Metodología Plan Estratégico IPE

METODOLOGÍA PLAN ESTRATÉGICO CACHA CACHAY Y SIL SILVA GONZAL GONZALO O

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SANCHEZ SANCHEZ CARQUIN CARQU IN NATHAL NATHALY Y 0317129 0317129

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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Proceso por el cual los líderes y miembros de una organización prevén su futuro

y desarrollan las acciones necesarias para alcanzarlo.

MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA El Modelo de Planeación Estratégica aplicada considera las siguientes etapas interactivas: • Planeación, búsqueda de valores, diagnóstico interno y externo, formulación de la visión y misión, determinación de objetivos y metas, diseño de las estrategias, análisis de brechas, uso de los recursos: programas, proyectos, presupuestos, acciones, integración de los planes de acción, plan de contingencias, implementación, y monitoreo. • Considera además: 1) una función continua: Monitoreo del entorno y 2) un supuesto básico: Involucramiento y compromiso. • No existirá Plan Estratégico sobre asuntos o variables que la Institución no los pueda controlar. Sin embargo, se considera un plan de contingencia.

¿Dónde estamos? OS IVO OBJETIV

ADORES ICA METAS E INDIC

DIAGNÓSTICO ACCIONES

RECURSOS

¿Adónde vamos? ¿De dónde venimos?

¿Quiénes somos?

VISIÓN

MISIÓN

VALORES Y PRINCIPIOS 4

MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Planeación para planear  Diagnóstico Fuerzas y debilidades

Búsqueda de valores

Interno  / Externo Formulación de la Visión Definición de la Misión

Oportunidades y amenazas Análisis de brechas

Determinación de objetivos y metas Monitoreo del Entorno Diseño de estrategias Uso de los recursos: Programas/Proyectos/ Presupuestos/Acciones Integración de los Planes de Acción Implementación Monitoreo

Plan de contigencias

PLANEACIÓN PARA PLANEAR COMPROMISO de los participantes clave de la organización: tiempo y esfuerzo que sea visible para el resto de la empresa. Establecer el equipo de planeación.

Decidir el curso futuro es la tarea  de la alta Dirección, Dirección, una tarea que no se puede ni se debe delegar.

MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Planeación para planear 

Diagnóstico Fuerzas y debilidades

Búsqueda de valores

Interno  / Externo Formulación de la Visión Definición de la Misión

Oportunidades y amenazas Análisis de brechas

Determinación de objetivos y metas Monitoreo del Entorno Diseño de estrategias Uso de los recursos: Programas/Proyectos/ Presupuestos/Acciones Integración de los Planes de Acción Implementación Monitoreo

Plan de contigencias

BÚSQUEDA DE VALORES

VALORES Y PRINCIPIOS CORPORATIVOS Son un conjunto de cualidades, creencias y normas que regulan la vida de la  organización.

BÚSQUEDA DE VALORES Comunidad Nacional Trabajadores

Análisis de grupos de interés

Valores organizacionales Filosofía de trabajo, los supuestos que comúnmente utiliza en sus operaciones.

Instituciones Públicas y Privadas

Cultura de la Institución Medios de Comunicación

Instituciones vinculadas

Población

a

MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Planeación para planear 

Diagnóstico Fuerzas y debilidades

Búsqueda de valores

Interno  / Externo

Formulación de la Visión Definición de la Misión

Oportunidades y amenazas Análisis de brechas

Determinación de objetivos y metas Monitoreo del Entorno Diseño de estrategias Uso de los recursos: Programas/Proyectos/ Presupuestos/Acciones Integración de los Planes de Acción Implementación Monitoreo

Plan de contigencias

LA VISIÓN

LA VISIÓN

Es lo que la Institución  quiere y espera ser en el futuro a los ojos de la población a servir, trabajadores, y otros grupos de interés. ¿Qué y cómo queremos ser? ¿En qué nos queremos convertir? ¿En qué nos diferenciaremos? ¿Qué valores respetaremos?

VISIÓN Compartida “La mejor manera de predecir el futuro es inventarlo” (Alan Kay, pionero de la informática) “Planificar no significa saber qué decisión voy a tomar mañana, sino qué decisión debo tomar hoy para conseguir lo que quiero mañana” (Peter Drucker) Sin VISIÓN no hay futuro. Planificar mirando hacia atrás es resignarse a mejorar el pasado.

“Una acción sin visión visión...carece ...carece de sentido. Una visión sin acción...es un sueño. Una visión con acción... puede cambiar al mundo.” (Joel Arthur Barker)

MISIÓN

MISIÓN

Es la razón de ser de la Institución. ¿Quiénes somos? ¿A qué nos dedicamos? ¿Qué producimos? ¿En qué nos diferenciamos? ¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos? ¿Para quién lo hacemos? ¿Cómo lo hacemos? ¿Qué valores respetamos? Debe ser examinada anualmente o cada vez que se lleven a cabo cambios importantes.

MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Planeación para planear 

Fuerzas y debilidades

Búsqueda de valores

Diagnóstico Interno / Externo Formulación de la Visión Definición de la Misión

Oportunidades y amenazas Análisis de brechas

Determinación de objetivos y metas Monitoreo del Entorno

Diseño de estrategias Uso de los recursos: Programas/Proyectos/ Presupuestos/Acciones Integración de los Planes de Acción Implementación Monitoreo

Plan de contigencias

Interno

DIAGNÓSTICO

• ¿Qué somos? ¿Qué tenemos? ¿Con qué recursos contamos? • ¿Cómo usamos nuestros activos? Infraestructura, equipos, etc. • ¿Cómo están nuestros recursos humanos? Sus capacidades, sus habilidades, sus retribuciones, su desarrollo, etc. • ¿Cómo usamos el dinero? ¿Nuestro presupuesto está bien controlado? • ¿Cuáles son las fuentes de nuestros ingresos? ¿Cuál es nuestra capacidad de generación de recursos propios? ¿Captamos eficientemente recursos de fuentes externas? • ¿En qué situación se encuentran nuestros proyectos y obras? • ¿Tenemos un eficiente plan de seguridad? • ¿Cómo funcionamos? ¿Cómo estamos organizados? • ¿Son nuestros procedimientos los adecuados? • ¿Los problemas legales son manejables? • ¿Nuestros sistemas de supervisión y control son adecuados? • ¿Tenemos planes de contingencia? • ¿Usamos la mejor tecnología administrativa? • ¿Cómo nos comunicamos? ¿cuál es nuestra imagen institucional? • ¿Cómo evolucionamos o desarrollamos? ¿Cumplimos con los principios y objetivos de la Institución?

DIAGNÓSTICO

Entorno • ¿Cómo influye en la Institución todos los aspectos externos: Políticos, sociales, medio ambiente, internacionales? • ¿Tenemos amplio conocimiento sobre el territorio en el cual actuamos? • ¿Sabemos donde ubicar inversiones para aprovechar los recursos naturales donde actuamos? • ¿Cuál es la situación y características de la población a la que servimos? • ¿Qué marco legal rigen nuestras actividades? • ¿Cuál es el ambiente de seguridad y estabilidad que influye en nuestras actividades y en la población a la que servimos?

DIAGNÓSTICO Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de temer el resultado de cien batallas. Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar que de perder. Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus combates se convertirán en derrotas”. Sun Tzu, “El

arte de la  guerra”   guerra”  (en versión libre)

DIAGNÓSTICO I N T  E R N O

F Debilidades

E X T  E R N O Oportunidades

O

Fortalezas

D A

Amenazas

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ¿Cómo se logra la misión de la Institución? Estableciendo con precisión los objetivos.

Objetivos Estratégicos Generales

Específicos

OBJETIVOS • Fines cualitativos a conseguir para alcanzar la visión. • Declaraciones amplias • Ámbitos distintos

METAS ESTRATÉGICAS

Las metas deben ser necesariamente medibles y cuantificables. Las metas no pueden ser cualitativas o subjetivas. Pueden establecer una o mas metas para cada objetivo. Deben establecerse objetivos y metas para todo el periodo del Plan Estratégico. Debe considerarse el tiempo de su cumplimiento en meses y años.

ESTRATEGIAS Sirven para lograr los objetivos y metas. • Responden a ¿cómo se utilizan en forma eficiente los recursos? • También a ¿cómo se cierran las brechas entre la realidad y lo deseado? • ¿Cómo se aprovechan las fortalezas y oportunidades para superar las debilidades y amenazas.

MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Planeación para planear 

Diagnóstico Fuerzas y debilidades

Búsqueda de valores

Interno  / Externo Formulación de la Visión Definición de la Misión Determinación de objetivos y metas Diseño de estrategias

Oportunidades y amenazas

Análisis de brechas Monitoreo del Entorno

Uso de los recursos: Programas/Proyectos/ Presupuestos/Acciones

Integración de los Planes de Acción Implementación Monitoreo

Plan de contigencias

FUNCIÓN CONTINUA MONITOREO DEL ENTORNO Es necesario identificar las necesidades de información de la Institución; generar una lista de fuentes de información que proporcionen datos esenciales, identificar a quienes participarán en el proceso de monitoreo del entorno; asignar tareas de monitoreo a miembros de la Institución; almacenar y difundir la información.

SUPUESTO BÁSICO Involucramiento y compromiso Este modelo de planeación estratégica aplicada considera la necesidad un profundo involucramiento y compromiso en el proceso, de todos los miembros de la Institución. Para esto se deben seguir 3 reglas: El involucramiento debe comenzar lo mas pronto, debe ser práctico y llegar al máximo grado posible; asimismo, se debe lograr la máxima participación en la toma de decisiones del plan.

ANÁLISIS DE BRECHAS

qué somos y  tenemos hoy  qué necesitamo  ser 

BRECHA

Evaluar la realidad de la Institución, y determinar los recursos con los que esta cuenta para ejecutar el Plan Estraté ico.

•Desarrollar estrategias para cerrar cada brecha.

INTEGRACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN Planes de Acción: • Planes operativos detallados con base en el plan general organizacional. Incluyen presupuestos y cronogramas de ejecución y responsables. Matriz de Planeamiento DIAGNÓSTICO OBJETIVOS OBJETIVOS / GENÉRICOS ESTRATEGIAS GENERALES (5 Años) (5 Años)

Objetivos Específicos

METAS ANUALES

1

2 3 4

Estrategias Específicas (¿Cómo logro el objetivo?) 5

PROGRAMAS / PROYECTOS / ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS

RECURSOS

Tiempo

Inversión/ Costo

Responsable

INTEGRACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN 

Matriz de Planeamiento DIAGNÓSTICO OBJETIVOS / Objetivos Específicos ESTRATEGIAS OBJETIVOS GENERALES GENÉ GE NÉRICOS RIC OS (5 Años)

METAS ANUALES

1

2 3 4 5

Diagnóstico • Presentación esquemática y estructurada de la realidad de la institución, separando los aspectos internos y externos. • En el aspecto interno se debe presentar la situación y los problemas de los recursos humanos, activos, tecnológicos, procedimientos, organización, etc, de manera que para cada problema o situación se planteen objetivos, metas, estrategias, programas, proyectos y actividades con sus respectivos recursos. • Del mismo modo, se debe presentar los

Estrategias Específicas (¿Cómo logro el objetivo?)

PROGRAMAS / PROYECTOS / ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS

RECURSOS

Tiempo

Inversión/ Costo

Responsable

INTEGRACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN 

Matriz de Planeamiento DIAGNÓSTICO

OBJETIVOS / ESTRATEGIAS OBJETIVOS GENERALES GENÉRICOS (5 Años)

Objetivos Específicos

METAS ANUALES

1

Estrategias Específicas (¿Cómo logro el objetivo?)

PROGRAMAS / PROYECTOS / ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS

2 3 4 5

RECURSOS

Tiempo

Inversión/ Costo

Objetivos Generales Se refiere a logros planteados para el largo plazo, correspondiente al conjunto de la institución, que sustenta su misión y visión, vinculados a cada aspecto del disgnóstico o a un grupo de ellos. Estrategias Generales e refiere al comportamiento del conjunto de la organización, que esponde a como actuar sobre varios aspectos de su diagnóstico, que va ser distintivos que va a orientar y priorizar sus actividades. Objetivos Específicos • Actuacion Actuaciones es orientadas a conseguir cada uno de los objetivos generales.

Responsable

INTEGRACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN 

Matriz de Planeamiento DIAGNÓSTICO

OBJETIVOS / ESTRATEGIAS OBJETIVOS GENERALES GENÉRICOS (5 Años)

Objetivos Específicos

METAS ANUALES

1

2 3 4 5

Estrategias Específicas (¿Cómo logro el objetivo?)

PROGRAMAS / PROYECTOS / ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS

RECURSOS

Tiempo

Inversión/ Costo

Metas • Resultado Resultadoss ddeseados eseados o previstos o nivel nivel que se pretende alcanzar. Lo más concreto posible • Es el fin que se propone alcanzar en términos cuantitativos. Indicadores • Instrumentos de medida • Significativos • Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad, pero mejor, de resultados.. resultados • Cuantitativos o cualitati cualitativos vos • Preferible un pequeño “sistema” de indicadores que no uno solo • Permiten introducir medidas correctoras

Responsable

INTEGRACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN 

Matriz de Planeamiento DIAGNÓSTICO

OBJETIVOS / ESTRATEGIAS OBJETIVOS GENERALES GENÉRICOS (5 Años)

Objetivos Específicos

METAS ANUALES

1

2 3 4 5

Estrategias Específicas (¿Cómo logro el objetivo?)

PROGRAMAS / PROYECTOS / ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS

RECURSOS

Tiempo

Inversión/ Costo

Estrategias Específicas • ¿Cómo se actuará para lograr los objetivos y metas específicas?

Responsable

INTEGRACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN 

Matriz de Planeamiento DIAGNÓSTICO

OBJETIVOS / ESTRATEGIAS OBJETIVOS GENERALES GENÉRICOS (5 Años)

Objetivos Específicos

METAS ANUALES

1

2 3 4 5

Estrategias Específicas (¿Cómo logro el objetivo?)

PROGRAMAS / PROYECTOS / ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS

RECURSOS

Tiempo

Inversión/ Costo

Responsable

Programas • Conjunto de proyectos que tienen características comunes y pertenecen a áreas específicas. Proyectos • Conjunto de actividades que tienen un objetivo común. Actividades • Acción presupuestaria de mínimo nivel, indivisible a la asignación de recursos Acciones • Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir los objetivos específicos responsabilidades, des, recursos, • Permiten distribuir tareas y responsabilida indicadores, seguimiento y evaluación • Realistas • Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados

INTEGRACIÓN DE PLANES DE ACCIÓN 

Matriz de Planeamiento DIAGNÓSTICO

OBJETIVOS / ESTRATEGIAS OBJETIVOS GENERALES GENÉRICOS (5 Años)

Objetivos Específicos

METAS ANUALES

1

2 3 4 5

Estrategias Específicas (¿Cómo logro el objetivo?)

PROGRAMAS / PROYECTOS / ACTIVIDADES ESTRATÉGICAS

RECURSOS

Tiempo

Inversión/ Costo

Responsable

Recursos Tiempo,, permite realizar un seguimiento lo más preciso posible y • Tiempo reaccionar oportunamen oportunamente. te. • Presupuestos Presupuestos:: sustento de los ingresos y egresos monetarios y utilización de recursos. • Responsable Responsable,, tiene que sentirse “propietario” del proceso y participar en él desde el punto 0. Deberá rendir cuentas del avance.

VISIÓN

     N        Ó      I       S      I      M

ALINEAMIENTO PLAN DEL PLAN

VALORES Y PRINCIPIOS

D I    A  G N  Ó    S  T  I     C   O

VISIÓN

VISIÓN

N O

E

MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Planeación para planear 

Diagnóstico Fuerzas y debilidades

Búsqueda de valores

Interno  / Externo Formulación de la Visión Definición de la Misión

Oportunidades y amenazas Análisis de brechas

Determinación de objetivos y metas Monitoreo del Entorno Diseño de estrategias Uso de los recursos: Programas/Proyectos/ Presupuestos/Acciones Integración de los Planes de Acción

Implementación Monitoreo

Plan de contigencias

IMPLEMENTACIÓN Informar

Participación y compromiso Cambios necesarios: . infraestructura, . sistema de control administrativo, . sistema de información . cultura organizacional.

El Plan Estratégico es la base permanente para la toma de decisiones

¿... y después qué? 1. Ejecución de Programas, Proyectos y Actividades - programación mensual de las acciones a cciones

2.

Monitoreo y evaluación del Plan

-cumplimiento de los presupuestos operativo y de inversiones -evaluación para toma de decisiones

3. Revisión y renovación

- nuevo Plan Estratégico Institucional, nuevos planes sectoriales, nuevos planes de las Unidades.