Microsoft Office Outlook 2007-romana

Aflaţi mai multe ... Microsoft Office Outlook 2007 Manual pentru uz şcolar

Microsoft Office Outlook 2007 - Manual pentru uz școlar este componentă integrantă a CD-ului intitulat

Manuale Windows Vista și Microsoft Office 2007 pentru uz școlar,

ISBN: 978-973-0-05945-8

Notă: Este interzisă utilizarea acestui manual sau a oricare dintre părțile lui componente în scopuri comerciale sau în alte scopuri înafara celui susmenționat. Drepturile de autor ale Microsoft Office Outlook 2007 – Manual pentru uz școlar aparțin Microsoft.

Septembrie 2008

2

Cuprins

1

2

Introducere ...................................................................................................................................... 6 1.1

Obiectivele publicaţiei ............................................................................................................. 6

1.2

Grupul ţintă de cititori ............................................................................................................. 6

1.3

Ce trebuie să cunoaştem înainte de a citi publicaţia?............................................................. 6

1.4

Care vor fi avantajele lecturii capitolelor următoare? ............................................................ 6

Ce aduce Microsoft Office Outlook 2007 ........................................................................................ 7 2.1

3

4

5

Cele mai interesante noutăţi ale aplicaţiei.............................................................................. 7

Căutarea informaţiilor ..................................................................................................................... 8 3.1

Căutarea instantanee .............................................................................................................. 8

3.2

Căutarea în mesaje .................................................................................................................. 9

3.3

Criteriile de căutare extinse .................................................................................................. 10

3.4

Exerciţiu – căutarea unui mesaj ............................................................................................ 11

3.4.1

Temă .............................................................................................................................. 11

3.4.2

Procesul de lucru ........................................................................................................... 11

Categoriile de culori ...................................................................................................................... 12 4.1

Crearea unei categorii de culori ............................................................................................ 12

4.2

Alte posibilităţi pentru lucrul cu categoriile de culori ........................................................... 13

4.3

Ştergerea unei categorii de culori ......................................................................................... 13

4.4

Parcurgerea categoriilor de culori ......................................................................................... 13

4.5

Sortarea după categorii de culori .......................................................................................... 13

4.6

Exerciţiu – Categoriile de culori ............................................................................................. 14

4.6.1

Teme .............................................................................................................................. 14

4.6.2

Procesul de lucru ........................................................................................................... 14

Ataşările la mesaje şi examinările lor ............................................................................................ 15 5.1

Examinarea mesajului ........................................................................................................... 15

5.1.1

Examinarea automată ................................................................................................... 15

5.1.2

Panoul citire................................................................................................................... 15

5.2

Vizualizarea Dezactivat .......................................................................................................... 16

5.3

Vizualizarea examinării ataşării ............................................................................................. 16

3

6

7

8

9

5.4

Minimizarea panoului de navigare ........................................................................................ 17

5.5

Exerciţiu – Ataşările şi examinările mesajelor ....................................................................... 17

5.5.1

Temă .............................................................................................................................. 17

5.5.2

Procesul de lucru ........................................................................................................... 17

Fluxurile RSS (Really Simple Syndication) ...................................................................................... 18 6.1

Adăugarea unui flux RSS ........................................................................................................ 18

6.2

Adăugarea unui Flux RSS ....................................................................................................... 18

Poşta electronică nedorită ............................................................................................................ 19 7.1

Protecţia de atacurile dăunătoare ........................................................................................ 19

7.2

Filtrul de poştă electronică nedorită ..................................................................................... 20

7.3

Setările pentru poşta electronică nedorită ........................................................................... 20

7.4

Timbrele electronice.............................................................................................................. 21

7.5

Exerciţiu – Poşta electronică nedorită .................................................................................. 22

7.5.1

Temă .............................................................................................................................. 22

7.5.2

Procesul de lucru ........................................................................................................... 22

Caracteristica Absent de la birou .................................................................................................. 23 8.1

Tipul de cont de poştă electronică ........................................................................................ 23

8.2

Asistentul Absent de la birou ................................................................................................ 23

8.3

Configurarea trimiterii răspunsurile automate ..................................................................... 24

8.3.1

Fila În Organizaţie .......................................................................................................... 24

8.3.2

Fila În afara Organizaţiei ................................................................................................ 24

8.4

Setarea regulilor de mesaj..................................................................................................... 25

8.5

Exerciţiu – Răspundeţi automat în absenţă .......................................................................... 26

8.5.1

Temă .............................................................................................................................. 26

8.5.2

Procesul de lucru ........................................................................................................... 26

Gestionarea timpului – calendarul ................................................................................................ 27 9.1

Vizualizarea Săptămână ........................................................................................................ 27

9.2

Trimitere calendar prin poşta electronică ............................................................................. 28

9.3

Publicarea unui calendar ....................................................................................................... 29

9.3.1

Publicarea la Microsoft Office Online............................................................................ 29

9.3.2

Eliminarea unui calendar publicat ................................................................................. 31

9.3.3

Publicarea unui calendar pe un server WebDAV .......................................................... 31

9.4

Calendarele Internet sau intranet ......................................................................................... 32

9.5

Exerciţiu – Calendarul, gestionarea timpului ........................................................................ 32

4

9.5.1

Temă .............................................................................................................................. 32

9.5.2

Procesul de lucru ........................................................................................................... 32

Activităţile şi gestionarea pe zile ............................................................................................... 33

10 10.1

Bara De făcut ......................................................................................................................... 33

10.2

Vizualizarea activităţilor din calendar ................................................................................... 34

10.2.1

Vizualizarea şi adăugarea de activităţi proprii în bara De făcut .................................... 34

10.2.2

Vizualizarea şi integrarea activităţilor zilnice în calendar ............................................. 34

11

Semnalizările de urmărire pentru un mesaj de poştă electronică ............................................ 35

11.1

Atribuirea unei semnalizări la un mesaj de poştă electronică nou ....................................... 35

11.2

Atribuirea unei semnalizări particularizate ........................................................................... 35

11.3

Căutarea în funcţie de o semnalizare .................................................................................... 36

11.4

Exerciţiu – atribuirea unei semnalizări .................................................................................. 37

11.4.1

Temă .............................................................................................................................. 37

11.4.2

Procesul de lucru ........................................................................................................... 37

Cărţile de vizită electronice ....................................................................................................... 37

12 12.1

Crearea unei cărţi de vizită electronice ................................................................................. 38

12.2

Adăugarea unei cărţi de vizită electronice la un mesaj ......................................................... 39

12.3

Includerea unei cărţi de vizită la semnătura unei mesaj ....................................................... 39

12.4

Exerciţiu – Cărţile de vizită electronice ................................................................................. 40

12.4.1

Temă .............................................................................................................................. 40

12.4.2

Procesul de lucru ........................................................................................................... 40

5

1 1.1

Introducere Obiectivele publicaţiei

Obiectivul principal al capitolelor următoare este să descrie cititorilor mediul, funcţiile şi posibilităţile noi ale Microsoft Office Outlook 2007, prin comparaţie cu versiunea anterioară a acestei aplicaţii, Microsoft Office Outlook 2003. Cu ajutorul unei structuri simple şi clare, această publicaţie încearcă să introducă posibilităţile noilor funcţii prin intermediul unor exemple şi exerciţii practice.

1.2

Grupul ţintă de cititori

Publicaţia „ Microsoft Office Outlook 2007 - Manual pentru uz şcolar” se adresează tuturor profesorilor și elevilor care doresc să descopere noile proprietăţi ale Microsoft Office Outlook 2007 şi să afle care sunt modificările fundamentale pe care această aplicaţie le oferă utilizatorilor. Acest ghid conţine o gamă largă de exemple şi exerciţii, care oferă cititorilor ocazia de a pune în practică funcţiile descrise. Deoarece grupul ţintă principal îl reprezintă actorii educaționali, exemplele şi exerciţiile sunt plasate în mediul şcolar.

1.3

Ce trebuie să cunoaştem înainte de a citi publicaţia?

Acest manual se adresează tuturor celor care au început de curând să cunoască noua versiune de Microsoft Office Outlook 2007 şi sunt interesaţi să afle diferenţele pe care le aduce această versiune în comparaţie cu versiunea anterioară, Microsoft Office Outlook 2003. Capacitatea de a înţelege informaţiile şi abilităţile practice sunt elementele de bază pentru trimiterea mesajelor de poştă electronică şi pentru lucrul cu un calendar.

1.4

Care vor fi avantajele lecturii capitolelor următoare?

Această publicaţie vă va ajuta să vă familiarizaţi cu noul mediu de utilizator al Microsoft Office Outlook 2007, vă va învăţa cum să utilizaţi noile funcţii ale acestei aplicaţii prin numeroase exemple practice, şi vă va oferi o prezentare generală a noilor funcţii, pentru a ca dvs. să lucraţi mai repede.

6

2

Ce aduce Microsoft Office Outlook 2007

Noua versiune a acestei aplicaţii furnizează o soluţie complexă pentru gestionarea timpului şi informaţiilor. Cu ajutorul noilor funcţii şi a altor inovaţii implementate în versiunea nouă, acesta oferă o interconectare extinsă şi protejează toate datele şi rezultatele de care aveţi nevoie pentru lucrul în mediul şcolar.

2.1

Cele mai interesante noutăţi ale aplicaţiei

•

•

•

•

•

•

•

Căutarea instantanee o Cu ajutorul căutării îmbunătăţite şi al integrării acestui serviciu direct în aplicaţie, aveţi posibilitatea să căutaţi în mesajele de poştă electronică şi în ataşările mesajelor. Căutarea se poate efectua în tot câmpul aplicaţiei; astfel, se poate să căutaţi persoane de contact, date din calendar, activităţi şi altele. Rezultatele apar în fereastra Căutare, care se modifică dinamic în funcţie de criteriile curente. Examinatorul de fişiere ataşate o Datorită examinatorului fişierelor ataşate, nu trebuie să deschideţi fiecare ataşare separat, ci doar să afişaţi examinarea, iar conţinutul ataşării va fi prezentat fără să deschideţi mesajul. Calendarele pe Internet o Acestea sunt calendare partajate pe Internet. Aceste calendare se pot amplasa pe servere publice sau pe reţele intranet. Aveţi posibilitatea să vă abonaţi şi să descărcaţi informaţiile şi să amplasaţi calendarul pe Internet în lista calendarelor la care aveţi acces. Trimiterea calendarelor o Vă permite să trimiteţi tuturor calendarele ca instantanee, i.e. ca ataşare de poştă electronică. Partajarea şi transferul informaţiilor accelerează astfel schimbul de informaţii. Integrarea Microsoft SharePoint Services o Acum se poate să partajaţi informaţii şi date pe site-urile Web Microsoft Windows SharePoint Services, de câte ori aveţi nevoie. Acum vă conectaţi la calendare, documente sau persoane de contact într-un mod care vă permite să le vedeţi pe toate direct în mediul aplicaţiei. Sincronizarea foarte rapidă a datelor are loc imediat ce acestea se modifică. Canalele RSS o În versiunea nouă a acestei aplicaţii aveţi posibilitatea să vă abonaţi direct la Microsoft Office Outlook 2007 pentru a descărca informaţiile din canalele RSS (Really Simple Syndication). Aici descărcaţi automat informaţiile curente noi şi decideţi pe care doriţi să le citiţi. Protejarea securităţii, îmbunătăţită în Microsoft Exchange 2007 Server o Interconectarea aplicaţiei clientului de poştă electronică şi a serverului aduce un nou filtru pentru mesajele nesolicitate din poşta electronică, o tehnologie care împiedică înşelăciunea. Serverul funcţionează ca primul punct de verificare, care verifică

7

mesajele de intrare. Acesta defineşte legitimitatea mesajului şi dezactivează linkurile dăunătoare. Astfel, utilizatorul este mult mai bine protejat de influenţe nedorite.

3

Căutarea informaţiilor

Căutarea informaţiilor în tot mediul Microsoft Office Outlook 2007 este una dintre caracteristicile noi principale oferite de aplicaţie. Metodele şi principiile serviciilor de căutare sunt noi şi mai rapide. Când căutaţi informaţiile nu mai contează folderul în care vă aflaţi. Acum aveţi posibilitatea să căutaţi anumite cuvinte indiferent dacă vă aflaţi în persoane de contact, mesaje de poştă electronică, calendare sau activităţi. Tehnologia noii metode de căutare este aceeaşi cu a sistemului Microsoft Windows şi este legată de aceasta. Serviciul de căutare „Căutare Desktop” se activează automat după ce instalaţi 2007 Microsoft Office System pe computer. Acest serviciu accelerează mult căutarea, fapt permis de accesul indexat la informaţii.

3.1

Căutarea instantanee

Pentru funcţionarea corectă a caracteristicii „Căutare instantanee”, trebuie să instalaţi o componentă denumită căutare locală, care face parte din sistemul de operare Microsoft Windows. Dacă această componentă nu este instalată pe computer, când porneşte aplicaţia Microsoft Office Outlook 2007 vedeţi o fereastră de dialog cu opţiunea de descărcare a software-ului. Dacă descărcaţi software-ul, trebuie să reporniţi Outlook pentru a face caracteristica „Căutare instantanee” să funcţioneze. Se recomandă să activaţi sau să instalaţi această caracteristică deoarece aceasta accelerează activităţile de căutare. Pentru a afla funcţiile caracteristicii de căutare instantanee, verificaţi dialogul de căutare, vedeţi Figura 1.

Dacă este activă caracteristica, vedeţi o opţiune pentru introducerea unui criteriu de căutare, vedeţi Figura 2 Figura 1

Dacă nu utilizaţi caracteristica de „Căutare instantanee”, iar opţiunea de căutare instantanee afişată vă deranjează, aceasta se poate dezactiva. Figura 2

8

• •

În meniul „Instrumente”, faceţi clic pe comanda „Opţiuni”. Vedeţi o fereastră de dialog în care dezactivaţi caseta de selectare „Afişează un mesaj pentru activarea căutării instantanee” activată.

Nu găsiţi această opţiune în cazul în care Căutare instantanee nu este instalată şi activă.

3.2

Căutarea în mesaje

Întreaga operaţiune de căutare este foarte simplă. După cum s-a menţionat, aveţi posibilitatea să căutaţi în tot Microsoft Office Outlook 2007, inclusiv în folderele de poştă electronică sau în calendare, note şi altele. Pentru o căutare simplă într-un anumit folder utilizaţi procedeul următor: • • •

Deplasaţi-vă la folderul unde efectuaţi căutarea (de ex., în Inbox). În câmpul de căutare introduceţi textul pe care îl căutaţi. Nu este obligatoriu să fie câmpul subiect al mesajului; se poate utiliza şi text din interiorul corpului mesajului. Mesajele găsite se afişează într-o fereastră cu rezultatele căutării, unde textul este evidenţiat cu galben. Culoarea galbenă se poate modifica din opţiunile aplicaţiei. Dacă rezultatele afişează elemente care nu corespund dorinţelor dvs. utilizaţi comanda „Căutaţi din nou utilizând Căutare toate elementele de corespondenţă”. Astfel căutarea se va efectua în toate elementele folderelor de poştă electronică.

Dacă textul căutat face parte din calendar, activităţi sau alte foldere, comutaţi la afişarea tuturor elementelor din folderul de poştă electronică, iar căutarea se va Figura 3 efectua în acelaşi mod în toate elementele din Outlook. Aceeaşi funcţie este partajată de pictograma de căutare „Căutare toate elementele de corespondenţă”, vedeţi Figura 2. Deoarece aceasta este o căutare indexată, nu este nevoie să confirmaţi câmpul Căutare. Textul se va căuta automat în funcţie de filtrul introdus şi va filtra mesajele care corespund condiţiei. Rezultatele căutării se modifică automat în funcţie de textul introdus. De exemplu, dacă introduceţi cuvântul Praga în câmpul „Căutare” se vor căuta toate mesajele care conţin cuvântul Praga. Dacă modificaţi cuvântul căutat în „Pra”, se vor căuta toate mesajele care conţin: praghez etc. Proprietăţile căutării se editează din fereastra de dialog

9

Figura 4

„Opţiuni căutare”. Aici se poate să setaţi culoarea cuvintelor căutate sau afişarea rezultatelor căutării pentru a apărea când tastaţi criteriul.

3.3

Criteriile de căutare extinse

Criteriile suplimentare pentru căutarea în elemente se utilizează atunci când doriţi să căutaţi un mesaj sau element în aplicaţie, iar selectarea de bază a unui criteriu unic pentru text este insuficientă. Introducerea criteriilor extinse este accesibilă prin „Extindere generator de interogări”, din partea dreaptă a câmpului de căutare.

Figure 5

Căutarea extinsă permite introducerea condiţiilor multiple. Aceste condiţii se pot combina şi lega liber. Afişarea de bază a Căutării extinse are opţiunea de căutare în câmpurile: „Către”, „De la”, „Subiect” şi „Corp”. Dacă această selecţie de câmpuri nu este suficientă, aveţi posibilitatea să adăugaţi mai multe câmpuri de căutare utilizând butonul „Adăugare criterii”. Aici aveţi opţiunea de a adăuga alt câmp, pentru o căutare mai detaliată. De asemenea, reţineţi că în câmpul „Căutare” criteriile introduse se listează în funcţie de sintaxa de căutare. De exemplu De la: Thomas. Această metodă se poate utiliza dacă doriţi să acceleraţi şi mai mult căutarea.

Căutarea în alte foldere din Microsoft Office Outlook 2007 se realizează într-un mod asemănător. Fereastra „Căutare” se adaptează automat la folderul în care vă Figura 7 aflaţi. Aceasta înseamnă că procesul de căutare, de exemplu în folderul „Persoane de contact”, oferă un mediu similar, dar câmpuri de căutare diferite. Funcţiile de căutare se găsesc şi în meniul „Instrumente” de sub elementul „Căutare instantanee”. Mai sunt şi alte opţiuni disponibile. Funcţia „Căutare Desktop” este o comandă interesantă, care caută în toate elementele, inclusiv în fişierele şi folderele din computer. Acest lucru se produce în mod similar „Căutării instantanee” din Microsoft Office Outlook 2007. Figura 6

10

3.4

Exerciţiu – căutarea unui mesaj

3.4.1 Temă Aţi dat elevilor o temă pentru care trebuie să pregătească un tabel în Microsoft Office Excel 2007 şi să dovedească faptul că au înţeles explicaţiile de la şcoală. Trebuie să trimită rezultatul prin poşta electronică, în cutia dvs. poştală. În cutia poştală aveţi un număr mare de mesaje. Trebuie să căutaţi anumite mesaje de poştă electronică de la elevi, legate de tema dată.

3.4.2 Procesul de lucru Lucraţi în mediul folderului, în elementul „Inbox”. Utilizaţi caracteristica „Căutare cu opţiuni extinse”. Când se efectuează căutarea în mesajele de poştă electronică, utilizaţi fereastra cu rezultatele căutării şi răspundeţi la mesajul de poştă electronică. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Deplasaţi-vă la folderul „Inbox”. Accesaţi pictograma „Generator interogări”. Introduceţi în câmpurile pentru criterii extinse condiţiile pentru găsirea unui text specific. Completaţi textul căutat (ex. numele elevului şi subiectul mesajului). Când introduceţi textul, mesajele din folderul „Inbox” se filtrează automat. Din mesajele găsite deschideţi-l pe cel care conţine răspunsul la temă. Verificaţi mesajul. Răspundeţi elevului utilizând funcţia „Răspuns”, iar în mesaj anunţaţi-l că tema este corectă.

În figură vedeţi mesajul căutat, care corespunde criteriilor comune. Criteriile sunt subiectul „Temă” al mesajului şi destinatarul „Johnny”.

Figura 8

11

4

Categoriile de culori

Categoriile de culori contribuie la o atenţie sporită asupra elementelor individuale. Reprezintă o adaptare vizuală a elementelor specifice care au legătură între ele. Aţi cunoscut categoriile de text şi în versiunile anterioare ale aplicaţiei. Categoriile de culori sunt mult mai agreabile, deoarece vă ajută să vă concentraţi mult mai bine. Această caracteristică ce acoperă toate elementele din Microsoft Office Outlook 2007 nu se limitează la mesajele de poştă electronică. Ea se poate utiliza fără probleme şi pentru elemente cum ar fi calendar, activităţi sau altele. În funcţie de categoriile de culori aveţi posibilitatea să sortaţi şi să căutaţi elemente individuale.

4.1

Crearea unei categorii de culori

Categoriile de culori se creează în fereastra de dialog „Categorii culori”. Deschideţi acest dialog dacă faceţi clic pe pictograma „Categorii”, de pe bara de instrumente „Standard”. Dacă nu aţi creat nicio categorie, utilizaţi pictograma „Toate categoriile”. Apoi creaţi tipuri diverse de categorii, după imaginaţie, vedeţi Figura 10. Când se afişează fereastra „Toate categoriile”, creaţi o categorie nouă cu ajutorul pictogramei şi comenzii „Nou”. Dacă introduceţi Figura 10 o categorie nouă, se poate să îi atribuiţi o culoare din paleta de culori oferită. În plus, aveţi opţiunea unor comenzi rapide de la tastatură. Dacă utilizaţi aceste comenzi rapide, data viitoare când utilizaţi aceeaşi categorie doar apăsaţi combinaţia de taste necesară, iar categoria de culori se va atribui obiectului selectat. Culoarea selectată se poate modifica oricând. Acest lucru modifică automat toate culorile tuturor obiectelor cărora li s-a atribuit acea categorie. Figura 9 Din fereastra de dialog „Categorii” face parte şi pictograma „Creare folder de căutare”. Dacă utilizaţi categorii de culori pentru folder, Microsoft Office Outlook 2007 vă permite să căutaţi după culoare. Aceasta înseamnă că toate elementele care au o categorie comună generează automat un folder listat în rezultatele căutării. Dacă atribuiţi acea categorie oricărui element, acesta se afişează automat între alte elemente din aceeaşi categorie. Este posibil ca toate elementele să aibă mai multe categorii. Când căutaţi şi sortaţi, elementele se afişează cu categoriile diferite.

12

4.2

Alte posibilităţi pentru lucrul cu categoriile de culori

Categoriile de culori se pot atribui direct din lista mesajelor, din folderul „Inbox”. Dacă faceţi clic pe mesaj cu butonul din dreapta, în coloana de categorii, apare opţiunea de adăugare a unei culori la un mesaj specific. Când creaţi un mesaj nou, găsiţi opţiunile de creare şi adăugare a categoriilor de culori în grupul „Opţiuni”. Aici, în partea de jos a grupului, se află „Categorie”, care furnizează aceleaşi opţiuni ca cele descrise mai sus.

4.3

Ştergerea unei categorii de culori

Dacă o categorie de culori nu se mai potriveşte, aceasta se poate şterge. Afişaţi fereastra de dialog cu categoriile şi utilizând butonul „Ştergere” ştergeţi toate categoriile selectate. Analizaţi bine acest pas, deoarece, dacă ştergeţi o categorie de culori, aceasta se va şterge din toate elementele în care era utilizată.

Figura 11

4.4

Parcurgerea categoriilor de culori

Categoriile de culori se stochează acum într-un fişier de date implicit şi nu în registry din Windows. Aceasta înseamnă că dacă utilizaţi mai multe conexiuni la cutia poştală, din mai multe computere, Categoriile de culori sunt întotdeauna disponibile din orice locaţie din care vă conectaţi la cutia poştală.

4.5

Sortarea după categorii de culori

Sortarea se efectuează la fel ca în alte tipuri de câmpuri, în funcţie de care sortaţi. Trebuie doar să

Figura 12

13

faceţi clic pe coloana Categorie, iar elementele (ex. mesajele de poştă electronică) se sortează în funcţie de categoria de culori.

4.6

Exerciţiu – Categoriile de culori

4.6.1 Teme În cutia poştală aveţi un număr mare de mesaje de poştă electronică legate de subiecte diverse şi de la destinatari diferiţi. Deoarece trebuie să ştiţi care dintre mesaje sunt de la elevi şi care de la colegii profesori, doriţi să le diferenţiaţi cu ajutorul Categoriei culori. 4.6.2 Procesul de lucru Pentru mesajele de poştă electronică selectate setaţi o Categorie culori pentru a le sorta sau căuta ulterior în funcţie de aceasta. Categoria contribuie la diferenţierea rapidă între mesajele de poştă electronică de la elevi şi cele de la profesori. 1. În folder selectaţi unul sau mai multe mesaje de poştă electronică pentru care atribuiţi o Categorie culori. 2. Pe bara de instrumente „Standard” selectaţi pictograma „Categorii”. 3. Din opţiunile oferite selectaţi „Toate categoriile”. 4. În fereastra de dialog „Categorii culori” selectaţi butonul „Nou…” 5. În câmpul „Nume” introduceţi numele categoriei (ex. Profesori) şi selectaţi culoarea pentru aceasta. 6. Confirmaţi cu butonul „OK” şi asiguraţi-vă că este selectată categoria. 7. După confirmarea cu alt buton „OK”, toate mesajele selectate au categoria respectivă afişată lângă ele 8. Faceţi clic pe on pictograma „Categorii“, apoi pe „Creare folder de căutare”. a. Folderul se generează automat şi este disponibil alături de alte foldere pentru căutări ulterioare. 9. Faceţi clic pe folderul „Elevi”, iar în partea dreaptă a ferestrei vizualizaţi rezultatele căutării, vedeţi Figura 13.

Figura 13

14

5

Ataşările la mesaje şi examinările lor

Examinările ataşărilor este una dintre caracteristicile care vă salvează timp atunci când procesaţi ataşările din mesajele de poştă electronică de intrare. Aceasta este o noutate în comparaţie cu versiunile anterioare ale aplicaţiei, unde trebuia să vizualizaţi ataşările individuale. Acum, toate ataşările se vizualizează direct în fereastra mesajului de poştă electronică pe care îl citiţi. Astfel că nu trebuie să deschideţi ferestre individuale ale aplicaţiei pentru ataşări.

5.1

Examinarea mesajului

Există multe posibilităţi de vizualizare a conţinutului mesajului. Toate opţiunile sunt utilizabile fără să fie nevoie să deschideţi ataşarea. 5.1.1 Examinarea automată Aţi avut deja oportunitatea să remarcaţi metoda examinării automate în versiunile mai vechi ale aplicaţiei. Există situaţii în care doriţi să afişaţi primele trei rânduri ale mesajului. Aceste rânduri sunt vizibile pentru mesaje fără să fie nevoie să le deschideţi. Comanda pentru afişarea examinării automate se află în meniul „Vizualizare”, sub elementul „Examinare automată”.

Figura 14

Dacă solicitaţi doar examinarea automată a mesajelor de poştă electronică necitite, setaţi această selectare în vizualizarea curentă, împreună cu opţiunile sale „Vizualizare” – „Vizualizare curentă” – „Particularizare vizualizare curentă” – „Alte setări”, aici se află un buton de comutare „Examinare elemente necitite”. 5.1.2 Panoul citire Panoul citire este utilizat pentru afişarea unui mesaj de poştă electronică fără a-l deschide. Însă, comparativ cu examinarea automată, vedeţi mai multe informaţii. Amplasarea Panoului citire depinde de dvs, aveţi posibilitatea să-i setaţi afişarea din meniul „Vizualizare”. Aici găsiţi două opţiuni pentru amplasarea ferestrei la „Dreapta” şi „Jos”. Altă alternativă este să nu utilizaţi panoul deloc, caz în care selectaţi opţiunea „Dezactivat”. În panoul de citire aveţi acum posibilitatea să vizualizaţi toate ataşările, să răspundeţi la mesaje şi/sau să utilizaţi, de exemplu, o confirmare pentru o întâlnire din calendar.

15

5.2

Vizualizarea Dezactivat

În panoul de citire se poate să vizualizaţi conţinutul mesajelor şi ataşărilor; aceasta este o caracteristică nouă a 2007 Microsoft Office System. Toate mesajele care pot afişa conţinut dăunător ase dezactivează automat, iar aplicaţia nu vă permite să le vizualizaţi. Dacă, de exemplu, primiţi un mesaj de poştă electronică cu ataşare care poate avea conţinut dăunător, mesajul nu se afişează în panoul de citire. Dacă trebuie să vizualizaţi ataşarea, o salvaţi pe disc şi o deschideţi pe propria dvs. răspundere.

5.3

Vizualizarea examinării ataşării

Dacă trebuie să vizualizaţi o ataşare şi nu doriţi să o deschideţi, această caracteristică vă permite acest lucru. Ataşarea se afişează în „Panou citire”. Aveţi posibilitatea să vizualizaţi conţinutul mesajului în panoul de citire care se poate afişa din pictograma „Mesaj” sau vizualizaţi ataşarea pe care o afişaţi cu ajutorul pictogramei care reprezintă ataşarea mesajului. Examinarea mesajului se poate utiliza pentru mesaje scrise în format HTML format sau text simplu. Însă nu se poate să afişaţi ataşarea când aveţi pentru mesaj un format prestabilit RTF. În setările de bază se pot afişa fără probleme ataşările următoare: • Microsoft Office Outlook 2007. • Microsoft Office Word 2007. • Microsoft Office Excel 2007. • Microsoft Office PowerPoint 2007. • Microsoft Office Visio 2007. • Tipuri de fişier – imagine şi text. Se pot vizualiza şi examinările ataşărilor din alte tipuri de programe, însă trebuie să obţineţi o componentă de la furnizorul specific. Figura 15

mesajul de poştă Dacă electronică include mai multe ataşări, examinările lor se pot modifica prin comutarea vizualizării între ataşări individuale.

16

5.4

Minimizarea panoului de navigare

Mediul aplicaţiei oferă mai multe noutăţi. Una demnă de menţionat este opţiunea de a minimiza panoul de navigare care afişează folderele din cutia poştală. Pictograma pentru minimizarea întregii ferestre se află în colţul din dreapta al ferestrei de navigare. Astfel, desktopul mediului implicit este mai mare şi aveţi mult mai mult spaţiu, de exemplu pentru vizualizarea ataşărilor. Vedeţi Figure 16.

5.5

Exerciţiu – Ataşările şi examinările mesajelor

Figure 16

5.5.1 Temă Aţi trimis părinţilor printr-un mesaj de poştă electronică informaţii despre o excursie şcolară. Aşteptaţi răspunsurile părinţilor, deoarece i-aţi rugat să specifice toate neclarităţile. În cutia poştală s-au adunat mesaje numeroase. Utilizând panoul de citire şi examinarea ataşărilor doriţi să răsfoiţi prin răspunsurile individuale. 5.5.2 Procesul de lucru În temă aveţi un exemplu definit pentru cum se utilizează această caracteristică. Aveţi posibilitatea să o aplicaţi la mesajele de poştă electronică personale. Vă veţi obişnui rapid cu vizualizarea ataşărilor şi cu minimizarea panoului de navigare. 1. 2. 3. 4.

Întâi, în folder selectaţi un mesaj de poştă electronică ce conţine ataşări. Asiguraţi-vă că aţi configurat „Panou citire”, dacă nu, afişaţi-l. Faceţi clic pe numele unei ataşări în „Panou citire” şi se va afişa conţinutul ataşării. Minimizaţi zona „Panou citire”, iar afişarea conţinutului ataşării se extinde mult.

17

6

Fluxurile RSS (Really Simple Syndication)

Tehnologia Fluxurilor RSS introduce o sursă de informaţii nouă. Reprezintă o legătură la o sursă de informaţii specifică. Pentru editor este o posibilitate ideală de autopromovare în rândurile vizitatorilor şi vizitatorilor potenţiali, fără ca aceştia să trebuiască să răsfoiască un site Web. Dacă vă abonaţi la un Flux RSS, informaţia se livrează automat în folderul Fluxului RSS specific. Avantajul conţinutului RSS se actualizează rapid şi simplu. Jurnalele Web, titlurile de ştiri etc. reprezintă conţinut tipic. Nu trebuie să căutaţi datele pe site-ul Web al companiei respective. Alt exemplu de flux RSS sunt blogurile. Blogurile sunt asemănătoare jurnalelor online. În ultima vreme s-a înregistrat o creştere imensă a popularităţii conţinutului RSS şi a inovaţiilor acestora. Se pot întâlni chiar şi fluxuri multimedia sau format sonor pentru fluxuri text individuale. De asemenea, Fluxurile RSS se mai numesc fluxuri Web, fluxuri XML, fluxuri RSS şi conţinut concis. O serie de editori de ediţii de Flux RSS trimit către Microsoft Office Outlook 2007 doar fluxul prescurtat, pe care se poate să-l citiţi în întregime după ce îl deschideţi. Până acum, pentru citirea acestui tip de informaţii se utilizau aplicaţii de client diverse, însă acum serviciul este integrat direct în Microsoft Office Outlook 2007. Aveţi posibilitatea să vă abonaţi la fluxurile care vă interesează. Nu este obligatoriu să vă abonaţi la toate informaţiile de pe un anumit site Web. Mai mult, dintre toate articolele publicate pe un anumit subiect, se poate să le selectaţi doar pe acelea care vă interesează. Descărcarea conţinutului Fluxurilor RSS este acum gratuită, însă apar anumite surse de flux care percep o taxă pentru accesarea informaţiilor lor. Acest Flux RSS poate fi considerat un canal TV plătit. Monitorizarea sursei plătite depinde de dvs.

6.1

Adăugarea unui flux RSS

Dacă ştiţi adresa unui flux specific, aveţi posibilitatea să vă conectaţi direct la acesta prin Microsoft Office Outlook 2007. Conexiunea se poate efectua prin adăugarea unei surse noi la folderul „Fluxuri RSS”, unde găsiţi o serie de linkuri predefinite către conţinut interesant. Dacă decideţi să vă abonaţi la un conţinut specific pe care l-aţi găsit pe un site Web şi doriţi să vă abonaţi pentru a primi conţinutul, se poate să folosiţi pictograme create special în acest scop. În Internet Explorer 7.0 găsiţi pictograme pentru abonarea la conţinutul fluxurilor. După abonarea la fluxuri, conţinutul se actualizează regulat. Serverul editorului este verificat regulat. Editorii de conţinut pot defini frecvenţa maximă a fluxurilor şi frecvenţa de livrare. De asemenea, frecvenţa maximă a interogărilor fluxurilor se poate limita, de ex. la 60 pentru un ciclu de actualizare a fluxurilor. Dacă depăşiţi această frecvenţă, vi se poate interzice accesul.

6.2

Adăugarea unui Flux RSS

Există mai multe opţiuni pentru abonarea la un flux. •

Utilizând Internet Explorer 7.0.

18

• •

7

Printr-un link la flux direct din cutia poştală. Definind un flux prin configurarea unui cont de poştă electronică.

Poşta electronică nedorită

Securitatea şi protecţia mesajelor a reprezentat încă de la începuturile poştei electronice unul dintre primii paşi care trebuie urmaţi în lucrul cu mesajele electronică. De asemenea, software-ul antivirus şi setările direct din serverul de poştă electronică sunt câteva dintre caracteristicile de securitate din mediul Microsoft Office Outlook 2007, care, atunci când este configurat corespunzător, poate proteja perfect poşta electronică de influenţe nedorite.

7.1

Protecţia de atacurile dăunătoare

Aţi avut deja ocazia să întâlniţi şi să utilizaţi filtrul şi caracteristica „Poştă electronică nedorită” în versiunea anterioară a clientului de poştă electronică. Acesta contribuie la prevenirea umplerii „Inboxului” cu mesaje de poştă electronică nedorită. Filtrul de poştă electronică nedorită din Microsoft Office Outlook 2007 a fost îmbunătăţit prin metode noi de protecţie împotriva dezvăluirii datelor personale. Funcţiile noi furnizează protecţie în faţa atacurilor de tip înşelăciune, dezactivează linkurile ameninţătoare şi avertizează despre conţinut posibil dăunător sau fraudulos într-un mesaj de poştă electronică. Înşelăciunea este o identificare de ameninţare frauduloasă. Obiectivul său este colectarea datelor personale, cum ar fi, de exemplu, conturile bancare, şi accesarea lor. Mesajele trimise către folderul de poştă electronică includ de cele mai multe ori linkuri la site-uri Web frauduloase şi la informaţii dăunătoare. Pentru a diferenţia un mesaj de poştă electronică fraudulos de unul securizat, trimis, de exemplu, de banca dvs., poate fi dificilă. De aceea, caracteristica „Filtru” pentru poşta electronică nedorită evaluează toate mesajele de intrare şi controlează dacă sunt suspecte, conţin linkuri suspecte sau au fost expediate de pe o adresă de poştă electronică frauduloasă. Dacă un astfel de mesaj este evaluat ca nedorit, acesta se mută automat în folderul „Poştă electronică nedorită”. Răspunsurile la acest mesaj sunt blocate, împreună cu toate ataşările asociate mesajului. Pentru a seta sau activata această caracteristică trebuie să faceţi salt la meniul „Instrumente”, elementul „Opţiuni”, pe fila „Preferinţe”, butonul „Poştă electronică nedorită …”.

Figura 17

Veţi simţi o altă inovaţie semnificativă dacă sunteţi clienţi ai Microsoft Exchange Server 2007. Acesta aduce noului filtru de poştă electronică nedorită o tehnologie care împiedică înşelăciunea. Office Outlook 2007 urmăreşte mesajele de poştă electronică suspecte şi simplifică protecţia dezactivând automat linkurile din astfel de mesaje până când le aprobaţi.

19

7.2

Filtrul de poştă electronică nedorită

Folderul Poştă electronică nedorită evaluează toate mesajele de intrare pe baza unor criterii pe care le alegeţi şi le setaţi. Analizează toate mesajele de intrare. Dacă nu corespund protecţiei prestabilite, acestea se mută automat în folderul „Poştă electronică nedorită”. Dacă filtrul Poştă electronică nedorită nu este setat manual, se utilizează setarea implicită, i.e. „Nivel scăzut de protecţie”. Această setare elimină mesajele tipice de poştă electronică nedorite. Nivelul de protecţie se poate modifica în funcţie de necesităţi. Microsoft Office Outlook 2007 conţine filtru de protecţie standard. Acesta se poate actualiza regulat prin Microsoft Office Online. Dacă utilizaţi versiunea 2003 sau 2007 a aplicaţiei, este disponibilă o caracteristică de actualizare. Versiunile anterioare nu acceptau această caracteristică.

7.3

Setările pentru poşta electronică nedorită

Elementul „Poştă electronică nedorită” se află în folder. Aici se colectează mesajele de poştă electronică ce pot afişa conţinut dăunător. Se recomandă verificarea regulată a acestui folder. Dacă în acest folder se afişează un mesaj de poştă electronică ce conţine, de exemplu, ataşări imposibil de vizualizat sau informaţii importante, aveţi posibilitatea să îl mutaţi în alt folder şi să lucraţi cu el. Alte mesaje de poştă electronică (ex. mesaje nesolicitate) trebuie şterse imediat din computer.

Figure 18

Setările detaliate ale filtrului Poştă electronică nedorită şi a opţiunilor sale se află în meniul Acţiuni, Poştă electronică nedorită, sub comanda „Opţiuni poştă electronică nedorită”. Filtrul Poştă electronică nedorită filtrează automat mesajele de poştă electronică. Mesajele de pot bloca, utilizând listele Expeditori siguri şi blocaţi, dacă vă hotărâţi că este vorba de un mesaj de poştă electronică nedorită. În fereastra de dialog „Opţiuni poştă electronică nedorită” se pot defini cinci tipuri de filtru: • „Expeditori siguri” o Aici se află o listă a tuturor expeditorilor în ale căror mesaje aveţi încredere şi cărora nu doriţi să le afişaţi Figura 19 mesajele în folderul „Poştă electronică nedorită”. Dacă decideţi să aveţi încredere în toţi destinatarii cărora le trimiteţi mesaje de poştă electronică, bifaţi comutarea „Se adaugă automat la lista Expeditori siguri persoanele

20

cărora le trimit mesaje de poştă electronică”. Această opţiune nu este activă în setările implicite. • „Destinatari siguri” o Dacă adresa de poştă electronică face parte din agende sau liste de distribuţie, aveţi posibilitatea să-l adăugaţi pe expeditorul listei la lista Destinatari siguri. Apoi, indiferent de conţinutul mesajului, nu se vor trimite mesaje la acele adrese de poştă electronică, iar acestea nu vor fi considerate mesaje de poştă electronică nedorită. • „Expeditori blocaţi” o Toate mesajele de la expeditorii de pe această listă vor fi considerate automat mesaje de poştă electronică nedorită şi nu vor ajunge în folderul „Inbox”. • „Internaţional” o Aceasta este altă restricţie pentru setarea mesajelor internaţionale, unde se pot bloca mesajele în funcţie de nivelul domeniului. Dacă de exemplu, este vorba despre mesaje care conţin alt nume de vârf de domeniu decât RO sau COM şi tipuri asemănătoare de vârf de domeniu recunoscute aveţi opţiunea să le consideraţi şi să le încadraţi la mesaje de poştă electronică nedorită. o Codarea blocată permite blocarea tuturor mesajelor dintr-un anumit set lingvistic, de ex. astăzi majoritatea mesajelor de poştă electronică nedorită se trimit în codare US-ASCII. Restul mesajelor de poştă electronică nedorită se trimit în alte codări internaţionale diferite. Aveţi posibilitatea să le consideraţi automat drept mesaje de poştă electronică nedorită. Alt mecanism pentru restricţionarea mesajelor de poştă electronică nedorită este descărcarea de imagini sau sunete din surse externe de Internet. Atunci când trimiteţi mesaje de poştă electronică în masă există un mare pericol; acestea pot deveni cu uşurinţă ţinta unui atac pirat. Dacă acceptaţi un mesaj cu multe adrese de poştă electronică şi îl deschideţi chiar cu conţinut legat, aceste conţinut se trimite automat către serverele expeditorilor şi confirmaţi din greşeală că adresa de poştă electronică este validă. Acest proces trimite adresa către alţi expeditori de poştă electronică nedorită, iar numărul mesajelor de poştă electronică nedorită din folder poate creşte. Prin setarea implicită, Outlook blochează descărcarea automată a imaginilor. Descărcarea imaginilor sau a altui conţinut extern se poate activa în cazul în care consideraţi că acel mesaj provine de la un expeditor de încredere

7.4

Timbrele electronice

Aceasta este o tehnologie nouă dezvoltată de Microsoft, care simplifică stoparea mesajelor de poştă electronică nedorită care intră în cutia poştală. Un timbru electronic se aseamănă cu un timbru poştal tradiţional care garantează un anumit caracter unui mesaj de poştă electronică. Pentru expeditorul unui mesaj de poştă electronică nedorită şi pentru răspândirea ulterioară a acestui mesaj, această soluţie este foarte costisitoare. De aceea, toată Figura 20 corespondenţa de poştă electronică ce intră în cutia poştală şi conţine un Timbru electronic este evaluat ca mesaj de poştă electronică şi nu se încadrează inspecţiei filtrului Mesaje de

21

poştă electronică nedorite. Când trimiteţi un mesaj de poştă electronică, acesta va primi automat un timbru. Această opţiune se poate elimina direct din fereastra de dialog „Opţiuni poştă electronică nedorită”, unde se află caseta de selectare „Marcare mesaj de poştă electronică la trimitere”. Mesajele de poştă electronică trimise fără Timbru sunt valide doar în condiţiile următoare: •

Destinatarul trebuie să aibă o adresă de poştă electronică ce intră în adresele interne globale ale Microsoft Exchange Server. În momentul în care dvs. sau administratorul reţelei dezactivaţi caracteristica Timbru. Dacă filtrul de poştă electronică detectează faptul că mesajul nu are nevoie de Timbru electronic deoarece conţine caracteristici de poştă electronică, acesta nu se evaluează ca mesaj de poştă electronică nedorită.

• •

7.5

Exerciţiu – Poşta electronică nedorită

7.5.1 Temă Aveţi nevoie să păstraţi securitatea poştei dvs. electronice. Marea majoritate a mesajelor de poştă electronică pe care le primiţi de la colegi se afişează în folderul Poştă electronică nedorită. Uneori primiţi mesaje chiar de la foşti elevi. Trebuie să blocaţi aceste mesaje de poştă electronică, deoarece uneori nu sunt dorite. 7.5.2 Procesul de lucru Folosiţi uneltele din Poştă electronică nedorită pentru a asigura livrarea automată a mesajelor de poştă electronică de la colegi în folderul „Inbox”. Mai mult, întocmiţi o listă cu foşti elevi ale căror adrese de poştă electronică nu le doriţi şi le adăugaţi la expeditorii nedoriţi şi blocaţi. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Faceţi salt la folderul „Inbox”. În meniul de instrumente „Acţiuni” selectaţi comanda „Poştă electronică nedorită” Faceţi salt la meniul de selectare „Opţiuni poştă electronică nedorită”. Selectaţi fila „Expeditori siguri” Faceţi clic pe butonul „Adăugare…”. În „Adresă sau domeniu” introduceţi adresa de poştă electronică a colegului. Confirmaţi cu butonul „OK”. Selectaţi fila „Expeditori blocaţi”. 9. Utilizând „Adăugare…” selectaţi adresele foştilor elevi, la fel ca la punctele 6-7 10. Confirmaţi cu butonul „OK” setările rezultate. Lista expeditorilor blocaţi este prezentată în Figura 26.

Figura 21

22

8

Caracteristica Absent de la birou

Această caracteristică se foloseşte pentru configurarea proprietăţilor cutiei poştale. Aveţi posibilitatea să determinaţi comportamentul contului de poştă electronică în perioada în care nu vă aflaţi în birou, când, de exemplu, sunteţi în vacanţă sau dacă nu lucraţi cu Microsoft Office Outlook 2007. Aplicaţia poate trimite răspunsuri automate pentru a informa pe toată lumea sau destinatarii selectaţi despre data la care vă întoarceţi şi când veţi avea posibilitatea să răspundeţi la mesajele lor. Toţi cei care vă trimit mesaje când sunteţi absent primesc un răspuns automat.

8.1

Tipul de cont de poştă electronică

Totul depinde de tipul de server de poştă electronică ce procesează mesajele. Dacă un cont de poştă electronică face parte din Microsoft Exchange 2003, aveţi posibilitatea să trimiteţi răspunsuri automate în absenţă şi să pregătiţi toate regulile pentru trimiterea acestor mesaje la fel ca în versiunea anterioară de Microsoft Office Outlook 2003. Avantajul noii versiuni este opţiunea de programare înainte a absenţei. De asemenea nu trebuie să vă amintiţi când nu sunteţi la birou, deoarece totul este planificat înainte şi se configurează automat. Mai mult, aveţi posibilitatea să diferenţiaţi mesajele care vor fi primite de la membrii organizaţiei (şcoală) de toţi ceilalţi expeditori. Toate aceste setări se pot efectua dacă serverul de poştă electronică al contului este Microsoft Exchange 2007. Dacă nu utilizaţi serviciile serverului Microsoft Exchange şi aveţi contul de poştă electronică pe alt server de poştă electronică, de ex. Seznam, Atlas etc., aveţi posibilitatea să utilizaţi pentru contul de poştă electronică POP3 sau IMAP şablonul şi regulile pentru mesaje, care înlocuiesc automat trimiterea mesajelor în timpul absenţei de la birou.

8.2

Asistentul Absent de la birou

Configurarea funcţiilor pentru răspunsurile automate se află în meniul „Instrumente” sub comanda „Asistentul Absent de la birou”. Această caracteristică este activă doar atunci când aveţi o conexiune activă cu serverul Exchange. Este imposibil de executat în modul offline. Dacă utilizaţi Microsoft Exchange ca server de poştă electronică, se poate să utilizaţi toate caracteristicile inovatoare ale Microsoft Office Outlook 2007. • Format de răspuns RTF – acum, pentru răspunsul automat aveţi posibilitatea să utilizaţi toate caracteristicile formatului mesajului la fel ca atunci când formataţi un mesaj obişnuit. • Trimiterea răspunsurilor către destinatari din afara organizaţiei – astfel de mesaje pot fi, de exemplu, de natură generală şi nu trebuie să conţină nume specifice ale colegilor profesori. • Programarea răspunsurile automate – după cum s-a menţionat deja, se poate să programaţi o dată şi chiar o oră a răspunsurilor automate.

23

8.3

Configurarea trimiterii răspunsurile automate

După ce executaţi Asistentul pentru caracteristica „Absent de la birou” vedeţi o fereastră de dialog unde aveţi posibilitatea să programaţi ora şi data. Astfel se defineşte intervalul trimiterii răspunsurilor automate. În acel interval de timp configuraţi perioada de început şi de sfârşit în care nu sunteţi disponibil. În versiunile anterioare ale aplicaţiei aveaţi posibilitatea să specificaţi doar că nu sunteţi disponibil în acel moment. Alt loc important este spaţiul pentru trimiterea mesajelor, după cum vedeţi în Figura 27. Aveţi posibilitatea să formataţi fontul, să utilizaţi marcatori sau numerotare.

Figura 22

8.3.1 Fila În Organizaţie Pe fila „În organizaţie” pregătiţi mesajul pe care îl trimiteţi doar colegilor din organizaţie, cu un conţinut formal. 8.3.2 Fila În afara Organizaţiei Pe această filă răspundeţi la mesajele primite din afara şcolii. Aici se încadrează toate mesajele din exterior. Aceste mesaje se pot formata şi, suplimentar, aveţi posibilitatea să decideţi dacă răspunsul se trimite tuturor sau doar unui grup de persoane de contact. În setările implicite este bifată caseta de selectare „Răspuns automat către persoanele din afara organizaţiei”. Dacă debifaţi această selectare, răspunsurile se vor subordona regulilor prestabilite, pe care trebuie să le definiţi la început.

Figura 23

24

8.4

Setarea regulilor de mesaj

Cu fiecare răspuns pregătit înainte, aveţi disponibile o serie de reguli şi criterii. Un exemplu standard este situaţia în care în timpul vacanţei aşteptaţi un mesaj de poştă electronică important la care trebuie să răspundeţi. Ştiţi dinainte cine este expeditorul mesajului. Astfel, configuraţi ca mesajul primit de la Dl. Jones, de la care aşteptaţi persoane de contact importante, să fie redirecţionat automat la secretară, care se va ocupa de tot. Figura 24

pentru procesarea Regulile răspunsurilor automate pe perioada absenţei sunt numeroase. Dacă definiţi mai multe, acestea se evaluează în funcţie de ordinea în care le definiţi. Dacă decideţi să dezactivaţi temporar o regulă, faceţi acest lucru utilizând caseta de selectare „Stare”. Toate regulile se pot edita sau dezactiva. Pentru acest scop sunt butoanele „Editare regulă…” şi „Ştergere regulă” din fereastra de dialog „Asistentul Absent de la birou”.

Figura 25

25

8.5

Exerciţiu – Răspundeţi automat în absenţă

8.5.1 Temă În timpul anului şcolar plecaţi într-o vacanţă specială. Deoarece gestionaţi zilnic multe mesaje de poştă electronică, trebuie să configuraţi răspunsuri automate în timp ce nu sunteţi în birou. Colegii profesori sunt informaţi despre vacanţă. Doriţi ca aceşti colegi să fie informaţi dacă primiţi un mesaj de poştă electronică în acest timp. Alţi destinatari ai mesajelor dvs. de poştă electronică de intrare sunt informaţi printr-o interpretare mai generală a mesajului. Doriţi să planificaţi toate aceste acţiuni înainte, pentru a nu avea această grijă în momentul plecării. Deoarece sunteţi diriginte, doriţi ca toate mesajele de poştă electronică despre clasa dvs. să fie gestionate imediat de colegul dvs. 8.5.2 Procesul de lucru Utilizaţi „Asistentul Absent de la birou” pentru a configura înainte răspunsurile automate. Împărţiţi mesajele în cele care se vor trimite tuturor colegilor din şcoală şi celelalte. Apoi configuraţi o regulă pentru redirecţionarea mesajului într-un anumit timp către înlocuitorul dvs. 1. Faceţi salt la folderul „Inbox”. 2. În meniul „Instrumente” selectaţi comanda „Asistentul Absent de la birou”. 3. În partea de sus a ferestrei de dialog configuraţi data de început şi de sfârşit a absenţei dvs. din şcoală. 4. Asiguraţi-vă că fila „În organizaţie” este activă. 5. În partea de jos a casetei de dialog scrieţi mesajul pentru colegii profesorii. 6. Comutaţi la fila „În afara organizaţiei”. 7. În spaţiul pentru răspuns scrieţi textul nou pentru toţi destinatarii care vă scriu mesaje în perioada vacanţei. 8. Formataţi răspunsul. 9. Faceţi clic pe butonul „Reguli”; introduceţi lista cu adresele de poştă electronică ale părinţilor elevilor în câmpul „Expeditor”. 10. În partea de jos a ferestrei de dialog selectaţi elementul „Redirecţionare”. 11. În „Către” scrieţi adresa de poştă electronică a înlocuitorului. 12. Faceţi clic pe butonul „OK”. 13. În fereastra de dialog „Asistentul Absent de la birou” bifaţi dacă regula este activă. 14. Faceţi clic pe butonul „OK” şi încheiaţi procesul.

Acum regula pentru răspuns automat este setată înainte şi nu trebuie să vă faceţi griji în momentul plecării în vacanţă. După sosirea din vacanţă nu trebuie să configuraţi că v-aţi întors, cum era cazul în versiunea anterioară a Microsoft Office Outlook 2007.

26

9

Gestionarea timpului – calendarul

Microsoft Office Outlook 2007 oferă multe caracteristici noi şi îmbunătăţite pentru o gestionare mai eficientă a timpului şi informaţiilor. Există o inovaţie mai ales în căutarea instantanee şi în multe caracteristici publicate din calendar. Acestea vă simplifică lucrul de zi cu zi.

9.1

Vizualizarea Săptămână

Aveţi trei tipuri de bază de vizualizări ale calendarului în Microsoft Office Outlook 2007 – Zi, Lună şi Săptămână. Vizualizarea săptămână a fost îmbunătăţită în versiunea nouă a aplicaţiei. Acum, în loc de cele două iniţiale, sunt disponibile cinci sau şapte coloane. Asta în funcţie de afişarea sau nu a zilelor de sâmbătă şi duminică. Acest tip nou de Vizualizare săptămână este îmbogăţit pentru introducerea şi strângerea tuturor datelor.

Figura 26

Alte detalii ale vizualizării calendarului şi editării acestuia se află în meniul Instrumente sub comanda „Opţiuni”. Aici configuraţi detaliile vizualizării calendarului, cum ar fi , de exemplu, doar vizualizarea unor anumite zile sau vizualizarea implicită fără sâmbătă şi duminică. Printre aceste caracteristici găsiţi şi vizualizări color ale calendarului, vizualizarea datelor săptămânii sau activarea calendarelor alternative. Pentru Vizualizarea lună există o caracteristică nouă care afişează detaliile unor anumite evenimente. De exemplu, într-o lună vedeţi doar culorile evenimentelor, fără ca acestea să fie scrise. Această caracteristică se utilizează mai ales pentru calendarele partajate, pentru afişarea rapidă a informaţiilor. Totul este controlat de elemente din partea de sus a vizualizării Lună. Etichetele exacte

27

ale comutărilor sunt Detalii – minim, mediu, maxim.

9.2

Trimitere calendar prin poşta electronică

Dacă trebuie să promovaţi evenimentele, una dintre opţiuni este trimiterea calendarului ca ataşare de poştă electronică. Caracteristica „Trimitere calendar prin poşta electronică” se află în folderul „Calendar”, în stânga panoului de navigare, în partea de jos. După activarea acestei caracteristici vedeţi fereastra de dialog unde se afişează toate detaliile specifice despre calendarul pe care îl trimiteţi. în secţiunea Interval perioadă specificaţi zilele şi orele care se afişează în calendar. În secţiunea Detalii definiţi cum se vor afişa elementele trimise. Aceste setări nu diferenţiază între evenimente personale şi întâlniri. Dacă doriţi să profitaţi de setările pentru evenimente personale, trebuie întâi să configuraţi totul în opţiunile extinse ale calendarului, în „Detalii complete”. Figura 27 După ce confirmaţi setările cu butonul „OK”, vedeţi un mesaj de poştă electronică în care apare conţinutul evenimentelor. Ca ataşare vedeţi un fişier denumit Calendar.ics, pe care destinatarul îl poate afişa oricând drept calendar secundar. Dacă primiţi un calendar instantaneu ca ataşare şi deschideţi ataşarea, calendarul se afişează automat în grupul Calendare populare. Acest instantaneu se poate vizualiza ulterior în mediul calendarului. individuale nu se Acţiunile subordonează categoriilor de culori iniţiale. Afişarea elementelor din calendar a fost îmbogăţită cu altă caracteristică, pe care aveţi posibilitatea să o utilizaţi în alte operaţiuni şi care afişează mai Figura 28 multe calendare. Aceasta afişează calendarele în Modul suprapunere, unde calendarele se afişează unele peste altele pentru o comparaţie ideală şi pentru găsirea, de exemplu, a unui loc potrivit pentru o întâlnire comună. Comparaţia celor două tipuri de vizualizări se poate observa în Figura 34. Afişarea în Modul suprapunere are un mare beneficiu, deoarece calendarele individuale se pot vizualiza din perspective diferite. Astfel vă veţi familiariza foarte uşor cu situaţia dată. Comutarea la

28

modul suprapunere se află în meniul Vizualizare, sub comanda „Vizualizare în mod suprapunere”. Altă opţiune este să utilizaţi săgeata de indicare din stânga din al doilea calendar, afişată lângă numele calendarului.

Figura 29

Dacă destinatarul nu utilizează Microsoft Office Outlook 2007, acesta poate vizualiza calendarul în browserul Web. Calendarul nu este legat acum, deoarece este doar decupat. Prin urmare, nu se efectuează actualizări.

9.3

Publicarea unui calendar

Calendarele publicate se partajează pentru un anumit grup de persoane sau sunt publice. Partajarea şi publicarea calendarelor este de asemenea utilă atunci când nu ştiţi dacă colegii cu care doriţi să partajaţi calendarul utilizează pentru poşta electronică serverul Microsoft Exchange sau alt mediu. Calendarele se pot publica în două moduri: • •

Se publică la Microsoft Office Online. Se publică pe un server Web.

9.3.1 Publicarea la Microsoft Office Online Toate calendarele care se publică şi devin publice pentru alte persoane trebuie să fie create ca alt element calendar în folder. După ce planificaţi în el toate acţiunile şi întâlnirile, îl publicaţi. Calendarele care se publică pe Internet sunt amplasate pe site-ul Web Microsoft Office Online. Utilizând serviciul de acces Microsoft Passport, aveţi posibilitatea să invitaţi în grup colegi, clienţi, prieteni sau membri ai familiei pentru a vizualiza calendarul. Când pregătiţi calendarul pe care îl publicaţi, faceţi clic cu butonul din dreapta pe pictograma acestuia, selectaţi comanda „Publicare pe Internet”, apoi selectaţi elementul „Publicare la Office Online”. Vedeţi detaliile publicării calendarului. În fereastra de dialog „Publicare calendar la Microsoft Office Online” definiţi:

29

• Intervalul de timp al calendarului, ce zile apar în calendar • Detalii despre afişarea elementelor individuale din calendar. • Permisiuni, dacă permiteţi accesul cuiva, i.e. un grup arbitrar de utilizatori. Sau doar acelor utilizatori pe care îi invitaţi să vizualizeze calendarul. • Descriere, aici adăugaţi un comentariu. • Complex, acest buton ascunde alte setări detaliate, cum ar fi afişarea elementelor personale sau setarea actualizărilor calendarului. Figura 30

După confirmarea configurării dialogului, vedeţi Figura 37, vi se solicită să introduceţi numele de utilizator şi parola pentru Microsoft Passport, de care aveţi nevoie când vă înregistraţi la Microsoft Office Online. Calendarul se va amplasa pe Microsoft Office Online şi veţi avea ocazia (dacă nu este calendar public) să informaţi şi să vă invitaţi colegii să se aboneze la calendarul dvs. Când destinatarul primeşte calendarul de pe Internet sub formă de poştă

Figura 32

Figura 31

electronică, acesta îl poate deschide într-un browser Web sau se poate abona la el, introducându-l astfel în lista de calendare utilizate. Toate informaţiile se actualizează şi se sincronizează regulat.

30

Examinarea afişată a paginii Web a calendarului, pe Microsoft Office Online, se poate vizualiza – vezi Figura 38 Calendarul conectat şi sincronizat se afişează direct în folderul „Calendare populare” din panoul de navigare, vezi Figura 39.

Figura 33

Dacă invitaţi şi alte persoane să partajeze calendarul dvs., trebuie să le trimiteţi o invitaţie pentru a se abona la un Calendar pe Internet. Trebuie doar să faceţi clic cu butonul din dreapta pe pictograma calendarului partajat din grupul „Calendarele mele” şi să selectaţi comanda „Partajare (numele calendarului)”…” iar procesul de invitare a altor persoane se repetă.

Figura 34

9.3.2 Eliminarea unui calendar publicat Eliminarea sau ştergerea unei vizualizări a calendarului publicat, spre deosebire de activarea sa, este foarte simplă. Trebuie doar să faceţi clic cu butonul din dreapta pe numele calendarului pe care îl ştergeţi şi selectaţi „Ştergere (numele calendarului)”… “. În acel moment aplicaţia vă întreabă dacă sigur efectuaţi operaţiunea, apoi vă informează despre eliminarea calendarelor asociate. 9.3.3

Publicarea unui calendar pe un server WebDAV

Figura 35

Dacă nu aveţi Microsoft Exchange Server disponibil, dar doriţi să publicaţi calendarele, care se vor sincroniza automat, aveţi posibilitatea să utilizaţi serviciul şi să le publicaţi pe un server WebDAV. Serverul pe care publicaţi calendarul trebuie să accepte protocolul WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning), care este o extindere a protocolului HTTP. Însă nu toate serverele acceptă acest protocol. Cu această metodă nu aveţi posibilitatea să restricţionaţi publicarea calendarului doar pentru persoanele selectate.

31

9.4

Calendarele Internet sau intranet

Acest serviciu este foarte asemănător cu setarea mediului de partajare şi publicare din Microsoft Office Online. Singura diferenţă este conexiunea la un anumit server Web de pe Internet sau la un server intranet. Calendarele partajate, pregătite în mediul Microsoft SharePoint pentru a fi legate chiar şi cu Microsoft Office Outlook 2007, se pot vedea în exemplul următor. Utilizând serviciile SharePoint, este posibil să legaţi acest calendar direct la Microsoft Office Outlook 2007 şi să-l partajaţi direct de acolo. Astfel, pentru a-l vizualiza aici nu trebuie să deschideţi mediul Web. Acest calendar se afişează în grupul Calendare populare şi se va sincroniza şi actualiza automat. Figura 36

9.5

Exerciţiu – Calendarul, gestionarea timpului

9.5.1 Temă Sunteţi responsabil cu lecţiile de computer în şcoală. Pentru instalarea programelor noi trebuie să colaboraţi cu colegii. Utilizaţi Microsoft Office Online, iar pentru colegi creaţi un calendar al rezervărilor sălii de studiu, restricţionat la colegi. Sincronizarea va fi asigurată şi veţi ajunge cu uşurinţă la un acord cu ceilalţi pentru orele libere. 9.5.2 Procesul de lucru Creaţi un calendar pe care îl publicaţi la Microsoft Office Online. Configuraţi restricţii pentru ca acest calendar să fie vizualizat doar de persoanele selectate. Colegii primesc o notificare şi vor utiliza caracteristica pentru inserarea calendarului în Outlook. 1. În folder faceţi salt la elementul „Calendar”. 2. Creaţi un tip de calendar nou denumit „Lecţie PC”. 3. Introduceţi o programare a rezervărilor în calendarul Lecţie PC. a. Utilizaţi acţiuni şi întâlniri separate. 4. Faceţi clic cu butonul din dreapta pe calendarul Lecţie PC. 5. În meniul afişat selectaţi comanda „Publicare pe Internet”. 6. Apoi utilizaţi comanda „Publicare la Office Online”. 7. În fereastra de dialog următoare setaţi: a. Perioada de timp – Anterioară şi în următoarele 30 de zile. b. Detalii – Detalii complete. c. Permisiuni – doar utilizatorii invitaţi pot utiliza calendarul. 8. Confirmaţi dialogul setat, cu butonul „OK”. 9. În celălalt pas vi se solicită să selectaţi toţi utilizatorii cărora le trimiteţi invitaţie.

32

10. Introduceţi numele colegilor în câmpul „Către:” şi trimiteţi mesajul de poştă electronică de invitaţie. Colegii primesc un mesaj de poştă electronică cu opţiunile de vizualizare a conţinutului calendarului sau cu opţiunea de abonare la acesta. După primirea mesajului de poştă electronică, colegii trebuie să urmeze aceşti paşi: 1. În folderul „Inbox” deschid mesajul de poştă electronică cu opţiunea de abonare. 2. În partea de sus a ferestrei, pe fila „Element partajat”, fac clic pe „Abonare la acest calendar”. 3. În dialogul următor introduc numele de utilizator şi parola pentru Microsoft Passport. 4. În grupul Calendare comută la calendarul nou, care se afişează alături de celelalte 5. În meniul Vizualizare, selectează comanda „Vizualizare în mod suprapunere”. Acum, calendarul clasei şi calendarul dvs. se afişează în modul suprapunere şi programarea se face cu uşurinţă.

10 Activităţile şi gestionarea pe zile 10.1 Bara De făcut Bara De făcut este una dintre caracteristicile noi cele mai importante, pe care o remarcaţi imediat ce deschideţi aplicaţia. Aceasta integrează informaţiile cele mai importante şi prioritare oferite de elementele dvs. Acestea includ un rezumat al informaţiilor din calendar, activităţi şi mesaje. De asemenea, bara include activităţi legate la Microsoft Office OneNote 2007 şi Microsoft Office Project 2007. Dacă utilizaţi serviciul Web Microsoft SharePoint Services 3.0, aveţi posibilitatea să legaţi informaţiile la acest mediu. Modificarea principală a aplicaţiei noi este vizualizarea activităţilor. Acum devin activitate toate elementele care aşteaptă să fie terminate. Astfel, acestea nu sunt doar înregistrări în folderul „Activităţi”, ca în versiunea anterioară a aplicaţiei. Reprezintă toate activităţile semnalizate pentru terminare.

Figura 37

Astfel, activităţile pot fi mesaje de poştă electronică sau o persoană de contact căreia îi atribuiţi o semnalizare de urmărire. În „Bara De făcut” aveţi posibilitatea să afişaţi toate informaţiile în aşteptare pentru a fi terminate. Aici aveţi posibilitatea să vedeţi şi activităţile reluate sau neterminate, care sunt afişate în culori diferite. Cu elementele din bara De făcut vedeţi o împărţire a activităţilor în funcţie de Semnalizări. Categoriile de culori sunt alt criteriu de diferenţiere care se poate aplica elementelor individuale. Figura 38

Bara De făcut se poate afişa şi adapta în funcţie de nevoi. Faceţi clic

33

cu butonul din dreapta pe partea de sus a barei De făcut, iar în meniul context pe care îl modificaţi, pe părţile pe care le afişaţi. Sub comanda „Opţiuni” găsiţi detalii specifice privind numărul de rânduri ale categoriilor afişare sau numărul de luni, vedeţi Figura 43.

10.2 Vizualizarea activităţilor din calendar

Integrarea activităţilor în calendar este altă caracteristică nouă utilă a Microsoft Office Outlook 2007. Activităţile se pot afişa ca acţiuni şi întâlniri zilnice, pentru a vedea imediat tot ceea ce este necesar pentru terminarea activităţilor într-o zi. Dacă marcaţi o activitate drept completată într-o anumită zi, aceasta se afişează ca încheiată. Această activitate rămâne la ziua respectivă. Însă dacă nu terminaţi o activitate, aceasta se comută automat pentru ziua următoare, iar activităţile se acumulează. 10.2.1 Vizualizarea şi adăugarea de activităţi proprii în bara De făcut „Bara De făcut” se afişează permanent (dacă este activată) în partea dreaptă a ecranului şi aveţi opţiunea să o închideţi sau să o minimizaţi. În partea de jos a „Barei De făcut” vedeţi o privire generală a celor mai recente activităţi pe care urmează să le terminaţi. Dacă trebuie să adăugaţi rapid o activitate, de exemplu, la o întâlnire, trebuie doar să introduceţi numele activităţii noi în „Tastaţi activitate nouă”. Aceasta se adaugă la celelalte, iar ulterior îi atribuiţi o categorie de culori sau o semnalizare de urmărire.

Figura 39

10.2.2 Vizualizarea şi integrarea activităţilor zilnice în calendar Lista de activităţi dintr-un calendar este activă doar în vizualizările Zi şi Săptămână; în vizualizarea Lună, calendarul nu se afişează. Aveţi posibilitatea să modificaţi afişarea acestei liste. După ce se activează, faceţi salt la folderul „Calendar” şi selectaţi „Lista de activităţi zilnice” din meniul Vizualizare, unde se poate să activaţi sau să închideţi panoul.

Figure 40

34

11 Semnalizările de urmărire pentru un mesaj de poştă electronică Aşa cum s-a menţionat, semnalizarea de urmărire se poate utiliza pentru toate elementele calendarului sau pentru mesajele de poştă electronică. Toate elementele se mută astfel automat la activităţi şi se organizează pe categorii, în funcţie de prioritatea de urmărire. Aveţi posibilitatea să setaţi urmărirea pentru toate elementele şi să introduceţi un memento pentru activitatea dată. Un avantaj al semnalizărilor atribuie este căutarea după criteriul semnalizare, care simplifică mult lucrul. Dacă atribuiţi o semnalizare direct când creaţi un mesaj nou, destinatarul mesajului o primeşte, iar mesajul se afişează automat cu o semnalizare în activităţile cu mementouri ale acestuia Figura 41

11.1 Atribuirea unei semnalizări la un mesaj de poştă electronică nou

Dacă trebuie să adăugaţi o semnalizare de urmărire la un mesaj, utilizaţi pictograma „Urmărire” de pe fila „Mesaj”, grupul Opţiuni. Aici selectaţi un tip şi o dată scadentă pentru urmărirea mesajului. Din opţiunile disponibile selectaţi datele scadente de urmărire într-un interval de timp de până la săptămâna următoare. Dacă cereţi terminarea într-o perioadă de timp mai mare de o săptămână, setaţi o dată şi o oră proprii. Dacă nu doriţi să specificaţi date, selectaţi opţiunea „Fără dată”.

11.2 Atribuirea unei semnalizări particularizate

Semnalizarea particularizată este diferită de celelalte, deoarece se pot seta mai multe detalii. Este vorba mai ales de pregătirea unui memento propriu de urmărire, dar şi a unei „Semnalizări pentru destinatar”. În fereastra de dialog „Particularizare” tastaţi textul de urmărire pentru nevoile proprii şi pentru destinatar. Mai mult, aveţi posibilitatea să setaţi data exactă pentru mementoul semnalizării date. De asemenea, se poate configura un memento pentru destinatarul mesajului, pentru a-i aminti ora şi minutul exacte stabilite de Figura 42 dvs. Mesajul cu semnalizare primit nu se mută automat în activităţi, nici chiar pe Bara De făcut. Dacă mesajul conţine un memento, se activează o fereastră „Memento” într-un anumit moment.

35

Toate mesajele care conţin semnalizări de urmărire au în antet informaţiile despre semnalizare. Aceste informaţii se transmit chiar şi în cazul în care se primeşte răspuns la mesaj etc. Toate informaţiile despre semnalizarea de urmărire se modifică automat în funcţie de starea semnalizării existente.

Figura 43

11.3 Căutarea în funcţie de o semnalizare Dacă mesajele conţin semnalizări, este simplu să le căutaţi. Toate mesajele marcate astfel, pe care leaţi trimis, au automat un mecanism de căutare. Astfel că este posibil să căutaţi alte mesaje de poştă electronică asociate, în funcţie de semnalizare şi de conversaţiile asociate. Dacă, de exemplu, primiţi răspuns la mesajul care conţinea o semnalizare, aveţi posibilitatea să căutaţi şi alte mesaje asociate, inclusiv mesajul de poştă electronică iniţial, i.e. inclusiv mesaje trimise.

Figura 44

După căutarea mesajelor de poştă electronică asociate, vedeţi o listă cu toate mesajele de poştă electronică asociate acelui mesaj, inclusiv toate răspunsurile sau mesajele redirecţionate. Aceste mesaje se afişează după categorii, semnalizări şi ataşări, astfel că alte urmăriri sunt foarte simplu de realizat. Fiecare mesaj găsit se poate deschide făcând dublu clic pe el, după care acesta se poate edita şi pregăti pentru utilizare ulterioară. Semnalizările se pot elimina sau anula dacă faceţi clic cu butonul din dreapta pe semnalizarea mesajului selectat şi selectaţi comanda „Ştergere semnalizare”. Dacă mesajul sau activitatea s-au terminat, le

Figura 45

36

marcaţi drept terminate. Această activitate se efectuează făcând clic cu butonul din dreapta pe semnalizarea mesajului sau activităţii şi atribuind semnalizarea „Marcare ca finalizat”.

11.4 Exerciţiu – atribuirea unei semnalizări

11.4.1 Temă Trimiteţi un mesaj directorului şcolii cu puncte de bază privind planul pentru subiectul Tehnologia computerului 1. Aveţi nevoie de o confirmare de la director pentru acest mesaj de poştă electronică, pentru a continua procesarea acestuia. Trimiteţi mesajul luni şi aveţi nevoie de răspuns miercuri. 11.4.2 Procesul de lucru Utilizaţi semnalizarea de mesaje. Aici, în „Semnalizare pentru mine”, tastaţi informaţiile care vă notifică despre urmărirea ulterioară a activităţii. În partea „Semnalizare pentru destinatar” setaţi o notificare pentru director, care se va afişa în calendar şi îi va aminti de faptul că trebuie să citească mesajul de poştă electronică şi să îşi exprime părerea. 1. Creaţi un mesaj nou adresat directorului şcolii. 2. În mesaj scrieţi propunerea de plan de lecţie. 3. Setaţi „Semnalizare particularizată” pentru urmărire şi editaţi detaliile. a. În secţiunea „Semnalizare pentru mine”. i. În câmpul semnalizării tastaţi textul „Terminare plan de lecţie“. ii. Setaţi ca dată de început luni. iii. Setaţi ca dată scadentă pentru terminare miercuri. iv. Setaţi mementoul pentru marţi. b. În secţiunea „Semnalizare pentru destinatar”. i. Introduceţi textul „Citiţi şi urmăriţi“ în câmpul semnalizării. ii. Ca memento introduceţi data de marţi. 4. Adăugaţi părţile rămase ale mesajului şi trimiteţi-l. 5. Verificaţi dacă mesajul se afişează în bara De făcut printre activităţile neterminate. Directorul şcolii primeşte un mesaj de poştă electronică, în care vede o semnalizare şi necesitatea unei urmăriri. Dacă nu deschide mesajul, acesta ajunge automat între elementele neterminate şi alte activităţi. Marţi va fi notificat pentru a răspunde. 6. Când primiţi răspuns iar mesajul se află în folderul „Inbox”, marcaţi mesajul ca terminat.

12 Cărţile de vizită electronice Cărţile de vizită electronice reprezintă o metodă nouă de a partaja persoane de contact. În versiunea anterioară aţi avut ocazia să întâlniţi opţiunea de a trimite cărţi de vizită sub formă de fişiere cu extensia *.vcr. Acum există o soluţie foarte elegantă, sub formă de cărţi de vizită electronice. Cărţile de vizită se por crea şi în persoanele de contact. Este una dintre posibilităţile de vizualizare a persoanelor de contact.

37

De asemenea, cărţile de vizită electronice se pot utiliza ca formulă de încheiere a mesajelor, iar prin poşta electronică se pot transmite colegilor. Cartea de vizită se va afişa în corpul mesajului, însă se trimite şi sub formă de ataşare. Destinatarii o glisează şi o fixează în lista lor de persoane de contact.

12.1 Crearea unei cărţi de vizită electronice

Metoda cea mai simplă de a crea cărţi de vizită electronice este prin utilizarea folderului „Persoane de contact”. Aici creaţi o persoană de contact nouă. Procesul decurge astfel: • • •

Faceţi salt la folderul „Persoane de contact”. Faceţi clic pe pictograma „Nou”. Vedeţi o fereastră de dialog „Fără titlu – persoană de contact”.

Când începeţi să completaţi fereastra, se creează automat o carte de vizită, a cărei vizualizare este vizibilă în colţul din dreapta sus al ferestrei. După salvarea persoanei de contact, aceasta se stochează cu cartea de vizită alături de altele. Toate cărţile de vizită se pot modifica separat. Utilizaţi pictograma pentru editarea cărţii de vizită, care se află pe fila „Persoane de contact” în grupul Opţiuni. Figura 46

Dacă editaţi cartea de vizită manual,

aveţi posibilitatea să editaţi setarea pentru Umpleri, Fundal şi Imagine. Aveţi posibilitatea să stabiliţi care câmp să fie vizibil pe cartea de vizită şi care să fie dezactivat. În câmpurile individuale aveţi posibilitatea să editaţi chiar şi culorile literelor şi fonturile utilizate pe cartea de vizită. Dacă lista afişată pe cartea de vizită nu vi se potriveşte, aveţi posibilitatea să o editaţi manual după cum doriţi.

Figura 47

38

12.2 Adăugarea unei cărţi de vizită electronice la un mesaj

Când creaţi un mesaj nou, pe fila „Mesaj” vedeţi şi pictograma „Carte de vizită”. Aceasta se află printre elementele pe care aveţi posibilitatea să le includeţi în mesaj, în grupul Se include. Când deschideţi opţiunile acestei pictograme, utilizând săgeata din partea de jos, aveţi posibilitatea să alegeţi dintre cărţile de Figura 48 vizită utilizate recent. Lista acestora se dezarhivează. Dacă doriţi să selectaţi altă persoană de contact şi să includeţi în mesaj cartea de vizită electronică a acesteia, faceţi clic pe elementul „Alte cărţi de vizită…” apoi apare altă fereastră care afişează lista tuturor persoanelor de contact, sub formă de cărţi de vizită. După confirmarea inserării unei cărţi de vizită în mesaj, cartea de vizită se afişează în corpul mesajului, ca parte din acesta. Aveţi posibilitatea să o trimiteţi destinatarului ca ataşare, un fişier cu extensia *.vcf fiind ataşat automat. Dacă destinatarul mesajului primeşte un astfel de mesaj de poştă electronică, acesta poate deschide cartea de vizită făcând clic ataşare. Detaliile despre persoana de contact se afişează şi se pot edita. La sfârşit, utilizând pictograma „Salvare şi închidere” destinatarul poate salva cartea de vizită în lista lui de persoane de contact. După aceea poate utiliza cartea de vizită salvată. Figura 49

12.3 Includerea unei cărţi de vizită la semnătura unei mesaj

Cartea de vizită poate deveni cu uşurinţă parte din semnătură, care se poate include în toate răspunsurile la mesaj sau în mesajele noi. Aveţi posibilitatea să creaţi semnături în mediul ferestrei de dialog „Semnături şi coli de scris”. Într-un mesaj nou, în grupul Se include selectaţi pictograma „Semnătură”. Dacă faceţi clic pe butonul „Nou”, definiţi o semnătură nouă. Scrieţi conţinutul acesteia în partea Figura 50 Editare semnătură, unde tastaţi şi formataţi utilizând elementele de formatare disponibile. Printre pictogramele disponibile pentru formatare, găsiţi şi pictograma „Semnătură”. Cu ajutorul acesteia adăugaţi cartea de vizită la

39

semnătura pe care tocmai aţi creat-o. În final, setaţi semnătura drept componentă automată a mesajelor de ieşire noi. Acest lucru se efectuează prin câmpurile de selectare „Mesaje noi:” şi „Răspunsuri/redirecţionări:”.

12.4 Exerciţiu – Cărţile de vizită electronice

12.4.1 Temă Sunteţi diriginte la o clasă nouă. Aţi verificat dacă toţi elevii din clasă au computer acasă. Trebuie să comunicaţi cu părinţii lor. Scrieţi datele dvs. de contact în lista persoanelor de contact. Când scrieţi datele dvs. de contact, editaţi manual cartea de vizită în funcţie de preferinţe. Cartea de vizită se poate trimite nu doar părinţilor elevilor, ci şi colegilor dvs. Mai mult, veţi crea o semnătură specială, cu o carte de vizită, pentru mesajele de poştă electronică noi. Mesajele cu carte de vizită se direcţionează către persoanele care nu au încă informaţiile dvs. de contact. 12.4.2 Procesul de lucru Utilizaţi crearea unor informaţii de contact noi, în care includeţi automat examinarea unei cărţi de vizită. În procesul de editare reformataţi anumite părţi din cartea de vizită şi adăugaţi, de exemplu, o imagine cu fotografia dvs. Mai mult, în proprietăţile semnăturii setaţi ca această carte de vizită să devină parte din semnătura pe care o creaţi. Pentru semnătură nu veţi activa câmpul pentru adăugare automată la fiecare mesaj. Acest tip de semnătură se va trimite doar destinatarilor selectaţi ai mesajului. 1. În folder faceţi salt la elementul „Persoane de contact”. 2. Pe bara de instrumente faceţi clic pe pictograma „Nou”. 3. Completaţi câmpurile noi pentru informaţiile de contact. Cartea de vizită se completează automat. 4. În grupul Opţiuni faceţi clic pe „Carte de vizită”. a. Apare un dialog pentru editarea cărţii de vizită. 5. Faceţi clic pe butonul „Modificare” şi inseraţi fotografia dvs. în cartea de vizită. a. După selectarea imaginii confirmaţi cu butonul „OK“. 6. Formataţi părţile individuale ale cărţii de vizită, utilizând pictogramele din secţiunea Editare. 7. Faceţi clic pe pictograma „Salvare şi închidere” a. Cartea de vizită se salvează cu numele dvs. 8. În folder faceţi salt la elementul „Poştă electronică”. 9. Pe bara de instrumente faceţi clic pe pictograma „Nou” a. Apare o fereastră pentru crearea unui mesaj nou. 10. În grupul Se include faceţi clic pe pictograma „Carte de vizită”. 11. Din selecţie alegeţi cartea dvs. de vizită; aceasta se va afişa în corpul mesajului şi în câmpul ataşării. 12. În grupul Se include, faceţi clic pictograma „Semnături” 13. În „Semnături şi coli de scris”, faceţi clic pe butonul Nou. 14. Introduceţi numele semnăturii. 15. În partea Editare semnătură, tastaţi textul pe care îl introduceţi în semnătură.

40

16. Faceţi clic pe pictograma „Inserare hyperlink”, care este ultima pictogramă din Editare semnătură, unde introduceţi, de ex., adresa dvs de poştă electronică. 17. Faceţi clic pe pictograma „Carte de vizită” şi adăugaţi la mesaj cartea de vizită pregătită. a. Din lista de cărţi de vizită selectaţi-o pe cea necesară. b. Modificaţi dimensiunea cărţii de vizită la 75%. 18. Verificaţi totul şi confirmaţi cu butonul „OK” crearea semnăturii 19. În grupul Se include faceţi clic pe pictograma „Semnături”. a. Selectaţi semnătura pe care tocmai aţi creat-o şi adăugaţi-o, printr-un clic, la mesaj.

41