Microsoft Excel

 

Sadržaj:  1.  2.  3.  4.  5. 

Uvod..............................................................................................................2 Izgled i podešavanje radne sveske i listova.........................................................3 Ćelije.............................................................................................................5 Umetanje kolona i redova i spajanje ćelija.........................................................8 Funkcije..........................................................................................................11

6.  7.  8.  9. 

Grafikoni......................................................................................................13 Zaključak............................................................ ..........................................15 Literatura......................................................................................................16 Popis slika....................................................................................................17

 

Uvod

U današnje je vrijeme praktički nezamislivo ne poznavati osnove rada na računalu. Pod osnovama rada na računaru obično podrazumijeva osnovno korištenje programa Microsoft Office. Jedan on programa Microsoft Offica je Microsoft Excel. Excel je najpopularniji

 program za dinamičko preračunavanje tabela. Za razliku od statičke tabele koju bi rukom napisali na papiru, u Excelu ako se podaci u prve dvije ćelije promijene, automatski mijenja se i rezultat u trećoj ćeliji. Sa Excelom se mogu vršiti složeni proračuni iz matematike, statistike, knjigovodstva, ekonomije, linearnog programiranja, tehnike uopšte. Excel sadrži mnoge karakteristike koje pojednostavljuju rad na svakodnevnim zadacima. Excel nudi: • dovoljan broj redova i kol ona, • laku navigaciju unutar programa,   • preko 230 formula za razne vrste izračunavanja,  • fleksibilne naredbe,  • mogućnost korišćenja kao jednostavnije baze podataka,   • lak unos, izmjenu, prenos i formatizovanje podataka,   • mogućnost povezivanja sa drugim programima, • zaštitu podataka,  • poslovnu grafiku,  • poseban programski jezik za izradu mini-aplikacija,

• snimanje u HTML formatu, tj. mogućnost pretvaranja dinamičke tabele u podatke za Internet itd. Programi poput Excela su Lotus 1-2-3 i VisiCalc.

1

 

Izgled i podešavanje radne sveske i listova  

Slika 1. Radni prostor Excela Prozor aplikacije u dijelu gdje baratamo podacima je organizovan tako da se sa lijeve strane nalaze brojevi redova obilježeni brojevima od 1 do 1.048.576, a sa gornje se nala ze oznake

kolona koje su obilježene slovima (kombinacije od A do Z za prvih 26 kolona, zatim od AA,AB,AC... do ...XZ,V,ZZ za sledećih 626 kolona i od AAA,AAB,AAC... do

...XFB,XFC,XFD za preostalih 15.734 kolona). Tanke sive linije koje se vide su linije vodilje (guidlines) i one su tu radi vizuelne predstave o granicama između ćelija i ne vide se

 prilikom štampe. U lijevom ddonjem onjem uglu se nalaze Sheet1, Sheet2 i Sheet3 (sheet je radni list, dok se cjeli dokument naziva radna knjiga, eng. workbook, slika 1). Maksimalan broj

radnih listova u teoriji nije ograničen, jedina granica je veličina memorije računara, onoliko koliko je računar u stanju da obradi, a podrazumevani broj je 3. Najbolja praksa je da se odmah obrišu radni listovi 2 i 3, jer nema potrebe drža ti ih aktivne sve do momenta dok ne zatrebaju. Pored poslednjeg radnog lista se nalazi ikona za dodavanje novog radnog lista. Imena radnih listova se mogu mjenjati opcijom Rename (slika 2 ), a može im se menjati i  ploložaj tako što se pomeraju po potrebi dok se drže lijevim klikom miša (slika 3). U donjem desnom uglu se nalaze tri ikone pomoću kojih se podešava pregled strane (slika 4 ).

Podrazumijevamo je da je cjela radna sveska prikazana prva ikona, druga služi da se 2

 

 prebaci na prikaz po p o stranama sa vidljivim djelom štampe i prikazanim marginama (slika  2, radi preglednosti stranice na ovoj sl ici u položenoj orijentaciji). 

Slika 2. Imena radnih listova

Slika 3. Pomjeranje radnih listova

Slika 4. Pregled stranice

Osnovni elementi prozora Excela možemo grupisati na sljedeći način:   • Naslovna linija (Title Bar), standardna, sa imenom dokumenta s kojim trenutno radimo

• Dugmad za kontrolu prozora  • Dugmad za kontrolu dokumenta  • Glavna linija menija i komandi (Menu Bar) u čijem desnom uglu je polje Ask a question, koje olakšava dobijanje pomoći. Služi za unošenje pitanja, a Excel  prikazuje sve teme koje odgovaraju postavljenom zahtevu.

• Palete sa alatima (ima ih 20). Uobičajene su dve (Standard i Formatting),   • Prostor za rad, radna površina  • Statusna linija-podaci vezani za trenutni dokument; • Radna sveska (workbook) predstavlja kolekciju jednog ili više radnih listova,   • Radni list (worksheet), koji se pojavljuje kao stranica u Excelovom dokumentu, ima ih do 255, • Kartica radnog lista (Sheet Tab),

• Linija formule, u koje se upisuje sadržaj ćelije,   • Opseg (Range), skup izabranih ćelija na radnom listu. Referencira se pomoću adrese ćelije lijevog gornjeg i desnog donjeg ugla pravougaonika. Gornja adresa je  prikazana u listi naziva, itd

3

 

Ćelije  Ćelija (cells) je osnovna jedinica radnog lista i svaka ima svoju adresu. Adrese služe da bi mogli da koristimo funkcije nad ćelijama, jer funkcija da bi radila mora da zna tačno sa kojom ćelijom radi. Adresa ćelije se sastoji iz odrednice kolone i odrednice reda, što je zapravo položaj ćelije po zamišljenoj x, odnosno y osi dokumenta. Odrednica kolone je ime kolone, a odrednica reda je broj reda, i adresiranje kreće od A1, što je prva ćelija u  tabeli.  Npr. ćelija na slici 5 ima adresu C6. Ukoliko se koristi recimo funkcija sabiranja SUM, ona funkcioniše tako što sabira vrednosti iz zadatih ćelija, npr. A2+C5+D3.... To ne bi bilo moguće kada bi ćelije bile samo grafički element na papiru, odnosno zamišljenoj radnoj  površini. Zbog toga su ćelije logičke jedinice tabele, tj. dio logičke strukture stru kture dokumenta, a ne samo grafičke, kao što je slučaj sa tabelama u Word -u. Excel je zamišljen kao alat za obradu podataka, prvenstveno brojnih vrijednosti, gdje tekst više služi za lakše ori jentisanje sa elementima tabele. Jedina bitna funkcija nad tekstualnim podacima u Excel-u jeste

sortiranje podataka u listama po nekom kriterijumu, npr. po imenu rastuće ili opadajuće, ili  po rednom broju, gde se na brojeve gleda samo kao na znakove. Sorti ranje se vrši najpre po  brojevima krenuvši od nule, zatim po znakovima i na kraju slovima, a-z u engleskom alfabetu.

Slika 5. Ćelija  U ćeliji se može baratati sa različitim tipovima podataka. Predefinisana vrednost je opšti tip  podataka General, a pored njega postoje još tipovi za broj, tekst, datum, valutu (currency), vrijeme, procente (percentage), naučni tip (scientific). Kada se stane na ćeliju može se izabrati tip podatka iz padajuće liste kao na slici 6. Biranje tipa podatka u ćeliji iz padajuće liste je način za brzo biranje bez podešavanja. Ukoliko je potrebno podesiti preciznije sadržaj ćelije (npr. Staviti da broj ima 4 decimale i da je “.“ separator za 1.000 pa da broj izgleda 1.286,0021) to se radi u prozoru formatianja ćelije Format C ells koji se otvara iz kontekstnog menija desnog klika miša i tu se bira Format Cells. Kako prozor za  podešavanja izgleda vidi se na slici 7.

4

 

Slika 6. Tipovi

Slika 7. Format Cells

Pored podešavanja samih tipova podataka, u okviru Format Cells prozora se podešava  položaj i smjer teksta u kartici Alignment (slika 8 ), zatim podešavanje izgleda teksta u kartici Font, izgleda linije ćelija u kartici Border (slika 9). U poslednjoj kartici se Protection se podešava zaštita ćelije, zapravo njena vidljivost njenog sadržaja i mogućnost izmene sadržaja ukoliko se tabela zaključa.  

položaj teksta  Text Alignment –   položaj u ćeliji, postoji 9 mogućnosti; Indent je odstojanje od lijeve stranice ćelije Control  –  ponašanje teksta uText ćeliji ukoliko–   ponašanje tekst prevazilazi veličinu ćelije –  smer   smer teksta, sa Text Direction  – 

desna na lijevo ili sa lijeva na desno Orientation  –   Ugao pod kojim tekst stoji u ćeliji 

Slika 8. Alignment kartica

5

 

Style   –   stil linije: isprekidana, dupla...

puna,

Color  –   boja linije –  boja  –   Presets  predefinisani

 parametri primene stila na ćeliju ili više ćelija (bez primene, samo outline, i medjulinije Border   –   biranje primene izabranog stila linije na stranice

ćelije: leva, desna, gornja, donja i dijagobalno

Slika 9. Border kartica

6

 

Umetanje kolona i redova i spajanje ćelija  Ukoliko prilikom rada na tabeli postoji potreba da se umetne jedna ili više kolona ili redova, ili da se neke obrišu, to se može lahko postići uz pomoć komande Insert. Selektuje se broj kolona ili redova koji je potrebno umentuti i iz kontekstnog menija desnog klika

mišem izabere se Insert (slika 18). U slučaju na slici selektovane su tri kolone (B, C i D) tako da bi komandom Insert bile umetnute još 3 l ijevo od ove ti selektovane. Treba napomenuti da se tri selektovane kolone prilokom umetanja novih pomeraju za onoliko  pozicija koliko je novih kolona umetnuto, tako da bi se oznake ovih kolona promenile u E,

F i G. Na isti način se briše jedna ili više kolona ili redova, samo komandom Delete. Redovi se umeću i brišu na identičan način.  

Slika 10. Umetanje kolona

Spajanje ćelija se vrši komandom Merge koja se nalazi u Home kartici pod sekcijom Alignment i postroji padajuća lista opcija za spajanje. Kada se selektuju željenje ćelije za spajanje iz padajućeg menija bira se jedna od opcija (slika 19, selektovane su ćelije G3, H3, G4 i H4):

Slika 11. Spajanje ćelija  7

 

Crtanje tabela Tabele se crtaju tak o što se označenim ćelijama dodaju linije. Ukoliko se selektuje određeni  broj ćelija njihove linije se mogu dodati tako što se izabere neka ponuđena vr ijednost ijednost iz  padajućeg menija Borders u Home kartici  u sekciji Font kao na slici 12.

Slika 12. Crtanje tabela

 Najčešće se korisiti vr ij ijednost da sve ćelije dobiju sve linije (All borders) i vr ijednost da se  popune samo vanjske linije selektovanih ćelija, da se dobije tzv. okvir ili outline (Outline  borders ili Thick outline borders, ako treba da okvir b bude ude deblji). Primeri se mogu videti na slici 13. Jedna od često korišćenih vrednosti je i No borders da bi oslobodili ćeliju ranije iscrtanih linija.

Jedan od načina da se dobije još specifičniji izgled jeste da se u slučaju potrbe ćelija ili grupe ćelija posebno dorađuju. To se može izvesti tako što se iz kontekstnog menija desnog klika miša izabere Format Cells... i tu u kartici Borders izabere specifična boja, izgled i debljina linija koje se iscrtavaju po granici ćelije. Takođe, na taj način moguće je c rtati i dijagonalne linije u okviru ćelije.  

8

 

Slika 13. Primjeri tabela

9

 

Funkcije

Jedna od najvažnijih mogućnosti Excel aplikacije jeste mogućnost korišćenja matematičkih formula na podacima iz tabela. Zapravo, podaci ne moraju nužno biti u tabeli, tabele uglavnom služe da bi ceo sadržaj bio pregledniji i čitljiviji. Postoji mnogo različitih funkcija koje se koriste kod obrade podataka, a ovjde će biti reči o funkcijama SUM i AVERAGE. Funkcija SUM služi za sabiranje, dok funkcija AVERAGE služi za izr ačunavanje ačunavanje prosječne vrednosti, tj. aritmetičke sredine.   Funkcije se upisuju u ćeliju u kojoj treba da se prikaže ukupna vrednost sabrana iz svih selektovanih ćelija u funkciji. Kao primer ćemo uzeti nejjedonstavniju listu od 5 vrednosti i sabrati ih. Princip kako se unosi funkcija je sledći:   1.  Obilježimo ćeliju u kojoj treba da se prikaže rezultat funkcije (u ovom slučaju to je P8)

2. Izaberemo željenu funkciju (u ovom slučaju SUM, kao podopcija od AutoSum) iz liste funkcija kao na slici 22. AutoSum se nalazi u Home kartici u Editing djelu.

Slika 14. Izračunavanje sume  3. Zatim obilježimo sve ćelije jednu po jednu držeći taster Ctrl, slika 15.  

Slika 15. Obilježavanje ćelije 

10

 

4. Kada izaberemo sve ćelije pritisnemo Enter taster i funkcija se izvršuje nad selektovanim ćelijama.  Na slici 16 se vidi da je sadržaj ćelije P8 = SUM(P3:P7) što znači da se sabiraju sve vrijednosti u ćelijama od P3 do P7 i rezultat je 129. Druga opcija bi bila se umesto opsega P3:P7 ručno upisuju sve ćelije sa “;” ka o separatorom, tada bi sadržaj ćelije bio:   =SUM(P3;P4;P5;P6;P7)

U oba slučaja rezultat bi bio isti. Ovaj princip se primenjuje na sve funkcije, s tom razlikom što različite funkcije daju različite rezultate, zavisno od toga šta treba postići, tj. izračunat i.

Slika 16. Suma ćelija  Još jedna često korišćena funkcija je funkcija AVERAGE koja služi za izračunavanje srednje vrijednosti. Slično kao i kod funkcije SUM i funkcija AVERAGE se može odraditi na 2 načina kao na primeru sa slika 17 i 18.   Kao što se vidi na slici 25 korištena je funkcija AVERAGE, ali je zato na slici 26 korišćena funkcija SUM s tom razlikom što smo ukupan zbir podelili sa brojem vrednosti u funkciji, ovde ih ima i tourađene su 25, 4, i 51. Još jedanput, je  isti. Zapravo,  skoro sve funkcije mogu5 biti na 17,32 2 ili više načina i uvek su rezultat u formatu: =FUNKCIJA(ćelija1;ćelija2;ćelija3;.....)  

Slika 17. Funkcija AVERAGE

Slika 18. Srednja vrijednost ćelija 

11

 

Grafikoni

Svi znamo da slike govore više od riječi (brojki), pa tako i MS Excel posjeduje odlične mogućnosti u pogledu predstavljanja vaših podataka grafički. Grafikon je određena vrsta grafičkog objekta koja je direktno povezana sa podacima u radnim listovima. Grafikoni su vizualno dopadljivi i olakšavaju  korisnicima pregled usporedbi, uzoraka i trendova u  podacima.

 Najvažnija osobina grafikona je da jasno prenosi poruku. po ruku. Grafikon se može napraviti na zasebnom listu ili kao umetnuti objekt na radnom listu. Da  biste napravili grafikon, prvo je potrebno unijeti podatke za grafikon na radni list.

Grafikon je povezan s podacima radnog lista od kojih je napravljen i automatski se ažurira kada promijenite podatke radnog lista.

Uloženim grafikonom smatra se grafički objekt i spremljen je kao dio radnog lista na kojem  je napravljen. Koristite uložene grafikone kada želite prikazati ili ispisati jedan ili više grafikona s vašim podacima radnog lista.   List grafikona zaseban je list u radnoj knjizi s vlastitim nazivom lista. List grafikona

koristite kada želite pogledati ili urediti velike ili složene grafikone zasebno od podataka s radnog lista ili kada želite uštedjeti zaslonski prostor dok radite na radnom listu.   Općenito govoreći, graf u Excelu nije teško nacrtati –   potrebno potrebno je zadati podatke koji će biti na x osi, podatke na y-osi i tip grafa koji ćemo nacrtati. Naravno, nakon toga moguće je formatirati i različite opcije grafa. Grafikoni također iimaju maju funckiju  • Grafički prikaz tabličnih podataka, grafikon i tablični podaci su povezani –   promjene u tablici reflektiraju se na grafikonu

• Odabirom alata za umetanje grafikona otvara nam se tablica u MS Excel -u za unos  podataka

• Promjena veličine grafikona- označimo grafikon i pomičemo kontrolne tačke u željenom smjeru

• Promjene na grafikonu možemo činiti preko  alatne trake Chart Tools koja se pojavljuje kad je grafikon označen, preko brzog izbornika ili dvostrukim pritiskom lijeve tipke miša na grafikon

• Oblikovanje područja grafikona / Format Chart Area - za dodavanje efekata ispune  bojom, 3D, rotacija, sjena, itd.

• Promjena vrste grafikona / Change Chart Type > odaberemo vrstu • Pomicanje grafikona: na izborniku Chart Tools > Design > alat Pomakni grafikon / Move chart: > Novi list / New sheet (i polje za upis imena radnog lista) ili > Objekt na / Object in > na padajućem izborniku odaberemo na koji radni list ćemo smjestiti grafikon.  

Grafikone možete da kreirate tako što:   Prvo odaberite podatke u vašem radnom listu koje želite da koristite u vašem grafikonu.   1. Insert > Chart

12

 

Slika 19. Umetanje grafikona

13

 

Zaključak   Microsoft Excel je program za proračunske tablice koji je razvijen od strane Microsofta. Zajedno s već spomenutim Wordom i PowerPointom čini sastavni dio programskog paketa Microsoft Office. Microsoft Excel je alat za analizu podatak a. a. Mogućnosti korištenja Excela su brojne, poput

organizacije podataka, stvaranja lista ili baze podataka. On sadrži alate za analizu koji omogućuju kreiranje tablica i generiranje grafikona iz podataka u proračunskim tablicama.   Datoteka MS Excela je većini korisnika poznata kao radna knjiga. Svaka radna knjiga sastoji se od jednog ili više radnih listova (worksheet). Svaki radni list sastoji se od redaka i stupaca.

Excel je odličan analitički alat za poslovanje. Proračunske tablice se često koriste za  pohranu financijskih podataka. Formule i funkcije koje se koriste za ovu vrstu podataka su:

izvođenje osnovnih matematičkih operacija, kao što su zbrajanje pojedinih stupaca i redaka

 pronalaženje vrijednosti kao što su dobit ili gubitak   izračun otplatnih planova za kredite ili hipoteke  pronalaženje prosjeka, maksimalne ili minimalne vrijednosti u određenom rasponu  podataka

Mnoštvo organizacija koristi Excel za upravljanje proračunom, poslovno planiranje, evidenciju kupaca, analizu prodaje, čuvanje podat aka o klijentima i sl. Osim u poslovne svrhe Excel možete koristiti i kod kuće. Kreiranje lista je jednostavno jer su tablice unaprijed zadane. Potrebno je samo unesti podatke koje želite spremiti.    Njime možete pratiti svoje osobne financije, raspoređivati   kućni budžet, zapisivati buduće  planove i investicije te napraviti analizu troškova. Isto tako možete zapisati svoju kolekciju CD-a ili filmova, napraviti šoping listu, pisati unos kalorija, pratiti gubitak težine uz pomoć grafikona, napraviti raspored sati i sl.

14

 

Literatura

1. B. Plazibat, S. Jerčić: Informatika, Sveučilišni studijski centar za stručne studije   Sveučilišta u Splitu, Split, 2005.  2.  D. Galić: Office XP –  sve što želite i ne želite znati, BUG, Zagreb, 2003.  

3.  Online training Solutions Inc. by «Microsoft». 4.  http://www.itdesk.info/prirucnik_proracunske_tablice_microsoft_excel_2010.pdf

15

 

Popis slika 1. Slika 1. Radni prostor Excela. 2. Slika 2. Imena radnih listova 3. Slika 3. Pomjeranje radnih listova 4. Slika 4. Pregled stranice 5. Slika 6. 5. Ćelija 6. Slika Tipovi  7. Slika 7. Format Cells 8. Slika 8. Alignment kartica 9. Slika 9. Border kartica 10. Slika 10. Umetanje kolona 11. Slika 11. Spajanje ćelija  12. Slika 12. Crtanje tabela 13. Slika 13. Primjeri tabela 14. Slika 14. Izračunavanje sume 15. Slika 15. Obilježavanje ćelije   16. Slika 16. Suma ćelija  17. Slika 17. Funkcija AVERAGE 18. Slika 18. Srednja vrijednost ćelija  19. Slika 19. Umetanje grafikona

16