MICROSOFT ACCESS 2007 - ΒΗΜΑ ΒΗΜΑ - ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΕΚΔΟΣΗ

Απαγορεύεται η καθ’ οιονδήποτε τρόπο αναπαραγωγή, μεταπώληση, διανομή και εν γένει εκμετάλλευση του εντύπου, άνευ της αδείας της εκδότριας εταιρείας.

Σας μπερδεύει η ορολογία; Μην ανησυχείτε, περιγράφουμε τα πάντα πολύ απλά.

Εύκολο στην κατανόηση Σαφείς οδηγίες, βήμα προς βήμα, σας διευκολύνουν να μάθετε.

Σε αντίθεση με άλλα βιβλία τα οποία είναι γεμάτα ορολογίες και προκαλούν πονοκέφαλο, το βιβλίο Access 2007 παρουσιάζει τις σημαντικότερες λειτουργίες του προγράμματος με σαφή και περιεκτικό τρόπο χωρίς να σας στέλνει στον... γιατρό. Η αφήγηση παρακολουθεί από κοντά τον κύκλο ζωής ανάπτυξης βάσεων δεδομένων, ξεκινώντας προοδευτικά από τις πρώτες βασικές αρχές της σωστής σχεδίασης βάσεων δεδομένων και φτάνοντας μέχρι τις προχωρημένες λειτουργίες όπως η δημιουργία μιας φόρμας και μιας έκθεσης.

Εικονογραφημένο

Μια ματιά στο εσωτερικό

Δεν σας λέμε πώς θα το κάνετε, σας δείχνουμε πώς θα το κάνετε.

Έγχρωμο Το βιβλίο είναι έγχρωμο για να διευκολύνει τον αναγνώστη και το μάτι.

ACCESS 2007 Δημιουργία βάσης δεδομένων

Γραμμένο σε απλά ελληνικά

Τα εικονίδια αυτά σας διευκολύνουν περισσότερο

Αναφορά σε αυτή τη σειρά

ACCESS 2007 Δημιουργία βάσης δεδομένων

COMPUTER steps

ΕΥΚΟΛΟ ΣΤΗΝ ΚΑΤΑΝΟΗΣΗ ΕΙΚΟΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟ

Οι απλές εξηγήσεις και οι πρακτικές χρήσεις αξίζουν χειροκρότημα.

Computer Active

u n s w o r t h

ΑΠΛΑ ΕΛΛΗΝΙΚΑ

Όπου συναντάτε ένα από αυτά τα εικονίδια γνωρίζετε ότι πρόκειται για μία χρήσιμη συμβουλή για να αυξήσετε τις γνώσεις σας, για να θυμηθείτε κάτι ή να προφυλαχτείτε από πιθανούς κινδύνους.

“

a n d r e w

”

18

ΑΓΓΛΙΚΗ ΕΚΔΟΣΗ ACCESS 2007 by Andrew Unsworth Copyright © 2011 by Computer Step Reprinted under an exclusive licence agreement from the Publisher: In Easy Steps, 5c Southfield Road, Southam, Warwickshire, CV47 0FB United Kingdom

Notice of Liability Every effort has been made to ensure that this book contains accurate and current information. However, Computer Step and the author shall not be liable for any loss or damage suffered by readers as a result of any information contained herein. Trademarks Microsoft® and Windows® are registered trademarks of Microsoft Corporation. All other trademarks are acknowledged as belonging to their respective companies. ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΕΚΔΟΣΗ Συντονισμός: Λάμπρος Γαλάνης Μετάφραση: Wordshop (Μαρίζα Συρέλλη) Επιμέλεια: Κώστας Ζαφειρακόπουλος Καλλιτεχνική επιμέλεια / προσαρμογή: Βαρβάρα Βεντούρη, Αγγελική Τσάγκαρη Screenshots: Avatar.gr Διόρθωση κειμένων: Παναγιώτης Παπασλιώτης © Copyright 2011, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΕΘΝΟΣ Α.Ε.

Σημείωμα Ευθύνης Έχει καταβληθεί κάθε προσπάθεια για να διασφαλιστεί ότι αυτό το βιβλίο περιέχει ακριβείς και επίκαιρες πληροφορίες. Ωστόσο, η Computer Step και ο συγγραφέας δεν φέρουν ευθύνη για οποιαδήποτε απώλεια ή ζημία υποστούν οι αναγνώστες ως αποτέλεσμα οιονδήποτε πληροφοριών που περιέχονται στο βιβλίο. Εμπορικά Σήματα Τα σήματα Microsoft® και Windows® είναι εμπορικά σήματα καταχωρηθέντα της Microsoft Corporation. Όλα τα άλλα εμπορικά σήματα ανήκουν στους νόμιμους δικαιούχους. Aπαγορεύεται κατά τον N. 2121/1993 και κατά τη Διεθνή Σύμβαση της Bέρνης (που έχει κυρωθεί με τον N. 100/1975) η αναδημοσίευση και γενικά η αναπαραγωγή -ολική, μερική, περιληπτική- η κατά παράφραση ή διασκευή απόδοση του περιεχομένου του βιβλίου με οποιοδήποτε μέσο και τρόπο, μηχανικό ηλεκτρονικό, φωτοτυπικό, ηχογράφησης ή άλλο, άνευ προηγούμενης έγγραφης άδειας του εκδότη.

Περιεχόμενα

1

2

Εισαγωγή

7

Τί είναι η Access 2007; Η οθόνη εκκίνησης Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης Χρήση του μενού του κουμπιού Office Εξατομίκευση της Access 2007 Μετατροπή παλαιότερων βάσεων δεδομένων Χρήση του Office Online Εκπαίδευση στο Διαδίκτυο Λήψη νέου περιεχομένου Λήψη νέων προτύπων Χρήση προτύπων Χρήση της κορδέλας Χρήση του παραθύρου περιήγησης Χρήση του συστήματος βοηθείας

8 9 10 12 15 16 18 19 20 21 22 24 25 26

Σχεδίαση βάσεων δεδομένων

27

Σχεσιακές βάσεις δεδομένων Τύποι σχέσεων Σχεδίαση βάσης δεδομένων Πριν ακόμα ανοίξετε την Access Σχεδίαση πινάκων Πρωτεύοντα και εξωτερικά κλειδιά Βελτίωση του σχεδίου σας

3

Περιεχόμενα

Δημιουργία πινάκων Το παράθυρο Πίνακας Χρήση προτύπων πινάκα Χρήση της προβολής φύλλου δεδομένων Προσθήκη και διαγραφή πεδίων Τύποι δεδομένων στην προβολή φύλλου δεδομένων Χρήση της προβολής σχεδίασης Δημιουργία πίνακα Εισαγωγή γραμμής στην προβολή σχεδίασης Διαγραφή πεδίου στην προβολή σχεδίασης Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού

28 30 32 33 34 35 36

37 38 39 40 41 43 44 45 46 47 48

Χρήση τύπων δεδομένων Χρήση συνημμένων Προσδιορισμός ιδιοτήτων πεδίου Χρήση κανόνων επικύρωσης Δημιουργία μάσκας εισαγωγής Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής Χρήση ευρετηρίων Δημιουργία στήλης αναζήτησης

4

Ορισμός σχέσεων Το παράθυρο Σχέσεις Προσθήκη πινάκων Προσδιορισμός σχέσεων Ακεραιότητα αναφορών Προσδιορισμός ιδιοτήτων συνδέσμου Αριστερός και δεξιός σύνδεσμος

5

Επεξεργασία δεδομένων Εισαγωγή δεδομένων Εισαγωγή γραμμών Χρήση του προχείρου Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων Αντιγραφή απευθείας από το Excel Αντιγραφή δεδομένων στο Excel Εισαγωγή δεδομένων από το Excel Εισαγωγή δεδομένων από την Access Σύνδεση με βάσεις δεδομένων της Access Διαχείριση εργασιών εισαγωγής Συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Φιλτράρισμα δεδομένων Άθροιση στηλών Ορθογραφικός έλεγχος δεδομένων Μορφοποίηση δεδομένων

6

Δημιουργία ερωτημάτων σε βάσεις δεδομένων Τί είναι τα ερωτήματα; Χρήση του οδηγού ερωτημάτων Προβολή σχεδίασης ερωτήματος Εισαγωγή κριτηρίων σε ένα ερώτημα Δημιουργία ερωτημάτων σε πολλούς πίνακες

49 51 52 53 54 55 56 58

61 62 63 64 66 68 70

71 72 73 74 75 76 77 78 83 85 87 88 94 96 97 98

101 102 103 106 108 109

Χρήση κριτηρίων για αριθμούς Χρήση κριτηρίων για κείμενο Εκτέλεση ερωτήματος δημιουργίας πίνακα Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησης Δημιουργία ερωτήματος ενημέρωσης Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής

7

Χρήση της SQL Χρήση της SQL Οι τρεις γλώσσες της SQL Άνοιγμα του παραθύρου SQL Χρήση του όρου SELECT Χρήση του όρου WHERE Συναρτήσεις συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων της SQL Δημιουργία ερωτημάτων ένωσης

8

Δημιουργία μιας φόρμας Τί ονομάζουμε φόρμα; Η ανατομία μιας φόρμας Χρήση φόρμας για εισαγωγή δεδομένων Φιλτράρισμα φόρμας Εφαρμογή λεπτομερούς φίλτρου Χρήση του οδηγού φορμών Δημιουργία μιας απλής φόρμας Χρήση φόρμας διαίρεσης Χρήση φόρμας πολλών στοιχείων Εύρεση μιας εγγραφής

9

Βελτίωση μιας φόρμας Χρήση της προβολής σχεδίασης Χρήση της προβολής διάρθρωσης Χρήστη της λίστας πεδίων Εισαγωγή κεφαλίδων και υποσέλιδων Εισαγωγή στοιχείων ελέγχου σε μια φόρμα Βελτίωση των στοιχείων ελέγχου Αλλαγή ιδιοτήτων των στοιχείων ελέγχου Δημιουργία στοιχείων ελέγχου υπολογισμού Αλλαγή σειράς Tab Δημιουργία φόρμας με καρτέλες

110 111 112 114 115 116

117 118 119 120 121 122 123 124

125 126 127 128 130 131 132 135 136 139 140

141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151

Χρήση κουμπιών Δημιουργία αποκλειστικού παραθύρου διαλόγου Χρήση μακροεντολών

10

Δημιουργία εκθέσεων Χρήση του οδηγού εκθέσεων Δημιουργία μιας απλής έκθεσης Χρήση της προβολής σχεδίασης έκθεσης Εισαγωγή πεδίων σε μια έκθεση Εισαγωγή στοιχείων ελέγχου σε μια έκθεση Εισαγωγή κεφαλίδων και υποσέλιδων Ταξινόμηση και ομαδοποίηση δεδομένων Εκτύπωση ετικετών Ορισμός προσαρμοσμένου μεγέθους ετικέτας Χρήση της προεπισκόπησης εκτύπωσης Εκτύπωση εκθέσεων Αποστολή της έκθεσής σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

11

Κοινή χρήση της Access Προστασία με κωδικό πρόσβασης Δημιουργία βάσης δεδομένων ACCDE Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας βάσεων δεδομένων της Access Διαίρεση μιας βάσης δεδομένων Αλληλεπίδραση με το SharePoint

Ευρετήριο

154 156 160

161 162 166 167 168 169 170 171 172 175 176 177 178

179 180 182 183 184 186

187

1

Εισαγωγή

Η εκκίνηση της Access 2007 για πρώτη φορά μπορεί να

8

Τί είναι η Access 2007;

9

Η οθόνη εκκίνησης

10

Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

12

Χρήση του μενού του κουμπιού Office

15

Εξατομίκευση της Access 2007

16

Μετατροπή παλαιότερων βάσεων δεδομένων

παρουσιάζει το νέο

18

Χρήση του Office Online

περιβάλλον εργασίας

19

Εκπαίδευση στο Διαδίκτυο

χρήστη.

20

Λήψη νέου περιεχομένου

21

Λήψη νέων προτύπων

22

Χρήση προτύπων

24

Χρήση της κορδέλας

25

Χρήση του παραθύρου περιήγησης

26

Χρήση του συστήματος βοηθείας

αποτελέσει μια τρομακτική εμπειρία για τους αμύητους. Το κεφάλαιο εξηγεί συνοπτικά πώς λειτουργεί η Access 2007 και

Εισαγωγή

Τί είναι η Access 2007; Η Access 2007 είναι η πιο πρόσφατη έκδοση του δημοφιλούς συστήματος διαχείρισης βάσεων δεδομένων της Microsoft, ή DBMS για συντομία. Με την Access 2007 μπορείτε να:

Αρχίστε να σκέφτεστε τώρα τη βάση δεδομένων σας. Τι θέλετε να κάνει; Ποιες πληροφορίες χρειάζεται να αποθηκεύσετε;

●

Αποθηκεύετε δεδομένα χρησιμοποιώντας φόρμες φιλικές προς το χρήστη

●

Απευθύνεστε στη βάση δεδομένων για συγκεκριμένες πληροφορίες

●

Δημιουργείτε εταιρικές εκθέσεις με ωραίο στυλ

●

Ανταλλάσσετε δεδομένα με συναδέλφους μέσω ενός δικτύου υπολογιστών

Ωστόσο, η Access 2007 δεν είναι μόνο ένα μέσο εισαγωγής και ανάκτησης δεδομένων. Εάν θέλετε, έχετε τη δυνατότητα να φτιάξετε πλήρεις εφαρμογές λογισμικού σύμφωνα με τις απαιτήσεις και τη δημιουργικότητά σας.

8

Και τα καλά νέα; Δεν χρειάζεται να είστε μηχανικός υπολογιστών για να τη χρησιμοποιείτε. Στην πραγματικότητα, μπορείτε να χειριστείτε σχεδόν όλες τις λειτουργίες της Access χωρίς να εισαγάγετε ούτε μία γραμμή κώδικα. Αυτά που χρειάζονται είναι λίγη υπομονή, έγκαιρος προγραμματισμός και κυρίως μια σαφής αιτία για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων!

Τι είναι, λοιπόν, μια βάση δεδομένων; Μια βάση δεδομένων είναι απλώς μια συγκροτημένη συλλογή εγγραφών. Για παράδειγμα, η καρτελοθήκη που έχετε στο γραφείο σας είναι ένα είδος βάσης δεδομένων. Όταν την ανοίγετε, έχετε τα ονόματα, τα τηλέφωνα και τις διευθύνσεις των επαγγελματικών επαφών σας. Σε έναν υπολογιστή, οι πληροφορίες της βάσης δεδομένων είναι οργανωμένες με έναν πολύ πιο μεθοδικό τρόπο, αλλά η γενική ιδέα παραμένει ίδια. Η Access τοποθετεί τα δεδομένα σε πίνακες. Ο πίνακας είναι σαν την καρτελοθήκη – περιέχει όλα τα απαραίτητα δεδομένα. Κάθε γραμμή πίνακα περιλαμβάνει δεδομένα για ένα συγκεκριμένο αντικείμενο. Στην καρτελοθήκη το αντικείμενο είναι οι επαγγελματικές κάρτες. Οι στήλες του πίνακα μας βοηθούν στην οργάνωση των δεδομένων. Κάθε στήλη διαθέτει ειδικά στοιχεία δεδομένων, όπως τη διεύθυνση μιας επαφής. Στο επόμενο κεφάλαιο, εμβαθύνουμε στον τρόπο οργάνωσης και δημιουργίας μιας βάσης δεδομένων. Για την ώρα, το υπόλοιπο κεφάλαιο είναι αφιερωμένο στα πρώτα βήματά σας στην Access 2007.

Η οθόνη εκκίνησης Κάθε φορά που ανοίγει η Access 2007, σας καλωσορίζει η νέα, φιλόξενη εικόνα της οθόνης εκκίνησης. Σχεδιασμένη να κάνει αυτό το οποίο δηλώνει η ονομασία της, η οθόνη εκκίνησης προσφέρει όλες τις απαιτούμενες επιλογές ώστε να αξιοποιήσετε στο έπακρον την Access 2007. Ακολουθούν μερικά από τα στοιχεία που αναλύουμε σε όλο το κεφάλαιο.

Στοιχεία της οθόνης εκκίνησης

Κουμπί Office

Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Μπορείτε ανά πάσα στιγμή να μεταβείτε στην οθόνη εκκίνησης κλείνοντας κάθε ανοιχτή βάση δεδομένων.

Κουμπί βοηθείας

9

Γραμμή κατάστασης

Office Online

Βάσεις δεδομένων που ανοίξατε πρόσφατα

Η οθόνη εκκίνησης αλλάζει δυναμικά όταν παρουσιάζονται νέα περιεχόμενα ή λειτουργίες. Για παράδειγμα, θα παρατηρήσετε την προσθήκη νέων προτύπων βάσεων δεδομένων μόλις κυκλοφορήσουν από τη Microsoft.

Εισαγωγή

Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης Η Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης παρέχει γρήγορη και άνετη πρόσβαση στις πιο κοινές εντολές, όπως η Αποθήκευση, ενώ συνήθως τοποθετείται πάνω αριστερά στην οθόνη της Access 2007. Από προεπιλογή, η Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης περιέχει μόνο τα εξής τρία κουμπιά: Αποθήκευση, Αναίρεση και ακύρωση αναίρεσης. Μολονότι αυτά τα κουμπιά είναι χρήσιμα, οι επιλογές ενεργειών είναι σχετικά περιορισμένες. Όσο η αυτοπεποίθησή σας στη χρήση της Access 2007 ενισχύεται, θα θέλετε να έχετε ευκολότερη πρόσβαση σε ορισμένες ενέργειες. Ευτυχώς, μπορείτε να προσαρμόζετε τη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και να προσθέτετε ή να καταργείτε κουμπιά

10

Προσαρμογή της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης Για να προσθέσετε κάποια εντολή στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, κάντε δεξί κλικ στο εικονίδιό της στην Κορδέλα και επιλέξτε "Προσθήκη στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης".

1 2

❙ ❙

Πατήστε το βέλος στα δεξιά του τελευταίου κουμπιού

Επιλέξτε ένα στοιχείο του μενού για να προσθέσετε αυτήν την εντολή στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Προσθήκη μιας ενέργειας Μερικές από τις πιο ωφέλιμες εντολές μπορούν να προστεθούν στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης χρησιμοποιώντας το μενού στα δεξιά. Ωστόσο, έχετε τη δυνατότητα προσθήκης και άλλων λειτουργιών εάν πατήσετε το στοιχείο μενού "Περισσότερες Εντολές...". Έτσι γίνεται εκκίνηση του παραθύρου διαλόγου Προσαρμογή, ο οποίος αναλύεται με περισσότερες λεπτομέρειες στην επόμενη σελίδα.

...συνέχεια Επιλέξτε τις ενέργειες για να τις προσθέσετε εδώ

Πατήστε εδώ για να Κάντε κλικ εδώ για δείτε διαφορετικές να προσθέσετε την ομάδες ενεργειών επιλεγμένη εντολή

Αλλάξτε τη σειρά εμφάνισης των ενεργειών στη Γραμμή εργαλείων

Συχνά σας εξυπηρετεί να κάνετε διάκριση των διαφόρων ομάδων ανάλογα με τη λειτουργία τους, για παράδειγμα να διαχωρίζετε ενέργειες πρόσβασης σε αρχεία από ενέργειες δημιουργίας πίνακα. Για να διακρίνετε τις ενέργειες στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, διαλέξτε το Διαχωριστικό.

11

Εάν κάνετε κάποιο λάθος, πατήστε Επαναφορά για να αναιρέσετε τις αλλαγές σας

Πατήστε εδώ για να επιβεβαιώσετε τις επιλογές σας

Κάντε κλικ εδώ για να ακυρώσετε τις επιλογές σας

Επανατοποθέτηση της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

1 2

❙ ❙

Πατήστε το βέλος στο τέλος της Γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Κάντε κλικ στο στοιχείο μενού "Εμφάνιση κάτω από την κορδέλα"

Η Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης μπορεί να επιστρέψει στην προηγούμενη θέση της πάνω από την Κορδέλα, εάν χρειαστεί.

Εισαγωγή

Χρήση του μενού του κουμπιού Office Για να ανοίξετε γρήγορα το μενού του κουμπιού Office, πατήστε τα πλήκτρα Alt+F.

Το κουμπί Office διευκολύνει τόσο τη διαχείριση αρχείων όσο και θέματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Όχι μόνο σας επιτρέπει να ανοίγετε και να αποθηκεύετε βάσεις δεδομένων, αλλά μπορείτε να το χρησιμοποιείτε και για να στέλνετε βάσεις δεδομένων σε συναδέλφους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να εκτελείτε εργασίες συντήρησης στη βάση σας. Το κουμπί Office βρίσκεται στα αριστερά της Γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Άνοιγμα μιας βάσης δεδομένων

1 2

12

3 4

❙ ❙ ❙ ❙

Πατήστε το κουμπί Office

Επιλέξτε Άνοιγμα από το μενού του κουμπιού Office

Βρείτε τη βάση δεδομένων που ψάχνετε με το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα

Κάντε διπλό κλικ στο όνομα της βάσης δεδομένων για να την ανοίξετε

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε κατάλογο

Κάντε διπλό κλικ σε ένα αρχείο για να το ανοίξετε

Πληκτρολογήστε εδώ ένα όνομα αρχείου προς αναζήτηση

…συνέχεια Από προεπιλογή, η Access ανοίγει μια βάση δεδομένων σε περιορισμένη κατάσταση λειτουργίας. Ειδικότερα, απενεργοποιεί την εκτέλεση της Visual Basic for Applications σε κώδικες και μακροεντολές. Για να ενεργοποιήσετε όλες τις λειτουργίες της βάσης δεδομένων, πατήστε το κουμπί "Επιλογές...", το οποίο βρίσκεται ανάμεσα στην Κορδέλα και το κεντρικό παράθυρο της βάσης δεδομένων.

Το κουμπί αυτό εμφανίζει μια ειδοποίηση ασφαλείας. Επιλέξτε το κουμπί "Ενεργοποίηση αυτού του περιεχομένου" και μετά πατήστε "OK".

Να ενεργοποιείτε περιεχόμενο μόνο εάν είστε απολύτως σίγουροι ότι δεν περιέχει κάποιον κακόβουλο κώδικα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας τέτοιος κώδικας θα υπήρχε μόνο αν ανοίγατε μια βάση δεδομένων κάποιου άλλου.

13

Αποθήκευση βάσης δεδομένων

1 2

❙ ❙

Πατήστε το κουμπί Office

Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση

Για να αποθηκεύσετε οποιαδήποτε στιγμή και γρήγορα μια βάση δεδομένων πληκτρολογήστε Ctrl+S.

Εισαγωγή

…συνέχεια Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων

1

2 3

4

❙

❙ ❙ ❙

Πατήστε το κουμπί Office ώστε να προβληθεί το αναπτυσσόμενο μενού

Κάντε κλικ στο στοιχείο μενού Δημιουργία

Διαλέξτε όνομα για την καινούργια βάση δεδομένων σας και εισάγετέ το στο πεδίο κειμένου

Πατήστε το κουμπί Δημιουργία

14

Από προεπιλογή, η Access 2007 προτείνει το όνομα "Βάση δεδομένων", καθώς και έναν αριθμό: για παράδειγμα, "Βάση δεδομένων1". Καλύτερα να αποφεύγετε να δίνετε τέτοια ονόματα στις βάσεις δεδομένων σας, αφού πολλές βάσεις με παρόμοιους τίτλους στο σκληρό σας δίσκο θα προκαλέσουν σύγχυση και λάθη.

Για να αποθηκεύσετε τη βάση δεδομένων σας κάπου αλλού από Τα Έγγραφά μου, πατήστε το κουμπί Αναζήτηση.

Έξοδος από την Access 2007 Η Access 2007 είναι εκπληκτική, παρ' όλα αυτά κάποια στιγμή θα θέλετε να την κλείσετε. Αυτό γίνεται ως εξής:

1 2

❙ ❙

Πατήστε το κουμπί Office

Πατήστε το κουμπί "Έξοδος από την Access", κάτω δεξιά από το μενού του κουμπιού Office

Εξατομίκευση της Access 2007 Η οθόνη εξατομίκευσης επιλογών περιλαμβάνει ποικίλες ρυθμίσεις που επηρεάζουν τον τρόπο προβολής και αλληλεπίδρασης με την Access 2007. Για παράδειγμα, μπορείτε να αποφασίσετε εάν θέλετε να εμφανίζονται Βελτιωμένες συμβουλές οθόνης, όπως η παρακάτω.

1 2

❙ ❙

Πατήστε το κουμπί Office

Πατήστε το κουμπί "Έξοδος από την Access", κάτω δεξιά από το μενού του κουμπιού Office

15

3

4

❙ ❙

Κάντε κλικ στα στοιχεία του μενού στην αριστερή πλευρά του παραθύρου διαλόγου Επιλογές της Access για να επιλέξετε τις ρυθμίσεις σας

Πατήστε τα αναπτυσσόμενα μενού ώστε να γίνει αλλαγή των ρυθμίσεων επιλογών

Εισαγωγή

Μετατροπή παλαιότερων βάσεων δεδομένων Η Access 2007 διευκολύνει το άνοιγμα και το χειρισμό μιας βάσης δεδομένων η οποία έχει δημιουργηθεί σε παλαιότερη έκδοση Access. Η παλαιά βάση δεδομένων θα είναι ακριβώς ίδια με κάποια που έχει δημιουργηθεί στην Access 2007. Το μόνο μειονέκτημα είναι το γεγονός ότι δεν θα έχετε τη δυνατότητα χρήσης των νέων λειτουργιών της Access 2007, όπως Πεδία αναζήτησης πολλαπλών τιμών και τον νέο τύπο δεδομένων Συνημμένο. Ευτυχώς, η Access 2007 μπορεί να μετατρέψει γρήγορα την παλαιά βάση δεδομένων σας στη νέα μορφή αρχείου ACCDB ώστε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις δυνατότητες.

16

1 Από τη στιγμή που μετατρέπετε μια βάση δεδομένων δεν έχετε πλέον τη δυνατότητα να τη χρησιμοποιείτε στην Access 2003 ή σε προγενέστερες εκδόσεις της Access.

2 3 4

5

❙ ❙ ❙ ❙

❙

Ανοίξτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να μετατρέψετε Πατήστε το κουμπί Office Πατήστε Μετατροπή

Επιλέξτε έναν κατάλογο στον οποίο θα αποθηκεύσετε την τροποποιημένη βάση μέσω του παραθύρου διαλόγου Αποθήκευση ως

Πληκτρολογήστε εδώ ένα όνομα για τη βάση δεδομένων σας

6

❙

Πατήστε το κουμπί Αποθήκευση

…συνέχεια

7

❙

Κάντε κλικ στο OK για να κλείσει η προειδοποίηση

Μετατροπή βάσεων δεδομένων σε παλαιότερες μορφές αρχείων Ίσως χρειαστεί να μοιραστείτε τη βάση δεδομένων σας με άλλους και γι' αυτό να πρέπει να μετατρέψετε μια βάση δεδομένων Access 2007 σε μορφή αρχείου που λειτουργεί με προηγούμενες εκδόσεις της Access. Πιθανώς η βάση δεδομένων σας να είναι αποθηκευμένη σε κοινόχρηστο φάκελο και να ενημερώνεται άμεσα από τους συναδέλφους σας.

1

3

4

5

6 7

❙ ❙ ❙ ❙

Ανοίξτε τη βάση δεδομένων την οποία θέλετε να τροποποιήσετε

Πατήστε το κουμπί Office

Κρατήστε τον δρομέα πάνω από το βέλος στα δεξιά της εντολής Αποθήκευση ως

Επιλέξτε τη μορφή αρχείου μετατροπής της βάσης δεδομένων

Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως για να περιηγηθείτε στον κατάλογο στον οποίο θα αποθηκευτεί η τροποποιημένη βάση δεδομένων Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων στο πεδίο "Όνομα αρχείου" Πατήστε το κουμπί Αποθήκευση στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως

17

2

❙ ❙ ❙

Σκεφτείτε καλά τις εναλλακτικές σας πριν μετατρέψετε μια βάση δεδομένων σε παλαιότερη μορφή αρχείου, αφού δεν θα μπορείτε πλέον να χρησιμοποιήσετε τις νέες λειτουργίες της Access 2007.

Εισαγωγή

Χρήση του Office Online Το Office Online είναι ένα ανεκτίμητο, πρόσφατο στοιχείο της Access 2007 που σας βοηθά γρήγορα και εύκολα να αναζητάτε νέο περιεχόμενο όπως πρότυπα βάσεων δεδομένων, να βελτιώνετε τις γνώσεις σας με τα προγράμματα εκπαίδευσης στο Διαδίκτυο και να ενημερώνετε την εγκατάσταση της Access 2007 με λήψεις προγραμμάτων και ενημερώσεις. Στην πραγματικότητα, το Office Online είναι μια τόσο χρήσιμη λειτουργία ώστε η Microsoft την ενσωμάτωσε στην οθόνη εκκίνησης.

18

Τα πρότυπα σε αυτήν την οθόνη θα ενημερώνονται με τον καιρό.

Πατήστε εδώ για να κάνετε λήψη αυτών των προτύπων

Κάντε κλικ σε αυτές τις συνδέσεις ώστε να λάβετε το πιο πρόσφατο περιεχόμενο της Microsoft

Η δωρεάν βοήθεια και η εκπαίδευση δεν ήταν ποτέ πιο εύχρηστες

Εκπαίδευση στο Διαδίκτυο Μολονότι με τη μελέτη αυτού του βιβλίου κατανοείτε σε βάθος τη σχεδίαση και την αποτελεσματική διαχείριση βάσεων δεδομένων, δεν γίνεται να καλυφθεί εδώ όλο το πλήθος λειτουργιών της Access 2007. Όσο ενισχύεται η αυτοπεποίθησή σας με την Access 2007, μπορείτε να αναζητήσετε στις σελίδες εκπαίδευσης του Office Online σεμινάρια τα οποία θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε τις βάσεις δεδομένων σας ώστε να παραμείνετε ανταγωνιστικοί. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στις σελίδες εκπαίδευσης του Office Online απλώς επαναλάβετε την παρακάτω διαδικασία:

1 2

❙ ❙ ❙

3

❙

Πατήστε την υπερσύνδεση Εκπαίδευση που βρίσκεται κάτω από την ετικέτα "Περισσότερα για το Office Online"

Πληκτρολογήστε Access 2007 στο βοηθητικό πρόγραμμα Αναζήτηση στο πάνω μέρος της ιστοσελίδας

Επιλέξτε ένα εκπαιδευτικό πρόγραμμα από τα αποτελέσματα αναζήτησης, πατώντας την υπερσύνδεσή του

Εάν δεν βρίσκετε ακριβώς το υλικό εκπαίδευσης που χρειάζεστε, κάντε πάλι αναζήτηση με σχετικές λέξειςκλειδιά. Ίσως διαπιστώσετε ότι η βοήθεια που θέλατε, καλύπτεται σε ένα άλλο θέμα.

19

4

Ανοίξτε την οθόνη εκκίνησης κλείνοντας όλες τις ανοιχτές βάσεις δεδομένων

Εισαγωγή

Λήψη νέου περιεχομένου Το νέο περιεχόμενο είναι διαθέσιμο συνεχώς χάρη στη συνεχή βελτίωση της Access 2007 από τη Microsoft. Το εν λόγω περιεχόμενο μπορεί να είναι εργαλεία μετατροπής με τα οποία μπορείτε να εργαστείτε σε βάσεις δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί σε παλαιότερες εκδόσεις της Access, ή ενημερώσεις του προϊόντος που προσφέρουν περισσότερες λειτουργίες στην τρέχουσα εγκατάσταση της Access 2007 .

1 2

Ανοίξτε την οθόνη εκκίνησης κλείνοντας όλες τις ανοιχτές βάσεις δεδομένων Πατήστε την υπερσύνδεση Στοιχεία λήψης που βρίσκεται κάτω από την ετικέτα "Περισσότερα για το Office Online"

20

Να επισκέπτεστε τακτικά την τοποθεσία για να λαμβάνετε όλες τις τελευταίες ενημερώσεις.

❙ ❙

Για να βρείτε κάτι συγκεκριμένο, χρησιμοποιήστε το βοηθητικό πρόγραμμα Αναζήτηση στο πάνω μέρος της ιστοσελίδας.

3

❙

4

❙

Η Access ανοίγει τώρα το πρόγραμμα περιήγησης. Μεταβείτε στην ενότητα με τίτλο "Στοιχεία λήψης κατά έκδοση" και κάντε ένα κλικ στην καρτέλα 2007 Office System

Επιλέξτε το περιεχόμενο το οποίο θέλετε να κατεβάσετε, κάνοντας κλικ στη σύνδεσή του και μετά πατώντας το κουμπί λήψης στην οθόνη σύντομης περιγραφής περιεχομένου που ακολουθεί

Λήψη νέων προτύπων Η Access 2007 περιλαμβάνει πολλά πρότυπα βάσεων δεδομένων, σχεδιασμένα με επαγγελματικό τρόπο, τα οποία καλύπτουν με το παραπάνω τις ανάγκες πολλών χρηστών, με λίγες βελτιώσεις. Ωστόσο, όλοι οι χρήστες δεν έχουν τις ίδιες ανάγκες και εάν κανένα από τα εγκατεστημένα πρότυπα δεν ικανοποιεί τις απαιτήσεις σας, είναι πολύ πιθανό να βρείτε το κατάλληλο στο Office Online.

1

❙ ❙

2

3

❙

Ανοίξτε την οθόνη εκκίνησης κλείνοντας όλες τις ανοιχτές βάσεις δεδομένων

Πατήστε την υπερσύνδεση Πρότυπα που βρίσκεται κάτω από την ετικέτα "Περισσότερα για το Office Online"

Εάν σας κάνει εντύπωση κάποιο πρότυπο, κάντε κλικ στην υπερσύνδεσή του για περισσότερες πληροφορίες

21

Εισαγωγή

Χρήση προτύπων Η Access 2007 περιλαμβάνει πολλά πρότυπα υψηλής ποιότητας, τα οποία για τους περισσότερους ανθρώπους μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τη στιγμή της εγκατάστασης του προγράμματος. Για παράδειγμα, εάν ο μοναδικός λόγος που επενδύσατε στο Σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων είναι η διατήρηση των στοιχείων των πελατών σας, τότε το πρότυπο Επαφές της Access 2007 είναι ίσως ιδανικό για τις ανάγκες σας. Ο καλύτερος τρόπος για να διαπιστώσετε εάν τα πρότυπα της Access 2007 ταιριάζουν στην επιχείρησή σας είναι να τα ανοίξετε και να δείτε τι κάνουν.

Άνοιγμα ενός προτύπου

1

❙ ❙

Κάντε ένα κλικ σε μια κατηγορία προτύπων

22

2

Ανοίξτε την οθόνη εκκίνησης, αφού κλείσετε όλες τις ανοιχτές βάσεις δεδομένων

Η Access παρουσιάζει τα πρότυπα, τα οποία είναι τώρα διαθέσιμα σε αυτήν την κατηγορία, στο κέντρο της οθόνης εκκίνησης.

…συνέχεια

3

4

❙ ❙

Επιλέξτε ένα πρότυπο με ένα κλικ στο εικονίδιό του

Πατήστε το κουμπί Λήψη στην πάνω δεξιά γωνία της οθόνης εκκίνησης

23

Μόλις γίνει λήψη ενός προτύπου, η Access 2007 το προετοιμάζει για χρήση και το ανοίγει αυτόματα.

Εισαγωγή

Χρήση της κορδέλας Για να δείτε συντομεύσεις πληκτρολογίου, πατήστε το πλήκτρο Alt. Αυτό εμφανίζει ένα γράμμα δίπλα στα εικονίδια Κορδέλας. Πιέστε στο πληκτρολόγιο το γράμμα που σχετίζεται με το εικονίδιο της Κορδέλας το οποίο θέλετε να χρησιμοποιήσετε, αντί να πατήσετε το εικονίδιο με το ποντίκι.

Στις προηγούμενες εκδόσεις της Access, οι χρήστες δημιουργούσαν και ασχολούνταν με βάσεις δεδομένων χρησιμοποιώντας τις εντολές των μενού, αλλά αυτό δεν ισχύει πια. Η αλληλεπίδρασή σας με την Access 2007 γίνεται με τη χρήση ενός μενού εικονιδίων που ονομάζεται Κορδέλα. Αντί να ψάχνετε επί ώρες σε μια κοινότοπη συλλογή γκρίζων στοιχείων μενού, έχετε τη δυνατότητα να βρείτε τη ζητούμενη εντολή πιο γρήγορα και εύκολα με τη βοήθεια των εικονιδίων της Κορδέλας.

Η Κορδέλα Επιλέγετε τις καρτέλες για να μεταβαίνετε στις διάφορες ομάδες εικονιδίων

24

Τα εικονίδια ομαδοποιούνται σύμφωνα με τη λειτουργία τους

Όταν έχετε ανοιχτά πολλά παράθυρα και ο χώρος έχει μειωθεί αισθητά, μπορείτε να ελαχιστοποιείτε την Κορδέλα με ένα διπλό κλικ στην επιλεγμένη καρτέλα.

Εναλλαγή μεταξύ προβολών

1

❙

2

❙

Για να αλλάξετε προβολή πατήστε το κάτω βέλος κάτω από τη λέξη Προβολή

Διαλέξτε την επιθυμητή προβολή κάνοντας κλικ στο εικονίδιό της

Πατήστε ένα εικονίδιο μία φορά για να το χρησιμοποιήσετε

Χρήση του παραθύρου περιήγησης Όπως η Κορδέλα έχει διαδεχτεί την παλιά γραμμή μενού της Access, έτσι και το Παράθυρο περιήγησης έχει αντικαταστήσει το Παράθυρο βάσης δεδομένων. Το Παράθυρο περιήγησης βρίσκεται στο πλάι της κύριας οθόνης όταν ανοίγει μια βάση δεδομένων. Το παράθυρο αυτό διευκολύνει την εύρεση Αντικείμενων βάσεων δεδομένων όπως Πίνακες και Ερωτήματα, αφού τα φιλτράρει ανάλογα με τον τύπο, την ημερομηνία δημιουργίας και την ομάδα τους.

Φιλτράρισμα αντικειμένων βάσης δεδομένων

❙

2

❙

3

❙

Πατήστε το κάτω βέλος στην κορυφή του Παραθύρου περιήγησης

Επιλέξτε μια κατηγορία από την αναπτυσσόμενη λίστα για φιλτράρισμα κάνοντας ένα κλικ πάνω στο όνομά της

Μπορείτε να βελτιώσετε κι άλλο το φιλτράρισμά σας με ένα κλικ στο όνομα της ομάδας

Παράθυρο περιήγησης όπου εφαρμόστηκε φιλτράρισμα τύπου αντικειμένου "Ερώτημα"

25

1

Εισαγωγή

Χρήση του συστήματος βοηθείας Η κραυγή για "Βοήθεια!" είναι μια συνηθισμένη παρενέργεια όταν εργάζεστε σε υπολογιστές. Χάρη στο βελτιωμένο περιβάλλον εργασίας χρήστη της Access 2007, τώρα είναι πιο εύκολο να βρείτε τη βοήθεια που χρειάζεστε. Όπως έχετε ήδη διαπιστώσει, το Office Online αποτελεί έναν εύχρηστο τρόπο εύρεσης βοήθειας στο Διαδίκτυο, όμως αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει απαραίτητα να είστε συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο.

1

❙

Πατήστε το κουμπί Βοήθεια πάνω δεξιά του βασικού παραθύρου της Access.

2

❙

Πατήστε μια σύνδεση για να διαβάσετε το αντίστοιχο άρθρο

26

Ανοίξτε όποτε θέλετε την οθόνη Βοήθεια με το πλήκτρο F1.

Αναζήτηση συγκεκριμένων θεμάτων

1

❙

2

❙

Πληκτρολογήστε ένα ερώτημα στο πεδίο κειμένου Αναζήτηση και μετά πατήστε Αναζήτηση

Η Access θα δώσει παραπάνω από μία απαντήσεις στο ερώτημά σας. Επιλέξτε μία η οποία σας ενδιαφέρει, πατώντας τη σύνδεσή της

2

Σχεδίαση βάσεων δεδομένων

Η σωστή σχεδίαση είναι βασική για την επιτυχία και τη χρηστικότητα μιας βάσης δεδομένων. Με τον οποίο αφιερώνετε στη σχεδίαση τώρα, εξοικονομείτε χρόνο που θα χάσετε διορθώνοντας σφάλματα αργότερα.

28

Σχεσιακές βάσεις δεδομένων

30

Τύποι σχέσεων

32

Σχεδίαση βάσης δεδομένων

33

Πριν ακόμα ανοίξετε την Access

34

Σχεδίαση πινάκων

35

Πρωτεύοντα και εξωτερικά κλειδιά

36

Βελτίωση του σχεδίου σας

Σχεδίαση βάσεων δεδομένων

Σχεσιακές βάσεις δεδομένων Το γεγονός ότι οι περισσότεροι άνθρωποι όταν αντιμετωπίζουν την προοπτική εκμάθησης ενός νέου υπολογιστικού προγράμματος, πανικοβάλλονται, είναι απόλυτα φυσιολογικό. Αυτό ισχύει σίγουρα για πολλούς νεοφώτιστους στον κόσμο των σχεσιακών βάσεων δεδομένων, αλλά δεν χρειάζεται να είναι έτσι. Με απλά λόγια, μια σχεσιακή βάση δεδομένων είναι μια συλλογή πινάκων με δεδομένα τα οποία σχετίζονται μεταξύ τους μέσω άλλων κοινών πεδίων, ώστε η χρήση τους να είναι πιο αποδοτική. Ο όρος "σχεσιακή" αναφέρεται σε έναν τρόπο μοντελοποίησης των δεδομένων που παρέχει αυτήν την αποδοτικότητα. Μεγάλο μέρος της σύγχυσης προκύπτει πιθανώς από την αφειδή χρήση όρων σε ολόκληρη τη βιομηχανία, οι περισσότεροι από τους οποίους εναλλάσσονται μεταξύ τους. Στο κεφάλαιο αυτό, θα παρουσιάσουμε τις διάφορες έννοιες που επικρατούν στο σχεσιακό μοντέλο και θα δούμε πώς μπορούμε να χωρίσουμε τη σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων σε μικρότερα, πιο εύχρηστα τμήματα.

Τί ονομάζουμε Σχέση;

28

Παρά την τεχνική ονομασία της, μια σχέση δεν είναι τίποτε άλλο από ένας πίνακας δεδομένων όπως ο παρακάτω.

Για να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά μια βάση δεδομένων Access θα πρέπει να περιέχει παραπάνω από έναν πίνακα. Όπως θα δούμε αργότερα μια βάση δεδομένων Access πρέπει να περιέχει τουλάχιστον δύο πίνακες για να θεωρείται σχεσιακή. Στο βιβλίο θα χρησιμοποιούμε τον ανεπίσημο όρο "πίνακας" και όχι τον όρο "σχέση". Σε μια σχεσιακή βάση δεδομένων ο πίνακας βασίζεται σε μια συγκεκριμένη έννοια ή οντότητα, συνήθως κάτι χειροπιαστό όπως ένα αυτοκίνητο και περιέχει δεδομένα σχετικά με αυτήν την οντότητα. Η βάση δεδομένων μιας τράπεζας για παράδειγμα, μπορεί να έχει έναν πίνακα Πελάτης ο οποίος περιλαμβάνει δεδομένα για τους πελάτες της τράπεζας όπως όνομα, φύλο και χρηματικό ποσό που έχουν καταθέσει.

…συνέχεια Ένας άλλος πίνακας τον οποίο ενδέχεται να δούμε στη βάση δεδομένων μιας τράπεζας, είναι ο πίνακας Λογαριασμός που μας ενημερώνει για τον τύπο λογαριασμού ενός συγκεκριμένου πελάτη καθώς και το τρέχον υπόλοιπό του. Ένας πίνακας αποτελείται από μερικές στήλες, γνωστές πιο τυπικά ως πεδία και μερικές γραμμές, γνωστές πιο τυπικά ως εγγραφές. Οι λογικοί σύνδεσμοι μεταξύ πινάκων ονομάζονται σχέσεις.

Πεδία Το πεδίο είναι ο τεχνικός όρος για μία στήλη η οποία χρησιμοποιείται για να υποδηλώσει ένα συγκεκριμένο τύπο δεδομένων. Για παράδειγμα, το πεδίο Φύλο παρακάτω περιέχει πληροφορίες που δηλώνουν το γένος ενός πελάτη. Στον πίνακα Αυτοκίνητο θα είχαμε ενδεχομένως ένα πεδίο Χρώμα το οποίο θα δήλωνε το χρώμα ενός αυτοκινήτου. Μολονότι είναι δελεαστικό να αναφερόμαστε στα πεδία ως στήλες, αυτό θα δημιουργούσε σύγχυση μεταξύ πεδίων και άλλων αντικειμένων. Σε όλο το βιβλίο θα αναφερόμαστε στο πεδίο ως πεδίο.

29

Εγγραφές Η εγγραφή είναι πιο ανεπίσημα γνωστή ως γραμμή και περιέχει τα πραγματικά δεδομένα σε έναν πίνακα. Ενώ το πεδίο περιγράφει τον τύπο δεδομένων σε έναν πίνακα, για παράδειγμα φύλο του πελάτη, η εγγραφή υποδηλώνει εάν ένας πελάτης είναι άνδρας ή γυναίκα. Εάν δούμε τον πίνακα ως περιγραφή κάποιου αντικειμένου, όπως ένα αυτοκίνητο, τότε οι γραμμές του πίνακα αντιπροσωπεύουν τα πραγματικά αυτοκίνητα.

Σχεδίαση βάσεων δεδομένων

30

Τύποι σχέσεων Μια σχεσιακή βάση δεδομένων δεν θα ήταν σχεσιακή χωρίς σχέσεις, σωστά; Όμως τι ακριβώς είναι αυτές οι σχέσεις; Και γιατί είναι τόσο σημαντικές; Μια σχέση είναι η λογική σύνδεση ανάμεσα σε δύο πίνακες. Η σύνδεση γίνεται ανάμεσα στο πεδίο ενός πίνακα και το πεδίο ενός άλλου πίνακα. Παραδείγματος χάρη, παρακάτω έχουμε δύο πίνακες: έναν πίνακα Υποκατάστημα και έναν πίνακα Λογαριασμός.

Το υποκατάστημα μιας τράπεζας θα περιέχει πολλούς Λογαριασμούς πελατών. Συνδέοντας το πεδίο Κωδικός Υποκαταστήματος (Κωδ_ΥΚ) του πίνακα Υποκατάστημα με το πεδίο Κωδικός Υποκαταστήματος του πίνακα Λογαριασμός (Κωδ_ΥΚ), δημιουργούμε μια σχέση ένα προς πολλά ανάμεσα στους δύο πίνακες. Υπάρχουν τρία διαφορετικά είδη σχέσεων που μπορούμε να ορίσουμε μεταξύ πινάκων: ένα προς ένα, ένα προς πολλά και πολλά προς πολλά. Κάθε μία από αυτές τις σχέσεις περιγράφεται συνοπτικά παρακάτω.

Ένα προς πολλά Αναφέραμε αυτόν τον τύπο σχέσης στην προηγούμενη παράγραφο. Χρησιμοποιούμε το συγκεκριμένο τύπο σχέσης όταν η εγγραφή ενός πίνακα, γνωστού ως γονικού (ο πίνακας Υποκατάστημα στο παραπάνω παράδειγμα), αντιστοιχεί σε παραπάνω από μία εγγραφή ενός άλλου πίνακα, γνωστού ως θυγατρικός (ο πίνακας Λογαριασμός για να συνεχίσουμε το παράδειγμα).

Ένα προς ένα Αυτή η σχέση παρατηρείται όταν υπάρχει άμεση αντιστοιχία μιας εγγραφής σε έναν πίνακα και μιας εγγραφής σε έναν άλλο. Για παράδειγμα, στην αρχή της επόμενης σελίδας υπάρχουν δύο πίνακες: ο πίνακας Πελάτης και ο πίνακας Διεύθυνση. Η επιχειρηματική λογική της σχέσης δηλώνει ότι ο πελάτης μπορεί να έχει μόνο μία διεύθυνση μία δεδομένη χρονική περίοδο. Επομένως, κάθε εγγραφή στον πίνακα Πελάτης αντιστοιχεί άμεσα σε μια εγγραφή στον πίνακα Διεύθυνση.

…συνέχεια

Οι δύο πίνακες έχουν λοιπόν μια σχέση ένα προς ένα.

Πολλά προς πολλά Σε μια σχέση πολλά προς πολλά οι εγγραφές ενός πίνακα μπορούν να έχουν πολλές πιθανές αντιστοιχίες με τις εγγραφές ενός άλλου πίνακα και το αντίστροφο. Για να μοντελοποιήσουμε αυτήν τη σχέση στην Access θα πρέπει να δημιουργήσουμε έναν τρίτο πίνακα, γνωστό ως Πίνακα σύνδεσης και να μειώσουμε τη σχέση πολλά προς πολλά ανάμεσα σε δύο πίνακες σε σχέσεις ένα προς πολλά, χρησιμοποιώντας τον Πίνακα σύνδεσης ως μεσολαβητή. Ακολουθεί ένα παράδειγμα Πίνακα σύνδεσης.

31

Παρακάτω απεικονίζονται οι σχέσεις μιας τυπικής βάσης δεδομένων.

Σχεδίαση βάσεων δεδομένων

Σχεδίαση βάσης δεδομένων Η σωστή σχεδίαση μιας βάσης δεδομένων είναι απαραίτητη για τη δημιουργία μιας βάσης η οποία αποθηκεύει και ανακτά πληροφορίες με ακρίβεια και αποτελεσματικότητα. Ευτυχώς, οι βασικές αρχές σχεδίασης μιας βάσης δεδομένων είναι εύκολες τόσο στην εκμάθηση, όσο και στην εφαρμογή τους στις βάσεις σας. Σε αυτό το κεφάλαιο καλύπτουμε αρκετή θεωρία για να ξεκινήσετε χωρίς προβλήματα, καθώς μια πλήρη ανάλυση της σχεδίασης μιας βάσης δεδομένων απαιτεί από μόνη της ένα ολόκληρο βιβλίο!

Τα οφέλη της σωστής σχεδίασης μιας βάσης δεδομένων

32

Υπάρχουν πολλοί λόγοι που συνηγορούν υπέρ της επένδυσης λίγου χρόνου στον προσεκτικό προγραμματισμό και προετοιμασία μιας νέας βάσης δεδομένων. Αυτό δεν θα σας βοηθήσει μόνο να εστιάσετε στο πρόβλημα το οποίο προσπαθείτε να επιλύσετε, αλλά θα μειώσει και τον αριθμό σφαλμάτων στη βάση δεδομένων σας και έτσι θα γλιτώσετε και τις επακόλουθες περιπέτειες. Έχουν ξοδευτεί πολλές οδυνηρές ώρες για τη διόρθωση λανθασμένων βάσεων δεδομένων. Μια καλή σχεδίαση βάσης δεδομένων μπορεί:

●

Να μειώσει το πλήθος των πλεοναζόντων δεδομένων

●

Να μειώσει το μέγεθος των αρχείων των βάσεων δεδομένων

●

Να αυξήσει την αποδοτικότητα της βάσης δεδομένων σας στην Access

●

Να διατηρήσει την ακρίβεια των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα στη βάση σας

Γιατί πρέπει να μειώσετε τα πλεονάζοντα δεδομένα Εντάξει, ίσως δεν φαίνονται τόσο άσχημα. Τα πλεονάζοντα δεδομένα όμως είναι κάτι που πρέπει να αποφεύγετε πάση θυσία. Πρόκειται για δεδομένα τα οποία είτε επαναλαμβάνονται σε έναν άλλο πίνακα ή για δεδομένα που θα θα μπορούσαν να υπολογιστούν από την Access οπότε δεν χρειάζεται να αποθηκευτούν καν. Για παράδειγμα, ένας πίνακας μπορεί να περιέχει ένα πεδίο για την ημερομηνία γέννησης και την ηλικία ενός πελάτη. Σε αυτήν την περίπτωση το πεδίο της ηλικίας είναι άχρηστο καθώς η ηλικία μπορεί να υπολογιστεί από την αφαίρεση της ημερομηνίας γέννησης του πελάτη από τη σημερινή ημερομηνία. Επίσης, το μεγάλο μέγεθος αρχείου δεν φαίνεται να είναι κάτι κακό. Και όταν έχετε λίγα δεδομένα στη βάση σας το μέγεθος του αρχείου θα είναι μικρό. Ωστόσο, όσο το πλήθος των δεδομένων που αποθηκεύονται στη βάση σας αυξάνεται, τόσο περισσότερο χρόνο χρειάζεται η Access για να δημιουργήσει ένα ερώτημα ή μια έκθεση.

Πριν ακόμα ανοίξετε την Access Κύκλος ζωής ανάπτυξης Κάθε έργο χρειάζεται ένα πρόγραμμα και η δημιουργία μιας βάσης δεδομένων Access δεν αποτελεί εξαίρεση. Γι' αυτό όταν οι προθεσμίες παράδοσης δεν είναι τόσο αυστηρές, οι προγραμματιστές βάσεων δεδομένων χρησιμοποιούν τον κύκλο ζωής ανάπτυξης ως οδηγό τους. Ο κύκλος ζωής ανάπτυξης κυλάει από την κορυφή προς τη βάση:

●

Προσδιορισμός απαιτήσεων

●

Σχεδίαση βάσης δεδομένων

●

Δημιουργία βάσης δεδομένων στην Access

●

Δημιουργία φορμών και εκθέσεων

●

Δοκιμή

Ικανοποίηση των απαιτήσεων Το πρώτο πράγμα που θα κάνετε είναι να προσδιορίσετε τις απαιτήσεις σας, ή πιο απλά να αναρωτηθείτε το εξής: "Τι θέλω να κάνει η βάση δεδομένων;" Η ερώτηση ίσως ακούγεται προφανής αλλά πολλά υπολογιστικά έργα αποτυγχάνουν επειδή οι σχεδιαστές τους δεν ήξεραν τι έπρεπε να δημιουργήσουν! Πριν ξεκινήσετε να σχεδιάζετε τη βάση δεδομένων σας ρωτήστε τους τελικούς χρήστες και μάθετε τι ακριβώς περιμένουν από αυτή. Ανακαλύψτε ποια ερωτήματα θέλουν να εκτελέσουν και ποιες εκθέσεις χρειάζεται να εκτυπώσουν. Αυτό που προσπαθούμε να προσδιορίσουμε είναι οι απαιτήσεις των χρηστών, οι ακριβείς ανάγκες των τελικών χρηστών. Σημειώστε τις απαντήσεις τους και κρατήστε ένα οργανωμένο αρχείο των στόχων της ολοκληρωμένης βάσης δεδομένων. Όσο επεξεργάζεστε τα διάφορα στάδια του κύκλου ζωής ανάπτυξης να συμβουλεύεστε αυτές τις απαιτήσεις για να βεβαιώνεστε ότι είστε στον σωστό δρόμο.

33

Σε αυτό το κεφάλαιο θα δούμε μόνο τα πρώτα τρία στάδια του κύκλου ζωής ανάπτυξης, καθώς αυτά τα στοιχεία έχουν την μεγαλύτερη επίδραση στην ακρίβεια και την αποτελεσματικότητα της βάσης δεδομένων σας. Όσο διαβάζετε το βιβλίο θα αναπτύξετε τις δικές σας ιδέες για τον τρόπο με τον οποίο θα πρέπει να λειτουργούν οι φόρμες σας και τα ερωτήματα που θα πρέπει να εκτελεστούν.

Σχεδίαση βάσεων δεδομένων

Σχεδίαση πινάκων Πίνακες ως οντότητες Αυτό που προσπαθούμε να κάνουμε όταν σχεδιάζουμε μια βάση δεδομένων είναι να δούμε μια πτυχή της πραγματικής ζωής και να τη μοντελοποιήσουμε με έναν τρόπο ο οποίος είναι συμβατός με την Access. Για παράδειγμα, το σχέδιο μιας βάσης δεδομένων για ένα βιβλιοπωλείο μπορεί να μοντελοποιεί πραγματικές οντότητες, όπως πελάτες και πωλητές και τις μεταξύ τους συναλλαγές, όπως αγορά ενός βιβλίου ή επιστροφή χρημάτων.

34

Επειδή οι πίνακες βασίζονται συχνά σε πραγματικά αντικείμενα ή έννοιες, το όνομα του πίνακα θα πρέπει να είναι πάντα ουσιαστικό, όπως "πελάτης" ή "αυτοκίνητο".

Μια καλή μέθοδος απεικόνισης αυτής της διαδικασίας είναι να φανταστείτε ότι παρακολουθείτε μια ταινία για το κομμάτι της ζωής για το οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε δεδομένα - όπως το βιβλιοπωλείο - και μετά να την παγώσετε. Σκεφτείτε τους ηθοποιούς που συμμετέχουν στη σκηνή και τα δεδομένα που ίσως θέλετε να αποθηκεύσετε για αυτούς. Ένας πελάτης έχει όνομα και διεύθυνση οπότε χρειάζεται καταρχήν να αποθηκεύσουμε αυτά τα δεδομένα, τα οποία μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αργότερα για να ενημερώνουμε τον πελάτη για τις ειδικές προσφορές και τις τελευταίες κυκλοφορίες. Παρομοίως, θέλουμε να αποθηκεύσουμε τα ίδια δεδομένα για τους πωλητές έτσι ώστε να μπορούμε να τους στέλνουμε το μισθό τους. Θα χρειαστεί επίσης να κρατήσουμε πληροφορίες για τα βιβλία που πουλάμε, όπως τιμή, τίτλος και συγγραφέας.

Φανταστείτε τη σκηνή την οποία θέλετε να μοντελοποιήσετε και σημειώστε τα ονόματα των ηθοποιών και των αντικειμένων που εμφανίζονται σε αυτή. Το όνομα του πίνακά σας θα αντιστοιχεί στην οντότητα την οποία μοντελοποιείτε, "Πελάτης" για παράδειγμα. Τα δεδομένα σχετικά με αυτήν την οντότητα, όπως "Όνομα" ή "Φύλο" θα είναι τα πεδία του πίνακά σας.

Πρωτεύοντα και εξωτερικά κλειδιά Επιλογή πρωτευόντων και εξωτερικών κλειδιών Όπως είδαμε στη Σελίδα 30, οι πίνακες συνδέονται μεταξύ τους με κοινά πεδία. Πώς όμως επιλέγουμε αυτά τα πεδία; Κάθε πίνακας θα πρέπει να περιέχει ένα πεδίο το οποίο προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο τις μεμονωμένες εγγραφές. Εάν θέλαμε να προσδιορίσουμε κάθε εγγραφή στον πίνακα Αυτοκίνητο με μοναδικό τρόπο, θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε ένα πεδίο με την ονομασία Αριθμός πλαισίου καθώς αυτό είναι ένα στοιχείο το οποίο προσδιορίζει μοναδικά κάθε αυτοκίνητο. Αντίστοιχα, εάν θέλαμε να προσδιορίσουμε κάθε εγγραφή στον πίνακα Υπάλληλος θα μπορούσαμε να χρησιμοποιήσουμε το πεδίο ΑΦΜ, καθώς ο αριθμός φορολογικού μητρώου είναι κάτι που προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο όλους τους υπαλλήλους.

Όταν σχετίζουμε δύο πίνακες δημιουργούμε ένα σύνδεσμο ανάμεσα σε ένα πρωτεύον και ένα εξωτερικό κλειδί. Το εξωτερικό κλειδί είναι το πεδίο ενός πίνακα που αντιστοιχεί ακριβώς στο πρωτεύον κλειδί ενός άλλου. Παραδείγματος χάρη, εάν θέλαμε να συσχετίσουμε τον πίνακα Αυτοκίνητο που προαναφέραμε, με τον πίνακα Πωληθέντα αυτοκίνητα ο οποίος θα περιέχει εγγραφές για όλα τα αυτοκίνητα που πούλησε η συγκεκριμένη αντιπροσωπία, τότε θα έπρεπε να συμπεριλάβουμε τον Αριθμό πλαισίου (Αρ_Καταχώριση) ως εξωτερικό κλειδί. Συσχετίζοντας τα δύο πεδία Αριθμός πλαισίου, (Αρ_Καταχώριση) όχι μόνο συνδέουμε τις πληροφορίες των δύο πινάκων αλλά το κάνουμε με τρόπο λογικό που έχει νόημα.

Είναι δυνατό να έχετε ένα πρωτεύον κλειδί αποτελούμενο από δύο ή παραπάνω πεδία τα οποία, όταν συνδυαστούν, αναγνωρίζουν με μοναδικό τρόπο τις μεμονωμένες εγγραφές ενός πίνακα. Ωστόσο, δεν είναι πολύ καλή ιδέα και θα πρέπει να το αποφεύγετε. Η μοναδική εξαίρεση σε αυτόν τον κανόνα είναι όταν θέλετε να δημιουργήσετε έναν Πίνακα σύνδεσης για να μοντελοποιήσετε μια σχέση πολλά προς πολλά.

Ένα εξωτερικό κλειδί σε έναν άλλο πίνακα δεν χρειάζεται να έχει το ίδιο όνομα με το πρωτεύον κλειδί με το οποίο σχετίζεται.

35

Το πεδίο το οποίο ορίζει με μοναδικό τρόπο τις μεμονωμένες εγγραφές ονομάζεται πρωτεύον κλειδί. Δείτε τα πεδία που επιλέξατε στους πίνακές σας για να διαπιστώσετε ποιο πεδίο θα μπορούσε να αποτελέσει πρωτεύον κλειδί. Θα πρέπει να υπάρχει μόνο ένα πεδίο το οποίο μπορεί να είναι το πρωτεύον κλειδί του πίνακα. Εάν έχετε παραπάνω από ένα πεδίο που θα μπορούσε να είναι πρωτεύον κλειδί, τότε πιθανώς θα χρειαστεί να χωρίσετε τον πίνακα σε δύο ή παραπάνω πίνακες. Θα καταλάβετε γιατί παρακάτω στο κεφάλαιο.

Καμία τιμή σε πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού δεν μπορεί να είναι μηδενική (δηλαδή κενή). Θα πρέπει να υπάρχει κάποια καταχώριση σε αυτό.

Σχεδίαση βάσεων δεδομένων

Βελτίωση του σχεδίου σας Κανονικοποίηση Εάν η βάση δεδομένων την οποία σχεδιάζετε δεν είναι καίρια ή δεν περιέχει μεγάλο πλήθος πινάκων δεν είναι απαραίτητο να κανονικοποιήσετε τους πίνακες μετά την πρώτη κανονική φόρμα, μολονότι είναι καλό να το κάνετε.

Το τελευταίο μέρος της σχεδίασης ενός πίνακα είναι η κανονικοποίηση. Πρόκειται για τη διαδικασία σταδιακής βελτίωσης πινάκων ώστε να προστατεύεται η ακεραιότητα και η ακρίβεια των αποθηκευμένων δεδομένων. Αυτό σας βοηθάει επίσης να εξοικονομείτε χώρο στο σκληρό δίσκο μειώνοντας την πιθανότητα ύπαρξης πλεοναζόντων δεδομένων (δεδομένα που επαναλαμβάνονται χωρίς λόγο αλλού). Η κανονικοποίηση αναφέρεται στην αναδόμηση της πρώτης, μετά της δεύτερης και τέλος της τρίτης κανονικής φόρμας.

Πρώτη κανονική φόρμα Σε αυτή τη φόρμα ένα πεδίο μπορεί να περιέχει μόνο μία τιμή. Για παράδειγμα, μια διεύθυνση θα πρέπει να διαχωρίζεται σε μεμονωμένα πεδία. Δεν θα πρέπει να βάζετε ολόκληρη τη διεύθυνση σε ένα πεδίο.

36

Δεύτερη κανονική φόρμα Εάν οι πίνακες δεν πληρούν τη δεύτερη και την τρίτη φόρμα τότε θα πρέπει να διαχωρίζονται σε δύο ή παραπάνω πίνακες που πληρούν τις κανονικές φόρμες.

Κάθε πεδίο του πίνακα θα πρέπει να είναι πλήρως εξαρτημένο από το πρωτεύον κλειδί. Παραδείγματος χάρη, σε έναν πίνακα υπάλληλος με πρωτεύον κλειδί το ΑΦΜ και δύο πεδία με την ονομασία Όνομα και Τμήμα, το πεδίο Όνομα εξαρτάται πλήρως από το ΑΦΜ. Αυτό συμβαίνει επειδή τα δύο πεδία είναι άμεσα συνδεδεμένα μεταξύ τους, ενώ το πεδίο Τμήμα δεν είναι. Ένας υπάλληλος μπορεί να δουλεύει σε οποιοδήποτε τμήμα αλλά θα έχει μόνο ένα ΑΦΜ.

Τρίτη κανονική φόρμα Στην τρίτη κανονική φόρμα τα πεδία των μη πρωτευόντων κλειδιών δεν θα πρέπει να είναι εξαρτημένα από άλλα πεδία μη πρωτευόντων κλειδιών.

Ορισμός επιχειρηματικών κανόνων Η επιλογή των πινάκων που θα συμπεριλάβουμε στη βάση δεδομένων μας και ο τρόπος της μεταξύ τους σύνδεσης αποτελεί ένα μέρος του σχεδίου. Για να μοντελοποιήσουμε πιο σωστά τα πραγματικά σενάρια της επιχείρησής μας θα πρέπει να λάβουμε υπόψη τους επιχειρηματικούς κανόνες που τα διέπουν. Οι επιχειρηματικοί κανόνες, ή επιχειρηματική λογική, είναι εκείνοι οι συχνά άγραφοι και μη αναγνωρισμένοι κώδικες συμπεριφοράς τους οποίους ακολουθούμε στη δουλειά καθημερινά. Κανένας δεν τους εξετάζει παρά μόνο όταν γίνεται η σχεδίαση βάσεων δεδομένων επειδή, πολύ συχνά, είναι θέμα κοινής λογικής. Παραδείγματος χάρη, ένας επιχειρηματικός κανόνας για μια τράπεζα μπορεί να είναι "Τα όρια υπεραναλήψεων δεν πρέπει να υπερβαίνουν τα 0,00 ευρώ" ή "Ένας αριθμός λογαριασμού θα πρέπει να περιέχει ν ψηφία". Σημειώστε τους επιχειρηματικούς κανόνες που σχετίζονται με τη βάση δεδομένων σας έτσι ώστε να τους εφαρμόζετε και να τους επιβάλλετε καθώς την αναπτύσσετε.

3

Δημιουργία πινάκων

Οι πίνακες είναι τα θεμέλια πάνω στα οποία χτίζεται

38

Το παράθυρο Πίνακας

39

Χρήση προτύπων πινάκων

40

Χρήση της προβολής φύλλου δεδομένων

η βάση δεδομένων σας.

41

Προσθήκη και διαγραφή πεδίων

Είναι απαραίτητο να μάθετε

43

Τύποι δεδομένων στην προβολή φύλλου δεδομένων

44

Χρήση της προβολής σχεδίασης

45

Δημιουργία πίνακα

46

Εισαγωγή γραμμής στην προβολή σχεδίασης

47

Διαγραφή πεδίου στην προβολή σχεδίασης

της βάσης που θα τους

48

Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού

χρησιμοποιούν.

49

Χρήση τύπων δεδομένων

51

Χρήση συνημμένων

52

Προσδιορισμός ιδιοτήτων πεδίου

53

Χρήση κανόνων επικύρωσης

54

Δημιουργία μάσκας εισαγωγής

55

Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής

56

Χρήση ευρετηρίων

58

Δημιουργία στήλης αναζήτησης

πολύ καλά τη χρήση και τη δημιουργία πινάκων ώστε να υποστηρίζετε τόσο το σχέδιο της βάσης δεδομένων σας όσο και τα αντικείμενα

Δημιουργία πινάκων

Το παράθυρο πίνακας Ακόμα κι αν έχετε χρησιμοποιήσει προηγούμενες εκδόσεις της Access, θα πρέπει να επεξηγήσουμε το παράθυρο Πίνακας. Χάρη σε μια καθολική βελτίωση, η εναλλαγή μεταξύ πινάκων και εύρεσης απαιτούμενων πληροφοριών είναι πλέον ευκολότερη από ποτέ.

38

Αλλάξτε τον τρόπο προβολής ενός πίνακα κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα του πίνακα και επιλέγοντας Προβολή σχεδίασης ή Προβολή φύλλου δεδομένων από το μενού περιβάλλοντος.

Στοιχεία του παραθύρου Πίνακας Επιλέξτε τις καρτέλες για να μεταβείτε από τον ένα πίνακα στον άλλο

Επιλέξτε ένα πεδίο πατώντας την επικεφαλίδα της στήλης του

Κλείνει τον επιλεγμένο πίνακα

Κλείστε όλους τους πίνακες γρήγορα κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα τους και επιλέγοντας Κλείσιμο όλων από το μενού περιβάλλοντος.

Ο Επιλογέας γραμμής επισημαίνει μια γραμμή προς επεξεργασία

Αποθηκεύστε έναν πίνακα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Πατήστε Χρησιμοποιήστε για να δείτε τα βέλη για να σχετικούς παραλείψετε γραμμές πίνακες

Εναλλαγή μεταξύ προβολών Πατήστε το εικονίδιο Προβολή για να μεταβείτε εύκολα από την Προβολή φύλλου δεδομένων στην Προβολή σχεδίασης και αντίστροφα. Θα τη βρείτε στην καρτέλα Κεντρική πάνω στην Κορδέλα.

Αναζητήστε γρήγορα πίνακες πληκτρολογώντας λέξεις κλειδιά εδώ

Χρήση προτύπων πίνακα Μολονότι οι βάσεις δεδομένων σχεδιάζονται για διαφορετικούς σκοπούς, πολλά από τα δεδομένα που περιέχουν είναι παρόμοια. Οι περισσότερες επιχειρήσεις για παράδειγμα θέλουν να γνωρίζουν τα στοιχεία επικοινωνίας των πελατών τους. Τα πρότυπα πίνακα εκμεταλλεύονται αυτό το κοινό χαρακτηριστικό διαθέτοντας έτοιμους πίνακες οι οποίοι περιέχουν όλα τα πεδία που οι περισσότεροι οργανισμοί θέλουν να συμπεριλάβουν στις βάσεις δεδομένων τους. Επιπλέον, ο πίνακας που δημιουργείται με τη χρήση προτύπου μπορεί να τροποποιηθεί και να βελτιωθεί σύμφωνα με τις ακριβείς προδιαγραφές σας.

1

3

❙

4

❙

Πατήστε το εικονίδιο Πρότυπα πινάκα

Από το αναπτυσσόμενο μενού επιλέξτε το πρότυπο πίνακα που ανταποκρίνεται καλύτερα στις ανάγκες σας πατώντας το εικονίδιό του

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τον πίνακά σας και μετά πατήστε το κουμπί ΟΚ

39

2

❙ ❙

Αφού επιλέξετε ένα Πρότυπο πίνακα μπορείτε να το αλλάξετε οποιαδήποτε στιγμή. Να το βελτιώσετε προσθέτοντας ή διαγράφοντας στήλες, ορίζοντας μάσκες εισαγωγής ή προσδιορίζοντας συγκεκριμένες μορφές για τύπους δεδομένων.

Δημιουργία πινάκων

Χρήση της προβολής φύλλου δεδομένων Η Προβολή φύλλου δεδομένων είναι η προεπιλεγμένη προβολή καταχώρισης δεδομένων στην Access 2007. Η χρήση της Προβολής φύλλου δεδομένων για τη δημιουργία και τη διαχείριση των πινάκων σας δεν θα μπορούσε να είναι απλούστερη.

Δημιουργία πίνακα στην Προβολή φύλλου δεδομένων

1 2

40

3 4

Για να μπορέσετε να αποθηκεύσετε έναν πίνακα θα πρέπει να περιέχει τουλάχιστον ένα πεδίο.

❙ ❙ ❙ ❙

Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία στην Κορδέλα

Πατήστε το εικονίδιο Πίνακας που βρίσκεται στην ομάδα Πίνακες

Πατήστε το εικονίδιο Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης Εισάγετε το όνομα του νέου σας πίνακα στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση πίνακα ως και μετά πατήστε το κουμπί ΟΚ

Τώρα που δημιουργήσατε τον πίνακά σας θα πρέπει να προσθέσετε πεδία. Μάθετε πώς θα το κάνετε αυτό στην επόμενη σελίδα. Σημειώσατε ότι η Access δημιουργεί αυτόματα ένα πεδίο το οποίο ονομάζεται Αναγνωριστικό. Αυτό μπορεί αργότερα να μετονομαστεί ή να διαγραφεί ανάλογα με τις απαιτήσεις σας.

Προσθήκη και διαγραφή πεδίων Προσθήκη πεδίων στην Προβολή φύλλου δεδομένων Για να κάνει την προσθήκη πεδίων σε πίνακα πιο ενδιαφέρουσα, η Access 2007 παρέχει δύο διαφορετικούς τρόπους εκτέλεσης αυτής της ενέργειας. Ο πρώτος είναι μέσα από τον ίδιο τον πίνακα.

1

2

❙

Εισάγετε το όνομα του νέου σας πεδίου και μετά πατήστε Enter

Μπορείτε να προσθέτετε νέα πεδία χρησιμοποιώντας και την Κορδέλα.

1

Επιλέξτε την καρτέλα Φύλλο δεδομένων από την Κορδέλα

2

3

❙

❙

Πατήστε το εικονίδιο Νέο πεδίο

Η Access θα εμφανίσει την εντυπωσιακή συλλογή Πρότυπα πεδίου στα δεξιά της οθόνης. Επιλέξτε το πρότυπο πεδίου κάνοντας διπλό κλικ πάνω του

Το πρόβλημα είναι ότι όταν χρησιμοποιείτε την Κορδέλα θα πρέπει να μετονομάζετε κάθε πεδίο μόνοι σας. Μάθετε πώς θα το κάνετε αυτό στην επόμενη σελίδα.

Μη χάνετε χρόνο πατώντας επαναλαμβανόμενα το εικονίδιο Νέο πεδίο. Κάντε διπλό κλικ σε όσα πεδία χρειάζεστε από τη λίστα Πρότυπα πεδίου ταυτόχρονα.

41

❙ ❙

Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης Προσθήκη νέου πεδίου

Για να μετακινήσετε ένα πεδίο αφού το έχετε δημιουργήσει, επισημάνετέ το κάνοντας ένα κλικ στην επικεφαλίδα του. Μετά πατήστε και κρατήστε το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού πατημένο στην επικεφαλίδα του πεδίου ξανά. Μια μαύρη λωρίδα θα εμφανιστεί στην αριστερή πλευρά του πεδίου. Έχοντας ακόμα πατημένο το πλήκτρο του ποντικιού, μετακινήστε τη μαύρη λωρίδα στην απαιτούμενη θέση. Μετά αφήστε το πλήκτρο του ποντικιού.

Δημιουργία πινάκων

…συνέχεια Μετονομασία πεδίων στην Προβολή φύλλου δεδομένων Θα πρέπει πάντα να δίνετε στα πεδία σας ονομασίες με νόημα ώστε να γνωρίζετε τι αντιπροσωπεύουν τα δεδομένα. Για παράδειγμα, εάν ένα πεδίο περιέχει δεδομένα για το χρώμα ενός αυτοκινήτου, ονομάστε το "Χρώμα αυτοκινήτου" και όχι "Πεδίο 2".

Ορισμένες φορές χρειάζεται να μετονομάσετε ένα υπάρχον πεδίο. Μπορεί να θέλετε να το μετονομάσετε επειδή υπάρχει πεδίο στον άλλο πίνακα με το ίδιο όνομα.

1 2 3

Επιλέξτε την καρτέλα Φύλλο δεδομένων από την Κορδέλα

Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα του πεδίου που θέλετε να μετονομάσετε

Πατήστε το εικονίδιο Μετονομασία

Πληκτρολογήστε το νέο όνομα πεδίου στο πλαίσιο κειμένου και μετά πατήστε enter για να επιβεβαιώσετε ότι είστε ευχαριστημένος με τις αλλαγές

42

4

❙ ❙ ❙ ❙

Εδώ, το πεδίο Φύλο μετονομάστηκε σε Άνδρας/Γυναίκα

Διαγραφή πεδίων στην Προβολή φύλλου δεδομένων

1 2 3

❙ ❙ ❙

Επισημάνατε το πεδίο που θα διαγράψετε

Πατήστε το εικονίδιο Διαγραφή

Η Access 2007 εμφανίζει μια προειδοποίηση. Εάν πραγματικά θέλετε να διαγράψετε το πεδίο, πατήστε το κουμπί Ναι

Τύποι δεδομένων στην προβολή φύλλου δεδομένων Ορισμός τύπου δεδομένων σε Προβολή φύλλου δεδομένων Η επιλογή ενός τύπου δεδομένων στην προβολή φύλλου δεδομένων είναι μια πολύ απλή υπόθεση. Παρακάτω στο κεφάλαιο περιγράφουμε λεπτομερώς τους τύπους δεδομένων της Access 2007, ουσιαστικά όμως ένας τύπος δεδομένων υπαγορεύει την κατηγορία των πληροφοριών που μπορείτε να εισαγάγετε σε ένα πεδίο. Εάν για παράδειγμα εκχωρήσουμε τον τύπο δεδομένων Αριθμός σε ένα πεδίο, τότε μπορούμε να εισάγουμε σε αυτό μόνο ψηφία. Με την πληκτρολόγηση ενός γράμματος θα εμφανιζόταν ένα μήνυμα σφάλματος. Η χρήση του τύπου δεδομένων Αριθμός καθιστά συνεπώς αδύνατη την εισαγωγή κειμένου σε ένα πεδίο το οποίο προορίζεται για αριθμούς τηλεφώνων ή τραπεζικών λογαριασμών.

Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο για να βεβαιωθείτε ότι κάθε τιμή στο πεδίο είναι διαφορετική

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τον τρόπο προβολής των δεδομένων μέσα στο πεδίο

Η επιλογή αυτού του πλαισίου αναγκάζει τους χρήστες να εισάγουν μια τιμή

43

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων

Οι τύποι δεδομένων δίνουν νόημα στις πληροφορίες του πίνακά μας. Μας βοηθούν επίσης να επαληθεύουμε τα δεδομένα που εισάγαμε σε ένα πεδίο.

Μορφοποίηση των τύπων δεδομένων Αριθμός και Νομισματική μονάδα Το εικονίδιο της ομάδας Τύπος δεδομένων και μορφοποίηση, επιταχύνει και διευκολύνει την εφαρμογή συγκεκριμένης μορφοποίησης στις μορφές Νομισματική μονάδα και Αριθμός. Για να εφαρμόσετε μια μορφοποίηση απλά πατήστε την τιμή του πεδίου για να την επισημάνετε και μετά κάντε κλικ στο εικονίδιο της μορφοποίησης που καλύπτει τις ανάγκες σας.

Εφαρμόζει τη μορφή Νομισματική μονάδα

Μορφοποιεί τον αριθμό ως ποσοστό

Εισάγει ένα κόμμα μετά από κάθε χιλιάδα

Αυξάνει τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων

Μειώνει τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων

Δημιουργία πινάκων

Χρήση της προβολής σχεδίασης Μολονότι είναι εύκολο να δημιουργείτε πίνακες στην Προβολή φύλλου δεδομένων, δεν είναι και ο πιο αποδοτικός τρόπος. Στην Προβολή σχεδίασης εξοικονομείτε χρόνο και αποκτάτε μεγαλύτερο έλεγχο στις ιδιότητες των πεδίων σας. Η Προβολή σχεδίασης σας παρέχει μια σαφή εικόνα των πεδίων του πίνακά σας και των ιδιοτήτων και περιορισμών που θέσατε σε αυτά. Να προσπαθείτε πάντα να χρησιμοποιείτε την Προβολή σχεδίασης όταν δημιουργείτε για πρώτη φορά τους πίνακές σας και να χρησιμοποιείτε την Προβολή φύλλου δεδομένων μόνο όταν επεξεργάζεστε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο.

Η οθόνη Προβολή σχεδίασης Επιλέξτε τύπους δεδομένων από το αναπτυσσόμενο μενού

44

Πληκτρολογήστε τα ονόματα των πεδίων σε αυτή τη στήλη

Επιλέξτε ένα πεδίο πατώντας τον Επιλογέα γραμμής

Ορίστε τις ιδιότητες του πεδίου μέσα σε αυτό το παράθυρο

Εισάγετε μια σύντομη περιγραφή του πεδίου σας σε αυτήν τη στήλη

Δημιουργία πίνακα Η Προβολή σχεδίασης περιέχει όλα όσα χρειάζεστε για να βελτιώσετε και να τελειοποιήσετε έναν πίνακα.

01 02 03

04

06 07 08 09 10 11

❙ ❙ ❙ ❙ ❙ ❙ ❙ ❙

Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία στην κορδέλα

Πατήστε το εικονίδιο Σχεδίαση πίνακα στην ομάδα Πίνακες

Ανοίγει ένας πίνακας στο κέντρο της οθόνης της Access στην Προβολή σχεδίασης

Συνηθίστε να εισαγάγετε πάντα το Πρωτεύον κλειδί του πίνακα πρώτα. Με αυτόν τον τρόπο θα γνωρίζετε πάντα ότι το πρώτο πεδίο στην οθόνη Προβολή σχεδίασης είναι το Πρωτεύον κλειδί και δεν χρειάζεται να ψάχνετε ολόκληρη την οθόνη.

Πληκτρολογήστε ένα όνομα πεδίου Πατήστε το πλήκτρο Tab για να μεταβείτε στη στήλη Τύπος δεδομένων

0 Επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων από το αναπτυσσόμενο μενού Πατήστε το πλήκτρο Tab για να μεταβείτε στη στήλη Περιγραφή Πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή του πεδίου

Επαναλάβετε τα βήματα 4 έως 8 μέχρι να εισαγάγετε όλα τα πεδία στον πίνακά σας Πατήστε το εικονίδιο Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης Εισάγετε το όνομα του νέου σας πίνακα στο διάλογο Αποθήκευση πίνακα ως και μετά πατήστε ΟΚ

45

05

❙ ❙ ❙

Δημιουργία πινάκων

Εισαγωγή γραμμής στην προβολή σχεδίασης Υπάρχουν δύο μέθοδοι εισαγωγής μιας νέας γραμμής. Χρησιμοποιήστε όποια μέθοδο θεωρείτε ταχύτερη.

Μενού περιβάλλοντος

1

❙

2

❙

Κάντε διπλό κλικ στη γραμμή κάτω από το σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε τη νέα γραμμή

Επιλέξτε την Εισαγωγή γραμμών από το μενού περιβάλλοντος

46

3

❙

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο πεδίο

Η Κορδέλα

1 2

❙ ❙

Επιλέξτε την καρτέλα Σχεδίαση από την Κορδέλα

Πατήστε το εικονίδιο Εισαγωγή γραμμών στην ομάδα Εργαλεία

Διαγραφή πεδίου στην προβολή σχεδίασης Υπάρχουν δύο τρόποι διαγραφής μιας γραμμής. Χρησιμοποιήστε όποια μέθοδο θεωρείτε ταχύτερη.

Μενού περιβάλλοντος

1

2

3

❙ ❙ ❙

Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή που θέλετε να διαγράψετε

Επιλέξτε τη Διαγραφή γραμμών από το μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται

Η Access θα εμφανίσει ένα προειδοποιητικό μήνυμα. Εάν είστε βέβαιος ότι θέλετε να διαγράψετε το πεδίο, πατήστε "Ναι"

47

Η Κορδέλα

1 2

3

4

❙ ❙ ❙ ❙

Επιλέξτε την καρτέλα Σχεδίαση από την Κορδέλα

Επισημάνατε τη γραμμή που θέλετε να διαγράψετε κάνοντας ένα κλικ στον επιλογέα γραμμής δίπλα από αυτή

Πατήστε το εικονίδιο Διαγραφή γραμμών στην ομάδα εργαλεία της κορδέλας

Η Access θα εμφανίσει ένα προειδοποιητικό μήνυμα. Εάν είστε βέβαιος ότι θέλετε να διαγράψετε το πεδίο, πατήστε "Ναι"

Δημιουργία πινάκων

Ορισμός πρωτεύοντος κλειδιού Εναλλακτικά μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στο όνομα ενός πεδίου και να επιλέξετε Πρωτεύον κλειδί από το μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται.

Το Πρωτεύον κλειδί είναι ένα ειδικό πεδίο το οποίο χρησιμοποιείται για τη δημιουργία σχέσεων μεταξύ πινάκων. Η τιμή σε ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο τα υπόλοιπα δεδομένα σε εκείνο το πεδίο. Για παράδειγμα, ο παρακάτω πίνακας Βιβλία χρησιμοποιεί το πεδίο Αριθμός ISBN ως πρωτεύον κλειδί επειδή προσδιορίζει με μοναδικό τρόπο το κάθε βιβλίο. Στην Access είναι εύκολο να ορίσετε το Πρωτεύον κλειδί.

1

48

2

Διαγράψτε ένα πρωτεύον κλειδί κάνοντας δεξί κλικ στο εικονίδιο με το χρυσό κλειδί και επιλέγοντας Πρωτεύον κλειδί στο μενού περιβάλλοντος.

Έχετε τη δυνατότητα να χρησιμοποιείτε παραπάνω από ένα πεδίο ως Πρωτεύον κλειδί. Για να προσθέσετε άλλο ένα πρωτεύον κλειδί κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl ενώ ακολουθείτε τα βήματα που περιγράφονται εδώ.

3

❙ ❙

❙

Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης

Επισημάνατε το πεδίο που θα ορίσετε ως Πρωτεύον κλειδί

Πατήστε το εικονίδιο Πρωτεύον κλειδί

Όταν πατήσετε το εικονίδιο Πρωτεύον κλειδί εμφανίζεται ένα χρυσό κλειδί στον Επιλογέα γραμμής εκείνου του πεδίου

Χρήση τύπων δεδομένων Η χρήση σωστών τύπων δεδομένων θα βοηθήσει τους άλλους να κατανοήσουν τη βάση δεδομένων σας και θα εμποδίσει τα λάθη. Ο τύπος δεδομένων που επιλέγετε για ένα πεδίο εξαρτάται από το περιεχόμενο και το σκοπό αυτού του πεδίο στη βάση δεδομένων σας. Εάν για παράδειγμα θέλετε να καταγράψετε την ημερομηνία και ώρα μιας αγοράς, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον τύπο δεδομένων Ημερομηνία/ Ώρα. Παρακάτω αναγράφονται οι σύντομες περιγραφές των τύπων δεδομένων που διαθέτει η Access.

Κείμενο Ο τύπος δεδομένων Κείμενο αποθηκεύει ελεύθερο κείμενο που δεν υπερβαίνει τους 255 χαρακτήρες και είναι εύχρηστος επειδή μπορεί να περιέχει και αριθμούς και γράμματα. Παραδείγματα δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με έναν τύπο δεδομένων κειμένου περιλαμβάνουν ονόματα, αριθμούς ΑΦΜ ή διευθύνσεις.

Υπόμνημα

Αριθμός Όπως υποδηλώνει και η ονομασία του, το πεδίο αριθμός χρησιμοποιείται για την αποθήκευση αριθμητικών τιμών όπως ηλικίες ή υπόλοιπα λογαριασμών. Ο τύπος δεδομένων Αριθμός είναι πολύ ευέλικτος. Μπορείτε να ορίσετε εάν ένα πεδίο θα χρησιμοποιεί δεκαδικά ψηφία και πόσα. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να βλέπετε τις τιμές ως ποσοστά ή με μια επιστημονική σημειογραφία.

Νομισματική μονάδα Ο τύπος δεδομένων Νομισματική μονάδα είναι παρόμοιος με τον τύπο Αριθμός επειδή μπορείτε να εκτελέσετε υπολογισμούς στα αποθηκευμένα δεδομένα. Ωστόσο, ο τύπος δεδομένων Νομισματική μονάδα μπορεί επίσης να προβάλλει τιμές σε μορφή κατάλληλη για ένα συγκεκριμένο νόμισμα.

49

Ο τύπος δεδομένων Υπόμνημα είναι παρόμοιος με τον τύπο Κείμενο αλλά μπορεί να περιέχει έως 65.353 χαρακτήρες. Μπορεί να εφαρμοστεί Μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου σε ένα πεδίο Υπόμνημα για την προσθήκη χρώματος, την αλλαγή της στοίχισης του κειμένου και τη δημιουργία λίστας.

Δημιουργία πινάκων

…συνέχεια Ημερομηνία/ Ώρα Οι χρήστες έχουν τώρα την επιλογή να χρησιμοποιήσουν ένα ημερολόγιο για την καταχώριση ημερομηνιών. Για να το χρησιμοποιήσετε, πατήστε ένα κελί στο πεδίο Ημερομηνία/ Ώρα και το εικονίδιο του ημερολογίου που εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά.

Οι ημερομηνίες μπορούν να προβληθούν με διάφορες μορφές, ανεξάρτητα από τον τρόπο που τις πληκτρολογεί ο χρήστης. Η Access μετατρέπει αυτόματα την εισαγόμενη ημερομηνία για να ταιριάζει στη μορφή την οποία ορίσατε. Η ώρα προβάλλεται σε μορφή 24 και 12 ωρών.

Αυτόματη αρίθμηση

50

Ο τύπος δεδομένων Αυτόματη αρίθμηση είναι μια ειδική κατηγορία αριθμητικού πεδίου η τιμή του οποίου αυξάνεται με κάθε νέα εγγραφή που προστίθεται στον πίνακα. Είναι σχεδιασμένος να χρησιμοποιείται σε πεδία όπου κάθε τιμή είναι μοναδική και επομένως προορίζεται για χρήση ως Πρωτεύον κλειδί.

Ναι/ Όχι Ο τύπος δεδομένων Ναι/ Όχι συχνά αναφέρεται ως δυαδικός τύπος δεδομένων. Οι δύο ονομασίες εναλλάσσονται μεταξύ τους.

Ο τύπος δεδομένων Ναι/ Όχι εμφανίζει στο χρήστη ένα επιλεγμένο πλαίσιο Ναι και ένα μη επιλεγμένο πλαίσιο Όχι. Αυτό το πεδίο θα πρέπει να χρησιμοποιείται όταν ο χρήστης πρέπει να επιλέξει ανάμεσα σε δύο πιθανές τιμές, όπως αληθής ή ψευδής, ενεργοποιημένο ή απενεργοποιημένο, πάνω ή κάτω, κλπ.Αντικείμενο OLE Ο τύπος δεδομένων OLE επιτρέπει στους χρήστες να αποθηκεύουν δυαδικά αντικείμενα όπως έγγραφα Word ή εικόνες σε έναν πίνακα. Δυστυχώς, ο τύπος δεδομένων OLE είναι ιδιαίτερα αντιπαραγωγικός. Αντί να αποθηκεύει ένα δείκτη σε αρχείο του δίσκου, δημιουργεί συνήθως μια ψηφιογραφική εικόνα του αρχείου που συχνά είναι μεγαλύτερη από το πρωτότυπο αρχείο. Είναι πολύ καλύτερο να χρησιμοποιείτε τον τύπο δεδομένων Συνημμένο.

Υπερσύνδεση Αυτός ο τύπος δεδομένων χρησιμοποιείται για την αποθήκευση της διεύθυνσης URL μιας ιστοσελίδας ή μιας διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πάτημα της URL ανοίγει το πρόγραμμα περιήγησης Ιστού που καλεί την ιστοσελίδα ή ανοίγει το πρόγραμμα του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου.

Χρήση συνημμένων Αυτός ο τύπος δεδομένων χρησιμοποιείται για την αποθήκευση μεγάλων δυαδικών αντικειμένων όπως εικόνες ή άλλα έγγραφα του Microsoft Office. Το καλύτερο είναι ότι μπορείτε να επισυνάψετε παραπάνω από ένα αρχείο σε μια εγγραφή.

1 2 3 4

❙ ❙ ❙ ❙

Δημιουργήστε το νέο πεδίο χρησιμοποιώντας τον τύπο δεδομένων Συνημμένο Μεταβείτε στην Προβολή φύλλου δεδομένων

Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο του συνδετήρα

Ο αριθμός στην παρένθεση δίπλα από το συνδετήρα αντιπροσωπεύει τον αριθμό των συνημμένων αρχείων.

Πατήστε το κουμπί Προσθήκη

51

5 6

❙ ❙

Χρησιμοποιήστε το Παράθυρο διαλόγου αρχείο για να βρείτε το αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε

Πατήστε το κουμπί ΟΚ

Για να χρησιμοποιήσετε ένα συνημμένο, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Συνημμένα ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα. Επισημάνατε το αρχείο το οποίο θέλετε να ανοίξετε και μετά πατήστε το κουμπί Άνοιγμα στο παράθυρο διαλόγου Συνημμένα. Το παράθυρο θα ανοίξει το αρχείο στο γονικό του πρόγραμμα. Στην περίπτωση του παραπάνω παραδείγματος, το αρχείο "Πληρωμές Δανείου.xlsx" θα ανοίξει στο Excel.

Δημιουργία πινάκων

Προσδιορισμός ιδιοτήτων πεδίου Όπως και τα περισσότερα στοιχεία στην Access, κάθε πεδίο διαθέτει μια σειρά ιδιοτήτων η οποία υποστηρίζει τη σχεδίαση της βάσης δεδομένων επιβάλλοντας κανόνες ή ελέγχοντας τον τρόπο προβολής των δεδομένων στην οθόνη του χρήστη. Ο ακριβής αριθμός και τύπος των διαθέσιμων ιδιοτήτων εξαρτάται από τον τύπο δεδομένων του ζητούμενου πεδίου, αλλά οι περισσότερες ιδιότητες πεδίων είναι ίδιες για όλους τους τύπους δεδομένων.

Αλλαγή ιδιοτήτων πεδίου

1 2

52

3

❙ ❙ ❙

Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης του πίνακα

Επιλέξτε το πεδίο κειμένου μιας ιδιότητας πεδίου

Ορισμένες ιδιότητες διαθέτουν ένα ελλειπτικό "..." εικονίδιο. Το πάτημα αυτού του εικονιδίου ανοίγει συνήθως έναν οδηγό

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τον τρόπο προβολής των δεδομένων στο χρήστη

Το κείμενο που πληκτρολογείτε εδώ θα εμφανίζεται ως ετικέτα σε φόρμα

Στις επόμενες σελίδες εξετάζουμε μερικές από τις σημαντικότερες ιδιότητες πεδίων αναλυτικά και βλέπουμε πώς μπορούμε να τις χρησιμοποιούμε για να διασφαλίζουμε ότι οι χρήστες εισάγουν μόνο τα κατάλληλα δεδομένα, ή ότι η παρουσίαση των δεδομένων στους χρήστες έχει τη σωστή μορφή.

Χρήση κανόνων επικύρωσης Οι κανόνες επικύρωσης μας δίνουν τη δυνατότητα να καταγράφουμε δεδομένα στο εύρος που απαιτούμε. Εάν θυμάστε το κεφάλαιο 2, μάθαμε ότι είναι σημαντικό να λαμβάνουμε υπόψη τους επιχειρηματικούς κανόνες οι οποίοι διέπουν μια βάση δεδομένων. Για παράδειγμα, ο επιχειρηματικός κανόνας μιας τράπεζας μπορεί να είναι "Τα όρια υπεραναλήψεων δεν πρέπει να υπερβαίνουν τα 0,00 ευρώ". Είναι κοινή λογική να υπάρχει όριο υπεραναλήψεων κάτω του μηδενός, αλλά εάν δεν το δηλώσουμε ρητά στην Access δεν θα το γνωρίζει. Προκειμένου οι χρήστες να εισάγουν τις σωστές τιμές θα πρέπει να επικυρώσουμε τα δεδομένα που καταχωρίζουν.

1 2 3

❙ ❙ ❙

Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης

Επισημάνατε το πεδίο στο οποίο θα ορίσετε έναν κανόνα επικύρωσης

Εισάγετε εδώ τον κανόνα επικύρωσης

Εάν υπάρχουν ήδη δεδομένα σε έναν πίνακα όταν εισαγάγετε τον Κανόνα επικύρωσης, χρησιμοποιήστε το εικονίδιο Δοκιμή κανόνων επικύρωσης που βρίσκεται στην ομάδα Εργαλεία για να δείτε εάν τα υπάρχοντα δεδομένα συμμορφώνονται με το νέο κανόνα.

53

4 5

❙ ❙

Μετακινηθείτε στο πεδίο Κείμενο επικύρωσης

Πληκτρολογήστε ένα μήνυμα

Το Κείμενο επικύρωσης εμφανίζεται σε παράθυρο διαλόγου όταν οι χρήστες προσπαθούν να σπάσουν τον κανόνα επικύρωσης.

Δημιουργία πινάκων

Δημιουργία μάσκας εισαγωγής

54

Ο οδηγός της Μάσκας εισαγωγής λειτουργεί με τύπους δεδομένων Κειμένου και Ημερομηνίας και όχι με Αριθμού και Νομισματικής μονάδας.

Πληκτρολογήστε Κωδικός πρόσβασης στη Μάσκα εισαγωγής πεδίου για να αποκρύψετε τα δεδομένα τα οποία εισαγάγετε. Ανεξάρτητα από αυτό που πληκτρολογεί ο χρήστης, στην οθόνη εμφανίζονται μόνο αστερίσκοι (*).

Οι μάσκες εισαγωγής χρησιμοποιούνται κυρίως ως μέσο επικύρωσης δεδομένων καθώς αναγκάζουν το χρήστη να εισάγει δεδομένα στη μορφή που απαιτούμε. Για παράδειγμα, εάν θέλουμε να εισάγει μια ημερομηνία σε μορφή μήνας/ημέρα/χρόνος τότε με αυτή τη μορφή πρέπει να την εισάγει. Το πεδίο Μάσκα εισαγωγής βρίσκεται στην ενότητα Ιδιότητες πεδίου στην οθόνη Προβολή σχεδίασης ενός πίνακα.

1

❙

Επισημάνατε το πεδίο στο οποίο θέλετε να προσθέσετε μια μάσκα εισαγωγής

2

❙

Πληκτρολογήστε τη μάσκα εισαγωγής σας

Πατήστε εδώ για να ανοίξετε τον Οδηγό της Μάσκας εισαγωγής

Ο χαρακτήρας "0" στη μάσκα εισαγωγής ενημερώνει την Access να δεχτεί μόνο ένα ψηφίο σε αυτό το σημείο. Ο χαρακτήρας "/" είναι ένας ειδικός χαρακτήρας διαχωρισμού ημερομηνιών. Χρησιμοποιήστε τη βοήθεια της Access για να μάθετε περισσότερα για τους χαρακτήρες στις μάσκες εισαγωγής.

Οι χρήστες θα πρέπει τώρα να εισάγουν δεδομένα στο πεδίο Ημερομηνία Γέννησης στη μορφή που υπαγορεύει η μάσκα εισαγωγής, όπως βλέπετε στην εικόνα.

Διαφορετικά, ένα παράθυρο διαλόγου θα επισημάνει το σφάλμα της καταχώρισής τους.

Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής Ορισμένες φορές είναι χρήσιμο να υπάρχει μια προεπιλεγμένη τιμή για ένα πεδίο. Μπορεί για παράδειγμα να είναι μια συγκεκριμένη τιμή η οποία θα πρέπει να καταχωρίζεται συχνά, όπως Αρσενικό και όχι Θηλυκό. Μια έρευνα μάρκετινγκ για παράδειγμα του βιβλιοπωλείου Bobbin μπορεί να δείχνει ότι οι γυναίκες είναι πιο πιθανό να αγοράσουν ένα βιβλίο από τα καταστήματά τους απ' ό,τι οι άνδρες. Επομένως, η επεξεργασία των στοιχείων του νέου πελάτη θα είναι ταχύτερη εάν η προεπιλεγμένη τιμή στο πεδίο Φύλο του πίνακα Πελάτες Βιβλιοπωλείου Bobbin ήταν "Θηλυκό".

1 2

❙ ❙

Μεταβείτε στην Προβολή σχεδίασης

Επισημάνατε το πεδίο στο οποίο θα ορίσετε μια προεπιλεγμένη τιμή

55

3

❙

Πληκτρολογήστε την προεπιλεγμένη σας τιμή

Ανοίξτε τον πίνακα στην Προβολή σχεδίασης. Η προεπιλεγμένη τιμή που εισαγάγετε θα εμφανίζεται τώρα κάθε φορά που ξεκινάτε μια νέα εγγραφή

Δημιουργία πινάκων

Χρήση ευρετηρίων Ένα ευρετήριο είναι απλά μια αναφορά που παραπέμπει στην πραγματική φυσική θέση όπου είναι αποθηκευμένη μια πληροφορία. Τα ευρετήρια αυξάνουν την ταχύτητα με την οποία η Access βρίσκει και ταξινομεί τα περιεχόμενα ενός πίνακα. Η αρχή είναι παρόμοια με εκείνη του ευρετηρίου ενός βιβλίου. Για παράδειγμα μπορεί να θέλετε να βρείτε κάθε σημείο στο οποίο αναφέρεται η λέξη "ευρετήριο" σε αυτό το βιβλίο. Αντί να κάνετε αναζήτηση σε κάθε σελίδα ψάχνοντας τη λέξη "ευρετήριο" είναι πολύ πιο λογικό να ανοίξετε τις τελευταίες σελίδες του βιβλίου και να βρείτε τις σχετικές σελίδες στο ευρετήριο.

56

1 Τυχόν πρωτεύονται κλειδιά ευρετηριάζονται αυτόματα από την Access, αλλά είναι καλή πρακτική να ευρετηριάζετε και τα πεδία με εξωτερικά κλειδιά. Στην πραγματικότητα είναι καλύτερο να ευρετηριάζετε όποιο πεδίο είναι μοναδικό ή πεδία με τιμές που ενδέχεται να είναι διαφορετικές μεταξύ τους.

2 3 4 5

6

❙ ❙ ❙ ❙ ❙

❙

Ανοίξτε τον πίνακα για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε ευρετήρια στην Προβολή σχεδίασης Πατήστε την καρτέλα Σχεδίαση στην Κορδέλα

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Ευρετήρια

Επιλέξτε το πεδίο Όνομα ευρετηρίου σε μια κενή γραμμή

Πληκτρολογήστε το όνομα του ευρετηρίου

Πατήστε το πλήκτρο Tab για να μεταβείτε στο επόμενο πεδίο

…συνέχεια

7

❙

Επιλέξτε το πεδίο προς ευρετηρίαση από το αναπτυσσόμενο μενού

Για να διαγράψετε ένα ευρετήριο, κάντε δεξί κλικ στο ευρετήριο και μετά επιλέξτε "Διαγραφή γραμμών" από το μενού που εμφανίζεται.

❙

Επιλέξτε τη σειρά ταξινόμησης

9

❙

Ορίστε το πεδίο ως μοναδικό, εάν ισχύει

57

8

Δημιουργία πινάκων

Δημιουργία στήλης αναζήτησης Με τη στήλη αναζήτησης οι χρήστες εισάγουν προκαθορισμένες τιμές σε κελιά χρησιμοποιώντας ένα αναπτυσσόμενο μενού και όχι πληκτρολογώντας την τιμή μόνοι τους. Αυτό βοηθάει στην ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων που προκύπτουν από ανορθογραφίες. Οι τιμές μιας στήλης αναζήτησης μπορεί είτε να αντλούνται από κάποιον άλλο πίνακα (εξ ου και η "αναζήτηση") ή να ορίζονται στην Access κατά τη δημιουργία της στήλης αναζήτησης. Το παρακάτω παράδειγμα ακολουθεί τη δεύτερη επιλογή.

1

58

2 3

4

❙ ❙ ❙

❙

Πατήστε ένα κελί στο πεδίο που θέλετε να είναι στήλη αναζήτησης

Πατήστε την καρτέλα Φύλλο δεδομένων

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Στήλη αναζήτησης

Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση

5

❙

Πατήστε Επόμενο

…συνέχεια

06

07

09

10

❙ ❙ ❙

❙

Προσδιορίστε τον αριθμό των στηλών που θέλετε να συμπεριλάβετε στη στήλη αναζήτησης

Η ύπαρξη παραπάνω από μίας στήλης στη στήλη αναζήτησης μπορεί να κάνει τις επιλογές που έχει στη διάθεσή του ο χρήστης πιο περιγραφικές. Ένας πίνακας αναζήτησης διευθύνσεων για παράδειγμα, μπορεί να εμφανίζει μια στήλη για κάθε στοιχείο μιας διεύθυνσης. Πληκτρολογήστε τις τιμές τις οποίες θα μπορούν να επιλέγουν οι χρήστες από τη στήλη αναζήτησης

Πατήστε Επόμενο

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη Στήλη αναζήτησής σας

Πατήστε το κουμπί Τέλος

59

08

❙

Δημιουργία πινάκων

…συνέχεια Επιλέξτε ένα κελί στη στήλη αναζήτησης και μετά μια τιμή από το αναπτυσσόμενο μενού για να την εισαγάγετε.

60

Χρήση στηλών αναζήτησης πολλαπλών τιμών Στους πιο έμπειρους χρήστες βάσεων δεδομένων, η αποθήκευση πολλαπλών τιμών σε ένα πεδίο ίσως φαίνεται ανόητη. Η Access όμως δεν κάνει φυσική αποθήκευση των τιμών σε ένα πεδίο, αλλά τις κρύβει σε πίνακες συστήματος ως ξεχωριστά πεδία.

Ένα μοναδικό χαρακτηριστικό της Access 2007 είναι η δυνατότητα αποθήκευσης πολλών τιμών σε ένα πεδίο. Αυτή είναι μια εύχρηστη λειτουργία όταν έχετε διάφορες επιλογές για να διαλέξετε μια τιμή και υπάρχει παραπάνω από μία κατάλληλη τιμή. Ας υποθέσουμε για παράδειγμα ότι κάθε υποκατάστημα του Bobbin εξειδικεύεται σε συγκριμένα είδη βιβλίων. Τότε η δυνατότητα εισαγωγής κάθε είδους που εμπορεύεται ένα υποκατάστημα σε έναν πίνακα αναζήτησης πολλαπλών τιμών θα ήταν ιδανική λύση. Για να δημιουργήσετε έναν πίνακα αναζήτησης πολλαπλών τιμών ακολουθήστε τα βήματα δημιουργίας μιας στήλης αναζήτησης των προηγούμενων δύο σελίδων σταματώντας μετά το βήμα 9. Επιλέξτε το πλαίσιο για να επιτρέπονται πολλαπλές τιμές και μετά πατήστε το κουμπί Τέλος όπως συμβουλεύουμε στο βήμα 10.

Επιλέξτε το πλαίσιο για κάθε τιμή που θέλετε να αποθηκεύσετε στο πεδίο και μετά πατήστε ΟΚ. Στο παράδειγμα στα αριστερά βλέπουμε ότι το κατάστημα του της Αθήνας εξειδικεύεται στα βιβλία Τρόμου και Κωμωδίας.

4

Ορισμός σχέσεων

Οι σχέσεις μεταξύ πινάκων επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί ολόκληρη η βάση δεδομένων σας, οπότε είναι σημαντικό να τις ορίσετε σωστά.

62

Το παράθυρο Σχέσεις

63

Προσθήκη πινάκων

64

Προσδιορισμός σχέσεων

66

Ακεραιότητα αναφορών

68

Προσδιορισμός ιδιοτήτων συνδέσμου

70

Αριστερός και δεξιός σύνδεσμος

Ορισμός σχέσεων

Το παράθυρο Σχέσεις Το παράθυρο Σχέσεις σας δίνει τη δυνατότητα να σχεδιάζετε τους πίνακές σας και να προσδιορίζετε οπτικά τις μεταξύ τους σχέσεις.

Οι πίνακες απεικονίζονται με μπλε ορθογώνια

Τα πεδία πρωτεύοντος κλειδιού υποδεικνύονται με χρυσά κλειδιά

62

Έχετε τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε τη διάταξη του παραθύρου Σχέσεις όποτε θέλετε, πατώντας το εικονίδιο Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ή κάνοντας δεξί κλικ στο παράθυρο Σχέσεις και επιλέγοντας την εντολή Αποθήκευση διάταξης από το μενού.

Μπορείτε να καταργήσετε τα πάντα στο παράθυρο Σχέσεις κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Απαλοιφή διάταξης. Τα πεδία καταγράφονται μέσα στους πίνακες

Οι σχέσεις απεικονίζονται με τη σύνδεση μαύρων γραμμών

Άνοιγμα του παραθύρου Σχέσεις

1 2

❙ ❙

Πατήστε την καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων στην κορδέλα

Επιλέξτε το εικονίδιο Σχέσεις

Προσθήκη πινάκων Εάν δεν έχετε τοποθετήσει κανέναν πίνακα στο παράθυρο Σχέσεις, η Access σας παροτρύνει να προσθέσετε μερικούς με το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα.

Μπορείτε να προσθέτετε και εσείς ερωτήματα επιλέγοντας αυτήν την καρτέλα

2 3

❙ ❙ ❙

Επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να προσθέσετε

63

1

Μπορείτε να ανοίξετε οποιαδήποτε στιγμή το παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα πατώντας το εικονίδιο Εμφάνιση πίνακα.

Πατήστε το κουμπί Προσθήκη

Όταν έχετε προσθέσει τους απαραίτητους πίνακες,πατήστε το Κλείσιμο

Οι πίνακες τακτοποιούνται εάν πατήσετε και κρατήσετε πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού στις επικεφαλίδες τους και έπειτα τους σύρετε στο σημείο που θέλετε.

Αφού γίνει προσδιορισμός των σχέσεων, στόχος είναι η οθόνη να παραμείνει τακτοποιημένη και ευανάγνωστη.

Μπορείτε να αφαιρέσετε πίνακα από το παράθυρο Σχέσεις ανά πάσα στιγμή εάν πατήσετε το εικονίδιο Απόκρυψη πίνακα. Αυτό βρίσκεται κάτω από την καρτέλα Σχεδίαση στην Κορδέλα.

Ορισμός σχέσεων

Προσδιορισμός σχέσεων Οι σχέσεις μεταξύ πινάκων ορίζονται εφόσον πατήσετε και σύρετε το πεδίο (συνήθως αυτό με το πρωτεύον κλειδί) στο αντίστοιχο πεδίο ενός άλλου πίνακα. Τα δύο πεδία τα οποία θέλετε να συσχετίσετε πρέπει να ανήκουν στον ίδιο τύπο δεδομένων, αλλιώς η Access εμφανίζει μήνυμα σφάλματος.

❙

1

64

2 3

Προσέξτε ότι η Access σας ενημερώνει για τον τύπο σχέσης που ορίζετε.

4

❙ ❙

❙

Πατήστε και κρατήστε πατημένο το όνομα πεδίου ενός πρωτεύοντος κλειδιού

Τραβήξτε το προς το ξένο κλειδί του δεύτερου πίνακα

Η Access προβάλλει το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων

Ελέγξτε ότι έχουν συσχετιστεί τα σωστά πεδία

…συνέχεια

❙

6

❙

Εάν χρειαστεί, μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία μόλις πατήσετε εδώ, επιλέγοντας διαφορετικά πεδία από το αναπτυσσόμενο μενού

Πατήστε το κουμπί Δημιουργία ώστε να ορίσετε τη σχέση

65

5

Μπορείτε να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων, εάν κάνετε δεξί κλικ σε μια γραμμή σχέσης και επιλέξετε Επεξεργασία σχέσεων από το μενού περιβάλλοντος.

Μια σχέση μεταξύ πινάκων υποδηλώνεται στην Access με μια μαύρη γραμμή η οποία συνδέει δύο πεδία, όπως φαίνεται και στην παραπάνω εικόνα. Ίσως παρατηρήσατε ότι το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων αναφέρει τον τύπο σχέσης που έχει δημιουργηθεί μεταξύ δύο πινάκων. Παρόλο που η Access αναγνωρίζει αυτόματα τον τύπο σχέσης, παραμένει σημαντικό να γνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ των ποικίλων τύπων σχέσης ώστε να σχηματίζετε σωστές συνδέσεις μεταξύ πινάκων. Ανατρέξτε στο κεφάλαιο 2 για να μάθετε περισσότερα για τους τύπους σχέσης.

Ορισμός σχέσεων

Ακεραιότητα αναφορών Όταν πλέον δεν χρειάζεστε μια εγγραφή σε κάποιον πίνακα, είναι λογικό να τη διαγράψετε. Επίσης, σε ορισμένες περιπτώσεις ίσως είναι καλή ιδέα να αλλάξετε την τιμή ή τον τύπο δεδομένων ενός πρωτεύοντος κλειδιού. Ωστόσο, αυτή η κίνηση ίσως προκαλέσει λάθη σε ενημερώσεις και διαγραφές στοιχείων, τα οποία εμποδίζουν την ομαλή λειτουργία της βάσης δεδομένων και καταλήγουν σε σφάλματα. Για να προστατευθείτε από αυτό το ενδεχόμενο μπορείτε να επιβάλετε την ακεραιότητα αναφορών. Αυτή διασφαλίζει ότι μια εγγραφή ενός πίνακα αναφέρεται μόνο σε υπάρχουσα εγγραφή ενός άλλου πίνακα. Για την επιβολή της ακεραιότητας αναφορών, ανοίξτε πρώτα το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων.

1

66

2 Εάν πατήσετε το εικονίδιο Έκθεση σχέσεων, θα ξεκινήσετε τη διαδικασία εκτύπωσης του παραθύρου Σχέσεις.

❙ ❙

Επιλέξτε τη γραμμή σχέσης πατώντας την με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού

Πατήστε το εικονίδιο Επεξεργασία σχέσεων στην ομάδα Εργαλεία

3

❙

Διαλέξτε το πλαίσιο "Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών"

4

❙

Επιλέξτε και τα δύο άλλα πλαίσια κάτω από αυτήν την εντολή

…συνέχεια

5

❙

Πατήστε OK

Η γραμμή σχέσης τώρα θα έχει τον αριθμό "ένα" δίπλα από τον γονικό πίνακα και το σύμβολο του "απείρου" δίπλα από τον θυγατρικό πίνακα, όπως δείχνει η παρακάτω εικόνα.

Διαδοχική ενημέρωση των σχετικών εγγραφών

Διαδοχική διαγραφή των σχετικών εγγραφών Εάν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο, η Access αναγκάζεται να διαγράφει κάθε σχετική, θυγατρική εγγραφή όταν καταργείτε την εγγραφή. Η επιβολή της ακεραιότητας αναφορών φέρνει πάντα θετικά αποτελέσματα. Σε όλους τους πίνακες με σχέση ένα προς πολλά στη βάση δεδομένων του βιβλιοπωλείου Bobbin, έχει εφαρμοστεί η ακεραιότητα αναφορών.

Περισσότερα για την ακεραιότητα αναφορών Η ακεραιότητα αναφορών είναι ένα είδος περιορισμού ο οποίος επιβάλλεται σε έναν πίνακα ώστε να διατηρηθεί η ακρίβεια και η συνοχή των δεδομένων στη βάση σας. Ίσως όμως αναρωτιέστε ποιoς είναι ακριβώς ο ρόλος της ακεραιότητας αναφορών. Με την εφαρμογή της ακεραιότητας αναφορών ζητάτε από την Access να ελέγχει ότι η εγγραφή ενός πίνακα που αναφέρεται σε μια σχετική εγγραφή σε έναν άλλο πίνακα, παραπέμπει πάντα σε υπάρχουσα εγγραφή. Ένας άλλος τύπος περιορισμού είναι ο περιορισμός ακεραιότητας οντότητας, ο οποίος δηλώνει ότι κανένα πρωτεύον κλειδί δεν μπορεί να έχει μηδενική τιμή. Όταν προσδιορίζετε ένα πεδίο ως πρωτεύον κλειδί η Access αναγκάζει τον χρήστη να εισαγάγει μια τιμή.

67

Η επιλογή αυτού του πλαισίου αναγκάζει στην Access να ενημερώνει όλες τις σχετικές, θυγατρικές εγγραφές όταν αλλάζετε την τιμή σε ένα πεδίο πρωτεύοντος κλειδιού.

Ορισμός σχέσεων

68

Προσδιορισμός ιδιοτήτων συνδέσμου Με τον ίδιο τρόπο που ορίζουμε σχέσεις μεταξύ πινάκων, μπορούμε να ορίσουμε και τύπους συνδέσμων. Ο τύπος συνδέσμου χρησιμοποιείται από ερωτήματα ώστε να αποφασίζεται ποιες εγγραφές πρέπει να εμφανίζονται όταν εκτελείται το ερώτημα. Αυτό μπορεί να επιλεγεί εύκολα από το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία σχέσεων.

1

❙

2

❙

3

❙

Πατήστε στη γραμμή που συνδέει δύο πίνακες

Μεταβείτε στο εικονίδιο Επεξεργασία σχέσεων

Επιλέξτε τον Τύπο συνδέσμου

…συνέχεια

4

❙

5

❙

Στο παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες συνδέσμου, διαλέξτε τον τύπο συνδέσμου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε

Πατήστε το κουμπί ΟΚ

Περισσότερα για τους τύπους συνδέσμου

Επιλογή ενός Εσωτερικού συνδέσμου σημαίνει ότι εμφανίζονται μόνο οι εγγραφές στις οποίες υπάρχει πλήρης αντιστοιχία μεταξύ των συνδεδεμένων πεδίων τους. Αντιθέτως, ο ορισμός ενός Εξωτερικού συνδέσμου αναγκάζει το ερώτημα να εμφανίζει όλες τις εγγραφές ενός πίνακα, αλλά μόνο τις εγγραφές του άλλου πίνακα τα συνδεδεμένα πεδία των οποίων αντιστοιχούν ακριβώς. Για παράδειγμα, η εκτέλεση ενός ερωτήματος που βασίζεται στους παρακάτω πίνακες θα εμφανίσει όλες τις εγγραφές από τον πίνακα Πελάτες, όμως μόνο αυτές από τον πίνακα Συναλλαγές οι οποίες αντιστοιχούν στα πεδία Κωδικός_Πελάτη. Τα αποτελέσματα αυτού του ερωτήματος καταγράφονται στην επόμενη σελίδα.

69

Το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες συνδέσμου σας επιτρέπει να ορίζετε δύο διαφορετικούς τύπους συνδέσμου – τον Εσωτερικό σύνδεσμο (επιλογή 1 του παραθύρου) και τον Εξωτερικό σύνδεσμο (επιλογές 2 και 3).

Ορισμός σχέσεων

Αριστερός και δεξιός σύνδεσμος Όταν ορίζετε έναν Εξωτερικό σύνδεσμο μεταξύ πινάκων, η Access τροποποιεί τη γραμμή σχέσης για να συμπεριλάβει ένα βέλος, η κατεύθυνση του οποίου εξαρτάται από τον επιλεγμένο τύπο εξωτερικού συνδέσμου. Ένα βέλος στραμμένο στην πλευρά "πολλά" της σχέσης, όπως αυτό στην εικόνα δεξιά, υποδεικνύει έναν Αριστερό σύνδεσμο.

70

Ένα ερώτημα βασισμένο σε Αριστερό σύνδεσμο εμφανίζει όλες τις εγγραφές στην πλευρά "ένα" της σχέσης και μόνο τις εγγραφές από την πλευρά "πολλά" όπου υπάρχει ακριβής αντιστοιχία. Ένα παράδειγμα ερωτήματος που στηρίζεται σε Αριστερό σύνδεσμο απεικονίζεται παρακάτω.

Δεδομένα στα πεδία Κωδικός_Πελάτη, Όνομα και Επίθετο εξάγονται από τον πίνακα Πελάτες, όπως φαίνεται στη σελίδα 69. Τα δεδομένα στο πεδίο Ημερομηνία_Συναλλαγής είναι από το συσχετισμένο πίνακα Συναλλαγές. Παρατηρήστε ότι δεν περιέχουν όλες οι εγγραφές δεδομένα για το πεδίο Ημερομηνία Συναλλαγής. Αντιστρόφως, ένα ερώτημα που βασίζεται σε Δεξιό σύνδεσμο προβάλλει το αντίθετο. Θα βλέπαμε ένα πλήρως συμπληρωμένο πεδίο Ημερομηνία_Συναλλαγής, αλλά μόνο κάποια από τα πεδία του πίνακα Πελάτες θα περιλάμβαναν δεδομένα. Ένας Δεξιός σύνδεσμος υποδεικνύεται από ένα βέλος με κατεύθυνση την πλευρά "ένα" της σχέσης, όπως βλέπετε στην εικόνα κάτω.

5

Επεξεργασία δεδομένων

Τα δεδομένα είναι το πιο ζωτικό περιουσιακό στοιχείο της επιχείρησής σας. Πράγματι, χωρίς ακριβείς και ενημερωμένες πληροφορίες η επιχείρησή σας δεν θα μπορούσε να λειτουργήσει καθόλου. Σε αυτό το κεφάλαιο εξετάζουμε διάφορες μεθόδους ενημέρωσης των δεδομένων σας και τον τρόπο με τον οποίο η Access σας βοηθάει να τα αξιοποιήσετε.

72

Εισαγωγή δεδομένων

73

Εισαγωγή γραμμών

74

Χρήση του προχείρου

75

Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων

76

Αντιγραφή απευθείας από το Excel

77

Αντιγραφή δεδομένων στο Excel

78

Εισαγωγή δεδομένων από το Excel

83

Εισαγωγή δεδομένων από την Access

85

Σύνδεση με βάσεις δεδομένων της Access

87

Διαχείριση εργασιών εισαγωγής

88

Συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

94

Φιλτράρισμα δεδομένων

96

Άθροιση στηλών

97

Ορθογραφικός έλεγχος δεδομένων

98

Μορφοποίηση δεδομένων

Επεξεργασία δεδομένων

Εισαγωγή δεδομένων Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι να εισαγάγετε πληροφορίες στη βάση δεδομένων της Access 2007. Ο πιο προφανής τρόπος εισαγωγής δεδομένων είναι η άμεση καταχώριση - η απλή πληκτρολόγηση μιας τιμής σε ένα κελί - μπορείτε όμως να αντιγράψετε και να επικολλήσετε δεδομένα από άλλα προγράμματα, όπως το Microsoft Excel, ή να εισαγάγετε υπάρχοντα δεδομένα από άλλη βάση.

Άμεση καταχώριση

72

Μετακινηθείτε από το ένα πεδίο στο άλλο πατώντας το πλήκτρο Tab.

1

2 3

❙

❙ ❙

Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να δώσετε μια τιμή, κάνοντας κλικ με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού

Πληκτρολογήστε την τιμή

Πατήστε το πλήκτρο Tab για να επιβεβαιώσετε την καταχώρισή σας

Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για να εισαγάγετε δεδομένα σε άλλο κελί.

Εισαγωγή γραμμών Όταν ολοκληρώσετε την καταχώριση δεδομένων στην τελευταία γραμμή, η Access εισάγει αυτόματα μια νέα γραμμή για εσάς. Ωστόσο, μπορείτε να εισαγάγετε μη αυτόματα μια νέα γραμμή οποιαδήποτε στιγμή.

1

❙

Επιλέξτε την καρτέλα Κεντρική στην Κορδέλα

2

❙

Πατήστε το εικονίδιο Δημιουργία στην ομάδα Εγγραφές

Αλλαγή μεγέθους γραμμών

2

3

❙

❙ ❙

Τοποθετήστε τον δρομέα ανάμεσα σε δύο γραμμές

Πατήστε και κρατήστε πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού. Μια μαύρη γραμμή εμφανίζεται ανάμεσα στις δύο γραμμές

Μετακινήστε το ποντίκι προς τα πάνω για να μειώσετε το μέγεθος των γραμμών ή προς τα κάτω για να αυξήσετε το μέγεθος των γραμμών

73

1

Επεξεργασία δεδομένων

Χρήση του προχείρου Η ομάδα εικονιδίων Πρόχειρο, βρίσκεται στην καρτέλα Κεντρική, περιέχει όλες τις λειτουργίες που χρειάζεστε για την αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων.

Το Πρόχειρο του Microsoft Office

Πατήστε εδώ για να δείτε το Πρόχειρο του Microsoft Office

74

Κάντε κλικ εδώ για να επικολλήσετε ό,τι υπάρχει στο πρόχειρο στο επιλεγμένο αντικείμενο

Πατήστε εδώ για να διαγράψετε όλα τα στοιχεία από το πρόχειρο

Κάντε κλικ στα στοιχεία του προχείρου για να τα προσθέσετε σε ένα κελί

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τις ρυθμίσεις του προχείρου

Αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων Επεξήγηση της ομάδας εικονιδίων Πρόχειρο Το πάτημα αυτού του εικονιδίου επικολλά τα δεδομένα στο επιλεγμένο κελί

Το πάτημα αυτού του εικονιδίου αντιγράφει και μετά διαγράφει τα δεδομένα

Το πάτημα αυτού του εικονιδίου αντιγράφει τη μορφοποίηση των δεδομένων και όχι τα ίδια τα δεδομένα

Το πάτημα αυτού του εικονιδίου αντιγράφει δεδομένα αλλά δεν τα διαγράφει

Αντιγραφή δεδομένων από το ένα κελί στο άλλο

75

1 2 3 4

❙ ❙ ❙ ❙

Επισημάνατε τα δεδομένα που θέλετε να αντιγράψετε Πατήστε το εικονίδιο Αντιγραφή στην ομάδα εικονιδίων Πρόχειρο

Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να επικολλήσετε τα δεδομένα

Πατήστε το εικονίδιο Επικόλληση για να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα όπως στην παρακάτω εικόνα

Επεξεργασία δεδομένων

Αντιγραφή απευθείας από το Excel Τώρα μπορείτε να αντιγράψετε δεδομένα στους πίνακές σας απευθείας από το Microsoft Excel ακολουθώντας μερικά εύκολα βήματα. Και ακόμα καλύτερα, μπορείτε να αντιγράψετε πολλές γραμμές ή στήλες από το Excel στην Access.

Μπορείτε να αντιγράψετε όσα δεδομένα θέλετε από το Excel.

1

Στο Excel επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να αντιγράψετε

Στο Excel, πατήστε το εικονίδιο Αντιγραφή (είναι το ίδιο με το εικονίδιο Αντιγραφή στην Access)

76

2

❙ ❙

3

❙

4

❙

5

❙

Στην Access επισημάνατε τα πεδία ή τις γραμμές όπου θα επικολληθούν τα δεδομένα επιλέγοντας τις επικεφαλίδες των πεδίων ή χρησιμοποιώντας τον Επιλογέα γραμμής

Πατήστε το εικονίδιο Επικόλληση στην ομάδα Πρόχειρο

Κάντε κλικ στο κουμπί "Ναι" στο παράθυρο διαλόγου για να επικολλήσετε τα δεδομένα

Αντιγραφή δεδομένων στο Excel Συχνά σας εξυπηρετεί να χρησιμοποιείτε τα δεδομένα της Access στο Excel. Παραδείγματος χάρη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα από τον πίνακα Πωλήσεις σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel για να δείτε την απόδοση του τριμήνου. Παλαιότερα για να χρησιμοποιήσετε δεδομένα της Access στο Excel έπρεπε να ακολουθήσετε μια χρονοβόρα διαδικασία εξαγωγής. Στην Access 2007 η διαδικασία αυτή ολοκληρώνεται με μερικά κλικ.

1

2

4

❙ ❙ ❙

Στην Access, πατήστε την επικεφαλίδα του πεδίου, ή όπως φαίνεται κάτω, μια σειρά επικεφαλίδων πεδίων για να επιλέξετε τα δεδομένα που θέλετε να αντιγράψετε στο Excel

Πατήστε το εικονίδιο Αντιγραφή στην ομάδα εικονιδίων Πρόχειρο

77

3

❙

Επιλέξτε το κελί του Excel όπου θα αντιγράψετε το πρώτο πεδίο

Στο Excel πατήστε το εικονίδιο Επικόλληση (είναι ίδιο με το εικονίδιο επικόλλησης της Access) για να εισαγάγετε τις αντιγραμμένες γραμμές στο Excel

Τα δεδομένα που αντιγράφονται στο Excel μορφοποιούνται σύμφωνα με την προεπιλεγμένη μορφοποίηση της τρέχουσας επιλογής σας στο Excel. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα σας από την Access μπορεί να φαίνονται διαφορετικά όταν τα βλέπετε στο Excel. Συμβουλευτείτε το υλικό τεκμηρίωσης του Microsoft Excel εάν θέλετε να αλλάξετε την προεπιλεγμένη μορφοποίηση.

Επεξεργασία δεδομένων

Εισαγωγή δεδομένων από το Excel Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα από ένα αρχείο Excel. Ίσως μέρος της βάσης δεδομένων σας χρησιμοποιείται για να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα των πωλητών σας, οι οποίοι καταγράφουν τις πωλήσεις τους σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Αντί να πληκτρολογείτε τα αποτελέσματά τους στην Access χρησιμοποιώντας ένα τυπωμένο υπολογιστικό φύλλο Excel, μπορείτε απλά να τα προσαρτήσετε σε έναν πίνακα. Ή ίσως έχετε ξεπεράσει το Excel και να πρέπει να μετακινήσετε μερικά φύλλα εργασίας στην Access. Θα μπορούσατε, λοιπόν, να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα ξεχωριστών φύλλων εργασίας για να δημιουργήσετε ολοκαίνουργιους πίνακες στην Access.

78

Όταν κάνετε εισαγωγή από το Excel είναι σημαντικό το υπολογιστικό φύλλο από το οποίο εισαγάγετε δεδομένα να έχει τη σωστή μορφή. Επεξεργαστείτε το υπολογιστικό φύλλο έτσι ώστε κάθε γραμμή στο Excel να ισοδυναμεί με μια γραμμή της Access και κάθε στήλη να ισοδυναμεί με ένα πεδίο, όπως στην παρακάτω εικόνα.

Εισαγωγή δεδομένων σε νέο πίνακα

1

❙

Πατήστε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα

2

❙

Επιλέξτε το εικονίδιο Excel στην ομάδα εικονιδίων Εισαγωγή

…συνέχεια

❙

5

❙

Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η ρύθμιση "Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε ένα νέο πίνακα..."

4

❙

Πατήστε το κουμπί Αναζήτηση για να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου αρχείο

79

3

Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου αρχείο για να βρείτε το αρχείο Excel από το οποίο θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα

6 7

❙ ❙

Πατήστε Άνοιγμα

Κάντε κλικ στο κουμπί OK

Επεξεργασία δεδομένων

80

…συνέχεια

08

09 10

❙

❙ ❙

Επιλέξτε το φύλλο εργασίας προς εισαγωγή κάνοντας κλικ πάνω του

Πατήστε το κουμπί Επόμενο

Επιλέξτε το πλαίσιο εάν θέλετε οι τιμές της πρώτης γραμμής να χρησιμοποιηθούν ως ονομασίες πεδίων στο νέο σας πίνακα

…συνέχεια

11 12

❙ ❙

Πατήστε το κουμπί Επόμενο

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τις ονομασίες των πεδίων

13

❙

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τους τύπους δεδομένων

Σκεφτείτε προσεκτικά τις επιλογές που κάνετε σε αυτήν τη σελίδα. Είναι ταχύτερο και ευκολότερο να επιλέξετε τους σωστούς τύπους δεδομένων τώρα και όχι αργότερα.

81

14 15 16

❙ ❙ ❙

Κάντε κλικ σε μια στήλη για να επιλέξετε εκείνο το πεδίο

Πατήστε το κουμπί Επόμενο

Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε πρωτεύον κλειδί ή αφήστε την Access να δημιουργήσει ένα για εσάς

Όταν κάνετε κλικ σε μια στήλη για να την επιλέξετε, το φόντο της στήλης αυτής θα μαυρίσει.

Επεξεργασία δεδομένων

…συνέχεια

17

18

❙ ❙

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο σας πίνακα

Πατήστε το κουμπί Επόμενο

Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο εάν θέλετε να εισαγάγετε ξανά το ίδιο φύλλο εργασίας στο μέλλον

82

19

❙

20

❙

Πατήστε είτε το κουμπί Αποθήκευση εισαγωγής ή το κουμπί Κλείσιμο

Εισαγωγή δεδομένων από την Access Υπάρχουν δύο τρόποι εργασίας με άλλες βάσεις δεδομένων της Access. Ο πρώτος είναι να εισαγάγετε αντικείμενα βάσεων δεδομένων, όπως πίνακες, ερωτήματα και φόρμες από μια βάση δεδομένων. Ο δεύτερος είναι να δημιουργείτε σύνδεση με τον πίνακα μιας άλλης βάσης δεδομένων Access. Η πρώτη μέθοδος παρέχει έναν υψηλό βαθμό ελέγχου στα στοιχεία που εισάγουμε. Για παράδειγμα μπορούμε να εισάγουμε είτε έναν πίνακα και τα δεδομένα του, ή απλώς τη δομή του πίνακα χωρίς δεδομένα.

Εισαγωγή αντικειμένων βάσεων δεδομένων

1 2

3

❙ ❙ ❙

Πατήστε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα Επιλέξτε το εικονίδιο Access στην ομάδα εικονιδίων Εισαγωγή

4

❙

Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου αρχείο για να επιλέξετε τη βάση δεδομένων που θα εισαγάγετε

6

❙

Πατήστε το κουμπί Αναζήτηση

83

Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένη η πρόταση "Εισαγωγή πινάκων, ερωτημάτων..."

5

❙

Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ

7 Μπορείτε να επιλέξετε παραπάνω από έναν πίνακα στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένων.

❙

Επιλέξτε τις καρτέλες για να δείτε τα διάφορα αντικείμενα βάσεων δεδομένων

8

❙

Πατήστε τα ονόματα των αντικειμένων που θα εισαγάγετε

84

Επεξεργασία δεδομένων

…συνέχεια

09 11 12

13

❙ ❙ ❙ ❙

Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές

10

❙

Ρυθμίστε τις επιλογές εισαγωγής

Πατήστε OK

Επιλέξτε το πλαίσιο "Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής" εάν σκοπεύετε να επαναλάβετε την ίδια εισαγωγή στο μέλλον

Πατήστε το κουμπί Κλείσιμο

Σύνδεση με βάσεις δεδομένων Σύνδεση με άλλη βάση δεδομένων της Access Η επαναλαμβανόμενη εισαγωγή δεδομένων από μια βάση σε μια άλλη είναι αντιπαραγωγική και περιττή. Εάν υπάρχουν δεδομένα σε μια άλλη βάση που πρέπει να τα χρησιμοποιείτε τακτικά είναι καλύτερο είναι τα συνδέσετε με έναν πίνακα στη δική σας βάση δεδομένων. Συνδέοντας τους δύο πίνακες δημιουργείται μία ένωση ανάμεσα στον αρχικό πίνακα (προέλευση) και έναν πίνακα της βάσης δεδομένων σας (προορισμός). Ωστόσο, μπορείτε να συνδέετε μόνο πίνακες και όχι φόρμες, ερωτήματα, εκθέσεις, κλπ.

1 2 3

❙ ❙ ❙

Πατήστε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα

Επιλέξτε το εικονίδιο της Access στην ομάδα εικονιδίων Εισαγωγή

Πατήστε το κουμπί Αναζήτηση στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων και χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Αρχείο για να επιλέξετε τη βάση δεδομένων με την οποία θέλετε να συνδεθείτε

Μόλις ο πίνακας συνδεθεί με έναν άλλο πίνακα σε διαφορετική βάση δεδομένων μπορείτε να δείτε και να αλλάξετε τις τιμές του όπως θέλετε. Οι αλλαγές που πραγματοποιείτε εμφανίζονται και στους δύο πίνακες. Το μοναδικό πράγμα που δεν μπορείτε να κάνετε είναι να αλλάξετε τη δομή του πίνακα.

85

4

5

❙ ❙

Επιλέξτε αυτήν τη ρύθμιση για να βεβαιωθείτε ότι συνδέεστε με μια βάση δεδομένων και ότι δεν κάνετε εισαγωγή από αυτή

Πατήστε OK

6

❙

7

❙

Μπορείτε να επιλέξετε παραπάνω από έναν πίνακα στο παράθυρο διαλόγου Σύνδεση πινάκων.

Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Σύνδεση πινάκων για να επιλέξετε τους πίνακες με τους οποίους θέλετε να συνδεθείτε στη βάση δεδομένων προέλευσης. Κάντε κλικ στο όνομα του πίνακα για να τον επιλέξετε

86

Επεξεργασία δεδομένων

…συνέχεια

Έχετε τη δυνατότητα να ενημερώνετε τους συνδεδεμένους πίνακες ανά πάσα στιγμή χρησιμοποιώντας τη Διαχείριση συνδεδεμένων πινάκων. Η διαδικασία περιγράφεται στη σελίδα 185.

Πατήστε OK

Τα ονόματα των συνδεδεμένων πινάκων εμφανίζονται τώρα στο Παράθυρο περιήγησης και μπορείτε να τους ανοίξετε και να τους χρησιμοποιήσετε όπως οποιονδήποτε άλλο πίνακα. Οι συνδεδεμένοι πίνακες ξεχωρίζουν από τους άλλους πίνακες από ένα τόξο στα αριστερά του ονόματος του πίνακα, όπως στη δεξιά εικόνα.

Διαχείριση εργασιών εισαγωγής Εάν επιλέξατε να αποθηκεύσετε τα βήματα εισαγωγής, ίσως αναρωτιέστε που κατέληξαν. Θα τα βρείτε μέσω του παραθύρου διαλόγου Διαχείριση εργασιών δεδομένων. Μπορείτε να εμφανίσετε αυτό το παράθυρο διαλόγου πατώντας το εικονίδιο Αποθηκευμένες εισαγωγές στην ομάδα εικονιδίων Εισαγωγή.

Μεταβείτε από τις εργασίες εισαγωγής στις εργασίες εξαγωγής επιλέγοντας αυτές τις καρτέλες

Πατήστε μια εργασία εισαγωγής για να την επιλέξετε

Πατήστε εδώ για να εκτελέσετε μια επιλεγμένη εργασία εισαγωγής/ εξαγωγής

Πατήστε εδώ για να διαγράψετε μόνιμα μια εργασία εισαγωγής/ εξαγωγής

Κάντε κλικ εδώ για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου

Πατήστε το κουμπί Δημιουργία εργασίας του Outlook εάν θέλετε να σας γίνει υπενθύμιση για την επανάληψη μιας εργασίας εισαγωγής/ εξαγωγής. Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη εάν υπάρχει κάποια συγκεκριμένη εργασία εισαγωγής/ εξαγωγής που χρειάζεται να εκτελείτε συχνά.

87

Η προέλευση των δεδομένων μιας εργασίας εισαγωγής/ εξαγωγής υποδεικνύεται από ένα εικονίδιο του προγράμματος και σας βεβαιώνει ότι λαμβάνετε δεδομένα από τη σωστή πηγή.

Επεξεργασία δεδομένων

Συλλογή δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Μια καταπληκτική νέα λειτουργία της Access 2007 είναι η δυνατότητα συλλογής δεδομένων με τη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η Access δημιουργεί μια φόρμα HTML ή Infopath βασισμένη στις πληροφορίες που παρέχετε και τη στέλνει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους παραλήπτες τους οποίους ορίζετε. Όταν οι παραλήπτες του ηλεκτρονικού μηνύματος σας απαντούν, μπορείτε είτε να διαχειριστείτε τις απαντήσεις μόνος σας ή να αναθέσετε στην Access αυτήν την εργασία. Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη όταν θέλετε να ενημερώνετε τακτικά τις επαφές σας ή τα στοιχεία των πελατών σας, ή θέλετε να κάνετε μια έρευνα ικανοποίησης πελατών. Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία θα πρέπει να εγκαταστήσετε το Outlook 2007.

1

88

2

3 4

❙ ❙

❙ ❙

Πατήστε την καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα

Πατήστε το εικονίδιο Δημιουργία μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα Συλλογή δεδομένων

Πατήστε το κουμπί Επόμενο

Επιλέξτε με ένα κλικ μια φόρμα HTML ή μια φόρμα Infopath. Εάν δεν είστε βέβαιοι για τον τύπο της φόρμας, επιλέξτε μια φόρμα HTML.

Εάν χρησιμοποιήσετε φόρμα Infopath τότε οι παραλήπτες του μηνύματός σας θα πρέπει να έχουν και το Outlook 2007 και το Infopath 2007 στον υπολογιστή τους. Αυτό μάλλον δεν θα ισχύει για τους περισσότερους παραλήπτες σας και γι' αυτό είναι καλύτερο να μην χρησιμοποιείτε φόρμες Infopath. Η μόνη απαίτηση όταν χρησιμοποιείτε φόρμες HTML είναι οι αποστολείς σας να διαθέτουν πρόγραμμα

…συνέχεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο υποστηρίζει μηνύματα HTML, κάτι που στις μέρες μας είναι πολύ πιθανό.

5 6

8

❙ ❙

Πατήστε το κουμπί Επόμενο Αποφασίστε εάν θέλετε να προσθέσετε νέα δεδομένα σε έναν πίνακα ή να ενημερώσετε τα υπάρχοντα δεδομένα

Το πρωτεύον κλειδί ενός πίνακα θα καταχωριστεί αυτόματα στο ηλεκτρονικό μήνυμα. Το πρωτεύον κλειδί θα πρέπει να συμπεριληφθεί στο ηλεκτρονικό μήνυμα και δεν μπορεί να αφαιρεθεί.

89

7

❙ ❙

Πατήστε Επόμενο

Επισημάνατε ένα πεδίο και μετά πατήστε το δεξί βέλος για να το προσθέσετε στη φόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

9

❙

Χρησιμοποιήστε τα βέλη πάνω και κάτω για να αλλάξετε τη σειρά εμφάνισης των πεδίων

Επεξεργασία δεδομένων

90

…συνέχεια

10 11

Από προεπιλογή οι απαντήσεις σας θα τοποθετηθούν σε έναν φάκελο του Outlook με τίτλο "Απαντήσεις συλλογής δεδομένων της Access". Εάν θέλετε να τοποθετηθούν αλλού μπορείτε να ορίσετε μια διαφορετική θέση πατώντας το μπλε σύνδεσμο και επιλέγοντας ένα φάκελο από το παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται.

12 13

❙ ❙

❙ ❙

14

❙

Πατήστε το κουμπί Επόμενο

Για να προστίθενται αυτόματα τα δεδομένα στους πίνακές σας όταν οι άλλοι σας απαντούν, επιλέξτε αυτό το πλαίσιο

Πατήστε το κουμπί Επόμενο

Επιλέξτε εάν θέλετε να εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνος σας ή αν θα χρησιμοποιήσετε ένα πεδίο από τον πίνακα της βάσης δεδομένων σας

Πατήστε το κουμπί Επόμενο

…συνέχεια

❙

Τροποποιήστε τη γραμμή Θέμα και το σώμα κειμένου όπως θέλετε

16

❙

Πατήστε το κουμπί Επόμενο

❙

Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία

17

91

15

18

❙

Ελέγξτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, εισαγάγετε τα ονόματα των παραληπτών και μετά πατήστε το εικονίδιο Αποστολή

92

Επεξεργασία δεδομένων

…συνέχεια

Εισαγωγή δεδομένων από το Outlook 2007 Η Access μπορεί να προσθέτει αυτόματα τα δεδομένα που συλλέγονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν πίνακα, σας δίνεται όμως και η δυνατότητα να προσθέτετε τα δεδομένα μόνοι σας.

1

2

❙

❙

Ανοίξτε τον φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Απαντήσεις συλλογής δεδομένων της Access στο Outlook 2007

Κάντε δεξί κλικ στο ηλεκτρονικό μήνυμα που θέλετε να εισαγάγετε

…συνέχεια

3 4

❙ ❙

Από το μενού επιλέξτε Εξαγωγή δεδομένων στη Microsoft Access

Ελέγξτε τα δεδομένα προς εισαγωγή στο παράθυρο διαλόγου Εξαγωγή δεδομένων στη Microsoft Access και μετά πατήστε ΟΚ

Διαχείριση απαντήσεων Ο διάλογος Διαχείριση απαντήσεων είναι χρήσιμος όταν έχετε αλλάξει τη γνώμη σας για τη μη αυτόματη επεξεργασία των απαντήσεων και προτιμάτε να τις επεξεργαστεί η Access αυτόματα. Ή όταν θέλετε να ξαναστείλετε ή να διαγράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάντε κλικ εδώ για τις επιλογές επεξεργασίας μηνύματος

Πατήστε εδώ για να διαγράψετε το μήνυμα μόνιμα

Πατήστε εδώ για να ξαναστείλετε το μήνυμα

Κάντε κλικ εδώ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου

Το πάτημα του κουμπιού Επιλογές μηνύματος ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές συλλογής δεδομένων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το παράθυρο διαλόγου σας δίνει τη δυνατότητα να ορίσετε έναν αριθμό απαντήσεων προς επεξεργασία και σας επιτρέπει να καθορίσετε μια προθεσμία για τις απαντήσεις. Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη όταν έχετε στείλει ένα ερωτηματολόγιο και πρέπει να αναλύσετε τα δεδομένα μια συγκεκριμένη ημερομηνία.

93

Για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση απαντήσεων πρέπει να πατήσετε το ομώνυμο εικονίδιο. Αυτό βρίσκεται στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα, στην ομάδα εικονιδίων Συλλογή δεδομένων.

Επεξεργασία δεδομένων

Φιλτράρισμα δεδομένων Όπως θα δείτε στο Κεφάλαιο 6, τα ερωτήματα αποτελούν ένα ισχυρό μέσο επιλογής εγγραφών σύμφωνα με αυστηρά κριτήρια. Ορισμένες φορές όμως, θέλουμε απλώς να περιορίσουμε το πλήθος των δεδομένων στην οθόνη. Σε έναν πίνακα πωλήσεων για παράδειγμα, μπορεί να χρειάζεται να δούμε τα δεδομένα για ένα συγκεκριμένο προϊόν μόνο. Τα φίλτρα είναι ένας γρήγορος τρόπος για να το πετύχουμε αυτό και βρίσκονται στην καρτέλα Κεντρική στην Κορδέλα.

Επεξήγηση της ομάδας εικονιδίων Ταξινόμηση και φιλτράρισμα

94

Πατήστε εδώ για αύξουσα ταξινόμηση των δεδομένων

Τα φίλτρα για προχωρημένους λειτουργούν όπως περίπου και τα ερωτήματα και γι' αυτό δεν θα ασχοληθούμε με αυτά στο βιβλίο. Όταν μελετήσετε το Κεφάλαιο 6 και χρησιμοποιείτε με άνεση τα ερωτήματα, η εφαρμογή φίλτρων για προχωρημένους θα είναι παιχνιδάκι.

Κάντε κλικ εδώ για τις λεπτομερείς επιλογές φιλτραρίσματος

Πατήστε εδώ για να φιλτράρετε χρησιμοποιώντας δεδομένα από το τρέχον κελί

Πατήστε εδώ για φθίνουσα ταξινόμηση των δεδομένων

Κάντε κλικ εδώ για να αφαιρέσετε την ταξινόμηση

Πατήστε εδώ για ανοίξετε ή να κλείσετε το φίλτρο

Κάντε κλικ εδώ για επιλογές φιλτραρίσματος για προχωρημένους

Φιλτράρισμα βάσει επιλογής Η απλούστερη μέθοδος φιλτραρίσματος δεδομένων είναι το φιλτράρισμα βάσει επιλογής. Αυτή η μέθοδος περιορίζει τον αριθμό των εγγραφών που εμφανίζονται στην οθόνη σύμφωνα με ορισμένα απλά κριτήρια. Παραδείγματος χάρη, μπορούμε να εφαρμόσουμε ένα φίλτρο στον πίνακα Βιβλία έτσι ώστε η Access να εμφανίζει μόνο τις εγγραφές στις οποίες συγγραφέας είναι ο Jimmy Scot, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

1

❙

Επιλέξτε το κελί το οποίο περιέχει τα δεδομένα που θέλετε για το φίλτρο

…συνέχεια

2

❙ ❙

3

Πατήστε το εικονίδιο Επιλογή στην ομάδα εικονιδίων Ταξινόμηση & φιλτράρισμα Στο μενού που εμφανίζεται κάντε κλικ σε μια επιλογή

Όπως βλέπετε κάτω, όταν εφαρμόζεται το φίλτρο οι μοναδικές εγγραφές στον πίνακα Βιβλία είναι εκείνες με συγγραφέα τον Jimmy Scot.

95

Εφαρμογή λεπτομερούς φίλτρου Το φιλτράρισμα βάσει επιλογής μπορεί να είναι γρήγορο αλλά είναι περιοριστικό. Τι γίνεται αν θέλουμε να περιορίσουμε τις εγγραφές στην οθόνη χρησιμοποιώντας δύο τιμές δεδομένων αντί για μία; Μπορεί να θέλουμε για παράδειγμα να δούμε τις εγγραφές με συγγραφέα τον Jimmy Scot ή τον Arthur Kent. Σε αυτήν την περίπτωση θα χρησιμοποιήσουμε ένα λεπτομερές φίλτρο.

1

2 3

4

❙ ❙ ❙ ❙

Επιλέξτε ένα κελί στο πεδίο το οποίο περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να φιλτράρετε Πατήστε το εικονίδιο Φίλτρο

Επιλέξτε τα πλαίσια για τις τιμές που θέλετε να διαλέξει το φίλτρο

Πατήστε OK

Επεξεργασία δεδομένων

Άθροιση στηλών Η Access 2007 σας επιτρέπει να αθροίζετε τις τιμές μιας στήλης. Μπορείτε να χρησιμοποιείτε τη συνάρτηση Σύνολα για να αθροίζετε τις τιμές μιας στήλης ή να υπολογίζετε το μέσο όρο. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να εκτελείτε στατιστικές συναρτήσεις που χρησιμοποιούνται συνήθως στο Excel, για να υπολογίζετε για παράδειγμα την τυπική απόκλιση ή διακύμανση των τιμών σε μια στήλη. Στο παρακάτω παράδειγμα βλέπουμε την εφαρμογή της συνάρτησης Άθροισμα σε ένα ερώτημα το οποίο αναγράφει τη λίστα των βιβλίων που πούλησε το βιβλιοπωλείο Bobbin μία συγκεκριμένη ημερομηνία. Η εφαρμογή της συνάρτησης Άθροισμα θα μας πει πόσα χρήματα έβγαλε το βιβλιοπωλείο εκείνη την ημέρα.

1

2

Πατήστε το εικονίδιο Συγκεντρωτικά στοιχεία στην ομάδα Εγγραφές

Επιλέξτε ένα πεδίο κάνοντας κλικ στο κελί της γραμμής "Σύνολο" που εμφανίζεται στο τέλος του πίνακα

96

Η ομάδα εικονιδίων Εγγραφές βρίσκεται στην καρτέλα Κεντρική στην Κορδέλα.

❙ ❙

3 4

❙ ❙

Πατήστε το βέλος

Επιλέξτε τη συνάρτηση που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από το αναπτυσσόμενο μενού

Το αποτέλεσμα της εφαρμογής της συνάρτησης εμφανίζεται στο κελί.

Ορθογραφικός έλεγχος δεδομένων Όχι μόνο έχετε τη δυνατότητα να ελέγχετε την ορθογραφία σε ένα πεδίο, αλλά και να επιλέγετε ένα συγκεκριμένο λεξικό. Ο ορθογραφικός έλεγχος δεδομένων είναι κάποιες φορές μια χρήσιμη λειτουργία και άλλες όχι. Χρησιμοποιείται ιδιαίτερα για τον έλεγχο περιγραφικών δεδομένων, όπως εκείνα στο πεδίο υπόμνημα και όχι σε πεδία τυχαίου κειμένου που μπορεί να περιλαμβάνουν ένα επίθετο (για παράδειγμα). Όπως όλοι όσοι έχουν χρησιμοποιήσει το Word ξέρουν, ο ορθογραφικός έλεγχος εξαιρεί τα ονόματα τα οποία δεν γνωρίζει και προτείνει μια σειρά εντελώς ακατάλληλων εναλλακτικών. Δυστυχώς, εκτός εάν επισημάνατε ένα συγκεκριμένο κελί, ο ορθογραφικός έλεγχος ψάχνει για λάθη πεδίο προς πεδίο, ξεκινώντας με την πρώτη εγγραφή και φτάνοντας μέχρι την τελευταία. Οπότε ελέγξτε την τιμή των δεδομένων που εξετάζονται πριν ακολουθήσετε τις συμβουλές του.

1

Πατήστε το εικονίδιο Ορθογραφικός έλεγχος

Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Ορθογραφικός έλεγχος για να εντοπίσετε ανορθόγραφες λέξεις

Οι ανορθόγραφες λέξεις εμφανίζονται εδώ

3

4

❙ ❙

Οι προτεινόμενες εναλλακτικές για την ανορθόγραφη λέξη εμφανίζονται εδώ

Για να αλλάξετε την τρέχουσα ορθογραφία της λέξης, επισημάνατε μία από τις προτεινόμενες εναλλακτικές κάνοντας κλικ πάνω της

Πατήστε το κουμπί Αλλαγή

Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε την ακριβή ορθογραφία για την περιοχή σας, βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το σωστό λεξικό στον ορθογραφικό έλεγχο.

Εάν ο ορθογραφικός έλεγχος ισχυρίζεται πως μια λέξη είναι ανορθόγραφα γραμμένη αλλά εσείς ξέρετε ότι είναι σωστή, πατήστε το κουμπί Προσθήκη για να προσθέσετε τη λέξη στο λεξικό.

Εάν ένα πεδίο περιέχει δεδομένα τα οποία ξέρετε πως είναι σωστά ή ότι θα μπερδέψουν τον ορθογραφικό έλεγχο, όπως ένα πεδίο "επίθετο", τότε πατήστε το κουμπί Παράβλεψη πεδίου "ΌνομαΠεδίου". Έτσι ο ορθογραφικός έλεγχος θα παραβλέψει ολόκληρο το πεδίο.

97

2

❙ ❙

Θα βρείτε την ομάδα εικονιδίων Εγγραφές στην καρτέλα Κεντρική στην Κορδέλα.

Επεξεργασία δεδομένων

Μορφοποίηση δεδομένων Μια βάση δεδομένων με ωραίο στυλ δεν είναι απλώς ευανάγνωστη, το στυλ συμβάλλει επίσης στην υπογράμμιση σημαντικών θεμάτων. Μπορούμε για παράδειγμα να εφαρμόσουμε ένα συγκεκριμένο χρώμα στα δεδομένα ενός πεδίου πρωτεύοντος κλειδιού για να υποδηλώσουμε αυτήν την ιδιότητά του.

Επεξήγηση της ομάδας εικονιδίων Γραμματοσειρά

98

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά

Κάντε κλικ εδώ για να αλλάξετε το μέγεθος της γραμματοσειράς

Πατήστε αυτά τα εικονίδια για να επιλέξετε την έντονη, την πλάγια γραφή ή την υπογράμμιση

Κάντε κλικ σε αυτά τα εικονίδια για να αλλάξετε το χρώμα του κειμένου και του γεμίσματος

Γραμμές πλέγματος μορφοποίησης

1 2

❙ ❙

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε τη στοίχιση κειμένου

Πατήστε το εικονίδιο Γραμμές πλέγματος Επιλέξτε ένα στυλ γραμμών πλέγματος από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται

Ανεξάρτητα από την επιλογή σας, το μέγεθος και το πλάτος των γραμμών και των στηλών του πίνακά σας μπορούν να αλλάξουν όπως συνήθως. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε λίγο χρώμα στις γραμμές πλέγματος πατώντας το εικονίδιο Χρώμα γραμμών πλέγματος και επιλέγοντας ένα χρώμα από το μενού.

…συνέχεια Μορφοποίηση εμπλουτισμένου κειμένου Η δυνατότητα εφαρμογής Μορφοποίησης εμπλουτισμένου κειμένου στον τύπο δεδομένων Υπόμνημα είναι μια νέα λειτουργία της Access 2007. Το καλύτερο είναι ότι η εφαρμογή Μορφοποίησης εμπλουτισμένου κειμένου σε πεδίο Υπόμνημα εμφανίζεται οπουδήποτε κι αν χρησιμοποιείται το Υπόμνημα, είτε σε πίνακα, είτε σε φόρμα ή σε έκθεση. Μπορείτε να μορφοποιείτε οποιοδήποτε κελί σε πεδίο υπομνήματος ξεχωριστά χρησιμοποιώντας είτε την ομάδα εικονιδίων Γραμματοσειρά ή την ομάδα Εμπλουτισμένο κείμενο.

Επεξήγηση της ομάδας εικονιδίων Εμπλουτισμένο κείμενο Κάντε κλικ εδώ για να μειώσετε το επίπεδο λίστας

Πατήστε εδώ για να αυξήσετε το επίπεδο λίστας

Πατήστε εδώ για να αλλάξετε την κατεύθυνση του κειμένου από αριστερά προς τα δεξιά και αντίστροφα

99

Πατήστε εδώ για να εισαγάγετε μια λίστα με αρίθμηση

Κάντε κλικ εδώ για να προσθέσετε μια λίστα με κουκκίδες

Απόκρυψη στηλών Μπορείτε να αποκρύψετε προσωρινά κάποιες στήλες. Αυτό είναι χρήσιμο όταν εργάζεστε πάνω σε ένα μεγάλο πίνακα και δεν θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα σε όλα τα πεδία, καθώς σας επιτρέπει να βλέπετε τα πεδία που είναι σημαντικότερα για εσάς.

1

2

❙ ❙

Κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης την οποία θέλετε να αποκρύψετε

Στο μενού περιβάλλοντος επιλέξτε Απόκρυψη στηλών

Έχετε τη δυνατότητα να αποκρύψετε ή να επανεμφανίσετε τις στήλες πατώντας το εικονίδιο Περισσότερα στην ομάδα Εγγραφές και επιλέγοντας την αντίστοιχη καταχώριση από το αναπτυσσόμενο μενού.

Επεξεργασία δεδομένων

…συνέχεια Επανεμφάνιση στηλών

1

100

2

3 4 Έχετε τη δυνατότητα να σταθεροποιείτε ή να αποσταθεροποιείτε στήλες πατώντας το εικονίδιο Περισσότερα στην ομάδα Εγγραφές και επιλέγοντας την αντίστοιχη καταχώριση από το αναπτυσσόμενο μενού.

❙ ❙

❙ ❙

Κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε επικεφαλίδα πεδίου

Επιλέξτε Επανεμφάνιση στηλών από το μενού

Επιλέξτε τα πλαίσια των πεδίων που θέλετε να δείτε

Πατήστε το κουμπί Κλείσιμο

Σταθεροποίηση στηλών Όταν μια στήλη σταθεροποιείται, παραμένει πάντα ορατή μέσα στο παράθυρο του συγκεκριμένου πίνακα. Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη όταν υπάρχει κάποιο πεδίο το οποίο θα πρέπει να συμβουλεύεστε συνεχώς κατά την εισαγωγή πληροφοριών, όπως το πεδίο όνομα.

1 2

❙ ❙

Κάντε δεξί κλικ στη στήλη που θέλετε να σταθεροποιήσετε Στο μενού περιβάλλοντος επιλέξτε "Σταθεροποίηση στηλών"

Για να αποσταθεροποιήσετε μια στήλη απλώς πατήστε την επικεφαλίδα οποιουδήποτε πεδίου και επιλέξτε Αποσταθεροποίηση όλων των στηλών από το μενού περιβάλλοντος.

6

Δημιουργία ερωτημάτων σε βάσεις δεδομένων

Τα ερωτήματα είναι ομάδες οδηγιών που προσδιορίζουν κριτήρια επιλογής εγγραφών. Όταν εκτελούνται, τα ερωτήματα ανακτούν τις εγγραφές οι οποίες πληρούν τα κριτήρια. Η διαδικασία δημιουργίας ερωτημάτων είναι απλή χάρη στο δυναμικό γραφικό περιβάλλον εργασίας της Access.

102

Τί είναι τα ερωτήματα;

103

Χρήση του οδηγού ερωτημάτων

106

Προβολή σχεδίασης ερωτήματος

108

Εισαγωγή κριτηρίων σε ένα ερώτημα

109

Δημιουργία ερωτημάτων σε πολλούς πίνακες

110

Χρήση κριτηρίων για αριθμούς

111

Χρήση κριτηρίων για κείμενο

112

Εκτέλεση ερωτήματος δημιουργίας πίνακα

114

Δημιουργία ερωτήματος προσάρτησης

115

Δημιουργία ερωτήματος ενημέρωσης

116

Δημιουργία ερωτήματος διαγραφής

Δημιουργία ερωτημάτων σε βάσεις δεδομένων

102

Τί είναι τα ερωτήματα; Όταν εκτελείτε ένα ερώτημα, ζητάτε από την Access να ανακτήσει μια ομάδα εγγραφών από έναν ή περισσότερους πίνακες. Οι εγγραφές ανακτώνται σύμφωνα με τα κριτήρια που θέτετε εσείς ως χρήστης. Πάρτε για παράδειγμα τον παρακάτω πίνακα Βιβλία.

Όπως βλέπετε, το ερώτημα μοιάζει με πίνακα και κατά κύριο λόγο συμπεριφέρεται σαν πίνακας. Μπορείτε ακόμα και να βασίζετε μια φόρμα ή μια έκθεση σε ένα ερώτημα και να χρησιμοποιείτε τα ερωτήματα ως πίνακες προέλευσης για άλλα ερωτήματα.

Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να βλέπουμε μόνο τις εγγραφές με τιμή βιβλίου €6,99. Για να το κάνουμε αυτό θα δημιουργήσουμε ένα ερώτημα "Επιλογή". Τα αποτελέσματα της εκτέλεσης ενός ερωτήματος επιλογής απεικονίζονται κάτω.

Μολονότι υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι ερωτημάτων, το ερώτημα Επιλογής είναι αυτό που χρησιμοποιείται πιο συχνά. Άλλοι τύποι ερωτημάτων περιλαμβάνουν το ερώτημα Προσάρτησης το οποίο προσθέτει νέες εγγραφές σε έναν υπάρχοντα πίνακα, το ερώτημα Διαγραφής που διαγράφει μόνιμα εγγραφές από έναν πίνακα και το ερώτημα Δημιουργίας πίνακα το οποίο, όπως υποδηλώνει και η ονομασία του, δημιουργεί έναν πίνακα χρησιμοποιώντας εγγραφές που ανακτά από άλλους πίνακες.

Χρήση του οδηγού ερωτημάτων Όπως ισχύει για τις περισσότερες δυνατότητες της Access, ένα πλήρως λειτουργικό ερώτημα μπορεί να δημιουργηθεί σε σύντομο χρονικό διάστημα με τη χρήση ενός οδηγού. Ο οδηγός σας επιτρέπει να επιλέγετε ανάμεσα σε τέσσερις διαφορετικούς τύπους ερωτημάτων. Ο τύπος που θα δημιουργήσουμε είναι ένα ερώτημα Επιλογής.

1 2 3

❙ ❙ ❙

Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία Κάντε κλικ στο εικονίδιο Οδηγός ερωτημάτων Επιλέξτε με κλικ τον Οδηγό απλών ερωτημάτων

103

4 5

❙ ❙

Πατήστε το κουμπί ΟΚ

Διαλέξτε τον πίνακα ή το ερώτημα που θα χρησιμοποιήσετε ως βάση του ερωτήματός σας από το αναπτυσσόμενο μενού

6

❙

Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλη στο κέντρο του παραθύρου διαλόγου για να επιλέξετε τα πεδία που θα εμφανιστούν στο ερώτημά σας και μετά πατήστε Επόμενο

Χρησιμοποιείτε τα εικονίδια με τα διπλά βέλη για να επιλέγετε και να αποεπιλέγετε όλα τα πεδία ταυτόχρονα.

104

Δημιουργία ερωτημάτων σε βάσεις δεδομένων

…συνέχεια

Εάν συμπεριλάβατε κάποιο πεδίο το οποίο χρησιμοποιεί έναν τύπο δεδομένων βασισμένο σε αριθμούς, μπορείτε να υπολογίσετε το άθροισμα ή το μέσο όρο αυτού του πεδίου. Για να το κάνετε, πατήστε το κουμπί επιλογής Συνοπτικό και μετά το κουμπί Επιλογές σύνοψης.

Το γεγονός ότι έχετε ένα πεδίο βασισμένο σε αριθμούς στο ερώτημά σας δεν σημαίνει ότι πρέπει να προσθέσετε συνοπτικές πληροφορίες. Μπορείτε να πατήσετε το κουμπί Αναλυτικό και μετά το κουμπί Επόμενο.

…συνέχεια Επιλέξτε τα πλαίσια για να εκτελεστεί η συνάρτηση σε ένα πεδίο. Όταν τελειώσετε πατήστε το κουμπί ΟΚ και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Αυτό θα εμφανιστεί μόνο εάν έχετε συμπεριλάβει πεδία βασισμένα σε αριθμούς στο ερώτημά σας.

❙

Δώστε έναν τίτλο στο ερώτημα

8

❙

Πατήστε Τέλος

105

7

Τα αποτελέσματα του ερωτήματος παρουσιάζονται ως πίνακας σε Προβολή φύλλου δεδομένων.

Δημιουργία ερωτημάτων σε βάσεις δεδομένων

Προβολή σχεδίασης ερωτήματος Μολονότι ο Οδηγός ερωτημάτων σας δίνει τη δυνατότητα να επιλέγετε μόνο τα πεδία που θέλετε να βλέπετε, δεν σας αφήνει να ορίζετε ακριβή κριτήρια για την επιλογή των εγγραφών. Για να δημιουργείτε πιο σύνθετα ερωτήματα θα πρέπει να χρησιμοποιείτε την Προβολή σχεδίασης ερωτήματος.

1 2

106

3

4 5

Μπορείτε να αφαιρέσετε εύκολα ένα πεδίο αποεπιλέγοντας το πλαίσιο Εμφάνιση στο παράθυρο ερωτήματος. Όταν εκτελέσετε το ερώτημα το πεδίο δεν θα εμφανιστεί.

❙ ❙ ❙ ❙ ❙

Μεταβείτε στην καρτέλα Δημιουργία

Πατήστε το εικονίδιο Σχεδίαση ερωτήματος Κάντε διπλό κλικ σε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα στο παράθυρο διαλόγου Εμφάνιση πίνακα για να το προσθέσετε στο παράθυρο Σχεδίαση ερωτήματος

Πατήστε Κλείσιμο

Κάντε διπλό κλικ σε ένα όνομα πεδίου για να το προσθέσετε στο ερώτημα

…συνέχεια

6

7

❙ ❙

Προσθέστε όσα πεδία θέλετε να εμφανίζονται στο τελικό ερώτημα

Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση από την Καρτέλα για να χρησιμοποιήσετε το ερώτημα

Τα αποτελέσματα εμφανίζονται σε έναν πίνακα.

107

Αποθήκευση ερωτήματος στην Προβολή σχεδίασης Η αποθήκευση ενός ερωτήματος είναι παρόμοια με την αποθήκευση ενός πίνακα.

1 2

3

❙ ❙ ❙

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το ερώτημα στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως

Μπορείτε επίσης να αποθηκεύσετε ένα ερώτημα πατώντας το κουμπί Office και μετά την επιλογή Αποθήκευση. Πατήστε το κουμπί ΟΚ

Όταν ένα ερώτημα είναι αποθηκευμένο, μπορείτε να το ανοίξετε, να το εκτελέσετε ή να το τροποποιήσετε όποτε θέλετε.

Δημιουργία ερωτημάτων σε βάσεις δεδομένων

Εισαγωγή κριτηρίων σε ένα ερώτημα Το πιο ισχυρό χαρακτηριστικό ενός ερωτήματος είναι η ικανότητά του να συλλέγει μόνο εκείνες τις εγγραφές που πληρούν μια συγκεκριμένη συνθήκη. Ενδέχεται για παράδειγμα, να θέλουμε να δούμε όλα τα βιβλία της βάσης δεδομένων του βιβλιοπωλείου Bobbin τα οποία κοστίζουν €6,99. Για να γίνει επιλογή των εγγραφών που πληρούν αυτήν τη συνθήκη το ορίζουμε στο παράθυρο Σχεδίαση ερωτήματος.

1 2

108

Βεβαιωθείτε ότι αποθηκεύσατε το ερώτημα εάν θέλετε να το ξαναχρησιμοποιήσετε στο μέλλον.

3 Για να ανακτήσετε όλες τις εγγραφές όπου δεν έχει αποθηκευτεί τιμή σε ένα συγκεκριμένο πεδίο, πληκτρολογήστε "IS NULL" στο πεδίο κριτήρια του παραθύρου σχεδίασης ερωτήματος.

4

5

❙ ❙ ❙ ❙ ❙

Δημιουργήστε ένα ερώτημα ακολουθώντας τα βήματα 1-6 της σελίδας 106 Επιλέξτε ένα κελί στη γραμμή Κριτήρια

Εισαγάγετε τη συνθήκη που θέλετε να ικανοποιεί το ερώτημα

Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση

Τα αποτελέσματα προβάλλονται σε έναν πίνακα

Δημιουργία ερωτημάτων σε πολλούς πίνακες Τα ερωτήματα μπορούν να περιλαμβάνουν πεδία από διάφορους πίνακες. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να ορίζετε κριτήρια για παραπάνω από ένα πεδίο προκειμένου να τελειοποιείτε τα ερωτήματά σας. Ας υποθέσουμε ότι το βιβλιοπωλείο Bobbin θέλει να δει ποια βιβλία του Jimmy Scot πουλήθηκαν στις 07/10/2008. Θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσουμε πεδία τόσο από τον πίνακα Πωλήσεις όσο και από τον πίνακα Βιβλία.

1

❙

Δημιουργήστε ένα ερώτημα ακολουθώντας τα βήματα της σελίδας 106 και προσθέτοντας όσους πίνακες χρειάζεστε

109

2 3 4

❙ ❙ ❙

Ορίστε τα κριτήρια που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο ερώτημά σας

Πατήστε το εικονίδιο Εκτέλεση

Τα αποτελέσματα προβάλλονται σε έναν πίνακα

Δημιουργία ερωτημάτων σε βάσεις δεδομένων

Χρήση κριτηρίων για αριθμούς Η βαθιά κατανόηση του τρόπου ορισμού κριτηρίων είναι βασική για τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού ερωτήματος. Όσο μεγαλύτερη ευχέρεια αποκτάτε στη χρήση των κριτηρίων τόσο πιο σύνθετα και εποικοδομητικά θα είναι τα ερωτήματά σας. Το είδος των κριτηρίων που χρησιμοποιείτε σε ένα ερώτημα εξαρτάται από τον τύπο δεδομένων των πεδίων στα οποία θέλετε να εφαρμόσετε τα κριτήρια.

Κριτήρια για τύπους δεδομένων αριθμών

110

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον τελεστή μεγαλύτερο ή ίσο του (>=) ή τον τελεστή μικρότερο ή ίσο του (