó. Bởi vì bạn có thể không muốn đánh lại số ID của các tài nguyên hoặc các nhiệm vụ một cách thường xuyên cho mỗi lần bạn sắp xếp nên hộp kiểm này không tích chọn. Bước 8: Bấm nút Soft. Project sắp xếp khung nhìn Resource Sheet để hiển thị các tài nguyên theo nhóm (Design, Editorial…) và trong từng nhóm chúng được sắp xếp theo chi phí.

Kiểu sắp xếp này khiến bạn dễ dàng xác định được các tài nguyên đắt tốn kém nhất trong từng nhóm tài nguyên làm việc trong dự án ra mắt cuốn sách mới.

Chương XII

192

Microsoft Project 2013 by [email protected] Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ sắp xếp lại để các tài nguyên trở lại thứ tự ban đầu ( theo số ID) trước khi nó được sắp xếp. Bước 9: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Soft và sau đó kích by ID. Project sắp xếp lại danh sách các tài nguyên theo số ID của chúng.

Vị trí của các số ID không đúng thứ tự mang lại cho bạn một dấu hiệu thị giác rằng một khung nhìn dạng Task hoặc Resource đã được sắp xếp. Nếu bạn thấy rằng một sự sắp xếp đã được áp dụng nhưng bạn không biết đó là kiểu sắp xếp nào thì bạn có thể tìm thấy trong hộp thoại Sort. Bạn không thể lưu lại những thiết lập sắp xếp đã được tùy chỉnh mà bạn đã thực hiện. Tuy nhiên, thứ tự sắp xếp mà bạn thiết lập gần đây nhất sẽ có hiệu lực cho đến khi bạn sắp xếp lại khung nhìn.

12.2. Phân nhóm các chi tiết của kế hoạch. Khi bạn phát triển một kế hoạch, bạn có thể sử dụng các khung nhìn có sẵn trong Project để xem và phân tích dữ liệu của bạn theo nhiều cách. Một cách khác để xem các dữ liệu trong khung nhìn dạng Task và Resource là phân nhóm. Phân nhóm cho phép bạn tổ chức các dữ liệu của nhiệm vụ hay tài nguyên (hoặc trong các khung nhìn dạng Uasage thì đó là dữ liệu về sự phân công) theo các tiêu chí mà bạn chọn. Ví dụ, thay vì xem danh sách các tài nguyên được sắp theo số ID trong khung nhìn Resource Sheet, bạn có thể xem các tài nguyên đó được sắp xếp theo chi phí. Tuy nhiên phân nhóm tiên tiến hơn sắp xếp. Phân nhóm thêm các giá trị tổng, hoặc các giá trị cuộn lên, trong các phạm vi mà bạn có thể tùy chỉnh. Ví dụ, bạn có thể phân nhóm các tài nguyên theo chi phí của chúng, với khoảng cách chi phí giữa các nhóm là 1000 $. Phân nhóm thay đổi cách thức mà bạn xem dữ liệu của nhiệm vụ hoặc tài nguyên của bạn, cho phép phân tích và trình bày dữ liệu ở một mức độ tinh tế hơn. Phân nhóm không thay đổi cấu trúc cơ bản của kế hoạch của bạn; nó chỉ đơn giản là tổ chức lại và khái quát các dữ liệu. Giống như sắp xếp, khi bạn phân nhóm dữ liệu trong một khung nhìn thì việc phân nhóm này áp dụng cho tất cả các bảng mà bạn có thể hiển thị trong khung nhìn đó. Bạn cũng có thể phân nhóm trong khung nhìn Network Diagram-một loại khung nhìn không có bảng. Project cũng có một số thiết lập phân nhóm có sẵn cho các nhiệm vụ và tài nguyên, chẳng hạn như phân nhóm các nhiệm vụ theo thời hạn thực hiện hoặc phân nhóm các nhiệm vụ theo mức lương trung bình. Bạn cũng có thể tùy chỉnh bất kỳ sự phân nhóm có sẵn nào đó hoặc tạo ra của riêng bạn. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn tiếp tục sự kiểm tra các chi phí tài nguyên. Bạn đã thấy rằng việc sắp xếp tài nguyên theo nhóm tài nguyên rất hữu ích bởi vì các giá trị chi phí của các nhóm tài nguyên này vạch ra cho các phòng ban trong nhà xuất bản Lucerne. Bây giờ bạn muốn tuỳ chỉnh thêm nữa khung nhìn chứa đựng các thông tin về chi phí tài nguyên bằng cách tập hợp chúng thành các nhóm. Sự phân nhóm mới này là một trong những thứ bạn lường trước sẽ sử dụng trong tương lai, vì vậy bạn cũng muốn lưu nó để sử dụng sau này. Trong ví dụ này, bạn phân nhóm các tài nguyên và tạo ra một thiết lập phân nhóm tùy chỉnh. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Group, kích vào hộp chọn có nhãn Group by ( ban đầu nó có chứa đựng [No Group]) và sau đó chọn Resource Group. Chương XII

193

Microsoft Project 2013 by [email protected] Lưu ý: Bởi vì cột Group đang được nhìn thấy trong khung nhìn Resource Sheet nên bạn cũng có thể kích vào nút AutoFilter trong tiêu đề của cột Group và trong menu ngữ cảnh xuất hiện, kích chọn Group on this field. Project tổ chức lại các dữ liệu tài nguyên vào trong các nhóm tài nguyên, thêm các giá trị tổng cộng cho mỗi nhóm, và trình bày các dữ liệu đó dưới dạng đề cương bị bung ra.

Sự phân nhóm này cũng tương tự như việc sắp xếp theo nhóm mà bạn đã làm ở phần trước, nhưng lần này bạn sẽ thấy các giá trị chi phí tổng cộng của từng nhóm tài nguyên. Project áp dụng định dạng màu sáng tới các hàng chứa dữ liệu tổng cộng. Bởi vì các dữ liệu tổng cộng này nhận được từ dữ liệu cấp dưới của chúng nên bạn không thể trực tiếp chỉnh sửa chúng. Việc hiển thị các giá trị tổng cộng này không ảnh hưởng tới các tính toán về chi phí hoặc tiến độ của kế hoạch. Để mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn nữa về cách thức mà Project tổ chức và trình bày dữ liệu, bây giờ bạn sẽ tạo ra một thiết lập phân nhóm mới. Tuy nhiên, trước khi bạn tạo một thiết lập phân nhóm mới và các tùy chỉnh bổ sung trong suốt chương này, bạn sẽ thực hiện một sự thay đổi tới thiết lập chung của Project. Bạn sẽ thực hiện sự điều chỉnh này để ngăn chặn thiết lập phân nhóm mới không trở nên sẵn có trong các kế hoạch khác mà bạn có thể làm việc với chúng mà không liên quan đến thiết lập phân nhóm mới này. (Bạn sẽ thay đổi lại điều chỉnh này để quay trở lại thiết lập gốc ban đầu của Project vào cuối chương này). Bước 2: Kích vào tab File và chọn Options. Bước 3: Kích vào tab Advanced và bên dưới khu vực có nhãn Display, gỡ bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Automatically add new views, tables, filters, and groups to the global. Bước 4: Kích OK để đóng hộp thoại Project Options. Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Group by và chọn More Groups. Hộp thoại More Group xuất hiện.

Chương XII

194

Microsoft Project 2013 by [email protected] Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các thiết lập phân nhóm có sẵn trong Project dành cho các nhiệm vụ ( đối với khung nhìn dạng Task) và tài nguyên (đối với khung nhìn dạng Resource). Thiết lập phân nhóm mới của bạn gần như là tương tự với thiết lập phân nhóm có tên là Resource Group, do đó bạn sẽ bắt đầu bằng cách sao chép nó. Bước 6: Chắc chắn rằng Resource Group đang được chọn, và sau đó kích nút Copy. Hộp thoại Group Definition xuất hiện. Bước 7: Trong hộp nhập có nhãn Name gõ Resource Groups by Cost. Bước 8: Trong cột có nhãn Field Name, kích vào ô dữ liệu trống ngay bên dưới ô dữ liệu Group. Bước 9: Gõ hoặc chọn Cost. Bước 10: Trong ô dữ liệu thuộc cột Order cùng hàng với ô dữ liệu Cost, lựa chọn Descending. Các tài nguyên sẽ được phân nhóm dựa trên các giá trị trong trường dữ liệu Group và sau đó là theo trường dữ liệu Cost từ cao xuống thấp.

Tiếp theo, bạn sẽ tinh chỉnh khoảng chi phí ( là những giá trị nằm trong hai giá trị chi phí cụ thể) mà Project sẽ sử dụng để phân nhóm các tài nguyên. Bước 11: Với việc hàng chứa ô dữ liệu Cost vẫn đang được chọn, kích Define Group Intervals. Hộp thoại Define Group Interval sẽ xuất hiện. Bước 12: Trong hộp chọn có nhãn Group on, chọn Interval. Bước 13: Trong hộp nhập có nhãn Group interval, gõ 1000. Nghĩa là các tài nguyên sẽ được phân theo các nhóm có giá trị chi phí từ (0 tới < 1.000), (từ 1.000 tới < 2.000), (từ 2.000 tới < 3.000)…

Bước 14: Bấm vào nút OK. Chương XII

195

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 15: Bấm vào nút Save để lưu và đóng hộp thoại Group Definition. Bây giờ, tên của thiết lập phân nhóm mới, Resource Groups by Cost, sẽ xuất hiện trong hộp thoại More Groups. Bước 16: Bấm vào nút Apply. Project áp dụng thiết lập phân nhóm mới này cho khung nhìn Resource Sheet.

Các tài nguyên được phân nhóm theo các giá trị chi phí. Các tài nguyên đã được phân nhóm theo nhóm tài nguyên của chúng (các dải màu hồng nối Design, Editorial… lại với nhau) và, trong mỗi nhóm đó chúng lại được phân nhóm theo các giá trị chi phí với khoảng cách nhóm là 1000 $ (các dải màu xanh nhạt). Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ gỡ bỏ sự phân nhóm. Bước 17: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Group By và kích chọn Clear Group. Project gỡ bỏ các giá trị tổng cộng và cấu trúc dạng đề cương, chỉ giữ lại các dữ liệu ban đầu. Một lần nữa bạn sẽ thấy rằng việc hiển thị hoặc gỡ bỏ một sự phân nhóm không gây ảnh hưởng đến dữ liệu trong kế hoạch. Lưu ý: Tất cả các thiết lập phân nhóm có sẵn và bất kỳ thiết lập phân nhóm nào do bạn tạo ra đều được liệt kê trong danh sách thả xuống của hộp chọn có nhãn Group By trong nhóm lệnh Data thuộc tab View. Tên của thiết lập phân nhóm đang được áp dụng sẽ xuất hiện trong hộp chọn này. Kích vào hộp chọn để xem tên của các thiết lập phân nhóm khác. Nếu không có thiết lập phân nhóm nào được áp dụng tới bảng hiện tại trong khung nhìn đang được mở ra thì cụm từ No Group sẽ xuất hiện trong hộp chọn Group By.

12.3. Lọc các chi tiết của kế hoạch Một cách khác rất hữu ích để thay đổi cách thức bạn xem các thông tin của nhiệm vụ và tài nguyên trong Project là lọc-Filter. Giống như cái tên của nó, lọc ẩn dữ liệu của nhiệm vụ hoặc tài nguyên không đáp ứng được các tiêu chí mà bạn chỉ định, chỉ hiển thị các dữ liệu mà bạn quan tâm. Giống như phân nhóm, lọc không thay đổi dữ liệu trong kế hoạch của bạn, nó chỉ đơn thuần thay đổi những dữ liệu nào sẽ xuất hiện. Có hai cách để sử dụng lọc. Bạn có thể có thể áp dụng một bộ lọc AutoFilter hoặc một bộ lọc có sẵn tới một khung nhìn: Chương XII

196

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Sử dụng bộ lọc AutoFilter cho việc lọc tạm thời trong bất kỳ bảng nào trong Project. Các biểu tượng mũi tên AutoFilter nhỏ xuất hiện bên cạnh các tên của các tiêu đề cột. Kích vào biểu tượng đầu mũi tên để hiển thị một danh sách chứa các tiêu chí mà bạn có thể sử dụng để lọc dữ liệu (nằm ở phía dưới cùng, bên dưới mục Filters). Những tiêu chí mà bạn thấy phụ thuộc vào loại dữ liệu chứa đựng trong các cột, ví dụ tiêu chí AutoFilter trong một cột ngày tháng sẽ là các lựa chọn như Today-hôm nay hoặc This Month-tháng này, cũng như bộ lọc tùy chỉnh, bạn có thể chỉ rõ các tiêu chí của riêng bạn. Bạn sử dụng AutoFilter trong Project giống như cái cách mà bạn sử dụng nó trong Microsoft Excel. - Áp dụng một bộ lọc có sẵn hoặc tùy chỉnh chỉ để xem các thông tin của nhiệm vụ hoặc tài nguyên mà đáp ứng các tiêu chí của bộ lọc. Ví dụ, bộ lọc Critical chỉ hiển thị các nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt. Một số bộ lọc có sẵn, chẳng hạn như bộ lọc Task Range, nhắc bạn nhập các tiêu chí cụ thể- ví dụ, đó là phạm vi chứa các số ID của nhiệm vụ. Nếu một khung nhìn đang được áp dụng một bộ lọc, dòng chữ "Filter Applied" sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái ở dưới cùng của cửa sổ Project-Status. Cả hai kiểu lọc này (Autofilter và có sẵn) đều ẩn các hàng trong khung nhìn Task Sheet hoặc Resource Sheet không đáp ứng các tiêu chí mà bạn chỉ định. Bạn có thể thấy sự ngắt quãng trong các số ID của nhiệm vụ hoặc tài nguyên. Các dữ liệu biến mất này chỉ ẩn đi mà không bị xóa bỏ. Giống như sắp xếp và phân nhóm, khi bạn lọc dữ liệu trong một khung nhìn, sự lọc này áp dụng cho tất cả các bảng mà bạn có thể hiển thị chúng trong khung nhìn. Các khung nhìn mà không có bảng, chẳng hạn khung nhìn Calendar và Network Diagram, cũng hỗ trợ lọc (thông qua hộp chọn Filter trong nhóm lệnh Data trên tab View), nhưng không có các bộ lọc AutoFilter. Một tính năng cũng rất giống, đó là làm nổi bật-Highlight. Trong khi việc áp dụng một bộ lọc ẩn các thông tin không đáp ứng tiêu chí của bạn, thì việc áp dụng một sự làm nổi bật áp dụng một định dạng màu vàng tới các thông tin đáp ứng các tiêu chí của bạn. Mặt khác, hai tính năng này gần như giống hệt ở chỗ-bạn có thể áp dụng các thiết lập làm nổt bật có sẵn hoặc tạo ra các thiết lập làm nổi bật tùy chỉnh đúng như với bộ lọc. Khi một thiết lập làm nổi bật được áp dụng, dòng chữ "Highlight Filter Applied" xuất hiện trên thanh trạng thái ở dưới cùng của cửa sổ ProjectStatus. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn thường xuyên cần phải tìm kiếm các nhiệm vụ liên quan đến việc chỉnh sửa bởi vì công việc biên tập là một lĩnh vực tập trung chủ yếu tại nhà xuất bản. Bạn có thể nhanh chóng hiển thị các nhiệm vụ được chỉnh sửa với AutoFilter, và bạn cũng muốn tạo một bộ lọc tùy chỉnh để sử dụng sau này. Trong ví dụ này, bạn áp dụng một bộ lọc có sẵn và sau đó tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh mà đáp ứng các tiêu chí bạn chỉ định. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart. Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện. Trước khi bạn tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh, bạn sẽ nhanh chóng nhìn thấy các nhiệm vụ mà bạn quan tâm bằng cách áp dụng bộ lọc AutoFilter. Bước 2: Kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh tiêu đề của cột Task Name, kích mục Filters trong danh sách thả xuống và sau đó chọn Custom. Hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện. Bạn chỉ muốn nhìn thấy những nhiệm vụ mà tên của nó có chứa từ “edit” – chỉnh sửa. Bước 3: Trong hộp chọn đầu tiên bên dưới nhãn Name, chọn Contains. Bước 4: Trong hộp nhập thứ hai ở kế bên, gõ edit.

Chương XII

197

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bước 5: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Custom AutoFilter. Project lọc danh sách các nhiệm vụ để hiển thị chỉ những nhiệm vụ mà tên của chúng có chứa từ edit và nhiệm vụ khái quát của chúng.

Chú ý tới biểu tượng hình cái phễu xuất hiện bên cạnh tiêu đề của cột Task Name và dòng chữ "AutoFilter Applied" xuất hiện trên thanh trạng thái. Đây là những dấu hiệu thị giác khi một AutoFilter tùy chỉnh được áp dụng tới cột này. Lưu ý: Khi một bộ lọc AutoFilter được áp dụng, bạn có thể di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng hình cái phễu, khi đó một bản mô tả tóm tắt về bộ lọc đang áp dụng sẽ xuất hiện trong một ToolTip. Di chuyển tới dòng chữ “AutoFilter Applied” trên thanh trạng thái để xuất hiện ToolTip cho bạn biết trường dữ liệu nào đã được lọc. Tiếp theo, bạn sẽ tắt bộ lọc AutoFilter và tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh. Bước 6: Kích chuột vào biểu tượng hình cái phễu bên cạnh tiêu đề của cột Task Name, và sau đó kích vào Clear All Filters trong danh sách xuất hiện. Project tắt bộ lọc AutoFilter, hiển thị lại tấy cả các nhiệm vụ trong kế hoạch. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh. Bước 7: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn bên cạnh lệnh Outline và chọn More Filters trong danh sách thả xuống. Hộp thoại More Filters xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất các bộ lọc có sẵn trong Project dành cho các nhiệm vụ (trong khung nhìn dạng Task) hoặc tài nguyên ( trong khung nhìn dạng Resource). Bước 8: Bấm nút New. Hộp thoại Filter Definnition xuất hiện. Bước 9: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Incomplete Editing Tasks. Chương XII

198

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 10: Trong hàng đầu tiên của cột Field Name, gõ hoặc chọn Name. Bước 11: Trong hàng đầu tiên của cột Test, chọn contains. Bước 12: Trong hàng đầu tiên của cột Values, gõ edit. Đây mới là tiêu chí thứ nhất, tức là lọc các nhiệm vụ có từ edit ở trong tên của chúng. Sau đây sẽ tạo tiêu chí thứ hai cho bộ lọc. Bước 13: Trong hàng thứ hai của cột And/Or, chọn And. Bước 14: Trong hàng thứ hai của cột Field Name, gõ hoặc chọn Actual Finish. Bước 15: Trong hàng đầu tiên của cột Test, chọn equals. Bước 16: Trong hàng đầu tiên của cột Values, gõ NA. NA có nghĩa là Not Application-"không áp dụng" và là cách mà Project đánh dấu một số trường dữ liệu vẫn chưa có giá trị. Nói cách khác, bất cứ công việc biên tập nào mà chưa có ngày kết thúc thực tế đều coi là đang dở dang.

Bước 17: Bấm vào nút Save để đóng hộp thoại Filter Definition. Bộ lọc mới tạo sẽ xuất hiện trong hộp thoại More Filters.

Bước 18: Trong danh sách các bộ lọc, chọn Incomplete Editing Tasks, và sau đó bấm vào nút Apply. Project áp dụng bộ lọc mới này tới khung nhìn Gantt Chart.

Chương XII

199

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Hiện tại, danh sách các nhiệm vụ đã được lọc để chỉ hiển thị các nhiệm vụ biên tập đang dở dang. Bởi vì bạn đã không bắt đầu theo dõi các nhiệm vụ ngoài này thực tế nữa nên tất cả các nhiệm vụ biên tập đều là dở dang tại thời điểm này. Lưu ý: Khi một bộ lọc đã được áp dụng, bạn có thể di chuyển con trỏ chuột tới dòng chữ “Filter Applied” trên thanh trạng thái để thấy tên của bộ lọc được áp dụng. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ tắt bộ lọc này đi. Bước 19: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn cạnh lệnh Outline và sau đó chọn Clear Filter trong danh sách thả xuống. Project gỡ bỏ việc lọc. Như mọi lần thì việc áp dụng hoặc gỡ bỏ lọc không ảnh hưởng đến các dữ liệu gốc ban đầu của kế hoạch.

12.4. Tạo ra các bảng mới. Bảng là một bảng tính, nơi mà sự trình bày của các dữ liệu của kế hoạch được tổ chức trong các cột dọc và hàng ngang. Mỗi cột thể hiện một trong các trường dữ liệu có trong Project, và mỗi hàng chỉ thể hiện duy nhất một nhiệm vụ hoặc một tài nguyên (hoặc trong khung nhìn Usage thì đó là một sự phân công). Giao giữa một cột và một hàng có thể được gọi là một ô -Cell (nếu bạn nghĩ tới bảng tính) hoặc trường dữ liệu-Field (nếu bạn nghĩ tới thuật ngữ cơ sở dữ liệu). Project bao gồm rất nhiều bảng mà có thể được áp dụng trong các khung nhìn. Thực ra, bạn đã sử dụng một số loại của bảng trong chương này, chẳng hạn như các bảng Entry và Summary. Rất có thể là trong hầu hết những lần đã sử dụng, các bảng có sẵn của Project chứa đựng các trường dữ liệu mà bạn muốn. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi bất kỳ bảng có sẵn nào đó hoặc bạn có thể tạo ra một bảng mới chỉ chứa những dữ liệu mà bạn muốn. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn tiếp tục tập trung vào các nhiệm vụ biên tập trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Cuối cùng, bạn quyết định để tạo ra một bảng tùy chỉnh, và trong bảng đó trình bày một số mô tả của công việc biên tập mà đã được thêm tới một trường dữ liệu Text-văn bản trong kế hoạch này. Trong ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một bảng tùy chỉnh. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Other Views và sau đó chọn Task Sheet. Project hiển thị khung nhìn Task Sheet. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn More Tables. Chương XII

200

Microsoft Project 2013 by [email protected] Hộp thoại More Tables xuất hiện. Bảng Entry có lẽ đang được chọn.

Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các bảng có sẵn trong Project cho các nhiệm vụ ( trong khung nhìn dạng Task) hoặc cho các tài nguyên ( trong khung nhìn dạng Resource). Bước 3: Chắc chắn rằng bảng Entry đang được lựa chọn, bấm vào nút Copy. Hộp thoại Table Definition xuất hiện. Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Editorial Table. Tiếp theo, bạn sẽ gỡ bỏ một số trường dữ liệu và sau đó thêm một số trường dữ liệu khác. Bước 5: Trong cột có nhãn Field Name, lần lượt kích vào các tên trường dữ liệu sau đây rồi kích vào nút Delete Row sau mỗi lần kích vào tên chúng. Indicators Task Mode Predecessors

Tiếp theo, bạn sẽ thêm một trường dữ liệu vào trong bảng tùy chỉnh này. Bước 6: Trong cột có nhãn Field Name, kích chọn Duration và sau đó bấm vào nút Insert Row. Project sẽ thêm một hàng trống lên trên dưới hàng Duration. Bước 7: Trong cột có nhãn Field Name, kích chọn hàng mới vừa được chèn vào. Bấm vào biểu tượng đầu mũi tên và chọn Editorial Focus (Text 9) từ danh sách thả xuống. Trường dữ liệu văn bản tùy chỉnh Editorial Focus (Text 9) chứa đựng một số lưu ý về mức độ yêu cầu biên tập cho từng nhiệm vụ và được thêm vào từ trước. Chương XII

201

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 8: Trong cột có nhãn Width, gõ hoặc chọn 20.

Bước 9: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Table Difinition. Bảng mới tạo sẽ xuất hiện trong hộp thoại More Tables. Bước 10: Chắc chắn rằng bảng Editorial Table đang được chọn và sau đó bấm nút Apply. Project sẽ áp dụng bảng mới này tới khung nhìn Task Sheet.

Lưu ý: Bạn có thể thêm hoặc gỡ bỏ các cột một cách nhanh chóng trong bảng hiện tại. Để thêm một cột, đầu tiên chọn cột nằm bên phải của nơi mà bạn muốn thêm một cột mới. Sau đó, trên tab Format, trong nhóm lệnh Comlumn, kích Insert Column. Project sẽ hiển thị tất cả các trường dữ liệu có sẵn cho các loại bảng bạn đang hiển thị ( về nhiệm vụ hay tài nguyên), sau đó chọn trường dữ liệu mà bạn muốn thêm vào. Để gỡ bỏ một cột, kích chuột phải vào tiêu đề của cột đó và chọn Hide Column trong danh sách xuất hiện. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ kết hợp bộ lọc tùy chỉnh ở trên với bảng tùy chỉnh này để tạo ra một khung nhìn về “Tiến độ biên tập”- Editorial Schedule cho dự án cuốn sách thiếu nhi mới. Chương XII

202

Microsoft Project 2013 by [email protected] * Tạo ra các trường tùy chỉnh một cách nhanh chóng. Trong phần này, bạn đã thấy một trường dữ liệu tùy chỉnh, Text9, đã được tùy chỉnh để có tiêu đề là Editorial Focus và chứa đựng các thông tin chi tiết về hoạt động chỉnh sửa trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Project cung cấp một loạt các trường dữ liệu tùy chỉnh, và bạn có thể dễ dàng thêm chúng tới bất kỳ bảng nào đó. Cột ngoài cùng bên phải trong mọi bảng trong các khung nhìn được dán nhãn Add New Column là nơi mà bạn có thể kích vào tiêu đề cột và chọn bất kỳ trường dữ liệu nào mà bạn muốn thêm vào trong danh sách thả xuống hoặc bạn cũng có thể bắt đầu bằng việc gõ trong một ô bất kỳ thuộc cột Add New Column. Khi bạn gõ trong một cột mới, Project dò tìm loại của dữ liệu mà bạn đang gõ để thêm trường dữ liệu tùy chỉnh phù hợp với nó. Ví dụ, nếu bạn gõ một giá trị là ngày tháng, Project sẽ sử dụng một trong các trường dữ liệu tùy chỉnh về ngày tháng, chẳng hạn như Date1. Nếu bạn muốn, sau đó có thể chỉnh sửa lại tiêu đề cột theo ý muốn của bạn bằng cách kích đúp vào tiêu đề cột mà bạn muốn chỉnh sửa. Các trường dữ liệu tùy chỉnh cung cấp bởi Project bao gồm: - Cost-chi phí: Lên đến 10 trường dữ liệu chi phí. - Date-Ngày tháng: Lên đến 10 trường dữ liệu ngày tháng. - Duration-Thời hạn thực hiện: Lên đến 10 trường dữ liệu thời hạn thực hiện. - Finish-Ngày kết thúc: Lên đến 10 trường dữ liệu ngày kết thúc. - Flag-Cắm cờ: Lên đến 10 trường dữ liệu Yes hoặc No. - Number-Số: Lên đến 20 trường dữ liệu về số học. - OutlineCode-: Lên đến 10 trường dữ liệu . - Start-Ngày bắt đầu: Lên đến 10 trường dữ liệu ngày bắt đầu. - Text-Văn bản: Lên đến 30 trường dữ liệu về văn bản. Lưu ý: Trường dữ liệu tùy chỉnh ngày bắt đầu (Start) và kết thúc (Finish) đang sẵn sàng để bạn sử dụng, nếu bạn lưu một kế hoạch tạm thời-Interim plan (sẽ được giới thiệu trong chương 13), kế hoạch tạm thời đó cũng sẽ sử dụng các trường dữ liệu này và có thể ghi đè lên các giá trị của ngày bắt đầu và kết thúc tùy chỉnh của bạn. Thực tế, Project cung cấp các trường tùy chỉnh cho trước cho các nhiệm vụ và các tài nguyên là các nhóm các trường dữ liệu khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tùy chỉnh trường dữ liệu tùy chỉnh Text1 trong một khung nhìn về nhiệm vụ-Task và cũng có thể tùy chỉnh trường dữ liệu Text1 ( 1 trường dữ liệu tùy chỉnh khác) trong một khung nhìn về tài nguyên-Resource. Những trường dữ liệu tùy chỉnh là một cách tuyệt vời để lưu trữ các thông tin thêm về các nhiệm vụ hoặc các tài nguyên trong các kế hoạch của bạn. Thông thường, không ai trong số các trường dữ liệu tùy chỉnh này gây ảnh hưởng tới việc tiến độ của các nhiệm vụ hoặc các tài nguyên.

12.5. Tạo ra các khung nhìn mới. Gần như là tất cả các công việc mà bạn thực hiện trong Project đều diễn ra trong khung nhìn-View. Một khung nhìn có thể chứa đựng nhiều thành phần như các bảng-Table, các thiết lập phân nhóm và các bộ lọc. Bạn có thể kết hợp chúng với các yếu tố khác (chẳng hạn như một lưới pha thời gian trong một khung nhìn dạng Usage) hoặc với các yếu tố đồ họa (như các thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart). Project bao gồm hàng chục khung nhìn được dùng để tổ chức sắp xếp thông tin cho các mục đích cụ thể. Có thể bạn thấy rằng bạn cần xem các thông tin của kế hoạch của mình theo một số cách nào đó mà không có sẵn trong các khung nhìn sẵn có của Project. Nếu các khung nhìn sẵn có của Project không đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn có thể chỉnh sửa các khung nhìn hiện có hoặc tạo ra các khung nhìn của riêng mình. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã sử dụng rất tốt bộ lọc và bảng tùy chỉnh mà bạn đã tạo trước đó để giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ biên tập trong kế hoạch cuốn Chương XII

203

Microsoft Project 2013 by [email protected] sách thiếu nhi mới. Bây giờ bạn muốn kết hợp các tùy chỉnh này vào một khung nhìn tùy chỉnh để bạn có thể dễ dàng chuyển đổi sang bất cứ lúc nào bạn muốn. Trong ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một khung nhìn mới kết hợp bộ lọc tùy chỉnh và bảng tùy chỉnh mà bạn đã tạo ra trong các phần trước. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào Other Views và sau đó chọn More Views. Hộp thoại More Views xuất hiện.

Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các khung nhìn có sẵn trong Project. Bước 2: Bấm nút New. Hộp thoại Define New View xuất hiện. Hầu hết các khung nhìn đều chứa đựng một khung nhìn duy nhất-Single View, nhưng một khung nhìn cũng có thể bao gồm hai khung nhìn riêng biệtCombination View. Trong thực tế, khung nhìn mặc định trong Project là một khung nhìn đôi:Khung nhìn Gantt Chart và khung nhìn Timeline. Bước 3: Chắc chắn rằng tùy chọn Single View đang được chọn và sau đó bấm nút OK. Hộp thoại View Defination xuất hiện. Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Editorial Schedule View. Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Screen, chọn Task Sheet trong danh sách thả xuống.

Trong danh sách thả xuống của hộp chọn có nhãn Screen, bạn có thể nhìn thấy tất cả các loại khung nhìn được cung cấp bởi Project. Rất nhiều trong số các khung nhìn này bao gồm một bảng ( chẳng hạn như khung nhìn Resource Sheet) hoặc bảng cộng với một biểu đồ ( khung nhìn Gantt Chart) hoặc một Form ( khung nhìn Task Form). Các khung nhìn khác chỉ là sơ đồ, chẳng hạn như khung nhìn Network Diagram và Timeline. Bước 6: Trong hộp chọn có nhãn Table, lựa chọn Editorial Table từ danh sách thả xuống. Editorial Table là bảng tùy chỉnh mà bạn tạo ra ở phần trước. Bước 7: Trong hộp chọn có nhãn Group, chọn No-Group từ danh sách thả xuống. Chương XII

204

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 8: Trong hộp chọn có nhãn Filter, lựa chọn Imcomplete Editing Tasks từ danh sách thả xuống. Imcomplete Editing Tasks là bộ lọc tùy chỉnh mà bạn tạo ra từ phần trước. Lưu ý: Tất cả các khung nhìn đều là các khung nhìn với trọng tâm là nhiệm vụ hoặc tài nguyên. Các bảng, các thiết lập phân nhóm và các bộ lọc cụ thể được liệt kê trong danh sách thả xuống trong hộp thoại View Definition phụ thuộc vào loại khung nhìn mà bạn đã chọn trong hộp chọn có nhãn Screen ở Bước 5. Ví dụ, với Task Sheet được chọn trong hộp chọn Screen, chỉ những bộ lọc áp dụng cho các nhiệm vụ, chẳng hạn như là bộ lọc Critical Filter, là có sẵn trong danh sách thả xuống của hộp chọn Filter. Ngoài ra, các hộp chọn các thành phần của khung nhìn biến đổi theo loại của khung nhìn. Ví dụ, hộp chọn Table và Group không hoạt động nếu bạn chọn loại khung nhìn Calendar trong hộp chọn Screen. Bước 9: Đảm bảo hộp kiểm Show in menu được tích chọn.

Bước 10: Bấm nút OK để đóng hộp thoại View Definition. Tên của khung nhìn mới sẽ xuất hiện và trong trạng thái được chọn trong hộp thoại More Views.

Bước 11: Đảm bảo rằng khung nhìn Editorial Schedule View đang được chọn, bấm nút Apply. Project sẽ áp dụng khung nhìn mới. Bây giờ, chỉ có những nhiệm vụ biên tập đang dở dang được hiển thị, và các trường dữ liệu đang thể hiện theo cái cách mà bạn muốn. Ngoài ra, Project thêm khung nhìn Editorial Schedule View vào danh sách thả xuống của nút lệnh Other Views trong nhóm lệnh Task Views trên tab View. Tên khung nhìn mới xuất hiện bên dưới nhãn Custom, vì thế sẽ dễ dàng để truy cập tới nó trong tập tin kế hoạch này.

Chương XII

205

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Do có một sự điều chỉnh tới thiết lập chung của Project mà bạn đã thực hiện trước đó ở phần 12.2 trong chương này nên khung nhìn tùy chỉnh này không có sẵn trong các kế hoạch khác. Tuy nhiên, khi bạn tạo ra các khung nhìn tùy chỉnh của riêng bạn, có thể bạn muốn chúng có sẵn trong bất kỳ kế hoạch nào đó mà bạn làm việc tới. Để làm điều đó thì chúng ta sẽ thay đổi để quay trở lại thiết lập mặc định ban đầu. Khi đó, bất cứ khung nhìn nào đó mà bạn tạo ra sau này sẽ trở nên có sẵn trong bất kỳ tập tin kế hoạch nào đó mà bạn làm việc với. Bước 12: Kích vào tab File, sau đó chọn Option. Hộp thoại Project Option xuất hiện. Bước 13: Kích vào tab Advanced và bên dưới khu vực có nhãn Display, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Automatically add new views, tables, filters, and groups to the global. Bước 14: Kích OK để đóng hộp thoại Project Options.

Chương XII

206

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Theo dõi tiến triển của nhiệm vụ và sự phân công

Chương XIII

207

Microsoft Project 2013 by [email protected] Xây dựng, thẩm tra và truyền tải một kế hoạch hoàn chỉnh có thể mất nhiều hoặc thậm chí mất hầu hết thời gian của bạn khi là một người quản lý của dự án. Tuy nhiên, lên kế hoạch mới chỉ là giai đoạn đầu tiên của công việc quản lý dự án của bạn. Sau khi giai đoạn lên kế hoạch được hoàn thành, sự thực hiện đầy đủ của dự án mới bắt đầu, đó là sự thực thi kế hoạch đã được phát triển từ trước. Lý tưởng nhất là các dự án được thực hiện đúng y như kế hoạch, nhưng đây là trường hợp hiếm gặp. Nói chung, với những kế hoạch phức tạp hơn, thời hạn thực hiện dài hơn sẽ có thêm nhiều cơ hội để xuất hiện sự không ăn khớp. Sự không ăn khớp-Variance là sự khác biệt giữa những gì bạn dự định sẽ xảy ra ( được ghi lại trong kế hoạch) và những gì thực sự đã xảy ra (được ghi chép lại bởi các nỗ lực theo dõi sự tiến triển của bạn). Theo dõi chính xác công việc thực tế xảy ra và so sánh nó với kế hoạch gốc ban đầu cho phép bạn xác định sớm sự không ăn khớp và điều chỉnh các phần chưa hoàn thành của kế hoạch đó khi cần thiết. Trong chương 7, bạn đã được giới thiệu về những phương pháp đơn giản của việc theo dõi các sự việc thực tế diễn ra trong một kế hoạch. Chúng bao gồm việc ghi chép lại tỷ lệ phần trăm hoàn thành của một nhiệm vụ cũng như ghi chép lại ngày bắt đầu và kết thúc thực tế của nó. Những phương pháp theo dõi tiến triển này là phù hợp với rất nhiều dự án, nhưng Microsoft Project 2013 cũng cung cấp các cách thức theo dõi chi tiết hơn. Trong chương này, bạn theo dõi tổng số thời gian làm việc ở cấp độ nhiệm vụ và cấp độ sự phân công, và thời gian làm việc theo từng chu kỳ về thời gian, chẳng hạn như thời gian làm việc đã hoàn thành trong mỗi tuần hoặc mỗi ngày. Thông tin được phân phối theo thời gian thường được gọi là timephased-pha thời gian, cho nên việc theo dõi thời gian làm việc theo các chu kỳ thời gian đôi khi được đề cập là sự theo dõi các sự việc thực tế đã diễn ra theo pha thời gian. Đây là mức độ chi tiết nhất có sẵn của việc theo dõi sự tiến triển trong Project. Cũng như các phương pháp theo dõi đơn giản, theo dõi sự việc thực tế đã diễn ra theo pha thời gian là một cách để giải quyết các câu hỏi cơ bản nhất của việc quản lý một dự án: - Các nhiệm vụ đang bắt đầu và kết thúc theo đúng kế hoạch? Nếu không, cái gì sẽ là ảnh hưởng đến ngày hoàn thành của dự án? - Các tài nguyên đang tiêu tốn nhiều thời gian hơn hay ít hơn so với kế hoạch để hoàn thành các nhiệm vụ? - Nó đang tiêu tốn nhiều tiền hơn hay ít tiền hơn so với kế hoạch để hoàn thành các nhiệm vụ? Là một người quản lý của dự án, bạn phải xác định được cấp độ của việc theo dõi để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của kế hoạch và các bên liên quan khác của bạn. Cấp độ theo dõi càng chi tiết hơn thì càng yêu cầu sự nỗ lực từ bạn và các tài nguyên được phân công tới các nhiệm vụ hơn. Chương này cho bạn thấy những phương pháp theo dõi chi tiết nhất có sẵn trong Project. Trong chương này, bạn làm việc với các công cụ khác nhau của việc theo dõi công việc và của việc giải quyết công việc chưa hoàn thành. Tuy nhiên, bạn sẽ bắt đầu bằng việc cập nhật đường cơ sở-baseline của dự án.

13.1. Cập nhật đường cơ sở. Trong chương 7, bạn đã lưu lại một đường cơ sở cho một kế hoạch. Nhớ lại rằng, một đường cơ sở là một sự tập hợp của các giá trị quan trọng trong một kế hoạch, chẳng hạn như ngày bắt đầu, ngày kết thúc và các chi phí của các nhiệm vụ, các tài nguyên và các sự phân công đã được lên kế hoạch. Khi bạn lưu (hoặc thiết lập) một đường cơ sở, Project tạo một "bản chụp" của các giá trị hiện có và lưu nó trong kế hoạch để so sánh trong tương lai. Hãy nhớ rằng mục đích của đường cơ sở là để ghi chép lại những gì mà mong đợi kế hoạch sẽ trông giống như thế tại một thời điểm. Tuy nhiên, khi thời gian trôi đi, có thể bạn cần phải thay đổi các mong đợi của mình. Sau khi lưu một kế hoạch đường cơ sở gốc ban đầu, bạn có thể cần phải tinh chỉnh kế hoạch bằng cách thêm hoặc gỡ bỏ bớt các nhiệm vụ hoặc các sự phân công hoặc thực hiện các điều chỉnh khác. Để duy trì một đường cơ sở chính xác cho việc đối chiếu sau này, bạn có một số lựa chọn như sau đây: Chương XIII 208

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Cập nhật đường cơ sở cho toàn bộ kế hoạch. Việc này chỉ đơn giản là thay thế tất cả các giá trị trong đường cơ sở gốc ban đầu bằng các giá trị hiện tại. - Cập nhật đường cơ sở cho những nhiệm vụ được lựa chọn. Việc này không ảnh hưởng đến các giá trị trong đường cơ sở của các nhiệm vụ khác hoặc các giá trị trong đường cơ sở của tài nguyên trong kế hoạch. - Lưu một đường cơ sở thứ hai hoặc một đường cơ sở kế tiếp. Bạn có thể lưu đến 11 đường cơ sở trong một kế hoạch. Đường cơ sở đầu tiên được gọi là Baseline, các đường còn lại là Baseline 1 tới Baseline 10. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, việc lập kế hoạch cho dự án cuốn sách thiếu nhi mới đã trải qua một số lần tinh chỉnh bổ sung. Bao gồm một số sự điều chỉnh về các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ và thêm một nhiệm vụ mới trong giai đoạn Acquisition. Do những thay đổi này nên bạn cần phải chụp lại một đường cơ sở mới trước khi sự làm việc bắt đầu. Trong ví dụ này, bạn so sánh kế hoạch theo tiến độ hiện tại với kế hoạch lưu trong đường cơ sở và cập nhật đường sơ sở cho kế hoạch này. Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking A_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 12 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Tracking A_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Advanced Tracking A. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dưới nút Gantt Chart và chọn Tracking Gantt từ danh sách thả xuống. Khung nhìn Tracking Gantt xuất hiện.

Trong phần biểu đồ của khung nhìn này, các thanh bar theo tiến độ hiện tại xuất hiện là các thanh bar màu xanh da trời (nếu chúng không phải là các nhiệm vụ then chốt) hoặc màu hồng (nếu chúng là các nhiệm vụ then chốt). Bên dưới chúng, các thanh bar theo các giá trị trong đường cơ sở của từng nhiệm vụ xuất hiện là các thanh bar màu xám. Lưu ý: Trong các khung nhìn biểu đồ Gantt, các mầu sắc, các hoa văn và các hình dáng của các thanh bar đại diện cho những thứ cụ thể. Để biết một mục bất kỳ nào đó trong biểu đồ Gantt đại diện cho cái gì, chỉ việc di chuyển con trỏ chuột của bạn tới đó và một đoạn mô tả sẽ xuất hiện trong một ScreenTip. Để xem đầy đủ chú thích của các mục của biểu đồ Gantt và định dạng của chúng, trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Style, kích Format và chọn Bar Styles. Bước 2: Trong cột có nhãn Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 18, Original art review. Bước 3: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Lưu ý: Hãy nhớ rằng để chọn một nhiệm vụ một cách nhanh chóng, thậm chí đó là nhiệm vụ mà bạn không thể nhìn thấy trong tầm nhìn hiện tại của khung nhìn, nhấn tổ hợp phím Ctrl + G. Sau đó, trong hộp nhập có nhãn ID của hộp thoại Go To, nhập số ID của nhiệm vụ và sau đó nhấn nút OK. Khung nhìn Tracking Gantt sẽ cuộn để hiển thị thanh bar Gantt của nhiệm vụ 18, Original art review. Nhiệm vụ này đã được thêm vào kế hoạch sau khi đường cơ sở ban đầu được lưu. Như bạn có thể thấy trong khung nhìn Tracking Gantt, nhiệm vụ này không có thanh bar đại diện cho Chương XIII 209

Microsoft Project 2013 by [email protected] đường cơ sở, điều này chỉ ra rằng nó không có các giá trị trong đường cơ sở. Ngoài ra, thời hạn thực hiện của nhiệm vụ được thêm vào đã làm dịch chuyển thanh bar của nhiệm vụ kế nhiệm của nó ra khỏi thanh bar theo đường cơ sở của nó. Để có một cái nhìn rộng lớn hơn về đường cơ sở của kế hoạch này, bạn sẽ điều chỉnh mức độ zoom. Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale chọn Week. Bạn có thể thấy rằng, hiện nay không có nhiệm vụ nào sau nhiệm vụ 18 có thanh bar theo tiến độ hiện tại phù hợp với thanh bar theo đường cơ sở của chúng.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ lưu lại đường cơ sở cho kế hoạch. Làm như vậy bạn sẽ cập nhật tất cả các thông tin hiện tại của các nhiệm vụ, các tài nguyên và các sự phân công cho đường cơ sở trước khi theo dõi sự tiến triển. Lưu ý: Kế hoạch này có một đường cơ sở được lưu trước đó và bây giờ bạn sẽ ghi đè lên nó. Điều đó là thích hợp đối với giai đoạn này của dự án cuốn sách thiếu nhi mới, là giai đoạn mà việc lập kế hoạch đã hoàn tất và bạn muốn có những cập nhật mới nhất cho đường cơ sở trước khi ghi chép bất cứ sự việc thực tế nào đã diễn ra. Tuy nhiên, sau khi sự làm việc thực tế đã được ghi lại, bạn nên cẩn thận về việc ghi đè lên bất kỳ giá trị nào đó của đường cơ sở đã được lưu trước đó. Một khi bạn ghi đè lên một đường cơ sở, các giá trị gốc ban đầu sẽ được thay thế và không thể lấy lại được. Lưu thêm các đường cơ sở khác thường là một chiến lược tốt sau khi các công việc trong dự án được triển khai. Bước 5: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Schedule, kích Set Baseline và sau đó chọn Set Baseline trong danh sách thả xuống. Hộp thoại Set Baseline xuất hiện. Bước 6: Chắc chắn rằng lựa chọn Set Baseline đang được chọn. Trong khu vực có nhãn For, chắc chắn rằng tùy chọn Entire project đang được chọn. Lưu ý rằng ngày lưu lại cuối cùng-“last saved on” trong hộp chọn dưới tùy chọn Set Baseline có thể khác với hình minh họa.

Chương XIII

210

Microsoft Project 2013 by [email protected] Để chỉ cập nhật cho các giá trị trong đường cở sơ của các nhiệm vụ được lựa chọn, bạn có thể chọn tùy chọn Selected tasks thuộc khu vực có nhãn For. Khi bạn làm điều này, các tùy chọn bên dưới nhãn Roll up baselines trở nên có thể sử dụng được. Đây là nơi mà bạn có thể kiểm soát việc cập nhật các giá trị trong đường cơ sở của các nhiệm vụ được chọn nên ảnh hưởng như thế nào đến các giá trị trong đường cơ sở của các nhiệm vụ khái quát. Ví dụ, bạn có thể lưu lại giá trị hiện tại cho đường cơ sở của một nhiệm vụ con và cập nhật các giá trị trong đường cơ sở của nhiệm vụ khái quát liên quan đến nó nếu muốn. Để gỡ bỏ một đường cơ sở, trên tab Project, trong nhóm lệnh Schedule, bấm vào nút lệnh Set Baseline và sau đó chọn Clear Baseline từ danh sách thả xuống. Bước 7: Bấm nút OK để cập nhật cho đường cơ sở. Project cảnh báo rằng bạn đang ghi đè lên các giá trị của đường cơ sở được lưu trước đó. Bước 8. Bấm Yes. Project sẽ cập nhập các giá trị trong đường cơ sở cho kế hoạch này.

Bây giờ nhiệm vụ 18 đã có một thanh bar theo đường cơ sở, và tất cả các thanh bar theo đường cơ sở của các nhiệm vụ khác đều phù hợp với thanh bar theo tiến độ của chúng. Tại thời điểm này, bạn đã kê khai cho tất cả các nhiệm vụ mà sẽ có trong kế hoạch này. Và bạn đang sẵn sàng để chuyển sang giai đoạn tiếp theo của việc quản lý dự án là theo dõi sự việc thực tế diễn ra. * Lưu các kế hoạch tạm thời: Sau khi bạn bắt đầu theo dõi các các sự việc thực tế diễn ra hoặc bất cứ khi nào bạn điều chỉnh kế hoạch của bạn, có thể bạn muốn tạo một bản chụp nhanh khác về các ngày bắt đầu và kết thúc hiện thời. Bạn có thể làm điều đó với một kế hoạch tạm thời-Interim plan. Giống như một đường cơ sở, một kế hoạch tạm thời cũng là một tập hợp của các giá trị hiện thời trong kế hoạch mà Project lưu vào tập tin. Tuy nhiên, không giống như đường cơ sở, một kế hoạch tạm thời chỉ lưu các ngày bắt đầu và kết thúc của các nhiệm vụ, không bao gồm các giá trị về tài nguyên hoặc sự phân công. Bạn có thể lưu tới 10 thiết lập khác nhau của các ngày bắt đầu và kết thúc tạm thời trong một kế hoạch. ( Nếu bạn thấy rằng bạn cần nhiều bản chụp của các giá trị tiến độ ngoài giá trị ngày bắt đầu và kết thúc, bạn có thể lưu thêm các đường cơ sở thay vì là kế hoạch tạm thời). Tùy thuộc vào phạm vi và thời hạn thực hiện của các dự án của bạn, bạn có thể muốn lưu một kế hoạch tạm thời tại một trong các thời điểm như sau đây: - Vào lúc kết thúc một giai đoạn làm việc quan trọng. - Vào các khoảng thời gian định trước, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hàng tháng. - Chỉ trước khi hoặc sau khi nhập một số lượng lớn các giá trị thực tế đã diễn ra. Để lưu một kế hoạch tạm thời, trên tab Project, trong nhóm lệnh Schedule, bấm nút lệnh Set Baseline và sau đó chọn Set Baseline từ danh sách thả xuống. Trong hộp thoại Set Baseline chọn tùy chọn Set Interim Plan.

Chương XIII

211

Microsoft Project 2013 by [email protected]

13.2. Theo dõi các giá trị thực tế và các giá trị còn lại của các nhiệm vụ hoặc các sự phân công Trong chương 8, bạn đã nhập các giá trị thực tế của ngày bắt đầu, kết thúc và thời hạn thực hiện cho các nhiệm vụ riêng biệt. Đối với các nhiệm vụ mà có các tài nguyên được phân công tới chúng, bạn có thể nhập các giá trị về thời gian làm việc thực tế và còn lại cho cho toàn bộ nhiệm vụ hoặc cho các sự phân công cụ thể tới nhiệm vụ đó. Để giúp bạn hiểu được cách thức mà Project xử lý các giá trị thực tế do bạn nhập, hãy xem xét những điều sau đây: - Nếu một nhiệm vụ chỉ có duy nhất một tài nguyên được phân công tới nó, giá trị về thời gian làm việc thực tế mà bạn nhập cho nhiệm vụ này hoặc sự phân công dùng như nhau cho cả nhiệm vụ và tài nguyên. Ví dụ, nếu bạn ghi lại rằng sự phân công có năm giờ làm việc thực tế thì giá trị này dùng cho cả nhiệm vụ lẫn tài nguyên được phân công. - Nếu một nhiệm vụ có nhiều tài nguyên được phân công tới nó, thời gian làm việc thực tế mà bạn nhập cho nhiệm vụ được phân bổ hoặc cuộn xuống (Roll-down) tới các sự phân công tùy theo lượng phân công-Unit của chúng. Cấp độ chi tiết này là thích hợp nếu bạn không quan tâm đến các chi tiết ở cấp độ phân công cá nhân. - Nếu một nhiệm vụ có nhiều tài nguyên được phân công tới nó, thời gian làm việc thực tế mà bạn nhập cho một sự phân công sẽ được cuộn lên cho nhiệm vụ. Tuy nhiên, giá trị thời gian làm việc thực tế mới này không ảnh hưởng đến các giá trị thời gian làm việc của các sự phân công khác trong nhiệmvụ. Cấp độ chi tiết này là thích hợp nếu bạn quan tâm đến các chi tiết ở mức độ phân công cá nhân. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một số các nhiệm vụ trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới có số lượng tài nguyên được phân công tới nhiều hơn một. Để có được một cái nhìn tốt hơn về việc ghi lại thời gian làm việc thực tế của bạn cho các nhiệm vụ như vậy ảnh hưởng như thế nào đến thời gian làm việc được phân công, bạn sẽ chuyển sang khung nhìn Task Usage và sau đó ghi lại các sự việc thực tế đã diễn ra. Trong ví dụ này, bạn ghi lại các giá trị thực tế ở cấp độ nhiệm vụ và cấp độ tài nguyên và xem các thông tin này được cuộn lên hoặc cuộn xuống giữa các nhiệm vụ và sự phân công như thế nào. Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking B_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 12 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Tracking B_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Advanced Tracking B. Phiên bản này của kế hoạch chứa đựng các giá trị cập nhật của đường cơ sở mà bạn đã lưu trước đó, cũng như các giá trị thực tế đầu tiên được ghi lại cho các nhiệm vụ đầu tiên của giai đoạn Acquisition. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Task Usage. Khung nhìn Task Usage xuất hiện. Bạn hãy nhớ lại ở trong chương 8, hai phần của khung nhìn Usage được phân chia bởi một thanh chia đứng. Khung nhìn Task Usage liệt kê các tài nguyên bên dưới những nhiệm vụ mà chúng đang được phân công tới trong cái bảng nằm ở phần bên trái của khung nhìn. Ở phần bên phải, bạn sẽ thấy các hàng được tổ chức bên dưới một thời gian biểuTimescale. Các hàng ở đây cho bạn thấy các giá trị thời gian được lên tiến độ của từng nhiệm vụ hoặc từng tài nguyên được phân công. Khung nhìn Task Usage đánh mầu các hàng ở phần bên phải: Các hàng của nhiệm vụ có màu nền bóng mờ, các các hàng của sự phân công có màu nền trắng. Bước 2: Trong cột có nhãn Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 18, Original art review. Bước 3: Trên Tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task.

Chương XIII

212

Microsoft Project 2013 by [email protected] Lưới pha thời gian nằm ở phần bên phải của khung nhìn cuộn để hiển thị thời gian làm việc được lên tiến độ của nhiệm vụ này. Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi bảng và các chi tiết được hiển thị trong khung nhìn này. Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và chọn Work từ danh sách thả xuống. Bảng Work xuất hiện.

Bảng này chứa đựng các cột Actual Work và Remaining Work ( Thời gian làm việc thực tế và thời gian làm việc còn lại), tiêu đề của chúng không hiển thị hết mà chỉ hiển thị ngắn gon là Actual và Remaining. Các giá trị trong cột Work là các tổng số thời gian làm việc được lên tiến độ của nhiệm vụ hoặc sự phân công. Lưu ý rằng giá trị thời gian làm việc của mỗi nhiệm vụ là tổng cộng các giá trị thời gian làm việc của các sự phân công trong nó. Ví dụ, tổng thời gian làm việc của nhiệm vụ 18 là 164 giờ, là tổng cộng thời gian làm việc 82 giờ của Hany Morcos và 82 giờ của Jane Dow trong nhiệm vụ này. Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi các chi tiết được hiển thị trong lưới pha thời gian ở phần bên phải của khung nhìn. Bước 5: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, tích chọn hộp kiểm Actual Work. Bây giờ Project sẽ hiển thị các hàng về Work ( thời gian làm việc theo tiến độ) và Actual Work ( thời gian làm việc thực tế) cho từng nhiệm vụ và sự phân công trong lưới pha thời gian nằm ở phần bên phải của khung nhìn.

Lưu ý: Bạn có thể thay đổi các chi tiết (đó là các hàng) được hiển thị trong lưới pha thời gian trong một khung nhìn Usage. Bạn có thể thêm hoặc gỡ bỏ các hàng và thay đổi định dạng hiển thị của các hàng đó. Ví dụ, bạn có thể thêm hàng Baseline Cost để nó hiển thị trong khung nhìn Usage và định dạng một mầu nền khác cho nó. Để thấy các hàng sẵn có và các tùy chọn định dạng trong Project, trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, kích Add Details. Chương XIII 213

Microsoft Project 2013 by [email protected] Trong lưới pha thời gian, bạn thấy các giá trị thời gian làm việc được lên tiến độ cho từng ngày. Nếu bạn cộng các giá trị thời gian làm việc hàng ngày của một nhiệm vụ hay một sự phân công cụ thể bạn sẽ cho ra một kết quả đúng bằng giá trị thời gian làm việc tương ứng trong cột Work nằm ở phần bên trái của nhiệm vụ hay sự phân công đó. Trong một khung nhìn Usage, bạn nhìn thấy giá trị thời gian làm việc ở hai cấp độ chi tiết khác nhau, đó là: giá trị tổng cộng của nhiệm vụ hoặc sự phân công (trong cột Work thuộc phần bên trái khung nhìn) và cấp độ chi tiết hơn theo pha thời gian ( thuộc phần bên phải khung nhìn). Hai thiết lập về giá trị này có liên quan trực tiếp tới nhau. Tiếp theo, bạn sẽ nhập các giá trị thời gian làm việc thực tế ở cấp độ nhiệm vụ và cấp độ phân công và xem chúng ảnh hưởng như thế nào tới các chi tiết trong lưới pha thời gian. Bước 6: Sử dụng chuột để kéo thanh chia đứng khung nhìn sang bên phải cho đến khi nhìn thấy hết các cột có trong bảng Work. Lưu ý: Sau khi di chuyển thanh chia đứng khung nhìn tới vị trí bạn muốn, di chuyển con trỏ chuột lên trên thanh chia đứng, khi đó biểu tượng con trỏ chuột sẽ chuyển thành biểu tượng mũi tên hai đầu sang trái và phải. Kích đúp chuột vào thanh chia đứng thì thanh chia đứng sẽ có vị trí là trùng với cạnh đứng của cột gần nó nhất.

Bước 7: Trong cột Actual của nhiệm vụ 18, Original art review, gõ hoặc kích 92h và sau đó nhấn phím Enter.

Một số việc quan trọng đã xảy ra khi bạn nhấn phím Enter: - Project áp dụng sự làm nổi bật tới các giá trị được cập nhật trong phần bảng ở bên trái. - Thời gian làm việc còn lại ( cột có nhãn Remaining) bị giảm trừ đúng bằng số lượng thời gian làm việc thực tế mà bạn đã nhập vào.

Chương XIII

214

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Thời gian làm việc thực tế đã được phân bổ cho hai sự phân công trong nhiệm vụ này, kết quả mỗi tài nguyên được ghi lại có 46 giờ làm việc thực tế. Tương tự như vậy, giá trị cập nhật của thời gian làm việc còn lại của từng sự phân công được tính toán lại. - Các giá trị được cập nhật của thời gian làm việc thực tế và thời gian làm việc thực tế còn lại được cuộn lên nhiệm vụ khái quát Acquisition và nhiệm vụ tổng quát của dự án. - Các giá trị thời gian làm việc thực tế cũng được phân bổ cho các giá trị trong lưới pha thời gian của nhiệm vụ và sự phân công. Trong lưới pha thời gian nằm ở bên phải khung nhìn, bạn có thể thấy các giá trị thời gian làm việc hàng ngày thực tế của hai tài nguyên kéo dài tới thứ năm ngày 30 tháng tư. Bởi vì bạn nhập một giá trị thời gian làm việc thực tế cho toàn bộ nhiệm vụ nên Proejct giả định rằng sự làm việc được thực hiện đúng như tiến độ ( làm việc thực tế bắt đầu từ ngày 23/4/2015 như tiến độ đã lên và đến ngày 30/4/2015 là đủ 46 giờ làm việc) và ghi lại các giá trị này trong pha thời gian cho các sự phân công tài nguyên. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ nhập các giá trị thời gian làm việc thực tế ở cấp độ sự phân công và xem sự ảnh hưởng của chúng tới nhiệm vụ. Bước 8: Trong cột Actual của sự phân công của tài nguyên Hany Morcos tới nhiệm vụ 18 ( hiện đang có giá trị là 46h), gõ hoặc chọn 62h và sau đó nhấn phím Enter.

Các giá trị về thời gian làm việc và thời gian làm việc còn lại thực tế của Hany được cập nhật, và những giá trị được cập nhật này cũng được cuộn lên nhiệm vụ 18 và nhiệm vụ khái quát của nó. (Project làm nổi nổi bật các giá trị thay đổi). Tuy nhiên, thời gian làm việc và thời gian làm việc còn lại thực tế của Jane Dow, một tài nguyên khác được phân công tới nhiệm vụ, không bị ảnh hưởng. Bước 9: Di chuyển thanh cuộn ngang của phần lưới pha thời gian trong khung nhìn sang bên trái để nhìn thấy các giá trị được cập nhật cho nhiệm vụ 18.

Chương XIII

215

Microsoft Project 2013 by [email protected] Một lần nữa, Proejct giả định rằng giá trị thời gian làm việc thực tế mà bạn nhập vào cho Hany hoàn toàn đúng theo tiến độ, sự làm việc và giá trị thời gian làm việc thực tế của cô ấy trong pha thời gian kéo dài tới ngày 04/5/2015. Lưu ý: Bạn đã nhập các giá trị về thời gian làm việc thực tế trong ví dụ này, và bạn cũng có thể nhập các giá trị về thời gian làm việc thực tế còn lại hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc. Tất cả các giá trị này đều có liên quan đến nhau, một sự thay đổi tới một trong số chúng sẽ ảnh hưởng đến các giá trị còn lại. Bạn có thể cập nhật các giá trị này trong bảng Work hoặc trong tab Tracking của hộp thoại Assignment Information (khi một sự phân công được chọn). Theo dõi giá trị thời gian làm việc thực tế của một nhiệm vụ là chi tiết hơn việc chỉ đơn giản nhập vào một giá trị phần trăm hoàn thành cho nhiệm vụ đó. Tuy nhiên, một phương pháp chi tiết hơn nữa là nhập giá trị thời gian làm việc thực tế trong lưới pha thời gian cho các nhiệm vụ hoặc các sự phân công (như bạn sẽ thấy trong phần tiếp theo). Không có gì sai khi theo dõi thời gian làm việc thực tế ở cấp độ nhiệm vụ hoặc cấp độ phân công (hoặc chỉ đơn giản là nhập một tỉ lệ phần trăm hoàn thành) nếu cấp độ chi tiết này đáp ứng các yêu cầu của bạn. Trong thực tế, cho dù bạn thấy hay không thấy các chi tiết của lưới pha thời gian, Project luôn luôn phân bổ tỷ lệ phần trăm hoàn thành, hoặc giá trị thời gian làm việc thực tế ở cấp độ nhiệm vụ hoặc sự phân công mà bạn nhập vào các giá trị tương ứng trong lưới pha thời gian như bạn đã thấy trước đó. Đây là một lý do mà những người mới dùng Project đôi khi ngạc nhiên khi gặp phải những giá trị cực kỳ chính xác, chẳng hạn như thời gian làm việc 7,67 giờ, được lên tiến độ cho một ngày cụ thể nào đó. Tuy nhiên, nếu bạn hoàn toàn hiểu được thuật toán mà Project tuân theo, bạn có thể luận ra con số đó đến từ đâu. * Nhập thủ công các chi phí thực tế: Bất cứ khi nào mà bạn nhập các giá trị về thời gian làm việc thực tế trong chương này, Project sẽ tính toán các giá trị chi phí thực tế cho các nhiệm vụ bị ảnh hưởng, nhiệm vụ khái quát của nó, các tài nguyên được phân công tới nhiệm vụ đó và toàn bộ dự án. Theo mặc định, Project tính toán các chi phí thực tế và không cho phép bạn nhập chúng trực tiếp. Trong hầu hết các trường hợp thì đó là điều chúng tôi đề nghị và thực hiện với các tập tin thực hành được sử dụng trong cuốn sách này. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nhập trực tiếp các giá trị chi phí thực tế trong các kế hoạch của riêng bạn thì hãy làm theo các bước sau: Bước 1: Trên tab File, chọn Options. Hộp thoại Project Options xuất hiện. Bước 2: Kích tab Schedule. Bước 3: Bên dưới khu vực có nhãn Calculation options for this Project, gỡ bỏ tích chọn tại hộp kiểm có nhãn Actual cost are always calculated by Project. Bước 4: Bấm nút OK. Sau khi tắt tính năng tự động tính toán chi phí, bạn có thể nhập các giá trị chi phí thực tế ở cấp độ nhiệm vụ hoặc sự phân công trong trường dữ liệu Actual. Trường dữ liệu này có sẵn trong một số chỗ, chẳng hạn như bảng Cost. Bạn cũng có thể nhập các giá trị chi phí thực tế theo từng ngày hoặc bất cứ khoảng thời gian nào đó ( hàng tuần hoặc tháng…) trong bất kỳ khung nhìn nào đó có thời gian biểu, chẳng hạn như khung nhìn Task Usage hoặc Resource Usage. Với một khung nhìn dạng Usage được hiển thị, trên tab Format, trong nhóm Details, chọn Actual cost ( nếu không thấy thì bấm vào nút Add Details).

13.3. Theo dõi thời gian làm việc thực tế theo pha thời gian của các nhiệm vụ hoặc sự phân công. Công việc nhập các giá trị thực tế diễn ra trong lưới pha thời gian đòi hỏi thêm sự làm việc của người quản lý dự án và có thể đòi hỏi thêm sự làm việc từ các tài nguyên để thông tin tới người quản lý dự án của họ các giá trị thực tế diễn ra hàng ngày, hàng tuần. Tuy nhiên, việc sử dụng các giá trị thực tế diễn ra theo pha thời gian cung cấp cho bạn thêm nhiều chi tiết về tình trạng của Chương XIII

216

Microsoft Project 2013 by [email protected] nhiệm vụ và tài nguyên trong dự án hơn so với việc chỉ nhập các giá trị thực tế, chẳng hạn như nhập trong cột Actual, Remaining hoặc %W ở phần trước. Việc nhập các giá trị trong lưới pha thời gian có thể là phương pháp tốt nhất để thực hiện việc theo dõi nếu bạn có một nhóm các nhiệm vụ hoặc một dự án gồm toàn những nhiệm vụ như sau đây: - Các nhiệm vụ có tính rủi ro cao. - Các nhiệm vụ có thời hạn thực hiên tương đối ngắn và trong chúng nếu không khớp kế hoạch dù chỉ một ngày cũng có thể đặt toàn bộ dự án vào tình trạng nguy hiểm. - Các nhiệm vụ mà bạn muốn phát triển hoặc phê chuẩn số liệu thống kế lượng vật liệu đưa vào, hoặc các tỷ lệ là một lượng được giao nhất định có thể được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như chỉnh sửa bản thảo 3000 từ mỗi ngày. - Các nhiệm vụ mà các nhà tài trợ hoặc các bên liên quan khác có sự quan tâm đặc biệt tới chúng. - Các nhiệm vụ có yêu cầu thanh toán theo giờ cho người lao động. Khi bạn cần phải theo dõi thời gian làm việc thực tế diễn ra ở mức độ chi tiết nhất có thể, sử dụng lưới pha thời gian trong khung nhìn Task Usage hoặc Resource Usage. Trong cả hai khung nhìn, bạn có thể nhập các giá trị về thời gian làm việc thực tế diễn ra cho các sự phân công riêng biệt theo hàng ngày, hàng tuần hoặc ở bất kỳ khoảng thời gian nào mà bạn muốn (bằng cách điều chỉnh thời gian biểu-Timescale). Ví dụ, nếu một nhiệm vụ có ba tài nguyên được phân công tới nó và bạn biết rằng hai tài nguyên làm việc 8 tiếng một ngày và tài nguyên còn lại làm việc 6 tiếng một ngày trong nhiệm đó, bạn có thể nhập các giá trị này là ba giá trị riêng rẽ trong lưới pha thời gian. Lưu ý: Nếu cơ quan, tổ chức của bạn sử dụng một hệ thống báo cáo theo biểu đồ thời gian ( ví dụ bảng chấm công) cho việc theo dõi thời gian làm việc thực tế, bạn có thể sử dụng dữ liệu của biểu đồ thời gian này làm các giá trị thực tế theo pha thời gian trong Project. Bạn có thể không cần phải theo dõi ở cấp độ này, nhưng nếu các tài nguyên hoàn thành các biểu đồ thời gian cho các mục đích khác ( ví dụ, thanh toán với các phòng khác trong cơ quan, tổ chức), bạn có thể sử dụng các dữ liệu của họ và lưu cho mình một số chi tiết trong đó. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, giai đoạn làm việc Acquisition trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới đã được hoàn thành, và giai đoạn Editorial mới chỉ bắt đầu. Bởi vì có một số lượng lớn các tài nguyên tham gia vào và tính chất hay thay đổi của công việc biên tập nên các nhiệm vụ này là những nhiệm vụ rủi ro nhất trong dự án. Để quản lý các sự việc thực tế diễn ra của các nhiệm vụ này một cách chi tiết nhất có thể, bạn sẽ ghi lại các giá trị thực tế trong lưới pha thời gian. Trong ví dụ này, bạn nhập một số giá trị thực tế cho các nhiệm vụ, các sự phân công trong lưới pha thời gian. Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking C_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 12 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Tracking C_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Advanced Tracking C. Bước 1: Kích vào biểu tượng mũi tên expand/collapse bên cạnh tên nhiệm vụ 15, Acquisition, để thu lại giai đoạn làm việc này của kế hoạch. Giai đoạn làm việc này đã được hoàn thành. Bước 2: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 22, Organize manuscript for copyedit, và sau đó, trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Project sẽ cuộn lưới pha thời gian để hiển thị các giá trị thời gian làm việc được lên tiến độ ban đầu của giai đoạn Editorial.

Chương XIII

217

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Các giá trị thời gian làm việc thực tế đầu tiên theo pha thời gian mà bạn sẽ nhập là ở cấp độ nhiệm vụ. Bước 3: Trong lưới pha thời gian, kích vào ô là giao cắt bởi cột thứ 4 ngày 27 tháng năm với hàng Act.Work của nhiệm vụ 22. Hàng Act.Work nằm trực tiếp bên dưới hàng Work, hàng đang chứa giá trị 12h. Lưu ý: Nếu bạn di chuyển con trỏ chuột đến tên của một ngày trên thời gian biểu, Project sẽ hiển thị ngày tháng đầy đủ của ngày đó trong một ScreenTip. Bạn có thể thay đổi định dạng của thời gian biểu để kiểm soát khoảng thời gian mà bạn nhập các giá trị thực tế trong lưới pha thời gian. Ví dụ, bạn có thể định dạng thời gian biểu để nó hiển thị theo tuần chứ không phải là ngày, và khi bạn nhập một giá trị thực tế ở mức độ tuần, thì giá trị đó được phân bố cho các ngày làm việc trong tuần. Bước 4: Gõ 9h và sau đó nhấn phím Tab. Có thể có một hộp thoại cảnh báo xuất hiện do có sự xung đột về tiến độ do hành động này của bạn. Nếu có thì hãy chọn tùy chọn có từ Continue.

Ngay sau khi bạn nhập vào giá trị thực tế đầu tiên cho nhiệm vụ này, giá trị thời gian làm việc được lên tiến độ đã thay đổi để phù hợp với nó. Cả hai giá trị thời gian làm việc thực tế và theo tiến độ đều được cuộn lên nhiệm vụ khái quát của nó và được phân bố cho các sự phân công cụ thể trong nhiệm vụ. Bạn có thể thấy điều này xảy ra trong lưới pha thời gian ở bên phải và trong bảng ở bên trái khung nhìn. Bước 5: Trong ô giao giữa cột là thứ 5 ngày 28 tháng 5 với hàng Act.Work, gõ 15h và sau đó nhấn phím Tab. Khi nhập thời gian làm việc thực tế, bạn không cần phải bao gồm cả chữ "h" ( viết tắt Hour để biểu thị giờ). Bạn có thể chỉ cần nhập số và Project sẽ ghi lại nó là giờ. Hour là giá trị thời gian làm việc mặc định cho việc nhập dữ liệu. Nếu bạn muốn, bạn có thể thay đổi điều này. Kích vào tab File và sau đó nhấp vào Option. Trên tab Schedule của hộp thoại Project Options, trong hộp chọn có nhãn Work is entered in, chọn loại thời gian mặc định mà bạn muốn.

Chương XIII

218

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 6: Tiếp tục nhập các giá trị thời gian làm việc thực tế cho nhiệm vụ 22 theo liệt kê dưới đây: Ngày Thứ sáu, ngày 29 tháng 5 Thứ hai, ngày 01 tháng 6 Thứ ba, ngày 02 tháng 6

Thời gian thực tế 12 12 15

Bước này đã kết thúc việc ghi lại thời gian làm việc thực tế ở cấp độ nhiệm vụ. Tiếp theo, bạn sẽ nhập các giá trị thời gian làm việc thực tế trong một nhiệm vụ ở cấp độ phân công. Đối với nhiệm vụ 23, Copyedit, bạn có các giá trị thời gian làm việc thực tế hàng tuần của các tài nguyên được phân công tới. Copyeditors đã hoàn thành nhiệm vụ. Đối với nhiệm vụ này, bạn sẽ điều chỉnh thời gian biểu để ghi lại giá trị thực tế theo tuần. Bước 7: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Week. Bước 8: Nhập các giá trị thời gian làm việc thực tế sau đây vào trong lưới pha thời gian cho sự phân công của tài nguyên Copyeditors trong nhiệm vụ 23, Copyedit: Tuần có chứa ngày Ngày 31 tháng 5 Ngày 7 tháng 6 Ngày 14 tháng 6

Chương XIII

Thời gian thực tế 60 80 48

219

Microsoft Project 2013 by [email protected] Các giá trị thời gian làm việc thực tế của tài nguyên này đã được cuộn lên các giá trị thời gian làm việc thực tế của nhiệm vụ. Các giá trị thời gian làm việc gốc ban đầu đã được lưu trong đường cơ sở để dùng trong trường hợp bạn cần tham khảo sau này. Trong ví dụ này, bạn đã thấy các giá trị của nhiệm vụ và sự phân công quan hệ trực tiếp với nhau như thế nào; một sự cập nhật tới một giá trị này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị còn lại. Tuy nhiên, bạn có thể phá vỡ mối quan hệ này nếu bạn muốn. Làm như thế sẽ cho phép bạn vừa ghi lại tiến triển cho các sự phân công của tài nguyên và nhập thủ công các giá trị thực tế cho các nhiệm vụ mà các tài nguyên đó được phân công tới. Bình thường bạn không nên phá vỡ mối quan hệ này, trừ khi bạn có nhu cầu báo cáo đặc biệt trong công ty của bạn. Ví dụ, bạn phải tuân theo một phương thức báo cáo tình trạng dự án dựa vào cái gì đó khác hơn so với giá trị thực tế được ghi lại cho các sự phân công trong kế hoạch. Để phá vỡ mối quan hệ này, làm như sau. Trên tab File, chọn Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab Schedule và bên dưới nhãn Calculation options for this project, gỡ bỏ tích chọn trong hộp kiểm có nhãn Update Task status Update resource status. Thiết lập này áp dụng cho toàn bộ các nhiệm vụ trong kế hoạch mà bạn đang mở ra vào thời điểm đó, bạn không thể áp dụng nó chỉ cho một số nhiệm vụ trong một kế hoạch. * Nghiệp vụ quản lý dự án: Thu thập các giá trị thực tế diễn ra từ các tài nguyên Khung nhìn mà bạn sử dụng trong ví dụ trước đó tương tự như một cuốn sổ ghi giờ làm việc-time card ( bảng chấm công). Thực tế, để nhập các giá trị về thời gian làm việc thực tế ở cấp độ sự phân công, bạn có thể cần đến một biểu mẫu về sổ ghi giờ làm việc. Giả sử rằng bạn cần phải theo dõi thời gian làm việc thực tế và thời gian làm việc thực tế còn lại ở cấp độ chi tiết này , một số phương pháp được sử dụng để thu thập những dữ liệu như vậy từ các tài nguyên như sau: - Thu thập các giá trị thực tế bởi chính bạn: Phương pháp này là khả thi nếu bạn giao tiếp chỉ với một nhóm nhỏ các tài nguyên một cách thường xuyên, chẳng hạn như một cuộc họp tình trạng hàng tuần. Đó cũng là một cơ hội tốt để nói chuyện trực tiếp với các tài nguyên về bất cứ vấn đề nào đó đang bị ách tắc hoặc những bất ngờ mà họ có thể đã gặp phải (có thể là tích cực hoặc tiêu cực) trong khi thực hiện công việc. - Thu thập các giá trị thực tế thông qua một hệ thống báo cáo chính thức về tình trạng của dự án: Phương pháp này có thể làm việc thông qua hệ thông phân cấp đang tồn tại của cơ quan, tổ chức của bạn và phục vụ các mục đích thêm bên cạnh việc báo cáo tình trạng của dự án.

13.4. Lên lại tiến độ cho các công việc dở dang. Trong suốt quá trình diễn biến của một dự án, sự làm việc có thể thỉnh thoảng bị gián đoạn trong một nhiệm vụ cụ thể hoặc toàn bộ dự án. Nếu điều này xảy ra, bạn có thể bắt Project lên lại tiến độ cho công việc còn lại để nó bắt đầu lại sau một ngày nào đó do bạn chỉ định. Khi bạn lên lại tiến độ cho công việc dở dang, bạn chỉ rõ cái ngày mà sau đó công việc lại có thể tiếp tục-hay còn gọi là ngày được lên lại tiến độ. Dưới đây là cách thức mà Project xử lý các nhiệm vụ liên quan đến ngày được lên lại tiến độ: - Nếu nhiệm vụ chưa có bất kỳ thời gian làm việc thực tế nào được ghi lại cho nó trước cái ngày được lên lại tiến độ và không có bất kỳ một sự ràng buộc nào được áp dụng tới nó thì toàn bộ nhiệm vụ được lên lại tiến độ để bắt đầu sau ngày được lên lại tiến độ. - Nếu nhiệm vụ có một số thời gian làm việc thực tế được ghi lại cho nó trước cái ngày được lên lại tiến độ và sau ngày đó thì không, nhiệm vụ đó được phân chia để tất cả các thời gian làm việc còn lại bắt đầu sau ngày lên lại tiến độ. Thời gian làm việc thực tế không bị ảnh hưởng. - Nếu nhiệm vụ có một số thời gian làm việc thực tế được ghi lại cho nó cả trước và sau cái ngày được lên lại tiến độ, nhiệm vụ không bị ảnh hưởng. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, công việc trong giai đoạn Editorial của kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới đã được hoàn thành. Đội ngũ thực hiện dự án đã bắt đầu công

Chương XIII

220

Microsoft Project 2013 by [email protected] việc trong giai đoạn tiếp theo, Design and Production. Tuy nhiên, bạn cần phải khắc phục một sự chậm trễ trong công việc được gây ra bởi một vấn đề không lường trước được. Trong ví dụ này, bạn lên lại tiến độ các công việc dở dang. Bạn cần đến tập tin Advanced Tracking D_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 12 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Tracking D_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Advanced Tracking D. Tập tin kế hoạch hiện đang mở trong khung nhìn Task Usage. Tiếp theo bạn sẽ chuyển sang khung nhìn Gantt Chart. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó chọn Gantt Chart từ danh sách thả xuống. Bước 2: Cuộn thanh cuộn đứng để khung nhìn Gantt Chart hiển thị nhiệm vụ 30, 1st Pages review xuất hiện gần với cạnh trên cùng của khung nhìn. Bước 3: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 31, Proofread and index. Nhiệm vụ 31, Proofread and index hiện đang có hai ngày làm việc thực tế đã hoàn thành và một số ngày làm việc còn lại theo kế hoạch tiến độ.

Bạn đã được biết rằng vào ngày nghỉ cuối tuần, ngày 1 tháng tám, một đường ống nước trong phòng đọc bản thảo-Proofread bị vỡ. Không có thiết bị hay vật tư dành cho dự án bị hư hại, nhưng việc dọn dẹp sẽ trì hoãn sự làm việc trong phòng này đến tận thứ Tư ngày 5 tháng 8. Viêc này thực sự đã dừng sự làm việc trong nhiêm vụ đọc bản thảo- Proofread and index một vài ngày. Tiếp theo, bạn sẽ lên lại tiến độ công việc đang dở dang để có thể bắt đầu lại vào thứ tư. Bước 4: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Status, kích Update Project. Hộp thoại Update Project xuất hiện. Bước 5: Tích chọn tùy chọn Reschedule uncompleted work to start after và trong hộp nhập ở bên cạnh, gõ hoặc chọn 4/8/15.

Bước 6: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Update Project. Chương XIII

221

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project chia tách nhiệm vụ 31 để phần dở dang của nhiệm vụ này được trì hoãn cho đến thứ

Như bạn có thể thấy, mặc dù thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 31 vẫn giữ nguyên là 10 ngày làm việc nhưng ngày kết thúc của nó và các ngày bắt đầu theo sau của các nhiệm vụ kế nhiệm đã bị đẩy về sau. Mặc dù bạn đã giải quyết một vấn đề cụ thể, nhưng khi làm như vậy, bạn lại tạo ra các vấn đề khác cho phần còn lại của dự án. Bạn sẽ giải quyết việc này và các vấn đề khác trong kế hoạch ở các chương sau. Đây là một vài điều khác cần ghi nhớ khi theo dõi sự tiến triển: - Bạn có thể tắt khả năng lên lại tiến độ công việc đang dở dang của Project trong các nhiệm vụ mà có bất kỳ thời gian làm việc thực tế nào đó đã được ghi lại.Trên tab File, kích Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab Schedule, và sau đó, bên trong khu vực có nhãn Scheduling options for this project, bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Split in-progress tasks. - Nếu bạn sử dụng các ngày trạng thái-Status date để báo cáo các sự việc thực tế diễn ra, Project cung cấp một số tùy chọn để kiểm soát cách hoàn thành và không hoàn thành các giai đoạn của một nhiệm vụ được lên tiến độ xung quanh ngày trạng thái. Bạn có thể thấy các tùy chọn này bằng cách làm như sau: Trên tab File, kích Options. Trong hộp thoại Project Options, kích vào tab Advanced, và sau đó, bên trong khu vực có nhãn Calculation options for this project, tích chọn Move end of completed parts after status date back to status date và điều chỉnh các thiết lập bên dưới nó.

Chương XIII

222

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Xem và báo cáo tình trạng của dự án

Chương XIV

223

Microsoft Project 2013 by [email protected] Sau khi một đường cơ sở của dự án đã được thiết lập (lưu) và sự làm việc đã bắt đầu, sự tập trung chủ yếu của người quản lý dự án chuyển từ bước lập kế hoạch sang thu thập, cập nhật, phân tích các chi tiết của sự thực hiện của dự án ngoài thực tế. Đối với hầu hết các dự án, những chi tiết của sự thực hiện này được tóm gọn trong ba câu hỏi chính sau đây: - Bao nhiêu thời gian làm việc đã được yêu cầu để hoàn thành một nhiệm vụ ? - Nhiệm vụ đã bắt đầu và kết thúc đúng thời gian? - Đâu là chi phí để hoàn thành nhiệm vụ ? So sánh các câu trả lời cho những câu hỏi này với đường cơ sở cung cấp cho người quản lý dự án và các bên liên quan khác với một cách tốt nhất để đo lường sự tiến triển của dự án và xác định khi nào thì cần thiết phải có hành động khắc phục. Khi mà kế hoạch tiến độ hiện tại hoặc sự thực hiện thực tế của dự án khác với kế hoạch cơ sở (được lưu bởi đường cơ sở), bạn có sự không ăn khớp. Không ăn khớp-Variance thường được đo bằng thời gian, chẳng hạn như các ngày kéo dài, hoặc chi phí, chẳng hạn như số tiền vượt quá ngân sách. Sau khi việc lập kế hoạch ban đầu của dự án được hoàn tất, nhiều nhà quản lý dự án đã dành phần lớn thời gian của họ xác định, điều tra và, trong rất nhiều trường hợp là trả lời về sự không ăn khớp. Tuy nhiên, trước khi bạn có thể trả lời về sự không ăn khớp, trước tiên bạn phải xác định nó. Và đó là chủ đề của chương này. Việc truyền tải thông tin về tình trạng của dự án tới các bên liên quan chính, chẳng hạn như khách hàng và các nhà tài trợ, được cho là chức năng quan trọng nhất của một người quản lý dự án và đó cũng là một trong những việc có thể chiếm nhiều thời gian nhất của bạn. Mặc dù việc truyền tải thông tin tốt không chắc chắn đảm bảo sự thành công của một dự án nhưng một dự án với sự truyền tải thông tin ngheo nàn thì gần như được bảo đảm là thất bại. Chìa khóa để truyền tải đúng tình trạng của dự án là phải biết những điều sau đây: - Ai cần biết tình trạng của dự án và cho mục đích gì? - Những người đó cần chi tiết ở cấp độ nào hoặc định dạng nào? Thời điểm để trả lời những câu hỏi này được nằm trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu của dự án. Sau khi sự làm việc trong dự án được tiến hành, nhiệm vụ truyền tải thông tin chính của bạn sẽ là báo cáo tình trạng của dự án. Nó có thể là các dạng sau: - Các báo cáo tình trạng: mô tả dự án về mặt chi phí, phạm vi và tiến độ ( là ba cạnh của tam giác dự án, sẽ được mô tả trong Phụ lục A). - Các báo cáo về sự tiến triển: chú giải các công việc cụ thể đã hoàn thành của đội ngũ thực hiện dự án. - Các dự báo: dự đoán sự thực hiện của dự án trong tương lai Trong chương này, bạn sẽ xem xét tình trạng dự án về mặt không ăn khớp về tiến độ và chi phí.

14.1. Xác định các nhiệm vụ bị trượt tiến độ. Khi các nhiệm vụ bắt đầu hoặc kết thúc sớm hơn hoặc muộn hơn so với kế hoạch sẽ dẫn đến sự không ăn khớp về tiến độ. Một nguyên nhân của sự không khớp tiến độ là các trì hoãn về sự bắt đầu và kết thúc của các nhiệm vụ. Bạn chắc chắn muốn biết về những nhiệm vụ mà chúng đã bắt đầu muộn hoặc các nhiệm vụ trong tương lai có thể không bắt đầu như tiến độ dự kiến. Cũng rất hữu ích khi xác định các nhiệm vụ đã hoàn thành mà không bắt đầu vào đúng thời điểm yêu cầu để cố gắng xác định tại sao điều đó xảy ra. Có nhiều cách khác nhau để thấy sự không ăn khớp trong các nhiệm vụ, tùy thuộc vào loại thông tin bạn muốn:

Chương XIV

224

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Áp dụng khung nhìn Tracking Gantt để so sánh bằng biểu đồ số ngày theo đường cơ sở của các nhiệm vụ với số ngày thực tế hoặc theo tiến độ hiện tại của chúng. (Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm lệnh Task View, kích vào đầu mũi tên bên dưới nút Gantt Chart và sau đó chọn Tracking Gantt trong danh sách thả xuống). - Áp dụng khung nhìn Detail Gantt để thể hiện bằng biểu đồ số ngày bị trượt ra khỏi đường cơ sở của từng nhiệm vụ. (Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm Task View, nhấn Other Views, kích chọn More Views và sau đó chọn Detail Gantt). - Áp dụng bảng Variance vào trong một khung nhìn dạng Task để xem số ngày sai lệch của ngày bắt đầu và kế thúc của từng nhiệm vụ. (Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Variance). - Lọc các nhiệm vụ nhiệm vụ bị trì hoãn hoặc trượt bởi bộ lọc Slipped/Late Progress, Slipping Tasks, hoặc Late Tasks. (Để làm điều này, vào tab View, trong nhóm lệnh Data, trong hộp chọn có nhãn Filter, chọn bộ lọc mà bạn muốn áp dụng). * Nghiệp vụ quản lý dự án: Sự không ăn khớp có phải là một điều tốt? Trong việc quản lý dự án, chúng ta thường tìm kiếm sự không ăn khớp mà có thể có ảnh hưởng xấu trong một dự án, chẳng hạn như sự không ăn khớp mà đẩy lùi ngày kết thúc hoặc tăng chi phí của một dự án. Tuy nhiên, thuật ngữ “không ăn khớp”-Variance là đề cập đến bất cứ sự sai khác giữa các sự kiện được lên tiến độ và thực tế xảy ra, thậm chí các sai khác đó có thể có tác dụng hữu ích, chẳng hạn như một ngày kết thúc sớm hơn hoặc một chi phí thấp hơn dự kiến. Nếu bạn may mắn được quản lý một dự án mà có sự không ăn khớp hữu ích như vậy, các kỹ thuật được mô tả ở đây sẽ giúp bạn xác định sự không ăn khớp có lợi cũng như sự không khớp bất lợi. Sự tập trung của bạn khi là một người quản lý dự án về sự không ăn khớp là cơ bản giống nhau mà không quan tâm đến bản chất của nó, đó là canh chừng nó, và khi nó xảy ra, truyền tải nó và các ảnh hưởng của nó tới các nhà tài trợ và các bên liên quan khác của dự án và giảm thiểu nó theo tính chất của dự án (nếu nó là sự không ăn khớp bất lợi). Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, công việc trong kế hoạch cuốn sách trẻ em đang được tiến hành rất tốt. Bạn đã gặp phải một số sự không ăn khớp so với kế hoạch, nói cách khác, sự làm việc thực tế luôn luôn không phù hợp với kế hoạch đã được lưu trong đường cơ sở. Bạn muốn có được một cái nhìn tốt hơn về sự không ăn khớp này trong kế hoạch. Trong ví dụ này, bạn sử dụng các khung nhìn và các bộ lọc để xác định sự không ăn khớp trong các nhiệm vụ và trong toàn kế hoạch. Để bắt đầu các phân tích của bạn về các nhiệm vụ đã bị trượt, bạn sẽ bắt đầu tại cấp độ cao nhất, đó là thông tin chung về dự án. Bạn cần đến tập tin Reporting Status_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 13 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Reporting Status_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Reporting Status_Start. Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích vào Project Information. Hộp thoại Project Information sẽ xuất hiện. Bước 2: Bấm vào nút Statistics. Hộp thoại Statistics xuất hiện.

Chương XIV

225

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy rằng kế hoạch cuốn sách mới tại nhà xuất bản Lucerne Publishing hiện tại có sự không ăn khớp đáng kể về tiến độ ngày kết thúc. Ngày kế thúc của dự án đã bị trượt hơn 20 ngày. Bước 3: Bấm nút Close để đóng hộp thoại Project Statistics. Đối với phần còn lại của ví dụ này, bạn sẽ sử dụng các kỹ thuật khác nhau để kiểm tra sự không ăn khớp của các nhiệm vụ cụ thể. Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó chọn Tracking Gantt. Project sẽ hiển thị khung nhìn Tracking Gantt. Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích vào hộp chọn có nhãn Timescale và sau đó chọn Weeks. Thời gian biểu điều chỉnh để hiển thị nhiều hơn nữa về kế hoạch. Bước 6: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 33, Send proofed pages to Production và cuộn khung nhìn Tracking Gantt để nhiệm vụ 33 này nằm ở vị trí gần cạnh trên cùng của khung nhìn. Bước 7: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Trong phần biểu đồ của khung nhìn này, các thanh bar đại diện các nhiệm vụ theo tiến độ hiện tại sẽ có màu xanh da trời (nếu chúng không thuộc lộ trình then chốt hoặc màu đỏ (nếu chúng thuộc lộ trình then chốt). Bên dưới là các thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ theo đường cơ sở xuất hiện với màu xám.

Bằng cách so sánh các thanh bar Gantt theo tiến độ hiện tại với các thanh bar Gantt theo đường cở sở, bạn có thể thấy những nhiệm vụ nào bắt đầu muộn hơn dự định hoặc mất nhiều thời gian để hoàn thành hơn. Chương XIV

226

Microsoft Project 2013 by [email protected] Lưu ý: Để xem các thông tin chi tiết về bất kỳ thanh bar nào đó hoặc thứ khác nào đó trong khung nhìn Gantt Chart, di chuyển con trỏ chuột lên nó. Sau một lúc, một ScreenTip xuất hiện với các thông tin chi tiết. Để chỉ tập trung vào các nhiệm vụ bị trượt tiến độ, bạn sẽ áp dụng một bộ lọc. Bước 8: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Filter (lúc ban đầu nó chứa [No Filter]) và sau đó chọn More Filters. Hộp thoại More Filters xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các bộ lọc có sẵn để áp dụng cho các nhiệm vụ ( trong khung nhìn dạng Task) hoặc tài nguyên ( khung nhìn dạng Resource) trong Project. Bước 9: Chọn Slipping Tasks và sau đó bấm nút Apply. Project lọc ra một danh sách chỉ bao gồm các nhiệm vụ chưa hoàn thành mà tiến độ hiện nay của chúng đã bị trượt khỏi đường cơ sở. Lưu ý tới sự ngắt quãng về các số ID của nhiệm vụ. Ví dụ, Nhiệm vụ từ số 2 đến 26 không xuất hiện trong danh sách sau khi áp dụng bộ lọc vì chúng đã hoàn thành. Tại thời điểm này trong kế hoạch tiến độ, ngày bắt đầu dự kiến các nhiệm vụ chưa hoàn thành đã bị trượt về sau. Hầu hết các thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ theo tiến độ hiện tại đều được định dạng màu đỏ để chỉ ra rằng chúng rất quan trọng, có nghĩa là bất kỳ sự chậm trễ nào trong việc hoàn thành các nhiệm vụ này sẽ trì hoãn ngày kết thúc của dự án. Bước 10: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Filter ( hiện nay nó đang chứa [Slipping Tasks]) và sau đó chọn Clear Filter. Project gỡ bỏ bộ lọc này. Như mọi khi, việc áp dụng hay gỡ bỏ bộ lọc không ảnh hưởng tới dữ liệu ban đầu trong kế hoạch. Khung nhìn Tracking Gantt minh họa bằng biểu đồ sự khác nhau giữa kế hoạch tiến độ hiện tại, sự thực hiện ngoài thực tế và đường cơ sở. Để xem các thông tin này trong một định dạng bảng, bạn sẽ hiển thị bảng Variance trong khung nhìn Task Sheet. Bước 11: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task View, kích Other Views và sau đó chọn Task Sheet. Project sẽ hiển thị khung nhìn Task Sheet. Tiếp theo, bạn sẽ chuyển đổi sang bảng Variance. Bước 12: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Variance. Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải vào nút Select All nằm ở góc trên cùng bên trái của bảng đang được mở ra để chuyển sang một bảng khác. Bảng Variance hiển thị trong khung nhìn Task Sheet.

Trong bản này, bạn có thể thấy các giá trị theo tiến độ hiện tại, đường cơ sở và sự không ăn khớp của từng nhiệm vụ. Chương XIV 227

Microsoft Project 2013 by [email protected] * Nghiệp vụ quản lý dự án: Đưa ra các thông tin về dự án. Nếu bạn làm việc trong một cơ quan tổ chức mà rất tập trung vào các dự án và quản lý dự án, có thể là có các phương pháp và các định dạng tiêu chuẩn đang tồn tại trong cơ quan tổ chức của bạn để báo cáo tình trạng của dự án. Nếu không, bạn có thể đưa ra các định dạng về tình trạng của dự án mà được dựa trên sự truyền tải rõ ràng và các nguyên tác quản lý dự án hiệu quả. Các kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng trong Project để giúp bạn báo cáo tình trạng của dự án bao gồm như sau: - In báo cáo Project Overview. ( để làm điều này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Dashboards và sau đó chọn Project Overview). Để biết thêm thông tin, xem trong chương 6 và chương 17. - Nếu bạn có Microsoft Excel hoặc Microshop Visio, in một báo cáo trực quan tập trung vào tình trạng. ( Để làm điều đó, trên tab Report, trong nhóm lệnh Export, kích Visual Reports). Để biết thêm thông tin, xem trong chương 19. - Sao chép dữ liệu của Project sang các ứng dụng khác, ví dụ, để sao chép khung nhìn Gantt Chart, sử dụng lệnh Copy Picture. ( Để làm điều đó, trên tab Task, trong nhóm lệnh Clipboard, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh nút lệnh Copy). Để biết thêm thông tin, xem trong chương 19. - Xuất-export dữ liệu của Project sang các định dạng khác. ( Để làm điều đó, trên tab File, kích Export và sau đó kích Create PDF/XPS Document, hoặc kích Save Project as File và sau đó chọn định dạng mà bạn muốn). Để biết thêm thông tin, xem trong chương 19. - Chia sẻ các thông tin về Project với những người khác thông qua SharePoint và Project Web Access (PWA). Để biết thêm thông tin, xem trong phụ lục C. Dưới đây là một số lời khuyên và đề nghị thêm cho việc xem các nhiệm vụ bị trượt tiến độ: - Bạn có thể thấy tiêu chí mà hầu hết các bộ lọc sử dụng để xác định những nhiệm vụ hoặc tài nguyên nào sẽ được hiển thị hoặc bị ẩn. Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, trong hộp chọn có nhãn Filter chọn More Filters. Trong hộp thoại More Filters, chọn một bộ lọc và sau đó bấm vào nút Edit. Trong hộp thoại Filter Definition, bạn có thể thấy equals được áp dụng cho các trường dữ liệu khác nhau cho bộ lọc đó. - Bạn có thể nhanh chóng hiển thị các nhiệm vụ bị chậm-là các nhiệm vụ bị trễ trong mối quan hệ với bất cứ ngày trạng thái nào do bạn thiết lập. Để thiết lập một ngày trạng thái, trên tab Project, trong nhóm lệnh Status, kích Status Date. Sau đó, trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, tích chọn hộp kiểm có nhãn Tasks Late. Các thanh bar Gantt của các nhiệm vụ mà được lên tiến độ để hoàn thành trước ngày trạng thái nhưng chưa được hoàn thành được định dạng bởi màu xám đen. - Báo cáo Slipping Task mô tả các nhiệm vụ bị trượt ngày kết thúc. Để xem một báo cáo Slipping Task, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Report, kích In Progress và sau đó chọn Slipping Tasks. - Nếu bạn đã lưu một đường cơ sở trong kế hoạch của bạn, bạn có thể hiển thị các thanh bar đại diện cho đường cơ sở và phần bị trượt so với đường cơ sở đó trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart. Trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Baseline và Slippage, và sau đó chọn đường cơ sở mà bạn muốn hiển thị. - Trong ví dụ này, bạn đã xem sự không ăn khớp của nhiệm vụ. Để xem sự không ăn khớp của các sự phân công tới nhiệm vụ, chuyển sang khung nhìn Task Usage và sau đó áp dụng bảng Variance (để xem sự không ăn khớp về tiến độ ) hoặc các bảng Work (để xem sự không ăn khớp về thời gian làm việc).

Chương XIV

228

Microsoft Project 2013 by [email protected]

14.2. Kiểm tra các chi phí của nhiệm vụ. Mặc dù quan trọng trong hầu như tất cả các dự án nhưng tình trạng của tiến độ mới chỉ là một chỉ số để đánh giá sự khỏe mạnh dự án. Đối với các dự án mà bao gồm các thông tin về chi phí, có một chỉ số quan trong khác để đánh giá là sự không ăn khớp về chi phí (sai lệch về chi phí). Các nhiệm vụ đã sử dụng vượt quá hoặc dưới mức ngân sách? Các chi phí của nhiệm vụ trong Proejct gồm có: các chi phí cố định được áp dụng trực tiếp đến các nhiệm vụ; hoặc các chi phí của tài nguyên có nguồn gốc từ các sự phân công; hoặc là cả hai. Khi các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều tiền hơn hoặc ít hơn so với kế hoạch để hoàn thành chúng thì sẽ dẫn đến sự không ăn khớp về chi phí. Việc đánh giá sự không ăn khớp về chi phí cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh về ngân sách cho các nhiệm vụ riêng biệt để tránh việc bị vượt quá ngân sách tổng thể của dự án. Mặc dù các nhiệm vụ và các tài nguyên ( và các chi phí của chúng) có quan hệ trực tiếp với nhau, nên việc đánh giá riêng rẽ từng cái một là để cung cấp thêm nhiều kiến thức. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thấy phạm vi tổng thể của sự không ăn khớp về chi phí trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Tiếp theo bạn sẽ tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể mà có sự không ăn khớp cao về chi phí. Trong ví dụ này, bạn sẽ xem sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ. Bạn sẽ bắt đầu bằng việc hiển thị bảng Cost. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Cost.

Trong bảng này, bạn có thể thấy chi phí theo đường cơ sở, chi phí theo tiến độ hiện tại (trong cột Total Cost), chi phí thực tế, và sự không ăn khớp chi phí của từng nhiệm vụ. Không ăn khớp về chi phí là sự khác nhau giữa chi phí theo đường cơ sở và chi phí theo tiến độ hiện tại. Tất nhiên, các chi phí không được lên tiến độ theo cùng nghĩa như khi công việc được lên tiến độ; nhưng các chi phí có nguồn gốc từ các tài nguyên làm việc (ngoại trừ các chi phí cố định và các chi phí liên quan tới tài nguyên vật liệu và tài nguyên chi phí) được trực tiếp tính toán từ thời gian làm việc được lên tiến độ. Nhiệm vụ 0 là nhiệm vụ tổng quát của dự án; các giá trị chi phí của nó chính là giá trị chi phí của dự án và chúng phù hợp với các giá trị mà bạn sẽ nhìn thấy trong hộp thoại Project Statistics. Những giá trị này bao gồm những thứ sau đây - Tổng giá trị chi phí hiện tại (Curent) là tổng cộng của giá trị chi phí thực tế-Actual (đã hoàn thành) và giá trị chi phí còn lại-Remaining (chưa hoàn thành). - Giá trị chi phí theo đường cơ sở (Baseline) là chi phí được lên kế hoạch của dự án khi đường cơ sở của nó được thiết lập ( khi đường cơ sở được lưu). - Chi phí thực tế (Actual) là chi phí đã được gánh chịu cho đến nay. - Chi phí còn lại (Remainder) là sự khác nhau giữa chi phí hiện tại và chi phí thực tế. Tiếp theo, bạn sẽ tập trung vào các chi phí cấp bậc cao. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Outline và sau đó chọn Level 1. Chương XIV 229

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project sẽ ẩn tất cả các nhiệm vụ con và các nhiệm vụ khái quát lồng bên trong, chỉ giữ lại sự hiển thị của các nhiệm vụ cấp cao. Nhìn vào cột Variance, bạn có thể thấy rằng giai đoạn Design and Production (Nhiệm vụ 27) chiếm gần như tất cả giá trị không ăn khớp về chi phí của dự án. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ sử dụng bộ lọc để giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ có sự không ăn khớp về chi phí. Bước 3: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Outline và sau đó chọn All Subtasks. Project mở rộng danh sách các nhiệm vụ để hiển thị tất cả các nhiệm vụ con. Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích hộp chọn Filter và sau đó chọn More Filters. Bước 5: Trong hộp thoại More Filters, chọn Cost Overbudget và sau đó bấm nút Apply. Project lọc trong danh sách các nhiệm vụ để chỉ hiển thị các nhiệm vụ mà chi phí thực tế và chi phí theo tiến độ hiện tại lớn hơn chi phí theo đường cơ sở của chúng. Quét qua danh sách các nhiệm vụ này, bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 31 và 32 đang gánh chịu sự không ăn khớp đáng kể.

Bước 6: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích hộp chọn Filter và sau đó chọn Clear Filter. Project gỡ bỏ việc lọc. Điều gì đã gây ra sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ trong dự án cuốn sách mới? Bởi vì các chi phí của dự án này gần như toàn bộ có nguồn gốc từ thời gian làm việc được thực hiện bởi các tài nguyên, bạn có thể kết luận rằng đó là do thời gian làm việc cho đến nay nhiều hơn thời gian làm việc dự kiến ban đầu được yêu cầu để hoàn thành các nhiệm vụ đã gây ra sự không ăn khớp này. Như chúng tôi đã lưu ý trước đó, các chi phí của nhiệm vụ và tài nguyên có liên quan chặt chẽ với nhau; trong hầu hết các trường hợp, các chi phí của nhiệm vụ chủ yếu hoặc hoàn toàn xuất phát từ các chi phí của tài nguyên được phân công tới các nhiệm vụ. Kiểm tra các chi phí của tài nguyên là chủ đề của phần tiếp theo. Dưới đây là một số lời khuyên và gợi ý thêm khi làm việc với dữ liệu về chi phí: - Để thấy các nhiệm vụ đang vượt quá ngân sách, bạn có thể sử dụng báo cáo Task Cost Overview. Để thấy báo cáo này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Report, kích Costs và sau đó chọn Task Cost Overview. - Nếu bạn có phần mềm Excel, bạn có thể sử dụng báo cáo Budge Cost. Để tạo ra báo cáo Budge Cost, trên tab Report, trong nhóm lệnh Export, kích Visual Reports. Trong tab Assignment Usage của hộp thoại Visual Reports, chọn Budge Cost Report và sau đó bấm nút View. Chương XIV

230

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Áp dụng bộ lọc Late/Overbudget Tasks Assigned To filter cho một tài nguyên cụ thể. Để làm điều đó, trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn Filter và sau đó chọn More Filters. - Hiển thị sự không ăn khớp về thời gian làm việc trong bảng Work trong một khung nhìn dạng Task. Để làm điều đó, trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Work. Nhớ rằng đối với một kế hoạch mà phần lớn các chi phí có nguồn gốc từ các tài nguyên làm việc thì việc kiểm tra sự không ăn khớp về thời gian làm việc cũng là một cách để kiểm tra sự không ăn khớp về chi phí. - Bạn có thể so sánh thời gian làm việc trong lưới pha thời gian theo đường cơ sở và theo tiến độ hiện tại trong một khung nhìn dạng Usage. Ví dụ, trong khung nhìn Task Usage, trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, tích chọn hộp kiểm có nhãn Baseline Work. - Trong ví dụ này, bạn đã xem sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ. Để xem sự không ăn khớp về chi phí theo thời gian của các sự phân công tới nhiệm vụ, chuyển sang khung nhìn Task Usage và sau đó áp dụng bảng Cost. Trong khi đang ở trong một khung nhìn dạng Usage, bạn cũng có thể thấy các chi tiết của chi phí (Cost), chi phí theo đường cơ sở (Baseline Cost) và chi phí thực tế (Actual Cost) thông qua hộp thoại Add Details. Trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, chọn các tùy chọn mà bạn muốn.

14.3. Kiểm tra các chi phí của tài nguyên. Các nhà quản lý dự án đôi khi tập trung vào các chi phí của tài nguyên như một phương tiện để đo lường sự tiến triển và sự không ăn khớp trong một dự án. Tuy nhiên, các thông tin về chi phí tài nguyên cũng phục vụ những người khác và các nhu cầu khác. Đối với nhiều tổ chức cơ quan, các chi phí của tài nguyên là các chi phí chủ yếu hay thậm chí là chi phí duy nhất phải gánh chịu trong khi hoàn thành các dự án, do đó việc theo dõi chặt chẽ các chi phí của tài nguyên có thể liên quan trực tiếp đến sức khỏe tài chính của một tổ chức. Không phải người quản lý của dự án, mà thay vào đó là một người thực hiện, tức là nhân viên kế toán hoặc người quản lý tài nguyên là người quan tâm nhất về chi phí của tài nguyên trong các dự án khi chúng có liên quan đến các chi phí của tổ chức. Một lý do phổ biến khác để theo dõi các chi phí của tài nguyên là để cho việc thanh toán nội bộ bên trong một cơ quan tổ chức ( ví dụ, thanh toán các dịch vụ do bộ phận khác cung cấp cho bộ phận của bạn) hay với bên ngoài. Trong cả hai trường hợp, các thông tin về chi phí tài nguyên được lưu trữ trong các kế hoạch có thể phục vụ như là cơ sở cho việc thanh toán cho các đối đã cung cấp các dịch vụ cho bộ phận của bạn hoặc của cơ quan bạn. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, các phí tổn (chi tiêu) trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới có nguồn gốc, đối với phần lớn các giai đoạn, từ các chi phí của các sự phân công tài nguyên. Bạn đã thấy các chi phí của nhiệm vụ, vì vậy tiếp theo bạn sẽ tập trung vào sự không ăn khớp về chi phí của tài nguyên. Trong ví dụ này, bạn sử dụng các bảng và các tùy chọn sắp xếp khác nhau để nhìn thấy sự không ăn khớp về chi phí của tài nguyên. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet. Khung nhìn Resource Sheet xuất hiện. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Cost. Bảng Cost xuất hiện.

Chương XIV

231

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Trong bảng Cost, bạn có thể thấy các giá trị chi phí theo tiến độ hiện tại, theo đường cơ sở và các chi phí liên quan khác của từng tài nguyên. Trong hầu hết các trường hợp ở đây, các giá trị chi phí của các tài nguyên làm việc có nguồn gốc từ mức lương của từng tài nguyên nhân với thời gian làm việc trong các sự phân công của họ tới các nhiệm vụ trong kế hoạch. Hiện nay, khung nhìn Resource Sheet đang sắp xếp các tài nguyên theo số ID của chúng. Tiếp theo, bạn sẽ sắp xếp chúng theo chi phí của tài nguyên. Bước 3: Kích biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong tiêu đề cột Cost, và trong danh sách thả xuống chọn Sort Largest to Smallest. Project sắp xếp các tài nguyên theo chi phí của chúng từ cao xuống thấp. Lưu ý rằng các tài nguyên được sắp xếp theo các giá trị trong cột Cost, đó là tổng cộng của chi phí thực tế (Actual) với chi phí còn lại (Remaining) của họ.

Kiểu sắp xếp này nhanh chóng cho bạn ai là tài nguyên tốn kém ít nhất và ai là tốn kém nhất (như sự hiển thị trong cột Cost), nhưng nó không giúp cho bạn thấy được điều tương tự như thế trong sự không ăn khớp (cột Variance). Bạn sẽ điều đó ở bước tiếp theo. Bước 4: Kích biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong tiêu đề cột Variance, và trong danh sách thả xuống chọn Sort Largest to Smallest. Project sẽ sắp xếp tại các tài nguyên theo sự không ăn khớp về chi phí từ cao xuống thấp.

Chương XIV

232

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Với danh sách các tài nguyên được sắp xếp theo sự không ăn khớp về chi phí, bạn có thể nhanh chóng tập tập trung vào các tài nguyên mà có sự không ăn khớp lớn nhất, trong trường hợp này thì đó là Copyediters. Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lênh Data, kích Soft và sau đó chọn by ID. Project sắp xếp lại các tìa nguyên theo số ID của chúng. Lưu ý rằng lượng tiền trong cột không ăn khớp (Variance) mặc dù quan trọng nhưng lại không cho bạn được biết toàn bộ câu chuyện về nó. Làm gì để biết được những nhiệm vụ có tỷ lệ phần trăm không ăn khớp cao nhất. Một nhiệm vụ có chi phí theo đường cơ sở là 1.000 $ và 1.200 $ là chi phí thực tế của nó, có tỷ lệ phần trăm không ăn khớp thấp hơn so với nhiệm vụ có chi phí theo đường cơ sở là 100 $ và 200 $ là chi phí thực tế. Trong các dự án phức tạp, việc nắm bắt được những nhiệm vụ có xu hướng có tỉ lệ phần trăm không ăn khớp lớn có thể giúp bạn tránh được những vấn đề tương tự trong tương lai. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ thấy một cách để bắt đầu phân tích sự không ăn khớp theo hướng này. Dưới đây là một số lời khuyên và gợi ý thêm khi làm việc với các chi phí của tài nguyên: - Bạn có thể sử dụng báo cáo Cost Overview để xem các tài nguyên vượt quá ngân sách. Để làm điều này, trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, nhấn Dashboards và sau đó chọn Cost Overview. - Bạn cũng có thể xem các giá trị chi phí trong lưới pha thời gian trong một khung nhìn dạng Usage. Ví dụ, đang trong khung nhìn Resource Usage, trên tab Format, trong nhóm lệnh Details, kích vào Add Details. Trong hộp thoại Details Styles chọn để hiển thị các hàng (Show) Baseline Cost và Cost. Cũng có thể làm điều tương tự trong khung nhìn Task Usage. - Nếu bạn có phần mềm MS Excel, bạn có thể sử dụng báo cáo Resource Cost Summary. Để làm điều đó, trên tab Report, trong nhóm lệnh Export, kích Visual Reports. Trong tab Resource Usage của hộp thoại Visual Reports, chọn Resource Cost Summary Report và sau đó bấm nút View.

14.4. Báo cáo sự không ăn khớp về chi phí của dự án bằng khung nhìn Stoplight Có rất nhiều các cách khác nhau để báo cáo tình trạng của một dự án về mặt không ăn khớp về nhiệm vụ hoặc không ăn khớp về ngân sách hoặc các sự đo lường khác. Không thiếu các tính năng có trong Project mà hỗ trợ việc báo cáo tình trạng dự án, nhưng điểm chính cần lưu ý ở đây là phương pháp mà bạn sử dụng để báo cáo tình trạng dự án ít vấn đề kỹ thuật hơn vấn đề truyền tải. Ví dụ, Đâu là định dạng và cấp độ của chi tiết mà các bên liên quan của bạn cần xem ? Các nhà tài trợ của dự án có nên thấy các khía cạnh của sự thực hiện của một dự án mà khác hơn so với những gì mà các tài nguyên của nó thấy hay không? Những câu hỏi này là trọng tâm của công việc của người quản lý dự án. May mắn thay, như đã nói trước đó, Proejct là một công cụ truyền thông phong phú mà bạn có thể sử dụng để xây dựng các loại thông tin về tình trạng dự án nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của các bên liên quan. Chương XIV

233

Microsoft Project 2013 by [email protected] Tiếp theo, bạn tập trung vào việc tạo ra một cái gì đó mà thường được gọi là bản báo cáo đèn dừng lại (Stoplight). Báo cáo tình trạng này thể hiện các chỉ số quan trọng của các nhiệm vụ, chẳng hạn như tình trạng về tiến độ hoặc ngân sách, là các đèn có màu giản đơn: đỏ, vàng và xanh lá. Những báo cáo tình trạng như vậy rất dễ hiểu cho bất cứ ai và chúng cũng nhanh chóng cung cấp một cái cảm giác chung về tình trạng sức khỏe của một dự án. Nói đúng ra, những gì bạn sẽ tạo ra ở đây không phải là một bản báo cáo trong Project, vì thế chúng ta sẽ gọi nó là khung nhìn đèn dừng lại (Spotlight) thay vì gọi là báo cáo. Lưu ý: Ví dụ sau đây sử dụng các trường dữ liệu và các công thức tùy chỉnh. Đây là những tính năng mạnh mẽ trong Project và bạn sẽ thấy rằng chúng có thể áp dụng cho rất nhiều nhu cầu khác ngoài khung nhìn Spotlight. Nhiệm vụ: Tại nhà xuát bản Lucerne Publishing, bạn kết luận rằng cách tốt nhất để giúp đội ngũ làm việc trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới hiểu rõ hơn về sự không ăn khớp về chi phí là sử dụng một khung nhìn Spotlight. Trong ví dụ này, bạn điều chỉnh một khung nhìn bằng cách sử dụng các công thức và trường dữ liệu tùy chỉnh để tập trung hiển thị sự không ăn khớp về chi phí của các nhiệm vụ. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Other Views và sau đó chọn Task Sheet. Project sẽ hiển thị khung nhìn Task Sheet. Nó hiện đang chứa đựng bản Cost. Để tiết kiệm thời gian, chúng tôi đã tùy chỉnh một trường dữ liệu trong tập tin Project này để nó chứa đựng một công thức dùng để đánh giá sự không ăn khớp về chi phí của từng nhiệm vụ. Tiếp theo, bạn sẽ xem công thức này để hiểu nó làm những gì và sau đó xem các chỉ thị đồ họa được gán tới trường dữ liệu. Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Columns, kích Custom Fields. Hộp thoại Custom Fields xuất hiện. Bước 3: Trong hộp chọn có nhãn Type ở góc trên cùng phía bên phải của khu vực có nhãn Field, chọn Number từ danh sách thả xuống. Bước 4: Trong danh sách của hộp chọn có nhãn Field, chọn Overbudget (Number3). Đây chính là trường dữ liệu tùy chỉnh mà chúng tôi đã thiết lập trước cho bạn.

Bước 5: Bên dưới khu vực có nhãn Custom attributes, bấm vào nút Formula. Chương XIV

234

Microsoft Project 2013 by [email protected] Hộp thoại Formula xuất hiện.

Công thức này đánh giá sự không ăn khớp về chi phí của từng nhiệm vụ. Nếu chi phí hiện tại của nhiệm vụ bằng từ 0 đến 10 phần trăm chi phí theo đường cơ sở, công thức gán số 10 với nhiệm vụ. Nếu chi phí hiện tại nằm trong khoảng từ 10 đến 20 phần trăm chi phí theo đường cơ sở, nó sẽ gán giá trị là 20. Nếu chi phí hiện tại lớn hơn 20 phần trăm so với chi phí theo đường cơ sở, nó gán giá trị là 30. Và những giá trị 10, 20 hoặc 30 sẽ xuất hiện trong trường dữ liệu tùy chỉnh Overbudget (Number3). Bước 6: Bấm nút Cancel để đóng hộp thoại Formula. Bước 7: Trong hộp thoại Custom Fields, bên dưới khu vực có nhãn Values to display, bấm nút Graphical Indicators. Hộp thoại Graphical Indicators xuất hiện. Ở đây, bạn xác định các chỉ thị đồ họa đặc biệt để hiển thị, sự hiển thị phụ thuộc vào giá trị của trường dữ liệu Overbudget của từng nhiệm vụ. Một lần nữa, để tiết kiệm thời gian, chúng tôi đã chọn các chỉ thị đồ họa trước cho bạn.

Bước 8: Kích vào ô dữ liệu đầu tin thuộc cột Image ( hiện đang chứa một gương mặt cười màu xanh lá cây) và sau đó kích vào biểu tượng đầu mũi tên xuất hiện bên cạnh nó. Sau đó bạn có thể thấy vô số các chỉ thị đồ họa mà bạn có thể gắn với các giá trị của các trường dữ liệu. Bước 9: Bấm nút Cancel để đóng hộp thoại Graphical Indicators, và sau đó bấm nút Cancel một lần nữa để đóng hộp thoại Custom Fields. Bước 10: Trong cột có nhãn Task Name, kích vào biểu tượng tam giác expand/collapse bên cạnh tên của nhiệm vụ 1, nhiệm vụ khái quát định kỳ Editorial staff meeting. Danh sách các nhiệm vụ định kỳ thu lại để chỉ hiển thị nhiệm vụ khái quát định kỳ. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ hiển thị cột Overbudget (Number3) trong bảng Cost. Bước 11: Kích vào tiêu đề cột có nhãn Add New Column ở phía ngoài cùng bên phải của bảng. Một danh sách các trường dữ liệu có sẵn xuất hiện. Chương XIV

235

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 12: Trong danh sách các trường thả xuống, chọn Overbudget (Number3). Bạn cũng sẽ nhìn thấy trường dữ liệu tùy chỉnh tương tự tên là Number3 (Overbudget) trong danh sách các trường dữ liệu này. Lưu ý: Khi bạn lựa chọn các mục trong một danh sách như vậy, bạn có thể bắt đầu bằng việc gõ tên của mục mà bạn muốn và, khi tên đầy đủ của nó xuất hiện, chọn nó. Project sẽ hiển thị cột Overbudget trong bảng Cost.

Lưu ý: Để nhìn thấy giá trị số học của chỉ thị đồ họa trong một ScreenTip, chỉ việc di chuyển con trỏ chuột tới chỉ thị đồ họa mà bạn muốn. Mỗi khi sự không ăn khớp về chi phí của nhiệm vụ thay đổi, dẫn đến các chỉ thị đồ họa thay đổi theo phạm vi đã được chỉ định trong công thức. Đây là một định dạng thuận tiện cho việc xác định các nhiệm vụ có sự không ăn khớp về chi phí cao hơn bạn muốn, như đã được chỉ thị bởi các chỉ thị màu vàng hoặc đỏ. Bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 31 và 32 có cả lượng tiền không ăn khớp lớn lẫn tỉ lệ phần trăm không ăn khớp cao so với đường cơ sở nên được chỉ thị bởi các khuôn mặt buồn màu đỏ. Cho đến nay, bạn đã xác định được sự không ăn khớp về tiến độ và ngân sách trong một lần khung nhìn dạng Task và sự không ăn khớp về ngân sách trong một khung nhìn dạng Resource, mỗi chúng là một thước đo quan trọng về tình trạng của dự án. Đây là lúc thích hợp để nhắc nhở bản thân mình rằng báo cáo cuối cùng được chọn về tình trạng của dự án là không đúng với định dạng của dữ liệu trong Project nhưng đúng với các yêu cầu của các bên liên quan tới dự án của bạn. Việc xác định những yêu cầu này là gì đòi hỏi các kỹ năng phán đoán và truyền tải tốt của bạn.

Chương XIV

236

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Đưa dự án theo dõi trở lại

Chương XV

237

Microsoft Project 2013 by [email protected] Sau khi sự làm việc đã được bắt đầu trong một dự án, giải quyết sự không ăn khớp không phải là một sự việc xảy ra một lần, mà thay vào đó là sự nỗ lực không ngừng của người quản lý dự án. Nói một cách cụ thể, bạn phải luôn đối phó với sự không ăn khớp và điều đó phụ thuộc vào loại của sự không ăn khớp và và bản chất của dự án. Trong chương này, chúng ta sẽ tập trung vào một số vấn đề về sự không ăn khớp có thể nảy sinh trong một dự án khi công việc tiến triển. Chúng ta sẽ trình bày những vấn đề này quanh tam giác dự án, được mô tả chi tiết trong Phụ lục A. Chi phí

Thời gian

Phạm vi

Nói ngắn gọn thì mô hình tam giác dự án trình bày một dự án về mặt thời gian (hoặc thời hạn thực hiện), chi phí (hoặc ngân sách), và phạm vi (công việc được yêu cầu của dự án để tạo ra một sư chuyển giao thỏa đáng). Trong mô hình này thì thời gian, chi phí và phạm vi được nối liền với nhau; do đó, việc thay đổi bất kỳ một yếu tố nào đó có thể ảnh hưởng đến hai yếu tố còn lại. Đối với mục đích của việc xác định, phân tích và giải quyết các vấn đề trong quản lý dự án, bạn sẽ thấy thật hữu ích khi đặt các vấn đề vào trong một trong ba yếu tố này. Trong hầu như bất kỳ dự án nào, một trong số những yếu tố này sẽ quan trọng hơn so với hai yếu tố còn lại. Yếu tố quan trọng nhất này đôi khi được gọi là ràng buộc phát động-Driving constrain vì nó dẫn dắt các hành động của bạn khi là một người quản lý của dự án. Ví dụ, đối với một dự án phải được kết thúc vào một ngày cụ thể, bạn có thể cần tạo ra các thỏa hiệp về chi phí và phạm vi để đáp ứng được ngày hạn chót đó. Làm việc với tam giác dự án cung cấp cho bạn một phương pháp thích hợp để phân tích các thỏa hiệp mà gần như phải luôn luôn tạo ra. Điều quan trọng là nó đưa cho bạn một cách giải thích rõ ràng những ưu và khuyết điểm của các thỏa hiệp tới các tài nguyên, nhà tài trợ và các bên liên quan khác của dự án. Những vấn đề cụ thể mà chúng ta sẽ tập trung trong chương này không nhất thiết phải là các vấn đề phổ biến nhất mà bạn sẽ phải đối mặt trong các các dự án của riêng bạn. Bởi vì mỗi dự án chỉ có một, không có cách nào để dự đoán chính xác những gì sẽ xảy ra. Tuy nhiên, chúng tôi đã cố gắng để làm nổi bật các vấn đề cấp bách nhất ở thời điểm giữa chừng của dự án cuốn sách thiếu nhi mới tại nhà xuất bản Lucerne Publishing mà chúng ta đã thảo luận trong suốt cuốn sách này và áp dụng các giải pháp tới các vấn đề phổ biến. Trước đó, bạn đã làm việc với hầu hết các tính năng sẽ được sử dụng trong chương này, nhưng ở đây ý định của bạn là khác với những lần trước - đó là đưa dự án theo dõi trở lại. Trong chương này, bạn sẽ áp dụng một loạt các chiến thuật để giải quyết các vấn đề về thời gian, chi phí và phạm vi đã xảy ra trong một dự án.

15.1. Khắc phục các vấn đề về thời gian và tiến độ. Sự không ăn khớp về tiến độ sẽ gần như chắc chắn sẽ xuất hiện trong các dự án kéo dài. Duy trì sự kiểm soát theo tiến độ đòi hỏi người quản lý dự án phải biết khi nào thì sự không ăn khớp xảy ra và đến mức độ nào, và sau đó có hành động khắc phục kịp thời để tiếp tục theo dõi. Để giúp bạn xác định khi nào thì sự không ăn khớp xảy ra, kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới đã có những thứ sau đây: - Một ngày hạn chót đã áp dụng cho một nhiệm vụ dễ bị ảnh hưởng bởi thời gian. - Một đường cơ sở của dự án để dựa vào đó bạn có thể so sánh sự thực hiện thực tế. Ngày hạn chót và đường cơ sở của dự án sẽ giúp bạn khắc phục các vấn đề về thời gian và tiến độ trong Project. Chương XV

238

Microsoft Project 2013 by [email protected] Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới đã bắt gặp đủ loại không ăn khớp về tiến độ mà yêu cầu phải có các hành động khắc phục. Trong ví dụ này, bạn giải quyết một ngày hạn chót bị bỏ qua và rút ngắn thời hạn thực hiện của một số nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt. Bạn cần đến tập tin Back on track_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 15 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Back on track_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Back on track. Trước khi bắt đầu khắc phục các vấn đề về thời gian và tiến độ, bạn sẽ có một cái nhìn tổng quát hơn về mức độ không ăn khớp tiến độ trong kế hoạch này cho đến nay. Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Properties, kích Project Information. Hộp thoại Project Information xuất hiện. Bước 2: Bấm nút Statistics.

Như bạn có thể thấy, dự án cuốn sách thiếu nhi mới có cả sự không ăn khớp về tiến độ lẫn chi phí. Sự không ăn khớp về tiến độ đã được liệt kê tại ô là giao giữa cột Finish và hàng Variance. Cũng nên lưu ý rằng, về mặt thời hạn thực hiện tổng thể, kế hoạch này đã hoàn thành được khoảng 49%. Bước 3: Nhấn nút Close để đóng hộp thoại Project Statistics. Hộp thoại Statistics cũng bao gồm cả ngày kết thúc của dự án. Tuy nhiên, để giám sát ngày kết thúc này khi bạn làm việc về tiến độ, bạn có thể chú ý đến ngày kết thúc-Finish của nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát của dự án.

Chú ý tới ngày kết thúc hiện tại của dự án trong trường dữ liệu Finish của nhiệm vụ 0. Bạn biết rằng ngày này phải được rút ngắn để phù hợp với ngày bạn in cuốn sách. Trước khi bạn giải quyết thời hạn thực hiện tổng thể của dự án, bạn sẽ kiểm tra ngày hạn chót bị bỏ qua của nhiệm vụ 45, Generate proofs. Bước 4: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 45, Generate proofs. Bước 5: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Bước 6: Di chuyển con trỏ chuột tới chỉ thị thời hạn chót bị bỏ qua trong cột Indicators của nhiệm vụ 45, Generate proofs.

Chương XV

239

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Các sự thay đổi về tiến độ đã xảy ra đủ khiến ngày hoàn thành dự kiến của nhiệm vụ này vượt qua ngày hạn chót của nó là ngày 12 tháng 10. Tiếp theo, bạn sẽ định dạng khung nhìn này để nhìn rõ hơn các nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt-đó là các nhiệm vụ dẫn dắt ngày kết thúc của kế hoạch này. Bước 7: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, trong hộp chọn có nhãn Timescale, chọn Weeks. Bước 8: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Critical Tasks. Đối với các nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt, Project định dạng các thanh bar nhiệm vụ của chúng có màu đỏ.

Với việc khung nhìn hiển thị theo kiểu này, bạn có thể nhìn thấy nhiệm vụ 45 và rất nhiều nhiệm vụ tiền nhiệm của nó thuộc lộ trình then chốt. Để tiếp tục giải quyết thời hạn chót bị bị bỏ lỡ của nhiệm vụ 45, bạn sẽ tập trung vào các nhiệm vụ kế nhiệm bị dẫn động và nhiệm vụ tiền nhiệm phát động của nó bằng cách sử dụng tính năng Task Path. Bước 9: Với nhiệm vụ 45 vẫn đang được chọn, trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Task Path và sau đó chọn Driving Predecessors. Project áp dụng một định dạng màu cam sẫm tới các thanh bar của các nhiệm vụ hiện đang dẫn dắt tiến độ của nhiệm vụ 45. Bạn sẽ tập trung lên các nhiệm vụ này để rút ngắn ngày kết thúc dự kiến của nhiệm vụ 45. Bước 10: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Task Path và sau đó chọn Driven Successors. Project sẽ áp dụng một định dạng màu tím tới các thanh bar của các nhiệm vụ có tiến độ bị dẫn dắt bởi nhiệm vụ 45. Bước 11: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 31, Proofread and index. Bước 12: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Editing, kích Scroll to Task. Thanh bar Grantt của nhiệm vụ 32 sẽ hiển thị trong khung nhìn. Chương XV

240

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Đây là nhiệm vụ đầu tiên trong chuỗi các nhiệm vụ tiền nhiệm phát động của nhiệm vụ 45. Các nhiệm vụ trước nó đã được hoàn thành và không còn ảnh hưởng đến việc lên tiến độ của các nhiệm vụ chưa hoàn thành còn lại. Tác giả của cuốn sách thiếu nhi mới, Tab Orman và một biên tập thảo- Copyeditor đang được phân công tới nhiệm vụ này. Sau khi tham khảo ý kiến của các tài nguyên được phân công tới, bạn đồng ý rằng nhiệm vụ 31 có thể được hoàn thành trong một thời hạn thực hiện ngắn hơn một chút: đó là 12 ngày. Bước 13: Trong trường dữ liệu Duration của nhiệm vụ 31, gõ 12 và sau đó nhấn phím Enter. Project giảm thời hạn thực hiện của nhiệm vụ này và lên lại tiến độ các nhiệm vụ kế nhiệm bị ảnh hưởng, bao gồm cả nhiệm vụ 45 và ngày kết thúc của dự án.

Tuy nhiên, sự điều chỉnh này không đủ để sửa ngày hạn chót bị nhỡ của nhiệm vụ 45. Nhiệm vụ 32 giờ đang được chọn. Đối với nhiệm vụ này, bạn và các tài nguyên được phân công đến đồng ý rằng nên bổ sung thêm một tài nguyên để giảm thời hạn thực hiện của nhiệm vụ này. Bước 14: Chắc chắn rằng nhiệm vụ 32 đang được chọn, trên tab Resource, trong nhóm lệnh Assignements, kích Assign Resource. Hộp thoại Assign Resource xuất hiện, với tên của các tài nguyên hiện đang được phân công tới nhiệm vụ 32 ở trên cùng của cột Resource Name. Chương XV

241

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 15: Trong hộp thoại Assign Resource, trong cột Resource Name, chọn Jane Dow và sau đó bấm nút Assign. Sau khi phân công thêm tài nguyên, bạn cần nói với Project cách thức nó nên điều chỉnh việc lên tiến độ của nhiệm vụ này. Bước 16: Kích vào chỉ thị Action trong trường Task Name của nhiệm vụ 32 ( biểu tượng hình tam giác nhỏ ở góc trên cùng bên trái của trường dữ liệu) và sau đó kích vào nút Action xuất hiện ở bên cạnh. Danh sách các hành động-Action xuất hiện.

Bước 17: Kích vào tùy chọn Reduce duration but keep the same amount of work. Project giảm thời hạn thực hiện của nhiệm vụ 32 từ 10 xuống còn 6 ngày. Bởi vì tùy chọn Action mà bạn đã chọn, Project giữ số lượng thời gian làm việc của nhiệm vụ như cũ, nhưng thời gian làm việc này hiện đang được phân phối cho 3 tài nguyên được phân công tới chứ không phải là hai tài nguyên như lúc đầu.

Bước 18: Bấm vào nút Close để đóng hộp thoại Assign Resource. Kiểm tra chỉ thị ngày hạn chót và thanh bar Gantt của nhiệm vụ 45, bạn sẽ thấy rằng các hành động ở trên đã di chuyển ngày hoàn thành của nhiệm vụ 45 gần tới ngày hạn chót của nó hơn, nhưng nó vẫn chưa chùng với ngày đó. Chương XV

242

Microsoft Project 2013 by [email protected] Nhìn qua các nhiệm vụ tiền nhiệm còn lại của nhiệm vụ 45, bạn thấy rằng nhiệm vụ 34 và 35 có một mối quan hệ loại finish-to-start và có các tài nguyên khác nhau được phân công tới. Sau hỏi ý kiến các tài nguyên được phân công tới, bạn quyết định rằng những nhiệm vụ này có thể được hoàn thành song song. Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi loại quan hệ giữa chúng. Bước 19: Di chuyển thanh chia đứng của khung nhìn sang bên phải để nhìn thấy cột Predecessors thuộc phần bảng của khung nhìn Gantt Chart. Bước 20: Trong trường dữ liệu Predecessors của nhiệm vụ 35, gõ 34SS và sau đó nhấn phím Enter. Project sẽ thay đổi loại quan hệ nhiệm vụ sang Start-to-Start.

Bây giờ, hai nhiệm vụ này đã có mối quan hệ loại Start-to-Start, ngày bắt đầu của nhiệm vụ kế nhiệm đã di chuyển lên trước 5 ngày. Kiểm tra chỉ thị ngày hạn chót của nhiệm vụ 45, bạn thấy rằng chỉ thị ngày hạn chót bị bỏ qua đã biến mất do số ngày mà bạn rút đi đủ để nhiệm vụ 45 kế thúc vào ngày hạn chót (đây là số ngày ít nhất). Ngày kết thúc của dự án đã được điều chỉnh một cách tương ứng bởi những thay đổi về tiến độ này tới các nhiệm vụ trong lộ trình then chốt. Đây là một thời hạn chót quan trọng trong nhiệm vụ 45, do đó bạn lên kế hoạch để giám sát chặt chẽ sự tiến triển trong các nhiệm vụ tiền nhiệm của nó khi công việc tiến triển trong dự án. Bước 21: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Task Path và sau đó chọn Remove Highlighting. * Giảm thời hạn thực hiện của nhiệm vụ bằng cách phân công tài nguyên làm việc thêm giờ Một cách để giảm thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ đó là thêm thời gian làm thêm giờ cho tài nguyên được phân công tới. Đặc biệt là nếu tài nguyên có một mức lương làm thêm giờ thì sự thỏa hiệp này có thể là thêm các chi phí. Để thêm thời gian làm thêm giờ, hãy thực hiện các bước sau: Bước 1: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Properties, bấm Details. Khung nhìn Task Details xuất hiện bên dưới khung nhìn Gantt Chart. Bước 2: Kích chuột vào bất cứ nơi nào đó thuộc khung nhìn Task Details và sau đó trên tab Format, trong nhóm lênh Details, kích Work. Bước 3: Đối với các nhiệm vụ mà bạn muốn thêm giờ làm thêm, trong khung nhìn Task Details nhập số giờ làm thêm bạn muốn trong cột có nhãn Ovt.Work và sau đó nhấn nút OK. Khi bạn thêm thời gian làm thêm giờ, tổng số thời gian làm việc của tài nguyên trong nhiệm vụ vẫn giữ nguyên. Tuy nhiên, sau khi nhập một giá trị thời gian làm thêm giờ thì giá trị này sẽ Chương XV

243

Microsoft Project 2013 by [email protected] được lên tiến độ là giờ làm thêm. Cũng với số lượng thời gian làm việc sẽ được thực hiện như nhau nhưng thời hạn thực hiện ( số ngày) sẽ ngắn hơn. Project cũng sẽ áp dụng các mức lương làm thêm giờ, nếu chúng đã được thiết lập, cho các phần thời gian làm thêm giờ trong sự phân công. Nếu bạn dự kiến phân công giờ làm thêm mà một mức lương làm thêm giờ nên được áp dụng, chắc chắn rằng bạn có một mức lương làm thêm giờ hợp lệ thiết lập cho tài nguyên được phân công.

15.2. Khắc phục các vấn đề về chi phí và tài nguyên. Trong các dự án mà bạn đã nhập các thông tin chi phí cho các tài nguyên, bạn có thể thấy rằng bạn phải tinh chỉnh các chi tiết của tài nguyên và sự phân công để giải quyết các vấn đề về chhi phí hoặc ngân sách. Mặc dù đây không phải là ý định của bạn nhưng sự thay đổi các chi tiết của sự phân công tài nguyên không chỉ ảnh hưởng đến các chi phí mà còn có thể ảnh hưởng đến thời hạn thực hiện của nhiệm vụ. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, ngoài sự không ăn khớp về tiến độ, kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới còn có một số sự không ăn khớp về chi phí. Với tiến độ như hiện tại, kế hoạch này sẽ kết thúc với chi phí vượt khoảng 11.000 $ so với dự kiến (trong đường cơ sở), tăng khoảng 11% so với ngân sách. Nhớ lại từ Chương 14 rằng sự không ăn khớp về chi phí của kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới là kết quả của việc một số thời hạn thực hiện của nhiệm vụ kéo dài hơn dự kiến, và thời gian làm việc thêm đã làm tăng chi phí của các tài nguyên được phân công tới. Để giải quyết sự không ăn khớp về chi phí trong dự án này, bạn sẽ tập trung vào các chi phí của tài nguyên. Trong khi kiểm tra các vấn đề về chi phí của tài nguyên, bạn cũng sẽ tìm kiếm các cơ hội để giải quyết bất cứ vấn đề phẩn bổ vượt mức tài nguyên nào đó xuất hiện trong kế hoạch. Trong ví dụ này, bạn kiểm tra các giá trị chi phí của tài nguyên và thay thế một tài nguyên đã được phân công tới một nhiệm vụ bằng một tài nguyên khác. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet. Bạn sẽ sử dụng khung nhìn Resource Sheet để xác định các tài nguyên tốn kém nhất trong các nhiệm vụ còn lại-tốn kém không phải trong mức lương mà là tổng chi phí tiêu tốn trong kế hoạch này lại dựa trên các sự phân công của chúng. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Cost. Bảng Cost xuất hiện trong khung nhìn Resource Sheet.

Tại thời điểm này, khoảng một nữa thời hạn thực hiện của dự án đã trôi qua, vì vậy các tài nguyên tốn kém nhất trong toàn bộ kế hoạch có thể không phải là các tài nguyên kém nhất trong các nhiệm vụ mà đến nay vẫn chưa hoàn thành. Để xác định các tài nguyên tốn kém nhất trong các nhiệm vụ còn lại, bạn sẽ sắp xếp lại bảng. Chương XV

244

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 3: Kích biểu tượng mũi tên AutoFilter trong tiêu đề cột Remaining, và trong danh sách thả xuống, chọn Soft Largest to Smallest.

Bạn có thể thấy rằng Hany Morcos và Jane Dow có giá trị chi phí còn lại cao nhất ở thời điểm này trong thời hạn thực hiện của kế hoạch. Việc quản lý các chi phí của hai tài nguyên này là một cách có thể giúp bạn hạn chế sự không ăn khớp thêm về chi phí. Cũng lưu ý rằng tên Hany đang được định dạng bởi màu đỏ, điều đó chỉ ra rằng cô ấy đang bị phân bổ vượt mức. Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart. Project hiển thị khung nhìn Gantt Chart. Tiếp theo, bạn sẽ nhìn thấy các nhiệm vụ mà Hany và Jane được phân công tới. Bước 5: Nếu cần thiết, kéo thanh chia đứng của khung nhìn sang bên phải để hiển thị cột Resource Names, và sau đó kích vào nút AutoFilter bên cạnh tiêu đề cột Resource Names. Bước 6: Trong danh sách thả xuống, kích (Select All) ở ngay bên dưới mục Filters để xóa bỏ tích chọn trước tên các tài nguyên, và sau đó tích chọn Hany Morcos và Jane Dow.

Bước 7: Bấm nút OK. Project sẽ lọc danh sách các nhiệm vụ để hiển thị các nhiệm vụ mà Hany và Jane được phân công tới. Bước 8: Cuộn thanh cuộn đứng của khung nhìn để nhìn thấy các nhiệm vụ ở phía bên dưới. Chương XV

245

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Nhìn vào những nhiệm vụ chưa hoàn thành, bạn có thể phát hiện ra sự phân bổ vượt mức của Hany Morcos: cô ấy đã được phân công tới nhiệm vụ 37 và 41, chúng chồng chéo lên nhau. Đó là lý do tại sao mà chỉ thị phân bổ vượt mức tài nguyên màu đỏ xuất hiện trong cột chỉ thị của những nhiệm vụ này. Bạn có thể sửa chữa sự phân bổ vượt mức của Hany bằng cách cân đối tài nguyên, nhưng điều đó có thể kéo dài ngày kết thúc của dự án và sẽ không giúp gì cho việc giảm chi phí tổng thể của dự án. Thay vào đó, bạn sẽ thay thế Hany bởi một tài nguyên ít tốn kém hơn vào một trong những sự phân công của cô ấy. Bước 9: Kích vào nút AutoFilter ( hình dáng hiện nay giống như cái phễu bởi vì bộ lọc đang được áp dụng) bên cạnh tiêu đề cột Resource Name, và trong danh sách thả xuống, chọn Clear Filter from Resource Names. Project sẽ bỏ lọc khỏi danh sách nhiệm vụ để hiển thị tất các nhiệm vụ. Bước 10: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 37, Proof and review. Đây là một nhiệm vụ mà một nhân viên biên tập ít kinh nghiệm hơn (hoặc rẻ hơn) có thể xử lý, do đó bạn sẽ thay thế Hany. Bước 11: Trong tab Resource, trong nhóm lệnh Assignments, kích Assign Resources. Hộp thoại Assign Resources xuất hiện. Lưu ý tới chi phí của sự phân công Hany tới nhiệm vụ 37: 1.550 $. Bước 12: Trong hộp thoại Assign Resourcse, trong cột có nhãn Resource Name, kích chọn Hany Morcos và sau đó bấm nút Replace. Hộp thoại Replace Resource xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn nhìn thấy tổng chi phí của từng tài nguyên dựa trên mức lương và sự phân công của họ tới các nhiệm vụ trong kế hoạch.

Bước 13: Trong cột có nhãn Resource Name trong hộp thoại Replace Resource, kích chọn Jun Cao và sau đó bấm nút OK. Chương XV

246

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project sẽ thay thế Hany bằng Jun trong sự phân công tới nhiệm vụ này.

Chi phí thấp hơn của Jun trong sự phân công này, 880 $, xuất hiện trong hộp thoại Assign Resources. Cũng lưu ý rằng chỉ thị phân bổ vượt mức tài nguyên màu đỏ không còn xuất hiện trong cột chỉ số, như vậy là bạn đã giải quyết sự phân bổ vượt mức của Hany. Cuối cùng, cũng lưu ý rằng ngày kết thúc của nhiệm vụ 37 đã di chuyển lên trước 1 ngày. Điều này là do lịch làm việc “four by ten” (một tuần làm việc 4 ngày, mỗi ngày làm 10 tiếng) mà bạn đã thiết lập ở trong chương 4. Bước 14: Trong hộp thoại Assign Resources, bấm nút Close.

15.3. Khắc phục các vấn đề về phạm vi của công việc. Phạm vi của một dự án nên bao gồm tất cả các công việc cần thiết- và chỉ là công việc cần thiết- để giao sản phẩm của dự án thành công tới khách hàng dự định của nó. Sau khi sự làm việc trong dự án đã bắt đầu, việc quản lý phạm vi của nó thường đòi hỏi tạo ra các sự thỏa hiệp: thỏa hiệp về thời gian đối với tiền bạc, hoặc thỏa hiệp về chất lượng đối với thời gian… Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn mới chỉ bàn bạc với ban quản trị (là các nhà tài trợ dự án). Bạn được yêu cầu phải cắt giảm khoảng 5.000 $ trong chi phí của các nhiệm vụ còn lại của kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Ngày kết thúc của kế hoạch này như dự định là phù hợp, nhưng chi phí thực tế đã có vượt ngân sách một chút. Bạn cần phải giảm bớt công việc để giảm phần chi phí còn lại ( phần công việc chưa hoàn thành). Trong ví dụ này, bạn sẽ xem các chi phí còn lại của các nhiệm vụ và gỡ bỏ một số nhiệm vụ ra khỏi kế hoạch. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn Cost. Sự tập trung của bạn ở đây là về các nhiệm vụ chưa hoàn thành, vì thế bạn sẽ lọc danh sách các nhiệm vụ. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Filter (ban đầu nó đang chứa đựng [No Filter]) và sau đó chọn Incompleted Tasks. Project lọc danh sách các nhiệm vụ để chỉ hiển thị các nhiệm vụ hiện vẫn chưa hoàn thành và các nhiệm vụ khái quát của chúng.

Chương XV

247

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Một nhóm các nhiệm vụ trong kế hoạch có thể được cắt giảm đi mà không ảnh hưởng đến kết quả của kế hoạch cuốn sách mới là nhiệm vụ 40 và các nhiệm vụ con của nó, Design book’s companion website. Chi phí còn lại của công việc này là hơn 5.000 $ phù hợp với yêu cầu phải cắt đi khỏi kế hoạch. Sau khi bàn bạc với các nhà tài trợ của dự án, bạn đồng ý rằng việc gỡ bỏ nhóm nhiệm vụ này là hợp lý. Bước 3: Lựa chọn tên của nhiệm vụ 40, nhiệm vụ khái quát Design book’s companion website. Bước 4: Làm một trong các bước sau: - Nếu bạn đang sử dụng phần mềm MS Project Professional, tiếp tục với bước 5. - Nếu bạn đang sử dụng phần mềm MS Project Standard, bỏ qua bước 5 để tiến tới bước 6. Bước 5: Trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích Inactivate. Project sẽ dừng hoạt động nhiệm khái quát này và các nhiệm vụ con của nó.

Những nhiệm vụ bị dừng hoạt động này vẫn được giữ trong kế hoạch này, nhưng hiện giờ chúng không được lên tiến độ hoặc tác động tới chi phí. Chú ý rằng, giá trị chi phí còn lại Chương XV

248

Microsoft Project 2013 by [email protected] (Remaining) của nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát của dự án, và nhiệm vụ 27, nhiệm vụ khái quát Design and Production đều giảm tương ứng. Lưu ý: Người sử dụng phiên bản MS Project Professional dừng ở bước này. Bước 6: Với tên của nhiệm vụ 40 đang được chọn, kích chuột phải và trong shortcut menu xuất hiện, chọn Selecte Task. Hộp thoại Planing Wizard có thể sẽ xuất hiện, hỏi bạn để kiểm tra rằng bạn thật sự có muốn xóa nhiệm vụ khái quát này và các nhiệm vụ con của nó hay không. Nếu nó xuất hiện, chắc chắn rằng lựa chọn Continue là được chọn và sau đó bấm nút OK. Project sẽ xóa nhiệm vụ khái quát này cùng với các nhiệm vụ con của nó và đánh lại số ID của các nhiệm vụ còn lại.

Lưu ý rằng giá trị chi phí còn lại (Remaining) của nhiệm vụ 0, nhiệm vụ tổng quát của dự án, và nhiệm vụ 27, nhiệm vụ khái quát Design and Production đều giảm tương ứng. Bạn tham khảo ý kiến của các nhà tài trợ của dự án, họ đã hài lòng khi bạn hoàn tất dự án cuốn sách mới với một mức chi phí thấp hơn. Mặc dù việc hoàn thành công việc còn lại trong thời gian nhất định và các ràng buộc về chi phí sẽ là một thách thức nhưng bạn đang lạc quan về sự thực hiện trong tương lai của dự án, việc mang lại cho bạn những kỹ năng về quản lý dự án và kiến thức về Project.

Chương XV

249

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Áp dụng định dạng và in ấn cao cấp

Chương XVI

250

Microsoft Project 2013 by [email protected] Chương này giới thiệu đến bạn một số các tính năng định dạng cao cấp hơn trong Microsoft Project 2013. Một kế hoạch được định dạng tốt có thể có giá trị khi truyền tải các thông tin chi tiết tới các tài nguyên, các khách hàng và các bên liên quan khác. Một số khả năng định dạng trong Project tương tự như những định dạng trong một trình soạn thảo văn bản dựa trên phong cách-Style, chẳng hạn như Microsoft Word, trong trình soạn thảo này bạn chỉ định một phong cách và nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các nội dung có trong văn bản mà phong cách đó đã được áp dụng. Trong Project, bạn có thể sử dụng các phong cách để thay đổi sự xuất hiện của một loại thanh bar Gantt cụ thể, chẳng hạn như thanh bar của nhiệm vụ khái quát, trong toàn bộ một kế hoạch. Những tùy chọn định dạng khác được giới thiệu trong chương này tập trung trực tiếp vào định dạng của nhiệm vụ và định dạng của một số khung nhìn được sử dụng thường xuyên. Trong chương này, bạn sẽ áp dụng một số tính năng định dạng cao cấp hơn của Project tới khung nhìn.

16.1. Định dạng khung nhìn biểu đồ Gantt Bạn có thể định dạng các mục-thành phần cụ thể (ví dụ, biểu tượng cột mốc-Milestone) trong một khung nhìn biểu đồ Gantt để thay đổi sự xuất hiện của mục đó. Trong chương 6, bạn đã làm việc với các phong cách của biểu đồ Gantt -Gantt Chart Style và làm việc trực tiếp với định dạng của thanh bar Gantt. Trong phần này, bạn sẽ làm việc với các phong cách của thanh bar- Bar Styles để thay đổi diện mạo hiển thị của các loại cụ thể của thanh bar Gantt (chẳng hạn như nhiệm vụ khái quát) và các thành phần khác (chẳng hạn như chỉ thị đường hạn chót) theo những cách mà các phong cách của biểu đồ Gantt không thể có. Các thay đổi về định dạng mà bạn thực hiện chỉ áp dụng đối với khung nhìn hiện đang mở ra. Lưu ý: Hãy nhớ rằng có rất nhiều khung nhìn là khung nhìn biểu đồ Gantt, mặc dù chỉ có một khung nhìn được đặc biệt gọi là khung nhìn Gantt Chart. Các khung nhìn biểu đồ Gantt khác bao gồm: Detail Gantt, Leveling Gantt, Multiple Baselines Gantt và Tracking Gantt. Thuật ngữ khung nhìn biểu đồ Gantt thường dùng để đề cấp đến một kiểu thể hiện mà trong đó có hiển thị các thanh bar Gantt được tổ chức theo một thời gian biểu. Ngoài việc thay đổi định dạng của các thành phần có thể xuất hiện trong một khung nhìn biểu đồ Gantt ( chẳng hạn như thanh bar Gantt của một nhiệm vụ), bạn có thể thêm hoặc gỡ bỏ các thành phần. Ví dụ, bạn có thể thêm hoặc bớt các thành phần để cỏ thể so sánh kế hoạch theo đường cơ sở, kế hoạch tạm thời và kế hoạch hiện tại trong một khung nhìn duy nhất. Khi làm như vậy sẽ giúp bạn đánh giá các điều chỉnh về tiến độ mà bạn đã làm. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đang quản lý một dự án cuốn sách mà hiện giờ nó đang được thực hiện. Đối với dự án này, bạn đang theo dõi sự tiến triển một cách chặt chẽ và đã thấy giá trị trong việc hiển thị cho đội ngũ thực hiện một khung nhìn mà so sánh tiến triển hiện tại với một kế hoạch đường cơ sở. Bây giờ bạn muốn thêm một kế hoạch tạm thời tới khung nhìn này bởi kế hoạch tạm thời đó được xảy ra đúng hơn so với đường cơ sở gốc ban đầu. Trong ví dụ này, bạn tùy chỉnh một khung nhìn biểu đồ Gantt với một phong cách thanh bar tùy chỉnh. Bạn cần đến tập tin Advanced Formatting_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 16 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Formatting_Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Advanced Formatting. Để bắt đầu, bạn sẽ hiển thị khung nhìn Tracking Gantt. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dưới nút lệnh Gantt Chart và sau đó chọn Tracking Gantt từ danh sách thả xuống. Project hiển thị khung nhìn Tracking Gantt.

Chương XVI

251

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Tiếp theo, bạn sẽ tùy chỉnh khung nhìn này. Bạn sẽ thêm các thanh bar của kế hoạch tạm thời tới khung nhìn. Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Bar Styles, kích Format và sau đó chọn Bar Styles từ danh sách thả xuống. Hộp thoại Bar Styles xuất hiện. Trong hộp thoại này, các thay đổi về định dạng mà bạn thực hiện cho một loại thanh bar hoặc thành phần cụ thể nào đó áp dụng tới tất cả các thanh bar hoặc thành phần như vậy trong biểu đồ Gantt. Tất cả các loại thanh bar và thành phần đều được liệt kê trong cột Name trong hộp thoại Bar Styles.

Lưu ý: Bạn cũng có thể hiển thị hộp thoại này bằng cách kích đúp vào nền (background) của phần biểu đồ trong khung nhìn biểu đồ Gantt hoặc kích chuột phải trên nền của phần biểu đồ và chọn Bar Styles từ menu ngữ cảnh xuất hiện. Bước 3: Trong cột Name, chọn Summary Progress. Bước 4: Bấm nút Insert Row. Project sẽ chèn một dòng trống cho một loại thanh bar mới vào trong bảng này. Project sẽ vẽ các thanh bar Gantt theo thứ tự mà chúng đã được liệt kê trong hộp thoại Bar Styles. Bước 5: Trong ô dữ liệu thuộc hàng mới trong cột Name, gõ Interim (tạm thời). Interim là tên của loại thanh bar mới mà sẽ xuất hiện trong phần biểu đồ của khung nhìn này. Chương XVI

252

Microsoft Project 2013 by [email protected] Lưu ý: Tên của các thanh bar đại diện cho nhiệm vụ sẽ xuất hiện trong phần chú giải (Legend) của các khung nhìn biểu đồ Gantt khi được in ra. Nếu bạn không muốn tên của thanh bar đại diện cho nhiệm vụ xuất hiện trong phần chú giải này, gõ một dấu sao (*) ở phía trước tên của thanh bar đó. Ví dụ, nếu bạn muốn ngăn không cho tên của thanh bar mới này là Interim xuất hiện trong phần chú giải, bạn sẽ nhập cho tên của nó đây là *Interim. Trong hộp thoại Bar Styles, bạn có thể thấy rằng tên của thanh bar đại diện cho nhiệm vụ Manual Milestone (và một số tên khác nữa) được bắt đầu với dấu sao, vì vậy nó sẽ không xuất hiện trong phần chú giải của khung nhìn biểu đồ Gantt khi được in. Bước 7: Vẫn trong hàng mới này, kích vào ô dữ liệu thuộc cột Show For…Tasks và sau đó chọn Normal ở trên đầu danh sách thả xuống. Giá trị trong cột Show For… Tasks chỉ thị loại của nhiệm vụ mà thanh bar sẽ đại diện ( chẳng hạn như Normal Task-Nhiệm vụ bình thường, Summary Task- Nhiệm vụ khái quát hoặc MilestoneCột mốc) hoặc tình trạng của nhiệm vụ ( chẳng hạn Critical-then chốt hoặc Progress-đang tiến triển). Bước 7: Vẫn trong hàng mới này, kích vào ô dữ liệu thuộc cột Row và sau đó chọn 2 ở trong danh sách thả xuống. Mỗi một nhiệm vụ có thể có tới 4 hàng thanh bar. Lựa chọn ở đây cho phép Project hiển thị thanh bar đó nằm ở hàng thứ mấy. Lưu ý: Project vẽ các thanh bar và các thành phần khác trên một hàng thanh bar theo thức tự mà chúng đã được liệt kê trong hộp thoại Bar Styles. Điều này cho bạn biết một số thanh bar có thể bị che khuất bởi một thanh bar khác (hoặc thành phần khác). Nếu bạn không nhận được kết quả như mong muốn, hãy kiểm tra thứ tự của chúng trong hộp thoại Bar Styles. Bước 8: Trong ô thuộc cột From cùng hàng, chọn Start1 từ danh sách thả xuống. Bước 9: Trong ô thuộc cột To cùng hàng, chọn Finish1 từ danh sách thả xuống.

Giá trị trong cột From và To thể hiện điểm bắt đầu và kết thúc của thanh bar. Các mục Start1 và Finish1 là các trường dữ liệu mà trong đó các giá trị của kế hoạch tạm thời đầu tiên đã được chúng tôi thiết lập sẵn cho bạn trong kế hoạch này. Ngày bắt đầu và kết thúc hiện thời của từng nhiệm vụ trong kế hoạch đã được lưu trong các trường dữ liệu này khi kế hoạch tạm thời được thiết lập. Xem lại trong chương 13, bạn đã được giới thiệu về kế hoạch tạm thời. Hiện giờ bạn đã chỉ dẫn để Project sử dụng ngày bắt đầu và kết thúc của kế hoạch tạm thời đầu tiên cho các thanh bar Interim. Tiếp theo, tập trung sự chú ý của bạn vào nửa bên dưới của hộp thoại Bar Styles. Ở đây bạn sẽ thay đổi phong cách hiển thị diện mạo của thanh bar mới. Chương XVI 253

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 10: Chắc chắn rằng thanh Bar Interim mà bạn mới vừa tạo vẫn đang được chọn. Bên dưới nhãn Middle, chắc chắn rằng lựa chọn thứ hai trong hộp chọn có nhãn Shape đang được chọn (là lựa chọn thứ hai từ trên xuống trong danh sách các lựa chọn xuất hiện khi bấm vào hộp chọn này). Bước 11: Kích vào hộp chọn có nhãn Pattern, sau đó chọn lựa chọn thứ hai từ trên xuống trong danh sách các lựa chọn xuất hiện. Bước 12: Kích vào hộp chọn có nhãn Color, sau đó kích chọn màu xanh lá cây Green bên dưới nhãn Standard Colors. Lưu ý: Di chuyển con trỏ chuột tới một mầu sắc để nhìn thấy tên của nó trong một ScreenTip.

Bởi vì khung nhìn tùy chỉnh này tập trung vào kế hoạch tạm thời, nên tiếp theo bạn sẽ định dạng các thanh bar Interim để hiển thị ngày bắt đầu và kết thúc của chúng. Bước 13: Trong khu vực bên dưới của hộp thoại Bar Styles, kích tab Text. Bước 14: Trong hộp chọn có nhãn Left, kích và sau đó chọn Start1 trong danh sách thả xuống. Lưu ý: Khi lựa chọn các mục từ một danh sách giống như vậy, bạn thường có thể bắt đầu bằng việc gõ tên của mục mà bạn muốn, và khi tên đầy đủ của nó xuất hiện, chọn nó. Ví dụ, nếu bạn gõ s, Project hiển thị các giá trị mà bắt đầu với chữ cái s. Nếu sau đó bạn gõ t, Project hiển thị các giá trị mà bắt đầu với các chữ cái st. Bước 15: Trong hộp chọn có nhãn Right, kích và sau đó chọn Finish1 trong danh sách thả xuống.

Việc lựa chọn những giá trị này sẽ hiển thị ngày trong trường dữ liệu Start1 và Finish1 trên hai cạnh của các thanh bar Interim. Chương XVI

254

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 16: Bấm nút OK để đóng lại hộp thoại Bar Styles. Project hiển thị các thanh bar Interim màu xanh lá cây trong khung nhìn Tracking Gantt. Hiện giờ, với nhiều hàng thanh bar được hiển thị trong mỗi nhiệm vụ, điều đó có thể gây khó khăn khi kết nối thị giác tên của các nhiệm vụ với các thanh bar của chúng. Để khắc phục điều này, bạn sẽ thêm đường lưới nằm ngang tới phần biểu đồ của khung nhìn này để bạn có thể dễ dàng liên kết thị giác các thanh bar Gantt với các nhiệm vụ của chúng. Bước 17: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Format, kích Gridlines và sau đó chọn Gridlines. Bước 18: Tron danh sách liệt kê bên dưới nhãn Lines to change, chắc chắn rằng mục Gantt Rows đang được chọn và trong hộp chọn có nhãn Type bên dưới nhãn Normal, lựa chọn đường nét đứt mảnh ( lựa chọn thứ tư từ trên xuống) trong danh sách thả xuống và sau đó bấm nút OK. Project sẽ vẽ các đường nét đứt mảnh cắt ngang phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Tracking. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ thu nhỏ để có một cái nhìn tốt hơn về tổng thể của kế hoạch. Bước 19: Trên tab View, trên nhóm lệnh Zoom, kích vào hộp chọn Timescale và sau đó chọn Week. Bước 20: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 3, Content edit.

Ở đây bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 3 đã hoàn thành (hiển thị là thanh bar màu da trời nằm ở trên cùng trong hàng của nhiệm vụ) chi sẻ rằng ngày bắt đầu của nó giống như thanh bar của kế hoạch tạm thời (thanh bar màu xanh lá cây ở dưới cùng trong hàng của nhiệm vụ) và cả hai đều được lên tiến độ bắt đầu muộn hơn so với đường cơ sở ( thanh bar màu xám giữa hàng của nhiệm vụ). Điều này đã xảy ra bởi vì, sau khi đường cơ sở được thiết lập, các thay đổi tới tiến độ đã được thực hiện đã đẩy ngày bắt đầu được lên tiến độ của nhiệm vụ lùi về sau. Sau đó, kế hoạch tạm thời được lưu lại. Lưu ý: Để thấy các thông tin chi tiết về bất kỳ thanh bar nào đó trong một biểu đồ Gantt, chỉ việc di chuyển con trỏ chuột tới thanh bar đó. Các thông tin chi tiết của nó sẽ xuất hiện trong một ScreenTip. * Còn những tùy chọn định dạng khác: Project còn cung cấp thêm nhiều các tính năng định dạng biểu đồ Gantt khác với những thứ mà bạn đã làm việc trong phần này. Nếu bạn muốn khám phá các tùy chọn định dạng khác, hãy chú ý tới những lệnh sau trong tab Format: - Text Styles trong nhóm lệnh Format: Dùng để định dạng các văn bản-Text liên quan đến một loại nhiệm vụ cụ thể hoặc toàn bộ. - Layout trong nhóm lệnh Format: Dùng để định dạng các đường liên kết giữa các nhiệm vụ và sự hiển thị của thanh bar Gantt. Chương XVI

255

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Baseline và Slippage trong nhóm lệnh Bar Styles: Để nhanh chóng bật sự hiển thị của các thanh bar của 11 đường cơ sở và 11 đường trượt tiến độ (Ví dụ, Baseline, Baseline1 tới Baseline10) trong phần biểu đồ của một khung nhìn biểu đồ Gantt. Tất cả các tùy chọn mà bạn chọn trong nhóm lệnh Bar Styles của tab Format ( những thứ khác ngoài lệnh Format) đều được thể hiện trong hộp thoại Bar Styles. Bạn có thể thay đổi diện mạo hiển thị của các nhiệm vụ then chốt, sự chùng và các thành phần khác thông qua hộp thoại Bar Styles. Ngoài ra, nếu bạn đã lưu nhiều đường cơ sở, bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi sang đường cơ sơ mà bạn muốn hiển thị (ví dụ đang trong khung nhìn Tracking Gantt Chart) bởi lệnh Baseline trong nhóm lệnh Bar Styles. Khi bạn làm như thế, Project tự động chuyển đổi các giá trị From và To của các thanh bar theo đường cơ sở và các yếu tố khác để sử dụng các giá trị của đường cơ sở mà bạn đang hiển thị.

16.2. Định dạng khung nhìn Timeline Như đã nói trong chương 1 và chương 6, khung nhìn Timeline là một cách tiện dụng để nhìn thấy "bức tranh tổng thể" của kế hoạch. Trong chương 6, bạn đã tùy chỉnh một khung nhìn Timeline và đã điều chỉnh sự hiển thị trực quan của một số nhiệm vụ, chẳng hạn như chuyển đổi sự hiển thị của một nhiệm vụ từ dạng thanh bar sang dạng như một mẩu chú thích-Callout. Bạn có thể thấy rằng các định dạng mặc định về văn bản của khung nhìn Timeline đáp ứng các nhu cầu của bạn, nhưng bạn cũng có thể tùy chỉnh hình dáng của chúng. Cũng như với các khung nhìn biểu đồ Gantt, bạn có thể định dạng cho tất cả nhóm mục (ví dụ, tất cả các ngày cột mốc) với các phong cách văn bản hoặc áp dụng trực tiếp định dạng tới một mục cụ thể mà bạn chọn. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thấy rằng đội ngũ làm việc trong dự án cuốn sách nấu ăn đặc sẳn của trẻ em rất thích khung nhìn Timeline. Và một số trong những người này đã nói rằng các giá trị của ngày cột một là quá nhỏ ( không nổi bật), vì vậy bạn sẽ làm cho chúng nổi bật hơn. Ngoài ra bạn cũng sẽ áp dụng các thay đổi về định dạng khác trong khung nhìn Timeline. Trong ví dụ này, bạn sẽ định dạng văn bản và các yếu tố của thanh bar nhiệm vụ trong khung nhìn Timeline. Bước 1: Trong tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Timeline. Project sẽ hiển thị khung nhìn Timeline. Khung nhìn Timleline này đã được đưa vào một số nhiệm vụ trong kế hoạch bằng cách sử dụng hộp thoại Add Tasks to Timline. Bước 2: Kích vào bất cứ nơi nào thuộc khung nhìn Timeline và sau đó kích vào tab Format.

Chương XVI

256

Microsoft Project 2013 by [email protected] Việc đặt sự tập trung vào khung nhìn Timeline khiến các lệnh trong tab Format thay đổi. Nhớ rằng tab Format là tab ngữ cảnh, các điều chỉnh (lệnh) của nó dựa trên cái gì đang được lựa chọn. Đầu tiên, bạn sẽ điều chỉnh sự định dạng của toàn bộ các nhóm giá trị văn bản-Text xuất hiện trong khung nhìn Timeline. Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Text, kích Text Styles. Hộp thoại Text Styles xuất hiện. Với hộp thoại này, bạn có thể thay đổi định dạng của tất cả các loại thông tin cụ thể có trong khung nhìn. Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Item to Change, chọn Milestone Date. Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Font style, chọn Bold.

Bước 6: Bấm nút OK. Project áp dụng sự thay đổi về phong cách văn bản này tới tất cả các ngày cột mốc có trong khung nhìn Timeline.

Tiếp theo, bạn muốn phân biệt một cách trực quan nhiệm vụ Design and Production trong khung nhìn Timeline. Bạn sẽ làm điều đó thông qua việc định dạng trực tiếp thay vì là một thay đổi định dạng dựa trên phong cách như bạn đã làm ở các bước trước. Bước 7: Trong khung nhìn Timeline, kích chọn nhiệm vụ Design and Production. Một đường bao lựa chọn xuất hiện quanh thanh bar của nhiệm vụ này, chỉ thị rằng nó đang được chọn. Bước 8: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Font, chọn Italic. Project sẽ nghiêng nhãn của nhiệm vụ (tên của nhiệm vụ) và các ngày thuộc nó.

Chương XVI

257

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 9: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Font, kích vào biểu tượng mũi tên cạnh nút lệnh Background Color ( nó trong giống như một cái thùng sơn đang đổ) và sau đó ở bên dưới nhãn Standard Colors, kích màu vàng-Yellow. Project sẽ thay đổi màu sắc thanh bar của nhiệm vụ này sang màu vàng.

Bây giờ bạn đã áp dụng được định dạng mà bạn mong muốn, tiếp theo bạn sẽ tạm thời ẩn khung nhìn Timeline đi. Bước 10: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, gỡ bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Timeline. Project sẽ ẩn khung nhìn Timeline ( Các thông tin trong khung nhìn này không mất đi mà lúc này chúng chỉ ẩn đi). Bởi vì khung nhìn Timeline là khung nhìn đơn giản nhất so với hầu hết các khung nhìn khác trong Project nên nó các tùy chọn về định dạng ít nhất.

16.3. Định dạng khung nhìn Network Diagram Trong quản lý dự án truyền thống, một Network Diagram-biểu đồ mạng lưới là một cách thức tiêu chuẩn của sự trình bày các hoạt động của dự án và các mối quan hệ của chúng. Các nhiệm vụ được thể hiện là các hộp, hoặc là các nút, và các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ được vẽ là các đường thẳng kết nối các nút. Không giống như biểu đồ Gantt, khung nhìn thời gian biểu, Network Diagram cho phép bạn xem các hoạt động của dự án trong một cách chặt chẽ hơn, tương đồng với định dạng sơ đồ khối-flowchart. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn đặt sự tập trung hơn nữa vào các mối quan hệ giữa các hoạt động thay vì quan tâm đến thời hạn thực hiện và trình tự của chúng. Giống như các khung nhìn biểu đồ Gantt, Project cung cấp các tùy chọn định dạng phong phú cho khung nhìn Network Diagram. Ví dụ, bạn có thể thay đổi bố trí tổng thể của khung nhìn Network Diagram để nhóm các nút theo giai đoạn thời gian. Trong phần này, bạn sẽ tùy biến các thông tin xuất hiện trong các nút và hình dạng của nút. Nếu bạn là một người sử dụng biểu đồ mạng lưới nhiều, bạn sẽ muốn khám phá các tùy chọn về định dạng một cách chi tiết hơn. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã thấy khung nhìn Network Diagram giúp đội ngũ thực hiện dự án tập trung vào các mối quan hệ về nhiệm vụ hơn là trình tự của các nhiệm vụ. Bạn quyết định điều chỉnh sự định dạng của khung nhìn Network Diagram. Trong ví dụ này, bạn thay đổi loại thông tin sẽ xuất hiện trong các hộp đại diện cho nhiệm vụ và hình dạng của chúng trong khung nhìn Network Diagram. Bước 1: Trong cột Task Name, kích chọn tên của nhiệm vụ 7, Copyedit. Khi bạn chuyển sang khung nhìn Network Diagram, bạn sẽ thấy nhiệm vụ 7 hiển thị ở bên phải màn hình của bạn. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Network Diagram. Khung nhìn Network Diagram xuất hiện. Trong khung nhìn này, mỗi nhiệm vụ được đại diện bởi một cái hộp hoặc nút, và mỗi nút chứa đựng một số thông tin ( hoặc trường dữ liệu) về nhiệm vụ.

Chương XVI

258

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Các nút có chứa dấu gạch chéo ( X) trong nó thể hiện các nhiệm vụ đã hoàn thành. Các nút có hình dáng là hình bình hành đại diện cho các nhiệm vụ khái quát. Trong ví dụ này, bạn muốn thay thế các giá trị ID của nhiệm vụ ID bằng mã Work Breakdown Structure (Cấu trúc phân chia công việc-WBS). Không giống như số ID của nhiệm vụ, mã WBS chỉ ra vị trí của mỗi nhiệm vụ trong hệ thống phân cấp của kế hoạch. Bước 3: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Format, kích Box Styles. Nhớ rằng các lệnh trong tab Format thay đổi dựa trên loại của khung nhìn hiện đang được mở ra ( kích hoạt); tab Format là một tab ngữ cảnh. Hộp thoại Box Styles xuất hiện.

Trong danh sách chọn trong hộp chọn bên dưới nhãn Style Setting, bạn có thể nhìn thấy tất cả các phong cách thể hiện các hộp (hoặc nút) đại diện cho các loại nhiệm vụ sẵn có có trong Project. Hiện tại, khung nhìn Network Diagram đang áp dụng mẫu tiêu chuẩn-Standard tới một số phong cách thể hiện các hộp (hoặc nút), chẳng hạn như Crtitical (nhiệm vụ then chốt). Trong bối cảnh này, mẫu Standard quyết định những trường dữ liệu nào sẽ xuất hiện trong các hộp (nút) Chương XVI

259

Microsoft Project 2013 by [email protected] cũng như cách bố trí của chúng (không nên nhầm lẫn với các tập tin mẫu). Tiếp theo, bạn sẽ tạo ra một bản sao của mẫu này để tùy chỉnh để không gây ảnh hưởng tới mẫu Standard của Project. Bước 4: Bấm nút More Templates. Hộp thoại Date Templates xuất hiện. Bước 5: Trong danh sách bên dưới nhãn Templates in “Network Diagram”, chắc chắn rằng Standard đang được chọn, và sau đó bấm nút Copy. Hộp thoại Data Teplate Definition xuất hiện. Trong bản sao của mẫu Standard này, bạn sẽ thay thế giá trị ID trong góc trên cùng bên phải của nút bằng giá trị theo mã Work Breakdown Structure (Cấu trúc phân chia công việc-WBS). Bước 6: Trong hộp nhập có nhãn Template name, gõ Standard with WBS. Bước 7: Bên dưới nhãn Choose cell(s), kích chọn ID. Đây là trường dữ liệu mà bạn sẽ thay thế. Bước 8: Kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh ID và trong danh sách xuất hiện, chọn WBS.

Bước 9: Bấm vào nút OK để đóng hộp thoại Data Template Definition, và sau đó bấm nút Close để đóng hộp thoại Data Templates. Tiếp theo, bạn sẽ cập nhật phong cách thể hiện này của hộp ( hoặc nút) cho một vài loại nhiệm vụ cùng một lúc. Bước 10: Trong hộp thoại Box Styles, trong dách sách bên dưới nhãn Style Settings for, chọn Critical, và trong khi đang nhấn và giữ phím Shift, kích Noncritial Milestore. Bốn loại nhiệm vụ trong danh sách đã được chọn. Bước 11: Trong hộp chọn có nhãn Data template, chọn Standard with WBS từ danh sách thả xuống. Bước 12: Trong hộp chọn có nhãn Shape, chọn hình dưới cùng trong danh sách thả xuống.

Chương XVI

260

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bước 13: Bấm vào nút OK để đóng hộp thoại Bar Styles. Project áp dụng phong cách thể hiện hộp (hoặc nút) đã được sửa đổi tới hộp ( hoặc nút) đại diện cho các nhiệm vụ trong khung nhìn Network Diagram.

Bây giờ, đối các hộp (hoặc nút) được áp dụng phong cách sửa đổi này, giá trị WBS xuất hiện ở góc trên bên phải thay vì là các giá trị ID của nhiệm vụ và thay đổi hình dáng của các hộp ( hoặc nút) đại diện cho các nhiệm vụ mà bạn đã chọn ở các bước trước. Dưới đây là một số lệnh thêm về định dạng trong các nhóm lệnh của tab Format mà bạn có thể áp dụng cho khung nhìn Network Diagram: - Trong khung nhìn Network Diagram, bạn có thể định dạng tất cả các hộp (hoặc nút) bởi lệnh Box Styles, hoặc bạn có thể định dạng chỉ với hộp (hoặc nút) đang được chọn bởi lệnh Box trong nhóm lệnh Format. Điều này cũng tương tự như các lệnh Bar Styles và Bar có sẵn trên tab Format khi bạn đang mở một khung nhìn biểu đồ Gantt.

Chương XVI

261

Microsoft Project 2013 by [email protected] - Sử dụng lệnh Layout trong nhóm lệnh Format để kiểm soát các mục, chẳng hạn như toàn bộ sự bố trí sắp xếp của các hộp (hoặc nút) theo giai đoạn thời gian, chẳng hạn như theo tuần hoặc theo tháng. - Hiển thị hoặc ẩn tên của loại quan hệ giữa các nhiệm vụ bằng cách tích chọn hoặc bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Link Labels trong nhóm lệnh Show/hide. - Sử dụng lệnh Collapse Boxes trong nhóm lệnh Display để nhanh chóng thu nhỏ khung nhìn Network Diagram để nhìn thấy mạng lưới nhiều hơn.

16.4. Định dạng khung nhìn Calendar Giống như khung nhìn Timeline, khung nhìn Calendar cũng là một trong những khung nhìn giản đơn nhất có sẵn trong Project mặc dù nó cung cấp khá nhiều tùy chọn định dạng. Khung nhìn này đặc biệt hữu ích cho việc chia sẻ thông tin về tiến độ tới các tài nguyên hoặc các bên liên quan, là những người thích một khung nhìn dạng lịch để bàn truyền thống hơn một khung nhìn kiểu chi tiết ( chẳng hạn như khung nhìn Gantt Chart). Như các khung nhìn khác, Project cung cấp cả sự định dạng dựa trên phong cách lẫn trực tiếp cho khung nhìn Calendar. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một số thành viên trong đội ngũ thực hiện dự án đã nói với bạn rằng họ thích sự giản đơn của khung nhìn Calendar. Tuy nhiên, khung nhìn Calendar mặc định không chứa đựng tất cả những thứ mà bạn muốn, và bạn muốn phân biệt trực quan (làm nổi bật) các nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt với các nhiệm vụ không thuộc. Trong ví dụ này, bạn hiển thị các nhiệm vụ khái quát và định dạng lại các nhiệm vụ then chốt trong khung nhìn Calendar. Bước 1: Trong tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Calendar. Khung nhìn Calendar xuất hiện.

Khung nhìn này hiển thị một vài tuần cùng một lúc, và nó vẽ các thanh bar đại diện cho nhiệm vụ lên những ngày mà các nhiệm vụ được lên tiến độ. Những tuần đang được hiển thị được chỉ thị bởi các hình chữ nhật màu da cam đặt trước chúng trong các tháng nằm ở bên trái của khung nhìn này. Khung nhìn Calendar hiện nay bao gồm các thanh bar của nhiệm vụ tổng quát của dự án và các nhiệm vụ con, nhưng không có các thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ khái quát. Tiếp theo, bạn sẽ hiển thị chúng. Chương XVI

262

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 2: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Format, kích Bar Styles. Hộp thoại Bar Styles xuất hiện. Bước 3: Trong danh sách thuộc hộp chọn có nhãn Task type, chọn Summary. Bước 4: Trong hộp chọn có nhãn Bar type, chọn Line từ danh sách thả xuống. Bạn sẽ thấy các nhiệm vụ khái quát được hiển thị là các đường thẳng ở trong khung nhìn Calendar, nhưng hiện giờ bạn đang ở trong hộp thoại Bar Styles nên tiếp theo bạn sẽ thay đổi sự định dạng của các thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ then chốt. Hiện nay, khung nhìn Calendar định dạng các thanh bar của nhiệm vụ then chốt và không then chốt là giống nhau nên bạn sẽ thay đổi điều này. Bước 5: Trong danh sách thuộc hộp chọn có nhãn Task type, chọn Critical. Bước 6: Trong hộp chọn có nhãn Color, bên dưới nhãn Standard Colors, chọn Red.

Bước 7: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Bar Styles. Project áp dụng các tùy chọn về định dạng mà bạn vừa chỉnh sửa tới khung nhìn Calendar. Các đoạn thẳng đại diện cho các nhiệm vụ khái quát xuất hiện bên dưới các thanh bar của các nhiệm vụ con. Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh sự bố trí của các đoạn thẳng đại diện cho các nhiệm vụ khái quát để nó xuất hiện bên trên các thanh bar của nhiệm vụ con. Bước 8: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Layout, kích Layout Now. Project cập nhật khung nhìn Calendar để các thanh bar của các nhiệm vụ con xuất hiện bên dưới các đoạn thẳng đại diện cho các nhiệm vụ khái quát của chúng. Lưu ý tới các biểu tượng đầu mũi tên chúi xuống xuất hiện bên cạnh rất nhiều ngày Chúng chỉ ra rằng một số thanh bar nhiệm vụ không thể vừa với với chiều cao hiện tại của các hàng đại diện cho các tuần. Tiếp theo bạn sẽ điều chỉnh việc này. Bước 9: Trên tab Format, trong nhóm lệnh Layout, kích Adjust Week Height. Project sẽ điều chỉnh chiều cao của các hàng đại diện cho các tuần để hiển thị tất cả các thanh bar có trong hàng.

Chương XVI

263

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Cũng như các khung nhìn khác mà bạn đã tùy chỉnh trong chương này, khung nhìn Calendar cũng có thêm các tùy chọn về định dạng có sẵn trên tab Format.

16.5. Khung nhìn in ấn và xuất-exporting Project cung cấp các tuỳ chọn tuỳ chỉnh cho các khung nhìn in ấn ngoài những gì mà bạn đã biết trong chương 6. Bởi vì các khung nhìn, chẳng hạn như khung nhìn Gantt Chart, thường được chia sẻ tới các tài nguyên và các bên liên quan khác của dự án, nên bạn có thể thấy rằng bạn cần phải bổ sung thêm các thông tin chi tiết tới các khung nhìn khi bạn in Khi in các khung nhìn, bạn có thể chọn một loạt các tùy chọn. Ví dụ, bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề và chân trang in, chỉ rõ cái gì sẽ được in trong phần chú giải, và cũng bao gồm các tùy chọn cụ thể như các ghi chú của nhiệm vụ hoặc tài nguyên. Các tùy chọn về việc in và bố trí trang mà bạn có thể điều chỉnh rất khác nhau, tùy thuộc vào loại khung nhìn hiện đang được hiển thị. Các khung nhìn đơn giản, giống như khung nhìn Resource Sheet, có ít tùy chọn về in ấn và bố trí trang hơn các khung nhìn phức tạp hơn, giống như khung nhìn Gantt Chart. Đôi khi, bạn có thể cần phải tạo ta một bản chụp chất lượng cao của một khung nhìn để xem trực tuyến. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn thường phải in khung nhìn Gantt Chart để gửi cho các thành viên trong đội ngũ thực hiện dự án. Ngoài ra, một số thành viên trong đội đã yêu cầu các bản chụp về khung nhìn Timeline là các tập tin mà họ có thể xem trên máy tính của họ. Trong ví dụ này, bạn điều chỉnh các thiết lập trang và chú giải của khung nhìn Gantt Chart, và bạn chỉ rõ những cột nào thuộc bảng được đưa khung nhìn được in. Sau đó, bạn tạo ra một tập tin PDF hoặc XPS cho khung nhìn Timeline. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên dưới nút bấm Gantt Chart và sau đó chọn Gantt Chart. Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Zoom, kích chọn Weeks trong hộp chọn có nhãn Timescale. Project sẽ điều chỉnh thiết lập zoom. Chương XVI

264

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Trong chương 6, bạn đã nhìn thấy khung nhìn Gantt Chart trong khung nhìn trước khi in Print Preview trong của sổ Backstage. Ở đó, bạn đã điều chỉnh một số tùy chọn về in, đó là in trong một phạm vi ngày cụ thể. Còn ở đây, bạn sẽ khám phá thêm một số tùy chọn in ấn khác. Bước 3: Trên tab File, kích Print. Giao diện Print xuất hiện trong cửa sổ Backstage với khung nhìn Gantt Chart đang trong khung nhìn xem trước. Với thiết lập hiện tại, khung nhìn Gantt Chart này sẽ cần đến hai trang giấy để in nó ra, chú ý tới nhãn 1 of 2 ở phía cùng nằm bên trái khung nhìn xem trước khi in. Lưu ý: Tùy thuộc vào loại máy in được mặc định trong hệ điều hành của bạn hoặc bạn chọn khổ giấy in khác ( có thể là A4 hoặc A3 hoặc Letter…) thì những gì bạn bạn thấy trong khung nhìn xem trước khi in có thể khác với những hình ảnh minh họa được trình bày trong phần này. Bước 4: Bên dưới khu vực có nhãn Settings, kích Page Setup. Hộp thoại Page Setup xuất hiện. Tiếp theo bạn sẽ điều chỉnh các thiết lập để toàn bộ khung nhìn Gantt Chart sẽ được in trong một trang giấy. Bước 5: Chắc chắn rằng tab Page đang hiển thị ( đang được chọn), và bên dưới nhãn Scaling, kích Fit to và gõ hoặc chọn 1 trong hộp chọn đằng trước nhãn Page wide by và hộp chọn trước nhãn tall. Giá trị trong hộp chọn có nhãn Page wide by xác định khung nhìn đang hiển thị sẽ được in trải rộng theo phương ngang bao nhiêu trang, còn giá trị trong hộp chọn có nhãn tall xác định khung nhìn đó sẽ được in tải dài theo phương dọc bao nhiêu trang.

Tiếp theo, bạn sẽ tùy chỉnh để những cái gì sẽ xuất hiện trong chú thích của khung nhìn biểu đồ Gantt. Bước 6: Trong hộp thoại Page Setup, kích tab Legend. Chương XVI

265

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 7: Trong tab Legend, kích vào tab Left nằm bên dưới khu vực có nhãn Preview. Ở đây, bạn có thể nhìn thấy mã của các văn bản và các trường dữ liệu xuất hiện trong phần chú thích.

Project sẽ in tiêu đề của dự án và ngày tháng hiện tại ( là ngày tháng hiện tại trên máy tính của bạn tại thời điểm bạn thực hiện những thao tác này) ở phía bên trái của phần chú thích. Ngoài những thứ này này ra, bạn cũng muốn in thêm giá trị chi phí ước tính của dự án này trong phần chú thích. Bước 8: Trong tab Left, kích chuột vào vị trí cuối cùng của dòng văn bản thứ hai và sau đó nhấn phím Enter. Bước 9: Gõ Type Cost: và nhấn phím Space. Bước 10: Trong hộp chọn có nhãn Project fields, chọn mục Cost từ danh sách thả xuống và sau đó bấm phím Add ở kế bên hộp chọn. Project sẽ thêm mã của trường dữ liệu chi phí Cost tới phần bên trái của chú thích và giá giá trị chi phí sẽ xuất hiện trong khung nhìn xem trước có nhãn Preview ở bên trên.

Để kết thúc việc tùy chỉnh trong Page Setup, bạn sẽ chỉ rõ những cột nào thuộc bảng trong khung nhìn Gantt Chart sẽ được in. Bước 11: Kích tab View. Tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Print all sheet columns và sau đó bấm nút OK để đóng hộp thoại Page Setup. Chương XVI

266

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project áp dụng các thay đổi mà bạn đã chỉ định trong hôp thoại Page Setup. Để có cái nhìn rõ hơn, bạn hãy phóng to phần chú thích lên. Bước 13: Trong khung nhìn xem trước khi in, kích vào góc dưới bên trái của khung nhìn. Project phóng to vị trí này lên.

Tiếp theo, bạn sẽ chuyển sự tập trung từ các tùy chọn định dạng đầu ra sang các loại tập tin đầu ra. Hai định dạng tập tin phổ biến của đầu ra việc in là Portable Document Format (*.pdf) và XML Paper Specification (*.XPS). PDF được sáng tạo ra bởi Adobe Acrobat. XPS là một định dạng được hỗ trợ bởi Microsoft. Cả hai định dạng đều cung cấp một sự trình bày những cái gì sẽ xuất hiện trong một trang in ở trên máy tính ở độ phân giải cao. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một tập tin xuất ra PDF hoặc XPS của khung nhìn Timeline. Bước 14: Kích vào nút Back để thoát khỏi cửa sổ Backstage. Bước 15: Trên tab View, trong nhóm lệnh Split View, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Timeline. Project hiển thị lại khung nhìn Timeline mà bạn đã tùy chỉnh trước đó trong chương này. Bước 16: Kích vào bất cứ nơi nào thuộc khung nhìn Timeline để chuyển sự tập trung vào đó.

Chương XVI

267

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 17: Trên tab File, kích Export. Giao diện Export trong của sổ Backstage chứa đựng các tùy chọn để chia sẻ kế hoạch dự án. Lưu ý tới những lời giải thích về tài liệu dạng tập tin PDF và XPS xuất hiện ở bên phải của giao diện.

Bước 18: Trong phần bên phải của giao diện, bấm vào nút Create PDF/XPS. Hộp thoại Browse xuất hiện. Sử dụng hộp thoại này để đặt tên cho tập tin và xác định thư mục chứa đựng tập tin được tạo ra. Bước 19: Trong hộp chọn có nhãn Save as type, chọn PDF files hoặc XPS files ( tùy thuộc vào định dạng mà bạn cần xem) và sau đó nhấn nút OK. Hộp thoại Document Export Options xuất hiện. Bước 20: Bấm vào nút OK để sử dụng các thiết lập mặc định. Proejct tạo ra tập tin PDF hoặc XPS.

Chương XVI

268

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Định dạng báo cáo cao cấp

Chương XVII

269

Microsoft Project 2013 by [email protected] Chương này tiếp tục tập trung vào các tính năng định dạng và tùy biến cao cấp đã được giới thiệu trong chương trước. Và chương này tập trung vào các báo cáo. Trong chương 6 bạn đã được biết Microsoft Project 2013 đã thay thế tính năng báo cáo dạng bảng cũ bằng một cách thức hoàn toàn mới của việc hình dung dữ liệu Proejct của bạn. Tính năng báo cáo mới là một sự kết hợp năng động của các bảng biểu, biểu đồ và các nội dung văn bản, và chúng có tính tùy biến cao. Lưu ý: Nếu bạn đang tìm kiếm thông tin về các các báo cáo trực quan-visual report, xem trong chương 19. Để bắt đầu, chúng ta hãy so sánh báo cáo và khung nhìn. Bất cứ một báo cáo hoặc khung nhìn nào đó đều cũng chỉ tập trung tới một phần dữ liệu của kế hoạch. Tất cả các bản báo cáo và khung nhìn chứa đựng trong Project đều được thiết kế để giúp bạn hình dung về một số khía cạnh của kế hoạch một cách tốt hơn. Trong quá trình thực hiện dự án, bạn thường cần phải làm việc với rất nhiều báo cáo và khung nhìn để quản lý các khía cạnh của kế hoạch mà có ý nghĩa quan trọng nhất với bạn. Ví dụ, nếu dự án của bạn chủ yếu bị dẫn dắt bởi thời hạn chót, bạn sẽ có được sự hiểu rõ nhất về kế hoạch của bạn bằng cách làm việc với các khung nhìn có thời gian biểu như các khung nhìn biểu đồ Gantt, Timeline và khung nhìn dạng Usage và các báo cáo như Upcoming Tasks (các nhiệm vụ sắp tới), Critical Tasks (các nhiệm vụ quan trọng), và Late Task (các nhiệm vụ trễ). Tuy nhiên, vẫn có các sự khác biệt quan trọng giữa báo cáo và khung nhìn. Trong suốt cuốn sách này, bạn đã làm việc trong các khung nhìn để nhập và chỉnh sửa dữ liệu về tiến độ (chẳng hạn như tên các nhiệm vụ và các sự phân công tài nguyên) và để xem các chi tiết về tiến độ (chẳng hạn như, những tài nguyên nào được phân công tới những nhiệm vụ nào). Tuy nhiên, với các báo cáo thì bạn không thể trực tiếp thay đổi dữ liệu của kế hoạch của bạn. Ví dụ, bạn không thể thêm hoặc xoá các nhiệm vụ hoặc thay đổi các sự phân công về tài nguyên. Các báo cáo nổi trội ở chỗ đem lại cho bạn nhiều tùy chọn hơn cho việc khám phá và chia sẻ các khía cạnh quan trọng của kế hoạch của bạn trong các định dạng hấp dẫn về thị giác. Hơn nữa, bạn có thể tùy chỉnh các báo cáo để chúng chỉ bao gồm các thông tin mà bạn muốn, và được trình bày theo cách bạn muốn. Lưu ý: Project bao gồm một nhóm các công cụ chỉ dẫn được thiết kế như các báo cáo. Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích vào Getting Stated và sau đó chọn báo cáo mà bạn muốn. Bạn cũng có thể tìm thấy thêm các thông tin về các báo cáo trong sự trợ giúp trực tuyến của Prorject. Kích vào nút Help ( Nút trông giống như một cái dấu hỏi) ở góc bên phải trên cùng của cửa sổ Project, và trong hộp nhập Help Search, gõ Create a Prjoect report. Các báo cáo có thể chứa đựng hai thành phần chính là: các bảng biểu và các biểu đồ. Ngoài ra, các báo cáo có thể bao gồm các thành phần khác như các hộp văn bản, các hình ảnh và các hình dạng. Trong chương này, bạn sẽ định dạng và tùy chỉnh cả hai thành phần là bảng và biểu đồ, và tạo một báo cáo tùy chỉnh là một sự pha trộn của nhiều thành phần.

17.1. Định dạng các bảng trong báo cáo Giống như với các khung nhìn, các bảng trong các báo cáo sử dụng các nhãn của trường dữ liệu trong Project là tiêu đề của các cột và hiển thị các giá trị của trường dữ liệu trong các hàng. Các nhãn của trường dữ liệu (chẳng hạn như Duration) và giá trị (như 20 days) cũng chính là các nhãn và các giá trị mà bạn nhìn thấy trong các khung nhìn và các hộp thoại có trong Project. Trong thực tế, rất nhiều các bảng chứa đựng trong các báo cáo tương tự như các bảng được nhìn thấy trong các khung nhìn, chẳng hạn như bảng Entry. Khi bạn chọn bất kỳ một bảng nào đó trong một báo cáo, bảng điều khiển (panel) List Field xuất hiện. Trong bảng điều khiển này, bạn kiểm soát những trường dữ liệu nào sẽ có trong trong bảng đang được chọn. Trong bảng điều khiển Field List, bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc, sự phân nhóm và sự sắp xếp cho các hàng và cho các trường dữ liệu của nhiệm vụ, thay đổi các cấp độ đề cương của những nhiệm vụ được hiển thị. Các trường dữ liệu trong Project được tổ chức thành Chương XVII

270

Microsoft Project 2013 by [email protected] các trường dữ liệu của nhiệm vụ và các trường dữ liệu của tài nguyên. Bạn sẽ làm việc với bảng điều khiển Field List trong ví dụ sau đây. Khi bạn chọn một bảng nào đó trong một báo cáo, ngoài bảng điều khiển Field List xuất hiện, còn có hai tab ngữ cảnh thuộc nhãn Table Tools là: Design và Layout cũng xuất hiện trên dải ribbon. - Tab Design: Chứa đựng các lệnh để thêm hoặc gỡ bỏ hàng tiêu đề, thay đổi định dạng của bảng, áp dụng các phong cách bảng (sự phối mầu), và áp dụng phong cách WordArt tới các văn bản được chọn trong bảng. - Tab Layout: Chứa các lệnh mà bạn sử dụng để điều chỉnh chiều cao của hàng và bề rộng của cột thuộc bảng, điều chỉnh sự căn lề của các nội dung có trong các ô của bảng, và thực hiện các điều chỉnh khác về kích thước của bảng. Ngoài ra, bất cứ khi nào mà bạn xem một báo cáo thì tab ngữ cảnh Design thuộc nhãn Report Tools cũng sẽ xuất hiện. Bạn sẽ làm việc với tab này ở phần sau của chương này sau khi bạn tạo ra một báo cáo tùy chỉnh. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, đỗi ngũ làm việc trong dự án “sách dạy nấu đặc sản của trẻ em” cũng như các nhà tài trợ của dự án rất thích kiểu báo cáo Project Overview (Tổng quan về dự án) do họ có thể nhanh chóng xem được tình trạng ngắn gọn của dự án. Bởi vì kế hoạch cuốn sách dạy nấu ăn bao gồm một đương cơ sở nên bạn muốn đưa các giá trị theo đường cơ sở về ngày hoàn thành của các nhiệm cột mốc sắp tới vào báo cáo này. Bạn cũng thích cái cách hiển thị phần trăm hoàn thành của thời hạn thực hiện (Duration) và thời gian làm việc (Work) bên cạnh nhau trong hộp thoại Project Statistics, nên bạn cũng muốn thêm điều này vào báo cáo. Trong ví dụ này, bạn sẽ thay đổi nội dung và định dạng của bảng trong một báo cáo. Bạn cần đến tập tin Advanced Reporting_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 17 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Reporting _Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Advanced Reporting. Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Dashboards và sau đó chọn Project Overview. Project hiển thị báo cáo Project Overview.

Chương XVII

271

Microsoft Project 2013 by [email protected] Đây là một bản báo cáo tiện dụng để truyền tải các thống kê quan trọng của một kế hoạch. Để bắt đầu các tùy chỉnh của bạn tới báo cáo này, bạn sẽ thêm trường dữ liệu Baseline Finish tới bảng Milestones Due. Bước 2: Kích vào bất cứ nơi nào đó thuộc bảng Milestones Due nằm ở góc trái bên dưới bản báo cáo này. Project hiển thị bảng điều khiển Field List.

Lưu ý: Nếu bảng điều khiển Field List không xuất hiện khi bạn kích vào bảng Milestores Due, hãy thử như sau. Trên tab Design thuộc nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Show/Hide, kích Table Data. Lệnh này bật tắt sự hiển thị của bảng điều khiển Field List. Trong bảng điều khiển Field List, dành chút ít thời gian để di chuyển qua ( dùng thanh cuộn đứng) danh sách các mục có trong hộp có nhãn Select Fields. Như bạn có thể thấy, các trường dữ liệu đang được chọn (có dấu tích trong ô vuông trước nó) là Name và Finish tương ứng với các trường dữ liệu đang có trong bảng Milestones Due (Tên của các trường dữ liệu đang được tích chọn cũng được liệt kê ngay bên dưới hộp chọn Select Fields). Ngoài ra, bảng này còn được áp dụng bộ lọc Upcoming Milestones (tên của bộ lọc này có thể được rút gọn lại là Upcoming…) trong hộp chọn có nhãn Filter nằm ở khu vực bên dưới của bảng điều khiển Field List. Nếu bộ lọc này không được áp dụng, bảng này sẽ chứa tên và ngày kết thúc của tất cả các nhiệm vụ có trong kế hoạch. Tuy nhiên, với bộ lọc này được áp dụng thì chỉ có những nhiệm vụ cột mốc chưa hoàn thành là được hiển thị. Lưu ý rằng các tùy chọn về bộ lọc, sự phân nhóm, cấp độ hiển thị dạng đề cương và sự sắp xếp có sẵn cho một bảng trong báo cáo cũng tương tự như những cái mà bạn có áp dụng cho một khung nhìn. Bởi vì bạn dự kiến thêm một trường dữ liệu (hoặc là cột) vào bảng nên sau này bạn sẽ cần phải thay đổi kích thước của bảng đó để nó vừa vặn với báo cáo này. Tiếp theo, bạn sẽ chú ý tới chiều rộng hiện tại của bảng. Bước 3: Trên tab Layout dưới nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Table Size, chú ý tới bề rộng hiện tại của bảng trong hộp chọn có nhãn Width. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thêm trường dữ liệu Baseline Finish tới bảng. Bảng điều khiển Field List tổ chức các trường dữ liệu của Project theo một hệ thống phân cấp, vì vậy bạn sẽ làm việc thông qua các cấu trúc phân cấp này để có được trường dữ liệu mà bạn muốn. Bởi vì trường dữ liệu Baseline Finish là một trường dữ liệu thuộc đường cơ sở có chứa giá trị ngày tháng nên bạn sẽ tìm kiếm trong mục Baseline. Bước 4: Trong hộp chọn Select Fields, bên dưới mục Date, kích bào biểu tượng mũi tên expand/collapse bên cạnh nhãn Baseline để bung ra danh sách các trường dữ liệu có trong Baseline. Bước 5: Trong danh sách các trường dữ liệu của Baseline, tích chọn Baseline Finish. Chương XVII

272

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project sẽ thêm trường dữ liệu Baseline Finish tới bảng.

Bởi vì bộ lọc Upcoming Milestone đang được áp dụng tới bảng này nên chỉ có các giá trị Baseline Finish của các nhiệm vụ cột mốc sắp tới được hiển thị trong bảng. Với việc cột Baseline Finish được thêm tới bảng khiến nó bây giờ quá rộng, lan tràn sang cả khu vực khác. Bạn sẽ giải quyết điều này ở bước tiếp theo. Bước 6: Trên tab Layout dưới nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Table Size, bên trong hộp chọn có nhãn Width gõ hoặc chọn 11,13 và sau đó nhấn phím Enter. (Lưu ý số này phải tương đương với giá trị mà bạn đã nhìn thấy ở bước 3). Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy sự thay đổi về định dạng của bạn được áp dụng ngay lập tức trong báo cáo, hãy thử điều này: Kích chuột vào nền (background) của báo cáo này để hủy chọn một bảng hoặc một biểu đồ đang được chọn. Project điều chỉnh kích thước của của bảng cho gần giống với chiều rộng gốc ban đầu của nó.

Chương XVII

273

Microsoft Project 2013 by [email protected] Lưu ý: Có những cách khác để bạn có thể thay đổi bề rộng của bảng, đó là kích đúp vào các thanh đứng ngăn chia cột để chúng điều chỉnh bề rộng cột cho phù hợp với nội dung trong cột, hoặc kích và kéo các thanh đứng nằm ở bên phải cột sang bên trái. Bây giờ, bảng này đã chứa đựng các trường dữ liệu mà bạn muốn, tiếp theo bạn sẽ áp dụng một phong cách bảng để mang tới cho nó một vẻ ngoài khác. Bước 7: Trên tab Design dưới nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Table Styles, kích vào nút More để hiển thị bộ sưu tập các phong cách của bảng.

More Bước 8: Trong khu vực bên dưới nhãn Medium, chọn phong cách màu cam ( là phong cách thứ 3 từ trái sang, thuộc hàng đầu tiên và khi bạn di chuyển con trỏ chuột tới thì một Tooltip xuất hiện là Medium Style 1-Accent 2). Project áp dụng phong cách này cho bảng.

Tiếp theo, bạn sẽ chuyển sự chú ý của bạn vào hình chữ nhật lớn màu da cam có nhãn %Complete ở góc phía trên bên trái của báo cáo. Thành phần này cũng là một bảng, nhưng nó chỉ chứa đựng mỗi một cột, trường dữ liệu phần trăm hoàn thành thời hạn thực hiện của dự án%Complete. Nhớ lại rằng các trường dữ liệu của Project chỉ được chứa đựng trong các bảng, nên việc sử dụng một bảng có duy nhất một cột (đó là ô dữ liệu mà chứa đựng giá trị của trường dữ liệu cộng với tên trường dữ liệu làm nhãn) là một cách thức thông minh để mang lại sự tập trung về thị giác đến một giá trị đơn lẻ kiểu như % Complete. Chương XVII

274

Microsoft Project 2013 by [email protected] Đối với báo cáo này, bạn muốn hiển thị % Complete ( phần trăm hoàn thành thời hạn thực hiện của dự án) và % Work Complete ( phần trăm hoàn thành thời gian làm việc của dự án) bên cạnh nhau. Sự khác biệt giữa hai giá trị này không dễ phát hiện nhưng rất quan trọng: - % Complete: Toàn bộ phần thời hạn thực hiện được lên tiến độ của kế hoạch đã trôi qua cho đến nay. - % Work Complete: Tổng số thời gian làm việc được lên tiến độ của kế hoạch đã được hoàn thành cho đến nay. Bước 9: Kích vào bất cứ nơi đâu thuộc bảng % Complete. Lưu ý rằng các trường dữ liệu, bộ lọc và cấp độ hiển thị dạng đề cương đang được chọn trong bảng điều khiển Field List là rất khác so với bảng Milestones Due trước đó.

Bởi vì đây là bảng chỉ có mỗi một cột, chỉ mỗi trường dữ liệu % Complete của nhiệm vụ tổng quát của dự án được hiển thị. Lưu ý tới giá trị trong hộp chọn có nhãn Outline Level trong bảng điều khiển Field List: Project Summary (nó có thể được rút gọn lại là Project Sum ...). Bước 10: Trong hộp chọn có nhãn Select Fields, bên dưới mục Number, tích chọn % Work Complete. Proejct thêm trường dữ liệu % Work Complete tới bảng này, mặc dù bạn không thể nhìn thấy nó ngay bây giờ bởi vì các văn bản-text trong bảng này được định dạng là màu trắng (giống như màu nền-background của báo cáo).

Tiếp theo, bạn sẽ thay đổi sự định dạng về màu sắc của bảng này. Chương XVII

275

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 11: Trên tab Design dưới nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Table Styles, kích Shading và sau đó trong hàng trên cùng bên dưới nhãn Theme Colors chọn màu cam ( khi bạn di chuyển con trỏ chuột tới thì Tooltip hiển thị là Orange-Accent 2). Project áp dụng sự phủ đầy bằng màu cam tới bảng này.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ điều chỉnh lại kích thước của bảng. Bước 12: Kích và kéo thanh chia cột bên phải của bảng sang bên trái cho đến khi chiều rộng của bảng này tương đối bằng với chiều rộng của bảng Milestores Due bên dưới. Project điều chỉnh lại kích thước của bảng.

Chương XVII

276

Microsoft Project 2013 by [email protected] Phần này đã giới thiệu tới bạn việc định dạng bảng trong một báo cáo. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ tập trung tới việc định dạng biểu đồ.

17.2. Định dạng các biểu đồ trong báo cáo Các báo cáo của Project cung cấp cho bạn khả năng so sánh bằng biểu đồ giống như trong phần mềm MS Excel. Bây giờ, trong Project bạn có thể tạo ra một loạt các loại biểu đồ: đó là biểu đồ cột (Column chart), biểu đồ đường thẳng (Line chart), biểu đồ tròn (Pie chart) và biểu đồ thanh bar (Bar chart). Project cũng có khung nhìn Resource Graph (một dạng biểu đồ thanh bar hiển thị sự phân công thời gian làm việc của từng tài nguyên) cho một số phiên bản. Tuy nhiên, với việc bổ sung thêm các biểu đồ trong báo cáo thì bạn có quá nhiều thứ để làm việc. Khi bạn chọn một biểu đồ trong một báo cáo, ngoài bảng điều khiển Field List xuất hiện, hai tab ngữ cảnh dưới nhãn Chart Tools là Design và Format cũng xuất hiện trên dải ribbon. Lưu ý rằng chúng khác với các tab ngữ cảnh xuất hiện khi một bảng được chọn trong một báo cáo. - Tab Design: Chứa đựng các lệnh dùng để thay đổi bố cục và phong cách của biểu đồ, và các yếu tố như nhãn của dữ liệu. - Tab Format: Chứa đựng các lệnh dùng để định dạng các yếu tố của biểu đồ chẳng hạn như nhóm dữ liệu, thêm và thiết kế các hình dạng đồ họa chẳng hạn như các hộp văn bản tới biểu đồ, và áp dụng hiệu ứng WordArt tới văn bản được chọn. Ngoài ra, bất cứ khi nào bạn chọn một biểu đồ, ba lệnh nổi ngữ cảnh xuất hiện. Chart Elements Chart Styles Chart Fileters

- Chart Elements: Giúp bạn nhanh chóng thêm hoặc bớt các yếu tố chẳng hạn như nhãn của dữ liệu. - Chart Styles: Giúp bạn chuyển đổi biểu đồ đang được chọn sang một phong cách biểu đồ khác ( sự kết hợp mầu sắc và sự phủ màu cơ bản) và thay đổi sự xắp xếp về màu sắc của biểu đồ. - Chart Filters: Bạn có thể thêm hoặc bớt các nhóm (Series) dữ liệu cụ thể (tương ứng với các trường dữ liệu của Project) và các mục (Categories) dữ liệu (tương ứng với các nhiệm vụ hoặc tài nguyên cụ thể). Ba lệnh nổi này mang lại cho bạn sự truy cập nhanh tới một số tính năng trên tab Design. Bạn sử dụng các tùy chọn của Filters Chart để thêm hoặc loại bỏ các mục dữ liệu (là các nhiệm vụ hoặc tài nguyên cụ thể) ra khỏi biểu đồ. Tính năng này đặc biệt tiện dụng, và là một trong những thứ mà bạn sẽ sử dụng trong ví dụ sau đây. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, đội ngũ thực hiện dự án và ban giám đốc thích kiểu báo cáo Resource Overview (Tổng thể về tài nguyên) do sự báo cáo ngắn gọn của nó về thời gian làm việc thực tế và còn lại của từng tài nguyên. Bạn muốn thay đổi một số nội dung chứa đựng trong báo cáo này và thay đổi cách thức thể hiện của chúng. Trong ví dụ này, bạn thay đổi nội dung và định dạng của các biểu đồ trong một bản báo cáo. Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích Resources và sau đó chọn Resource Overview. Project hiển thị bản báo cáo Resource Overview.

Chương XVII

277

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Bản báo cáo này bao gồm hai biểu đồ và một bảng. Chú ý rằng cả hai biểu đồ này chứa đựng cả các tài nguyên không làm việc ( không có giá trị thời gian làm việc hoặc bằng 0). Bạn sẽ gỡ bỏ các tài nguyển này ra khỏi biểu đồ đầu tiên. Bước 2: Kích vào bất cứ nơi nào đó trong biểu đồ Resource Stats. Project hiển thị ba lệnh nổi ngữ cảnh cho biểu đồ này cùng với bảng điều khiển Fields List. Ngoài ra, các tab theo ngữ cảnh trong dải ribbon cũng được cập nhật.

Bạn sẽ sử dụng lệnh nổi ngữ cảnh Chart Filters để loại bỏ hai tài nguyên ra khỏi biểu đồ này. Bước 3: Kích vào lệnh nổi ngữ cảnh Chart Filters ngay bên phải của biểu đồ Resource Starts. Project hiển thị một danh sách có nhãn là Values của biểu đồ này, nó bao gồm các giá trị Series ( là giá trị thước đo) và Categories ( trong trường hợp này là các tài nguyên mà có giá trị Series được sử dụng để vẽ trong biểu đồ). Bước 4: Bên dưới nhãn Categories, gỡ bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Color Setting Services và Printing Service và sau đó kích nút Apply. Chương XVII

278

Microsoft Project 2013 by [email protected] Project gỡ bỏ các tài nguyên này ra khỏi biểu đồ.

Bước 5: Kích vào lệnh nổi ngữ cảnh Chart Fiters một lần nữa để đóng danh sách Values. Thêm một động tác nữa tới biểu đồ này để thêm một bảng dữ liệu mà phơi bày các giá trị về thời gian làm việc của các tài nguyên một cách rõ ràng hơn. Bước 6: Trên tab Design dưới nhãn Chart Tools, trong nhóm lệnh Chart Layout, kích Add Chart Element, kích Data Table và sau đó chọn With Legend Keys. Project thêm bảng dữ liệu này ngay dưới biểu đồ. Tiếp theo, bạn sẽ ẩn chú giải ( không cần thiết) nằm bên dưới bảng dữ liệu. Bước 7: Trên tab Design dưới nhãn Chart Tools, trong nhóm lệnh Chart Layout, kích Add Chart Element, kích Legend và sau đó chọn None.

Tiếp theo, bạn sẽ sử dụng các tính năng trong bảng điều khiển Field List để thay đổi thứ tự mà tên của các tài nguyên xuất hiện của trong biểu đồ Work Status. Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ khám phá một số thiết lập khác trong cửa sổ Field List. Bước 8: Kích vào bất cứ nơi nào trong biểu đồ Work Status. Bước 9: Trong bảng điều khiển Field List, kích vào hộp chọn có nhãn Select Category. Chương XVII

279

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Trong ngữ cảnh này thì Category của một biểu đồ được hiểu là loại của giá trị sẽ được hiển thị trong biểu đồ. Đối với biểu đồ này, loại của giá trị được chọn ở đây là tên (Name) của các tài nguyên, xuất hiện trên các trục X của biểu đồ. Lưu ý: Mặc dù loại của giá trị là thời gian (Time) không được áp dụng cho biểu đồ này, nhưng nó rất đặc biệt nên cần có một số lời giải thích về nó. Bạn có thể sử dụng loại của giá trị là Time để hiển thị các giá trị ( chẳng hạn như thời gian làm việc) theo thời gian. Khi bạn sử dụng loại của giá trị là Time cho một biểu đồ, một lệnh Edit xuất hiện bên cạnh hộp chọn Select Category. Sử dụng lệnh Edit này để điều chỉnh thời gian biểu trong biểu đồ của bạn. Nếu bạn muốn thực hành với các thiết lập về loại của giá trị là Time thì báo cáo Milestone Report là ví dụ thích hợp. Bước 10: Kích vào chọn Select Category một lần nữa để đóng nó. Bạn có thể thấy trong danh sách của hộp chọn có nhãn Select Fields rằng % Work Complete là trường dữ liệu của tài nguyên mà Project sẽ hiển thị các giá trị cho từng Category (trong trường hợp này, là tên của tài nguyên). Những giá trị này được vạch ra trên trục Y của biểu đồ, và các giá trị cụ thể của từng tài nguyên xuất hiện trên mỗi cột. Bước 11: Kích vào hộp chọn có nhãn Filter.

Chương XVII

280

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bộ lọc này không bao gồm các giá trị khác ngoài các tài nguyên làm việc. Tiếp theo, bạn sẽ điều chỉnh thứ tự sắp xếp của các tài nguyên làm việc này. Bước 12: Trong hộp chọn có nhãn Soft By, chọn % Work Complete. Project sắp xếp tên của các tài nguyên làm việc theo thứ tự các giá trị % Work Complete tăng dần từ thấp đến cao. Tiếp theo bạn sẽ thay đổi sang thứ tự ngược lại. Bước 13: Ngay bên phải của hộp chọn Sort By, bấm nút sắp xếp thứ tự Ascending/Descending. Project sắp xếp lại tên của các tài nguyên làm việc theo thứ tự giảm dần của các giá trị % Work Complete.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ hiển thị các nhãn dữ liệu bên trên các thanh bar trong biểu đồ. Bước 14: Trên tab Design dưới nhãn Chart Tools, trong nhóm lệnh Chart Layout, kích Add Chart Element, kích Data Labels và sau đó chọn Outside End. Project thêm các giá trị % Work Complete cho từng thanh bar (đó là các tài nguyên làm việc) trong biểu đồ.

Chương XVII

281

Microsoft Project 2013 by [email protected]

17.3. Tạo ra một bản báo cáo tùy chỉnh Với việc hoàn thành các ví dụ ở các phần trước, bạn đã làm việc với cả hai thành phần là bảng và biểu đồ sử dụng các trường dữ liệu của nhiệm vụ và tài nguyên trong các báo cáo. Ngoài việc tùy biến các báo cáo được xây dựng sẵn trong Project như bạn đã làm ở trong hai ví dụ trên trong chương này, bạn có thể tạo ra các báo cáo tùy chỉnh. Các báo cáo tùy chỉnh có thể là sự pha trộn bất kỳ nào đó của các thành phần của báo cáo (biểu đồ và bảng), các hộp văn bản và các đồ họa mà bạn thích. Trong thực tế, bạn có thể kết hợp các thông tin về nhiệm vụ và tài nguyên với nhau trong một bản báo cáo duy nhất để truyền đạt những hiểu biết mà không nơi nào khác có thể có trong Project. Trong phần này, bạn sẽ tạo ra một báo cáo tùy chỉnh cho dự án cuốn sách nấu ăn đặc sản của trẻ em. Khi tạo ra các báo cáo tùy chỉnh của riêng bạn, bạn có thể tìn hiểu sâu về các lệnh có trong tab Design dưới nhãn Chart Tools. Bạn sử dụng những lệnh này để chọn các thành phần của bảng báo cáo mà bạn muốn, áp dụng các chủ đề và kiểm soát các tùy chọn về thiết lập trang. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đôi khi được yêu cầu cung cấp các thông tin chi tiết về chi phí của cả các nhiệm vụ khái quát (hay giai đoạn) lẫn các tài nguyên. Bạn sẽ tạo ra một báo cáo tùy chỉnh chứa đựng sự pha trộn các thông tin chi phí mà bạn muốn. Trong ví dụ này, bạn tạo một báo cáo tùy chỉnh mà chứa đựng một biểu đồ và một bảng. Bước 1: Trên tab Report, trong nhóm lệnh View Reports, kích New Report.

Các tùy chọn này cho phép bạn bắt đầu hoặc là với một bản báo cáo trống trơn (Blank) hoặc ban đầu có một bảng (Table) hoặc một biểu đồ (Chart). Tùy chọn Comparision ( so sánh) tạo ra một bản báo cáo mới chứa đựng hai biểu đồ giống hệt nhau, với mong đợi rằng bạn sẽ tùy biến một trong hai hoặc cả hai. Bước 2: Chọn Blank. Hộp thoại Report Name xuất hiện. Tên mà bạn nhập ở đây sẽ là tiêu đề nằm ở trên cùng của báo cáo và sẽ xuất hiện trên danh sách thả xuống của lệnh Custom (trong nhóm lệnh View Reports, trên tab Report) để sau này bạn có thể nhanh chóng chuyển sang báo cáo này. Bước 3: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Gourmet Cookbook Cost Summary và đó nhấn nút OK. Project tạo ra một bản báo cáo mới trống trơn. Chương XVII

282

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Thành phần đầu tiên mà bạn sẽ thêm tới báo cáo này là một biểu đồ. Một cách thú vị của việc thể hiện chi phí của kế hoạch này là một biểu đồ tròn (Pie Chart), mỗi giai đoạn của kế hoạch (Acquisition, Editorial …) được đại diện là một lát cắt ( một miếng) của biểu đồ tròn. Để thêm sự rõ ràng về giá trị chi phí của mỗi giai đoạn, bạn sẽ dán nhãn với tên, chi phí và tỉ lệ phần trăm mà giai đoạn đó chiếm trong tổng chi phí lên từng lát cắt đại diện trong biểu đồ tròn. Việc này mang lại cho bạn một cái nhìn tất cả trong một độc đáo về chi phí của dự án. Bước 4: Trên tab Design dưới nhãn Report Tools, trong nhóm lệnh Insert, kích Chart. Hộp thoại Insert Chart xuất hiện.

Hãy dành chút ít thời gian để lướt qua các loại biểu đồ được hổ trợ. Bước 5: Kích Pie và sau đó nhấn nút OK. Project thêm một biểu đồ tròn mới tới báo cáo này và hiển thị bảng điều khiển Field List. Chương XVII

283

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Biểu đồ tròn mặc định mới này không chứa đựng các giá trị mà bạn muốn, vì thế bạn sẽ thay đổi chúng. Bước 6: Trong bảng điều khiển Field List, trong hộp chọn Select Fields, kích vào biểu tượng mũi tên Expand/Collapse bên cạnh mục Cost để bung danh sách các trường dữ liệu thuộc mục Cost ra, và sau đó tích chọn vào hộp kiểm trước trường dữ liệu Cost. Tiếp theo, bạn sẽ gỡ bỏ các trường dữ liệu mà bạn không muốn nó có trong biểu đồ này. Bước 7: Trong hộp chọn Select Fields, bên trong danh sách các trường dữ liệu của mục Work, gỡ bỏ dấu tích chọn trong hộp kiểm trước trường dữ liệu Work.

Bây giờ biểu đồ tròn này đã được áp dụng các trường dữ liệu đúng với yêu cầu ( đó là chi phí-Cost), nhưng không phải cho các nhiệm vụ khái quát cấp cao nhất đại diện cho các giai đoạn của kế hoạch. Bạn sẽ thay đổi điều đó ở bước tiếp theo. Bước 8: Trong hộp chọn có nhãn Filter, chọn All Tasks. Chương XVII

284

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bước 9: Trong hộp chọn có nhãn Group By, chọn No Group. Bước 10: Trong hộp chọn có nhãn Outline Level, chọn Level 1. Bây giờ trong biểu đồ tròn, mỗi lát cắt đại diện cho một giai đoạn (cấp độ hiển thị dạng đề cương là Level 1), và mỗi lát cắt này có kích thước tương ứng với tỷ lệ phần trăm mà chi phí của giai đoạn đó chiếm trong tổng chi phí của kế hoạch.

Tiếp theo, bạn sẽ thêm các nhãn của dữ liệu tới các lát cắt. Bước 11: Trên tab Design dưới nhãn Chart Tools, trong nhóm lệnh Chart Layout, kích Add Chart Element, kích Data Labels và sau đó chọn More Data Labels Options. Lưu ý: Bạn cũng có thể kích vào lệnh nổi ngữ cảnh Chart Elements, kích vào Data Labels và sau đó chọn More Options. Hộp thoại Format Data Labels xuất hiện. Bước 12: Trong hộp chọn Label Options, bên dưới nhãn Label Contains tích chọn vào hộp kiểm trước Category Name và Percentage. Bước 13: Bên dưới nhãn Label Position, chọn Outside End.

Chương XVII

285

Microsoft Project 2013 by [email protected] Tiếp theo, bạn sẽ ẩn các chú thích nằm ở bên dưới biểu đồ bởi vì các lát cắt đã có nhãn tên của chúng ( giá trị Category Name). Bước 14: Đóng bảng điều khiển Format Data Labels. Bước 15: Trên tab Design dưới nhãn Chart Tools, trong nhóm lệnh Chart Layout, kích Add Chart Element, kích Legend và sau đó chọn None. Màn hình hiển thị của bạn sẽ trông tương tự như hình ảnh minh họa dưới đây.

Tiếp theo, bạn sẽ thêm một bảng để truyền tải các giá trị về chi phí của từng tài nguyên. Bước 16: Kích vào bất cứ nơi đâu bên ngoài biểu đồ để gỡ bỏ việc tích chọn nó. Bước 17: Trên tab Design dưới nhãn Report Tools, trong nhóm lệnh Insert, kích Table. Project thêm một bảng tới báo cáo này. Bước 18: Sử dụng chuột để kéo cái bảng xuống nằm bên phía dưới biểu đồ tròn.

Chương XVII

286

Microsoft Project 2013 by [email protected] Bây giờ, bạn sẽ thay đổi các trường dữ liệu bên trong bảng này. Bước 19: Trong bảng điều khiển Field List kích chọn tab Resources. Bảng này sẽ chứa đựng các trường dữ liệu về tài nguyên. Bảng mặc định về tài nguyên chứa đựng mỗi tên của các tài nguyên trong cột đầu tiên ở bên trái bảng, không có các giá trị về chi phí mà bạn muốn. Bạn sẽ thêm các giá trị đó ở bước tiếp theo. Bước 20: Bên phía dưới hộp chọn Select Fields, kích chuột phải vào Finish và trong menu ngữ cảnh hiện ra, chọn Remove Field. Bước 21: Kích chuột phải vào Start và trong menu ngữ cảnh hiện ra, chọn Remove Field. Lưu ý rằng khi bạn thêm hoặc bớt các trường dữ liệu trong bảng điều khiển Field List, bảng sẽ được cập nhật để phản ánh các trường dữ liệu được chọn. Bước 22: Trong hộp chọn có nhãn Select Fields, kích vào nút Expand/Collapse trước mục Cost để bung danh sách các trường dữ liệu thuộc Cost ra, và sau đó lần lượt tích chọn vào các hộp kiểm trước các trường dữ liệu sau đây theo thứ tự: - Actual Cost - Remaining Cost - Cost

Lý do mà bạn cần phải tích chọn các trường dữ liệu theo thứ tự này là để chúng được thêm vào là các cột từ trái sang phải theo đúng thứ tự như thế. Bởi vì chi phí là tổng cộng của chi phí thực tế (Actual Cost) và chi phí còn lại ( Remaining Cost) nên thứ tự sắp xếp như trên là hợp logic nhất khi để nó xuất hiện là cột ngoài cùng bên phải. Lưu ý: Bạn cũng có thể sắp xếp lại các trường dữ liệu trong bảng bằng cách kích và kéo tên của các trường dữ liệu xuất hiện bên dưới hộp chọn Select Fields theo thứ tự mà bạn muốn. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ áp dụng một phong cách bảng. Bước 23: Trên tab Design dưới nhãn Table Tools, trong nhóm lệnh Table Styles, trong hộp chọn các phong cách bảng, chọn phong cách màu da cam ( nằm ở vị trí thứ ba từ bên trái sang, khi bạn di chuyển con trỏ chuột tới nó thì một ToolTip xuất hiện là Medium Style 2-Accent 2). Project áp dụng phong cách được chọn tới bảng này. Chương XVII

287

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Như với tất cả các báo cáo có sẵn trong Project, các giá trị của trường dữ liệu bên trong bảng báo cáo tùy chỉnh sẽ tự động được cập nhật khi các dữ liệu cơ sở của chi phí và tiến độ trong kế hoạch thay đổi. Lưu ý: Bao cáo tùy chỉnh chỉ cư trú trong kế hoạch mà trong đó chúng được tạo ra và không có sẵn trong các kế hoạch khác. Để tạo ra một bản báo cáo tùy chỉnh sẵn có trong bất kỳ kế hoạch nào đó mà bạn việc với chúng trong Project, hãy sử dụng lệnh Organizer để sao chép nó vào Global Template. Để biết thêm thông tin về lệnh Organizer, xem trong chương 18.

Chương XVII

288

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Tùy chỉnh MS Project

Chương XVIII

289

Microsoft Project 2013 by [email protected] Chương này mô tả một số cách thức mà bạn có thể tùy chỉnh Microsoft Project 2013 để phù hợp với sở thích của riêng bạn. Giống như hầu hết các ứng dụng khác của Microsoft Office, Project sử dụng giao diện ribbon, chứa rất nhiều tùy chọn tùy chỉnh. Proejct có các tính năng tùy chỉnh khác biệt chỉ riêng nó, chẳng hạn như Organizer và mẫu toàn cục. Ngoài ra, Project cũng có tính năng tùy biến tương tự với các ứng dụng Microsoft Office khác, chẳng hạn như ghi lại các macro VBA-(Visual Basic for Applications).

18.1. Chia sẻ các thành phần tùy chỉnh giữa các kế hoạch Proejct sử dụng một mẫu toàn cục (Global Template), tên là Global.mpt, để cung cấp các khung nhìn, bảng biểu, báo cáo và các thành phần mặc định khác mà bạn nhìn thấy trong Project. Ngay tại thời điểm đầu tiên khi bạn hiển thị một khung nhìn, một bảng hoặc một yêu tố tương tự nào khác trong một kế hoạch, thì đó cũng là lúc chúng được tự động sao chép từ mẫu toàn cục tới kế hoạch đó. Rồi sau đó, chúng cư trú trong kế hoạch. Bất kỳ sự tuỳ chỉnh nào đó sau này lên khung nhìn, hoặc báo cáo đó trong kế hoạch (ví dụ, sự thay đổi các trường dữ liệu được hiển thị trong một bảng) chỉ áp dụng cho kế hoạch này mà không ảnh hưởng gì đến đến mẫu toàn cục. Các mẫu toàn cục được cài đặt là một phần của Project, và thường thì bạn không làm việc trực tiếp với nó. Ban đầu, các định nghĩa cụ thể của tất cả các khung nhìn, bảng biểu, và các yếu tố khác được liệt kê và chứa đựng trong mẫu toàn cục. Ví dụ, thực tế là bảng mặc định của khung nhìn dạng Usage chứa đựng một nhóm các trường dữ liệu được chỉ định bởi mẫu toàn cục mà các bảng khác không có. Sau đây là danh sách các thành phần được cung cấp bởi mẫu toàn cục: - Các khung nhìn-View. - Các báo cáo-Report. - Các bảng biểu-Table. - Các bộ lọc-Filter. - Các bộ lịch-Calendar. - Các phân nhóm-Group. Ngoài ta, bạn có thể sao chép các mo đun ( các macro VBA), nhập hoặc xuất các ánh xạ map và các trường dữ liệu tùy chỉnh tới mẫu toàn cục hoặc giữa các kế hoạch. Khi bạn tùy chỉnh một thành phần giống như một khung nhìn, thành phần bị tùy chỉnh đó vẫn nằm nguyên trong kế hoạch mà trong đó nó đã được tùy chỉnh. Với các khung nhìn và các bảng biểu, bạn có tùy chọn để cập nhật phiên bản của thành phần đó trong mẫu toàn cục bằng khung nhìn hoặc bảng biểu đã tùy chỉnh của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn tạo một thành phần mới, chẳng hạn như một khung nhìn mới, thành phần đó sẽ được sao chép vào trong mẫu toàn cục và sau đó nó sẽ trở nên có sẵn trong tất cả các kế hoạch khác mà bạn có thể làm việc với chúng trong Project. Tuy nhiên, có một ngoại lệ là lịch. Khi bạn tạo ra một bộ lịch tùy chỉnh, nó vẫn chỉ nằm nguyên trong cái kế hoạch mà trong đó nó đã được tạo ra. Một bộ lịch tiêu chuẩn được tùy chỉnh mà đáp ứng các nhu cầu của bạn trong một kế hoạch có thể định nghĩa lại các thời gian làm việc trong các kế hoạch khác theo những cách mà bạn không hề có ý định. Vì lý do này, Project có một tính năng mà bạn có thể sử dụng để chia sẻ các bộ lịch tùy chỉnh (và các thành phần khác) giữa các kế hoạch một cách có kiểm soát. Tính năng đó được là Organizer. Danh sách đầy đủ của các thành phần mà bạn có thể sao chép giữa các kế hoạch bằng tính năng Organizer đã được liệt kê ở phía trên và được chỉ thị bởi các cái tên của các tab trong hộp thoại Organizer mà bạn sẽ nhanh chóng thấy chúng sau đây. Bạn có thể sử dụng Project một cách thoải mái và không bao giờ cần phải chạm vào mẫu toàn cục. Tuy nhiên, khi bạn thực hiện các công việc với mẫu toàn cục, bạn thường phải thực hiện Chương XVIII

290

Microsoft Project 2013 by [email protected] thông qua Organizer. Sau đây là một số hành động liên quan đến mẫu toàn cục mà mà bạn có thể thực hiện: - Tạo một thành phần tùy chỉnh, chẳng hạn như một bộ lịch tùy chỉnh, và làm cho nó có sẵn trong tất cả các kế hoạch mà bạn làm việc với bằng cách sao chép bộ lịch tùy chỉnh đó vào mẫu toàn cục. - Thay thế một thành phần đã bị tùy chỉnh, chẳng hạn như một khung nhìn hoặc một bảng biểu, trong một kế hoạch bằng cách sao chép thành phần nguyên gốc ban đầu chưa bị sửa đổi trong mẫu toàn cục tới kế hoạch mà bạn đã tùy chỉnh yếu tố đó. - Sao chép một yếu tố đã được tùy chỉnh, chẳng hạn như một báo cáo, từ một kế hoạch này đến một kế hoạch khác. Các thiết lập trong các mẫu toàn cục áp dụng cho tất cả các kế hoạch mà bạn làm việc với chúng trong Project. Bởi vì chúng tôi không muốn biến đổi mẫu toàn cục mà bạn đang sử dụng, nên trong ví dụ này, chúng ta sẽ tập trung vào việc sao chép các thành phần bị tùy chỉnh giữa hai kế hoạch. Hãy nhớ rằng, qui trình chung của việc sử dụng Organizer được thể hiện ở đây là như nhau cho dù bạn đang làm việc với mẫu toàn cục và một kế hoạch hoặc hai kế hoạch. Quan trọng: Trong hộp thoại Organizer, khi bạn cố gắng sao chép một khung nhìn hoặc một bảng biểu hoặc một thành phần nào khác đã được tùy chỉnh từ một kế hoạch vào trong mẫu toàn cục, Project thông báo cho bạn về việc bạn sẽ ghi đè lên thành phần trùng tên với nó trong mẫu toàn cục. Nếu bạn chọn để ghi đè lên nó, thành phần đã được tùy chỉnh đó (chẳng hạn như một khung nhìn đã bị tùy chỉnh) sẽ là sẵn có trong tất cả kế hoạch mới tạo và bất kỳ kế hoạch nào khác mà không chứa đựng thành phần đó. Nếu bạn chọn để đổi tên của thành phần đã bị tùy chỉnh đó, nó trở nên sẵn có trong tất cả các kế hoạch nhưng không ảnh hưởng đến các thành phần hiện có đang được lưu trữ trong mẫu toàn cục. Đây thường là một lựa chọn tốt để mang lại cho các thành phần đã bị tùy chỉnh của bạn các cái tên đặc biệt, chẳng hạn như Custom Gantt Chart, mà bạn vẫn có thể giữ được sự nguyên vẹn của các thành phần gốc. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, trước đó bạn đã tạo ra một bộ lịch để áp dụng cho một nhiệm vụ trong một kế hoạch để nhiệm vụ đó chỉ có thể làm việc trong một số ngày nhất định trong tuần. Một kế hoạch khác cũng có các nhiệm vụ tương tự với các yêu cầu về lịch cũng tương tự. Bạn muốn sử dụng lịch nhiệm vụ trong kế hoạch này cho kế hoạch khác đó. Trong ví dụ này, bạn sẽ sử dụng Organizer để sao chép một bộ lịch tùy chỉnh từ một kế hoạch này sang một kế hoạch khác. Bạn cần đến các tập tin có trong thư mục tập tin Practises/Chapter 18 đi kèm theo cuốn sách này. Bước 1: Mở tập tin Customizing B_Satrt và lưu nó lại thành tập tin khác có tên Customizing B. Bước 2: Tiếp theo, mở tập tin Customizing A_Satrt và lưu nó lại thành tập tin khác có tên Customizing A. Kế hoạch Customizing A chứa đựng một bộ lịch bị tùy chỉnh có tên là Monday-Wednesday mà bạn đã tạo ra trong chương 8. Bước 3: Cuộn thanh cuộn đứng của khung nhìn Gantt Chart cho đến khi nhiệm vụ 44, Send to color house, hiển thị gần mép trên của khung nhìn và sau đó di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng lịch nhiệm vụ trong cột Indicators.

Chương XVIII

291

Microsoft Project 2013 by [email protected] Nhiệm vụ này sử dụng lịch tùy chỉnh, vì thế nó chỉ xảy ra vào ngày thứ hai, thứ ba và thứ tư. Bạn muốn sử dụng bộ lịch này trong kế hoạch Customizing B. Bước 4: Trên tab File ( và nếu khung nhìn Backstage của tab Info không hiển thị), kích Info. Sau đó kích Organizer. Hộp thoại Organizer xuất hiện. Bước 5: Kích vào một số tab có trong hộp thoại để có một cái nhìn lướt qua về các loại thành phần mà bạn có thể quản lý với hộp thoại Organizer và sau đó kích vào tab Calendars.

Như bạn có thể nhìn thấy, hầu hết các tab trong hộp thoại Organizer đều có một cấu trúc tương tự nhau: các thành phần có trong mẫu toàn cục xuất hiện ở hộp chọn bên trái của hộp thoại, và các thành phần đã được sử dụng tại bất kỳ thời điểm nào trong kế hoạch đang được mở ra ( ví dụ, các khung nhìn đã được hiển thị trong kế hoạch) xuất hiện trong hộp chọn ở bên phải. Việc lựa chọn một thành phần trong hộp chọn nằm ở phía bên trái của hộp thoại và sau đó nhấn vào nút Copy sẽ sao chép thành phần đó vào kế hoạch được liệt kê nằm ở phía bên phải. Ngược lại, việc chọn một thành phần trong hộp chọn nằm ở bên phải của hộp thoại và sau đó nhấn vào nút Copy sẽ sao chép thành phần đó vào tập tin được liệt kê ở bên trái ( theo mặc định là mẫu toàn cục). Bước 6: Trong danh sách thả xuống của hộp chọn có nhãn Calender available in nằm ở bên trái của hộp thoại Organizer, chọn Customizing B. Kế hoạch này xuất hiện trong danh sách của hộp chọn bởi vì nó cũng đang được mở ra trong Project.

Như bạn có thể nhìn thấy, kế hoạch Customizing B ( nằm ở bên trái) không có lịch tùy chỉnh Monday-Wednesday và kế hoạch Customizing A ( nằm ở bên phải) có. Bước 7: Trong danh sách các bộ lịch nằm ở bên phải của hộp thoại, chọn MondayWednesday. Chú ý tới biểu tượng hai đầu mũi tên >> ở trong nút bấm Copy đổi hướng